yo Članki m razprave ARHIVI XIX Zgubljen v kibernetičnem prostoru: kje je dokument? Stare strukture uit ra boli običajnega kot stabilnost in se dogajajo vedno hitreje. Tudi arhivi se soočajo s spremembami, pa naj bo njihova podoba še tako prašna Ena gla/nih zadev, s katero ukvarjajt, t.j. arhivsko gradivo, je 7-guhljčno v popolnoma novem svetu račdnal-niškega spomina, kjer vse ni tako, kot i/gleda. Pozitivna m pomembna posledica teh sprememh jc, da so vzpodbudile obsežno razprave o arhi-vistieni teo -ji in c položaji: in vlogi arhivov. V članku sc bom ukvarjal z dokumentom in z vprašanjem, katere koncepte dokumenta poznamo v arhi/ističm tradiciji na Nizozemskem. Fizična ohlika dokumenta se ho spremenila oziroma sc že hitre spicminja Ah pa to pomeni, da sc spreminja tudi sam koncept? Koncept dokumenta ni nekaj samo sebi namenjenega ampak je še posebej določen z družheno in pravno vsebino Poznamo dva poglavitna načina razmišljanja, ki vplivata na koncept dokumenta. Govorimo lahko o pravnem vidiku, k; sc izra'Ža v arhivskem pravu, in o arhivi stičnem vidiku, ki sc izraža v teorijr arhivistike oziroma v znanosti. Pravni vi dik jc osredotočen na odgovornost pri hranjenju dokumentov, arhivistien vidik pa na proccs ustvarjanja dokumentov in njegovi ohranitvi. Družba na različne načine raztruiilja, kaj jfc dokument'1 oziroma kai bi moral bili: Admjnistracija ah podjetje Želi, da so dokumenti avtentični in zanesljivi, da lahko z njimi poslujejo, da nosijo odgovornost ali da so pri pravljenj za pravdni postopek Politik ali novinar želi, da vsehujejo doku menti informacije, s katerimi bo lahko vzhudtl pozornost v javnosti. Državljan si želi čim boljše hranjenje doku mcnlov, da ho lahko dokazoval svoje pravice, identitete itd. Navaden človek komajda ve za obsioj arlu vov, kaj šele dokumentov, in nenazadnje, raz iskovalce ali zgodovinar, ki ga zanima pielcklost in kaj so delale vladne organizacije in zakaj Tudi on uporablja dokumente zaradi njihove i .1 forma, i j ;ke vrednosti Vse te skupi ne imajo zaradi različnih razle gov svojo lastno zamisel oziroma koncept dokumenta, Koncepte torej določa njihov poseben kontekst, ki ga moramo upoštevati. Kontekst te konference je arhivska znanost in ne funkcija arhivov, kar sc nekoliko razlikuje. Na arhive vpliva oziroma jih določa arhivska znanost. Venuar arhivi niso edine institucije, ki sc ukvarjajo s hranjenjem dokumentov ali s funk cijo arhivov. <\t t. i vi slika obsega tudi hranjenje dokumentov, ki ga opravljajo vladne službe V članku sc hom uk /arial s konceptom doku menta v povezavr s spremin;ajocim okoljem, v katerem 'gra dokument svojo vlogo. Predstavil bom tradicijo arhiv i stične teorije n? Nizozemskem, ki seje začela z znanim delom Manual for «rrangement and deseription avtorjev Mullerja, Fettha n Fniina.1 Glede na razvoj p. i formacijske tehnologije danes in v prihodnosti hom poskušal anali ¿inti tudi vprašanje konccpta dokumenta z dveh različnih perspektiv in ocenil možni vpliv na arhivisilično teonp in prakso. Tez.a k jo h cm poskušal predstaviti je, da so stari arhivislični koncepti kbub močno spremi Multcr. Fiiih and Fniir Manual, prva ¡«laja tela IH'JH. * Oc priiujiticga članka jc našla i na podlagi pogovorov, ki sem kih imel / dvoma kulcgoma, Petrom tlorsmanoni in Hansom Schcurk oglom. (Prispevek jc bit pred sla v]jen na drugi konferenci o arhivisliki in fcnnccplii uokunventa v Slocholmu 30. 