delo v arhivih in arhivskih organizacijah
Škofjeloško zborovanje arhivskih delavcev Sloveni.e
Branko Šuštar
Dvodnevno zborovanje arhivintov in arhivarjev Slovenije v Školji Loki je 17. in 18. oktobra 1991 obravnavalo pod naslovom Varstvo arhivskega gradiva v luči bodoče zakonodaje bistvena vprašanja te dejavnosti.
Po otvoritvenem govoru predsedr-.<a škofi :loškc občine Petra llawlinc je o bogati preteklosti Škofje ¡.okc in Loškega gospostva govoril maj;. Irance Štukl, vodja tamkajšnje enote ljubljanskega zgodovinskega arhiva. Popoldne pa so kakih 60 arhivskih delavcev pritegnila strokovna vprašanja arhivske prakse. Zborovanje je hio zastavljeno tako, da so posamezni referenti s kratko obravnavo posameznih vprašanj predstavili prakso po sedanji zakonodaji, opozorili na problematiko in kdaj tudi nakazali možne (boljše) rešitve. Strokovna spodbuda posvetovanja so bile strokovne osnove za novo zakonodajo, ki jih je maja 1991 pripravil dr. Jože Žontar (Strokovne osnove za pripravo dela zakona o naravni in kulturni dedifČini, ki se nanaša na arhivsko gradivo in arhive, tipkopis, 15 str.). V soočanju doslej uveljavlienih rešitev z načrtovan, m i je posebej živahna diskusija - dos'cj kar premalo uveljavljena na tovrstnih srečanjih - pomenila osrednji del posvetovanja.
O temi valorizacija ustvarjalcev in dokumentarnega (gradiva je Marjeta Čampa (Aifnv Inštituta za novejšo zgodovino) predstavila tiske in posebej drobni tisk kot mejno gradivo ter se zavzela za njegovo upoštevanje v zakonodaji. Koristen prispevek o vplivu družbenoekonomski.! sprememb na valorizacijo ustvarjalcev s področja gospodarstva po letu 1945 jc pregledno predstavila Marija Kos (ZAL, enota Kranj), nato pa je sledi'o iskrivo razmišljanje nestorja slovenskih arhivistov' prof. Anto-še Leskovca iz Maribora (PAM) o valorizaciji. Bodoča sveea se ne svetv luč bodoče zakonodaje pa nam že, smo slišali njegovo misel ob naslovu zborovanja, se sprehodili ob brstenju arhivskih predpisov, problematiki rokov izročanja ter vprašanja hrambe prejetih spisov (npr. republiške uprave), saj jc Maribor za raziskovalca le kar daleč od Ljubljane. V diskusij' na to temo jc Marija Hcrnja Masten iz ptujskega arhiva opozorila na okroglo mizo o valorizaciji leta 1981 na Ptuju, izpostavila pa jc problem kriterijev in novih temeljev valorizacije ustvarjalcev, ki jih primer društev kar ponuja. Davor Eržišnik iz Arhiva Hrvatske 'C omeni' hrvatsko kategorizacijo iz leta 15)88 s trem kategorijami imetnikov in ustvarjalcev. Vlado Žumcr iz. Arhiva
Rcpuolikc Slovenije pa jc menil, da bomo prišli na zahodno prakso: uprava, sodstvo in državne fiimc, privatna podjetja pa ne. Drobni tiski naj pridejo v arhiv kot del fonda, pa tudi v knjižniec, saj ga obsegata obe definiciji gradiva. Slišalo sc je še mnenje, na) dokumentacija inovativnosti, izumov itd. ukinjenih firm le najde po» v arhiv.
