PODACI O MAGISTARSKOM RADU I. Autor Ime i prezime: Alenka Kavčič-Čolič Datum i mjesto rodenja: 26.12.1959. Ljubljana Naziv fakulteta i datum završene nastave VII/1 stupnja: Filološki fakultet Sveučilišta u Beogradu, 1983. Sadašnje zaposlenje: Bibliotekar u Informacijsko-bibliotečnoj službi Medunarodnog centra za poduzeča u društvenom vlasništvu (ICPE) II. Magistarski rad Naslov: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji Broj stranica, slika, tablica, VI, 115 stranica, 30 tablica, 3 priloga, priloga, bibliografskih podataka: 201 bibliografski podatak Znanstveno područje, smjer i disciplina iz koje je postignut akademski naziv: Informacijske znanosti, smjer informacijski sustavi Mentor ili voditelj rada: prof. dr. Velimir Sriča Lektor: dr. se. Branka Tafra Fakultet na kojemu je rad obranjen: Fakultet organizacije i informatike Varaždin Oznaka i redni broj rada: III. Ocjena i obrana Datum prihvačanja teme od Znanstveno-nastavnog viječa: 17.05.1994. Datum predaje rada: 10.05.1995. Datum sjednice ZNV na kojoj je prihvacena pozitivna ocjena rada: 26.03.1996. Sastav komisije koja je rad ocijenila: prof.dr.N.Prelog (predsjednik), prof.dr.VTopolovec, prof. dr. V Sriča Datum obrane rada: 18.04.1996. Sastav komisije pred kojom je rad prof.dr.N.Prelog (predsjednik), obranjen: prof.dr.VTopolovec, prof.dr.M.Žugaj, prof.dr.K.Krsto (zamjenik) Datum promocije: ALENKA KAVČIČ-ČOLIČ PRESTRUKTURIRANJE SPECUALNE BIBLIOTEKE U MODERNU INFORMACUSKU SLUŽBU U SLOVENUI -MAGISTARSKI RAD- VARAŽDIN, 1996. SVEUČILIŠTE U ZAGREBU FAKULTET ORGANIZACIJE I INFORMATIKE VARAŽDIN i (i v**>m SVEUČILIŠTE U ZAGREBU FAKULTET ORGANIZACIJE I INFORMATIKE VARAZDIN Redni broj: V V V X ALENKA KAVCIC-COLIC PRESTRUKTURIRANJE SPECUALNE BIBLIOTEKE U MODERNU INFORMACUSKU SLUŽBU U SLOVENIJI -MAGISTARSKI RAD- VARAŽDIN, 1996. ZAHVALA Najviše dugujem mr. Zdravki Pejovi, jer mi je nesebično prenijela svoju Ijubav, znanje i iskustvo na području informacijskih znanosti i u svakom trenutku me podriala i usmjeravala na pravi put. Srdačno j oj zahvaljujem na beskrajnoj strpljivosti. Takoder zahvaljujem mr. Nadi Češnovar, voditeljici matične sluibe Centralne tehničke knjižnice Sveučilišta u Ljubljani, jer mi je omogučila pristup dragocjenom materijalu i informacijama, kojima sam se koristila u radu. Posebno zahvaljujem mentoru profesoru dr. Velimiru Sriči. A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Humankind is in the process ofcreating a new realm. More and more people will spend more and more tirne in it and more and more activities will happen through it. This realm is, of course, cyberspace. The emergence of cyberspace will profoundly influence our professional role as information professionals, the processes in the organizations we workfor, and society as a whole. (Michel Bauwens: Cyberspace, virtualisation, and the role of cybrarians, Antwerp : BP Nutrition, 1994. - p.l.) PREDGOVOR Ideja za ovaj rad je sazrela nakon osam godina rada na području bibliotekarstva u Informacijsko-bibliotečnoj službi Medunarodnog centra za poduzeča u društvenom vlasništvu (ICPE) u Ljubljani. Iskustva stečena tijekom rada korisnicima i tijekom učestale suradnje s drugim kolegama u profesiji pokazala su da postoji opča potreba za promjenama u profesionalnoj teoriji i praksi bibliotekarstva u Sloveniji. Mnogi nedostaci i nepravilnosti u koncipiranju informacijske i bibliotečne djelatnosti što ih pokazuju informacijski djelatnici i sami korisnici utjecali su na slabo plasiranje bibliotekarske profesije i na sve češče zapostavljanje bibliotečnih službi u organizacijama. Osječa se nužnost prestrukturiranja tih službi u skladu s informacijskim potrebama korisnika i mogudnostima koje pruža suvremena informacijska tehnologija. Godine 1993. u Informacijsko-bibliotečnoj službi sastavili smo prijedlog projekta za prestrukturiranje specijalnih biblioteka u Sloveniji.1 Prijedlog projekta je predstavljen na zasjedanju Saveza bibliotekarskih društava Slovenije, u Mariboru u studenome 1993. i poslije u svibnju 1994. na zasjedanju specijalnih bibliotekara Slovenije u Ljubljani. Prijedlog projekta je poslan različitim medunarodnim i nacionalnim institucijama te ministarstvima koja su mjerodavna za specijalne biblioteke, tj. Ministarstvu za znanost i tehnologiju, Ministarstvu za kulturu i Ministarstvu za obrazovanje i školstvo, od kojih se ujedno tražila financijska podrška za njegovu provedbu. U studenome 1994. je ICPE potpisao ugovor sa slovenskim Ministarstvom za znanost i tehnologiju o financiranju pripreme opče študije o stanju specijalnih biblioteka, o stvaranju novog modela informacijskih službi i, kao naj značaj nijega i najopširnijeg djela, načrta programa tečajeva za osposobljavanje specijalnih bibliotekara. Na osnovi predložene študije Ministarstvo za znanost i tehnologiju je u ožuljku 1995. odobrilo dalje izvodenje projekta u obliku obrazovnih tečajeva. i. Pejova, Zdravka, Alenka Kavčič-Čolič, Elisabeth Orna: Prestrukturiranje specialnih knjižnic in informacijsko-knjiiničnih služb v sodobne informacijske centre : poročilo o projektni nalogi. - Ljubljana : ICPE, 1994. i A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Moj doprinos tom projektu je bio analiza stanja specijalnih biblioteka u Sloveniji. U radu se koristim podacima i analizom, koju sam pripremila za spomenuti projekt. Ujedno dajem svoju viziju potrebnih promjena i prestrukturiranja specijalnih biblioteka u suvremene informacijske službe, ne samo s gledišta obrazovanja vec obuhvačajudi u cjelini djelovanje specijalnih biblioteka i njihov organizacijski položaj i predlažem potrebne promjene. Pristup cijeloj problematici specijalnih biblioteka je ponajprije kroz perspektivu strateške razine odlučivanja, odnosno kroz sustavno gledanje uloge specijalne biblioteke u matičnoj organizaciji. U radu se usredotočujem isključivo na one specijalne biblioteke koje mogu imati značajan utjecaj na sveopči informacijski sustav poduzeča/institucije, odnosno na tzv. poslovne biblioteke (business libraries). 11 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad SADRZAJ Br. str. PREDGOVOR i SADRŽAJ ii:L POPIS TABLICA I PRILOGA v l.UVOD 1 2. SPECIJALNE BIBLIOTEKE: DEFINICIJA I VRSTE 4 2.1. Definicija specijalne biblioteke 4 2.2. Vrste specijalnih biblioteka 6 3. PREGLED LITERATURE 8 3.1. Značenje informacija za djelovanje poduzeča 9 3.2. Strateška uloga informacija i značenje strateških informacijskih sustava 11 3.3. Karakteristike informacija potrebnih za menedžment 14 3.4. Specijalne biblioteke: nastanak, razvoj i uloga 18 3.5. Utjecaj informacijske politike i organizacijske kulture na razvoj i djelovanje specijalne biblioteke 24 3.6. Prestrukturiranje specijalnih biblioteka 8 3.7. Literatura o specijalnim bibliotekama u Sloveniji 31 3.8. Komentar 35 4. METODOLOGIJA ISTRAŽIVANJA 37 5. STANJE SPECIJALNIH BIBLIOTEKA U SLOVENIJI 39 5.1. Rezultati analize 3 5.1.1. Kadrovi specijalne biblioteke 41 5.1.2. Organizacijski položaj specijalne biblioteke 46 5.1.2.1. Samostalnost specijalne biblioteke u matičnoj organizaciji 47 5.1.2.2. Druge jedinice u organizaciji koje se bave informacijama 48 5.1.2.3. Nazočnost specijalnih bibliotekara na sastancima vodečih kadrova 49 5.1.2.4. Sudjelovanje specijalnih bibliotekara u strateškom planiranju matične organizacije 50 5.1.2.5. Zakonska regulativa 5 5.1.2.6. Planiranje proračuna u specijalnim bibliotekama 52 5.1.2.7. Naplačivanje usluga/proizvoda u specijalnoj biblioteci 55 5.1.3. Aktivnosti u specijalnim bibliotekama 56 5.1.3.1. Bibliotekarske usluge 5 5.1.3.2. Informacijske usluge 7 5.1.3.2.1. Upotreba DDS-a (Document Delivery Service) 58 5.1.3.2.2. COBISS (Cooperative Online Bibliographic Information System and Services) 59 5.1.4. Informacijska tehnologija u anketiranim specijalnim bibliotekama 61 5.1.4.1. Informacijsko-tehnološka opremljenost 6 5.1.4.2. Programska oprema u anketiranim specijalnim bibliotekama 64 iii A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Br. str. 6. MODEL PRESTRUKTURIRANJA 66 6.1. Promjene u specijalnoj biblioteci 7 6.1.1. Kadrovi specijalne biblioteke 6.1.2. Tehnološka, komunikacijska i programska oprema specijalne biblioteke 69 6.1.3. Aktivnosti specijalne biblioteke 71 6.2. Položaj specijalne biblioteke u matičnoj organizaciji 74 6.3. Uključivanje specijalne biblioteke u širi informacijski sustav matičnog poduzeča 78 6.3.1. Razvoj integralnog informacij skog sustava poduzeča 7 6.3.2. Uključivanje specijalne biblioteke u EIS/SIS 79 7. ZAKUUČAK 81 8. LITERATURA 5 9. POJMOVNIK 98 10. POPIS UPOTRIJEBUENIH OZNAKA I KRATICA 99 PRILOŽI 100 Bazična dokumentacijska kartica na hrvatskom jeziku 111 Bazična dokumentacijska kartica na engleskom jeziku 113 Biografija 115 iv A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji POPIS TABLICA I PRILOGA TABLICE: Br. Tablica br. 1: Tablica br. 2: Tablica br. 3: Tablica br. 4: Tablica br. 5: Tablica br. 6: Tablica br. 7: Tablica br. 8: Tablica br. 9: Tablica br. 10: Tablica br. 11: Tablica br. 12: Tablica br. 13: Tablica br. 14: Tablica br. 15: Tablica br. 16: Tablica br. 17: Tablica br. 18: Tablica br. 19: Tablica br. 20: Tablica br. 21: Tablica br. 22: Tablica br. 23: Tablica br. 24: Tablica br. 25: Tablica br. 26: Tablica br. 27: Tablica br. 28: Tablica br. 29: Tablica br. 30: Br. Analizirane specijalne biblioteke prema vrsti 40 Analizirane specijalne biblioteke prema znanstvenim područjima 41 Akademska naobrazba djelatnika u anketiranim bibliotekama 2 Bibliotekari prema stručnoj spremi i položenom stručnom ispitu 4 Rasporedenost bibliotekara u anketiranim bibliotekama 43 Rasporedenost bibliotekara s VSS u anketiranim bibliotekama 4 Rasporedenost bibliotekara s VSS u anketiranim bibliotekama 4 Rasporedenost bibliotekara sa SSS u anketiranim bibliotekama 5 Položeni stručni ispiti specijalnih bibliotekara od 1990. godine 4 Organizacijski položaj specijalnih biblioteka 47 Druge jedinice u organizaciji koje se bave informacijama 48 Nazočnost bibliotekara na sastancima vodecih kadrova 49 Sudjelovanje biblioteka u strateškom planiranju 50 Osnovni dokumenti na kojima se temelji djelovanje specijalnih biblioteka 51 Planiranje proračuna u specijalnim bibliotekama 52 Raspodjela proračuna za 1994. u usporedbi s odgovorima na anketu 1992. 5 Postotak proračuna namijenjen za pokrivanje plača 53 Postotak proračuna namijenjen za nabavu monografija i periodičnih publikacija 5 Postotak proračuna namijenjen za nabavu baza podataka na CD-ROM-ima te pokrivanje telekomunikacijskih i drugih troškova 54 Naplačivanje bibliotečnih usluga i pokrivanje troškova u specijalnim bibliotekama 55 Različite aktivnosti u anketiranim specijalnim bibliotekama56 Neke informacijske usluge u anketiranim specijalnim bibliotekama 57 Informacijsko-bibliotečne aktivnosti u specijalnim bibliotekama pomoču računala 58 Specijalne biblioteke kao korisnice COBISS-a 59 Računala u specijalnim bibliotekama 61 Pisači u specijalnim bibliotekama 2 Telekomunikacijske veze u specijalnim bibliotekama 63 Vezanost specijalnih biblioteka u ARNES/INTERNET /DECNET 6 Povezanost specijalnih biblioteka u lokalne mreže 64 Programska oprema u specijalnim bibliotekama 64 v A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad PRILOŽI Br. str. Prilog br. 1: Upitnik ankete koju je ICPE proveo 1994. godine 100 Prilog br. 2: Upitnik ankete koju su obavile CTK i NUK 1992. godine 105 Prilog br. 3: Upitnik ankete o strateškoj upotrebi informacija u slovenskim poduzečima koju je ICPE obavio 1992. godine 108 vi A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacij sku službu u Sloveniji : magistarski rad 1. UVOD Evropa se nalazi na pragu novog informacijskog društva. U dokumentu Evropa i globalno informacijsko društvo1 evropski komesar dr. Martin Bangemann daje glavne smjernice za postizanje cjelovitog ekonomskog razvoja. Cilj evropske integracije je zajedničko djelovanje u borbi protiv neevropske tržišne konkurencije. Za postizanje toga cilja je prijeko potrebno razbiti telekomunikacijske monopole, osloboditi širenje znanja i razviti i ujediniti informacijsku infrastrukturu. Glavni argument je da je, iako Evropa ima velike tehnološke, poduzetničke i kreativne sposobnosti, širenje informacija o njima veoma nerazvijeno i skupo područje. Kao posljedica nove integracije nastala bi veča iskorištenost informacija u poduzecima, došlo bi do stvaranja informacijskih mreža i sveopčeg širenja najnovije informacijske tehnologije. Informacijski stručnjaci bi odigrali veoma značajnu ulogu ne samo u odabiranju i prenošenju informacija več i u stvaranju novih informacijskih proizvoda i usluga. Za to če biti potrebno mnogo profesionalnog znanja i iskustva. Zasada je informacijska integracija predvidena samo za države članice Evropske unije. Slovenija se zauzima za aktivno sudjelovanje dok ne bude primljena kao stalna članica. To znači da če ranije ili kasnije postati dio Evrope i zato je nužno da več sada razmišlja o promjenama u svom načinu djelovanja i razmišljanja. U Sloveniji promjena ekonomskog sustava iz samoupravnog socijalizma u tržišnu ekonomiju povlači sa sobom i novo suočavanje s konkurencijom i uvodenje standarda kvalitete u proizvodnji i uslugama. U tom bi smislu informacije morale imati glavno značenje. Medutim, u večini organizacija se informacije još uvijek ne koncipiraju kao značajan resurs, ne postoji informacijski menedžment, menedžeri negiraju informacijsku politiku i zanemaruju informacijsku infrastrukturu. Jedino je stimuliran razvoj informacijske tehnologije i u mnogim slučajevima se i ne razmišlja o kompatibilnosti opreme. Cinjenica je da se zbog mnoštva informacijskih izvora i različitih medija i protokola njihova pristupa, te zbog skupoče amaterskih traženja po digitalnim nosiocima sve više 1. Evropa in globalna informacijska družba : priporočila za Evropski svet I uredil Tvrtko Šercar ; prevedla Senta Šetinc. - Maribor : Institut informacijskih znanosti, 1994. Prevod originala: Europa and the Global Information Societv : Recommendations to the European Council, Brussels : European Commission, 1994. 1 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacij sku službu u Sloveniji : magistarski rad osječa potreba za stvaranjem jedne formalne jedinice unutar organizacije, odnosno kadra koji bi se posvetio traženju, obradi i prepakiranju relevantnih informacija posebno za potrebe upravljanja.1 Specijalne biblioteke, kao sastavni dio informacijske infrastrukture poduzeča, nalaze se pred značajnim raskrižjem. Mnoge su več prihvatile izazov informacijskoga doba i razvile su se u veoma uspješne informacijske službe. Njihov razvoj je poticao i pozitivan odnos vodečih kadrova matične organizacije. Sa svojim radom značajno pridonose stvaranju konkurentne prednosti matičnog poduzeča ne samo u Sloveniji več i u razvijenim zemljama. Nasuprot tomu, velika večina specijalnih biblioteka u Sloveniji još uvijek radi tradicionalno. Njihove glavne djelatnosti su skupljanje, obrada, čuvanje i širenje akumuliranih (zastarjelih) informacija, odnosno bibliotečnoga fonda. Medutim, upravo specijalna biblioteka pokriva velik dio unutrašnjih i vanjskih informacijskih izvora poduzeča. Njezini kadrovi su profesionalni i iskusni za djelovanje u interdisciplinarnoj sredini, imaju razvijenu vlastitu mrežu globalnih informacijskih izvora i dobro poznaju metode diseminacije informacija u samoj organizaciji. To im daje konkurentnu prednost da postanu značajan dio informacijske sredine matične organizacije.2, 3 Taj bi potencijal specijalne biblioteke mogao biti mnogo bolje iskorišten. Hipoteza koju u ovom radu postavljam se sastoji u tome da je mnoge specijalne biblioteke, koje još uvijek rade tradicionalno, potrebno prestrukturirati da bi se povečalo njihovo strateško značenje i djelotvornost. Pod prestrukturiranjem razumijem uvodenje promjena na kadrovskoj i tehnološkoj razini, na razini poslovanja specijalne biblioteke i u njezinu odnosu s najvišim strukturama menedžmenta. Smatram da bi bilo za uspješnije djelovanje poduzeča veoma poželjno uključiti specijalnu biblioteku u integralni informacijski sustav poduzeča. Takoder, ona može 1. James, Silvia: "Consultancy on strategic information planning". In: Pejova, Zdravka and Forest W. Horton (eds.): Consultancy on strategic information planning. - Ljubljana : ICPE, 1993. - pp.90- 96. 2. Svoboda, Olga: "The special librarv as a competitive intelligence centre". In: The Electronic Librarj, 9(4/5), 1991. - pp.239-243. 3. Winkel-Schwarz, Annette: "Selling the concept of information management?". In: Kalseth, Kari... [et al.] (eds.): Information management for business : proceedings ofthe FID Information for Industrj Committee Seminar on Information Management for Business, held in Madrid, Spain on 26 October 1992. - The Hague : International Federation for Information and Documentation (FID), 1993. - pp.33- 38. 2 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad svojim potencijalom sudjelovati u izgradnji i razvoju upravljačkih informacijskih sustava (Executive Information systems ili Strategic intelligence systems). Uspješno prestrukturiranje uvelike ovisi o cjelovitoj informacij skoj politici u poduzeču i o postojecoj organizacij skoj kulturi. Hipotezu temeljim na analizi stanja specijalnih biblioteka u Sloveniji i na pregledu stručne literature, koja pokazuje i na neki način daje smjernice za razvoj specijalne biblioteke. Cilj ovog rada je da na osnovi analize stanja prikaže jedan model prestrukturiranja, analizirajuči svaki pojedinačni čimbenik koji utječe na djelovanje specijalne biblioteke. Model je namijenjen u prvom redu poduzecima u čijem je sastavu specijalna biblioteka i koja zbog svog djelovanja osječaju veliku potrebu za informacijama. S promjenama koje predlažem suvremena informacijska služba bi mogla biti značajna informacijska potpora strateškoj razini odlučivanja. Ta je razina usmjerena pretežito vanjskim informacijama, koje ostali informacijski sustavi u poduzeču, usmjereni ponajprije operativnoj i taktičkoj razini, ne podupiru u cjelini. U radu, nakon definicije specijalne biblioteke i metodologije istraživanja, dajem jedan pregled strane i slovenske stručne literature, gdje pokušavam pokazati kakva bi morala biti prava uloga specijalne biblioteke. Buduči da su značenje informacija, njihova strateška uloga u poduzecima i karakteristike informacija potrebnih za upravljanje veoma značajan kontekst za djelovanje specijalnih biblioteka, posvetila sam im malo više pozornosti. Zatim slijedi analiza stanja specijalnih biblioteka u Sloveniji i prijedlog modela za njihovo prestrukturiranje. 3 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 2. SPECIJALNE BIBLIOTEKE: DEFINICIJA I VRSTE 2.1. DEFINICIJA SPECIJALNE BIBLIOTEKE U stručnoj referencijskoj literaturi specijalna biblioteka je definirana dvojako: '• 2 a) kao biblioteka ili informacijsko središte u vlasništvu pojedinca ili u sastavu poduzeča, društva, državne agencije ili drugoga pravnog tijela; b) kao zbirka knjižnoga ili neknjižnog materijala specializirana na nekom znanstvenom području u sastavu neke biblioteke. U Slovenskim standardima za specijalne biblioteke3 naziv "specijalna biblioteka" podrazumijeva biblioteku i "INDOK službu", odnosno "INDOK centar" ili "INDOK jedinicu", koja se najčešče pojavljuje u proizvodnim i komercijalnim organizacijama. Prihvačen je nov naziv - "specializirani INDOK centar", koji označava organizacijski oblik povezivanja specijalnih, sveučilišnih i visokoškolskih biblioteka. Prema Slovenskim standardima "temeljni cilj specijalne biblioteke je posredovati bibliotečnu gradu (...) i znanstvene i tehničke informacije te poslovne informacije, koje če zadovoljavati sadašnje i buduče potrebe radnika matične radne organizacije u obliku potpore istraživačkim, stručnim i poslovnim aktivnostima te strateškom odlučivanju pri upravljanju. Sa svojim djelatnostima specijalna biblioteka neposredno pridonosi organizacijskim ciljevima i koristima svoje matične organizacije, uključuje se u znanstveno i stručno područje (..) izvan specijalne biblioteke, na koje je usmjerava rad matične organizacije i tako pomaže pri njezinu razvoju. Specijalna biblioteka je organizacijska jedinica u okviru kulturnih, obrazovnih, istraživačkih i drugih organizacija udruženog rada ili drugih društvenih pravnih tijela te državnih organa. Njezina bibliotečna, INDOK i referalna djelatnost je naime namijenjena u prvom redu stručnom i istraživačkom radu na pojedinačnim specijaliziranim područjima društvenog rada i potrebama radnika na tom području. 1. Kent, Allen, Harlold Lancour, Jay E. Daily (eds.): Encyclopedia of library and information science. - New York and Basel : Marcel Dekker, 1980, Vol. 28. - p.397. 2 . Prytherch, Ray: Harrod's librarian's glossary ofterms used in librarianship, documentation and the book crafts: and reference book. - 7th ed.. - Aldershot : Gower, 1990. - pp. 581-582. 3. Slovenski standardi za specialne knjižnice I Sekcija za specialne knjižnice ZBDS; uredila Mara Slajpah. - Ljubljana : Centralna tehniška knjižnica, 1991. 4 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Pod utjecajem razvoja znanosti, nove informacijske tehnologije i razvoja informacij skog tržišta profil specijalne biblioteke razvija se u informacijsko središte koje se bavi zadovoljavanjem specijaliziranih informacijskih potreba i pod utjecajem raznih čimbenika, prije svega informacijske i komunikacijske tehnologije, stalno se mijenja." U standardima su obuhvačene specijalne biblioteke iz svih područja društvenog rada: npr. specijalne biblioteke u industriji (industrijske ili proizvodne), u trgovini (komercijalne biblioteke), u zdravstvenim institucijama (medicinske, bolničke), u institutima (institutske), u arhivima (arhivske), u kazalištima (kazališne), u umjetničkim galerijama i muzejima, na sudovima itd. Slovenski standardi predstavljaju smjernicu razvoja specijalnih biblioteka prije nego opis njihova sadašnjeg stanja. U njima su definirani ciljevi, funkcije i sadržaj specijalnih biblioteka. Veoma cesto ti standardi, kao i vladina legislativa, nisu i ne mogu biti primijenjeni u specijalnim bibliotekama zbog objektivnih i subjektivnih razloga, kao što su nedostatak osnovnih financijskih sredstava, niske profesionalne kvalifikacije djelatnika i sve češče nerazumijevanje koje pokazuju menedžeri. U radu se koristim opčim terminom "specijalna biblioteka" za označavanje heterogenih organizacijskih jedinica, u prvom redu manjih biblioteka koje su dio informacijske infrastrukture poduzeča i čiji je cilj da pružaju informacijsku potporu specijaliziranoj skupini korisnika u njihovu istraživačkom, razvojnom i profesionalnom radu te da ispunjavaju zahtjeve procesa odlučivanja vodečih kadrova. 5 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 2.2. VRSTE SPECUALNIH BIBLIOTEKA S obzirom na veoma različite vrste specijalnih biblioteka moguče ih je svrstati prema različitim kriterijima. Nemoguče je odrediti jednu strogu podjelu specijalnih biblioteka jer se svaka može svrstati u više kategorija. Zato ni u Slovenskim standardima za specijalne biblioteke, ali ni u stručnoj literaturi nema jasno odredene kategorizacije specijalnih biblioteka. U istraživanju sam se poslužila provizornom podjelom prema vrsti i prema području koje specijalne biblioteke u prvom redu pokrivaju: Vrsta specijalne biblioteke je odredena specifičnošču njezine cjelovite organizacije i djelovanja, što ponajprije zavisi od vrste organizacije kojoj pripadaju. Prema vrsti su specijalne biblioteke podijeljene na: - Biblioteke u istraživačkim organizacijama. To su biblioteke u organizacijama čija je primarna aktivnost istraživački rad, na primjer u istraživačkim institutima, zavodima itd. - Biblioteke u industrijskom sektoru. Obično se nalaze u istraživačkim odjelima u tvornicama, velikim korporacijama i si. Imaju bogatu dokumentaciju o standardima, patentima i tehničkim izvještajima. U informacijsko-intenzivnim strukama su veoma suvremeno opremljene. - Biblioteke u trgovačkom sektoru. Informacijska i bibliotečna potpora ovih biblioteka u razvijenom svijetu je usmjerena na područje domače i medunarodne trgovine. - Biblioteke u kulturnim institucijama/organizacijama. Tu ubrajamo biblioteke u organizacijama koje se bave kulturnim aktivnostima, kao što su biblioteke u muzejima, galerijama, kulturnim zavodima, restauratorskim institucijama i si. Za njih je karakteristično da je večina njihova fonda neknjižnog izvora. - Biblioteke u javnoj upravi. Takve biblioteke nalazimo u vladinim institucijama, ministarstvima i si. Bogate su bibliotečnom gradom na području prava. - Biblioteke na području javnih uslužnih djelatnosti. Ovdje ubrajamo biblioteke u zdravstvenom sektoru, kao što su bolnice, zdravstveni domovi ili toplice, u elektroprivredi, vodnom gospodarstvu, PTT-u i drugim javnim uslužnim organizacijama. 6 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Sve spomenute specijalne biblioteke dalje dijelimo prema području djelovanja: - Specijalne biblioteke na području biotehnike. Dio su organizacija koje se bave zemljoradnjom, stočarstvom, šumarstvom i/ili slično. - Specijalne biblioteke na području društvenih znanosti. Nalaze se u organizacijama koje djeluju na području psihologije, sociologije, političkih znanosti, ekonomije, pedagogije i/ili geografije. - Specijalne biblioteke na području humanistike. Ovdje ubrajamo biblioteke u organizacijama koje se bave jezikom, umjetnošču, filozofijom, poviješcu i/ili religijom. - Specijalne biblioteke na području medicine. Takve se biblioteke nalaze u organizacijama čija je djelatnost na području kliničke medicine, biokemije, biofizike, komparativne medicine, veterine, dijelom biologije i/ili farmacije. - Specijalne biblioteke na području prirodnih znanosti. Pokrivaju područje kemije, fizike, astronomije, geofizike, meteorologije, geologije, seizmologije, mehanike i/ili matematike. - Specijalne biblioteke na području tehnike. Pripadaju organizacijama čija je glavna djelatnost na području gradevinarstva, elektrotehnike, elektronike, kemijske tehnologije, geologije i rudarstva, materijala, strojarstva, proizvodne tehnologije, tekstilne industrije i kožarstva, dio šumarstva, drvne industrije, životinjske i biljne produkcije i preradevina, biotehnologije i/ili mjeriteljstva. 7 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 3. PREGLED LITERATURE Članci na području menedžmenta sve više ističu potrebu organiziranja i sistematiziranja informacija u organizacijama, ne spominjuči specijalne biblioteke ili informacijske službe. Najčešče su njihova polazna točka za ostvarenje informacijskog razvoja odjeli za obradu podataka ili za održavanje računalnoga informacij skog sustava. U novije vrijeme sve više autora kritizira previse usmjerene stavove k informacijskoj tehnologiji, jer se tirne cesto zanemaruje sadržaj informacija. Upravo na tom mjestu specijalni bibliotekari vide svoju ulogu. Specijalno bibliotekarstvo je usko povezano s informacijskim menedžmentom i upravljanjem informacijskim resursuma u organizaciji. Sastavni dio posla specijalnog bibliotekara je stalno pračenje informacijskih tokova u organizaciji i opskrba korisnika unutrašnjim i vanjskim informacijama. U stručnoj bibliotekarskoj literaturi se sve češče piše o nužnosti veče povezanosti specijalne biblioteke i strateške razine upravljanja na njihovu obostranu korist. S jedne strane, sa svojim iskustvom, sposobnošču traženja i organiziranja informacija specijalni bibliotekari bi znatno pridonjeli informacij skoj osviješčenosti menedžmenta. Za to je potrebno da ih menedžment redovito obavještava o svojim informacijskim potrebama, o promjenama u strategiji i politici poduzeča. S druge strane, korist specijalne biblioteke bi bila u povečanju značenja njezine uloge u poduzeču. U nastavku dajem, na prvom mjestu, jedan opči pregled značenja informacija za djelovanje organizacije, zatim ču pokušati prikazati koje su značajke tih informacija za djelovanje poduzeča. Dalje, kroz razvoj specijalnih biblioteka dokazujem usku povezanost njihove uloge i djelovanja s informacijskim potrebama strateške razine upravljanja i mogučnosti njihova sudjelovanja u izgradnji informacijskih sustava u organizaciji. Pregledom literature opisujem i važnost utjecaja informacijske politike i organizacijske kulture na djelovanje informacij skog sustava u poduzeču. 8 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacij sku službu u Sloveniji : magistarski rad 3.1. ZNAČENJE INFORMACIJA ZA DJELOVANJE PODUZEČA Posljednjih nekoliko desetlječa znanje i informacije su postali najznačajniji ekonomski resursi u procesu proizvodnje i u postizanju konkurentnosti1 poduzeča. Poduzeča danas djeluju u globalnom tržištu u sve više turbulentnoj i efemernoj sredini i moraju se oduprijeti konkurentnom pritisku drugih proizvoČača i novih alternativnih tehnologija i proizvoda. Ako poduzeča žele preživjeti i uspjeti u današnjem poslovnom svijetu, njihovi menedžeri moraju temeljiti svoje odluke na cjelovitom poznavanju konkurentne sredine u kojoj njihova poduzeča posluju, što zahtijeva veliku opskrbljenost informacijama različitih vrsta.2 Kada govorimo o konkurentnosti poduzeča, mislimo u prvom redu na kvalitetu njegovih proizvoda ili usluga. U najnovijoj praksi upravljanja je posljednjih dvadeset godina poznat termin "total quality management", pomoču kojega je kvaliteta definirana kao "stalno zadovoljavanje očekivanja klijenata".3 Sa sustavnoga gledišta to znači razbijanje starih hijerarhijskih organizacijskih struktura i uvodenje timskog poslovanja, kod kojega su informacijski tokovi brzi, odgovornost za postizanje strateških ciljeva je podijeljena medu svim radnicima u poduzeču. Glavni naglasak nije na profitu, več na "zadovoljnom i uspješnom" klijentu.4 Održavanje kvalitete zahtijeva stalan dotok informacija o samom poduzeču, o potražnji potencijalnih klijenata i o ponudi konkurenata. U razvijenim gospodarstvima se več dugo opaža potreba za postizanjem veče kvalitete proizvoda i usluga, a tirne i nadmoč nad konkurencijom. Rezultat svih nastajanja za postizanje veče kvalitete u poslovanju je serija standarda Medunarodne organizacije za standarde, koje bi poduzeča morala uzeti u obzir ako bi željela biti uspješna. Takoder postaje priznanja za kvalitetna dostigunuča ili za ispunjavanje odredenih normi dobrog poslovanja na državnoj, regionalnoj ili organizacijskoj razini. Cilj tih priznanja je 1. Drucker ("The information executives truly need". In: Harvard Business Review, 73(l,Jan-Feb) 1995. - pp. 54-62) definira konkurentnost kao sposobnost nekoga da proizvodi ili čini nešto što nitko drugi ne može uopče ili u toj mjeri ili kvaliteti. 