Elisabeth SCHÖGGL-ERNST*
* Leiterin des Referat Justiz- und Finanzarchive/Reprographie im Steiermärkischen Landesarchiv Graz
Der Wert der Archive in der Gesellschaft: Ein österreichischer Weg
SCHÖGGL-ERNST, Elisabeth, Valofi-sation of Archives: One Austrian Solution. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 249-255.
Original in German, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English
Comparing the three cultural institutions -museums, libraries and archives - museums and libraries are well known among the people. What are the methods to improve the acceptance of archives? It is important to improve access to archives and archival services. Knowledge management is one of the most important tasks of archives. Semantic nets will help us to create combined information which will give the researcher exact answers. The new archival information system of the National Archives of Styria shows one solution on the way to improve archival services.
SCHÖGGL-ERNST, Elisabeth, La valo-
fizzazione degli afchivi: una soluzione austriaca. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 249-255.
Nel confrontare le tre istituzioni culturali — musei, biblioteche ed archivi — si vede che musei e biblioteche sono abbastanza noti alla gente. Che metodi esistono per migliorare il
1. Michael Hochedlinger, „Verdrossen und einsam?" Der Archivar im Spannungsfeld zwischen historischer Wissenschaft und „Benützerservice". In: «Scrinium» 61/62 (2007/2008), pp. 83105.
Einleitung
Vergleicht man die klassischen Gedächtnisinstitutionen Archive, Bibliotheken und Museen hinsichtlich ihrer öffentlichen Akzeptanz, muss man feststellen, dass Archive gegenüber den beiden anderen Institutionen weit abgeschlagen im Hintergrund stehen. Was ist die Ursache dafür? Museen versuchen mit ihren Ausstellungen nicht nur die heimische Bevölkerung, sondern auch touristisches Publikum anzuziehen. Die anschaulichen, meist gegenständlichen Objekte, welche in inhaltlich zusammenhängender Form präsentiert werden, sind geeignet dafür, ein breiteres Publikum anzusprechen. Das gebildete Bürgertum sieht es zudem als eine Pflicht, Ausstellungen, die in aller Munde sind, zu besuchen, um den gesellschaftlichen Ansprüchen gerecht zu werden. Ein Museums- oder Ausstellungsbesuch zählt daher zu den Ereignissen, an denen man teilhaben soll.
Bibliotheken haben in den letzten Jahren und Jahrzehnten stark aufgeholt. Viele Bibliotheken haben ihre Buchbestände und Sammlungen schon längst elektronisch erfasst und stellen diese Daten über Internet dem Publikum für Recherche und Onlinebestellung zur Verfügung. In der Regel haben sich Bibliotheken im Verbund entweder national oder sogar international zusammengeschlossen. Ihre Bestände sind daher gemeinsam im Web recherchierbar. Diese erweiterte Serviceleistung wird gern vom Publikum angenommen. Die Institutionen haben dadurch einen größeren Bekanntheitsgrad und eine höhere Akzeptanz erreicht. Sie werden auch aufgrund der fachübergreifenden Projekte besser dotiert als dies etwa Archive sind.
Ein Vergleich der Besucherfrequenz aller drei Institutionen zu Beginn der 1990er Jahre brachte das Ergebnis, dass auf 6.000 Museumsbesucher 1.000 Bibliotheksleser, aber nur 1 Archivbenutzer kommen. Archive können demnach mit dem Publikumsstrom der Museen und Bibliotheken bei weitem nicht mithalten. Unsere Öffentlichkeitswirksamkeit hält sich in weitaus engeren Grenzen1.
Eine viel diskutierte Frage in diesem Zusammenhang ist es, ob wir eine Erhöhung der Benützerfrequenz überhaupt wollen und bewältigen können. Archivalien sind nicht allein zum Betrachten für den Besucher gedacht, sondern dienen der Grundlagenforschung und der Rechtstitelsuche. Wir entlehnen keine Massenprodukte, unsere Unikate werden in der Regel im Lesesaal zur Einsicht bereitge-
stellt. Über das Angebot im Internet bietet sich die Möglichkeit, einen Teil der Benützer im virtuellen Lesesaal zu bedienen und damit unsere Serviceleistungen zu verbessern. Die Qualität des Angebots im Web ist allerdings der maßgebliche Schlüssel für die Zufriedenheit dieses Forscherpublikums.
