1.01 Izvirni znanstveni članek UDK 930.25:025.43 Prejeto: 1. 10. 2013 Kontrolirani geslovniki: zakaj jih potrebujemo bolj kot kdaj ZDENKA SEMLIČ RAJH višješolska predavateljica, magistrica bibliotekarskih znanosti, arhivska svetnica Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, SI-2000 Maribor e-pošta: zdenka.semlic@pokarh-mb.si IZVLEČEK Deskriptorji predstavljajo pomembno orodje v procesu oblikovanja objektivnih informacij o arhivskem gradivu, saj je večina sodobnih sistemov za obdelavo informacij zasnovanih na deskriptorskih sistemih, ki imajo ključno vlogo. Kot taki so v uporabi za različne namene v sistemu urejanja, popisovanja in uporabe ohranjenega arhivskega gradiva. Deskriptorji pa predstavljajo tudi pomembno vstopno točko (access point) za poizvedovanje v arhivskih informacijskih sistemih. Predstavljajo izhodišče za razumevanje konteksta pri nadaljnjem poizvedovanju po vsebinah in opisih arhivskega gradiva. Zato morajo uporabniku omogočiti nadaljevanje poizvedovanje v arhivskem informacijskem sistemu. Zato je treba zajeti ustrezno količino informacij o normativni vsebini posameznega deskrip-torja, hkrati pa vzpostaviti ustrezne relacije med deskriptorji in popisnimi enotami. KLJUČNE BESEDE: oblikovanje gesel, deskriptorji, tezavri, klasificiranje, indeksiranje, vsebinsko opisovanje, teoretične osnove ABSTRACT CONTROLLED VOCABULARIES: WHY WE NEED THEM MORE THAN EVER? Descriptors are an important tool in the process of creating objective information on archives because most of the modern information processing systems are based on descriptor systems which play a key role. As such, they serve different purposes in the systems of management, description and use of preserved archives. Descriptors are also an important access point to query archival information systems. They provide a starting point for further understanding of the context when querying the contents and descriptions of archives. Therefore they must enable users to continue their retrieval of information from archival information system. For this purpose, it is necessary to capture a certain amount of information on authority records of each descriptor, and at the same time to establish the appropriate relationships between descriptors and units of description. KEY-WORDS: creation ofheadings, descriptors, thesauri, classification, indexing, subject description, theoretical foundations. 1. Uvod Že zelo zgodaj so se na področju organizacije dokumentov in arhivskega gradiva pojavile težnje po zagotavljanju hitrejšega dostopa do dokumentov, vključujoč problematiko oblikovanja gesel, izgradnje različnih tezavrov, naprednejše uporabe klasifikacijskih znakov in tudi izdelovanja kazal arhivskih informativnih pomagal. Te težnje so se uresničevale na različne načine, to pa je vodilo v razvoj različnih sistemov obvladovanja vsebin dokumentov tako v klasični kot v elektronski obliki.1 Pri tem nastale metodološke probleme je vsak reševal sam, pri tem iskal najprimernejše rešitve in s tem oblikoval svoj lastni sistem. Vendar so ti sistemi zadostovali le za zagotavljanje hitrejšega dostopa do gradiva pri klasičnih arhivskih informativnih pomagalih, ki so bila izdelana na papirju. Z uvedbo novih informacijskih rešitev, predvsem pa pri izgradnji vzajemnih arhivskih podatkovnih zbirk tak način ni več primeren, še manj pa učinkovit in racionalen. Zaradi medsebojne neskladnosti lokalnih sistemov to večkrat pomeni oviro v razvoju skupnih sistemov.2 Sisteme za vsebinsko označevanje lahko sistemi-ziramo glede na namen, cilje in izvedbo v geslovnike, tezavre in klasifikacije.3 Vsak izmed njih ima svojo notranjo logiko vzpostavljanja in uporabe. Njihov pomen pri vsebinah arhivske vrednosti je predvsem v racionalni umestitvi v sistem obvladovanja celote arhivskega gradiva in s tem tudi v sistem arhivskega strokovnega dela. Geslovniki, tezavri in klasifikacije so namreč ključni pri urejanju in posredovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva.4 Racionalizacija na področju gesljenja, klasificiranja in izgradnje zgraditve sistemov za vsebinsko označevanje pri vsebinah arhivske vrednosti predstavlja samo eno od rešitev obravnavanja ohranjene dokumentacije in arhivskega gradiva. Osnovne okvire za izvedbo te racionalizacije prestavlja standardizirana oblika zapisov o kontekstih, v katerih je gradivo. Ti standardizirani zapisi so oblikovani po splošno sprejetih arhivskih standardih, in sicer Splošnem mednarodnem standardu za popisovanje arhivskega gradiva (ISAD(g)2), Mednarodnem standardu za oblikovanje normativnih zapisov kor-porativnih teles, oseb in družin (ISAAR CPF2), Mednarodnem standardu za popisovanje funkcij in aktivnosti (ISDF) in Mednarodnem standardu za opisovanje ustanov, ki hranijo arhivsko gradivo (ISDIAH). Omenjeni standardi omogočajo oblikovanje arhivskih informacijskih sistemov na podlagi standardiziranih podatkovnih struktur. Pri tem pa je velikega pomena uspešna preslikava arhivskih vsebin v standardizirane podatkovne strukture, saj je le na ta način mogoče uspešno izmenjevati podatke.5 Novi načini organiziranja podatkov in s tem omogočanje hitrejšega in enostavnejšega dostopa do vsebin, ki so shranjene, pa zahtevajo povezovanje z drugimi strokami ter prevzemanje izkušenj in zgledov, predvsem s področja dokumentologije, bi-bliotekarstva, informatike itd. Še najbolj to velja za gesljenje in izgradnjo in uporabo tezavrov — tu prihajajo do veljave izkušnje s področja bibliotekarstva in uprave, npr. zbirni klasifikacijski načrt organov državne uprave.6 2. Uporabljena terminologija Ker arhivska stroka do sedaj ni uporabljala določenih pojmov, ki so v uporabi na področju, ki ga v tem prispevku obravnava avtorica, so v nadaljevanju pojasnjeni nekateri pojmi, katerih poznavanje je nujno potrebno za pravilno razumevanje omenjene tematike. Omenjene strokovne pojme so opredelili že M. Novak, Z. Semlič Rajh in A. Šauperl,7 tukaj jih povzemam: Deskriptor: značilno in standardizirano geslo z definirano vsebino, ki označuje njeno enopomensko predstavitev vsebine enega ali več dokumentov. Uporabljamo ga za urejanje in shranjevanje informacij ter za poizvedovanje po njih tako v računalniško podprtih kakor tudi klasičnih podatkovnih zbirkah. Deskriptor sestavlja geslo ter vsebina gesla vključno z enim ali več kvalifika-torji. Dokument: zapis, ki ga je med poslovanjem oseba ali organizacija izdelala ali pridobila in ga je tudi ohranila. 1 Vilfan: Decimalna klasifikacija, str. 3—14; Subject Indexing; Duranti: Arhivski zapisi. 2 Novak: Preslikave vsebin. 3 Urbanija: Metodologija izdelave tezavra; Šauperl: Klasifikacija knjižničnega gradiva; Šauperl: Malo znane lastnosti klasifikacije, str. 83-95. 4 Novak: Preslikave vsebin. 5 ISAD(g) - General International Standard Archival Description. ISAAR(CPF) - International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. ISDF - International Standard for Describing Functions. ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. 6 Kajič - Klep: Šifranti v državni upravi, str. V-18-V-25; Kopač: Klasifikacijski načrti, str. 96-107; Vrezec: Pasti spreminjanja načrta, str. V-75-V-80; Bizjak: Klasificiranje pravosodnih organov, str. 115-124. 