El papel de las asociaciones profesionales en la formation permanente en gestion de documentos electronicos de archivo Volanda CAGIGAS OCEJO, Dr. Doctor in History, President of Association of Archivists of Navarra, Director of General Archive of University of Navarra (Spain). ycagigas@unav.es The Role of Professional Societies in Electronic Records Management Continuous Training ABSTRACT The continuous training of archivists is the main objective of a variety of Spanish professional associations. There is a large number of training activities, that are relative to those issues adjusted to archivists' needs and taught by qualified teachers. This great training offer -unlike others coming from different professional fields-, is optimal one to meet the objective. Another really effective way to reach the right permanent training, is undoubtedly the "Work teams" that exits within these associations. Three elaborate documents are presented, as an example, by archivists of the Universities in the work team. Mainly, these documents contain different suggestions and good practical pieces of advice about the electronic records, the drawing up of a metadata schema, and the electronic mail processing and conservation. Il ruolo delle associazioni professionali nella formazione permanente della gestione di documenti elet- tronici SINTESI La formazione continua degli archivisti e l'obiettivo principale di una serie di associazioni professionali spagno-le. Vi e un gran numero di attivita di formazione, relative a tali problematiche adattate alle esigenze degli archivisti e tenute da insegnanti qualificati. Questa grande offerta formativa - a differenza di altre provenienti da differenti ambiti professionali - e quella ottimale per raggiungere l'obiettivo. Un altro modo molto efficace per raggiungere la giusta formazione permanente, e senza dubbio costituito dai "gruppi di lavoro" che nascono all'interno di queste associazioni. Tre documenti elaborati sono presentati, a titolo di esempio, dagli archivisti delle Universita in team di lavoro. Principalmente, questi documenti contengono suggerimenti diversi e buoni consigli pratici a proposito di record elettronici, l'elaborazione di uno schema di metadati, e il trattamento di posta elettronica e la conservazione. Vloga profesionalnih združenj pri stalnem usposabljanju v zvezi z upravljanjem elektronskih dokumentov IZVL^EČEK Glavni cilj različnih španskih profesionalnih združenj predstavlja stalno usposabljanje arhivistov. Obstaja večje število aktivnosti usposabljanja, ki se nanašajo na teme prilagojene potrebam arhivistov in, ki jih posredujejo kvalificirani učitelji. Ta izjemna ponudba usposabljanja je, za razliko od ostalih ponudb izhajajočih iz drugih profesionalnih področij, najboljša za dosego postavljenega cilja. Še eden izjemno učinkovit način za dosego pravega stalnega usposabljanja so nedvomno delovne skupine, ki obstajajo znotraj the združenj. Arhivisti z univerz, ki sodelujejo v delovnih skupinah, predstavljajo kot primere tri izčrpne dokumente. Ti dokumenti vsebujejo predvsem različne predloge ter dobre praktične nasvete o elektronskih dokumentih, zasnovo načrta meta-podatkov ter obdelavo in hrambo elektronskih sporočil. Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo. EXTRACTO La formacion permanente de los archiveros es el principal objetivo de las multiples asociaciones profesionales que existen en Espana. Las acciones formativas que desarrollan son muy numerosas, sobre temas que se ajustan a las necesidades de los archiveros e impartidas por profesores idoneos. Esta oferta formativa - frente a otras, procedentes de diferentes ambitos profesionales - es la optima para la formacion continua de los archiveros. Otro medio eficaz para la formacion continua son los grupos de trabajo que existen dentro de dichas asociaciones. Se presenta el ejemplo de tres documentos elaborados por los archiveros de las universidades. Se trata de recomendaciones y buenas practicas sobre la gestion de los documentos electronicos, la elaboracion de un esque-ma de metadatos y la gestion y conservacion del correo electronico. 1. Las asociaciones profesionales de archiveros y gestores documentales en Espana Si en cualquier profesion resultan evidentes los beneficios de la formacion permanente, en el caso de los archiveros y gestores documentales, dada la vertiginosa evolucion experimentada en el campo de las nuevas tecnologias, la necesidad es perentoria1. En Espana existen doce asociaciones profesionales de archiveros. De ellas, nueve son de ambito territorial: Asociacion de Archiveros de Andalucia (AAA)2, Associacio d'Arxivers de Catalunya (AAC)3, Asociacion de Archiveros de Navarra (AAN)4, Asociacion de Archiveros del Principado de Asturias (AAPA)5, Associacio d'Arxivers Valencians (AAV)6, Asociacion de Archiveros de Castilla y Leon (ACAL)7, Asociacion Vasca de profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentacion (ALDEE)8, Asociacion Espanola de Archiveros (Confederacion Espanola de Archiveros, Biblioteca-rios, Museologos y Documentalistas)(ANABAD)9 y Asociacion de Archiveros de Canarias (ASARCA)10. Otras tres lo son de caracter especifico: Asociacion de Archiveros de la Iglesia en Espana (AAIE)11, Archiveros sin Fronteras (AsF)12 y Conferencia de Archiveros de las Universidades (CAU)13. En octubre de 2006, en Puebla (Mexico), Carlos Flores -Director del Archivo General y Protec-cion de Datos de la Universidad Complutense de Madrid- pronuncio la conferencia inaugural del III Congreso y Encuentro de Archiveros Universitarios Iberoamericanos. En dicha conferencia, el que en ese momento fuera el Secretario Ejecutivo de la Conferencia de Archiveros de las Universidades (CAU), explicaba como, en Espana, el proceso de traspaso de competencias desde el Estado a las comunidades autonomas habia implicado la transferencia de la gestion de los documentos producidos en el ejercicio de dichas competencias o funciones, la multiplicacion de instancias administrativas y el crecimiento de archiveros14. 