Viele Archive stellen ihre Bestände im Internet vor. Die Präsenz im Netz ist wesentlich, da viele und vor allem junge Menschen ihre Recherchen hauptsächlich über Internet durchführen nach dem Motto „Quod non est in Google non est in mondo". Die Wissenschaft betrachtet diese Praxis zwar zu Recht mit kritischen Blicken. Dennoch bleibt es eine Tatsache, dass die Präsenz der Archive in diesem Medium wesentlich für ihre allgemeine Akzeptanz ist. Die hierarchische Strukturierung der Archivbestände gestaltet sich allerdings viel komplexer als Bibliotheksbestände dies sind. Oft bleibt das Angebot im Internet eine Beständeübersicht, da eine Einzelerschließung aufgrund der Fülle von Material nicht zu bewältigen ist. Eine Bestandsbeschreibung ermöglicht aber nur grobe Trefferergebnisse in einer Recherche. Um diesem Umstand entgegenzuwirken, gehen einige Archive den Weg der Retrokonversion. Archivbehelfe werden digitalisiert, codiert und recherchierbar gemacht.
Archivportale ermöglichen dem Web-User auch am Archivsektor übergreifende Recherchen. Leider ist in Österreich ein Zu-sammenschluss der größeren Archive noch nicht gelungen, obwohl über das Archivportal schon lange Jahre diskutiert wurde.
Immer öfter muss man feststellen, dass Archive Bibliotheken unter- oder zugeordnet werden. In Österreich wurde das größte Universitätsarchiv, nämlich jenes der Universität Wien, der Universitätsbibliothek unterstellt. Auch den Archiven der Technischen Universitäten droht derzeit dieses Schicksal. Was ist daher zu tun, um das Ansehen der Archive in der Gesellschaft zu erhöhen?
Lösungsmöglichkeiten
consenso verso archivi? E' importante migliore l'accessibilita agli archivi ed ai servizi archivi-stici. La gestione della conoscenza e uno dei piu importanti compiti negli archivi. Le reti semantiche aiuteranno a creare informazioni combinate che daranno al ricercatore esatte risposte. Il nuovo sistema informativo archivi-stico dell'Archivio Nazionale di Stiria fornisce una soluzione al processo di miglioramento dei servizi archivistici.
SCHÖGGL-ERNST, Elisabeth, Valorizacija arhivske dokumentacije: avstrijski primer. Atlanti, Zv. 18, Trst 2008, str. 249-255.
Če primerjamo tri kulturne institucije med seboj, t.j. muzeje, knjižnice in arhive, se zdi, da so muzeji in knjižnice ljudem bolj poznani kot pa arhivi. Kakšna naj bi bila torej pot, da bi izboljšali poznavanje arhivov v družbi? Najprej je treba zagotoviti in popularizirati dostop do arhivov in arhivskih služb. K temu gotovo pripomore upravljanje z znanjem, ki bi moral biti na špici nalog in dejavnosti vsakega arhiva. Semantične mreže, ki jih je uvedlo računalništvo, nam bodo gotovo pomagale pri ustvarjanju takšne informacije, ki bodo uporabnikom nudile vedno boljše odgovore. Novi informacijski sistem v nacionalnem štajerskem arhivu kaže prav gotovo dobro rešitev, kako izboljšati arhivsko službo v tej
Öffentlichkeitsarbeit
Archive haben in ihrer Öffentlichkeitsarbeit unterschiedliche Wege eingeschlagen. Man versucht durch fachspezifische oder auch fachfremde Ausstellungen den Bekanntheitsgrad der Institution in der Bevölkerung zu erhöhen. Ein gewisser, wenn oft auch nur mäßiger Erfolg, stellt sich nur dann ein, wenn genug finanzielle Mittel für die Bewerbung dieser Ausstellungen zur Verfügung stehen.
