16 < jnkj in razprave -\RFiVI XV 1992 Pra\ila o uporabi arhivskega gradiva na podlag nem-kih arhivsk ti predp sov Jo?c Žoutar S pravnimi vpra?anji, ki so povezali z upo-rf bo arhivskega gradiva, so se arhiv dolgr časa le mali, ukvaij li. Predvsem sa skušali uveljaviti priporoči]a, sprejeta na generalni skup?čini Mednarodnega arhivskega sveta v M;idriuu leta 196&. pr Katerih naj splošni rok nedost prosu arhivskega gradiva nt b: znašal več kot 30 let, zaupne gradivo ■ pa naj bi bilo dostopno npjkas reje po 50 letib od njegovega nastanka. Tudi naš Zakon o naravi in kulturni dediščini (Uradni list SRS, št. 1/81) je upošteval ta načela s tem, da sploh ni predvidel sploSne^a roka nedostopnosti 30 let, ker naj bi bilo to v nasprotju z načeli družbenega upravljanja oz samoupravljanja. Z uveljavljanjem vaistva oreb rosmfli pravic v sedemdesetih letih pa so postala v zapadntm svt tu pravna vprašanja uporabe arh'vskega gradiva tema osrednjega pomena. Arhivi in arhivisti so se morali vživeti v nasprotja, ki jih predstavljajo interesi uporabni' kcv na eni ter osebnostne pra-rice pnzadelih ra dnigi stran<. Vajen so bili izrazjv »osebne zadeve«, seda) pa so se zaceli srečevati z novim izrazom »osebni podatkih, kj pomeni niskai dragega kot prej omenjeni jz^az, V Nemčiji so ta Ko na nivoiu zveze kot v deželah sprejeli v zadkih letih vrsto arhivskih zakonov in podzakonskih aktov, pri katerih so v ospn :dju prav vprašan 'a upoiabc arhi /sk ;ga gradiv? Ker so ta sedaj posebej aktualna pri nas, smo se odločili, da jih na podlagi novejše nemške strokovne literature kolikor mogoi« izčrpno prikaž sme 1 V tum prispevku ne bom'* govorili o zasebnih arhivih Pri tem ¿o mišljeni arhivi takih pravnih oseb, katerih obstoj m poslovanje ureja privatno pravo. Sem sodijo po ri -rnških pi dpLih - ne da bi hoteli biti popolni - npr. arhivi podjetij, časopisov, političnih strank ter p'jmi5ki arhivi, torej gcspoščinski, družin ;ki in hišni arhivi. Ustanovitelj arhiva je praviloma lafinik svojih fonoov ter lahko uporabe sv jje iastr n. poljudno do pušča, ureja ah tudi prcpr.Čuje. Tudi o cer-kveiih arhivih na tem nies.u ne bo govora Cer kVt; urejajo svoje notranje pravo sam; in morajo zato glede vprašanj dostopnosti arhivskega gra dira in izvajanja uporabe upoštevati Je omejitve drzavn-ga prava Sicer so tudi k':rpG.acije javnega prava, taKO da njihijvi piavni akti niso izven državnega pravnega reda. Glede uporabe tega arhiv ¡kega gradiva pa je treh a rajprjj izba jati iz internega cerkvcnega prava ' Predmet našega prikaza ostajajo javni arhivi,. z irjemo cerkvi ,nih, ozir ima točneje povedano arhivi pravnih oseb, ki izvajajo svoj nastanek iz javnuga prava, torej arhiv pravnih' jseb javnega prava. Ne glede na to, da vsebujejo n. mSki arh. /ski zakt. ni določila o upo rabi arhivski ga gradiva tudi za občine in ostale knrporacije ter zavode in ustanove Jivnega pri.va, to ni v nasprotju z -njihovo piavi'co, da lahko iame odločajo o svojem arhivu. Govoidi bomo predvsem o enotn'h nemških uredbah, kuiikor obstajajo. Poudariti pa je trtba, da se povsem enotno nemško prave: o upor:-W arhiv: kega gradiva m razvilo. Ne obstajajo torej norme ki bi urejale brez razlik dostop do vseh javnih arhivov, pravi» in do"oosti arhivrv ter nj;hovih uporabnikov v zvez? z uporabe arhivskega gradiva. Pravica do upora oe arhivskega gradiva temelji na povr*;m različnih virih: na sptcšr.em up.avnero pravu, kolikor se nanaša na vprašanja koriščenja storitev javnih zavodov in na upravni postopek na zv. znem arhivskem zakonu ter zako jih za državne arhive, ki sc jih izdale ježele, na odgovarjaj« iih pravilnikih o uporabi tr.r ra določbah občinskih redov o koriščenju storitev Komunalnih ustanov. Piavica po sam ;znika do informacije o podatkih; ki se o njegovi osehi nabaiajo v arhivskem gradivu, v nemških arhivsk:h zakonih ni ubrav-navar.a kot primer upo/abe arhivskega gradiva. Že ^ama vgraditev tovrstne določbe v zakenin jnsno kaze, da re gre za splošno pravico do uporabe arhivskega gradiva pač pa je s tem položen temelj samostojni pravici do informacije, ki je povzeta po enaki pravra v zakonih o varstvi osebnih podatkov. Pri tem so pogoji za uveljavljanje te pravice v arhivskih zakonih v celoti zajeti. Dodatnih zahtev npr, 11 zakonov o var stvu osebnih podatkov ni Jop ust no izvajati ui tudi ne na podhgj analogije prenašati na arhive, To pomeni da ni mogoče postavljat' posebnih pogojev posiku, da ni mogoče zahtevati upravičenega ali celo pravnega interesa glede informacije. Tudi glede oblike zahtevka do informacije v arhivskih 'predpisih ni nobeiu*1 določb, tako da ga je mogoče staviti v poljudni obliki Pojem »podatk<. ki se uannšajo na osebe« so skušan v crhivskem zakonu za deželo Eaden-Wurttemberg zožiti na »podatke, ki se po svojem namenu nanašajo na neko fizično osebo«, kar bi pomenilo, da osebni podi itkl v ipisih torej izven zbirk osebnih podatkov, ne sodijo v obrpvnavauo kategorijo. Zveza ter ostale nemškt dežele tej razlagi niso sledile, pa tudi uradna tolniater-ja pojma poudarjajo, da je odločilno, v ARHIVI XV 1992 Članki in razprave. 