letnik IV, številka 2, oktober 2012 6 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek 1 Organizacijsk e fu nkcije Ljubitelje angleške besede »management« bom verjetno r a z o ča r a l s t e m , d a b o m v n a d a l j e v a n j u s k uš a l t o b e s e d o u t e m e l j e n o n a d o m e š ča t i s s l o v e n s k i m a besedama »ravnateljevanje« in »ravnateljstvo«. Prvo v smislu ene od treh organizacijskih funkcij (ob ravnateljevanju še upravljanje in izvajanje), drugo v smislu skupine ljudi, ki to funkcijo opravljajo, zlasti najvišjih ravnateljev. Uporaba slovenskega izrazja se mi zdi še t o l i k o b o l j po t r e b n a , k e r n e po t r e b n o v k l j u č e v a n j e b e s e d e m e n e d žm e n t m e d » s l o v e n s k e « b e s e d e v od i v p r a k s i t u d i d o t a k i h po p a č e n k , k o t s t a b e s e d i m e n e d ž e r i r a n j e i n m e n e d ž e r s t v o . S k r a t k a , s l o v e n i s t i so se pri teh izrazih v svoji »skrbi« za slovenski jezik popolnoma izneverili svojemu temeljnemu poslanstvu. Pogosta stranpot, ki smo ji pri uporabi izvedenk i z o m e n j e n e a n g l e š k e b e s e d e p r i č e , j e po v e z a n a s pod r o č j e m , k i g a t u n e n a m e r a v a m o o b r a v n a v a t i . G r e z a u po r a b o b e s e d e m e n e d ž e r v s m i s l u z a s t o p n i k a a l i agenta neke osebe v zvezi s konkretnimi interesi, n p r . v z v e z i z z a s t o p a n j e m š po r t n i k o v p r i č i m b o l j ugodni prodaji njihove (nogometne, košarkarske, rokometne itn.) delovne sile ali usposobljenosti za d o l o č e n o o b d o b j e . Č e z d a j p r e i d e m od i z r a z j a k v s e b i n i , j e n u jn o , da se pri razpravi o ravnateljevanju najprej lotimo razmerja med tremi organizacijskimi funkcijami, zlasti med obema oblastvenima organizacijskima funkcijama: upravljanjem (ang. governance) in ravnateljevanjem. To še toliko bolj, ker je tudi kdo od n o v o p e č e n i h r e d n i h u n i v e r z i t et n i h p r o f e s o r j e v s t e g a z n a n s t v e n e g a o z i r o m a s t r o k o v n e g a pod r o č j a s po s o b e n i z j a v i t i , d a i m a m o v s l o v e n š č i n i s r e č o , ker lahko angleški besedi »governance« in »management« prevajamo z eno samo besedo, in to je »upravljanje«. Spomnim naj, da je angleško besedo governance v besednjak angleškega jezika vnesel nekdanji britanski ministrski predsednik Harold Wilson malo pred letom 1980. Razširjena L ipo vče v a opredelite v organiza cije zd ružb e in ra vnatelje v anje M i r an M i h e l č i č Fakulteta za računalništvo in informatiko, Univerze v Ljubljani e-pošta: miran.mihelcic@fri.uni-lj.si Povzetek Poglobljeno razmišljanje o nekem pojmu mora biti pogojeno tako z njegovim razlikovanjem od drugih sorodnih pojmov kot z jasno opredelitvijo, kaj naj bi pod izrazom, danem obravnavanemu pojmu, pravzaprav razumeli. Zato skuša avtor v prispevku izraz ravnateljevanje (ang. management) najprej nesporno osamiti od drugih izrazov, ki jih nepoznavalci uporabljajo za njegove »sopomenke«, nato pa usmeriti pozornost bralca n a t e m e l jn o v s e b i n o t e g a po j m a : u r e j a n j e r a z m e r i j m e d l j u d m i , k i n a j v z d r u ž b a h s l u ž i d o s e g a n j u d o l o č e n i h ( po s l o v n i h ) c i l j e v . O b r a v n a v a n j e u r e j a n j a r a z m e r i j j e p r i t e m po u d a r j e n o po v e z a n o z u č i n k i o r g a n i z a c i js k e v s e b i n e r a v n a t e l j e v a n j a , k o t j i h n a j d e m o v r a z š i r j e n i L i po v č e v i o p r e d e l i t v i o r g a n i z a c i j e z d r u ž b e . Povzetek Ključne besede: orga n i z ac ij ske f u n k c ij e , orga n i z ac ija, z d r u žba, ra v n a t e lj ev a nj e ( a ng . management), vrste ravna(teljeva)nja. Povzetek letnik IV, številka 2, oktober 2012 7 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek Z a p r a v e po z n a v a l c e pod r o č j a j e n e s po r n o , d a j e upravljanje organizacijska funkcija, ki: j e o p r e d e l j e n a d r u ž b e n o e k o n o m s k o i n k i a. pod r o b n e j e d o l o ča d r u ž b e n i n a č i n g o s pod a r j e n j a v z d r u ž b i , je vir vse oblasti (in s tem tudi odgovornosti) v b. z d r u žbi, d o l o ča o z i r o m a d o v o l j u j e č l a n s t v o v z d r u ž b i , š e c. zlasti zaposlovanje najvišjih nosilcev funkcije ravnateljevanja, s e d i n a m i č n o r a z v i j a i n po t r j u j e v p r o c e s u d. d o l o ča n j a po s l a n s t v a , s p l o š n e po s l o v n e po l i t i k e , strateških ciljev in drugih pomembnejših od l o č i t e v , v k l j u č n o z o c e n j e v a n j e m d o s e žk o v i n po r a z d e l j e v a n j e m i z i d a po s l o v a n j a z d r u ž b e , n p r . d o b i č k a , t e r po r a v n a v a n j e m i z g u b e , s č i m e r zastopa, varuje, uveljavlja in razvija interese e. nosilca upravljanja, torej lastnika oziroma pr e d st a v n i k a u pra v i č e nc a d o kor i s t i i z de lova nja z d r u ž b e. Pri funkciji upravljanja gre torej za vprašanje o bl a s t i. P rav n a t e m e l j u o bl a s t i , n a j ve č k rat ut e m e l j e n i z l a s t n i n o , u p r a v l j a v c i g o s pod a r s k e z d r u ž b e d o l o ča j o dejavnosti, poslanstvo, politiko, cilje (kot del strategije) i n ( n a j po m e m b n e j š e ) č l a n s t v o z d r u ž b e . S e v e d a t a njihova oblast ni neomejena, saj morajo delovati v o k virih z ak o ns kih , m o r alnih in d ru ž b e nih o m e j i t e v , ki v svojem bistvu pomenijo oblast v rokah drugih. Tu seveda ne gre za oblast, ki jo nosilci upravljanja ( z a ča s n o ) d od e l i j o d r u g i m , a m p a k z a i z v i r n o pridobljeno oblast drugih. Prav porazdelitev in u po r a b a o b l a s t i , k i s t a v e z a n i n a i n t e r e s e , po s l e d i č n o v e č i n o m a d o l o ča t a t u d i n a m e n i n c i l j e z d r u ž b e . U p r a v l j a n j e v z d r u ž b a h j e t o r e j po v e z a n o z v z o r c e m oblasti, vplivom in za to funkcijo (še) sprejemljivim samostojnim delovanjem ravnateljev na vrhu k o ord i n ac ij ske s e st a v e z d r u žb e . T a orga n i z ac ij sk a f u n k c i j a d o l o ča , k a j j e po m e m b n o , k a k o k a ž e u r e j a t i zadeve, kdo bo in kdo ne bo sodeloval pri temeljnih od l o č i t v a h , t e r o k v i r e s p r e j e m l j i v e g a u v e l j a v l j a n j a t e h od l o č i t e v . T i s t i , k i s e po g l a b l j a j o v p r o u č e v a n j e u p r a v l j a n j a v z d r u ž b a h , m e n i j o , d a j e po z n a v a n j e i n t e r e s o v » p r e v l a d u j o č e k o a l i c i j e « , s e s t a v l j e n e i z v p l i v n i h d e j a v n i k o v v z d r u ž b i , k l j u č z a n j e g o v o razumevanje (Schermerhorn in drugi, 1991; 447). Zavedati se moramo, da nosilci funkcij u p r a v l j a n j a i n r a v n a t e l j e v a n j a d o l o ča j o t u d i v s e b i n o d e l a n o s i l c e v f u n k c i j e i z v a j a n j a . T o s e i z r a ž a k o t delovanje (izvajalcev!) za pripravo potrebnih ( p r e d v s e m t e h n i č n i h ) po g o j e v u s t v a r j a n j a i n n e po s r e d n o u s t v a r j a n j e po s l o v n i h u č i n k o v . F u n k c i j a i z vaj a n j a j e t i s t o de lova n j e v z d r u žbi , v k at e r e m č l a n i z d r u ž b e po n a v od i l i h n o s i l c e v o b l a s t v e n i h f u n k c i j udejanjajo potrebne pogoje za ustvarjanje in tudi r e s n i č n o u s t v a r j a j o po s l o v n e u č i n k e ( a l i p r e d m et e po s l o v a n j a ) t e r s t e m u r e s n i č u j e j o po s l a n s t v o , v i d e n j e i n s t r a t e g i j e z d r u ž b e . G r e t o r e j z a d e l o v a n j e , s katerim se ustreznost zamišljenega, to je vnaprejšnjih p r i ča k o v a n j n o s i l c e v o b l a s t v e n i h f u n k c i j u p r a v l j a n j a in r a vn a t e l j e v an j a o u s tr e znih n a činih o b v l a d o v an j a p r i h od n o s t i d o k a z u j e s po z n a v a n j e m u r e s n i č e n e g a . Povezavo med nosilci funkcije upravljanja ter preostalih dveh organizacijskih funkcij, ravnateljevanjem in izvajanjem, prikazujemo na sliki 1. 