1. Sobre la formacion superior en Archivistica en Espana, cfr. Associacio d'Arxivers Valencians , Competencias profesionales, "Revista d' Arxius", Valencia 2008. 2. Cfr. http://www.archiverosdeandalucia.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 3. Cfr. http://www.arxivers.com/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 4. Cfr. http://www.archiverosdenavarra.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 5. Cfr. http://www.archiverosdeasturias.com/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 6. Cfr. http://www.arxiversvalencians.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 7. Cfr. http://www.acal.es/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 8. Cfr. http://www.aldee.org [Consulta realizada el 21/05/2012]. 9. Cfr. http://www.anabad.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 10. Cfr. http://www.asarca.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 11. Cfr. http://www.scrinia.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 12. Cfr. http://www.arxivers.org [Consulta realizada el 21/05/2012]. 13. Cfr. http://cau.crue.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 14. Carlos Flores Varela, Una vision del asociacionismo archivistico espanol, con especial referenda a los archivos universitarios, pp. 1-4, http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/documentos/Mexico.pdf [Consulta realizada el 21/05/2012]. Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 Hasta 1982, la unica asociacion profesional existente en Espana era la Asociacion Nacional de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueologos y Documentalistas (ANABAD), creada en 1949. Sin embargo, a partir de la decada de los ochenta, como un proceso paralelo al desarrollo del Estado de las auto-nomias, la mayor parte de los archiveros que hasta entonces formaban parte de ANABAD comenzaron a crear sus propias asociaciones de acuerdo con el nuevo ambito autonomico. Asi, en esa fecha -1982-surgio la Associacio d'Arxivers de Catalunya (AAC), y progresivamente el resto. En algunas comunida-des autonomas los archiveros optaron por permanecer en ANABAD, dentro del esquema de agrupa-ciones territoriales15. En la actualidad, dentro de dicha asociacion se encuentran: ANABAD Aragon, ANABAD Castilla La Mancha, ANABAD Galicia, ANABAD La Rioja, ANABAD Murcia, Asociacion de Archiveros de Extremadura y Asociacion de Archiveros de la Comunidad de Madrid. En 1998, surgio la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros de Espana, con la finalidad de "establecer un cauce de comunicacion permanente entre las asociaciones profesionales" y "elaborar estrategias comunes sobre temas de interes general para el colectivo de archiveros"16. 2. La formacion permanente en los estatutos de las asociaciones profesionales de archiveros. En la conferencia anteriormente citada, Carlos Flores afirmaba: "todas estas asociaciones centran sus esfuerzos en la formacion de sus socios, con una amplia oferta de cursos y seminarios, y en la in-fluencia sobre los responsables archivisticos de su comunidad, sobre todo a la hora de elaborar legisla-cion. En algunos casos, ademas, se organizan congresos que suelen tener cierta repercusion fuera de su territorio respectivo"17. Efectivamente, la formacion permanente de todos sus miembros es uno de los principales obje-tivos de las asociaciones profesiona es espanolas. Esto se debe al convencimiento de que dicha formacion es uno de los pilares necesarios para el progreso y desarrollo de la profesion. Asi, "la organizacion de diversas acciones formativas (cursos monograficos, seminarios, jornadas, etc^) con especialistas en las materias impartidas, permite ampliar conocimientos, compartir experiencias y adquirir la capacita-cion tecnica necesaria para afrontar nuevos retos profesionales"18. En todos los estatutos de las asociaciones -salvo en un caso, el de la Asociacion de Archiveros del Principado de Asturias- la formacion de los socios aparece entre los fines y objetivos. Logica y conse-cuentemente, esa misma finalidad y tipo de actividades se refleja en las respectivas paginas web. En la Tabla 1 se recogen las referencias a la formacion que las asociaciones profesionales espanolas hacen en sus estatutos19. 15. Cfr. Carlos Flores Varela, Una vision del asociacionismo^pp. 4-8. 16. http://www.archiveros.net/que-es-la-caa/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 17. Carlos Flores Varela, Una vision del asociacionismo^ p. 6. 18. http://www.archiverosdenavarra.org/?page_id=29 [Consulta realizada el 21/05/2012]. 19. Tabla de elaboracion propia. En ella no se han diferenciado las diferentes agrupaciones territoriales que se englo-ban dentro de ANABAD. Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 Tabla 1 Asociacion de Archiveros de Andalucia (AAA) Art. 6. Fines y medios c) Promover la formacion tecnica de los asociados. Associacio d'Arxivers de Catalunya (AAC) Art. 5 Finalitats § 6. Promoure i facilitar la formacio professional continuada i altres activitats formatives de tipus cultural i professional dels seus membres per tal d'elevar el nivell tecnic de les persones associades. Asociacion de Archiveros de la Iglesia en Espana (AAIE) Art. 4. Fines y objetivos: § 2. Para la mejor consecucion de estos fines, la Asociacion se propone fundamentalmente los siguientes objetivos: Ayudar a la mejor formacion de sus miembros en materia de archivos. Asociacion de Archiveros de Navarra (AAN) Art. 2: Fines § 6. Promover actividades de tipo cientifico y cultural destinadas a elevar el nivel tecnico de los asociados y contribuir a su formacion permanente Associacio d'Arxivers Valencians (AAV) Art. 4. Finalitats § 9. Promoure les activitats de tipus cultural i professional per tal d'elevar el nivell tecnic deis/les associats/des i assegurar la seua formacio permanent. Art. 5 Activitats § 3. Promoure activitats per millorar la formacio tecnica deis arxivers/es. Asociacion de Archiveros de Castilla y Leon. (ACAL) ART. 2.