13
Aplikacijske rešitve 
za organizacijo projektov (posameznikov in podjetij)
Jasmina Ajdini, Zala Mavrić, Patricija Selič in Klemen Možina • Univerza v Ljubljani, NTF, Katedra za informacijsko in grafično tehnologijo, Snežniška 5, 1000 Ljubljana 
ni tuja, med uporabniki pa je tudi vse več 
podjetij. V zadnjih letih je Notion v digitalnem 
svetu s svojimi idejami doprinesel veliko 
novega in kljub številčni konkurenci več kot 
uspešno deluje oz. izpolnjuje pričakovanja 
uporabnikov.
Zoho Projects
Vizija Zoho Projects je digitalizacija podjetja 
z aplikacijami, ki opravljajo številne naloge, 
tj. pridobivanje in upravljanje strank 
ter prodaja in podpora strankam. Ciljna 
skupina so manjša podjetja s potrebo po 
pregledu nad celotnim poslovanjem. Zaradi 
enostavne uporabe in jasnih razdelkov 
(slika 2) je aplikacija primerna za manjša 
podjetja. Ponuja različne možnosti fi nančnih 
kalkulacij (skupno in tudi za posamezni 
projekt) in tudi pregled analitike posameznih 
aktivnih projektov. V aplikaciji je na voljo 
tudi možnost urejanja projekta v različnih 
fazah, integriran ima tudi seznam opravil 
in koledar, do katerega lahko dostopajo 
vsi ali samo nekateri zaposleni, ki so bili 
dodeljeni posameznim projektom. Ena izmed 
trenutno pomembnih možnosti je sestanek 
prek aplikacije z določeno delovno ekipo. 
Prav tako se lahko dodajajo različni tipi 
dokumentov in meri čas, ki ga zaposleni 
porabi za določeno nalogo.
Zoho Projects ima okvirno 45 milijonov 
uporabnikov v 180 državah. Filozofi ja, ki 
jo uporabljajo za tako uspešen razvoj in 
uveljavitev na trgu, je, da gre dobiček v 
razvoj in vzpostavitev rešitve vodenja 
celotnega podjetja z eno programsko 
opremo. Stranke pridobivajo z brezplačno 
preizkusno dobo in vlaganjem v PPC (pay-
per-click) besede. Njihov razvoj temelji 
na idejah zaposlenih, pri tem pa sledijo 
organizacija
Slika 2: Aplikacija Zoho Projects v dejanski uporabi (vir: https://www.zoho.com/projects/)

14
trem glavnim usmeritvam: enostavnost 
in transparentnost uporabe ter cenovna 
dostopnost z visoko stopnjo učinkovitosti 
ponujenih rešitev.
Nekatere izmed najpomembnejših prednosti 
Zoho Projects so:
 ń povezava s celotnim CRM sistemom,
 ń avtomatizacija nalog,
 ń cena na uporabnika in
 ń možnost dodajanja različnih dokumentov.
Pomanjkljivosti pri aplikaciji pa so:
 ń omejeno število uporabnikov,
 ń omejen prostor za shranjevanje in
 ń sistem je namenjen predvsem  
manjšim podjetjem.
V razvoj aplikacije bi lahko vključili tudi 
integracijo z drugimi aplikacijami, npr. orodji 
Adobe; izdelavo neposredne povezave 
za pregled določene delovne naloge za 
naročnika in višjo stopnjo možnosti osebnega 
prilagajanja posameznikov dejavnostim.
Zunanje nevarnosti za podjetje so predvsem:
 ń varnost podatkov in dokumentov, ki jih 
podjetje dodaja v aplikacijo, in
 ń nasičenost novih ponudnikov  
podobnih aplikacij.
Zoho Projects so torej rešitve za manjša 
podjetja, katerih cilj je optimalnejši način 
shranjevanja in organizacija delovnih nalog 
zaposlenih z možnostjo povezave celotne 
digitalizacije podjetja s pomočjo ene 
programske opreme.
Basecamp
Basecamp se je razvil iz podjetja, ki je 
potrebovalo boljšo organizacijo dela 
in delovnih projektov. Ponuja spletno 
programsko opremo za vodenje in 
organizacijo dela in projektov posameznikov, 
manjših in velikih podjetij. Basecamp 
olajša komunikacijo med zaposlenimi in 
zunanjimi sodelavci, pomaga pri urejanju 
in shranjevanju dokumentov ter vodenju 
nalog, ki jih imajo posamezniki in skupine oz. 
oddelki podjetja. Razvilo se je iz dejanskih 
lastnih potreb, ki so jih imeli v sicer manjšem 
podjetju že leta 1999, in se je ukvarjalo s 
programiranjem spletnih strani. Od takrat 
Zoho Projects Basecamp Notion
Upravljanje nalog
(T ask Management)
Sledenje mejnikom
(Milestone tracking)
Sledenje izzivom
(Issue Tracking)
Interaktivni viri
(Interactive feeds)
Skupinski pogovori
(Group chat)
komentarji
Predloge projektov
(Project templates)
Gantt grafikoni
(Gantt charts)
Podopravila
(Subtasks)
Soodvisnost nalog
(T ask Dependencies)
Koledar
(Calendar)
Dodajanje nalog s pomočjo e-pošte
(Add tasks through email)
Polja po meri
(Custom fields)
Status nalog po meri
(Custom task status)
Poročila (Reports)
Časovnice
(Timesheets)
Časovniki
(Timers)
Opomniki
(Reminders)
Upravljanje uporabnikov
(User Management)
Sledenje proračuna
(Budget tracking)
Integracija Google Apps
(Google Apps Integration)
Sestanki
(Meetings)
Mobilne aplikacije
(Mobile apps)
Avtomatizacija nalog
(T ask Automation)
Preglednica 1: Primerjava funkcionalnosti aplikacij

15
naprej še vedno delujejo na področju 
izboljšav in se izpopolnjujejo na različnih 
področjih. Basecamp omogoča integracijo 
z mnogimi drugimi orodji. Eno izmed teh je 
tudi RSSBus, ki vključuje več dodatkov, ki 
podpirajo široko paleto možnosti prenosa 
datotek, zbirke in preoblikovanja podatkov 
ter upravljanja delovnega toka. Vtičnik 
Zifl ow avtomatizira procesiranje datotek, 
vtičnik Slickplan pa denimo koordinira in 
gradi spletna mesta. Sledijo modelu zelo 
uspešnega podjetja Amazon in vseskozi 
iščejo stvari, ki se v podjetju ne bodo 
spreminjale, in vanje redno investirajo. Primer: 
čez deset let si uporabniki Amazona ne bodo 
želeli počasnejšega pošiljanja svojih pošiljk. 
