člmH.„,„e A^E.ops^n* J* UDK 930.25(4) Prejeto: 11. 7.2006 NATALIJA GLAZAR mag. komunikologije, višja svetovalka I Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, SI—1127 Ljubljana e-pošta: natalija.glazar@gov.si avLEčEK Članek prikazuje vsebino Poročila o arhivih v razširjeni EL', ki daje pregled razvoja arhivske prakse in znanosti v ^adnjih 10 letih ter začrta prihodnje dejavnosti sodelovanja arhivskih služb v Evropi. Zajeta so skoraj vsa področja arhivske stroke od standardov, do arhivskih objektov, informacijske tehnologije, nacionalne zakonodaje in zakonodaje EU, arhivsko izobraževanje ter številni prihodnji skupni projekti. KLJUČNE BESEDE: Evropska unija, arhivi, nacionalni arhivi, sodelovanje arhivov, arhivska stroka, standardi, arhivska zakonodaja, zakonodaja EU, dostopnost arhivskega gradiva, elektronski arhivi, materialno varstvo, naravne in druge nesreče, arhivske zgradbe, kraja arhivskega gradiva Ams^iZ^^o. The articlepresents the contents ofThe Rport on Archives in the Enlarged EU, which provides an overview of the development of archives in the last tenjears and outlines an action plan of cooperation of the archival services in Europe. A-lmost ali archival fields are comprised in the Rport, from archival standards to pupose buildings as well as Information technologj, archival national and EU legislation, archival training and several commonprojects in thefuture. KEY WORDS: European Union, archives, National archives, archives cooperation, archival science, standards, archival legislation, EU legislation, access to archives, electronic archives, preservation, natural and other catastrophes, archival buildings, theft of archives __ Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 ^^^ Najnovejši pregled stanja arhivskih služb v Evropski uniji prikazuje Poročilo o arhivih v razširjeni EU (6702/05, 28. 2. 2005), i ki ga je Evropska komisija obravnavala 18. 2. 2005 in ga sprejela, kot kaže njeno poročilo (COM 2005, 52, 18. 2. 2005). Prvo tovrstno poročilo je bilo pripravljeno v letu 1994.2 Razvoj arhivske stroke in pridružitev novih članic v EU pa sta narekovali pripravo novega, ki bi hkrati zajelo ne samo napredek od zadnjega poročila (oz. zadnjih deset let na arhivskem področju), ampak bi dalo tudi usmeritve za nadaljnje konkretne dejavnosti. Osnova za pripravo so bili vprašalniki za vse nacionalne arhive članic EU, z zajetimi skoraj vsemi arhivskimi področji, tako kot je tudi struktura poglavij. Pri pripravi besedila je sodelovalo okrog petdeset strokovnjakov iz vse Evrope,3 priprava besedila je trajala približno eno leto (intenzivneje 8 mesecev), delo pa je potekalo v štirih delovnih skupinah (skupina ekspertov vseh članic — tj. plenarna zasedanja, uredniški odbor, skupina za strategijo ter skupina piscev in asistentov). Evropska komisija je pri pregledu poročila poudarila prihodnje dejavnosti na petih prednostnih področjih, ki jih je poudarilo tudi vzporedno pripravljeno "Priporočilo Sveta o prednostnih dejavnostih za večje sodelovanje na področju arhivov v Evropi 6703/05".4 Poročilo je objavljeno v elektronski in knjižni obliki, izdal ga je Urad za uradne publikacije Evropskih skupnosti v Luksemburgu, 2006. Zdaj obstaja zgolj v angleškem jeziku, v kratkem lahko pričakujemo prevod v francoščino (morda tudi nemščino), prevodi v druge jezike EU pa so odvisni od zagotovitve sredstev in drugih možnosti za izvedbo, vsekakor pa bomo članice povabljene k strokovni redakciji za svoj jezik. V uvodu besedila je poudarjen dokument, ki je bil osnova za pripravo Poročila, tj. Resolucija Sveta 6. maja 2003 o arhivih držav članic,5 pripravljeno besedilo pa je moralo Report on archives in the enlarged European Union, Increased archi- val coopeartion in Europe: action plan, European Communitief Luxembourg, 2005. Besedilo je dostopno tudi na spletni strani spletni strani Arhiva RS www.arhiv.gov.si (rubrika zakonodajam standardi) ter http://europa.eu.int. Archives in the European Union Več o tem Natalija Glažar: Sodelovanje arhivskih služb v Evropski uniji. Arhivi 26 (2003), št. 2, str. 259-264. Posamezniki članic in institucij EU so navedeni v prilogi Poročila, str. 212. UL C 312, 29. 11. 2005, str. 55, prevedeno v slovenščino in objavljeno v Arhivi 29 (2006), št. 1. Uradni list Evropske unije, C 113/2, 13. 5. 2003, http:// www.europa.eu.int/eur-lex/en/lif/reg/en_register_1640. html, dokument 32003G0513(01). vsebinsko odgovoriti na zapisane zahteve Resolucije. V uvodu so opisani struktura Poročila, razvoj dogodkov (dokumenti in sklepi med leti 1994 in 2004) ter opis petih prednostnih arhivskih dejavnosti skupaj z ustanovitvijo Evropske arhivske skupine (EAG).6 Uvodni povzetek dela (executive summary) opisuje način priprave poročila in njegov namen ter natančno razčlenjuje vsako od petih predlaganih prednostnih dejavnosti, pa tudi vlogo in odgovornost arhivskih služb v 21. stoletju. Poročilo tokrat nima delovnega imena' kot predhodnik (ki se ga je prijelo ime Črna knjiga ali 'black book);7 razčlenjeno je v sedem poglavij in ima dodane priloge. Pisci posameznih poglavij so bili strokovnjaki za specifična področja; osnova za pi- 7 EAG (European Archives Group), ki je bila ustanovljena na prvem sestanku 28. 4. 2006. Več o tem: Maja Gombač: Prvo plenarno srečanje Skupine evropskih arhivistov (European Archives Group) v Bruslju, 28. 4. 2006. Arhivi 29(2006), št. 1. Ime je prvo poročilo iz leta 1994 dobilo na osnovi črne barve platnic knjižne izdaje. Tokratna knjižna izdaja ima naslovnico modre barve, vendar se je uveljavilo delovno ime 'Poročilo' ('the Report). ^wtl Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 JE sanje njihovega besedila, ki naj bi predstavilo realno stanje v vseh članicah EU, pa so bili vprašalniki oz. odgovori vseh 25 članic na obširen vprašalnik (s 54 vprašanji), ki je zajemal skoraj vsa arhivska področja. Posamezna celotna poglavja so prispevale nekatere članice posamezno (oz. njihovi strokovnjaki), nekatera poglavja pa so plod sodelovanja več članic. Kljub individualnemu sodelovanju posameznikov, prispevki niso avtorizirani, ampak so le prispevek k skupinskemu delu, ki ga je uredniški odbor usklajeval in oblikoval v skupno celoto. 8 Uredniški odbor se je v osemmesečnem obdobju tudi največkrat sestal v Bruslju (na poziv Generalnega sekretariata Evropske komisije oz. Zgodovinskega arhiva EK v njegovi sestavi). Strukturo predlaganih dejavnosti za sodelovanje arhivskih služb pa je prispevala druga skupina, zadolžena za strategijo, imenovana tudi Drafting group.9 Celotna paleta dejavnosti je precej obsežnejša (okrog 20 področij) kot pa že večkrat citiranih pet prednostnih dejavnosti', v celoti so vse predstavljene v prilogi na koncu poročila.10 Prvo poglavje 'Organizacija arhivskega sektorja v Evropi' sestoji iz štirih tematik: Arhivi in Evropske ustanove, Javni arhivi 25 članic EU, Arhivska služba in javna uprava: medsebojni odnosi in sodelovanje ter Zasebni arhivi. Besedilo o arhivih v evropskih ustanovah je prispeval Evropski inštitut v Firencah (EUIF), v njegovem arhivu se v zadnji stopnji koncentrira tudi večina arhivskega gradiva evropskih institucij, ko gradivo nima več poslovnega pomena.11 Opisuje strukturo in razvoj arhivske službe institucij EU, zagotavljanje potrebnih virov ter potrebe v prihodnje. Poznano pa je, da se tamkajšnja arhivska služba srečuje z zelo raznolikimi sistemi upravljanja dokumentov in arhivskega 8 Člani uredniškega odbora so bili: Christine Martinez, Francija, Partrick Cadel, Velika Britanija, Angelica Menne-Haritz, Nemčija, Claes Granstrom, Švedska, Herman Coopens, Belgija, Blanca DeSantes in Teresa Martin, Španija, Yvonne Bos-Rops, Nizozemska, Viktoras Domarkas, Litva, Natalija Glažar, Slovenija ter Hans Hofmann in 9Jocelyne Collonval, predstavnika Evropske komisije. Sestavljale so jo države: Francija, Združeno kraljestvo, Nemčija, Portugalska, Irska, Češka, Litva ter predstavnik Evropske komtsije. lu Več o tem v Natalija Glažar: Arhivsko področje in Evropska unija. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in U elektronskega arhiviranja Maribor 2004, str. 7-19. Njihov spletni naslov: http://www.iue.it/ECArchives /EN/, v njihovem okviru deluje tudi Center Roberta Schumana, ki nudi precej izobraževalnih programov. gradiva,12 zato so tudi precejšnja pričakovanja glede sodelovanja in izmenjave izkušenj z arhivskimi službami članic EU. Besedilo Javni arhivi 25 članic EU je prispevala Velika Britanija, natančneje g. Partrick Cadel, nekdanji direktor Škotskega nacionalnega arhiva, ki je tudi eden od pobudnikov priprave novega poročila o arhivih z novimi članicami EU. Podporni strokovnjaki (ali asistenti) za to poglavje pa so bili iz Litve, Madžarske, Nemčije, Španije in z Malte. Poglavje je posvečeno arhivskim službam v Evropi, načinu organiziranja le-teh, njihovi pravni osnovi za delovanje ter njihovim bilateralnim ali multilateralnim pobudam. To poglavje je edino, ki dejansko prikazuje konkretne podatke za vseh 25 članic (vsake posebej) po teh postavkah: a) pravna osnova — arhivski zakon, b) strokovno ali upravno telo, ki arhivski službi načeluje, c) pristojnosti oz. odgovornosti arhivske službe članice EU, d) njihove bilateralne ali multilateralne pobude (bodisi na interni — državni ali mednarodni ravni). Preostala poglavja dajejo le povzetek posredovanih podatkov 25 članic ter navajajo le posebnosti ali odmike od skupnega povprečja; to poglavje z osnovnimi informacijami o arhivskih službah vseh članic pa je bilo tako pomembno, da je bilo treba podatke objaviti v celoti. Podatki o zakonodajni osnovi, pristojnosti arhivskih služb članic ter njihovi strukturi organiziranja kažejo izredno raznolikost, ki je posledica zgodovinskega razvoja, pa tudi tradicije in razvoja nacionalne državne administracije. Ta raznolikost je odraz kulturne pestrosti Evrope, ki se kaže tudi v pravni formulaciji delovanja in pristojnostih arhivskih služb; prav zato je skorajda nemogoče postaviti unificiran model, ki bi ga lahko določili s predpisi EU, ker bi to pomenilo poseg v srž delovanja državne uprave članic — in zato se dokumenti EU za arhivsko področje lahko omejijo zgolj na priporočila oz. koordinacijo sodelovanja raznolikih arhivskih služb. Najbolj nazorno o tem pričata dve priloženi preglednici o ministrstvih, odgovornih za arhivsko službo (oz. kateremu ministrstvu je arhivska služba dodeljena), ter resorjih (oz. ministrstvih), katerih arhivskega gradiva ne prevzema nacionalna arhivska služba. 