-Los objetivos de la Asociacion de Archiveros de Castilla y Leon son: § 3. Promover el desarrollo profesional de sus miembros implicandose activamente en un plan de formacion y perfeccionamiento, favoreciendo la investigacion y el desarrollo. Asociacion Vasca de profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentacion. (ALDEE) Art. 3. - Finalidad Constituye el objeto de la Asociacion el desarrollo profesional de los miembros de la misma asi como propiciar una mayor toma de conciencia respecto de las perspectivas y realidades de su campo profesional en la Comunidad Autonoma de Euskadi, y en particular: § 4.Promover la formacion continua de sus asociados y asociadas. Asociacion Espanola de Archiveros (Confederacion Espanola de Archiveros, Bibliotecarios, Museologos y ocumentalistas) (ANABAD) Art. 3.- Finalidad § 4.- Promover la mejor formacion de los profesionales de archivos, bibliotecas, museos y centros de documentacion e informacion, parques arqueologicos, centros de interpretacion, etc. Art. 4.- Actividades § 2.- Realizar cursos, conferencias, seminarios y otras actividades docentes encaminadas a la formacion de los profesionales. Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 Asociacion de Archiveros de Canarias (ASARCA) Art. 3 Finalidad Se ocupara de: § 2.- Promover la mejor formacion de los profesionales de archivos asi como la creacion y mejora de los archivos. Art. 4. Actividades § 3.- Realizar cursos, conferencias, seminarios y otras actividades docentes encaminadas a la formacion de los profesionales. Archiveros sin Fronteras (AsF) Art. 3 § 1. Els objectius d'AsF son: § 1. 5. Promoure la cultura arxivistica mitjan^ant la formacio tecnica en arxius, aixi com oferir assessorament en aquestes materies. Conferencia de Archiveros de Universidades. (CAU) Art. 3. Funciones. § 3.6. Promover la actualizacion de conocimientos y la formacion de los archiveros en todos los campos de su disciplina, con especial atencion a las tecnologias de la informacion. 3. Acciones formativas de las asociaciones profesionales espanolas (de julio de 2011 a junio de 2012) Puede resultar ilustrativo analizar las acciones formativas realizadas por las asociaciones profesionales espanolas en un periodo delimitado. Anualmente, las asociaciones profesionales celebran una asamblea general, entonces, la junta directiva presenta a todos los socios la memoria de las actividades realizadas desde la asamblea anterior. Es frecuente que dichas asambleas se celebren en junio; por ello, se ha decidido analizar el periodo comprendido entre julio de 2011 y junio de 2012. Hay que senalar que, en algunas asociaciones - como ACAL, ANABAD y ALDEE- tan solo se ha contabilizado aquellas acciones formativas de Archivistica, excluyendo las de otros sectores profesionales como la Biblioteconomia y Documentacion. El resultado - presentado en la Tabla 2 - ha sido que durante el ultimo ano se han realizado un total de 36 acciones formativas; lo que supone un promedio de 3,3 cursos por cada asociacion20. Ademas, hay que destacar que al pertenecer todas a la Coordinadora, un miembro de cualquier asociacion puede asistir a las actividades organizadas por cualquier otra; y hacerlo con las mismas ven-tajas economicas que los miembros de la asociacion que lo organiza. Esta solidaridad entre asociaciones multiplica exponencialmente las ofertas de formacion continua de los archiveros espanoles. Si analizamos en concreto los cursos sobre gestion de documentos electronicos, constatamos que ha habido 16 de esa materia, lo que supone el 44,4% de la totalidad de las acciones. Este alto interes es acorde a la creciente legislacion espanola sobre la administracion electronica, y que se recopila en la Tabla 3. 20. De este calculo se ha excluido a la Asociacion Archiveros sin Fronteras y, una vez mas, se ha considerado como una unica asociacion a las diversas Agrupaciones Territoriales de ANABAD que han organizado cursos sobre Archivistica: Galicia, Extremadura y Madrid. Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 Tabla 2 Asociacion de Archiveros de Andalucia (AAA) "La captura digital documental mas alla del DIN A3: problemas y soluciones" "Archivos y documentos judiciales de Andalucia" Associacio d'Arxivers de Catalunya (AAC) "El cambio organizativo y la gestion digital de expedientes" "Software libre, presentacion de ICA-Atom" "Los estandares aplicados a la Gestion de Documentos" "El tratamiento de los documentos audiovisuales en los archivos: Identificacion de materiales y criterios de intervencion" "Introduccion al Web Semantica desde una perspectiva archivistica" "Las evidencias juridicas en la tramitacion administrativa por medios electronicos" "Comunicacion asertiva o como posicionar estrategicamente el archivo en la organizacion" Asociacion de Archiveros de la Iglesia en Espana (AAIE) "El equilibrio entre el derecho de acceso a la informacion y la proteccion de datos personales en los archivos de la Iglesia" Asociacion de Archiveros de Navarra (AAN) "Firma Electronica y Diplomatica digital" "Normas Tecnicas de Interoperabilidad: Documento y Expediente Electronico". "Derecho de acceso a los documentos de archivo: lagunas y soluciones" Asociacion de Archiveros del Principado de Asturias (AAPA) "Administracion electronica y proteccion de datos de caracter personal". "Curso de buenas practicas en archivos. Metodologia para la elaboracion de un manual de procedimientos". Associacio d'Arxivers Valencians (AAV) "Politica de gestion de documentos electronicos". "Comprendiendo la administracion electronica". "Archivos de empresa, al rescate (entre la gestion de la calidad y la memoria)". Asociacion de Archiveros de Castilla y Leon. (ACAL)* "Elaboracion de analisis funcionales y diagramacion de procesos". "Digitalizacion de documentos audiovisuales". "Valoracion de documentos". Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 Asociacion Vasca de profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentacion. (ALDEE) * "Metadatos: buenos usos en la gestion de documentos "Gestion de documentos I. Sustrato conceptual y metodologico". "Derecho de acceso a la informacion contenida en los archivos publicos y proteccion de datos personales: ^un equilibrio imposible?". "Documentacion audiovisual en television". "Redes sociales: taller practico sobre como crear perfiles adecuados para nuestra organizacion". Asociacion Espanola de Archiveros (Confederacion Espanola de Archiveros, Bibliotecarios, Museologos y ocumentalistas) (ANABAD) * "Taller ICA-Atom" (Asociacion de Archiveros de la Comunidad de Madrid) "Curso de digitalizacion y optimizacion de documentos" (AT-Extremadura) "Gestion documental con Alfresco" (AT-Galicia) "Introduccion a los esquemas de metadatos de documentos de archivo" (AT-Galicia) "Gestion y evaluacion de repositorios digitales" (AT-Galicia) "Curso de metadatos para la gestion de documentos". (AT-Extremadura) Asociacion de Archiveros de Canarias (ASARCA) "Curso Introduccion a la direccion y gestion de proyectos documentales". "Curso Introduccion a las tecnicas de archivo y gestion de documentos". Conferencia de Archiveros de Universidades. (CAU) "Preservacion de los documentos electronicos: estrategias y planificacion". "Aplicacion de las Normas de interoperabilidad en la Administracion Electronica". Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 Tabla 3 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, Firma Electronica Ley 11/2007, de 22 de junio Acceso electronico de los ciudadanos a los Servicios Publicos Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre Se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electronico de los ciudadanos a los servicios publicos. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, Esquema Nacional de Seguridad en el ambito de la Administracion Electronica. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ambito de la Administracion Electronica Resolucion de 19 de julio de 2011 Norma Tecnica de Interoperabilidad de Documento Electronico Resolucion de 19 de julio de 2011 Norma Tecnica de Interoperabilidad de Digitalizacion de Documentos Resolucion de 19 de julio de 2011 Norma Tecnica de Interoperabilidad de Expediente Electronico Resolucion de 19 de julio de 2011 Norma Tecnica de Interoperabilidad de requisitos de conexion a la red de comunicaciones de las Administraciones Publicas espanolas Resolucion de 19 de julio de 2011 Norma Tecnica de Interoperabilidad de Politica de Firma Electronica y de certificados de la Administracion Resolucion de 19 de julio de 2011 Norma Tecnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado autentico y conversion entre documentos electronicos Resolucion de 19 de julio de 2011 Norma Tecnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales Como ya se ha visto en los estatutos, el objetivo de las actividades organizadas por las asociaciones son la formacion permanente de sus miembros; por ello, habitualmente, la iniciativa de dichos cursos parte de los propios asociados. Dos ejemplos ilustran esto. En la CAU, habitualmente un punto del orden del dia de la Asamblea Plenaria anual es la propuesta de actividades de formacion. En el caso de la Asociacion de Archiveros de Navarra, en los seis ultimos anos, en dos ocasiones el Vocal de Formacion de la Junta Directiva ha realizado una encuesta entre los miembros de la Asociacion para co-nocer sus intereses y necesidades en esta cuestion. Por lo tanto, puede decirse que una caracteristica de las actividades formativas de las asociaciones profesionales es que se trata de una oferta que realmente se ajusta a las necesidades puntuales de los archiveros. Por otro lado, dado que el publico al que van dirigidas esas actividades son - en su inmensa ma-yoria - archiveros en activo, eso obliga a los organizadores a seleccionar para impartir dicha formacion a profesionales con una alta cualificacion profesional y un prestigio reconocido. Por ultimo, aunque pueda resultar obvio, hay que destacar que en ninguna de las actividades formativas organizadas por as asociaciones profesionales de archiveros existe un interes economico. En muchos casos estas actividades tienen un precio, pero este siempre es lo mas ajustado posible a los co-stes que supone su organizacion y en algunos casos - como ocurre con la CAU y la AAN - son gratuitos, tanto para los miembros de la asociacion, como para todos los de la Coordinadora. En definitiva, tanto por el numero de acciones formativas, como por los temas tratados - ajusta-dos a las puntuales necesidades de los archiveros -, como por la idoneidad profesional de las personas Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 que los imparten, puede concluirse que la realidad de las asociaciones profesionales de archiveros es conforme con la finalidad y los objetivos que estas declaran en sus estatutos. 4. Otras ofertas formativas Un analisis de las ofertas de formacion publicadas durante el mismo periodo de tiempo - desde julio de 2011 a junio de 2012 - en la lista de distribucion Arxiforum pone de manifiesto que las ofertas de cursos sobre Archivistica no son exclusivas de las asociaciones profesionales de archiveros y gestores documentales. Arxiforum es una lista de distribucion en Internet, creada por la AAC en 1998. En la actualidad, esta lista es el instrumento basico de comunicacion entre archiveros en Espana, y en algunos casos, fuera de ella. Durante el periodo estudiado, tanto el Colegio Oficial de Bibliotecarios y Documentalistas de Cataluna (COBDC)21 como el de Valencia (COBDCV)22 ofrecieron diversos cursos de formacion sobre Archivistica, a pesar de que ambos colegios profesionales, como su propio nombre indica, no aglutinan archiveros. En concreto, la oferta del curso "La administracion electronica en las entidades locales: nuevas oportunidades profesionales para gestores de la informacion", organizado