RAZPRAVE B Informacija naj bo jasna kot prometni znak Andrnj Lapajne MIK Slovenije, d. a. a. Penčeva 23. 1000 L|ubl|Hna lapaine@mik.si Povzetek Sodobna programska opremo za analize, poročanje in grajenje analitičnih portalov ponuja bogate možnosti predstavitve informacij. Kljub temu ali prav zaradi tega vodstvo in drugt prejemniki informacij nisn zadnunljni s poročili, ki jih prejemajo. Zato v svetu bliskovito pridobiva na ugledu disciplina oblikovanja informacij. S pravilnimi kriteriji oblikovanja postanejo poročila ali zaslonske maske analitičnega portais berljivi kot prometni znaki. Menedžerji tako laže identificirajo in procesirajo relevantne informacije in jih uporabijo za boljšo odločitev Ključne besede: oblikovanje informacij, poročanje, analitični portail, podatkovno črnilo, faktor laži. grafikoni, grafične smeti, poslovna inteligenca, E. Tufte Abstract INFORMATION DESIGN Current software tools for reporting, analysis or dashboards offer numerous options to visualize information In spite of, or even because ol that, the management and other information consumers are still not satisfied with the quality of their reports. Worldwide today, the Information Design is gaining recognition for its structural approach: through intuitive graphs, rich content and clear structure, the reports become as readable as traffic signs. Managers can thus more easily identify and process relevant information, resulting in better decisions. Key words: information design, reporting, dashboard, data ink, lie factor, data graph, chart-|unk, business intelligence, E Tufte 1 Uvod Menedžerska poročila so pogosto nepregledna in preobsežna. Uporabljeni grafikoni so informacijsko preveč siromašni in nimajo zadostne sporočilne vrednosti za prejemnika. Za takšna stanje je krivo predvsem dejstvo, da se oblikovanja poročil lotevamo premalo načrtno in preveč samoumevno. Sodobna programska oprema za analize, poročanje ali grajenje analitičnih portalov (dashboard) ponuja celo bogastvo možnosti vizualne predstavitve informacij, ki nas mimogrede zapelje v izdelavo svetlečih se izdelkov, polnih navdušujočih 3D efektov, simpatičnih dekoracij, imitacij avtomobilskih Števcev in podobno. Pri tem ne varčujemo z barvami, slikami in drugimi grafičnimi in navigacijskimi elementi, ki so nam na voljo. Prepustimo se svojemu estetskemu občutku, pri tem upoštevamo celostno podobo podjetja. Izdelek v prvem trenutku navduši s svojo podobo, zelo hitro pa uporabniki spoznajo, da za njih nima takšne vrednosti, kot so se nadejali. Ko ponovno razmislimo, kako bi pravzaprav oblikovali izdelek in Čim bolje predstavili informacije tistim, ki so jim namenjene, ugotovimo, da nimamo jasnih kriterijev in usmeritev. Kako informacije optimalno predstaviti uporabnikom? Kako doseči, da bo komunikacija čimbolj jasna, brez šumov in da bodo uporabniki iz prikazanih podatkov pridobili tisto znanje, ki ga potrebujejo pri poslovnem odločanju? Na pomoč priskoči disciplina oblikovanja informacij, ki nam s svojimi pravili pomaga zgraditi kakovosten izdelek, naj bo to tiskano poročilo ali pa kompleksna analitična aplikacija. 