12 Več o tem: Frank Brady: Toward svstem for the European Commission. Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 ARH,v™u,.2 Kultura Izobraževanje Notranje zadeve Pravosodje Predsednik vlade Znanost Avstrija + Belgija + Ciper + Češka + Danska + Estonija + Finska + Francija + Nemčija + Grčija + Madžarska + Irska + Italija + Latvija + Litva + Luksemburg + Malta + Nizozemska* + Poljska + Portugalska + Slovaška Republika + Slovenija + Španija + Švedska + Velika Britanija** + * V primeru Nizozemske je Ministrstvo za kulturo in izobraževanje. ** V primeru Velike Britanije je arhiv vlade Združenega kraljestva Anglije in Walesa pod jurisdikcijo ministrskega resorja Lorda Chancellorja' (v angleškem državnem sistemu poimenovanje ministra za pravosodje), arhiv Severne Irske ministrstva za kulturo, umetnost in prosti čas, arhiv Škotske pa pod uradom premierja. Parlament Obramba Finance Zunanje zadeve Notranje zadeve Pravosodje Javna dela Javni mediji Avstrija + Belgija + + + Ciper Češka Republika Danska + Estonija Finska + + + Francija + + Nemčija + Grčija + + + + Madžarska + Irska + + Italija + + + + Latvija +* Litva Luksemburg + Malta Nizozemska Poljska + + + + + + Portugalska + + + + + Slovaška Republika + + + + + Slovenija Španija + + Švedska Velika Britanija + * Pričakuje se, da gre za tajno in nedostopno gradivo. ARHIV, ^,,.2___________________CM.„„_______________________________2, Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 Uredniški odbor na sestanku v Bruslju, 6. aprila 2004, člani od leve: ]oceljne Collonval (Evropska komisija), Viktoras Domarkas (Litva), 'Natalija Glavar (Slovenija), Partrick Cadel (Velika Britanija), Herman Coopens (Belgija), Hans Hofmann (Evropska komisija), Yvonne Bos-Rops (Ni^o^emska), Teresa Martin (Španija), An-gelica Menne-Harit^ (Nemaja) in Christine Martine^ (Francija). Rezultati kažejo, da večina nacionalnih arhivskih služb sodi v pristojnost vladnega resorja za kulturo,13 ministrstva za izobraževanje (tri članice: Finska, Grčija, Malta), pri kar treh članicah so arhivi neposredno v pristojnosti predsednika vlade (Avstrija, Estonija, Litva), manj pa ministrstva za notranje zadeve (Češka, Slovaška) in pravosodja (Ciper, VB) ter zgolj v enem primeru sodijo na področje znanosti (Belgija). Druga preglednica prikazuje, pri katerih ministrstvih se arhivsko gradivo na osnovi nacionalnega arhivskega zakona ne prevzema v nacionalni oz. državni arhiv — to pravzaprav tudi pomeni, da v teh primerih obstajajo ločeni samostojni arhivi za določena ministrstva ali institucije (npr. arhiv parlamenta, diplomatski arhiv v okviru ministrstva za zunanje zadeve, arhiv obrambnega ministrstva, ipd.). Razmišljanje o teh dejstvih pa je možno postaviti tudi na višjo raven — kaj pomeni skupna ali ločena hramba arhivskega gradiva iz vidika 'demokratičnosti sistema'. Ločeni oz. posebni arhivi so namreč vedno nudili posebne možnosti za omejitve prostega dostopa široke javnosti do arhivskega gradiva (interni pravilniki ministrstev, določitev državnih tajnosti, ipd.), to pa se lahko precej razlikuje v primerjavi s splošno do- 13 In sicer: Danska, Francija, Nemčija, Madžarska, Irska, Italija, Latvija, Luksemburg, Nizozemska (skupaj kultura in izobraževanje), Poljska, Portugalska, Španija, Švedska in Slovenija. stopnostjo, ki je določena ob prihodu gradiva v nacionalni arhiv (z izjemo manjšega dela gradiva, ki potrebuje varovanje občutljivih podatkov oz. kontinuirano varstvo državnih ali poslovnih tajnosti). Vendar pa je zgolj ta razlaga lahko nekoliko zavajajoča, ker je obstoječi sistem arhivskih ustanov v veliki meri odvisen tudi od samega razvoja države, javne uprave in samega pravnega sistema, ne nazadnje pripomore k temu tudi dejavnik velikosti države in njene državne uprave (v velikih sistemih je namreč večja težnja k ustanavljanju samostojnih arhivov). Med državami, v katerih nacionalni arhivi prevzemajo oz. so pristojni za gradivo vseh resorjev državne uprave so: Švedska, Nizozemska, Češka, Litva, Estonija, Ciper, Malta in Slovenija. Države, v katerih nacionalni arhivi prevzemajo gradivo skoraj vseh resorjev, razen ene institucije, so Avstrija (parlament), Danska (parlament), Nemčija (parlament), V. Britanija (parlament), Luksemburg (zunanje zadeve); Madžarska (obramba), Latvija (obramba); z dvema izjemoma Francija (obramba, zunanje zadeve), Irska (parlament, obramba), Španija (parlament, obramba); ter s tremi izjemami Belgija (parlament, obramba, zunanje zadeve) in Finska (obramba, zunanje zadeve, javni mediji). Države z največ ločenimi arhivi so: Poljska (6 resorjev), Portugalska (5 resorjev), Slovaška (5 resorjev), Italija (4 resorji), Grčija (4 resorji). Naslednje poglavje je posvečeno odnosom med arhivi in državno upravo, načinu sodelovanja, govori pa tudi o arhivski službi kot delu državne uprave. Poglavje je prispevala Nemčija, oz. natančneje direktor Zveznega arhiva (Bundesarchiv) dr. Hartmunt Weber, podporni eksperti pa so bili iz Litve, Češke in Finske. Za besedilo, ki govori o organizacijskem okviru in delovanju arhivske službe, praktičnem sodelovanju, izvajanju valorizacije, e-upravi, o učenju na podlagi praktičnih izkušenj itd., je treba reči, da je med pripravo Poročila zbudil pri članicah precejšnje odzive, predvsem zato, ker medsebojni odnosi in sodelovanje z državno upravo lahko izhajajo zgolj iz obstoječih arhivskih in državnih sistemov, ti pa so med članicami zelo različni. To pomeni, da bi lahko imeli toliko razlag oblikovanja odnosov z državno upravo, kolikor imamo v Evropi različnih arhivskih sistemov (temelječih na arhivski in drugi zakonodaji) — zato je zelo težko pisati o nekem univerzalnem načinu sodelovanja z upravo, ki bi ga lahko postavili kot vzornega na EU raven. Pomembnejša tema je tu tudi transparentnost delovanja državne uprave, ki jo le-ta lahko zagotavlja ne le v obliki neposrednega dostopa (na osnovi zakonodaje M Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 ^^^ FOIA),14 ampak tudi s korektnim sodelovanjem z arhivsko službo, rednim izročanjem gradiva ter omogočanjem splošnega dostopa državljanom do arhivskega gradiva uprave (razen do manjšega dela varovanih občutljivih podatkov). Poglavje vsekakor poudarja pomen sodelovanja in vrednosti ustvarjenih in kontinuiranih stikov arhivov z različnimi organi državne uprave (ne glede na vrsto arhivskega sistema), ker ti zagotavljajo kakovostno izvajanje arhivskih nalog ob prevzemanju gradiva, četudi so te zakonsko določene. Celotno Poročilo je napisano pravzaprav za odločevalce na ravni EU in na nacionalnih ravneh, zato da spoznajo koristi sodelovanja z arhivskimi službami — zato je tudi to poglavje posvečeno predstavljanju vzajemne povezanosti obeh strani. V splošnem Poročilo ni bilo pripravljeno kot priporočilo ali smernice za arhi-viste, z izjemo navedenih konkretnih dejavnosti in prihodnjih usmeritev' sodelovanja v EU, ki spremljajo vsako poglavje v uvodu. V zvezi s tem področjem so v načrtu evropska konferenca posvečena odnosom z državno upravo, posodobitev in izvedba usposabljanja javnih uslužbencev in odločevalcev v upravi, krepitev vloge arhivistov pri izgradnji e-uprave ter podrobneje razdelan projekt drugih aktivnosti. Poglavje o zasebnih arhivih in zasebnem arhivskem gradivu je prispevala Velika Britanija, natančneje Chris Kitching (Nacionalni arhiv Velike Britanije), podporni eksperti pa so bili iz Francije in Italije. Poglavje o gradivu v zasebni lasti posega v občutljivo tematiko zasebne lastnine in zakonodajna prizadevanja javnih arhivov za nadzor oz. regulacijo tega. Prvenstveno je postavljena definicija, kaj je zasebno arhivsko gradivo, čeprav v večini držav (oz. njihovih zakonodajah) definicije sploh niso jasno postavljene. Obstajajo le opredelitve, kaj to je 'javno gradivo, in kot posledica je defacto zasebno gradivo tisto, ki ni javno. Vrednosti in pomena zasebnega gradiva za nacionalno dediščino in spomin družbe pa ni potrebno izrecno poudarjati — vsaj v strokovnih krogih ne. Pomembnejša problematika, ki so jo zaznali pisci besedila, se dotika vprašanj o stopnji poseganja zakonodaje in arhivskih služb v zasebno sfero, z namenom varovanja zasebne kulturne dediščine. Članice EU se v zakonodajnih določilih in praktičnih izvajanjih zelo razlikujejo, in to se razteza od pravice do arhivske intervencije' vse do pristopa laisser-faii.15 Prevladalo je mnenje, da ni dobra nobena od obeh skrajnosti, pač pa je zaradi občutljivosti zasebne lastnine in hkrati želje po njeni ohranitvi najboljša vmesna pot. Obstajajo pa različne stopnje kompromisov med pravicami zasebnih lastnikov in obveznostmi države za varovanje nacionalne kulturne dediščine. V Španiji naj bi npr. za vse zasebne dokumente, starejše od 100 let (individualna lastnina), veljali ukrepi varovanja dediščine, enako pa tudi za vse gradivo zasebnih ustanov, starejše od 40 let. V Franciji (podobno kot v Sloveniji) je gradivo lahko klasificirano in vpisano z oznako, da je za dediščino nacionalnega pomena, vendar na osnovi dogovora vseh vpletenih (poleg tega v Franciji to redko izvajajo). V tem primeru bi lahko država ob ogrožanju obstoja zasebnega gradiva celo intervenirala, vendar se to še ni zgodilo. V Italiji varuje dediščino celo ustava, bodisi javno bodisi zasebno, od zasebnih lastnikov pa zahteva sodelovanje z javnimi arhivi. V vseh državah poznajo prehod zasebnega gradiva v javno last v obliki daril, volil in nakupov, v začasno hrambo pa v obliki depozitov — opozarjajo pa, da zasebno gradivo velikokrat ohrani avtorske pravice, ki so predmet tovrstne zakonodaje. Skoraj vse države poznajo t.i. 