Arhivi 27 (2004) št. 2, str. 277-294
Iz prakse za prakso
277
UDK 340.130.53:930.25 Prejeto: 12. 10. 2004
Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu
in arhivih
NINA ZUPANČIČ PUŠAVEC mag., sekretarka, Ministrstvo za kulturo Republike Slovenije, Maistrova 10, SI-1000 Ljubljana
IZVLEČEK
V postopku priprave je nov Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki bo odpravil tudi nekatere v praksi ugotovljene nejasnosti iz določil veljavnega Zakona o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA, Uradni list RS, št. 20/97, 32/97 in 24/03-ZDIJZ). Avtorica predstavi vsebinske probleme pri izvajanju posameznih določil veljavnega ZAGA s prikazom stanja in konkretnih podatkov vezanih zlasti na opravljanje javne arhivske službe v Sloveniji.
KLJUČNE BESEDE: arhivsko gradivo, arhivi, zakon, javna služba
ABSTRACT
IMPLEMENTA TION PROBLEMS OF THE ARCHIVES AND ARCHIVAL INSTITUTIONS A CT
A new act on the protection of documentary and archive materials is being prepared. It will do away with vagueness, obsen'ed in the practice, in the provisions of the Archives and Archives Material Act now in force (ZAGA, Official Gazette of the Republic of Slovenia, No 20/97, 32/97 and 24/03-ZDIJZ). The author also discusses the matters of thematic nature in the implementation of individual provisions of the Archives and Archives Material Act currently in force with the analysis of the present situation and specific dut a, relating mainly to the performance of the public archival sendee in Slovenia.
KEY WORDS: archival materials, archives, law, public sendee
Arhivi so pomembni za razvoj nacionalne zavesti in identitete in predstavljajo zelo pomemben del nacionalnega spomina. Ugled arhivov je v očeh ustvarjalcev zapisov kot tudi javnosti in uporabnikov pogosto povezan s pravno in dokazno vrednostjo zapisov ter z načeli odgovornosti vseh nosilcev funkcij. Pričakovanja družbe do arhivov so vse večja. Pojavljajo se zahteve uporabnikov po izboljšanih in učinkovitejših storitvah. Vedno večja pozornost je namenjena oza-veščanju javnosti o pomenu varstva arhivskega gradiva in arhivske dejavnosti.
V zadnjem desetletju so se pri varstvu arhivskega gradiva zgodili pomembni premiki, ki so bili predvsem posledica družbenih sprememb in osamosvojitve Slovenije. V obdobju slovenske tranzicije se je aktualizirala vloga arhivov, in
sicer predvsem zaradi hrambe gradiva prejšnjega sistema ter v povezavi s poravnavo različnih krivic, ki so se zgodile v preteklem obdobju. Prav tako so nove okoliščine in različni razlogi, kot so bili na primer povečana uporaba arhivskega gradiva zaradi raznih postopkov uveljavljanja pravic, povečano število prevzemov gradiva zaradi spremembe sistema, ukinitev ali stečajev, novih nosilcev zapisov in informacijske tehnologije, prisilili arhivsko stroko k hitri prilagoditvi novim razmeram. Razvoj informacijske tehnologije je prinesel številne novosti tako v delovanje državne uprave in širše javne uprave ter poslovni oziroma zasebni sektor; spremembe so segle tudi v vsakdanjik vseh nas kot posameznikov. Z razvojem sodobnih tehnologij se spreminjajo načini dela in komunikacij. Zasebni in javni sektor kot
278
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
tudi posamezniki se srečujejo s številnimi vprašanji, ki jih prinaša delo z dokumenti v digitalni obliki. Pred stroko so novi izzivi v povezavi z novimi nosilci zapisov. Uvajajo se novi načini poslovanja z dokumentarnim gradivom.
Arhivi izvajajo dejavnosti za popularizacijo (objave, razstave, pedagoška dejavnost, predavanja, ...) in boljšo dostopnost. Arhivska stroka je vedno bolj navzoča pri oblikovanju določil v predpisih, ki urejajo poslovanje z dokumentarnim gradivom in roke hrambe tega gradiva.
Ker je v pripravi novi predlog Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), želim v nadaljevanju prispevka opozoriti na problematiko izvajanja posameznih določil veljavnega Zakona o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA, Uradni list RS, št. 20/97, 32/97 in 24/03-ZDUZ).
Pri komentarju uresničevanja posameznih zakonskih določil oziroma opisu stanja so uporabljeni podatki iz Nacionalnega programa za kulturo, Analize stanja na področju varstva arhivskega gradiva ter poročil o delu arhivov.
Za arhive so uporabljene te okrajšave: ARS -Arhiv Republike Slovenije, ZAC - Zgodovinski arhiv Celje, PAK - Pokrajinski arhiv Koper, PANG - Pokrajinski arhiv Nova Gorica, PAMB - Pokrajinski arhiv Maribor, ZAP - Zgodovinski arhiv Ptuj, ZAL - Zgodovinski arhiv Ljubljana.
Zakon o arhivskem gradivu in arhivih (ZAGA), Uradni list RS, št. 20/97, št. 32/97 in 24/2003-ZDIJZ
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1.	člen
Ta zakon ureja varstvo arhivskega gradiva, pogoje za uporabo arhivskega gradiva ter pristojnosti in naloge arhivov.
2.	člen
Arhivsko gradivo je izvirno in reproducirano (pisano, risano, tiskano, fotografirano, filmano, fonogrcifirano, magnetno, optično ali kako drugače zapisano) dokumentarno gradivo, kije bilo prejeto ali je nastalo pri delu pravnih oziroma fizičnih oseb in ima trajen pomen za znanost in kulturo.
Arhivsko gradivo je kulturni spomenik.
Arhivski zakon opredeljuje arhivsko gradivo kot kulturni spomenik.
V praksi je pogosto v uporabi tudi pojem arhivska kulturna dediščina, vendar kot pravni termin v arhivskem zakonu ni opredeljen. Pri obravnavanju gradiva uporabljamo izraza dokumentarno gradivo in arhivsko gradivo, ki je opredeljeno kot kulturni spomenik.
Arhivsko gradivo ni le kulturni spomenik, temveč imajo arhivski dokumenti tudi javnopravno veljavo in so kot taki nepogrešljivi za zago-
tavljanje delovanja pravne države in jih je potrebno obravnavati tudi s tega stališča.
3.	člen
Arhivsko gradivo organov državne oblasti in organov lokalnih samoupravnih skupnosti ter pravnih oseb, ki izvajajo javna pooblastila oziroma opravljajo javno službo (v nadaljnjem besedilu: javnopravne osebe) se odbere iz dokumentarnega gradiva po navodilih pristojnega arhiva (v nadaljnjem besedilu: javno arhivsko gradivo).
Dokumentarno gradivo drugih pravnih in fizičnih oseb, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, postane arhivsko gradivo na podlagi odločbe iz drugega odstavka 27. člena tega zakona (v nadaljnjem besedilu: zasebno arhivsko gradivo).
Dokumentarno gradivo notarjev ali drugih oseb. ki izvajajo javna pooblastila oziroma opravljajo javno službo, se obravnava kot javno arhivsko gradivo.
4.	člen
Dokumentarno gradivo iz 2. člena tega zakona so spisi, listine in drugi posamični dokumenti, uradne knjige, kartoteke, karte, načrti, plakati, slikovni, filmski, zvočni in drugi nedefinirani zapisi, ne glede na obliko zapisov informacij ali obliko njihovih nosilcev ter digitalne ali analogne oblike zapisov računalniških obdelav skupaj s programsko opremo.
5.	člen
Javno arhivsko gradivo je javna lastnina.
Zasebno arhivsko gradivo je zasebna lastnina.
Opredelitev arhivskega gradiva na javno in zasebno je bila uvedena z ZAGA, to pa je pomenilo v primerjavi s prejšnjo prevladujočo družbeno ali državno lastnino arhivskega gradiva spremembo in hkrati novost na tem področju.
Za razumevanje problematike je nujna razlaga pojma javno arhivsko gradivo; s tem razumemo arhivsko gradivo organov državne oblasti in organov lokalnih samoupravnih skupnosti ter pravnih oseb, ki izvajajo javna pooblastila oziroma opravljajo javno službo. Zasebno arhivsko gradivo je zasebna lastnina. Arhivski zakon je zagotovil lastnikom zasebnega arhivskega gradiva lastninsko pravico do njihovega lastnega arhivskega gradiva, omejena je le izjemoma zaradi javnega interesa ohranitve kulturne dediščine.
6.	člen
Arhivsko gradivo se trajno in strokovno neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opremi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi (materialno varstvo).
ARHIVI 27 (2004), št. 2_Iz prakse za prakso_279
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
Tabela: Podatki o prostorih, v katerih arhivi opravljajo svojo dejavnost oziroma imajo v njih svoje depoje
Arhiv in lokacija	Lastnik objekta
ARS, Zvezdarska ulica 1, Ljubljana, delovni prostori in depoji	ARS
ARS, Leskovškova 13, Ljubljana, depoji	NUK
ARS, Oddelek I, II, III, Kongresni trg 1, Ljubljana, delovni prostori in depoji	INZ
ARS - SFA, depo Gotenica	MNZ
ARS, depo Petrol, Dunajska 48, Ljubljana	Petrol d.d. Ljubljana
ARS, grad Lisičje, depoji izpraznjeni	ARS
ARS, depo Borovec	RS-MO
ARS, depo Cankarjeva 5, Ljubljana	RS
ZAC,Teharska cesta 1, Celje, delovni prostori in depoji	RS-MK
PAK, Kapodistriasov trg 1, Koper, delovni prostori in depoji	RS
PAK, Zupančičeva 4, Piran, delovni prostori in depoji	Občina Piran
PAMB, Glavni trg 6, 7, Maribor, delovni prostori in depoji	Denacionalizacij ski postopek
PAMB, Jadranska cesta 27, Maribor, depo in delovni prostor	Sava Medical in storitve d.d. Kranj
PAMB, Enota za Koroško, Cečovlje 12, Ravne na Koroškem, depoji, delovni in upravni prostori	Občina Ravne
PAMB, Enota za Prekmurje, Dolina 2, Lendava, depoji, delovni in upravni prostori	Občina Lendava
PANG,Trg Edvarda Kardelja 3, Nova Gorica, delovni prostori in depoji	PANG
ZAP, Muzejski trg 1, Dominikanski samostan Ptuj, delovni prostori in depoji	MK
ZAP, Prečna pot 2, Ptuj, depoji	Kovač Andrej, s.p.
