Zbornik predavanj, 7. izobraževalni dan programa ZORA – ZORA 2017 61 Uvod Dve izmed ključnih koristi projekta prenove in- formacijskega sistema DP ZORA (IS DP ZORA) sta poenotenje vseh elektronskih izvidov, ki nastopajo v procesu DP ZORA, ter vključevanje vseh deležni- kov v procesu presejanja (laboratoriji, ginekološke ambulante, upravljavec DP ZORA) direktno v IS DP ZORA. Uvedba teh dveh izboljšav predstavlja največji izziv pri upravljanju projekta, saj število in raznolikost deležnikov ter umestitev njihovih aktivnosti v časovnico dovolj zgodaj predstavljajo dokaj veliko tveganje za projekt, a hkrati poveča- jo verjetnost, da bo rešitev prilagojena potrebam uporabnikov. V nadaljevanju prispevka je predstavljena optimal- na časovnica z nekaterimi pomembnejšimi aktiv- nostmi, ki bi omogočila neproblematično izvedbo projekta. Predstavljena je tudi sama dinamika del- Časovnica prenove in vključevanje izvajalcev v projekt prenove informacijskega sistema DP ZORA Edo Pavlič Marand d. o. o., Koprska ulica 100, Ljubljana Povzetek Kompleksen projekt, kakršen je prenova informacijskega sistema državnega programa ZORA (IS DP ZORA), je lahko uspešen le ob učinkovitem obvladovanju obsega, časa in stroškov. Nujen prvi korak je torej priprava kvalitetnega projektnega načrta, ki bo celotnemu timu pomagal izvajati prave ak- tivnosti ob pravem času. Velika soodvisnost med deležniki in aktivnostmi zahteva metodologijo, ki bo z ustrezno organizacijo omogočila neproblematičen potek projekta. Ključne besede: projekt, časovnica, prenova informacijskega sistema, aplikativni vmesnik, portal, elektronski izvid, klinično modeliranje, openEHR nih dobav in način dela skozi 2–3 mesečne razvoj- ne cikle. Klinični podatki ter klinično modeliranje Projekt prenove IS DP ZORA je tesno vpet v šir- ši projekt prenove presejalne politike DP ZORA. Vzpostavitev strukturiranih izvidov (citoloških, patoloških, HPV in kolposkopskih), ki bodo stan- dardni za celotno Slovenijo, je pomemben korak v prenovi presejalne politike. Enotna struktura iz- vidov bo omogočila uporabo izvidov na povsem drugačnem nivoju, kot to omogoča danes. Strukturirani izvidi predstavljajo vez med ginekolo- gi, laboratoriji in upravljavcem DP ZORA. Ne glede na to, ali bodo nastali na portalu IS Zora ali pa bodo ustvarjeni v ginekološkem ali laboratorijskem in- formacijskem sistemu (GIS ali LIS), bo enotna struk- tura omogočila, da jih vsi, ki so za to avtorizirani, Slika 1. Primer openEHR arhetipov. Zbornik predavanj, 7. izobraževalni dan programa ZORA – ZORA 2017 62 lahko v procesu obravnave, v katerem sodelujejo, uporabijo. Klinično modeliranje izvidov je prvi korak pred teh- nično izvedbo rešitve, saj struktura izvidov vpliva na izdelavo programskih komponent. Izvidi bodo implementirani v openEHR platformi, ki bo del IS DP ZORA. Strokovne skupine za posamezna podro- čja bodo skozi uporabo obstoječih in s kreiranjem novih openEHR arhetipov opisali klinične koncep- te, ki nastopajo v posameznih izvidih. Nove arhetipe zdravstvena stroka preverja in odo- brava preko openEHR sistema Clinical Knowledge Manager (1). Arhetipi že v osnovi podpirajo večje- zičnost in s tem enostavno prenosljivost med insti- tucijami v različnih državah. Slika 1 prikazuje dva primera arhetipov, ki opisu- jeta klinična koncepta menstrualnega ciklusa ter vzorca. Vmesniki za laboratorijske in ginekološke informacijske sisteme Z vzpostavitvijo openEHR izvidov bo na voljo osno- va za razvoj programskih komponent, ki bodo te izvide informacijsko podprle. Takšne komponente so tudi aplikativni vmesniki (API), ki bodo zunanjim