218 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 Izvleček V prispevku so predstavljene nove aplikacije COBISS in njihova uporaba pri poslovanju knjižnic v okviru mreže COBISS.Net. Poudarek je na predstavitvi novosti v sistemu vzajemne katalogiza- cije ob prehodu na nov vmesnik COBISS3/Katalogizacija. Opisan je novi način ažuriranja biblio- grafskih podatkov, ki bo za razliko od sedanjega dajal prednost vzajemni bazi podatkov COBIB in s tem prispeval k boljši kakovosti in racionalnosti bibliografskega sistema. Na osnovi faktograf- skih podatkov je prikazana tudi stopnja uporabe lokalnih aplikacij COBISS3 ter novosti v spletnih aplikacijah za končne uporabnike in za podporo upravljanju sistemov v mreži COBISS.Net. Kjučne besede sistem vzajemne katalogizacije, zagotavljanje kakovosti bibliografskih baz podatkov, lokalne apli- kacije COBISS3, spletne aplikacije COBISS, aplikacije za podporo upravljanju sistemov COBISS Abstract The paper presents new COBISS applications and their use by libraries operating within the COBISS.Net network. An emphasis is placed on new features in the shared cataloguing system, in particular, when moving to a new COBISS3/Cataloguing interface. Described is a new method of updating bibliographic data which, unlike the existing method, will give preference to the COBIB shared bibliographic database and thus improve the quality and the rationale of the bibliographic system. Based on factual data, the paper also describes the level of use of COBISS3 local applica- tions, and presents news in web applications to be applied by end users as well as in applications designed to support systems management within the COBISS.Net network. Keywords shared cataloguing system, quality control of bibliographic databases, COBISS3 local applications, COBISS web applications, COBISS managing systems applications Marta Seljak Institut informacijskih znanosti, Maribor Kontaktni naslov: marta.seljak@izum.si UVOD Pred dvajsetimi leti vzpostavljen sistem vzajemne katalo- gizacije COBISS deluje v petih državah od šestih, nasta- lih na področju nekdanje Jugoslavije (Slovenija, Bosna in Hercegovina, Makedonija, Srbija, Črna gora), v Bolgariji in Albaniji pa potekajo pripravljalne aktivnosti za njego- vo implementacijo. Bibliografski sistemi v posameznih državah, še zlasti avtomatizacija lokalnih funkcij v posameznih knjižnicah, beležijo različno stopnjo implementacije in uporabe raz- položljivih aplikacij. IZUM razvija in vzdržuje naslednje štiri skupine aplika- cij: • sistem vzajemne katalogizacije (bibliografski sistem na državni ravni), • aplikacije za avtomatizacijo lokalnih funkcij knjižnic, • spletne aplikacije za končne uporabnike, • aplikacije za podporo upravljanju in vzdrževanju si- stemov v mreži COBISS.Net. Z vidika prioritet lahko razvoj in vzdrževanje aplikacij COBISS razvrstimo v tri skupine: • tekoče dopolnjevanje programske opreme COBISS na osnovi predlogov knjižnic in drugih uporabnikov sistema in servisov, ki se odraža v povprečno treh ali štirih novih verzijah letno; • razvoj aplikacij in funkcij, ki v okolju COBISS2 ne obstajajo (COBISS3/Medknjižnična izposoja, COBISS3/Nabava, COBISS3/Zaloga, COBISS3/Se- NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS DOI:10.3359/oz0704218 M T 219ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 rijske publikacije, normativna kontrola korporacij in predmetnih oznak, Splošni geslovnik COBISS.SI itd.); • prenos obstoječih aplikacij COBISS2 v novo okolje COBISS3 (COBISS3/Izposoja, COBISS3/Katalogiza- cija itd.). Pri uvajanju novih aplikacij in novosti, ki jih prinašajo nove tehnologije, se srečujemo z zanimivim protislovjem. Na eni strani imamo knjižnice, ki s težavo spremljajo novosti in jih običajno odklanjajo. Za te knjižnice je no- vosti preveč. Na drugi strani pa imamo celo vrsto zahtev ter predlogov knjižnic in drugih uporabnikov za dopol- nitve in izboljšave posameznih aplikacij, ki jih ne uspemo realizirati. Z vidika teh knjižnic je razvoj prepočasen in novosti premalo. Zahtevki za dopolnitve programske opreme, ki jih pre- jemamo od knjižnic in drugih uporabnikov, so pomembna osnova za določanje prioritet razvoja v okviru vsakoletne- ga programa dela IZUM-a. Največ nerealiziranih zahtev- kov se nanaša na COBISS/OPAC, in sicer več kakor 160. Za tri aplikacije COBISS2 je nerealiziranih približno 300 zahtevkov, enako število nerealiziranih zahtevkov pa se nanaša na pet aplikacij COBISS3. Predlog razvojnih projektov in nalog za letni program dela pripravi IZUM, obravnava ga najprej Svet članic COBISS, sprejema Upravni odbor IZUM-a, mnenje k programu poda Nacionalni svet za knjižnično dejavnost, potrdi pa ga vlada Republike Slovenije. Obseg razvojnih aktivnosti IZUM-a ni tak, kot bi si ga želeli, saj so razpoložljivi človeški viri, namenjeni razvoju, omejeni. Razvojnim projektom in nalogam je v IZUM-u namenjenih približno 35 odstotkov razpo- ložljivih