ZAP, Komenda, Velika Nedelja, depoji	Križni ški red
ZAL, Mestni trg 27, Ljubljana, delovni prostori in depoji	Mestna občina Ljubljana
ZAL, Ciril-Metodov trg 21, Ljubljana, depoji	Mestna občina Ljubljana
ZAL, grad Grm, Novo mesto, delovni prostori in depoji	Holding Industrija motornih vozil IMV
ZAL, Trebnje, Kidričeva ulica 2, depo	OS Trebnje
ZAL, Kranj, Savska cesta 8, delovni prostori	Mestna občina Kranj
ZAL, Predoslje 37, depoji	Mestna občina Kranj
ZAL, Ljubljanska cesta 24 A, Kranj, depoji	Iskra SSD d.o.o. Kranj
ZAL, Skofja Loka, Partizanska cesta 1, delovni prostori in depoji	RS-MK
ZAL, Idrija, Prelovčeva 2, delovni prostori in depoji	Občina Idrija
Pomanjkanje skladiščnih zmogljivosti za hranjenje arhivskega gradiva predstavlja še vedno osrednji problem, saj povzroča zaostanke pri prevzemanju arhivskega gradiva, neprimerni skladiščni prostori pa vplivajo na poškodbe arhivskega gradiva. Stanje se je v zadnjih letih izboljšalo. Prostori, ki jih uporabljajo arhivi za izvajanje svoje dejavnosti, so v lasti države, lokalnih skupnosti ali drugih pravnih in fizičnih oseb.
Ustrezne prostore imajo: Pokrajinski arhiv v Novi Gorici, saj so nastali leta 1987 kot namenska gradnja, Pokrajinski arhiv Koper, v katerem je bila pred leti končana obnova prostorov na Kapodistriasovem trgu, ter Zgodovinski arhiv Celje, ki se je tudi preselil v nove prostore na
Teharski cesti v Celju. Arhiv RS deluje v neustreznih prostorih, skladišča so polna. Za zagotovitev ustreznega varstva arhivskega gradiva, ki ga hrani Arhiv RS, sta se v letu 2002 po nekajletnem premoru nadaljevali že dolgo načrtovana adaptacija in rekonstrukcija vojašnice na Roški cesti v Ljubljani. Dela so se nadaljevala tudi v letu 2003. Za prehodno obdobje je Arhiv RS s pomočjo ministrstva za kulturo in Narodne univerzitetne knjižnice v letu 2002 pridobil ustrezno začasno nadomestno arhivsko skladišče na Leskovškovi za najnujnejše prevzeme novejšega arhivskega gradiva ter za preselitev gradiva iz gradu Lisičje, za delno sprostitev natrpanih skladišč na sedežu Arhiva. To skladišče je bilo sredi leta 2004 skoraj zapolnjeno.
280
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
V Pokrajinskem arhivu Maribor denacionalizacij ski postopek za prostore na Glavnem trgu 6 in 7 še vedno ni končan, najeti so tudi začasni depoji na Jadranski cesti v Mariboru. Arhiv je začel intenzivno iskati rešitev te problematike. V letu 2003 je PAMB uredil prostore za dislocirano enoto arhiva za Koroško na Ravnah, ki je bila zaradi odločbe Inšpektorata KD RS zaprta.
Zgodovinski arhiv Ptuj ima polne depoje, zato je tudi že začel intenzivno iskanje novih lokacij oziroma rešitev za povečanje depojskih zmogljivosti.
Pri Zgodovinskem arhivu Ljubljana so razmere najbolj zapletene. Arhiv ima poleg centralne lokacije v Ljubljani, še 4 dislocirane enote, in sicer v Kranju, Škofji Loki, Idriji in Novem mestu. V letu 2003 je bila končana prenova prostorov za enoto arhiva v delu vojašnice v Skofji Loki. Poteka tudi investicija na Roški v Ljubljani, kjer je nekaj prostora namenjenega za Zgodovinski arhiv Ljubljana. Prav tako se je začelo iskanje rešitev prostorske problematike za dislocirano enoto za Dolenjsko v Novem mestu.
Podatki kažejo, da je v slovenskih javnih arhivih shranjenega za več kot 56 km spisovnega javnega in zasebnega arhivskega gradiva od 9. stoletja do najnovejšega časa. Opozoriti je po-
Tabela: Podatki o arhivskem gradivu v slovenskih arhivih ob koncu leta 2003.
Arhiv	Število fondov in zbirk	Spisovno gradivo v tm	Filmi št. naslovov	Video št. naslovov	Mikrof. št. kolutov	Fotog. št. kosov	Nosilci zvoka št. kosov	Zapisi na ostalih nosilcih št. kosov
ARS	1.807	15.854,9	5.307	808 (1075 kosov)	3.051 (zv. +8.311 mfišev + 26 kaset mfišev)	155.635	127	17.597 (načrti na papirju)
ZAC	1.303	4.839,1	4	i	217	71.286	4	34.620 diapozitivi
PAK	763	5.550	7	2	650	15.474	8	15 CD
PAMB	2.414	15.428,1	/	42	4.955	29.510	95	52
PANG	947	2.508,5	99	269	93	8.011	8	2.830 (razglednice krajev, pečatniki, zgoščenke)
ZAP	416	2.643,3	i	24	160	19.620	/	96
ZAL	2.876	9.595,3	24	2	1.259	23.764	310	17.240
Skupaj	10.526	56.419,2	5.441	1.147		323.300	552	
trebno tudi na drugo arhivsko gradivo, ki je v arhivih na posebnih formatih in drugih nosilcih, kot so npr. filmi, fotografije, razni nosilci zvoka, mikrofilmski zapisi, plakati, zemljevidi in drugo.
Tabela: Količina spisovnega gradiva v tm 19962003 v javnih arhivih.
Leto	Skupna količina spisovnega gradiva v tm - stanje
1996	45.117
1997	45.801
1998	48.370
1999	48.977
2000	49.763
2001	50.207
2002	53.014
2003	56.419
Minister, pristojen za kulturo fv nadaljnjem besedilu minister), podrobneje predpiše način izvajanja materialnega varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva.
Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva, Uradni list RS, št. 59/1999.
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
281
II. ARHIVSKA JAVNA SLUŽBA
7.	člen
Arhivsko javno službo opravljajo Arhiv Republike Slovenije, regionalni arhivi in arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti.
8.	člen
Arhiv Republike Slovenije varuje javno arhivsko gradivo državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, kijih zagotavlja država, Banke Slovenije ter državnih in javnih skladov, agencij in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovi država oziroma, ki delujejo za območje celotne države.
Arhiv Republike Slovenije varuje filmsko arhivsko gradivo.
V ministrstvu, pristojnem za obrambo, deluje enota Arhiva Republike Slovenije, ki varuje javno arhivsko gradivo tega ministrstva in obrambnih sil Republike Slovenije.
Arhiv Republike Slovenije vodi zbirno evidenco javnega arhivskega gradiva v državi in evidenco arhivskega gradiva v tujini, ki se nanaša na Slovenijo in Slovence ter vodi evidenco javnih simbolov, grbov, zastav, pečatov, žigov in štampiljk na ravni države.
Arhiv Republike Slovenije na podlagi uredbe vlade RS o organih v sestavi ministrstev (Uradni list RS, št. 58/03), deluje kot del državne uprave, in sicer kot organ v sestavi ministrstva za kulturo in "opravlja upravne in strokovne naloge na področjih varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki nastaja pri državnih organih in drugih zakonsko določenih osebah, ter upravne in strokovne naloge skupnega pomena varstva arhivskega gradiva v državi". Pooblaščen je za varstvo javnega arhivskega gradiva državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja država, Banke Slovenije ter državnih in javnih skladov, agencij in drugih pravnih oseb, katerih ustanovitelj je država oziroma delujejo za območje celotne države. Specialni arhivi (notranje zadeve, državna varnost, obramba, raziskovanje delavskega gibanja in ljudske revolucije), ki so bili po letu 1945 ustanovljeni večinoma iz političnih razlogov, so bili v novi državi Sloveniji ukinjeni in priključeni Arhivu Republike Slovenije (Zgodovinski arhiv centralnega komiteja zveze komunistov Slovenije, Arhiv Inštituta za novejšo zgodovino, Arhiv ministrstva za notranje zadeve skupaj z gradivom tajne varnostne službe).
9.	člen
Regionalni arhivi varujejo javno arhivsko gradivo državnih organov, organizacijskih enot državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, kijih zagotavlja država in ki opravljajo dejavnost na območju ene ali več lokalnih samoupravnih skupnosti ter nastaja na
območju regionalnega arhiva.
Če lokalna samoupravna skupnost ne ustanovi lastnega arhiva, hrani njeno javno arhivsko gradivo regionalni arhiv, ki deluje na tem območju.
Regionalni arhivi delujejo kot javni zavodi, katerih ustanovitelj je Republika Slovenija. Hranijo javno arhivsko gradivo državnih organov, organizacijskih enot državnih organov, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, kijih zagotavlja država in opravljajo dejavnost na območju ene ali več lokalnih samoupravnih skupnosti ter nastaja na območju regionalnega arhiva.
10.	člen
Arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti varujejo javno arhivsko gradivo organov lokalnih samoupravnih skupnosti, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, ki jih zagotavlja lokalna samoupravna skupnost, ter skladov, agencij in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovijo lokalne samoupravne skupnosti.
Po zakonu o lokalni samoupravi in zakonu o arhivskem gradivu imajo pravico ustanoviti svoj lastni arhiv vse občine in mesta, vendar le za varstvo svojega lastnega na novo nastajajočega gradiva (od leta 1995 naprej). Mestni in občinski arhivi naj bi varovali javno arhivsko gradivo lokalnih skupnosti, izvajalcev javnih pooblastil oziroma javnih služb, skladov, agencij in drugih pravnih oseb, ki jih ustanovi lokalna skupnost. Kolikor občine ali mesta ne ustanove svojega arhiva, je za gradivo pristojen regionalni državni arhiv. Za zdaj teh arhivov v Sloveniji še ni.
11.	člen
Arhivi opravljajo v okviru javne službe naslednje dejavnosti:
-	vrednotenje dokumentarnega gradiva pri javnopravnih. osebah, dajanje pojasnil v zvezi Z dolžnostmi iz 20. člena tega zakona, izvajanje strokovnega nadzora in usposabljanje delavcev, ki delajo s dokumentarnim gradivom;
-	zbiranje in strokovno obdelovanje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, izdelovanje inventarjev, vodnikov in drugih pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva in njihovo objavljanje, objavljanje arhivskih virov;
-	hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva;
-	vodenje evidenc javnega in zasebnega arhivskega gradiva;
izdelovanje vodnikov in drugih pripomočkov o arhivskem gradivu, ki je v tujini in se nanaša na Slovenijo in Slovence, dopolnjevanje lastnega gradiva 2 reprodukcijami tega gradivu;
-	evidentiranje zasebnega arhivskega gradiva pravnih in fizičnih oseb;
-	sodelovanje z lastniki zasebnega arhivskega gradiva, strokovno svetovanje, izvajanje strokovnega nadzora;
282_Iz prakse za prakso_ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
Tabela: Višina sredstev za regionalne arhive v letu 2003.