O varstvu arhivskega gradiva pred prevzemom v arhiv je najprej raz p Sijal dr. Peter Pavel Klasinc (PAM). Zavzel se jc za samostojni arhivski zakon, z.a varstvo arhivskega gradiva pri državnin institucijah in privatn, i ter za obveznost ustvarjalcev do arhivskega gradiva, ki bo ostalo pri njih. Slavita Tovšak (PAM) -c načela aktualno vprašanje arhivarjev v delovnih organizacijah, probleme stečajev in arhivov ter zbirania arhivskega gradiva s strani muzejev, pri Čemer je zavrnila mnenje, daje vseeno, kje se arhivsko gradivo hrani in da je va'no le, da s« ohrani. Kot probleme jc izpostavila nadzor in sankcije nad imetniki arhivskega gradiva ter nove (računalniške) nosilec informacij. Svoje izkušnje z gospodarsk:ir . arhivi jc predstavila Aleksandra Pa-všič Milost (PANG) in nas seznanila s podatkom, daje 50 % valoriziranih ustvarjalcev s tega področja že odbralo arhivsko gradivo za čas do 70. let, kar je razveseljivo. Podprla je začasno vračanje arhivskega gradiva ustvarjalcu in sc zavzela za to, da j c tudi pri praktični uporabi uveljavljena praksa kot pri posojanju za razstave. Glede roka prevzemanja v arhiv je predlagala krajši rok od 30 let, nekje med 10 in 30.
Problc.n arhivanev v delovnih organizacijah jc predstavil v diskusiji Rado Vodcnik (Donit Medvode), saj ti trepetajo, kdaj bodo po mnenju gospoda (tovariša) direktorja odpuščeni kot nepotrebni. Strokovnim arhivom pa je kaj malo mar zanje! Ko arhivarjev ne bo, nc bo tudi arhivskega gradiva. Upati jc, da Arhivsko društvo Slovenije, ki vključuje arhiviste ; i arhivarje, te problem tikc ne bo prezHo. Ob problematičnih izkušnjah smo slišali še eno spodbudno rešitev, ko ob novi ureditvi podjetja to izvaja jdi arhiva rs ko delo za druge (Katarina Ivancie, KL1 Logatce). Zakon naj bi varoval k javno arhivsko gradivo, zasebno p le načelom; (oz. konkretno le z odločbo), je omenil dr. .lože Žontar, ki jc kot realen rok prevzemanja ob nizozemskih izk snjah omenil 20 let, kot količino pa 5% od doki tarnega gradiva. S stališča arhivistike jc cecvan.'u armvskega gradiva oporekal dr. Pfcr J a ve I Klasinc in sc zavzel za varovanje arhivskega
97
gniliva ncglcdc na državno ali privatno lastnino, kar kaže, da bo to še povzročalo probleme med željami stroke in njinimi možnostmi.
Popoldanski spored se je nato nadaljeval s temo zbiranje in prevzemanje arhivskega grad a, Boris Rozman (ZAL) se je ukvarjal s tovrstnimi vprašanji pri društvih, Ivanka Uršič(PANG) pa pri privatnikih, Pri tem ni mogla mimo odnosa med arhivi in muzeji pri zbiranju tovrstnega gradiva. Zavzela se jc za eelovitost fondov in strokovno ureditev gradiva, manj razumevanja pa je imela do muzejev. Ti se »krčevito« branijo izročiti arhivi arhi"sko gradivo, ki so ga sami zbrali, V diskusiji je Vladimir Zu-mer omenil potrebo po uskladitvi definicij arhivskega, knjižničnega gradiva in muzealij ter komisiji eh institucij, ki bi reševala probleme, Branko Šuštar p;i je opozoril na kar spravljivo obravnavo problemov arhivi-muzeji z muzejske in arhivske strani na posvetovanju v Postoj- jeseni 1989 (objavljeno v: Argo št. 29-30/1990). Prizadevati pa si jc treba Za hrambo in obdelavo gradiva po arhivskih načelih, za nedeljivost fondov in za posredovanje informacij /Marija Hernja Masten, Vladimir Žumcr), Z podobo o črnih kovčkih direktorjev jc mag. 1 ranče Št u ki opozoril na pestro vsebino gradiva pri posameznikih.