17 kakim zve zi se padata uporabljajo, ne pa za kakšen nam>.n so bili zbrani ali so nastali. lnformadja mora \jebovati »podatke, ki se naluvajo v arhiv k ;m -gndivu«. Pujasn.'*' ni treba le, ali so v arhivskem gradivu vsebovani pooatki, ki se nanašajo na prt siJca, marveč mora ,nfor-uaerj. vsebovati tudi njihovo viebino. Informacija mora navajati tudi vir m izvor podatkov- Podatki jcj se nanrSajo na os ;be, imajc lahko zelo različen po nen, glede na kraj in povezavo, s katero so bili zbrani. To velja že zato, ker lahko <™dvisi zanesljivost takih podatkov od njihove ga nahajaHča, Za prizadetega je lahkn po membno, kuteri organi so se z njim sploh ukvir-jaii ter katere podatke, ki se nana&ajO na njegovo osebo, so zbir?li. V tem oziru ni mogoče prizadr tega obravravati drugače, kot bi bi'o to možno ntt podlagi zakonov o vartvu os jbnib pc jatkm Na tej osnovi bi mogel namreč dobiti prosile informacijo nd vnaktga pofmeznegi. organa, ki je zbiral in hranil podatke t pa so sedaj združeni v Zveznem ali drŽLvnem arhivu, ki ge je ustanovila deiela. Namesto obvestila iahko) arhiv omogočijo vzgled v arhivsko gradivo V. primerih, ko je treba vaijvLti tajnosti ah koristi tretjih; je dovoljeno arhivom posredovat le informacije. NemSki arhivski predpisi ne rešujejo vprašanja, ki nastapi trdaj, ko vključuje infermadja o po datkil: ki se nanašajo na osebo prizadetega, tudi obvei tila o tretjih osebah Gre za vsebine, ki se v enak meri nanašajo na prizadetega kot na tretje a sebe. Pi-merjavo si Jahko poiščemo v nem^ktm zveznem zakonu o var tvu osebnih po datknv, Ki predvideva pravi», da s~ informacija odkloni, če je »treba podatke, posebno gledr prevladujočega upravičenega interesa nekog? tretjega, držuti v tajnosti*. Ker ni določb, kateri nteres je treba prvec itveno upe i tr. vati se mora informacija v tem primeru - tudi ne račun. delne nepopolnosti - omejiti le na podatke prizadetega. Za razliko od določb nemi k iga zveznega za kona o varstvi osebnih podatkov je pravica do nfjrmaciie po arhi/skih predpisih odvisna le od zelo orne1 enih pogojev, Pc zako.iu o varstvu osebnih prdatknv naj se v zahtevku »pobliž, oznaiH vrsta osebnih podatkov o katerih se pri-čakuie informacija*. Ta zahttva je upnvičena glede na to, da mora organ javno objaviti viste pcJatkov! ki jih zbira in hran- ter krog oseb, ra katere se nanašajo. Toke obvezi, iz razumljivih razlogov v arhivski*1 zakunib ni, tako da nekih vsebinskih zahtev, pov zar.ih z zahtevkom za informacijo, praviloma ni mogoče postavljati Pa vendar predpostavljajo arhivski zakoni gled' zaproSriih podatkov minimalno mero konkretizacije Tako mora biti arhivske gradivo urejeno bodisi po ime aih oseb (zvezn; arhivski zakon, arhivski zakon za d i želo Htisen), ali pa mora prizadeti pesredovati podatke, kr »omogočajo n-jdbo dokumentov ob zmimi uporabi tasa« ^arhivska zakona za deželi Nordrbeir Wrstfallen ter Rh*;uiland Pfiilz). Na podlag' določb nt mrkega zveznjga 'akona o vaistvii osebnih po-latkov določeni organi liso dolžn dajati informacij o podatkih ki jih zbirajo in se nanalajc na fizične osebe (■ irgani ustavnega vaistva. Zvtzn' kriminalistični urad, jtvna težilstva, po,;cija, i*d.) Organom radalje ni treba posredovati podatkov iz dokumentov, ki so zato nedostopni, ker niso več potrebni za ' izvajanje nal )g, zaradi katerih so bih zbrani, ne srat pa se ih izbrisati ali uničiti zaradi zp.konske določbe, da jih je treha hrani (npr. kor Kulturno dediščino). V ne trikih arhiv-icih zak inih za arhr-ske , informacije taka stvarna omejitev na r.plcino ne ve^ja Na podlagi vsebuskih vidikov ni arhivskih fondov za katere b' smeli odklonili inlormar"o. Nasprotno, arhivski zak jm praviloma ne vsebujejo nabenih omejitev, da bi bilo arhivske gradivo, ki je npr dostopno le po d poscbn-mi pogeji ali pa sploh nedostopno, izvzeto iz obvi znosti, da se iz nje^a dajejo obravnavane informacije. Nasprotno velja nrmreč, da lahko zahteva prizadeti informacijo tur1 k iz takih dokumentov, ki jih niti sam niti nek tretji ne bi smel uporabljati. Postavlja se nadalje vprašanje posredovanja informacij iz fondov privatnega izvora. P3trezno je upoštevati, da majo vsaj gLde upon ibe, dogovori» ozToma pogodbe, ki ?o bile sklenjene