Kulturelle Veranstaltungen im Archiv, wie Konzerte, Lesungen oder Theatervorstellungen machen zwar den Veranstaltungsraum des Archivgebäudes einem Publikum bekannt, das sonst das Archiv nicht aufsuchen würde, die Institution Archiv mit ihren Aufgaben und Leistungen bleibt dieser Öffentlichkeit aber weiterhin verborgen. Erfahrungen haben bewiesen, dass von Archiven organisierte fachverwandte Vortragsreihen und Symposien größere Akzeptanz bei den Besuchern finden als fachfremde, da der inhaltliche Konnex zum Archiv besteht.
Weitaus größere Erfolge erzielt man mit speziellen Führungen von überschaubaren Gruppen durch das Archiv. Hier bietet sich die
SUMMARY
Comparing the cultural institutions like museums, libraries and archives, archives are the most unknown among the people. There are different ways to improve the acceptance of archives like prepare exhibitions ore other cultural events, organise symposia ore special guides through the archives. Another solution is to improve access to archives especially in internet. With the help of semantic nets it will be possible to improve the description of records. Internet users will find more exact answers and fewer hits within their searches. Archival software using semantic nets does not exist yet. But within few years archivists will be able to work with combined information and self-learning systems. It is the chance of archivists to improve the description of records as one of the most important tasks in the future. We have to obtain a leading position in the field of knowledge management especially in keeping and making accessible electronic records. With the new archival information system the National Archives of Styria improve access to records. An important part is the possibility to create a hierarchical system for the thesaurimanagement and combine information so that researcher will get more exact information. With the help of the new archival information system we will make our picture collections and maps accessible on internet to improve the service for researchers.
2.	Thomas Just, Erschließung in historischen Archiven — neue Herausforderung, alte Probleme?. In: «Scrinium» 61/62 (2007/2008), pp. 165174. Gregor Egloff, Was interessiert die Off^entli-chkeit an der archivischen Erschließung? Anmerkungen zur Fremd- und Selbstwahrnehmung im Archiv. In: «Scrinium» 61/62 (2007/2008), pp. 156-164.
3.	Gerhart Marckhgott, Wissensräume im Archiv. Überlegungen zur Zukunft archivischer Erschließung. In: «Archivalische Zeitschrift» 88. Festschrift Hermann Rumschöttel zum 65. Geburtstag, hg. von Gerhard Hetzer und Bodo Uhl. Bd. 2. Köln/Weimar/Wien 2006, p. 589. Gerhard Marckhgott, Von der Schreibmaschine zum Bildschirm - und was sich sonst noch ändern könnte. Eine Herausforderung. In: «Scrinium» 61/62 (2007/2008), pp. 150-155.
Gelegenheit, das Archiv, seine Aufgaben, Leistungen und Kostbarkeiten gezielter darzustellen. Diese Einblicke haben sich als durchaus effektiv und öffentlichkeitswirksam erwiesen.
Es gäbe noch eine Reihe weiterer Aktivitäten aufzuzählen, welche die öffentliche Akzeptanz der Archive vergrößern sollen, die hier nicht weiter ausgeführt werden. Eine allgemeine Tendenz muss allerdings angemerkt werden, nämlich der steigende Druck zur Kommerzialisierung unserer Leistungen. Dieser vermehrte Drang, Einnahmen zu lukrieren, birgt die Gefahr in sich, die Qualität unserer Arbeit zu vermindern, wenn wir unsere Arbeitszeit in jenen Bereichen erhöhen müssen, aus welchen Kapital zu schlagen ist, wie etwa aus bezahlten Recherchen für das Publikum, anstatt die Zeit für die Kernaufgaben der Archivare aufbringen zu können, nämlich für die Erhaltung und Erschließung einzigartigen Kulturgutes.