por el COBDC, fue ocasion para que, en la misma lista de distribucion, Lluis Esteve -Jefe de la seccion de Gestion Documental y Archivo del Ayuntamiento de Girona-, se preguntara ^"es viable planificar una oferta formativa que, simplemente, solape ambitos profesionales y cree duplicidades, existiendo como existe en Cataluna la Associacio d'Arxivers i Gestors de Documents y la ESAGED"?23 Tambien apuntaba: "pienso que no deberia ser tan dificil delimitar aquello que la realidad por variada y compleja que sea, ya delimita y, a partir de ahi, respetar las especificidades". Al mensaje de Lluis Esteve, se unfa el de Remedios Antequera, Jefa de Seccion de Archivos (Con-selleria d'Agricultura) y Presidenta de la Asociacion de Archiveros de Valencia, quien manifestaba su total suscripcion a tales comentarios y decia: "ha dado en el clavo con las palabras delimitar y respetar"; ademas comentaba: "en la Comunidad Valenciana es constante la oferta de cursos en Archivistica por parte del Colegio de Bibliotecarios y Documentalistas COBDCV, que como su propio nombre indica afecta a esas profesiones y no a la de archivero/a. No creo que esto se haga para satisfacer las inquietudes archivisticas de los colegiados, sino en realidad para reivindicarse como interlocutor valido al re-specto de nuestra profesion, aun en contra del texto de creacion del Colegio aprobado en les Corts Valencianes en el que les obligaba a excluir el termino de archivero". La oferta de cursos sobre Archivistica por parte de otros colectivos profesionales tambien es el caso de la SEDIC, una asociacion de "profesionales de la informacion y la documentacion"24. A estos dos tipos de colectivos hay que sumar el de las empresas. En el caso espanol, en concreto, son dos las que ofrecen este tipo de formacion. La primera es "Odilo. Tecnologias de la Informacion y la Documentacion. Investigacion, desarrollo de software y servicios profesionales en el ambito de las TIC"25. Esta empresa, ademas de ofertar un conjunto de productos, entre los que destaca una aplica-cion informatica para archivos, ofrece cursos online de formacion que logicamente redunda en una mayor difusion de sus propios productos26. 21. Cfr. http://www.cobdc.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 22. Cfr. http://cobdcv.es/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 23. ESAGED es la Escuela Superior de Archivistica y Gestion Documental de Cataluna, cfr http://www.esaged.com/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 24. Los cursos sobre Archivistica organizados por la SEDIC durante el periodo estudiado fueron: "Archivo y gestion de imagenes digitales, Digitalizacion de documentos, Gestion documental y e-administracion", "Gestion documental con Alfresco", "La practica archivistica en entornos electronicos", "Directrices para proyectos de digitalizacion". 25. Cfr. http://www.odilotid.es/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. 26. Los cursos ofrecidos durante el periodo estudiado han sido: "El documento electronico en sistemas de informacion", "Archivar en la nube: las reglas de produccion del documento contemporaneo", "El concepto de documento en entornos interactivos, experienciales y dinamicos: la vision de Internares", "El documento electronico: normas y buenas practicas para su gestion", "Gestion de documentos. Nivel avanzado", "Introduccion a la conservacion de Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 La otra empresa es "DocuFormacion. Ceindoc Digital", que ofrece "Formacion para la gestion de los contenidos y los documentos digitales, sus normativas, la e-factura y la digitalizacion certificada"27. Como decia Lluis Esteve en el mensaje de Arxiforum anteriormente citado, "cualquier oferta que satisfaga una demanda es valida, sobre todo desde el punto de vista economico^", la pregunta es ^cual de las ofertas es la optima para la formacion continua de los archiveros?, sin duda se piensa que por las caracteristicas anteriormente senaladas, la ofrecida por las asociaciones profesionales de archiveros y gestores documentales. 5. La utilidad de los grupos de trabajo: el caso de la Conferencia de los Archiveros de las Universidades Espanolas (CAU). "La CAU agrupa a los archiveros de las Universidades espanolas de titularidad tanto publica como privada, y forma parte de la Comision Sectorial de Secretarios Generales de la CRUE como no de trabajo permanente". "La CAU tiene como fin fomentar la cooperacion entre los archiveros s universidades en todas las areas tecnicas relacionadas con la documentacion y los archivos uni-versitarios para alcanzar una mayor eficacia en la gestion de estos servicios y difundir su conocimiento entre todos los miembros de la comunidad universitaria y la sociedad en general"28. Los Grupos de Trabajo tienen como objetivo analizar temas concretos, de actualidad y especial relevancia para el colectivo de archiveros de universidades. Estan constituidos por directores o respon-sables de archivos universitarios y/o personal tecnico que en su actividad profesional habitual desem-penan funciones archivisticas en las distintas universidades. Al frente de cada grupo hay un coordina-dor, elegido por y entre sus miembros. La creacion, reforma y supresion de los grupos de trabajo es una competencia del Pleno de la CAU29. En las asambleas plenarias de cada ano cada grupo de trabajo presenta un informe con los resultados de su trabajo. Todos los documentos estan disponibles en la pagina web de la CAU. Actualmente, existen ocho grupos de trabajo: Identificacion y Valoracion de Series Administra-tivas, Recursos Humanos, Documentos Electronicos, Calidad en los Archivos Universitarios, Difusion de los Archivos a traves de la Web 2.0, Archivos Personales, Guia de Archivos Universitarios y Plan Estrategico. Con anterioridad, se constituyeron otros Grupos de Trabajo, entre ellos: Repositorios Institucionales Digitales, Reglamento, Externalizacion en los Archivos, Aplicacion de Normas