ARHIVI XVI 1993 Rsfcraii >, zboiuvann v Novi Gorici 45 Sistemi poslovanja s spm v Sloveni/i od leta 1955 dalje VESNA GOTOVINA Pisarniško poslovanje pri naravnih trga: lih je bilo do konca leta 1957 dok.1 rarhčno urejeno, ker so ga opravliali pc začasnih navodilih raznili organov, ki niso urc;ala vseli vprašan' enotno .1 v ccloti. Do uvcl:avitvc Uredbe o pi: amiskem poslovanju jc £ lo to poslovali c večinoma pomanjkljivo organizirano in neenotno. Stane Kranicjc avgusta 1954 ptial o poman -klivestih dotedanjega pisarniškega sistema v "Ugotovitvah ob scdani. ureditvi pisarniškega poslovanja 11 predlogih za poenostavitev ¡11 poenotenje" (Državni rickiitari.it za občo upravo in proratiin T„RS, št. 11- 3958/41); to jc bilq kasneje ob avljcno v Ljudski upravi, VII/1954, št. 12. Največja pomaniklivost so bili tri e sistemi vodenja cvid«ne,'.n sicer sistem enostavnega dslovodn ka, kombir:rancga dclovod.i ka i.i tistem vpisnikov "Vsako zadrvo jc t o potrebno vpisati najmanj dvikrat, v del uvodni k in ideks, ker Liiccr spisa ni b;lo mogoče najti." Stane Kranjc jc žc leta 1954 predlagal sodobncjai ■ nemški sistem poslovam 1 s spir.!, in sicer sistem dccnnaliic klasifikaeiic, ki ¡c obsegal dc;ct glav-ni!i skupn. McniJ tndi, da samo nvedbr. decimalne klasifikacije ne H bili dovojj, S"- b bilo potrebno uvesti cnotrn "'poenostavljan1 sistem kombiniranega delovodnika" (združitev kazala u indeksa, združitev dclcvodni.;a >n kcntrolnika spisov, zmanišar c formata petvrsticncga kombiniranega delovodi ika na polo^ ,eo, izločitev vpisovanja tist;,i podatkov, ki so razvidn iz pomožnih knjig). Pisarniške poslovanje naj bi bilo urejeno na podlagi kombiniranega delovod-nila 1 po skupinah zadev na podlagi de< imalnc klasifikacije Dolovoduik V ' ncli označbe P za dclovodniK za priimke, N za nauivc uradov, organizacij, K. za krpje, B za označevanje besede, S za skupne zadeve. Leta 1954 jc Državni sekretariat za splošno iipravo n proračun LRS (št. 11 - 3958/63 z dne 15. 12. 1954) izdal Dopolnilna navudila za ureditev plsarniSke^a posliivanla, po katenn naj bi se ravnali ljudski odbori. M.im;n |e )od-robnejsih navodil jc bil, g] bi odpravil, pomanjkljivosti v uradih driavm1 up fvnih irga-nov in proračunskih ustanov. Dopolnilno navo' d: lojc podrobneje oprcdtjilo: 1. Ureditev pisarne (vložišče, rcgistratiira, stroiepisnica, odpravr. .štvo, arhiv). 7 Prevzemanje, odbiranje in signiranjt poŠte, sprejemanje in shranjevanje vrednot ter uničevanje Knlknv 3. Vpisovanje poste v delnvodnik. V dclovod-nik so moraf' biti vpisane vse zadeve, ki i'h jc iirad obravnaval. Vsa prej;ta pošta jc moral? biti vpisana v delovodnk istega dne, ko ic bila preeta. Na vse vloge in dop rc so morali odtisniti delovodno (vložno) Št.im-piljko in datum pre^ma, vedno jc bilo potrebno napisat tuui pedatke o predspi ;ih. 4 Označevanja zadjiv. Pri navedbi zadeve jc bilo potrebno razlikovati a) označevalne besede, b) pojasnila k oznaccvalnin besedam n c) dopolnitev pojasnila k označevalnim besedam. Označevalne besede so ločni po: a) piiimKih oseb, ki j h : obravnavala vloga - (ime in podatek o bivališču), b) ntiziv uradov, podjetij, organizacij, kijih jc obravnavala vloga, podatki o sedežu, c) krnili in d) druge pomembne besede iz vsebine. 