67
'973, str. 21-56) in SO zabeleženi tu d ne1 ateri rezultati oziroma spoznanja, ki so jih dosegli razi čni arhivi z izdelavo določenega pripomočka. Tudi tu ni nekega enotnega mnenja glede izdelave in pred-viem vrste kazal oziroma indeksov. Zastavlja se vprašanje ekonomičnosti časa, saj je za neke podrobno - vsestransko kazalo potrebno veliko časa in znanja arhivista, po drugi strani pa rfcskovalec lahko hitreje dobi odgovor na zastavljen problem, ki ga rešuje. Toda upoštevali moramo tudi to, da Pripomočki služijo kol pot pri i jkanju določenga in da raziskovalec sam ve, kaj pri določeni vrsti spi-3v še lahko pričakuje. Verjetno pa bi bila v določnih primerih izdelava kazal še kako potrrbna in bi opravičila dolgotrajne delo. Tu bi omenila tudi bolj prodirajoco povečini tudi že uveljav'jeno računalniško obdelavo podatkov v arhivih, ki nam delo lahko poenostavi, časovno skrči in ki tudi govori v prid izdelavi kazal.
Pravilnik naj bi v prihodnje več pozornost, posvetil tudi vprašanju izdelave kazal, in sicer predVsem, kdaj naj bi arhivist Iv katerih primerih) dal Prc Inost izdelavi lakih pripomočkov, predvsem z Vidika že omenjene ekonomičnosti časa. Z istega stališča se zastavlja ludi vprašanje popisovanja arhivskega gradiva v arhivu, ki ima ohranjene že pri ustva-jaleu izdelane evidence, ki zadoščajo, da dobi uP';rabnik pregled nad gradivom. Takega gradiva v arhivu ne bi ponovno popisovali, ampak bi v pc i-ju navedli že te obstoječe evidence, če so po ovojih Lastnostih ekvivalentne arhivskim popisom. V Komentarju k pravilniku o strokovni obdela i, ki ga je Podal dr. Jože Žontar (Arhivi XI, 1988, str. .'24-126), je sicer omenjeno, da gracnva fonda, ki ima uporabne spisovne evidence v arhivu ne popisujemo, toda mogoče bi bilo dobro, da b. to bilo °ni njeno tudi v pravilniku.
Nejasnosti glede strokovne obdelave in i; J' -'C Pripomočkov za raziskave v veliki meri Pravilnik o strokovni obdelavi odpravlja obstajajo pa še neka teri manjši problemi, ki so bili nakazani i kalrih rc^itev naj bi bila podana, oziroma bi jih ureiala n°va slovenska arhivska zakonodaja.
Nekateri problemi informacijske tehnologije v arhivih in arhivska
2akono-jia
Htoxiav Novak
'lovit razvoj informacijske tehnologi/ krepko °bcutimo pri vsakdanjem delu tudi v profesjpnal-ni" arhivskih institue' ah. Ob tem se kai ¡o nekn-lcrc -dorečenosti, predvsem pa poman anje osnovnih načel sistemskega inženiringa, aplicira razmie v slovenski arhivski Upriji in praksi. rc?riCan sem, da je prav sedaj ob Stanju arhiv--akonodaje pravi čas, da se postavijo osnov na >Kovno utemeljena izhodišča na taka mesta, kjer tudi v prihodnosti imela svoj smisel in pomen
za nadaljm razvoj informac ske tehnologije v arhivistiki.
Izredne hi er razvoj na področju strojne in programske opreme ima svojo posledico ludi na ti piki arhivskega gradiva, ki nastaja pri ustvarjalcih in ga v tej obliki ie neka časa hranimo, tako v arhivskih oddelkih delovnih organizacij kakor tudi v arhivskih skladiščih profesionalnih arhivskih inštitucij. To pa seveda pomeni da je potrebno celotno arhivsko zakonodajo pripraviti tako, da le-ta z razvojem informacijske tehnologije ne bo v enem letu spet zaslarela. Zaradi tega predlagam t.i. trinivojski pristop k izgradnji arhivske zakonodaje:
-	Najbolj splošne probleme varovanja in hranjenja arhivskega in delno tudi dokumentarnega gradiva ter organizac;jo slovenske arhivske službe naj ureja arh vsk zakon ki veija za vse slovenske arhivske delavce. Zakon naj bo tako splošen, da ne bo odvisen od razvoja infortnaeijSke tehnologije.
-	Specifične probleme arhivske službe (valorizacija, izobraževanje, vdelava pripomočkov za raziskave, slovenski arhivsk informaciiski sistemi) nai urejajo podzakonski akti, ki bi piav lako veljali za vse slovenske arhivske delavce. Poudar-t. je potrebno, da naj ludi podzakonsk akti ne bi bili preveč tehnološko - tehr čno obremenjeni - torej tudi neodvisni od konktetnega razvoja informacijske tehnologije, Le-ti ne smro biti v nasprotju z arhivskim zakonom in drugimi veljavnimi zakon (npr. zakonom o varovanju osebnih podatkov, ild.).