Inter-nacionales de Descripcion Archivistica30. De todos ellos, nos vamos a detener en el Grupo de Trabajo de Documentos Electronicos. Este grupo surgio en el 2002, con otra denominacion "Grupo de Trabajo sobre Requerimientos Basicos de Aplicaciones Informaticas para Archivos". Su objetivo era analizar las necesidades y establecer los re-quisitos minimos, tanto informaticos como archivisticos, exigibles a los programas automatizados de gestion de documentos y archivos31. Cumplido ese objetivo, se vio la necesidad de profundizar en el estudio de los documentos electronicos; con el cambio de objetivo, cambio la denominacion del grupo. Desde el ano 2004 hasta la actualidad dicho grupo ha estado en activo. A lo largo de esos anos han participado en el un total de 28 universidades diferentes y 37 personas distintas, estas ultimas han permanecido en el grupo un sitios web como documentos", "Introduccion a la gestion de documentos electronicos. Nivel inicial", "Introduccion a MoReq 2010", "La norma ISO 15489 para la gestion de documentos", "Metadatos para la gestion de documentos: ISO 23081 y el diseno de esquemas de metadatos", "Metodologias y practicas para la conservacion a largo plazo de documentos electronicos autenticos", "Oportunidades y retos de los documentos electronicos". 27. Cfr. http://www.docuformacion.com/ [Consulta realizada el 21/05/2012] 28. Articulos 1 y 2 del Reglamento de la CAU, http://cau.crue.org/Reglamento/ [Consulta realizada el 21/05/2012] 29. Articulos 22 y 23 del Reglamento de la CAU, http://cau.crue.org/Reglamento/ [Consulta realizada el 21/05/2012] 30. Cfr Pepita Raventös, Informe de la situacion de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espanolas y Yolanda Cagigas, La evolucion de los archivos de las universidades espanolas: 1994-2011. Presentaciones en la Pre-jornada CITRA 2011, http://cau.crue.org/Quehacemos/Prejornada_CITRA/ 31. Todos los documentos elaborados por este grupo de trabajo estan disponibles en http://cau.crue.org/Quehacemos/ gruposdetrabajo/documentoselectronicos/ Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 promedio de 3,9 anos cada una32. En distintos momentos las coordinadoras del grupo de trabajo han sido: Lidon Paris, Mercedes Guijarro, Mercedes Perez y Pilar Gonzalez. Una primera conclusion es la alta participacion que ha habido en el grupo. El que este haya sido el mas numeroso de todos se debe a que la cuestion ha sido la que mayor interes ha suscitado entre los archiveros de universidades. El primer resultado de este grupo fue el informe: Documentos electronicos: bibliografia comentada y legislation presentado en la Asamblea Plenaria de 2004. El Pleno del ano 2009 aprobo la creacion, dentro de dicho grupo de trabajo, del Observatorio sobre la Administracion Electronica; que se encar-garia de realizar una encuesta sobre los proyectos de implementacion de esta en las Universidades espanolas y que presento los resultados en los Plenos del 2010 y 2011. Pero, al margen de otros resul-tados, los que aqui queremos dar a conocer son los tres documentos que a continuacion se senalan. En las Jornadas celebradas en 2007 en la Universitat de Lleida, el Pleno de la CAU aprobo el documento La gestion de los documentos electronicos: recomendaciones y buenas practicas para las universidades. Meses despues, este documento - elaborado por el Grupo de Trabajo de Documentos Electronicos - tambien se presento en las I Jornadas sobre Gestion y Conservacion de Documentos Electroni-cos organizadas por la Universitat Jaume I. El principal objetivo del documento era proporcionar una serie de recomendaciones que sirvie-ran de referencia a los archivos de las universidades espanolas para abordar la gestion de los documen-tos electronicos con garantias de conservacion y acceso futuros. Las recomendaciones que se facilitaban eran, por un lado, generales; estas hacian referencia a la organizacion, la definicion de politicas y nor-mativas, la propuesta de metodologia y la formacion. Por otro, tambien habia recomendaciones sobre aspectos archivisticos que abarcaban cuestiones como requisitos archivisticos, identificacion y valora-cion de series, captura y definicion de metadatos, conservacion, migracion a otros soportes y acceso a largo plazo. Por ultimo, habia recomendaciones especificas que trataban sobre: los documentos ofi-maticos, las bases de datos, el correo electronico y los sitios web. Las conclusiones eran claras: "Las universidades espanolas han de dotarse de un sistema integral de gestion documental y archivos en cualquier tipo de soporte durante todo el ciclo de vida de los documentos. "Las universidades han de crear equipos de trabajo multidisciplinares, con un mandato claro y responsabilidades bien definidas, que dirija y coordine todas las iniciativas relaciona-das con la implantacion de la administracion electronica. "El exito de la implementacion de un Sistema de Gestion de E-Documentos en las universidades depende tanto de un cambio efectivo de la gestion como de la tecnologia. Para alcan-zar el exito en el cambio organizacional sera necesario implicar en el proceso al conjunto de 32. Desde 2004 hasta el 2011 han integrado este grupo de trabajo - en diversos momentos - las siguientes personas, de las universidades y durante el tiempo que se indica: Alicia Garc^a Sanchez, Universidad de Almer^a (2009-2011); Ana Gascon, Universidad de Zaragoza (2004-2011); Aurora Maya, Universidad de Vigo (2007-2011); Blanca Pascual, Universidad Complutense (2008-2011); Carmen Lopez, Universidad de Cantabria (2005-2007); Carmina Lozano, Universidad de Sevilla (2008-2010); Clemencia de la Cruz, Universidad de Cadiz (2004-2011); David Gener, Universidad Politecnica de Catalunya (2008-2011); Eva Roca, Universitat Pompeu Fabra (2007); Francisca Sureda, Universitat Illes Balears (2004-2007); Jesus Sanchez Tenedor, Universitat Oberta Catalunya (2005-2011); Jordi Andreu, Universitat de Barcelona (2008-2011); Jorge Conde, Universidad