5. Vpisovanje v indeks. K vsakemu dclovod-nikn so morah voait' indeks, praviloma na pclah, k so jih v začetku naslednjega leta zvezali Indeks ic moral bit. urejen po ibt^cdi, ki se je kitko deli'a Še dalje po samoglasmicih. Vsaka črka je lahko obsegala samo nekatere vrste k^zal (pr. .mensko kazalo, kazalo nalivov uradov, kra evno kazalo stvarno kazalo). Za skupine zadev so potreboval' posebno polo papirja, priloženo k indeksu kot prva pola Na to polo so vpnali po zaporednem redu vse skupke zadev, ki jilj jc: obsegala posamezna skripina Ta seznam j bilo potrebno ob koncu leta prepisat po abcecdncm redu skup n :adev, nato pa ga po vezavi indeksa nalepiti na notranji strani indeksa, (slika 1) 46 Referati z zborovanja v Novi Gone; ARHJVl XVI 1993 Delovodnik. Zap. strani delovodnilca. Del. it. in delo vodna nota Datum preji na pril. in vrrtn. Zadeva Poiiljalelj, da Iti m in Et, dopisa Jatun in na "in rrSitvc Kok piipombi. in arli. 17/1. opr. pr. kn . priloge: del. en vrertn_ Kombinirani deiovodmk, 1955 Delovodn k: Zap. stran delovodr uca: Delov, in d c low enota Zadeva in arhiv tka 0/31 ilia Zap. a vložka Prejem Rei.tev Kok in pr pombe datum poiiljftelj" datum način opr. tem. P1 k? n. d. c A i c rr u E F Kombin ari delovodi k, 1955 Način vpisovanja: PR7IMKJ __0 Me» UTnaiba -zJeve oziroma poiilia'clj Pouiljatclj oziromL označba zadeve Delovodn;» it nai!> pošiljat. 1 7 3 4 5 G 10 K.ODAL Mirta Porlgonc. podpera 577 KORTNJoie Šmartno Dodelitev [tan ovan|a 579 11 IvOLtNC Iv-n gradbene dovoljenje 1P15 Indeks, 1955 ARHIVI XVI 1993 Referati z zborovanj v Novi Oorici 47 NaCin vpisovanja; NAZIVI Mrl. Označba '.vir c o/imrri p<>¿*|1|a'rlj . K2L Pcuiljalclj j/j lom a o/Tiatb» /.iHrv: lJelovcmnt Ju naia pr lil. it 1 2 3 4 5 6 9 Krajevni uiad Pi racije prevzem ii ventar^ 29 11 KUVtNOTF.IlNA, IrRov^ko p"H[rl¡r li.ru pr vili. 9/3 ludeko, 1Q55 6. Kazalo tujih delovodnih Številk. Tu so vpisoval delo vodne številke vseh uradov, razin ti?tili, ki so [bili podnjrni. Za uspešnejše izvajanje novega pisarniškega sistema so decembra 1954 organizirali dvodnevne tečaje. Teh tečajev so se morali udcle eti okrajni upravni inšpektorji in vodje delovod-nikov. Vsi okrajni in mestni ljudski odhori so vodili za posamezna tajništva in za določene delovne enote ločene delovodnikc in indekse. Te so morali voditi v glavni pisarni - centralizirano. Delovodniicov in ndeksov .z «lavne pisarne niso dajali po oddelkih Dclovodniki in dclo-vodne števili;c na spisih so morale biti enotno označene, in siccr z,1 tajništvo ljudskega odbora, II tajni itvo za gospodarstvo, 111 tnništvo za prosvetc, in kulturo, IV tajništvo za socialno politiko in zdravstveno varstvo (Državni sekretariat za splošno upravo in proračun LRS št. II -3958/? I z dne 4 januarja 1955 - Urcr-tcv pisarniškega poslovanja, uvedba ločen-h dclovod-n >. ov). Iz splošnega pisarniškega poslovanja so morali izločiti pisarniško pos vanie uprav za dohodke (Državni sekretariat za splosno upravo in prorači .i LRS št. II 97/15-55 z dne 2. marca 1955 - Ureditev pisarniškega poslovali'a jpiav za dohodke). Avgusta 1955 je Državni sekretariat za občo uprave ir. proračun LkS (Št 11-97/55 z dne 5. avgusta F 955 - Pisarniško poslovanje novih ok rajnih in občinskih ljndck" odborov gleda šifer so morala biti razvidna vsa uk-njena in nova tajništva al oddelki in vse nji love ar-hi ske š'frc. Veliko težav so imeli pri vodenic spi..ov, ki so bili obravnavani več let. Zato je Okrajni ljudski odbor Kranj poslal vsem ljudskim odborom osnutek Navndila za evidenci) ¿pisnv in arhiviranje nekaterih vrst scisov, ki se ubrav-navajn več let (02/4-24^3,1-56 z dne 12. maja 1956). Sem sodiio zadeve upravičencev do invalidnine, skrbniški spist, inspekciiska dela glede ohrtn-h h gradbenih dovoi :nj. To naj bi rešil z uvedbo posebrih dosjejev (map, ovc :v) in posebnih arhivskih iifer, in sicer1 "ID" za inšpek-c 3 dela; "Fl" za finančno jnSpckui- ; "TI" za