izvajalcem omogočili, da se bodo iz svojih informa- cijskih sistemov povezovali na IS DP ZORA in izme- njevali podatke. Končne strukture aplikativnih vmesnikov bodo na polovici projekta predstavljene vsem upravljalcem laboratorijskih in ginekoloških informacijskih siste- mov, ki se bodo želeli povezovati na IS DP ZORA. Vmesniki bodo omogočali izmenjavo ključnih po- datkov tistim izvajalcem, ki bodo raje nadgradili svoje sisteme, kot pa uporabljali portal IS DP ZORA. Aplikativni vmesniki bodo podpirali izmenjavo strukturiranih in sinoptičnih izvidov, zahtevkov za izvide, predhodnih izvidov in seznamov za vablje- nje, kot to določajo procesi IS DP ZORA. Uporaba portala IS DP ZORA bo ponujala bistveno več kot vmesniki. Omogočeno bo tudi kombini- ranje vmesnikov ter portala, vendar z nekaterimi logičnimi omejitvami. Slika 2 prikazuje možnost povezovanja laboratorija oziroma ginekološke ambulante z IS DP ZORA. Laboratorij lahko upo- rabi laboratorijski portal (del IS DP ZORA) ali pa njihov LIS integrira preko aplikativnega vmesnika (REST API) na IS DP ZORA. Enako velja tudi za gine- kološke ambulante, le da te uporabijo ginekološki portal. Vključevanje pilotnih laboratorijev in ginekoloških ambulant V proces testiranja nove informacijske rešitve se bodo prostovoljno vključili pilotni laboratoriji in gi- nekološke ambulante, s katerimi bomo skupaj pre- verili čim več različnih primerov uporabe. S testi- Slika 2. Povezovanje zunanjih izvajalcev v IS DP ZORA. Zbornik predavanj, 7. izobraževalni dan programa ZORA – ZORA 2017 63 ranji bomo preverili uporabo portala, aplikativnih vmesnikov ter kombinacijo obeh. Laboratorijskih portalov v prenovljenem IS DP ZORA je več vrst in bodo podpirali procese laboratorijev za citologijo, patologijo ter molekularno diagnostiko. Pilotni laboratoriji in ginekološke ambulante, ki bodo testirali vmesnik, bodo imeli od predstavi- tve definicij aplikativnih vmesnikov za dopolnitev svojih sistemov približno pol leta časa. V vmesnem času bosta s strani razvijalca IS DP ZORA razvita tudi laboratorijski in ginekološki portal ter aplika- tivni vmesniki. Po dopolnitvi testnih LIS oz. GIS pa bodo predvidoma na voljo še 4 meseci za testiranje integracije pred prehodom v produkcijsko delova- nje. Diagram (Slika 3) prikazuje zaporedje ključnih ak- tivnosti prenove IS DP ZORA, v katere so vključeni tudi zunanji izvajalci. Iz diagrama (Slika 4) je razvi- dno, da se morajo aktivnosti, kjer je soodvisnost med izvajalci največja, izvajati v sledečem zapo- redju: 1. definiranje strukturiranih izvidov (nosilec: upra- vljavec IS DP ZORA s strokovnimi skupinami; dobava: iteracija 4); 2. klinično modeliranje izvidov v openEHR (nosi- lec: razvijalec IS DP ZORA; dobava: iteracija 4); 3. definiranje aplikativnih vmesnikov za LIS in GIS (nosilec: razvijalec IS DP ZORA; dobava: iteracija 5); 4. razvoj aplikativnih vmesnikov za LIS in GIS (no- silec: razvijalec IS DP ZORA; dobava: iteracija 6); 5. razvoj potrebnih dopolnitev pilotnih LIS in GIS za uporabo aplikativnih vmesnikov (nosilec: upravljavci LIS in GIS; dobava: iteracija 8). Slika 3. Zaporedje soodvisnih aktivnosti. Zgornje aktivnosti so, povedano v projektnem žar- gonu, na kritični poti, kar pomeni, da zamuda ene aktivnosti posledično pomeni zamudo soodvisnih aktivnosti. Uporaba aplikativnega vmesnika za laboratorije in ginekološke ambulante ni obvezna. Uporabniki vedno lahko uporabijo funkcionalnosti portala, z uporabo aplikativnega vmesnika le preprečujemo dvojno delo. Izvida na primer ne bo potrebno vna- šati v več sistemih, v LIS ali GIS in nato še v IS DP