'zasebne arhive', tj. zasebne arhivske organizacije, žal pa jih večina arhivskih zakonodaj zaobide; vsaj občasna finančna podpora države pa bi jih lahko spodbudila k sodelovanju z javnimi arhivi. Od leta 1994 (zadnjega Poročila o arhivih v EU) se povečuje število držav, ki vodijo nacionalne evidence o zasebnem gradivu (obstoj, lokacija, vrsta gradiva) — uporablja pa jih mnogo raziskovalcev, če so evidence javne. Tudi namen vodenja teh evidenc je zelo različen. Večina držav pa je izrazila zaskrbljenost zaradi ilegalnega izvoza in kraje arhivskega gradiva kljub Uredbi Sveta o izvozu predmetov kulturne dediščine.16 Članice poskušajo imeti nadzor tudi nad legalnim izvozom gradiva s svojimi regulativami (dovoljenji, izdelavo kopij ipd.). V večini držav imajo javni arhivi tudi predkupno pravico, v primeru prodaje gradiva, ki ima vrednost dediščine. Na splošno je ugotovljen določen napredek od leta 1994 na tem področju tako pri spodbujanju kot pri neformalnih oblikah sodelovanja in izobraževanja lastnikov. Kot pohvalen in inova-tiven primer pa je navedena Slovenija z uvedbo 14 FOIA — ang. kratica za zakonodajo, ki zagotavlja državljanom pravico dostopa do informacij (Freedom of Information Act). 15 Prepuščanje, da zadeve potekajo same po sebi, brez vsakega poseganja, oz. da se z njimi sploh ne ukvarjamo. 16 Uredba Sveta (EGS) št. 3911/92 z dne 9. decembra 1992 o izvozu predmetov kulturne dediščine (Uradni list Evropskih skupnosti L 395, 31. 12. 1992). V prevodu na http:// zakonodaja.gov.si/ (register predpisov). ^wtl Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 iii ie davčnih olajšav za lastnike, ki investiranj o v izboljšavo pogojev hrambe (kar velja za vse predmete kulturne dediščine). Prihodnje konkretne aktivnosti tega področja bodo sledeče: arhivi naj bi ponujali zasebnikom standarde, pravila, primere dobre prakse; povečali naj bi sodelovanje pri materialnem varstvu, popisovanju in širjenju informacij o gradivu; raziskali naj bi gibanje zasebnega gradiva znotraj in zunaj EU ter zahtevali vračilo ukradenih in nelegalno izvoženih arhivskih dokumentov; ukvarjali naj bi se tudi z zakonodajami članic glede materialnega varstva in dostopa do zasebnega gra dtva. Poglavje o EU in nacionalnih zakonodajah prispevala Švedska, natančneje Claes Granstrom (Nacionalni arhiv Švedske) podporni eksperti pa so bili iz Španije, Poljske in Velike Britanije. Tudi to poglavje je napisano upoštevaje pomembnost razvoja upravljanja dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki je v zadnjih desetih letih doživelo precejšen razvoj, še posebej z elektronsko podprtimi postopki. Vse to je povzročilo povečanje zahtev državljanov do organov državne uprave ter hkrati želje po večji zmogljivosti in učinkovitosti. Vse to se odraža tudi v zakonodaji in drugih predpisih, ki uravnavajo javni dostop do gradiva, njegovo verodostojnost ipd. Vprašanje upravljanja dokumentov je ključno za zagotavljanje dostopa do gradiva, kot tudi za njegovo ohranitev kot kulturne dediščine. Zato je pomembno, da zakonodaja na nacionalni ravni zajame vse vidike upravljanja življenjskega cikla dokumentov. Poleg tega je na ravni EU mogoče zaznati povečano pomembnost prostega pretoka informacij in dokumentov ter povečanega sodelovanja — vse to pa zahteva aktivno vključenost arhivskih služb v zakonodajne zadeve tako na nacionalni kot na nadnacionalni ravni. Avtor opozarja tudi, da med članicami ne gre zgolj za velike razlike v arhivskih sistemih in zakonodajah, ampak tudi v arhivskih načelih in terminologiji — zato je bilo v vseh delovnih skupinah pri pripravi Poročila jasno izraženo mnenje, da harmonizacija arhivskih zakonodaj članic ni mogoča (različne administrativne in pravne tradicije, ipd.). Potrebna pa bi bila poglobljena študija o arhivski in sorodni zakonodaji med članicami EU, kot tudi zakonodaje EU — to je tudi ena od predlaganih konkretnih dejavnosti za prihodnja leta. V nadaljevanju so na splošno razloženi obvezujoči akti EU (uredbe, direktive, odločbe) ter obvezujoča nacionalna zakonodaja (ki je zelo različna, lahko gre tudi za uredbe, pravilnike, nacionalne standarde, ipd.). Prikazana je zakonodaja, ki na ravni EU določa dostop do dokumentov: Uredba o javnem dostopu do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije,17 ki temelji na 255. členu Amsterdamske pogodbe iz leta 1997 — le-ta je določil večjo odprtost pri delu ustanov, zato naj bi bil zagotovljen večji dostop do njihovih dokumentov; Direktiva o ponovni uporabi dokumentov javnega sektorja (2003/98/EC);18 njen namen je bil ustvariti možnosti za vodenje razvoja storitev celotne Skupnosti. Informacije javnega sektorja so namreč pomembno primarno gradivo za produkte digitalnih vsebin in storitev, zato bodo te informacije postale vedno pomembnejši vsebinski vir z razvojem storitev na daljavo. V tem kontekstu bo pomembno tudi čezmejno geografsko delovanje. Opisane so tudi omejitve dostopa — dostop namreč ne more obstajati brez omejitev. Te morajo biti zelo natančno določene z zakonodajo, v demokratični družbi so nujno potrebne, ter usklajene morajo biti z namenom varovanja. Tu sta v Evropi poznana predvsem dva principa: a) odprtje javnega dokumentarnega in arhivskega gradiva kakor hitro postanejo uradni dokumenti z omejitvami, določenimi v zakonodaji o varstvu tajnih podatkov19 ali b) splošna doba nedostopnosti gradiva — navadno 20 do 30 let. Lahko pa je, za posebej občutljive podatke, doba nedostopnosti daljša. Splošna težnja vseh članic EU pa je (posebno po demokratizaciji leta 1989) čim širše odpiranje dokumentov in arhivskega gradiva. Še posebej pa je zanimivo, da je na ravni EU poudarjen pomen strokovne obdelave kot enega od dejavnikov dostopa. Tako omenjena Uredba o javnem dostopu do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije določa, da je za učinkovito omogočanje pravice državljanov do 1^ Uredba (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (Uradni list Evropskih skupnosti L 145, 31. 5. 2001); dokument je v slovenskem prevodu na: na http://zakonodaja.gov.si/ (re-gtster predpisov). 18 Direktiva 2003/98/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. novembra 2003 o ponovni uporabi informacij javnega sektorja (Uradni list Evropskih skupnosti L 345, 31. 12. 2003). V prevodu na http://zakonodaja.gov.si/ (re-gtsterpredptsov). u Bistvo tega principa je, da je odprto vse gradivo razen občutljivih podatkov ter z omejitvami, ki so natančno določene izključno v zakonodaji o varstvu tajnih podatkov in v nobeni drugi zakonodaji (npr. arhivski zakonodaji, posebnih uredbah, pravilnikih ipd.). To načelo je uveljavljeno tudi v novi slovenski arhivski zakonodaji (ZVDAGA), v nasprotju z določili predhodnega arhivskega zakona (ŽAGA), ki je imel splošni, 30-letni rok za dostopnost (če gradivo ob nastanku ni bilo namenjeno javnosti). 2JL Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 ^^^ dostopa nujno zagotoviti dostop do evidenc dokumentov — torej registri ali evidence dokumentov so postali za ta namen najpomembnejše orodje. S tem pa je nujno povezan tudi sistem upravljanja dokumentov (oznake, številčenje, poimenovanje zadev ipd.). V nadaljevanju je opisana zakonodaja za: a) varovanje podatkov (Direktiva o varovanju osebnih podatkov,20 ki so jo članice in nove članice že implementirale v nacionalne zakonodaje); b) avtorske pravice (Direktiva o avtorskih pravicah); 21 c) izvoz kulturnih dobrin (Uredba Sveta o izvozu kulturnih dobrin)22 in d) posebna zakonodaja (različne direktive o verodostojnosti elektronskih ali digitalnih podpisov ter Direktiva EK o javnem dostopu do okoljevarstvenih informacij).23 Konkretne aktivnosti za prihodnje predvidevajo: a) spremljanje na novo nastajajoče zakonodaje in povezane zakonodaje za področje dokumentarnega in arhivskega gradiva na nacionalni in EU ravni ('monitoring funkcija, v treh letih bo zanjo potrebnih 270.000 evrov), b) priprava že omenjene študije različnih arhivskih zakonodaj v EU (delo specializiranega osebja za eno leto bo stalo 60.000 evrov) in c) vzpostavitev in vzdrževanje podatkovne zbirke o arhivski in z njo povezani zakonodaji članic in ustanov EU (za tri leta je potrebnih je 300.000 evrov za osebje in programsko opremo). To je projekt, ki ga je že začela EURBICA v okviru MAS- 20 21 22 23 Direktiva 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in prostem pretoku takih podatkov (Uradni list Evropskih skupnosti L 281, 23. 11. 1995). V prevodu na http://zakonodaja.gov.si/ (register predpisov). Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta 2001/29/EC z dne 22. 5. 2001 o uskladitvi določenih vidikov avtorskih in sorodnih pravic v informacijski družbi (Uradni list Evropskih skupnosti L 167, 22. 6. 2001); ter Direktiva št. 96/9/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. marca 1996 o pravnem varstvu baz podatkov (Uradni list Evropskih skupnosti L 77, 27. 3. 1996). V prevodu na http:// zakonodaja.gov.si/ (register predpisov). Uredba Sveta (EGS) št. 3911/92 z dne 9. decembra 1992 o izvozu predmetov kulturne dediščine (Uradni list Evropskih skupnosti L 395, 31. 12. 