tržni nšpekcijo... Po teh navod lih n<) bi ohranjeval samo zadeve fizičnih in pravnih oseb, splošne zadeve pa po navodilih za spise na splošno. V do;:j"ju pa nij bili spi; urejeni tako, da bi bile starejše zedeve spodaj. Ljudski odbori so se pritoževali Sekretariatu izvršnega sveta za občo upravo LRS., ker republiški upravni organi niso upoštevali navodil za pisarniško poslovanja, predvsem g1cdc navedbe zadeve. Zato je hlo izdano navodilo za Na-vedho kratke vseMn« in združevanje zadev v dopisih (Sekretariat izvršnega sveta za ibčo upravo LRS, št. 01-52/7z d m 30. 7. lg*^). Na podlagi tega navadila naj b zadeve onnačcvnl - zadeve fizičnih oseb z navedbo pr imka, imena in bivališča ter vprašanje, ki ga dopir ob ravnava - zadeve pravn oseb - navedba naslova pravne osebe in sedeža - zadeva, ki ne ^adeva pravne oz. fizične osebe pa z navedbo obravnavanega vprašanja - več zadev se praviloma ne snr;lo zd~ že vat i, zlasti nc tistih, ki bi jih v druj h undih obravnavalo različne delovne enote Zvezni upravni organi so poskušali urediti pisarniško poslovanje za celo državo enotno, _ato je Zvez li izvršni svet FLRJ izdal decembra 1957: L Uredb» o msarniSkcm poslovanju (Ur. 1. FLRJ, St. 50/57) 2. Navudili» za lzvrSevanje uredbe u pisar-niSkem pnslnvanju (Ur. 1. FLRJ, 5t. ^0/57) Uredba ic predois ovala pisarniško poslovanje v zveznih i i republiški. upravnih organih, v upravnih organih avtonomnih enot, v ndskili odborih ter v samostojnih zavodih in organizacijah, ki so opravljale javno službo, zj. predstavniške organe oblasti in uho ve izvršno ■ upravne organe, kadar za te hi fc 'o por.cbnih predpisov Na podlagi te uredbe je oisarnilko poslovanje obsegalo: sprciemanie in pregledovan i c poste, opisovanj i spisov, dodeljevanje spisov v delo, admin.strativno-tchnično obdelovanje spisov, odpravljanje pošte, izpisovaric spisov ter njihovo odlagan;c v arlnv i hranjenje (arhiviran ). Po tei uredbi 1 moral vsak npravni organ voditi ei ideneo o vseh prejetih oziroma lastnih spisih. Dclovodmk: so vodili po sistemu temeljnih in zaporednih številk. S temelino številko a. ) označevali zadevo, z ;aporednin številkami pa so označevali spise v okviru te zadeve Tcmt lina številka je tekla od začetka leta oz. od začetka voder a d slo vodnika po neprekinjenem Številčnem zaporedju, zaporedna številka je tekla od 1 napre klinb morebitnemu prenosu zadeve. Prenos temeljne številke so opravili tako, da so temelj- o številko znova vpisali v delo-'odni1 in sicer pod zadnjo temeljno številko v d^ o vodniku. Ponavadi so to temeljno Številko vpisali z rdečim svinčnikom, da so jo ločili od ostalih. Kadar pa so pričakovali v zvezi z eno zadevo več kot tri jpise so vnaprj rezervirali nasledniji prazni prostor v dclovodnikn. Upravr orgai" so vodili praviloma samo en dclovodn;k, toda za zaupne in strogo zaupne spLsc so vodkii zaupi oz,roma strogo zaupni dnlovodnik. Za lažje in hitrejše iavnanjc s temi spisi so vooiii še registre, interne dostavne knjige, kn gc preete in oopcslane pešte. Arhiv je bil v ob ni pižame, kamor so prišle rešene zadeve. Zadeve so uredili po arhivskih znakih, ki se med letom n .so smeli spreminjati, lahko so se samo dodajali. Zaupne in strogo zaupne apise so hranili ločeno od "navadni " spisov (siika 2) ARHIVI XVI 1993 ^clenti t -'borovanja v Novi Gorici 49 Temeljna . « Zadeva Zap. it Daru m prejema Poliljatelj Olg enoti prenos priimek in ime o7iioman«iv in kraj_ datum 1 2 3 4 5 6 ' 7 n MlilJVliD Andiej Celje, obrtno dovoljenje 1 3/1 sli anka 31/12 0i prenos 12 Tovarna dekoialivnih tkanin, l.jubljuia, larifiii pr»v*tnik 