31. nuja l[J%,(ip. uredništva). <\rhivi xtx iyyß Članki in ri.zpravc 9t njajočcmu okolju sc zmeraj veljavni. Vendar od mene ne pričakujte, jasnih in dokončnih rcšilcv. Hdmi namen mojega članka je, da vam dam snov /.a razmišljamo 2 Dokument v ni/ozenu k. trudici ji V n-zozemsk- arhi fistični tradiciji nt do:mamo dcfinieijc za en sam dokument. V nizozemščini uporabljamo termina "archiefbeseheiden" ali "arehicfslukkcn", ki ju lahko primerjamo z izrazom "rceords" (dokumenti, arhivsko gradivo), vendar pravega izraza za edninsko obuko "a rccord" (dokument) nc poznamo. Pravzaprav nizozemski Manual m niti definiral termina "archiefbeschciifcn" ali "rceords" Arhi,ruii večinoma govorijo le o fondih kol o količinsko omejeni enoti dokumentov. Lc krdar dokumente popisujemo, sc včasih ukvarjamo .s posameznim doku men lom. Uredniki Manuala so žclc.i pouda.l'.. pomen fondov kol celote in nc zbirko dokumentov, ki je bi "a sestavljena naključno V 19. stoletju je vc-č.na arhivistov na Nizozemski m arhivske dokumente urejala po načinu ureditve, k sc j.m je zdela najprimernejša (na primer glede na predmet, kronologijo ali vrsto dokumenta, no pa glede na prvotno ureditev). Uredniki nizozemskega Manuala so si priza devali, da bi našli melodo, k 3u prvotno ureditev dokumentov pustila nedotaknjeno. Preostale arhivske dokumente so videli kot organsko celoto, ki je nar>tala v kontekstu nekega podjetniškega pmeesa ali viadne dejavnosti Takšnemu pojmo vanju odnosa med arhivskimi dokumenti in vladnimi dejavnostmi lahko rečemo razumevanj: kunteksla "avant la lettre". . Nc smemo pozabiti, da sc Manual ukvarja z arhivskimi fondi in nc z dokumenti, ki nastanejo v administraciji. Delo je bilo mmcnjcnjo urejanju in popisovanju arhivskih dokumentov. Prav zato se je dejavnost arhivov na Nizozemskem do nedavnega osrcdotočala na posamczi dokument ali spis. Nizozeri skim arhivistom ni hila najpomembnejša celota dokumentov ali konlckstualna informacija, ampak posamezn dokument papir, fizična enota. Manual je pomemben tudi zato, ker so njegovi uredniki poudarjali odnos med arhivskimi dokumenti in funkcijo ter dejavnostmi določene viadne organizacijo. Pomemben zagovornik taksnega pojmovanja ic bil arhh/ist ¡n urednik Ma-nunlJ Vr.n Ricmrdijk, sodobnik Samuela Mullcr-ja. Še porebej sla ga zanimali analiza in razlaga načina organizacije podjetij aJi služb in upravljanje njihovih do"kumcnlov Prepričan jc h'l, da je znanje o prvotni organizaciji administracije in o načinu upravljanja dokumentov neke organi zacijo temelj za popisovanje in uicjc vanje fondov K c tel aar. Arrhival Thcury, sir. 3. Načela Manuala so v nizozemski arhivislični lco"i povzročila statičnost m preprečila nadaljnji razvoj Propadli so peskuri pred drugo svetovno vojno in nk po nji j, da bi prenovili Manual in ga razširili s pojmovanji o nastanku dokumentov Položaj se jc spremenil šele v zadnjem desetletiu pod vplivom novega arhivističncga zakoni in vplivi elektronskih dokumentov.3 Sprcmcmhe so nastopile tako v arhivih kot v adnrinislraciji. Pri urejevanju dokumentov je hila (in jc še vedno) tradicija ukvarjanja s posameznimi dokumenti zelo močna. Vendar poskuša notranje ministrstvo v zadnjih letih ¡uveljaviti nov pristop, imenujejo ga "resolucija