človeških virov, medtem ko je 65 odstotkov namenjenih vzdrževanju operativnosti sistema in ser- visov. Precejšen del razvojnih virov je potreben za optimiza- cijo programske opreme za vzajemno katalogizacijo in popravke v bibliografskih bazah podatkov ter drugih evidencah bibliografskega sistema. Prav tako je precej razvojnih virov namenjenih nekaterim nepogrešljivim pripomočkom bibliografske kontrole, ki so jih razvita knjižničarska okolja imela že pred začetki avtomatizacije knjižnic. V to kategorijo razvoja spada predvsem razvoj Splošnega geslovnika COBISS.SI. SISTEM VZAJEMNE KATALOGIZACIJE Poglavitna funkcija sistema vzajemne katalogizacije je izgradnja vzajemne bibliografsko-kataložne baze po- datkov COBIB, lokalnih baz podatkov, normativne baze podatkov CONOR ter baze podatkov CORES z retro- spektivnimi podatki o uredništvu serijskih publikacij [1]. V sistem vzajemne katalogizacije so v Sloveniji za raz- liko od drugih sistemov vzajemne katalogizacije znotraj mreže COBISS.Net implementirane vse doslej razvite funkcije. Vzpostavljena je povezava z bibliografskima bazama podatkov ISSN in WorldCat ter normativno bazo podatkov LC Names z možnostjo prevzemanja bibliografskih in normativnih zapisov. Prav tako je v sistem vzajemne katalogizacije vključena normativna kontrola osebnih imen, zagotovljeno pa je tudi dnevno programsko usklajevanje bibliografske baze podatkov z normativno. Tudi po številu sodelujočih knjižnic, številu registriranih uporabnikov (knjižničarjev), številu katalogizatorjev z licenco, številu bibliografskih zapisov v COBIB-u in šte- vilu knjižnic z avtomatizirano izposojo je trenutno sistem v Sloveniji najobsežnejši (tabela 1). Tabela 1: COBISS.Net (oktober 2007) Z rastjo in razvojem sistema postaja vedno bolj pomemb- na tudi kakovost bibliografskih podatkov v COBIB-u, ki so osnova vedno večjemu številu spletnih in lokalnih aplikacij. Vedno večja je izmenjava podatkov v okviru mreže COBISS.Net (tabela 2) in izmenjava z drugimi sistemi, kot npr. Google, WorldCat itd. Narašča tudi šte- vilo knjižnic, ki samo prevzemajo podatke iz COBIB-a in nimajo zaposlenega katalogizatorja z licenco. Nove tehnologije znatno poenostavljajo možnosti za povezovanje sistemov, hkrati pa se zahteve po racionali- zaciji dela katalogizatorjev vedno bolj zaostrujejo. Novi koncepti, kot je npr. FRBR,1 se trudijo bibliografske siste- me prilagoditi potrebam uporabnikov, kar hkrati pomeni zahtevo po enostavnejših in bolj konsistentnih pravilih za katalogizacijo. Ker takšnih pravil zaenkrat še ni, se pri kreiranju metapodatkov vedno pogosteje pojavljajo vse- binski problemi na ravni strukture in kakovosti podatkov. COBISS.Net Za če te k si st em a Št ev ilo kn již ni c Št ev ilo up or ab ni ko v kn již ni čn i- ča rje v Št ev ilo up or ab ni ko v z lic en co Pr ira st za pi so v v 20 06 Št ev ilo za pi so v v C O B IB Iz po so ja COBISS.SI 1987 345 1.990 775 193.876 3.169.608 200 COBISS.BH 1998 21 86 85 4.818 248.236 1 COBISS.MK 2001 22 186 53 8.992 364.095 1 COBISS.SR 2003 74 518 498 58.798 1.788.140 6 COBISS.CG 2003 10 46 37 3.998 111.984 1 Skupaj 472 2.826 1.448 270.482 5.682.063 209 COBISS.SI: 503.000 normativnih zapisov za osebna imena Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS 220 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 Tabela 2: Izmenjava bibliografskih zapisov v COBISS.Net (od 11. 11. 2004 do 11. 11. 2007) Za COBISS v Sloveniji je značilna velika razpršenost katalogizacijskega dela. Povprečno število kreiranih zapisov na katalogizatorja na leto je skromno in znaša okrog 300 bibliografskih zapisov. Zaostajanje pri poso- dabljanju katalogizacijskih pravil in njihova pomanjklji- va dokumentiranost predstavljata dodaten problem, zato je zagotavljanje ustrezne usposobljenosti katalogizator- jev zelo težavno, še posebej v majhnih knjižnicah. Najbolj kritična je kakovost bibliografskih podatkov v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI. Mnogi katalogizatorji namreč poskrbijo le za kakovost bibliografskih zapisov v lokalni bazi podatkov, medtem ko se za kakovost zapisov v COBIB-u ne čutijo odgovorne. Žal pri tem niso izjema niti katalogizatorji v NUK-u. Programska oprema pa je zasnovana tako, da se popravki bibliografskih podatkov vedno shranijo v lokalno bazo podatkov, v COBIB pa samo ob določenih pogojih, kar praviloma zahteva od katalogizatorja več dela in truda. Pred kratkim smo izvedli analizo “predpublikacijskih” zapisov in ugotovili, da ima več kakor 3.000 biblio- grafskih zapisov v COBIB.SI še vedno status predhod- nega nepopolnega zapisa, čeprav so bili bibliografski zapisi v številnih lokalnih bazah podatkov medtem že dopolnjeni skladno s podatki na medtem že objavljeni publikaciji. Večino zapisov so kreirali katalogizatorji v NUK-u, manjši delež pa tudi katalogizatorji v Univer- zitetni knjižnici Maribor in Centralni medicinski knjiž- nici v Ljubljani. Pripravili smo sezname