Mnknja ■ Pogledi - Stališča - Phhimku
FINANČNO-RAČUNOVODSKI DELAVCI KOT USTVARJALNI OBLIKOVALCI LASTNEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA
KSENČA BOKOVEC
Ko pomislimo na fi nanč no-raču novodsko opera t i vo v podjetjih, «i ponavadi predstavljamo oddelek poln nervoznih uslužbenk, ki prekladajo kupe papirja in mrzlično vnašajo podatke v računalnik. To seveda velja predvsem za polletne in letne zaključke, ko sc delo tako nakopiči, da ga zaposleni komaj še zmorejo, pa tudi če delajo po ves dan. Sicer pa to funkcijo povezujemo z dolgočasnim, rutinskim, nekrearivnim delom, sedenjem v pisarni, velikimi količinami popite kave in preuekatero pokajeno cigareto.
Zgoraj opisana podoba finančno-računovodskega dela, na žalost, še prevečkrat drži pa čeprav smo na pragu 21. stoletja. Tega nikakor ne smemo povezovati z osebnimi lastnostmi zaposlenih na tem področju, saj so ti ljudje v svojem bistvu prav tako kreativni, sposobni in željni pestrejšega dela kot ljudje v drugih poklicih in na drugih delovnih mestih. V opisani položaj jih pravzaprav sili narava efela oziroma računalniške rešitve, s pomočjo katerih ta posel opravljajo. Imajo tako rekoč zvezano roke.
Vendar problem ni v računalniški tehnologiji, ki je vsekakor v zadnjem desetletju izredno napredovala, pač pav tradicionalnih finančno-računovodskih aplikacijah, ki ostajajo na isti točki razvoja. Le-te povečini posnemajo ustaljene, pogosto tudi že preživete načine in postopke dola, torej lo avtomatizirajo tisto, kar bi sicer morali že v temeljih spremenili. Delo je zato res hitreje opravljeno, kot bi bilo, če bi ga izvajali izključno ročno, vendar pa niso odpravljeni glavoboli zaradi klasičnih težav, ki nastajajo pri neinformatiziranih, ročnih postopkih. Le-ti pa so: večkratni vnosi istih podatkov na različnih mestih, iskanja pomembnih podatkov po gorah izpisov, če želimo sestaviti poročila za zunanje ustanove ali vodstvo, preštevilne liste raznih podatkov iz glavne knjige in salda kontov, ki služijo samo še same sebi, težave in dileme pri obravnavanju neustaljeriih poslovnih dogodkov in podobno. Vse to pa lahko hitro in enostavno rešimo s pomočjo novih pristopov k oblikovanju finančno računovodskih informacijskih sistemov. Pri tem moram poudariti, da namenoma govorim o flnančno-računovodskih informacijskih sistemih in ne aplikacijah, saj je prav v tem bistvo novih pristopov. Prej rutinsko operativno funkcijo, podprto z boljšo ali slabšo računalniško aplikacijo preoblikujemo v pravi informacijski sistem, katerega rezultati so informacije in ne le podatki.
