LES wood 52 (2000) 11 Raziskave in razvoj 374 UDK: 659.2:674 Pregledni znanstveni ~lanek (Review Scientific Paper) Kako se lotiti gradnje informatike v lesnoindustrijskem podjetju (predlog) How to start building information system in wood working factory (proposal) J. KROPIVŠEK*; L. OBLAK** Povzetek Abstract V lesnoindustrijskem podjetju je, kot predstavniku delovno In a wood industry company as a representative of labour-intensive intenzivne panoge, uvajanje informatike zelo zapleteno in industrial branch, the implementation of informatics is highly complex hkrati zelo nujno opravilo. ^e ho~e lesnoindustrijsko podjetje and also very urgent task. To be successful on the market, the wood uspeti oziroma celo obstati na konkuren~nem trgu, mora za- industry company must provide quality products while ensuring low gotavljati kvalitetne proizvode, nizke stro{ke izdelave in konku- costs of production and competitive terms of delivery. All of the above ren~no kratke roke dobave. Vsi na{teti momenti pa so rezultat mentioned, however, results from an improved level of business orga-bolj{e organiziranosti poslovanja, ki mora biti podprta z infor- nisation, which must be supported by information technology. This is macijsko tehnologijo. Zato je treba, da je poslovni sistem sez- why it is necessary for the business system to be acquainted with organi-nanjen z organizacijskimi, tehnolo{kimi in drugimi lastnostmi, sational, technological and other features made available by a modern ki jih nudi sodoben informacijski sistem. K u~inkoviti rabi infor- information system. It is the company itself, which can contribute grea-matike v svojem poslovanju pa lahko veliko prispeva podjetje tly to the efficient use of informatics in its business operations. In this samo. V ~lanku so prikazane aktivnosti, ki jih lahko in jih mora article the activities, which the company (especially wood industry com-opravljati podjetje samo. Algoritem in aktivnosti so na~rtovani panies) can and should carry out itself, are presented. za uporabo v lesnoindustrijskih proizvodnih podjetjih. Klju~ne besede: informatika, lesnoindustrijsko podjetje, infor- Keywords: informatics, wood industry company, information system macijski sistem 1. UVOD IN POSTAVITEV PRO- deljena kot veda, katere tehnolo{ki ni~nih prednosti, ki jih omogo~a sodo-BLEMA temelj je sodobna informacijska in tele- bna informacijska in telekomunikacij-komunikacijska tehnologija (ITT). Infor- ska tehnologija. Ker pa je razvoj na Cilj vsakega (proizvodnega) poslovne- matika je z razvojem ITT postala v tem podro~ju izredno hiter, moramo ga sistema je doseganje ~im ve~jega poslovnem svetu strate{ko pomembno biti v poslovnih sistemih zelo aktivni, ~e dobi~ka. Le-tega podjetje lahko dose`e podro~je, predvsem zaradi strate{kih ho~emo slediti svetovnim trendom. med drugim tudi in predvsem z dobro prednosti (=lastnosti), ki jih ta tehnolo-organizirano prodajo, kvalitetnimi pro- gija omogo~a. Informatika v poslov- Z vidika poslovnega sistema je potrebno izvodi, nizkimi izdelavnimi stro{ki in nem svetu pomeni implementacijo predvsem, da je seznanjen s svetovnimi kratkimi odzivnimi ~asi v odnosu s kup- sodobnega organizacijskega, tehno- trendi na podro~ju informatike in da v cem (izdelava kvalitetne ponudbe, od- lo{kega in tehni~nega znanja in dose`- svoje strate{ke plane vklju~i tudi infor-prema izdelka, odprava eventualne re- kov v poslovne procese. [4] matizacijo poslovanja. Ugotoviti mora klamacije,...). Vsi na{teti momenti so v svoje kriti~ne faktorje uspeha s podro~ja osnovi pogojeni z dobro organizacijo Osnovna zna~ilnost sodobnih poslov- informatike in zagotoviti njihovo ures-poslovanja, uporabo sodobnega infor- nih sistemov je njihova usmerjenost na ni~itev. Zato je nujno, da sta predvsem macijskega