Arhiv	Plače	Materialni	Investic. vzdrž. in	Investicije	Skupaj
		stroški	nakup opreme		
ZAC	97.344.045	25.458.996	2.380.004	3.730.523	128.913.568
PAK	64.674.926	17.630.000	2.579.995	0	84.884.921
PAMB	112.622.434	42.549.998	8.450.002	0	163.622.434
PANG	69.451.032	14.400.995	0	0	83.852.027
ZAP	53.644.736	12.624.998	1.879.999	0	68.149.733
ZAL	197.646.332	66.566.996	4.935.997	0	269.149.325
				Skupaj:	798.572.008
-	dajanje arhivskega gradiva v uporabo, izdajanje prepisov oziroma kopij dokumentov ter potrdil na podlagi dokumentov;
-	posredovanje kulturnih vrednot v zvezi Z arhivskim gradivom;
-	opravljanje raziskovalnih nalog na področju arhivistike, zgodovine in drugih ved, povezanih z arhivskim gradivom;
izdajanje publikacij.
Ministrstvo za kulturo zagotavlja sredstva za izvajanje programa varstva arhivskega gradiva, ki obsega vse strokovne in upravne naloge, ki jih arhivi opravljajo v okviru javne službe in so opredeljene vil, členu ZAGA,
Tabela: Višina sredstev za Arhiv Republike Slovenije v letu 2003.
Plače	426.216.807 j
Materialni stroški	60.902.264
Investicije in investicijsko vzdrževanje	26.322.744
Izvajanje zakona - ZAGA	66.258.655
Reprodukcija	5.693.108
Skupaj:	586.707.214
Ob koncu leta 2003 je bilo v javnih arhivih, ki jih financira ministrstvo za kulturo 193 zaposlenih.
V letu 2003 je bil pri delu arhivov poudarek na stikih z ustvarjalci arhivskega gradiva in odpravljanju zaostankov pri prevzemih arhivskega gradiva, vrednotenju in strokovni obdelavi arhivskega gradiva, sodelovanju pri uvajanju enotnega računalniškega informacijskega sistema slovenskih arhivov in reševanju prostorske problematike. Od skupno 10.526 fondov in zbirk, ki so bili ob koncu leta 2003 v arhivih, je bilo v letu 2003 pridobljenih 278 fondov in zbirk. Arhivi hranijo 56.419 tekočih metrov arhivskega spisovnega gradiva, od tega so pridobili v letu 2003 2.286 tm spisovnega gradiva. Opravljenih je bilo 783 obiskov javnopravnih oseb in izdanih 188 navodil za odbiranje. Na seminarjih, ki jih organizirajo arhivi za delavce, ki delajo z dokumentarnim gradivom, je bilo 442 udeležencev, od teh jih je 207 opravilo tudi preizkus strokovne usposobljenosti. V strokovno obdelavo je bilo
zajetih 443 fondov in zbirk. Izdanih je bilo 8.723 potrdil, in sicer predvsem za te namene: žrtve vojnega in povojnega nasilja, vojno škodo, denacionalizacijo, delovno dobo, šolanje, gradbene zadeve, državljanstvo in drugo. Za uporabnike je bilo izdelanih 63.868 fotokopij, 6.860 mikrofilmskih posnetkov, 2.030 skeniranih posnetkov, 1.498 fotografij ... Za znanstveno raziskovalne namene je arhive obiskalo 3.327 uporabnikov. Pripravljenih je bilo 26 razstav in izdanih 29 različnih publikacij in katalogov. Značilna je obsežna strokovna bibliografija zaposlenih, dejavnosti v okviru mednarodnega sodelovanja in evidentiranja arhivskega gradiva v tujini. Značilna je dejavnost vseh arhivov pri popularizaciji dejavnosti in ozaveščanju javnosti o pomenu varstva arhivskega gradiva. Intenzivno je bilo tudi strokovno delo vseh arhivov pri informatizaciji. Konservatorske in restavratorske posege s poudarkom na pergamentu in papirju je večinoma opravljal Sektor za restavriranje in konserviranje arhivskega gradiva pri ARS. Slovenski filmski arhiv je konec leta 2003 na spletni strani ARS objavil podatkovno bazo o slovenskih filmih, ki jih hrani. Na isti spletni strani je bil konec leta 2003 objavljen tudi digitalizirani Franciscejski kataster iz 19. stoletja (28.000 barvnih načrtov katastra za območje celotne Slovenije). Večina arhivov ima na spletnih straneh dostopne Vodnike o fondih in zbirkah, ki jih hranijo.
Podrobni podatki o posameznih nalogah v letu 2003 so navedeni v Poročilu o delu javnih arhivov v letu 2003.
Minister določi vrste in oblike evidenc arhivskega gradiva ter osnove za strokovno obdelavo in izdelavo pripomočkov za uporabo arhivskega gradiva, ter evidence javnih simbolov.
Evidence javnega in zasebnega arhivskega gradiva vsebujejo podatke o imetniku oziroma izročitelju, o vsebini, obsegu in času nastanka arhivskega gradiva.
Pravilnik o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva, Uradni list RS, št. 59/1999.
12. člen
Vlada Republike Slovenije ustanavlja regionalne arhive kot javne zavode za opravljanje arhivske dejavnosti tako, da je pokrito območje celotne države.
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
283
Zgodovinski arhiv Ljubljana pokriva območje upravnih enot: Cerknica, Črnomelj, Domžale, Grosuplje, Idrija, Jesenice, Kamnik, Kočevje, Kranj, Litija, Ljubljana, Logatec, Metlika, Novo mesto, Radovljica, Ribnica, Skofja Loka, Trebnje, Tržič, Vrhnika.
Zgodovinski arhiv Ptuj pokriva območje upravnih enot: Ormož, Ptuj.
Pokrajinski arhiv Maribor pokriva območje upravnih enot: Dravograd, Gornja Radgona, Lenart, Lendava, Ljutomer, Maribor, Murska Sobota, Pesnica, Radlje ob Dravi, Ravne na Koroškem, Ruše, Slovenj Gradec, Slovenska Bistrica.
Pokrajinski arhiv Koper pokriva območje upravnih enot: Ilirska Bistrica, Izola, Koper, Piran, Postojna, Sežana.
Pokrajinski arhiv Nova Gorica pokriva območje upravnih enot: Ajdovščina, Nova Gorica, Tolmin.
Zgodovinski arhiv Celje pokriva območje upravnih enot: Brežice, Celje, Hrastnik, Krško, Laško, Mozirje, Sevnica, Slovenske Konjice, Šentjur pri Celju, Šmarje, pri Jelšah, Trbovlje, Velenje, Zagorje ob Savi, Žalec.
13.	člen
Lokalna samoupravna skupnost lahko ustanovi arhiv za varovanje svojega javnega arhivskega gradiva.
Več lokalnih samoupravnih skupnosti lahko ustanovi skupni arhiv.
Pogoji za ustanovitev arhiva iz prejšnjih dveh odstavkov so:
-	potrebni in primerni prostori ter oprema;
-	usposobljeni strokovni delavci:
-	zagotovljena sredstva za opravljanje arhivske
dejavnosti.
Arhiv lahko začne z delom, ko minister ugotovi, da so izpolnjeni pogoji iz prejšnjega odstavka.
Arhivov lokalnih skupnosti za zdaj še ni. Če bi nastali, bi hranili gradivo od leta 1995 naprej.
14.	člen
Minister izda seznam pravnih oseb ter njihovih organizacijskih enot, za katere so pristojni Arhiv Republike Slovenije, posamezni regionalni arhivi in arhivi lokalnih samoupravnih skupnosti, kadur so ti ustanovljeni.
Seznam javnopravnih oseb arhivi pripravljajo in ga nameravajo tudi predložiti ministrstvu, vendar pa je seznam zaradi velikega števila ustvarjalcev in nenehnih sprememb težko narediti. Na seznamu bodo javnopravne osebe navedene po pristojnih arhivih (ARS, regionalni arhivi). Enako velja tudi za bodoče arhive lokalnih skupnosti, zato je potrebno označiti, katere javnopravne osebe bi sodile v njihovo pristojnost, kolikor bi bili ti ustanovljeni, saj je gradivo teh javnopravnih oseb lastnina lokalnih samoupravnih skupnosti.
15. člen
Ministrstvo, pristojno za kulturo (v nadaljnjem besedilu: ministrstvo):
- spremlja in usmerja razvoj arhivske javne
službe in opravlja strokovni nadzor nad njenim opravljanjem;
Arhivsko službo v upravnem in strokovnem smislu povezujeta ministrstvo za kulturo in Arhiv Republike Slovenije, saj spremljata in usmerjata razvoj arhivske javne službe. Usmeritve za arhivsko področje so bile sprejete v Nacionalnem programu za kulturo (NKP) 2004-2007.
Cilji in ukrepi NKP 2004-2007 so:
1.	Zagotavljanje pogojev za učinkovito izvajanje javne arhivske službe in ustrezno varstvo arhivskega gradiva.
Uresničevanje cilja zahteva zagotavljanje pogojev za boljšo valorizacijo arhivskega in dokumentarnega gradiva ter izobraževanje zaposlenih, ki delajo z dokumentarnim gradivom, zagotavljanje pogojev za izboljšanje kakovosti materialnega varstva arhivskega gradiva in kakovosti dela z uporabniki arhivskega gradiva. Javni arhivi iz različnih razlogov še vedno niso prevzeli vsega arhivskega gradiva nekdanjih javnih pravnih oseb in društev, nastalega do leta 1991. Pripraviti bo potrebno konkretna pisna navodila za posamezne javnopravne osebe in društva, valorizirati gradivo in prevzeti arhivsko gradivo navedenih ustvarjalcev.
2.	Izboljšanje dostopnosti do podatkov o arhivskih fondih in zbirkah, ki jih hranijo slovenski javni arhivi, za različne kategorije uporabnikov.
