Arhivi 28 (2005) št. 1, str. 87 100_O delu arhivov in zborovanjih
87
O delu arhivov in zborovanjih
Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci, 6.-8. april 2005
Posvetovanje je tudi v letu 2005 ostalo zvesto dolgoletni tradiciji, ki temelji na iskanju rešitev in spoznavanju novosti s področja klasičnega in vse bolj tudi elektronskega arhiviranja. Ohranili smo vsebinske sklope, ki obravnavajo bistvena vprašanja sodobne arhivske teorije in prakse:
1.	vsebinski problemi klasičnega arhiviranja pri ustvarjalcih in v arhivih;
2.	tehnični problemi klasičnega arhiviranja pri ustvarjalcih in v arhivih;
3.	problemi arhiviranja novih nosilcev informacij s poudarkom na informatiki v arhivih in arhivskih službah.
4.	aktualne novosti v arhivistiki in arhivski službi doma in v tujini;
5.	povezovanje med arhivi, muzeji, knjižnicami.
Aktualne razmere in razvoj informacijskega sistema ter informacijske tehnologije zahtevajo sprejetje novega zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Zaradi pomembnosti in zahtevnosti vsebine zakona za usodo celotne slovenske arhivske teorije in prakse smo se letos okrepili ne le organizacijsko, temveč tudi vsebinsko. Skupaj z Arhivom Republike Slovenije smo povabili v Radence tudi predstavnike Evropskega združenja arhivov (DLM forum), ustvarjalce arhivskega gradiva in izdelovalcev tehnološke opreme, ki se ukvarjajo s hrambo oziroma življenjskim ciklom elektronskega gradiva. Strokovnjaki DLM foruma so nas seznanili o izkušnjah pri elektronskem arhiviranju, ki jih imajo in jih s pridom uporabljajo na Danskem, Norveškem, Švedskem, Nizozemskem, v Veliki Britaniji, Nemčiji in drugod. Posvetovanje je bilo usmerjeno na številna odprta vprašanja in dileme arhivske službe. Posamezni prispevki so se dotaknili določenih problemskih sklopov, zato je publikacija z enakim naslovom še posebej dobrodošla.
Posvetovanje je pokazalo, da se zavedamo pomembnosti nakazanih zakonskih rešitev za hrambo informacij, ki bodo podlaga za preučevanje sodobne zgodovine. Sprejetje novega zakona pomeni za arhive izvajanje novih nalog pri varstvu dokumentarnega gradiva, odpira pa probleme, ki terjajo ustrezne rešitve in natančne odgovore.
Informacijska in tehnološka usmeritev sodobne slovenske družbe zahteva ustrezne konkretne strokovne dejavnosti slovenske javne arhivske službe v seg-
mentu ohranjanja in varovanja arhivskega gradiva v digitalni obliki za daljše obdobje. Znano je, da dosedanje razmeroma omejene konkretne arhivske strokovne izkušnje, predvsem pa obsežna strokovnoteoretična bibliografija s tega področja, kažejo, da slovenski ar-hivisti do sedaj nismo bili ravnodušni do tega problema. Vprašanje pa je, kaj je v tem razvijajočem se segmentu tako pomembnega, daje potrebno arhivirati. Zajeti in organizirani podatki, načini obdelave, uporabniško okolje, morda sistemsko okolje ali v določenih okoliščinah tudi elementi strojne opreme? Vprašanj je veliko, odgovorov pa vsaj toliko ali še več.
Po vsej verjetnosti je sedaj pravi čas, da na tem področju naredimo korak dalje. S pripravljeno sistemsko oblikovanostjo pravnih norm postavljamo ustrezne okvire, ki določajo postopke in načine arhivskega strokovnega dela na področju elektronskega arhiviranja. Te smo naslonili na priporočila Moreqa, kar daje temeljna zagotovila o pravilnosti naše strokovne usmeritve. Vendar je v tem kontekstu potrebno opozoriti na spoznanje, da opravljeno delo še ne predstavlja vseh strokovnih osnov, ki so lahko osnova za pripravo elektronskih arhivov. Mnogi arhivski strokovni delavci opozarjajo, da bo na tem področju potrebno še mnogo storiti, preden bomo lahko resnično dobili javni elektronski arhiv.
Prvi problem, ki se pojavlja in ga po dosedanjem razumevanju te problematike pogosto preveč poenostavljamo, je enačenje pojmov "varovanje in ohranjanje dokumentarnega gradiva" in "arhiviranje arhivskega gradiva". Res je, da poznamo različne modele življenjskega cikla dokumenta, vendar status "arhivsko" in status "dokumentarno" predstavlja veliko več kot določeno značilnost v okviru posameznega modela življenjskega cikla dokumentov. Menim, da je v tem pogledu potrebno jasno postaviti dokumentacijsko stroko ob bok arhivski, ne pa favorizirati ene na račun druge.