2. Svoboda, Olga: "The special librarv as a competitive intelligence centre". In: The Electronic Librarj, 9(4/5), 1991. - pp.239-243. 3. Lee, Yoon R. and Harold Lazarus: "Ušes and criticism of total quality management". In: Journal of Management Development, 12(7), 1993. - pp.5-10. 4. "Quality - a way of managing". In: Sandelans, Eric (ed.): Strategies for quality achievement. Thematic ksue of Journal of Management Development, 12(7), 1993. -pp.5-10. 9 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad razvijati privredu kroz promociju kvalitete. Sve više poduzeča se bori za takva priznanja, jer je kvaliteta preduvjet za lakše plasiranje proizvoda i usluga na tržištu. Kod večine priznanja za kvalitetu, kao što je na primjer Demingovo u Japanu ili Baldrigeovo u SAD-u, daje se veoma velik naglasak na informacije. Jedno od glavnih kriterija za dodjelu nagrada je način koristenja informacija u poduzeču: kako se skupljaju vanjske informacije, na kakav način i kakvom se brzinom sire medu odjelima unutar organizacije, produciraju li se lokalne baze, koristi li poduzeče modemu informacijsku tehnologiju, analizira li informacije i na kakav način ih upotrebljava. Ulazak i opstanak Slovenije u razvijenim i konkurentnim tržištima su uvjetovani kvalitetom njezinih proizvoda i usluga. Kao i ostale postsocijalistiČke zemlje, Sloveniju takoder zahvača val najnovije filozofije upravljanja s kvalitetom, koji zahtijeva mnogo promjena u sadašnjem načinu razmišljanja, poslovanja i organizacijskoj strukturi. U tom kontekstu, veoma bi značajno bilo razviti informacijsku politiku u mnogim poduzečima. Prema Elisabeth Orni1 informacijska politika je "politika koja se temelji na organizacijskim ciljevima medu kojima definira ove prioritete: - ciljeve koristenja informacija u odnosu s organizacijskim ciljevima; - organizacijske resurse informacija i resurse za njihovo upravljanje; - kadrove koji upravljaju informacijama i njihovu odgovornost; - sustave i tehnologiju za upravljanje informacijama i za postizanje informacijske upotrebe; - kriterije za ocjenjivanje koristi i troškova informacija; - kriterije za pračenje i vrednovanje informacijskih aktivnosti". Spomenutu informacijsku politiku mora započeti i potpuno podržati menedžment. Ona se mora razviti uz sudjelovanje svih ljudi koji su na neki način povezani s informacijskim aktivnostima u organizaciji. To uključuje i specijalnu biblioteku i njezine djelatnike, koji bi uz podršku menedžmenta mogli svojim iskustvom i aktivnostima znatno pridonjeti djelovanju poduzeča. 1. Orna, Elisabeth: Practical information policies. - Aldershot : Gower, 1990. - p. 19. 10 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 3.2. STRATEŠKA ULOGA INFORMACIJA I ZNAČENJE STRATEŠKIH INFORMACIJSKIH SUSTAVA Budučnost specijalnih biblioteka nalazi se u njihovoj potpori strateškoj razini odlučivanja. U svakoj organizaciji ili poduzeču razlikujemo tri razine stvaranja strategija: korporativna strategija na razini najvišeg menedžmenta, poslovna strategija na razini poslovne jedinice i strategija na razini funkcije ili odjela. S obzirom na vrijeme razlikujemo strateško planiranje od taktičnoga i operativnoga. Strateško je dugoročno (duže od pet godina), taktično je srednjoročno (do pet godina) i operativno je kratkoročno (jednogodišnje). Strateško odlučivanje se bavi odlučivanjem o ciljevima, resursima i politici poduzeča.' Največi problem na toj razini odlučivanja je predvidanje budučih promjena u poduzeču i okolini te uskladivanje karakteristike poduzeča s njegovom okolinom. Menedžeri, na primjer, da bi doznali nešto više o svojim klijentima ili konkurenciji, moraju tražiti po različitim informacijskim izvorima, za što nemaju mnogo vremena. Oni trebaju nekoga, tko če ih redovito i sažeto obavještavati o najbitnjim dogadajima i elementima iz poduzeča i njegove okoline. Specijalna biblioteka bi mogla preuzeti dio te uloge, pokrivanjem večeg dijela vanjskih informacijskih izvora. Primjere spomenutog udjela specijalne biblioteke u informacijskoj osviješčenosti menedžmenta, kao što ču poslije pokazati, vidimo u sudjelovanju specijalne biblioteke u izgradnji ili razvoju upravljačkih informacijskih sustava, kao što su informacijski sustavi za voditelje (Executive Information Systems ili Strategic Intelligence Systems). Sredinom osamdesetih godina velika su poduzeča znatno ulagala u skupljanje, analizu, diseminaciju i koristenje konkurentnih informacija. To je djelomično olakšalo razvoj računalnih informacijskih sustava i telekomunikacijske tehnologije. 1. Laudon, Kenneth C. and Jane Priče Laudon: Management Information systems : a contemporarj perspective. - 2nd ed.. - New York : MacMillan, 1991. 11 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Danas su za svaku razinu i skupine unutar organizacije razvijeni namjenski informacijski sustavi. Tako su, na primjer, sustavi za transakcije podataka (Jransaction Processing Systems - TPS) namijenjeni automatizaciji operativne razine, sustavi za potporu znanstvenom radu (Knowledge Work Systems - KWS) podupiru istraživanje, sustavi za automatizaciju uredskog poslovanja (Office Automation Systems - OAS) administrativne poslove, upravljački informacijski sustavi (Management Information Systems - MIS) i sustavi za potporu odlučivanju (Decision Support Systems - DSS) namijenjeni su nadzornicima i srednjim strukturama menedžmenta.' Svi spomenuti informacijski sustavi večinom se bave unutrašnjim informacijama. Informacijski sustavi koji podržavaju strateška odlučivanja poznati su kao informacijski sustavi za voditelje (Executive Information Systems - EIS) ili, kako ih danas zovemo, Strategic ili Competitive Intelligence Systems - SIS (inteligentni informacijski sustavi za potporu strateškoj razini odlučivanja, odnosno za postizanje konkurentne prednosti).2 Terminološka promjena je nastala zbog promjene u koncipiranju informacija. U vremenu nastanka EIS su informacije bile značajan čimbenik u ubrzavanju procesa odlučivanja. U devedesetim godinama su informacije odredene kao strateški resurs i kao potencijal za postizanje konkurentne prednosti. S obzirom na to da su se EIS stalno prilagodavali okolini i informacijskim potrebama poduzeča, nema mnogo razlika u njihovu djelovanju u usporedbi sa SIS. Večina uspješnih EIS danas zadovoljavajuče obavlja funkciju SIS. SIS nije smjesa softverskih i hardverskih proizvoda, več je to proces u kojemu je informacija glavni subjekt. To znači da netko skuplja, analizira i obraduje relevantne podatke, koji dolaze iz okoline samog poduzeča, u informacije i prenosi ih pravim osobama u pravom trenutku. Bez informacijske tehnologije bi sve to bilo neizvedivo. Unatoč tomu uspješnost SIS zavisi ponajprije od čovjeka. Mnogo puta ti sustavi dožive neuspjeh, medu ostalim zbog toga jer se u poduzečima gdje ih rabe optimizira informacijska tehnologija i zanemaruju informacijske potrebe menedžmenta. Strategija razvoja informacijskih sustava morala bi biti sasvim uskladena s organizacijskom strategijom. i. Laudon, Kenneth C, Jane Priče Laudon: Management Information systems : a contemporarj perspective. - 2nd ed.. - New York : MacMillan, 1991. - pp.43-44. 2. Moeckler, Robert J.: "Strategic intelligence svstems : competitive intelligence systems to support strategic management decision making". In: SAM Advanced Management Journal, 57(1), 1992. - pp.4- 9. 12 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Glavne značaj ke SIS su ove:l - podupiru organizacijsku strategiji! i kritične čimbenike uspješnosti2 - opskrbljuju menedžment unutrašnjim i vanjskim informacijama - opskrbljuju menedžment nestrukturiranim informacijama - usredotočuju se na buduče poslovne odluke - usredotočuju se na poslovnu okolinu - generiraju visoko kvalitetne informacije - fleksibilne su prema promjenljivim informacijskim potrebama. Po Kuhanenu3 SIS se upotrebljava za: - financijsko planiranje (obuhvacajuči ekonomske informacije) - marketing (trženje) (obuhvacajuči informacije o proizvodima, klijentima i konkurentima) - operacijsko upravljanje (obuhvacajuči informacije o zaposlenima) - upravljanje vanjskim informacijskim izvorima (obuhvacajuči opče ekonomske informacije i informacije o zakonima, industrijskim trendovima i si.). S obzirom na suvremenu informacijsku tehnologiju mnoge nabrojene unutrašnje i vanjske informacijske potrebe mogu zadovoljiti specijalne biblioteke. Kakve su karakteristike tih informacija? 1. Bjornstad, Bjorn Qv t: EIS - a new challenge for information specialist s?. - FID/EIS Seminar : Executive Information Svstems, Madrid, 24 October 1992. 2. Definiciju kritičnih čimbenika uspješnosti dali su Boynton i Zmund: "Kritični čimbeniki uspješnosti (...) predstavljaju organizacijska ili menedžerska područja kojima treba pridavati posebnu i stalnu pažnju da bi poduzeče ostvarilo visoku djelotvornost. Kritični čimbenici uspješnosti su od životnog značenja tekučim organizacijskim operativnim aktivnostima i njezinim budučim uspjesima." (Bovnton, A.C. and R.W. Zmud: "An assessment ofcritical success factors". In: Sloan Management Review, 1984, 25(4), pp. 17-24. Op.cit. u Herget, Jožef: "Concepts of success factor based consulting tools for information management". In: Pejova, Z. and Forest W. Horton (eds.): Consultancy on strategic information planning. - Ljubljana : ICPE, 1993. - p. 80.) 3. Kuhanen, Taru: "A short introduction to executive information svstems". In: Journal of Information Technologj, 8(3), 1993. -pp. 127-138. 13 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 3.3. KARAKTERISTIKE INFORMACIJA POTREBNIH ZA MENEDŽMENT Informacije su značajan strateški čimbenik u procesu upravljanja i proizvodnje. Poduzeče se koristi za svoje svakodnevno poslovanje i unutrašnjim i vanjskim informacijama. Unutrašnje informacije su one koje stvara samo poduzeče. To su na primjer: - popis i podaci institucija s kojima komunicira - popis i podaci stručnjaka, dobavljača, klijenata i drugih osoba koje su značajne za djelovanje ili za samu aktivnost poduzeča - interni izvještaji - laboratorijske bilješke - standardi i specifikacije - bilješke sa sastanaka - bibliografski katalog itd. Vanjske informacije dolaze iz okoline poduzeča. To su na primjer: - knjige - periodične publikacije - službene vladine publikacije - siva literatura - standardi i specifikacije - patenti - propagandni materijal i druga literatura o tržištu - dnevni tisak i druga sredstva za informiranje - sve izravne (on-line) dostupne baze podataka (bibliografske, poslovne, marketinške, bonitetne, financijske itd.) - baze podataka na optičkim diskovima - revijski članci čiji je tekst u cjelini dostupan - elektronska pošta i elektronske konferencije - različite informacije dobivene putem analognih i digitalnih komunikacijskih kanala (faks, telefon, modem) itd. 14 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Poduzeče komunicira s okolinom u prvom redu protokom informacija. Informacija je jedan od njegovih naj značaj nijih resursa. Po McKeownu i Leitchu1 "...informacija je značajan resurs (assef) koji služi za izvodenje strateških inicijativa firme. Od svih resursa (assets) jedne organizacije - uključujuči kadrove, financijski kapital, postrojenja (jplants) i opremu, informacija je najvredniji, jer ona sama opisuje sve te fizičke resurse i svijet u kojemu oni postoje. Kad bismo posjedovali fizičke resurse bez informacija o njima, bili bi beskorisni, jer na takav način organizacija ne može učinkovito iskorištavati svoje resurse radi postizanja svojih ciljeva." Odlučivanje zahtijeva kompleksne informacijske izvore. Pri tome su nužne ne samo unutrašnje (ponajprije kvantitativne i formalne) informacije več su potrebne i mnoge vanjske informacije, koje nije moguče obuhvatiti preko baza podataka. Informacije su značajne u svakom poduzeču, i privatnome i javnome, za poboljšanje njegova djelovanja i postizanje strateških ciljeva. U privatnom sektoru informacije pridonose razvoju stalne konkurentne prednosti, dok u javnom sektoru pridonose poboljšanju kvalitete usluga, postizanju bolje produktivnosti ili drugih ciljeva. Moeckier2 nabraja informacije koje su potrebne za postizanje konkurentnosti: - sustavi koji se temelje na bazama podataka, posebno izravnih izvanjskih - periodični i časopisni pregledi (skaniranje) - unutrašnji informacijski izvori - najnovije industrijske i tržišne analize - medunarodne konkurentne informacije (okolina nacionalnoga ili stranog tržišta; analiza slabosti ili prednosti medunarodne konkurencije; ocjena konkurentnog položaja poduzeča; izbor strategije za medunarodno i globalno konkuriranje, uzimajuči u obzir moguče reakcije konkurencije i dr.) - konkurentne informacije o konkurentnim podružnicama 1. McKeown, Patrick G., Robert A. Leitch: Management Information systems : managing with computers. - Forth Worth : The Dryden Press, 1992. 2. Moeckier, Robert J.: "Strategic intelligence svstems : competitive intelligence svstems to support strategic management decision making". In: SAM Advanced Management Journal, 57(1), 1992. - pp.4- 9. 15 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Sve te informacije moraju biti preradene, analizirane i integrirane tako da budu brzo dostupne i korisne za upravljanje. Po Rockartu1 "vrijednost svakoga informacijskog sustava namijenjenoga najvišoj razini upravljanja zavisi od kvalitete podataka - pravodobnosti, dostupnosti, točnosti i cjelovitosti". Karakteristike su informacija kojima se koriste menedžeri (po Matheusu i Shoebridgeu) sljedeče:2 - informacije su sažete iz obsežnih podataka; - informacije su skupljene da bi se prikazalo djelovanje organizacije; - unutrašnje informacije su cesto multidimenzionalne (odabrane su po različitim kriterij ima); - informacije su vezane uz vrijeme (njihova vrijednost je kratkotrajna - moraju stiči u pravom trenutku); - informacije moraju biti pouzdane i do odredene mjere točne; - koliko je na višoj razini menedžer, veča je orijentiranost informacija na svijet izvan organizacije; - informacije koje su značajne za menedžere obuhvačaju i numeričke i tekstovne informacije. Sto je veča razina upravljanja, veča je i potreba vanjskih neformalnih i kvalitetnih informacija. Kod strateške razine upravljanja postotak tih informacija iznosi čak 70- 75% svih informacijskih potreba, dok je potreba za unutrašnjim informacijama tek 25- 30%. Kod operativne razine je obratan slučaj.3 Peter Drucker4 dijeli informacije potrebne za djelovanje organizacije na unutrašnje i vanjske. Unutrašnje informacije kojima se menedžeri koriste za proces odlučivanja su: 1. Rockart, John F. and David W. DeJong: Executive support systems, 1988. Op.cit. in Bjornstad, Bjorn Ove: "EIS - new challenge for information specialists?". - FID/EIS Seminar: Executive Information Systems, Madrid, 24 October 1992. 2. Matheus, Robin and Anthonv Shoebridge: "EIS- a guide for executives". In: Long Range Planning, 1992, 25(6). -pp.94-101. 3. Svoboda, Olga: "The special librarv as a competitive intelligence centre". In: The Electronic Librarj, 9(4/5), 1991. -pp.239-243. 4. Drucker, Peter F.: "The information executives truly need". In: Harvard Business Review, 73(l,Jan-Feb), 1995, pp.54-62. 16 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu infonnacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 1) organizacijske informacije - financijski podaci o dotoku i odlijevu kapitala, o likvidnosti i drugim financijskim sredstvima; 2) informacije o produktivnosti radne snage, intelektualnog posla i usluga u organizaciji (total factor productivity). Drucker predlaže benchmarking, što razumijeva usporedbu vlastitoga djelovanja s najuspješnijim djelovanjem druge organizacije u istoj grani industrije ili bilo gdje na poslovnom području; 3) konkurentne informacije - obuhvačaju informacije o svojoj konkurentnoj sposobnosti, o tome "što organizacija bolje radi od drugih" i ocjenu inovativnog djelovanja; 4) informacije o vlastitim resursima - o kapitalu i djelatnicima, njihovim sposobnostima i kvalifikacijama. Spomenute unutrašnje informacije su značajne za taktičku razinu odlučivanja. Sve te četiri vrste informacija govore isključivo o tekučem poslovanju. One obavještavaju i vode taktiku. Za strategiju su potrebne organizirane informacije iz okoline. Strategija se mora zasnivati na informacijama o tržištima, klijentima, potencijalnim klijentima, tehnologiji, industriji, o svjetskim financijama i promjenama u svjetskoj ekonomiji. Največe promjene nastaju izvan organizacije. Potencijalni klijenti i razvoj tehnologije su največi izvor informacija o tim promjenama. Po Druckerovu mišljenju pravi informacijski sustav mora sadržavati ne samo odgovore na informacijske potrebe menedžera več mora i navesti menedžere da postanu svjesni svojih pravih informacijskih potreba, što nije jednostavno. Nekoliko multinacionalnih tvrtki su se namučile da bi izgradile sustave koji bi skupljali i organizirali vanjske informacije. Večina poduzeča još nije ni započela taj proces. Čak su velike kompanije morale zatražiti vanjsku pomoč da bi angažirale nekoga tko zna i razumije najspecijaliziranije informacijsko područje. Informacije o okolini se dobiju samo iz vanjskih izvora (pisanih i drugih izvora). Drugi razlog za angažiranje izvanjskoga informacijskog stručnjaka je potreba organiziranja informacija. Po Druckerovim riječima "nisu dovoljni podaci, več ti podaci moraju biti integrirani sa strategij ora". 17 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Taj vanjski informacijski stručnjak kojeg spominje Drucker mogao bi več postojati u samoj organizaciji, upravo u njezinoj specijalnoj biblioteci, u slučaju da ona več postoji, s reorganiziran]em, odnosno prestrukturiranjem njezinih aktivnosti, dodatnom pripremom djelatnika za novu ulogu (detaljnim upoznavanjem s informacijskim potrebama i strategijom menedžmenta) i odgovarajučom automatizacijom. Tako bi to ujedno bilo ne samo najjednostavnije rješenje za organizaciju, jer je specijalni bibliotekar kao informacijski stručnjak več osposobljen za rad na odredenom specijaliziranom području u kontekstu poduzeča, več bi se iskoristilo i cjelovito organizacijsko znanje akumulirano u samoj specijalnoj biblioteci. 3.4. SPECIJALNE BIBLIOTEKE: NASTANAK, RAZVOJ I ULOGA Specijalna biblioteka je nastala dvadesetih i tridesetih godina našeg stolječa kada su prevladavale informacije na papiru. Kao uzor su poslužile javne biblioteke. Djelovanje tih biblioteka nije bilo usmjereno na što bolje iskorištavanje njihova fonda i informacija, več na osiguranje da se bibliotečna grada ne bi odnosila bez dopuštenja.' U velikim industrijskim tvrtkama i drugim organizacijama ili institucijama, gdje su postojali odjeli za istraživanje i razvoj, cesto su nastajale prvo neformalne biblioteke zatvorenog tipa, a zatim, kad bi se njihov fond povečao, institucijske biblioteke, čija je prvobitna funkcija bila samo da skupljaju i omoguče dostupnost unutrašnjim i vanjskim informacijama poduzeča. Biblioteke unutar tvrtke koje su se specializirale za odredeno područje i skupile bogatu literaturu s tog područja dobivale su naziv specijalne biblioteke. Bibliotekarska politika nije bila usmjerena na to da osigura da se informacijski resursi upotrijebe, več na to da ni jedna jedinica grade ne smije napustiti prostore biblioteke bez dopuštenja. Razvoj bibliotekarskih vještina koncentrirao se u prvom redu na nabavu, čuvanje i klasifikaciju tiskanoga materijala i na njihovu pozajmicu. U biti takva biblioteka je bila model skladišta. Mnogi specijalni bibliotekari su obavljali veoma ograničene aktivnosti, večinom one koje su povezane s identificiranjem i nabavom informacija, jer njihove biblioteke nisu i. Davenport, T. H. and L. Prusak: "Blow up the corporate librarv". In: International Journal of Information Management, 1993, 13(December). - pp.405-412. 18 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad bile integrirane u organizacij skom procesu upravljanja informacijama. Iako su upravo bibliotekari znali mnogo više o informacijama nego drugi stručni kadrovi u organizaciji, njihovo znanje i iskustva su ostajali neiskorišteni. Tek s pojavom elektronskih medija i dostupnosti informacija putem analognih i digitalnih veza je omogučeno brzo širenje znanja i informacija o novim dostignučima. Kako je vrijeme od nastanka informacije pa do njezine diseminacije u obliku knjige dugo, sve se više koriste drugi prenosioci informacija kao, na primjer, stručne periodične publikacije, poslovne informacije, elektronsko konferiranje, izravne (on- line) baze podataka itd. Osim toga informacija se širi i drugim medijima, kao što su CD-ROM-i, videofilmovi, mikrofilmovi, mikrofiši, diskete itd. U skladu s prvobitnom funkcijom da skuplja unutrašnje i vanjske informacije, specijalna biblioteka preuzima i nove oblike prijenosa tih informacija. Bibliotekar se, u okviru svoje struke, upoznaje s informacij skom tehnologijom, koja postaje orude njegova rada. Mnogi autori predvidaju da če se dalji razvoj specijalne biblioteke temeljiti upravo na razvoju informacijske tehnologije. Specijalna biblioteka če se sve više usredotočivati na informacije izvan nje. Ključni element takve biblioteke je bibliotekar, odnosno informacijski stručnjak, koji mora dobro poznavati značajne informacijske izvore i način njihove dostupnosti. S razvojem informacijske tehnologije i upravljanja informacijama nastat če jedan "virtualni svijet bez papira" (virtualpaperless world), gdje če se najviše bibliotekarskih transakcija odvijati u računalnom okružju. Michel Bauvvens1' 2 naziva taj novi komunikacijski elektronski prostor cyberspace3. On razlikuje tri stupnja cyberspacea: 1) u prvom stupnju imamo samo mentalnu mapu informacij skog predjela, kada se koristimo računalima da pronademo informaciju ili komuniciramo s drugima; 1. Bauvvens, Michel: Cyberspace : virtualisation, and the role of cybrarians. Antvverp : BP Nutrition, Information Department, 1994. 2. Bauwens, Michel: "Knovvledge transfer in cvberspace : a model for future business practices". Referat podnesen u radionici Lociranje in uporaba virov informacij v elektronskem okolju: prenos znanja v "Cyberspace-u", koja je održana 31. svibnja 1995. u Ljubljani. - Ljubljana : ICPE, 1995. 3. Prema Michelu Bauvvensu cyberspace je prostor gdje se čuva znanje (baze podataka), odnosno prostor u kojemu se nalazimo prilikom komuniciranja računalom". 19 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 2) drugi stupanj je kada aktivno komuniciramo sa strojem ili drugim čovjekom preko računala (elektronske konferencije, INTERNET); 3) treci stupanj i posljednja faza pretpostavlja koncepciju ili pojam o paralelno postoječem drugom svijetu. Prema W. Lambertu Gardineru1 treci stupanj cyberspacea sliči virtualnoj stvarnosti po tome što su oboje medij, odnosno posreduju izmedu materijalnog svijeta i subjektivnog razuma. Medutim, Gardiner smatra da su to dva različita pogleda na svijet. Mi percepcijski vidimo svijet kao zbirku stvari. Virtualna stvarnost je prozor tom svijetu, iako umjetnomu, zato se mora baviti stvarima detaljno. Mi takoder koncipiramo svijet preko pojmova i apstrakcija. Cyberspace je ogledalo tih pojmovnih mapa koje je računalo zarobilo da bi pojednostavilo naše razumijevanje složenih situacija. Zato če se različiti zakoni i uvjeti primjenjivati ovisno o gledištu onih koji če se potpuno utopiti u trodimenzionalne svjetove, odnosno zaviseči od toga žele li ostvariti umjetnu realnost ili mapu znanja. Mnogi autori različito poimaju virtualizaciju biblioteke. Za Bauvvensa2 virtualizacija znači da je svaki dio informacije proizvedene bilo gdje u organizaciji dostupan bilo gdje i u bilo koje vrijeme. Za njega je virtualizacija a) zamjena materije informacijama, b) rast računalno posredovane informacije i c) univerzalna dostupnost informacijama. U tom smislu virtualizacija pogada i biblioteke, kod kojih razlikuje tri stupnja virtualnosti: 1) elektronski pristup (OPAC) 2) elektronski pristup virtualnim zbirkama s dostavom pravih dokumenata (npr. UNCOVER ili druga služba za dostavu dokumenata - Document Deliveij Service) 3) elektronski pristup virtualnim kolekcijama koje se sastoje od elektronskih dokumenata. Za Bauvvensa je razlika izmedu elektronske i virtualne biblioteke u tome da je elektronska lokalna, a virtualna ima globalni pristup. l.Gardiner, W. Lambert: "Virtual reality/cyberspace. Challenges to communication studies". In: Canadian Jouranl of Communication, Vol. 18, 1993. Op.cit. in: Bauwens, Michel: "Cvberspace : virtualisation, and the role of cvbrarians". Antvverp : BP Nutrition, Information Department, 1994. 2. Bauwens, Michel: Cyberspace : virtualisation, and the role of cvbrarians. - Antvverp : BP Nutrition, 1994. - 8p. 20 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Pojam virtualne biblioteke je izazvao mnogo polemika. Dok neki autori izjednačavaju virtualnu biblioteku s elektronskom bibliotekom,1, 2- 3 Oppenhaim4' 5 pokušava razjasniti pojam virtualnosti. Kod sustava virtualne stvarnosti tri su najznačajnija elementa: kontrola, stvarna podloga i prirodnost. Razvoj virtualne stvarnosti u mnogim znanstvenim i svakodnevnim područjima možda če i utjecati na stvaranje virtualnih biblioteka. Ali to što danas neki autori nazivaju virtualnom bibliotekom, bilo bi prikladnije zvati: elektronska biblioteka, biblioteka bez zidova ili mrežna (networked) biblioteka. Postoji nekoliko činjenica koje treba uzeti u obzir prilikom pračenja razvoja specijalnih biblioteka:6- 7> 8> 9 - Nijedna institucija nije sposobna da ima sve zbirke i publikacije u svome području djelovanja. - Zbog eksponencijalnog rasta znanja i sve bržeg širenja informacija veoma je važna sposobnost selektiranja relevantnih informacija. Njihova trajnost je veoma kratka i njihova nabava i trajno čuvanje u biblioteci je nepotrebno i skupo. 1. Farkas-Conn, Irene: "Leadership and new opportunities : choices for Information managers". In: FID News Bulletin, 42(3), 1992. - pp.62-67. 2. Gilbert, J. D.: "Are we ready for the virtual librarv: Technologv push, market puli and organisational response". In: Information Services & Vse, 13(1), 1993. - pp.3-15. 3. Piggot, Svlvia E. A.: "The virtual librarv : almost there...". In: Special Libraries, Vol. 84(4,Fall) 1993. -pp.206-212. 4. Oppenheim, Charles: "Virtual realitv and the virtual librarv". In: Inforamtion Services & Use, 13, 1993. -pp.215-227. 5. Oppenheim, Charles: "The virtual librarv : some common sense please". In: Managing Information, 1(1), 1994. - pp.26-27. 6. Hurt, Charlene S.: "A vision of the librarv of the 21st centurv". In: Journal of Libratj Administration, 15(3/4), 1991. - pp.7-19. 7. Piggot, Svlvia E. A.: "The virtual librarv : almost there...". In: Special Libraries, Vol. 84(4) 1993. -pp.206-212. 8. Bauvvens, Michel: Cyberspace : virtualisation, and the role of cybrarians. - Antwerp : BP Nutrition, Information Department, 1994. 9. Davenport, T. H. and L. Prusak: "Blow up the corporate librarv". In: International Journal of Information Management, 13(Dec), 1993. - pp.405-412. 21 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad - Knjige su veoma neefikasna sredstva za diseminaciju informacija u poduzečima. One imaju više informacija nego što večina menedžera treba za ad hoc pitanja i veoma su teške za kopiranje i distribuiranje. - Mnoge izravne baze podataka i CD-ROM-i več sadrže veči dio informacija koje menedžeri svakodnevno trebaju. - Davenport i Prusak1 spominju novi model V/arehousedpeople - to su stručnjaci na odredenom području koje po potrebi bibliotekari kontaktiraju kao posrednike tražeči specifične informacije za svoje korisnike. - Sve više informacija če biti dostupne u elektronskim formatima. - Več sada je večina sekundarnih publikacija dostupna izravno ili na optičkim medijima. - Razvijat če se elektronsko publiciranje pa če primarne publikacije biti sve više dostupne ili izravno ili preko normalnih kanala. - Danas je teško lokalizirati šivu literaturu samo preko njenzinih autora. Svi dokumenti proizvedeni u poduzeču se mogu čuvati u potpunosti u računalu. - Tehnološki razvoj če omogučiti da korisnici sami izaberu format dokumenta (papir, elektronski oblik...). - Korisnici če sve više dolaziti s prijenosnim računalom. - Postojat če super računala koja če sjediniti audio/vizualne medijske sekcije. U sljedečoj definiciji Charlene Hurt2 je sažeta budučnost specijalne biblioteke: "Elektronska biblioteka je informacijska organizacija koja, da bi obavila svoju misiju, eksploatira nove tehnologije i kod koje nije toliko odredeno mjesto koliko pojam usluge. Sa sve večom pristupačnošču informacija u elektronskim formatima više nego u kučnim zbirkama, bit če od primarnog značenja da korisnici za svoje informacijske potrebe odu kod bibliotekara, a ne samo u biblioteku." Sa smanjivanjem značenja knjiga i polica, fokus biblioteke kao prostor je prenesen na bibliotekara kao osposobljenog djelatnika, koji je sa svojim znanjem i iskustvom razvio sposobnost da brzo i učinkovito pronade pravu informaciju ili dokument i da ga pravodobno dostavi korisniku. Mnogi bibliotekari bolje od bilo koga u poduzeču znaju koja je informacija potrebna za specifične projekte i kako da se omoguči predaja tih informacija. Profesionalno su bibliotekari izučeni da traže informacije, da ih 1. Davenport, T. H. and L. Prusak: "Blow up the corporate library". In: International Journal of Information Management, 13(Dec), 1993. - pp.405-412. 