Interes javnosti za arhivsko gradivo se povečuje, zato je ena od prednostnih nalog javne arhivske službe na čim bolj prijazen in dostopen način približati informacije o arhivskem gradivu javnosti, ob hkratnem upoštevanju omejitev, ki izhajajo iz zahtev varstva. Nadaljevati razvoj informatizacije javne arhivske službe z uvedbo arhivskega informacijskega sistema slovenskih arhivov (AERISS) oziroma z zagotovitvijo sodobne informacijske tehnologije. S pomočjo prenovljene aplikacije Info-Arh izvajati vsa strokovna opravila v arhivih, ustvariti bazo podatkov o arhivskem gradivu in jih povezati v AERISS. V čim večji meri je potrebno nadaljevati z digitalizacijo najpomembnejšega arhivskega gradiva zaradi njegove zaščite ter večje dostopnosti preko interneta.
Nujna je ureditev in popis že prevzetih, vendar iz različnih razlogov neurejenih fondov, ki so jih prevzeli slovenski javni arhivi. Pospešiti je potrebno strokovno obdelavo že prevzetega arhivskega gradiva in izdelati osnovne pripomočke za uporabo.
Ministrstvo ima izdelane kazalce, namenjene predvsem ugotavljanju izvajanja zakonsko določenih nalog, ki izhajajo iz opredelitev javne službe. Zato to ne razumemo le kot statistiko, temveč kot način za ugotavljanje izpolnjevanja progra-
284
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
mov posameznih izvajalcev. Vidni so uspešnost pri uresničevanju programov, pomanjkljivosti in tudi razlogi za manjši obseg opravljanja nekaterih nalog. Prvi pogoj za to je, da so postavljena enotna izhodišča, na podlagi katerih lahko s kazalniki primerjamo uresničevanje nalog.
Na podlagi posameznih poročil vseh arhivov je vsako leto pripravljeno skupno poročilo o delu javnih arhivov v Sloveniji, ki je osnova za pregled izvajanja zakonsko določenih nalog in evidenco stanja na tem področju.
Za leto 2003 so vsi arhivi s konkretnimi podatki navedli, kaj so v preteklem letu naredili po posameznih sklopih opravil, ki jih morajo izvajati v skladu z zakonodajo. S skupnim poročilom je omogočena tudi primerjava opravljenih del med posameznimi arhivi. Vsekakor pa je potrebno ta poročila še izboljševati in dopolnjevati z vsakoletnimi novimi spoznanji in pripombami tako strokovnih delavcev kot tudi arhivov.
Poročilo omogoča tudi preverjanje učinkovite uporabe materialnih in kadrovskih možnosti pri izvajanju javne službe. Na ta način lahko sistematično spremljamo, ocenjujemo in analiziramo uresničevanje programskih ciljev in pravilnost zastavljenih ciljev.
-	sprejema program varstva arhivskega gradiva, ki je osnova za program dela arhivov, katerih ustanovitelj je država;
Prioritete v okviru programov varstva arhivskega gradiva, kijih izvajajo arhivi v letu 2004:
-	sodelovanje z ustvarjalci dokumentarnega oziroma arhivskega gradiva in pridobivanje arhivskega gradiva.
-	strokovna obdelava arhivskega gradiva.
-	dejavnosti v zvezi Z informatizacijo javne arhivske službe in čim večje dostopnosti podatkov o fondih in zbirkah, ki jih hranijo slovenski arhivi na internetu
-	podeljuje strokovne nazive za izvajanje javne arhivske službe.
Minister predpiše podrobnejše pogoje za čas pripravništva, za opravljanje strokovnih izpitov, vodenje seznama o opravljenih strokovnih izpitih ter pridobivanje strokovnih nazivov za delavce v arhivih.
16.	člen
V primeru dvoma, ali je predmet obravnave šteti za arhivsko gradivo, za muzealijo ali za knjižnično gradivo, odloči minister.
Definicije za vse tri dejavnosti so zelo široke, zato na terenu včasih nastajajo zapleti.
17.	člen
Zaradi zagotovitve dostopnosti arhivskega gradiva se arhivi povezujejo v enoten informacijski sistem
Vsak arhiv mora do konca januarja tekočega leta posredovati ministrstvu in vsem drugim
arhivom v državi seznam vseh pripomočkov za uporabo, ki so bili v preteklem letu izdelani in so na voljo uporabnikom arhiva, in po en izvod vseh pripomočkov, kijih je za uporabo objavil.
Zanimanje javnosti za arhivsko gradivo se povečuje, zato je ena od prednostnih nalog javne arhivske službe na čim prijaznejši in čim bolj dostopen način približati informacije o arhivskem gradivu javnosti ob hkratnem upoštevanju omejitev, ki izhajajo iz zahtev varstva. V zadnjih letih se je z novo informacijsko tehnologijo precej izboljšal dostop do arhivskega gradiva, prav tako tudi uporaba le tega.
V vseh arhivih je strokovno delo usmerjeno tudi v informatizacijo. Struktura arhivskega informacijskega sistema je zasnovana nivojsko (skladno s priporočilom iz Berna). To pomeni, da so na domači strani posameznih arhivov na prvi ravni splošni podatki o arhivu, na drugi sledijo podatki iz vodnika po fondih in zbirkah arhiva, na tretji popisi gradiva ter inventarji in na četrti skenirani posamezni dokumenti. Vsi slovenski arhivi so z osnovnimi informacijami, nekateri pa tudi že z bazami podatkov in možnostjo za naročanje gradiva, dostopni prek interneta.
Arhivi imajo na internetu objavljene svoje vodnike po fondih in zbirkah, ki podajajo uporabnikom informacijo o arhivskem gradivu, ki ga hranijo arhivi. Konec leta 2003 je Slovenski filmski arhiv na spletni strani ARS objavil podatkovno bazo o slovenskih filmih, ki jih hrani. Na isti spletni strani je bil konec leta 2003 objavljen tudi digitaliziran Franciscejski kataster iz 19. stoletja.
Posebna skrb je ves čas namenjena tudi iskanju rešitev za hranjenje arhivskega gradiva na novih nosilcih zapisov, zato bo potrebno v prihodnje vzpostaviti sistem za prevzem in trajno hrambo arhivskega gradiva v obliki elektronskih zapisov. Arhivi so se enotno lotili razvoja prenove računalniške aplikacije Info-Arh skupaj s projektno in strokovno skupino (v njej sodelujejo tudi informatiki in arhivi sti iz ARS in regionalnih arhivov) ter oblikovanju enotnega arhivskega informacijskega sistema slovenskih arhivov. Namen je omogočiti oblikovanje skupne podatkovne zbirke o arhivskem gradivu, ki ga hranijo slovenski javni arhivi.
Info-Arh je namenska programska oprema, ki bo omogočila slovenskim javnim arhivom vodenje arhivskih postopkov (modul evidence, modul popisovanje), ki jih predpisuje slovenska arhivska zakonodaja ter določajo mednarodni arhivski standardi. Info-Arh sestavlja več modulov. Do konca leta 2004 naj bi bila izdelana modula evidence in modula popisovanje. Info-Arh je razvit na Microsoftovi.NET tehnologiji; arhivistom bo omogočil izmenjavo številnih podatkov in le eno vnašanje v podatkovno zbirko ter s tem hitrejše delo in kakovostnejše rezultate. Povečani bosta učinkovitost ter kakovost strokovnih
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
285
opravil zlasti pri zajemanju in obdelavi podatkov v zvezi z arhivskim gradivom.
Zaradi hitrega razvoja tehnologije poslovanja z dokumentarnim gradivom in uvajanja novih nosilcev zapisov tako pri nas kakor tudi drugod po svetu, primanjkuje znanj in izkušenj s tega področja. Zato so zelo pomembne mednarodna praksa in izkušnje, saj tudi drugod po svetu rešitve še niso dorečene. Slovenski arhivisti se vključujejo v DLM Forum in sodelujejo pri drugih mednarodnih dejavnostih, povezanih z navedeno problematiko.
18.	člen
Arhivi pridobivajo arhivsko gradivo:
-	s prevzemom javnega arhivskega gradiva na podlagi zakona;
-	z odplačnimi oziroma neodplačnimi pravnimi posli (npr. nakup, darilo, oporoka) v primeru zasebnega arhivskega gradiva;
-	s prevzemom zasebnega arhivskega gradiva v hrambo.
S pogodbo se lahko določijo posebni pogoji glede dostopnosti in hranjenja zasebnega arhivskega gradiva.
Večino arhivskega gradiva arhivi pridobijo s prevzemi gradiva, zelo malo pa je odkupov.
19.	člen
Javnopravna oseba lahko sama zagotovi varstvo lastnega arhivskega gradiva na podlagi dovoljenja ministra.
Minister izda dovoljenje iz prvega odstavka zaradi posebnega statusnega položaja javnopravne osebe ali posebne narave dejavnosti, ki jo javnopravna oseba opravlja na področju znanosti, visokega šolstva ali informiranja. Z dovoljenjem se določi tudi pristojni arhiv na podlagi 14. člena tega zakona.
Dovoljenje iz prvega odstavka tega člena se izda, ko minister ugotovi, da javnopravna oseba razpolaga s potrebnimi in primernimi prostori ter opremo, z usposobljenimi strokovnimi delavci in izkaže zagotovljena sredstva za opravljanje varstva Listnega arhivskega gradiva.
Izjemoma je nekaterim javnopravnim osebam dana zakonska možnost, da lahko, zaradi svojega posebnega statusa oziroma posebne narave dejavnosti s področja visokega šolstva, znanosti oziroma informiranja na podlagi dovoljenja ministra ustanovijo svoj lastni arhiv za varstvo svojega arhivskega gradiva.
Do zdaj je bilo dovoljenje izdano Univerzi v Ljubljani, ZRC SAZU - Inštitutu za slovensko izseljenstvo ter ZRC SAZU- Glasbenonarodo-pisnemu inštitutu.
Opozoriti je potrebno, da je pri dejavnostih, ki lahko pridobijo dovoljenje, izpuščena kultura, zato nastajajo v praksi težave (na primer muzeji hranijo veliko arhivskega gradiva).
III. ARHIVSKO GRADIVO
1. Javno arhivsko gradivo
20.	člen
Javnopravne osebe morajo skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejemajo ali nastaja pri njihovem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Arhivu morajo zagotoviti ogled stanja, v kakršnem je dokumentarno gradivo, ter mu dajati podatke, kijih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu.
Javnopravne osebe morajo tudi potem, ko je arhivsko gradivo že odbrano, zagotoviti hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe.
21.	člen
Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so:
-	sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva;
-	odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva po navodilih arhiva ter izdelava seijutma odbranega gradiva;
-	izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu Za izvajanje obveznosti iz prejšnjega odstavka morajo javnopravne osebe zagotavljati ustrezne materialne, kadrovske in finančne pogoje ter določiti enega od delavcev na vodilnem položaju, kije odgovoren za izvajanje teh obveznosti.
Delavci, ki delajo z dokumentarnim gradivom, morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti.
