Iprincipiperl'accessoagliarchividelConsiglioInternazionale
degli Archivi
ANTONIO MONTEDURO
Archivist, Central European Initiative - Executive Secretariat, v. Genova, 9, 34121 Trieste, Italy
e-mail: monteduto@cei.int
The ICA Principles of Access to Archives ABSTRACT
The paper briefly introduces the recent adoption by the International Council on Archives of the Principles of Access to Archives. In order to better disseminate this instrument an Italian translation is given.
I principi per l'accesso agli archivi del Consiglio Internazionale degli Archivi
SINTESI
L'articolo introduce brevemente la recentissima approvazione da parte del Consiglio Internazionale degli Archivi dei Principi per l'accesso agli archivi. Per favorire una migliore disseminazione di tale strumento, si fornisce una traduzione italiana dello stesso.
Načela o dostopu do arhivskega gradiva Mednarodnega arhivskega sveta
IZV^LEČEK
Prispevek na kratko predstavlja Načela o dostopu do arhivskega gradiva, ki jih je pred kratkim sprejel Mednarodni arhivski svet. Za boljše razumevanje omenjenih načel, je predstavljen italijanski prevod.
Nell'Assemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi, tenutasi a Brisbane (Australia) lo scorso mese di agosto, sono stati approvati all'unanimita i Principi per l'Accesso agli Archivi.
Dopo aver edito a partire dal 1994 quattro standard per la descrizione archivistica (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF ed ISDIAH), l'attenzione dell'ICA e andata concentrandosi su un altro aspetto della pratica archivistica, quello dell'accessibilita. Gia nel 1997 l'Assemblea generale di Edimburgo aveva adottato come propri i Lineamenti di una politica europea sull'accesso agli archivi, che peraltro si focalizza unicamente sull'accessibilita agli archivi governativi. Oltre a cio, anche nel Codice etico del 1996 e nella Dichiarazione universale sugli archivi del 2010 veniva posta in grande evidenza l'esigenza di rendere i documenti disponibili all'utilizzo dell'utenza. Nella primavera del 2010 venne creato all'interno dell'ICA un gruppo di lavoro ad hoc che produsse la redazione di una bozza dei Principi che vennero poi fatti circolare e resi di pubblico dominio allo scopo di allargare ed approfondire il dibatti-to sugli stessi, in modo da stimolare critiche e suggerimenti della comunita archivistica mondiale. Tenuto conto dei commenti nel frattempo arrivati, venne redatta una nuova versione della bozza, che e stata come detto poi approvata nel corso dell'Assemblea generale ICA di quest'anno.
I Principi per l'Accesso agli Archivi constano di dieci punti, ognuno dei quali seguito da un breve commentario di spiegazione, e di un breve glossario esplicativo finale. I membri del gruppo di lavoro che ha redatto lo strumento hanno ovviamente ben chiaro in mente che ogni istituzione gia possiede un ricco bagaglio di pratica teorica e professionale riguardo l'accessibilita agli archivi; cio non di meno, ritengono tuttavia che il documento dell'ICA possa comunque porsi come momento di ri-flessione e di crescita riguardo una problematica sempre piu attuale e sempre piu pressante, anche alla luce dell'obiettivo finale di e-governance di alte istituzioni quali ad esempio l'Unione Europea. E' chia-ra inoltre la funzione di punto cardine dell'accessibilita, vero e proprio interfaccia fra archivio ed uten-
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za, senza la quale non vi e possibilita alcuna di consultabilita. Le istituzioni, archivistiche e non, sono cosi incoraggiate e stimolate ad un raffronto fra le politiche per l'accesso da loro effettuate e quelle consigliate dai Principi per l'Accesso agli Archivi, in modo da poter ulteriormente innalzare il livello generale di consultabilita dei propri archivi.
Allo scopo di una sempre maggiore disseminazione dello strumento di cui si parla, si fornisce qui di seguito una traduzione italiana dello stesso, completa del commentario ai singoli punti.
Principi per l'Accesso agli Archivi del Consiglio Internazionale degli Archivi (Brisbane, Australia; 24 agosto 2012) (Il testo inglese e francese dei Principi per l'Accesso agli Archivi e disponibile sul sito del Consiglio Internazionale degli Archivi all'URL: http://www.ica.org/136l9/toolkits-guides-manuals-and-guidelines/draft-principles-of-access-to-archives.html)
1. Il pubblico ha il diritto di accedere agli archivi delle pubbliche istituzioni. Le istituzioni sia pubbliche che private dovrebbero rendere disponibili i propri archivi nella misu-ra maggiore possibile.
