06
Strokovna ohdelava in i-delava pripomočkov za raziskave arhivskega gradiva s poudarkom na fondih /, numerično ureditvijo
Sonja Anžič
V	slovenski arhivski zakonodaji določa osnove za strokovno obdelavo ter izdelavo pripomočkov za raziskave arhivskega gradiva Pravilnik o strokovni obdelavi in izdelavi pripomočkov za raziskave arhivskega gradiva (Uradni list SRS, št. I I /88).
V	tem sestavku b1 se omeiila na problem strokovne obdelave fondov, ki obsegajo velike količini, arhivskega gradiva (t.i. »veliki« fondi) z. ohranjenimi spisovnitrn evidencam . Take vrste fondov se pojavljajo praviloma pri ustvarjalcih arhivskega gradiva s področja uprave. Gre za vprašanje izbora najustreznejšega nivoja popisovanji in izbora pripomočkov za raziskave pri takih fondih, in sicer predvsem glede na problem ekonomičnosti časa, ki je potreben za izdelavo določenega pripomočka.
Prvi del omenjenega nravilniKa sc nanaša na strokovno obdelavo arhivskega gradiva, ki jo opravljamo v okviru fonda oziroma zbirke, ko arhivsko gradivo dokončno uredimo, izločimo nepotrebne dele dokumentarnega gradiva in popišemo. Ureditev teme ji praviloma na ureditvi, nastali pri ustvarialcu arhi 'skega gradiva. O lede na to ločimo predvsem dve načeli na katerih sloni ureditev spi-sovnega gradiva. V pr h p mci h vsako zadevo obravnavajo kot cn spis, v drugi a pa združene zadeve predstavlja' eno enoto oziroma en spis. Ne glede na 10, kaj predstavlja en spis, pa potem le-te odlagajo na podlagi numeneno-kronološkcga načela, registraturnega načrta ali na podlagi klasifikacijske sheme.
Glede popisovanja je predpisana arhivska enota, kije osnova popisa in temelji na ureditvi arhivskega gradiva. Pri oblikovanju arhivske enote monu 10 upoštevati, daje namen popisa približati gradivo raziskovalcu. Zato seje v primerih, ko vsaka zadeva predstavlja svoj spis, verjetno najbolje poslužiti možnosti, ki jo dopušča tudi pravili k: da se več enot prvotne ureditve zdruzi v eno arhivsko enoto. S tet i bi dosegli, da popis ustreza ureditvi gradiva, obenem ie tudi zgoščen, in ohran1 o3novni namen -pregled nad gradivom določenega fonda.
Dotaknila bi sc vprašanja strokvone obdelave fondov, katerih prvotna ureditev gradi 'a sloni na delovniku s sicer ohranjen, ni, tooa zelo nepopolnimi ali brez vsakih evidenc. Ta problem ureditve je prisoten predvsem pri arhivskem gradivu fondov občin v obdobju od 1850. leta do leta 1945. O tem sc je že razpravljalo, eno z.adnjh razmišljanj predstavlja rclcrat Lilijanc Vid: i h - Lavrcnčič na arhivskem dnevu Slovenije, F-urlanijc - Julijske Krajine {objavljen v Arhivu XII, 1989, str. 52-54). Spceifi-ka v tem obdobj i nastalega gradiva jc na splosno ta, da jc slabo ohranjeno. Obstajajo pa tudi iz.icmc, ko jc gradivo nekaterih obein zelo dobro ohranjeno
oziroma v celoti, da količina gradiva naraste na dvajset ali trideset tekočih metrov. Pri poslovanju so spiic vpisoval* v delovodr ik (naj\ečkrai enostavni) in -ih tudi odlagali po numerično kronološkem principu. Nastopijo naslednja dejstva: količina arhivskega gradiva je dokaj velika, prvotna ureditev sloni na odlaganju spisov po delovodniškem sistemu, delovodniki so ohranjeni, spisovne evidence, ki bi bile uporabne kot pripomoček /.a uporabo pa nc obstajajo. Pri strokovni obdelavi sc pojavi vprašanje ali je ohranjanje prvotne ureditve smiselno oziroma ali je primerneje ohraniti to ureditev in se posvetit izdelavi indeksov (oziroma pripomočkov, ki imajo za osnovo pojme), ali sc odločimo za vsebinsko razvrščanje gra;:tva. Raziskovalcu b verjetno najbolj ustrezala vsebinska razvrstitev gradiva. Toda upoštevati jc potrebno veliko količino gradiva. V takih primerih imamo več možnosti, in sicer da prvotno ureditev pustimo tako kot jc, fnumeričnc-kronološka razvrstitev), za tak fond pa izdelamo arhivsk inventar, kjer upoštevamo za podlago strukture popisa registraturr,, načrt, ki ga zasledimo pri večjih občinah, ali pa sc pri takih fondih poslužujemo izdelave kazal kot pripomočkov za raziskave. S stališča strokovne obdelave fonda bi bilo to primerno, pojavi pa si problem pri uporabi, k pa ga tudi nc smemo popolnoma zanemariti. Najboljše jc to ponazoriti s primerom: raziskovalce, ki raziskuje določeno temo skozi več let, bi za svo'o raziskavo potreboval na primer dvajset arhivskih enot gradiva, ki pa sc lahko, glede na zgoraj opisano obdelavo, nahajajo v dvajsetih različnih arhivskih škatlah. Zastavi se vprašanje racionalizacije dviga arhivskih enot n ponovnega vra Čanja nazaj.