Drugi problem, ki je v vsebinskem smislu tesno povezan s prvim, pa izhaja iz že sprejetih smernic, da je potrebno z arhivskim gradivom v elektronskem okolju ravnati popolnoma enako kot z dokumentarnim pri opremljanju z elementi, ki zagotavljajo verodostojnost. Morda smo na tem področju rešitve problemov nekoliko preveč poenostavili. Problem je veliko širši in zahteva potreben družbeni konsenz, ki bo temeljil na razlikovanju zahtev po opremljanju elektronskih dokumentov za potrebe poslovanja od zahtev po opremljanju za potrebe arhiviranja.
Znano je, da količina elektronskih dokumentov na eni strani in relativna dostopnost medijev spodbujata
100
O delu arhivov in zborovanjih
Arhivi 28 (2005), št. 1
mnoge arhivske strokovne delavce k razmišljanju o smotrnosti vrednotenja in izločanja dokumentov v elektronski obliki sploh. Tisti del strokovne javnosti, ki tovrstno gledanje odklanja, pa se upravičeno sprašuje, ali je obstoječi negativni princip, ki ga imamo vpeljanega za klasično arhivsko gradivo s teoretičnega, predvsem pa s praktičnega stališča, ustrezen tudi za elektronska okolja. Obstajajo pa tudi mnenja, da bi bilo potrebno uveljaviti oba principa tako, da bi v ustreznih normativnih aktih določili pogoje in kriterije, na podlagi katerih bi upoštevali ta ali oni princip izločanja nepotrebnega dokumentarnega gradiva, elektronskih dodatkov ali celo delov podatkovnih struktur.
Po analogiji s klasičnim arhivskim gradivom se nam ob konkretnih strokovnih obdelavah elektronskega arhivskega gradiva pojavijo nova vprašanja, ki so lahko na videz zelo nepomembna, morda obrobna, a vplivajo na naše strokovno delo. Eno takih je na primer določanje razmerij med nivoji popisov klasičnih in elektronskih oblik arhivskega gradiva, predvsem tistih, ki so produkt elektronskih podatkovnih zbirk.
Drugo, strokovno veliko zahtevnejše vprašanje pa je povezano z oblikami tistih dokumentov, ki se pojavljajo v oblikah, ki so s stališča predstavitve neposredno odvisne od strojne oziroma programske opreme. Strokovne prakse ni, rešitev, ki se kažejo, pa je kar nekaj, toda vprašanje je, katera je dolgoročno ustreznejša. Izguba tovrstnih informacij bo očitno predstavljala tudi popolno izgubo vsebin teh informacij.
V slovenski arhivski teoriji in praksi je že pred časom postalo popolnoma jasno, da za zapisovanje elektronskih dokumentov potrebujemo medije in okolja, ki so dolgoročno zelo dinamična. Njihova življenjska doba je v primerjavi z razmeroma stabilnimi klasičnimi mediji sila kratka. To pa zahteva od skrbnikov tovrstnih dokumentov uporabo popolnoma novih metod dela, ki se precej razlikujejo od tistih pri klasičnem arhivskem gradivu. Poenostavljeno bi lahko rekli, da je potrebno metode pasivnega arhiviranja zamenjati z metodami aktivnega arhiviranja. V obstoječe procese arhivskega strokovnega dela bo tako potrebno kmalu vpeljati nove, vse skupaj pa ustrezno ovrednotiti tako s stališča človeških virov kot tudi finančnega pokrivanja novih zahtev.
Omejevanje človeških virov bo zahtevalo iskanje racionalnih oblik zajemanja podatkov. Znano je, da tehnološke rešitve pri varovanju in ohranjanju dokumentov v elektronski obliki omogočajo uvedbo določenih informativnih pomagal, ki bi jih lahko poimenovali kot eklektrično. Mogoče se kakšna rešitev naših problemov kaže s tem? Še vedno ostajajo odprta vprašanja uvedbe kontekstualnega okolja za potrebe razumevanja arhiviranih vsebin dokumentov v elektronski obliki. Na tem področju bodo lahko napravili korak naprej samo ustrezno izobraženi in motivirani strokovnjaki. Že danes pa lahko ugotavljamo, da je sedanji sistem izobraževanja strokovnih arhivskih delavcev premalo usmerjen v specializacijo profilov, ki so potrebni za obvladovanje elektronskih oblik dokumentov v arhivskih okoljih. Tudi na teh področjih bo potrebno iskati rešitve z boljšimi rezultati.
Na posvetovanju se je pokazalo, da je strokovnih vprašanj in dilem, ki so povezane z elektronskim arhiviranjem, zelo veliko. Ob vsem tem pa ne smemo pozabiti še na spekter problemov, ki so povezani s klasičnim arhivskim gradivom, splošnim univerzalnim dostopom do podatkov v arhivih in še bi lahko naštevali.