L'accesso agli archivi governativi e essenziale per una societa consapevole. Democrazia, re-sponsabilita, buon governo ed impegno civico richiedono che sia legalmente garantito che le persone avranno accesso agli archivi degli enti pubblici fondati da istituzioni nazionali, territoriali e locali, istituzioni intergovernative, e da tutte le organizzazioni e qualsiasi persona giuridica o fisica avente funzione pubblica ed operante con fondi pubblici. Tutti gli archivi degli enti pubblici sono aperti al pubblico a meno che non rientrino in un'eccezione con fondamento legislativo.
Le istituzioni sia pubbliche che private titolari di archivi privati non hanno l'obbligo giuri-dico di aprire gli archivi privati ad utenti esterni a meno che una normativa specifica, un obbligo di legge o un regolamento ne imponga loro tale responsabilita. Tuttavia, molti ar-chivi privati conservano dati istituzionali e documenti personali aventi significativo valore per la comprensione della storia sociale, economica, religiosa, della comunita personale, nonche per la generazione di idee ed il sostegno allo sviluppo. Gli archivisti che lavorano negli istituti privati e ne gestiscono gli archivi incoraggiano a propria istituzione a consenti-re il pubblico accesso ai suoi archivi, soprattutto se cio che viene detenuto contribuira a proteggere i diritti o beneficera il pubblico interesse.. Gli archivisti sottolineano che l'aper-tura degli archivi istituzionali aiuta a mantenere la trasparenza e la credibilita istituzionali, migliora la pubblica comprensione della peculiare storia dell'istituzione e dei suoi contribu-ti alla societa, aiuta l'istituzione ad onorare la propria responsabilita sociale per la condivisio-ne delle informazioni per il bene pubblico, e valorizza l'immagine dell'istituzione.
2. Le istituzioni che detengono archivi debbono renderne nota l'esistenza, ivi inclusa l'esi-stenza di material non accessibile, e rivelare l'esistenza di restrizioni che riguardino l'accesso agli archivi.
Gli utenti devono essere in grado di individuare l'istituzione archivistica che detiene materiale di loro interesse. Gli archivisti forniscono senza spese informazioni di base sulla propria istituzione e sugli archivi in suo possesso. Informano l'utenza delle norme generali per l'uso del posseduto in linea con i mandati legali, le politiche e i regolamenti dell'istituzione. Essi garantiscono che le descrizioni dei loro archivi siano attuali, accurate e conformi alle norme internazionali in materia di descrizione, al fine di facilitare l'accesso. Gli archivisti condivi-dono descrizioni di massima degli archivi con gli utenti se ne manchino versioni finali, ove cio non comprometta la sicurezza degli archivi o qualsisiano necessarie restrizioni in materia di accesso.
Istituzioni che diano pubblico accesso a qualsiasi parte dei loro archivi rendono nota una politica di accesso. Gli archivisti iniziano con una presunzione di apertura; se sono necessarie restrizioni di accesso, garantiscono che tali restrizioni sono scritte in modo chiaro per con-sentire all'utenza di comprenderle e per migliorarne la coerenza applicativa. L'utenza ha il diritto di sapere se specifiche serie, fascicoli, documenti o parte di un docu-mento esistono, anche se e rifiutato all'utilizzo, oppure se e stato distrutto. Gli archivisti rendono noto che esistono archivi chiusi attraverso una descrizione accurata e l'inserimento di fogli di ritiro o indicatori elettronici. Gli archivisti forniscono piu informazioni possibili sul materiale di utilizzo limitato, compresa la ragione per la limitazione e la data in cui i
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materiali saranno riesaminati o resi disponibili per I'accesso, a condizione che la descrizione non divulghi le informazioni che sono ragione per la limitazione o violi una legge vincolan-te o un regolamento.
3.	Le istituzioni che detengono archivi adottano un approccio fattivo all'accesso.
Gli archivisti hanno la responsabilita professionale della promozione dell'accesso agli archivi. Essi comunicano informazioni sugli archivi attraverso vari mezzi, come le pubblicazioni internet e via web, materiali stampati, programmi pubblici, mezzi di comunicazione commer-ciali ed attivita educative e di sensibilizzazione. Sono continuamente attenti all'evoluzione delle tecnologie di comunicazione ed usano quelle disponibili e pratiche per promuovere la conoscenza degli archivi. Gli archivisti cooperano con altri archivi ed istituzioni nella prepa-razione di registri topografici, guide, portali d'archivio e gateway per assistere gli utenti nella localizzare degli archivi. Essi forniscono attivamente l'accesso alle parti del proprio ente di grande interesse pubblico a mezzo stampa, digitalizzazione, pubblicazioni sul sito web dell'istituzione, o con la collaborazione con progetti di pubblicazione esterni. Gli archivisti considerano le esigenze degli utenti nel determinare il modo in cui gli archivi sono pubbli-cati.