teh zapisov in jih razdelili 185 knjižnicam, ki imajo publikacije v svoji zalogi. Redakcijo bibliografskih zapisov, ki jih ni bilo možno razvrstiti knjižnicam, ker nimajo katalogi- zatorja z ustreznimi pooblastili za redigiranje zapisov v COBIB.SI, opravlja IZUM. To je samo en primer, ki kaže na to, da se večina knjižnic in katalogizatorjev premalo zaveda, da mora v koopera- tivnem sistemu vsaka knjižnica prispevati v sistem in ne od njega samo jemati. Novosti v sistemu vzajemne katalogizacije Pomemben mejnik v razvoju COBISS-a bo zagotovo nov vmesnik za vzajemno katalogizacijo oziroma nov segment COBISS3/Katalogizacija. Projekt zasnove sistema vzajemne katalogizacije in katalogov v novem programskem okolju smo začeli izvajati v letu 2006. Na podlagi analize stanja, potrebnih ukrepov za zasnovo novega sistema ter razpoložljivih človeških virov smo se odločili, da se v prvi fazi najprej razvije uporabniški vmesnik, medtem ko se razvoj nove aplikativne ravni in ravni baze podatkov prestavi na kasnejše obdobje. Pri tem je zasnova vmesnika COBISS3/Katalogizacija skladna z že obstoječim vmesnikom programske opreme COBISS3, na novo pa bodo razvite funkcije, specifične za procese vzajemne katalogizacije, ki vključujejo tudi podporo za cirilično pisavo. V aplikacijah COBISS2 potekata vnos in ažuriranje po- datkov izključno v latinici, medtem ko cirilica služi samo za potrebe prikazovanja podatkov na zaslonu in v izpisih. Zato morajo knjižnice pri vnosu podatkov upoštevati po- sebna pravila za označevanje podatkov, če želijo prikazati podatke na zaslonu in izpisih v cirilici. Glede na slabe izkušnje z obstoječim konceptom ažu- riranja bibliografskih podatkov v vzajemni bazi po- datkov in lokalnih bazah podatkov, smo ocenili, da je hkrati z razvojem novega vmesnika treba nujno spre- meniti tudi koncept ažuriranja bibliografskih podatkov. V času, ko je bil sistem vzajemne katalogizacije za- stavljen, je bila komunikacijska infrastruktura nestabil- na in premalo zmogljiva. V sistemu je sodelovalo več nacionalnih in drugih knjižnic na področju nekdanje Jugoslavije. Za zagotovitev čim večje fleksibilnosti in neodvisnosti posameznih knjižnic je bil sistem za- stavljen tako, da so pri kreiranju in ažuriranju zapisov imele prednost lokalne baze podatkov in ne vzajemna baza podatkov COBIB. Na osnovi analize izvedljivosti sprememb koncepta ažu- riranja bibliografskih podatkov smo pripravili dokument “Ažuriranje bibliografskih podatkov v COBISS3/Ka- talogizacija, IZUM” [2]. Dokument smo 5. julija 2007 obravnavali na sestanku v NUK-u [3] in skladno z njim poteka razvoj novega vmesnika COBISS3/Katalogizacija ter dopolnitve obstoječega vmesnika COBISS2/Katalogi- zacija. Z uvedbo vmesnika COBISS3/Katalogizacija se novo- kreirani bibliografski zapis shrani hkrati v COBIB in lokalno bazo podatkov, tako kot doslej. V primerjavi s COBISS.Net Pr ev ze to iz C O B IB .S I Pr ev ze to iz C O B IB .B H Pr ev ze to iz C O B IB .M K Pr ev ze to iz C O B IB .S R Pr ev ze to iz C O B IB .C G Sk up aj COBISS.SI - 159 450 3.954 63 4.626 COBISS.BH 2.158 - 40 12.566 89 14.853 COBISS.MK 1.490 126 - 4.619 6 6.241 COBISS.SR 8.351 1.808 994 - 1.130 12.283 COBISS.CG 1.988 190 42 41.484 - 43.704 Skupaj 13.987 2.283 1.526 62.623 1.288 81.707 Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS M T 221ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 sedanjim načinom ažuriranja pa je novo to, da se tudi vse dopolnitve in popravki obstoječih bibliografskih zapisov shranijo hkrati v COBIB in lokalno bazo po- datkov. Enako velja tudi za vse dopolnitve, ki so na- rejene v postopku prevzemanja bibliografskega zapisa v lokalno bazo podatkov. S posebno metodo je možno tudi ažuriranje zapisa samo v COBIB-u, če zapisa ni v lokalni bazi podatkov, preko katere je katalogizator vstopil v sistem. Za potrebe spremljanja kakovosti za- pisov, ki ga izvajajo redaktorji v NUK-u in IZUM-u, pa se vsako stanje oziroma vse spremembe zapisov še posebej beležijo. Zaradi praviloma veliko slabše kakovosti bibliografskih zapisov v COBIB-u je predviden za stare zapise, kreirane pred uvedbo COBISS3/Katalogizacije, poseben postopek. Programska oprema ponudi katalogizatorju oba biblio- grafska zapisa. Če izbere ažuriranje zapisa v lokalni bazi podatkov in se verzija zapisa v lokalni bazi podatkov razlikuje od verzije zapisa v COBIB-u, se zapis shrani le v lokalno bazo podatkov. Če izbere ažuriranje zapisa v COBIB-u, mora oba zapisa uskladiti in ažuriranje se iz- vede tudi v COBIB-u. Ko katalogizator stari zapis prvič shrani v COBIB, zapisa ni možno več ažurirati po poseb- nem postopku. Posebnost predstavljajo tudi lokalni zapisi, ki obstajajo samo v lokalni bazi podatkov. Pred ažuriranjem mora katalogizator preveriti, ali zapis morda že obstaja v COBIB-u. Če obstaja, lokalni zapis zbriše in ažurira zapis v COBIB-u, nato pa ga prevzame v lokalno bazo podatkov. Če zapisa v COBIB-u še ni, mora