1 3/1 stranka 37/57 14 prcnO» 13 Obl.O Radlje oh Dravi, nai tiiilrv u urinega pehata 1 3/1 slran ka 1Í/J 01 prenor H ■■ P: >am,^ko poilovanje krajevnih umdov navndila 1 4/1 1 — 01 2 7/1 OhLO Dravograd 12/1 01 nrenoi. Dclovodnik, 1958 Obrn7.ecit.il Tek Datum Ai^'vsko y,...ilivo Pripombe Hev iTuv leto »kupno it c vil o l 2 3 4 5 fi Arhivska krnga, 1958 (Format: 297 x 210 mm) Način vpisovanja ................................................Obrazec it 5 Mesec Zadeva - poiiljaletj QÜiljalclj - z-deva števil kk tlelo vodnika kraj naL- luja 1 2 3 4 5 6 Kazalo, 1958 (Format: 250 x 353 mm) Obi tfec H. 6 Tek. it. ' ).iln m vp:ia Si cv. vpr ta Po' idile prejem* Kefeien' Vrnjeno pitami Pripombe rtalum jiodpi" datum prtdpii 1 2 3 4 5 6 7 ti 9 Interna dostavna knnga, 1958 (Format: 210 x 297 mm) 50 Rufe rati 2 zborovanja v Novi Gorici ARHüJfcyi 1993 01iraj.ee lt. 7 Tek IL Datum pTeiemai Številka Po ii liilci; org. rnota Pjtrd'lo p rej cm a ■ipin pri por oi. pc1 ilike p imcf in J Ime 07- n»7.iv kraj (k tu m Jlodpil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Kiijiga prejete pošte, 1958 it: 2.0x 297 mmj Ob t/.« te 2 Preje» o- Dalum Podpiti Prep i .-wie: Priroeijano Odpor'an o Strcjepisna siamj- ljka, 1958 (Format: 60 x 25 min) Obrazec H. 3 Temeljna ■ Številka Zadev; Zap. Si. Datum pre i er i a Pošiljatelj 1 iTpiiario pn>mck in imn oziroiti nar.iv in kraj 11 cv. Org. moi» dal. izn»čba prenos (latum 1 2 3 4 i 6 7 8 9 prenos Delovoanik, 1958 (Format: 250 x 353 mm) Obri7.ee U. 4 Tem. IL Org. enota Z M) EV/ .................................................... Zap U. Datum prejema Poiiljatelj iTpiaano Pripomba pnimek in ime OKir^ttiana7'V ¡n kraj itrv datum označb;» datum j | 2 3 4 5 e 7 Seznam sp sov, 1958 (Format „50 x 353 mm) ARHIVI XVI 1993 Referati z zborovanja v Novi Gorici 51 Enntne urili v ske znake (oz. arhivske Sifrc) so uvedli januarja !958. Sekretariat IzvrŠnegj sveta za upravo LRS je izdal olrožnieo št 032/1-4 1958 - Preglco enotnih arhivskih znakov in prv- poizkus klasifikacij kega načrta Spise so v okvnu zadeve odložili v arhi v fasciklin iii ovoiih. V otcviiU vsakega posameznega arhivskega znaka so zadeve razvrstili, in siecr: a) zadeve fizičnih oseb - po abecednih črkah pi.imkov b) zadeve piavnh oseb - po abecedi na-.'vov e) zadeve, ki niso bile fizične ali prazne osebe, pa po temeljnih Številkah Bistvena razlika med dotedan.im' arh. rkimi šiframi in enotnimi arhivskimi šiframi e bila v tem: da te niso bile več sestavljene po organi-zaei skih enotah in zadevah, temveč so označevale samo zadeve negltde na organizacijsko enoto (okrožnica Sekretariata izvršnega sveta za občo t ravo LRS 01/2 - 1085/8 - F, z dne 30. decembra 1957). Dovoljeval so razčlenitev arhivskih šifer (p 38, 38/A, 38/B, 38/C) in uvedbo dosjeiev Arhi ske šifre so dopolnjevali zc v začetku leta 1958! Največ težav so imeli z cnot-n m arhivskim znakom splošno. Za leto 1959 so z okrožnico Sekretariata izvršnega sveta za občo upravo LRS (št. 0321/11-1958 z dne 19. de^mber 1958) ponovno dopolnili arhivske znake. Tu so bili posamezni arhi ski znaki že bolj podrobno pojiuneni. Za premoženj." ko pravne zadeve so z oKrožn.eo Sekretariata izvršnega sveta za občo upravo LRS (št. 032-16/1 - 59 z dne 21. januarja "959) določili posebne arhivske znake, ifl sicer zi agrarno ri.i_.nrio 33/Ad, zaplembo 33/Bd, nacionalizacijo do leta 1! C 33/Od. nacionalizacij j ii'jemnih zgradb 33, ]d . Tc zadeve so odlagali v dorjeje. Za leto 1960 jc Sekretariat izvršnega sveta za občo upravo LRS z okrožnieo (št. 032-6/5-59 z dne 22. 12. 