1992). V prevodu na http:// zakonodaja.gov.si/ (register predpisov). Na tej uredbi temelji tudi slovenski Pravilnik o spremembi in dopolnitvi Pravilnika o postopku za izdajo dovoljenj za izvoz in iznos predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 106/2004), pa tudi slovenski Zakon o vračanju protipravno odstranjenih predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 126/2003) in Pravilnik o zvrsteh protipravno odstranjenih predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 34/2004) (glejte opombo 43). Direktiva 2003/4/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 28. januarja 2003 o dostopu javnosti do informacij o okolju in o razveljavitvi Direktive Sveta 90/313/EGS (Uradni list Evropskih skupnosti L 41, 14. 2. 2003). V prevodu na http://zakonodaja.gov.si/ (register predpisov). a,24 upoštevali pa naj bi tudi tovrstno delo Sveta Evrope in Programa Evropske komisije 'Izmenjava podatkov med vladami (IDABC)'.25 Poglavje o arhivskih pripomočkih in arhivskem popisovanju sta prispevali Nemčija (Angelica Men-ne-Haritz) in Belgija (Herman Coopens), podporni eksperti pa so bili iz Nizozemske, Švedske in Španije. Opisuje metode arhivskega popisovanja, priprave arhivskih pripomočkov, objavo teh na spletu ter standarde za arhivsko popisovanje (ISAD(G), ISAAR(CPF),26 EAD,2? EAC2«). Konkretne aktivnosti za prihodnost so: podpora pretvorbe popisov in drugih arhivskih pripomočkov iz papirne oblike in drugih tradicionalnih medijev v digitalno obliko, ki je neposredno dostopna (on-line), zavzemanje za razvoj ustreznih orodij za opis dokumentov in arhivskega gradiva on-line, primerjava najboljših praktičnih smernic za oblikovanje iskalnih pripomočkov med arhivi članic EU — to bi bila osnova za nadaljnji razvoj mednarodnih standardov, pa tudi promoviranje orodij za e-učenje uporabnikov arhivov in dokumentov. Poglavje o neposrednem dostopu (on-line) in novih raziskovalnih orodij je prispevala Španija, oziroma Sanchez Mairena (Direktorat za arhive pri Ministrstvu za kulturo) s podpornimi eksperti iz Švedske in Slovenije. Besedilo govori o vrstah in vzrokih za digitalizacijo gradiva (tj. na zahtevo uporabnikov, za olajšanje dostopa in za dostop na daljavo (on-line)). Tudi tu so priporočeni nekateri projekti EU (MINERVA,2? AER30 in CHIM) za področje kulturne dediščine. Skoraj vsi Evropski projekti digitalizacije zajemajo: najbolj zaželeno gradivo pri raziskovalcih, najpomembnejše gradivo za splošno zgodovino (npr. več držav ali regij), najstarejše gradivo — izguba ali poškodba katerega 24 25 26 27 28 29 30 Pri tem sodeluje tudi Slovenija. Več o tem: Natalija Glažar: Novosti v MASU in EURBICI. Arhivi 29 (2006), št. 1. Več o ID ABC (Interoperable Delivery of European Government Services to public Administrations, Busines-ses and Citizens) na: http://ec.europa.eu/idabc/en/ home in http://europa.eu.int/idabc/en/document/2065/ 556. Oba standarda v originalu (ISAD(G) in ISAAR(CPF)) sta dostopna na spletni strani: http://www.ica.org. V Slovenskem prevodu pa je oba standarda objavil Arhiv RS v: Splošni mednarodni standardi za arhivsko popisovanje, Ljubljana 1998; dostopno na spletni strani: http:// www.arhiv.gov.si (v rubriki: Zakonodaja in standardi). http://www.loc.gov/ead/ http://www.library.yale.edu/eac/ MINERVA: http://www.minervaeurope.org/ (objavljenih je mnogo priročnikov za digitalizacijo). AER (lssembly of Europfan Reglns): http://www.a-e-r.org/ ^wtl Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 m predstavlja nepopravljivo škodo, ter gradivo z visokim tveganjem za poškodbe. Virtualni dostop omogoča: identifikacijo uporabnika, nastajanje statistike, skupni dostop do virov različnih arhivov. Med konkretnimi aktivnostmi je navedena ustanovitev začasne delovne skupine, ki se bo povezovala tudi s Forumom DLM in programom UNESCA 'Informacije %a vse'?x Poglavje o spletnem portalu dokumentov in arhivskega gradiva v Evropi ter o že obstoječih spletnih projektih (arhivskih podatkovnih zbirkah) v Evropi sta prispevali Nemčija in Španija. Prvi del govori o zasnovi skupnega portala; pripravila ga je Angelica Menne-Haritz v sodelovanju z drugimi članicami — potencialnimi nosilkami tega projekta (Anglija, Francija, Španija, Poljska). Osnovna zamisel projekta, imenovanega 'Internet Gatewaj for docu-ments and archives in Europe, je da bi članice v portalu sodelovale s svojimi podatkovnimi zbirkami v različnih (tj. izvirnih jezikih), to naj bi omogočila uporaba XML in standarda EAD. Ker pa je predvsem ta v evropskih arhivskih ustanovah zelo malo v uporabi, je bilo na enem od plenarnih zasedanj ekspertov predlagano, da bi se članice vsaka sama in postopoma (z deli podatkovnih zbirk) odločale za vključitev v portal. Namen portala je zamišljen zelo široko — izpolniti pričakovanja državljanov EU z zagotavljanjem določenega obsega pomembnih in zanimivih informacij, ki bi jih lahko iskali na spletu. Gre za informacije dostopne prek nacionalnih meja v digitalni obliki ter za to, da bo mogoče kolikor zakonodaja o avtorskih pravicah omogoča, kopije dokumentov tudi nalagati. Projekt naj bi izpolnil tudi pričakovanja članic, ki bodo prispevale v spletni portal — namreč prosto uporabo vsakega potrebnega orodja, ki je v javni domeni in temelji na odprtem standardu. Po drugi strani pa gre tudi za dolgoročno sprejemljivost spletne strani ne glede na tehnične in personalne spremembe — to bi bilo podprto z sodelovanjem z DLM. Finančna ocena za pripravo tega portala je 1,6 mio evrov za strojno in programsko opremo ter osebje (5 specialistov). To bi zadoščalo zgolj za prvo stopnjo projekta v prvih dveh letih.32 Ta projekt je tudi ena od petih prednostnih dejavnosti, ki jih določa "Priporočilo Sveta o prednostnih dejavnostih za večje sodelovanje na področju arhivov v Evropi". 33 31 Program na pobudo Nizozemske nacionalne komisije za UNESCO (Information for ali programme - IFAP), http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID=1627& URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html 32 Report on Archives in the Enlarged EU, str. 81. 33 UL C 312, 29. 11.2005, str. 55. Prvi koraki projekta naj bi bili: a) izvedba analize trenutno najnaprednejših nacionalnih in kooperativnih spletnih portalov za razvoj usmeritve vodenja projekta, b) izdelava poslovnega in upravljal-skega načrta, vključno z zagotovitvijo osrednje tehnične podpore, ter razvoja decentraliziranega načina posredovanja vsebin ter multiplih točk dostopa za javne uporabnike, c) določitev ene članice EU, ki bo pripravljena gostiti portal v sodelovanju z drugimi nacionalnimi arhivi članic EU, d) raziskava možnosti za postavitev virtualne razstave z nekaj 'Evropsko najpomembnejšimi' dokumenti vseh članic EU (to bi domnevno povečalo učinek v promociji uporabe Portala) in e) priprava ocene razvoja Portala ob koncu dveletnega obdobja, za prikaz vseh njegovih možnosti (potencialov) in naslednjih razvojnih stopenj. Besedilo podrobneje opisuje tudi strukturo portala, mednarodne standarde, ki so lahko uporabljeni ter pomen neposredne (on-line) dostopnosti arhivskega gradiva. Ne gre dvomiti, da bo v dejavnostih sodelovanja arhivov na ravni EU to eden najpomembnejših projektov. Drugi del tega poglavja s prikazom spletnih portalov s podatkovnimi zbirkami na internetu, pa je pripravila Španija (Teresa Martin in Blanca de Santes). Zelo obsežen pregled izbranih in najpomembnejših spletnih projektov za vse države članice (na skupaj 22 straneh) prikazuje zelo različne pristope z uporabo različnih standardov za zelo različne arhivske zbirke in tudi raznolike arhivske ustanove (regionalni, upravni arhivi, genealoške podatkovne zbirke, bibliografsko bazo ipd.). Ob koncu je krajši pregled spletnih portalov, ki so nastali v okviru projektov EU (kot so LEAF,34 EUAN,35 EAN,36 SEPIA,37 OAI,38 ERPANET,39 CALI-MERA40). Poglavje o praktičnih vidikih dostopa in standardih za čitalnice je pripravila Nizozemska (natančneje Yvonne Bos-Rops iz Nacionalnega arhiva Nizozemske), s podpornimi eksperti iz Italije, Španije, Velike Britanije in Švedske. Prispevek daje približno oceno kakovosti delovanja arhivskih čital-niških služb članic na osnovi splošnega vprašalnika (ki je tej temi posvetil le nekaj vprašanj). Zato so pri analizi stanja članic izvedli dodatno raziskavo 34 http://www.crxnet.com/leaf/ 35 http://www.euan.org/ 36 http://www.european-archival.net/ 37 Glej opombo 49. 