Minister predpiše podrobnejša merila za strokovno usposobljenost in preizkus strokovne usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb, ki delajo Z dokumentarnim gradivom
Pravilnik o strokovni usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom, Uradni list RS, št. 59/1999.
Arhivi organizirajo strokovno usposabljanje za delavce javnopravnih oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom. Po zakonu so zadolženi za organizacijo seminarjev za delavce, ki delajo z dokumentarnim gradivom s področja, ki ga pokriva določen arhiv. Ustvarjalci morajo poskrbeti za ustrezno usposabljanje arhivarjev; ti se morajo seznaniti s predpisi o poslovanju s spisi, arhivsko zakonodajo ter podzakonskimi akti, predpisi o ustrezni arhivski opremi in arhivskih skladiščih. Zakon določa, da morajo imeti vsaj srednješolsko izobrazbo in opraviti preizkus strokovne usposobljenosti. Pri ustvarjalcih se na splošno krepi zavest o pomenu urejenega lastnega dokumentarnega gradiva, saj se zato poslovni procesi pocenijo in potekajo hitreje. Prav njim bo potrebno v prihodnje nameniti še večjo pozornost tako z
286
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
okrepljenimi stiki in sodelovanjem kot tudi izobraževanjem.
22.	člen
Javnopravne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva.
Javnopravne osebe morajo v roku iz prejšnjega odstavka izročiti arhivu tudi javno arhivsko gradivo:
-	ki vsebuje osebne podatke;
-	ki je pod posebnim varstvom tajnosti, predpisane z zakonom;
-	za katerega veljajo splošni predpisi glede varovanja zaupnosti.
Kot javno arhivsko gradivo, ki ga je javnopravna oseba dolžna izročiti v roku iz prvega odstavka tega člena, se šteje tudi en izvod internih publikacij, službenih in poslovnih publikacij, letakov, reklamnih objuv in podobnega gradiva, ki gaje objavila javnopravna oseba.
23.	člen
Zaradi strokovnih razlogov se rok izročitve javnega arhivskega gradiva iz 22. člena tega zakona za posamezno gradivo izjemoma lahko podaljša na podlagi sporazuma med pristojnim arhivom in javnopravno osebo.
V	primeru spora med pristojnim arhivom in javnopravno osebo o določitvi dolžine roka iz prejšnjega odstavka odloči minister.
24.	člen
Javnopravna oseba je dolžna izročiti javno arhivsko gradivo arhivu v originalu, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno.
Oblika izročitve informacij, ki so shranjene v strojno berljivi obliki, se določi na podlagi dogovoru med arhivom in javnopravno osebo.
Minister podrobneje določi način in postopek odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva in postopek izročanja javnega arhivskega gradiva arhivu
Pravilnik o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva, Uradni list RS, št. 59/1999.
25.	člen
V	primeru prenehanja javnopravne osebe brez znanega pravnega naslednika je potrebno javno arhivsko gradivo ne glede na rok iz 22. člena tega zakona izročiti arhivu še pred prenehanjem javnopravne osebe.
Organ, ki vodi postopek prenehanja oziroma izvaja statusno spremembo javnopravne osebe, mora zagotoviti odbiranje in izročitev javnega arhivskega gradiva arhivu v skladu z določbami tega zakona ter na podlagi obveznih navodil arhiva o ravnanju z javnim arhivskim gradivom.
Organ iz prejšnjega odstavka mora poskrbeti za nadaljnjo hrambo dokumentarnega gradiva,
ki mu še ni potekel rok hrambe.
26. člen
Javnega arhivskega gradiva ni dopustno odtujiti.
S pojmom javno arhivsko gradivo razumemo arhivsko gradivo organov državne oblasti in organov lokalnih skupnosti ter pravnih oseb, ki izvajajo javna pooblastila oziroma javne službe. Javno arhivsko gradivo je javna lastnina. Javno arhivsko gradivo nastane v postopku odbiranja po navodilih pristojnega arhiva. Javnega arhivskega gradiva ni mogoče odtujiti.
ŽAGA predstavlja v primerjavi z Zakonom o lastninskem preoblikovanju podjetij (v nadaljevanju - ZLPP) lex specialis, to pa pomeni, da arhivsko gradivo posameznih podjetij ni bilo lastninjeno po določbah ZLPP, temveč po določbah ZAGA in predstavlja javno arhivsko gradivo.
Javno arhivsko gradivo, ki ga upravljajo arhivi, predstavlja stvarno premoženje Republike Slovenije, zato se za razpolaganje s premičnim premoženjem upoštevajo tudi določbe Zakona o javnih financah (Uradni list RS, št. 79/99-ZJF, 124/00-ZJF-A, 79/01-ZJF-B, 30/02-ZJF-C) in določbe Uredbe o pridobivanju, razpolaganju in upravljanju s stvarnim premoženjem države in občin (Uradni list RS, št. 12/03 in 77/03).
Arhiv lahko za znanstvene oziroma kulturne namene začasno izvozi v tujino javno arhivsko grudivo na podlagi dovoljenja ministra. V dovoljenju za začasni izvoz mora biti določen rok za vrnitev javnega arhivskega gradiva ter način in pogoji njegovega zavarovanja v času izposoje.
Za znanstvene in kulturne namene je to gradivo lahko začasno izvoženo v tujino, vendar le na podlagi dovoljenja pristojnega ministra.
V obdobju tranzieije se je povečal pritisk na arhive glede prevzemanja tako starejšega kot tudi najnovejšega arhivskega gradiva, in sicer zaradi ukinitev ali reorganizacij nekdanjih državnih upravnih, samoupravnih in pravosodnih organov, ukinitve družbenopolitičnih organizacij, transformacije oziroma lastninjenja državnih gospodarskih podjetij, združenj, stečajev in likvidacij. Opozoriti je potrebno, da so bile v prejšnjem državnem sistemu vse družbenopravne osebe (organizacije združenega dela in drugi subjekti, ki so upravljali družbeno lastnino) ustvarjalci arhivskega gradiva. S spremembo sistema ureditve v državi so bili pospešeni tudi procesi lastninjenja. Slovenska gospodarska podjetja (s prejšnjo družbeno lastnino) so se med tranzicijo lastninsko preoblikovala. Stečajev, predvsem velikih gospodarskih sistemov, je bilo v Sloveniji veliko. Nekaj njihovega gradiva so prevzeli javni arhivi, preostalo je bilo deponirano ali celo uničeno. Ravnanje javnih arhivov je bilo zelo različno, saj imajo vsi slovenski arhivi premalo prostora za hranjenje arhivskega gradiva. Neka-
287	Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294

teri arhivi so se odločili za prevzeme celotnega dokumentarnega in arhivskega gradiva in si pri tem pomagali z javnimi deli. Drugi arhivi so prevzemali po svoji oceni le najpomembnejše arhivsko gradivo podjetij. Arhivsko gradivo nekdanjih ukinjenih družbenopolitičnih organizacij je večinoma prevzeto. ARS je prevzel tako rekoč vse gradivo za področje nekdanjih ukinjenih uradov prejšnje države za upravo in pravosodje. Vrzeli so na področju znanosti, sociale, šolstva in kulture.
Večinoma so arhivi redno pripravljali navodila za odbiranje za posamezne ustvarjalce. Prevzemanje valoriziranega oziroma odbranega arhivskega gradiva nekdanjih javnih pravnih oseb, nastalega do leta 1991 oziroma lastninjenja, še ni v celoti končano in je prednostna naloga regionalnih arhivov v letih 2004 in 2005.
Tabela: Količina spisovnega gradiva, ki so ga prevzeli javni arhivi v obdobju 1996—2003.
Leto	Količina prevzetega spisovnega gradiva v tm v posameznih letih
1996	1.644
1997	1.774
1998	2.394
1999	1.280
2000	707
2001	913
2002	2.832
2003	2.286
2. Zasebno arhivsko gradivo
27.	člen
Evidentiranje dokumentarnega gradiva v zasebni lasti, za katerega se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva, izvajajo arhivi, ki predložijo letne programe evidentiranja zasebnega arhivskega gradiva skupaj s strokovno utemeljitvijo ministrstvu.
Na osnovi evidentiranja iz prejšnjega odstavka minister z odločbo razglasi zasebno dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, za arhivsko gradivo. Odločba vsebuje podatke o lastniku in vsebini, obsegu in času nastanka zasebnega arhivskega gradiva ter dolžnosti iz 29. člena tega zakona.
Minister vodi seznam izdanih odločb in določi podrobnejši način evidentiranja in pristojne arhive za posamezna področja zasebnega arhivskega gradiva.
Pravilnik o ravnanju z zasebnim arhivskim gradivom, Uradni list RS, št. 59/1999.
28.	člen
Če arhiv ugotovi, da je zasebno arhivsko gradivo v nevarnosti, da bo uničeno ali poškodovano, obvesti o tem ministra.
Minister lahko z odločbo določi:
-	pogoje hrambe, konserviranja oziroma re-stavriranja zasebnega arhivskega gradiva;
-	obveznost izročitve zasebnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu za določen čas, zaradi izdelave kopij.
29.	člen
Dolžnosti lastnikov zasebnega arhivskega gradiva so:
-	da hranijo gradivo trajno, strokovno neoporečno ter kot celoto v urejenem stanju;
-	da upoštevajo strokovne nasvete arhiva glede varovanja, vzdrževanja, odbiranja in urejanja ter konserviranja oziroma restavriranja gradiva;
-	da dajejo arhivu podatke o gradivu, ki so potrebni za izvajanje določb tega zakona;
-	da omogočijo arhivu vpogled v arhivsko gradivo na kraju samem;
-	da določijo pogoje uporabe zasebnega arhivskega gradiva za znanstvene in kulturne namene.
30.	člen
Zasebno arhivsko gradivo, ki ga sprejme arhiv na predlog lastnika v hrambo, ostane v zasebni lasti in se obravnava v skladu z določili pisne pogodbe o hrambi, s katero se lahko določijo posebni pogoji glede hrambe in dostopnosti zasebnega arhivskega gradiva.
31.	člen
Zasebno arhivsko gradivo tujega izvora je prepovedano uvažati brez izvoznega potrdila države, iz katere se arhivsko gradivo izvaža.
32.	člen
Lastnik zasebnega dokumentarnega gradiva, za katero se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva, lahko izvozi zasebno dokumentarno gradivo le na podlagi mnenja ministra.
Minister predpiše, kdaj se domneva, da ima zasebno dokumentarno gradivo lastnosti arhivskega gradiva.
33.	člen
Minister lahko dovoli začasen oziroma trajen izvoz zasebnega arhivskega gradiva na predlog lastnika in po predhodnem strokovnem mnenju pristojnega arhiva.