1959) dopolnil notne arhivske znake. Tudi v tatu 1961 ni prišlo do večjih sprememb, razen pri arhivskih znak:h za splošno, zdravstvo, gospodarstvo i zunanj.; zadeve Do večjih sprememb ni priilo tuc. zaradi različnih mnei p predlogov, ki j 'i v enem letu niso uspeh usklad.u Sekr^tarirt iz/ršnega sveta za občo upravo LRS je izdal Navodil» /sem okrajnim in i>'.i-Einskim ljudskim odhr^om v LRS, po katerem so ti s 1, anuarjem 1960 opusu! vodenje kazala oz so ga združili z delovodnikom (Sekietariat izvršnega sveta za občo upravo'LRS, 032-22/1 -59 z d e 22. 11 1959 - Vsem okrajnim in občinskim ljudskim odborom - zdruzitcv kazala z delovodnitcom). Ta ukrep je bil izveden zaradi poenostavitve pisarniškega posloval a in preizkusen pri nekaterih upravi" orgarh. O tem so bili o veščeni tudi rcfftjblišB organi in zavodi s priporočilom, da ti oni na podoben nač.n poenostavijo pisarniško poslovanje Zadeve v delovodii'ku, zadruzenem s kazalom, so razvrščali na: a) imerske zadeve - fizične osebe - pravne osebe b) stvarne zadeve - tiste, ki se niso nanašale na fizične ali pravne osebe c) lastne zadeve - tiste, ki ;o se nanašale na sam organ Kljub velikemu napredku pisarniškega poslovanji je biio še vel iko pomanikluvosti, npr. preveč evidenc (delovodnik, kazalo, interna delovna knjiga prejete pošte, knjiga odposlane poste, kuri.ska knjiga, arhivska knjiga, rcverri), zastarelo je bilo tudi samo poslovanje s sp:'si. Stane Krame je aprila 196 naredil Predlog za določitev sistema enotnih klasifikacijskih znakov in za določitev načina zb iranj- podatkov, ki so potrebni za sestavo znakov. V tem predlogu jc pojdaril, da b d lo potrebno nare diti enotne klasifikacijske znake, ki se ne b. smeli spreminjati vsako leto, tako kot ie b:,o to do tedaj z enotn.rr arhivskim, sna*i S Kranjc jc navedel tri vrste sistemov, enotnih klasifikacijskih znakov za evidenco v upravJ} m siccr: a) razvrstitev znakov po dcc.malncm s.stemu (pr 0, 00, 01, 02, 020 ) b) razvrstitev znakov po ecni malnem sistemu (pj znak 04 bi se razčlenil na 0400. 0401, 0402. 0403, C404 .) e) razvrstite" znakov po ^beccdneir sistemu p . znak C na CA, OB. CC, CD ...) Odločil so se za razvrstitev znakov po decimalnem sistemu. Zari.ui prednosti predlaganega novega s*stma je Sckrcta-at Zveznega izvršnega sveti, za občo upravo FLR I s pismom z dne 20. 11. 1961 soglašal, da vsi upravr organi na območju LR Slovenije uvede/o s 1. 1. 1962 nov sistem evidence o spisih na temelju enotnih klasifikacijskih znakov in kartoteke. Izdana so bila Začasna navodila za pisarniško poslovanje, Slovenija jc prešla mnogo pred ostal mi republikami v Jugoslavi na nov sisUm poslovanja s spisi. Osnovne značilnosti novega pifarniškega sistema so: 1. Vsa cvi.lenca o sp jih in ari iviranje sp.sov rc temeljila na enotn .i klasifikacijskih znakih, k so sistematično razvršča v»e s^.se po nj rovi v sel ni. Izbra so decimalni listem (10 glavnih ^kupm v vsak od teh Še 10 podukupm) 2. Glavni evidenčni pripomoček ,,; postala kartoteka, le v ustanovah z manj 1 it 3000 zadevam. na leto so lahko vodil delovodnik na novem zelo poenostavljenem obrazcu. Karte-tečni list so izpolnili za vsako zadevo n ga vložili po klasifikacijskih znak j ter po strogi abeced Dotedanjega del uvodnika .n kazala ni: o več uporabljali. (slika 3) 52 Refcr«ti zborovanji v Novi uorici ARHIVI XVI 1993 313 Peirovčič Ciril, Tolmin 16/&2 Obrtno dovoljenje 3 4/11 + 1 3 25/12 F 30/11 13/12 3 10/12 R aJ 4/1. 11/12 liv 15/12 OLO Goric? 