Erschließung
Wichtiger als das Werben mit archivfremden Mitteln um die Gunst eines neuen Publikums ist die Verbesserung der Serviceleistungen für unsere Forscher, Rechtstitelsuchenden und Partner. Die Erleichterung und Verbesserung des Zuganges zu den Archivalien spielen dabei eine wesentliche Rolle. Dies erzielt man durch eine anspruchsvolle Tiefenerschließung, wo immer diese möglich gemacht werden kann. Den gesamten Inhalt großer Behördenarchive wird man nicht bis ins Detail erschließen können. Hier muss eine ausführliche Bestandsbeschreibung den Benützer an den Bestand heranführen, sodass sich auch ein Halbprofi zurechtfinden kann. Je detaillierte Bestände erschlossen sind, umso besser werden die Benüt-zer allein recherchieren können. Viele tiefer gehende Fragestellungen wird weiterhin der Archivar in einem Beratungsgespräch klären müssen, da sein Erfahrungswissen und die Kenntnis der Verwaltungsentwicklungen über die Erschließungsdaten hinaus Zusammenhänge klären und er dadurch präzise Informationen weitergeben kann.
Ein rascher und einfacher Zugang zu den Archivinhalten ohne Wartezeiten auf die Aushebungen ist durch die Webpräsentationen von Archivbeständen realisiert worden. Eine Verbesserung des Zuganges zum Archivgut erfolgt durch eine qualitätvolle Erschließung unter Anwendung internationaler Standards, die mittlerweile auch in der österreichischen Archivlandschaft Eingang gefunden haben. Die Einhaltung der Standards ist die Grundvoraussetzung für eine vernetzte Suche in einem Portal2.
Erschließen und Bereitstellen von Informationen werden vor allem im Zeitalter des elektronischen Akts und des digitalen Archivs mehr Raum in unserem Tätigkeitsumfeld einnehmen müssen. Die Bereitstellung digitalen oder digitalisierten Archivgutes bedeutet aber erst dann eine Qualitätsverbesserung, wenn adäquate Erschließungsmethoden zur Verfügung stehen^. Dieses Feld bietet den Archivaren die Chance, eine neue Kernkompetenz weiter zu entwickeln, nämlich die Erschließung und Vermittlung von strukturiertem Wissen und interaktiven Erkenntnissen. In unserer vielfach zitierten „Informationsgesellschaft", die uns mit Daten überflutet, ist es längst notwendig geworden, Informationen zu strukturieren und zu kombinieren. Anderenfalls wird sich der unerfahrene Archivbenutzer hilflos durch Datenmengen kämpfen, ohne die Antworten entspre-
chend seiner Fragestellung zu erhalten. Wir müssen uns daher intensiver den Erschließungskriterien und der Wissensvermittlung zuwenden. Unser Ziel ist die intelligente Erschließung des digitalen und digitalisierten Archivgutes. Archive werden sich daher durch Wissensmanagement ihre Position in der Informationsgesellschaft erobern müssen.
Höhere Trefferquoten sind durch den Einsatz semantischer Netze, einer vernetzten Form der Informationsverwaltung, zu ermöglichen. Semantische Netze werden bereits im IT-Bereich eingesetzt. Die Betreiber großer Suchmaschinen sind natürlich an Weiterentwicklungen auf diesem Sektor interessiert. Im semantischen Netz werden Begriffe zueinander in Bezug gestellt. Eine Information wird gemeinsam mit ihrem Kontext gespeichert. Beziehungen zwischen den einzelnen Informationen werden hergestellt. Archivische Fachbegriffe und historische Verwaltungsterminologie können mit Begriffen der modernen Sprachwelt verknüpft und damit vom Publikum verstanden werden. Synonymen kann die entsprechende Bedeutung zugewiesen werden. Einmal hergestellte Verbindungen werden vom System gespeichert und sind in der Folge abrufbar, das heißt, das System ist lernfähig.
Fertige Softwareprodukte für den Einsatz in Archiven sind noch nicht am Markt. Archivare haben auch nicht die Aufgabe, an diesen Produkten zu arbeiten, wir müssen sie nur mit Inhalten befüllen.