2. Hurt, Charlene S.: "A vision of the librarv of the 21st centurv". In: Journal of Library Administration, 15(3/4), 1991. -pp.7-19. 22 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad analiziraju, organiziraju i sire u prepakiranom obliku korisnicima. Takoder su osposobljeni da rade u interdisciplinarne^ sredini; oni več imaju elektronske i osobne mreže za uopčeno nalaženje informacija, kao i metode za širenje informacija u samom poduzeču.1 Tako dolazimo i do glavnog zadatka specijalne biblioteke u okviru svoje organizacije. Olga Svoboda2 smatra da bi specijalna biblioteka morala postati jedinica za poslovnu inteligenciju, gdje bi bibliotekari analizirali skupljene informacije. Sa stručnoga gledišta bibliotekari imaju najviše mogučnosti da postanu značajan dio informacij s kog sustava organizacije. Njihov je cilj obuhvačanje sve više izvanjskih informacija i pokrivanje informacijskih potreba svih organizacijskih struktura. Biblioteka koje su se razvile u moderne informacijske službe je veoma malo. Michel Bauvvens je sam razvio elektronsku biblioteku u BP Nutrition u Belgiji i postavio temelje za njezin dalji razvoj. U tvrtkama Norsk Hydro u Norveškoj3 i Alko Ltd. u Finskoj4 vidimo kako su bibliotekari najznačajniji dio njihova EIS, a ima još mnogo sličnih primjera. Medutim, mnoge su specijalne biblioteke veoma zaostale za informacijskom revolucijom. Još uvijek obavljaju relativno ograničene funkcije, prije svega povezane su s identifikacijom i skupljanjem informacija i nisu se integrirale u najvažnije organizacijske procese za upravljanje informacijama. Mnoge još uvijek rade sa zastarjelima informacijsko-upravljačkim modelima baziranima na skladištenju. Da bi te specijalne biblioteke obavljale funkciju koja im je po prirodi namijenjena, bilo bi potrebno prestrukturirati ih tako što bi se promijenila njihova organizacija i djelovanje, djelatnike bi se osposobilo za tu ulogu i uvela bi se suvremena informacijska tehnologija. Ali sve to nije moguče bez odredene informacijske politike i postojanja povoljne organizacijske kulture u poduzeču. 1. Svoboda, Olga: "The special librarv as a competitive intelligence centre". In: The Electronic Library, 9(4/5), 1991. -pp.239-243. 2. Svoboda, Olga: "The special librarv as a competitive intelligence centre". In: The Electronic Library, 9(4/5), 1991. -pp.239-243. 3. Bjornstad, Bjorn Ove: "EIS - a new challenge for information specialists?". - FID Seminar : Executive Information Systems, Madrid, 24 October 1992. 4. Tietojarjestelma, Johdon: JOTI executive information system. - Helsinki : ALKO Ltd., 1988. 23 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 3.5. UTJECAJ INFORMACIJSKE POLITIKE I ORGANIZACIJSKE KULTURE NA RAZVOJ I DJELOVANJE SPECIJALNE BIBLIOTEKE U stručnoj literaturi se pokušava nanovo definirati uloga i smisao specijalne biblioteke. Mnogi autori primječuju raskorak izmedu realnih potreba korisnika i usluga specijalne biblioteke. Veoma malo specijalnih biblioteka se uspjelo razviti čak i u razvijenim zemljama, gdje je informacijska tehnologija mnogo više rasprostranjena i gdje informacijski kadrovi mogu dobiti potpunije obrazovanje na području informacijskih i bibliotekarskih znanosti. Razlog tom raskoraku treba tražiti ponajprije u upravljačkim strukturama organizacije, u postoječoj informacijskoj politici. Mnogi menedžeri ne pridaju informacijama najvišu vrijednost i cesto se ponose sposobnošču da djeluju na osnovi neobaviještene intuicije. Davenport1 smatra da u organizacijama gdje menedžeri uzdižu upotrjebu informacijske tehnologije mnogo puta zanemaruju način na koji zaposleni u organizaciji skupljaju, dijele i upotrebljavaju informacije. Učinkovito upravljanje informacijama mora započeti razmišljanjem o tome kako se ljudi koriste informacijama, a ne kako se ljudi koriste strojevima. Davenport2 navodi tri zapažanja zašto se u upravljanju informacijama pristup usmjeren čovjeku (human centered approach) sukobljava sa standardnim informacijsko- tehnološkim pogledom: - informacije se razvijaju u mnogim smjerovima, prihvadajuči različita značenja, odnosno ne mogu se pojednostaviti tako kako zahtijevaju računalci; - ljudi teško dijele informacije; - mijenjanje informacijsko-tehnološkog sustava neče promijeniti informacijsku kulturu poduzeda. Promjena informacijske kulture poduzeda traži promjenu ponašanja, pristupa, vrijednosti, upravljačka očekivanja i poticaje u vezi s informacijama. Promjena tehnologije samo ojačava ved postojece ponašanje. i. Davenport, T. H.: "Saving IT's soul : human-centered information management". In: Harvard Business Review, 72(2,Mar-Apr), 1994. - pp. 119-131. 2. Davenport, T. H.: "Saving IT's soul : human-centered information management". In: Harvard Business Review, 72(2,Mar-Apr), 1994. - p. 120. 24 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Mnoge tvrtke su tjekom prošlih desetlječa zaključile da su informacije jedno od njihovih najkritičnijih poslovnih resursa i da povečanjem dostupnosti i upotrebe informacija te povečanjem njihove kvalitete postižu bolje djelovanje. "Organizacija osnovana na informacijama" (information-based organization), "poduzeča osnovana na znanju" (knowledge-based enterprise) i "učeča organizacija" (learning organization), koje su predvidjeli stručnjaci na području menedžmenta, zahtijevaju slobodan protok informacija oko firme.1 Davenport smatra da je danas "organizacija osnovana na informacijama" još uvijek velika fantazija. Nakon 40 godina informacijske revolucije u poslovnom svijetu, mnogi menedžeri tvrde da ne mogu dobiti potrebne informacije za upravljanje svojim jedinicama ili odjelima. Ako informacije postanu temelj organizacijske strukture i funkcija, dokazano je da sve veču ulogu igra informacijska politika. U informacijski visoko usmjerenim poduzečima ljudi nerado slobodno dijele informacije. Pogrešno je mišljenje da če u organizacijama koje se više koriste informacijama i informacijskom tehnologijom one slobodno teči i brže eliminirati hijerarhije. Kao rezultat nedostatka odredene informacijske politike mnoge organizacije ne stimuliraju razvoj specijalne biblioteke. Taj je slučaj možda češči u bivšim socialističnim zemljama, gdje se još uvijek informacije veoma teško shvačaju kao značajan organizacijski resurs. "Unatoč svojoj potencijalnoj ključnoj ulozi u 'informacijskoj eri1 specijalne biblioteke imaju danas mnogo problema. Njih veoma slabo razumiju čak i njihovi vlastiti menedžeri. One su zastario model nabave informacija. Nisu čak ni dobro integrirane s poslovima kojima služe ili drugim informacijski usmjerenim funkcijama. Posljedica toga je da vrijednost koju pružaju cesto nije jasna ili je u svakom slučaju manja od moguče."2 "Večina bibliotekara su podredeni voditeljima iz opče administracije, koji rijetko razumiju ili ih zanima opskrba informacijama. U nešto boljem položaju su specijalne 1. Davenport, T. H., Robert G. Eccles and Laurence Prusak: "Information politics". In: Sloan Management Review, 34(1,FalI), 1992. - pp.53-65. 2. Davenport, T.H. and Prusak: "Blow up the corporate librarv". In: International Journal of Information Management, 13(Dec), 1993. - p.406. 25 A. Kavčič-Čolid: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu infonnacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad biblioteke koje su u djelokrugu razvojnih i istraživačkih jedinica, marketinških ili planskih jedinica."' Cesto se dogada da poduzeče kad zapadne u financijske teškoče, u okviru programa smanjivanja troškova, prvo smanjuje proračun biblioteke, otpušta njezine stručnjake, a na njihovo mjesto postavlja administrativne radnike, odnosno nezainteresirane kadrove koji nisu dovoljno kvalificirani za takav posao ili biblioteku zatvara. Davenport i Prusak u svom članku "Blow up the corporate librarv" (Uništite specijalnu biblioteku) analiziraju sve češču neugodnu situaciju specijalnih biblioteka u velikim organizacijama. Oni govore o potrebi uništenja specijalne biblioteke u pozitivnom smislu - "da njihova misija, funkcija i ciljevi moraju biti znatno prošireni i možda kombinirani s drugim informacijskim jedinicama u firmi. To što treba uništiti je fizička biblioteka, taj najniži kvadrat na organizacijskom dijagramu, kao i stereotipe da su bibliotekari više zaokupljeni knjigama nego poslovnim potrebama. (...) Za razliku od svojih suradnika u odjelu za informacijske sustave bibliotekari su usmjereni na informacije prije nego na tehnologiju." * * * Analizom stručnih bibliotekarskih članaka u posljednjih nekoliko godina primječujemo da se najviše pažnje pridaje trojnom aspekatu specijalne biblioteke: 1) tehnološki aspekt - obraduje uvodenje nove informacijske tehnologije u specijalne biblioteke, njihovo integriranje s postoječim informacijskim sustavom i što veče zahvačanje izvanjskih informacijskih izvora; 2) kadrovski aspekt - osječa se potreba za daljim prilagodavanjem bibliotekarskih i informacijskih kadrova zaposlenih u specijalnim bibliotekama novoj informacijskoj tehnologiji i potrebama korisnika. Mnogi autori navode nužnost izlaza bibliotekara iz biblioteke i njihovo uključivanje u poslovni svijet. Od bibliotekara se traži aktivan stav prema svom radu: bibliotekar mora aktivno procijeniti komu trebaju informacije i tko ih ima - mora postati posrednik. Bibliotekar mora uspostaviti vezu s radnicima u odjelima koji se bave informacijama i koji su najviše usmjereni ka 1. Davenport, T. H. and Prusak: "Blow up the corporate librarv". In: International Journal of Information Management, 13(Dec), 1993. - p.406. A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad korisnicima. Bibliotekari moraju više naglasiti upotrebu informacijskoga materijala nego njegovu kontrolu. Osječa se velika potreba za posebnom specijalizacijom specijalnih bibliotekara u okviru redovitoga akademskog obrazovanja.' Naime, fakultetski študij i tečajevi namijenjeni bibliotekarima su predvideni za buduče kadrove vecih biblioteka, gdje je zbog njihova večeg broja moguča uska specializacija na neko od bibliotekarskih područja. Poznato je da su večinom specijalne biblioteke male, obično sa samo jednim djelatnikom koji obavlja sve funkcije od nabave, obrade do posredovanja izmedu korisnika i informacija. Organizacija rada specijalne biblioteke je specifična. Osim toga mora dobro poznavati i područje u kojoj je biblioteka specializirana. Mnogi specijalni bibliotekari čak i u velikom broju razvijenih zemalja su samouki, jer posebnih tečajeva za njih nema. 3) Odnos specijalne biblioteke i menedžmenta - Veoma je važan stav vodečih kadrova o specijalnoj biblioteci te postojeca informacijska politika u organizaciji. Je li biblioteka uključena u informacijski sustav organizacije, ima li sve moguče uvjete za svoj rad (tehnološka oprema, prostorije, financijska sredstva itd.), stimulira li se razvoj njezinih kadrova, jesu li u specijalnoj biblioteci zaposleni odgovarajuči kadrovi (po obrazovanju, stručnoj spremi), jesu li odredeni zahtjevi prema informacijama u načinu njihova djelovanja... Sve to utječe na uspjeŠnost i učinkovitost rada specijalne biblioteke. Postoji još jedan aspekt o kojemu se sve češče piše u menedžerskoj literaturi, a to je značenje organizacijske kulture u komunikaciji i u protoku informacija u organizaciji. Prema Stephenu P. Robbinsu2 organizacijska kultura je "sustav zajedničkih značenja koja dijele članovi jedne organizacije, po čemu se razlikuju od članova drugih organizacija. Taj sustav zajedničkih značenja je (...) skup ključnih odlika koje organizacija cijeni". Robbins razlikuje deset odlika koje više ili manje odreduju organizacij sku kulturu. Medu njima su poduzetništvo pojedinaca, stupanj integracije, kontrola vodečih struktura, sustav nagradivanja, komunikacijski modeli, osobna identifikacija s organizacijom i druge. 1. Williamson, Joan: "One person libraries and information units : their education and training needs". In: Librarj Management, 9(5), 1988. - Thematic issue. 2. Robbins, Stephen P.: Organizational behavior : concepts, controversies, and applications. - 5th ed.. - Englewood Cliffs : Prentice-Hall, 1991. - pp.572-573. 27 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Andrevv D. Brovvn i Ken Starkev1 tvrde da "kultura uvjetuje pristup komunikacijama i komunikacijskim procesima i sustavima. Rezultirajuče forme komunikacija utječu na kvalitetu i odnos prema informacijama na osnovi kojih organizacije donose odluke". Ako želimo izgraditi uspješnu specijalnu biblioteku, moramo uzeti u obzir sve spomenute aspekte i u svakome analizirati optimalne mogučnosti. Kao što smo ranije vidjeli, naglasak na tu novu biblioteku bi bile informacije, zato je takoder nazivam suvremenom informacij skom službom. 3.6. PRESTRUKTURIRANJE SPECIJALNIH BIBLIOTEKA Riječ prestrukturiranje nosi u sebi značenje temeljne promjene, odnosno 'ponovno stvaranje strukture' nečega. Danas se cesto koristi u kontekstu ekonomskih promjena koje razumijevaju potpuno preorijentiranje poslovanja iz planskoga k tržišnom gospodarstvu. Potreba prestrukturiranja specijalnih biblioteka temelji se na spoznajama o njihovoj novoj ulozi u skladu s potrebama informacijskoga doba. To znači, s jedne strane, preuzimanje uloge kojajoj pripada kao interface, odnosno informacijski gate-keeper izmedu okoline i samog poduzeča, te njezino priznanje kao živog organizma koji prateči razvoj poduzeča nosi u sebi cjelovito organizacijsko znanje. Specijalna biblioteka sadrži u sebi potencijal da postane značajan čimbenik informacijskog sustava poduzeča. U stranoj literaturi se ne pojavljuje cesto pojam prestrukturiranja specijalnih biblioteka. Jedan od značajnijih autora na tom području je dr. Jožef Herget, profesor informacijskih znanosti na sveučilištu u Konstanzi, u Njemačkoj, koji je osobno sudjelovao na različitim projektima prestrukturiranja specijalnih biblioteka u suvremene informacijske službe u Njemačkoj i Australiji. U okviru evropskog projekta PHARE analizirao je i ocjenjivao informacijsku infrastrukturu u Sloveniji, te mu je slovenska situacija veoma dobro znana. On primječuje da se biblioteke u Njemačkoj susreču s veoma sličnim problemima koje nalazimo u analizi stanja slovenskih biblioteka (slaba 1. Brown, Andrevv D., Ken Starkey: "The effect of organizational culture on communication and information". In: Journal of Management Studies, 31(6), 1994. - pp.807-828. 28 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad tehnološka razvijenost, nedovoljno kvalificirani kadrovi i nerazumijevanje vodečih struktura). Prema njegovim riječima razloge za takvo stanje ne treba tražiti samo u poduzečima i vodečim strukturama, več i u sveopčoj informacijskoj politici države, koja je u Sloveniji tek u procesu definiranja. Tu navodi stvaranje sveopčeg integralnog informacijskog sustava (u koji ubrajamo i bibliotečne mreže) na nacionalnoj razini, reformu obrazovanja na području informacijskih i bibliotečnih znanosti i razvoj telekomunikacija. Svako prestrukturiranje mora biti u skladu sa sveopčom informacijskom politikom i strategijom razvoja poduzeča. Parametri koje treba uzeti u obzir su sljedeči:1 a) Potencijal specijalne biblioteke: kadrovi, strategija razvoja, proizvodi, usluge, korisnici, marketing, financiranje, kreativnost, prihvačanje noviteta, akumulirano znanje i sudjelovanje s drugim odjelima u organizaciji. b) Potencijal korisnika/organizacijskih jedinica: informacijske potrebe, način koristenja usluga ili proizvoda, ocjena usluga i proizvoda specijalne biblioteke, njihove vlastite informacijske aktivnosti, priprema plačanja i financiranja specijalne biblioteke, njihova ocjena učinkovitosti i potrebe za informacijskim uslugama, informacijska i komunikacijska kultura. c) Analiza sredine u kojoj djeluje specijalna biblioteka: broj zaposlenih djelatnika u organizaciji, sredstva koja imaju, i drugo. U vezi s transformacijom specijalne biblioteke večina slovenskih i stranih autora naglašava potrebu automatizacije i uvodenja najnovije informacijske tehnologije, koristenja izravnih izvora i marketinški pristup uslugama specijalne biblioteke. Što se tiče marketinškog pristupa, u Sloveniji imamo više primjera kad je poduzeče u slučaju financijske krize zahtijevalo od specijalne biblioteke da preko noči postane profitna služba. Tu se u večini slučajeva zanemarivao broj i obrazovanje djelatnika, uvjeti rada i financijska sredstva. Umjesto ulaganja u preoblikovanje službe i stvaranje novih proizvoda i usluga cesto se smanjuju sredstva. Posljedica toga je da biblioteka ne proizvodi očekivani profit, što u večini slučajeva znači njezino zatvaranje. To je velik gubitak ne samo za poduzeče nego i za cijelu regiju u kojoj je ta specijalna biblioteka i. Herget, Josef: Adding value to company Information. Restructuring of a multi-technology company's information and library unit to form a business Information centre : čase study. - Konstanz : Universitv of Konstanz, 1992. 29 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad djelovala. Njezin fond, znanje i poznavanje informacijskih izvora su potpuno izgubljeni.1' 2 Nemoguče je odrediti jedan opči model za sve specijalne biblioteke u Sloveniji jer je svaka specifična ili "specijalna" i zavisi ne samo od područja djelovanja več i od organizacije, broja kadrova, financijskih sredstava organizacije i drugo. Medutim, moguče je na osnovi podataka dobivenih analizama specijalnih biblioteka 1992. i 1994. godine opisati uvjete koje moraju ispunjavati ili promjene koje moraju provesti da bi djelovale kao suvremena informacijska služba. Te se promjene odnose na informacijske kadrove, na informacijsku tehnologiju, aktivnosti u samoj biblioteci i na odnos izmedu specijalne biblioteke i vodečih kadrova, odnosno na njezin organizacijski položaj koji je odreden informacijskom politikom i informacijskom kulturom samog poduzeča. Najznačajniji zadaci nove informacijske službe, medu ostalim, su: - identificiranje informacija koje organizacija treba kao potporu svojoj glavnoj bazi znanja; - osiguravanje uvjeta za skupljanje, uskladivanje i omogučavanje pristupa informacijskim izvorima koje organizacija treba; - preuzimanje inicijativa za dodavanje vrijednosti informacijama i njihovu dostavu u odgovarajučim oblicima onima koji je trebaju za svoj rad; - potpora organizacijskim potrebama za stalnom dopunom znanja i kvalifikacija svojih radnika.3 Treba uvijek imati na umu glavni cilj specijalne biblioteke, koji se sastoji u razvoju aktivnosti radi informacijske potpore organizaciji za postizanje njezinih strateških ciljeva. Da bi to bilo moguče, specijalna biblioteka mora biti upoznata sa strateškim ciljevima organizacije na svim razinama i s tim u vezi razvijati svoju vlastitu djelatnost. 1. Herget, Josef: Adding value to company information. Restructuring of a multi-technology company's information and library unit to form a business information centre : čase study. - Konstanz : Universitv of Konstanz, 1992. 2. Pejova, Zdravka: "Training needs for restructuring of special libraries and information and documentation services into modern information centres". 45 FID Congress, Tokyo, October 1994. 3. Pejova, Zdravka, Alenka Kavčič-Čolič, Elisabeth Orna: Prestrukturiranje specialnih knjižnic in informacijsko-knjiiničnih služb v sodobne informacijske centre : poročilo o projektni nalogi. - Ljubljana : ICPE, 1994. - p.21. 30 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 3.7. LITERATURA O SPECIJALN1M BIBLIOTEKAMA U SLOVENIJI U Sloveniji je tradicionalno bibliotekarstvo pustilo veoma duboke korijene u specijalnim bibliotekama. Akademsko obrazovanje još ne zadovoljava potrebe specijalnih bibliotekara. Mnogi bibliotekarski djelatnici sve više osječaju potrebu za dodatnim tečajevima i osposobljavanjem kako bi se mogli suočiti s potrebama novog vremena. Sekcija za specijalne biblioteke u Sloveniji je od samog početka svog djelovanja bila veoma aktivna. Posljednjih godina primječujemo na njihovim stručnim sastancima sve veču zelju za promjenama i za prilagodavanjem informacijskoj revoluciji, koja je zahvatila i Sloveniju. Tako, na primjer, teme rasprava i predavanja koja su organizirana u okviru posljednja dva savjetovanja bile su 1992. godine: Strateška povezanost specijalnih biblioteka i menedžmenta i 1994. godine: Kvaliteta usluga u specijalnim bibliotekama. Teme su očito veoma zanimljive i na neki način odreČuju razvoj specijalnog bibliotekarstva u Sloveniji. Posljednjih se godina osječa potreba za promjenom djelovanja i shvačanja uloge specijalnih bibliotekara. Medutim, veoma je malo specijalnih bibliotekara aktivno. Moglo bi se reči da jedna manja skupina bibliotekara, iz različitih specijalnih i drugih biblioteka, uspijeva uz svoje svakodnevne obveze baviti se i istraživanjem. Oni cesto objavljuju svoje prinose u Knjižnici, jedinoj stručnoj bibliotekarskoj reviji u Sloveniji, ili u drugim časopisima, ili javno nastupaju sa svojim referatima na seminarima ili savjetovanjima. Pisane prinose o specijalnim bibliotekama mogli bismo svrstati u tri skupine: 1) članci koji potiču razvoj i promjene, propagiraju izlazak specijalnih biblioteka izvan same biblioteke na izvanjske izvore informacija (progresivno-kreativan stav); 2) članci koji prikazuju teškoče s kojima se susreču u svakodnevnoj praksi ili jednostavno opisuju djelovanje svoje biblioteke, koji ne donose nista novoga (pesimistično-komformističan stav); 31 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 3) članci koji se usredotočuju na odreden oblik struke ili poslovanja specijalne biblioteke i prikazuju najnovija iskustva na tom području, ili obavještavaju o značajnim dostignučima ili dogadajima na području bibliotekarstva (stručno- informativni). Podjela nije striktna jer se u nekim člancima pojedine skupine medusobno isprepleču. Postoji i još jedna skupina u koju bih svrstala sve ostale članke koji ne pripadaju ni jednoj od spomenutih skupina i gdje nailazimo na razna filozofska razmatranja, razmišljanja o psihologiji korisnika i slično. Članci iz prve skupine svojim sadržajem izlaze izvan okvira specijalne biblioteke i uočavaju njezino djelovanje u okviru njezine uloge i funkcije u matičnom poduzeču.' Analiziraju pojam upravljanja informacijama, informacijske politike i nužnosti njihova uvodenja u organizacij u,2' 3 razvoj bibliotekarskih kadrova,4 pitanje kvalitete i njezino 1. Kavčič-Čolič, Alenka: "Informacijska podpora specialne knjižnice strateškemu odločanju v organizaciji". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str.35-47. 2. Jakac-Bizjak, Vilenka: "Upravljanje informacij v knjižnicah". V: Knjižnica, 37(3), 1993. - pp.ll- 21. 3. Pejova, Zdravka: "Informacijska politika podjetij : vizija, realnost, strategija". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov I IV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str.41-49. 4. Pejova, Zdravka: "Raziskava, izobraževanje in izpopolnjevanje - pogoj za doseganje kakovosti:. V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str.1-12. 32 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad uvodenje u bibliotečne usluge i organizacij u,1, 2' 3' 4 analiziraju upotrebu, ocjenjuju i potiču uvodenje različitih elektronskih i optičkih informacijskih izvora,5, 6' 7- 8- prikazuju plan budučeg razvoja službe,10 ili jednostavno prikazuju uspješno djelovanje i. Pejova, Zdravka: "Raziskava, izobraževanje in izpopolnjevanje - pogoj za doseganje kakovosti:. V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str. 1-12. 2. KardoŠ, Dragotin: "Merila za vrednotenje kakovosti dela informacijskih centrov in specializiranih knjižnic". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str.27-34. 3. Bradač, Jana: "Vrednotenje kakovosti informacijskih storitev". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.- 11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str.49-56. 4. Tržan-Herman, Nada, Dušica Kiauta: "Organizacijski načrt - pomemben vidik pri zagotavljanju kakovosti specialne knjižnice". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici : zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str. 181-191. 5. Južnič, Primož: "Izbor in vrednotenje informacijskih virov. Primerjava klasičnih virov z viri, dosegljivimi preko računalniških mrež". V: Knjižnica, 37(3), 1993. - str.23-34. 6. Južnič, Primož: "Knjižnice in uporaba bibliografskih servisov". V: Knjižnica, 36(2), 1992. - str.75-84. 7. Hudomalj, Emil: "Elektronska pošta kot orodje raziskovalcev in knjižničarjev". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici : zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str.85-102. 8. Senčar, Nuša, Nada Tržan-Herman: "Prispevek k oceni kakovosti nekaterih podatkovnih zbirk na CD-ROMu". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str. 103-110. 9. Klemenčič, Eva: "Kakovost bibliografskih zbirk podatkov s področja biomedicine - stališče uporabnika". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str. 125-130. 10. Jamnik, Alenka: "Vizija knjižnice Prirodoslovnega muzeja Slovenije v prihodnjem desetletju". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str.73-79. 33 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad svoje službe.'' 2'3' 4-5 U drugoj skupini članci obraduju biblioteke kao odraz suvremene kritične ekonomske situacije u Sloveniji. Reorganizacijom poduzeča, slabljenjem njihova financijskog stanja i drugi čimbenici utječu na cjelovito poslovanje specijalnih biblioteka. Biblioteke ne dobivaju dovoljno flnancijske potpore, posluju u veoma neprikladnim prostorima, njihovi stručni bibliotekarski kadrovi su zamijenjeni jeftinijim administrativnim kadrovima i kao posljedica svega korisnici su veoma nezadovoljni.6' 7-8 S druge strane se dalje kritiziraju i povremeni informacijski nepismeni korisnici, koji nisu gotovo nikada osjetili potrebu da se koriste bibliotekom i koji ne poznaju sve njezine mogučnosti i zato sire negativan stav prema njoj. To je utoliko kritičnije ukoliko takvi korisnici zauzmu menedžersku poziciju u organizaciji gdje djeluje specijalna i. Tržan-Herman, Nada, Dušica Kiauta: "Oblikovanje in ponudba informacij v specijalni knjižnici". V: Knjižnica, 37(3), 1993. - str. 125-138. 2. Rustja, Eli, Angela Čuk: "Pomen strokovnih informacij za uspešno poslovanje KRKE". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str.22-26. 3. Repič, Alenka: "Projekt: specialna knjižnica v podjetju". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov I IV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str.56-63. 4. Kovše, Tanja: "Informacijske storitve in vlogainformacijskega strokovnjaka v prestrukturiranem raziskovalnem centru - primer CMSR". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str.80-86. 5. Seljak, Marta: "Specialne knjižnice in sistem COBISS". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.- 11. novembra 1994 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str. 111-123. 6. Češnovar, Nada: "Vpetost specijalnih knjižnic v slovensko informacijsko politiko". V: Knjižnica, 36(2), 1992. - str.39-44. 7. Češnovar, Nada: "Podoba specijalnih muzejskih knjižnic". V: Knjižnica, 37(4), 1993. - str.83-89. 8. Ivančič, Zdenka: "Specialna knjižnica v GIP-u GRADIŠ". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov I IV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str.64-67. 34 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad biblioteka. U trečoj skupini članaka govori se o uključivanju u zajednički informacijski sustav,2 obraduju se odredena stručna bibliotekarska pitanja,3 u kojoj bibliotekari predstavljaju ili uvode u svoje baze podataka i informacijske izvore.4'5 3.8. KOMENTAR Pregled stručne literature je pokazao da se uloga specijalne biblioteke od svog nastanka do danas promijenila. Od tradicionalne uloge skladišta njezine se aktivnosti sve više prilagodavaju informacijskim potrebama korisnika. Uz pomoč suvremene informacijske tehnologije bibliotekari se sve više usmjeravaju vanjskim informacijskim izvorima. To je veoma značajno u kontekstu stvaranja informacijskog društva, gdje informacije i znanje postaju glavni čimbenik gospodarskoga razvoja, posebno u postizanju kvalitete proizvoda i usluga, a tirne i konkurentnosti poduzeča. Poduzeda sve više osječaju potrebu za organiziranjem i kontrolom informacija. Mnoga nalaze rješenja u uvodenju računalnih informacijskih sustava u samoj organizaciji. 1. Kavčič-Čolič, Alenka: "Kako managerji dojemajo vlogo specialne knjižnice : izkušnje iz prakse". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str. 50-55. 2. Bahor, Stanislav: "Automatizacija muzejskih knjižnic : poročilo delovne skupine za vključitev muzejskih knjižnic, knjižnic zavodov za varstvo naravne in kulturne dediščine in knjižnic galerij v enoten, računalniško podprt knjižnični informacijski sistem". V: Knjižnica, 37(1/2), 1993. - str.73-82. 3. Bartol, Tomaž: "Vloga specialnih in visokošolskih knjižnic pri bibliografskem in vsebinskem urejanju publikacij s svojega strokovnega področja". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov I IV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str. 102-107. 4. Banovec, Tomaž: "Statistični podatki in evidence: uporaba v knjižničarstvu". V: Vloga specijalnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specijalnih knjižnic in managementa : zbornik referatov I IV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 / ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str. 146-152. 5. Kavčič-Čolič, Alenka: "Informacijska podpora programu podiplomskega študija iz managementa (MBA) na Mednarodnem centru za upravljanje podjetij v družbeni lastnini (ICPE)". V: Knjižnica, 37(3), 1993. -str. 139-154. 