4.	Le istituzioni che detengono archivi si assicurano che le restrizioni all'accesso siano chiare e di durata prestabilita, basate sulla legislazione attinente, ammettano il diritto alla privacy e rispettino il diritto dei proprietari di materiale privato.
Gli archivisti forniscono l'accesso piu ampio possibile agli archivi, ma riconoscono ed accet-tano la necessita di alcune restrizioni. Le restrizioni sono imposte dalla legislazione, dalla politica istituzionale, sia dell'istituzione archivistica che della sua amministrazione, o da un donatore. Gli archivisti garantiscono che i criteri di accesso e le regole per la loro istituzione siano pubblicate, in modo che le restrizioni e le relative motivazioni siano chiare all'utenza. Gli archivisti cercano di limitare il campo di applicazione delle restrizioni a quelle imposte per legge o ad istanze ben identificate quando un danno ben specificato ad un legittimo interesse privato o pubblico superi temporaneamente il beneficio di una divulgazione in quel momento. Le restrizioni sono imposte per un periodo limitato, sia per un determinato periodo di tempo o fino a quando una condizione specifica, come la morte di una persona, si sia verificata.
Restrizioni generali si applicano a tutti i fondi archivistici, come appropriato alla natura dell'istituzione, coprono la protezione dei dati personali e della privacy, la sicurezza, l'appli-cazione di indagini o di leggi, segreti commerciali e la sicurezza nazionale. La portata e la durata delle restrizioni generali devono essere chiare.
Restrizioni specifiche si applicano esclusivamente ad organismi archivistici designati, e si applicano per un periodo limitato. Una dichiarazione chiara della restrizione specifica deve essere inclusa nella descrizione archivistica del materiale designato
L'accesso a documenti donati e documenti personali e limitato dalle condizioni stabilite nell'atto di trasferimento come un atto di donazione, un testamento, o uno scambio di let-tere. Gli archivisti negoziano e accettano le restrizioni in materia di accesso dei donatori che devono essere chiare, di durata limitata ed essere amministrate a condizioni eque.
5.	Gli archivi sono resi disponibili su basi di equita e giustizia.
Gli archivisti forniscono agli utenti un accesso giusto, equo e tempestivo agli archivi, senza discriminazioni. Molte differenti categorie di persone usano gli archivi, e le regole di accesso possono distinguere tra categorie di utenti (ad esempio, il pubblico in generale, gli adottati che cercano informazioni sui genitori, ricercatori medici in cerca di informazioni statistiche dalle cartelle cliniche, le vittime di violazioni dei diritti umani). Le regole di accesso sono valide per tutte le persone all'interno di ciascuna categoria, senza discriminazioni. Quando un documento chiuso viene rivisto e l'accesso ne e concesso al pubblico in generale, il docu-mento e a disposizione di tutti gli altri membri del pubblico secondo le stesse modalita e condizioni.
Le determinazioni di accesso sono fatte il piu rapidamente possibile, a seguito della richiesta di accesso. Documenti di enti pubblici che sono stati resi disponibili al pubblico prima del trasferimento all'istituzione archivistica, ad eccezione di quelli resi pubblici con mezzi illega-li o non autorizzati, rimangono accessibili dopo che sono stati trasferiti, indipendentemente
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del loro contenuto, forma o eta. Se solo una parte delle informazioni in un elemento e stato pubblicato o e prontamente disponibile al pubblico, l'accesso alle informazioni rilasciate ri-mane aperto dopo il trasferimento, le informazioni inedite sono soggette alle normali politi-che di accesso e procedure. Gli archivisti incoraggiano le azioni legislative e regolamentari che rendono responsabilmente disponibili i documenti e non supportano i tentativi di limitare l'accesso ad informazioni precedentemente rese pubbliche, sia riclassificando od ordi-nando la distruzione dei materiali.
Enti privati che possiedono archivi garantiscono parita di accesso agli utenti, tuttavia, gli accordi esistenti, donatori istituzionali, esigenze di sicurezza e le limitazioni correlate possono richiedere che gli archivisti pratichino distinzioni tra i ricercatori. I criteri utilizzati da un ente privato per stabilire un accesso selettivo sono espressi nella sua politica di accesso del pubblico, e gli archivisti incoraggiano le proprie istituzioni a ridurre queste eccezioni, per quanto possibile.