V nadaljevanju bom na kratko opisala ključne predpostavke novih pristopov k razvoju finančno-računovodskih infor macijskih sistemov. Bistvene lastnosti, ki dajejo takemu sistemu popolnoma novo vsebino in s tem povezano večjo učinkovitost in prilagodljivost so:
1.	ločevanje strukture in pomena
2.	stalna ažurnost vseh poslovnih knjig, vključno z glavno knjigo
3.	poljubna nastavljivost posameznih operativnih parametrov
4.	govoreče šifre
5.	enostavno in hitro oblikovanje tako standardnih kot ad hoc
poročil (analiz)
6.	možnost spremljanja poslovanja s pomočjo dodatnih atribu ■ lov vezanih na transakcije in entitete
7.	elastično definiranje obdobij
8.	samo revizij a sistema
1. Ločevanje strukture in pomena dajem na pivo mesto, saj prav ta pristop pogojuje tudi nekatere druge. Verjetno je že vsak, ki se je kdajkoli ukvarjal ali seznanjal s finančno-raiunovodskim delom videl "kilometrsko dolge" šifre kontov, na katere se postavke knjižijo v glavno knjigo. Take šifre morajo uporabljati predvsem večja podjetja, ki imajo strukturi rano organizacijo. Le kako bi sicer lahko postavke poknjižili na:
podjetje	npr. šifra	100
oddelek	* "	50
stroškovno mesto	" "	10
konto	" "	400
analitiko	" "	0023
Rezultat tega je približno takale šifra: 10050104000023, ki nam pove, da je neko stroškovno mesto, v nekem oddelku v podjetju naredilo določen strošek. Kakšen je občutek uporabnika, ki se sreča s štirinajst ali več mestno Šifro? Če je je že vajen, potem se sicer ne zgraža, vendar se bo pogosto zmotil, razen če nima fotografskega spomina. Če je novinec, bo zmeden, težko se bo privadil novemu delu, motil se bo. Če pa se taka šifra nahaja v kakšnem poročilu ali analizi, kije namenjeno drugim uporabnikom, potem je le-ti ne bodo mogli došifrirati, saj je no uporabljajo pn vsakdanjem delu in analiza bo ostala brezpredmetna. Poleg tega pa bodo analize zelo neprilagodljive, saj ne bomo mogli po želji kombinirati organizacijske strukture in kontnega plana. Rešitev je v osamosvojitvi glavnih treh elementov beleženja poslovnih transakcij, ki so:
■	organizacijska struktura,
m struktura kontov oz. kontnega plana in
■	struktura obdobij.
Vrednost vsake transakcije se mora nanašati na zgornje tri elemente, kar zahtevajo tudi slovenski računovodski standardi. Ko ti trije elementi postanejo samostojni, se nam možnost oblikovanja raznoraznih analiz drastično poveča, nerazumljivost dolgih šifer pa popolnoma izgine.
2Q	INFORMATIKA
M noja - I'oou:m - Stališča - Predlogi
2. Druga bistvena lastnost novega pristopa je povezanost vseh poslovnih knjig, ki nastopajo v finančno-računovodski funkciji:
■	glavne knjige in
■	pomožnih knjig (saidakonti in druga analitika, gotovinske knjige)
Slika 1: Povezanost poslovni!) knjig
To pomeni, da se transakcije, vnešene v sistem skozi pomožne knjige istočasno odrazijo tudi na odgovarjajočih vrsticah glavne knjige (glej sliko 1). Zato so vse knjige stalno ažurne in mesečni vnosi določenih skupov transakcij v glavno knjigo niso potrebni. Kot bomo videli kasneje, postane ta lastnost izredno pomembna pri analizah, ki opravičujejo svojo namembnost samo v primeru, koso podatki, iz katerih nastajajo, ažurni. Analize torej lahko izdelamo na katerikoli dan v letu in odražale bodo ažurno stanje. Poleg tega odpadejo običajne delovne obremenitve, ki se pojavljajo ob "kampanjskih" mesečnih vnosih transakcij.
3.	V knjigovodstvu se ponavljajo določeni elementi, kot so, na primer:
a	tipi transakcij
■	pogoji plačila
■	načini plačila
■	davki
■	statusi poslovnih partnerjev (v smislu bonitete)
■	tečajne razlike (pri poslovanju v tujih valutah)
■	opredelitev kontov glede na njihove lastnosti ipd.
Vse te elemente lahko obravnavamo kot parametre, kijih poljubno nastavljamo glede na obliko in način našega poslovanja. S tem parametri postanejo temelj oblikovanja okolja po meri in ne več prisila, ki nam vsiljuje določen sistem dela, ne glede na to, ati nam ustreza ali ne. Naj navedem primer: Imamo saldakonte oz. poslovno knjigo kupcev. Večini kupcev prodajamo blago na 30 dni oz. s 3% popusta. Če plačajo prej kot v petnajstih dneh. Nekaterim kupcem pa prodajamo blago na 45 ali 60 dni z možnostjo večih stopenj popusta, glede na to, koliko pred rokom zapadlosti plačajo. Vse te pogoje plačila lahko nastavimo v sistemu, tako da se nam popust avtomatsko izračunava. Povprečni pogoj 30 dni s pripadajočim popustom bomo vezali direktno na poslovno knjigo kupcev, ker je to
prevladujoči pogoj, druge pa bomo vezali na posameznega poslovnega partnerja, za katerega veljajo. Ti pogoji se bodo pri transakcijah avtomatsko upoštevati, glede na to, za katerega partnerja vnašamo transakcijo.