35 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad U onim organizacijama gdje več postoji specijalna bi biblioteka mogla umnogome pridonijeti svojim iskustvom i radom u razvoju i održavanju informacijskih sustava. Ona u sebi sadrži veoma veliki potencijal, koji bi pravilna informacijska politika mogla iskoristiti i tirne profitirati. Jedan od uvjeta za uspješno iskorištavanje specijalne biblioteke je njezino usko sudjelovanje sa strateškom razinom upravljanja. Medutim, mnoge specijalne biblioteke zaostaju u svom razvoju i njima bi trebalo pomoči prestrukturiranjem da bi postigle razinu koja odgovara zahtjevima suvremenih poduzeča. Promjene bi morale zahvatiti svaki aspekt njihova djelovanja, od kadrova do informacijske opreme. Uspješno izvodenje svih promjena zavisi od informacijske politike i organizacijske kulture matiČnog poduzeča. U Sloveniji skupina bibliotekara redovito prati stranu stručnu literaturu i svjesna je potreba za nužnim promjenama specijalnih biblioteka. Mnogi vide rješenje u uvodenju nove informacijske tehnologije, drugi analiziraju odnos specijalne biblioteke i menedžmenta. Treči su ogorčeni zbog velikog otpora sredine i zbog postoječega čvrstog korisničkog stereotipa o tradicionalnom specijalnom bibliotekam kao čuvaru knjiga, što znatno sprečava njihovo pozitivno djelovanje. Predstavnici sekcije specijalnih biblioteka su od nastanka sekcije pa sve do danas redovito pratili najsuvremenije trendove u bibliotekarskoj struci i veoma aktivno pridonosili osvješčivanju specijalnih bibliotekara i njihovu razvoju. Medutim, opčenito gledano, kao što če pokazati analiza 1992. i 1994. godine, slovensko specijalno bibliotekarstvo još je mnogo manje razvijeno nego na Zapadu. Da bi specijalne biblioteke djelovale u skladu s potrebama svog vremena, bit če potrebno uvesti mnoge temeljite promjene ne samo u radu i razmišljanju specijalnih bibliotekara več i onih djelatnika koji odlučuju o informacijskoj politici u poduzečima. 36 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 4. METODOLOGIJA ISTRAŽIVANJA Cilj istraživanja je proučiti stanje specijalnih biblioteka u Sloveniji i predložiti nova moguča rješenja koja bi utjecala na njihovo bolje djelovanje i iskorištenost. U tu su svrhu u radu upotnjebljene ponajprije metoda analize i sinteze zajedno s pomočnim metodama ankete i intervjua. Takoder su korištene osnovne statističke metode. Stanje specijalnih biblioteka u Sloveniji je analizirano na osnovi podataka dobivenih anketom koju su zajedno proveli Centralna tehnička knjižnica sveučilišta u Ljubljani (CTK) i Narodna i sveučilišna knjižnica u Ljubljani (NUK) (prilog br. 1). Prije toga ti podaci nisu bili detaljno obradeni i nisu bili uočeni mnogi aspekti kojima sam se koristila u svome radu. Svake dvije godine Narodna i sveučilišna knjižnica šalje u UNESCO podatke o svim bibliotekama u Sloveniji. Odgovornost za skupljanje podataka o specijalnim bibliotekama je preuzela CTK. Koristen je jedinstveni upitnik za sve vrste biblioteka. Zadnja anketa je bila provedena 1992. godine, pa je sljedeča trebala biti krajem 1994. Upitnici kojima je NUK operirao bili su veoma zastarjeli i zbog sve bržeg razvoja informacijske tehnologije i novih načina rada nisu u dovoljnoj mjeri prikazivali suvremeno stanje biblioteka. Bilo je potrebno prilagoditi upitnike suvremenim promjenama. Paralelno s tim se pojavila potreba za obnavljanjem baza podataka o bibliotekama u okviru COBISS-a (baza COLIB), a istodobno je Ministarstvo za znanost i tehnologiju Republike Slovenije odobrilo izradu vodiča po informacijskim središčima u Sloveniji (INFORS), koji bi bio rezultat zajedničkog rada dr. Boruta Justina, Instituta informacijskih znanosti u Mariboru i ICPE-a. Zbog uštede novca i vremena odlučeno je da se provede samo jedna anketa za sve namjene. Tako je skupljanje podataka za UNESCO predvideno do kraja godine 1994. odloženo za 1995. Buduči da neka značajna pitanja nisu bila obuhvačena u anketi 1992. godine, za potrebe projekta o prestrukturiranju specijalnih biblioteka, u studenome i prosincu 1994, proveli smo još jednu anketu u prvom redu preko telefaksa (prilog 2). Nova pitanja su se ponajprije odnosila na organizacijski položaj specijalnih biblioteka i njihov odnos sa strateškom razinom odlučivanja. 37 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Uzorci ispitanika obiju anketa nisu jednaki, jer su 1992. godine anketu poslali takoder mnogim visokoškolskim ili sveučilišnim bibliotekama. Medutim, samo 4% tih nespecijalnih biblioteka je odgovorilo na anketu. Taj mali postotak nije mnogo utjecao na komparativnu analizu nekih zajedničkih podataka iz obiju anketa. Drugi problem je da smo 1994. godine poslali upitnik specijalnim bibliotekama koje su več odgovorile na anketu 1992. godine i od njih je samo 5% odgovorilo, što nam je onemogučilo pratiti njihov opči razvoj. Zato je teško govoriti o pojedinačnim podacima, pa je stoga izvršena generalizacija. Rezultati analize su bili potvrdeni dodatnom dokumentacijom dobivenom iz CTK-a, NUK-a i Zavoda za statistiku Republike Slovenije. Nazočnost na različitim stručnim sastancima i seminarima tijekom 1994. pomogla mi je da skupim materijal i dokumente koji odreduju informacijsku politiku i razvoj informacijske infrastrukture na nacionalnoj razini. Ti su skupovi bili veoma značaj ni za intervjue s kolegama u struci, od kojih sam dobila dodatne informacije o djelovanju njihovih službi, a ujedno su potvrdili moje pretpostavke. Tu ubrajam savjetovanja Saveza društava bibliotekara Slovenije (ZBDS), Sekcije specijalnih biblioteka Slovenije, informativna predavanja Ministarstva za znanost i tehnologiju Republike Slovenije i Instituta informacijskih znanosti u Mariboru. Kao izvor informacija za model djelovanja informacijske službe u razvijenim sredinama poslužile su mi sljedeče bibliografske baze podataka: za literaturu o specijalnim bibliotekama koristila sam se u prvom redu bibliografskom bazom podataka LISA; za povezanost specijalne biblioteke i upravljanja i za upravljačke aspekte služila sam se bibliografskom bazom, Econlit i ABI-INFORM. Kako je institucija i biblioteka u kojoj sam zaposlena specijalizirana na području menedžmenta, nije bilo teško dobiti i pratiti večinu grade. 38 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5. STANJE SPECUALNIH BIBLIOTEKA U SLOVENIJI 5.1. REZULTATI ANALIZE Još nemarno podatke o točnom broju specijalnih biblioteka u Sloveniji. Gospodarske promjene, privatizacija i zatvaranje mnogih poduzeča te razvoj privatnog sektora znatno su utjecali na stanje specijalnih biblioteka u Sloveniji. Godine 1992, kada je CTK provela anketu o specijalnim bibliotekama, operiralo se brojem 273. Otada su mnoge biblioteke zatvorene i več u prosincu 1994. njihov je broj pao na 173. Zbog teškoča u svrstavanju mnogih biblioteka u kategoriju "specijalnih", u anketi 1992. godine su uključene i neke biblioteke koje danas spadaju pod sveučilišne ili visokoškolske. Prema Zakonu o istraživačkim institucijama1 "istraživačka organizacija mora prije početka obavljanja istraživačke djelatnosti osigurati (...) informacijsko- dokumentacijsku potporu istraživanju i razvoju". Tako su specijalne biblioteke u mnogim slučajevima samo formalno stvorene i njihov je vijek ili bio veoma kratak ili još dandanas životare bez financijskih, tehnoloških i kadrovskih investicija. Za svaku od tih biblioteka matična služba CTK-a u suradnji s Odjelom za razvoj bibliotekarstva u NUK-u odlučuje hoče li te biblioteke uključiti u popis specijalnih ili nece. Zanimljivo je da je u objema anketama bilo mnogo odgovora muzejskih biblioteka. Razlog za to treba tražiti u nedavnom svrstavanju (1992. godine) tih biblioteka u kategoriju specijalnih, tako da mnoge osječaju potrebu da aktivno sudjeluju u svim djelatnostima specijalnih biblioteka. U nastavku je prikazana analiza podataka dobivenih anketom iz 1992. i 1994. godine. U prvom slučaju je upitnik ankete poslan na 273 naslova, od kojih je dobiven samo 101 odgovor. Od tog broja je troje vratilo prazan upitnik, izjavivši da njihova biblioteka više ne djeluje. Analizirano je ostalih 98 odgovora (36%). l. Uradni list Republike Slovenije br. 91/8. 39 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad U drugom slučaju je anketa poslana telefaksom ili postom na 170 naslova. Dobili smo 67 odgovora (39%) od kojih su troje izjavili da je u njihovu poduzeču biblioteka zatvorena. Analizirana su ostala 64 odgovora (38%). Anketa iz 1992. godine je poslana takoder bibliotekama koje se danas ne ubrajaju u specijalne. To su jedna sveučilišna na području tehnike i nekoliko fakultetskih na području prirodnih znanosti i tehnike. Taj je postotak minimalan (4%) i s obzirom na cjelovito tadašnje stanje biblioteka ne može mnogo utjecati na sliku o specijalnim bibliotekama. Drugi je problem da u anketi iz 1994. godine nisu dobiveni odgovori istih biblioteka kao u anketi 1992. godine zato što neke biblioteke više ne postoje ili zato što se nisu odazvale na upitnik. U nastavku ču pokušati prikazati stanje specijalnih biblioteka preko rezultata dobivenih u anketi provedenoj 1994. godine. Anketa iz 1992. godine bit če pomočna za podatke koji su dobiveni najnovijom anketom, kao što su kadrovska zauzetost, aktivnosti u specijalnim bibliotekama i tehnološka opremljenost. Ako usporedimo uzorke obiju anketa, primječujemo da su po postotku gotovo podjednako zastupljene sve kategorije specijalnih biblioteka (tablice br. 1 i 2). Tablica br. 1: Analizirane specijalne biblioteke prema vrsti Kategorija Broj Istraživačka 25 Industrija 35 Tržište 0 Kultura 19 Javna uprava 9 Uslužne djelatnosti 7 Druge 3 1992. postotak odgovora 26% 36% 0 19% 9% 7% 3% Broj 13 26 0 15 3 4 3 1994. postotak odgovora 20% 40% 0 24% 5% 6% 5% UKUPNO: 98 100% 64 100% 'o 40 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Tablica br. 2: Analizirane specijalne biblioteke prema znanstvenim područjima 19 9 2. 1994. Kategorija Broj % Broj % Biotehnika Društvene znanosti Humanistika Medicina Prirodne znanosti Tehnika Ostale UKUPNO: 2 19 17 6 8 41 5 98 2% 20% 17% 6% 8% 42% 5% 100% 0 10 13 6 5 27 3 64 0 16% 20% 9% 8% 42% 5% 100% 5.1.1. KADROVI SPECIJALNE BIBLIOTEKE Za razumijevanja stanja kadrova u Sloveniji treba znati da su do 1990. godine u Sloveniji jedino stručno obrazovanje bibliotekari stjecali na Pedagoškom fakultetu u Ljubljani, i to kao višu stručnu spremu. Ta je škola djelovala od 1964. godine. Prije toga je postojala samo srednja škola. Godine 1987. je Filozofski fakultet uveo visokoškolski študij iz bibliotekarstva. Predvida se da ce uskoro biti omogučeno kadrovima s višom bibliotekarskom spremom da nastave četverogodišnji fakultetski študij. Osim redovitoga študija bibliotekarski kadrovi su obvezni da nakon pripravničkog staža polažu struČni ispit iz bibliotekarske struke. Cilj tih stručnih ispita je provjera osposobljenosti kadrova za rad u biblioteci. To vrijedi i za one kadrove koji su dolazili iz drugih struka i za kadrove koji su završili študij bibliotekarstva. Nakon položenoga stručnog ispita bibliotekarski kadrovi dobivaju nazive prema stupnju obrazovanja: knjižničari (sa srednjom školom), visi knjižničari (s višom školom) i bibliotekari (s visokom školom). Godine 1975. omogučeno je bibliotekarima s položenim stručnim ispitom da pod odredenim uvjetima, kao što su radni staž, pismeni rad, objavljeni članci, aktivno sudjelovanje u stručnom društvu itd. steknu nazive bibliotekar specijalist, visi bibliotekar specijalist ili bibliotekar savjetnik. Osim tog stručnog ispita bilo je moguče da zainteresirani kadrovi koje struČni ispit nije zanimao pohadaju kratak informativni tečaj iz osnove bibliotekarstva. 41 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Buduči da u regulativi večine organizacija nije definiran profil bibliotekara i njihovih specijalnih biblioteka, nije se zahtijevalo polaganje stručnog ispita. Zato večina tih kadrova nije ni osjetila potrebu da ga polaže. Analiza ankete provedene u 1992. godini je pokazala da je više od trečine svih zaposlenih kadrova (38%) imalo visoku naobrazbu. Bibliotekara sa srednjom školom je bilo 28%, a bibliotekara s višom školom 24%. Samo 5 bibliotekarskih stručnjaka imalo je magisterij, od kojih samo jedan na području informacijskih znanosti. Tablica br. 3: Akademska naobrazba djelatnika u anketiranim bibliotekama Akademska naobrazba Br. % - magisterij - visoka naobrazba - viša škola - srednja škola - drugo UKUPNO: 221 100% Medu djelatnicima u anketiranim bibliotekama nije bilo doktora znanosti koji bi aktivno sudjelovali u bibliotekarskim djelatnostima. U nekoliko primjera (2 u muzejskim bibliotekama) obavljali su samo formalnu funkciju voditelja specijalne biblioteke. Zato u analizi nisu uključeni kao bibliotekarski kadrovi. Samo 40% svih zaposlenih u anketiranim bibliotekama je osjetilo potrebu da položi stručni izpit iz bibliotekarsta. Oni su rasporedeni na sljedeči način (tablica br. 4): Tablica br. 4: Bibliotekari prema stručnoj spremi i položenom stručnom ispitu Stručna sprema Sa stručnim ispitom Bez stručnog ispita - visoka škola 30 55 - viša škola 24 29 - srednja škola 14 47 UKUPNO: 68 (40%) 131 (60%) Kadrovi s visokom naobrazbom: 35% svih djelatnika s visokom naobrazbom je položilo stručni ispit iz bibliotekarstva. Samo dva bibliotekara u specijalnim bibliotekama su 1992. godine imala završen fakultet za bibliotekarstvo. 5 85 53 61 17 2% 38% 24% 28% 8% 42 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Kadrovi s višom spremom: Od ukupno 53 djelatnika s višom školom je 24 (45%) položilo stručni ispit. Iz odgovora nije sasvim jasno jesu li djelatnici stekli višu stručnu spremu u drugim disciplinama ili su osim završenog študija iz bibliotekarstva dodatno položili stručni ispit. Djelatnici sa srednjom spremom: Bilo ih je ukupno 61, od kojih je samo 23% položilo stručni ispit. Svi ti podaci mnogo više govore ako ih usporedimo sa strukturom zaposlenih u anketiranim bibliotekama. Kao što vidimo u tablici br. 5 u 57% biblioteka zaposlena je samo jedna osoba, što je 27% svih bibliotekara u analiziranim bibliotekama. U osam slučajeva biblioteka nema djelatnika, jer "netko od zaposlenih, uz svoje redovite dužnosti, brine o biblioteci". To su večinom administrativni djelatnici sa srednjom spremom ili znanstvenici (doktori znanosti), koji zbog svog osnovnog posla nemaju vremena da bi se udubili u bibliotekarsku struku. Tablica br. 5: Rasporedenost bibliotekara u anketiranim bibliotekama Br. djelatnika Br. specijalnih biblioteka % 0 8 8% 1 56 57 2 8 8% 3 11 11 4 6 7% 5 2 2 6 % 9 1 10 12 19 ] 20 l 1 L % L 1 L % L 1 UKUPNO: 98 biblioteka 100% S povečanjem broja zaposlenih opada broj biblioteka. Biblioteke koje imaju više od 5 djelatnika (osim jedne u kulturi, koja ima osigurana sredstva zbog značenja svog djelovanja) sve su veoma razvijene i pokrivaju područja medicine i tehnike. 43 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Ukupno 85 bibliotekara s visokom stručnom spremom je rasporedeno u 50 specijalnih biblioteka. Od 30 bibliotekara sa stručnim ispitom samo ih je 9 jedini djelatnik u biblioteci. Tablica br. 6: Rasporedenost bibliotekara s VSS u anketiranim bibliotekama Br. bibliote kara s VSS u svakoj SB 1 2 3 4 5 7 10 Br. biblioteka gdje su biblio- tekari s VSS zaposleni 38 5 1 3 1 1 1 Br. biblioteka koje zapošljava- ju bibliotekare sa stručnim ispitom 16 1 1 1 1 Br. biblioteka koje zapošljavaju bibliotekare bez stručnog ispita 22 4 2 1 1 UKUPNO: 50 20 30 U analiziranim bibliotekama 53 bibliotekara S višom školom su rasporedeni u 40 specijalnih biblioteka, 24 je položilo bibliotekarski ispit, od kojih su 8 voditelji biblioteke. Naj viša koncentracija bibliotekara s višom školom je 5, i to samo u jednoj biblioteci. Svi imaju položen stručni ispit. U največem broju biblioteka (32) nalazimo osim drugih stupnjeva samo po jednog bibliotekara s višom školom. Tablica br. 7: Rasporedenost bibliotekara s VŠS u anketiranim bibliotekama Br. bibliote kara s VŠS u svakoj SB Br. biblioteka gdje su biblio- tekari s VSS zaposleni Br. biblioteka Br. biblioteka koje koje zapošljava- zapošljavaju ju bibliotekare sa bibliotekare bez stručnim ispitom stručnog ispita 1 2 3 5 32 5 2 1 17 1 1 15 4 2 UKUPNO: 40 19 21 Bibliotekara sa srednjom spremom je 61 i zaposleni su u 47 specijalnih biblioteka. Zabrinjavajuča je činjenica da od svih bibliotekara sa srednjom spremom 47 nema 44 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad stručnog ispita i od njih 17 radi kaojedini djelatnik u biblioteci. Tu su uključene i biblioteke s veoma intenzivnim i specializiranim informacijskim potrebama. Tablica br. 8: Rasporedenost bibliotekara sa SSS u anketiranim bibliotekama Br. bibliote kara sa SSS u svakoj SB Br. biblioteka gdje su biblio tekari sa SSS zaposleni Br. biblioteka Br. biblioteka koje koje zapošljava- zapošljavaju ju bibliotekare sa bibliotekare bez stručnim ispitom stručnog ispita 1 2 3 5 37 8 1 1 10 2 27 6 1 1 UKUPNO: 47 12 35 U odgovorima na upitnik su spomenuti i drugi djelatnici čiji stupanj obrazovanja nije specificiran. Predvidam da obavljaju manipulativne ili administrativne poslove. Tih djelatnika je ukupno 17 i rasporedeni su u 10 specijalnih biblioteka. U tablici br. 9 vidimo koliko specijalnih bibliotekara je od 1990. do 1994. godine položilo stručni ispit iz bibliotekarske struke. Napomenula bih da u posljednjih 5 godina stručni ispiti nisu bili organizirani u jednakim vremenskim razmacima. To je bilo ili zbog nedostupnosti profesorskog kadra ili zbog nedovoljno prijavljenih kandidata. Zbog toga je broj specijalnih bibliotekara j oš uvijek veoma malen. Tablica br. 9: Naziv Položeni stručni ispiti specijalnih bibliotekara 1990. bibliotekari 2 visi knjižničari 1 knjižničari 2 1991. 6 4 5 1992. 5 3 2 od 1990. godine 1993. 8 5 1 1994. 6 2 1 UKUPNO 15 10 14 Podaci jasno prikazuju veoma nizak stupanj akademske naobrazbe i stručne spreme kadrova u specijalnim bibliotekama. Nije čudno da su posljednjih nekoliko godina kao posljedica ekonomskog prestrukturiranja mnoge specijalne biblioteke zbog niskog stupnja stručnosti i slabe iskorištenosti bile žrtve raznih redukcijskih programa. CTK je sve češce informirana o zatvaranju specijalnih biblioteka, otpuštanju bibliotekara, drastičnom smanjenju financijskih sredstava namijenjenih za nabavu bibliotečne grade, 45 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad o nedovoljnom investiranju u novu informacijsku i telekomunikacij sku tehnologiju i drugome kao posljedici ekonomskih teškoča matičnih institucija. Treba istaknuti da su u bibliotekama gdje su bili zaposleni kadrovi samo sa srednjom školskom spremom usluge i aktivnosti biblioteke na niskoj razini, dok su u onima s kadrovima s visokom stručnom spremom cesto ti kadrovi korišteni za druge djelatnosti izvan biblioteke. U mnogim primjerima je u biblioteci zaposlena administrativna ili neka druga neprofesionalna osoba, koju biblioteka i bibliotekarstvo ne zanimaju. Odgovori anketiranih pokazuju veliko nepoznavanje osnovnoga bibliotekarskog stručnog nazivlja upotrijebljenoga u upitnicima. U primjeru spomenutih biblioteka s nestručnim kadrovima sve su aktivnosti ograničene na izradbu osnovnoga abecednog kataloga na lističima ili pak samo inventarne knjige. Pokušala sam pronaci neku povezanost izmedu broja zaposlenih s visokom i višom spremom u matičnim organizacijama i broja zaposlenih u specijalnoj biblioteci. Za usporedbu sam uzela tip organizacije (s obzirom na obseg potreba za informacijama), broj zaposlenih istraživača i stručnih kadrova i broj specijalnih bibliotekara prema obrazovnoj strukturi. Izmedu spomenutih parametara nema nikakve povezanosti, jer brojke znatno variraju u različitim primjerima. Zapošljavanje bibliotekarskih kadrova zavisi ponajprije od informacijske kulture, organizacijske strukture, informacijske politike i upravljanja u matičnoj organizaciji. Jedini izuzetak su poduzeca u medicinskom i tehničkom sektoru, jer samo područje i priroda aktivnosti zahtijevaju razvijanje informacijske strategije. Posledica toga je dobra razvijenost tih biblioteka. 5.1.2. ORGANIZACIJSKI POLOŽAJ SPECIJALNE BIBLIOTEKE Anketom sprovedenom u prosincu 1994. željeli smo, medu ostalim, saznati položaj specijalne biblioteke u organizacijskoj strukturi matičnog poduzeca. Odgovor smo tražili pitanjima koja su se odnosila na: - samostalnost biblioteke u matičnoj organizaciji; - druge jedinice osim biblioteke u matičnoj organizaciji, koje se bave informacijama; nazočnost specijalnih bibliotekara na sastancima vodečih kadrova u matičnoj organizaciji; - sudjelovanje specijalnih bibliotekara u strateškom planiranju matične organizacije; - zakonske osnove na kojima djeluje specijalna biblioteka; - planiranje vlastitoga proračuna u specijalnim bibliotekama; - prodaju usluga/proizvoda u specijalnoj biblioteci. 46 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji: magistarski rad 5.1.2.1. Samostalnost specijalne biblioteke u matičnoj organizaciji Pitanje je glasilo: "Je li specijalna biblioteka samostalna jedinica u matičoj organizaciji, a ako nije, čiji je sastavni dio?" Samo 11 (17%) biblioteka je izjavilo da imaju samostalan status u organizaciji. Četvrtina svih bibliotekara (16) odgovorila je da su sastavni dio cijele organizacije. Pretpostavljam da pitanje nisu dobro razumjeli-jer je specijalna biblioteka po prirodi dio matičnog poduzeča zato što je njezina glavna funkcija da informacijski podupire aktivnosti matične organizacije. Troje je odgovorilo da nije samostalna jedinica i takoder troje je odgovorilo samo sa "NE" (nisu samostalne), stoje slično prethodnom slučaju. Buduči da nije jasno postoji li neka druga jedinica izmedu biblioteke i vodstva organizacije, da ne bismo pogriješili pripisujuči im samostalnost, uvrstili smo ih u skupinu "navodno samostalne". U poduzečima su specijalne biblioteke najčešče u sastavu odjela za istraživanje i razvoj. Odgovori su prikazani u tablici br. 10: Tablica br. 10: Organizacijski položaj specijalnih biblioteka Odgovori: Br. % - Samostalna jedinica - Navodno samostalna jedinica - Dio odjela za istraživanje i razvoj - Dio dokumentacij skog odjela - Dio uprave ili izvanjskih službi - Dio računalnoga odjela - Dio sektora za tehničke službe - Bez odgovora UKUPNO: 64 100% 11 19 17 7 6 2 1 1 17% 29% 27% 11% 9% 3% 2% 2% 47 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5.1.2.2. Druge jedinice u organizaciji koje se bave informacijama Na pitanje koje se druge jedinice u organizaciji osim biblioteke bave informacijama očekivali smo odgovore: računalni odjel, arhiv, odjel za planiranje, marketing, patente/standarde itd. Odgovori pokazuju da ne postoji uopcena svijest o svim jedinicama u poduzeču koje se bave informacijama. Rezultati su prikazani u tablici br. 11. Čini se da ni ovo pitanje nekim ispitanicima nije bilo dovoljno jasno. Za onih 28 biblioteka koje nisu odgovorile moguče su dvije pretpostavke: 1. biblioteka je izolirana od svih informacijskih tokova u organizaciji - nista ne zna o informacijskim potrebama drugih odjela; ili 2. biblioteka zadovoljava sve informacijske potrebe u organizaciji. Tablica br. 11: Druge jedinice u organizaciji koje se bave informacijama Odgovori Br. - jedini su opskrbljivači informacijama - dokumentacijska i informacijska služba - služba za standardizacij u - odjel za intelektualnu i industrijsku svojinu - odjel za inovacije i patente - služba za računalnu obradu podataka - istraživački i razvojni odjel - odjel za planiranje - opče/zajedničke službe - tehnički odjel - odjel za kontrolu kvalitete - evidencijski odjel - informativna služba/služba za kontakte s javnošču - centar za organizaciju i ekonomiku zdravlja - druge jedinice u organizaciji - bez odgovora 2 7 3 2 1 6 4 3 4 1 1 1 5 1 6 28 3% 11% 5% 3% 2% 9% 6% 5% 7% 2% 2% 2% 8% 2% 9% 44% Po odgovorima se vidi da specijalna biblioteka ima klasičnu ulogu u organizaciji. Čak u 13 (21%) primjera ta je uloga veoma ograničena, jer osim nje postoje još i dokumentacijski centar, informacijska služba, odjel za standarde, patente ili intelektualnu svojinu. 48 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu infonnacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad U jednom upitniku dobili smo odgovor da je biblioteka u sastavu jedinice za razvoj. Dalje, u tom istom upitniku, tvrdilo se da se osim biblioteke jedinica za razvoj bavi informacijama. Slična su još dva primjera. U muzejima biblioteka ima više arhivsku ulogu, jer ostali odjeli samo skupljaju informacije, u čemu biblioteka ne sudjeluje. 5.1.2.3. Nazočnost specijalnih bibliotekara na sastancima vodečih kadrova Prema dobivenim odgovorima vidi se da večina (48%) anketiranih nikada ne sudjeluje na sastancima vodečih kadrova (tablica 12). Medu njima su 4 biblioteke koje su izjavile da su samostalne i 6 koje predvidamo da su samostalne. Samo 19% redovito sudjeluje na sastancima vodstva i 24% ponekad. U jednom primjeru su izjavili da u njihovoj organizaciji ne postoje takvi sastanci. Pet biblioteka nije odgovorilo na to pitanje. Tablica br. 12: Nazočnost bibliotekara na sastancima vodečih kadrova Odgovori - redovito - samostalne biblioteke - navodno samostalne (u sastavu organizacije) - ponekad - samostalne biblioteke - navodno samostalne (u sastavu organizacije) - nikad - samostalne biblioteke - navodno samostalne (u sastavu organizacije) - nema sastanaka Bez odgovora - navodno samostalne (u sastavu organizacije) s ve su muzejske biblioteke Br. 12 4 3 15 4 3 30 3 6 1 5 3 % 19% 6% 5% 24% 6% 5% 48% 5% 9% 2% 8% 5% Analiza je pokazala da specijalne biblioteke rijetko sudjeluju na sastancima vodečih kadrova, što upučuje na njihov veoma nizak hijerarhijski stupanj u organizaciji. To se takoder dogada i u večim i razvijemjim bibliotekama. Kao što je pokazala analiza podataka ankete iz 1992. godine, u mnogim bibliotekama razloge tomu treba tražiti u niskom stupnju obrazovanja njenzinih vodečih kadrova, premda je cesto i problem politike zapošljavanja. 49 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5.1.2.4. Sudjelovanje specijalnih bibliotekara u strateškom planiranju matične organizacije Na pitanje sudjeluju li bibliotekari s ostalim odjelima u strateškom planiranju matične organizacije samo 40% je odgovorilo pozitivno (tablica 13). Pet biblioteka nije odgovorilo na to pitanje. Tablica br. 13: Sudjelovanje biblioteka u strateškom planiranju Odgovori Br. % Sudjeluju u strateškom planiranju 25 40% od kojih su: - samostalne 6 9% - navodno samostalne 4 6% Ne sudjeluju u strateškom planiranju 34 53 % od kojih su: - samostalne 3 5% - navodno samostalne 7 11 % Bez odgovora 5 7 % 5.1.2.5. Zakonska regulativa Prvi dokument značajan za djelovanje slovenskih specijalnih biblioteka je bio Jugoslovenski standard za specijalne biblioteke, koji je bio donesen u Sarajevu 1975. godine na Šestom zasjedanju Saveza bibliotekarskih društava Jugoslavije. Tek poslije, 1983. godine osnovana je slovenska Sekcija za specijalne biblioteke u okviru Saveza bibliotekarskih društava Slovenije, sa sjedištem u Centralnoj tehničkoj knjižnici (CTK). S obzirom na to da se Zakon o bibliotekarstvu donesen 1982. godine odnosio podjednako na sve vrste biblioteka, jugoslavenski standardi su imali značajnu ulogu sve do 1990. godine, kada je skupina stručnjaka CTK-a u okviru slovenske Sekcije za specijalne biblioteke Saveza bibliotekarskih društava Slovenije (ZBDS) donjela Slovenske standarde za specijalne biblioteke. Njihov je cilj bio da potiču razvoj i priznavanje specijalnih biblioteka u Republici Sloveniji te poboljšanje položaja bibliotečnih, dokumentalističkih i računalnih kadrova u specijalnim bibliotekama. 50 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Standardi za specijalne biblioteke su nastali na osnovi standarda u bibliotekarstvu, koje propisuju medunarodne stručne organizacije IFLA, FID i UNESCO. Ti standardi sadrže smjernice, pravila, upute za djelovanje specijalnih biblioteka, koji su nastali kao rezultat dugogodišnje prakse na tom području i prilagodeni su specifičnim potrebama, terminologiji i praksi specijalnih biblioteka u Sloveniji. S obzirom na veliku heterogenost specijalnih biblioteka slovenska Sekcija za specijalne biblioteke namjerava uključiti u svoj dugoročni radni program i postupnu pripremu i prihvačanje standarda za posebne skupine specijalnih biblioteka. Danas je u Sloveniji još uvijek na snazi Zakon o bibliotekarstvu iz godine 1982. U pripremi je nov zakon, za koji se predvida da če biti donesen krajem 1995. godine. Ako se vratimo na anketu, ona pokazuje da se u večini specijalnih biblioteka (57%) primjenjuje samo unutrašnja regulativa (tablica br. 14). Svakodnevna iskustva pokazuju da bibliotekari u tim bibliotekama primaju niže plače od svojih kolega s istim stupnjem akademske naobrazbe. Diskriminirani su i tako što njihova organizacija ne stimulira njihov profesionalni razvoj i u mnogim primjerima nije ni spremna da financira njihovo sudjelovanje na seminarima ili da im osigura normalne radne uvjete (informacijske i komunikacijske tehnologije, odgovarajuče prostore, programsku opremu itd.). U tom smislu u Sloveniji još nema sindikata koji bi zastupao prava specijalnih bibliotekara. Tablica br. 14: Osnovni dokumenti na kojima se temelji djelovanje specijalnih biblioteka Odgovori Br. % - samo interna regulativa 37 57 % - zakoni doneseni na nacionalnoj razini 9 14% - interna regulativa i državni zakoni 11 17 - neformalni usmeni dogovor 1 2% -drugo 3 5 - bez odgovora 3 % UKUPNO: 64 100% Pretpostavljam da se u vezi s nedostatkom striktne regulative u sadašnjem trenutku situacija još više zaoštrava zbog gospodarskih i administrativnih reformi i promjena u Sloveniji. 