Francisco de Vitoria (2008-2011); Jose Luis M^n-guez, Universidad de A Coruna (2005-2007); Jose M" Morell, Universidad de Navarra. (2008-2011); Lidon Par^s, Universitat Jaume 1 de Castello (2004-2011); Luisa Mar^a Hernandez Pabilero, Universidad de Castilla-La Mancha (2011); M" Angeles Fernandez, Universidad de La Laguna (2011); M" Angeles Omanas, Universidad Alcala de Hena-res (2005); M" Jose Gimeno, Universidad de Oviedo (2007-2010); M" Jose Mart^nez, Universitat Miguel Hernandez d'Elx (2008-2011); Mar^a Angeles Barba, CRUE (2010-2011); Mar^a Angeles Fernandez Mar^n, Universidad de La Laguna (2009-2010); Maria de los Angeles Diez Rabadan, Universidad de Valladolid (2010); Mar^a Jose Gimeno, Universidad de Oviedo (2004-2007); Mar^a Jose Mart^nez, Universidad Miguel Hernandez (2004-2007); Mercedes Guijarro, Universidad de Alicante (2004-2011); Mercedes Perez, Universidad Complutense de Madrid (2005-2010); Monserrat Garrich, Universitat de Barcelona (2010-2011); Montse Gariga, Universitat Rovira y Virgili (2010-2011); Nuria Canellas, Universitat de Vic (2006-2011); Pilar Gil Garc^a, Universidad de Castilla-La Mancha (2011); Pilar Gonzalez, Universidad de Burgos (2005-2011); Sagrario Gonzalez, Universidad de Castilla-La Mancha (2004-2005); Silvia Nolla. Universitat de Barcelona (2007-2011); Teresa Valdehita, Universidad Nacional de Educacion a Distancia (2004-2011); Yolanda Cagigas, Universidad de Navarra (2006-2007). Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 la organizacion, proporcionar buena informacion sobre los objetivos y beneficios de un sistema integral de gestion y archivo de los documentos, priorizar los aspectos practicos y la sati-sfaccion de los usuarios y concentrar esfuerzos en las necesidades de formacion". Ademas, el documento contenia dos anexos: uno recogia un elenco exhaustivo sobre la legisla-cion sobre documentos electronicos; el otro, consistia en una tabla de caracteristicas de soportes y condiciones ambientales de conservacion. Una vez concluido ese trabajo, se penso que era necesario definir y aplicar un esquema de metadatos; por ello, durante el curso 2008-2009, el grupo trabajo "en el estudio de los requisitos archivisti-cos que deben acompanar desde el principio a los documentos electronicos pensando en la fase previa de diseno de las plataformas informaticas". Asi, en la Asamblea de la CAU celebrada en el 2009, el Pleno aprobo el documento elaborado por el Grupo de Trabajo de Documentos Electronicos: Propue-sta para la elaboracion de un esquema de metadatos para la gestion de documentos electronicos en las uni-versidades. Ese documento estaba en linea con el anterior, con el se queria recordar "la importancia de ela-borar reglas concretas de buenas practicas de gestion documental ante la planificacion, desarrollo e implantacion de proyectos de administracion electronica", impulsar en las universidades "el desarrollo de acciones sobre el tratamiento actual y futuro de los documentos electronicos que subrayen la impor-tancia de generar documentos autenticos, fiables, utilizables y accesibles; y recojan sus condiciones de acceso, uso, conservacion y, en su caso, eliminacion", y "contribuir a la preservacion de la memoria institucional de las universidades con el desarrollo de recomendaciones que permitan el acceso futuro a los documentos, pues estos son la plasmacion de sus actividades y funciones". Entre otros objetivos especificos, se pretendia "plantear un esquema del tipo de informacion que las universidades deberian capturar de forma organizada para mantener la identidad, autenticidad, contenido, estructura y contexto de los documentos administrativos electronicos que producen, asi como establecer los requerimientos esenciales para el control de los mismos a lo largo de todo su ciclo de vida". Las bases fundamentales del trabajo fueron: ISO 23081, ISO 15489, Moreq2, EAD (Encoded Archival Description), ISAD (G) e ISAAR (CPF). Tambien se hizo un analisis de los principales esque-mas de metadatos existentes en ese momento33. Los miembros del Grupo de Trabajo eran conscientes de las limitaciones y carencias que podria tener el esquema, una vez se aplicase de forma practica, pero consideraban necesario disponer de un punto de partida desde el cual ir avanzando hacia una correcta gestion de documentos electronicos. Por ultimo, en la Asamblea celebrada en el 2010, en la Universidad de Castilla-La Mancha, el Pleno aprobo el documento: Propuesta de R^ecomendaciones para la Gestion y Conservacion del Correo Electronico en las Universidades Espanolas, que tambien se presento en la Prejornada CITRA celebrada en Toledo en 2011. El documento comenzaba con un analisis preliminar sobre el estatus y problematica del correo electronico, desde distintos puntos de vista: organizativo, legal y tecnico. Asi como la asignacion de responsabilidades entre las autoridades academicas, los archiveros y gestores de documentos, los servi-cios de informatica y los usuarios finales. A continuacion se ofrecian unas recomendaciones practicas para la gestion del correo electronico que basicamente respondian a las siguientes preguntas: ^Que es un mensaje de correo electronico y para que sirve el correo electronico? ^Quien debe utilizar la cuenta de correo institucional? ^Que uso puedo hacer del correo institucional? ^Todos los mensajes de correos electronicos son documentos de archivo? ^Como determinar si un mensaje es un documento de archivo? ^Quien tiene la responsabilidad en la gestion del correo electronico? ^Como crear mensajes de correo electronico? ^Como organizar los mensajes de correo electronico? ^Como clasificar y archivar los mensajes de correo electronico? ^Que debo hacer en caso de ausencia prolongada de mi puesto de trabajo? ^Que debo hacer cuando cambio de puesto de trabajo? 