3 19/12 Kartica, 1962 številka Prcno. Zadev j1 Vpisi in -/piši Pripombe 16 Pfc r ROV Čir Ciril Tolmin obrtno do vol len i c 3 K i/v. o:.o Gorica 15/12 4/11 30/11 17 Poslovanje „ apni, navodila 1 Ea 032 4/11 4/1 Delovodnik, 1962 3. Obvezna pomožno-e ^idencna pripomočka sta bila kontrolnik pošte in arhivska knjiga Knjigo prejete pošte in knjigo odposlane poŠte so odpravil . Interna dostavna knj^a, kurirsk;? Knjigi in seznami spisov nLo bili več obvezni Tak sistem ns bi omogočal minimalno pora-oo časa za evidentiranji.:, odlaganje n iskanje spisov, bil pa je hkrati enostaven, pregleden in sodoben. Kartice so se izpolnjevale neg'ede na leta. zato so orenosi (ponovno vpisovanj ; zadev zaradi nadaljevanj« postopka v noven, leti1) postali nepotrebni, omogočena;^ t la bojiša notranja delitev dela med uslužbenci, olajšano je bi o iskan"c in povezovanje zadev, zboljšan ie bil pregled nad nerešenimi nadevam. Pisarniško poslovanje je ostalo tudi leta 1964 glede na navodila Reput uskega sekretariata za ororačun in občo upravo SRS (št 032-1/62) z leta 1962 z manjšimi spremebami nespremenjeno. Navodila so dopolnili le v načinu zaključevanja kartotečnega kazala, dodali nekatera podrobnejša pojasnil? in spremei I oz. dopolnili v novem priročniku nek klasifikac skih znakov (Republiški sekretar it za proračun in jbčo uprav« št 037.-23/63 z dne 27, 12, '96^. Notran-^ organizacijske enote so lahko hra-nile že rešene zadeve v svo'i piiiami, vendar le dve leti. Po teir času so n mor?li skupaj z ustreznimi evidencam izročiti v nadaljnji; hranjenje arhivu glavne pisarne. Končane zadeve v arnivu so morali urediti - po klaiifikai jskih znakih, tako kot kartice v kartotečnem :azalu, Če se je vodila evidenca v kartotečnem kazalu; - po delovodnih številkah, če se je vodila evidenca v delovodniku. Za vsak klasifikacijski znak je bil potreben en fascil .1 (ajojj platnica. Škatla. ,), v kateiega so vlagali zadeve. Na fascidu pa so morali napisati nai.iv upravnega oigana in klasifikacijski ¿nak oz letnico ter prvo in zadnjo številko zadeve ter - če je Šlo za posebno pisarno - pod nazivom upravnega organa tudi naziv notranje organizacijske enote. Zaupne in strogo zaupne zide-ve so ure'al i in hrani li b udi si po delovodnih Številkah "ii pa po arhivsl* 1 znakih, in sicer tako, da b' la zavarovana njihova zaupno-.t. Pi;;ame so morale voditi arhivsko knj igo kot splcšen inventami pregled v sega ari ve ' ;ega gradi va Na podlagi ankete k; leta 1970 n. bilo večjih pripon ' glede klasifikacijskega sistema meniu so 1 , da ie treba nenehno :popolnjevati obstoječi sisteir. in kla^ifikaci;sk lačrt. Nekateri republišk orgar.. pa na kartotečno kazale sploh niso prešli (pr. Zavod SRS za mednarodno tehnično sodelovanje). V sedemdesetih in v začetku osemdesetih let je ostal sistem pisarniškega poslovanja nespremenjen razen z manjšimi >p< letvami klasifikacijskega načrta (klasifikacijskih znakov), Bno je več osnutkov navodila o pisarn Šktm poslovati i v upravnih organih n jsnutkov klasifikacijskega načrta, dokler leti 1988 ni izšel Pravili k o pisarniškem poslovanju. ARHIVI XVI 1993 Referati z ¿Lorcvanja v Novi Gorici 53 Pravilnik i» pisarniSktm puslnvanju (Ur. 1. SRS, 5t. 44/83) Pravilnik je pričel veljati 1. 