katalogi- zator po ažuriranju zapis obvezno shraniti v COBIB. Izjema so vzporedni zapisi, pri katerih je shranjevanje v COBIB programsko onemogočeno. Programska oprema mora omogočati hkratni vpogled v zapis v COBIB-u in zapis v lokalni bazi podatkov ter ponuditi čim jasnejši prikaz razlik med zapisoma. Še po- sebej pomembna je učinkovitost postopka za usklajevanje razlik med njima. Novost je tudi uvedba kontrolnega podpolja za identifika- cijo podatkov, in sicer za polja, ki lahko obstajajo samo v lokalni bazi podatkov ali pa samo v COBIB-u. Na ta način lahko določena polja vsebujejo kontrolno podpolje, v katero katalogizator vpiše ustrezno oznako. Ob shranje- vanju zapisa se polja z oznako za lokalna polja shranijo samo v lokalno bazo podatkov, polja z oznako COBIB pa samo v COBIB. Kontrolno podpolje je tudi ponovljivo, tako da lahko vsebuje prvo polje oznako COBIB, drugo pa oznako za lokalno polje. Prvo polje se tako shrani samo v COBIB, drugo pa samo v lokalno bazo podatkov. Na enak način se v bibliografskem zapisu obravnavajo tudi polja bloka 99X. Predmetne oznake in tudi preostala polja bloka 6XX se obravnavajo nekoliko drugače. Če se predmetne oznake v COBIB-u razlikujejo od predmetnih oznak v zapisu v lokalni bazi podatkov, se pred ažuriranjem predmetnim oznakam v COBIB-u programsko dodajo predmetne oznake iz zapisa v lokalni bazi podatkov, ki so drugačne. Programska oprema mora zagotoviti preglednost razlik v predmetnih oznakah v COBIB-u in lokalni bazi podatkov ter s tem čim večjo učinkovitost katalogizatorjev. Pri brisanju se zapis izbriše iz lokalne baze podatkov, iz COBIB-a pa samo, če ga nobena od preostalih knjižnic v sistemu nima v svoji lokalni bazi podatkov. Brisani za- pisi v lokalni bazi podatkov in vzajemni bazi podatkov se shranjujejo. V okolju COBISS3 je z aplikacijo COBISS3/Zaloga re- alizirana ločitev podatkov o zalogi za potrebe lokalnih aplikacij od bibliografskih podatkov, kreiranih v sistemu vzajemne katalogizacije. Ta sprememba je že prispevala k poenostavitvi do- deljevanja pooblastil za delo s podatki o zalogi. Tako smo nekatera pooblastila, ki so se dodeljevala v okviru sistema vzajemne katalogizacije, prenehali uporabljati (npr. za iskanje v COBIB-u, urejanje obvestil), nekatera pa smo vključili v COBISS3 (urejanje lokalnih šifrantov, ažuriranje lokalnih polj, prenos lokalnih podatkov med bibliografskimi zapisi, ažuriranje prosto oblikovanih predmetnih oznak). Z novim načinom ažuriranja bibliografskih podatkov se bo sistem pooblastil za delo v sistemu vzajemne katalo- gizacije dodatno poenostavil. Predvidene so naslednje spremembe: • Pooblastila za kreiranje in ažuriranje zapisov se ize- načijo v enotno pooblastilo, in sicer za posamezno vrsto gradiva, tako kot doslej: za monografske publi- kacije, kontinuirane vire, serijske publikacije in se- stavne dele. Pooblastila za ažuriranje in prekrivanje zapisov v COBIB-u se več ne uporabljajo. • Pooblastilo za prevzemanje zapisov iz baze podatkov WorldCat se razširi na pooblastilo za prevzemanje za- pisov v formatu MARC 21 iz poljubne baze podatkov v tem formatu. • Pooblastilo za povezovanje bibliografskih zapisov z normativnim zapisom se dopolni skladno z novim na- činom ažuriranja podatkov v COBIB-u. Povezovanje bibliografskih in normativnih zapisov poteka zapore- doma, zapis po zapis. • Pooblastilo za ažuriranje omejenega nabora biblio- grafskih podatkov v lokalni bazi podatkov nadomesti pooblastilo za ažuriranje prosto oblikovanih pred- metnih oznak v lokalni bazi podatkov. Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS 222 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 • Pooblastilo za urejanje vnosnih mask ostane nespre- menjeno. • Zaklepanje tipologije ostane zaenkrat samo v pro- gramski opremi COBISS2. V programski opremi COBISS3 bo zaklepanje tipologije realizirano na dru- gačen način. Prenehali bomo uporabljati tudi pooblastila za zaklepanje zapisov v COBIB-u in lokalni bazi podatkov ter za shra- njevanje lokalnih zapisov v COBIB. Tudi pooblastilo za preimenovanje zapisov ne bo več veljalo. Vse opisane novosti se bodo hkrati implementirale v apli- kaciji COBISS2/Katalogizacija in COBISS3/Katalogiza- cija, saj bosta oba vmesnika do prehoda zadnje knjižnice v programsko okolje COBISS3 v posameznem avtonom- nem sistemu delovala vzporedno. Tudi nekatere kasnejše dopolnitve se bodo zaradi konsistentnosti baz podatkov morale izvajati vzporedno v obeh aplikacijah. Upamo, da bo takih dopolnitev čim manj ter da bo čim več razvojnih virov možno nameniti za COBISS3 in druge novosti si- stema. Prehod na novi način ažuriranja bibliografskih podatkov bo zahteven tako za usposobljene katalogizatorje kot za tiste, ki so manj usposobljeni. Delo vseh katalogizatorjev bo še bolj transparentno in prepoznavno. Pravilne do- polnitve in popravki v COBIB-u bodo za sistem dobro- došli, napačne dopolnitve in popravki pa bodo moteči. Predvsem pri