Das neue Archivinformationssystem des Steiermärki-schen Landesarchivs
Erschließung
Seit dem Beginn der 1990er Jahre ist im Steiermärkischen Landesarchiv eine Archivdatenbank in Betrieb, eine relationale Datenbank basierend auf einer zentralen Oracle Datenbank. Damit wurden nicht nur Erschließungsarbeiten durchgeführt, sie hatte auch Funktionalitäten eines Archivinformationssystems, wie die Benüt-zerverwaltung, die Standortverwaltung, das elektronische Zuwachsprotokoll sowie die Restaurierungsdokumentation. All diese Funktionalitäten wurden bisher nur archivintern eingesetzt. Der Gedanke der Verbesserung der Serviceleistungen für den Recherchierenden stand schon damals im Vordergrund.
Mit dem neuen Archivinformationssystem sollen diese Serviceleistungen weiter ausgebaut und um die Recherchierbarkeit im Internet erweitert werden. Einer der Kernbereiche umfasst die Verbesserung der Erschließungsfunktionen. Neben den standardisierten Erschließungsfeldern ist uns der Ausbau der verschiedenen Thesauri ein besonderes Anliegen. Bereits in der ersten Datenbank wurden Personen-, Orts- und Sachthesauri angelegt, die in das neue System übernommen werden. Schon damals wurden zwei Sacherschließun-gsfelder eingeführt, wobei das eine Feld einen fixen Thesaurus von etwa 200 Sachgebieten zum Inhalt hatte. Die zweite Sacherschließung erfolgte durch eine freie Beschlagwortung. Durch die Kombination der hierarchisch höheren Sachgebiete mit den untergeordneten freien Schlagworten erhielt man in der Recherche genauere Treffer. Diese
Funktionalität wurde im neuen System beibehalten und ausgebaut. Nun ist auch eine hierarchische Gestaltung der freien Schlagworte möglich. Zu den Schlagwörtern können sowohl auf der Ebene der Thesaurusverwaltung als auch in der Einzelerfassung Verweise und Notizen angebracht und sie damit mit Zusatzinformationen versehen werden, die den Kontext näher erläutern.
Auch im Ortsthesaurus können Verweise in Form von Ortsnamensvarianten gesetzt werden. Dies ermöglicht die Verknüpfung eines alten Ortsnamen mit dem heute gültigen ebenso wie die Verknüpfung von zweisprachigen Ortsnamen und erleichtert dadurch die Recherche bzw. präzisiert die Treffer.
Den Personen können Rollen und weitere Attribute zugeordnet werden, und dies sowohl in der Thesaurusbearbeitung als auch auf der Ebene der Einzelerfassung. Weitere Erschließungsmöglichkeiten ergeben sich durch die Verknüpfung der Personendaten mit Textdateien, ja ganzen Biographien, Bildern, Ton- und Filmdokumenten. Die Personen werden im Thesaurus mit weiteren Informationen verknüpft. Ein und dieselbe Person kann zugleich im Kontext eines Akts mit besonderen Funktionen und Attributen versehen werden.
Eingabemaske: Erfassung unterschiedlicher Personendaten
Mit dieser vernetzten Erschließung haben wir einen Schritt in die Richtung der semantischen Netze gemacht. Wir sehen mit Interesse einer Software entgegen, die weitere Verknüpfungen möglich macht, einmal abgefragte Kombinationen speichert und damit lernfähig ist.
Bildmodul
Seit 2001 führen wir in unserem Studio für Reprographie systematische Digitalisierungen von Bildbeständen, Karten und Plänen sowie Urkunden und Handschriften durch mit den Zielen, die Originale aus konservatorischen Gründen zu schützen, dem Publikum einen vereinfachten Zugang zu diesem Archivgut zu verschaffen und Arbeitsaufwand durch den Wegfall von Aushebungen einzusparen. Diese Bestände werden mit dem neuen Archivinformationssystem mit den bereits erfassten Metadaten verbunden und automatische Thumbnails, vergrößerte Vorschaubilder und in weiterer Folge Nutzungsformen für den Web-Shop generiert. Für den Benutzerkreis erstellte Digitalisate, die bisher nach der Weitergabe gelöscht worden sind, können nun direkt in das System eingespielt und nachträglich erschlossen werden. Damit wird der Arbeitsaufwand für weitere Recherchen genutzt.