2 Čle nite v delo vneg a procesa in raz širjena Lipo vče v a op redelite v organ izacije zd ružbe P r e p r i ča n s e m , d a j e n e s po s o b n o s t z a r a z l i k o v a n j e med navedenima izrazoma za oblastveni funkciji in besedo »poslovodenje« vsaj delno pogojena z n e r a z u m e v a n j e m r a z l i k e m e d d r u ž b o l a s t n i k o v ( a n g . company ) , z d r u ž b o , k o t s t a n p r . pod j et j e ( a n g . firm) a l i z a v od z v e č z a po s l e n c i , t e r n j e n o o r g a n i z a c i j o . Č e j e t a k o , j e t r e b a j a s n o po t e g n i t i z l a s t i m e j o m e d zadnjima navideznima sopomenkama. Kje je pravzaprav izvor tega problema? Odgovor j e , d a s e v e č i n a o p r e d e l i t e v po j m a » o r g a n i z a c i j a « v t u j i i n d o ma č i l i te r a t u r i z a če n j a z b e s e d a m i » s k u p i n a ljudi, ki skupaj delujejo«. K zmedi v slovenskem prostoru prispeva tudi slovar slovenskega jezika, po katerem je združba s k u p n o s t l j u d i , k i j i h d r u ž i j o skupni interesi in skupne dejavnosti, organizacija pa s k u p n o s t l j u d i z d o l o č e n i m c i l j e m i n ( i z v e d e n i m ; o p . avt.) programom. Da se izognemo tej zmedi, se je treba vrniti h koreninam besede »organizacija«, ki jo zasledimo v grški besedi organon. Ta je pomenila orodje ali instrument, ki naj pripomore k izvedbi neke vrste ciljno usmerjenega delovanja (Morgan, 1986; 21). Naj dodam, da isti izraz pomeni tudi povezavo med stvarema, kot sta roka in kladivo. Po Robbinsovi (1984) opredelitvi je organizacija f o r m a l n a s e s t a v a n a č r t o v a n e g a u s k l a j e v a n j a ( v izvirniku: coordination ) , k i v k l j u č u j e d v a a l i v e č l j u d i z a d o s ega nj e n e kega sk u p n ega i z r e c no d o l o č e n ega n a m e n a a l i c i l j a , z n a č i l n a po o b l a s t v e n i h ( b e r i t e tudi: koordinacijskih) razmerjih in delitvi dela. V s od o b n i h z d r u ž b a h u g o t a v l j a m o , d a d v a a l i v e č l j u d i d e l u j e s k u p a j z a t o , d a b i d o s e g l i c i l j e , k i j i h j e d o l o č i l a d r u ž b a l a s t n i k o v pod j et j a a l i d r u g i po s a m e z n i k i , k i letnik IV, številka 2, oktober 2012 8 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek u v e l j a v l j a j o s v o j e p r a v i c e n a u č i n k i h o z i r o m a i z i d i h , k i n a j j i h z d r u ž b a d o s e g a . P o s l e d i č n o s e z n o t r a j z d r u ž b e – t j . v t i s t e m n j e n e m d e l u , k i g a v g l a v n e m n i m o g o č e v i d et i od z u n a j – v z po r e d n o s s e s t a v o n j e n i h č l a n o v , k i n e p r e s t a n o s o u č i n k u j e j o e d e n n a d r u g e g a , z a č e n j a o b l i k o v a t i t u d i s e s t a v a ( a l i n i z a l i m r e ž a ) n e l e formalnih, ampak tudi neformalnih razmerij med n j e n i m i č l a n i . Z a t o C o a s e ( 1 9 3 7 ; 3 8 6 – 4 0 5 ) n e g o v o r i le o notranji organizaciji skupin ali enot, ki jih lahko e n a č i m o s pod j et j i k o t v r s t o z d r u ž b , a m p a k d od a j a tudi, da je podjetje sestavljeno iz sistema razmerij, ki se udejanjijo, ko usmerjanje prvin poslovnega procesa (v izvirniku: resources) prevzame podjetnik. M o ž n a po t k pod o b n e m u z a k l j u č k u j e t u d i p r e d po s t a v k a , d a pod j et j e z v e č z a po s l e n c i n i l e g o s pod a r s k o u s m e r j e n a d r u ž b e n a e n o t a , k i u s t v a r j a i n p r od a j a po s l o v n e u č i n k e s c i l j e m p r i d o b i t v e d o b i č k a , a m p a k j e , p r a v i l o m a , t u d i n o t r a n j e po v e z a n d r u ž b e n i o r g a n i z e m . S c h m e r h o r n i n drugi (primerjajte: 1991; 15) zato poudarjajo, da d o b r o o p r e d e l j e n a z d r u ž b a ( i n t o po m o j e m m n e n j u po m e n i d o b r o o r g a n i z i r a n o z d r u ž b o ; o p . a v t . ) t e m e l j i n a k a k o v o s t n i v e r i g i r a z po l o ž l j i v i h o z i r o m a z b r a n i h prvin in ciljev posameznikov, ki jasno povezujejo prizadevanja posameznikov in skupin s skupnim n a m e n o m i n n a l o g o z d r u ž b e . Z a t o n i b i l o t e žk o o b l i k o v a t i s t a l i š ča , d a j e » o r g aniz ir an j e p r o c e s d o l o č an j a f o rm alnih r az m e ri j med ljudmi in prvinami za dosego ciljev« (Gordonova in drugi, 1990: 6). Pa vendar so ti avtorji nato oklevali p r i od l o ča n j u g l e d e n a s l e d n j e g a k o r a k a ( o p r e d e l i t v e organizacije) in so zato ponudili le opredelitev, da je formalna organizacija sestava formalnih r a z m e r i j m e d č l a n i d r u ž b e n e e n o t e . T a k o s o s e – podobno kot Kast in Rosenzweig (1985; 234), ki sta dokazovala, da naj bi »bila sestava razumljena kot vzpostavljen vzorec razmerij med sestavinami kot d e l i o r g a n i z a c i j e « – r a j e i z o g n i l i e d i n e m u l o g i č n e m u s k l e p u , d a o z n a č i j o p r a v t a k o r a z u m l j e n o s e s t a v o , AKTIVNI UPRAVLJALCI DOLOČAJO NAMEN DELOVANJA, POSTAVLJAJO NAJMANJŠI IN ZADOVOLJIVI CILJ, NADZORUJEJO POSLOVANJE VRHOVNI RAVNATELJ PREJME OPREDELJEN NAMEN, DOLOČA STRATEGIJO ZDRUŽBE, POSTAVLJA IZVEDENE CILJE DRUGIM RAVNATELJEM, POROČA O POTEKU (DRUGI) RAVNATELJI PREJEMAJO IZVEDENE (DELNE) CILJE, DOLOČAJO, KAKO JIH URESNIČITI, POSTAVLJAJO CILJE IZVAJALCEM, POROČAJO O POTEKU IZVAJALCI PREJEMAJO CILJE, DELUJEJO, POROČAJO O POTEKU Slika 1: Soodvisnost nosilcev organizacijskih funkcij (povzeto po: Argenti, 1993; 233) letnik IV, številka 2, oktober 2012 9 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek opredeljeno z (ustreznimi) razmerji, kot organizacijo samo. Pred takim sklepom so »pobegnili« s poudarjanjem, da »mora formalna organizacija upoštevati tudi neformalno organizacijo, ki je niz po r a j a j o č i h s e r a z m e r i j i n v z o r c e v s o u č i n k o v a n j m e d l j u d m i z n o t r a j z d r u ž b e ( v i z v i r n i k u : o r g a n i z a t i o n ) , ki niso uradno predpisani« (Gordonova in drugi, 1990; 6). B r e z t o v r s t n e g a z a d r žk a p a j e s l o v e n s k i organizacijski teoretik Lipovec opredelil (1974, 1 9 8 7 ) » ( n a m e r n o ; o p . a v t . ) o r g a n i z a c i j o z d r u ž b e k o t s e s t a v o m e d s e b o jn i h r a z m e r i j m e d č l a n i z d r u ž b e , ki zagotavlja obstoj, trajanje in razvoj posebnih z n a č i l n o s t i z d r u ž b e k o t t u d i n a m e n s k o u r e s n i č e v a n j e c i l j e v z d r u ž b e , u s k l a j e n i h v s e s t a v i « . L i po v č e v a o p r e d e l i t e v o r g a n i z a c i j e n a k a z u j e , d a s t a v z d r u ž b i d v a p r o c e s a a l i d v e v r s t i p r o c e