Prav tako, kot si uporabniki Basecampa 
ne bodo želeli, da bi bila aplikacija 
kompleksnejša za uporabo. Zato veliko 
časa in sredstev vlagajo v razvoj preproste 
infrastrukture, dizajna in storitve. Ne želijo 
slediti trendom, ampak ostajajo osredotočeni 
na stvari, ki bodo vedno pomembne. V 
podjetju je trenutno zaposlenih okoli 57 
ljudi z vsega sveta. Že od začetka razvoja 
aplikacije stremijo k temu, da so zaposleni 
čim bolj raznoliki in imajo različna znanja. Prav 
tako pa nikogar ne silijo v delo v pisarni in ob 
času, ki ga določijo vodilni. Vrednost podjetja 
je ocenjena na 100 milijonov dolarjev in ima tri 
milijone dolarjev dobička na leto.
Prednosti aplikacije Basecamp so:
ń omogoča brezplačen dostop, s številnimi 
funkcijami in
ń aplikacija je zelo pregledna.
Pomanjkljivosti pa so:
ń omejen brezplačni dostop in
ń z zviševanjem števila članov ekipe se 
uporabnina znatno zviša.
Ker ekipa deluje in razvija na daljavo po 
vsem svetu, je to zelo dobra priložnost za 
nenehne izboljšave in rešitve različnih ljudi, 
panog, kultur, mentalitet itd. Nevarnost, ki se 
ji je vedno znova težko izogniti, pa je velika 
količina podobnih aplikacij, zato je težko 
ostati najboljši v smislu dobre infrastrukture, 
preglednosti, uporabnosti, enostavnosti in 
predvsem zvestobe uporabnikov.
V preglednici 1 smo povzeli primerjavo 
funkcionalnosti aplikacij za različne parametre. 
Iz preglednice je razvidno, da so vsem trem 
predstavljenim aplikacijam, tj. Notion, Zoho 
Projects in Basecamp, skupni opravljanje 
nalog, sledenje mejnikom, sledenje težavam, 
interaktivni viri, predloge projektov, 
podopravila, koledar, opomniki, upravljanje 
uporabnikov, integracija z aplikacijami na 
Googlu, možnost mobilne aplikacije in 
avtomatizacija nalog. Razlike med aplikacijami 
pa se pojavijo pri skupinskih pogovorih, 
Ganttovih grafi konih, odvisnosti nalog, 
dodajanju nalog prek e-naslova uporabnika, 
dodajanju polj po meri, stanju opravil po meri, 
poročilih, časovnikih, fi nančnih sledilnikih in 
možnostih sestanka prek aplikacije.
Iz preglednice 2 je razvidna razlika v ceni 
na uporabnika, pri posamezni aplikaciji, 
velikosti možnega prostora, ki ga lahko 
posameznik porabi, številu projektov in 
številu uporabnikov.
Kot lahko razberemo iz preglednice 2, se 
aplikacije med seboj razlikujejo v dveh 
postavkah, tj. ceni naročnine in velikosti 
shranjevalnega digitalnega prostora, 
vključenega v ceno naročnine. Pri aplikaciji 
Notion ima uporabnik neomejeno količino 
digitalnega prostora, medtem ko je mesečna 
naročnina na osebo štiri ali osem dolarjev, 
kar je odvisno od tega, ali delamo sami ali 
pa s skupino ljudi. Aplikaciji Zoho Projects 
in Basecamp imata omejeno količino 
digitalnega prostora, ki znaša pri Zoho 
Projects 120 GB in Basecamp 500 GB.
Zaključek
V članku so predstavljene in med seboj 
primerjane tri programske rešitve za 
organizacijo projektov , ki so primerne za 
posameznike, mala, srednja in velika podjetja. 
Aplikacije med seboj močno konkurirajo in 
podajajo različne načine uporabe, večinoma 
pa imajo enak cilj, tj. pomoč pri optimizaciji in 
organizaciji dela. Odločitev o najprimernejši 
aplikaciji je seveda od posameznika ali podjetja, 
predstavitev zgledov pa naj služi kot vpogled 
potencialnih in trenutno aktualnih rešitev.
organizacija
Slika 3: Aplikacija Basecamp v dejanski uporabi (vir: https://basecamp.com)
Preglednica 2: Primerjava osnovnih lastnosti aplikacij
Zoho Projects Basecamp Notion
Cena 6 USD/osebo 99 USD/osebo 4 ali 8 USD/osebo
Prostor 120 GB 500 GB neomejeno
Število projektov neomejeno neomejeno neomejeno
Število uporabnikov od 20 naprej neomejeno neomejeno