51 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5.1.2.6. Planiranje proračuna u specijalnim bibliotekama Cilj pitanja u vezi s proračunom je bio da se sazna koliko su bibliotekari upoznati sa svojim proračunom, odnosno u kojoj mjeri s njime raspolažu. Velik postotak negativnih odgovora pokazuje da bibliotekari ne odlučuju samostalno o flnancijskim operacijama i proračunu u biblioteci. Moguče je i da su oni koji nisu odgovorili na anketu 1994. smatrali te podatke povjerljivim. Tako, na primjer, 5 biblioteka nije napisalo iznos proračunskih sredstava, ali je opisalo njegovu strukturu. Nasuprot tomu u anketi provedenoj 1992. godine večina je (91 %) na vela iznos proračuna za nabavu literature (tablica br. 16). Neke biblioteke su detaljno opisale strukturu proračuna za godinu 1994, ali ne i za 1995. jer do tada još nije bio prihvacen. Svega 23 biblioteke (36%) planiraju svoj proračun; medu njima je 12 (19%) onih koje sudjeluju u strateškom planiranju. 41 (64%) biblioteka ne planira svoj proračun (tablica br. 15). Tablica br. 15: Planiranje proračuna u specijalnim bibliotekama Odgovori Br. % - planiraju svoj proračun 23 36% - od kojih sudjeluju u strateškom planiranju 12 19 - ne planiraju svoj proračun 41 64% - od kojih sudjeluju u strateškom planiranju 13 21 % Tablica br. 16: Raspodjela proračuna za 1994. u usporedbi s odgovorima na anketu 1992. Odgovori Br. % - proračun samo za 1994. - proračun samo za 1995. - proračun za 1994. i 1995. - bez odgovora odgovori 1992. godine: - proračun namijenjen nabavi literature 1991. - bez odgovora 11 1 28 23 89 9 17% 2% 44% 36% 91% 9% 52 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad U tablicama 17-19 je prikazana struktura proračuna anketiranih biblioteka u 1994. godini. Tablica br. 17: Postotak proračuna namijenjen za pokrivanje plača Odgovori Br. % - 1-9% - 10-19% - 20-29% - 30-39% - 40-49% - 50-59% - 70-79% - bez odgovora 3 2 3 4 1 5 2 42 5% 3% 5% 6% /o 3% 67% Tablica br. 18: Postotak proračuna namijenjen za nabavu monografija i periodičnih publikacija Odgovori PERIODIKA % MONOGRAFIJE % Ukupan br. odgovora: 38 59% 37 58% 1-9% 10-19% 20-29% 30-39% 40-49% 50-59% 60-69 70-79% 80-89% 90-100% Bez odgovora 3 6 7 7 2 4 2 2 3 1 26 5% 9% 11% 11% 3% 6% 3% 3% 5% 2% 41% 5 7 7 3 2 5 3 1 3 27 8% 11% 11% 5% 3% 8% 5% 2% 5% 42% 53 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Tablica br. 19: Postotak proračuna namijenjen za nabavu baza podataka na CD-ROM- ima te pokrivanje telekomunikacijskih i drugih troškova Odgovori CD-ROM-i - ukupan br. odgovora: od kojih: - 1-6% -21% - bez odgovora TELEKOMUNIKACIJE - ukupan br. odgovora: od kojih: - 2-10% - bez odgovora DRUGI TROŠKOVI - ukupan br. odgovora: od kojih: - 1-9% - 10-19% -20-29% - 30-39% -40-49% - bez odgovora Br. 6 5 1 57 10 10 53 21 4 9 6 1 1 42 % 9% 8% 2% 90% 16% 16% 84% 33% 6% 14% 9% 2% 2% 67% Prosječan rast proračuna za godinu 1995. je oko 10%, vjerojatno zbog povečanja troškova nabave knjiga i periodičnih publikacija. U večini primjera proračun za biblioteku ne obuhvaca i plače. Samo 18 (28%) biblioteka daje i postotke namijenjene za plače. Medutim, tu takoder nije jasno da li navedeni postoci sasvim pokrivaju plače. Sto se tiče nabave knjiga i periodičnih publikacija, 6 (9%) biblioteka ima veoma ograničena sredstva. One biblioteke koje troše veči dio proračuna za literaturu imaju, vjerojatno za druge stavke proračuna, dodatne izvore financiranja koji nisu uključeni u proračun. Tako, na primjer dvije biblioteke koriste 100% svog proračuna za nabavu literature. Nasuprot tomu druge manje biblioteke daju veoma malo za literaturu. Moguče je zaključiti da se te biblioteke koriste uslugama drugih biblioteka ili da nisu jedine koje u organizaciji kupuju literaturu. Medu njima je jedna muzejska biblioteka koja potroši samo 3% proračuna za nabavu literature (1 % za revije i 2% za knjige). 54 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5.1.2.7. Naplačivanje usluga/proizvoda u specijalnoj biblioteci Jasno je da trženje, troškovna i bonitetna analiza, naplačivanje usluga još nije aktualno u specijalnim bibliotekama u Sloveniji. S jedne strane, s postoječim uslugama ne mogu pokriti sve troškove, trženje predvida dodatno upravljanje s financijskim sredstvima, što je gotovo nemoguče u bibliotekama gdje je zaposlena samo jedna osoba. S druge strane, vodeči kadrovi, koji mnogo puta ne vide potencijal i dugoročnu korist specijalne biblioteke, pritišču bibliotekare da sami sa svojim radom pokriju tekuče troškove i prodaju usluge. Nisu svjesni da treba biblioteku potpuno prestrukturirati (tehnološki i kadrovski) da bi postigla razinu profitne službe. U to treba uložiti mnogo sredstava i ne smanjivati, kao što se dogada u mnogim primjerima, financijsku potporu. Biblioteka koja se ne može promijeniti preko noči, postaje veoma "skupa" služba, u organizaciji je tretiraju kao trošak i zato cesto odlučuju da je zatvore. U tablici br. 20 su prikazani odgovori na pitanje naplačuje li biblioteka usluge u matičnoj organizaciji i izvanjskim korisnicima. Sest bibliotekara je odgovorilo da naplačuju unutrašnjim korisnicima i 13 da naplačuju izvanjskim korisnicima. Pri tomu samo 2 sasvim, a 4 djelomično pokrivaju troškove. Nitko nije odgovorio da sa svojim uslugama zaradi. Biblioteke koje su odgovorile da sasvim pokrivaju troškove su stručno, tehnološki i organizacijski veoma razvijene. Tablica br. 20: Naplačivanje bibliotečnih usluga i pokrivanje troškova u specijalnim bibliotekama Odgovori Br. % - naplačuju usluge unutarnjim korisnicima - ne naplačuju - bez odgovora - naplačuju samo izvanjskim korisnicima - ne naplačuju - bez odgovora - pokrivaju dio troškova - sasvim pokrivaju troškove - imaju profit 6 57 1 12 47 4 4 2 0 9 90% 2% 19% 75% 6% 6% 3% 0% 55 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5.1.3. AKTIVNOSTI U SPECIJALNIM BIBLIOTEKAMA 5.1.3.1. Bibliotekarske usluge U anketi provedenoj 1992. godine bilo je više pitanja koja su se odnosila na aktivnosti specijalnih biblioteka. Mogu se podijeliti u dvije skupine: prva koja se odnosi na proizvode specijalnih biblioteka i druga koja obuhvaca stručne i administrativne usluge. Izrada bibliotekarskih proizvoda u specijalnim bibliotekama 1992. g. je bila veoma niska. Samo 25% svih bibliotekara je odgovorilo da izraduju bibliografije, vodiče, sekundarne i druge publikacije ili da tiskaju kataloge. Veči postotak biblioteka (37%) priprema bibliografije suradnika. Više od polovine svih anketiranih (58%) nije odgovorilo na nijedno pitanje. Odgovori su prikazani u tablici 21. U upitniku je bilo moguče zaokružiti više odgovora. Oni koji su odgovorili iskoristili su tu mogudnost. Tablica br. 21: Različite aktivnosti u anketiranim specijalnim bibliotekama Odgovori Br. % 1. PROIZVODI U SPECIJALNIM BIBLIOTEKAMA - grade specializirane baze podataka 25 25 % - proizvode bibliografije 25 5 % - pripremaju bibliografije suradnika stručnjaka 37 38% - tiskaju kataloge 16 16 - proizvode sekundarne publikacije 11 11 % - proizvode vodiče 3 3 % - proizvode druge publikacije 27 27 % - bez odgovora 57 58% 2. DRUGE AKTIVNOSTI U SPECIJALNIM BIBLIOTEKAMA - obrazuju korisnike 29 30% - prevode specijaliziranu literaturu 22 22 - obavljaju lektorske i korektorske poslove 19 19% - obavljaju daktilografske poslove 19 19 - fotokopiraju 53 54% - sudjeluju u organizacijskom publiciranju 23 23 - bez odgovora 23 23 % U drugoj skupini u tablici br. 21 se vidi da 29 specijalnih biblioteka obrazuje svoje korisnike. U nekim primjerima dolazi do raskoraka najvjerojatnije zbog nerazumijevanja pojma "obrazovanje korisnika". Dvije specijalne biblioteke, koje zapošljavaju samo po jednog djelatnika sa srednjom spremom u veoma maloj biblioteci, 56 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad bez posebnih aktivnosti (osim izradbe osnovnog abecednog kataloga na lističima ili inventarizacije knjiga), izjavile su da obrazuju svoje korisnike! Nije jasno što tirne podrazumijevaju. Ostale usluge u drugoj skupini u tablici br. 21 povezane su s administrativnom potporom. Neke od tih čak prelaze granice biblioteke. Gotovo 25% bibliotekara je bilo angažirano u prevodenju, daktilografskim poslovima, korekturi, lektoriranju ili publiciranju. Primjeceno je da onim bibliotekarima koji imaju više obrazovanje dodjeljuju intelektualnije poslove. Tako, na primjer, oni s visokim obrazovanjem su cesto angažirani za prevodenje stručnih tekstova ili lektoriranje. Bibliotekari sa srednjom naobrazbom cesto prepisuju tekstove ili obavljaju druge administrativne poslove. 5.1.3.2. Informacijske usluge Opseg informacijskih usluga nije velik. U prosjeku 30% svih anketiranih u 1992. godini obavlja sve usluge nabrojene u tablici 22. Tablica br. 22: Neke informacijske usluge u anketiranim specijalnim bibliotekama Odgovori Br. % - retrospektivne bibliografije 41 42% -SDI 31 32 - signalne informacije 28 29% - prepakiranje informacija 12 12 Pod visim oblikom informacija su predvideni odgovori kao što su faktografske ili bibliografske informacije iz struke u kojoj je biblioteka specializirana. Na to pitanje je odgovorilo samo 12 biblioteka, koje su nabrojale bibliografska pretraživanja u različitim bazama podataka. Analiza je pokazala da je veoma mali postotak svih anketiranih biblioteka (oko 30%) aktivno na području bibliotekarskih i informacijskih usluga. Primiječena je veoma niska stručna razina u odgovorima na pitanja koja se odnose na to područje. Jedan opci dojam u dosadašnjoj analizi je da mnogo djelatnika u specijalnim bibliotekama dolazi iz drugih struka ili administracije i da ih ne zanima osposobljavanje 57 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad u bibliotekarstvu. Medu njima mnogi nisu spremni da nude potrebnu bibliotekarsku i informacijsku potporu matičnoj organizaciji. Zato dolazi u samoj struci do profesionalne degradacije i s time do profesionalne nesigurnosti. Umjesto da se ti djelatnici stručno razvijaju, prisiljeni su prihvačati druge poslove (prije svega administrativne), koji nisu povezani s bibliotekarskom strukom. Razlog za to je želja da sačuvaju svoj posao. U upitniku poslatom u prosincu 1994. godine nisu postavljena slična pitanja kao i 1992. pa nije moguca neka usporedba. Na osnovi svakodnevnog iskustva i razgovora s kolegama mogu tvrditi da se stanje danas nije mnogo promijenilo. U novijoj anketi je postavljeno pitanje koje informacijsko-bibliotečne aktivnosti izvode specijalni bibliotekari pomocu računala. Odgovori su prikazani u tablici br. 23: Tablica br. 23: Informacij sko-bibliotečne aktivnosti u specijalnim bibliotekama pomoču računala Odgovori Br. % - grade baze podataka (bibliografske, faktografske, referalne) 39 61% - vode bibliotečno poslovanje (nabava, katalogizacija, pozajmica...) - obraduju tekstove (daktilografski poslovi) - pretražuju i komuniciraju Svakako razvoj informacijske tehnologije utjecao je i na djelatnosti specijalne biblioteke. U odgovorima se zamječuje mnogo veča angažiranost specijalnih bibliotekara u aktivnostima specijalne biblioteke. 5.1.3.2.1. Upotreba DDS-a (Document delivery service) Najnovijom anketom pokušalo se saznati da li se specijalne biblioteke koriste nekom od usluga za dostavu dokumenata (DDS). Ponudene su ove varijante: Adonis, Article Express, Faxon, Tulip, Uncover, BLDSC i ostavljena je mogučnost za druge. Od 64 biblioteke je 7 (11 %) odgovorilo. Od tih samo 6 koristi BLDSC, medu njima jedna je spomenula da koristi BLDSC preko CTK-a, a druga preko Centralne medicinske biblioteke. Jedna biblioteka nije specificirala kakvom se vrstom usluga služi. 38 36 28 60% 56% 44% 58 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5.1.5.2.2. COBISS (Cooperative On-line Bibliographic Information System and Services) Anketirane specijalne biblioteke nisu pokazale veliko zanimanje za uključivanje u COBISS. Odgovori su prikazani u tablici br. 24. Tablica br. 24: Specijalne biblioteke kao korisnice COBISS-a Odgovori - aktivni korisnici - pasivni korisnici - nisu korisnici od kojih - planiraju da postanu - pasivni korisnici - aktivni korisnici - zato trebaju - telekomunikacije - računalnu opremu - obrazovanje: - ne zanima ih članstvo u COBISS-u - bez odgovora Br. 13 9 40 22 5 23 9 23 12 6 % 21% 14% 63% 34% 8% 36% 14% 36% 19% 9% Jedan od uvjeta za aktivno uključivanje u COBISS je potpisivanje posebnog ugovora s Institutom informacijskih znanosti sveučilišta u Mariboru (IZUM) (za svaku kategoriju korisnika je posebna tarifa), uvodenje adekvatne informacijske tehnologije (linijska veza, softver, emulator i pisač marke Fujitsu) i pohadanje posebnih tečajeva (za koristenje programske opreme u IZUM-u, u Mariboru, a za stručni dio za aktivne korisnike u NUK-u, u Ljubljani, oba obvezatna). Postoje planovi da bi IZUM u suradnji s NUK-om ponovo organizirao tečajeve za koristenje programske opreme, takoder u Ljubljani. Tečajevi nisu besplatni i matične organizacije se rijetko odlučuju da pošalju bibliotekarske djelatnike na osposobljavanje. U slučaju da je specijalna biblioteka značajna za znanost i kulturu Slovenije, može bibliotekar zatražiti od Ministarstva za znanost i tehnologiju da pokrije sve troškove ili djelomično. Tečajevi su intenzivni i obvezatni dio traje najmanje dva tjedna, što znači da bi u mnogim slučajevima bibliotekar, ako bi bio na tim tečajevima, morao zatvoriti biblioteki!, što izaziva negodovanje korisnika u samoj organizaciji. Kad je več instaliran pisač, uspostavljena veza i završen tečaj, bibliotekar nastupa u probnoj fazi koja se sastoji u 59 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad unošenju oko 50 jedinica bibliotečne grade u COBISS. Te unose ocjenjuje NUK i onda odlučuje o davanju "licencije" odredenoj biblioteci za stalni unos u zajednički katalog. Cijeli opisan proces djeluje veoma komplicirano za specijalnog bibliotekara, prije svega jer se mora konstantno suočavati sa svojim korisnicima i s vodstvom matične institucije. Rad u specijalnoj biblioteci je svestran, a katalogizacija u COBISS-u zahtijeva usku specijalizaciju. Ponajprije pretpostavlja dobro poznavanje COMARC-a, UNIMARC-a i bogato iskustvo u katalogizaciji. Drugi problem sastoji se u samom sadržaju COBISS-a. Moderna specijalna biblioteka upotrebljava svježe i veoma specijalizirane informacije. Vedinu potrebne literature neče nači ni ujednoj biblioteci u Sloveniji. Lakše im je da odredenu literaturu traže preko OCLC ili drugih medunarodnih baza i da se koriste nekim od DDS-a. Ili u slučaju da je več unutar sustava COBISS, putem svog unosa javno naznači da ima odredenu literaturu, otkriva svoje informacijske izvore domačoj i medunarodnoj konkurenciji, jer je COBISS takoder medunarodno dostupan preko OPAC-a. Otuda su jasniji odgovori dobiveni anketom u prosincu 1994. One biblioteke koje ne žele postati aktivne članice COBISS-a zamoljene su da objasne zašto. Jedna je odgovorila da se služe drugim mrežama; druga da im je dovoljan pasivni pristup; treča je tvrdila da su bibliotekarska grada i informacijske potrebe veoma specijalizirane; tri biblioteke su odgovorile da nemaju dovoljno financijskih sredstava za uključivanje; najzad jedna je navela kao problem sam postupak uključivanja. 60 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 5.1.4. INFORMACIJSKA TEHNOLOGIJA U ANKETIRANIM SPECLJALNIM BIBLIOTEKAMA 5.1.4.1. Informacijsko-tehnološka opremljenost Uobičajeno je da specijalne biblioteke dobiju najjeftiniju i najstariju tehnologiju, i to medu poslednjima u organizaciji. Medutim, u usporedbi s podacima iz ankete u 1992. godini opaža se velik napredak u kvaliteti računalne opreme, vjerojatno zbog znatnog pada njihove cijene. U tablicama br. 25-26 prikazana je količina računala i pisača u analiziranim bibliotekama 1992. i 1994. godine. Upozoravam da su uzorci kvantitativno veoma različiti, naime u godini 1992. operiralo se sa 98, a u godini 1994. sa 64 biblioteke. Unatoč tomu može se dobiti slika koliko su danas biblioteke bolje opskrbljene. Tablica br. 25: Računala u specijalnim bibliotekama Odgovori - PC 486 - PC 386 - PC 286 -PCXT - druge vrste osobnih računala (bez specifikacije) - terminali - "DA" - nema računala u biblioteci - bez odgovora 1992. Br. Br. anketiranih računala 1 1 10 11 23 30 6 6 15 24 17 31 35 1994. Br. anketiranih 16 16 12 3 3 13 1 3 10 Br. računala 25 20 12 3 3 17 Medutim, stanje još ne zadovoljava. U 1994. godini 35 (55%) biblioteka je imalo samo jedno računalo ili terminal, 4 (6%) primjera imaju po dva računala i 13 (20%) nema ni jednoga. Prema dobivenim odgovorima vidi se da u mnogim bibliotekama postoji potpuno nepoznavanje informacijske tehnologije, jer su veoma laički opisali svoju opremu. 61 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji: magistarski rad Tablica br. 26: Pisači u specijalnim bibliotekama Odgovori Ukupan br. odgovora: - laserski - matrični pisači - EPSON -STAR - FUJITSU - DRUGI - "DA" - bez odgovora 199 2. Br. anketiranih 15 (15%) 1 5 2 10 83 (85%) Br. pisača 20 1 5 2 11 Br. 19 94. anketiranih 46(73%) 9 17 4 12 6 2 17 (27%) Br. pisača 61 18 19 4 12 8 2 Prema anketi iz 1994. godine svega 12 (19%) biblioteka ima pisač marke Fujitsu. Neke imaju dodatno i odličan matrični pisač. Vjerojatno su te iste biblioteke naknadno bile primorane da kupe i Fujitsu jer su se željele priključiti u COBISS. Mnogo manje biblioteka ima jedinice za CD-ROM. Samo 11 (17%) ima ih u bibliotečnim prostorijama, jedna u drugim odjelima. One biblioteke koje su u intenzivnijoj informacijskoj sredini imaju po više jedinica. Na primjer, dvije biblioteke u farmaceutskim organizacijama imaju svaka po 9-13 jedinica za CD-ROM. Da bi se ustanovilo stanje u vezi s telekomunikacijskim vezama, postavljeno je pitanje da li u biblioteci koriste SIPAX, zakupljenu liniju ili običnu telefonsku liniju s modemom. Od svih 64 biblioteka je 35 (55%) izjavilo da nema nikakve veze. Samo je 14 (22%) povezano na SIPAX. Od tih jedna ima i SIPAX i zakupljenu liniju, a dvije imaju zakupljenu liniju i modem. Samo s modemom je povezano 8 (12%) biblioteka. Rezultati su detaljnije prikazani u tablici br. 27. Postotno u 1994. godini je stanje mnogo bolje nego u 1992. 62 3 3 19 1 1 75 12 14 6 1 35 3 3% 3% 19% 1% 1% 76% 19% 22% 9% 2% 55% 5% A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu infonnacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Tablica br. 27: Telekomunikacijske veze u specijalnim bibliotekama Odgovori Br. % 1992. - modem (telefonska linija) - posebna linija - SIPAX - SIPAX & posebna linija - SIPAX & modem - bez odgovora 1994. - modem (telefonska linija) - SIPAX - posebna linija - "DA" - "NE" - bez odgovora Takoder nas je zanimala povezanost specijalnih biblioteka u ARNES/INTERNET ili DECNET. Godine 1994. samo je 13 (20%) biblioteka odgovorilo da je povezano u jednu od spomenutih mreža. Tablica br. 28: Vezanost specijalnih biblioteka u ARNES/INTERNET/DECNET Odgovori Br. % 1992. -DECNET 8 8% - INTERNET 0 0 - bez odgovora 90 92% 1994. Ukupan br. odgovora 56 87 % Veza u ARNES/INTERNET DA 13 20% NE 43 67 bez odgovora 9 13% U tablici br. 29 su prikazani odgovori u vezi s povezanošču specijalnih biblioteka u lokalne mreže. Samo je 28% (18) priključeno u LAN. 38 biblioteka je odgovorilo negativno, a 8 (12%) biblioteka nije uopče odgovorilo na to pitanje. 63 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Tablica br. 29: Povezanost specijalnih biblioteka u lokalne mreže Odgovori Br. % 1992. DA 3 3% bez odgovora 95 97 1994. Ukupan broj odgovora 55 87 % DA 18 28% NE 29 46 bez odgovora 17 19% 5.1.4.2. Programska oprema u anketiranim specijalnim bibliotekama Od bibliotekara se tražilo da nabroje koje programe upotrebljavaju u biblioteci. Svi su podijeljeni u sljedece skupine: programi za obradu teksta, programi za gradenje baza podataka (database programmes), programi za tablice (spreadsheets), integralni bibliotečno-infromacijski programi i drugi. Primjeceno je znatno nepoznavanje različitih vrsta programa, jer je velika zbrka nastala prilikom upisivanja tih programa u različite skupine i prilikom upisivanja točnog imena. Odgovori su prikazani u tablici 30: Tablica br. 30: Programska oprema u specijalnim bibliotekama Odgovori Br. % PROGRAMI ZA OBRADU TEKSTA - Ukupan br. odgovora - WordStar - Word/Word for Windows - WordPerfect - drugi tekstni programi (Besana, DW5, Amirpo...) -DOS - Windows (možda Write ili Word?) - "DA" - bez odgovora 47 19 16 2 8 1 2 12 16 73% 30% 25% 3% 12% 2% 3% 19% 25% 64 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Tablica br. 30: Programska oprema u specijalnim bibliotekama / nastavak Odgovori PROGRAMI ZA GRADENJE BAZA PODATAKA - Ukupan br. odgovora - dBase - Paradox - QuatroPro - drugi programi (Dossier, Madin, Procite, Lars, PT, Dok, Foxpro, Excell..) - kučni programi -ISIS -KIS - "DA" - bez odgovora PROGRAMI ZA TABLICE (SPREADSHEETS) - Ukupan br. odgovora - Lotus - CjuatroPro - Paradox - Excel - drugi (Episec, Super Calc) - Windows - "DA" - bez odgovora Br. 41 14 7 2 10 3 3 3 9 22 24 7 8 2 5 3 1 7 39 PROGRAMI ZA INTEGRIRANO UPRAVLJANJE POSLOVANJEM - Ukupan br. odgovora -ISIS - COBISS -KIS - dBase - drugi programi (Lars, Trip, Stairs, Proquest Via, Indok, GIS) - kučni programi - "DA" - bez odgovora 29 4 7 2 1 » 7 2 8 34 DRUGI PROGRAMI KOJI NISU UKUUČENI NI U JEDNOJ SKUPINA - Ukupan br. odgovora - kucni programi -KIS - QuatroPro -DOS - Program za INDOK - "DA" -ISIS 9 3 % 64% 22% 11% 3% 16% 5% 5% 5% 14% 34% 38% 11% 13% 3% 8% 5% 2% 11% 61% BIBLIOTEČNIM 46% 5% 11% 3% 2% 11% 3% 13% 54% OD NAVEDENIH 14% 5% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 65 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 6. MODEL PRESTRUKTURIRANJA Analiza stanja specijalnih biblioteka u Sloveniji je dokazala da je za optimalno djelovanje specijalnih biblioteka potrebno izvesti temeljite promjene na ovim područjima: 6.1. promjene u samoj biblioteci, što razumijeva: - 6.1.1. zahtjeve za kvalificiranim i osposobljenim djelatnicima, - 6.1.2. uvodenje suvremene informacijske tehnologije, - 6.1.3. racionalizacija djelatnosti specijalne biblioteke; 6.2. promjene u odnosu specijalne biblioteke s okolinom: razumijeva poziciju specijalne biblioteke u matičnoj organizaciji, koja uvelike zavisi od informacijske politike i organizacijske kulture; 6.3. uključivanje specijalne biblioteke u širi informacijski sustav poduzeča: - 6.3.1. razvoj integralnog informacijskog sustava - 6.3.2. sudjelovanje u izgradnji ili razvoju ElS-a ili SlS-a. Uspješno uvodenje promjena u samoj biblioteci umnogome zavisi od aktivne uloge i poduzetničkih i menedžerskih inicijativa bibliotekara, odnosno informacijskog stručnjaka u samoj biblioteci. To znači da se od bibliotekara, odnosno informacijskog stručnjaka traži veča odlučnost u eliminiranju nepotrebnih i suvišnih zadataka u biblioteci, uvodenje automatizacije i telekomunikacije u specijalnu biblioteku i posvečivanje veče pažnje svojim uslugama i informacijskim potrebama korisnika. Takoder je potrebno da su djelatnici, nositelji aktivnosti u specijalnoj biblioteci, osposobljeni za novu ulogu. Ispunjavanjem spomenutih zahtjeva moguče je stvoriti osnovne uvjete za suvremeno djelovanje specijalne biblioteke. Koliko če biti uspješno njezino djelovanje, zavisi od aktivne i redovite suradnje specijalne biblioteke sa strateškom razinom menedžmenta matične organizacije, od postoječe informacijske politike i organizacijske kulture u poduzeču i najzad od informacijske osviješčenosti menedžmenta. 66 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Ovaj model za prestrukturiranje specijalnih biblioteka u suvremene informacijske službe samo je jedan prijedlog koji bi djelomice ili u cjelini mogao biti primijenjen. Treba uzeti u obzir da su neke specijalne biblioteke više ili manje razvijene i da bi u njima bilo potrebno izvesti samo nekoliko promjena za njihovo uključivanje u informacijski sustav poduzeca. 6.1. PROMJENE U SPECIJALNOJ BIBLIOTECI 6.1.1. KADROVI SPECIJALNE BIBLIOTEKE Analiza ankete iz 1992. je pokazala veoma nizak obrazovni stupanj specijalnih bibliotekara. Stanje u 1994. se nije mnogo poboljšalo. Nedostatak tih djelatnika se najviše pokazuje u njihovoj stručnosti. Godine 1992. je samo 40% imalo stručni ispit iz bibliotekarstva. Fakultetska naobrazba koju dobiju študenti iz bibliotekarstva i različiti tečajevi koje organiziraj u NUK ili CTK su kvalitetni. Medutim, kao i u mnogim drugim zemljama, fakultetska naobrazba nije dovoljna za kompleksan rad i informacijske zahtjeve specijalnih biblioteka.' Sve veči broj korisnika, mnogobrojna tehnološka dostignuča i komercijalizacija usluga opterečuju bibliotekare i druge informacijske stručnjake u organizacijama. Zahtjevi rada u specijalnoj biblioteci su mnogo veci od zahtjeva u drugim bibliotekama gdje postoji specializacija posla ili gdje biblioteka ne podupire istraživanje, razvoj ili odlučivanje odredenog profila korisnika. U večini specijalnih biblioteka (57%) zaposlen je samo jedan bibliotekar. To znači da mora sam upravljati bibliotekom, mora sam organizirati službu i mora sam "prodavati" svoje usluge. U Medunarodnoj federaciji za informacije i dokumentaciju (FID) postoji posebna sekcija (Education and Training Committee) koja se bavi definiranjem profila suvremenog informacijskog stručnjaka i potreba njihova obrazovanja i obučavanja. Veoma veliki naglasak se pridaje upravljanju informacijama i informacijskim resursima i vladanju suvremenom informacijskom tehnologijom. 1. Williamson, Joan: "One person libraries and information units : their education and training needs". Thematic issue of Library Management, 9(5), 1988. - 72p. 67 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad ASLIB u Londonu organizira tečajeve na različitim područjima bibliotekarstva, koji su veoma korisni za specijalne bibliotekare i koji se nažalost još ne organiziraju u Sloveniji. Ti su tečajevi mnogo potrebniji slovenskim specijalnim bibliotekarima koji se prilagodavaju novoj situaciji tržišne ekonomije. Kao pokušaj doprinosa razvoju specijalnog bibliotekarstva, na osnovi tih modula je ICPE predlagao, u suradnji s veoma iskušanim stranim profesorima, da organizira seriju predavanja. Osim sveopce racionalizacije svih stručnih bibliotekarskih poslova u specijalnoj biblioteci (nabava, obrada grade, pozajmica i dr.), specijalni bibliotekari u Sloveniji bi morali nastaviti izobrazbu na ovim područjima:' 1) Menedžment: strateško planiranje i upravljanje informacijama - razumijeva: - organizaciju i upravljanje suvremenim informacijskim centrima - upoznavanje značajnih opčih menedžerskih tehnika i načela - uvod u poslovnu strategiju i strateško planiranje - uloga informacijskih stručnjaka u strateškom planu organizacije - prijelaz iz tiskanih na elektronske usluge 2) Uloga suvremenog informacijskog centra: - bliža i dalja okolina informacijskog centra - uloga biblioteke/informacijskog centra u organizaciji - pozicija informacijskih stručnjaka u organizaciji - stručne kvalifikacije i vrijednosti informacijskog stručnjaka - dodavanje vrijednosti informacijskim uslugama i proizvodima - raznolikost informacijskih usluga - usluge biblioteke/informacij skog centra kao profitnoga centra 3) Vodenje proračuna i troškovne i bonitetne analize: - priprema proračuna u bibliotekama i informacijskim službama - financijske implikacije informacijskih aktivnosti - troškovne i bonitetne analize informacijskih aktivnosti - ekonomska vrijednost informacijskih usluga - marketing i prodaja informacijskih usluga i proizvoda - postavljanje cijene informacijskim uslugama i proizvodima i. Sljedeča područja su osnovana na programu pojedinačnih tečajeva, koje organizira ASLIB. Ministarstvo za znanost i tehnologiju Slovenije u okviru projekta za prestrukturiranje specijalnih biblioteka odobrilo je financiranje. Glavni organizator je ICPE u suradnji sa stranim profesorima, koji su stručnjaci za svako spomenuto područje. 68 A. Kavčič-Čolid: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad - dostava informacijskih usluga i proizvoda - priprema marketinškog plana - identifikacija novih komercijalnih prilika 4) Automatizacija biblioteke/informacijskog centra: - pojam i vrste informacij skog sustava u organizaciji - integracija biblioteke u postojeci informacijski sustav - upoznavanje informacijske tehnologije - upoznavanje s različitim softverima za upravljanje bibliotekom - COBISS 5) Pronalaženje i upotreba unutrašnjih i izvanjskih informacijskih izvora: - arhitektura i tehnološke osnove telekomunikacija - telekomunikacijske mreže i usluge - pristup informacijskim izvorima preko mreža - dostava informacijskih usluga preko mreža - predaja novih vrsta usluga koristenjem informacijske i telekomunikacijske tehnologije - tehnike za pretraživanje izravno i na CD-ROM-ima - odabiranje sustava i baza podataka 6.1.2. TEHNOLOŠKA, KOMUNIKACIJSKA I PROGRAMSKA OPREMA SPECIJALNE BIBLIOTEKE Posljednjih godina se informacijska tehnologija sve brže razvija, dok njezina cijena sve više pada. Za manje financijskih sredstava je moguče kupiti odličnu informacijsku opremu i zahvaljujuči razvoju komunikacijske tehnologije veoma brzo se uključiti u domače i medunarodne mreže. Ako usporedimo odgovore na anketu u vezi s informacij skom tehnologij om, vidimo znatan razvoj u kvaliteti opreme u slovenskim specijalnim bibliotekama. Medutim, to još nije dovoljno. Zašto u 1994. 