s o v . P r v o v r s t o , k i v k l j u č u j e v i d n e p r o c e s e , u s m e r j e n e k u s t r e z n e m u u r e s n i č e v a n j u c i l j e v z d r u ž b e , imenujem »poslovni proces«. Druga vrsta, ki v k l j u č u j e n a m e n s k o v z po s t a v l j a n j e g r a d n i k o v sestave medsebojnih formalnih razmerij, imenovana »organizacijski proces«, pa vodi k uveljavitvi formalne organizacije. Tu pa seveda ne smemo po z a b i t i , d a j e r e s n i č n a o r g a n i z a c i j a z a r a z l i k o od n a č r t o v a n e f o r m a l n e v e d n o s t v a r i t e v n e l e f o r m a l n i h , ampak tudi neformalnih razmerij. Oba procesa sta seveda tesno povezana, saj sta i s t o ča s n o t a k o s e s t a v n a d e l a k o t o g r od j e n a m e n s k i h d e j a v n o s t i v z d r u ž b i . K o t t a k a j u l a h k o o p a z u j e m o kakor sestavini delovnega procesa kot celote, v katerem je delovni proces v razgradnji od celote k d e l o m m o g o č e r a z č l e n i t i n a d v a d e l a , o r g a n i z a c i js k e g a in poslovnega, kot njegovih sestavin. T a č l e n i t e v j e p r i k a z a n a n a s l i k i 2 , k j e r j e o g r od j e d e l o v n e g a p r o c e s a k o t c e l o t e d o l o č e n o s po s l o v n i m p r o c e s o m , k i i m a k o r e n i n e v d o l o č e n i p a n o g i / d e j a v n o s t i . Č e p r a v s o n o s i l c i d e l o v n e g a p r o c e s a , upravljavci in ravnatelji, isti v obeh procesih, pa ravnatelji kot sprotni nosilci organizacijskega p ro c e s a nep r e s t a n o sp ro ža jo , u sm er j a jo i n n a d z i r a jo d e l o v a n j e v po s l o v n e m p r o c e s u , t e r d o l o ča j o z a n j spodbude in sodilo. Prav ta prepletenost dela ravnateljev, ki so zelo pogosto hkrati nosilci tako poslovnega kot organizacijskega procesa, je hkrati razlog za premajhno razumevanje izvirne vsebine obeh p r o c e s o v . Č e k t e m u d od a m o š e t e ž a v e n e k a t e r i h avtorjev, npr. Magalhãesa (2003; 192), ki se ob s r e ča n j u s po j m i , k o t s o o r g a n i z a c i js k o v z d uš j e , organizacijski kontekst, organizacijski model, o r g a n i z a c i js k i n a č r t i n pod o b n i , z a č n o s p r a š e v a t i , kaj je pravzaprav organizacija, smo pred zahtevnim izzivom, na katerega pa moramo podati odgovor. O č i t n o j e n a m r e č , d a o r g a n i z a c i j e n e m o r e j o b i t i l e t e o r et i č n o z a m i š l j e n a o r g a n i z a c i js k a r a z m e r j a n i t i ne le organizacijska sestava. Nesporen izhod iz te z a g a t e , k i t e r j a v k l j u č i t e v v po j e m o r g a n i z a c i j a k o t u č i n k a s t r n j e n e g a o r g a n i z a c i js k e g a p r o c e s a ( a l i v e č delnih organizacijskih procesov) tudi druge pojme, k o t s o o r g a n i z a c i js k a o m r e ž j a , s i s t e m i i n v l o g e , j e z a marsikoga skrit, a pravzaprav preprost. O d g o v o r n a m n a m r e č po n u j a s m i s e l n a r a z š i r i t e v L i po v č e v e o p r e d e l i t v e o r g a n i z a c i j e v obliko, ki nesporno potrjuje njegovo razumevanje organizacije, dodaja pa tiste sestavine, o katerih kot o organizacijskih pišejo skoraj vsi avtorji s pod r o č j a o r g a n i z a c i j e . T a r a z š i r i t e v i n s t e m h k r a t i tudi razširjena opredelitev (namensko) organizacijo ORGANIZACIJSKI PROCES POSLOVNI PROCES (določen z dejavnostjo ) DELOVNI PROCES DELOVNI PROCES strateške zahteve, pogojene z značilnostmi poslovnega procesa taktična in izvedbena navodila Slika 2: Členitev delovnega procesa na organizacijski in poslovni proces letnik IV, številka 2, oktober 2012 10 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek z d r u ž b e po j m u j e k o t p r e p l et a j o ča s e d i n a m i č n a r a z m e r j a ( a l i n j i h o v i h r a z s e ž n o s t i ) t e r h k r a t i s t e m po v e z a n e ( u r e j e n e , u j e m a j o č e s e ) v s e b i n e m e d č l a n i z d r u ž b e , k i j i h ( s od e l u j o č i ) n a m e n s k o o z i r o m a se tudi same spontano porajajo, preoblikujejo in ukinjajo v (organizacijskih) procesih povezovanja, sodelovanja in tekmovanja ter se pojavljajo v oblikah o r g a n i z a c i js k i h s e s t a v a l i o m r e ž i j , v l o g i n s i s t e m o v , k i n a j z a g o t o v i j o o b s t o j z d r u ž b e , r a z v o j z a ž e l e n i h z n a č i l n o s t i v n j e j i n n a m e n s k o u r e s n i č e v a n j e n j e n i h c i l j e v. Tako razširjena opredelitev organizacije podpira tudi razumevanje, po katerem so ukrepi in dejavnosti, namenjeni vzpostavljanju t e h orga n i z ac ij sk i h vs e bi n , č le n i orga n i z ac ij sk i h procesov, ki podpirajo poslovne procese. Ta pristop nas vodi k sliki 3, ki v bolj konkretizirani obliki glede na sliko 2 prikazuje povezave med poslovnim in organizacijskim procesom skupaj z omenjenimi organizacijskimi pojmi. 3 Ra vnatelje v anje in vr s te ra vnanja s/z Prepletanje dogodkov ter s tem dogajanja v poslovnem in organizacijskem procesu, ki ima svoje korenine v upravljanju, udejanjanje pa predvsem v r a v n a t e l j e v a n j u , j e o b z a s k r b l j u j o č e s l a b e m razumevanju razlike med obema oblastvenima funkcijama pri številnih ljudeh verjetno poglavitni razlog za zmedo pri uporabi obeh pojmov. Za od p r a v o t e z m e d e j e n a j b o l j e – o b ž e pod a n i v s e b i n i upravljanja – predstaviti tudi navedenim nalogam f u n k c i j e u p r a v l j a n j a d o po l n j u j o č e n a l o g e f u n k c i j e ravnateljevanja. Te so: prejemanje nalog(e) in oblasti za izvedbo nalog(e) f. od u p r a v l j a n j a v z d r u ž b i , k a t e r e g a i z v r š i l n i i n z a u p n i š k i o r g a n ( a l i u d ) j e ( d r u ž b e n a d o l o č e n o s t ravnateljevanja); o p r a v l j a n j e t e h n a l o g s po m o č j o d r u g i h g. z a po s l e n c e v – č l a n o v z d r u ž b e v s t o p n j a h n a č r to v a nja, u d e ja nja nja i n n a d z o r o v a nja, z a č et i h v u p r a v l j a n j u ( p r o c e s n a d o l o č e n o s t ravnateljevanja); z a g o t a v l j a n j e , d a – s i c e r z a r a d i t e h n i č n e d e l i t v e h. d e l a po r a z d e l j e n e – n a l o g e po s a m e z n i h č l a n o v z d r u ž b e o s t a n e j o č l e n i e n o t n e g a p r o c e s a u r e s n i č e v a n j a c i l j a g o s pod a r j e n j a v po s l o v a n j u ( t e h n i č n a d o l o č e n o s t r a v n a t e l j e v a n j a ) . Postavimo tem nalogam ob bok zdaj 12 skupin dejavnosti v funkciji ravnateljevanja, ki sta jih s posebnim sistemom opazovanja ugotovila Luthans in Larsnova (v: Newstrom, Davis; 1989). Njun s p i s e k o b s e g a : 1 . n a č r t o v a n j e , 2. k a d r o v a n j e , 3 . urjenje in razvijanje sposobnosti sodelavcev, 4. od l o ča n j e , 5 . o b d e l a v o i n f o r m a c i j , 6 . i z m e n j a v o rutinskih informacij, 7. nadzorovanje, 8. motiviranje / s pod b u j a n j e , 9 . d i sc i p l i n i r a n j e , 1 0 . s t i k e z z u n a n j i m i l j u d m i , 1 1 . o b v l a d o v a n j e s po r o v i n 1 2. s o c i a l i z a c i j o / politiziranje. Avtorja sta se ob tem dolgem spisku d e j a v n o s t i s i c e r i z o g n i l a n j i h o v e m u u v r š ča n j u v posamezne (poslovne in organizacijske) procese, I ZV AJAN JE I ZV R ŠE V A NJE p osl ov ni p r oces priskrbovanje ljudi in drugih prvin N AČ RT O V AN J E N ADZ OROV AN J E namen izidi OR GANIZ ACIJ E U D E