Lastnik zasebnega arhivskega gradiva mora v primeru trajnega izvoza dopustiti pristojnemu arhivu, da ga pred izvozom kopira.
Minister določi seznam zasebnega arhivskega gradiva, ki ga je zaradi izjemnega pomena za znanost in kulturo prepovedano trajno izvoziti v tujino.
288
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
34, člen
Država ima predkupno pravico pri prodaji zasebnega arhivskega gradiva. Država lahko prepusti predkupno pravico lokalni samoupravni skupnosti.
Lastnik zasebnega arhivskega gradiva mora ponudbo za prodajo svojega gradiva, ki vsebuje podatke o bistvenih sestavnih delih kupoprodajne pogodbe najprej poslati ministrstvu.
Ministrstvo se do ponudbe opredeli na podlagi strokovnega mnenja pristojnega arhiva, ob upoštevanju predpisov, ki urejajo predkupno pravico, v dveh mesecih po prejemu obvestila.
Eno temeljnih določil naše ustave je nedotakljivost zasebne lastnine. Zasebno arhivsko gradivo je zasebna lastnina. Zato je bilo sprejeto načelo minimalnega omejevanja lastninskih pravic ustvarjalcev zasebnega arhivskega gradiva; te se lahko omejijo le na podlagi zakonskih določb zaradi javnega interesa (omejevanje izvoza arhivskega gradiva, predkupna pravica države do zasebnega arhivskega gradiva ter strokovna pomoč pristojnih arhivov lastnikom zasebnega arhivskega gradiva. Zasebno arhivsko gradivo je vsako arhivsko gradivo, ki je starejše od 30 let in nastane pri zasebni pravni in fizični osebi ter ima pomen za znanost, zgodovino in kulturo. Zasebno arhivsko gradivo nastane po posebnem postopku razglasitve. Opozoriti je potrebno, da je bilo pri nastajanju arhivskega zakona veliko dilem in pomislekov tako domačih, kot tudi mednarodnih strokovnjakov, prav pri varstvu zasebnega arhivskega gradiva, kar kaže na zapletenost tega vprašanja.
Pri zasebnem arhivskem gradivu gre za gradivo pravnih in fizičnih oseb, ki ga arhivi lahko pridobijo z volili, darili, oporokami, odkupi ali v obliki depozita. V primeru odkupa, volila, darila gre vsakokrat za prehod lastnine. V drugih primerih gre lahko za prevzem arhivskega gradiva v hrambo, lastniško razmerje pa pri tem ostane nespremenjeno; torej ostane v zasebni lasti osebe, pri kateri je nastalo. Zakon izrecno določa, da so lahko s pogodbo določeni posebni pogoji za dostopnost tega gradiva. Za uporabo zasebnega arhivskega gradiva morajo biti izpolnjeni pogosto še posebni pogoji. Pristojni arhiv je zavezan upoštevati vse morebitne omejitve, ki jih lastnik zasebnega arhivskega gradiva določi v pravnih aktih na podlagi katerih pristojni arhiv skrbi za zasebno arhivsko gradivo. Ob depozitih gre navadno za hrambo zasebnega arhivskega gradiva z dopuščeno uporabo; lastnik lahko tudi prepove uporabo gradiva.
Po drugi svetovni vojni sta bili v Sloveniji izvedena nacionalizacija in zaplemba zasebnega premoženja. Zaradi navedenih postopkov je prišlo veliko arhivskega gradiva nacionaliziranih zemljiških gospostev, podjetij, gospodarskih združb, zavarovalnic, zadrug, društev, fondov in zbirk posameznikov in družin v javne arhive (v
Arhiv Republike Slovenije ali regionalne arhive). Zakon o denacionalizaciji iz leta 1991 ni predvidel vrnitve tega gradiva lastnikom, lahko pa jim je bila vrnjena lastninska pravica. Arhivski zakon iz leta 1997 je to dilemo uredil z določbo, da je vse gradivo, ki je bilo v javnih arhivih ob sprejetju zakona, postalo javna lastnina.
Zaradi navedenih razlogov v preteklem obdobju pri nas ni bilo zasebnih arhivov, z izjemo cerkvenih. Sicer pa zasebni arhivi gospodarskih podjetij, političnih strank ter društev pri nas šele nastajajo.
Arhivski zakon določa, da javni arhivi v soglasju z zasebnimi lastniki evidentirajo zasebno arhivsko gradivo. To pomeni, da ugotavljajo obseg, vrste in vsebino zasebnega arhivskega gradiva, ugotavljajo njihov pomen glede na javni interes oziroma glede na kriterije za razglasitev za kulturni spomenik. Na osnovi evidentiranja in predloga javnega arhiva minister za kulturo z odločbo razglasi zasebno arhivsko gradivo za kulturni spomenik. Na ta način zasebni imetnik pridobi pravice in dolžnosti po arhivskem zakonu. Na podlagi poizvedb in poznavanja posameznih področij, v zvezi s katerimi nastaja gradivo, pripravijo arhivi letne programe evidentiranja zasebnega arhivskega gradiva. Te programe mora potrditi pristojno ministrstvo. Zasebni arhivi novih zasebnih gospodarskih podjetij in družb, političnih strank, društev in posameznikov v Sloveniji šele nastajajo oziroma bodo nastajali.
Osnova za nastanek zasebnega arhivskega gradiva v prihodnje bo evidentiranje oziroma popisovanje tega gradiva; brez sodelovanja lastnikov ne bo mogoče. Pri tem bo potrebno dosledno spoštovati ustavno določilo o nedotakljivosti zasebne lastnine ter volje posameznikov in jo usklajevati z javnim interesom.
Prvi primer razglasitve je bila odločba ministrstva za kulturo št. 036-8/2002 z dne 17. 6. 2002; z njo je bilo zasebno dokumentarno gradivo Studia Slovenica na podlagi 27, člena ZAGA razglašeno za zasebno arhivsko gradivo. Z navedeno odločbo so bile lastniku naložene predvsem dolžnosti v zvezi z ustrezno hrambo gradiva, upoštevanjem strokovnih nasvetov pristojnega arhiva (v tem primeru Arhiva Republike Slovenije) in določitvijo pogojev za uporabo arhivskega gradiva za znanstvene in kulturne namene skladno z 39. členom ZAGA,
35.	člen
Država zagotavlja v državnem proračunu sredstva, potrebna za pospeševanje varstvu zasebnega arhivskega gradiva.
3. Filmsko arhivsko gradivo
36.	člen
Filmsko arhivsko gradivo je zmontirani ori-
289	Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294

ginalni slikovni in tonski negativ filma in ena filmska kopija vsakega filma, ki ga izdelajo slovenski producenti oziroma je izdelan v ko-produkciji slovenskih in tujih producentov v Republiki Sloveniji.
Producent mora takoj po izdelavi filma izročiti filmsko arhivsko gradivo Arhivu Republike Slovenije. V pogodbi o izročitvi filmskega gradiva, ki jo sklene producent z 'ministrstvom, se producentu prizna nadomestilo stroškov za izdelavo intermediata in filmske kopije.
Slovensko filmsko arhivsko gradivo za območje vse Slovenije zbira in hrani Slovenski filmski arhiv (SFA), kije notranja organizacijska enota ARS. V osrednjo računalniško evidenco SFA je vpisanih 5.441 naslovov slovenskih dokumentarnih, animiranih in igranih filmov. Ob koncu leta 2003 je bila na spletni strani ARS objavljena podatkovna baza o slovenskih filmih, ki jih hrani. Filmski trakovi potrebujejo posebne razmere za hranjenje. Varstvo filmskega gradiva zahteva visoka finančna sredstva, saj so zajeti tudi odkupi filmskega gradiva slovenske produkcije ter redno vzdrževanje filmskega arhivskega gradiva (izvirno filmsko arhivsko gradivo nenehno propada samo po sebi, zato je potrebno ohranjanje s pomočjo kopiranja, to delo pa opravljajo v posebnih laboratorijih).
Višina sredstev za odkupe filmov in intermediate je v zadnjem času problematična, zato zakona v tem delu ne uresničujejo. Zaostanek pri odkupih filmov za obdobje 2000-2004 je velik.
4. Arhivsko gradivo verskih skupnosti
37. člen
Za varstvo arhivskega gradiva verskih skupnosti se uporabljajo določbe tega zakona, ki urejajo varstvo zasebnega arhivskega gradiva.
Arhivsko gradivo rimskokatoliške Cerkve se odbere iz cerkvenega dokumentarnega gradiva v skladu z njenimi predpisi in ima lastnosti arhivskega gradiva po tem zakonu.
Minister v dogovoru s Slovensko škofovsko konferenco določi posamezne pogoje za opravljanje arhivske dejavnosti in dogovorjena sredstva za opravljanje arhivske dejavnosti rimskokatoliške Cerkve.
Arhivsko gradivo rimskokatoliške Cerkve v RS je izjemno pomembno in v interesu Slovenije je, da se to gradivo trajno ohrani, strokovno obdeluje in daje zagotovljena oziroma omogočena njegova uporaba. Zaradi javnega interesa država sofinancira arhivsko dejavnost arhivov rimskokatoliške Cerkve (Nadškofijski arhiv v Ljubljani, Škofijski arhiv v Mariboru in Škofijski arhiv v Kopru), in sicer na podlagi 37. člena ZAGA in v skladu z dogovorom o opravljanju arhivske dejavnosti rimskokatoliške Cerkve v RS. Podatki iz poročila za leto 2003 kažejo, da je bilo v navedenih cerkvenih arhivih ob koncu leta 2003
2.238 tm spisovnega arhivskega gradiva. Uporabnikov za znanstveno-raziskovalne namene je bilo 1.268, za pravne 44, izdanih je bilo 1.291 potrdil oziroma overjenih prepisov. V letu 2003 je MK sofinanciralo program varstva arhivskega gradiva Slovenske škofovske konference v višini 26.492.400 SIT.
IV. UPORABA ARHIVSKEGA GRADIVA V ARHIVIH
38.	člen
Javno arhivsko gradivo se v arhivih lahko uporablja v znanstveno-raziskovalne, kulturne in publicistične namene, za predstavitve arhivskega gradiva in za izobraževanje. Pravne in fizične osebe lahko poleg teh namenov uporabljajo javno arhivsko gradivo, če izkažejo pravni interes.
Minister določi podrobnejše pogoje in način vodenja evidence uporabe javnega arhivskega gradiva ter tarifni pravilnik.
Pravilnik o uporabi javnega arhivskega gradiva v arhivih, Uradni list RS, št. 59/1999.
Uporaba arhivskega gradiva je brezplačna, zaračunavajo se le materialni stroški izdelave kopij oziroma reprodukcije arhivskega gradiva.