38 http://www.opeanarchives.org 39 http://www.erpanet.org/ 40 http://www.calimera.org 2JL Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 ^^^ spletnih strani vseh članic s podatki o čitalnicah. Nadaljnje aktivnosti, predlagane v uvodnih konkretnih akcijah, so zato tudi zelo zaželene. Tu je predlog za raziskavo in koordinacijo predlaganih standardov za čitalnice arhivskih služb v celotni EU, pa tudi raziskava za uvedbo splošne uporabniške kartice za arhive članic na ravni EU. V prihodnje naj bi raziskali možnost za oblikovanje virtualne čitalnice ter okrepili izobraževalne storitve za uporabnike neposredno na mestu ter on-line. Podatki o delovanju čitalniških služb, ki jih članice objavljajo na spletu, so zelo različni. Poročilo o arhivih v EU iz leta 1994 je priporočilo, da bi čitalnice nacionalnih arhivov delovale za uporabnike najmanj 40 ur na teden, vendar pa še danes to povsod ni uveljavljeno. Pregled objavljenih podatkov kaže, da so dostopne od 26 do 61 ur na teden, v šestih državah pa manj kot 40 ur. Na splošno ocena delovanja čitalniških služb (vključno z internimi akti, formalnostmi za dostop, pomočjo strokovne arhivske službe, dostopnostjo iskalnih pripomočkov ter zaščito originalov) ni negativna; nobenega dvoma pa ni, da besedilo izhaja iz prakse Nizozemskega nacionalnega arhiva, ki ima zelo kakovostno organizirano ter avtomatizirano čitalniš-ko službo, ki nudi sodobnemu, vsestransko fleksibilnemu in zahtevnemu uporabniku primerno izpolnitev njegovih pričakovanj (to velja tudi za nekatere druge bolj razvite članice, kot so Velika Britanija, Švedska, ipd.). Ob tem pa ne gre pozabiti, da so nekatere, četudi na videz konservativne omejitve glede izdelave lastnih reprodukcij uporabnikov (tj. digitalne kamere, GSM kamere in posnetki, priročni skenerji, ipd.) zelo priporočljive — predvsem zaradi nujno potrebnega materialnega varovanja originalov, kajti le-ti so lahko na varen način repro-ducirani v arhivski službi. Drugi del poglavja, prispevala ga je Francija (Nacionalni arhiv), opisuje ukrepe za preprečevanje kraje javnega arhivskega gradiva. Opozarja, da so na splošno arhivi premalo organizirani za ta namen, četudi so vsi izboljšali varnostne ukrepe. Kraja gradiva v Evropi ostaja resen problem, to pa je posledica različnih okoliščin — povečanja uporabe arhivskega gradiva ter višanja tržne vrednosti takih dokumentov. Za organiziranje arhivov je bila tudi že ustanovljena delovna skupina pod vodstvom Švedske (sodelujejo pa Francija, Belgija, Nizozemska, Španija in Avstrija), ki je od 8. do 9. septembra 2005 tudi že pripravila delavnico s to temo v Stockholmu.41 Ker je to ena od prednostnih dejavnosti, ki jih določa Priporočilo o arhivih', je za finančno podporo temu področju načrtovanih 30.000 EUR ter ena specializirana oseba za eno leto. Za ta finančna sredstva je bilo v okviru 'Priporočila o arhivih sprejeto, da jih EU ne zagotavlja neposredno, ampak je treba zanje kandidirati s prijavo projektov v okviru že obstoječih programov EU (IDABC, ipd.). Za preprečitev kraj in ilegalne trgovine z dokumenti bosta potrebni sistematično sodelovanje in organiziranje arhivskih služb; predlagani so ti ukrepi: a) obveznost, da prodajalci antikvitet vodijo register predmetov s podatki o njihovi provenienci; b) zahteva, da notarji poročajo o obstoju (in lokaciji) pomembnejšega zasebnega gradiva, c) formiranje specializirane policije (v nekaterih državah že obstaja), d) spremljanje katalogov prodajaln antikvitet, e) posebno registriranje uporabnikov najvrednejših arhivskih dokumentov v čitalnicah arhivov, f) doseči imuniteto za osebe bona fide, ki so vrnile ukradeno arhivsko gradivo, ki je prešlo v njihovo last (z nakupom, darili ipd.). Še posebej sta poudarjeni sodelovanje in izmenjava informacij s knjižnicami, nujno pa je tudi izdelati primerjalno študijo o učinkovitosti raznih ukrepov. Ob tem ne gre pozabiti, da že obstajajo ustrezni utečeni mehanizmi v okviru policije na ravni Evrope (EURO-POL) za odkrivanje kraj arhivskega gradiva — potrebno pa bi bilo doseči sodelovanje tudi z arhivskimi službami. Poleg tega obstajata tudi Uredba Sveta (3911/92) o izvozu predmetov kulturne dediščine42 ter Direktiva Sveta (93/7/EGS) o vračanju predmetov kulturne dediščine,43 ki natančno določa vzajemne obveznosti članic EU glede vračanja predmetov kulturne dediščine (vpisanih v nacionalne registre), če se v katerikoli članici pojavijo predmeti, ki nimajo uradnih dovoljenj za izvoz. Poleg tega je tudi v Sloveniji od 1. oktobra 2004 v veljavi Konvencija Unidroita o ukradenih ali neza konito izvoženih predmetih kulturne dediščine " 41 Protection of archival holdings from theft. A report from a work-shop held in Stockholm, September 8* to 9*, 2005 to EBNA. 42 Glej opombo 22. 43 Direktiva Sveta 93/7/EGS z dne 15. marca 1993 o vračanju predmetov kulturne dediščine, ki so bili protipravno odstranjeni z ozemlja države članice (UL L 74, 27. 3. 1993, str. 74—79). V prevodu na http://zakonodaja.gov.si/ (register predpisov). Na tej direktivi temelji slovenski Zakon o vračanju protipravno odstranjenih predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 126/2003) in Pravilnik o zvrsteh protipravno odstranjenih predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 34/2004). 44 Zakon o ratifikaciji Konvencije Unidroita o ukradenih ali nezakonito izvoženih predmetih kulturne dediščine (Uradni list RS-MP, št. 6/2004), konvencija je začela veljati 1. oktobra 2004. ^wtl Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 m Na splošno bo sodelovanje na evropski ravni zajemalo: a) izmenjavo natančnih informacij o ustreznih pripravah vsake članice EU glede zahtev po vračanju ukradenega gradiva, b) oblikovanje Evropske baze podatkov o ukradenih dokumentih, podobne bazi ukradenih umetniških del, c) večjo koordinacijo med arhivskimi službami, sodnimi in policijskimi oblastmi pri vzpostavitvi delujoče mreže in d) skupen pristop pri ozaveščanju vlad v Evropi o skrb zbujajočih razmerah ter iskanju načinov za zaščito nacionalne dediščine. V tem sklopu poglavij sta v Poročilu še dve temi: a) valorizacija in selekcija arhivskega gradiva — to je prispevek Francije (natančneje Rosine Cleved-Michaud) s podpornimi eksperti iz Portugalske, Velike Britanije, Finske, Poljske in b) upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva, kar so prispevale Francija (natančneje Joel Poivre), Španija (Maria Luisa Conde) in Finska (Jari Lvbeck) s podporo iz Švedske in Velike Britanije. Poglavje o valorizaciji naprej prikaže razlike v arhivski zakonodaji članic EU glede valorizacije, to je tesno povezano s samim že obstoječim sistemom upravljanja gradiva v državni upravi. Tako so v nekaterih članicah arhivi odgovorni za celoten življenjski cikel javnih dokumentov, v nekaterih ostaja ta pristojnost pri organih državne uprave do prenosa v arhiv. Arhivska služba je v večini članic pristojna za izvajanje valorizacije in odbiranja gradiva; v nekaterih državah odgovornost za gradivo ne zajema celotne države, ampak le centralne vladne urade (lokalne uprave pa imajo svoje predpise, in to ni le v zveznih državah). V nekaterih članicah so načela in postopki valorizacije za dokumente zakonodajnih organov izključeni oz. niso pod nadzorom nacionalne arhivske službe, to pogosto velja tudi za obrambna ministrstva ter ministrstva za zunanje zadeve. Precejšnjo razliko je zaznati pri nacionalnih predpisih za valorizacijo pri institucijah, ki opravljajo javne funkcije po pooblastilu (šole, znanstvene ustanove, zasebna podjetja, politične stranke, ipd.). V nekaterih državah je razvita praksa upravljanja dokumentov (ločeno ali v sodelovanju z arhivsko službo), v nekaterih pa ne — to bistveno vpliva na razlike med članicami v pristopih in postopkih valorizacije. Prispevek na kratko opisuje tudi različne načine valorizacije in metode vzorčenja dokumentov. Med konkretnimi aktivnostmi na ravni EU je za prihodnost predvidena periodična izmenjava informacij med članicami, s poudarkom na dokumentih EU, izvajanju študij primerov za valorizacijo in selekcijo v različnih članicah (multidis-ciplinaren pristop), širjenju strokovnega znanja s tega področja ter raziskavi možnosti za razvoj mo- ^ E™^ mode, 2ahte, » ,*„- zacijo in selekcijo. V zvezi s poglavjem o upravljanju dokumentov in arhivskega gradiva je treba poudariti, da je bila pri zasnovi in pripravi Poročila zelo jasno poudarjena vloga arhivov pri upravljanju gradiva v nacionalnih državnih upravah. Da arhivi imajo in morajo imeti pomembno funkcijo pri upravljanju celotnega življenjskega cikla dokumenta, se je pokazalo ne samo med članicami EU, ampak tudi med institucijami EU. To je namreč tudi področje, od katerega največ pričakujejo prav institucije EU v sodelovanju z arhivi članic. Vsekakor je občutiti prevlado funkcije arhivov pri upravljanju dokumentov v upravi, kot posledica pa so funkcije arhivov v kulturni dediščini postavljene nekako na drugo mesto. O tem, kako pomembno vlogo arhivov v prihodnosti vidijo odločevala v EU, kaže tudi podatek, da je Svet EU na predlog Stalnega odbora predstavnikov (COREPER) sprejel Priporočilo o arhivih' kot točko A, to pomeni brez razprave. Države članice se sicer precej razlikujejo med seboj po stopnji razvoja upravljanja dokumentov oz. imajo različne arhivske sisteme, v katerih je arhivska vloga v državni upravi večja ali manjša. V prvotnem besedilu (ki pa pozneje ni bilo objavljeno) sta bila celo predstavljana dva modela arhivov v Evropi glede na vlogo pri upravljanju dokumentov: t.i. model 'records management' in 'kulturniški ali tradicionalni' model ter seveda posamezni primeri mešanih modelov.45 Vsekakor to kaže stopnjo razvoja posameznih članic, vendar je sam arhivski sistem odvisen od zakonodajnega okvira ter pristojnosti arhivske službe, ne nazadnje pa tudi same tradicije. Po drugi strani pa poglavje, pri katerem so se kresala mnenja članic o tem, kaj objaviti in česa ne (npr. umestitev članic v posamezen model in tabele s prikazom pristojnosti arhivskih služb), kaže katere tematike na arhivskem področju bodo aktualne v prihodnosti ter kakšna bo dolgoročna smer razvoja arhivov, predvsem tistih na državni ravni. Samo poglavje priporoča uporabo standarda ISO 15489 o upravljanju dokumentov ter navaja nekatere definicije standarda, kot tudi poudarja koncept celotnega življenjskega cikla dokumenta s štirimi stopnjami: nastanek ali prejem, njegovo vzdrževanje, uporaba, odbiranje in izločanje. Poleg tega avtorji priporočajo, da bi bilo treba ustaviti arhivsko tendenco' ločevanja med upravljanjem dokumentov in upravljanjem arhivskega gradiva; to je še posebej pomembno za dokumente 45 Slovenija bi po mnenju avtorjev ter na osnovi pridobljenih podatkov sodila v zadnjo skupino. 