orodja in tehnologij, z upo- trg, saj le-ta pogojuje njihov obstoj. strate{ki in takti~ni management sezna-{tevanjem sodobnega znanja o poslov- Sodobna globalna dru`ba in s tem glo- njena z osnovnimi postopki in metoda-nih procesih itd. Vsa ta podro~ja pa so balni trg od poslovnih sistemov zahte- mi, ki se uporabljajo pri na~rtovanju in zajeta v okviru informatike, ki je opre- vata predvsem uporabniku (eventualne- uvajanju informatike v poslovne sisteme, mu kupcu) prijaznej{i in kvalitetnej{i ker je vizija uvajanja informatike v po-servis. Pri tem sodobna proizvodna teh- slovanje (zelo) trdno povezana s celotno * mag., Univerza v Ljubljani, Biotehniška fakulteta, Oddelek za lesarstvo, nologija, intenzivni nastop na trgu vizijo poslovnega sistema. Ro`na dolina, C. VIII/34, Ljubljana (marketing), visoko lete~i poslovni stra-** dr., Univerza v Ljubljani, Biotehniška fakulteta, Oddelek za lesarstvo, te{ki plani ipd. niso dovolj. Zagotoviti Izkazalo se je, da lesnoindustrijski po-Ro`na dolina, C. VIII/34, Ljubljana je treba izrabo vseh tehnolo{kih in teh- slovni sistemi pri tem niso nikakr{na LES wood 52 (2000) 11 izjema in da jih trg sili v sistemati~no uvajanje informatike v poslovanje. Pri tem moramo dati poseben poudarek sistemati~nosti uvajanja informatike, ki mora vedno imeti svoj jasen cilj (ta mora biti usklajen s strate{kimi poslovnimi na~rti), svoj (natan~no definiran) potek dela in opredeljene najpomemb-nej{e aktivnosti uvajanja. Vsak poslovni sistem mora poiskati tiste strate{ke posebnosti, ki jih je pri informatizaciji vsekakor treba upo{tevati in jim dati posebno mesto. Vsak poslovni sistem mora aktivno delati tudi pri pripravljalnih aktivnostih na~rtovanja in gradnje informatike, katerih algoritem je podrobneje predstavljen v nadaljevanju. Raziskava in njen predlog v o`ji obliki sta predmet dela v ve~jem slovenskem lesnoindustrijskem podjetju. 2. INFORMATIKA V POSLOVNEM SVETU Uporabna informatika je tisti del informatike kot znanstvene discipline, “ki raziskuje sestavo, funkcije, oblikovanje, izvedbo in delovanje ra~unalni{ko podprtih informacijskih sistemov”. V poslovnih sistemih pa sre~amo t.i. poslovno informatiko, ki pa jo lahko opredelimo kot “dejavnost oblikovanja, uvajanja in izvajanja poslovnih informacijskih sistemov” [1]. V prvem delu se informatika ukvarja predvsem z organizacijo poslovanja in modeliranjem poslovnih procesov, v drugem delu je njeno delo uporaba (in razvoj) metodologij uvajanja informacijskih sistemov v poslovanje, pri ~emer so zajete razne metode rein`eniringa (prenove poslovnih procesov), metode zagotavljanja odzivnosti strojne opreme (na~rtovanje strojne opreme...) in razni drugi na~ini, ki se ukvarjajo z uvajanjem informatike v poslovanje (izobra`evanje uporabnikov, razvijanje posebnih modulov programske opreme...). V tretjem delu pa so zajete predvsem aktivnosti v zvezi z izvajanjem poslovnega informacijskega sistema, ki se osredoto~ajo na njegovo vzdr`evanje in nadgradnje. Razvoj informatike je povzro~il tretjo veliko revolucijo v ~love{ki zgodovini. ^love{ka dru`ba je tako prek agrarne in industrijske pre{la v informacijsko dru`bo. Osnovna razlika med industrijsko in informacijsko dru`bo je v tem, Raziskave in razvoj da te`i{~e ekonomskih aktivnosti in teh-nolo{kih sprememb ni ve~ proizvodnja materialnih dobrin, ampak obdelava informacij. Industrijska dru`ba preide v informacijsko takrat, kadar vsi vidiki narodnega gospodarstva postanejo popolnoma odvisni od informacijske tehnologije in tehnike. Ta proces lahko imenujemo informatizacija. Na izredno hiter razvoj informatike, njen strate{ki pomen v poslovnem svetu in nujnost izvajanja procesa informatizacije vplivajo nekateri poslovni trendi [3]: * ve~ja dostopnost ra~unalni{ke tehnologije, * povezovanje ra~unalni{ke