Nove vrste gradiva sla predstavila sodclavca mariborskega pokrajinskega arhiva. Miroslav Novak, kije tudi vodil popoldanski del posvetovanji', je govoril o arhivski informacijski tehnolo»i;i, Pri tem K predstavil trinivojski pristop (splošni zakon, specifični problemi v pravilnikih, konkretne rešitve in Predpisi arhiva) in računalniške zapise Analogne zapise informacij (avdio, vidco) jc predstavila Zdenka Rajh ter opozorila na pomen materialnega v'an,tva vidco zapisov; s trajnostjo 10 let (plus 7 Isl li) iri na problem originalov. Na sodobno problematiko seje navezovala tudi predstavitev sistema 7-a arhiviranje dokumentov Canon lile 250, ki na ■g optični disk lahke prenese 512 MB (13.001 Mtra-ni A4 oz, 3 tm gradiva). Cena zanim..'cga sistema Arhiviranja je okoli 30.000 DFM
Zal je prav za konce ostala še ena od osrednjih strokovnih tem; obdelava arhivskega gradiva, o če-n'>cr je na podlagi pravilnika o leni spregovorila na Mrncru fondov uprave z velikimi količinami gradila Sonja Anžič (ZAL). Delovni dan seje končal z črednim občnih zborom Arhivskega društva jlo-venije o delovanju društva v Zvezi arhivskih dclav-Jugoslavije, Čeprav; jc že poleti prišla pobuda 7a izstop iz, zveze, se jc o tem razpravljalo šele sedaj, Ob razpravi, kije zagovarjala samostojno sodelovanje s strokovnimi organizacijami, omenjala pa tudi ugotovitev, da brez enega od društev jugoslo-van-ke zveze pač ni, jc društvo izstopile iz. zveze,
Lporaha arhivskega gradiva jc bila tema, na katero so drugi dan posvetovanja pij®vili kratke Prispevke štirje rtfer*nti; dr. ieter Pavel Klasinc )e r;i7-r išljal o vlogi arhivov med hrambo kulturne dHiščine in servisom za posredovanje informacij. 'Načel je zanimivi problem posredovanja originalov Za Praktično uporabo sodiščem (česar nsj podpira ,r;r vprašanje varovanja osebnih podatkov, kar ni sjvar arhivov, ampak uporabnika. Marinka Letfat <pAM) jc predstavila sistem uporabe (evidenca) :n
se zavzela za poenotenje uporabe in za omejitev uporabe oscbn'h zadev, predlagala pa »arhivbus« kot obliko približevanja n-rhi 'a ljudem Zanimivo razmišljanje je predstavil Marko Polcnšek (ZAL, enota Novo mesto): Uporaba arhivskega gradiva ne sme biti ujetnik političnega sistema in arhiv jc le končni upravljalcc (!) arhivskega gradiva. Za zlorabe podatkov iz arhivskega gradiva ne odgovarja arhiv (kakor železniea ne odgovarja, da je prodala vozno karto nekomu, ki je šel v Ljubljano krast), temveč naj raje gleda, da bo vsakogar, ki raziskuje sprejel prijazno! Temo_uporabe arhivskega gradiva je nadaljeval Gašper Smid (ARS) s predstavitvijo problemaMke kopiranja gradiva, ki razvrednoti unikatno arhivsko gradivo in uporabo gradiva mladoletnim šolarjem.
Diskusija jc opozorila na problem uporabe arhivskega gradila nekdanjih dru/.benopoliličnih organizacij, saj sklep koordinacije govori o zapori tega (mlajšega od 30 let), s tem pa bodo ovirane tudi raziskave novejšega časa (Liiljana Šuštar), O problemu uporabe osebnih podatkov se jc omenjal zakon o varstvu teh ter nemške izkušnje o problemih uporabe n zlorabe (dr, Jože Zon ta r), kar jc bilo dopolnjeno z mnenjem d.jkusije nemškega posvetovanja, da za podatke, ki jih nekdo navaja iz arhivskega gradiva, odgovarja pisec članka in ne arhil (dr, Peter Pavel Klasinc), Razpravljalo seje šc o naših in tuj■ h izkušnjah s plačevanjem arhivskih uslug (Mariia Oblak-Čarni;, o originalih in mikrofilmu (Vladimir 'umer, mag, France ŠtukP ter o prt 'eliki skrbi arhivistov za zapiranje arhivov (Branko Šuštar)