6.	Le istituzioni che detengono archivi si assicurano che le vittime di crimini considerati gravi dalle leggi internazionali abbiano accesso agli archivi che procurino l'evidenza necessaria ad affermare i propri diritti umani e ne documentino le violazioni, anche se tali archivi siano chiusi all'utilizzo generale.
La Serie aggiornata dei principi per la protezione e la promozione dei diritti umani attraver-so azioni per combattere l'impunita (2005) della Commissione delle Nazioni Unite per i diritti umani dichiara che le vittime di gravi crimini ricadenti sotto il diritto internazionale hanno il diritto di sapere la verita sulle violazioni. I Principi sottolineano il ruolo fondamentale che gioca l'accesso agli archivi per la scoperta della verita, delle persone responsabili di violazioni dei diritti umani, per le domande di risarcimento, e la difesa contro le accuse di violazioni dei diritti umani. I Principi stabiliscono che ogni persona ha il diritto di sapere se il suo nome appaia negli Archivi di Stato e, in caso affermativo, di contestare la validita delle informazioni presentando all'istituzione archivistica una dichiarazione che sara messa a disposizione dagli archivisti ogni volta che il file contenente il nome venga richiesto per uti-lizzi di ricerca.
Le istituzioni archivistiche ottengono e mantengono le prove necessarie a proteggere i diritti umani ed a contestare la violazione dei diritti umani nei casi in cui gravi reati ricadenti sotto il diritto internazionale siano stati commessi. Le persone che cercano di accedere agli archivi per scopi relativi ai diritti umani hanno accesso agli archivi in materia, anche se tali archivi sono chiusi al pubblico. Il diritto di accesso per i diritti umani si applica agli archivi pubbli-ci e, per quanto possibile, a quelli privati.
7.	Gli utenti hanno il diritto di appellarsi avverso un diniego di accesso.
Ogni istituzione archivistica ha una politica ed una procedura di ricorso avverso iniziali ri-fiuti di accesso. Quando una richiesta di accesso ag i archivi e negata, i motivi del rifiuto sono indicati chiaramente per iscritto e trasmessi al richiedente nel piu breve tempo possibile. Gli utenti cui sia stato negato l'accesso sono informati del loro diritto di ricorso, della procedura per presentare un appello e dei limiti di tempo, se ve ne siano. Per gli archivi pubblici possono esistere diversi livelli di ricorso, come ad esempio una prima revisione interna e un secondo ricorso ad un'autorita indipendente e imparziale istituita dalla legge. Per gli archivi non pubblici, il processo di appello puo essere interno, ma deve seguire lo stesso approccio generale.
Gli archivisti che prendano parte al rifiuto iniziale forniscono informazioni all'autorita che esamina le informazioni pertinenti al caso, ma non prendono parte al processo decisionale relativo al ricorso.
8.	Le istituzioni che detengono archivi si assicurano che gli obblighi operativi non ostaco-lino l'accesso agli archivi.
L'uguale diritto di accesso ai documenti d'archivio non e un semplice trattamento uguale, ma comprende anche l'eguale diritto di beneficiare degli archivi. Gli archivisti comprendono le esigenze dei ricercatori sia attuali che potenziali ed utilizzano tale conoscenza per svilup-pare politiche e servizi che soddisfino tali esigenze operative e ridurre al minimo le difficolta d'accesso. In particolare, aiutano coloro che sono disabili, illetterati o svantaggiati e che al-trimenti avrebbero significative difficolta nell'utilizzo degli archivi.
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Le pubbliche istituzioni archivistiche non applicano una tassa di ammissione alle persone che vogliono fare ricerca negli archivi. Quando private istituzioni archivistiche applicano tasse di ammissione, che dovrebbero prendere in considerazione la capacita dell'utente di pagare e la tassa versata non deve essere un ostacolo all'utilizzo degli archivi. Gli utenti, sia che visitino l'istituzione archivistica o che vivano distanti da esso, possono ottenere copie di archivi nella varieta di formati che sono nelle capacita tecniche dell'istitu-zione archivistica. Le istituzioni possono effettuare spese ragionevoli per il servizio di copia a richiesta.
Una diffusione parziale degli archivi e un mezzo per fornire accesso quando l'intero file o il documento non possa essere rilasciato. Se un articolo d'archivio contiene informazioni riser-vate in poche frasi o un numero limitato di pagine, tale informazione viene trattenuta e il resto del documento reso accessibile al pubblico. Nei limiti del possibile, gli archivisti non si rifiutano di redigere archivi a causa del avoro necessario per redigerle, tuttavia, se la redazio-ne rende il documento o il fascicolo richiesti fuorvianti o incomprensibili, gli archivisti non redigono ed il materiale rimane chiuso.