ob izročitvi ali depozitu takega arhh skega gradiva arhivu, prednost pred sp' 5n pravco uporabe. T :ga načela n mogoče biez nadaljnjega prenesti na pn vico do informacije, ker ne gre za primer uporabe arh-vskega gradiva. Po drugi stran, pa ni razlogov, zaradi katerih bi bila pravita do informacije iz taki! fordov utemeljena, saj ni bila-prej, ko je bi' fond v privatni lasti, možna. Ker zakoni ne dajeio pravice za posi-dovanje informacij ;z taloh fondov, so te-resenti upravičmi do njih v .skladu z depoz m.i pogodbo ali dogovorom o prepustitvi' arhivskega gradiva arhhu. Vs ¡kakor pa je 1 am, ki ;r je bivši lastnik dopustil prosto uporabe arhivskega gradiva in je gradivo urejeno po imerih oseb -kar nemški zvezni arhivski ^akon tako ali taku predpoetavlja - prizadeti upravičen do informacije Pravica do uporabe arhivske6a ^radiva temJji na arhivskih zakonih. Zvezni arhiv ¡ki zakra daje vsakomur, k to predlaga, pravito do jporabe »arti 'vskega gnd^va Zveze 17 Ča^a, ki sega nazaj dalj kot 30 let..., kolikor tu ca podlagi p.avnih pr dpisov določano drugače*. Postavlja se vpra Sanje uporabi- arhivskega gradiva ki je bilo iuoceno državnemu arhivu, izročitelju pa je ostala pridržana laitnina. Deželr i arhrski zaLom lg Clank in razprave. UHIV1 XV 1992 vsebujejo namreč določbe o izročanju arhh skih fordcv, ki izvirajo od pravnih oseb, kr nico del deželne uprave, dizavnim arhivom. V tem primeru stopijo zanje v veljavo, ne glede na lastnino, k' praviloma ostane že nadalje izro čiteljem, določbe zakona, ki se n^nalajc na ■iporabo arhivsktga gradna (npr. gradivo lokalnih skupnosti). Določba ¿kolikor n. na podlagi pravnih predorov določeno drugače« pa -ma namen, da se poudari nadaljnja veljavnost tudi it prej obstoječ«, s posebnimi zakon določene pravico do vpngieda v arhivsko gradivu, Sklep o odobritv uporabe morajo nemški arhivi formalno' r,prejet v skladu z upravnim po=topknm, ki je v pravil tulcih o uporabi le Sc prLCiziran o v podrobnostih določen. Matendn zadržki glede odobritve uporabe so v podrobnostih v posameznih ?akonih različno določen.. Po zveznem, arhivskem zakonu je upravičen do upo rabe vsakdo*, po deželnih arhivskih zakonih ^vsakdo, ki veijetno izkaže upT.vi^n interes« Po arhivskih zikonih za Bavarsko ter BadenWürttemberg obstoji tak interes, »če ima uporaba uradni, znanstveni, dc moznanstveni, gtnea-loski, pravili, pedagoški ali publicistični namen ah je potrebna zaradi zavarovanja üpravLen'h osebni1, koristi*. Osnove 2a aploSno odklonitev uporahe nemški zvezni ter deželni arhivski zakoni ne poznajo Namerto toga urejajo dostop uporabnikov do posameznega arhivskega gradiva na podiagi stop-njeva tih r ikov nedostopnosti ter na podlagi irste zapor uponbe, o katerih bomo govorili kasneje O obliki in vsebini ¿ahtivka za uporabo ter odobritve uporabe arhivsk zakoni ne go rari|o Pri zveznem arhivu ter državnih arhivih v deželah ima sklep o odobril,- uporabe značaj upravn-ga akta Zanj ni predpisana neka posebna oblika in le pri popolni al' delni odkk nitv rahtevka za o porabo potrebuje utemeljitev V primeru odklonitve ima prosilec možnost, da uveljavlja svojo pravi ;o s tožbo na upravnem sodišču, potem ko je moral predhodno vloriti ugovor V načelu je glede slednjega prisvojen nadrejeni organ oblasti. Ust an u vite Ij javnega za-^oda ima pooblastilo, da pravna razmerja ki se nanašajo na koriščenje nj .gjvih storitev, podredi civilnemu ali javnemu pravu Pr tem pripada javnemu pravu v vsakem Oiiru temeljno razmerje ali razmerju kori!'Serija samega tako, da mora odločitev o odobritvi ali odklonitvi koriščenja sprejeti v obliki upravnega akta, torej klaučne oblike enostranske pravne odločitve, Oblikovanje storitvenih razmerij m^d zavodom in uporabnikom pa lahko sledi po odločitvi ustanovitelja zavoda vsakokratnim različnim prpvmm ureditvam Ker ustanovitelj: arhivov pravnt oblike uporabe arhivskega gradiva izremo ne določajo, smo pn razlagi določb o uporabi navezani na indice Ti napotujejo seveda tako gt;de zveznega kot glede državnih arhivov v deželah dosledno na enotno i a vn upravno ureditev upe rab°. Iz pravilnikov o uporab i arhivskega gradiva jssno izhaja, da ne predstavlja uporaba arhivskega gradiva le predložitev gradiva za pri ¡glede vanje in izpisovanje v čitalnic arhiva marveč tudi odgovor na pismene in ustne poizvedbe, izročitev reprodukcij ter "Tposo.a arhivskega grr-diva. Za take pimere -iporabe se razumljivo zahteva vsebinsko natančnejši zahtevek Pro3iija za obvestilo ali prepustitov določenih reprodukcij se pri pravni presoji taitih primerov ne nanaia le na neko dejavnost arhiva, marveč istočasno tudi na odobritev uporabe. Poseben primer uporabe