Die Erstellung von Nutzungsformen kann nicht automatisiert über alle Bestände hinweg geschehen, da die Originale verschiedene Größen aufweisen und unterschiedliche Anforderungen der Lesbarkeit an die Digitalisate gestellt werden. In mittelalterlichen Urkunden soll gezoomt werden können, damit auch feine Haarstriche leicht erkennbar sind. Großflächige Katasterpläne im Maßstab 1:1 darzubieten, ist aus Gründen des hohen Speicheraufwands nicht anzuraten. Es muss aber eine Lösung gefunden werden, dass dennoch so weit gezoomt werden kann, dass die Grundrisse der Häuser darzustellen sind. Wesentlich kleinere Ansichtskarten sind im Gegensatz dazu anders zu behandeln. Handschriften werden als pdf gespeichert und so dargestellt, dass der Internetbesucher darin bequem „blättern" kann, als hätte er das Original in der Hand. Dieses Service, das auch schon andere Archive in ähnlicher Form anbieten, erspart speziellen Benützern den Besuch des Landesarchivs und dem Archiv selbst die Aushebungen.
Alle für die Recherchen freigegebenen Bestände werden mittels einfacher und Expertensuche abrufbar sein. Diese Rechercheergebnisse können als Bestellungen für die Einsichtnahme im Lesesaal und als Bestellungen von Reproduktionen in einen Warenkorb gelegt und nach einer Online-Registrierung direkt übermittel werden. Der Bestellvorgang ist sowohl mit der Benutzer- als auch mit der Depotverwaltung verbunden. Der lückenlose interne Workflow wird die zukünftige Arbeit erleichtern und die händische Dokumentation verschiedener Vorgänge ersetzen.
Der digitale Lesesaal
Seit dem Jahr 2007 hat das Steiermärkische Landesarchiv im Lesesaal einen Computerarbeitsplatz eingerichtet, auf welchem alle bisher digitalisierten Bestände abrufbar sind. Dieser virtuelle Lesesaal, der als Übergangslösung bis zum Einsatz des neuen Archivinformationssystems dem Publikum ein zusätzliches Service bietet und für die Bediensteten eine Arbeitsersparnis bedeutet, wird von den
Benützern gerne angenommen und dient uns als Gradmesser für den Einsatz des neuen Systems.
Auch in Zukunft wird es zwei Abfrageschienen für die Bestände des Landesarchivs geben, nämlich jene über Internet und eine zweite, erweiterte im Lesesaal des Landesarchivs. Dies soll keine Diskriminierung des Internetpublikums bedeuten. Diese Lösung ist einerseits dafür gedacht, jenen Benützern, die für die Einsichtnahme eines gesperrten Bestandes die Genehmigung erteilt bekommen haben, diesen frei zu schalten. Sie ermöglicht andererseits die Recherche in dem digitalen steirischen Zeitungsarchiv. In Rahmen eines Projektes werden steirische Zeitungen seit ihrem Bestehen eingescannt und ihr Inhalt mittels OCR-Erkennung recherchierbar gemacht. Dieses Service kommt vor allem Zeithistorikern entgegen, die bisher nur die Möglichkeit hatten, zeitnahe Ereignisse aus mikrover-filmten Zeitungen mühsam zu ermitteln. Das digitale steirische Zeitungsarchiv bietet durch die Recherchierfähigkeit ein ungleich erweitertes Service. Allerdings darf die Recherche der Zeitungen nicht im Internet angeboten werden, da bestehende Urheberrechte auf Fotos in den Zeitungen dies nicht möglich machen. Dieses Angebot wird dennoch sicherlich gerne von der Forschung angenommen werden, auch wenn es nur im Lesesaal zur Verfügung stehen kann.
Das Steiermärkische Landesarchiv wird in nächster Zeit seine Serviceleistungen wesentlich verbessern. Wir hoffen mit diesen Leistungen auf eine stärkere Präsenz und Akzeptanz beim Publikum, dessen Kreis sich um den Internetuser vergrößern wird, der in Zukunft auch von seinem Arbeitsplatz aus in den Beständen des Archivs recherchieren können wird.