2JL Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 ^^^ v elektronskem okolju. Ugotovljeno je tudi, da se kljub revoluciji IT nenehno povečuje količina gradiva na tradicionalnih medijih (kot je papir). Avtorji opozarjajo, da so lahko posledice katastrofalne, če ne obstaja koordinacija med upravljanjem dokumentov in upravljanjem arhivskega gradiva. Pomembnost navzočnosti arhivov v projektih zasnove in izgradnje sistemov za upravljanje dokumentov poudarja tudi študija MAS-a o elektronskih dokumentih.46 Urejen in usklajen način upravljanja dokumentarnega in arhivskega gradiva prinaša določene koristi: a) za transparentnost delovanja, pravice do informiranosti in pravne odgovornosti, b) za administrativno učinkovitost, dobro izvajane informacijske storitve in zmanjševanje stroškov in c) za celotno evropsko arhivsko dediščino. Kljub raznolikosti članic pa je splošna težnja po krepitvi vloge arhivov v upravi pri upravljanju dokumentov, četudi nekatere nacionalne zakonodaje pristojnost za te zadeve določajo drugim državnim organom in ne arhivom. Poudarjen je tudi pomen izobraževanja za dosego kakovostnejšega upravljanja dokumentov — četudi ga v praksi velikokrat primanjkuje (predvsem v rednih arhivskih programih izobraževanja), prevladuje pa predvsem izobraževanje za upravljanje arhivskega gradiva. Med skupno načrtovanimi prihodnjimi dejavnostmi so: sodelovanje s Forumom DLM, spodbujanje izobraževanja za upravljanje dokumentov in arhivov — s poudarkom na celotnem življenjskem ciklu, prizadevanje za boljše razumevanje različnih administrativnih tradicij v Evropi ter raziskava, kako povečati mrežo aktivnosti na tem področju. Tretji vsebinski sklop posega v vlogo in izobraževanje arhivistov. Prvi dve med seboj povezani poglavji o "vlogi arhivistov kot varuhov spomina družbe" ter "o arhivistih, ki zagotavljajo informacije za javnost v podporo demokratičnosti, odgovornosti in dobrega vladanja" je prispevala Nizozemska (oz. prof. Eric Ketelaar) s podporo Velike Britanije. V prvem delu govori o odnosih med družbo in arhivisti v 21. stoletju, njihovi vlogi varuha kulturne dediščine ter virih individualne in skupne zgodovine. Seveda pa obstaja razlika med vlogo arhivistov (kot stroke) in arhivskih institucij (ki izvajajo svoje funkcije), skoraj povsod pa je sprejet arhivski etični kodeks (ki ga je izdal MAS). Nezanemarljiva je tudi vloga strokovnih arhivskih združenj, ki naj bi bila samostojna in neodvisna od javnih arhivskih služb, vzpodbuditi pa bi bilo treba 46 V slovenskem prevodu objavil Arhiv RS: Elektronski dokumenti: priročnik ^a arhiviste Mednarodni arhivski svet. Študija 16. (Pariz, april 2005). Ljubljana 2006. tudi sodelovanje teh združenj. V predlogu konkretnih dejavnosti je tudi v tem poglavju poudarjen princip celotnega življenjskega cikla dokumenta; zanj naj bi se zavzemali arhivisti 21. stoletja. Organizirali naj bi študijske obiske ali usposabljanja arhivistov v državah članicah in EU institucijah. Poleg tega naj bi razvili vlogo arhivista v članicah in EU institucijah kot varuha spomina družbe glede na strokovno etiko. Podpirali naj bi aktivnosti za doseganje dostopa do kolektivnega spomina družbe v Evropi — s sodelovanjem tudi drugih strok (kot so specialisti IT). V drugem delu je poudarjena vloga arhivista kot informatorja za potrebe državljanov ter v vlogi povečevanja demokratičnosti delovanja družb z zagotavljanjem dostopa do javnega gradiva. To je vsekakor funkcija, ki jo izvaja arhivska ustanova, posamezniki v tej stroki pa si lahko prizadevajo za izboljšave. Zato je tudi ena od načrtovanih aktivnosti izmenjava strokovnih informacij in znanja na seminarjih, srečanjih in konferencah. Za prihodnje pa nameravajo raziskati, kako lahko arhivska stroka pripomore k uresničevanju socialnih, ekonomskih in človekovih pravic v EU. Sledi prispevek Francije (Christine Martinez, Nacionalni arhiv) s podporo Italije, Poljske, Madžarske, Nemčije in Nizozemske o usposabljanju v arhivih s posebnim poudarkom na prihodnje potrebe. Ze v prvem Poročilu o arhivih v EU iz leta 199447 je bil močno poudarjen pomen arhivskega izobraževanja. Po desetih letih je to še vedno vroče vprašanje, le da je tokrat usmerjeno na sodobnejše tematike, kot so izobraževanje v povezavi s tehnologijo IT, digitalizacijo gradiva, novimi strokovnimi zahtevami v kulturi (komunikacije, upravljanje, ipd.), multidisciplinarnim sodelovanjem ter vedno večjimi zahtevami uporabnikov. Tudi tu so ugotovitve o zelo raznolikih izobraževalnih sistemih za arhiviste ter v programih, ki jih lahko delimo na zgodovinski pristop ter 'administrativni pristop'; obstajajo pa tudi 'pristop praktičnih študijev in razvoj standardov' ali celo integriran pristop, kjer so arhivi vključeni v informacijske znanosti; nadalje pristop celovitosti življenjskega cikla dokumenta; pa tudi arhivsko izobraževanje v okviru drugih strok kot je bibliotekarstvo. Vsekakor je vidno prizadevanje vseh članic, da poskušajo organizirati izobraževanje svojih strokovnjakov, glede na lastni obstoječi administrativni in arhivski sistem. Posebnosti in problemi, s katerimi se srečujejo članice, so zelo različni in bi zahtevali posebno ob- 47 Glej opombo 2. ^wtl Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 m ravnavo, poudarjeni pa so bili problemi ravnotežja med teorijo in prakso v izobraževalnih programih, pomanjkanje programov za usposobljene arhivske asistente (četudi je ta profil poklica v arhivih zelo potreben), nesorazmerje med akademskimi — zgodovinsko usmerjenimi tečaji in nujnimi usposabljanji za konkretne potrebe delodajalcev (upravljanje dokumentov, komunikacije, praktična uporaba standardov, zakonodajne teme ipd.) — to kaže na potrebe po nadaljnji razpravi delodajalcev, organizatorjev izobraževanj ter strokovnih združenj. Povsem specialno področje pa je izobraževanje za restavratorsko-konservatorske namene, ki potrebuje specialne tečaje. Tudi arhivisti potrebujejo osnovno znanje tega področja, potrebno pa je tudi sodelovanje z osebjem specializiranim za konser-vatorstvo. V večini članic poznajo usposabljanje za arhiviste v okviru arhivskih institucij (predvsem nacionalni arhivi), univerze organizirajo krajše tečaje v arhivih, predvsem nacionalni arhivi pa tudi lastne seminarje (vendar le za lastno osebje), možno pa se je usposabljati tudi v drugih državah, kolikor obstajajo mednarodni programi, vključno s praktičnim delom v arhivu (Francoski nacionalni arhiv). Pričakovanja članic glede izobraževanja so: nacionalni eksperti naj bi bili usposobljeni kot potencialni predavatelji, razširitev študijskih možnosti v tujini (s krajšimi seminarji, delavnicami) za izmenjavo izkušenj, vzpostavitev mreže skupnih izkušenj (kljub raznolikosti članic). Težko pa je govoriti o uskladitvi izobraževalnih sistemov na ravni EU, četudi naj bi poučevali nekakšno glavno, splošno jedro znanja. Mnoge države uvajajo tudi neke vrste usposabljanja na daljavo (on-line) z objavo pridobljenih izkušenj, znanj in standardov. Profil arhivista v 21. stoletju naj bi imel ta znanja: dobro poznavanje temeljnih zahtev upravljanja dokumentov v celotnem življenjskem ciklu, vključno s preventivo in materialnim varstvom, sposobnost za uporabo novih tehnologij, znanje administrativnih struktur, postopkov, sistemov in nastanka dokumentarnega gradiva, znanje o zgodovini ustanov in razvoja uprave, stalna izboljšava komunikacijskih sposobnosti, znanje jezikov (dveh ali več jezikov EU), odprtost k vseevropskemu interdisciplinarnemu sodelovanju (z drugimi strokami in eksperti). Za konkretne dejavnosti v prihodnosti so načrtovani organizacija konferenc, seminarjev in srečanj za izmenjavo izkušenj, širjenje dobrih praks v vseh članicah in institucijah EU, organizacija arhivskih usposabljanj za odločevalce v upravi in administratorje, priprava sheme o arhivskih pristojnostih ter morda izdelava evropskega modela poklica arhivista v 21. stol., kot tudi raziskava o morebitni uvedbi evropskega centra za kontinuirano arhivsko izobraževanje. Poglavje o priznavanju arhivskih diplom v celotni Evropi je prispevala Velika Britanija (Margaret Turner) s podporo Italije ter Anglije. V začetku je predstavljena informacija o raznolikih formalnih izobraževalnih programih ter načinih pridobitve arhivske diplome. Nekatere države imajo univerzitetno, druge magistrsko raven študija arhivistike, nekatere pa ločujejo dvostopenjski študij: akademski del ter praktični neakademski del študijskih obveznosti. Večina držav študij arhivistike povezuje z zgodovinskimi vedami, nekatere pa imajo samostojne specialistične inštitute. Arhivistični študij traja od enega do treh let, poseben poudarek pa je na stalnem strokovnemu izpopolnjevanju ob delu. Te programe je treba nenehno posodabljati in prilagajati potrebam. Nekatera strokovna združenja (npr. Velika Britanija) omogočajo vpis registriranih arhivistov in upravljalcev dokumentov na osnovi opravljenega programa 'kontinuiranega strokovnega razvoja ter z opisom pridobljenih strokovnih izkušenj. Registracijo pa vidijo kot možnost za promocijo stroke. Sekcija MAS za strokovna združenja (ICA/SPA) je začela zbirati informacije o ravni zahtevanih kvalifikacij ter o obstoju certi-ficiranja oz. registriranja arhivistov. To je vsekakor izziv za strokovna arhivska združenja. Za prihodnost je načrtovana priprava seznama diplom in drugih podobnih kvalifikacij za vsako članico ter dodatnih informacij o strokovnih zahtevah, študijskih programih, možnostih za postkvalifikacije, certificiranje in registriranje. Obstaja pa opozorilo Bolonjske deklaracije (za visoko šolstvo), ki teži k uskladitvi kvalifikacij, realno pa bi bilo mogoče doseči vsaj sistem primerljivosti arhivskih diplom. Ena od konkretnih dejavnosti v prihodnje je izvedba primerjave priznavanja diplom drugih strok v Evropi s pripravo podobne pobude za arhivske diplome'. Pričakovati je mogoče tudi oblikovanje splošnih kriterijev in zahtev za arhivske diplome ali podobne kvalifikacije (upravljalci dokumentov). Četrti sklop Poročila je posvečen materialnemu varstvu in preventivi poškodb gradiva v Evropi. Nemčija (oz. Hartmut Weber, Bundesarchiv) je s podporo Nizozemske prispevala prvo poglavje z naslovom 'Ukrepi za preprečevanje poškodb arhivskega gradiva v naravnih in drugih nesrečah. Poglavje je odziv na katastrofalne posledice poplav v srednji Evropi v letu 2002 (poleti), ki so tako arhivom kot knjižnicam povzročile velikansko škodo. To je sprožilo željo po koordinativnem nastopu, usklajenem urgentnem delovanju na ravni Evrope ter hitrem prenosu izkušenj (posojanja opreme, m Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 ^^^ osebja, ipd.). To je tudi ena od prednostnih nalog, navedenih v 'Priporočilu o arhivih', zato je predvidena zasnova evropskega programa za zaščito in reševanje z akcijskim načrtom (specializiranim osebjem, tehničnimi delavnicami in posebno opremo); zanj bi namenili 2,8 mio evrov za dve leti. V načrtu je tudi ustanovitev 'urgentnih teamov za oceno škode in uvedbo ukrepov, raziskana pa bo tudi možnost postavitve specialističnega laboratorija za čezmejne intervencije ob različnih nesrečah (poplave, potresi, teroristični napadi, vojaški spopadi, ipd.). Dobrodošla bi bila posebno usposabljanje specialistov ter internetna podatkovna zbirka informacij (s celotno mrežo vseh članic). Poudarek je tudi na preventivnih ukrepih in načrtnem odpravljanju tveganj z upoštevanjem standardov (glejte poglavje o stavbah). Drugo poglavje tj. 