predstavlja uradr_a uporaba, o kateri v nemškem Tvezn-m arhivskem zakonu ni govora, pač pa se navaja v vseb deželnih arhivski h ^ako lih. Gre za uporabo s strani organov oblasti, sodiSč ¡jjj drugih javnih organov, ki jih deželni arhivsk zakoni oproSčajo od jpošte ranja rikov nedostopnosti, če gre za arhivsko gradivo, kr je pn rjih nastalo, al: pa so ga oddali arhivu, izvzeto je le arhivsko gradivo, ki bi ga morali ti organi uničiti ali pa ga napraviti nedostopnega. Sicer pa izenačujejo uradno uporabo z uporabo s strani zasebnikov, s tem, da javni nameni že sam po sebi utemeljuje upravičen interes za uporabo Arhivska ¿akona za B;den-Wurtt;mbi;rg ter Ba\ arsko vsubujeta še določbo, da smejo »sodišča in tožilstva kolikor zakonske določbe temu ne nasprotujejo, vedno uporaoljati vse arhivsko gradivu, ki je državna last in se hrani v arhivih«. Precej neenotnosti je v tem, kako obravnavajo n '.mik zakoni uradno uporabo Herbert Gunther ugotavlja, da predstavlja undiia uporaba arhivsk ;ga gradiva primer pravne pomoči, Ki jo morajo na pod ligi 3S. člena nemške ustave vsi organi oblasti in sodišča nuditi drug drugemu. To sicer ni bi'o Šc nikjer izrecno poudarjeno, nikjer pa tudi izraier dvom o tem. Zato je mogoče podrobnosti glede uradne uporabe izvajati iz predpisov o pravn pomo, , ki so vsebovani v zakonih o upravnih postopkih. Orijan oblasti lahko zaprosi za pravno pomoč zlasti tedaj, če za izvajanje svojih nalog potrebuje 1 sune ali dr jga dokazila, ki so v posesti zapi ;en< ga organa. si predstavljamo uradno iporabe kot primer p-avne pomoči, te ni mngoce izvajati pc formalr ;m vzoru zasebne uporabe arbr*skega gradiva Izvajanje pravne pomoči namre* ne po-rna zahtevka za njeno odobritev, marveč le zahtev« k za uradno pomoč. O tem zat tevku se ne odloča s pomočio upravnega akta. torej tud nt, s pomočio sklepa o odobritvi uporabe, mnr-več iI izvedbe zaprošenega dejanja. Sodna razre- ARHIVI XV 1992 Članki in razprave. 19 šitev spornih Fialiič ni predvidena, marveč se izvaja preko organov, ki izvajajo nadzor nad arhivi im, TJpravnt. takie se, kadar gre m medsebojna razni; :rja orgnnov oblati, ne pebiraj. . Neupravičeno in celo ■gmotne je zato po Ftr-bertu Gunthenu Šteti ti. uradno uporabo kot ena izmid oblik koriščenja storitev državnih arhivov. Tako pa se deloma že v zakonu, povsem pa v pravilnikih o uporabi vzbuja vtis, kot da se izvaja omenjena pravra pomoč po pravni shemi koriščenja storitev nekega zavoda s strani privatnikov. Nadaijnj' vprašanje je uporaba zarad: pridobivat ia dokazil ¿a pravna namene. Herbert Gunth er ji ne pripisuje posebnega položaja čeprav se nanjo navezujejo nekatere spedfičn: sti. Gledlc dostopnosti dokazil ia čas 30 let od njihovega nastanka imajo praktičen pomen že omenjene določbe arhivih 7akonov o nadaljnji veljavi p.ej obstoječe pravice vpogleda v dokumentarno gradivo. V skladu z zakonom o upravrem pestopku pa mora stranka dok^ati upravičen interes. Kur veljajo za omenjeni čas doloČoe zakonov po katerih mora dati pristan ek za uporabe za vsak primer posebej izročitelj gradiv«, so si na Bavarskem pomagali z gene rainim pooblastilom pristojnih ministrstev, da za gn.Jbene, zapušči'iske in druge spise, k? se pogo_to uporabljajo, m potreben tak pristanek Po 30 letih od nr_st; nka seveda vse to odpade. Pri navedeni vrsti- zajema uporaba arhivjkega grudrva vpogled v gradivo, izdajanje potrdil, prepLov oz. delnfh prepisov dolcm^ntov, ki se po potrebi tudi overijo. Doslej smo se ukvariali z vistami uporabi, ki so obstajale ?e pred prev.emom arluvskega gradiva v arhiv. V nadaljevanju pa bomo govorili o uporabi zaradi znanstvene objave, priprave disertacij, študijskih nalog, za ostale objave ter za lastm potrebe. Čeprav razčlenjujejo nemJki zvezni arhr'ski zakon ter deželni zakoni pravico do uporabe najprej v okviru sistema tagih rokov, se odločijo pri njihovi uporabi venuar za pov čano fleksibilnost, Razlikujejo tri vrste rokov nedostopnosti arhiv: ,kjga gradiva: - splošni rok nedostopnosti, - rok nedostopnosti za arhiv ko gradivo, k se nanaša na fizične iisebe ter - rok nedostopnosti za ar hi. ¿ko gradno, na kater :g? se nanašaj G pravni pr idpisi o vato-varju tajnosti. Navedeni roki nedostopnosti ne veljajo za takt dokumente, kr so bili Ž* ob svojem nastanku namenjeni javnosti, Splošn1 rok nedostopnosti zniša 30 let od nastanka gradiva in veha za vse arhr sko gradivi . V obrazložitvah zikonov je poudariena sploŠnr izkušnja, da st s tem doseže primarna izravnava med zahtevami za jporabo arhivskega gtadiva na eni ter varstvom osebnostnih pravic, interesi državne varnosti kakor tudi učinkovitostjo uprave na drugi strani. Ker varujejo