358
O delu arhivov in zborovanjih
Arhivi 27 (2004) št. 2
Sovjetske okupacijske cone v Nemčiji 1945 1949",
"Gradivo centralnega aparata SMAD in uprave SMA dežel v sovjetski okupacijski coni", - "Politika SMAD na področju kulture, znanosti in izobraževanja (1945-1949): cilji, metode in rezultati",
"SMAD in organizacija upravnih organov v Vzhodni Nemčiji" itd.
Osrednja načrtovana tiskana publikacija, ki bo izšla v ruščini in bo nato prevedena tudi v druge jezike, bo serija zvezkov "Sovjetska vojaška uprava v Nemčiji 1945 1949: Dokumenti, gradivo in raziskave".
Trije računalniški programi za delo v arhivih: SCOPE, AUGIAS DATA in V.E.R.A
Tako kot na vsakoletnih nemških arhivskih kongresih so ustvarjalci informacijske tehnologije za strokovno delo v arhivih tudi na XV. mednarodnem kongresu na Dunaju predstavili arhivske računalniške aplikacije, predvsem nove verzije programov SCOPE, AUGIAS DATA in V.E.R.A., ki jih uporabljajo v Evropi, zlasti v Nemčiji, Švici in Avstriji že od srede devetdesetih let prejšnjega stoletja. Omenjene tri arhivske računalniške aplikacije, ki celovito rešujejo elektronsko poslovanje v arhivih, vključno s skeni-ranjem arhivskega gradiva in dostopom do elektronskih podatkovnih zbirk arhivov on line prek spleta, sem na kratko opisal in primerjal s slovenskim projektom InfoArh že v članku "Pogledi na strokovno zasnovo INFOARH-a tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, 2. zbornik, Pokrajinski arhiv Maribor, 2003, str. 241 256" oziroma na posvetovanju v Radencih leta 2003.
Že pred petnajstimi leti smo lahko ugotavljali, da na primer slovenska ARMIDA v ničemer ne zaostaja za programi, ki so jih za delo v arhivih v okolju DOS razvijali hkrati ali celo nekoliko kasneje v Nemčiji, Kanadi ali na Škotskem. Tudi v zadnjih desetih letih je po svetu v okolju Windows na razpolago za primerjavo stanja in razvoja informatizacije slovenskih arhivov več računalniških programov in aplikacij za delo v arhivih, ki vsebujejo skoraj povsem enake module oziroma strokovne rešitve. Zato nam v Sloveniji pri že več kot osemletnem razvoju aplikacije InfoArh ni potrebno odkrivati Amerike. Na Dunaju smo lahko ponovno primerjali razvoj oziroma delovanje arhivske računalniške aplikacije V.E.R.A. (Verwaltungs-, Er-schliessungs- und Recherchesystem für Archive), ki ga je leta 1998 razvilo podjetje Startex iz Bonna za Državni arhiv Severnega Porenja in Westfalije iz Düselldorfa v Nemčiji. Aplikacija vsebuje vse module, potrebne za obvladovanje vseh strokovnih nalog arhivov, podatkovno zbirko pa podpira Oracle 9i.
Arhivske aplikacije firme AUGIAS DATA se uporabljajo v Nemčiji, Italiji, Avstriji, Danski in Švici že od leta 1990, in sicer v več kot 600 javnih in zasebnih arhivih, z aplikacijo AUGIAS-Archiv pa dela že prek 1200 arhivistov in arhivarjev. Zdaj je razvita
oziroma je v uporabi že verzija 7.4 v nemški, angleški in italijanski jezikovni izvedbi. Aplikacija AUGIAS-Archiv, s katero je mogoče voditi arhivske evidence, strokovno obdelovati, klasificirati in popisovati vse vrste arhivskega gradiva, izdelovati elektronske in klasične arhivske popise in inventarje, obvladovati elektronske dokumente (PDF format) in zagotavljati bazo oziroma iskanje podatkov prek intraneta in interneta itd. Baza podatkov deluje v Oraclu 8i/9i. Aplikacija, ki podpira več različnih formatov teče, v windowsih 98 do XP, na terminal serverjih MS, na noveli netwaru 5,x/6x in windowsih NT/2000/XP/2003. V tehničnem smislu aplikacija omogoča vnos podatkov, obdelavo podatkov, arhiviranje elektronskih podatkov in dokumentov, skeniranje papirnih dokumentov in razpoznavanje znakov OCR, sortiranje, iskanje in tiskanje podatkov, vodenje uporabe arhivskega gradiva, skladiščenje, statistiko in obračunavanje arhivskih storitev, upravljanje fondov in zbirk, prezentacijo baze podatkov na internetu, administracijo aplikacije itd. Pri tej aplikaciji pogrešam predvsem modul za varstvo arhivskega gradiva pred prevzemom v arhiv oziroma za delo z ustvarjalci gradiva.