-	Posamezne konkretne rešitve strokovnih arhivskih problemov v okviru arhivskih inštitucij naj glede na tehnološko - orgai:'zacijske zmožnosti regulirajo organizacijski predpisi, ki veljajo za delavce natančno določene arhivske inšt. ueije oziroma natančno določene skupine arhivskih delavcev, ki opravljajo ali nameravajo opravljati neko skupno nalogo (npr. komunikacije). Organi iacijske predpise nai bi pripravljali na dveh nivoj i. Predpisi, pripravljeni na nivoju republike v različnih skupnih telesih (npr. koordinacija, delovne skupine bi veljali za celotno arhivsko strokovno službo republike. Na nivoju posameznih arhivskih institucij pa bi te predpise podpisali ravnatelji f direktor' ) posameznih inštitucij in hi veljali le v okviru posameznih arhivskih inštitucij.
S stališča sodobne arhivske teo- je in prakse ter informacijske tehnologije je vseeno, ali imamo arhivski zakon v okviru naravne in kulturne dediščine ali pa je to samostojni zakon. Edino merilo je seveda strokovnost in funcionalnost zakonodaje.
Iz Strokovnih osnov za pripravo dela Zakona o naravni in kulturni dediičini, ki se nanaša na arhivsko gradivo in arhi ve1, bi pojmu arhivskega gradiva lahko daj' nekoliko več sistematike. S stališča informa* iske tehnologije :n arhuisake bi bilo potrebno obdržati klasična pojma dokumentarno gradivo in arhivsko gradivo. P obeh kategorijah gradiva je ootrebno vsaj teoretično ločiti informacije od nosilce/ informacij in oba elementa arhivskega oziroma dokumeniarr ga 3raawa ločeno strokovno obdelovati. Izhodišče omenjene klasifikacije je temeljna t ;hnološko - tehnična oblika zapisa osnovne inofrmacijske enote v konkretnem primeru in to ne glede na oblike nosilcev informacij S sta-
68
lišea informacijske tehnologije namreč že danes prihaja do odklonov od klasične predstavitve originalnega arhivskega ali dokumentarnega gradi', a. Po premisleku lahko rečemo, da mora original zpol-njevati vsaj dva pogoja: -imet mora javno vero,
-	nosilec infurmaeijc dokumenta z javno vero mora biti gleae na nastanek starejši ali vsaj iz enakega časovnega obdobja, kot je na nicm zapisana informacija.
Tema kriterijema pa nikakor ne ustrezajo npr.: neoverjene fotokopije, fotografije, še manj pa npr.: grafične datoteke. Pri sledn ih je teoretična in praktična možnost ponašanja ali spreminjanja vsebin k jub različnim tehnologijam preprečevanja zlorab, izredno enostavna3. Iz tega sledi- da i. arhivskega stališča lahko razlien, nosilci informacij vsaj teoretično nosi'o enake informacije, pri tem pa zahtevajo specifične pogoje hranjen,a. To nas jc pripeljalo do naslednje klasifikae c arhivskega in dokumentarncca gradiva3.
DOKUMENTARNO GRADIVO:
A)	informacije dokumentarne vrednosti
a)	posredno (strojno) uitlj:vc .nformaeije
-	analogni zapisi (avdio-vidco trakovi, film, mi-krofMm ...)
-	digitalni zapisi (računalniški mtfdiji, digitalni zvočni zap.si, dicitalne fotografije ...)
b)	neposredno čitljive informacic
-	rokopisi (letine, uradne knj:ge, konccpti ...) -tiski (plakati, letaki, lepaki)
-	grafike (žiji- peeati)
-	slike
-	fotografije
-	nami -itd.
B)	nosilci
-	prvotni
-	substituti (zaradi dotrajanosti ali tehnološkega napredka zamenjan prvotn' nosilec, npr. trakovi, plošče ...)
-	vzporedni (cb prvotnem nosilcu imamo zaradi varnosti še vzporedne no: dce (rpr, papir-p mr, pj pir-mikrofi!m, pupir-optien. disk, rr.ikrofilm-opti-čni disk ...)
ARHIVSKO GRADIVO:
A)	informacije arhivske vrednosti
a)	posredno (strojno) čitljive informacije
-	analogni zapisi (avdio-video trakovi, film, mikrofilm ...)
-	digitalni zapisi (računalniški medni, digitalni zvočni napis, digitali e fotografije ...)
b)	neposredno čitljive informacij
-	• rokopisi (listine, u.adne knjige, konccpti ...)
-	tiski (plakati, letaN, lepaki) -grafike (žigi, pečati)
-	slike
-	fotografije
-	načrt'
-	itd.