1 1939 in velja še danes Ta določa pravila poslovar a upravnih organov občin in posebnih družbciiopoUličnih skupnosti ter republiških upravnih organov m upravnih organizacij. Po tem praviln ku pi; amiško poslovar-e obsega sprejemanje, pregledovanje poštn h in drugih pošiljk, voderje evidence o zadevali i,ii dokument 1 h, vlagalie zadev v zbirke dokumentarnega gradiva ter 1 úliovo hranjenje. Če so opravljali nnvedrn: dela za več upravnih organov hkrati, je bilo potrebno volit; e-idenee ločeno za vsak organ posebej (npr. Servis skupnih služb pi Vladi LRS vodi poslovanj s spisi za Ministrstvo 7a pravosodje, M_.ii;trstvo za finance, Ministrstvo za kulturo. Mi listrstvo za Šolstvo in Sport . ). Evidence dnkumentnv in zadev E"idcnca dokumentov in zadev ie po Pravilniku temelina evidenca o izvrševanju del in nalog upravnega organa it ie podlaga vsem diu-gim evidencam, ki se nanašajo na delo upravnega organa Evidenca se vodi s pomočj ■ računalnika ali s kartotečnim kazalom. Ev 'enea se vodi po vscfc11, zadev 1 1 dokumentov na podlagi enotne dccimalnc klasi fikac c s trimestnimi klasifikacijskim znaki. Republiški sekretariat za pravosodje in upravo SRS je na predlog republiškega upravnega organa, priste; nega za ust rez no upravno pndročic, z odredbo določil znake, s kater mi se je posamezna klasi fikac i iski znak razširil za dve me iti (petmestna klasifikacijski znak). Upravni organi Miko vodijo sezname za zadeve, ki sc pojavi' ..1 ?p iekem organu množično (vloge za iidaio potrdil). Dokumcnli se lahko cv'dcnurap n shranjujejo v okv;, i dosjejev (npr. personala). Za tajne zadeve se Še vedno vod' t «j m delovodnik Določi se stopnja tajnosti V evidenco se o vsaki zadevi in dok.imcntn vp.Šc: - šifra zadele - kratka vsebina zadc/c - datum prispela al nastopa posameznih dokumentov - oznaka organizacijske enote ali delavca, k zadevo rešuje - predvideni ok re >itvc zadeve - pi^amifike odredbe, ki se nanašajo na poslovanje z zadevo Vo :njc kartotečnega kazal Kartotečno kazalo mora b :í ra dc'jeno po letih. V okviru enega leta pa so kartice razdeljene na nerešene in rcíene zadeve. Ob prevrnil dokumenta zadeve se na kameo vpiše Šifra zadeve, priimek in ime fizične ali pravne osebt, naslov 'n kiatka vsebina zadeve. V primeru, če se spremeni vsebina zadeve, c potrebne odpreti novo kartico 111 na prcjšni označiti usU zno povezavo. Za zadeve, ki se nanašaj 1 na več klas ikac skih znakov, je poircbno uporabni toliko kartic na kolikor znakov se vsebina nanivša. Ph vodenju evidence z računalnikom sri morajo ob koncu leta izpisali vse rešene zadeve, izpis pa se mora lini liti na začetku tekoče zbirke dokumentarnega gradiva. Po dveh letifi se dokumentarno gradivo prenese iz tekoče zbirke v stalno zbirko dokumentarnega gradiva. FisarniSku pnslovanjc danes Po Pra. ln.itu o pisarniškem poslovanju se Še vedno najbolj ravnajo v občinskih upravnih organi'] Pri republiških upravnih orgsnih pa je situacija zelo riizlicna, sai sta delovali v osemdesetih letih dve konriji, kp sta se ukvanali s pisarniškim poslovanjem Ena je tla na tedanjem Izvršnem svetu SRS, ki ir poudarjala nepopolnost pr?jsnega sistema poslovanja s spisi. Na Izvršnem svetu so pr 1 prešli na vodenje evidence spisov z računalnik Druga skupina pa je delovala na Republiškem sekretariatu za pravosodje jn upravo SRS Leta 1988 so uvedli svo klasifikacijski načrt tudi v pisarni Skupščine -RS. Bistvena razika med klasifikacijskim načrtom z leta 1964 in tem z leta 1988 jd bila pri Skupščini SRS v tem, da nir.ta b li več ločcnf organizae.ja jn delavnost. Danes n! posebne službe, ki b se ukvarjala samo s pisarniškim poslovaniem, zato v Arhivu Republike SI oven je večkrat opozaijamo na nepravilnost, pri pisamcŠkcm poslovanju pri nekaterih republiških upravnih or ani.i. Menimo, da je potr t no ponovno ustanovil, posebno službo, ki se bo ukvar ala s pisarn Škim poslovanjem, saj spremembe z nastankom države zahtevajo tuo. dopolnitev že obsto ečcga Pravilnika, predvsem pa dopolnitev klasi fikac ij sli ih znakov za določena področja (pr. Ministrstvo za zunanic