dokumentov" -osrednia pozornost jq namenjena funkeiu ozno ma namenu kot izvoru dokumentov in ne več dokumentu samemu po sch:.J Takčcn pristop Ibi moral vzpodbudili direktorje odgovorne za dobro upravljanje z dokumenti, da bi začeli izvajati ustrezne ukrepe. V arhr.'ih je nazoren primer podobne spre membe metoda institucionalne raziskave, ki jo uporablja nizozemski projekt PIVOT Z njo naj hi pn razmh službah /.hirali dokumente z arhivsko "rednostjo.5 Da hi omogoči1" funkcionalno ovredno'cnje, se projekt ukvarja z vladnimi organizacijami Icr njihovimi funkcijami in dejav postnii, ki j'h 'maj"1 alf so i:b imele S tem pristopom postaja srcdisčc arhivskih dejavnosti in-slnur in dr kontekst (temelji na funkciji oziroma dejavnosti in nc na organizacijski strukturi). Prvi zakon o arhivih iz leta 1918 ni vsehoval definicije dokumenta Mogoče se lo ni zdelo potrebno, ker je Manuel izšel lc nekaj leí Q¿cj. Prvo definicijo vsehuje tako šele zakon o arhivih iz leta 1962, kd pran "Dokumenti so listine, k; naj j:h po svoji naravi hrr.ni ustaneva ali oseba, ki jih jc prejelr. ali ustvarila". V novi z-akon iz leta 1995 so tej dcfinicij dokumentov dodali lc besede "nc glede na obliko" Razlaga zakona natančno pravi, da nova zakonodaja zadeva vse dokumente od nühovega nastanka. Tako hi imeli boljši nadzor nad administrativno funkcijo dokumentov in bi preprečili ■j niče vanje/nepravi 1 nosli pri dokumentih z arhivsko vrednostjo/' Osnovni namen zakona je odgovornost pri hrami ;nju in nadzoru dokumentov Če povzamem arhivislično tradicijo na Nizozemskim, lahko rečem, daje tako z zakonskega kol z arhivisličncga stališča osredotočena na fonde kot organsko celoto dokumentov. Kelclaar A rt h ¡val Thrnry sir. 5. Rc volu t ¡on in Rccord.;, Tfi" Hatruc 1991. Namen projekta jc priprava velikih količin ti nki imen lov r.a prerns v Narionalni arhiv. Osnova jc novi /akon n arhivih iz leta 1 iJ9.\ ki tioloia predajo tlok umen lov po 20 Iclih- namcsli p<; 50 letih. Memorlc van Inclichlmg, Twccde Kamer, vergaderj aar, 1W2-I9y 22B6C, rir. 3, Mr. 10. 54 Članki in razprave ARHIVI XIX Id'x, Dcfinicijc posameznega dokumenta šc vedno nimamo. Nas koncept kaze izrazito arhi*'istieno razu movanjc: temelji predvsem na (fizičnih) fondih in je obrnjen v preteklost. Takšen koncepl mara odgovoriti na nekatera vprašanja o kontekstu (t.. odnos dc poslovnega procesa ali do funkcije) jr| 0 obliki ali strukturi (t.j. določena dosDpnost). 3, Kaj je dokument in zakijj potrebujemo koncept dokumenta? Poskus analize Porlcvil sc bom cd arbivistične tradicije na Nizozemskem in nate) današnjo temo: koncept dokumenta Najprej želim analizirati ka dokument j< To tiorn naredil v dveh konkih: 1 predstavil bom dva glavna viuika. s katerima lahko obravnavamo dokumente 2. predstavil bom značilnosti dokumenta. 3. 1. D m glavna vidika Kot sem že povedal, poznamo dva glavna Vidika - vidik administracije ali poslovnega procesa, kjer dokument nastaja in kjer ga uporabljajo za izvrševanje neke funkcijo vidiH arhivisticne funkcij.! (začne sc Žc pr nastajanju dokumenta), ki sc ukvarja z vrednotenjem, hranjenjem in upravljanjem arhivskih dokumentov za raziskovanje. Ob? vidika lahko ponazorimo z naslednjima slikama. Na prvi vidimo, kje pn vlrdnih crga nizacijah dokument naslajajo, medtem ko opravljajo svojo funkcijo. S tega vidika labko