7 Novak: Preslikave vsebin; Semlič Rajh - Šauperl: Problematika gesljenja, str. 187-213; Semlič Rajh: Arhivski zapisi in postopki sledenja, str. 631-646. Družina: v arhivski teoriji in praksi je v uporabi kot pojem za označevanje dveh ali več fizičnih oseb, ki so v rodbinskih oz. družinskih razmerjih. Ta morajo biti postavljena jasno in enoznačno, praviloma v standardni obliki. Če so izvedena grafično ali opisno, veljajo zanje enaka pravila kot za druge entitete, sicer jih je mogoče predstaviti tudi v katerem izmed standardnih rodoslovnih zapisov. Entiteta: smiselno zaključena enota, ki je lahko sestavljena iz več podenot. Gre za objekt, ki obstaja v realnosti, ali koncept, o katerem želimo shraniti informacijo. Fizična oseba: posameznik, ki je opredeljen v arhivskem gradivu in se lahko odzove kot oseba. Zanjo so značilne rodbinske povezave in na tej osnovi vzpostavljene medsebojne relacije. Fizična oseba mora biti sposobna komunicirati z drugo fizično osebo ali z eno ali več pravnimi osebami. Pri opisu fizične osebe je poudarek na posamezniku, ki ga opisujemo, in relacijah tega posameznika z drugimi entitetami v sistemu. Geselnik ali geslovnik: abecedni seznam besednih enot, določenih za gesla ali podgesla, ki so praviloma urejena strogo abecedno, npr. v slovarjih ali leksikonih. Gesla v geslovniku so kontrolirana. Vsi termini morajo imeti nedvoumne in neredundantne definicije. Izgradnja geselnikov temelji na jasnih pravilih in stalni kontroli. Gesljenje (tudi predmetno označevanje): postopek oblikovanja in dodeljevanja gesel posameznim vsebinam, ki jih obravnavamo. Geslo oz. geselska beseda (tudi predmetna oznaka): dogovorjena razpoznavna beseda ali skupina besed. Te predstavljajo vsebino dokumenta in jih uporabljamo za iskanje po informativnih poma-galih. Identifikator: beseda ali besedna zveza, ki v predmetni oznaki pojasnjuje izbrani izraz z več pomeni za enolično razlikovanje ene entitete od druge. Glej tudi kvalifikator. Indikator: napoveduje ali kaže stanje ali nakazuje razvoj česa; kazalec, kazalnik. Kazalec: napotilo, ki v arhivski podatkovni zbirki oziroma arhivskem zapisu kaže uporabniku oziroma ga opozarja, kje naj išče želeni podatek. Kot sinonim bi lahko uporabili termin »indikator«. Kazalka: tisto napotilo, ki kaže povezavo s sprejetih na nesprejete pojme. Na ta način povezujejo identične pojme in izraža odnose do ekvivalence. Uvaja jih beseda »glej«. Klasifikacija: razvrstitev, razporeditev česa glede na enake ali podobne lastnosti ali tudi ocenitev, ovrednotenje. Klasifikacije danes v najširšem po- menu besede pomenijo načine razvrščanja predmetov ali njihovih zvez v razrede glede na skupno značilnost, ki je neločljivo združena z vsemi predmeti neke vrste in jih razlikujemo od predmetov druge vrste. Razvrščamo jih tako, da ima vsak razred v sistemu nasproti drugemu natančno določen položaj. Značilnost, po kateri klasificiramo, imenujemo načelo delitve. Kontekst: z njim označujemo jasno določeno besedno oz. miselno zvezo in tudi njihovo logično skladnost. Pogosto z njim označujemo tudi del besedila, iz katerega je viden pomen besed ali stavkov, iztrganih iz celote. V arhivski teoriji in praksi pojem med drugim uporabljamo za označevanje odnosov med samimi podatkovnimi strukturami arhivskega gradiva ali označevanje povezav med podatkovnimi strukturami v arhivskem gradivu in podatki o osebah, odgovornih za nastanek dokumenta, razlogih in postopkih oz. načinih nastanka dokumenta. Korporativno telo (korporacija): skupina oseb, ki je zbrana, da bi dosegla dolgoročni cilj v času in prostoru, in ima svojo formalno ali neformalno obliko. Značilni primeri korporativnih teles so združenja, institucije, podjetja, neprofitne organizacije, vlada, vladne organizacije, religiozne organizacije, lokalne cerkve, konference, simpoziji, kongresi ... Kvalifikator: beseda ali besedna zveza, ki v predmetni oznaki pojasnjuje izbrani izraz z več pomeni za enolično razlikovanje ene entitete od druge. Glej tudi identifikator. Napotilo: pojasnjuje, na kateri strani ali na katerem mestu je treba iskati vsebino, ki jo označuje deskriptor ali geslo. Normativna kontrola: se nanaša na normo, pravilo, zakon in predstavlja konsistentno uporabo unikatnih oblik pojmov, kot so imena in priimki, predmetne oznake, geografski pojmi, časovne in druge oznake za označevanje in klasifikacijo v arhivskem gradivu zapisanih vsebin. Z njimi vzpostavljamo vsebinska kontekstualna razmerja in s tem posredno tudi okolje, potrebno za uresničitev javne vere zapisanih vsebin. Normativni zapis: zaokrožena podatkovna celota, ki jo sestavljajo nosilni pojem in temu dodeljene vsebine, ki ga opredeljujejo. Vsak nosilni pojem mora biti v sistemu unikaten. Če se pojavijo enaki nosilni pojmi in označujejo različne vsebine, je treba nosilne pojme opremiti z dodatnimi identifikatorji (kvalifikatorji), tako da zagotovimo uni-katnost normativnega zapisa. Normativna zbirka: celota podatkov, ki so organizirani v normativnih zapisih in ki služijo kot refe- rence tako pri zajemanju kakor tudi pri poizvedovanju v informacijskih sistemih. Odvečnost: uporaba večjega števila vsebinskih oznak, iskalnih besed, računalniških sistemov, kot je potrebno, da je zagotovljeno lažje iskanje, izločen informacijski šum ali zagotovljeno delovanje računalniških sistemov ob okvarah; glej tudi re-dundantnost, preobilnost. Podatkovna struktura: način organizacije oziroma združevanje podatkov ali drugih entitet na osnovi določenih tipov podatkov. Namen oblikovanja podatkovnih struktur pa je učinkovita uporaba podatkov. Pravna oseba: vsaka osebo, ki ima formalno notranjo organizacijo, namen oz. poslanstvo, formalno odgovornost, sposobnost za komuniciranje s fizičnimi ali drugimi pravnimi osebami. S pojmom označujemo imena organizacij, društev, ustanov, političnih strank, verskih skupnosti, podjetij ... Preobilnost: uporaba večjega števila vsebinskih oznak, iskalnih besed, računalniških sistemov, kot je potrebno, da je zagotovljeno lažje iskanje, izločen informacijski šum ali zagotovljeno delovanje računalniških sistemov ob okvarah; glej tudi redundantnost, odvečnost. Redundantnost: uporaba večjega števila vsebinskih oznak, iskalnih besed, računalniških sistemov, kot je potrebno, da je zagotovljeno lažje iskanje, izločen informacijski šum ali zagotovljeno delovanje računalniških sistemov ob okvarah; glej tudi preobilnost, odvečnost. Sledenje: zmožnost informacijskega sistema, da uporabnika pelje od enega posnetka stanja do drugega spremenjenega stanja ali relacije, ki je v odnosu do izhodiščnega stanja. Sprožilec: podatkovni niz, ki v sistemu omogoča sprožanje različnih procedur in/ali zapisov znotraj podatkovne zbirke ali iz katerekoli druge komplementarne podatkovne zbirke. Navadno ga uporabljamo za zagotavljanje integritete informacij v podatkovnih bazah in sledenje na nivoju vsebin in kontekstov. Tezaver: referenčni slovar, ki uporabnikom pomaga izraziti zahtevo za informacijo s termini deskrip-torskega jezika. Poleg tega omogoča podrobno vsebinsko označevanje dokumentov in vprašanj s temi termini. Vodilka: napotilo, ki kaže na sorodnost med sprejetimi pojmi. Tako povezuje pojme, ki so med seboj tematsko tesno povezani, vendar niso identični. Uvaja jih »glej tudi«. Zapis: zapisana informacija ali objekt, ki ga lahko obravnavamo kot enoto. 