in komunikacijske tehnologije, * ve~ja stopnja avtomatizacije dela, * ve~ja vrednost v obliki informacij, * nove oblike organizacije in upravljanja poslovnih sistemov (management), * kraj{i poslovni cikli, * ve~ja svetovna konkurenca, * postopno uveljavljanje svetovnih standardov. ^e smo informatiko opredelili kot znanstveno disciplino, potem so informacijskimi sistemi predmet njene obravnave, ra~unalni{tvo (tehnolo{ka in programska oprema) pa je pripomo~ek (orodje) za dosego cilja. Informacija je za poslovne sisteme ravno tako pomembna dobrina, kot sta material in energija. Informacijski sistem je po neki definiciji v splo{nem izraz za “ra~una-lni{ko osnovane storitve, ki dajejo informacijo na specifi~ne zahteve uporabnikov” [2]. Poslovni informacijski sistem (IS) je grajen z namenom, da oskrbuje uporabnike z informacijami, potrebnimi za upravljanje mati~nega poslovnega sistema, torej sistema, v katerega je IS vgrajen. Ta IS mora biti sposoben, da spremlja procese v poslovnem sistemu in tiste spremembe v okolju, ki lahko vplivajo na delovanje in obstoj ma-ti~nega poslovnega sistema. Osnovni namen poslovnega informacijskega sistema je, da oskrbuje uporabnike o preteklem in trenutnem delovanju ter predvidenem obna{anju poslovnega sistema in njegovega okolja. Tako se zmanj{uje stopnja negotovosti pri kontroli in usmerjanju delovanja organiza- 375 cije. Lo~imo ve~ tipov informacijskih sistemov (IS): izvajalni, upravljalni, direktorski, IS za podporo odlo~anju itd. IS mora biti selektiven, kar pomeni, da mora poslati samo pravo informacijo na pravo mesto. 3. GRADNJA INFORMATIKE V LESNOINDUSTRIJSKEM PODJETJU (predlog za~etka) S strate{kega vidika je za poslovni sistem pomembno predvsem, da sam sistemati~no spremlja in ugotavlja svoje potrebe (ki ponavadi nastanejo zaradi zahtev trga) in jih sprotno realizira v informacijskem sistemu. Pri posodabljanju obstoje~ega informacijskega sistema, pa tudi pri gradnji novega, je poleg uvajanja sodobne tehnolo{ke in tehni~ne podpore obstoje~im procesom, treba zagotoviti tudi njihovo prenovo [2]. V splo{nem velja, da informatika oz. njena tehnologija omo-go~ata izvajanje dolo~enih procesov na popolnoma druga~en, hitrej{i in bolj ekonomi~en na~in (nekateri procesi celo odpadejo), vendar so zato potrebni temeljite organizacijske in teh-ni~ne prenove. [koda bi bilo, da bi dolo~ene procese, ki v bistvu za poslovni sistem po uvedbi sodobnega informacijskega sistema niso ve~ potrebni, {e vedno opravljamo, saj na ta na-~in delamo nepotrebne stvari samo {e hitreje; to pa ni~ ne prispeva k na{i konkuren~nosti. Zaradi tega je za poslovni sistem bistvenega pomena, da aktivno sodeluje predvsem v fazi na-~rtovanja informacijskega sistema oz. z drugimi besedami povedano, pri na~r-tovanju posodobitve poslovanja zaradi uvedbe informatike. Pri uvajanju informatike v poslovanje je treba razlikovati ve~ faz: na~rtovanje in gradnja IS, uvajanje IS ter uporaba in vzdr`evanje IS. Faza na~rtovanja in gradnje informacijskega sistema zahteva od poslovnega sistema, ki bo uporabljal (nov) informacijski sistem, bistveno ve~jo anga`ira-nost. V tej fazi lahko podjetje (samo ali s strokovnimi sodelavci) poleg metodologij, s katerimi pridemo do podatkovnih (osnova za bazo podatkov) in procesnih modelov (osnova za aplikacije) in ki jih ponavadi opravljajo za to usposobljene ekipe (zunanjih) strokovnjakov, naredi {tevilne korake, ki zagotavljajo kvalitet- LES wood 52 (2000) 11 nej{i, dejanskim potrebam prilagojen informacijski sistem. Drugi dve fazi so bolj ali manj domena dobavitelja informacijske re{itve in uporabnik nanje nima bistvenega vpliva (razen z disciplino in aktivno pomo~jo pri uvajanju informacijskega sistema). V fazi na~rtovanja in gradnje informacijskega sistema je aktivna vloga bodo~ih