B)	nosilci
- prvotni (org-nalr i)
-substituti (zaradi dotrajanosti ali tehnološkega
napredka zamenjan prvotni nosilce npr. trakovi, plošče
- vzporedni (ob prvotnem nosilcu imamo zarao varnosti se vzporedne nosilce npr. papir-papr, pa pir-mikrofilmr papir-optični disk, mikrofllm-opti-eni disk ...)
V	nadaljevanju bi sc omejil le na probleme v zvezi z informacijami arhivske vrednosti, zapisane v digitaln, obnki
V	zgoraj citi anih izhodiščih za pripravo dela zakona, poglavje Javno arhivske gradivo, se predlaga: »»O obliki izročitve strojno čitljivih informacij in programov ter zapisov na laserskih disk.h, sc naj dogovorita arhiv 111 izrocitelj, s tem, da nosi stroške arhivskega zapisa imetnik.« Take mnenje jc s stališča odnosa do kulturnih dobrin vsekakor pozitivno in ga podpiramo, vendar pa ne deluje blagodejno na šc nedorečene zasnove enotnega arhivskega informacijskega sistema slovenske arhivske teorije in prakse, ki ga bo potrebno v naslednjih let'h dejansko vzpostaviti. Iz tega premisleka namreč sledi, da lahko arhivi v prihodnosti pričakuiejo različno medsebojno nekompatibilno programsko opremo, s katero bi obvlada: z nMmi gener.ranc datoteke. Vsem, ki se ukvariajo s prevajanji informacij iz enega formata zapi: a v drugega pa je znano, da se problem prenosov strojno zapisanih informacij začnejo pri nekompatibilnr strojni opremi in sc nada-
lujeio s problem kompatibunosti operacijskih sistemov m sc končajo pri pisani paleti različnih ■ n-tcrrih formatov zapisov. Kot primer bi navedel najnovejše in zelo aktualne probleme v zvezi s t.i. elektronskem arhiviranjem V Sloveniji poznamo trenutno vsaj tri odlične tovrstne sisteme4, ki jim s stališča tradicionalne arhivske teomc in prakse prav nič ne manjka. Tudi s tehničnega vidika trenutno ni zaznat- večjih problemov pri bodočem ar hiviranju, bodisi na originalnih ali pa na lastnih nosilcih informacij v okviru strokovnih arhivskih inŠMtueij. Edini problem, na katerega bi želeli opozoriti, jc čisto strokovne arhivistične narave in ne velja samo za navedene primere. Ne vidim namreč razloga, da bi v pr hodnosti obvladovali sprejete pudatkovne baze informacij arhivske vrednost' z relativno poeasmmi algoritmi originalnih programov, saj lahko predvidevamo, da bomo imeli ta krat na razpolago novejše verzije programov z. boljšimi algoritmi. Vendar je potrebno že danes opozoriti na prohlcme v zvezi s prevajanji iz različnih m-crnih fo-matov zapisov. l'o drugi strani pa bi lahko poganjali omenjene podatkovne baze tudi z ori ginulno programsko opremo, vendar bi potrebovali posebne prevajalnike. V obeh primerih obstoja velika nevarnost, da sc bomo ob različnih povezoval nikih in drugih programskih orodj'h zadušili v t.i. računalniškem kaosu. Da bi se pa kaosu izognili, bo potnbno z zakonodajo postaviti osnovna strokovna :zhodišča arhivskega informacijskega siste my ki bo temeljil po naših predlogih na distribu' ram prostotekstualni podatkovni bazi, mcdscboino vzpostavljenih komunikacijah in na zunanjih pomnilnikih velikih kapacitet. Pri vsem tem moramo predvideti tako obliko arhivskega informacijskega sistema, ki hn zagotavljala osnovna načela sistemskega inženiriga^:
69
a)	načelo kompleksnosti (arhivski informajnski sistem daje kot eelota več kot vsoto vseh efektov iega podsistema)
b)	načelo integralnosti (sintezo vseh podsistemov, ki deluje kot arhivski informacijski sistem, jc potrebno izgrajevati z enotno koncepcijo)
c)	načelo dinamičnosti (arhivski informanjski sistem se mora prilag^ati spremembam oko'ia. to jc drugim sistemom, ki jih namerava vključiti v 'iistno okolje, oziroma sistemom, ki sc jim želi priključiti)
d)	načele interdisciplinarnosti (pri projektiranju arhivskega informacijskega sistema jc potrebno upoštevati različna izhodišča)
e)	načelo sprejemanja odločitev (arhivski informacijski sistem mora zagotavljati tako informacijsko podlago, ki omogoča sprejemanje ustreznih od-ločitcv, tako arhivskih strokovnih delavcev kakor tur drugih uporabnikov-raziskovalec/)
0	načelo samoorgamziranosti (arhivski informacijski sistem mora imeti spodobnost samostojnega reorganizirania in prilagajnaja novim razmeram)
g) načelo odprtosti (pri izgradnji arhivskega informacijskega sistema jc potrebno upoštevati vse komunikacijske partnerje tako znotraj sistema kot v integralnem informacijskem sistemu na poljubnem višjem nivoju).