3. Arhivska teorija in praksa pri oblikovanju deskriptorjev Na podlagi opravljenega praktičnega dela s popisovanjem arhivskega gradiva v Pokrajinskem arhivu Maribor v letih 2006-2010 se je izkazalo, da pri oblikovanju gesel in tezavrov obstajajo realne potrebe po poglobljeni obravnavi te tematike. Zato je treba izdelati in standardizirati pravila za geslje-nje, ta pa morajo biti oblikovana tako, da bodo primerna na eni strani za uporabnika, na drugi pa za strokovne delavce. Pri tem je treba upoštevati, da je lahko isti pojem v določenem kontekstu opredeljen za uporabnika in strokovnega delavca enako, v drugem je za strokovnega delavca potrebna podrobnejša opredelitev istega pojma, v tretjem pa ravno nasprotno, se pravi, pojem, ki ga opredeljujemo, je treba natančneje opredeliti za uporabnika. Povedano z drugimi besedami, treba je vzpostaviti relacijo med samim pojmom, uporabnikom in strokovnim delavcem (uporabnik ^ pojem ^ strokovni delavec; uporabnik = strokovni delavec; uporabnik > strokovni delavec; uporabnik < strokovni delavec). To je prav tisti vidik, ki sta ga predstavila Zeng in Zumer8 — določenemu pojmu se spreminja pomen glede na različne okoliščine. S tem se bibliotekarska teorija in praksa v zadnjih letih veliko ukvarjata.9 Rešitev pa je smiselno prenesti tudi na arhivsko področje. Oblikovanje normativnih imen korporativnih teles, fizičnih oseb in družin, zemljepisnih imen in predmetnih oznak ima v arhivski teoriji več razsežnosti. V tradicionalni arhivski teoriji in praksi je oblikovanje normativnih imen praviloma omejeno na ustvarjalce arhivskih fondov in zbirk, na nižjih nivojih popisov arhivskega gradiva pa do sedaj še ni bilo izvedeno v ustreznem obsegu.10 Prav zato nastajajo pogosto težave, ko je treba najti določeno gradivo, ki ni ustrezno opredeljeno z določenim geslom oz. pojmom. In ta neustrezna opredeljenost je tisto, kar povzroča težave tako uporabnikom kot strokovnim delavcem. Naj za ilustracijo navedem nekaj konkretnih primerov. Uporabniki imajo pogosto probleme zaradi enakega poimenovanja krajev na različnih lokacijah ali enakih poimenovanj različnih geografskih pojmov npr. Vipava — ime kraja,11 Vipava — ime 8 Zeng — Zumer: Introducing FRSAD and mapping; Zeng — Zumer: Mapping FRSAD model and other abstract models. 9 Hjorland: Concept theory, str. 1519—1536; Rorissa — Iyer: Theories of cognition and image categorization, str. 1385— 1392. 10 Novak: Preslikave vsebin. 11 Vipava je naselje in središče istoimenske občine, ki leži v zgornjem delu Vipavske doline, ob številnih izvirih reke Vipave, ki ima kot edina reka v Evropi deltast izvir. Zaradi številnosti reke;12 Lipnica kot slovenska oblika imena mesta Leibnitz v Avstriji,13 Lipnica pri Tuzli.14 Ali pa isto poimenovanje kraja na različni lokaciji, npr. Selo (v občini Ajdovščina),15 Selo (v občini Sežana).16 Prav tako uporabniki pogosto najdejo dve ali celo več oseb z enakim imenom in priimkom, npr. Andrej Novak — v enem primeru gre za gradbenika, v drugem za strojnika, v tretjem za stomatologa in v četrtem za sociologa. Brez dodatnih elementov, ki pojasnjujejo enega in drugega, je za uporabnika včasih nemogoče določiti pravo osebo.17 Pri tem pa ne gre pozabiti še najkompleksnejšega problema, s katerim se srečujemo v arhivistiki, umeščanja posameznih pojmov v prostor in čas. Npr. občina je leta 1850 predstavljala v določenem času in prostoru drugo celoto kot občina leta 1941 ali pa po letu 1995 itd. Gre za problematiko, ki je izjemno kompleksna in prav nedorečeno ter neurejeno stanje na tem področju onemogoča enotno popisovanje in obravnavanje arhivskih vsebin. Še posebej pa prihaja ta problematika do izraza sedaj, ko v praksi prehajamo na popisovanje gradiva s pomočjo specializiranih računalniških programov za popisovanje arhivskega izvirov so prebivalci zgradili 25 mostov; najimenitnejši in najstarejši je most za Lanthierjevo graščino. S tem imenom je kraj zapisan v dokumentu iz leta 1367, ko so tržani dobili pravico do svojega sejma. Pridobljeno 24.01.2012 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Vipava. 12 Vipava je reka, ki izvira v kraju Vipava. Dolga je 49 km, od tega se 44 kilometrov njenega toka nahaja v Sloveniji. Teče po desnem robu Vipavske doline, ob južnem robu Goriškega polja, pod severnim robom Krasa in se v bližini naselja Sovodnje v Italiji kot levi pritok izliva v Sočo. Porečje Vipave obsega okrog 600 km2. Pridobljeno 03.05.2012 s spletne strani http:// sl.wikipedia.org/wiki/Vipava_(reka). 13 Lipnica (nemško Leibnitz) je manjše mesto in okrožno središče na Štajerskem v južni Avstriji. Mesto leži na 270 m visokem Lipniškem polju ob železnici Dunaj—Trst, razprostira se na površini 5,9 km2 in šteje 6893 prebivalcev. Pridobljeno 03.05.2012 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Li-pnica,_Avstrija. 14 Lipnica je mesto znotraj občine Tuzla, Federacija Bosne in Hercegovine, BiH. Pridobljeno 03.05.2012 s spletne strani http://hr.wikipedia.org/wiki/Lipnica_(Tuzla,_BiH). 15 Selo je naselje v občini Ajdovščina. Na zahodnem delu Slovenije leži Vipavska dolina. Kot predzadnja vas v občini Ajdovščina, 10 km zahodno od Ajdovščine, pod obronki Čav-na, leži vas Selo. Vas leži na starem podoru, ki se je utrgal od Čavna, na nadmorski višini od 145 do 170 m. Pridobljeno 03.05.2012 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/ Selo,_Ajdov%C5%A1%C4%8Dina. 16 Selo je naselje v občini Sežana. Pridobljeno 03.05.2012 s spletne strani http://sl.wikipedia.org/wiki/Selo,_Se%C5% BEana. 17 17067 - Andrej Novak/Gradheništvo, 19444 - Andrej Novak/Elektronske komponente in tehnologije, 06339 - Andrej Novak/Stomatologija,33500 — Andrej Novak/ Sociologija. Prim. http://splet02.izum.si/cobiss/Bib Personal. jsp?apl= InputForm.jsp. gradiva in s tem do izgradnje vzajemne podatkovne baze. 4. Oblikovanja in uporabe deskriptorjev v podatkovni zbirki SIRA_net Ker so slovenski regionalni arhivi prešli na popisovanje arhivskega gradiva s programskim orodjem scopeArchive v okviru sistema SIRA_net, se je pokazala potreba po skupni diskusiji v zvezi z uporabo deskriptorjev in procesom zajemanja teh ter uporabe pri vsakodnevnem strokovnem delu. Strokovna razprava,18 ki se je razvila v zvezi z uporabo deskriptorjev, je pokazala dokaj različne poglede na smisel in namen uporabe deskriptorjev, predvsem pa na intenzivnost in podrobnost opisovanja posameznih deskriptorjev oziroma ustvarjanja normativnih zapisov posameznih deskriptorjev. Izkazalo se je, da različna mnenja izhajajo predvsem iz različnih dosedanjih strokovnih praks pri uporabi deskriptorjev. Te so bile do sedaj v veliki meri omejene le na izdelavo kazal klasičnih arhivskih informativnih pomagal, izdelanih na papirju. Z izgradnjo vzajemne podatkovne zbirke slovenskih javnih arhivov pa dobivajo deskriptorji ob znanih še nove dimenzije uporabnosti. So bodisi eno izmed orodij za obvladovanje kontekstov, v katerih je arhivsko gradivo, bodisi pomembno orodje za poizvedovanje v velikih podatkovnih zbirkah. Prav zato se je pojavila zahteva po opredelitvi arhivskih strokovnih standardov v zvezi z oblikovanjem in uporabo deskriptorjev, sledila pa je tudi zahteva po načrtnem zajemanju deskriptorjev v okviru posameznih projektov. Treba se je namreč zavedati, da bo v prihodnje, ko bo vzajemna baza podatkov, ki jo ustvarjajo slovenski regionalni arhivi, vsebovala vedno večje število zapisov, samo natančno in ustrezno izdelan sistem deskriptorjev omogočal učinkovit dostop do shranjenega in popisanega gradiva. Pri tem pa je treba upoštevati tudi dejstvo, da arhivisti glede na količino gradiva, ki ga hranimo v svojih ustanovah, nikoli ne bomo zmogli popisati vsega gradiva, ki ga hranimo na najnižjem nivoju, torej nivoju posameznega kosa19 (ang. item). Prav zato bomo pri iskanju 18 Delavnica v zvezi z uvajanjem oblikovanja deskriptorjev je potekala 5. 5. 2010 v Zgodovinskem arhivu Celje, udeležili pa so se je predstavniki tako regionalnih arhivov kot tudi predstavniki Arhiva Republike Slovenije. 