bibliografskih podatkih, ki so pomembni za aplikacijo bibliografij raziskovalcev, bodo morali biti katalogizatorji še posebej pazljivi in spoštovati sprejete dogovore. Kratkoročno lahko pričakujemo povečan obseg dela za odpravljanje nesoglasij in sporov med katalogizatorji, prav tako pa tudi povečan obseg dela na področju izob- raževanja. Po uvedbi vmesnika COBISS3/Katalogizacija bo treba postopoma ustrezno prilagoditi tudi program izobraževanja in večino nadaljevalnih tečajev združiti v en tečaj. Kasnejše verzije COBISS3/Katalogizacije predvidevajo nadaljnje izboljšave za doseganje večje kakovosti bi- bliografskih zapisov ter učinkovitosti katalogizatorjev. Predvidena je npr. uvedba statusa začasnega zapisa, različnih nivojev popolnosti zapisov, polja za izvor po- datkov itd. Nadgradnja normativne kontrole Aktivnosti pri projektu priprave Splošnega geslovnika COBISS.SI (SGC) so se v letu 2007 pospešile. Projekt se je začel izvajati leta 2000, vendar je bilo sodelo- vanje osrednjih specializiranih informacijskih centrov (OSIC-ev) v obdobju od 2003 do 2006 prekinjeno. V tem času, ko se je projekt izvajal samo v IZUM-u, je bil geslovnik dopolnjen s približno 4.100 novimi za- pisi, približno 4.000 zapisov pa je bilo redigiranih. Baza podatkov je bila vključena v COBISS/OPAC, pripravljena so bila osnovna navodila za izgradnjo in redakcijo SGC, opravljeno izobraževanje za OSIC-e ter zastavljeno delo v zvezi z dopolnitvami formata COMARC/A. Po ponovni vzpostavitvi sodelovanja z OSIC-i je bilo v letu 2007 do konca septembra v bazi podatkov na novo kreiranih 864 zapisov (za prav toliko izbranih izrazov) in dodanih 1.624 neizbranih izrazov. Baza podatkov SGC je tako konec septembra 2007 vsebovala 11.224 zapisov za 25.400 izbranih in neizbranih izrazov [4]. V letu 2007 se je projektu pridružil tudi NUK, ki je pre- vzel področje geografskih imen ter področje knjižničar- stva. Pred vključitvijo geslovnika SGC v sistem vzajemne ka- talogizacije naj bi le-ta vključeval okrog 15.000 zapisov s približno 30.000 izbranimi in neizbranimi izrazi. To naj bi se zgodilo do konca leta 2008, in sicer ob predpo- stavki, da do takrat 3.000 zapisov kreirajo OSIC-i (vsak OSIC po 250 zapisov letno), 600 zapisov NUK in 400 IZUM. Vzporedno s kreiranjem novih zapisov in njiho- vo redakcijo pa je treba pred vključitvijo SGC v sistem vzajemne katalogizacije pripraviti še dopolnitve formata COMARC/A, razviti dodatne funkcije v programski opre- mi za vzajemno katalogizacijo ter pripraviti navodila za katalogizatorje. Naslednji projekt, povezan z nadgradnjo normativne kontrole, je uvedba normativne kontrole korporacij. V začetku leta 2006 je bila izvedena prva iteracija program- skega vpisa normativnih zapisov za korporacije v testno bazo podatkov CONOR.SI. Uporabljen je bil podoben algoritem kot pred leti pri programskem kreiranju norma- tivnih zapisov za osebna imena. Tako je bilo na osnovi zapisov, ki so vključeni v slovensko bibliografijo knjig od leta 1990 dalje, kreiranih 6.909 testnih normativnih zapi- sov za imena korporacij. Na osnovi izkušenj, ki smo jih pridobili ob uvedbi norma- tivne kontrole osebnih imen, se zavedamo, da bo treba za kreiranje in redigiranje zapisov za korporacije zagotoviti ožjo skupino posebej usposobljenih katalogizatorjev. Ob- likovanje značnic za korporacije je namreč bolj zahtevno kot oblikovanje značnic za osebna imena in če bi imeli vsi katalogizatorji možnost kreirati kratke normativne zapise tudi za korporacije, bi se pojavilo veliko podvoje- nih zapisov. Prav tako bo treba čim več zapisov za imena korporacij kreirati in redigirati še pred implementacijo v sistem vzajemne katalogizacije. Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS M T 223ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 S testno bazo podatkov in uporabljenim algoritmom je bil v začetku leta 2006 seznanjen tudi NUK [5], ki bo sode- loval pri verifikaciji algoritma ter kreiranju in redigiranju zapisov. Po verifikaciji algoritma bo namreč možno iz- vesti programski vpis normativnih zapisov v pravo okolje sistema vzajemne katalogizacije, temu pa bosta morali slediti tudi redakcija in kreiranje zadostnega števila za- pisov, šele nato pa implementacija normativne kontrole v proces vzajemne katalogizacije. V dogovoru z NUK-om je projekt zaenkrat prestavljen na kasnejše obdobje, predvsem zaradi sprememb, ki se predvidevajo na področju katalogizacijskih pravil za kor- poracije. LOKALNE APLIKACIJE COBISS3 Lokalne aplikacije COBISS3 uporabljajo trenutno le knjižnice v sistemu COBISS.SI, med drugimi tudi dve knjižnici iz Italije, po ena knjižnica pa iz Avstrije in Ar- gentine. V sistemih zunaj Slovenije se implementacija aplikacij predvideva najprej v Bolgariji in Srbiji. Od začetka leta 2007 je v uporabi COBISS3, V4.0, z novo aplikacijo COBISS3/Izposoja, ki vsebuje osnovne funkcije izposoje in jo je možno uporabljati v šolskih ter v manjših specialnih