Bežen pogled v realno stanje na področju sodobne informacijsko tehnologije v slovenski arhivski službi nam daje zelo pisano podobo različnih p^o-*' ;rnov. In Če ostanemo samo na nivoju < .gani: a-c'jc računalniško podprtega arhivskega ur. cv-ilnc-Sa dela neposredno čitljivih arhivskih informacij, f1': ;ledc na medije znotraj strokovnih arhivskih 'nštitucij, lahko ugotovimo, da jc nujno potrebno Postaviti osnovna pravila obnašanja^ srj v nasproten prihaja do nediseiplinc, ki povzroča raznovrstne napake znotraj obstoječega informacijskega sistema, namerna ali nenamerna brisa a genen ranih datotek, itd. Ob teh pomanjkljivostih pa jc /cJ-Po prisotna nezanesljivost informa jr.kcga sistema ln seveda vprašljiva upravičenost financenga raz-v°ja takih projektov.
Kolikor nam je znano, imajo v glavnem v vseh ;]°vcnskih arhivskih inštitucijah jftissna ah pa samo dogovorjena nekatera osnovna pravila obna-Hanja na tem področju. Lc-ta so odvisna od trenut-stopnje strojne in programske op ^mličnosti in c ^eženega nivoja razvoja informacijska tehnologije PosamesJih arhivski! inštitueij. Velik korak n -bi dosegli, čc bi sc lahko na tem področju dogovorili za osnovna skupna izhodišča slo"crskcp-i ivskcga informacijskega sistema, oh upo;U /a-PJ'1 specifičnosti posameznih strokovnih arhivskin
m kucij.
, ^c mamo med sabo nepovezane računalniške Kapacitctc, jc po naših Jzklšnjfth pot"cbno sprejeti ^o neka- osnovnih izhodišč za uspešno d lova-tako koncipirancga informacijskega si: cma,
1	ovritna izhodišča smo v Pokrajinskem arhwu
Bbcl ntrno sprejeli žc leta 1989 pod imenom ■"sanizacijski p ;dpis o uporabi računa-uske 3Fig ; v Pokrajinskem arhivu Maribo Pra lit ik ;el, a šc danes v ddu z računalniki izven lokame ra-eunalniŠkc mreže in to neglede na to, ali imajo ic-ti
možnost dela tudi v lokalni računalniški mreži Pravilnik 11. člen določa, da se bo le-ta v skladu z razvojem kompjuterizaeije v Pokrajinskem ahrivu Maribor dopolnjeval, tako da bo v največji možni meri ustrezno zaščiteno delo z računalniško opremo in strojno gener rano podatkovno bazo. Prepričam smo, daje s tem izražena tista potrebna prilagodljivost, ki je m. na za uspešno spremljanja izredno hitrega razvoja informaci. ;ke tehnologije.
PRAVILNIK O UPORABI RAČUNALNIŠKE OPREME V POKRAJINSKEM ARHIVU MARIBOR
1
Vsak delavec, ki ima kakorkoli pridobljena ustrezna strokovna znanja iz računalništva (osnove ape-raeijskcga sistema in osnove orod'a s katerim želi delati), lahko uporablja računalmŠko opremo Pokrajinskega ahriva Maribor v službene namene, izjeme dovoli ravnatelj ali rjegov pooblaščenec.
2
Vsak delavce sam poskrbi za ustrezno zaščito svojih podatkov z rednim kopiian cm na res ervne medije, ki morajo imeti ustrezne oznake vsebine.
3
Zdravstvena zaščita delavccv, ki delajo z računalniki mora biti zagotovljena s preventivnimi sredstvi (navodila za pravilno obnašanje pri delu z računal nikom in filtri na ekranih, ustrezno delovno okolje ...)
4
Delo na računalniški opremi sc organizira po dogovoru med dclavci tako, da so računalniške zmogljivosti polno zasedene; v nasprotju pa delo koordinira r?vnatclj ali njegov pooblaščenec.
5
Na računalniški strojn oprem v PAM sc uporablja izključno uradno kupljena programska oprema.
6
Prepovedano je kakršnokoli vnašanje, kopiranje in uporabljanje programske opreme, ki nima zato ustrezne originalne dokumentacije in ustreznega sklepa vodstva arhiva o njeni uporabi.
7
Dclavci arhiva smeio upo,"abljati kopije službenih programskih paketov tudi na lastnih oscbn:h računalnikih za svoje in službene potrebe, to jc za delo na domu, pod pogojem, da ih nc izmen ljcjo s kolegi in znanci, oziroma imajo ob teh paketih naložene izključno programske pakete z originalno dokumentacijo.