'Materialno varstvo in restav-riranje dokumentov in arhivov', sta prispevali Slovaška (Jožef Hanus) in Francija (Marie Claude-Delmas) s podporo Madžarske, Slovenije, Estonije, Malte, Poljske, Češke, Portugalske in Švedske. Poglavje daje zelo širok pregled vseh potrebnih ukrepov materialnega varstva za različne vrste gradiva. Poudarja usklajen pristop v primeru poškodb arhivskega gradiva ter za vsak arhiv potrebno pripravo analize tveganj ter zasnove načrtov ukrepov v ob naravnih in drugih nesrečah — tu bi bilo dobrodošlo tudi sodelovanje z Rdečim križem in programom Modri ščit (ki ga trenutno vodi MAS). Poudarjeni so dobri pogoji hrambe ob upoštevanju standardov: Britanski standard 5454, verzija iz 200048 ter ISO 11799 Informacije in Dokumentacije — Zahteve za hrambo dokumentov arhivskega in knjižničnega gradiva. Ob tem je treba poudariti, da so zahteve teh standardov precej visoke, kot ocenjujejo v vseh članicah. Poglavje se dotika tudi vprašanj izdelave mikrofilmskih kopij in digitalizacije, kot metod varovanja originalov. Predvsem mikrofilm je v vseh članicah v uporabi že desetletja, ob tem pa ima še vedno določene prednosti tudi pred sodobnimi mediji z vidika hrambe (četudi imajo ti drugačne prednosti, možnosti za obdelavo, neposredno uporabo, ipd.). Opozarja tudi na akutne probleme restavratorstva, h katerim pa lahko pozitivno prispevajo tudi arhivisti, predvsem je tu mišljena 'časovna bomba papirja slabe kvalitete (zaradi samorazgradljivega učinka kislinskega papirja), ki so ga izdelovali od prve polovice 19. stol. dalje. Zato je pomembna vloga arhivov pri Koblen^ ustvarjalcih že ob nastajanju dokumentov — oblikovati predpisne zahteve za kakovost papirja ter priporočati standarde ISO 9706 za trajni papir in ISO 11108 za arhivski papir, predvsem za dokumente z arhivsko vrednostjo. Prav tako je občutljiva dolgoročna hramba fotografskega gradiva. K reševanju tega je teoretsko zelo pripomogel projekt SEPIA,49 glede zahtev za razstavljanje gradiva pa francoski standard (NF Z 40-010) in Slovenski simpozij o razstavljanju arhivskega in knjižničnega gradiva ter likovnih del na papirju leta 2003. Poglavje, posvečeno arhivskim stavbam, sta prispevali Francija (Elsa Marguin-Hamon) in Velika Britanija (Peter Anderson), s podporo Nemčije, Portugalske, Švedske in Češke. Poglavje opisuje priporočene standarde in kratek opis trenutnih projektov arhivskih zgradb v Evropi. Med priporočenimi standardi sta vsekakor britanski standard 5454 ter knjiga Michela Ducheina "Archive Buildings and Equipment (Pariš, 1998)"; obeta se posodobljena izdaja z delovnim naslovom DUCHEIN 2. Nekatere države so izdale lastne standarde in publikacije, tako Nemčija (Anforderungen an die Aujbewahrung von Archiv- und Bibliotheksguf) ter Španija (SIMONET BARRIO, J. E.: Recomendaciones para la edificacion de archivos. Madrid, Direccion de Archivos Estatales, 1991). Največ članic pa že ima ali razvija splošne standarde bodisi v obliki pravilnikov bodisi nacionalnih standardov za arhivske objekte. V Evropi poteka mnogo projektov za konstrukcijo arhivskih zgradb, veliko pa je bilo prav zdaj tudi dokončanih: v Nemčiji (filmski oddelek v Berlinu), Nizozemski (arhiv v Limburgu, Utrechtu, Overijsselu, arhiv Zeeuws in 48 V Sloveniji darda 5454. obstaja delovni prevod 49 SEPIA seminarja in delavnice organizira ECPA (European Commission on Preservation and Access, Royal Academv, Nederland), http://www.knaw.nl/ecpa/sepia. ^wtl Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 M arhiv Gelders), Veliki Britaniji (na Škotskem — Nacionalni arhiv ter arhivi Surrev, Oxforshire, Den-bigshire, Norfolk), v Sloveniji (omenjen je projekt Arhiva RS na Roški v Ljubljani), Švedski in Danski (širjenje prostorov), Finski (nov regionalni arhiv) in Estoniji (nacionalni arhiv s projektom treh stavb do leta 2008). Na Portugalskem so zgradili od leta 1988 13 stavb (program, imenovan PARAM), v Španiji pa so pravkar zaključili projekt sedmih novih zgradb za pokrajinsko-zgodovinske arhive in en regionalni arhiv, gradijo pa še tri pokrajinsko-zgodovinske in en regionalni arhiv, poteka pa tudi obnova in širitev šestih glavnih arhivov. Češka je od leta 1990 zgradila 21 novih državnih in mestnih arhivov, izvedla 28 renovacij starejših objektov za arhive, v letu 2001 pa dokončala enega najmodernejših objektov v Evropi Nacionalni arhiv 'Prague-Chodovec' (regionalni in nacionalni arhiv skupaj). Posebej so navedeni tudi podatki za t.i. vmesne arhive. Kot konkretne dejavnosti so v načrtu posebna delovna skupina za pripravo standardov in modularni pregled specifikacij za arhivske namenske zgradbe ter iskanje načinov za uporabo teh standardov za obstoječe zgradbe, pripravili naj bi tudi posodobljeno verzijo DUCHEIN 2 (oziroma objavo teh standardov v jezikih EU). Elektronskim arhivom sta v Poročilu namenjeni dve poglavji: "Verodostojnost in dolgoročna hramba elektronskih dokumentov in arhivov" ter "Interdisciplinarno sodelovanje na področju elektronskih arhivov: Forum DLM, norme, dobra praksa". Prvega je prispevala Danska (Anders Bo Nielsen) s podporo Francije, Velike Britanije, Švedske in Španije, drugega pa Švedska (Claes Granstrom) s podporo Velike Britanije in Nemčije. Ker je Poročilo pisano za odločevalce na različnih ravneh, je prvo poglavje napisano z vidika pojasnjevanja temeljnih problemov hrambe v elektronskem okolju; pojasnjuje, kaj je verodostojnost (absolutna in relativna), princip ločitve oblike in vsebine (značilen za e-dokumente), pomembnost okolja za e-dokumente ter izvede primerjavo teh pojmov (in enostavnosti konceptov) za papirne dokumente. Predstavljene so različne strategije hrambe (muzejski princip, emulacija, migracija) in kaj pomenijo. Ponovno je opozorjeno na nujno proaktivno delovanje arhivistov že med zasnovo in izgradnjo aplikacije za upravljanje dokumentov, pa tudi na izbiro oblike hrambe glede na namen (verodostojnost, ne-vsakodnevna uporaba) ter zagotavljanje prihodnjih pretvorb in ločitev vsebine in oblike dokumentov. Med konkretnimi ukrepi se načrtuje: ustanoviti delovno skupino za verodostojnost in dolgoročno hrambo e-doku-mentov in e-arhivov, razvijati nadaljnje postopke, potrebne za verodostojnost dokumentov, vključno s pravno sprejemljivostjo v članicah in ustanovah EU, izvajati študije o izvajanju/uporabi/aplikaciji e-podpisov ter razviti modele postopkov in podpore za prenos e-dokumentov in e-arhivov. Drugo besedilo s to temo govori o interdisciplinarnem sodelovanju na področju e-dokumentov in e-arhivov, Forumu DLM, normativih in dobrih praksah. Opisano je dosedanje delo Foruma DLM z vsemi štirimi konferencami, njihovimi sklepi in napredkom na tem področju. V konkretnih dejavnostih je približna ocena finančnih potreb za njihovo delo v vrednosti 330.000 evrov za tri leta, v tem času bodo organizirali nadaljnje konference DLM (vsake tri leta) in srečanja (dvakrat na leto v predsedujoči članici), raziskali postopek certifi-ciranja za MoReq, spodbujali dejavnosti v izobraževanju, reševanju pravnih vprašanj, pa tudi pri izmenjavi izkušenj in dobrih praks. Šesto poglavje zajema le eno tematiko akcijski načrt e-Evrope in druge ustrezne dejavnosti na evropski ravni', ki je prispevek evropskih institucij (natančneje Patricia Manson, Direktorat za informacijsko družbo) ter v drugem delu Španije (Blanca de Santes, Generalna poddirekcija za državne arhive Španije). Poglavje poudarja pomembnost programov in razvoja digitalizacije preko meja', izpostavi Lundska načela ter pomen 'akcijskega načrta e-Evropa' s koordinacijo programov digitalizacije v Evropi (za dosego širšega dostopa do skupne evropske kulturne dediščine). V tem kontekstu imajo najpomembnejšo vlogo projekti MINERVA, 50 ERPANET51 in drugi financirani v okviru programa evropske komisije IST. Akcijski načrt e-Evropa je bil zasnovan že v letu 1999 kot del liz-bonske strategije za modernizacijo evropske ekonomije. V načrtu e-Evropa je bil že takrat zastavljen ambiciozen cilj: vsakemu državljanu, šoli in poslu zagotoviti internet oz. vključitev on-line. Konkretne dejavnosti bodo: na voljo dati najpomembnejše digitalizirane zgodovinske dokumente vsake članice EU, kot prispevek za 'portal arhivov v Evropi' ter promovirati projekte MINERVA in ERPANET ko tudi čezmejno sodelovanje pri digitalizaciji, pa tudi izvajanje 'akcijskega načrta e-Evropa. 50 MINERVA (glejte opombo 29). 