osebnostne pravire ter interese državne varnosti še nadaljnji roki, je treba šteti kot gla sna osnovo za 30-htm rok nedostopnosti iunkcijsko spesobnost uprave Upra,nointeme informacije naj bi bile na ta način varovane pred 'lorabo. Rok je možno skrajšati na podlagi soglasja org.ma, k. je oddal arhivsko gradivo arhivu, iziroma orgaua ki je nasledil funkcijo, zaradi katere je gradiva naštelo, m sicer za vzak primer posebej Možnosti «krajšanja nka so se doslej uporabniki nemJkega Zveznega arhiva posluževali le v majhnem številu primerov in še to pn ozko omejenih vprašan|ih Izjem? glede trajanja splošnega roka nedostopnosti je arhivski zakon za deželo Schleswig-Holstein, ki znaša le deset let. Rok nedostopnosti računajo od datuma končanja spisa, pri spisih, ki so dalj časa nastajali, pa dopuščajo postopno odpiranje spisov za uporabo, v skladu z datumi posamerjnh dokumentov. Wilhelm Lenz je v svojem predavanju na zbore/anju nemških arhivarjev v Berlinu oktobra ly92 poudarjal, da je uspel n miški zvezn, arhiv v zadniih letih uspešno prepričati raziskovalce soJobne zgodi.vine o nujnosti 30-letnegu roka nedostopnosti. Pri trm se mu '.di pomimbno tudi načelo enakih možnosti za vse raz^kovalce. take da ne bi imeli privilegijev raziskovale5, ti razpolagaj o z zvezani z vplivnimi uslužbenci na munstntvih ali s politiki. Dngače postopajo v Nemčiji glede arhivskega gradi.a organjv bivle Nemške demokratične republike. Po zdruzitvi je bil Zvezn. arhiv od vsega začetka pod veiJdm prit skom raziskovalcev sodobne zgodovine, nai se 30-leti.i rok za to gradivo skra;ša. Ker glede tega gradiva n mogoče trditi, da je potr :bro varstvo upravno-internih informacij, je s tem glavni razlog za 30-letni rok odpadel. Isto velja za interese državne varnosti. Tako ostajajo osebnostne pravice edini raz]oö, ki ga je treba vai ivati. Čeprav o vsakem primeru ikrajš nja še vedno odločajo posebej, pa gre razvoj v smeri, da postaja rok 0 vedno bolj pravilo. S to prakso se uien a spi ;m ;mba nem-škegr zveznega arhivskegt zakona za dokumente part.je in množičnih organizacij z dne 13. marca 1992t ki izrecno določa, da zanje 30-letni rok nedostopnosti ne velja. V Takonu o dokjmentih Stasi, s katerim se ureja uporaba dokumentov Ministrstva za dr*avno varnost, pa se ta rok »plot nc omenja. Wilhelm Lenz je navedel kot primere arhivskega gradiva. |ki se nanaša na fizične osebe, ter se mu na tej osnovi doljča rok nedo stopnusti, personalni ter procesne spise, pn čjmer je izvzel dokumente, giede katerih veljajo piedpisi o vanvnnju tajmsti. Po dc 'očbah nem 20 Člarto ji razp_av ^TlHTVi XV i992 škcga zveznega arhivskega zakona sme Kdorkoli upo iabljati arhivsko gr-divo, to se nanaša na osebe, 30 let pc smrti, ali - kolikor letmea smrt, ni znana - 110 let pc rojstvu prizadetega. Deželni arhivski zakoni imajo krajše roke in znašajo do 10 let pc ¡mrti, oz. do 90 let po rojstvu. Tudi glr.de tega roka predvidevajo zakoni - kar je za arhivsko prakse velikega pomena - možnost skrajšanja. Neproblematično je skrajšanj:, če je na voljo pristanek prizadetega, o čemer pi :majo doslej v nemikem Zveznem arhivu le maln izto šenj. Če ta pogoj ni "zpo]nien, obstajata še dve: možnosti. Rok nedostopnosti je namreč moži.o skrajšati tudi pri osebah, pomtmbnih za sodobno zgedo-vino ter pri osebah, ki so izvajale določane javne funkcije, če se primemo uposieva koristi p-izadetih, Ki jih je treba varovati. Pc'eg tega je možna p/ed ca sna uporaba arhiv^k jgv gradiva, če je tc neobhodno potrebno za znanstvenoiazrko ■ valne projekte ali pa za uveljavitev upravičenih koristi ter je možnu zagotoviti, da ne boao prizadete koristi kake druge osebe, ki jih je treba varovati (seveda vedno na podla® soglasja izročitelja arhivskega gradiva). Kot primeren ukrep; da ne bL bile prizadete koristi drugih, štejtjo zakmi zlasti način, pri katerem ne dobi uporubravo z naslednjim besedilom. »Znano mi je, da. utegnejo bih prizadfte pri koriščenju PrbValij, ki jih bom uporabljal, avtorske in osebnostne pra/ice. Te pravice bom upošteval ter priznavam da se bom v primeru kriitve takih pravic, moral sam zagovuijati nasproti upravičencu.