20% svih ispitanih biblioteka nema ni računala, a 27 % nema pisača? Tu postoji više razloga: možda djelatnici u biblioteci ne osječaju potrebu za automatizacijom (tu su moguči psihološki razloži kao strah pred automatizacijom, strah pred dodatnim radom ili učenjem ili strah pred promjenama); ili ne poznaju dovoljno sve mogučnosti koje im automatizacija poslova može pružiti; ili nisu stručno osposobljeni da bi kreativno sudjelovali u radu svoje službe; ili ne znaju prenijeti svoje potrebe menedžmentu. I kao zadnji i najčešči razlog je menedžment, koji možda ne shvača ozbiljno biblioteku ili ne 69 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad želi ulagati u nju. U tom slučaju je problem mnogo ozbiljniji i isprepleče se s postoječom informacijskom politikom u poduzeču. Ankete su pokazale da čak mnogi bibliotekari koji imaju informacijsku tehnologiju nisu dovoljno zainteresirani da bi saznali što zapravo imaju. Njihovi opisi računala ili ostale opreme je previse laičko za informacijskog stručnjaka. Drugi problem je uporaba različite programske opreme. U načelu bi bibliotekar morao biti vičan da se s lakocom služi različitim programima, jer su oni značajni za prezentaciju informacija i za djelovanje službe. Programe za obradu teksta koristit če za korespondenciju i pismenu komunikaciju, programe za tablice {spreadsheets) če koristiti za financijsko upravljanje, različite baze podataka za gradenje registara ili pak odredene bibliotekarske programe za upravljanje u bibliotekama. Veliki postotak bibliotekara ne upotrebljava ni jedan od tih programa. Treči problem su telekomunikacije u specijalnim bibliotekama. U najnovijoj anketi oko 60% svih ispitanih biblioteka nema nikakve izravne ili elektronske veze. To je veoma zabrinjavajuče, jer usmjerenost specijalnih biblioteka mora biti prema izvanjskim izvorima informacija. Tomu aspektu treba obratiti mnogo veču pozornost nego dosada. Simptomatična je i činjenica da se 89 % ispitanih bibliotekara ne koristi ni jedan od DDS-a, što znači ili da nisu upoznati s tirne ili njihovi korisnici ne traže takve usluge (tuje važna i sposobnost biblioteke upoznavanja korisnika s mogučim uslugama). Svaka specijalna biblioteka nabavlja tehnološku, komunikacijsku i softversku opremu prema svojim mogučnostima. Osnovno je da biblioteka ima snažno i brzo računalo s radnom memorijom (RAM i hard disk), ili da ima bar jedan terminal s centralnim računalom preko kojega ima pristup do SIPAX-a ili INTERNET-a. U slučaju da nema izvanjske veze preko terminala, mora sama imati ako ne vezu sa SIPAX-om, bar direktnu liniju sa komunikacijskim čvorom ili običnu telefonsku liniju s veoma dobrim modemom. Ako nema posebnog telefaksa u biblioteci, preporučljivo je ugraditi karticu u samom računalu. Baze podataka na optičkim diskovima su skupe i veoma malo biblioteka ih kupuje, ako nije to u suradnji s drugim bibliotekama. Je li potrebno nabaviti posebnu bazu, ovisi u prvom redu i od područja specijalizacije biblioteke te od istraživačkog rada korisnika. Mnogo je značajnije uspostaviti vezu s institucijama, bibliotekama i specializiranim centrima koji te baze več imaju. 70 A. Kavči5-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad U okviru obrazovanja djelatnika specijalne biblioteke takode je predvideno njihovo osposobljavanje za uporabu informacijske i telekomunikacijske tehnologije te upoznavanje s protokolima izravnoga pristupa različitim informacijskim izvorima izvan organizacije. Fotokopirni stroj je takoder jedno od osnovnih sredstava u biblioteci. Što se tiče kopiranja tiskanoga materijala, u Sloveniji se još ne primjenjuje u praksi zakon o copyrightu. Medutim, to ne znači da ne bi več sada trebalo razmisliti i o posebnom poslovanju koje bi takva kontrola zahtijevala: vodenje podataka o kopiranom materijalu, kontaktiranje s mjerodavnim izdavačima i naplačivanje provizija za kopije. Zakon o copyrightu če znatno utjecati na buduču diseminaciju informacija u specijalnim bibliotekama u Sloveniji. 6.1.3. AKTIVNOSTI SPECIJALNE BIBLIOTEKE Tijekom akademskog obrazovanja u Sloveniji specijalni bibliotekari i drugi bibliotekari stječu osnovna znanja iz bibliotekarske struke. Prije svega osposobljeni su za organiziranost, sistematičnost, detaljnost i usadene su im tradicionalne bibliotekarske vrijednosti. Mnogi nakon završetka študija, u prvom redu stanje kolege, razvijaju vještine do krajnosti opiruči se svakim promjenama i kreativnosti. Činjenica je da se bibliotekari kad preuzmu posao u specijalnoj biblioteci, nalaze u sasvim novoj i nepoznatoj sredini. Neki prihvačaju novi izazov i veoma su prilagodljivi zahtjevima svoje službe. Drugi pak ostaju vjerni tradicionalnom bibliotekarstvu. To su pokazali prije svega odgovori na anketu koja je provedena 1992. godine. Za optimalno obavljanje uloge suvremenog bibliotekara potrebno je izracionalizirati posao. Prijeko je potrebno napraviti selekciju naj rele vantnijih aktivnosti u skladu sa strategijom specijalne biblioteke. U večini slučajeva je to opskrba korisnika informacijama i selektivna diseminacija informacija. Tu možemo govoriti o marketinškom pristupu koji bibliotekar mora preuzeti.' l. Coote, Helen: How to marketyour librarj service effectively. -London : ASLIB, 1994. - (An Aslib Know How Guide). 71 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacij sku službu u Sloveniji : magistarski rad Glavne promjene pogadaju sljedeča područja u specijalnoj biblioteci1: - umjesto skupljanja bibliotečne grade i njezine obrade naglasak mora predi na dostavu bibliotečne grade iz bilo kojeg izvanjskog izvora; - biblioteka ne smije biti mjesto gdje se dokumenti čuvaju, več treba biti mjesto gdje su dokumenti dostupni; - više se ne smiju graditi zbirke u slučaju da ih netko traži (just-in-case-collection), več svi napori moraju biti usmjereni na moguče izvore i njihovu pravodobnu dostavu {just-in-time deliverj); - koncepciju biblioteke kao mjesta za čuvanje informacija mora zamijeniti koncepcija biblioteke kao mjesta gdje se informacije nalaze i dobiju bez obzira na prijenosni medij. Racionalizacija bibliotekarskog posla je danas moguča upotrebom različitih softverskih paketa za upravljanje bibliotečnim poslovanjem koji postoje na tržištu. Neki imaju čak i ugradenu aplikaciju za knjižnu posudbu. Mnogi bibliotekari u specijalnim bibliotekama još uvijek nemaju dovoljno povjerenja u računala pa i dalje vode paralelno kataloge na lističima. To je čisti guhitak vremena, jer računala nude mnogo više mogučnosti prilikom pretraživanja. Mnoge aplikacije sadrže ispisne bibliografske formate, što takoder olakšava i omogučava stvaranje različitih produkata, kao što su bibliografije, popisi najnovije grade u bibliotekama i drugih sekundarnih publikacija. U specijalnim bibliotekama je takoder značajno vodenje informacijskih izvora i stvaranje različitih specijaliziranih baza podataka, kao što su registri stručnjaka, institucija, stručnih sastanaka i drugo. S posebnim ispisnim formatima i u nekoj od relacijskih baza podataka je moguče pojednostaviti upravljanje tim podacima, ubrzavajuči i vrijeme pretraživanja. Sve se više treba služiti elektronskom postom tamo gdje je moguče. Takav način komuniciranja znatno ubrzava lociranje i prijenos dokumenata i informacija. Osim toga putem elektronske pošte je moguče djelatno sudjelovanje na elektronskim 1. Pejova, Zdravka, Alenka Kavčič-Čolič, Elisabeth Orna: Prestrukturiranje specialnih knjižnic in informacijsko knjižničnih služb u sodobne informacijske centre : poročilo o projektni nalogi. - Ljubljana : ICPE, 1994. 72 A. Kavčič-Čolid: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad konferenci]ama na području informacijskih znanosti i bibliotekarstva, gdje se bibliotekari mogu konzultirati s kolegama o različitim izvorima i dobiti najnovije spoznaje na svome području. Preporučljivo je da bibliotekari što češče izlaze iz organizacije i da održavaju kontakte sa što više informacijskih izvora koji mogu biti korisni za organizaciju. Problem s kojim se specijalni bibliotekari danas susreču je i problem naplačivanja informacijskih usluga. Mnogi korisnici nisu spremni prihvatiti činjenicu da informacije imaju odredenu ekonomsku vrijednost, što otežava i specijalnoj biblioteci mogučnost djelomičnog pokrivanja troškova. S razvojem usluga u specijalnoj biblioteci i dodavanjem vrijednosti1 svojim uslugama i informacijama, s vremenom če i korisnici, odnosno klijenti biti sve više spremni plačati.2 Veoma je značajno stalno vrednovanje i ocjena vlastitoga rada u specijalnim bibliotekama, provjeravanje da li djelatnost prati zacrtanu strategiju razvoja biblioteke, jesu li korisnici zadovoljni, stalno pratiti njihove potrebe i promjene u okolini koje mogu utjecati na njihove buduče potrebe. Ukratko rečeno, specijalnu biblioteku treba promatrati kao jedno malo poduzeče. Uspješnost specijalne biblioteke takoder zavisi i od toga u kolikoj če mjeri biti prva u nudenju informacija. Konkurencija uvijek postoji. Ne mora to biti druga informacijska služba, več može biti bilo tko u organizaciji (osoba ili odjel), tko bolje prati informacijske izvore od bibliotekam i tko se brže i lakše snalazi pri njihovu pretraživanju. Ti izvori mogu biti izravne baze podataka (bibliografske ili druge) ili različite institucije ili stručnjaci. Da bi specijalna biblioteka preživjela na tržištu informacija, morala bi razviti svoju konkurentnu prednost, znači morala bi nuditi usluge i proizvode koje drugi ne mogu nuditi ili za koje drugi nemaju dovoljno vremena. Jedno od rješenja bi bilo razmotriti specijalizaciju za odredene vrste informacija, uključujuči njihovo prepakiranje u povoljnom obliku za korisnika (sažimanjem, analiziranjem, skupljanjem iz više izvora itd.). 1. Dodati vrijednost informacijskim uslugama i proizvodima znači da korisnik u najkračem mogučem vremenu dobije na licu mjesta potpunu informaciju ili dokument bez potrebe da traži po drugim izvorima. 2. Webb, Svlvia P.: Making a chargefor library and Information services. - London : ASLIB, 1994. - (An ASLIB Know How Guide). 73 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 6.2. POLOŽAJ SPECIJALNE BIBLIOTEKE U MATIČNOJ ORGANIZACIJI Analiza iz 1994. godine je pokazala da se večina specijalnih biblioteka nalazi na najnižoj razini organizacijske strukture. Njihova je uloga ograničena na čuvanje dokumenata i periodičnih publikacija i njihove veze s menedžmentom su veoma slabe: ne sudjeluju na sastancima vodečih kadrova i ne sudjeluju u strateškom planiranju organizacije. Njihov status u organizaciji je definiran unutrašnjom regulativom koja uvelike zavisi od toga kako organizacija, odnosno vodeči kadrovi koncipiraju specijalnu biblioteku. Od svih anketiranih biblioteka 65% ne razmišlja o financijskim sredstvima. Razloge za takvu situaciju specijalnih biblioteka treba tražiti ne samo u bibliotekarima samima več i u informacijskoj politici organizacije. Informacijska politika služi za povezivanje svega što se dogada s informacijama u poduzeču u vezi s ciljevima poduzeča, za omogučavanje učinkovitog odlučivanja u vezi s alokacijom sredstava, za promociju interakcije, komunikacije i medusobne potpore medu svim dijelovima poduzeča i izmedu poduzeča i njegove klijentele, za odredivanje objektivnih kriterija, kojima može ocijeniti rezultate informacijski zasnovanih djelatnosti i za davanje povratnih informacija u procesu korporativne razvojne politike poduzeča.' Godine 1992. u Informacijsko-bibliotečnoj službi ICPE-a istraživali smo postojanje informacijske politike u slovenskim poduzečima2 anketom odposlanom u 200 poduzeča (prilog 3). U uzorak ankete su uključene organizacije koje zbog oblika poslovanja, odnosno velike zavisnosti od vanjskih informacija imaju ili razvijaju informacijsku politiku. U večini slučajeva je upitnik ankete poslan telefaksom osobama koje se neposredno ili posredno bave informacijama. Anketirani su dodatno kontaktirani telefonom ili osobnom posjetom. Unatoč jamstvu anonimnosti i našoj upornosti da dobijemo odgovore samo 33 % je odgovorilo, što je več bio jedan dokaz o kritičnoj situaciji na ovom području. Analiza odgovora je pokazala sljedeče: i. Orna, Elisabeth: Practical Information policies : how to manage information flow in organizations. - Aldershot: Gower, 1990. - pp. 18-24. 2. Pejova, Zdravka and Alenka Kavčič-Čolič: "Information actions for enterprises operating under new realities : čase study of Slovenia".- 46th FID Congress and Seminar, Madrid October 1992. - Madrid : FID. 74 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Prvo pitanje je bilo opče o shvacanju značenja informacija u poslovanju poduzeča. Mnogi ispitanici na višem položaju su izjavili da razumiju veliko značenje informacija i informacijske politike, ali analizirajuči njihove ostale odgovore, nailazili smo na kontradiktornost. Objektivnije odgovore smo dobili od onih koji se neposredno bave informacijama (voditelj marketinga, financijski savjetnik, bibliotekar, sistemski analitičar). Na pitanje tko donosi odluke vezane uz upravljanje informacijama u poduzeču večina je (75%) odgovorila da su to vodeči kadrovi. Jasno je bilo da upravo oni stručnjaci koji rade s informacijama i koji najbolje razumiju upotrebu informacija nisu u položaju da utječu na odluke u vezi sa stvaranjem i provoČenjem informacijske politike. Na pitanje o koordinaciji informacijskih resursa 63 % anketiranih je odgovorilo da ne postoji nikakva koordinacija u njihovim poduzečima. Kod ostalih je to uglavnom odjel za AOP ili odjel za planiranje, koji zapravo samo skupljaju i posreduju informacije bez ikakve analize sadržaja, potreba ili njihova prepakiranja. Postoji decentralizacija svih izvora informacija. Prisutna je Cesta nekompatibilnost u informacijskoj tehnologiji i nepovezanost medu različitim odjelima. Na pitanja koja su se odnosila na potrebe za informacijama večina je (75%) odgovorila da su im najbitnije poslovne informacije, informacije o tržištu i zakonodavne. To je razumljivo u okviru konteksta prijelaza slovenske ekonomije iz planske u tržišnu. Zanimljivo je da su na zadnjem mjestu bile informacije o klijentima, standardima, produktima i kvaliteti. S obzirom na dostupnost kod večine još postoji monopol nad informacijama ili je pristup veoma kompliciran (63%). Bez obzira na to stoje omogučen izravni pristup informacijama, on je ograničen na nekolicinu. U vezi s ciljevima i prioritetima poduzeča odgovori su pokazali da polovici onih koji se profesionalno bave informacijama oni nisu jasni. To znači da ne postoji komunikacija izmedu vodečih i informacijskih struktura. Ulaganje u informacijsku tehnologiju večina smatra veoma značajnim za postizanje boljih poslovnih rezultata, ciljeva i konkurentnost poduzeča. Tu jedino nedostaje informacijska politika, koja bi povečala kakvoču njezine upotrebe. Na pitanja o protoku i upotrebi informacija odgovori su pokazali da čak ni odjele za AOP koji obraduju i posreduju velike količine informacija uopče ne zanima tko se 75 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji: magistarski rad koristi njihovim informacijama i zašto. Postoji opce nepoznavanje protoka i razloga upotrebe informacija. U vezi s postojanjem troškovne i bonitetne analize informacija, 73 % anketiranih je odgovorilo negativno. To znači da još ne postoji svijest o informacijama kao značajnom poslovnom resursu. O kreativnoj ili inovativnoj upotrebi informacija nije bilo mnogo odgovora. Ono malo uglavnom se svodilo na različite nove programske pakete za rješavanje običnih problema. Anketa je dokazala da u Sloveniji velik broj poduzeča još nema odredene informacijske politike ili je ona u svojoj začetnoj fazi. Od 1992. godine dalje opažamo u pojedinačnim primjerima da nije bilo vedih promjena. Jedino zahvaljujuči javnim medijima i promjenama u svijetu, povedana je svijest o značenju informacija i o nužnoj potrebi preuzimanja nekih inicijativa u tom pogledu. Iz odgovora na anketu je primjedeno i nekoliko točaka koje mogu navesti i na predodžbu o dominantnoj organizacijskoj kulturi u mnogim poduzecima u Sloveniji. To je postojanje hijerarhijske organizacije, monopol nad informacijama i nedostatak slobodne komunikacije medu različitim odjelima. Prvi uvjet za uspješno prestrukturiranje specijalne biblioteke u suvremenu informacijsku službu, kao što sam ved napomenula, jest transformacija njezina djelovanja. Drugi uvjet je njezina transformacija na organizacijskoj razini. To znači da prestrukturiranje specijalne biblioteke ne može biti prepušteno samo specijalnoj biblioteci, ved je u uskoj zavisnosti od organizacijske politike i kulture organizacije, odnosno da svaka promjena u specijalnoj biblioteci mora biti dio strateškog plana organizacije, a u kakvu obliku de se ona odvijati, zavisi od cjelovite koncepcije informacija i komunikacija koju su začrtale vodeče strukture u organizaciji. Davenport daje nekoliko prijedloga kako menedžeri mogu utjecati na promjenu informacijske politike, a tirne i posredno na organizacijsku kulturu u poduzecu. Prema njegovim riječima treba prilagoditi informacijsku politiku organizacijskoj kulturi. On smatra da mnogi menedžeri pogrešno misle da de povečanjem informacijskih tokova organizacijska kultura u njihovim poduzecima postati manje hijerarhična i otvorenija. Naprotiv, demokratske kulture omogucavaju demokratične informacijske tokove. Informacijska politika nikako ne može utjecati na promjenu organizacijske kulture. Ako je organizacijska struktura definirana informacijskim čvorovima, onda oni koji 76 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji: magistarski rad slobodno sire svoje informacije mogu izgubiti svoje mjesto u strukturi. U organizacijama koje se temelje na informacijama, informacije postaju glavno sredstvo vrijednosti i razmjene i nitko ih ne daje besplatno.1 Antun Vila2 smatra daje najjednostavije utjecati na promjenu organizacijske kulture u slučajevima kada se poduzeče nalazi u velikoj krizi ili teškim poslovnim situacijama, ili kada prelazi iz jednoga životnog ciklusa u drugi (na primjer kada poduzeče ulazi u fazu propadanja). Jednostavnije je promijeniti organizacijsku kulturu, ako je poduzeče malo ili mlado. Znatno pomaže pri promjeni organizacijske kulture i zamjena čelnika poduzeča. Naravno uspjeh če zavisiti i od toga u kolikoj su mjeri stara organizacijska kultura i njezine supkulture ukorijenjene u organizaciji. Robbins3 daje nekoliko savjeta kako utjecati na promjenu organizacijske kulture: - treba izraditi analizu opisa sadašnje situacije i utvrditi razlike izmedu željenoga i postoječeg stanja; zatim treba izraditi plan akcija koji bi bio uskladen sa svim načelima organizacijske kulture i željenim promjenama; - djelatnicima treba pokazati opasnosti koje se pojavljuju i koje mogu spriječiti dalji napredak ili ugroziti opstanak poduzeča; - treba reorganizirati poduzeče - od strukture poduzeča do njegovih procesa, što bi dovelo do drugih odnosa, komunikacija i ponašanja; - potrebno je obaviti značajne rotacije kadrova, i to posebno na vodečim položajima; - treba promijeniti simbole, običaje, ceremonije i si.; - treba izgraditi novi sustav nagradivanja i davanja priznanja; - preporučljivo je promovirati na položaje one kadrove koji pokazuju simpatije za nove vrijednosti i norme ponašanja i koji ih prihvačaju iz uvjerenja; - potrebno je osnovati horizontalno i vertikalno kroz organizacij sku strukturu nekakve diskusijske skupine u kojima bi se raspravljalo o novom načinu poslovanja, novom stilu upravljanja itd. Promjena organizacijske kulture je veoma složena i može trajati i nekoliko godina. 1. Davenport, T. H.: "Saving IT's soul : human-centered information management. In: Harvard Busines Review, 1994, 72(2,Mar-Apr). - pp. 119-131. 2. Vila, Antun 1994: Organizacija in organiziranje. - Kranj : Moderna organizacije, 1994. 3. Robbins, Stephen P.: Organizational behavior : concepts, controversies, and applications. - 5th ed.. -Englewood Cliffs : Prentice Hali, 1991. -pp.571-592. 77 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji: magistarski rad 6.3. UKLJUČIVANJE SPECIJALNE BIBLIOTEKE U ŠIRI INFORMACIJSKI SUSTAV MATIČNOG PODUZEČA 6.3.1. RAZVOJ INTEGRALNOG INFORMACIJSKOG SUSTAVA PODUZEČA U slučaju kada imamo vrhunsko osposobljene kadrove za pretraživanje po vanjskim i unutrašnjim informacijskim izvorima, organizirane tako da su njihove aktivnosti sasvim usmjerene korisnicima usluga specijalne biblioteke koristeci najsuvremeniju informacijsku tehnologiju, još uvijek postoje mogučnosti da se znatno poboljša djelovanje specijalne biblioteke. Veoma veliku zapreku može predstavljati nepovoljna informacijska kultura, koja ne vrednuje slobodan protok informacija, ili nepostoječa informacijska politika, zbog čega je skupljanje i odabiranje informacija prepušteno svakom pojedincu u organizaciji. Pri tome dolazi do znatnog gubitka vremena podvajanjem podataka, gradenjem sličnih baza podataka sa jednakim podacima ili istodobno traženje različitih stručnjaka jedne te iste informacije. Da ne bi do toga došlo, bilo bi korisno razviti integralni informacijski sustav. Cilj novog integralnog informacijskog sustava je sjediniti sve važeče informacijske sustave u organizaciji. To znači sjediniti sve sadržajno slične ili jednake baze podataka (stručnjaka, institucija, stručnih sastanaka, kijenata, dobavljača, proizvoda, bibliografskih, financijskih itd.) i ubrzati tok ostvarenih informacija, kao što su obavijesti, novosti u poduzeču, organizacijska postignuča, promjena operativnih, taktičkih i strateških planova, razni prijedlozi itd. U razvoju tog sustava moraju sudjelovati svi odjeli u poduzeču. Informacije moraju biti dostupne svim radnicima. Zato je taj sustav 'integralan1, tj. cjelovit. Pri razoju integralnih informacijskih sustava u poduzeču moraju se uzeti u obzir tri različite okolnosti: a) poduzeče več ima integralni informacijski sustav; b) poduzeče nema integralnog informacijskog sustava, premda biblioteka več ima nekoliko računalnih baza podataka (ne samo bibliografskih nego i drugih, kao što su, na primjer, registri institucija, stručnjaka itd.); c) ni poduzeče ni biblioteka nemaju nikakvih baza podataka. 78 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu infonnacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad U prvom primjeru, gdje več postoji integralni sustav, treba proučiti mogučnosti sudjelovanja i uključivanja specijalne biblioteke u taj sustav. U drugom primjeru, gdje organizacija nema integralnog sustava, specijalna biblioteka može biti početna točka za njegovo ustrojavanje. U trečem primjeru specijalna biblioteka takoder može biti početna točka za izgradnju integralnog sustava. Iako nema nikakve računalne baze podataka, u njoj je koncentrirano cjelovito organizacijsko znanje, koje su samo bibliotekari svojim profesionalnim iskustvom sposobni izabrati, analizirati i usustaviti. Važno je da u sva tri primjera specijalna biblioteka usko suraduje sa strateškom razinom odlučivanja. Organiziranjem unutarnjih informacija i njihovom kontrolom informacijskoj je službi lakše orijentirati se izvanjskim informacijama. Tako koncipirana specijalna biblioteka ili informacijska služba mnogo bi bolje pokrivala izvanjske informacijske potrebe menedžmenta. 6.3.2. UKIJUČIVANJE SPECIJALNE BIBLIOTEKE U EIS/SIS Uloga specijalne biblioteke morala bi biti mnogo značajnija prilikom izgradnje SlS-a ili ElS-a u poduzečima. Postoječe baze podataka unutrašnjih i vanjskih informacija, svi informacijski izvori, informacijske potrebe i njihovi standardi čuvanja spadaju u djelokrug specijalnih bibliotekara ili informacijskih stručnjaka u specijalnoj biblioteci. Ako bi prilikom izgradnje SlS-a ta iskustva ostala neiskorištena, to bi bio veoma veliki gubitak za organizaciju. Izgradnja SlS-a je veoma skupa i zahtijeva mnogo znanja. U večini primjera je računalni odjel zadužen za njihovo uvodenje. Informacijski stručnjaci obično ne sudjeluju u razvoju tih sustava. Kao posledica toga nastaju teškoče s kojima se današnji SIS susreču: ti sustavi ne opskrbljuju menedžment (ili ga opskrbljuju veoma kasno) podacima koji su veoma značajni za njihovo odlučivanje. Taj raskorak uzrokuje svaka promjena strateških ciljeva poduzeča koja u cjelini utječe na sam sustav. Računalci paze ponajprije da sam informacijski sustav savršeno djeluje s tehnološkoga gledišta. 79 A. Kavčič-Čolid: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Nije u njihovoj nadležnosti da se brinu o sadržaju informacija. Menedžeri koji su na nižim razinama i koji sudjeluju u sustavu ne razmišljaju globalno, ved se ograničavaju na svoj rad i teško se prilgodavaju strateškim promjenama. Specijalni bibliotekari i drugi informacijski stručnjaci mogu preuzeti veoma značajnu ulogu u izgradnji SlS-a. Veoma dobro poznaju mogučnosti i ograničenja vanjskih i unutrašnjih izvora podataka, znaju kako analizirati podatke i sposobni su ocijeniti njihovu vrijednost. Specijalni bibliotekari i informacijski stručnjaci moraju biti upoznati sa strateškom politikom poduzeča, jer je njihova glavna uloga da pružaju informacijsku potporu aktivnostima poduzeča prenošenjem kvalitetnih informacija. Nekoliko primjera uspjješnog sudjelovanja specijalnih bibliotekara u izgradnji informacijskog sustava nalazimo u razvijenim sjevernoevropskim zemljama. Norsk-Hydro u Norveškoj' ima tipičan primjer prestrukturirane specijalne biblioteke u suvremenu informacijsku službu, koja tijesno suraduje s računalnim odjelom i aktivno gradi organizacijski informacijski sustav (EIS). Bibliotekari svakodnevno izravno pretražuju po 4000 baza podataka i preraduju relevantne podatke u informacije i unose ih u EIS. Drugi primjer prestrukturiranja je informacijska služba u BP Nutrition u Belgiji. Michel Bauvvens, njezin bivši bibliotekar, transformirao je cijelu biblioteku koristeči se isključivo elektronskim komunikacijama. Treči primjer gdje se specijalna biblioteka razvila u informacijsku službu i pridonjela izgradnji informacij skog sustava EIS jest JOTI {Just-On-Time-lnformation) u specijalnoj biblioteci ALKO Ltd. u Finskoj.2 ALKO Ltd. proizvodi i prodaje alkoholna piča i obavlja različite industrijske i komercijalne aktivnosti. Poduzeče izvozi svoje proizvode i tehnički know-how. ALKO se takoder bavi istraživanjem na različitim područjima. ALKO je 1988. razvio EIS na osnovi intervjua 45 menedžera (potencijalnih korisnika) o njihovim informacijskim potrebama i sadržaju samog sustava. Rezultati su pokazali da su za intervjuirane menedžere bile najznačajnije vanjske gospodarske informacije 1. Bjornstad, Bjorn Ove: "EIS - a new challenge for information specialists?". - FID Seminar : Executive Information Systems, Madrid, 24 October 1992. 2. Tietojarjestelma, Johdon : JOTI executive information system. - Helsinki : ALKO Ltd., 1988. 80 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad (57%) i znatno manje značajne vanjske socijalne, tehnološke i političke informacije (32%). Večina menedžera je (91%) ocijenila JOTI veoma pozitivno. Najznačajni čimbenici koje su menedžeri očekivali od sustava JOTI bili su točnost i pouzdanost informacija. Po sadržaju je JOTI podijeljen na tri prodručja: 1) Vanjske informacije (ekonomske, socijalne, političke, informacije o sirovinama i agronomske informacije). 2) Opče unutrašnje informacije (podaci različitih Alkovih odjela). 3) Povjerljive unutrašnje informacije (ekonomski podaci iz Alkovih različitih odjela i podaci o profitu i gubicima profitnih centara). Informacijska služba skuplja, formatira i unosi vanjske informacije i opče unutarnje informacije, dok je ekonomski i financijski odjel odgovoran za skupljanje, formatiranje i unošenje povjerljivih unutrašnjih informacija. Služba za obradu podataka je zadužena za tehničko održavanje sustava JOTI. Kao što je vidljivo iz spomenutih primjera, moguče je s pravilnom informacijskom politikom u poduzecu iskoristiti mogucnosti specijalne biblioteke i njezinom reorganizacijom izgraditi suvremenu informacijsku službu, koja može biti značajna potpora prilikom odlučivanja i koja može biti operativno mnogo djelotvornija. 7. ZAKLJUČAK Stručna literatura pokazuje da se poduzeča danas susreču s veoma snažnom konkurencijom na domačem i stranom tržištu proizvoda i usluga. U toj situaciji informacije o poduzecu i njegovoj okolini postaju jedan od najznačajnijih organizacijskih resursa. Kao posljedica toga nastaje potreba za uvodenjem informacijske politike, koja bi imala za cilj organizirati sve unutrašnje i vanjske informacijske izvore i uspostaviti njihovu kontrolu. U razvijenim sredinama su u prošlosti poduzeča pokušala organizirati unutrašnje i vanjske informacije uvodenjem upravljačkih informacijskih sustava za različite razine 81 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad upravljanja. Medutim, ti su sustavi u prvom redu bili usmjereni unutrašnjim informacijama, dok su vanjske bile prepuštene pojedincima. Dokazano je da kod strateške razine odlučivanja potreba za vanjskim informacijama je 70-75% svih informacijskih potreba. U tu svrhu su stvoreni EIS ili SIS, koji su pokušali podmiriti tu sferu informacijskih potreba. Medutim, ti se sustavi, kao i svako upravljanje informacijama, temelje na čovjeku, njegovoj sposobnosti odabiranja, sažimanja i pravodobnoj diseminaciji relevantnih informacija, bilo da je to preko kompjuteriziranih upravljačkih sustava ili normalnih kanala (usmeni, pismeni, elektronski... itd.). Specijalna biblioteka, čija je glavna uloga uvijek bila pružanje informacijske potpore svojim korisnicima, odnosno matičnoj organizaciji, danas bi morala pokrivati i velik dio tih informacijskih potreba. Razvoj specijalne biblioteke se uvijek temeljio na skupljanju unutrašnjih i vanjskih informacija. Razvojem informacijske tehnologije specijalna biblioteka preuzima i nove prenosioce informacija, prije svega na elektronskim medijima. Zbog brzog razvoja znanosti i eksplozije informacija vijek trajanja informacija postaje sve krači, tako da nijedna specijalna biblioteka nije financijski i fizički sposobna da obuhvati sve moguče zbirke na jednom znanstvenom području. Kao posljedica toga mijenja se i koncepcija i uloga specijalne biblioteke: nije više značajno ima li biblioteka odredeni dokument ili informaciju, večje važno može li ih pravodobno nabaviti. Fokus biblioteke kao prostor je prenesen na specijalnog bibliotekara, koji odlično poznaje kontekst djelovanja matične organizacije i posebno je osposobljen da pretražuje po svim relevantnim informacijskim izvorima za svoje korisnike. Takva koncepcija daje specijalnoj biblioteci i njezinim informacijskim stručnjacima konkurentnu prednost nad ostalim jedinicama u poduzeču koje se bave informacijama da preuzme veoma značajnu informacijsku ulogu u matičnoj organizaciji, čak i u sudjelovanju ili izgradnji strateških upravljačkih informacijskih sustava. Zapravo, specijalna biblioteka razvijena tako u informacijsku službu več sama po sebi je značajna informacijska potpora posebno strateškoj razini odlučivanja. Analiza stanja specijalnih biblioteka u Sloveniji je potvrdila hipotezu da veliki dio specijalnih biblioteka zaostaje u svome razvoju. Medu glavnim razlozima su i ovi: 82 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad a) Večina djelatnika u specijalnoj biblioteci ima veoma nizak stupanj obrazovanja, a u mnogim slučajevima čak je nekvalificirana za rad na području bibliotekarstva ili informacijskih znanosti. b) Večina specijalnih biblioteka zauzima veoma nizak položaj u organizacij skoj strukturi matične organizacije. To se ogleda u njihovoj izoliranosti od večine unutrašnjih informacijskih tokova, u nedostatku suradnje s drugim odjelima, nedostatku suradnje sa strateškom razinom odlučivanja (ne sudjeluju na sastancima vodečih kadrova niti u strateškom planiranju); veoma malo specijalnih biblioteka razmišlja o troškovnoj i bonitetnoj analizi i naplačuje za svoje usluge i proizvode; njihova funkcija u matičnoj organizaciji cesto nije zakonski odredena ili je veoma ograničena. c) Djelatnost u specijalnim bibliotekama mnogo jemanja nego što se očekuje. U prosjeku 30-40% anketiranih specijalnih biblioteka su aktivne u izradbi nekoga od bibliotekarskih proizvoda ili u nudenju informacijskih usluga. d) Zapaženo je da veoma malo specijalnih bibliotekara vlada mogučnostima vanjskih informacijskih izvora. To je u prvom redu zbog malog broja povezanih specijalnih biblioteka u INTERNET ili ARNES. U posljednje vrijeme je znatno povečano zanimanje za uključivanje i izravno pretraživanje po bazama podataka. Jedan od poticaja je bio kad je CTK u dogovoru s OCLC-om omogučio besplatan jednomjesečni pristup različitim bazama podataka. e) Informacijska tehnologija je mnogo češča i razvijenija u specijalnim bibliotekama 1994. nego 1992. godine, alijošuvijek više od trečine anketiranih specijalnih biblioteka nema nikakve opreme. f) Ankete su takoder pokazale da je u kompjuteriziranim specijalnim bibliotekama programska oprema veoma ograničena i u mnogim slučajevima ne zadovoljava potrebe djelovanja suvremene informacijske službe. Da bi se specijalna biblioteka razvila u skladu s razvojem informacijske tehnologije i sa zahtjevima svog vremena, potrebno je uvesti nekoliko promjena koje prije svega zavise od stupnja razvijenosti specijalne biblioteke. Buduči da su u večini slučajeva u slovenskim specijalnim bibliotekama potrebne temeljite promjene, možemo govoriti o njihovu prestrukturiranju. 