39.	člen
Za uporabo zasebnega arhivskega gradiva v arhivih se smiselno uporabljajo določbe o uporabi javnega arhivskega gradiva, če niso v nasprotju z določili pravnih aktov, na podlagi katerih arhivi hranijo zasebno arhivsko gradivo.
40.	člen
Javno arhivsko gradivo se uporablja v dovoljene namene na podlagi prijave uporabe upravičenca arhivu.
Javno arhivsko gradivo se lahko izposoja za razstavne in podobne namene samo na podlagi pisne pogodbe in v primeru, da je zagotovljeno ustrezno materialno varstvo gradiva.
Arhiv lahko dovoli objavo reprodukcij javnega arhivskega gradiva v reklamne, propagandne ali podobne namene, razen če bi to nasprotovalo značaju aH pomenu arhivskega gradiva.
Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/2003) je v svojem 45. členu razveljavil prvi odstavek 38. člena ZAGA in prvi odstavek 40. člena ZAGA; to povzroča v praksi velike težave.
41.	člen
Javno arhivsko gradivo, ki ob svojem nastanku ni bilo namenjeno javnosti, postane dostopno za uporabo 30 let po nastanku.
Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje podatke, ki se nanašajo na obrambne in mednarodne zadeve, zadeve s področja nacionalne varnosti, vključno z vzdrževanjem reda in miru, ter na ekonomske
290
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
interese države in katerih odkritje bi lahko povzročilo škodo, postane dostopno za uporabo 40 let po svojem nastanku.
Javno arhivsko gradivo, ki vsebuje podatke o zasebnosti posameznika, postane dostopno za uporabo 75 let po svojem nastanku oziroma 10 let po smrti osebe, na katero se nanaša, če je datum smrti znan, kolikor ni z drugimi predpisi drugače določeno.
Javnopravna oseba, ki izroči javno arhivsko gradivo arhivu, ga je glede na prejšnja dva odstavka dolžna označiti z ustreznimi roki nedostopnosti ter v izročitvenem zapisniku posebej navesti roke nedostopnosti za posamezno javno arhivsko gradivo.
Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih postane načeloma dostopno za uporabo 30 let po nastanku, razen gradiva, ki je bilo že ob nastanku dostopno javnosti. To velja za javno arhivsko gradivo, kije nastalo po letu 1991. Za gradivo, ki vsebuje podatke, ki se nanašajo na obrambne in mednarodne zadeve s področja nacionalne varnosti, je mogoče določiti 40-letni rok nedostopnosti. Rok varovanja osebnih podatkov in podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznikov, je določen na 75 let ali 10 let po smrti posameznika.
42,	člen
Roke nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, določene v drugem in tretjem odstavku 41. člena tega zakona, je možno izjemno skrajšati pod določenimi pogoji, če je uporaba javnega arhivskega gradiva neobhodno potrebna za dosego predvidenega znanstvenega cilja ter javni interesi prevladujejo nad interesi, ki jih je potrebno varovati.
O izjemnem skrajšanju roka nedostopnosti odloči Vlada Republike Slovenije (v nadaljevanju: vlada) na predlog uporabnika ter na podlagi mnenja arhivske komisije. Predlog mora vsebovati strokovno utemeljitev za izjemno skrajšanje roka nedostopnosti.
43.	člen
Roke nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, določene v drugem in tretjem odstavku 41. člena tega zakona, je možno na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma podaljšati, vendar ne več kot za 10 let.
O izjemnem podaljšanju roka nedostopnosti javnega arhivskega gradiva odloči vlada, ko prejme mnenje arhivske komisije.
Roke nedostopnosti je možno skrajšati, če javni ali znanstveni interesi prevladujejo nad interesi, ki jih je treba varovati. Na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, se roki lahko izjemoma podaljšajo, vendar ne za več kot 10 let.
44.	člen
Vlada imenuje izmed strokovnjakov s področja državne uprave, zgodovine in arhivistike arhivsko komisijo, ki opravlja naslednje naloge:
-	daje obvezujoča mnenja v spornih primerih določitve roka nedostopnosti arhivskega gradiva iz drugega in tretjega odstavka 41. člena tega zakona;
-	daje mnenja o izjemnem skrajšanju in podaljšanju roka nedostopnosti.
Vlada določi sestavo in način dela arhivske komisije.
Arhivsko komisijo za vprašanja dostopnosti do arhivskega gradiva je imenovala vlada RS 6. oktobra 2000 v skladu s 44. členom arhivskega zakona v sestavi: mag. Vladimir Zumer - predsednik, Marjan Zupančič - namestnik, člani prof. dr. Peter Vodopivec, prof. dr. Janez Kranj c in mag. Janez Pogorelec (Uradni list RS, št. 97/ 2000, popravek št. 113/2000).
45.	člen
Omejitve dostopnosti arhivskega gradiva iz 41. člena tega zakona ne veljajo za uporabo posamičnih dokumentov, če gre za postopke, ki jih vodijo državni organi in organi lokalnih samoupravnih skupnosti.
Omejitve dostopnosti arhivskega gradiva z osebnimi in zasebnimi podatki ne veljajo za posameznike, na katere se podatki nanašajo, in njihove pooblaščence, zakonite zastopnike in dediče, državne upravne in pravosodne organe in organe lokalnih skupnosti.
Stranke imajo po zakonu o splošnem upravnem postopku ne glede na določila 41. člena tega zakona pravico do vpogleda v javno arhivsko gradivo, ko izkažejo svoj pravni interes.
Zakon o dostopu do informacij javnega značaja ni razveljavil 2. odstavka 45. člena ZAGA, zato imajo stranke po zakonu o splošnem upravnem postopku ne glede na razveljavitev 41. člena ZAGA pravico do vpogleda v javno arhivsko gradivo, ko izkažejo svoj pravni interes.
46.	člen
Originalno javno arhivsko gradivo, ki bi se zaradi uporabe lahko poškodovalo oziroma uničilo, se daje v uporabo v obliki kopije
47.	člen
Dokumente, ki so v arhivu in jih organi državne oblasti in organi lokalnih samoupravnih skupnosti potrebujejo za svoje delo oziroma jih občani potrebujejo za uveljavitev svojih pravic, izroči arhiv v uporabo praviloma v obliki overjene kopije, ki se šteje za original.
V izjemnih primerih, kadar je za razrešitev zadeve nujno potrebna uporaba originala, se lahko državnemu organu za določen čas posodi originalno arhivsko gradivo, s tem, da se na stroške organa izdela varnostna kopija.
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
291
48.	člen
Uporabnik mora z arhivskim gradivom, ki ga je dobil v uporabo, ravnati s skrbnostjo dobrega gospodarja.
49.	člen
Pri vsaki objavi ali predstavitvi arhivskega gradiva je potrebno z imenom ali signaturo navesti arhiv ter arhivski fond oziroma zbirko, iz katere je obravnavano arhivsko gradivo.
Stanje ob koncu leta 2003 kaže, da imajo arhivi za 62% fondov in zbirk popise po arhivskih enotah, uporabne pisarniške evidence ali arhivske inventarje; za 29% fondov prevzemne sezname oziroma popise po tehničnih enotah; 9% fondov je neurejenih, slabo urejenih ali brez pripomočkov.
Tabela: Podatki o številu uporabnikov in številu izdanih potrdil v javnih arhivih v obdobju 1996— 2003.
V letu 2003 je bilo v arhivih 12.833 uporabnikov, izdanih je bilo 8.723 potrdil oziroma overjenih prepisov. Zaradi povečanega zanimanja za uporabo določenih kategorij gradiva, povezanega s postopki za uveljavljanje pravic državljanov v zvezi z vojnimi in povojnimi krivicami, so morali arhivi prednostno urediti arhivske fonde za te namene (npr. za žrtve II, svetovne vojne, denacionalizacija, vojna škoda ...) in s tem omogočiti čim hitrejši dostop do baz podatkov o tem gradivu.
Seveda pa je dostopnost odvisna tudi od stopnje strokovne obdelave gradiva v arhivu (to je od urejenosti posameznega fonda in arhivskih pripomočkov), ohranjenosti gradiva oziroma občutljivosti posameznih pisnih podlag ter tudi razpoložljivih uporabniških kopij najdragocenejšega oziroma najbolj občutljivega gradiva. Pri tem je potrebno poudariti pomen izdaj virov in študij o arhivskem gradivu, saj se tudi na ta način povečuje oziroma olajšuje dostop do določenih kategorij arhivskega gradiva.
Ureditev varstva arhivskega gradiva v Sloveniji je bila usklajena s priporočili in smernicami mednarodnega arhivskega sveta, Evropske unije in UNESCA in načeli varovanja tajnih podatkov (državnih, uradnih in vojaških ter poslovnih tajnosti), z načeli varovanja osebnih podatkov ter podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznika.
Leto	Število uporabnikov	Število izdanih potrdil oziroma overjenih prepisov
1996	29.282	29.445
1997	15.540	15.700
1998	13.163	10.110
1999	16.106	12.933
2000	16.550	13.443
2001	17.896	14.285
2002	12.697	9.381
2003	12.833	8.723
Tabela: Podatki o številu uporabnikov in številu izdanih potrdil v javnih arhivih v letu 2003 po arhivih.
Arhiv	St. uporabnikov za znanstveno -raziskovalne namene	St. uporabnikov za pravne namene - vloge strank	St. izdanih potrdil oziroma overjenih prepisov
ARS	1.128	2.764	2.955
ZAC	83	646	614
PAK	246	314	229
PAMB	927	2.398	2.410
PANG	147	419	165
ZAP	309	343	343
ZAL	487	2.622	2.007
Skupaj	3.327	9.506	8.723
V. NADZOR
50. člen
Nadzor nad zakonitostjo dela arhivov izvaja ministrstvo na podlagi tega zakona in izvršilnih predpisov.
Kontrolo nad namensko porabo sredstev za opravljanje javne službe opravlja Računsko sodišče Republike Slovenije.
51. člen
Inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določil tega zakona in izvršilnih predpisov izvaja Inšpektorat Republike Slovenije za področje kulturne dediščine.
Pooblaščena oseba mora varovati vojaško, uradno in poslovno tajnost.
Pooblaščena oseba za opravljanje inšpekcij-
292
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
skega nadzora po tem zakonu je inšpektor za področje arhivske dejavnosti, ki mora izpolnjevati poleg drugih tudi naslednja posebna razpisna pogoja:
-	opravljen strokovni izpit iz arhivistike;
-	najmanj deset let delovnih izkušenj v arhivu.
Inšpektorat RS za kulturo izvaja nadzor na
področju arhivske dejavnosti v okviru svojih pristojnosti. Veliko pozornosti je bilo namenjene zlasti prostorski problematiki arhivov; pri tem je bilo preverjeno predvsem materialno varstvo arhivskega gradiva.