« V zakonih uporabUena formulacija kori;t> ki jih je tuba varev^ti*, je nedHočen piavm pojem Jasna definicija tudi ni možna, ker se da koristi opredeliti le v povezavi z vrikim konkretnim primerom posebej. Ker se je razvik zelo razJ;£na praksa v arhmn Wilhelm Lenz upravit ,no terja, da potrebuje ta del zakonov komentar, v katerem bodo navedene skupme pri m;rov, k: bi služile kot on en tí aja. Na splošno se lahko reče. da ¿re za informacije ¡z pri vatmga življenja, posebno iz sferr intimnosti pc samizcika. Trrtji rok nedostopnoiti, to smo ga navedli, zajema arhivski gradivo, na katerega se nanašajo pos sbni predpisi o tajnosti. Po nemškem zveznem aioivskem zake nu ie možno take gradivo uporabljati pc 80 let.h, po deželnili pa po 60 ietih od njegov ..ga nastanka. Za razlik: od doslej obravnavanih rokov tega pc n?m5kem zveznem arhiv: kem zakonu rii mogoče skrajšati, pač pa je tc mogoče pc deželnih arhivskih zakonih, kadar ¿re za znanstvene raziskave (ob soglasju izroüte'ja arhivskega gradivaj. Pred sprejemom »rhivskih zakonov p? sploh ni bilo mogoče, da bi tako gradfvc prihajalo v arhive, kaj Seit, da bi ga bilo moc uporabljati. Največ takega gradiva je s področja davčne in sejialne uprave, Ki jo izvajajo dežele in obeiw (doloi&e o tajnosti v socialnem zakoniku, v dobodnir ¡kem redu). . Včasih se na en primer nanašata dva roka, obvelja pa daijši. Npr., davčnega splia osebe, ki je umrla pri starosti štiridesetih let., ni mogočo uporabljati 10 let po njeni smrti marveč 80 oziroma 60 let pc nastanku spisa. Pobg skrajšanja poznajo arhrr-ki zakoni tudi možnost podaljšanja rokov nedc stopnosti za največ 30 let, ce je to v javnem interesu m s tem soglaSj. organ, ki je izroči arhivsko gradivu. V nemškem Zveznem arhivu te možno sti doslej še niso uporabili. Poleg rukov nedostopnosti poznajo nemški arhivski zakoni Se razne *apore uporabe. Zvezni arhivski zaton? nagaja - podobno pa tudi dežela - da uporaba arhivskega gradiva m dopusina, ie je mož" o predpostavljati, da bi bile s tem: - ogrožene koristi Zvezne republike Nemčije ali poname7Jiih dežel, - prizadete koristi trel: h, k iib je treba vanjva- ti, - ogroi ;ro stanje ohranjenosti arhivskega gra diva, - povečam stroi-ki uporabe, ki jih ni mogoče 2 agovarjati, - krieri prevni predpisi gbde varovanja tajnosti. Prv h ivedeni razlog varuje zJasti interese javne varnosti. Pri tem 'gre praviloma za posameine dokumente, ki so označeni kot zaupni, tajni ali strogo zaupn«. Možno jih je apomb-]jmi !e s soglasjem organa, ki jih je izročil arhi vu Tovrstne označevanje dokumentov ter zniževanje in prenehanje zaupnosti je urejeno s po Sfbno uredbo, po kateri naj bi se zman^ala an pr-inehala zaupno n.t takoj, ko prenehajo raz! jgi za njen nastanek. V pratoi pa so se pokazal* 'VRHTVl XV 1992 Članra in raj.ru ave 21 doslej občutne težave, ker organi ne kažejo pripravljenosti, da bi ugotavljali prenehanje zaupnosti, Za gradivo Z/eze doslej še niso sprejeli predpisa, koliko časa lahko maksimalno traja ■zaupnost dokumentov, medtem ko so npr. na Bavarskem zgornjo mejo trajanja zaupnosti določili na 60 let. Zapora uporab; ?aradi zavarovanja koristi tretjih se nanaša na primire, v katerih roki nedostopnosti iz *-azličnih vzrokov izjemoma ne zadoščaj c Naslednja razloga zapore imata namen, da ne bi biJa stani e ohranjenosti arhivskega gladiva ter funkcionalna sposobnost arhivov zaradi upoiabe gradiva ogrožena. Trajna ohranitev arhivskega gradiva je upravičeno prva naloga arhivov Stvtdu "ahko trajajo navedeni razlogi ;amo določen čas .n jih je treba uporabniku obrazložiti. Varovanje tajnosti kot razlog za zaporo arnivsk ga gradiva temelji predvsem na 703. Členu nemškega kazenskega zakorika, po katerem je možna omejitev ali odklonitev uporabe če posebno občutljivi dokumenti po prenehanju roka tajnosti Še v^ebuiejo informaciji, katerih uporaba bi bila v nasprotju s koristmi prizadetih 'dokumenti, na katere se nanaša po-klienii taji.ost, npr zdravstvtni izvidi). Tudi v kazenskem zakonu SR Slovenije (Uradni list S RS št 12/77) je v 72. členu predvidena zaporna kazen, £e zagovornik, odvetnik, zdravnik ali kakšen drug zdravstveni delavec, psiholog ali kikšna druga osebi., neopravičeno izda skrivnc"t, za kaf.erc je izvedela pri opravljanju svojega poklica. Za to dejanje pa st ne kaznuje, kdor :/da skrivnost zaradi splošne koristi ali zaradi koristi kega drugega, če je ta korist večja kakor pa ohraoiti-v skrivnosti. Primer napotuje na tehtanje koristi, ki se podobna pojavlja tudi, kadar gre za znanstveni interes. Zakari' tore_, pri omejitvah uporabe predvidevajo Številne procesi, ki zahtevajo preudarek, in ki jih je mogel urediti zakonodajalec le v svojih temeljnih potuzah in z uporabo splošnih pravr'h pojmov ter splošnih dolneb. Njihova konkietizaci-ja arhivom ne dovoljuj, da b odločali brez preudarka, marveč zahteva pravno uporabo, t jo je mogoče daljnoroeno kontrolirati. To pa ne pomeni, da bi smeli ali celo mor.