J A N J A N J E prizadevanje za pridobivanje proizvodov in storitev ustvarjanje dodane vrednosti sestave omrežja sistemi vloge proces(i) organizacijski Slika 3: Organizacijski gradniki kot učinki organizacijskega in kot podporniki poslovnega procesa letnik IV, številka 2, oktober 2012 11 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek a skrbnejši pogled na predstavljene dejavnosti potrjuje, da te nikakor niso sestavine poslovnega p r o c e s a . N e m o r e b i t i s po r n o , d a g r e p r i v e č j e m d e l u teh dejavnosti za reševanje problemov, s katerimi se spoprijemajo ravnatelji. So pa organizacijski problemi med njimi – neposredno ali posredno – skoraj vedno povezani z urejanjem organizacijskih razmerij. O b v s e m ž e p r e d s t a v l j e n e m s e v e r j et n o n i t e žk o strinjati, da od nosilcev te funkcije ravnateljevanja p r i ča k u j e m o v s a j d v o j e : n a j p r e j – o b ž e d o l o č e n e m ( od u p r a v l j a v c e v ) • n a m e n u i n t e m e l jn i h c i l j i h – s t r o k o v n o d o l o č i t e v potrebnih prvin za poslovanje ter njihovo primerno preskrbo in izrabo oziroma porabo (zlasti) pri ustvarjanju in prodaji ustreznih po s l o v n i h u č i n k o v n a e n i s t r a n i , na drugi strani pa tisto, kar je med drugim • r a z č l e n j e n o p r e d s t a v l j e n o v s p i s k u L u t h a n s a i n L a r s n o v e : z g r a d i t e v i n v z d r ž e v a n j e v i s o k e r a v n i organizacijske podpore poslovnemu procesu. Ker bomo o razliki med vsebino prve in druge a l i n e j e v e č po v e d a l i v n a s l e d n j i t o č k i , s e k a ž e ob pogosti povezavi besede management z neko konkretno vsebino v angleškem jeziku vprašati, kje n a j t i od l o č i l n i po u d a r e k v f u n k c i j i r a v n a t e l j e v a n j a a l i r a v n a n j a s / z . S po m n i m o s e n a i z r a z e : r a v n a n j e s spremembami (ang. change management), ravnanje z znanjem (ang. knowledge management), ravnanje z r a z l i č n o s t j o ( a n g . diversity management), ravnanje z blagovno znamko (ang. trade mark management), ravnanje s tveganji (ang. risk management), ravnanje s sredstvi (ang. assets management ) , r a v n a n j e s ča s o m (ang. time management), ravnanje z informacijsko tehnologijo (ang. IT management) in podobno. Ravnanje z informacijsko tehnologijo sem namenoma navedel kot zadnje, saj nas to danes ob vs e v e č ji u p orabi a ng le škega i z ra z a IT governance, tj. upravljanja z informacijsko tehnologijo, jasno pod u č i , d a m o r a m o t u d i v s l o v e n š č i n i v l o g o o b e h organizacijskih oblastvenih funkcij jasno razlikovati. Nasprotnikom uporabe besed ravnateljevanje i n r a v n a n j e s e k o t » r e š i l n a b i l k a « v d o l o č e n i h primerih ponuja beseda obvladovanje, ki pa ima jasen poudarek predvsem na dejavnostih ali s t o p n j a h n a č r t o v a n j a i n n a d z o r o v a n j a , m e d t e m k o druge dejavnosti, prikazane v spisku Luthansa i n L a r s n o v e l e v m a n j v k l j u č u j e . Z a t i s t e , k i h o č e j o n a p r e d o v a t i v r a z u m e v a n j u j e z i k o v n i h fi n e s , naj razliko med obema izrazoma ponazorim s primerom iz angleškega izrazja, ki npr. razlikuje med ravnanjem s spremembami (ang. change mangement) in obvladovanjem sprememb (ang. management of change). Ni dvoma, da bi lahko v kakšnem od n a v e d e n i h p r i m e r o v r a v n a n j a s / z … v v s a k d a n j e m ž i v l j e n j u b e s e d o r a v n a n j e l a h k o n a d o m e s t i l i t u d i z b e s e d o d e l o s / z … , v e n d a r t u o b r a v n a v a m o o r g a n i z a c i js k e f u n k c i j e i n k a ž e z a t o u po r a b i t i p r a v t o besedo. Š e b o l j po m e m b n o p a j e , d a s e o b s p i s k u dejavnosti po Luthansu in Larsnovi zavemo, da gre t u z a d e l o z l j u d m i , z a z a g o t a v l j a n j e u j e m a j o č e g a s e sodelovanja in koristnega tekmovanja med njimi ali – ko t p r av it a Fu lo p i n L i n s t e ad (20 0 4; 6 –7 ) – z a u r e j a n j e r a z m e r i j v v z a j e m n o k o r i s t . S l o v e n s k i k n j i ž n i j e z i k pozna tu izraz »ravnati z ljudmi«, npr. s starši ali otroki, in nikakor ne »upravljati z ljudmi«. Prav to r a v n a n j e z l j u d m i (L i p i č n i k , 1 9 8 8 ) j e t e m e l jn a v s e b i n a (organizacijskega dela) ravnateljevanja, saj morajo r a v n a t e l j i o b d o l o č e n i s m e r i d e l o v a n j a , k i j o d o l o č i j o nosilci funkcije upravljanja, to smer v sodelovanju z l j u d m i o z i r o m a s po m o č j o d r u g i h l j u d i u d e j a n j i t i . Pri uveljavljanju besede »ravnateljevanje« namesto tujke »management« zato ne gre le za »jezikovno igro«, saj naj bi se uporabnik besede »ravnateljevanje« pri nas moral bolj zavedati, da po u d a r e k v d e l o v a n j u » po v p r e č n e g a « n o s i l c a t e funkcije, npr. ravnatelja na srednjih organizacijskih ravneh, ni na poslovanju, ampak na urejanju razmerij m e d č l a n i z d r u ž b e . 4 Ra vnatelje v anje, poslo v odenje in vodenje N a j b r ž s e n i t e žk o s t r i n j a t i z u g o t o v i t v i j o , d a k a d a r v s i vse vedo, si marsikdo od »vsevedov« ni na jasnem z m a r s i č i m . Z a t o t u d i n i m o g o ča po g l o b l j e n a r a z p r a v a o r a v n a t e l j e v a n j u , č e p r e j n e po t e g n e m o j a s n i h r a z m e j i t v e n i h č r t m e d t e m i z r a z o m i n i z r a z o m a , k o t sta »poslovodenje« in »vodenje«. Č e n a j d a m o i z r a z u po s l o v od e n j e ( a n g . business administration) ustrezen prostor v razmerju do ravnateljevanja, si je nujno priklicati v spomin, kaj razumemo pod izrazoma »posel« in »poslovanje«. Posel bomo opredelili kot neko ciljno dejanje ali dejavnost, s katerim(-o) skuša njegov ali njen nosilec p r i d o b i t i n e k o k o r i s t . P o s l o v a n j e p a j e – t a k o l o g i č n o sledi – v svojem bistvu ustvarjanje in prodajanje po s l o v n i h u č i n k o v z n a m e n o m p r i d o b i v a n j a k o r i s t i , p r a v i l o m a d o b i č k a . Ciljno pridobivanje koristi, ki je vgrajeno v pojem po s l a i n po s l o v a n j a , j e t o r e j i z h od i š č e z a r a z l i k o v a n j e poslovodenja od ravnateljevanja. Naj to razliko letnik IV, številka 2, oktober 2012 12 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek podkrepimo z dvema primeroma. Prvi je povezan z obravnavanjem mest odgovornosti v strokovni l i t e r a t u r i . T a ( g l e j t e n p r . : T u r k , K a v č i č , K o k o t e c - N o v a k , 2003; 257–267) predstavlja predvsem štiri vrste teh m e s t , i n s i c e r s t r o š k o v n o , p r i h od k o v n o , d o b i č k o v n o i n n a l o ž b e n o o p r e d e l j e n a m e s t a od g o v o r n o s t i . N a j b r ž n i sporno, da se »poslovna« sestavina v celoti uveljavlja l e p r i d o b i č k o v n o i n n a l o ž b e n o o p r e d e l j e n i h m e s t i h odgovornosti, medtem ko je pri prihodkovno in zlasti pri stroškovno opredeljenih mestih odgovornosti ta sestavina podrejena odgovornosti za predviden po t e k d e l o v a n j a , k o t g a j e d o l o č i l a v i š j a o b l a s t o z i r o m a višje mesto odgovornosti, ki je (morda) pristojno tudi za doseganje poslovnih koristi. Drugi primer, bolj znan vsem, ki se strokovno ukvarjajo s projekti, pa nam daje vedeti, da gre pri projektih za dve vsebini, poslovno in ravnateljsko