Zato smo konec posvetovanja strnili v skupinske usmeritve, ki bodo dobrodošle za naše nadaljnje delo:
1.	ob pripravah na sprejetje novega zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva s: bodo slovenski arhivski delavci tudi v prihodnje prizadevali uresničevati potrebne pravno-organizacijske in tehnične rešitve na podlagi lastnih in tujih arhivskih strokovnih izkušenj. To je nujno za ustrezno arhiviranje oz. dolgotrajno hrambo gradiva, ki je nastalo v digitalnem okolju. S tem bomo izpolnili zahteve in pričakovanja, ki jih pred nas postavlja sodobna družba (strateška usmeritev);
2.	ugotavljamo, da je treba zaradi dokumentov v elektronski obliki začeti preverjati osnovne strateške usmeritve v arhivskih strokovnih dejavnostih pri valoriziranih ustvarjalcih arhivskega gradiva. Tako menimo, daje potrebno v čim krajšem času začeti pripravljati izhodišča in osnutke oziroma predloge za oblikovanje potrebnih podzakonskih aktov, uredb, priporočil in standardov (usmeritev na področju regulative);
3.	javna arhivska služba naj se v okviru arhivskih strokovnih nalog, ki so predvidene in v predlogu zakona niso sporne, še pred sprejetjem toliko strokovno organizira, da bo sposobna ustrezno strokovno reagirati na probleme, ki bodo nastajali na podlagi uresničevanja zakonskih določil (usmeritev v stroki);
4.	glede na to, da prihajajoča arhivska zakonodaja predvideva močnejši vpliv javne arhivske službe, predlagamo neformalno uvedbo oddelka ali delovne skupine, ki bi začela operativne dejavnosti v elektronskem arhiviranju (usmeritev v operativi);
5.	Zaradi potreb po vedno večjem operativnem strokovnem znanju tako delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom, kot tudi arhivskih strokovnih delavcev, si je potrebno prizadevati za prenose najnovejših tehnološko-tehničnih in organizacij -sko-strokovnih znanj iz raziskovalno-razvojnih v arhivska strokovna okolja. Posebno pozornost bo potrebno posvečati upravljanju človeških virov pri obravnavanju arhivskega in dokumentarnega gradiva (usmeritve na področju transféra znanj);
6.	pri reševanju v praksi nastalih strokovnih vprašanj je potrebno iskati strokovna zavezništva pri sorodnih ali z dokumentacijo povezanih področjih, kot so bibliotekarstvo, dokumentalistika, informatika, informacijska tehnologija, standardizacija itd. (usmeritev v interdisciplinarnost);
7.	slovenski arhivi se bodo v prihodnje še dejavneje vključili v različne oblike mednarodnega sodelovanja. Na področju dolgotrajne hrambe e-gradiva bodo to uresničevali v okviru DLM-foruma za izmenjavo izkušenj ter sodelovali pri oblikovanju
Arhivi 28 (2005) št. 1, str. 87 100
O delu arhivov in zborovanjih
87
mednarodnih priporočil, dogovorov in standardov (usmeritve pri oblikovanju vzpostavljanja zavezništev);
8. ob aktivnostih, ki so vezane na vzpostavitev javnega e-arhiva, je potrebno nadaljevati sistematično reševanje odprtih arhivskih strokovnih problemov "klasičnega" arhiviranja. Posebno pozornost je potrebno posvetiti problemom materialnega varstva, strokovne obdelave in dostopom do njihovih vsebin.
Slavica Tovšak
Arhiviranje e-zapisov v treh skandinavskih državah (Poročilo o obisku delegacije slovenskih javnih arhivov)
V	dneh od 16. do 25. februarja 2005 je delegacija slovenskih javnih arhivov v sestavi dr. Miroslav Novak (Pokrajinski arhiv Maribor), Vesna Gotovina in Jože Škofljanec (oba Arhiv Republike Slovenije) na pobudo takratnega direktorja Arhiva Republike Slovenije dr. Dragana Matica obiskala državne arhive kraljevin Švedske, Danske in Norveške. Namen obiska je bil spoznati prakso arhiviranja e-zapisov v teh treh državah na kraju samem. Obisk je potekal v okviru priprav na letošnje mednarodno posvetovanje Radenci 2005 in ob razpravah povezanih z oblikovanjem dopolnil predloga zakona, ki bo urejal e-poslovanje in arhiviranje e-zapisov.