8
Izmenjavo generiranih datotek med službeno in osebno računalnišk opremo lahko dclavci arhiva izvajajo le pod pogo;em, čc je izpolnjen 6. člen pravilnika.
70
9
Vsako nenormalno obnašanje računalnika je treoa ta k c; prijaviti vodstvu arhiva.
10
Namerni vnos dcstruktivmh programov ali namerno uniecnjc stroino zapisane baze podatkov a'i samo njenih delov, ki jo generirajo delavci arhiva v okviru skupnih ali posamczniii projektov, se kvalificira kot hujša kršitev delovnih obveznosti.
II
Pravilnik se bo dopolnjeval v skladu z razvojem kompjutcrizacijc v Pokrajinskem arhivu Maribor, tako da bo v največji možni m*ri ustrezno zaščiteno delo z računalniško opremo in stroino generira-no podatkovno bazo.
Ravnatelj: P.P Klasine Maribor, junij 1989
V	trenutku, ko povežemo samostojno delujoče računalnike med seboj v lokalno računalniško mrežo z namenom, da izko*'St'mo nekatere prednosti, ki nam 'ih poni ,a tak način dela, je potrebno določiti razmerja oziroma omejitve, ki jih v svoji osnovi pozna vsak mrežni operacijski sistem in so logična posledica možnosti neposrednega vključevania ka-tcrgakoli uporabnika v korcr..nc informacijskega sistema. S tem pa postaja varovanje informacijskih sistemov ključnega pomena pr vseh asociacijah, ki se ukvarjao z zbiranjem in dcsim.nacijo računalniško podprtih informacij.
V	svetu ;c razv.tih nekaj rešitev, ki bolj ali manj uspešno varuicjc. računalniško podprte infurmaci1-ske sisteme. Kljub temu pa še vedno velia, da ic mogoče vsakemu informacijskemu sistemu prebm varovalno okolje in prit brez nadzora do osnovnih sursov sistema in tam nekontrolirano spreminjati različne parametre To spoznanje postavlja projektante arhivskega informacijskega sistema v razmere, da so disciplina na računalr iško podprtem sistemu, neprestano sprembanje trendov razvoja na področju varovanja ob dobrem nadzoru nad konfiguracijo, edina prava obramba pred neza/.;lenimi vdori v sistem ter njegovo delno ali popolno dc strukeijo.
Pravno varovanje arhivskega informacijskega sistema jc potrebno zastaviti z dveh osnovnih izhodišč:
A) Varovanje informacijskega sistema mora biti vključeno v pravno varovanje arhivskega gradiva in pripomočkov za njegovo raziskovanje,
(1) S podzakonskimi aKti oziroma organizacijski mi predpisi je potrebno zagotoviti permanentno preverjanje celotnega arhivskega informacijskega sistema, še poscbc' na ključnih točkah sistema. Pri tem bi veljalo omeniti:
-	varovanje matcr-alno-tchriičnih zmogljivosti informacijskega sistema (strojna oprema),
-	varovan'c logike delovanja in softverske podpore informacijskega sistema (programska in aplikativna oprema),
- varovanje produkta delovnaja informacijskega sistema {podatkovna baza).
Šc bolj kot pri samostojno dcluiočih računalnikih c potrebno pri lokalnih računalniških mrežah zagotavljati tudi po pravni poti nekatere osnovne zahteve, kot so zaščitno kopiranje, razvijanje sistema dodeljevanja pravic in obveznosti do informacijskega sistema v smislu varovanja informacij, ki jc izven sistema nadzora opcraci',kcga sistema v smislu varovanja informacij, ki je izven sistema nadzora operacijskega sistema (uporabnikom dodeljujejo pravice adni.mstratorji mreže, njim pa nadzornik ali supervisor). Pri tem pa ostane odp~t problem formalnega nadzora nadzornika ah supervi-sorja lokalnih računalniških mrež, saj računalniško podprte podatkovne baze arhivskih informacijskih sistemov nikakor niso in nc morejo postati njihova osebna lastnina. Tako se arhivska strokovna javnost nc mo<"c zanašati na cntuziazcm nadzornikov lokalnih računalniških mrež in na večno zvestobo vzpostavljenemu n formacijske mu sistemu. Na tem mestu bi b.lo dobro prvič opozoriti na dejanske potrebo po neke vrste strokovno-posvctovalno-koordinacijjkcm telesu, ki b imelo formalen nadzor nad vsemi računalniškimi kapacitetami in bi bdelo nad strokovnostjo odločitev v posameznih arhivskih inštitucijah, da bi bile le-te v skladu z osnovnimi smernicam razvoja slovenskega informa ciiskcga sis-tcma.