ali organizacijsko, ki sta v e z a n i n a d v e r a v n i od l o ča n j a . O p r v i , po s l o v n i v s e b i n i od l o ča v i š j a o r g a n i z a c i js k a r a v e n , p r i č e m e r g r e l a h k o z a u p r a v l j a v s k o a l i r a v n a t e l js k o , o drugi, organizacijski vsebini pa ravnatelj projekta, ki je po dodelitvi projekta praviloma odgovoren, d a p r o j e k t – v ča s i h o p r e d e l j e n t u d i k o t ča s o v n o o m e j e n po s e l – o r g a n i z a c i js k o ( ča s o v n o , s t r o š k o v n o , k a k o v o s t n o ) » d r ž i « v d o g o v o r j e n i h o k v i r i h , k i morda niti ne predvidevajo nekih vrednostno jasno opredeljenih koristi. Na tej drugi ravni gre torej le za ravnateljevanje projektov (Rozman in Stare, 2008), ne p a t u d i z a d o l o ča n j e p r e d v i d e n i h k o r i s t i i n s t e m z a poslovanje. Za podkrepitev še misel iz svetovne literature. Po McAuleyju in drugih (2007; 385) najdemo v zgodovini veliko primerov, ko so posamezniki usklajevali delo drugih, pa se zato postavlja vprašanje, kaj je danes tako novega pri delu teh usklajevalcev – ravnateljev. Temeljna razlika je v tem, da morajo danes ravnatelji, ki odgovarjajo za poslovanje, ob o m e j e n i h p r v i n a h po s l o v n e g a p r o c e s a n e l e d o s e č i n e k e c i l j e , i z r a ž e n e s po s l o v n i m i u č i n k i , p r i h od k i i n i z i d o m , a m p a k m o r a j o d o s e žk e p r i m e r j a t i z n a s t a l i m i s t r o š k i o z i r o m a od h od k i i n po s l o v n e u č i n k e v s po p r i j e m a n j u s t e k m e c i t u d i ( z d o b i č k o m ) p r od a t i . K a d a r s o v d e l o v a n j u r a v n a t e l j a i z r a z i t o n a v z o č i poudarki iz prejšnjega stavka, bi tako kazalo zaradi n a t a n č n o s t i g o v o r i t i o po s l o v od n i h r a v n a t e l j i h ( a n g . business managers; tudi executives) in ne o ravnateljih na splošno. Naj zdaj k predstavitvi razmerja med r a v n a t e l j e v a n j e m i n v od e n j e m p r i s t o p i m o s s v e ž e g a z o r n e g a k o t a , v e z a n e g a n a r a z m i š l j a n j e F o s s a i n K l e i n a ( 2 0 1 0 ; 2 9 2 ) . Z a č e n j a t a g a s s p r a š e v a n j e m , kje iskati razlike med uspešnim ravnateljem in uspešnim podjetnikom. Menita, da so oblikovanje po s l o v n e g a n a č r t a , po s r e d o v a n j e k u l t u r e z d r u ž b e i n pod o b n e d e j a v n o s t i l a h k o z n a č i l n o s t i t a k o e n e g a k o t d r u g e g a . P r i t e m s od i t a , d a s o v e š č i n e z a po s l e n c e v na najvišji ravnateljski ravni (v izvirniku: top-level managerial skills) lahko enake tistim pri podjetniku. O d t u p a z a s t a v i t a l j u b i t e l j e m po j m a » k a r i z m a t i č n o ali a vt e n ti čn o v o d e n j e « iz z i v z vp r a š an j e m , z ak a j n a j bi bilo tako vodenje razumljeno kot bolj podjetniško v primerjavi z drugimi, primerjalno vsakdanjimi r a v n a t e l js k i m i n a l o g a m i , k o t s o d o l o ča n j e s i s t e m a spodbud, omejevanje škodljivega koristolovstva (v izvirniku: opportunism), dodeljevanje nagrad ... V tem gradivu bomo zato vodenje v razmerju d o r a v n a t e l j e v a n j a r a z u m e l i k o t m o g o č e d e l o v a n j e , pogojeno s posebno nadarjenostjo nekaterih (ravnateljev), da v organizacijskem procesu z osebnim vplivom in komuniciranjem »iztisnejo« iz sodelavcev po v e ča n t r u d p r i u r e s n i č e v a n j u c i l j e v z d r u ž b e . Z a t o j e v od e n j e , p a n a j s i g r e z a k a r i z m a t i č n e v od i t e l j e , m o js t r e u r a v n o t e ž e n j a ( a n g . transactional leaders) ali spodbujevalce preobrazbe (ang. transformational leaders), utemeljeno s sposobnostjo posameznikov, sicer pomembno za ravnateljevanje, vendar pa to lahko poteka tudi brez vodenja. Prostor ravnateljev z a v od e n j e j e n a j t i v e č i n o m a t u d i z u n a j o b s e g a formalne oblasti, kar lahko pripomore k temu, da so d o s e žk i d o b r o v od e n i h l j u d i o b i ča jn o n a d po v p r e č n i (Zaleznik v: Pitcher, 1997; 128). 5 Ra vnatelje v anje k ot org aniziranje Bistvo ravnateljevanja (in ne poslovodenja!) je glede n a r a z š i r j e n o L i po v č e v o o p r e d e l i t e v o r g a n i z a c i j e z d r u ž b e z a g o t a v l j a n j e d o l g o t r a jn e j š e pod po r e po t e k u poslovnega procesa. Ker je poslovni proces izrazito i z po s t a v l j e n r a z l i č n i m ( t e h n o l o š k i m , po l i t i č n i m ) trendom in sprotnim pritiskom v okolju, ki zahteva sprotno prilagajanje in spreminjanje, organizacijska r a z m e r j a , s e s t a v e a l i o m r e ž j a , v l o g e i n s i s t e m i p a z a h t e v a j o v s a j d o l o č e n o r a v e n s t a b i l n o s t i , od r a v n a t e l j e v p r i ča k u j e m o s po s o b n o s t r a z r e š e v a n j a t e g a p a r a d o k s a . L y n n ( 2 0 0 5 ; 3 7 ) z a t o p r i po r o ča i z po s t a v l j a n j e p r i t i s k o m o k o l j a t i s t i h d e l o v z d r u ž b e , ki ji lahko pripomorejo pri prilagajanju spremembam, i n v s t a v l j a n j e v m e s n i k a a l i z a š č i t o t i s t i h d e l o v z d r u ž b e , k i s o b o l j o b č u t l j i v i g l e d e t r d n o s t i , p r e d vplivi okolja. Organizacijsko delo ravnateljev, ki ga lahko r a z č l e n i m o v v e č o r g a n i z a c i js k i h p r o c e s o v , j e t a k o letnik IV, številka 2, oktober 2012 13 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek m o g o č e r a z č l e n i t i v d v e h s m e r e h : a ) k o t p r i p r a v o – za daljše obdobje – takih organizacijskih gradnikov (ali vsebin), ki bodo nosilcem nalog v medsebojnem s o u č i n k o v a n j u i n d e l o v a n j u o m o g o ča l i u č i n k o v i t o s po p a d a n j e z ( v e d n o n a v z o č i m i i n s p r e m e n j e n i m i ) pritiski okolja, in b) kot uveljavljanje ustrezne sprotne koordinacije za podporo poslovnemu procesu. To pa pomeni, da morajo biti trajnejše organizacijske vsebine zasnovane tako, da je sprotna koordinacija č i m l a ž j a i n u s p e š n a . Snovanje ustreznih organizacijskih vsebin pa seveda najprej zahteva njihovo podrobno poznavanje, najprej kot samostojnih vsebin in nato v njihovi medsebojni odvisnosti. Tistim, ki menijo, da »jim je v s e j a s n o « , b i m o r a l i p r i po r o č i t i t e m e l j i t » s p r e h od « vsaj skozi kategorije, kot so procesi, postopki, opravila, dejavnosti, delovne naloge, funkcije, d e l o v n a m e s t a , pod r o č j a u s po s o b l j e n o s t i , s e s t a v e , p r o g r a m i d e l a , d o l ž n o s t , o b l a s t , od g o v o r n o s t . U p a m , d a m i z a i n t e r e s i r a n i b r a l e c n e z a m e r i , č e m u k o t minimalni izziv za preverjanje njegovega znanja teh v s e b i n p r i po r o č i m t e m e l j i t p r e g l e d s l i k e 4 . K a j s e m o r a m o n a u č i t i p r i t a k e m » s p r e h od u « ? N a j b r ž v s a j t o , d a o p r a v i l a š e l e z u m e s t i t v i j o v s i s t e m d e l o v a n j a z d r u ž b e , t o r e j z d o l o č i t v i j o k o n k r et n i h posameznikov in delovnih sredstev ter prostorom, ča s o m i n n a m e n o m , po s t a n e j o d e l o v n e n a l o g e , d a j e pod r o č j a u s po s o b l j e n o s t i t r e b a r a z l i k o v a t i od programov dela in delovnih mest, da imamo ob s t a l n i h t u d i z a ča s n e o r g