zadeve). Na kuncu svt>jcg» priipevita bi puuaarlla, da naj se upravni nrgari - do d[>pi>lnit\c in spremembe - 5c vuiln» rsvnajn pn Pravilniku o pisarnlSkem pnslnvunju, ki je objavljen v Ur. i. SRS, St. I/H8. Viri: arhivsko gradivo Držrvni itkrelar i! ?i obEo upravo in prorrČMf) L RT SckieUriat Ltv^ncE* «vet- ■¡a občo uprav 3 LRS Sekrel-irirt /ji pravosodje in Jprsvo SRS uradni L. rti Ur. 1. FLRJ.lt. 50 i. dne 4. deccmbr* 1957 Ur .1. S'*S, II. 44 i. dne 23. decembra 19KR Literatura Seluetirial lzvr:jicpa t vela 7jl obio uprave LRS, Pikami i ko poslovanje. 1961 Sekretariat Izvrinej;* t veta m obio upravo LRS, P: nami i ko poslovanje, 1962 Sckrt*wial lzvrinegn svet* zL obio upravo LRS, Pisamjjko poiiov^jijc, Priroinik 7m organizacijo, metode :n tehnik v dela v ji n uprav'i, 1961 54 T ¡icrar.i i zboi^vama vNovi Gorici ARHIVI XVI 1993 Republiški sekretariat ta proračun in občo uprovo SRS, -Izpopolnjeno v cbin ko kazalo za p i i ni i ko pojlovanje v državnih organih, zavodih in organizacijah, aplil 1965 Frani: Amak, I' k« ,iiko poslovanji: Ijudjkih odboiov. 1955 Konrad D ,.ce, P' imiiko po .lovanje - Pitjinji sistemi evidence -pisov v upr.-vnib organib v SR Sloveniji (skripta), J 967 Konrad illejc ,, Puiruiško poslovanje (ikripta), 1967 Ver? Klavora, Martin I otbal, Pisarniško poslovrajc. IS 33 Miha Brejc, M irtin I.orbar, Priročnik vx p&slovm ickretarje, 1986 Sergij VilLn, Jože Ž intar, Arhivistika, 1973 Martit, Loibar, M hn Drej , I Lami 'ko prjlovanje, 1979 (Repu')li£ki sekret ariat za pravosodje, organ'racijo uprave in p i orafun) Korrad nlejee, Pis imiiko poslovanje - i i ste matični" obrazložile v za prakso in pouk, Gojjiodariki vestni k, 1961 Konrad IJlejee, Pi" .miSL poslovi»nje j .istcmalična obrazložitev za pra!:su in pouk, Go^podaisiu ve :lili sprememb i in dopolnitve, 1962 Feliks Peldar, Rodobr.o pisam.iko pojlovanje, 19"S Martin Loihar, Slobodan Rakijfievič, Izbo" evanje upravnega in pi*ami3kc ga dela 7. računalniki, 1976 Stane Krrnje, Ugolovitvc ob sedanji ureditvi pnamiikctja pcilov^nja n predlog za pcen ustavitev in po-notenjt, Ljudska uprava, letnik VIL'] 954, it. 12 Stane Kru . Predlogi za novo uredite1/ pisarniškega dela v državni upravi, Ljudjka uprav;, letnik Vlit/1955 it. 7 Stanj Kr*. , Nekaj pojasnil o novem p."Hlojni za enojno ureditev piramiSkega dela v upn.vi, Ljud ika upn_va, letnik V111/1955, It. 12 Enotne arhii ske lifrc /<1 upr: vne organe, Ljudska upiava, letnik X/1957, si. 9 10 Stane Klanje, Pisarniško poilovarjc, Ljudska uprava, letnik XI/1958, Jt. 12 Stan1 Kranjc, Pramilko poslovanje, Ljudska uprava, letnik X l/l 95fc, It. 3-5 Stane Kunjc, P--.im:iko poslovanje, Ljudska uprava, letnik Xl/195£,it. 6-7 Stane Kranjc, P;-.im'Ao po,lovanje, Ljudska upnva, letnik XI/195B,il. 10 12 ZUSAMMILNFA.SSITNG Syitcmc der Aktciigcsiliaililühning in Slowenien seit 19i 5 Vr.KNA (.iOTOVINA Der Beitrag bcli;jidc]t die i'-ntwi.iklutnj der Aktemjc-leliäftsfulining seit 1955 bis zur VcriificntKcliung der Gcscluflsnrdung über die KiHiztci^crctiäfhfuliiung vom Jahre ISSti. Es werden geruiuer dit Anweisungen für die Odung der Kun zlc'gesell ¿(1s füll ning bis zur Vcrordung über KtinzU(rTschadsfiilirung von 1957 bcscliijeben. audi die Vorläufige Anweisungen für die Knnzlci-gcscliäftsfülinmg von i96], als Kurt J regster cingcfiilirt wvrdc, und die Geschäftsordnung über die Kanzlei-^eschän.sfuhrung von 1988, die nc.cli immer in Kruft ist. Pečat z motivom Mater*; božje z Jczučkom v naračju na listini opata in konventa v Stični izleta 1351. i\rhiv R-j puh like Slovenije, Zbirka listin, Rep. II, K'r 18