knjižnicah in visokošolskih knjižni- cah. Od 345 knjižnic, ki sodelujejo v sistemu COBISS.SI, ima 191 knjižnic implementirano programsko opremo COBISS3. Od tega ima 182 knjižnic verzijo 4.0, devet knjižnic pa verzijo 2.4 (tabela 3). V testnem okolju se pri- pravlja na prehod v COBISS3 še 45 knjižnic, za prehod iz V2.4 v V4.0 pa 7 knjižnic. Preostalih 109 knjižnic ne kaže posebnega zanimanja za prehod na novo tehnologijo, čeprav jih IZUM na- črtno spodbuja in jim pri tem ponuja vso pomoč. Med njimi prevladujejo specialne, šolske in visokošolske knjižnice. Prehod knjižnice na tehnologijo COBISS3 se začne z izobraževanjem. Osnovno izobraževanje za delo z apli- kacijo COBISS3/Zaloga vključuje dva enodnevna teča- ja (Uporaba programske opreme COBISS3 – Osnovna navodila in COBISS3/Zaloga). Temu sledi testna konverzija vseh podatkov o zalogi iz okolja COBISS2 v okolje COBISS3, ki jo izvede IZUM. Knjižničarji imajo v testnem okolju možnost, da se spoznajo z novo programsko opremo in verificirajo konverzijo podat- kov o zalogi. Ko je knjižnica pripravljena na delo z aplikacijo COBISS3/Zaloga, IZUM izvede konverzijo še v pravem okolju. Knjižničarji, ki dobro poznajo tehnologijo Windows, pri prehodu na programsko opremo COBISS3 nimajo težav in lahko začnejo delati takoj, ko spoznajo novo aplikaci- jo, medtem ko so knjižničarji, ki se pri svojem delu prvič srečajo z računalniško miško, v precej težjem položaju, še posebej tisti, ki pri svojem delu uporabljajo pretežno pro- gramsko opremo COBISS2. Število knjižnic Vrsta knjižnic Po ln op ra vn e čl an ic e V pravem okolju V testnem okolju N iti v p ra ve m n iti v te st ne m V4.0 V2.4 inici- alno iz V2.4 Nacionalna 1 - 1 - 1 - Univ. in visoko- šolske 65 31 4 13 4 17 Specialne 117 31 2 18 - 66 Splošne 64 56 2 4 2 2 Šolske 98 64 - 10 - 24 Skupaj 345 182 9 45 7 109 Tabela 3: Stanje implementacije COBISS3 v COBISS.SI (oktober 2007) Od uvedbe prve aplikacije COBISS3/Medknjižnična iz- posoja, V1.0, v novem programskem okolju v začetku leta 1999 pa do uvedbe COBISS3, V3.0, je bilo možno uporabljati lokalne aplikacije COBISS3, obenem pa po- datke o zalogi še nadalje ažurirati s programsko opremo COBISS2. Z uvedbo COBISS3, V3.0, leta 2005 in s tem dveh no- vih aplikacij COBISS3/Zaloga in COBISS3/Serijske publikacije pa mora knjižnica ob prehodu prekiniti vnos podatkov o zalogi s programsko opremo COBISS2/Ka- talogizacija. To pomeni, da se mora večina knjižničnih delavcev usposobiti za delo z novo tehnologijo. Predvsem za velike knjižnice je prehod precej zahteven, saj morajo usposobiti več ljudi in hkrati reorganizirati tudi nekatere delovne postopke. Nekoliko lažje je knjižničarjem, ki se na novo vključu- jejo v sistem, ker uporabljajo samo uporabniški vmesnik COBISS3. To je možno od marca 2006, ko je bilo v oko- lju COBISS3 uvedeno prevzemanje zapisov iz vzajemne baze podatkov v lokalno bazo podatkov. Uvajanje programske opreme v knjižnicah poteka po- stopoma. Število knjižnic s posameznimi aplikacijami COBISS3 je prikazano v tabeli 4. Osnovna aplikacija za avtomatizacijo lokalnega po- slovanja v knjižnici je COBISS3/Zaloga, ki jo v celoti Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS 224 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 uporablja 165 knjižnic (od 182 knjižnic). Preostalih 17 knjižnic je v pripravljalni fazi, ker so pred kratkim pre- šle na COBISS3 ali pa so se šele pred kratkim vključile v sistem. COBISS.SI COBISS3 Ve rz ija Za če te k uv aj an ja Število knjižnic Skupaj N ac io na ln a U ni v. in v is ok oš ol sk e Sp ec ia ln e Sp lo šn e Šo ls ke Medk. izposoja V1 1999 1 17 4 45 2 69 Nabava V2 2001 1 8 5 46 4 64 Serijske publik. (nabava/vzorci) V3 2005 - 3/3 3/2 16/ 24 1/4 23/33 Zaloga V3 2005 - 31 24 56 54 165 Izposoja V4 2007 - 1 5 - 10 16 Tabela 4: Stanje implementacije posameznih aplikacij (oktober 2007) Z izjemo splošnih knjižnic poteka uvajanje lokalnih apli- kacij COBISS/Medknjižnična izposoja, COBISS3/Na- bava in COBISS3/Serijske publikacije zelo počasi. Ome- njene aplikacije vključujejo postopke avtomatizacije dela na osnovi obdelave knjigovodskih listin, kot so naročila, dobavnice, računi, reklamacije itd. Uvedba teh aplikacij omogoča knjižnici natančno in transparentno spremljanje statusa naročil ter stanje finančnih sredstev, vendar pa zahteva tudi več znanja o postopkih v programski opremi, disciplino pri izvajanju teh postopkov ter dobro sodelo- vanje z računovodsko službo. Aplikacijo COBISS3/Medknjižnična izposoja (V1.0, 1999) uporablja 69 knjižnic, aplikacijo COBISS3/Nabava (V2.0, 2001) 63 knjižnic in aplikacijo COBISS3/Serijske publikacije (V3, 2005) 33 knjižnic – vseh 33 knjižnic uporablja postopke spremljanja dotoka serijskih publi- kacij, le 23 knjižnic pa tudi postopke nabave serijskih publikacij. Postopke, ki so vezani na obdelavo računov v aplikaciji COBISS3/Medknjižnična izposoja, uporablja le 12 knjižnic, od tega 9 splošnih. Velike