Delegacija si je v okviru priprav na obisk v Skandinaviji kot cilj določila spoznati:
-	organizacijsko strukturo arhivske javne službe v posameznih državah in vpetost služb, povezanih z arhiviranjem e-zapisov v to strukturo;
-	izobrazbeno strukturo ter izobraževanje zaposlenih v omenjenih službah;
-	zakonske in druge pravne okvire delovanje služb, povezanih z arhiviranjem e-zapisov;
-	načine sodelovanja arhivov z ustvarjalci arhivskega gradiva v obliki e-zapisov in njihov morebitni nadzor le-teh, vključno z morebitnim obiskom pri katerem od ustvarjalcev;
-	postopke, metode in načine prevzemanja e-zapisov v arhiv ter njihove dolgodobne hrambe ob upoštevanju potreb po zagotavljanju istovetnosti, verodostojnosti in dostopnosti.
V	skladu s temi cilji so odgovorni v vsakem državnem arhivu tudi pripravili program. Obisk v vsakem državnem arhivu je trajal dva delovna dneva.
Uvodoma velja opozoriti, da obstajajo med arhivskimi praksami v izbranih treh državah pomembne razlike, ki izhajajo predvsem iz razvoja pisarniškega poslovanja, zakonodajnopravnih ureditev ter načinov financiranja, imajo pa tudi veliko skupnih značilnosti. Nekatere med njimi so blizu tudi razmeram v Sloveniji.
V	vseh treh skandinavskih državah imajo posebne
arhivske zakone, preostale predpise pa izdajajo vlade, pristojna ministrstva in direktor državnega arhiva. Ta ima pravico izdajati predpise, katerih izvajanje je obvezno za celotno javno upravo, vključno z drugimi javnimi arhivi. Za slednje velja to tudi, kadar mu ti niso neposredno podrejeni, kakor je to primer v Norveški. Tam so zaradi velikih geografskih razdalj regionalni arhivi v veliki meri avtonomni. Del javne arhivske službe opredeljujejo tudi drugi zakoni, kot npr. zakona o e-podpisu in dostopu do informacij na Švedskem.
Po velikosti oz. številu zaposlenih so vsi trije nacionalni arhivi primerljivi z Arhivom Republike Slovenije, saj štejejo brez zaposlenih v organizacijskih enotah, zadolženih za spremljanje, upravljanje in arhiviranje e-zapisov, od 85 do 100 uslužbencev. Skupen nam je tudi prevzem prvih strojno berljivih zapisov v sedemdesetih letih 20. stol. Vendar pa so v vseh treh skandinavskih državah pozorneje spremljali uvajanje sodobnih tehnologij v pisarniško poslovanje.
Ob koncu osemdesetih let, posebno pa v devetdesetih, so prilagajali svojo organizacijsko strukturo novim potrebam. Nastali so posebni pododdelki, oddelki in celo sektorji, namenjeni skrbi za nove vrste zapisov, v katerih so zaposlovali tako arhiviste, katerih osnovna strokovna izobrazba je bila zaključen študij zgodovine, kakor tudi strokovnjake z znanji s področja informacijskih tehnologij. Vsem trem državnim arhivom je skupna tudi organizacijska ločitev služb, ki so skrbele za lokalno informacijsko infrastrukturo (delovanje računalnikov in mreže v arhivu, instalacija programov ipd.), od služb, ki so bdele nad življenjskim ciklom gradiva v e-obliki. Povsod so zaposlili dva ali tri nove uslužbence. V tri do pet letnih ciklih pa sta se število in obseg nalog povečevala za toliko, da se je število zaposlenih povečevalo za dvakrat. V Danskem državnem arhivu, ki je po številu zaposlenih najbliže Arhivu Republike Slovenije, je tako v dveh pododdelkih oddelka za zunanjo službo in valorizacijo zaposlenih 19 uslužbencev. V pododdelku, ki se ukvarja z valorizacijo e-dokumentov, dela 12 zaposlenih (dva informatika in deset zgodovinarjev), v pododdelku za IT metode pa je sedem zaposlenih, v naslednjih mesecih pa bodo zaradi potreb konverzije zapisov iz enega medija na drugega zaposlili še tri nove uslužbence.
V državnih arhivih Švedske, Danske in Norveške je različna notranja organiziranost. V Švedskem državnem arhivu imajo tako zunanjo službo popolnoma ločeno od popisovanja. Sorodno organiziranost imajo tudi v Danskem državnem arhivu. V Norveškem državnem arhivu imajo oddelek, ki skrbi tako za zunanjo službo kakor tudi za popisovanje. Sprva so bili zaposleni strokovnjaki z znanjem informatike, katerih naloga je preverjanje zapisov pred in ob prevzemu v arhiv, v organizacijskih enotah zunanje službe, vendar so se ob povečanju števila prevzemov e-zapisov organizirali v svoje organizacijske enote. Opozoriti je potrebno, da v vseh treh deželah obiske pri ustvarjalcih, kadar gre za e-poslovanje, izvajata dva uslužbenca arhiva; specialist za pisarniško poslovanje, in specialist z znanji s področja informatike.