19 Prevod standarda za angleško poimenovanje »item« uporablja besedo »dokument«, to pa v prakso vnaša zmedo, saj je pojem neustrezno poimenovan. Na to pa opozarjamo že kar nekaj časa. Pri npr. razglednici, fotografiji ali gradbenem načrtu je beseda »dokument« neustrezna, saj gre pravzaprav ustreznih informacij za uporabnika še toliko bolj odvisni od ustrezno izdelanega sistema deskriptor-jev. Težava, s katero se soočamo arhivisti v nasprotju z bibliotekarji, ki so že od nekdaj uporabljali t. i. kataložne listke in gesla, pa je tudi, da v preteklosti, ko so arhivsko gradivo obdelovali in popisovali na klasičen način, niso poznali sistema deskriptorjev, saj je bila izdelava tega zaradi obsega in količine gradiva večinoma nesmiselna. In ker ga nismo uporabljali, večini v tem trenutku primanjkuje tudi ustreznih teoretičnih znanj, na osnovi katerih bi bilo mogoče izgraditi ustrezne sisteme. V orodju za popisovanje arhivskega gradiva sco-peArchive, ki ga uporabljajo vsi slovenski regionalni arhivi v okviru sistema SIRA_net,20 smo za obvladovanje vsebine, ki se odraža v arhivskem gradivu, in poizvedovanje deskriptorje organizirali v več te-zavrov, ki predstavljajo organizirane zbirke podatkov. Tezavri so razdeljeni na ta način: fizične osebe, družine, korporativna telesa, zemljepisna imena, stvarna gesla, funkcije in vsebinski tezaver. Pri tem pa je treba posebej poudariti, da gre pri posameznih deskriptorjih znotraj omenjenih tezavrov za normativne vsebine, pri tem pa veljajo enake zakonitosti pri načinu in postopku oblikovanja obeh. Prikaz razdelitve tezavrov v podatkovni zbirki SIRA_net Vsi tezavri imajo en sam nivo, razen tezavra zemljepisno ime, ki vsebuje 7 podnivojev in 28 pod-podnivojev. Pri praktičnem delu imajo arhivisti v tem trenutku še najmanj težav pri oblikovanju normativnih imen korporativnih teles, fizičnih oseb in družin. Več težav jim povzroča oblikovanje normativnih zemljepisnih imen, največ težav pa se pojavlja pri obli- kovanju stvarnih gesel in funkcij. Težava, s katero se pri oblikovanju deskriptorjev srečujemo arhivisti, je v tem, da imamo pri svojem delu opraviti ne samo z vsebino, temveč tudi s kontekstom, to pomeni umeščanjem gradiva in vzpostavljanjem ustreznih povezav med enim in drugim. To uporabniku omogoča ustrezno razumevanje hranjenega gradiva v določenem prostoru in času. 4.1 Oblikovanje imen korporativnih teles Teoretično osnovo za oblikovanje normativnih imen korporativnih teles, fizičnih oseb in družin predstavlja standard ISAAR(CPF)2. Pri zajemanju podatkov o korporativnih telesih je treba upoštevati določene kriterije, na osnovi katerih lahko določimo korporativno telo. Glede na dejstvo, da je bil v tradicionalni arhivski teoriji in praksi že pred uvedbo ISAAR(CPF)2 sistem oblikovanja imen korporativnih teles na nivoju fonda dokaj dobro oblikovan in ga je bilo treba ob prehodu na popisovanje v okviru skupne vzajemne podatkovne baze samo dograditi, pri tem niso nastale večje težave, to pa je vidno iz oblikovanih normativnih imen korporativnih teles. Že obstoječim imenom korporativnih teles smo v novi podatkovni bazi dodali še druge normirane podatke, kot so npr. historiat, območje delovanja, organizacijska struktura, pravila delovanja ter aktivnosti in funkcije. S tem za posamezen kos, ne pa za dokument v pravem pomenu besede. Enako orodje za popisovanje gradiva uporablja tudi Arhiv Slovenije, vendar v okviru svojega neodvisnega sistema, zato so tudi rešitve, ki jih sistem prinaša, drugačne od tistih v sistemu SIRA net. Prikaz oblikovanja normativnega zapisa korporativnega telesa v sistemu SIRA_net (pridobljeno 05.05.2012 s spletne strani http://www. siranet.si/deskriptordetail.aspx?ID=59294) smo dobili s standardom skladen normiran zapis korporativne osebe, ki ga uporabniki sistema lahko uporabljajo pri nadaljnjem delu. Nekaj več težav imamo pri razumevanju dejstva, da se lahko na različnih nivojih popisovanja gradiva spreminjajo tudi ustvarjalci gradiva oz. se poleg ustvarjalca fonda začnejo kot ustvarjalci pojavljati tudi druga korporativna telesa in posamezniki, to pa seveda ne vpliva na oblikovanje normiranih imen korporativnih teles. To je seveda tudi posledica dejstva, da smo bili arhivisti do sedaj navajeni na to, da je bilo gradivo popisano na višjih nivojih in v večjih zaključenih enotah in da je bilo popisovanje na najnižjem nivoju omejeno samo na tisto gradivo, ki je bilo bolj iskano ali pa po presoji arhivista pomembnejše. Pri tem je treba omeniti tudi dejstvo, ki je v določeni meri prav tako vplivalo na oblikovanje normativnih imen korporativnih teles in zaradi katerega v tem trenutku med korporativnimi telesi najdemo bolj ali manj samo pravne osebe. V slovenskem prevodu standarda je izvirna beseda standarda »korpo-rativna telesa« prevedena kot »pravne osebe«, to pa že v osnovi krči obseg skupin oseb, ki dejansko zajemajo korporativna telesa. Pravne osebe so namreč samo ena izmed več skupin oseb, ki predstavljajo korporativna telesa. Že nekaj časa nekateri zaman opozarjamo na to dejstvo in predlagamo spremembo slovenskega prevoda, saj je tudi praksa pri popisovanju in oblikovanju normiranih zapisov korporativ-nih teles pokazala, da bi bilo za lažje obvladovanje in iskanje po sistemu treba korporativna telesa podrobneje razdeliti. Težave in dileme namreč nastajajo, ko je treba opredeliti korporativna telesa, ki niso pravne ali javnopravne osebe, ampak gre za posamezne formalne ali neformalne skupine, oddelke, enote, združenja, kot so npr. Rdeča armada, XIV. divizija, XII. Mednarodni arhivski kongres, Komite za gradnje in opremo pri mednarodnem arhivskem svetu ipd.21 Seveda pa težave pri oblikovanju informacij v zvezi s korporativnimi telesi in poizvedovanju po njih povzroča tudi nedosledno zajemanje normiranih podatkov tako samih normativnih zapisov kot tudi zapisov o vsebinah. Čeprav sta podatkovni model in zajemanje podatkov, ki ju podpira ISAAR(CPF)2, standardizirana, vendarle nastajajo številni problemi, kot so npr. veliko število korporativnih teles, ki jih je treba zajeti, pomanjkanje ustreznih virov in referenc predvsem za starejše obdobje ter težavnost jasnega razpoznavanja pojavnih oblik vsebin gesel v 22 času in prostoru.22 4.2 Oblikovanje osebnih in družinskih imen Kot smo omenili že pred tem, se arhivisti pri oblikovanju in kreiranju osebnih in družinskih imen srečujemo z večjimi težavami kot pri oblikovanju imen korporativnih teles. Poleg velike količine oseb, ki jih je treba zajeti in umestiti v čas in prostor, problem pogosto predstavlja dejstvo, da imamo pri popisovanju vsebine arhivskega gradiva mnogokrat opraviti z osebami, ki imajo enaka imena in priimke (npr. več oseb z imenom Janez Novak), ali pa z istimi osebami, a se zaradi nedoslednega pisanja ali slove-njenja oblik imena poraja dvom, ali gre za eno ali več različnih oseb (npr. zapisi Otmar Reiser, Otmar Reißer ali Otmar Reisser). V teh primerih se uporabniki srečujejo s težavo, saj je nemogoče razbrati, ali gre za eno ali več oseb. Poleg tega se moramo arhivisti spopadati tudi z dejstvom, da se posamezne osebe pojavljajo v povezavi z zelo različnimi vsebinami v različnih vrstah gradiva, pravilno umeščanje oz. povezovanje oseb z vsebinami pa je seveda za arhiviste poseben izziv. Že sam standard ISAAR(CPF) je skušal odpraviti omenjeno težavo s tem, da določa dodatne atribute. Za uspešno reševanje tovrstne problematike je treba identificirati osebe v prostoru in času, določiti njeno 21 Na to so opozarjali pred tem že Semličeva in Šauperlova in tudi Novak. Prevod pojma »corporate body« kot »pravna oseba« ni ustrezen, saj ne pokriva tistih »oseb«, ki nimajo statusa »pravne osebe« ali pa jih ni mogoče tako opredeliti. Zato bi bilo smiselno obstoječi pojem »pravne osebe« uporabiti kot ožji pojem v okviru pojma »korporativno telo« za tiste vrste »korporativnih teles«, ki imajo ob znanih kriteri- jih še jasno določljive atribute »osebe v pravnem prometu« v določenem času in prostoru. Ob tem ne gre spregledati dejstva, da se pojem »korporativno telo« normalno uporablja v slovenski terminologiji s področja bibliotekarstva (Novak: Preslikave vsebin, str. 123). Prikaz oblikovanja normativnega zapisa osebe v sistema SIRA_net (pridobljeno 05.05.2012 s spletne strani http://www. siranet.si/deskriptordetail.aspx?ID=61377) Prim. Novak: Preslikave vsebin, str. 123—125, 127—128. 