2 Oblikovanje informacij Oblikovanje informacij (Information Desigrt) je koncept vizualizacije podatkov s ciljem doseči čim večjo berljivost sporočil za prejemnika. Cilj dosežemo z uporabo intuitivnih grafikonov, z jasno strukturo poročil in upoštevanjem drugih pravil oblikovanja. Večja kot je kakovost oblikovanja, laže in hitreje bodo menedžerji identificirali in procesirali relevantne informacije. Oblikovanje se začne s temeljitim razmislekom, kaj potrebujejo uporabniki in kaj jim želimo sporočati, se nadaljuje s strukturiranjem in konča s skrbnim oblikovanjem vsakega vizualnega elementa. 70 uPf>BAB«t informatika 2007 - Številka 2 • tctnlkXV Andrej Lapajne: Informacija naj bo jasna kot prometni znak AnTivNmt11 Ktimrrvt s v?* »*, MM rrw< rt * rt t< «t -Ç— VI t «i i sn i* T» Hi 1 tfcl '1 H« 114 !* M ti VM Tf 1 Iii« • X* ta JlIMl l i" »M "HJ 34 JH <*> It J« II m » ; ».M » '—itff- 1J nt« Ml M It« 74 1? 41» V M !- Ml i » t;? 14 ri; 1« J» •t: mil 11,1. : t-v» « WVHJ i*»™» t •»» ■ IXW IW1PI «»V < IJJtf i tr pa «Arr . !"V 1 * Ubfl *lfl:r%j • * * H - - - m -. O- ■ * ' * Hcrformuna* Dushbourti _____ ----ii \ -J Sliku 1 Kako bi informacije optimalno predstavili uporabniku? Kateri sa pravi kriteriji? ki se pojavi v poročilu ali na ekranu analitične aplikacije. Pri oblikovanju informacij je vse podrejeno temu, tla uporabnik {največkrat je to menedžer) iz prikazanih podatkov čim laže in čim hitreje pridobi znanje, ki ga potrebuje za sprejem svojih odločitev. Vsaka točka na zaslonu, vsaka kapljica črnila na poročilu je premišljena, upodobljena zavestno in načrtno. Vse vizualne elemente, kot so grafi, napisi, barve, številke, črte, like, tipi pisav itn., načrtno oblikujemo, hkrati pa odstranimo vse, kar bi lahko zavedlo ali otežilo branje in interpretiranje informacij. V oblikovanju informacij ni naključij. Na primeru znakovnega sistema za letališče JFK (Paul Mijksenaar, 1999), ki ga prikazuje slika 2, so vrsta pisave, velikost številk, napisi, barve in slikovni znaki skrbno izbrani. V ospredju je vizualna predstavitev podatkov, saj podatke najbolje razkrijejo prav slike. Že Aristotel je Ml 3 * jr Departures 3 _ 1 Vtrtnk 3 Mi Check-ln 17-28 Slika S Znakovni sistem la letališče JFK: pri uporabi pisav, barv, makov, policij elementov itd. ni naključij. 2007 - številka 2 - letnik XV menil, da misel ne more biti izražena brez slike. Grafikoni so pogosto najboljše sredstvo za opisovanje in analiziranje množice numeričnih vrednosti. To velja celo za velike množice podatkov. Slike številk nam bistveno hitreje razkrijejo zakonitosti podatkov kot tabele, besedilo ali kakšna druga statistična metoda. To spoznanje je v svojih pionirskih delih zagovarjal tudi William Playfair (1759-1823), škotski inženir in politični ekonomist. Playfair, ki je leta 1786 v Londonu izdal Trgovski in politični atlas - prvo veliko delo, ki izkorišča statistične grafikone -, je danes splošno priznan kol izumitelj stolpič nega in krožnega grafikona, njegovi prikazi časovnih vrst pa še vedno veljajo za vzor jasnega prikaza informacij. ¡□lika 3 Hlayliirov prikaz angleška trgovinske bilance iz leta 17HD S tranzirijo v informacijsko družbo postaja oblikovanje informacij vedno bolj pomembno, zavest o potrebnosti in prispevku te discipline v ekonomiji in ufdRSBN* INFORMATIKA 71 Andrej Lapajni? Informacija naj bo jasna kot prometni mak vsakdanjem življenju pa hitro raste. Tradicionalno so nas npr. finančne institucije in vladni oddelki poskušali prevzeti s fizično pojavo - arhitekturo ipd. Danes nekatere od teh institucij bolj poznamo po podobi informacij, npr. po bankomatih, računih, karticah, publikacijah, oglasih in spletnih straneh. Kako izgledajo