VI. KAZENSKE DOLOČBE
52,	člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba:
1.	če ne skrbi za dokumentarno gradivo na predpisan način in pristojnemu arhivu ne zagotovi pogojev za delo (prvi odstavek 20. člena);
2.	če ne izpolni predpisanih dolžnosti v zvezi s prehodom javnega arhivskega gradiva v arhiv ter s tem povezanih materialnih, kadrovskih in finančnih pogojev za delo (prvi in drugi odstavek 21. člena);
3.	če ne izroči vsega javnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu v zakonsko določenem roku (prvi, drugi in tretji odstavek 22. člena);
4.	če izročeno javno arhivsko gradivo ni urejeno na predpisan način (prvi odstavek 24. člena);
5.	če so bili pred izročitvijo iz javnega arhivskega gradiva izločeni posamezni dokumenti, ki imajo lastnosti arhivskega gradiva in zato javno arhivsko gradivo ni kompletna celota (prvi
odstavek 24. člena);
6.	če ne označi javnega arhivskega gradiva na predpisan način in v izročitvenem zapisniku ne navede rokov nedostopnosti (četrti odstavek 41. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne in javnopravne osebe.
53.	člen
Z denarno kaznijo najmanj 100.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba, ki izvaja statusno spremembo oziroma prenehanje javnopravne osebe:
1.	če v primeru prenehanja javnopravne osebe brez znanega pravnega naslednika ne izroči javnega arhivskega gradiva arhivu še pred prenehanjem (prvi odstavek 25. člena);
2.	če ne zagotovi odbiranja in izročitve arhivskega gradiva arhivu v skladu z določili tega zakona in na podlagi obveznih navodil pristojnega
arhiva (drugi odstavek 25. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz pr\'ega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
54.	člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek arhiv:
1.	če začasno izvozi javno arhivsko gradivo brez dovoljenja pristojnega ministra (drugi odstavek 26. člena);
2.	če dopusti nedovoljeno uporabo javnega arhivskega gradiva (prvi odstavek 38. člena);
3.	če dopusti tako uporabo zasebnega arhivskega gradiva, ki ne ustreza dogovorjenim pogojem uporabe (39. člen);
4.	če pri uporabi arhivskega gradiva ne upošteva določenih rokov nedostopnosti (prvi, drugi in tretji odstavek 41. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba arhiva.
55.	člen
Z denarno kaznijo najmanj 100.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba ali posameznik — lastnik zasebnega arhivskega gradiva, ki stori prekršek v zvezi s samostojnim opravljanjem dejavnosti:
1.	če ne izvrši določenih varstvenih ukrepov (drugi odstavek 28. člena);
2.	če ne izpolnjuje zakonskih dolžnosti v zvezi Z ravnanjem z zasebnim arhivskim gradivom (29. člen);
3.	če brez izvoznega potrdila države izvora uvozi zasebno arhivsko gradivo tujega izvora
(31. člen);
4.	če izvozi zasebno dokumentarno gradivo, za katero se domneva, da ima lastnosti arhivskega gradiva brez mnenja pristojnega ministra (prvi odstavek 32. člena);
5.	če izvozi zasebno arhivsko gradivo brez dovoljenja pristojnega ministra (prvi odstavek
33. člena);
6.	če na predpisan način ne sporoči ministrstvu, da namerava prodati zasebno arhivsko
gradivo (drugi odstavek 34. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek posameznik, če stori dejanje iz prvega odstavka.
56.	člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek producent, pravna oseba ali posameznik, ki stori prekršek v zvezi s samostojnim opravljanjem dejavnosti, če ne izroči filmskega arhivskega gradiva arhivu Republike Slovenije (drugi odstavek 36. člena).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
293
kaznuje za prekršek posameznik, če stori dejanje iz pr\>ega odstavka.
57.	člen
Z denarno kaznijo najmanj 200.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba ali posameznik, ki stori prekršek v zvezi s samostojnim opravljanjem dejavnosti:
1.	če uporablja javno arhivsko gradivo v nedovoljene namene (prvi odstavek 38. člena);
2.	če brez dovoljenja arhiva objavi reprodukcije javnega arhivskega gradiva (tretji odstavek
40. člena);
3.	če poškoduje arhivsko gradivo (48. člen).
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se kaznuje za prekršek iz prvega odstavka tudi odgovorna oseba pravne osebe.
Z denarno kaznijo najmanj 50.000 tolarjev se za kaznuje prekršek posameznik, če stori dejanje iz prvega odstavka.
VII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
58.	člen
Vlada določi sestavo in način dela arhivske komisije in jo ustanovi v šestih mesecih po uveljavitvi tega zakona.
Komisija je bila imenovana 6. 10. 2000 (glej 44. člen).
59.	člen
Minister predpiše izvršilne predpise iz tega zakona v enem letu po njegovi uveljavitvi.
Do uveljavitve predpisov, določenih v tem zakonu, se smiselno uporabljajo predpisi, veljavni na podlagi zakona o naravni in kulturni dediščini (Uradni list SRS, št. 1/81, 42/86 in Uradni list RS, št. 8/90 in 26/92), kolikor niso v nasprotju z določili tega zakona.
Podzakonski akti so bili objavljeni v Uradnem listu RS, št. 59/99: Pravilnik o materialnem varstvu arhivskega gradiva in dokumentarnega gradiva, Pravilnik o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva, Pravilnik o strokovni usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom, Pravilnik o odbiranju in izročanju javnega arhivskega gradiva arhivu, Pravilnik o uporabi javnega arhivskega gradiva v arhivih, Pravilnik o ravnanju z zasebnim arhivskim gradivom.
60.	člen
Z dnem uveljavitve tega zakona postane ustanovitelj Zgodovinskega arhiva v Celju, Pokrajinskega arhiva v Kopru, Zgodovinskega arhiva v Ljubljani, Pokrajinskega arhiva v Mariboru, Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici in Zgodovinskega arhiva v Ptuju Republika Slovenija.
Vlada v šestih mesecih po uveljavitvi tega zakona uskladi mrežo javnih zavodov - regionalnih arhivov za opravljanje arhivske dejavnosti z do-
ločili tega zakona in sprejme ustrezne ustanovitvene akte.
Zadnji ustanovitveni akti za vse regionalne arhive, ki so bili usklajeni tudi z zakonom o uresničevanju javnega interesa na področju kulture, so bili sprejeti 11. 7. 2003 (Uradni list RS, 67/2003).
61.	člen
Premoženje, s katerim upravljajo regionalni arhivi za opravljanje dejavnosti, za katero so ustanovljeni, preide z dnem uveljavitve tega zakona na Republiko Slovenijo v višini deleža, ugotovljenega na podlagi zakona o uresničevanju javnega interesa na področju kulture.
Arhivi opravljajo svojo dejavnost v prostorih, ki so v lasti države, lokalne skupnosti ali pa v najetih prostorih (glej 6. člen),
62.	člen
Arhivsko gradivo, ki se na dan uveljavitve tega zakona že nahaja v arhivih, razen arhivskega gradiva, ki ga je arhiv prevzel v hrambo v obliki depozita od fizične osebe, oziroma so ga arhivi dolžni prevzeti na podlagi zakona o naravni in kulturni dediščini (Uradni list SRS, št. 1/81, 42/86 in Uradni list RS, št. 8/90 in 26/92), je javna lastnina.
Navedeno arhivsko gradivo iz različnih razlogov še vedno ni prevzeto. Zato je ena izmed prednostnih nalog prevzemanje arhivskega gradiva nekdanjih javnih pravnih oseb in društev, nastalega do leta 1991 oziroma do lastninjenja.
63.	člen
Kadar ima dokumentarno gradivo pravne osebe, ki upravlja z družbeno lastnino, lastnosti arhivskega gradiva po tem zakonu, minister na predlog arhiva odloči, da se uporabljajo za to dokumentarno gradivo določila tega zakona o javnem arhivskem gradivu.
64.	člen
V delovno področje Arhiva Republike Slovenije in regionalnih arhivov sodijo tudi naloge varstva arhivskega gradiva nekdanjih državnih, avtonomnih, samoupravnih in drugih organov ter pravnih oseb, za katere so bili ti arhivi pristojni po zakonu o naravni in kulturni dediščini.
65.	člen
Rok nedostopnosti javnega arhivskega gradiva, določen v prvem odstavku 41. Člena, se uporablja za arhivsko gradivo, nastalo po uveljavitvi Ustave Republike Slovenije, od dne 23. 12. 1991.
66.	člen
Arhivsko gradivo bivših družbenopolitičnih organizacij (Zveza komunistov Slovenije, Socialistična zveza delovnega ljudstva Slovenije, Zveza
294
Iz prakse za prakso
ARHIVI 27 (2004), št. 2
Nina Zupančič Pušavcc: Problematika izvajanja Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, str. 277-294
sindikatov Slovenije, Zveza socialistične mladine Slovenije) je dostopno brez omejitev, razen podatkov določenih v tretjem odstavku 41. člena.
67.	člen
Vse vrste in stopnje zaupnosti označenih na dokumentih oziroma fondih ali zbirkah, nastalih v organih in drugih organizacijah bivše SFRJ, so nične, prav tako omejitve uporabe gradiva, ki so ga do uveljavitve samostojnosti Republike Slovenije predali organi in organizacije bivše SFRJ.
Zakon je odpravil vse vrste tajnosti za gradivo, nastalo do leta 1991 v obdobju SFRJ, razen varstva osebnih podatkov. To velja za arhivsko gradivo, ki je bilo ob sprejetju ŽAGA že prevzeto v javne arhive.
68.	člen
Z dnem uveljavitve tega zakona prenehajo
veljati členi 57. Do 69., 94. do 102., 13. točka 106. člena in člena 107. in 108. zakona o naravni
in kulturni dediščini (Uradni list SRS, št. 1/81, 42/86 in Uradni list RS, št. 8/90, 26/92).
69. člen
Ta zakon začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Viri in literatura:
Nacionalni program za kulturo, Ministrstvo za kulturo RS, Ljubljana, april 2004.
Nina Zupančič Pušavec - Analiza stanja na področju varstva arhivskega gradiva, V: Ministrstvo za kulturo - Analiza stanja na področjih kulture in predlog prednostnih ciljev, Ljubljana: Ministrstvo za kulturo, 2002, str. 368-392.
Nina Zupančič Pušavec: Poročilo o delu javnih arhivov v letu 2003 in Poročilo o delu cerkvenih arhivov v letu 2003, V: Obvestila -Arhiv Republike Slovenije, 2004, 317 str.