Še največje pozitivne spremembe smo lahko opazili pri aplikaciji ScopeArchiv, ki ga je razvilo podjetje Scope solutions A. G. iz Basla za Državni arhiv kantona Basel mesto v Švici, uporablja pa se v javnih ter zasebnih arhivih v Švici, Avstriji in Albaniji od leta 1999. Program je razvit v nemškem, angleškem in francoskem jeziku, delno oziroma skoraj v celoti pa je mogoče posamezne module prilagoditi tudi za delo v slovenščini! To je tudi aplikacija, ki bi jo bilo potrebno nekoliko bliže primerjati s slovenskim InfoArhom, ker gre za zelo podobno zasnovo strokovnih modulov in tehničnih rešitev, le da se aplikacija ScopeArchiv v praksi uporablja za strokovno delo v arhivih že več kot pet let. Velik poudarek aplikacije je na modulu varstvo arhivskega gradiva pred prevzemom v arhiv pri ustvarjalcih gradiva z možnostjo integracije elektronskih podatkov in elektronskih dokumentov različnih formatov, na digitalizaciji arhivskega gradiva, dostopu do baze podatkov prek interneta itd. Podatkovna baza deluje na Oraclu od verzije 8.1 dalje. Podjetje ponuja tudi aplikacijo ScopeDossier, ki omogoča vodenje pisarniškega poslovanja za ustvarjalce arhivskega gradiva z razvrščanjem gradiva (dokumentov in dosjejev) po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov.
ScopeArchiv je zasnovan kot modularni sistem, ki je poleg modula Osnovne funkcije aplikacije (osnovni tehnični podatki, uporabniki aplikacije, njihove pristojnosti in kode, poročila, statistika ter oblikovanje obrazcev) in modula, ki omogoča elektronsko oziroma pisarniško poslovanje samega arhiva (elektronska pošta, vodenje pisarniške evidence, klasifikacijski načrt arhiva itd.), sestavljen iz treh glavnih modulov:
1. varstvo arhivskega gradiva pred prevzemom v arhiv s skupino podatkov o ustvarjalcih arhivskega gradiva, o njegovih pristojnostih in dejavnosti, s podatki o klasifikacijskih načrtih z roki hranjenja ter podatki o izročanju arhivskega gradiva v pristojni arhiv, vključno z migracijo klasifikacijskih načrtov, elektron-
Arhivi 27 (2004) št. 2
O delu arhivov in zborovanjih
359
skih prevzemnih popisov ter izvirnega elektronskega arhivskega gradiva;
2.	strokovna obdelava arhivskega gradiva s popisovanjem najrazličnejših vrst gradiva in indeksiranjem deskriptorjev v skladu z mednarodnimi standardi in drugimi predpisi za arhivsko popisovanje. Pri tem je mogoče za posamezne vrste arhivskega gradiva pri popisovanju oblikovati poljubne vhodne obrazce, določati tektoniko oziroma hierarhično strukturo popisnih enot na vseh nivojih na podlagi različnih klasifikacijskih načrtov, integrirati v bazo podatkov meta-podatke, elektronske dokumente in elektronske popise s klasifikacijskimi načrti ustvarjalcev gradiva v zelo različnih formatih, skenirati papirne dokumente, fotografije, mikrofilme in filme (slikovni asistent), tehnično urejati in preurejati arhivske enote, na različne načine iskati podatke ter nenazadnje tiskati arhivske popise in inventarje. Iskanje podatkov v intranetu in on line iskanje podatkov preko interneta je mogoče s pomočjo elementov popisovanja, s pomočjo deskriptorjev in z iskanjem po polnem tekstu.
Ta modul obsega tudi upravljanje arhivskih fondov v arhivih (vodenje registra fondov in zbirk) ter upravljanje arhivskih depojev z reproduciranjem arhivskega gradiva (varstvo gradiva v skladiščih, razporeditev fondov in zbirk v skladiščih, izposoja gradiva iz skladišč, varnostno ter uporabniško kopiranje gradiva v obliki fotokopiranja, mikrofilmanja in skeniranja);
3.	uporaba arhivskega gradiva, ki uporabnikom omogoča iskanje podatkov in dokumentov v intra in internetu, arhivom pa izdajanje informacij, potrdil in kopij dokumentov, vodenje evidence o uporabi gra diva oziroma vodenje arhivske čitalnice.