neizkoriščene možnosti, kar zadeva uporabo lokal- nih aplikacij COBISS3, so razvidne tudi iz slike 1. Slika 1: Stanje implementacije aplikacij COBISS3 (okto- ber 2007) Precej hitreje poteka uvajanje aplikacije COBISS3/Iz- posoja, ki je bila od aprila do konca oktobra 2007 implementirana v 16 knjižnicah, predvsem v šolskih knjižnicah, med katerimi je kar 10 takih, ki so se v sistem COBISS.SI vključile v letu 2006 ali 2007. Iz pregleda števila transakcij v okviru posamezne aplika- cije je razvidno, da je uporaba nove tehnologije najbolj razširjena v splošnih knjižnicah (tabela 5). Tabela 5: Število transakcij v posameznih segmentih (od januarja do oktobra 2007) To, da so pri prehajanju na novo tehnologijo najbolj uspešne splošne knjižnice, je še posebej očitno v primeru uporabe aplikacije COBISS3/Nabava, saj znaša njihov delež v skupnem številu realiziranih nabav (izvodov) monografij kar 85,3 odstotka (slika 2). Število transakcij v knjižnicah COBISS3 N ac io na ln a U ni v. in vi so ko šo ls ke Sp ec ia ln e Sp lo šn e Šo ls ke Sk up aj Nabava (primerki) 17.947 21.988 3.369 305.181 9.409 357.889 Serijske publ. • naslovi • primerki • vzorci • vzajemni vzorci - - - - 810 903 574 102 116 131 171 21 1.810 5.163 2.887 326 54 66 200 6 2.790 6.263 3.832 455 Zaloga - 45.830 14.353 421.923 173.987 656.093 Izposoja - 240 3.145 - 16.554 19.939 Medknjiž. izposoja • zahtevki • naročila • računi 4.036 4.048 79 18.711 18.532 356 1.542 1.519 2 7.849 7.306 801 76 75 - 32.214 31.480 1.238 Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS M T 225ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 Slika 2: Delež realizirane nabave (izvodov) monografij (od januarja do oktobra 2007) Programski opremi COBISS2 in COBISS3 bosta še nekaj časa delovali vzporedno. Deloma je razlog ta, da je treba v COBISS3 na novo razviti še precej funkcij, ki jih vse- buje COBISS2, deloma pa tudi ta, da morajo vse knjižni- ce preiti na novo tehnologijo. Med programi v okolju COBISS2, ki jih je treba na novo razviti, so predvsem številni izpisni programi iz aplikacije COBISS2/Izpisi in različne funkcije v aplikaciji COBISS2/ Izposoja, katerih razvoj je nujen pred implementacijo aplikacije v splošne, večje visokošolske in univerzitetne knjižnice. Še posebej zahteven bo tudi razvoj nove aplikativne ravni in ravni baze podatkov za sistem vzajemne katalogizacije, ki pa za uporabnike ne bosta opazni v tolikšni meri kot razvoj uporabniške ravni. SPLETNE APLIKACIJE ZA KON^NE UPO- RABNIKE V okviru spletnih aplikacij za končne uporabnike so no- vosti vključene predvsem v aplikacijo COBISS/OPAC in aplikacijo Bibliografije. Med novostmi v spletni aplikaciji COBISS/OPAC je ser- vis moja knjižnica, ki omogoča končnim uporabnikom vpogled v izposojeno gradivo, podaljšanje roka izposoje gradiva, rezervacijo gradiva, naročanje po medknjižnični izposoji in sprejemanje obvestil knjižnice po e-pošti ali s SMS-sporočili. Pomembna novost v aplikaciji COBISS/OPAC je tudi uskladitev kod za jezike s standardom ISO 639-2 in uvedba posebnega podatka za pisavo. Še posebej je ta novost pomembna za sisteme, v katerih se uporablja cirilica. Projekt poenotenja uporabe kod za jezike in pisave v COBISS.Net se je začel v letu 2004 in zaključil v letu 2007. V letu 2007 je projekt zahteval veliko večji obseg človeških virov, kot je bil predviden, zato projekt COBISS/OPAC, V6.0, ni bil realiziran. Projekt je imel nižjo prioriteto in je predvideval naslednje novosti: im- plementacijo standarda ISBD(CR), reorganizacijo zadet- kov iskanja, uvedbo nekaterih novih formatov za prenos zapisov (npr. EndNote Web) in izločitev izpisa zapisov, za katere ni dostopnega izvoda. Projekt se bo izvajal v letu 2008 in bo imel najvišjo prioriteto. Druga obsežna spletna aplikacija so bibliografije, v okvi- ru katere so bile realizirane številne novosti: uvedba for- mata XML, citiranost v servisu Web of Science za zapise iz COBIB.SI, objava podatkov za razpis na ARRS itd. Obe spletni aplikaciji izkazujeta visoko stopnjo upora- be in ta še vedno narašča. Nizka pa je stopnja uporabe funkcij, katerih implementacija je odvisna od odločitve knjižnice, ali servis sploh ponudi uporabnikom ali ne. Tak primer je npr. servis moja knjižnica. Servis moja knjižnica so implementirale knjižnice v Slo- veniji, medtem ko ga je zunaj Slovenije implementirala samo Univerzitetna knjižnica “St. Kliment Ohridski” v Bitoli. Od 345 slovenskih knjižnic uporablja v okolju COBISS2 ali COBISS3 izposojo 200 knjižnic, od tega uporablja servis elektronskega obveščanja uporabnikov le 114 knjižnic. Podaljšanje roka izposoje in rezerviranje gradiva preko spleta omogoča uporabnikom le 89 knjiž- nic, samo podaljšanje roka izposoje gradiva 43 knjižnic in naročanje po medknjižnični izposoji samo 16 knjižnic. Neizkoriščene možnosti, kar zadeva uporabo servisa moja knjižnica v slovenskih knjižnicah, so razvidne tudi iz slike 3. Slika 3: Implementacija