Tudi z.a vzpostavitev računalniških povezav in cksploataeijo informacij iz drugih lokalnih računalniških mrež znotraj arhivskega informacijskega sistema jc potrebno šc pred začetkom jasno postaviti dolžnosti n pravice obeh strani. Določene morajo biti osnovne tehnične podrobnosti komunikacije (kompatibilnost modemov, hitrost prenosa podatkov, programska oprema, pariteta, itd.). Po naših izkušnjah na tem področju brez enotnega in jasnega koncepta nc bo rezultatov. Zato ponovno poudarjamo potrebo po nekakšnem koordinacijskem telesu, k, bo imelo suverene kompctcnce odločanja o smereh razvoja računalniško podprtega sistema slovenske arhivske službe, ob tem pa dopuščalo svobodo razvoja posameznih podsistemov. Dvostranski dogovori zainteresiranih strank dajejo sicer trenutne, a le omrjcnc rezultate, zato tak način dogovarjanja lahko deluje v prihodnosti dokaj zaviralno. V nadaljcvnaiu jc predstavljen primer dogovora med dvema institucijama, ki med sabo lahko izmenjujeta informacije s pomočjo računalnikov.
Zgodovinski arhiv Ptuj, Muzejski trg l, Ptuj, ki ga zastopa ravnatelj Ivan Lovrcnčič in
Pokrajinski arhiv Maribor, Glavni trg 7, Maribor, ki ga zastopa mag. Peter Pavel Klasine, skleneta:
POGODIJO O RAČUNALNIŠKO PODPRTI IZMENJAVI IN UPORABI PODATKOVNIH PA7 O ARHIVSKEM IN DOKUMENTARNEM GRADIVU, KAKOR TUDI PODATKOVNIH IIAZ IZ ARHIVSKEGA IN DOKUMENTARNEGA GRADIVA, KI SO GENERIRANE V ZGODOVINSKEM AHRIVU PTUJ IN V POKRA-JINSKF.M AHRIVU M \RlllOli
71
1
Zaradi skupnega interesa kvalitetnega informiranja raziskovalcev naše preteklosti in drugih obiskovalcev v obeh institucijah ter zaradi historične povezanosti arhivskega in dokumentarnega gradiva, ci je nastalo na pristojnem območju obeh £ .hivov in ga hranita obe inštituciji v svojih arhivskih kladiš-čih, skleneta Zgodovinski arhiv v Ptuju (dalji ZAP) 'n Pokrajinski arhiv v Mariboru fdalje PAM) pogodbo o računalniško podprti izmenjavi in uporabi Pndatkovnih baz o arhivskem in dokumentarnem gradivu, kakor tudi podatkovnih baz iz ari.ivskcga m dokumentarnega gradi/a.
2
Za vzpostavitev komunikacije med informacijskim otokom ZAP in informacijskim otokom PAM zagotovi vsaka pogodbena stran po dogovoru ustrezno kompatibilno strojno in programsko opreme, ki ijpra zadoščati jugoslovanskemu standardu in veljavnim mednarodnim normam.
Vsaka stran bo po svojih najboljših možnosuh zagotovila drugi strani onlinc doütop in uporabe podatkovnih baz. Obe strani pa si bosta sproti sporočali sistemske m druge spremembe, ki bi lahko oviral : nemoteno komunikacijo,
4
¿a vstop v oba informacijska otoka lastnika informacijskih sistemov izdata zaradi varovanja obstoje-cih podtakov in zaradi njihovega nadzora nad uporabo vsak s svoje strani uporabniško ime in geslo, Pe potrebi pa še druge elemente zaščite,
5
¿AP in PAM se obvezujeta nositi odgovornost in ' Vt#njc, ki sc nanaša na zaupnost in uporabo upe rabniških imen, gesel in drugih informacij za idA-bfikacijo, Lc-tc lahko brez omejitve uporabljajo z 'traj svoje delovne organizacije, oziroma svojih delokrogov.
- strani si pridržujeta pravico sprem, ljanja podatkovnih baz ali cclo njih ukinitev ter spreminjala omejitev uporabe, oziroma ukinitev pravice za dostop do določenih podatkovnih baz, vendar se n'ta obojestransko v smiselnem roku o spremembi tudi obvestiti.
^c strani sc zavezujeta, da ne bosta kopirali, di-jribuiiali ali prodajali rezultatov online potzvcc >.
c,nic teh dogovorov dovoljuje prizadeti strani akojšnjcl prekinitev povezave, ob ustreznih d ika-Pil lanko prizadeta stran zahteva povrnitev sko-
a Po»odba jc časovno neomejena, vendar na lah 0 Preneha na pobudo katerekoli strani, toda ne
prej kot v I 5 dneh od pismenega obvestila arugi strani,
9
Pogodbeni stranki si bosta prizadeval morebitne spore reševar sporazumno po mirni poti v nasprotnem primeru pa je pristojno sodišče v Mariboru,
10
Pogodba je sestavljena v štirih izvodih, zato dobi vsaka stran po dva izvoda.