9.	Gli archivisti hanno accesso a tutti gli archivi chiusi ed effettuano su di essi il necessario lavoro archivistico.
Gli archivisti hanno accesso a tutti gli archivi chiusi in loro custodia, al fine di analizzarli, conservarli, organizzarli e descriverli in modo che la loro esistenza e le ragioni della loro li-mitazione siano noti. Questo lavoro d'archivio aiuta a prevenire che gli archivi vengano di-strutti o dimenticati avvertitamente o inavvertitamente e aiuta a garantire l'integrita degli archivi. La conservazione e la descrizione degli archivi chiusi favorisce la fiducia del pubblico nell'istituzione e nella professione archivistica, perche permette agli archivisti di aiutare il pubblico ad individuare l'esistenza e la natura generale di materiali chiusi e di imparare quando e come saranno disponibili per l'accesso. Se gli archivi chiusi hanno classificazioni nazionali di sicurezza o altre restrizioni che richiedano autorizzazioni speciali, gli archivisti rispettano le procedure di autorizzazione necessarie ad ottenere l'accesso.
10.	Gli archivisti partecipano al processo decisionale sull'accesso.
Gli archivisti aiutano le proprie istituzioni a stabilire politiche e procedure di accesso ed analizzano gli archivi per una possibile azione di liberalizzazione in base alle esistenti leggi sull'accesso, linee guida e buone norme. Gli archivisti lavorano con legali e altri partner nel processo di decisione della struttura di base e dell'interpretazione delle restrizioni, che gli archivisti successivamente rendono effettivo. Gli archivisti conoscono gli archivi, le restrizio-ni di accesso, i bisogni e le esigenze delle parti interessate e quali informazioni siano gia di pubblico dominio sul tema a cui gli archivi si riferiscono; gli archivisti applicare tali cono-scenze quando vengono prese decisioni riguardo l'accesso. Gli archivisti aiutano l'istituzione a raggiungere decisioni consapevoli ed esiti coerenti e ragionevoli.
Gli archivisti monitorano le restrizioni monitorare, analizzando gli archivi e rimuovendo le restrizioni che non siano piu applicabili.
SUMMARY
At the General Assembly of the International Council on Archives, held in Brisbane (Australia) last August, the Principles of Access to Archives were unanimously approved. In the spring of 2010 the ICA created an ad hoc working group that produced the preparation of a draft set of Principles which were then circulated and made public in order to broaden and deepen the debate on them, so to stimulate criticism and suggestions from the world archival community. Taking into account the comments arrived in the meantime, a new version of the draft was made, which was then approved as mentioned at the ICA General Assembly this year. The Principles of Access to Archives contain ten points, each followed by a brief explanation commentary, and a short final explaining glossary. The members of the working group that drafted the instrument obviously have a clear idea that each institution already has a wealth of theoretical and practical training regarding the accessibility to archives, nevertheless they believe that the ICA document still can be a moment of reflection and growth about an issue more and more current and pressing, especially in light of the ultimate objective of e-governance in higher institutions such as the European Union. It is also clear the feature of cornerstone of accessibility, real interface between archives and users, without which there is no possibility of consultation. The archival institutions are so encouraged and stimulated to a comparison between their own policies for access and those recom-
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mended by the Principles of Access to Archives, in order to further raise the general level of consultation in their
archives. Principles of Access to Archives (Brisbane, Australia; August 24th, 2012)
1.	The public has the right of access to archives of public bodies. Both public and private entities should open their archives to the greatest extent possible.
2.	Institutions holding archives make known the existence of the archives, including the existence of closed materials, and disclose the existence of restrictions that affect access to the archives.
3.	Institutions holding archives adopt a pro-active approach to access.
4.	Institutions holding archives ensure that restrictions on access are clear and of stated duration, are based on pertinent legislation, acknowledge the right of privacy and respect the rights of owners of private materials.
5.	Archives are made available on equal and fair terms.
6.	Institutions holding archives ensure that victims of serious crimes under international law have access to archives that provide evidence needed to assert their human rights and to document violations of them, even if those archives are closed to the general public.
7.	Users have the right to appeal a denial of access.
8.	Institutions holding archives ensure that operational constraints do not prevent access to archives.
9.	Archivists have access to all closed archives and perform necessary archival work on them.
10.	Archivists participate in the decision-making process on access.
Original scientific article Submitting date: 27.08.2012 Acceptance date: 03.09.2012