22 relacijo do arhivskega gradiva, relacijo do dogodka ali stanja, ki je ustvarilo ohranjeno arhivsko gradivo, in relacijo do drugih oseb, ki so v relaciji do obravnavane osebe.23 Če pogledamo sedanje stanje, vidimo, da je praksa v arhivih zelo različna. Ta hip je skupno sprejeto, a nepisano pravilo, da smo se zaradi tehničnih razlogov delovanja sistema odrekli naravnemu zaporedju oblikovanja osebnih imen. Tako se v vseh arhivih osebna imena oblikujejo v skladu s slovenskim pravopisom v invertirani obliki. Do prve razlike prihaja že v uporabi ločila, saj nekateri arhivisti le-tega ne uporabljajo, zato je pogosto težko razlikovati ime od priimka in obratno - denimo v primerih Marko Matjaž, Bello del Nicolo> ... Pogosto pa najdemo tudi vpise, pri katerih se po pregledu normativnega vpisa izkaže, da imamo opraviti z isto osebo, kot sta npr. vpisa Ašič, Ferdo in Ašič, Ferdinand, vendar v različnem kontekstu in imenom v različnih oblikah. V konkretnem primeru gre za nedoslednost popisovalcev, kajti s primerjavo rojstnih datumov bi lahko takoj ugotovili, da gre za isto osebo. Možni sta dve rešitvi: 1. različno obliko imena bi bilo treba opredeliti v normativnem zapisu o fizični osebi kot drugo ime; 2. eno veljavno ime bi z nizom »glej tudi« kazalo na drugo sorodno in tudi veljavno ime (vodilka), odvisno od tega, kako je zastavljen iskalnik v sistemu. Med vpisi osebnih imen pa v praksi pogosto najdemo tudi vpise, kot so npr. Anica, Ančka, Alojzij, Arnuš ... Najbrž ni treba posebej opozoriti, da gre za vpise, ki so popolnoma neprimerni, saj jih je glede na to, da o osebah nimamo drugega podatka kot ime, nemogoče ustrezno opisati in normirati. Bibliotekarji rešujejo problematiko istovrstnih identifikacijskih imen različnih oseb tako, da dodajajo letnice rojstva in smrti (za že umrle osebe), uporabljajo pa tudi še druge kvalifikatorje, kot je npr. poklic.24 Glede na to, da smo se v osnovi že dokaj približali pravilom oblikovanja osebnih imen, kot jih oblikujejo bibliotekarji, bi tudi v arhivsko teorijo in prakso kazalo uvesti podobno pravilo. 4.3 Oblikovanje zemljepisnih imen Kot smo omenili že na začetku, imajo vsi tezavri, razen tezavra zemljepisno ime, en sam nivo. Tezaver zemljepisnih imen pa vsebuje 7 podnivojev in 28 podpodnivojev. Oblikovanje zemljepisnih imen zajema kraje, dele krajev, ulice, trge, ceste, države, pokrajine, tekoče vode, morske vode, prekope, slapove, jezera, morja, oceane, vzpetine, doline, gorovja, gozdove, parke, jame, puščave, celine, poslopja in druge samostojne objekte. Tako smo na osnovi šifranta zemljepisnih imen v registru zemljepisnih imen, ki ga vodi Geodetska uprava Republike Slovenije, oblikovali posamezne razrede zemljepisnih imen, in sicer so to: - domicilonimi: v ta razred zemljepisnih imen spadajo vsa naselja mesta, trgi, vasi, zaselki, le-dinska imena, deli mesta in mestnih četrti ter ulice in trgi. Pri tem smo od zunanjega vira prevzeli tudi uradni seznam vseh naselji v Republiki Sloveniji,25 saj se je izkazalo, da ni smiselno ustvarjati lastnega geslovnika veljavnih zemljepisnih imen naselij, - domusonimi: v ta razred zemljepisnih imen spadajo javni objekti, zasebni objekti, sakralni objekti, gradovi, domačije, cerkve ter drugi pomembni objekti, - hidronimi: v ta razred zemljepisnih imen spadajo potamonimi (tekoče vode, reke, potoki, hudourniki, nestalni tokovi, kanali, izviri, izlivi delte, slapovi, slapišča, rečni brodi in rečni pristani), limnonimi (jezera, deli jezer, jezerski zalivi, jezerski pristani, manjša stoječa voda, bajer, mlaka, ribnik, močvirje, trstičje) ter mareonimi (morje, del morja, morski zaliv, morski pristan, soline). Ker gre tudi pri tej obliki zemljepisnih imen za imena, za katera že obstajajo nekateri delno ustrezni geslovniki, smo imena limnonimov26 in oronimov27 uvozili v sistem scopeArhive iz zunanjih virov in se s tem izognili podvajanju geslovnikov ter hkrati poenostavili delo popisovalcev, - insulonimi: v razred spadajo morski otoki, jezerski otoki, rečni otoki, sipine sredi reke, čeri, plitvine, podvodni grebeni, - oronimi: v razred spadajo gorovje, hribovje, gričevje, vrh vzpetine, vzpetina, planota, sedlo, prelaz, del vzpetine, pobočje, hrbet, greben, dolina, soteska, vintgar, globel, rt, polotok, kraška jama, vrtača, brezno, ponor, osamljena skala, balvan, - regionimi: v razred spadajo država, občina, katastrska občina, upravna enota, pokrajina, krajinski del, ledina, predel in gozdni predel in tudi njihove historične oblike. Ker pa arhivisti pri svojem delu posamezna zem- 23 Novak: Preslikave vsebin, str. 126. 24 Prim. Šauperl: Klasifikacija knjižničnega gradiva. 25 Osnovne podatke (ime naselja, ime občine in povezava na zunanji vir) je dne 29. 10. 2009 posredovalo Društvo za digitalizacijo Slovenije, Geopedia. 26 Pridobljeno 28.10.2010 s spletnega naslova http:// sl.wikipedia.org/wiki/Seznam_jezer_v_Sloveniji. 27 Pridobljeno 02.11.2010 s spletnega naslova http://www.hri-bi.net/gorovje/julijske_alpe/. ljepisna imena umeščamo v prostor in čas, pri oblikovanju teh pogosto trčimo na težave, kot so spreminjanje posameznih zemljepisnih entitet v času in s tem tudi rast in razvoj le-teh, s preimenovanjem, združevanjem, ugotavljanjem predhodnikov in naslednikov, enakostjo poimenovanja ter relacijami med podrejenimi in nadrejenimi enotami. Leto 1800 CC <0 Kraj 1 Kraj 2 Kraj 3 I 1 \ / / Lelo W00 Kraj 1 Kraj 3 _U Lelo 2000 /рЧ /o\ /o\ /p\ /бч УоЧ /6ч Kraji Model razvoja in združevanja naselbin28 In ker se arhivisti torej pri svojem delu srečujemo pri zemljepisnih imenih tudi s historičnimi poimenovanji za posamezne zemljepisne entitete, smo zemljepisnim imenom poleg vseh veljavnih oblik dodali še historična poimenovanja oz. arheotoponime. Pojem arheotoponim izhaja iz termina »arhaičen« (prastar, pradaven, starinski, zastarel, prvoten), zato v ta razred vpisujemo le zastarele oblike zemljepisnih imen, ki niso več v uporabi, nekdanja nemška imena slovenskih zemljepisnih imen (Pettau, Marburg an der Drau, Herren Gasse ...) ali imena, ki so še vedno v uporabi, vendar ne tvorijo več samostojnih zemlje- Ljutomei [Ljutomer] (zemljepisno i me\ r^rrr fta J J i' L M 3 Đnwirni№>4 Ђ* G Gonobitz —> Wien Prikaz povezave funkcije s popisno enoto 5. Relacije med deskriptorji V okviru sistema SIRA_net poznamo dve osnovni vrsti deskriptorjev. Glede na njuno možnost za ustvarjanje relacij ju delimo na: - nepovezljive: delimo jih na nepovezljive deskriptorje in nepovezljive nepreferenčne deskriptorje; - povezljive deskriptorje: delimo jih na povezljive deskriptorje brez povezav, povezane deskriptorje s povezavami, povezane deskriptorje z dvosmerno relacijo ter povezljive preferenčne deskriptorje. Nepovezljivih deskriptorjev ni mogoče povezati s popisnimi enotami, prav tako pa niso v relaciji tudi z nobenimi drugimi deskriptorji. Tudi nepovezljivih Prav tako je tudi pri dvosmerni relaciji treba vsak deskriptor opredeliti kot normativno vsebino, saj ga je mogoče povezati vsakega posebej s popisno enoto. Vsekakor veljajo pri vzpostavljanju relacij med deskriptorji in popisnimi enotami določene zakonitosti, ki se odražajo tako pri zajemanju podatkov in njihovim povezovanjem z deskriptorji ter tudi pri poizvedovanju. 