njihove pisarne, ne vemo, niti nas ne zanima. Osrednja aktivnost organizacij postaja izmenjava in procesiranje informacij, kar najbolje opazimo v vsakodnevnih aktivnostih storitvenih organizacij -bank, zavarovalnic, telefonskih in mobilnih operaterjev, vladnih oddelkov, ponudnikov električne energije in drugih storitev. Ne glede na to, ali je informacija vozni red, pogodba, obrazec, grafični uporabniški vmesnik, spletna stran, interaktivni multimedijski sistem, navodilo za uporabo izdelka, menedžersko poročilo ali analitični portal, je cilj oblikovalca informacij enak -zagotoviti, da bodo ljudje informacijo hitro zaznali, pravilno interpretirali in primerno uporabili. Z načrtnim oblikovanjem informacij lahko dramatično izboljšamo vrednost poroči I nih sistemov in analitičnih aplikacij. Hkrati je tudi velika priložnost za povečanje uporabnosti in branosti analitičnih portalov (dashboard), Menedžerji namreč dobro vizualizirane informacije še kako potrebujejo. 3 Kriteriji dobrega oblikovanja informacij Oblikovanje informacij na področju menedžerskih informacijskih sistemov ni ravno zahtevna znanost. Pripravljala poročil ali analitičnih aplikacij lahko kakovost svojih izdelkov bistveno izboljšajo že z uporabo nekaj preprostih pravil, npr. z nadomestitvijo legende z napisi neposredno pod kategorijami podatkov, odstranitvijo vseh dekoracij in 3D efektov, pravilno uporabo merila, konsistentno uporabo barv, ustrezno izbiro vrste grafikona ipd. Dobro poročilo mora: - imeti jasno sporočilo in biti relevantno za prejemnika, • usmeriti prejemnika v razmišljanje t) podatkih in ne o metodologiji, grafičnem oblikovanju, dekoraciji, celostni grafični podobi podjetja ali čem drugem, • pošteno prikazovati podatke brez popačenj, • prikazati čim več števil na majhnem prostoru, . spodbujati oko, da primerja različne sklope podatkov, ■ sočasno vsebovati različne ravni informacije - od splošnega pregleda do podrobnosti. 3.1 Teorija podatkovnega črnila Teorija podatkovnega črnila pravi, da naj večina črnila na grafu oz, poročilu predstavlja podatke. To pomeni, da če se na poročilu spremeni podatek (številska vrednost), se obvezno spremeni tudi količina črnila v predstavitvi. Takšemu črnilu pravimo podatkovno črnilo \7\. V poročilih se namreč vse preveč črnila uporablja za ozadja in dekorativne elemente, ki pravzaprav ničesar ne sporočajo - ne posredujejo prav nobene informacije prejemniku. Zato je izredno pomembno, da poročila temeljito »počistimo«. Delež podatkovnega črnila v celotnem poročilu naj bo čim višji. Če je namreč ta delež majhen, smo ustvarili vizualizacijo, ki vsebuje veliko dekorativnih elementov, ti pa prejemniku o podatkih {kvantitativnih vrednostih, ki jih prikazujemo) ničesar ne sporočijo. Idelani delež podatkovnega črnita 1 bi pomenil, da smo v poročilu upodobili zgolj podatke in nobene dekoracije. podatkovno črnilo Delež podatkovnega črnila celotno črnilo na grafu Detež podatkovnega črnila = 1- ¡¡¡«¡J .