uporabnikov zelo potrebna. Sami lahko z majhnim {tevilom enostavnih metodologij kriti~no analizirajo obstoje~e stanje, ugotovijo dejanske informacijske potrebe v sistemu, izvedejo prenovo kri-ti~nih delov (procesov) sistema ter po-i{~ejo in argumentirano izberejo naj-ustreznej{ega dobavitelja informacijske re{itve, ki bo ugodil vsem njihovim potrebam, ki jih na tej stopnji `e natan~no poznajo. Glede na to, koliko njihovim posebnostim bo dobavitelj moral prilagoditi standardno aplikacijo informacij- Raziskave in razvoj skega sistema, lahko z njim izdelajo na-tan~en terminski plan realizacije gradnje in uvajanja informacijskega sistema v teko~e poslovanje. Poleg tega je z na-tan~no analizo trenutnega in predvidenega poslovanja mo~ ugotoviti tista kri-ti~na podro~ja poslovanja, ki so za podjetje klju~nega pomena in mu zagotavljajo konkuren~no prednost na trgu ter jim je v informacijskem sistemu treba nameniti posebno pozornost. Informacijskemu sistemu tako zagotovimo realne mo`nosti za uspeh pri implementaciji v poslovni sistem. Komentar k preglednici 1: 1. Ugotavljanje kriti~nih faktorjev uspeha z metodo CSF (Critical Success Factors) [3], kjer z vpra{anjem “Uspe{no delovanje va{e organizacije je odvisno od majhnega {tevila faktorjev. Ali lahko opi{ete kriti~ne 376 faktorje, ki so najbolj pomembni za va{o organizacijo?”, ki ga zastavimo vodilnim delavcem v podjetju (top in midle management), ugotovimo, katera so tista podro~ja, ki jim moramo pri gradnji informacijskega sistema posvetiti posebno pozornost. Na enak na~in pridemo tudi do stra-te{kih ciljev organizacije. 2. Z DFD (Data Flows Diagrams) ugotovimo procese in relacijo proces-do-kument; matrika “proces/dokumenti” rabi za pregled nad tem, kaj dolo~en proces z dokumentom iz DFD diagrama po~ne (kreira, bere, dopolnjuje); procesni diagrami pa prika`e zaporednost izvajanja procesov, kar je potem temelj za njihovo prenovo. 3. Z organigrami ugotovimo organizacijsko strukturo; matrika “proces/organizacija” pove`e procese iz DFD diagramov s strukturo iz organigra-ma; matrika “organizacija/dokumenti” opredeli vsakemu nivoju v organizacijski strukturi delo z do-lo~enimi dokumenti. 4. Ozka grla ugotavljamo s posebej za ta namen oblikovanimi vpra{alniki, s katerimi pridobimo podatke za matriko “proces/proces”, ki prikazuje pogostnost pojava ozkega grla in ozna~i stanje odnosa med povezanima procesoma; za kriti~na ozka grla izdelamo posebno analizo le-teh in tako oblikujemo tabelo, ki jo moramo posebej temeljito upo{tevati pri prenovi poslovnih procesov. 5., 6. Z metodo CSF in drugimi vpra-{alniki definiramo informacijske potrebe po delovnih mestih in po procesih ter tako oblikujemo matriko “organizacija/dokumenti/ podatki” in matriko “proces/dokumenti/podatki”, ki dajeta informacije o tem, kateri podatki na dolo~enem dokumentu so kakorkoli povezani z delovnim mestom (oz. procesom). 7., 8., 9. Po metodologiji prenove poslovnih procesov opravimo korekcije na posameznih diagramih in matrikah, ki so opisani v prej{njih to~kah 10. Izdelava ve~kriterialnega odlo~itve-nega drevesa, pri ~emer moramo Slika 1. Algoritem izvajanja za poslovni sistem pomembnih korakov v fazah na~rtovanja in gradnje informacijskega sistema LES wood 52 (2000) 11 Raziskave in razvoj 377 Preglednica 1. Prikaz metodolo{ko podprtih aktivnosti v fazi na~rtovanja in gradnje informacijskega sistema korak aktivnosti metoda analiza obstoječega stanja / analiza ciljev in kritičnih faktorjev uspeha CSF (Critical Success Factors) 2 analiza dokumentacijskih tokov in procesov DFD (Data Flows Diagrams), matrika »proces/dokumenti«, procesni diagrami 3 analiza organizacijske strukture z vidika odgovornosti in dokumentacijskih tokov organigrami, matrika »proces/organizacija«, matrika »organizacija/dokumenti « 4 ugotavljanje