a n i z a c i js k e e n o t e t e r d a s o po j m i d o l ž n o s t , o b l a s t i n od g o v o r n o s t v e z a n i n a programe dela, torej z vlogami posameznikov v FORMALNA TEHNIČNA DELITEV DELOVNEGA PROCESA DEJANSKI SISTEM PRIPRAVE IN DELOVANJA (v času in prostoru) TRAJNEJŠI ORGANIZACIJSKI OKVIR OPRAVLJANJA NALOG ZDRUŽBE SHEMA SESTAVIN DELITVE DELA IN OPRAVLJANJA NALOG(e) V ZDRUŽBI Celotni proces Del procesa (delni proces) Stopnja procesa (postopek z več opravili) Opravilo (opravek, operacija) Prvina opravila ali operacije Stopnja prvine opravila Gibi in prijemi FUNKCIJA/(E) [zagotavljanje vseh izbranih prvin potrebnih za opravljanje določenih nalog) in dejavnost/i (aktivnost/i)] DELOVNA NALOGA (kot del delovnega programa) Dinamična osebnost Prilagojena sestava enote (npr. projekt, začasne organizacijske enote) Stalna sestava organizacijske enote Organizacijska sestava združbe Delovni program(i) zaposlenca(ev) Delovno mesto Sredstvo dela Prostor Človek Poklic SKUPNA NALOGA (IZVEDENA IZ POSLANSTVA) ZDRUŽBE V OBDOBJU izbira zaposlencev z ustreznimi delovnimi področji in drugimi značilnostmi dejanski prispevki nosilcev (delnih) delovnih nalog k uresničevanju naloge združbe Vsebina delovanja združbe Namen Čas Vsebina Način Delovno (vrsta in raven) področje usposobljenosti Slika 4: Odvisnost sestavin formalne delitve dela, dejanskega sistema priprave in delovanja ter organizacijskega okvira opravljanja nalog združbe (prilagojeno po: Mihelčič, 2008; 369). letnik IV, številka 2, oktober 2012 14 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek o r g a n i z a c i js k i h s i s t e m i h z d r u ž b e . T e h z a d n j i h t r e h pojmov ni videti na nobeni od štirih predstavljenih s l i k , j e p a z a r a z u m e v a n j e d e l o v a n j a z d r u ž b e v s a k e g a od njih treba dobro poznati. Z v i d i k a r a z š i r j e n e L i po v č e v e o p r e d e l i t v e organizacije se tako pred ravnatelje postavlja izziv d o l o č i t v e t a k i h o r g a n i z a c i js k i h p r o c e s o v , k i b od o v od i l i k v z po s t a v i t v i po s l o v n e m u p r o c e s u z d r u ž b e ustrezno trdnih, a hkrati dovolj prilagodljivih organizacijskih sestav, vlog in sistemov kot ciljnih vsebin organiziranja. Njihova (notranja) soodvisnost pa nam postane razumljiva in hkrati obvladljiva š e l e , č e s e z a v e d a m o , d a s o t a k o s e s t a v e k o t v l o g e in sistemi pogojeni z razmerji, ki jih narekujejo z n a č i l n o s t i t e h n o l o š k e g a p r o c e s a ( u s t v a r j a n j a po s l o v n i h u č i n k o v ) z d r u ž b e i n z a po s l e n c e v n a e n i s t r a n i t e r d r u ž b e n o - e k o n o m s k i s i s t e m n a d r u g i . P r i t e m s e z n a č i l n o s t i d r u ž b e n o - e k o n o m s k e g a s i s t e m a od r a ž a j o p r e d v s e m s k o z i m o t i v a c i js k e v z v od e , k i j i h š i r š a d r u ž b a d o l o ča a l i v s a j s p r e j e m a k o t m o g o č e , r a v e n , k a k o v o s t i n k u l t u r o m e d s e b o jn e g a o b v e š ča n j a t e r r a z u m e v a n j e o b l a s t i i n s p r e j e m l j i v i h n a č i n o v n j e n e u po r a b e v z d r u ž b a h g l e d e n a s p r e j et e d o l ž n o s t i i n r a z u m e v a n j e od g o v o r n o s t i n o s i l c e v oblasti. Ob dejstvu, da se slabosti zasnove sestav, v l o g i n s i s t e m o v l a h k o po k a ž e j o p r i k a t e r e m k o l i od navedenih vsebin, je zato prav spoštovanje o r g a n i z a c i js k e g a n a č e l a , d a m o r a o b s e g u d o l ž n o s t i ustrezati obseg oblasti in obsegu obeh obseg od g o v o r n o s t i , k l j u č n e g a po m e n a z a t o , d a s e p r e p l et a j o ča s e d i n a m i č n a r a z m e r j a v z d r u ž b i n e p r e s t a n o po t r j u j e j o v u r e j e n i h i n u j e m a j o č i h s e – tudi v spremenjenih razmerah – sestavah, vlogah in sistemih. Z a t o n a s t u d i n e s m e č u d i t i , č e a n a l i z i r a z m e r i j m o č i ( v i z v i r n i k u : po w e r r e l a t i o n s h i p s ) , k i s e o r g a n i z a c i js k o v i z h od i š č u v e ž e j o n a r a z po l o ž l j i v o oblast (ang. authority relationships), njeno r a z u m e v a n j e i n n a č i n e n j e n e u po r a b e , D a w s o n o v a ( 1 9 9 6 ; 1 8 7 ) po s v e ča po s e b n o po z o r n o s t . K o t z a n i m a n j a v r e d n e z n a č i l n o s t i t e h r a z m e r i j t a k o i z po s t a v l j a s od e l u j o č e s t r a n i , pod r o č j e u r e j a n j a , interese, zavedanje (v izvirniku: consciousness), pripravljenost (v izvirniku: willingness), vpliv in u č i n k e ( v i z v i r n i k u : o u t c o m e s ) . Dawsonova se s svojim spiskom zanimivih z n a č i l n o s t i r a z m e r i j m o č i p r a v z a p r a v l e v k l j u č u j e v š i r š e z a s t a v l j e n o o p r e d e l j e v a n j e d o l o č i l r a z m e r i j , ki jih najdemo pri Lipovcu (1987; 85–87 , 118–122) in B o c z k u ( 2 0 0 7 ; 3 0 3 – 3 0 4 ) . T a d v a a v t o r j a k o t d o l o č i l a pod a j a t a v s e b i n o , s m e r , ča s ( r e s n i č n i i n m o g o č i ) o b s e g po v e z a v ( a n g . c a r d i n a l i t y ) , z n a č i l n o s t po v e z o v a n j a (ang. connectivity) in pogojenost ali odvisnost (po Boczku: existence). V s i t r i j e a v t o r j i n a s s s v o j i m i s p i s k i z n a č i l n o s t i o z i r o m a d o l o č i l r a z m e r i j o po z a r j a j o n a b o l j š e r a z u m e v a n j e po m e n a d o s e g a n j a u j e m a j o č i h s e o r g a n i z a c i js k i h v s e b i n m e d č l a n i z d r u ž b e . N j i h o v a »opozorila« zato lahko uporabimo za oblikovanje nekaterih napotkov, kako te vsebine (glej a zgoraj) d o l g o r o č n o n a r e d i t i č i m m a n j s l a b e z a u v e l j a v l j a n j e sprotne koordinacije za podporo poslovnemu procesu (glej b zgoraj). P r i s e s t a v a h , b od i s i d a g r e z a t e o r et i č n e ( t e h n i č n a , k a d r o v s k a , k o o r d i n a c i js k a a l i o b l a s t v e n a , komunikacijska in motivacijska) bodisi vidne (makro-, mezo- in mikroorganizacijska) bodisi o p r e d e l j e n e z n a č i n o m po v e z o v a n j a ( od l i n i js k e p r e k f u n k c i js k e , l i n i js k o -š t a b n e , p r o j e k t n e , m a t r i č n e … d o d et e l j i ča s t e i n l e b d e č e ) , n a j r a v n a t e l j i s c i l j e m b o l j š e g a u j e m a n j a ( i n po s l e d i č n o k o o r d i n a c i j e ) : n a j p r e j j a s n o o p r e d e l i j o c i l jn o pod r o č j e u r e j a n j a • a l i o b s e g , š t e v i l o s od e l u j o č i h a l i v k l j u č e n i h , n j i h o v e i n t e r e s e t e r m o g o č i o b s e g po v e z a v m e d vk l j uč e n i m i , primerjajo postavke iz prejšnje alineje s • p r i ča k o v a n i m i a l i c e l o z a h t e v a n i m i c i l j i a l i u č i n k i i n o c e n i j o z a v e d a n j e v k l j u č e n i h o n u jn o s t i njihovega doseganja ter (strokovno in interesno) pripravljenost za doseganje ciljev, d o l o č i j o t a k e z n a č i l n o s t i po v e z o v a n j a , k i b od o • ustrezno upoštevale pogojenost ali odvisnost ter vplivnost medsebojno povezanih organizacijskih enot in posameznikov. O r g a n i z a c i js k a s e s t a v a z d r u ž b e j e n a m r e č temeljna ureditev poglavitnih sestavnih delov z d r u ž b e i n po l o ž a j e v v n j e j ( A c k r o y d , 2 0 0 2 ; 4 5 – 4 6 ) . Č e s e s