4.	Govoreče šifre so se v finančno-računovodskem sistemu izkazale kot uporabniku-prijazne Šifre. V prvi točki sem že razložila problem predolgih šifer v knjigovodstvu, ki ga lahko rešimo s pomočjo ločitve pomena in strukture. Šifriranje vseh elementov v sistemu na poenoten način, na primer, dolžine 10 v alfanumenčni kodi (pri novem pristopu nam ni potrebno analitike prikazovali skozi izredno dolge šifre, ker smo ločili strukturo in pomen) nam omogoča standardiziranost, enostavnost uporabe, točnost in hitro učenje. Še posebno pa nam to šifriranje poenostavlja izdelavo in čitanje analiz, katerih bistveni trije elementi so konti, obdobja in organizacijske enote. Kontni plan lahko šifriramo običajno numerično, kot je pri nas nava da, vendar pa lahko ob tem posebne strukturne oz. zbirne konte, ki nam bodo služili v analizah, zaradi lažjega razumevanja šifriramo aifanumerično (npr. analitične konte, na katere se knjiži prodaja posameznih izdelkov združimo v sintetični konto, ki ima naziv grupe izdelkov),
5.	V besedilu sem že večkrat omenila analize in poročila, ki so oziroma bi morali biti bistveni rezultat vskega finančno-računovodskega sistema. Tak sistem namreč ne sme biti sam sebi namen, ampak mora služiti kot osnova za izdelavo:
■	standardnih poročil za zunanje ustanove in
■	poročil za pomoč pri vodenju tri odločanju v podjetju.
Prva vrsta poročil prikazuje dejstva, torej tisto, kar se je dejansko zgodilo. Ta poročila so določenih oblik in vsebujejo zahtevane elemente. pripravljamo pa jih ob določenih časovnih obdobjih. Z njimi ponavadi nimamo dosti težav, ker vemo, kaj, kdaj in kako moramo narediti. Vendar pogosto zahtevajo precej dela, ker jih še marsikje sestavljajo ročno oz. v kakšni preglednici na PC računalniku, saj ni prave podlage in načinov, da bi jih avtomatsko potegnili iz glavne knjige. Večje težave nastopijo pri drugi vrsti analiz, pri tako imenovanih ad hoc poročilih. Le-ta nam morajo dati odgovor na posamezna specifična vprašanja vodstva ali drugih zaposlenih, kadarkoli med poslovnim letom in v obliki, ki ni že vnaprej predpisana. Poteg lega morajo poleg dejanskega stanja upoštevati tudi predvidevanja in napovedi (primerjave s plani!). Če nimamo prave metodologije za izdelavo takih poročil, in če glavna knjiga, ki je vir vseh podatkov, ni ažurna, nam bodo analize vzele ogromno časa, njihova kakovost pa bo vprašljiva. Rešitev tega problema leži v vedno ažurni glavni knjigi in pravilnem ter prilagodljivem kombiniranju glavnih sestavin poročil, ki so:
■	strukture kontov,
■	strukture obdobij in
■	strukture organizacijskih enot glede na
■	dejanske in planske vrednosti.
Ko smo slrukturirali kontni plan, poslovna obdobja in organizacijske enote, smo dobili strukture z različnimi družinami, ki jih lahko poljubno kombiniramo v analize ter rezultate spremljamo giede na dejanske in planske vrednosti. Tako dobimo praktično neomejeno število analiz, ki nam bodo dale odgovore na še tako nenavadna vprašanja vodstva (seveda ne življenska,
li/jtmifninJ NFORM ATI KA ^
Mnenja - Pogledi - Stališča • Plikdi.ogi
!e poslovna; za življenska se bomo morali potruditi sami!). Primer analize sta tudi bilanca stanja in izkaz uspeha, ki ju s pomočjo struktur lahko izdelamo po različnih priporočilih (kar naši računovodski standardi že dovoljujejo). Pri tem naj omenim, da so strukture popolnoma neodvisne od dejanskega stanja v organizacijski strukturi podjetja, kontnem planu in strukturi obdobij. Tako lahko poleg struktur, ki v našem podjetju resnično obstajajo, zasnujemo tudi namišljene strukture, na podlagi katerih dobimo t.i. "KAJ-ČE" analize oziroma različne poglede na podatke (gtej sliko 2),
To je izredna pomembna prednost novega pristopa, če pomislimo na neštete reorganizacijo naših podjetij, ki so bile mnogokrat izvedene na pamet in so položaj podjetij pogosto še poslabšale.