Navcderi primer nakazuje smotrnost izdelave kazal kot pripomočkov za raziskave arhivskega gradiva. Vprašanje i/de ta ve ka^al sc pojavlja tudi pri fondih, kjer pr prvot i ureditvi združene zadeve predstavljajo cn spis, spisi pa so odloženi na podlagi registra turnega načrta oziroma klasifikacijske sheme.
PravilmK o strokovni obdelavi v drugem delu obrcr nava pripomočke z.a raziskave arhivskega gradiva Arhivski inventar kot pripomoček z.a raziskave na podlagi strukture in arhivski vodnik kot pripomoček z.a orientacijo po arhivskem gradivu sta podrobno opisana in zavzemata vidno mesto, medtem ko so pi inomočki, ki imajo za osnovo pojme ¡n označujejo vsebino arhivskih enot, samo o mer jeni. O slednjih bi veljalo zapisati nekaj več besed, r,aj si vcric t no kar nekaj arhivistov pri svojem ddu zastaffla vprašanje, kdaj se posluževati izdelave kazal in tudi v kolikšno podrobnost se snuš-čati saj naj bi vsak spis načeloma vseboval vsaj pet različnih možnih gesel, da bi arhivist čim boli objektivno predstavil določeno zadevo. Glede izdelave ■ i vrste kazal jc pisal Sergij Vilfan: Decimalna klasifikacija v arhivistiki 'Arhivist Vl/2, 19Vi, str. 3-14), kjer se dotakne tudi smiselnosti izdelave kazal.
Pripomočki za raziskave arhivskega graMiva so ob ra na van. tudi v članku, katerega avtorji so lTra-njo liiljan, Sergij Vilfan, Miloš Milosevic: Arhivski pripomočki v službi znanosti (Arhivist XXII1/1 -2,
67
'973, str. 21-56) in SO zabeleženi tu d ne1 ateri rezultati oziroma spoznanja, ki so jih dosegli razi čni arhivi z izdelavo določenega pripomočka. Tudi tu ni nekega enotnega mnenja glede izdelave in pred-viem vrste kazal oziroma indeksov. Zastavlja se vprašanje ekonomičnosti časa, saj je za neke podrobno - vsestransko kazalo potrebno veliko časa in znanja arhivista, po drugi strani pa tfcskovalec lahko hitreje dobi odgovor na zastavljen problem, ki ga rešuje. Toda upoštevali moramo tudi to, da Pripomočki služijo kol pot pri iskanju določenga in da raziskovalec sam ve, kaj pri določeni vrsti spi-3v še lahko pričakuje. Verjetno pa bi bila v določnih primerih izdelava kazal še kako potrrbna in bi opravičila dolgotrajne delo. Tu bi omenila tudi vse bolj prodirajoco povečini tudi že uveljav'jeno računalniško obdelavo podatkov v arhivih, ki nam delo lahko poenostavi, časovno skrči in ki tudi govori v prid izdelavi kazal.
Pravilnik naj bi v prihodnje več pozornost, posvetil tudi vprašanju izdelave kazal, in sicer predvsem, kdaj naj bi arhivist Iv katerih primerih) dal Pre Inost izdelavi lakih pripomočkov, predvsem z Vidika že omenjene ekonomičnosti časa. Z istega stališča se zastavlja tudi vprašanje popisovanja arhivskega gradiva v arhivu, ki ima ohranjene že pri ustva-jalcu izdelane evidence, ki zadoščajo, da dobi uP';rabnik pregled nad gradivom. Takega gradiva v arhivu ne bi ponovno popisovali, ampak bi v pc i-ju navedli že te obstoječe evidence, če so po ovojih 'astnostih ekvivalentne arhivskim popisom. V Komentarju k pravilniku o strokovni obdela i, ki ga je Podal dr. Jože Žontar (Arhivi XI, 1988, str. .'24-126), je sicer omenjeno, da graoiva fonda, ki 'tria uporabne spisovne evidence v arhivu ne popisujemo, toda mogoče bi bilo dobro, da b. to bilo °ni njeno tudi v pravilniku.