doku mente obravnavamo kot prcjckeijo svoj i b posebnih funkcij / \ / \ orEamzaeijf — . funkcija J:>L>jiiil:M. \ informacija 1 podpirajo io omogočajo poslovni proces 2 omogočajo odgovornost Ob? namena določata v.abteve. kaj naj bi dikumenl hil. Sistem bran cnja dokumentov jc piavzapra" urej.iičevanje zahtev, k. poskušajo izvršili omenjene namene. Vendar to ne pomeni, da lanko dokumenti ohstajajo lc v okviru sistema hianjcnia dokumentov Kaj naj hrani sistem, določa orga nizacija (zarr.di določenih razlogov). Kot sem dejal žc včeraj, sc moramo zavedati, da dokumenti odražajo le del dejavnosu, ki potcka_,o v nek; organizaciji. Veliko komunikacije ostane nezah icžcne (na primer telefonski pogovori). Realnosti nc moremo ujeti in ohraniti! Vidik arhivi stične funkcije S tega vidika arhivske dokumente prenesemo v arhive. Organizacija in lunkcija nc obstajata več. S tega vidika bo funkcija projekcija ohranjenih arhivskih dokumentov, \idik arhr vistične funkcije je retrospektiven V primerjavi s prvim vidikom ic prcccj različen. A /' \ organizacija funkcija i / -.kt.iiii.jiil . '■■ V V. 7 \ informacija_ Slika 1 Dokumenti kot projekcija funkcije Organizacija dobi nalogo, d:, izvaja neko funkcijo. V tem procesu ustvarja dokumente, da bi podprla poslovni proccs, da bi komunicirala na znotraj a'i navzven in imel? dokaz o svojem delo vanju. Še več, organizacija mora prevzeti odgovornost za način, kako jc izpolnjevala tc naloge. Dokumente torej ustvarj-imc in hranimo z dvema pomcmbi.ima namenoma, da: Slika 3: Funkcija kol projekcija dokumentov Dokumenti ?.c obstajajo in običajno je hilo žc nareicno vrednotenje, zato da bi ugotovili ali imajo dokumenti arhivsko vredncsl Osnovna razlika med obema vidikoma jc, da v tem kontekstu definicija dokumenta m polrehna Tu pozornost ni namenjena posameznemu doku mentu, ampak /prašanju, ali ohranjeni arhivski dokument predstavljajo zadosten dikaz tega, kar c narejeno v izvrševanju funkcije. To, kar nranijo arhivi, so dokazi o dejavnostih vlade, nc lc zgolj o dokumentih. S tega vidika lahko gledamo n? celoto ohnmjc ub arhivskih dokumento" kol na cn sam dokument Gre !e za drugo raven opazovanja.7 Arhivi tako labko gledajo na celoto arhivskih S lega Mi|jWa lahke gledamo n:: baze p<: Jat kov kol na doku-m;ni. k;r je doki/ (del doka/a) funkcije nc*c «ri;ani/acijc. Temu sUliiiu na.sprolujc pojmovanje projckla l'illsbu-Kh. ki vidi ba/o jjodaikov kol nek informacijski Kleni in nc kot dokument. Z njihovega *taliičr jc ln pravilno, kajti baza podatkov ni Mstcm hranjenja dokunemov, zato nc prinaša dokazov o odgovoril "Kti. ARHIVI XtX W96 Članki in r a/p rave 93 dokumentov kol na "vsebino" z določeno "strukturo". Struktura jc poslcdica dejavnosti pr. hranjenju dokumentov in njihovem upravljanju. Za arhrisle i' pcmcmhcn kontekst, v katerem so dokument nastnli. Kontekst vsebuje funkcijo, organizacijo Cali organizacije), ki jc zanj odgovorna, poslovni proces in določila ter postopke s kjtcni-11 so hile izvedene vladne dcavnnsti (proccs) Del tega konteksta je tudi upravljalne /. dokumenti (sistem hranjenja dokumentov), ki jc določil strukiuro celoii dokumentov tn s tein za gotovil dostopnost, ih hranil in ohranil kon tekstualne melapodatxc Kontekst omogoča arlu vi:;lom, da dokumente nadzorujejo in jih namdiio dostopne javnosti Kontekst tudi omogoča