¡¡figi ^ I/ navedenega izhaja, da je treba iz poročil izpustiti vsa barvna ozadja, slike, dekoracije, 3D efekte, črte, obrobe ipd. Cilj dobrega oblikovanja informacij namreč ni umetniški vtis, temveč izključno jasnost sporočila, ki ga želimo posredovati prejemnikom. Že ameriški guru menedžmenta 1'. Drucker je izjavil, da je menedžmentdolgočasen ... ©Grafikoni morajo biti jasni kot prometni znaki. Če med vožnjo po cesti opazimo znak za obvezno smer v levo, natančno vemo, kako moramo ukrepati -v križišču bomo zavili levo. Takšna naj bodo tudi poročila za menedžment: iz naslikanih podob mora menedžer čim hitreje razbrati, kakšno je stanje in kako mora ukrepati. Dobro oblikovano poročilo tako tudi pomembno vpliva na t. i. akcijsko razdaljo (action distance; časovni razmak od nastanka dogodka do izvedbe ukrepa), saj močno skrajša zamik od posredovanja informacije do sprejetja ukrepa (decision latency). 72 UPORABNI INFORMATIKA 2D07 • številka 2 IplriikXV Andrej Lapajne: Informacija naj bo jasna kot prometni znati Planlioni aoBitsk v tolu 2007 50.000.000,00 bo ono ooo.oo 70.000 000,00 eoooo.ooooo 50.000000,00 40.000000.00 30.000.000.00 ?a ooo ooo.oo 10000.000.00 0.00 .a 1 ' 1 ">-|i iV, 04 05 1)6 p07 V lotu 2007 planiramo 14.« % rast dobička DotJiiuk v rtito EUR 2004-P2007 BZ.O i % 04 05 06 PO 7 Slika 4: ti vizualizacije odstranite vse dekoracije, ozadja, 30 efekte, obrobe in črte. 3.2 Vzpostavite znakovni sistem Šele ko grafikon temeljito počistimo, se oblikovanje informacij začne zares; lahko zares učinkovito dodajamo barve, poudarke ipd. - seveda na način, ki bo povečal jasnost komuniciranja našega sporočila. Nekatere metode vizualizacije se že stoletja uporabljajo v kartografiji, statistiki, meteorologiji in drugje. Na področju finančnega poročanja in kontrolinga pa so se do sedaj vse premalo uporabljale, tudi zato ker ni splošno sprejetih standardov, kot so npr. v kartografiji »reke modre«. Za uspešno branje zemljevida v resnici ne potrebujemo legende, iz katere bi razbrali, da modre črte predstavljajo reke, saj to vemo že popolnoma intuitivno. Taksno stanje je treba vzpostaviti tudi v me-ned/.erskih poročilih. Ob konsistentni uporabi barv in drugih oblikovnih elementov bodo menedžerji brali poročila kot kartografske znake, npr, modre črte so prihodki, točke v barvah semaforja prikazujejo donosnost glede na sprejete standarde v podjetju ipd. S konsistentno uporabo ne samo barv, temveč tudi napisov (npr. Jan, Feb, Mar, PLAN, DOSEG, RVC, Pl, % PI .,,) in oblik oz. vrst grafikonov (linije, točke, stolpci ...) v poročilih bomo ustvarili sistem znakov, na katere se bodo prejemniki navadili in jih bodo znali hitro prebirati. Zato je priporočljivo, da v različnih poročilih uporabljamo vedno enake elemente za predstavitev enake vrste informacij: enake vrste grafa, oblike, barve, simbole, iste pozicije elementov, enake oznake podatkov ipd. Tako so lahko npr. neto prihodki modre barve in prikazani z linijskim grafikonom in točkami, dobiček je prikazan s stolpčnim grafikonom v zeleni oz. rdeči barvi, Število zaposlenih pa npr. z rdečim linijskim grafikonom brez točk. Slika 5: Odpravite legendo in banie raje uporabite ¡a poudarke sporočila. 2DD7 šlevilkaZ IclmkXV uporaiin! INFORMATIKA 73 Andrej Lapajne: Informacija naj bo jasna kal prometni znak Prihodki Št. zaposlenih Dobiček 632 Poštenost vizualizacije meri faktor laži [7], ki ga izmerimo z naslednjo formulo: velikost učinka v grafu Faktor tazi = -- velikost učinka v podatkih Slika 6: S konsistentno uporabo vseh grafičnih elementov vzpostavimo znakovni sistem, ki ga bodo menerižerji hitro brali kot prometne znake. To je predvsem pomembno tam, kjer menedzerji prejemajo poročila iz različnih virov oz. služb. VeČina podjetij ima celostno grafično podobo - navodila, kjer je podrobno opisana uporaba grafičnih