Številka:	Številka:
Datum:	Datum:
Ravnatelj PAM	Ravnatelj ZAP
Mag. Peter Pavel Klasinc Ivan Lovrcnčie
l.s.	l,s,
Vid ime torej, da za potrebe strojnega obdelovanja lastnih arhivskih informacij potrebujemo že re-laltivno zapleten sistem pravnih norm, kijih nismo šc do konca razgradili, ker za to do sedaj p' bilo po trebe. Trezna presoja položaj, pa nam kaže, daje to šele prva stopnica na poti k arhivskim institucijam jutrišnjega d ne.
Ob koncu naj povzamem;
1.)	Informacijska tehnologija prinaša mnoge možnosti in kombinaeje hranjema arhivskega gradiva, zato jc potrebno obdelovati arhivske informacije neodvisno od nosilcci informacij,
2.)	Slovenski arhivski informacijski sistem je potrebno razvijati na podlagi osnovnih načel sistemskega inženiringa.
3.)	Vse strokovne arhivske institucije bi morale sprejeti osnovna izhodišča slovenskega arhivskega nformacijskega sistema. Pr. tem ni bilo potrebno upoštevati specifičnosti posameznih strokovi .h arhivskih institucij.
4,1 Z ustrezno zakonodajo bi bilo potrebno zavarovati in zagotoviti delovanic tako slovenskega arhivskega informaei skega sistema kakor tudi njegovih podsistemov v okviru arhivskih strokovmh institucij.
5.) Za uspešno delovanje slovenskega informacijskega sistema bi bilo potiebno zagotoviti nekakšno koordinacijsko telo, ki bo melo suverene kompe-tenee odločanja o smereh razvoja računalniško podprtega sisitema slovenske arhivske službe, ob tem pa dopuščalo svobodo razvoja posameznih informacijskih podsistemov.
OPOMBE
1. Dr. Jože Žontar, Strokovne osnove za pripravo dela Zakona o nalivni ,Ti kutur li dediščin', ki sc nanaša na arhivske, gradiv n arhive, Ljubljana (maj 1991), — 2, Velike možnosti zlorab vidim-i predvsem v času transporta grafičnih datotek ali drugih datotek, ko sc lc-tc morajo sistemsko ustavljati na začasnih medijih s prostim pristopom (npr. na trdih diskih, pisi-briši ontienih diskih, .,,) in to šc pred zapiiom, ki -;a ni mogoče več po-
TI
pravljati (npr. na diske tehnologije WORM). — 3. Poskus nadaljnje razgraditve klasifikacije posredno (strojno) čitljivih informacij glej: Miroslav Novak, Sodobna informacijska tehnolog'ja in arhivi^ Sodobni ahri-i 91, Maribor '991, str.77-p0. —4. Avtotchnin Canofilc, Metalkin Locar, Intertradeov Cdin. — 5. Dr. Vel1'" r Sriča, I 'vod u sistemski inženjering, Zagreb 1988, str. 35-36.
Informacijska tehnologija in arhivska zakonodaja
Zdenka Rajh
Film poznamo žc iz leta 1895, prvi .¿las iz radijskega sprejemnika smo slišali sredi 20. let. Iclevizi-jo pa smo spoznali sredi 30. let našega stoletja. Postopki za snemanje zvoka so poznimi žc preko sto, za magnetno snemanje slike pa preko petdeset let. Kljub temu pa je velika večina v preteklih desetletjih nastalih avdiovizualrih dokumentov za nas za vedno izgubljenih in uničenin. Po vsem tem torej lahko rečemo, da je žc skrujni čas, da pričnemo analogne magnetne zapise ceniti tudi kot arhivsko gradivo, ki naj ga arhi i tudi hranijo in posredujejo svoiim uporabnikom. Vse večji in hilaejši razvoj znanosti in informacijske tehnologije1 in seveda s tem tudi človeške komunikacije v 20. stoletju je pripeljal do velikega razmaha avdiovizualnih medijev, brez katerih bi si danes težko predstavljali svet.
V	slovarju arhivske terminologe, k, ga je izdal Mednarodni arhivski svet leta 1984, najdemo za slikovno gradivo in filme sledečo definicijo: »skupina dokumentov, ki je sestavljena iz reprodukcije fotografij ali gibljivih si.k. kot tud' Ionskega zapisa na vseh vrstah nosilccv«2 ... UNESCO razume pod »gibljivo sliko« vsako serijo slik na nekem nosilcu s pridruženim ali n -pridruženim zvokom. ki ob projeciranju dajo vtis gibanja in ki služijo za informiranje javnosti ali za dokumentacijske nam;nc3.