6. Sledenje deskriptorjem Velika večina arhivistov se v tem trenutku še ne zaveda velikega pomena obvladovanja deskriptorjev, čeprav so le-ti mogočno orodje v rokah arhivistov, s katerim bodo lahko obvladovali velike količine informacij in podatkov, ki jih hranijo v svojih podatkovnih zbirkah. Ko govorimo o sledenju, govorimo o zmožnosti informacijskega sistema, da uporabnika pelje iz enega posnetka stanja do drugega spremenjenega stanja ali relacije, ki je v odnosu do izhodiščnega stanja.35 Audit trail: - is a sequence of steps supported by proof documenting the real processing of a transaction flow through an organization, a process or a system. (Definition for an audit and/or IT environment). An Audit log is a chronological sequence —> —> —> —> —> —> 35 Zavedati se je treba, da je arhivsko gradivo »živ organizem«, ki se nenehno spreminja in dopolnjuje. To vodi tudi k temu, da delo, ki ga opravljamo arhivisti, ni statično in dokončno, temveč se spreminja skupaj s spremembami, ki nastajajo na gradivu. Da pa bi arhivisti lahko zagotavljali kvalitetne informacije svojim uporabnikom, morajo biti v vsakem trenutku sposobni uporabniku ponuditi najnovejšo informacijo v zvezi z gradivom, ki ga hranijo. To pomeni, da morajo sproti posodabljati podatke, ki jih hranijo v svojih podatkovnih bazah, to pa seveda vodi tudi k temu, da morajo biti sposobni v vsakem trenutku slediti spremembam in s tem zagotavljati konsistentnost podatkovne baze, istočasno pa uporabniku zagotavljati ustrezne in sproti ažurirane informacije. Problematika sledenja deskriptorjev je izjemno kompleksna, dejstvo pa je, da je v arhivskem informacijskem sistemu nujno treba zagotavljati sledenje tako med celotnim zapisom in deskriptorji kakor tudi med deskriptorji. Deskriptor je lahko v fiksni (absolutni) ali pa relativni relaciji do zapisa. Relacija med celotnim zapisom in deskriptorjem je v absolutni relaciji takrat, ko je kazalec dejansko tudi labela sprožilca. Če pa imamo relacijo z deskriptorji v spustnem meniju, gre za relativno relacijo na celoto zapisa. of audit records, each of which contains evidence directly pertaining to and resulting from the execution of a business process or system function. Audit records typically result from activities such as transactions or communications by individual people, systems, accounts or other entities. In information or communications security, information audit means a chronological record of system activities to enable the reconstruction and examination of the sequence of events and/or changes in an event. The process that creates audit trail should always run in a privileged mode, so it could access and supervise all actions from all users, and a normal user could not stop/change it. Furthermore, for the same reason, trail file or database table with a trail should not be accessible to normal users. Pridobljeno 25.02.2012 s spletne strani http://en.wikipedia.org/ wiki/Audit_trail. Webopedia definira sledenje spremembam kot »/a/ record showing who has accessed a computer system and what operations he or she has performed during a given period of time. Audit trails are useful both for maintaining security and for recovering lost transactions. Most accounting systems and database management systems include an audit trail component. In addition, there are separate audit trail software products that enable network administrators to monitor use of network resources«. Pridobljeno 25.02. 2012 s spletne strani http://www.webopedia.com/ TERM/A/audit_trail.html. V računalništvu: A system that provides a means for tracing items of data from processing step to step, particularly from a machine-produced report or other machine output back to the original source data. McGraw-Hill Science & Technology Dictionary. Pridobljeno 25.02.2012 s spletne strani http://www.answers.com/topic/audit-trail. Primer fiksne (absolutne) in relativne relacije med vsebino in deskriptorji36 Sledenje med samimi deskriptorji mora biti zagotovljeno prek identifikacijskih imen deskriptorjev, ta pa morajo biti unikatna — isti deskriptor se ne sme ponoviti. Pri tem je treba veliko pozornost posvetiti predvsem osebnim imenom in imenom pravnih oseb, kajti v teh primerih je mogoče podvajanje istih osnovnih imen deskriptorjev. Zato je v tovrstnih primerih treba poskrbeti za dodatne kvalifikatorje, ki dodatno pojasnijo določen deskriptor, da ga je na tej osnovi mogoče razlikovati od drugega. Kvalifikatorji so lahko različni, od datumov rojstva, poklicev ... Povezava med zapisom in deskriptorjem je navadno izvedena s pomočjo vloge (npr. predhodnik, naslednik, sestavni del ...), pri tem pa je vloga samo kazalec, ki nam kaže na odnos med vsebino arhivskega gradiva in deskriptorjem. Enako velja tudi za relacije med deskriptorji. Vedno je treba biti pozoren na to, da med seboj povezujemo neposredne relacije, posredne pa so vidne prek neposrednih. Pri sledenju deskriptorjem se srečujemo z več različnimi načini sledenja. Prvi način sledenja je sledenje po kontekstu — povezujemo določene osebe z določeno funkcijo (npr. Nebesky, Ferdinand, gradbeni inženir). Drugi način je sledenje po horizontali — med seboj povezujemo enakovredne deskriptorje znotraj ene skupine, kot npr. gradbene inženirje (npr. Nebesky, F., Nassimbeni, Wagner ...). Tretji način je sledenje po horizontali — med seboj povezujemo tiste deskriptorje in jim sledimo, ki so med seboj povezani v nadrejeni ali podrejeni relaciji, npr. del mesta z mestom (npr. zemljepisno ime Gosposka ulica z Mariborom, pri tem je Gosposka ulica 36 Semlič Rajh: Arhivski zapisi in postopki sledenja, str. 631- 646. Primer modela sledenja deskriptorjem znotraj opisa ene entitete ter na relaciji deskriptor—deskriptor37 sestavni del Maribor in je v podrejeni relaciji do Maribora). 7. Sklep Na podlagi povedanega lahko oblikujemo ugotovitve in usmeritve za nadaljnje razprave v zvezi z oblikovanjem in uporabo deskriptorjev. Brez dvoma lahko trdimo, da predstavljajo deskriptorji pomembno orodje v procesu oblikovanja objektivnih informacij o arhivskem gradivu, saj so vsi sodobni sistemi za obdelavo informacij zasnovani na deskrip-torskih sistemih, ki imajo ključno vlogo. Kot taki so potrebni za različne namene v sistemu urejanja, popisovanja in uporabe ohranjenega arhivskega gradiva. Deskriptorji pa ne glede na sistemizacijo predstavljajo tudi pomembno vstopno točko (access point) za poizvedovanje v arhivskih informacijskih sistemih. Predstavljajo torej izhodišče za razumevanje konteksta za nadaljnje poizvedovanje po vsebinah in opisih arhivskega gradiva. Tako kot preostale vstopne točke v arhivskem informacijskem sistemu, morajo tudi te omogočiti uporabniku nadaljevanje poizvedovanja (browsing) tako v kontekstnem kot tudi opisnem delu arhivskega informacijskega sistema. Za ta namen je treba zajeti tako ustrezno količino informacij o normativni vsebini posameznega deskriptorja, hkrati pa vzpostaviti ustrezne relacije v obliki povezav med deskriptorji in popisnimi enotami. Zato morajo biti vrednosti posameznih deskriptorjev normirane tako po vsebini kot tudi s stališča izdelave zapisov teh v sistemu. Prav zato bi bilo do- bro, da bi slovenska arhivska služba nadaljevala prevzemanje in uvažanje deskriptorjev od zaupanja vrednih zunanjih virov ter vgrajevanje teh v slovenski arhivski informacijski sistem. Če uvoz deskriptorjev iz zunanjih virov ni možen ali smiseln, pa jih je treba v skladu s potrebami in zahtevami strokovnih standardov svobodno oblikovati v procesu zajemanja podatkov o arhivskem gradivu. Pri tem morajo arhi-visti upoštevati pravila zajemanja podatkov v okviru vsakokratnega sistema. Povezovanje med deskrip-torji samimi ali deskriptorji in drugimi entitetami v informacijskem sistemu mora biti izvedeno tako, da ne bo nesporazumov ne z vsebinskega ne s pojavnega stališča, in to v procesih bodisi zajemanja bodisi izvajanja dopolnitev bodisi v procesih uporabe. Arhivisti popisovalci naj po svoji lastni strokovni presoji odločijo, v katerih primerih bodo pri popisnih enotah uporabili dodatne deskriptorje in koliko jih bodo uporabili. Pri tem pa seveda ostajajo odprta še številna vprašanja. Cilj pri uvedbi enotnega sistema deskrip-torjev bi moral biti priprava smernic za oblikovanje gesel in vzpostavitev tezavrov pri vsebinah arhivske vrednosti, ki jih bo mogoče uporabiti v praksi, in sicer pri popisovanju arhivskega gradiva s katerimkoli programskim orodjem. Zelo verjetno je, da se bo programska oprema v prihodnosti spreminjala, zato je treba zagotoviti tako vsebinsko obdelavo, ki je sprememba sistema ne bo prizadela. Ker pa je isti sistem za popisovanje gradiva v uporabi v vseh slovenskih javnih arhivih, je treba rezultate iskati tudi v poenotenju sistema gesljenja in vzpostavitvi skupnega tezavra v skupni podatkovni bazi. Glede na razmeroma omejene izkušnje arhivske teorije in prakse se bo treba nasloniti na metodološka načela oblikovanja predmetnih oznak, ki jih uporabljajo bibliotekarji.38 Vendar to ne more biti enostaven prenos bibliotekarskih teoretičnih in praktičnih dognanj, saj narava arhivskega in knjižničnega gradiva zahteva različne rešitve. To se je potrdilo tudi v primerjavi knjižničnih in arhivskih standardov za popis gradiva in njegovih ustvarjalcev.39 Zaradi trajne narave arhivskega gradiva se pri vsebinski obdelavi postavljajo vprašanja, na katera knjižnični stroki ni treba odgovarjati. 