t a v o r a z č l e n i m o v v e č s e s t a v , l a h k o t e o p r e d e l i m o t u d i k o t z a m i š l j e n e n a po t k e a l i n a č r t e , k i u o k v i r j a j o r a v n a n j e n o s i l c e v v l o g v d r u ž b e n i h u r e d i t v a h . V s a k č l a n z d r u ž b e m o r a i m et i s v o j o v l o g o , s i c e r g a z d r u ž b a n e po t r e b u j e . O r g a n i z a c i js k o v l o g o z a po s l e n c a po v e z u j e m o z r a z po l o ž l j i v i m i o p r a v i l i a l i dejanji, postopki ali dodeljenimi nalogami oziroma d e j a v n o s t m i č l a n a z d r u ž b e , k i i m a v o r g a n i z a c i js k i e n o t i i n s t e m v z d r u ž b i n e k i d o l o č e n po l o ž a j . V s a k d o v z d r u ž b i m o r a v e d et i , k a t e r o o z i r o m a k a k š n o v l o g o ima in katera razmerja mora vzpostavljati, da bi svoje o s e b n o s t n e z n a č i l n o s t i l a h k o u s p e š n o d o k a z o v a l p r i delu. Pri oblikovanju vlog posameznikov in skupin naj zato ravnatelji poudarijo: razumevanje mesta organizacijske enote ali • posameznika v sestavi, letnik IV, številka 2, oktober 2012 15 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek ( n a č r t o v a n e i n r e s n i č n e ) o s e b n o s t n e z n a č i l n o s t i • po s a m e z n i k a a l i č l a n o v o r g a n i z a c i js k e e n o t e g l e d e n a v s e b i n o a l i pod r o č j e u r e j a n j a , interese posameznikov, • upoštevanje vpliva posameznikov na druge • s od e l u j o č e po s a m e z n i k e , s m e r ( i ) i n z n a č i l n o s t i po v e z o v a n j a z n o s i l c i • drugih vlog. Vzpostavljanje (organizacijskih) sistemov, s katerimi skušamo zagotoviti, da bodo posamezniki in organizacijske enote zelo poenoteno delovali za u r e s n i č e v a n j e c i l j e v d e l o v a n j a z d r u ž b e , p a z a h t e v a od ravnateljev posebno pozornost pri: po v e z o v a n j u v s e b i n e a l i pod r o č j a u r e j a n j a , s m e r i , • m e d s e b o jn e po g o j e n o s t i i n r a z po l o ž l j i v e g a ča s a z z a h t e v a n i m i u č i n k i o r g a n i z i r a n j a , utrjevanju zavedanja posameznikov in • organizacijskih enot o njihovi medsebojni pogojenosti ali odvisnosti, u o k v i r j a n j u r e s n i č n e g a o b s e g a po v e z a v e n o t i n • posameznikov v obvladljivo število, d o l o ča n j u z n a č i l n o s t i s od e l u j o č i h • ustreznega povezovanja (tj. koordiniranja in komuniciranja). O r g a n i z a c i js k i s i s t e m i s o po o p r e d e l i t v i n a m r e č pojavna in hkrati bolj formalizirana (namenska, v ča s i h s p e c i a l i z i r a n a ) o b l i k a t a k o po s a m e z n i h organizacijskih sestav kot tudi procesov, s katerimi jih vzpostavljamo in ohranjamo. Ker z n j i m i d o l g o r o č n e j e d o l o ča m o t u d i p r i l a g od l j i v e r az li či c e o k virn o o b lik o v anih o r g aniz a ci j s kih v l o g posameznikov in skupin oziroma organizacijskih enot, predstavljajo pravzaprav najbolj konkretiziran d o s e ž e k o r g a n i z a c i js k e s i l n i c e ( po s l o v od n e g a ) ravnateljevanja. Ravnatelji bodo zato svojo organizacijsko nalogo dobro in bolje opravili takrat, k o b od o n a č r t o v a l i i n u d e j a n j a l i s e s t a v e , v l o g e i n sisteme hkrati ter jih ustrezno podpirali s primernimi organizacijskimi procesi. 6 Ra vnatelje v anje in sprotna k oordinacija Č e j e po b e s e d a h N o a m a C h o m s k e g a o r g a n i z i r a n j e namenjeno temu, da bi naredili boljši svet, nam r a z š i r j e n a L i po v č e v a o p r e d e l i t e v o r g a n i z a c i j e v s v o j e m z a k l j u č k u n a r e k u j e , d a s po m o č j o organizacijskih procesov, sestav, vlog in sistemov z a g o t a v l j a m o o b s t o j z d r u ž b e , r a z v o j z a ž e l e n i h z n a č i l n o s t i v n j e j i n n a m e n s k o u r e s n i č e v a n j e njenih ciljev. Za vse to pa je potreben smiseln p r e h od od o r g a n i z a c i js k i h v s e b i n i z p r e j š n j e t o č k e k po s l o v n e m u p r o c e s u . D r u g a č e po v e d a n o , v n a p r e j d obr o u r e j e n e orga n i z ac ij ske vs e bi n e om og o č aj o , da se ravnatelji pri koordiniranju ali usklajevanju ( k o t s p r o ž i l n e m m e h a n i z m u d o g od k o v o z i r o m a dejavnosti v delovnem procesu, zlasti v njegovem po s l o v n e m d e l u ) v d a n e m p r o s t o r u i n ča s u s r e č u j e j o s č i m m a n j o v i r a m i . S k o o r d i n i r a n j e m n a m r e č po s k uš a m o o ž i v l j a t i ( z a m i š l j e n e ) o r g a n i z a c i js k e v s e b i n e i n s t e m n a č r t o v a n a r a z m e r j a s p r e m e n i t i v stvarna ali dejanska. Seveda pa je ob tem iz teorije treba preiti v prakso in od organizacijskih vsebin k pojmom, predstavljenim na sliki 4. Ob primerjavi do sedaj povedanega o sestavah, vlogah in sistemih s pojmi na s l i k i 4 u t e g n e m o b i t i n a p r v i po g l e d s k o r a j r a z o ča r a n i , saj pojmov »organizacijska vloga«, »organizacijski sistemi« in »organizacijska razmerja« na njej ni zaznati. Za razmerja, ki jih je v organizacijski praksi treba skoraj vedno »preslikati« ali umestiti v vidnejše organizacijske vsebine, je to še nekako razumljivo. Kaj pa napisati o slikovni odsotnosti organizacijskih vlog in organizacijskih sistemov? V e č i n s k i d e l o r g a n i z a c i js k i h v l o g j e n a s l i k i 4 r e s n i č n o z e l o i z r a z i t o n a v z o č , i n s i c e r pod imenom »delovni program«. Organizacijska vloga po s a m e z n i k a j e n a m r e č s e s t a v l j e n a i z d e l o v n e g a p r o g r a m a i n d r u g i h z a d o l ž i t e v ( n p r . č l a n s t v o v r a z l i č n i h od bo r i h , s od e l o v a n j e v š po r t n i e k i p i z d r u ž b e i t n . ) , k a t e r i h o p r a v l j a n j e od n o s i l c a v l o g e p r i ča k u j e j o d r u g i z a po s l e n c i v z d r u ž b i k o t č l a n i n i z a v l o g e . Z v i d i k a u r e s n i č e v a n j a d e l o v n e g a p r o c e s a m o r a b i t i z a t o o r g a n i z a c i js k a v l o g a č l a n a z d r u ž b e z a s t a v l j e n a t a k o , d a o m o g o ča r a v n a t e l j e m z a h t e v a t i od njega opravljanje delovnih nalog iz prilagodljivega delovnega programa zaposlenca. Organizacijske sisteme kot uporabna orodja sprotne koordinacije ravnatelji potrebujejo zato, d a z u m e š ča n j e m ( p r e d po s t a v l j e n i h ) p r o c e s o v i n po s t o p k o v v o r g a n i z a c i js k o s e s t a v o z d r u ž b e t e spreminjajo v dejavnosti, urejene po funkcijah a l i pod r o č j i h , z z a g o t o v l j e n o o r g a n i z a c i js k o podporo. Podobno s konkretizacijo (posameznik z imenom in priimkom, delovno sredstvo z d o l o č e n o i n v e n t a r n o š t e v i l k o , u po š t e v a n j e po s e b n i h po g o j e v ) i n u m e š ča n j e m o p r a v i l v p r o s t o r i n ča s ter podrejanjem namenu, ki je dan stalnim ali z a ča s n i m o r g a n i z a c i js k i m e n o t a m , r a v n a t e l j i p r a v t a k o s po m o č j o o r g a n i z a c i js k i h s i s t e m o v s p r e m i n j a j o opravila v delovne naloge. Prav ta pojem je na sliki 4 prikazan kot osrednji, saj se predvsem z opravljanjem letnik IV, številka 2, oktober 2012 16 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek d e l o vnih n al o g š t e vilnih č l an o v z d ru ž b e u r e s ni ču j e c e l o t n a d e l o v n a n a l o g a z d r u ž b e . Organizacijske sisteme si je zato treba predstavljati kot nevidno ozadje pojmov na sliki 4 in kot tiste nujne dolgotrajne (organizacijske) stvaritve ravnateljev, brez kakovosti katerih nekateri pojmi s te s l i k e n e m o r e j o » o ž i v et i « , č l a n i v z d r u ž b i p a s k l a d n o i n u č i n k o v i t o d e l o v a t i v o b e h d e l i h d e l o v n e g a procesa. Saj tudi za organizacijo, podobno kot za s t r a t e g i j o , v e l j a , d a s e ( d o k o n č n o ) po t r j u j e š e l e s k o z i d o s e žk e i n i z i d e v po s l o v a n j u . 