Nejasnosti glede strokovne obdelave in i; J' -'C pripomočkov za raziskave v veliki meri Pravilnik o strokovni obdelavi odpravlja obstajajo pa še neka teri manjši problemi, ki so bili nakazani i kalrih rc^'tcv naj bi bila podana, oziroma bi jih ureiala n°va slovenska arhivska zakonodaja.
Nekateri problemi informacijske tehnologije v arhivih in arhivska
2akono-jia
Htoxiav Novak
'lovit razvoj informacijske tehnolog/ krepko °Oeutimo pri vsakdanjem delu tudi v profesjpnal-( h arhivskih instituai ah. Ob tem se kai ¡o nekn-lcrc -dorečenosti, predvsem pa poman anje osnovnih načel sistemskega inženiringa, aplicira
razmie v slovenski arhivski Upriji in praksi, /"cprican sem, da je prav sedaj ob Stanju arhiv--akonodaje pravi čas, da se postavijo osnoyna >kovno utemeljena izhodišča na taka mesta, kjer tudi v prihodnosti imela svoj smisel in pomen
za nadaljm razvoj informac ske tehnologije v arhivistiki.
Izredne hi er razvoj na področju strojne in programske opreme ima svojo posledico tudi na ti piki arhivskega gradiva, ki nastaja pri ustvarjalcih in ga v tej obliki ie neka časa hranimo, tako v arhivskih oddelkih delovnih organizacij kakor tudi v arhivskih skladiščih profesionalnih arhivskih inštitucij. To pa seveda pomeni da je potrebno celotno arhivsko zakonodajo pripraviti tako, da lc-ta z razvojem informacijske tehnologije ne bo v enem letu spet zastarela. Zaradi tega predlagam t.i. trinivejski pristop k izgradnji arhivske zakonodaje:
-	Najbolj splošne probleme varovanja in hranjenja arhivskega in delno tudi dokumentarnega gradiva ter organizac;jo slovenske arhivske službe naj ureja arh vsk zakon ki veija za vse slovenske arhivske delavce. Zakon naj bo tako splošen, da ne bo odvisen od razvoja informacijske tehnologije.
-	Specifičnc probleme arhivske službe (valorizacija, izobraževanje, vdelava pripomočkov za raziskave, slovenski arhivsk informaciiski sistemi) nai urejajo podzakonski akti, ki bi piav tako veljali za vse slovenske arhivske delavce. Poudar-t, je potrebno, da naj tudi podzakonsk akti ne bi bili preveč tehnološko - tehr čno obremenjeni - torej tudi neodvisni od konkietncga razvoja informacijske tehnologije, Le-ti ne smeo biti v nasprotju z arhivskim zakonom in drugimi veljavnimi zakon (npr. zakonom o varovanju osebnih podatkov, itd.).
-	Posamezne konkretne rešitve strokovnih arhivskih problemov v okviru arhi\Kkih inštitucij naj glede na tehnološko - orgai:'zacijske zmožnosti regulirajo organizacijski predpisi, ki veljajo za delavce natančno določene arhivske inšt. ueije oziroma natančno določene skupine arhivskih delavcev, ki opravljajo ali nameravajo opravljati neko skupno nalogo (npr. komunikacije). Organi iacijske predpise nai bi pripravljali na dveh nivoj t. Predpisi, pripravljeni na nivoju republike v različnih skupnih telesih (npr. koordinacija, delovne skupine bi veljali za celotno arhivsko strokovno službo republike. Na nivoju posameznih arhivskih institucij pa bi tc predpise podpisali ravnatelji f direktor' ) posameznih inštitucij in hi veljali le v okviru posameznih arhivskih inštitucij.
S stališča .sodobne arhivske teo- je in prakse ter informacijske tehnologije je vseeno, ali imamo arhivski zakon v okviru naravne in kulturne dediščine ali pa je to samostojni zakon. Edino merilo je seveda strokovnost in funcionalnost zakonodaje.
Iz Strokovnih osnov za pripravo dela Zakona o naravni in kulturni dcdiičini, ki sc nanaša na arhivsko gradivo in arhi ve1, bi pojmu arhivskega gradiva lahko daj' nekoliko več sistematike. S stališča informa* iske tehnologije n arhi\isjkc bi bilo potrebno obdržati klasična pojma dokumentarno gradivo in arhivsko gradivo. P obeh kategorijah gradiva je ootrebno vsaj teoretično ločiti informacije od nosilcev informacij in oba elementa arhivskega oziroma dokumentarr ga 3raawa ločeno strokovno obdelovati. Izhodišče omenjene klasifikacije je temeljna i ;hnološko - tehnična oblika zapisa osnovne inofrmacijske enote v konkretnem primeru in to ne glede na oblike nosilcev informacij S sta-