37 Semlič Rajh: Arhivski zapisi in postopki sledenja, str. 631— 646. 38 Kovač: Navodila za predmetno označevanje; Zalokar: Priprava splošnega geslovnika COBISS.SI, 2004. 39 Semlič Rajh - Šauperl: Arhivski in bibliografski opis, str. 61-92. Viri in literatura Viri Guidelines for multilingual thesauri. The Hague: IFLA, 2009 (pridobljeno 29.01.2011 s spletne strani: http://archive.ifla.org/VII/s29/pubs/Profrep115. pdf). Ifline smernice za predmetno označevanje. Spletni splošni slovenski geslovnik. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica, 2002 (pridobljeno 29.01.2011 s spletne strani http:// http://www. nuk.uni-lj.si/ssg/navodila.html#0%20IFLINE%20 SMERNICE%20ZA%20PREDMETN0%20 0ZNA%C4%8 CEVANJE). ISAAR(CPF) — International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. Second Edition. Paris: International Council on Archives, 2004 (pridobljeno 21.08.2009 s spletne strani http://www.ica.org/sites/default/files/ ISAAR2EN.pdf). ISAD(g) — General International Standard Archival Description. Second Edition. Ottawa: International Council on Archives, 2000 (pridobljeno 21.08.2009 s spletne strani http://www.ica.org/si-tes/default/files/isad_g_2e.pdf). ISDF — International Standard for Describing Functions. Paris: International Council on Archives, 2007 (pridobljeno 21.08.2009 s spletne strani http://www.ica.org/sites/default/files/ISDF%20 ENG.pdf). ISDIAH — International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. Paris: International Council on Archives, 2007 (pridobljeno 21.08.2009 s spletne strani http://www.ica.org/si-tes/default/files/ISDIAH%20Eng_0.pdf). Functional Requirements for Subject Authority Data (FRSAD) : A Conceptual Model. The Hague: IFLA, 2010 (pridobljeno 29.01.2011 s spletne strani http://www.ifla.org/files/classification-and-in-dexing/functional-requirements-for-subject-autho-rity-dada/frsad-final-report.pdf). Seznam tujih zemljepisnih imen v slovenskem jeziku. Ljubljana: Geodetska uprava Republike Slovenije, 2001. Literatura About the AAT. V: Art and Architecture Thesaurus Online. Los Angeles: The Getty Trust, 2010 (pridobljeno 31.01.2011 s spletne strani http://www. getty.edu/research/tools/vocabularies/aat/about. html#scope). Bizjak, Ž: Klasificiranje pravosodnih organov, njihovih funkcij oziroma aktivnosti ter arhivskega gradiva. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (ur. Slavica Tovšak et al.). Maribor: Pokrajinski arhiv, 2007, str. 115-124. Duranti, L: Arhivski zapisi: teorija i praksa. Zagreb: Hrvatski državni arhiv, 2000. Hj0rland, Birger: Concept theory. V: Journal of the American Society for Information Science and Technology 60 (2009), št. 8., str. 1519-1536. Kajič, M. - Klep, J.: Šifranti v državni upravi -dosegljiva je rešitev. V: DOK_SIS 2004; Sistemi za upravljanje z dokumenti (ur. S. Čufer et al.). Ljubljana: Media.doc - Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev, 2004, str. V-18-V-25. Kopač, J.: Klasifikacijski načrti s poudarkom na enotnih načrtih klasifikacijskih znakov. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (ur. S. Tovšak et al.). Maribor: Pokrajinski arhiv, 2007, str. 96-107. Kovač, T. ... et al.: Navodila za predmetno označevanje. Ljubljana: NUK, 2001 (pridobljeno 30.07.2007 s spletne strani: http://www.nuk.uni-lj. si/sssg/navodila.html). Landry, P.: Guidelines for multilingual thesauri. Milan: IFLA, 2009 (pridobljeno 19.09.2009 s spletne strani: http://www.ifla.org/files/hq/papers/ ifla75/215-landry-en.pdf). Nesbitt, Richard E.: Is the World Made Up of Nouns or Verbs? V: The Geography of Thought: How Asians and Westerners Think Differently ... and Why. New York: The Free Press, 2003, str. 137-163. Novak, M.: Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih. Maribor: Pokrajinski arhiv, 2007. Rorissa, A. - Iyer, H.: Theories of cognition and image categorization: What category labels reveal about basic level theory. V: Journal of the American Society for Information Science and Technology, 59 (2008), št. 9, str. 1385-1392. Subject Indexing in Archives. Ottawa: Bureau of Canadian Archivists: Planning Committee on Descriptive Standards, 1992. Semlič Rajh, Z.: Problematika stvaranja deskrip-tora kod popisivanja sadržaja arhivske vrijednosti. V: Arh. praksa 13 (2010), str. 238-243. Semlič Rajh Z.: Arhivski zapisi in postopki sledenja v arhivskem informacijskem sistemu. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: arhivistika in informatika: zbornik mednarodne konference (ur. N. Gostenčnik). Maribor: Pokrajinski arhiv: 2012, str. 631-646. Semlič Rajh, Z. in Šauperl, A.: Arhivski in bi-biografski opis gradiva in ustvarjalcev: mednarodni standardi in nacionalna praksa. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhivira- nja (ur. S. Tovšak et al.). Maribor: Pokrajinski arhiv, 2009, str. 61—92. Semlič Rajh, Z. — Šauperl, A.: Problematika ge-sljenja in oblikovanja deskriptorjev. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja (ur. S. Tovšak et al.). Maribor: Pokrajinski arhiv, 2011, str. 187—213. Šauperl, A.: Klasifikacija knjižničnega gradiva. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo, 2003 (Bibliothecaria; 9)., Šauperl, A.: Ifline smernice za predmetno označevanje: prednosti in slabosti v luči spoznanj o vedenju uporabnikov. V: Knjižnica 49 (2005), št. 1—2, str. 9—26. Šauperl, A.: Malo znane lastnosti klasifikacije — Kratek vpogled v teorijo klasifikacije in njeno uporabo v knjižničnih katalogih. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: Zbornik referatov z dopolnilnega izobraževanja (ur. S. Tovšak et al). Maribor: Pokrajinski arhiv, 2007, str. 83—95. Urbanija, J.: Metodologija izdelave tezavra. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo, 1996 (Bibliothecaria; 1). Vilfan, S.: Decimalna klasifikacija u arhivistici. V: Arhivist 2 (1956), str. 3—14. Vrezec, V.: Pasti spreminjanja načrta klasifikacijskih znakov. V: DOK SIS 2004; Sistemi za upravljanje z dokumenti (ur. S. Čufer et al). Ljubljana: Me-dia.doc — Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev, 2004, str. V—75—V—80. Zalokar, M.: Priprava splošnega geslovnika CO-BISS.SI. Maribor: IZUM, 2004 (pridobljeno 30.07.2007 s spletne strani: http://splet02.izum.si/ cobiss-oz/news.jsp?apl=/2004_4/ar09.jsp). Zeng, M. L. — Zumer, M.: Introducing FRSAD and mapping it with SKOS and other models. Milan: IFLA, 2009 (pridobljeno 19.09.2009 s spletne strani: http://www.ifla.org/ files/hq/papers/ifla75/200--zeng-en.pdf). Zeng, M. L. — Zumer, M.: Mapping FRSAD model and other abstract models. ISKO UK 2009 Conference: Content architecture, London, June 2009 (pridobljeno 19.09.2009 s spletne strani http:// www.iskouk.org/conf2009/abstracts.htm#zeng). Zusammenfassung KONTROLLIERTE STICHWORTREGISTER: WARUM SIND SIE NOTWENDIGER ALS JE ZUVOR? Schon sehr früh traten auf dem Gebiet der Organisation des Schrift- und Archivguts Bestrebungen der Sicherung eines rascheren Zugriffs auf Dokumente auf einschließlich der Problematik der Stichwortbildung, des Aufbaus verschiedener Thesauri, einer fortschrittlicheren Verwendung der Klassifikationszeichen und auch der Schaffung von Verzeichnissen archivischer Findmittel. Diese Bestrebungen wurden auf verschiedene Weise realisiert, was zur Entwicklung unterschiedlicher Managementsysteme zur Verwaltung der Dokumenteninhalte sowohl in klassischer als auch elektronischer Form führte. Die dabei entstandenen methodologischen Probleme löste jeder selbst, wobei geeignetste Lösungen gesucht wurden und jeder ein eigenes System schuf. Diese Systeme reichten jedoch nur zur Sicherung eines rascheren Zugriffs auf das Archivgut bei den klassischen archivischen Informationshilfen, die auf dem Papier erarbeitet wurden. Mit der Einführung neuer Findmitteln, vor allem beim Aufbau wechselseitiger archivischer Datenbanken, ist aber eine solche Vorgehensweise nicht mehr geeignet, geschweige denn wirksam und rational. Aufgrund der reziproken Unvereinbarkeit der lokalen Systeme bedeutet das oft ein Hindernis in der Entwicklung gemeinsamer Systeme. Systeme zur inhaltlichen Kennzeichnung können hinsichtlich Zweck, Ziele und Ausführung in Stichwortregister, Thesauri und Klassifikationen systematisiert werden. Jedes dieser Systeme besitzt eine eigene innere Logik des Aufbaus und der Anwendung. Ihre Bedeutung bei den Inhalten mit Archivwert liegt vor allem in der rationalen Integrierung in ein Managementsystem zur Verwaltung der Ganzheit des Archivguts und damit auch in ein System der fachmännischen Archivarbeit. Stichwortregister, Thesauri und Klassifikationen sind nämlich bei der Ordnung und Vermittlung des Schrift- und Archivguts von entscheidender Bedeutung. Die Rationalisierung auf dem Gebiet der Stichwortbildung, Klassifikation und Schaffung von Systemen zur inhaltlichen Kennzeichnung bei den Inhalten mit Archivwert stellt nur eine der Lösungen zur Behandlung des aufbewahrten Schrift- und Archivguts dar. Eine standardisierte Form der Aufzeichnungen über die Kontexte, in denen sich das Archivgut befindet, stellt die grundlegenden Rah- menbedingungen zur Durchführung dieser Rationalisierung dar. Diese standardisierten Aufzeichnungen wurden in den allgemein anerkannten Archivstandards festgelegt, und zwar im Allgemeinen internationalen Standard zur Verzeichnung von Archivgut (ISAD(G)2), im Internationalen Standard für archivische Normdaten (Körperschaften, Personen, Familien) (ISAAR(CPF2), im Internationalen Standard zur Verzeichnung von Funktionen (ISDF) und im Internationalen Standard für die Verzeichnung von Institutionen mit Archivbeständen (ISDIAH). Die genannten Standards ermöglichen die Schaffung archivischer Informationssysteme auf der Grundlage standardisierter Datenstrukturen. Dabei ist die Abbildung der archivischen Inhalte in standardisierte Datenstrukturen von großer Bedeutung, da nur auf diese Weise ein Datenaustausch möglich ist. Die neuen Methoden der Datenorganisation und damit die Ermöglichung eines rascheren und leichteren Zugangs zu den Inhalten, die aufbewahrt werden, erfordern aber eine Verbindung mit anderen Disziplinen und die Übernahme von Erfahrungen und Leitbildern vor allem aus der Dokumentalistik, Bibliothekswissenschaft, Informatik usw. Insbesondere gilt dies für die Stichwortbildung und für den Aufbau und die Verwendung von Thesauri, wo Erfahrungen auf dem Gebiet der Bibliothekswissenschaft und der Verwaltung von Bedeutung sind, beispielsweise das einheitliche Klassifikationsschema der Organe der Staatsverwaltung. Zweifelsohne kann behauptet werden, dass die Deskriptoren ein wichtiges Werkzeug im Prozess der Gestaltung objektiver Informationen über Archivgut darstellen, basieren doch alle modernen Systeme zur Informationsverarbeitung auf Deskriptorensystemen, die eine entscheidende Rolle spielen. Als solche dienen sie verschiedenen Zwecken im System der Ordnung, Verzeichnung und Benutzung des aufbewahrten Archivguts. Die Deskriptoren stellen aber ungeachtet ihrer Systematisierung auch ein wichtiges Suchkriterium (access point) für die Recherche in den archivischen Informationssystemen dar, somit einen Ausgangspunkt zum Verständnis des Kontextes für die weitere Recherche nach Inhalten und Verzeichnungen des Archivguts. So wie die übrigen Suchkriterien im archivischen Informationssystem müssen auch diese dem Benutzer die Fortsetzung der Recherche (Browsing) sowohl im kontextuellen als auch im deskriptiven Teil des archivischen Informationssystems ermöglichen. Zu diesem Zweck muss eine entsprechende Menge an Informationen über den normativen Inhalt des einzelnen Deskriptors erfasst und gleichzeitig zwischen den Deskriptoren und den Verzeichnungseinheiten entsprechende Verbindungen geschaffen werden, die dann über das Internet als unikate URL wiedergegeben werden. Die Werte der einzelnen Deskriptoren müssen deshalb sowohl inhaltlich als auch vom Standpunkt der Ausarbeitung ihrer Aufzeichnungen im System normiert sein. Eben deshalb wäre es von Vorteil, dass der slowenische Archivdienst mit der Praxis der Übernahme und Einfuhr der Deskriptoren aus vertauenswürdigen externen Quellen und deren Integrierung in das slowenische archivische Informationssystem fortsetzt. Wenn die Einfuhr der Deskriptoren aus externen Quellen nicht möglich oder nicht sinnvoll ist, müssen diese im Einklang mit den Erfordernissen und Anforderungen der Fachstandards im Prozess der Erfassung von Daten zum Archivgut frei indexiert werden. Die Archivare müssen dabei die Regeln der Datenerfassung im Rahmen des jeweiligen Systems berücksichtigen. Die Verbindung zwischen den Deskriptoren selbst oder den Deskriptoren und anderen Entitäten im Informationssystem muss so ausgeführt werden, dass es weder vom inhaltlichen noch vom Standpunkt der Erscheinungsform zu Missverständnissen kommt, und zwar weder in den Prozessen ihrer Erfassung oder Ausführung der Ergänzungen noch in den Prozessen ihrer Verwendung. Dabei bleibt natürlich noch eine ganze Reihe offener Fragen. Das Ziel bei der Einführung eines einheitlichen Deskriptorensystems müsste die Vorbereitung von Leitlinien zur Stichwortbildung und die Schaffung von Thesauri bei den Inhalten mit Archivwert sein, die in der Praxis verwendet werden können, und zwar bei der Verzeichnung von Archivgut mit jeder Software. Da es sehr wahrscheinlich ist, dass sich die Software in Zukunft verändern wird, muss eine solche inhaltliche Verarbeitung sichergestellt werden, die von einer Systemänderung nicht betroffen wäre. Da aber dasselbe System zur Verzeichnung von Archivgut in allen slowenischen öffentlichen Archiven verwendet wird, müssen Ergebnisse auch in der Vereinheitlichung des Systems der Stichwortbildung und in der Schaffung eines gemeinsamen Thesaurus in einer gemeinsamen Datenbank gesucht werden. Im Hinblick auf die relativ beschränkten Erfahrungen in der Archivtheorie und Archivpraxis wird man sich auf die methodologischen Grundsätze der Objektbezeichnung stützen müssen, die von den Bibliothekaren verwendet werden. Dabei kann es aber nicht um eine einfache Übertragung theoretischer und praktischer bibliothekarischer Erkenntnisse gehen, da die Natur des Archiv- und des Bibliotheksguts unterschiedliche Lösungen erfordert. Dies hat sich auch im Vergleich der Bibliotheks- und der Archivstandards zur Verzeichnung von Schriftgut und dessen Urhebern bestätigt. Aufgrund der dauerhaften Natur des Archivguts stellen sich bei der in- haltlichen Verarbeitung Fragen, mit denen sich die Bibliothekswischenschaft nicht auseinaderzusetzen braucht.