Glede strokovne zasnove in njene celovitosti, pa tudi glede tehničnih rešitev, čeprav podatkovna zbirka deluje v oraclu in ne v informixu, bi bila aplikacija ScpopeArchiv za slovenske državne arhive lahko zelo zanimiva. Vsaj za primerjavo, saj moramo kdaj pa kdaj pogledati tudi malo k sosedom, še posebej k tistim v Evropski uniji. Predstavitev aplikacije bomo organizirali v Arhivu RS v prvi polovici leta 2005.
Vladimir Zumer
Arhivi in znanje - arhivsko izobraževanje
V sekciji "Arhivi in znanje profesionalni razvoj", ki jo je vodil komite za izobraževanje pri Mednarodnem arhivskem svetu, je tekla beseda o izzivih sodobnega izobraževanja arhivistov. Christine Martinez (iz direkcije francoskih arhivov v Parizu) je predstavila razvoj programov za usposabljanje arhivistov. Poudarila je, da izobraževanje arhivistov doživlja razvoj evolucijo. Ena od težav je, kot je opozorila Christine Martinez, prepad med univerzitetnim izobra-
ževanjem in prakso, saj študentom primanjkuje praktičnih izkušenj. Težnje so v povezavi študija, saj naj bi povezoval teoretični študij s praktičnimi delavnicami. Perspektivo izobraževanja bi morali gledati s staališča arhivskih ustanov in pri tem upoštevati profil arhivskih institucij. Metodologija izobraževanja naj bi upoštevala tudi različnost arhivov (glede na velikost, pristojnost itd.). Nujno je okrepiti dialog med izobraževalnimi ustanovami (univerzami, arhivskimi šolami ipd.) in arhivi, tako javnimi kot zasebnimi. V nadaljevanju je Jožo Ivanovič (Hrvatski državni arhiv, Zagreb) predstavil študijo komiteja za izobraževanje pri MAS o metodologiji za načrtovanje izobraževanj in ocenjevanje, Komite je pripravil nov model izobraževanja, njegovo izhodišče je v identifikaciji in distribuciji pristojnosti, Izhodišče v študiji so bile pristojnosti organizacije kot celote nato pa so šle proti bolj individualnim kompetencam. Za študijo je bil pripravljen vprašalnik o izobraževalnih potrebah institucij. Izkazala se je potreba po bolj praktičnem izobraževanju. Izobraževalne ustanove bi morale biti sposobne ponuditi znanje, ki ga ustanove potrebujejo, zato pa je treba potrebe vedno znova specificirati. Za ustrezno arhivsko izobraževanje je nujno potreben dialog med različnimi izobraževalnimi institucijami in arhivi. Samo to bo omogočilo, da bo šolanje upoštevalo potrebe. Te so v različnih državah različne, izobraževanje arhivistov je povezano tudi z ravnijo preostalega izobraževanja v državi. Študija je še vedno v delovni verziji in dopolnjevanju. Referat Joža Ivanoviča je spodbudil razpravo, v kateri je Hans Hofman poudaril razliko med izobraževanjem pred vstopom v institucijo in po njem. Ti dve vrsti izobraževanja je potrebno razlikovati. Poudaril je, da izobraževanje pred vstopom ne more biti izolirano in namenjeno le eni točno določeni inštituciji. Nekoliko je kritiziral predlog, saj se postavlja vprašanje realističnosti takega pristopa. Cristina Martinez je v razpravi opozorila na potrebo po več znanja o zgodovini institucij, elektronskih arhivih, vendar pa to niso kompetence, ampak vsebine. Zagovorniki so menili, da gre za novo paradigmo, ki govori v terminu kompetenc in to uvaja tudi v izobraževanje. Kompetence pa so reazlične v različnih državah, različnih ustanovah. Lažje se je z izobraževalnimi ustanovami dogovoriti glede splošnih kompetenc, nato to kompetenco umestiti v specifičen kontekst. V popoldanski sekciji je nastopil Didier Bondue (iz poslovnega arhiva v Parizu; deluje tudi v sekciji poslovnih arhivov). Zavzel se je za načrt izobraževanja, ki ustreza potrebam po specialistih. Tako je tudi sekcija poslovnih arhivistov pri Francoskem arhivskem društvu razvila mrežo pristojnosti za svoje zaposlitve na arhivskem področju. To so predstavili skupaj s komitejem za izobraževanje.
Arhivi in družba - pravni in politični vidiki premeščenega arhivskega gradiva
V sekciji "Arhivi in družba" so bile posebno zanimive razprave o pravnih vprašanjih, predvsem dislociranih — premeščenih (odpeljanih itd.) arhivov. Z