6. Če imamo zelo razvejeno in kompleksno poslovanje in bi analize radi se popestrili, so nam na voljo dodatni atributi, s katerimi lahko opredeljujemo poslovne partnerje m posamezne transakcije. Ti atributi nam služijo tudi kot omejevalci analitike. Če namreč želimo, na primer, prodajo posameznega izdelka zasledovati glede na njegovo barvo, nam ne bo treba odpirati analitičnih kontov za rdeče, modre in zelene svinčnike, ampak bomo na transakcijo enostavno pripeli odgovarjajoči atribut, in v analizi spremljali zeljeno analitiko.
DEJANSKI
VNOS	POGLED
KAJ-ČU	KAJ-ČE
POGLEDI	POGLED 2
Slika 2: Različni pogledi na podatke
7,	Vemo, da vsa podjetja nimajo enakega poslovnega teta, saj so nekatera podvržena močnim sezonskim vplivom, ki njihovo poslovno leto lahko precej zamaknejo. Lahko se tudi zgodi, da vsa podjetja v korporaciji oz. koncemu nimajo enakega poslovnega leta, kar nam otežuje izdelavo konsolidiranih bilanc. V ta namen nam novi pristop omogoča določanje poljubnega poslovnega leta, kjer so obdobja za knjiženje opredelje na in odprta po naših željah in potrebah. Če karikiram, ima naše leto lahko tudi "24 mesecev" oz. obdobij, če tako želimo. Tudi podjetja pod isto streho imajo lahko različno definira na poslovna obdobja, pa bomo vseeno lahko izdelali konso-lidirano bilanco.
8.	Naj se na koncu ustavim še prt samoreviziji sistema. Danes v naši majhni državici rastejo tuje in domaČe revizijske hiše kot gobe po dežju. Ali jth toliko ros potrebujemo ali ne, v to se ne bom spuščala, res pa je, da se vsak dan odknvajo nove nepravilnosti, in to celo v podjetjih, ki so se nam še včeraj zdela deviško čista. Dejstvo jo, da jo dela za revizijske hiše že zdaj precej, in da se bo pregledovanje finančnega poslovanja podjetij v prihodnosti še okrepilo. Revizorju bo delo zelo olajšano, če bo pregledoval sistem, ki vodi svoj lastni revizijski dnevnik in beleži spremembe na vsakem posameznem zapisu v sistemu. Ne nazadnje pa je ta lastnost potrebna tudi za našo varnost, da vemo, kaj in kdaj je kdo delal na sistemu. Finančni podatki so namreč zelo "občutljiva" zvrst podatkov, škoda, ki bi jo lahko naredila nepoklicana roka, pa ogromna.
Na kratko sem opisala najbistvenejše elemente novega pristopa k izgradnji finančno-računovodskega informacijskega sistema. Lahko bi naštevata še prcccj drugih novosti, ki sodijo v ta pristop, vendar sem se omejila na najpomembnejše, ki so steber celotnega finančno-računovodskega informacijskega sistema. Če osvojimo le-te, potem se nam bodo možnosti za uvajanje novih elementov odpirale kar same po sebi. Ko bo naša glavna knjiga ažurna, kar bo, če bomo finančno-računovodsko funkcijo kar najbolj prilagodili svojemu okolju in jo avtomatizirali, bodo tudi poročila in analize vsebovali prave odgovore na zastavljena vprašanja. S tem bo vodenje in odločanje v podjetju lažje, napačnih odločitev pa manj. Poslcdica toga bo uspešnejše poslovanje podjetja in večji dobiček. Vse to pa se bo odrazilo v višjih plačah zaposlenih. Na končuje prav to tisto bistvo, ki ga nekje v skritem kotičku zavesti ali podzavesti vsi pričakujemo od boljšega dela. Na koncu si zastavimo filozofsko vprašanje: "Kaj je bilo prej, jajce ali kokoš"?
Jaz pravim, dober finančno-računovodski informacijski sistem, kaj pa vi?
npcmibi \d NFORM ATIKA