elementov, kol so logotip podjetja, pisava, oblikovanje naslovov, besedila ipd. Redko pa zasledimo takšna navodila za oblikovanje informacij - navodila, v katerih je definirano oblikovanje vsebine informacij. Izdelavo takšnega priročnika za celostno podobo informacij vsekakor priporočamo. Pri tem mora faktor laži ležati v intervalu 0,951,05. Vizualna zavajanja bralcev se v poročilih pojavljajo nenamerno, lahko pa tudi namerno. Opazimo jih v dnevnem časopisju, letnih poročilih in drugje. Pogost primer je rezanje podatkovne osi v grafikonu oz. uporaba merila, ki se ne začne z 0 ali ki ni linearno. V takšnih primerih bo slika popačena, zato lahko prejemnik napačno interpretira podatke. Primer rezanja osi, ki močno zavede bralca, prikazuje slika 8. Na levi strani je originalni graf, iz katerega bo nepozomi bralec sklepal, da slovenska država davkoplačevalce dvakrat bolj »ožema« kot ameriška. Pošten prikaz je na desni strani - razmerja so bistveno manj dramatična. Poskusite izračunati faktor laži. Za pošten prikaz je pomembno prikazati informacijo skupaj s celotnim kontekstom. Iz konteksta iztrgana informacija lahko namreč močno zavede bralca (slika 9). To je splošni problem statističnega poročanja, zato je M. Twain nekoč izjavil: »There are lies, damned lies and statistics!« Problem rešimo tako, da podamo več informacij. 3.3 Faktor laži Pri ustvarjanju vizualizacije je treba paziti, da ustvarjena slika verno in pošteno odslikuje prikazane številske vrednosti. Razmerja podatkov, ki jih prejemnik vizualno oceni iz slike, morajo ustrezati razmerjem številskih vrednosti, ki jih prikazuje slika. Vendar ni vedno tako. Mislim, daje povriina B 2,18-x večja od poviiine A -- B i«[RISM UrMM OfllKCFTJUjOiLCf HUiO MANJ OftMA KOT HflSfl rH: i»* * -I" uoAA FovttiOfl Muvic ki vi . A '. rattiMvunr MKMSU ur*M* UfKWUteltm nu«o M*U UEM KOT NUJI iTtAf 0*. m JU Ml wifwen «U«C MUt) MftAfrOtttfflMWh Os tin HfelHnVBHllril Slika 8 Ali slovenska država davkoplačevalce res dvakrat holj »ožema« Slika 7 Faktor laži - razmerja na sliki morajo ustreiati razmerju številk. kot ameriška? 74 i r ■ i i ■ i i INFORMATIKA 2Q07- številka 2 -letnik XV Andrej Lapajne: Informacija naj bo jasna kot prometni znak 1009 2000 2001 200? 2003 2004 2005 1099 2000 2001 2002 2003 2004 2005 ma iooo iooi um xxn ;ocu joos Slika 9 Za pošten prikaz je treba padati celoten kontekst informacije. 3.4 Prikažite podatke, ne statistik Ameriški pregovor pravi, da je slika vredna tisoč besed, veliko menedžerskih poročil pa je vrednih zgolj 10-20 besed, npr.: »Prihodki v letu 2006 so 6 % višji kot v 2tX)5.« Takšni grafikoni porabijo ogromno prostora za trivialno informacijo, ki jo menedžer skoraj zanesljivo že pozna. Informacija je brez konteksta, brez podrobnosti in komentarjev. Prejemnik z njo ne bo pridobil novega znanja. Dodajanje barve in vizualnih efektov takim preprostim stavkom zagotovo ni bistvo poročanja. To je »chartjunk«—grafične smeti, ki jih je treba čimprej odstraniti iz poročil. Prav iz teh razlogov odsvetujemo uporabo grafikonov, ki so sicer po raziskavah najbolj priljubljeni, tj. krožnih oz. tortnih grafikonov. Podobno velja za Števce (gauges), ki jih v zadnjem času ponosno ponujajo skoraj vsi proizvajalci programske opreme na področju poslovne inteligence. Števci so informacijsko izredno siromašni, saj imajo minimalno informacijsko Prihodki 12005 ¡2006 Slika 10 tipičen primer