Poglavje materialnega varstva arhivskega gradiva je predstavila dr, Duša Krnel limck (PAK) ter omenila vprašanje ustanovitcljstva arhivov in s tem financiranja prostorov, mag, Jedrt Bodo pivec (ARS) je govorila o konscrvaeiji arhivskega gradiva in predstavila angleški standard 5454 ter naš pravilnik iz leta 1969, ki vsebinsko ustreza, saj ga še nismo uresničili, l)r Klasinc, kije vodil petkov del zborovanja, pa je povedal ob tem naj zakon o arhivih o tej temi spregovori nekaj več, V d:sku.si pa se je razpravljalo o tem, kaj sodi v zakonodajo in kaj v standarde (- priporočila) *n o kontrol1 uresničevanja tega (Miroslav Novak),
O ten i izobraževanje arhivskih dcluvccv in pripravnikov v arhivih jc spregovorila Vesna Gotovina (ARS), ki e predstavila tovrstno izobraževanje v Nemčiji in Italiji, Slav i ca TovšH (PA M) pa jc razmišljala o programu izobraževanja pripravnikov in arhivarjev: od sledn i jc med leti 1983—88, ko ic opravljalo izpit 181 arhivariev na področju Pokrajinskega arhiva Maribor, kar 75% zamenjalo službo, Nina Znpanč 'ZAL) seje ukvarjala z izobraževanjem pripravnikov^ arhivih, kar jc naložba za prihodnost; dr, Jože Žontar (ZAL), ki je o tem pisal ftvaknu (v zadnjih leti ki h Arhivov), jc ob predmetu arhivistika na filozofski fakulteti omenil to kot predavanja na informativni stopnji, ki (naj) uvajajo prej k i pora bi arhivskega gradiva kol na delo v arnivu. Za slednje pa naj bodn enkrat na teden predavan j za pripravilikc v sklopu arhivske šole. Pri tem je zanimiv vtisi da strokovni nivo zaostaja na področju znanja zgodovine, ne arhivi-
98
stike, Glcac izobraževanja jo dr, Klasinc zagovarjal idejo o oddelku za arhivistiko (na eni od obeh univerz) oz, inštitutu za arhivistiko. Arhivski urad pri ministrstvu pa mu »zavdarja« po centralizmu. Pomembno pa je spodbujanje arhivistov k razmišljanju (»Ne zaspat!«) in možnosti za specialnosti posameznih arhivov. Po predstavitvi bavarske arhivske šole (Žarko Štrirnilil, A RS) se je vnela kar živahna diskusija o oddelku za arh,vistiko, njenem predmetniku ter številu diplomantov, ki bi našli službo.
Pri temi organizacija arhivske službe je Marija Oblak-Čarni (ARS) poskrbela nrjprej za pogled na razvoj slovenskih arhivov, ki delujejo med republiško upravo (ARS) in občinsko kulturo (regionalni arhivi). Z najkrajšima členoma zakona o varstvu naravne in kulturne dediščine (.101, in 102.) sej' ukvarjala mag Milica Trebše-Štolfa (PAK) in se zavzela za ažuriran popi^ arhivskega gradiva izven arhivov ter' za kompleksne tematske inventarje. Vladimir Zumer (ARS) jc predstav ii najnovejši položaj Arhiva Repuhlikc Slovenije kot upravnega organa v okviru Ministrstva za kulture in njegove naloge (arhivske strokovne naloge skupnega pomenu, varstvo arhivskega gradi "a, restavracija in kon-scrvaeija). Pri tem jc prvi sektor, ki naj obsega matično službo (z zbirnimi evidencam in INDOK službo), arhivsko šolo in inštitut, posebno zanimiv. Določene upravne naloge pa bi pokrival resor za varstvo arhivskega gradiva pri Ministrstvu za kulturo, O cerkvenih arhivih je spregovoril man. Bogdan kohir (Nadškofijski arhiv Ljubljana), Te institucije na[ bi bile kot zasebne strokovne ustanove za varovanja arhivskega gradiva deležne ne le državnega nadzora, ampak tudi pomoči, Diskusija ie odprla vprašanja pristojnosti ARS, saj se ic ta na novo organ'riral kot del uprave pred sprejetjem nove arhivske zakonodaje in pred posvetovanjem arhivistov o tej temi. Zato bojazen pred centralizacijo ni bila slueaimi (dr, Klasine),
Zborovanje v Školji Loki, ki je bilo po družabnem utripu in številen zastopanosti bolj skromno, seje končalo z, ogledom mesta, S kratkimi referati, ki so spodbudili zanimivo in včasih tu Ji nasprotujočo si diskusijo, jc bilo XIV zborovanie arhivskih delavcev, presenetljivo dinamično v izmenjavi strokovnih mnen', Izid zakona o arhivih pa bo pokazal, kaj in katere pripombe bodo doživele svoj odmev.