83 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Model prestrukturiranja koji predlažem u svom radu predstavlja analizu svih aspekata koji su ostvarljivi pomoču suradnje specijalne biblioteke i menedžmenta. Spomenuti model zahvača promjene u samoj biblioteci i u njezinu položaju u strukturi matične organizacije. Promjene u biblioteci pretpostavljaju postojanje osposobljenih djelatnika, suvremene informacijske tehnologije i novu organizaciju njezinih aktivnosti radi racionalizacije svih poslova, jer je u večini slučajeva zaposleno veoma malo ili samo jedan djelatnik. Drugi oblik promjena zahvačao bi položaj specijalne biblioteke u samoj organizacijskoj strukturi. Taj je aspekt uzajamno ovisan o njezinu djelovanju. To znači da se biblioteka koja je cijenjena i koju podupiru vodeče strukture lakše razvija ili obratno, biblioteka koja optimalno i učinkovito djeluje postaje cijenjena i dobiva potporu menedžmenta. Veoma velika zapreka njezinu razvoju može biti nepostojanje informacijske politike ili hijerarhijska, odnosno hermetična organizacijska kultura u poduzeču u kojoj je monopol nad informacijama uobičajena praksa. U Sloveniji mnogo poduzeča pokazuje taj negativan odnos prema informacijama i svaka promjena če potrajati mnogo duže vremena. Nastavljajuči s modelom prestrukturiranja specijalne biblioteke, veoma je značajno za njezino uspješno djelovanje uključivanje specijalne biblioteke u postoječi informacijski sustav. Ako ne postoji integralni informacijski sustav, specijalna biblioteka može znatno pridonjeti njegovoj izgradnji. TakoČer specijalna biblioteka može uvelike pomoči pri izgradnji ili održavanju informacijskih upravljačkih sustava SIS. Takvih primjera vidimo u tvrtkama Norsk Hidro u Norveškoj i Alko Ltd. u Finskoj. Činjenica je da su mnoge specijalne biblioteke nedovoljno iskorištene i zanemarene. Upravo te specijalne biblioteke noše u sebi veoma značajan potencijal koji bi njihovim razvojem putem promjena ili prestrukturiranjem mogao mnogo više pridonjeti matičnom poduzeču nego što su to činile dosada. 84 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 8. LITERATURA Abbott, Christine: Performance measurement in library and Information services. - London : ASLIB, 1994. - vi,57p. - (The Aslib know how series). Abram, Stephen: "Sydney Claire, SLA professional award winner 2005 : transformational librarianship in action". In: Special Libraries, 1993, 84(4,Fall). - pp.213-216. Ambrožič, Melita: " Visokošolske knjižnice : Knjižnični informacijski sistem ljubljanske Univerze". V: Knjižnica, 1993, 37(1/2). - str.7-39. Arnold, Kathrvn, Mel Collier, Anne Ramsden: "ELINOR : the electronic library project at De Montfort University Milton Keynes". In: Aslib Proceedings, 1993, 45(1). - pp.3-6. Bahor, Stanislav: "Automatizacija muzejskih knjižnic : poročilo delovne skupine za vključitev muzejskih knjižnic, knjižnic zavodov za varstvo naravne in kulturne dediščine in knjižnic galerij v enoten, računalniško podprt knjižnični informacijski sistem". V: Knjižnica, 37(1/2), 1993. - str.73-82. Bakevvell, K. G. B. (ed.): "Organisation and management of smaller specialised libraries". In: Librarj Management, 1989, 10(6), pp. 1-42. Baldock, Carole: "Marketing libraries : a survival cours?" Librarj Management, 1993, 14(1). - pp.4-8. Banovec, Tomaž: "Statistični podatki in evidence: uporaba v knjižničarstvu". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta : zbornik referatov I IV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str. 146-152. Barker, Philip: "Electronic libraries - visions of the future". In: Electronic Librarj, 1994, 12(4). - pp.221-230. Bartol, Tomaž: "Vloga INDOK centra kot osrednjega informacijskega člena pri posredovanju, urejanju in generiranju sekundarnih informacij". V: Knjižnica, 1992, 36(2). - str. 97-104. Bartol, Tomaž: "Vloga specialnih in visokošolskih knjižnic pri bibliografskem in vsebinskem urejanju publikacij s svojega strokovnega področja". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo : strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta : zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1992. - str. 102-107. Bauwens, Michel: Cjberspace : virtualisation, and the role of cjbrarians. - Antwerp : BP Nutrition, Information Department, 1994. Bawens, Michel: "How to survive as a business information professional". In : FID New Bulletin, 1992, 42(2). - pp.35-38. Bauvvens, Michel: "Knovvledge transfer in cyberspace : a model for future business practices". Referat predstavljen na radionici Lociranje in uporaba virov informacij v elektronskem okolju: prenos znanja v "Cjberspace-u", koja je održana 31. svibnja 1995. u Ljubljani. - Ljubljana : ICPE, 1995. 85 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu infonnacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Bauwens, Michel: "The role of cybrarians in the emerging virtual age". In: FID Nem Bulletin, 1994,44(7-8). - pp. 131-137. Bavec, Cene: "Bodoči ukrepi na področju informacijske infrastrukture - Bangemannovo poročilo". V: Delo, 7. 9. 1994. Besant, Larry X.: "Transformational librarians and entrepreneurial librarians : are they different?". In: Special Libraries, 1993, 84(4,Fall). - pp.218-219. Bjornstad, Bjorn Ove: "EIS - a new challenge for information specialists?". - FID Seminar: Executive Information Systems, Madrid, 24 October 1992. Bonač, Marko: ARNES : the Academic and Research Network of Slovenia. - Ljubljana : ARNES, 1994. - 15p. [materijal sa predavanja] Bonač, Marko: Konferenca uporabnikov akademske in raziskovalne mreže Slovenije. - Ljubljana : ARNES, 1994. - [lip.] [materijal sa predavanja] Bowen, A. and M. Ricketts (eds.): Stimulating innovation in industrj : the challenge for the United Kingdom. - London : Kogan Page in association with the National Economic Development Office (NEDO), 1992. - 226p. - (Policy issues series) Bowonder, B. and T. Miyake: "Creating and sustaining competitiveness : information management strategies of Nippon Steel Corporation". In: Journal of Education for Library and Information Science, 1993, 30(3). - pp.206-217. Bradač, Jana: "Vrednotenje kakovosti informacijskih storitev". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja : kakovost storitev v specialni knjižnici : zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana : CTK, 1994. - str.49-56. Bratoš, Igor: "Povezava specialnih knjižnic in biznisa". V: Delo, 6.11.1992. - str.6. Brittin, Margaret (ed.): Information technology in special libraries. - London and New York : Routledge, 1992. - 159p. Broadbent, Marianne, Hans Lofgren: "Information delivery : identifying priorities, performance, and value". In: Information Processing & Management, 1993, 29(6). - pp.683- 701. Brockman, John R.: "Information management and corporate total quality". In: Journal of Information Science, 1993, 19(4). - pp.259-265. Brown, Andrew D., Ken Starkey: "The effect of organizational culture on communication and information". In: Journal of Management Studies, 1994, 31(6). - pp.807-828. Buttlar, Lois and Ruhig du Mont, Rosemary: "Assessing library science competencies : soliciting practitioner input for curriculum design". In: Journal of Education for Library and Information Science, 1989, 30(l,Summer). -pp.3-18. Carande, Robert J.: Information sourcesfor virtual reality : a research guide. - Westport and London : Greenwood Press, 1993. - xx,157p. Coote, Helen: How to market your librarj service ejfectively : and enjoy it in the processl. - London : ASLIB, 1994. - vi,47p. - (The Aslib know how series). 86 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Corrall, Sheila: Strategic planningfor library and information services. - London : ASLIB, 1994. - 50p. - (The Aslib knovv how series). Crocket, Fess: "Revitalizing executive information systems". In: Sloan Management Review, 1992, 33(4,Summer). - pp.39-47. Češnovar, Nada: "Podoba specialnih muzejskih knjižnic". V: Knjižnica, 1993, 37(4). - str. 83- 89. Češnovar, Nada: "Specialne knjižnice - so res odveč". V: Delo, 13. 1. 1993. Češnovar, Nada: "Vpetost specialnih knjižnic v slovensko informacijsko politiko". V: Knjižnica, 1992, 36(2). - str.39-44. Čučnik-Majcen, Nada: "Specialno knjižničarstvo v Sloveniji kot proizvodni proces v korist uporabnikov". V: Knjižnica, 1989, 33(3-4). - str. 167-173. Čučnik-Majcen, Nada: "Skupinsko reševanje strokovnih problemov : think thank metoda". V: Knjižnica, 1991, 35(2-3). - str. 131-136. Čučnik-Majcen, Nada: "Bibiotekar-specialna knjižnica - podjetje". V: Knjižnica, 1990, 34(3). -str. 131-137. Dahlo, Rolf: "Nonvegian research and special libraries". In: Nordinfo Nytt, 1993, Vol. 1. - pp.48-60. Danilenko, Gene: "Activitv based costing for services: the corporate information center". In: Special Libraries, 1994, 85(l,Winter). - pp.24-29. Davenport, Thomas H.: Process innovation : re-engineering work through information technologj. - Boston : Harvard Business School Press, 1993. - 337p. Davenport, Thomas H.: "Saving IT's soul: human-centered information management. In: Harvard Busines Review, 1994, 72(2,Mar-Apr). - pp. 119-131. Davenport, Thomas H.: and L. Prusak: "Blow up the corporate librarv". In: International Journal of Information Management, 1993, 13(December). - pp.405-412. Davenport, Thomas H., Robert G. Eccles and Laurence Prusak: "Information politics". In: Sloan Management Review, 1992, 34(1,Fall). - pp.53-65. DiPietro, R. A. : "TQM: evolution, scope and strategic significance for management development". In : Journal of Management Development, 1993, 12(7). -pp. 11-18. Drucker, Peter F.: "The information executives truly need". In: Harvard Business Review, 1995, 73(l,Jan-Feb). - pp.54-62. Dular, Anja: "Vloga, značaj in pomen muzejske knjižnice v sodobnem času". V: Knjižnica, 1991, 35(2-3). - str.39-46. Duncan, Joseph W.: "The essentialities of productivitv in information services". In: Information Society, 1992, 8(2). - pp.77-82. Dusoulier, Nathalie: "New technologies, new sources, new users - or only new words?". In: ElectronicLibraij, 1994, 12(3,Jun). -pp. 191-196. 87 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Elias, A. W.: "Author to user-changing roles and economics of the information industry : seven paradigms and how we break the rules". In: Information Services & Use, 1993, 13(3). - pp.229-234. Ellis, Debbie, Bob Norton: Implementing BS 57501 ISO 9000 in libraries. - London : Aslib, 1993. Emmolo, Lauren M.: "SLA in Cincinnati : the Annual Conference". In: Special Libraries, 1993, 84(3,Summer). - pp. 163-172. Etheredge, Lloyd S.: "National knowledge strategies and the library of the future". In: FID NewsBulletin, 1994, 44(7-8). -pp. 142-145. Ettinger, Andrew: "Information service management: some recurrent themes on managers' perception and use of information". In: Aslib Information, 1992, 20(3). - pp. 105-106. Evropa in globalna informacijska družba: priporočila za Evropski svet I uredil Tvrtko Šercar ; prevedla Senta Šetinc. - Maribor: Institut informacijskih znanosti, 1994. Prevod originala: Europa and the Global Information Society: Recommendations to the European Council, Brussels: European Commission, 1994. Filo, Breda: "Informacijskapolitika". V: Knjižnica, 1992, 36(2), pp.9-27. Finnegan, Pat, Martin J. Fahy: "Planning for information systems resources?". In: Journal of Information Technology, 1993, 8(3). - pp. 127-138. Fisher, Shelagh, Jennifer Rowley: "Management information and library management systems: anovervievv". In: ElectronicLibratj, 1994, 12(2). -pp. 109-117. Fitch, Donna K., Jean Thomason, and Elizabeth Crabtree Wells: "Turning the library upside dovvn: reorganization using total quality management principles". In: Journal of Academic Librarianship, 1993, 19(5). - pp.294-299. Flynn, Martina: "Marketing a fee-based information service: the čase ofBTiS". In: Managing Information, 1994, 1(3,Mar). - pp.35-36. Framel, John E.: "Information value management. In: Journal ofSystems Management, 1993, 44(12,Dec). -pp. 16-41. Fredenberger, W. B., A. Dethomas and H. N. Ray: "Information needs of firms in financial distress". In: International Journal of Information Management, 1993, 13(5). - pp. 326-340. Fredenburg, Anne M.: "Quality assurance: establishing a program for special libraries". In: Special Libraries, 1988, 79(4,Fall). - pp.277-284. Fuglseth, A. M. and K. Gronhaug: "Information systems as a secondary strategic resource: the čase of Bank Credit evaluations". In: International Journal of Information Management, 1994, 14(4). - pp.269-280. Fuld, Leonard M.: "Achieving total quality through intelligence". In: Long Range Planning, 1992,25(1). -pp. 109-115. Fuller-Love, N. and J. Cooper: "How information technology shapes strategy in the steel industry: a čase study of British Steel". In: Journal of Information Management, 1994, 14(4). - pp. 295-306. 88 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Gilbert, J. D.: "Are we ready for the virtual library? Technology push, market puli and organisational response". In: Information Services & Vse, 1993, 13(1). - pp.3-15. Gomez Lozano, Manuel: "Information management: concept, content and meaning". In: Kalseth, Kari et al. (eds.): Information management for business: proceedings of the FID Information for Industrj Committee Seminar on Information Management for Business, held in Madrid, Spain on 26 October 1992. - The Hague: International Federation for Information and Documentation (FID), 1993. - pp.27-31. Gupta, Yash P.: "The chief executive officer and the chief information officer: the strategic partnership". In: Journal of Information Technology, 1991, 6(3/4). - pp. 128-139. Hali, H.: "Information strategy and manufacturing industry - čase studies in the Scottish textile industry". In: International Journal of Information Management, 1994, 14(4). - pp.281-294. Harbour, Robin T: Managing librarj automation. - London: ASLIB, 1994. - 50p. - (The Aslib know how series). Harris, T. George: "The post-capitalist executive: an interview vvith Peter F. Drucker". In: Harvard Business Review, 1993, 71(3). - pp. 115-122. Hearty, John and Robert Smith: "Redefining services to libraries". In: Information Services & Vse, 1993, 13(3). - pp.207-213. Heery, Mike: "New model librarians: a question of realism". In: Journal of Librarianship and Information Science, 1993, 25(3,Sep). - pp. 137-142. Herget, Josef: Adding value to company information. Restructuring of a multi-technologj company's information and librarj unit to form a business information centre: a čase study. - Konstanz: Universitat Konstanz, 1992. - [10p.]. Hudomalj, Emil: "Elektronska pošta kot orodje raziskovalcev in knjižničarjev". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 85-102. Hurt, Charlene S.: "A vision of the library of the 21st century". In: Journal of Librarj Adminsitration, 1991, 15(3/4). - pp.7-19. Huwe, Terence K. and Kerry L. Ross: "Reengineers, information technologists, and librarians: discovering the common ground". In: FID News Bulletin, 1994, 44(7-8). - pp.150- 156. Iivonen, Mirja: "Challenges and opportunities of libraries as online search environments". In: Libri, 1994, 44(1). - pp.28-46. Iivonen, Mirja and Reijo Savolainen: "Time to pay? The practices and challenges of charging for database searches in Finland". In: Online & CDRom Review, 1993, 17(3). - pp. 149-155. Ivančič, Zdenka: "Specialna knjižnica v GIP-u GRADIŠ". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta: zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1992. - str.64-67. Jakac-Bizjak, Vilenka: "Upravljanje informacij v knjižnicah". V: Knjižnica, 1993, 37(3). - pp.11-21. 89 A. Kavčič-Čolid: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad James, Silvia: "Consultancv on strategic information planning". In: Pejova, Zdravka and Forest W. Horton (eds.): Consultancy on strategic information planning. - Ljubljana: ICPE, 1993. - pp.90-96. Jamnik, Alenka: "Vizija knjižnice Prirodoslovnega muzeja Slovenije v prihodnjem desetletju". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta: zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1992. - str.73-79. Johannessen, J. A. and J. Olaisen: "The information intensive organization: a study of governance, control and communication in a Nonvegian shipvard". In: IntemationalJoumal of Information Management, 1993, 13(5). - pp. 341-354. Jokid, Maja, Fila Bokavac-Lokmar: "Mjerila za vrednovanje kvaliteta usluga u specijalnim knjižnicama Republike Hrvatske". U: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str.57-66. Južnič, Primož: "Izbor in vrednotenje informacijskih virov. Primerjava klasičnih virov z viri, dosegljivimi preko računalniških mrež". V: Knjižnica, 1993, 37(3). - str.23-34. Južnič, Primož: "Knjižnice in uporaba bibliografskih servisov". V: Knjižnica, 1992, 36(2). - str. 75-84. Kalseth, Kari: "Strategic ušes of information - challenges for the information department". In: Information Services & Vse, 1991, 11(1). - pp.63-71. Kanič, Ivan: "Informacija - cena, vrednost in dostopnost". V: Knjižnica, 1992, 36(2). - str. 45-52. Kardoš, Dragotin: "Merila za vrednotenje kakovosti dela informacijskih centrov in specializiranih knjižnic". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str.27-34. Katsura, Keiso: "Sailing the internet ocean as a pathfinder of librarv and information science oriented resources". Paper presented at 47th FID Conference and Congress, Tokyo, 5-8 October, 1994. - lOp. Kavčič-Čolič, Alenka: "Informacijska podpora programu podiplomskega študija iz menedžmenta (MBA) na Mednarodnem centru za upravljanje podjetij v družbeni lasti (ICPE). V: Knjižnica, 1993, 37(3). - str. 139-154. Kavčič-Čolič, Alenka: "Informacijska podpora specialne knjižnice strateškemu odločanju v organizaciji". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str.35-47. Kavčič-Čolič, Alenka: "Kako managerji dojemajo vlogo specialne knjižnice: izkkušnje iz prakse". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta: zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1992. - str.50-55. 90 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Kent, Allen, Harlold Lancour, Jay E. Daily (eds.): Encyclopedia of librarj and information science. - New York and Basel: Marcel Dekker, 1980, Vol. 28. Kilgour, Frederick G.: "Entrepreneurial leadership". In: Library Trends, 1992, 40(3). - pp. 457-474. King, Alan: "The path to CIO". In: Special Libraries, 1993, Fall, p.217. Klašnja, Monika: "Pomen medknjižnične izposoje in nabave dokumentov pri nas in v tujini: poizkus vrednotenja dejavnosti z vidika potrebnosti službe ter z vidika njene učinkovitosti". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 165-180. Klemenčič, Eva: "Kakovost bibliografskih zbirk podatkov s področja biomedicine - stališče uporabnika". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov, V. Posvetovanje sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 125-130. Konn, Tania: "Business information developments - Central and Eastern Europe". In: Journal of Librarianship and Information Science, 1993, 25(3,Sep). - pp. 117-122. Koren, Matej: "Bralec - samo uporabnik ali tudi soustvarjalec knjižničnih storitev". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 159-164. Kountz, John: "Tomorrow's libraries: more than a modular telephone jack, less than a complete revolution - perspectives of a provocateur". In: Library Hi-Tech, 1992, 9(4). - pp.39- 50. Kovačič, Cveta: "Moderna knjižnica gibalo raziskovalne dejavnosti: ob tretjem posvetovanju sekcije specialnih knjižnic". V: Delo, 21.11.1990. - str. 5. Kovačič, Cveta: "Kakovost informacijskih storitev - strateška naloga menedžmenta". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str.67-76. Kovše, Tanja: "Informacijske storitve in vloga informacijskega strokovnjaka v prestrukturiranem raziskovalnem centru - primer CMSR". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta: zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1992. - str. 80-86. Krvgier, Alberto: "TQM - a vvorld view". In: Journal of Management Development, 1993, 12(7). - pp.36-39. Kuhanen, Taru: "A short introduction to executive information systems". In: Journal of Information Technology, 1993, 8(3). - pp. 127-138. Landoni, Monica and Nadia Catenazzi: "Hvper-books and visual-books in an electronic library". In: Electronic Librarj, 1993, 11(3). -pp. 175-186. 91 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Lapp, Erdmute: Electronic information and information services in a sci/tech library. - Julich: KFA, 1994. - 6p. ; 30 cm Lapp, Erdmute: "Quality management as a task for sci/tech special libraries". In: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - pp. 137-158. Laudon, Kenneth C. and Jane Priče Laudon: Management information systems: a contemporarj perspective. - 2nd ed.. - New York: MacMillan, 1991. Launo, R., M. Karivalo, and P. Hamalainen: "Information resources management IRM) in a companies training model: short report". In: International Journal of Information Management, 1988, 8(2). -pp. 141-144. Lawes, Ann: "The benefits of quality management to the library and information service profession". In: Special Libraries, 1993, Summer. -pp. 142-146. Lebovits, Imre: "Old library - on new ways". In: Iatul Quarterly, 1990, 4(3). - pp. 122-131. Lee, Yoon R. and Harold Lazarus: "Ušes and criticism of total quality management. In: Journal of Management Development, 12(7), 1993. - pp.5-10. Lester, Clive: "Europe's information seekers". In: Datamation, 1989, 68(l,Jul). - pp. 17-18. Lind, Mary R., Robert W. Zmud: "Employee information processing behaviors before and after a corporate dovvnsizing". In: Information Society, 1994, Vol. 10. - pp.43-57. Lupovici, Christian: TTze use ofelectronic document deliverj at 1N1ST. - Pariš: Institut de 1'Information Scientifique et Technique, 1993. - 5p. Macarthur, P. J., R. L. Crosslin and J. R. Warren: "A strategy for evaluating alternative information system designs for business process reengineering". In: International Journal of Information Management, 1994, 14(4). -pp.237-251. Martyn, Peter Vickers and Mary Feeney (eds.): Information UK 2000. - London: Bowker-Saur, 1990 (British Library Research). Matheus, Robin and Anthony Shoebridge: "EIS - a guide for executives". In: Long Range Planning, 1992, 25(6). - pp.94-101. Matsumura, Tamika: "The Japanese information scene: today and tomorrovv". In: Information Services & Use, 1990, Vol. 10. - pp.351-361. McDonell, W. Ellen: "Knovvledge transfer and the virtual library". In: FID News Bulletin, 1994,44(7-8). -pp. 139-141. McKeovvn, Patrick G., Robert A. Leitch: Management information systems: managing with computers. - Fort Worth: The Dryden Press, 1992. Miller, Richard L. and Joseph P. Cangemi: "Why total quality management fails: perspective of top management. In: Journal of Management Development, 1993, 12(7). - pp.40-50. Moeckler, Robert J.: " Strategic Intelligence Systems: competitive intelligence systems to support strategic management decision making". In: SAM Advanced Management Journal, 1992, 57(1,VVinter). - pp.4-9. 92 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Morris, Ruth C. T.: "Tovvard a user-centered information service". In: Journal of the American Societyfor Information Science, 1994. - 45(1), pp.20-30. Muirhead, Graeme A.: "The role of the systems librarian in libraries in the United Kingdom". . In: Journal of Librarianship and Information Science, 1993, 25(3,Sep). - pp. 123-135. Nakamura, Naoshi: "Current status and perspectives of NTT actions tovvards the multimedia era". Paper presented at 47th F1D Conference and Congress, Tokyo, 5-8 October, 1994. - 7p. Ojala, Marvdee: "Core competencies for special librarv managers of the future". In: Special Libraries, 1993, Fall. - pp.230-234. Ojala, Marydee: "What will they call us in the future?". In: Special Libraries, 1993, Fall. - pp.226-228. Oppenheim, Charles (ed.): Applications ofoptical media. - London: ASLIB, 1993. - ix,141p. Oppenheim, Charles: "The virtual librarv: some common sense please". In: Managing Information, 1994, 1(1). - pp.26-27. Oppenheim, Charles: "Virtual realitv and the virtual librarv". In: Information Services & Use, 1993, Vol. 13. -pp.215-227. Orna, Elisabeth: "Information design and information services. What information professionals should know about design, in order to deliver value-added information products". In: Aslib Proceedings, 1992, 44(9). - pp.305-308. Orna, Elisabeth: Practical information policies: how to manage information flow in organizations. - Aldershot: Govver, 1990. - 299p. Pžez Urdaneta, Iraset: Gestičn de la inteligencia, aprendizaje tecnoldgico y modernizacidn del trabajo informacional: retos y oportunidades. - Caracas: Universidad Simdn Bolivar y Consejo Nacional de Investigaciones Cientificas y tecnoldgicas, 1992. - 253p. Paez Urdaneta, Iraset: Informacidn para el progreso de Amčrica Latina. - Caracas: Universidad Simdn Bolivar, 1990. - 239p. Paez-Urdaneta, Iraset: To experience a connection: in search of a new information professional for Latin America. - Caracas: Universidad Simčn Bolivar, Instituto de Estudios del Conocimiento, 199?. - 24p. Pearson, Christine M.: "Aligning TQM and organizational learning". In: Special Libraries, 1993, Vol. 84(3,Summer). -pp. 147-150. Pečan, Marija: "In vendar so naši fondi del narodnega bogadstva". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.- 11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 131-135. Pejova, Zdravka: "Informacijska politika podjetij: vizija, realnost, strategija". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta: zbornik referatov/ IV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1992. - str.41-49. 93 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Pejova, Zdravka: "Raziskava, izobraževanje in izpopolnjevanje - pogoj za doseganje kakovosti:. V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 1-12. Pejova, Zdravka: "Training needs for restructuring of special libraries and information and documentation services into modern information centres". 45 FID Congress, Tokvo, October 1994. - 7p. Pejova, Zdravka and Forest W. Horton (eds.): Consultancy on strategic information planning. - Ljubljana: ICPE, 1993. - 214p. Pejova, Zdravka and Alenka Kavčič-Čolič: "Information actions for enterprises operating under new realities: čase study of Slovenia". - 46th FID Congress and Seminar, Madrid October 1992. - Madrid: FID. Pejova, Zdravka, Alenka Kavčič-Čolič, Elisabeth Orna: Prestrukturiranje specialnih knjižnic in informacijsko knjižničnih služb u sodobne informacijske centre: poročilo o projektni nalogi. - Ljubljana: ICPE, 1994. Penniman, W. David: "The librarv of tomorrovv: a universal window serving independent problem solvers". In: Library Hi-Tech, 1992, 10(4). - pp.23-26. Perry, Brian J.: "Multimedia and libraries". Paper presented at 47th FID Conference and Congress, Tokvo, 5-8 October, 1994. - 8p. Piggott, Svlvia E. A.: "The virtual librarv: almost there...". In: Special Libraries, 1993, 84(4). - pp.206-212. Pisanski, Tomaž: "Kakšna naj bo Univerzitetna knjižnica v Ljubljani: če pride do knjige težko celo profesor". V: Delo, 9. 4. 