7 Sklep Nosilci ravnateljevanja, ki dobivajo svojo nalogo in o b l a s t od n o s i l c e v u p r a v l j a n j a ( z ) d r u ž b , s o v k l j u č e n i v oba dela delovnega procesa, organizacijski in poslovni proces, ter so za skladnost teh dveh potekov tudi odgovorni. Ko smo v gradivu potegnili mejo med delnima procesoma, smo izpostavili tudi razliko med samim ravnateljevanjem in poslovodenjem ter jo tudi utemeljili. Iz utemeljitve je razvidno, da je poudarek pri ravnateljevanju nasploh na organizacijskem procesu in s tem na obvladovanju organizacijskih v s e b i n d e l o v a n j a z d r u ž b . T o p a z a h t e v a v e l i k o v e č o r g a n i z a c i js k e g a z n a n j a , k o t g a i m a v e č i n a ravnateljev. Pridobivanje tega znanja pa se seveda m o r a z a č et i z r a z u m e v a n j e m t e g a , k a j o r g a n i z a c i j a z d r u ž b e p r a v z a p r a v j e . R a z š i r j e n a L i po v č e v a o p r e d e l i t e v o r g a n i z a c i j e z d r u ž b e , k o t j e p r e d s t a v l j e n a v tem gradivu, je zato nedvomno dobro in koristno i z h od i š č e po v e č e v a n j a t e g a z n a n j a z a v s e , k i s e ukvarjajo z ravnateljevanjem. Prav na koncu moramo opozoriti, da se v s od o b n i h d r u ž b a h i n z d r u ž b a h , n p r . pod j et j i h , z a r a d i v s e b o l j i z r a z i t e v s e b i n s k e k r i z e k a p i t a l i s t i č n e g a d r u ž b e n o - e k o n o m s k e g a s i s t e m a v s e b o l j po v e č u j e notranje protislovje v razmerju nosilcev funkcije r a v n a t e l j e v a n j a . T o j e u k l e š č e n o m e d o r g a n i z a c i js k o z n a č i l n o s t t e f u n k c i j e , p r i č e m e r r a v n a t e l j i n a s t o p a j o kot predstavniki lastnikov oziroma upravljavcev, t e r d r u ž b e n o - e k o n o m s k o z n a č i l n o s t f u n k c i j e , k j e r s i delijo usodo z drugimi nosilci delovne sile – izvajalci. Pri iskanju poti iz tega precepa pa bi jim lahko bilo l a h k o v po m o č A r g y r i s o v o ( 2 0 0 3 ; 1 1 7 8 ) p r i po r o č i l o ravnateljem, da mora njihovo delovanje zmanjšati š t e v i l o k r i v i c n a t e m s v et u . T a k o b od o n a j b r ž b o l j e o s r e č i l i l j u d i v z d r u ž b a h , v k a t e r i h r a v n a t e l j u j e j o . Literatura: Ackroyd., S. (2002). The Organization of Business – Applying Organizational Theory to Contemporary Changes. Oxford: Oxford University Press. Argenti, J. (1993). Your Organization: What is it for? London: McGraw-Hill. A r g y r i s , C . ( 2 0 0 3 ) . A L i f e F u l l o f L e a r n i n g , Organization Studies, 24 (7): 1178–1192. Boczko, T. (2007). Corporate Accounting Information Systems. Harlow: Prentice Hall. C o a s e , R . H . ( 1 9 3 7 ) . T h e n a t u r e o f t h e fi r m . E c o n o m i c a , IV , November: 386–405. Dawson, S. (1996). Analysing Organisations. Basingstoke: Palgrave. F o s s , N . , i n K l e i n , P . G . ( 2 0 1 0 ) . A u s t r i a n e c o n o m i c s a n d t h e t h e o r y o f fi r m . V ( u r . ) K l e i n , P . G . i n S y k u t a , M . E . : T h e E l g a r C o m p a n i o n t o T r a n s a c t i o n C o s t E c o n o m i c s , 2 8 1 – 2 9 6 . N o r t h a m p t o n , M a s s a c h u s e tt s : E d w a r d E l g a r . F u l o p , L . , & L i n s t e a d , S . ( 2 0 0 4 ) . A c r i t i c a l a p p r o a c h to management and organization.V Linstead, S . , F u l o p , L . , & L i l l e y , S . : M a n a g e m e n t a n d Organization, 1–14. Houndmills, Basingstoke, Hampshire: Palgrave Macmillan. K a s t , F . E . ; R o s e n z w e i g , J . E . ( 1 9 8 5 ) . O r g a n i z a t i o n and Management. New York: McGraw-Hill Book Company. Go r d o n , J . R . , M o n d y , R . W . , S h a r p l i n , A . , & P r e m e a u x , S. R. (1990). Management and Organizational Behavior. Boston: Allyn and Bacon. L i p i č n i k , B o g d a n ( 1 9 9 8 ) . R a v n a n j e z l j u d m i p r i d e l u . Ljubljana: Gospodarski vestnik. L i po v e c , F . ( 1 9 7 4 ) . Teorija organizacije. Ljubljana. U n i v e r z a v L j u b l j a n i : E k o n o m s k a f a k u l t et a . L i po v e c , F . ( 1 9 8 7 ) . Razvita teorija organizacije. Maribor: Obzorje. Lut h a n s, F ; L a r s e n , J. K . ( 1 9 89 ). How M a n ag e r s Re a l ly Communicate. V: Newstrom, J. W.; Davis, K. (ur.): Organizational Behavior, 423–439. New York: McGraw-Hill. L y n n , M . L . ( 2 0 0 5 ) . O r g a n i z a t i o n a l B u ff e r i n g : Managing Boundaries and Cores, Organization Studies, 26 (1): 37–61. Magalhães, R. (2003). Perspectives on ICT Innovation and Organizational Context V: Avgerou, Chrisanthi in Lèbre La Rovere, Renata (ur.): I n f o r m a t i o n S y s t e m s a n d t h e E c o n o m i c s o f I n n o v a t i o n , 1 7 8 – 2 0 3 . C h e l t e n h a m , U K : E d w a r d E l g a r. letnik IV, številka 2, oktober 2012 17 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek McAuley, J.; Duberley, Y, J.; Johnson, P . (2007). Organization Theory, Challenges and Perspectives. Harlow: Prentice Hall. M i h e l č i č , M . ( 2 0 0 8 ) . O r g a n i z a c i j a i n r a v n a t e l j e v a n j e . L j u b l j a n a : Z a l o ž b a F E i n F R I . Morgan, K. (1997). Images of Organization. London: Sage. Newstrom, J. W.; Davis, K. (1989). Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill. Pitcher, P . (1997). The Drama of Leadership. New York: John Wiley and Sons Inc. Dr. Miran Mihelčič j e u po k o j e n i r e d n i p r o f e s o r z a e k o n o m i k o i n o r g a n i z a c i j o po s l o v a n j a n a F a k u l t et i z a r a č u n a l n i š t v o i n i n f o r m a t i k o U n i v e r z e v L j u b l j a n i . V s v o j e m r a z i s k o v a l n e m d e l u s e po s v e ča p r e d v s e m t e o r et i č n i m i n p r a k t i č n i m v i d i k o m o r g a n i z a c i j e z d r u ž b . M e d d r u g i m j e s k u p a j s s od e l a v c i i n š t u d e n t i r a z v i l M U K O Z – m et od o l o g i j o z a u g o t a v l j a n j e k a k o v o s t i o r g a n i z a c i j e z d r u ž b e , k i t e m e l j i n a o p r e d e l i t v i o r g a n i z a c i j e k o t s p l et a d i n a m i č n i h r a z m e r i j m e d č l a n i z d r u ž b e . R o b b i n s , S . P . ( 1 9 8 4 ) . E s s e n t i a l s o f O r g a n i z a t i o n Behavior. E n g l e w o od C l i ff s , N J : P r e n t i c e H a l l . Rozman, R.; in Stare, A. (2008). Projektni management ali ravnateljevanje projekta. Ljubljana: E k o n o m s k a f a k u l t et a . Schermerhorn, J. R; Hunt, J. G.; Osborn, R. N (1991). Managing Organizational Behavior, Hoboken. N J : J o h n W i l e y & S o n s . T u r k , I . ; K a v č i č , S . ; K o k o t e c - N o v a k , M . ( 2 0 0 3 ) . P o s l o v od n o r a č u n o v od s t v o . L j u b l j a n a : S l o v e n s k i inštitut za revizijo.