ZORA. Zamrznitev zahtev pred razvojno iteracijo Rešitev bo naročniku dobavljena postopoma, v ite- racijah. Iteracija je časovno omejen del projekta, v katerem za določen obseg rešitve izvedemo vse ra- zvojne aktivnosti, od analize do dobave naročniku v testiranje. Dokončno bo obseg vsake iteracije de- Zbornik predavanj, 7. izobraževalni dan programa ZORA – ZORA 2017 64 finiran s potrjenimi funkcijskimi specifikacijami ob začetku iteracije. Zahteve iteracije se s tem zamr- znejo in se ne spreminjajo več. Vsebina zahtev se z uporabniki dogovori že v predhodnih iteracijah. Specifikacije služijo tudi kot osnova za preverjanje ustreznosti dobavljenih izdelkov. Razlogi za tak način dela so sledeči: • boljši nadzor nad izvajanjem projekta (sprotno razreševanje odstopanj specifikacij od zahtev in odstopanj izdelkov od specifikacij); • večja agilnost – stalna vključenost deležnikov v projektno delo, saj gre vsaka iteracija skozi vse faze razvojnega cikla (od analize zahtev do te- stiranja dobavljenih izdelkov); • enakomernejša obremenitev tima; • kvalitetnejše testiranje kritičnih komponent novega sistema – arhitektura rešitve, migrirani podatki, itn. se bodo preverjali znotraj vsake ite- racije. Znotraj vsake iteracije bo razvijalec v testno oko- lje naročnika dobavil zaključene celote, ki jih bodo uporabniki lahko testirali. S takšnim načinom dela bomo najlažje sproti identificirali probleme in tve- ganja glede obsega, zamud, porabe ter kvalitete. Slika 4. Razvojni cikel posamezne iteracije. Slika 5. Groba časovnica projekta prenove IS DP ZORA. Groba časovnica in metodologija projektnega vodenja Ob trenutni oceni bo projekt trajal 21 mesecev od datuma potrditve projekta, ko se naročnik in izva- jalec obvežeta, da bosta zagotovila ustrezne vire za izvedbo. Časovnica zajema deset iteracij in prav toliko do- bav uporabniku v testiranje. Tipično bo iteracija trajala dva meseca, z izjemo prve iteracije, ki bo trimesečna, ker bo vzpostavitev projekta in okolja terjala dodaten čas. Časovnica na Sliki 5 je pribli- žna, prav tako vsebina posameznih iteracij. Na za- četku projekta bo izdelan natančen projektni plan, kjer se bodo posamezne vsebine prioritizirale in razvrstile v ustrezne iteracije. Kljub vsemu pa zaradi soodvisnosti med vsebinskimi sklopi ne pričakuje- mo večjih sprememb. Glede na velik obseg projekta in na sodelovanje velikega števila deležnikov smo veliko pozornost namenili izbiri ustrezne metodologije, ki bi po eni strani omogočila dovolj fleksibilnosti za agilen na- čin izvajanja operativnih nalog, po drugi strani pa Zbornik predavanj, 7. izobraževalni dan programa ZORA – ZORA 2017 65 ponudila dovolj orodij za sprotno ugotavljanje in reševanje odstopanj od začrtanega plana (Slika 6). Projektna metodologija temelji na priporočilih PMI Project Management Body of Knowledge (2), ki vsebuje dobre prakse projektnega vodenja, ki so razširjene in cenjene po celem svetu. Uporaba me- tode omogoča: • objektivne (kvantitativne) metrike, • večjo transparentnost in sledljivost skozi vse ni- voje projekta, • enotno prakso in enak pogled na status projek- ta, • pravočasno zaznavanje negativnih trendov, • analizo odmikov od planov in ukrepanje. Literatura 1. openEHR Foundation Clinical Knowledge Manager Dostopno na: http://openehr.org/ckm/. 2. Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK ® Guide). 5 th ed. Pennsylvania: Project Management Institute; 2013. 3. Project Management Institute. Practice Standard for Earned Value Management. 2 nd ed. Pennsylvania: Project Management Institute, 2011. Slika 6. Spremljanje učinkovitosti projekta (3).