-li vsako arhivsko gradivo pri katerem si e le možno zamisliti kako pravno omejevanje, postaviti pod zaporo. V je te odločitve predstavljajo - knr temeljijo na javnem pravu - upravne akte, katerih spt.Jbijrnje je možno po upiavnopravr poti. Polog navedenih problemov te vrsti, ki zahtevajo preudarek in ki so v kompleksu arhivske uporabe najtežji ter jih je treba pripisar ed-u nalog arhivista. so bistvena tudi vprašanja piačil in odgovornosti. Dajanja arhivalij na vpogl.d, znanstveno svetovanje, uporaba napiav arhva ter zaračunavanje plačil predstavljajo primarni nivo storit jv v razm< rju med arhivom in uporab nikom. Do sekundarnih pravnih razmerij pa prihaja v primeru nastanki, in izvajanja zahtevkov za povrnitev Škode Ta imajo svoj vzrok v motnjah na področju storitev ali v prekržitvi obveznosti la so z niimi povszane. Podrobnost' glede storitev za upoiabuikc urejajo pravilniki o uporabi ter predpisi o plačilih. Predpis Zveznega ministrstva za notranje zadeve iz leta 1983 (v pripravi je rov predp:s) predvideva glede uporabe arhivsk ;ga gradiva v nemškem Zveznem arhivu naslednja plačila: 1) pri uporabi arhivskega gradiva v prostorih arhiva - za karte, plakate, slike, nosilce zvi ičnih zapisov in drugo gradivo, katerega format ali vrsta zahtevajo posebne tehnične priprave, za vsak pričeti dan 20 DEM - za filme na projekcijski mizi, za vsako pričeto uro 15 DF.M, 2) pi uporabi arhivskega gradiva izven arhi/a - ia vsako odposlano arhivsko enoto 5 DEM - za izposojo filmov al videokaset, za vsako predvajanje in filmski meter 0,08 DEM (do največ 300 DFM), - za pr idvajanje nosMcev zvoka, za viako pričeto minuto reprodukcije 0,08 DEM, 3) za pripravo odgovorov na vprašanja - za pismeno obvestilo, za vsako pričeto uro dela 20 DEM. - za iskanje slik ter posnetkov na filmih, za vsako pričeto uro dela 30 DFM, - za iskanje podatkov iz kartotek v stroj-nočitljivi obliki, za vlakih pričetih 5 minut vključenega računalnika 10 DFM. d) za pravioc objave reprodukcij j arhivskega gradiv-. - za enkratno reprodukcijo pri črno-belem tiski, od slike ali stran. 20-320 Dr,M (od vimo od naklade, pn barvnim t?sku se zneski podvojijo), - pri uporabi za film ali teLvizijo, Ta vsak list al> sliko 10 DFM, - pri duplirarju filmov za uporabo v novih filnrh (ne računajoč luninih zahtevkov pravnih imetnikov) za odbrani meter filma 2 DEM, pn uporabi celotnih filmskih /vitko" za vsak meter 0,8l> DF.M, - pn posnetkih nosilcev zvočnih zapisov in njihovih delov v novih produkcijah, za v=ako pričeto minuto posmika 25 DEM. Plačila so oproščene, ali veljajo zanje znižane tarife, pravne osebe jivne^a prava, kadar gre za uporabo za znanstvene namene, študentjr, dokto-ranti ter upe rabnik_ za pedagoške in kulturne namene 22 ^ anki m r 2pra\ ARHIVI XV 1992 Pravilnik o uporabi za drživne arbivi na Bpvaiskem iz leta 1990 pozna pladla le pn pošiljanju arhivskega gradiva ter pn izdelavi študij, mn^nj, ekspertiz m pode ineg" Osmva za tarifo je porabljen čas ter stopnja izobrazbe zaposlen ;ga, ki je opravil delo. Arhr-ski zakoni utemeljujejo le načelno odobri' tev uporabe in njene pravilne meje, ne določajo pa postopka odobritve ter poteka uporabe. To odgovrija običajni raidclitv. nalog med izda'ite-Ijeni zakona in izdajateljem uredbe, ki mora svoje pooblastilo po v-ebini namenu in obsegu le izpolniti in preko teh meja ne sme it;. Glede na to, ali gre za zadostno po jbla.^tito; pa je po Herbertu Giinthfiju posebej "pršiva pravira arhiva do dolžnostuega izvoda, ki se navaja v pra vznikih. Sklice\ anie na zaken o thku b bilo možno, če bi se dolžno, t nanašala na založnika, ki je lastnik tiskanih stvari. Ni mogoče p itrdilnc odgovjriti na trditev, d? bi bil dolžnostni izvod storitev v zam:no za možnost uporabe irhiV' sktga gradiva. Dolžne >t ni izvod« se ne pobira., o z ramenom, da hi se s tem prispevalo k stroškom, ki jih krije država za ustvarjanje motnost za uporabo arhivskega gradiva Pač pa zadovc ljuje oddaja dolžnostnega izvoda, poieg mežnih konkretnih namenov, ki jih zasleduje arhiv, predvsem znanstveni interes arhiva. Želi si namrti predoč ii zgodovinsko vrednost m po vi zare. za kat re p.nhaiaju njegrvi fondi v poštev. Če nf mb ;n;g£. posebnega pravnega temeija, ki bi bil legitimen za obveznost oddajf dolžnostnega izvoda, poi4m pos ¡ga obvezno t v splošno prsvix) do svobodnega rr.vnanja posameznika, v katerega pa lahke poseže ramo zako nodajalec. Iz tega sledi, da oWeznocti oddaje d olžn ustnega izvoda ni mogoče predpisati na po dlagk pravilnika o uporabi, marveč je lahke utemeljena le v ¿amen) ukonu. Vprašanja odgovr rno^ti se lahko zanj i upora be arhivskega gradiv? poiavjo v razlLnih nzirih. V ožjem smiLiu so pravne narave le, če zadi vajo razm-iijč med arhivom 'i uporabnikom Poteg tega obstoji odgovjrnost upjrabirka nasproti tretjim, npr, zaradi krsitv- avtorske pravite in predvsem zaradi kršitve osebnostnih pravr. Poudariti