1994. - str.24. Portela Penas, Paloma: "Aplicaciones tecnolčgicas y gestidn de la informaci6n en la empresa: nuevas perspectivas = Technological applications and information management in business: new perspectives". Paper presented at 46th FID Conference and Congress, Madrid, October, 1992. - lip. Porter, Michael E. and Victor E. Millar: "How information gives you competitive advantage". In: Harvard Business Review, 1985, 63(4). - pp. 149-160. "Pot v informacijsko družbo". V: Delo, 6. 9. 1994. Poulter, Alan: "Tovvards a virtual realitv library". In: Aslib Proceedings, 1993, 45(1). - pp.ll- 17. Prvtherch, Ray: Harrod's librarian's glossary of terms used in librarianship, documentation and the book crafts: and reference book. - 7th ed.. - Aldershot: Gower, 1990. "Quality - a way of managing". In: Sandelans, Eric (ed.): "Strategies for quality achievement". Thematic issue of Management Development, 1994, 32(5). Radovanija, Snježana: "Od zbirke do korisnika - posredovanje informacija suvremenom tehnologijom". U: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 199-204. 94 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Repič, Alenka: "Dostopnost informacij za uporabnike INDOK centra s knjižnico v SOZD Sava-Kranj". V: Knjižnica, 1985, 29(1). - str. 59-65. Repič, Alenka: "Projekt: specialna knjižnica v podjetju". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta: zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1992. - str. 56-63. Reponen, T.: "Organizational information management strategies". In: Information Systems Journal, 1994, No.4. - pp.27-44. Robbins, Jane: "Master's degree from a program accredited by the American Librarv Association Required". In: Journal of Educationfor Librarj and Information Science, 30(3). - pp.206-217. Robbins, Stephen P: Organizational behavior: concepts, controversies, and applications. - 5th ed.. - Englewood Cliffs: Prentice Hali, 1991. - pp.571-592. Robredo, Jaime y Murilo B. da Cunha: "La educacičn de profesionales para la gestidn de la informacičn: un enfoque parapafses en desarrollo". - 46th FID Conference and Congress, Madrid, October, 1992. - [12p.]. Rustja, Eli, Angela Čuk: "Pomen strokovnih informacij za uspešno poslovanje KRKE". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: strateška povezava specialnih knjižnic in menedžmenta: zbornik referatov IIV. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 5.-6. novembra 1992 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1992. - str.22-26. Sandelans, Eric (ed.): "Strategies for quality achievement". Thematic issue of Management Development, 1994, 32(5). Sapač, Irena: "Projekti, ki so lahko spodbuda za sodelovanje naših knjižničarjev". V: Delo, 26. 10. 1994. Sekcija za specialne knjižnice ZBDS; Mara Šlajpah (ur.): Slovenski standardi za specialne knjižnice. - Ljubljana: Centralna tehniška knjižnica, 1991. - 21p. Seljak, Marta: "Specialne knjižnice in sistem COBISS". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 111-123. Seljak, Tomaž: "Knjižničarstvo in znanstveno informiranje na razpotju". V: Delo, 26. 10. 1994. Senčar, Nuša, Nada Tržan-Herman: "Prispevek k oceni kakovosti nekaterih podatkovnih zbirk na CD-ROMu". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 103-110. Shaughnessy, Thomas W.: "The library as information center: wishful thinking or realistic role?". In: Journal of Librarj Administration, 1990, 12(3). -pp.3-17. Skyrme, David: "Ten ways to add value to your business". In: Managing Information, 1994, 1(3). - pp.20-24. 95 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu infonnacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Stahl, D. Gail: "The virtual librarv: prospect and promise or plus ca change, plus c'est la memechose". In: Special Libraries, 1993, Fall. - pp.202-205. Stromfelt, Ralph: "More than just IT: strategic information management. In: Aslib Proceedings, (London), 1991, 43(2/3,Feb-Mar). - pp.93-97. Svoboda, Olga: "The special librarv as a competitive intelligence centre". In: Electronic Librarj, 1991, 9(4-5). - pp.239-243. Šercar, Tvrtko: "Knjižnice prihodnosti". V: Večer, 19. 11. 1994. Šlajpah, Mara: "Dileme ob sprejemanju standardov za specialne knjižnice". V: CTK: 1949- 1989: 40 let dela za Univerzo in gospodarstvo, 1989. - str.203-208. Šlajpah, Mara: "Ovire za dostopnost publikacij specialnih knjižnic v Sloveniji". V: CTK: 1949-1989: 40 let dela za Univerzo in gospodarstvo, 1989. - str.215-224. Šoštarič, Davor: Računalniška omrežja. - Maribor: Univerza v Mariboru, Računalniški center, 1994. - [14p.]: ill. ; 30 cm [materijal sa predavanja]. Švagelj, Tomaž: "Po eni strani težave, po drugi - priložnost". V: Delo, 23. 11. 1994. Tietojarjestelma, Johdon: JOTI executive information system. - Helsinki: ALKO Ltd., 1988. Training directorj 1994. - London: ASLIB, 1994. - 31p. Tržan-Herman, Nada, Dušica Kiauta: "Oblikovanje in ponudba informacij v specialni knjižnici". V: Knjižnica, 1993, 37(3). - str. 125-138. Tržan-Herman, Nada, Dušica Kiauta: "Organizacijski načrt - pomemben vidik pri zagotavljanju kakovosti specialne knjižnice". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja za vključevanje v Evropo: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.-11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 181-191. Valera Zerpa, Mana Virginia: 1NFOMAPPER: experiencias en Venezuela: caso EDELCA. - Caracas: EDELCA, 1992. - 18p. Vila, Antun: Organizacija in organiziranje. - Kranj: Moderna organizacija, 1994. - 388 str. Villanueva, Eduardo: "The provision of legal and economic information to the public in some European Communitv countries". In: 1FLA Journal, 1992, 18(4). - pp.361-363. "The virtual communitv: searching for connection in a computerized \vorld: excerpts from a new book by Howard Rheingold". In: FID News Bulletin, 1994, 44(7-8). - pp. 146-149. Vovk-Avšič, Mira: "Uvajanje sistema kakovosti v informacijski center". V: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov I V. Posvetovanje Sekcije za specialne knjižnice, Ljubljana, 10.- 11. novembra 1994 ; ZBDS. - Ljubljana: CTK, 1994. - str.77-84. Webb, Svlvia P: "The big Q: pursuing quality in libraries and information services". In: Information Management Report, 1994, April. -pp. 10-13. \Vebb, Svlvia P: Making a charge for librarj and information services. - London: ASLIB, 1994. - 50p. - (The Aslib know how series). 96 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad Wheeler, F. P., S. H. Chang and R. J. Thomas: "Moving from an executive information system to everyone's information system: lessons from a čase study". In: Journal of Information Technology, 1993, Vol.8. - pp. 177-183. V/illiamson, Joan: "One person libraries and information units: their education and training needs". In: Librarj Management, 1988, 9(5). - Thematic issue Winkel-Schwarz, Annette: "Selling the concept of information management?". In: Kalseth, Kari... [et al.] (eds.): Information management far business: proceedings of the FID Information far lndustrj Committee Seminar on Information Management far Business, held in Madrid, Spain on 26 October 1992. - The Hague: International Federation for Information and Documentation (FID), 1993. - pp.33-38. \Vormell, Irene: "Quality management in library and information services". In: Vloga specialnih knjižnic pri pospeševanju družbenega in gospodarskega razvoja: Kakovost storitev v specialni knjižnici: zbornik referatov. - Ljubljana: CTK, 1994. - str. 13-26. Yates-Mercer, Penelope A. and Yvonne F. Steward: "The marketing of internal business information services". In: Journal of Information Science, 1991, Vol. 17. - pp.221-233. Žugaj, Miroslav: Osnove znanstvenog i stručnog rada. - Samobor: Zagreb, 1989. 97 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 9. POJMOVNIK INFORMACIJSKA SLUŽBA - U mnogim poduzedima još postoji podjela izmedu tradicionalne bibliotečne djelatnosti i informacijske službe. U modernim specijalnim bibliotekama odnosno informacijskim službama udružuju se obje funkcije. Informacijska služba je ponajprije usmjerena informacijskim izvorima, a ne obradi bibliotečne grade. INFORMACIJSKI STRUČNJAK - Informacijski djelatnik koji dobro poznaje područje specializacije biblioteke i informacijske izvore, koji su relevantni za to područje. Naziv informacijski stručnjak služi i kao širi pojam za označavanje djelatnika u specijalnim bibliotekama kojima su informacije glavno orude rada. U modernim informacijskim službama nestaju granice izmedu bibliotekara i informacijskog stručnjaka u užem smislu. ORGANIZACIJA - Svjesno povezana društvena jedinica, sastavljena od dvoje ili više ljudi, koja djeluje radi ostvarivanja zajedničkih ili drugih ciljeva. U radu pojam organizacije je koristen kao širi pojam za označavanje poduzeča, tvrtki, institucija i drugih pravnih tijela, koja u sebi posjeduju specijalnu biblioteku. PODUZEČE - Samostalna privredna jedinica s odredenim zadacima na području proizvodnje, trgovine ili usluga. SPECIJALNA BIBLIOTEKA - Heterogena organizacijska jedinica koja je dio informacijske infrastrukture poduzeča i čiji je cilj da pruža informacijsku potporu specijaliziranoj skupini korisnika u njihovu istraživačkom razvoju i profesionalnom radu, te da ispunjava zahtjeve procesa odlučivanja vodečih kadrova. SPECIJALNI BIBLIOTEKAR - Informacijski djelatnik zaposlen u specijalnoj biblioteci koji poznaje područje specializacije biblioteke i stručno je osposobljen da ga organizira, usustavljuje, obraduje i predaje na zahtjev korisnika. SUVREMENA INFORMACIJSKA SLUŽBA - Specijalna biblioteka kod koje je naglasak ponajprije na izvanjskim informacijskim izvorima i na potrebama korisnika. Njezini djelatnici su obučeni da ispunjavaju informacijske zahtjeve svojih korisnika, da se koriste suvremenom informacijskom tehnologijom i da vladaju najnovijim prijenosnim medijima. Pružaju značajnu informacijsku potporu vodečim strukturama poduzeča. 98 A. Kavčič-Čolič: Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji : magistarski rad 10. POPIS UPOTRUEBLJENIH OZNAKA I KRATICA ARNES - Academic Research Network ofSlovenia AOP - Odjel za automatsku obradu podataka ASLIB - Association ofSpecial Libraries BLDSC - British Library Document Supply Centre COBISS - Cooperative Online Bibliographic Information System and Services = Kooperativni online bibliografski sistem in servisi COMARC - Cooperative Machine Readable Catalog CTK - Centralna tehniška knjižnica Univerze v Ljubljani = Centralna tehnička knjižnica Sveučilišta u Ljubljani DDS - Document Delivery Service DSS - Decision Support Systems = Sustavi za potporu odlučivanju EIS - Executive Information Systems = Informacijski sustavi za voditelje FID - International Federation far Information and Documentation ICPE - International Center far Public Enterprises = Medunarodni centar za poduzeča u društvenom vlasništvu IFLA - International Federation of Libraries Associations and Institutions INFORS - Informacijski sistem INFOrmacijskih Resursov v Sloveniji IZUM - Institut informacijskih znanosti Univerze u Mariboru = Institut informacijskih znanosti Sveučilišta u Mariboru KWS - Knowledge Wbr/c Systems = Sustavi za potporu znanstvenom radu MIS - Management Information systems = Upravljački informacijski sustavi NUK - Narodna in univerzitetna knjižnica Republike Slovenije = Narodna i sveučilišna knjižnica Republike Slovenije OAS - Office Automation Systems = Sustavi za automatizaciju uredskog poslovanja OCLC - Ohio College Library Centre OPAC - Online Public Access Catalogues SIS - Strategic/Competitive Intelligence Systems SSS - srednja školska sprema VŠS - viša školska sprema VSS - visoka školska sprema TPS - Transaction processing systems UNESCO - United Nations Education and Social Commeettee UNIMARC - Universal Machine Readable Catalog ZBDS - Zveza bibliotekarskih društev Slovenije 99 Prilog br. 1 (Prijevod sa slovenskoga) Narodna i sveučilišna knjižnica Odjel za razvoj knjižničarstva Turjaška 1, 61000 Ljubljana tel. 061/150-141 Centralna tehnička knjižnica Sveučilišta u Ljubljani Tomšičeva 7, 61000 Ljubljana tel. 061/214-072 br. UPITNIK o radu specijalnih biblioteka/informacijskih centara (u daljemu tekstu: biblioteka) tjekom 1991. godine 1. NAZIV ustanove u okviru koje djeluje biblioteka: 2. ADRESA: - ulica poštanski fah telefon VMSmail teleks BITnet_ faks E-mai 3. KADROVI ustanove: - ukupan broj zaposlenih - od kojih ima visoku spremu višu spremu 4. KLASIFIKACIJA djelatnosti ustanove: - šifra djelatnosti -UDK ~ 5. NAZIV ORGANIZACIJSKE JEDINICE u čijemu je sastavu biblioteka: 6. NAZIV BIBLIOTEKE: 7. VODITELJ biblioteke: 8. ADRESA BIBLIOTEKE: - ulica - poštanski fah - telefon VMSmail - teleks BITnet - faks E-mai 9. GODINA osnivanja biblioteke: 100 10. KADROVI BIBLIOTEKE: Prilog br. 1 10.1. VISOKA stručna sprema (ukupno): 10.1.1. Doktorat znanosti - iz bibliotečno-informacijskih znanosti - iz drugih znanosti 10.1.2. Magistar znanosti - iz bibliotečno-informacijskih znanosti - iz drugih znanosti 10.1.3. Ostali s visokom naobrazbom - iz bibliotečno-informacijskih znanosti - iz drugih znanosti 10.1.4. Visoka stručna naobrazba - sa stručnim ispitom (ukupno) a) iz bibliotekarske struke b) iz drugih struka - bez stručnog ispita 10.2. VIŠA stručna naobrazba (ukupno): - sa stručnim ispitom iz bibliotekarske struke - bez stručnog ispita iz bibliotekarske struke 10.3. SREDNJA stručna naobrazba (ukupno): - sa stručnim ispitom iz bibliotekarske struke - bez stručnog ispita iz bibliotekarske struke 10.4. OSTALI zaposleni: 10.5. UKUPNO SVI KADROVI: 11. PROSTORI biblioteke (ukupno m2): 12. ČITAONICA: - br. stolica za korisnike: - čitaonicaje odvojena (zaokruži): DA NE 13. DUŽINA POLICA u metrima: 14. KLASIČNI KATALOZI (zaokruži): a) Abecedni imenski katalog b) Naslovni katalog c) UDK katalog d) Abecedni predmetni katalog e) Drugi specijalizirani katalozi: - standardoteka - patentoteka - prospektoteka - bibliografska kartoteka - biografska kartoteka 101 Prilog br. 1 BROJ JEDINICA BIBLIOTECNE GRADE (31. 12. 1991): Broj jedinica Prirast u 31.12.1991. 1991. g. Revije (godišta) Monografije Disertacije Magistarski radovi Istraživački radovi, izvještaji Tehnički načrti Standardi Patenti Mikrofiši Mikrofilmovi Diskete Videokasete Referencijske revije Ostala grada UKUPNO: 16. Broj naručenih naslova REVIJA (31. 12. 1991): - na slovenskom jeziku - na drugim jugoslavenskim jezicima - na stranim jezicima 17. SUSTAV POSTAVLJANJA grade (zaokruži): a) slobodan pristup b) pultni sustav c) drugo (kombinirano) 18. Nabava grade je koordinirana s drugim institucijama (zaokruži): DA NE ako DA, navedi koordinatora: 19. ZBIRKE PODATAKA (31. 12. 1991): Br. zapisa lokalni razina uzajamna razina (COBISS) 19.1. Uzajamni katalog - knjige - revije 19.2. Druge zbirke podataka (naziv, sadržaj, dostupnost, broj zapisa, format): 102 Prilog br. 1 19.3. Specializirane zbirke podataka (naziv, sadržaj, dostupnost, broj zapisa, format): za područje (navedite) a) kao autor i koordinator (zaokruži) b) kao saradnik 20. Koristite li uzajamni katalog, odn. sustav ATLASS za traženje informacija (zaokruži): DA NE 21. Kupljene STRANE ZBIRKE PODATAKA i dostupnost: - na trakama - na CD-ROM-u - na disketama 22. Izravni (on-line) pristup informacijskim centrima (nabroji): - domači - strani 23. On-line centri čijim se uslugama koristite, ako nemate vlastite on-line službe (nabroji): 24. KORISNICI biblioteke u 1991. godini (aktivni članovi): 25. Broj POSJETA: - ukupno u 1991. godini - dnevno (u prosjeku) 26. Bibliotečne i informacijske USLUGE: 26.1. Posudba (broj posudenih jedinica) ukupno: - knjige - revije 26.2. Medubibliotečna pozajmica (ukupan broj jedinica): - od kojih u inozemstvo (izvan bivše SFRJ): 26.3. Retrospektivna pretraživanja (broj pretraživanja): 26.4. Selektivna diseminacija informacija (SDI): - broj naručitelja: - broj interesnih profila: - broj ispisa godišnje: 26.5. Signalne informacije (zaokruži): DA NE 26.6. Viši oblik informacija, npr. faktografske i bibliografske informacije iz struke (nabroji): 103 Prilog br. 1 26.7. Organizira li biblioteka KRUZENJE REVIJA u samoj ustanovi (zaokruži): DA NE ako DA, - koliko naslova revija kruži - koliko osoba u prosjeku pregleda svaki naslov revije 26.8. Izraduje li biblioteka (zaokruži): a) Bibliografije b) Tiskane kataloge c) Sekundarne publikacije d) Vodiče e) Drugo (što): 26.9. Druge usluge (zaokruži): a) naobrazba korisnika b) priprema bibliografija saradnika stručnjaka c) prevodenje stručnih tekstova d) lektoriranje i korigiranje stručnih tekstova e) daktilografske usluge f) fotokopiranje g) sudjelovanje u izdavanju publikacija ustanove 27. OPREMA (komunikacijska, računalna, reprografska): 27.1. Komunikacije (zaokruži): a) vlastiti JUPAK priključak b) DECNET c) drugo (navedite): 27.2. Računalna oprema: - strojna oprema (nabroji): - programska oprema (nabroji): 27.3. Reprografska oprema (nabroji): 28. Zajednički izdaci za kupovinu literature u 1991. godini (u SIT): 29. Komu se obračate za stručnu pomoč u vezi s radom vaše biblioteke, odnosno informacijske službe (zaokruži): a) matičnoj službi CTK-a b) matičnoj službi NUK-a c) opčinskoj biblioteci Datum: Žig Odgovorna osoba: Ime i prezime osobe (velikim slovima) koja je ispunila upitnik: Telefon: 104 Prilog br. 2 (Prijevod sa slovenskoga) MOLIMO POŠALJITE NAM ISPUNJEN UPITNIK NAJKASNIJE DO 7. PROSINCA 1994. INFORMACUSKO-BIBLIOTEČNA SLUŽBA MEDUNARODNI CENTAR DUNAJSKA 104, 61000 LJUBLJANA FAKS: 061-346-389 1. Jeste li samostalna jedinica u vašoj organizaciji? DA NE. Ako niste, čiji ste sastavni dio? 1.1. Koje se druge službe/odjeli u vašoj organizaciji osim vas bave informacijama? (nabrojite): 2. Na kojim osnovama postoji i djeluje vaša biblioteka? - zakoni doneseni na državnoj razini - interna regulativa - drugo (navedite): 3. Kakvo je vaše sudjelovanje na sastancima vodečih kadrova? - redovito - povremeno - ne sudjelujem 4. Sudjelujete li s drugim odjelima u pripremi strateškog planiranja vaše matične organizacije? DA NE 5. Planirate li sami proračun biblioteke? DA NE 6. Možete li nam redi koliko iznosi proračun vaše biblioteke za godinu 1994. 1995. 6.1. Kakva je struktura proračuna vaše biblioteke: plače % nabava revijao % nabava CD % nabava knjiga _ % telekomunikacije % drugo % 6.2. Naplačuje li vaša biblioteka usluge/proizvode korisnicima iz matične organizacije? DA NE Ako naplačuje, da li: djelomično pokrivate troškove sasvim pokrivate troškove imate profit 105 Prilog br. 2 6.3. Naplačuje li vaša biblioteka usluge izvanjskim klijentima? DA NE 7. Kakva je računalno-telekomunikacijska opremljenost vaše biblioteke: 7.1. Tip i model računala: 7.2. Pisači: 7.3. Jedinica za CD: 7.4. Jeste li telekomunikacijski povezani DA NE Ako DA, na kakav način? modemom posebna telefonska linija preko SIPAX-a 7.4.1. Jeste li vezani na ARNES, INTERNET? DA NE 7.4.2. Jeste li vezani u lokalnu mrežu s ostalim odjelima u vašoj matičnoj organizaciji? DA NE. 8. Kakvu programski! opremu imate na vašem računalu: - programi za obradu teksta: - programi za gradenje baza podataka: - programi za tablice: - programi za integrirano upravljanje bibliotekarskim poslovanjem: - drugo: 9. Koje bibliotečno-informacijske aktivnosti obavljate pomoču računala: gradite baze podataka: bibliografske, faktografske, referalne vodite bibliotečno poslovanje (nabava, katalogizacija, pozajmica...) obradujete tekstove (daktilografski poslovi) pretražujete i komunicirate 9.1. Upotrebljava li vaša biblioteka "Dokument Deliverj Services"!: DA NE. Ako DA, koje: ADONIS Tulip Article Express Uncover BLDSC Druge: Faxon 106 Prilog br. 2 10. Je li vaša biblioteka članica COBISS-a? DA NE 10.1. Ako niste uključeni u sustav COBISS, planirate li se uključiti? DA: aktivno NE: (navedite razlog) pasivno 10.2. Ako planirate članstvo u sustav COBISS, navedite što trebate: komunikacijsku vezu računalnu opremu izobrazbu (tečajeve) 107 Prilog br. 3 (Prijevod sa slovenskoga) Molimo vas da sudjelujete u anketi na temu: SLOVENSKA PODUZEČA I STRATEŠKA UPOTREBA INFORMACIJA PROČITAJTE! REAGIRAJTE! (SLUEDI NAGRADA! - VIDI NA KRAJU!) MOŽDA ČETE SAZNATI NEŠTO NOVO Mnogobrojne študije po cijelom svijetu su pokazale da radnici u poduzečima još nisu svjesni značenja pravilnog postupanja - upravljanja - informacijama u poslovanju. Ne zanimaju ih vlastite informacijske potrebe, informacijska pozicija i utjecaj koje informacije imaju na poslovanje samog poduzeča. Uspješna poduzeča su u pravilu veoma informacijski osviješčena. Pravilan odnos prema informacijama zahtijeva podjednako sudjelovanje čelnika i ostalih radnika u poduzeču. Ako ste vodeči kadar, informacijski menedžer, informacijski stručnjak, bibliotekar, istraživač ili se u bilo kojemu drugom obliku profesionalno bavite informacijama ili se njima kao stručnjak redovito koristite, molimo vas da nam posvetite nekoliko minuta i odgovorite na ovu anketu. Rezultati ankete bit če upotijrebljeni isključivo u istraživačke svrhe. Anonimnost je zajamčena. * * * KAKO POSTUPATE (POSTUPAJU) S INFORMACIJAMA U VAŠEM PODUZEČU? 1) Smatrate li da je za život i uspješnost vašeg poduzeča uloga informacija: VEOMA ZNAČAJ NA ZNAČAJNA BEZ ZNAČAJA 2) Koliko vodeči kadrovi u vašem poduzeču razumiju značenje informacija u upravljanju? MNOGO DOVOLJ NO MALO NISTA NE ZNAM 3) Tko odlučuje o tome koje su informacije važne i št se može učiniti s njima za postizanje ciljeva i (boljih) poslovnih rezultata? - generalni direktor - direktor - upravni odbor - savjetnik direktor a - voditelj informacijske službe - voditelj AOP-a - kolegij stručnjaka - drugi (molimo opišite) 4) Imate li u vašem poduzeču "gatekeeper/s" (čuvara informacija)? DA NE 108 Prilog br. 3 Ako ste odgovorili sa DA, smatrate li daje njegov rad u vašem poduzeču: VEOMA KORISTAN KORISTAN BEZ ZNAČENJA ŠTETAN 5) Imate li u vašem poduzeču nekoga tko vodi i koordinira izvore informacija? DA NE Ako ste odgovorili sa DA, označite tko: - financijska služba - odjel za AOP - odjel za planiranje - marketing - informacijska služba - biblioteka - drugi (molimo opišite) 6) Od koje informacije najviše zavisi vaše poduzeče (molimo označite po redoslijedu važnosti): - poslovne informacije - bonitetne informacije - financijske informacije - ekonomske informacije - industrijske informacije - informacije o tržištima - informacije o patentima - informacije o standardima - informacije o istraživačkim pronalascima - informacije o stručnom razvoju - informacije o zakonodavstvu - informacije o pravnim pitanj ima - informacije o klijentima - informacije o konkurenciji - informacije o kvaliteti - druge informacije 7) Je li pristup informacijama u vašem poduzeču: - lak/jednostavan - kompliciran/ograničen - drugo 8) Jesu li definicije ciljeva i prioriteta vašeg poduzeča jasni svima ili bar večini koja se profesionalno bavi informacijama? DA NE 9) Smatrate li da je ulaganje u informacijsku tehnologiju važan čimbenik za postizanje ciljeva vašeg poduzeča? DA NE Ako ste odgovorili sa DA, u kakvu obliku? 10) Kako vidite ulogu informacijske tehnologije u unapredivanju poslovnih rezultata vašeg poduzeča? VEOMA POZITIVNO POZITIVNO SUMNJIVO 109 Prilog br. 3 11) Računate li troškove i koristi informacija, odnosno planirate li, organizirate, usmjeravate, kontrolirate, vrednujete i pratite li izvore informacija preko računovodstvenoga i knjigovodstvenoga sustava? DA NE Ako DA, koji su vaši kriteriji? 12) Pratite li i vrednujete li tko se i kojim informacijama koristi i u kakve namjene, odnosno što se u poduzeču radi s informacijama? DA NE Ako DA, koje su vaše metode? 13) Jeste li razmišljali o kreativnoj/inovativnoj upotrebi informacija u vašem poslu? DA NE Ako DA, možete li nam to ukratko opisati? Vaš stručni profil: Vaš položaj u poduzeču: Vrsta vašeg posla: Broj zaposlenih u vašem poduzeču: Ostvaren promet poduzeča u 1991.: MOLIMO DA ISPUNJENI UPITNIK POŠAUETE NA ADRESU: 1CPE Information and Librarv Service Dunajska 104, p.p. 92 61109 Ljubljana IIi na telefaks: 061-346-389 I TOM PRILIKOM VAM ŠEMO BESPLATNO POSLATI JEDAN OD OVIH ČLANAKA: (MOLIMO ZAOKRUŽITE) 1. The knowledge-creating companv / Ikujiro Nonaka. - Harvard Business Review, 1991, Nov-Dec, pp.96-104. 2. Strategic ušes of information - challenges for the information services department / Kari Kalseth. - Information Services & Use, 1991, pp.63-71. 3. Business information strategv - the strategic use of information and knovvledge / Kari Kalseth. - Information Services & Use, 1991, 11. - pp. 155-164. 4. How netvvorks reshape organizations - for results / Ram Charan. - Harvard Business Review, 1991, Sep-Oct, pp. 104-115. 5. Transforming organizations through information management / Leslie Willcocks. - Journal of Information Technology, 1991, 6, pp.56-59. 6. The chief executive officer and the chief information officer: the strategic partnership / Yash P. Gupta. -Journal of Information Technology, 1991, 6, pp.128-129. 7. Competitive intelligence - developing value-added information services / S. Crawshaw. - lnfomediatj, 1991, 5, pp. 19-24. 8. Achieving total quality through intelligence / Leonard M. Fuld. - Long Range Planning, 1992, 25(1), pp. 109-115. 110 Bazična dokumentacijska kartica na hrvatskom jeziku MRIZ-2 (FOI-Sveučilište Zagreb) UDK 025:026:658(497.12)=862 Magistarski rad Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modemu informacijsku službu u Sloveniji A. Kavčič-Čolič Fakultet organizacije i informatike Varaždin, Hrvatska Na osnovi pregleda stručne literature i analize stanja specijalnih knjižnica u Sloveniji u radu se dokazuje hipoteza da večina specijalnih knjižnica još radi tradicionalno. Da bi se povečalo njihovo strateško značenje i operativna učinkovitost, potrebno je obaviti temeljite promjene. Kao moguče rješenje, predložen je model prestrukturiranja, što obuhvača: a) promjene u samoj specijalnoj knjižnici na kadrovskoj i tehnološkoj razini te na razini poslovanja; b) promjene u odnosu specijalne knjižnice s vodecim strukturama i drugim odjelima matične organizacije, gdje igra značajnu ulogu postoječa informacijska politika i organizacijska kultura; i c) uključivanje specijalne knjižnice u širi informacijski sustav poduzeča. Voditelj rada: prof. dr. V. Sriča Komisija za ocjenu rada: prof.dr.N.Prelog (predsjednik), prof.dr.V.Topolovec, prof. dr. V. Sriča Komisija za obranu rada: prof.dr.N.Prelog (predsjednik), prof.dr.M.Žugaj, prof.dr.V.Topolovec, prof.dr.K.Krsto (zamjenik) Obrana: 18.04.1996. Promocija: Rad je pohranjen u Biblioteci Fakulteta organizacije i informatike Varaždin. (VI, 115 stranica, 30 tablica, 3 priloga, 201 bibliografski podatak, original na hrvatskom jeziku) A. Kavčič-Čolič 111 MRIZ-2 1. Prestrukturiranje specijalne biblioteke u modernu informacijsku službu u Sloveniji I. Kavčič-Čolič, A. II. Fakultet organizacije i informatike, Varaždin, Hrvatska 112 UDK 025:026:658(497.12) = 862 analiza stanja informacijske službe informacijski sustavi model prestrukturiranja Slovenija specijalne knjižnice upravljanje informacijskim resursima Bazična dokumentacijska kartica na engleskom jeziku MRIZ-2 (FOI-University of Zagreb) UDC 025:026:658(497.12)=862 Master of Science Thesis Restructuring of special libraries into modern information centers in Slovenia A. Kavčič-Colic Faculty of Organization and Informatics, Varaždin, Croatia On the basis of a revievv of the literature and analysis of the present situation in special libraries in Slovenia, this thesis proves the hypothesis that most special libraries are stili operating along traditional lines. Radical changes vvill have to be made to increase their strategic importance and operational efficiency. As a possible solution, the author proposes a restructuring model vvhich comprises: a) changes in the special libraries, as concerns personnel, technology and activities; b) changes in the relationship betvveen the special library and the corporate decision- making structures as well as with other departments within the companv, vvhere the prevailing information policy and organization culture stili play an important role; and c) integration of the special library into the broader information system of the enterprise. Supervisor: prof.dr. V. Sriča Examiners: prof.dr.N.Prelog, prof.dr.V.Topolovec, prof.dr.V.Sriča Oral examination: prof.dr.N.Prelog, prof.dr.M.Žugaj, prof.dr.V.Topolovec, prof. dr. K. Krsto Oral examination date: 18 Arpil 1996 The thesis is deposited in the Library of the Faculty of Organization and Informatics, Varaždin, Croatia. (VI, 115 pages, 30 tables, 3 appendixes, 201 references, original in Croatian) A. Kavčič-Čolič 113 MRIZ-2 UDC 025:026:658(497.12) = 862 1. Restructuring of special libraries into modem information centres in Slovenia I. Kavčič-Čolič, A. II. Faculty of Organization and Informatics, Varaždin, Croatia 114 information centers information resources management information systems restructuring models Slovenia special libraries survevs BIOGRAFIJA Alenka Kavčič-Čolič rodena je u Ljubljani 26. 12. 1959. Nakon završetka gimnazije u Madridu (Spanjolska)1978. godine upisala je hispanistiku, smjer španjolska književnost na Filozofskom fakultetu (Facultad de filosofia y letras) Sveučilišta Complutense u Madridu, gdje je završila tri godine študija. Godine 1983. je diplomirala na Filološkom fakultetu Sveučilišta u Beogradu na Odsjeku za španjolski jezik i književnost, prevodilački smjer, i tako stekla zvanje profesora španjolskoga jezika i književnosti. Od 1986. godine zaposlena je u Medunarodnom centru za poduzeča u društvenom vlasništvu (ICPE) u Ljubljani. Godine 1989. je preuzela mjesto dokumentalistkinje. Te godine upisuje poslijediplomski študij iz informacijskih znanosti na Institutu informacijskih znanosti u Zagrebu. 1990. godine, nakon polaganja stručnog ispita iz bibliotekarske struke, dodijeljeno joj je mjesto bibliotekara u Informacijsko-bibliotečnoj službi ICPE-a. Osim izgradnje i razvoja specijalizirane biblioteke na području ekonomije, posebno menedžmenta, aktivno sudjeluje u istraživačkim projekatima ICPE-a. U više navrata je s referatima sudjelovala na domačim i medunarodnim stručnim savjetovanjima. 115