grafičnih smeti (chartjunk) vrednost. Porabijo ogromno prostora za zgolj eno številko in morda še kakšen benchmark. Ni časovne vrste, konteksta, možnosti primerjav ali podrobnosti. Podobno velja za krožne diagrame, ki učinkovito prikažejo zgolj 5-7 Številk in je zato njihova informacijska vrednost nizka. NOT Oi» l A jrA \ La* RHfe-.h Dw* iH WSiMW No-1 R*lr?th D*tfr D«** ttol l*fl**h Com S Omot t _ ti 0*01 • _ ia Laal flrirc sh Dala 11 9 04 PM fMit Rtfttth Dat» Do« iioi (*h**lt Slika 11 Števci so informacijsko izredno siromašno sredstvo in imajo minimalno informacijsko vrednost. 2007 - številka 2 - letnik XV ufdRSBN* INFORMATIKA 75 '<■ >, « Mj Andrej Lapajne: Informacija naj bo jasna kot prometni znak Poročila morajo menedžerjem razkriti bistveno več informacij in prod utirati novo znanje. Če informacijo prikažemo skupaj s kontekstom, smo poskrbeli /.a integriteto in prejemniku omogočili pravilno interpretacijo in razumevanje številk. Tako je treba podatke prikazati s primerno časovno vrsto, v istem poročilu pa zagotoviti čim več primerjav. Kaj se s prihodki dogaja po trgih? Kaj po programih? Ali gre za splošne trende ali za enkratne pojave? Kaj pomeni prikazana informacija v kontekstu naše konkurence? Kje in kakšni ukrepi so potrebni? Te zahteve pripravljalce poročil tipično vodijo v dodajanje novih grafičnih in tabelaričnih poročil, 5 tem dodajajo nove strani v gradivo za menedžerje, ki sčasoma postane zajetno in nepregledno. Za poročevalce je zato najpomembnejši i/ziv, kako skrajšali poročila, pri tem pa sporočiti vse relevantne informacije. Rešitev najdemo v povečevanju gostote informacij. Na enaki površini, npr. 4(1 cm2, moramo sporočiti bistveno več informacij. Seveda pa mora pri tem prejemnik informacijo še vedno razbrati hitro in brez napora. Bruto realizacija % pokrrtja t S t zaposlenih Banan« «2 Hruike 360 i» 01 02 03 M POS 01 02 05 Oí P05 Slika 12 S kombiniranim grafom sporočimo nec informacij na istem prostoru. To dosežemo predvsem z naslednjima konceptoma: • s kombiniranjem grafov in • hkratnim prikazom več grafov (večkratni oz, mul-tipli grafikoni). S kombiniranjem in uporabo večkratnih grafikonov lahko zgradimo poročila, ki ponujajo več rav- Hrodaju v min SfT % po kf il jo t St. i apollen i h Banane SLOVE WJA Hruško Jabolka Ananas Pomaronio Grozdje «o 550 ÂÎ^Î^ inüfilL 71 *>8 • • •• HRVAŠKA g g | BIH Slika 13: Poročilo i visoko gostoto informacij bodo merred/erji ielo cenili, posebno če bo dobro komentirano. 76 UMIUU INFORMATIKA 2007 - itevilka 2 - letnik XV Andrej Lapajne: Informacija naj bo jasna kot prometni znak Product Dashboard Actuals Kiy hfur*4 Mflrttht Umu tn K t Gnu Profit tn KS „ * 3 ' 0 TuiPkow m KS j^* ^ Coit of Vliti tr KI UnttnK 2 Groii Prof* tn KS e Tvm-pow «n KS Coft or Sihi n K$ Unit) n K t Greti Prof« »n KS lik/mm -t TurnOvtr m KS C«t of Siki m KS C uran mcrftiK AoflOe PUfton Scotn J Aug-06 Yttr to Aug-96 Vi!v< X ol p, _*Tifj« 32 H2.S 71.2 I )0.0 157.1 J8,i. • 159.2 H7.2 71,2 ■ 119.1 145.7 7X7- Top Produ tu 10 - Cmt of Sil« 4 Nif** ^hftr« jn X 34 U.t 176.-t <51.2 5 i.i 27.0 24.9 144.4 «.6 -— i 109.4 54,3 —, I4J.1 i). S ■ I 14«.« 64,5 —1 HOJ 67.9 I ISI.9 »J i 140.7 600.2 < t TFTMoixtofXA 1 NouboekGT J TFT Mommr TI 4 Dwlaofi Pro 5 Wrv*r p3*ir TT fr W l»n R.X 7 lutoouXX S K*rt»ir4GT 9 Uplo? Mcmjw i 10 WnlniMiiuiXT MBHilS mamn mm* ■Ms m« WKt ms ■s ■ 4 139.8 6S.8 ■ Fj-r G«d — — F'0*ft | Tir;#r