Arhivi, iilasilo Arhivske}^ društva in ari vov Slovenije
Predstavitev v Cankarjevem domu v Ljubljani,
21.5.1991
Vladimir '/mmer
Arhive so leta 1978 po dolgotrajnih prizadevanjih zaceli izdajati Arhivsko društvo Slovenije in slovenski arhivi, V trinajstih letih jc izšlo tudi XIII.
letnikov, v.sak letnik pa obsega dvojno številko. Glasilo sofinancirajo Republiki sekretariat za raziskovalno dejavnost in tehnologijo, Republišk sekretariat za kulturo, slovenski arhivi z odkupom določenega štev ila izvodov, manjši del sredstev pa se nakapiia s prodajo. Pomembnejša od prodaic se nam zdi izmenjava ARHIVOV z, petinsedemdesetimi domaČimi in tujimi arhivi in znanstvenim1 institucijami, Finančna sredstva vsako leto komaj zadostujejo za stroške tiska in papirja, avtorskim honorarjem pa so se arh.vski delavci v teh letih praviloma odpovedovali oziroma morali odpovedati, Volontcrskemu delu uredniškega odbora in vsem avtorjem prispevkov gre največja zahvala, da glasile redno izhaja vsako leto, običajno meseca marca in siccr za preteklo leto. Vse to na seveda vpliva na obseg in kvaliteto tiska, včasih pa tudi na strokovnost prispevkov,
V prvi številki so leta 1978 »ARHIVOM na pot« zapisali; »Ob glasilu ARHIVI moramo združiti arhivske delavce in ji,i spodbudi'1, da bodo arhivska vprašanja tudi teoretično obdelovali, objavljali dosežke, izmenjavali izkušnje ,n polemizirali o rešitvah, Glasilo naj spremlja razvijanje raziskovalnih dosežkov v praksi, govori naj o živih in perečih vprašanjih, s katerimi se srečujemo ob delu vsak dan; od organizacije in načrtovanja dela v arhivih, vrednotenja gradiva, urejanja in popisovanja do u no rabe, ARHIVI naj načrtno razširjajo in razglašajo napredne izkušnje, tudi tuje, obveščajo naj ne Ic o domačih, ampak tudi o tujih dosežkih,,,.«.
Zastavljeni cilji opredeljujejo tudi nujnost izdajanja lasntega slovenskega arhivskega glasila, ki pa Se zdalee ni namenjeno le ozkimu in maloštevilnemu krogu slovenskih arhivskih strokovnih delavcev, V veliki meri so Aljpivi namembni uporabnikom arhivskega gradiva za raziskovalne. Študijske, izobra ževalne in kulturne namene, na drugi strani pa tudi občanom, državnim organom in drugim, ki uporabljajo gradivo za različne uradne, poslovne in osebne namene, Glasiio skuša razvijati strokovne, izobraževalne in informacijske funkcije arhivov ter povezovati arhivsko stroke z sorodnimi družbo; slovnimi vedami, zlasti zgodovino, pomožnim1 zgodcvinsKimi vedami, informatiko itd,, ter z širšo javnostjo.
Tem ciljem arhivske stroke na eni strani ter potrebam javnosti oziroma uporabnikov arhivskega iradiva na drugi, je podrejena tudi zasnova glasila, ki se v trinajstih letih ni bistveno spremenila, opazna so le nihanja v obsegu, v kakovosti, v tematskih in netematskih številkah, nesorazmeria v zastopanosti posameznih rubrik, itd.
Prispevki so torej standarno razdeljeni na naslednje rubrike;
-	Članki in razprave
-	Pomcmbncfše gradivo v domačih in tujih arhivi n
-	Iz prakse v prakso
-	Iz arhivske zakonodaje
-	Delo v arhivih in arhivskih organizacijah
-	neenc in poročila o publikacijah
-	Osebne vesti ter rubriki
-	Jovc pridobitve a rhi vov in
-	Bibliografija arhivskih dclavccv, ki sta omejeni