33. VERS (Victorian Electronic Records Strategy) de la Public Record Office Victoria. RKMS (Recordkeeping Metadata Schema) publicada por el Records Continuum Research Group (Monash University). AGRMS (Australian Government Recordkeeping Metadata Standard) Version 2.0 de los National Archives of Australia. Minnesota Recordkeeping Metadata Standard. IRM Standard 20, Version 1.2 de los Minessotta State Archives. Vocabularis de metadades del Grupo d'lnnovacio Tecnoldgica7. Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 Se han presentado tres documentos en cuya elaboracion participaron un elevado numero de profesionales de diversas universidades espanolas. Todos estaban motivados por el interes de elaborar en equipo instrumentos de trabajo utiles y por la generosidad de ponerlos a disposicion no solo del resto de las universidades, sino -a traves de la web- de todos aquellos que estuvieran interesados en el-los. Bibliografia Asociacion Archiveros sin Fronteras Espana, http://www.arxivers.org [Consulta realizada el 21/05/2012]. Asociacion de Archiveros de Andaluci'a, http://www.archiverosdeandalucia.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Asociacion de Archiveros de Canarias, http://www.asarca.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Asociacion de Archiveros de Castilla y Leon, http://www.acal.es/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Asociacion de Archiveros de la Iglesia en Espana, http://www.scrinia.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Asociacion de Archiveros de Navarra http://www.archiverosdenavarra.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Asociacion de Archiveros del Principado de Asturias http://www.archiverosdeasturias.com/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Asociacion Espanola de Archiveros (Confederacion Espanola de Archiveros, Bibliotecarios, Museologos y Do-cumentalistas), http://www.anabad.org/ [Consulta rea lizada el 21/05/2012]. Asociacion Vasca de profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentacion, http://www.aldee.org [Consulta realizada el 21/05/2012]. Associacio d'Arxivers de Catalunya, http://www.arxivers.com/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Associacio d'Arxivers Valencians, Competencias profesionales, Revista d' Arxius, 2008. Associacio d'Arxivers Valencians, http://www.arxiversvalencians.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Carlos Flores Varela, Una vision del asociacionismo archivistico espanol, con especial referenda a los archivos uni-versitarios, http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/documentos/Mexico.pdf [Consulta realizada el 21/05/2012]. Conferencia de Archiveros de las Universidades, http://cau.crue.org/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Grupo de Trabajo de Documentos Electronicos de la Conferencia de Archiveros de las Universidades ESPANOLAS, Documentos electronicos: bibliografia comentada y legislacion. http://cau.crue.org/Quehace-mos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Grupo de Trabajo de Documentos Electronicos de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espanolas, La gestion de los documentos electronicos: recomendacionesy buenasprdcticas para las universidades. http://cau.crue.org/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Grupo de Trabajo de Documentos Electronicos de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espanolas, Propuestapara la elaboracion de un esquema de metadatospara la gestion de documentos electronicos en las universidades. http://cau.crue.org/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Grupo de Trabajo de Documentos Electronicos de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espanolas, Propuesta de I^ecomendaciones para la Gestion y Conservacion del Correo Electronico en las Universidades Espanolas. http://cau.crue.org/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Pepita Raventos, Informe de la situacion de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Espanolas Presenta-cion en la Prejornada CITRA 2011, http://cau.crue.org/Quehacemos/Prejornada_CITRA/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Yolanda Cagigas, La evolucion de los archivos de las universidades espanolas: 1994-2011. Presentacion en la Prejornada CITRA 2011, http://cau.crue.org/Quehacemos/Prejornada_CITRA/ [Consulta realizada el 21/05/2012]. Yolanda CAGIGAS OCEJO: El papel de las asociaciones profesionales en la formacion permanente en gestion de documentos electronicos de archivo, 39-52 SUMMARY There are twelve professional associations of archivists in Spain and a coordinator that pulls them together. Lifelong learning is one of the main objectives of such associations. After analyzing all statutes and training activities that have taken place between July 2011 and June 2012, it is concluded that due to the number, and the issues exposed -adjusted to the specific needs of archivists-, as well as the professional qualifications of the people who have given them, the reality of the professional associations of archivists is in accordance with the purpose and objectives they state in their statutes. Furthermore, after analyzing the messages posted during the same period in the Arxiforum distribution list, it appears that there are Archivist course offers from other professionals areas. When asked which of all offers is optimal for the lifelong training of archivists, certainly it is thought that -by the above mentioned features- it is the offered by professional associations of archivists and records managers. Finally, from the point of view of the lifelong training of archivists, we emphasize the usefulness of working groups that exist within such associations. Specifically, we present the case of Archivists Conference of the Universities (CAU). It has a very high participation of 37 different professionals from 28 different universities, in the last seven years it has produced a series of recommendations for the electronic documents management whose contents are disclosed in this article. Original scientific article Submitting date: 30.05.2012 Acceptance date: 30.06.2012