informacijskih ozkih grl (časovne, količinske, vsebinske, kvalitetne ovire) vprašalniki za ozka grla, matrika »proces/proces«, tabela detajlne analize kritičnih ozkih grl ugotavljanje informacijskih potreb v podjetju 5 po delovnih mestih CSF metoda, vprašalniki, matrika »organizacija/dokumenti/podatki« 6 po procesih CSF metoda, vprašalniki, matrika »proces/dokumenti/podatki« prenova obstoječega poslovnega procesa 7 organizacijska prenova poslovnega procesa organigrami, DFD, procesni diagrami 8 informacijska prenova poslovnega procesa DFD, procesni diagrami 9 analiza spremenjenih (zaradi prenove) informacijskih potreb v podjetju matrike (spremenjene in dopolnjene) priprava odločitvenega modela 10 odločitveni model za izbiro ponudnika informacijske rešitve večkriterialno odločitveno drevo iskanje najustreznejšega ponudnika informacijske rešitve U ugotavljanje ustreznosti ponudb izdelanemu modelu primerjalna analiza »zahtevano/dobljeno« 12 pridobivanje, usklajevanje in primerjalna analiza konkretnih ponudb za SW in HW opremo ocenjevanje ponudb s točkovanjem po različnih kriterijih izbor dobavitelja informacijske rešitve 13 izdelava odločitvenega modela z obrazložitvijo večkiterialna odločitvena analiza priprava plana projekta informatizacije 14 določitev zaporedja aktivnosti projekta informatizacije mrežno planiranje 15 terminska opredelitev projekta informatizacije mrežno planiranje dati poseben poudarek posebnim zahtevam uporabnikov bodo~ega informacijskega sistema; vsak kriterij je potrebno tudi ustrezno ovrednotiti in postaviti odlo~itvena pravila. 11., 12., 13. Na podlagi informacijskih zahtev ocenimo pridobljene ponudbe in njihovo primerjalno analizo po metodi ve~kriterialne odlo~itvene analize. 14., 15. S tehniko mre`nega planiranja dolo~imo zaporedje izvajanja aktivnosti gradnje in uvajanja informacijskega sistema v poslovanje, njihovo ~asovno zaporedje in trajanje celotnega projekta; s tem tako sebi kot dobavitelju informacijske re{itve dolo~imo potek dela projekta. 4. SKLEP Na~rtovanje in gradnja informacijskega sistema (IS) ima razli~no od strogega metodolo{kega na~ina, ki se dotika podatkovne in procesne strukture poslovnega sistema, tudi ve~ korakov in aktivnosti, katerih rezultat je bolj{a organizacija poslovanja, smotrnej{a izraba informacijske tehnologije in kvalitetnej{i informacijski sistem. Te aktivnosti lahko oz. mora izvesti podjetje samo. Zato smo v povezavi s prakso izdelali algoritem izvajanja teh aktivnosti, katerih ve~ji del smo tudi metodolo{ko podprli. Algoritem se je v ve~jem lesnoindustrijskem podjetju izkazal za zelo primernega. Pri tem pa je potrebno opozoriti {e na aktivnosti, ki jih mora podjetje opraviti tudi v kasnej{ih fazah gradnje in uvajanja IS. Slednje so omejene predvsem na disciplino, izobra`evanje uporabnikov in prilagajanjem organizacije poslovanja novim zahtevam. Ker te aktivnosti vodi dobavitelj informacijske re{itve, mu na tem mestu nismo posve~ali posebne pozornosti. REFERENCE 1. Gradi{ar, M., Resinovi~, G. 1994. Informatika. Moderna organizacija, Kranj. 427 s. 2. Griffiths, G.H. et al. 1997. Strategic Information Systems Planing: towards the derivation of method for evaluating business utilisation of the Internet. Proceedings - 10th International Bled Electronic commerce conference, June 1997. Moderna organizacija, Kranj. s. 438 - 449 3. Kova~i~, A., Vintar, M. 1994. Na~rtovanje in gradnja informacijskih sistemov. DZS, Ljubljana. 316 s. 4. Kropiv{ek, J., Tratnik, M., Oblak, L. 1999. Characteristics regarding the designing and implementing of informatics in a wood industry company. V: Jela~i}, Denis (ur.). Development trends in production management for forestry and wood processing : scientific book. Zagreb: University of Zagreb, Faculty of Forestry, p. 155-160