Arhivi so kot strokovne organizacije do nedavnega hranili dokumente, pisane pretežno na klasičnih nosilcih informacij4, z razvi _cm tehnike in informacijske ichnologijc pa so arhivi odprli vrata tudi novim nosilcem informacij in avdiovizualr 'm vrstam zapisov. Arhivska zakonodaja ic z.Zakonom o arhivskem gradivu in arhivih leta 1966 uvrstila zvočne in slikovne zapise med arhivsko gradivo. Zakon o naravni m kulturni dediščini iz leta 1981 pa je do'oeila o varstvu te vrste gradiva le še dopolnil in preciziral5. Tako so sbkovno gradivo in filmi postali zgodovinski vir.
V	tem prispevku bi sc želela omejiti na strojno čitljive analogne zapise, ki jim bo arhivistika v bodoče morala posvečati večjo pozornost. Analogni zapisi se ločijo od trat" .ionalno pi.^ar h v prvi vrsti pc načinu zapisa oz. nosilcu informacije, toicj po zunanji obliki, ne pa po kvalitet: zgodovinskega spoznanja6. Iz tega sled:, da je razlika predvsem v načinu arhivsko-tehmčnc obdelave. Načeloma so
za analogne zapise v veljavi ista arhivska načela, ki sc upoštevajo tudi pri pisanih dokumentih, sc nravi valorizacija, urejanje, popisovanje in uporaba7.
Ugotavljanje vrednosti in pomembnosti tega gradiva je pomembno in odgovorno delo. Gradivo sc med seboj razlikuje in zaradi tega so drugačni tudi pristop k valorizaciji. V arhivski terminologiji pojem valoiizaci.c ni enoten, kot ni enotna niti terminologija8. Prav zaradi tega pa individualizem, ki izhaja iz tega. pri pristopu k problemom odbira nja in valorizacije onemogoča uspešnost sistematiziranja arhivskih procedur.
Velik del produkcij na področju analognih zapisov je nemstitueionalncga izvora. Razen gradiva, ki nastaja pri RTV in v profesionalnih filmskih institucijah, nastaja takšno gradivo tudi pri amaterskih klubih in pri posameznikih. In ravno amaterski analogni zapisi so v svetu in tudi pri nas, tako sc vsaj zdi, neupravičeno zapostavljeni. Te reprodukcije v večini primerov ne prihajajo v arhive, ker lastniki z obstoječo arhivsko zakonodajo niso obvezani oddajati kopij oz. originalov v varstvo pristojnemu arhivu. V arhiv prihajajo tovrstni materiali tako le kot volila, darila ali pa z odkupom.
On eni. a bi samo enega od mnogih primerov, ki smo jih v nrctcklom času zasledili na terenu. Na področju ; .tajerske, pa ne samo tam, verjetno jc podobna situacija tudi drugod po Sloveniji, jc delovala ccla vrsta foto-kino klubov ali pa posameznikov, katerih gradivo je izrednega pomena za lokalno zgodovino. Toda na žalost jc to gradivo nezaščiteno in propada, o čemer smo sc lahko prepričali sami, bodisi zato ker pristojni arhivi za to ne vedo ali pa nimajo posluha za ohranitev tc vrste gradiva, ki pa jc, kar t, /elela še enkrat poudariti, izrednega pomena za lokalno zgodovino. Mislim, da ni treba po.;ebej poudarjati, daje za to gradivo treba čimprej poskrbeti, in ga rešit. propada. Seveda ne bi di skut ali o tem, kdo je krivce za takšno stanje, vendar bi se v arhivih morali zavedati, da jc njihova naloga ohranjanje naše kulturne dediščine tudi na t -m področju in bi morali poskrbeli tudi za varovanje tega gradiva.
Ena izmed možnosti rešitve tega problema je, da pristojni arhivi za določena področja pričnejo 7. zbiranjem, hranjenjem in obdelovanjem te vrste gradiva. V Pokrajinskem arhivu Maribor smo pred več kot letom dni storili prve poskuse na področju ust variant in tudi hranjenja analogne vrste zapisov. Uredili smo majhen in priročen ■V-slug3 Pri celotni zasnovi nas jc vodilo dejstvo, da bo naloga arhivo\ v prihodnosti tudi dokumentiranje cc-olnega družbenega življenja in hotenja individu-uma v celoti. Pričeli smo z izdelavo lastne dokumentacije in z zbiranjem amaterskih analognih zapisov s terena, ki so pomembni za lokalno zgodovino, vse pa z namenom, da zaščitimo gradivo pred propadom.
V kakšni obliki pa naj bi sc izvajala materialna zaščita jc precej odvisno od zakonodaje, tehnično-tehnološkega ni veja posamezne pristojne arhivske institucije in ustrezno izobraženega kadra. Vsem mora biti iasno, da jc treba zagotovili obstoj tega gradiva tudi za bodoče gcneracijc. Jasno jc. da jc materialno varstvo tega gradiva zahtevnejše in za*