mešamo, da ne odvrzuje dovuljenjc organa oblasti za koriščenje storitev arhiva- da nt bi bilo treba upoštevati privatnih pravic Poleg tega so arhivski uporabrliki pogosto opo-zoijem na to, da morajo pri uporabi arhivskega gradiv« paziti na pravice treijih Aih1 /sk. zaKoni ne govorij 3 o odgovorn«" stih uporabnika najproti arhivu. Pač pa navajajv pravilniki o uporabi pravila, po katerih se je treba ravnat' pri uporabi. V prmeru, da se jih ne upošteva, je lanje vezano pooblastilo, da se odpovi afi prekhče odobritev za uporabo. Uporabnika veže nasprnti ustanovit :lju arhiva splošna civilnopravna odgovornost, ki zaradi javnop.avne kv£i,«tete uporabe arhivskega gradiva, v ničemer n. odpravljena. V prim iru, da upnrabniK arhivau-je poškoduje ali uniči, mora za to nuditi nadomestilo. Nastajajo pa težave pri obračunu nadomestila. Povrroeitelj je dolžan najprej restitucijo v narav , torej povTiitcv stroškov za vzpostavitev v prejšnje stanja, Če taka obnova ni mcŽna, ali pa ni zaacstna. je treba namesto teg? ali pol?g tega zahtevati derar, pn čemer pa ni zanesljivega merila, ker sc arhivalije vedno po .amezni kosi brez tržnr; vrednosti. Tu si bomo morrli pomagati s tržni cene za podobne doDrine, npr za avtografe ali siccrfnjt dokumente ki zbirke Če so bile arhivafije ukridene, je mofno v posame-nih primerih šteti kot nadomestilo celo stroške za pregled vseh arhivskih fondov. Virok škode ir vi!ino ške de je dolžan dokazati arhiv. Uporabniku, za katerega konkretno meni, da j; povzročitelj škodt, mora ne le dcKazati, da ^ bfl prev on tisti, k/ je na določen naLin poškodoval arhivsko gradivo, marveč mu mora tua drkazat: višino rahtevka za povrnitev škode. Pr trrn izgLda dnkizo vanje odgovornosti v načelu posebno težke v primerih, kc je neko gradivo uporabljalo več uporahnikov. Četudi vemn, kdo vse so hili uporabniki, je treba izključiti možnost, da bL jih vse, le na osnovi same uporabe proglasil za skupr.iga dolžniki i Prndpogcj za to K bil ta, da je bil v.ak od skupkih dolžniknv udeležen na ravnanju, ki je bilo morda tako, da je povračilo škodo. Same uporabe kot potencialnega načina ravnanja, ki ima za potledico škodo, še ni mogoče štjti va povzroLitelja K temu se pridružuje v vseh teb primerih 5e nadaljnja težava, ker mora urbiv dokazati, da so bile arhivalije pred uporabr še kjmpletrie in nepc škodnvane. Sixr je v interesu uponbnika, da opozori na pomanjkl(.vosti, ki jih je ugotovil na ijradivu da bi izključil lastno odgovornost, ne porn-ni pa - če tega ni stori' - da mnra v postopku ugotavljanja odgovornosti dokazovati, da je bilo gradivo Že pred uporabo poškodovano. Zahtevke za po/raČ^o škode mora arhiv uveljavljati v obliki iožbe pred redn m sodečem. Na drugi strani pa obstoji odgovornost arhiva nasproti uporabniku, ki p? je bol hipotetične narave V strogem pomenu besede pr tem ne grr. za odgovornost arhva, ker glede na po organizacijo arhivov v NcmUj' - t niso rnavno sposobni, marvee za odgovorrost ustanovitelja arhiva. Možne bi bile različne vrste odgovornosti, kot npr za pravlncst obvestil, da hi b * uporab nik oškjdovan pri uporabi naprav arhiva ipd. Opisano stanja ter dikme nazorno kažejo na veJikt probleme, s kat jnm* je povezana uporaba arhivskega gradiva Zato je razuHjiva določena negotovost, ki v'ada med delavci v arhivih gled1; •vPHIVI XV 1992 Člaik) m ra::prv. 23 tega. Želimo si, da bi tudi n 5a n fva zakonoaaja prirasla več pravni vamosli za vse ude,":ženee uponbe: uporabnike. osebe ki jih je treba varovati, ter končno tudi za arhiv j ste kot pesrednike Opoirba 1 Herbert Uünther, Rechliche Probfc-tie ¿er Archiv oenu-zung, Hermann Bar as Ji, »Da* Nähere /„J regefc die Land «regiorung durch Rechtsv jroidnmig je Slovenije ustanovljeni prej kakor arhivi, ki so ustanov: zbiranje in hranjenje za zgodov..~ska proučevanja pomembnih dokumentov. Nekateri slovenski arhivi so nastal; kar iz mozeskih or- garizacu, kot npr, nekdanji državni arhr/ oziroma danaŠnu Arhiv Republike Slovenije. Današnji P) krajinski irhiv Maribor se je razv'1 iz arhivskih zbirk, ki so jih zbral: na prelomu 19. v 20. stoletje pri Nemškem muzejskem drištvu in z'asti pri leta 190? u star ovij ene m Zgod tvinskem društvu za Slovenski ítajer, ki se je od leta 1918 j me novelo Zgodovinsko društvo v Mariboru. Podobne začetke zasledimo tudi pri arhivih v Cehu, Ptuju in Novi Gorici. Nskolbco drugače sta se razvijala danainji PokrajJnski arhiv Koper (iz zbirk arhivskega gradiva pri njihovi mestni knjižnici) in nekdanji Mestni oziromr. današnji Zgodovinski ariiiv D¡ub'|ana, ki je z reorganizaei-jo in preimenovanj ¿m v začetku sedemdesetih let zlasti na območjih svojih delovnih enot za Do-