servisa moja knjižnica (oktober 2007) APLIKACIJE ZA PODPORO UPRAVLJA- NJU SISTEMA Z naraščanjem števila sistemov COBISS se vedno bolj kaže potreba po avtomatizaciji postopkov upravljanja sistemov, ki zajema naslednje aktivnosti: Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS 226 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 • zagotavljanje operativnosti sistema, • distribucija dokumentacije in nameščanje novih verzij programske opreme, • implementacija programske opreme, • vzdrževanje centralnih evidenc uporabnikov, • prevajanje uporabniških vmesnikov in priročnikov COBISS, • pomoč knjižničarjem in drugim uporabnikom, • izobraževanje knjižničarjev in drugih uporabnikov. Za sistem COBISS.SI izvaja vse naštete aktivnosti IZUM, v drugih avtonomnih sistemih pa pristojni knjižnični informacijski servisi pri nacionalni knjižnici. IZUM so- deluje pri zagotavljanju operativnosti sistemov v drugih avtonomnih sistemih, če se pojavi napaka v programski opremi. Obenem IZUM nadzira tudi nekatere ključne postopke pri implementaciji programske opreme in iz- obražuje knjižničarje, ki vodijo tečaje COBISS zunaj Slovenije. Tudi na področju upravljanja sistema je bilo v letu 2007 nekaj novosti. V sistemu COBISS.SI je bil vzpostavljen centralni register uporabnikov programske opreme in ob- javljen portal Izobraževanje [6], ki omogoča: • vpogled v zasedenost tečajev, • vpogled v evidenco imetnikov licenc za vzajemno katalogizacijo, • izpis potrebnih aktivnosti za pridobitev licence za vzajemno katalogizacijo, • prijave na tečaj in odjave, • vpogled v zgodovino prijav in odjav itd. V kratkem je predvidena vključitev novosti, ki bo odgo- vorni osebi v knjižnici omogočala dodeljevanje uporabni- škega imena novemu sodelavcu v knjižnici in potrjevanje pooblastil za delo v sistemu; le-ta bodo programsko nastavljena po zaključenem tečaju. Prav tako bodo na portalu Izobraževanje objavljeni e-priročniki za formate COMARC in priročniki za uporabo programske opreme COBISS3. Predvidena je tudi postopna implementacija centralnega registra uporabnikov in portala Izobraževanje v drugih sistemih COBISS.Net. V pripravi je tudi portal za prevajanje. Z vključitvijo Bolgarije v mrežo COBISS.Net bo IZUM zagotavljal prevode formata COMARC, uporabniškega vmesnika za programsko opremo COBISS3 in priročnike COBISS3 v angleščino, knjižnični informacijski servisi pa bodo za- gotovili prevode v svoje nacionalne jezike. Uporabniški vmesnik COBISS3 namreč vsebuje že sedaj več kakor 12.000 besed in besednih zvez, uporabniški priročniki za formate COMARC obsegajo okrog 1.000 strani, vsi uporabniški priročniki COBISS3 pa okrog 700 strani. Z razvojem aplikacije COBISS3/Katalogizacija in dodatne funkcionalnosti v aplikaciji COBISS3/Izposoja ter dopol- njevanjem vseh drugih aplikacij pa bo to število še precej naraslo. ZAKLJU^EK Konec leta 2007 je IZUM izvedel anketo, ki je med dru- gim vsebovala tudi vprašanje o prioritetah razvoja apli- kacij COBISS. Anketa je bila poslana 345 knjižnicam v sistemu, prejeli pa smo 107 odgovorov. Vodje knjižnic smo vprašali, kako ocenjujejo razvojne prioritete za devet segmentov programske opreme COBISS. Izbrati je bilo možno tri segmente in jih oceniti s prioriteto 1 (najvišja prioriteta), 2 ali 3. Največje število ocen z najvišjo prioriteto je dobila apli- kacija COBISS3/Katalogizacija, sledili so Splošni geslov- nik COBISS.SI, COBISS3/Izposoja in COBISS/OPAC. Enak vrstni red smo dobili tudi, če smo upoštevali skupno število ocen 1, 2 in 3 (slika 4). Slika 4: Prioritete razvoja (rezultati ankete) Enak vrstni red prioritet razvoja so podale univerzitetne in visokošolske knjižnice ter specialne knjižnice, medtem ko so splošne knjižnice dale prednost razvoju SGC ter enako prioriteto aplikacijama COBISS3/Katalogizacija in COBISS3/Izposoja. Šolske knjižnice so dale prioriteto razvoju aplikacij COBISS3/Katalogizacija, COBISS3/Za- loga in COBISS3/Izposoja. Reference [1] Platforma COBISS. Dostopno na: http://www.izum.si. [2] IZUM (2007). Ažuriranje bibliografskih podatkov v COBISS3/Ka- Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS M T 227ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 talogizaciji, V2.0 (Delovno gradivo). Maribor: IZUM. Dostopno na: http://www.izum.si. [3] IZUM (2007). Zapisnik sestanka s predstavniki NUK-a. Maribor: IZUM. Dostopno na: http://www.izum.si. [4] IZUM (2007). Poročilo o delu OSIC-ev pri pripravi Splošnega geslovnika COBISS.SI za obdobje od 1. januarja do 30. septem- bra 2007. Maribor: IZUM. [5] IZUM (2006). Dopis NUK-u o programskem vpisu normativnih zapisov za korporacije v testno bazo podatkov CONOR.SI (3. maj 2006). Maribor: IZUM. [6] IZUM (2007). Portal Izobraževanje IZUM. Dostopno na: http:// home.izum.si/izum/izobrazevanje/. Opomba 1 FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records – funkcionalne zahteve za bibliografske zapise) Marta Seljak: NOVE APLIKACIJE V SISTEMU COBISS