51 ERPANET (Elektronk Resource Preservation and Access Network): http://www.erpanet.org/ (tu je predstavljen tudi nov projekt NARE za e-arhive, imenovan ERA, predstavljen na 'Bernskih javnih predavanjih. m Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 Državni arhiv Republike Češke, 'Praga-Chodovec' (regionalni in nacionalni arhiv skupaj). Zadnje poglavje o avdiovizualnih arhivih sta pripravili Nemčija (Klaus Oldenhage, Zvezni arhiv) in Portugalska (Joao M. Sequeira) s podporo Švedske in Direktorata Evropske komisije za izobraževanje in kulturo (EAC). Navedeni so štirje dokumenti EU: Resolucija Sveta o ohranjanju in povečanju kinematografske dediščine (2000/C193/00); Sporočilo Evropske komisije o določenih pravnih vidikih glede kinematografskih in drugih avdiovizualnih del, dne 26. sept. 2001 (COM (2001)534 final); Sporočilo Evropske komisije Svetu, Parlamentu ter Ekonomskemu in Socialnemu odboru ter Odboru Regij o nadaljevanju dejavnosti v zvezi s Sporočilom 26. sept. 2001 (COM 2004)171 final);52 in Resolucija Sveta o depozitu kinematografskih del v EU (2003/C295/03).53 Konkretne dejavnosti bodo: slediti določilom Resolucije Sveta o depozitu kinematografskih del v EU, razviti kriterije za popis in hrambo avdiovizualnega arhivskega gradiva v EU, promovirati splošne standarde in dobre prakse pri 52 53 Ta je vseboval tudi predlog za Priporočilo Parlamenta in Sveta za filmsko dediščino, ki je bil končno sprejet v letu 2005 (objavljeno v Slovenskem prevodu, glejte opombo 53). Drugi dokumenti za področje filma, ki jih Poročilo ne navaja, pa so: Council Resolution of 5 November 1993 on the first century of the cinema (95/C 85/02, CELEX: 31994Y0322(01)); Council Resolution of 12 February 2001 national aid to the film and audiovisual industries (2001/C 73/02); Council Resolution of June 2001 on the need for a reinforced exchange of information and experience be-tween the European Union and its Member States and the candidate countries within the audiovisual sector (CELEX: 32001G1005(01)); in Priporočilo Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. novembra 2005 o filmski dediščini in konkurenčnosti z njo povezanih industrijskih dejavnosti (2005/865/ES, Uradni list Evropske unije L 323/57, dne 9. 12. 2005) - objava v Arhivi V) (2006), št. 1. migraciji v sodobne digitalne oblike ter razviti splošne standarde za podatkovne zbirke filmskih arhivov (da bi le-te bile interoperabilne). Poglavje opozarja na problem definicije avdiovizualnega gradiva, ki je tako širok pojem, da lahko pravzaprav zajema vse, kar niso besedilni dokumenti, zato bi ta definicija lahko zajela: a) zemljevide, načrte, risbe, b) fotografije, c) zvočne zapise, d) kinotečne filme in e) televizijski material. Za tovrstno gradivo velja, da so to kulturne dobrine (sestavni del kulturne dediščine) ni pa nujno, da so v pristojnosti javne arhivske službe, knjižnic ali muzejev. Vsaka članica zato rešuje to problematiko individualno. Tudi konvencije Sveta Evrope o varovanju avdiovizualne dediščine (z dne 8. nov. 2001) niso podpisale vse članice,54 ratificirala pa jo je le Litva. Konvencija sicer ne določa, da bi morala biti javna arhivska služba odgovorna za njihovo varovanje, pač pa vsaki članici omogoča lastne rešitve. V poglavju pa je poudarjena tudi strokovna vloga FIAF-a, mednarodne organizacije filmskih arhivov. Glede televizijskega materiala pa je bil pripravljen Protokol Sveta Evrope o varovanju televizijske produkcije in ga poglavje tudi podrobneje opisuje. Celotno Poročilo ni zgolj posodobljena verzija prve izdaje takega poročila v letu 1994 s trinajstimi novimi članicami EU,55 ampak odraz vsebinskega razvoja arhivske prakse in znanosti ter zasnova konkretnih dejavnosti za sodelovanje in napredovanje arhivskih služb v Evropi. Pri pripravi Poročila so največji delež opravljenega dela prispevale najmočnejše arhivske službe članic EU (po številu zaposlenih ipd.), kot so Velika Britanija, Nemčija, Švedska, Nizozemska ipd. Prispevek Slovenije ni zanemarljiv in je ustrezen glede na velikost njene arhivske službe. Poleg dela v plenarni delovni skupini (vseh 25 članic) smo sodelovali v uredniškem odboru (članica N. Glažar); imeli smo dva asistenta za pisce poglavij.56 V sklopu uredniškega odbora smo izvajali uredniško usklajevanje s pisci in asistenti za besedila več poglavij,57 ob koncu pa 54 55 56 57 Podpisnice so: Avstrija, Francija, Grčija, Madžarska, Litva, Portugalska in Slovaška. Prvo poročilo iz leta 1994 je zajelo le dvanajst takratnih članic, do leta 2006 pa je bilo skupno 13 novih članic. Izr. prof. dr. Jedert Vodpivec za poglavje Materialno varstvo in restavriranje dokumentov in arhivskega gradiva ter mag. Natalija Glažar za poglavje Dostop na daljavo in nova raziskovalna orodja. Izvajala N. Glažar za poglavja: Arhivski pripomočki in arhivsko popisovanje, Dostop na daljavo in nova raziskovalna orodja, Materialno varstvo in restavriranje dokumentov in arhivskega gradiva, Arhivske namenske stavbe, delno tudi poglavje Verodostojnost in dolgoročna hramba dokumentov in arhivov. ^wtl Članki in raz prave Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 *1 smo bili tudi povabljeni k skupni pripravi (z Veliko Britanijo in Nemčijo) ključnega uvodnega povzetka (executive summary). VMMM, Report on archives in the enlarged European Union, Increased archival coopeartion in Europe: action plan, European Communities, Luxembourg, 2005. Archives in the European Union, Report of the Grroup of Experts on the Coordination of Archives, Evropean Commission, Secretariat-General, 1994, Office for Official Publications of the European Communities, Luxemburg, 1994. Priporočilo Sveta o prednostnih dejavnostih za večje sodelovanje na področju arhivov v Evropi 6703/05 (UL C 312, 29. 11. 2005, str. 55), objava v Arhivi 29 (2006), št. 1. Resolucija Sveta 6. maja 2003 o arhivih držav članic (Uradni list Evropske unije, C 113/2, 13. 5. 2003). Frank Brady: Towards a modern archiving sjstem for the European Commission, Proceedings of the DLM Forum 2002, Barcelona 6-8 May, 2002, INSAR, Luxembourg 2002. Uredba Sveta (EGS) št. 3911/92 z dne 9. decembra 1992 o izvozu predmetov kulturne dediščine (Uradni list Evropskih skupnosti L 395, 31. 12. 1992). Uredba (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (Uradni list Evropskih skupnosti L 145, 31. 5. 2001). Direktiva 2003/98/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 17. novembra 2003 o ponovni uporabi informacij javnega sektorja (Uradni list Evropskih skupnosti L 345, 31. 12. 2003). Direktiva 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in prostem pretoku takih podatkov (Uradni list Evropskih skupnosti L 281, 23. 11. 1995). Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta 2001/29/EC z dne 22. 5. 2001 o uskladitvi določenih vidikov avtorskih in sorodnih pravic v informacijski družbi (Uradni list Evropskih skupnosti L 167, 22. 6. 2001). Direktiva št. 96/9/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. marca 1996 o pravnem varstvu baz podatkov (Uradni list Evropskih skupnosti L 77,27.3.1996). Uredba Sveta (EGS) št. 3911/92 z dne 9. decembra 1992 o izvozu predmetov kulturne dediščine (Uradni list Evropskih skupnosti L 395, 31. 12. 1992). Direktiva 2003/4/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 28. januarja 2003 o dostopu javnosti do informacij o okolju in o razveljavitvi Direktive Sveta 90/313/EGS (Uradni list Evropskih skupnosti L 41, 14. 2. 2003). Priporočilo Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. novembra 2005 o filmski dediščini in konkurenčnosti z njo povezanih industrijskih dejavnosti (2005/865/ES, Uradni list Evropske unije L 323/57, dne 9. 12. 2005), objava v Arhivi 29 (2006), št. 1. Pravilnik o spremembi in dopolnitvi Pravilnika o postopku za izdajo dovoljenj za izvoz in iznos predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 106/2004). Zakon o vračanju protipravno odstranjenih predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 126/2003). Pravilnik o zvrsteh protipravno odstranjenih predmetov kulturne dediščine (Uradni list RS, št. 34/2004). Zakon o ratifikaciji Konvencije Unidroita o ukradenih ali nezakonito izvoženih predmetih kulturne dediščine (Uradni list RS-MP, št. 6/2004). ¦„,_, http://www.iue.it/ECArchives/EN http: / /zakonodaj a.gov. si/ http://ec.europa.eu/idabc/en/home http://www.loc.gov/ead/ http://www.minervaeurope.org/ http://portal.unesco.org/ci/en/ev.php-URL_ID= 1627&URL_DO=DO_TOPIC&URL_ SECTION=201.html http: / / www. crxnet.com/leaf/ http://www.euan.org/ http: / / www. european-archival.net/ http: / /www. opeanarchives. org http://www.erpanet.org/ http: / /www. calimera. org http://www.knaw.nl/ecpa/sepia 252_______________________________________glmH.„,„e______________________^»^i Natalija Glažar: Arhivi v Evropski uniji, str. 235-252 summa, ----------------- AKCHIVES IN THE EUROPEAN UNION The Report on Archives in the Enlarged European Union is not only an updated version of the first Report from 1994, with new member states, but it also reflects the archival development in the last ten years and represents an action plan of cooperation and progress of the archival Services in Europe. Cooperation activities are en- visaged on five priorities: Preservation and damage prevention for archives in Europe; E-archives and digitisation; Internet Gateway to documents and archives in Europe; Survey of the national and EU legislation (data base); Measures to prevent thefts of archival documents. As envisaged in the Council recommendation on priority actions to increase cooperation in the field of archives in Europe (2005/312/C), the European Archives Group (EAG) has been established for this purpose with the support of several special working groups.