raz iskovalcem, da interpretirajo arhivske dokumente K 3 2. Značilnosti dokumenta Ogledali smo si okolje dokumenta. Kaj pa lahko rečemo o samem dokumentu? Katere so nj :govc značilnosti7 Po svojem bistvu jc dokument zapisana infoi macija, ki nastaja oh neki dejavnosti al: oh delovnem procesu neke organizacije. Ima štiri glavne elemente jc zapisani (fizično), vsehuje informacijo (vschina). določa jo proces, v katerem je nastala (koniekst) in imr določeno obliko ali manifestacijo (struktura). Kot sem pokazal ?.c s primerom jaholka: tudi s stališča narave jc ta opis hrc.hiben Ali jc tomj spletna stran íWeh-pagc) dokument? Mislim, da ne, ker jc Svctovn' splet (World Wide Web) informacijski sistem. Ni hil narejen, da bi ■zagotovil dokaza o neki dejavnesti ali nek:m proccsu, ampak da hi hila mformacijana voljo. Kot lak jc bolj proccs /Ji širjenje informacij. Kot član Odbora za elektronske dokumente Mednarodnega arhivskega sveta sem sodeloval v dolgi razpravi o konceptu dokumenta, Fčznllal razprave ni hila definicija, ampak opis dokumenta in njegovih značilnosti, k so skoraj natanko iste kol štiri značilnosti, o katerih sem govoril zgoraj. Razprava se lahko vname le ob vprašanju, kaj pojmujemo pod terminom slruk lura. Listina, na primer dokument ali kartoteka, ima določeno vrsto strukture, na primer Črko ali zr.pisnik nekega sestanka. To obliko določa vloga ali funkcija, ki jo dokument igra v nekem proccsu Različne oblike dokumentov pa določa polrcha driii.hc. da jih čim hitreje razvozla.9 Dokument jc torej nekaj fizičnega, neknj kar Cux navaja Članek Whalcyja. ki meni. da je "diu I opne si jav nnsii hlslvii deli ni d k: arhisni v" (Cox. Mr. 554) MogoCc Je bolje, da gnvorimo n obliki listine ili dot límenla Icr da 'criiiin slroklura nameninin ccloli dokumenlov. Slruk-iura ii/nafujc urcililcv dukt ncnli v, ki iMWwfa du * opno1 in n.isiaw in*d pDecsniii upntvljania t. dokuiiicnli. Oh:lajala ilvc razi if ni vrsli Mruklurc. slruklura ilnkuniema (nhlika) i« slruk' Iura fiinihiv (urcililcv) lahko vicnmo. Vendar pa dokument hkrati ni fizično omejen, ker ga določa proccs ali funkcija, v katerem igra svoje vlogo. Tc jc prav zanimiv paradoks, saj nam omogoča, da sc spoprimemr z izzivi obdohja informacijske tehnologije; zdi sc da jc fizični dokumenl kot ga poznamo iz časa papirja, izginil. Funkcionalni ok\ir zagotavlja, da na koncept dokumenla sprem^mhf v tchniki.h zapisovanja, ki jih uporabljamo, nc vplivajo Meje dokumente lahko določajo posamezne transakcije ali funkcija organi zaeijc (na primer fond) in vse, kar pride vmes kot zadeva (na primer kartoteka ali serija). Tako imaio Avslralc; zelo Široko definicijo dokumenta, ki pravi, da jc dokument "tisto, kar ustvarimo in hrr.nirr.o kot dokaz funkrij, dejavnosti in poslovanja organizacije ali po^amez nika" Dcliniciji so dodali, "če naj dokument smatramo za dokaz, mora imeli vsebino, strukturo, kontekst in mora bili del sistem? hranjenja dokumentov".10 Avstralci poznajo lorej koncept dokaza, nc pa dokumenta kol irkega. Dokumenl jim jc le sredstvo, s kolerim lo dose?/:mo. Nc pozahite, ena od značilnosti jc, da morajo hilj dokumenti del sistema hranjenja dokumentov! Kot so povedali v svoji publikaciji, so Avstralci spremenili oziroma prilagodili definicijo, ker v elektronskem okolju dokumenti niso več fizični predmet! Avstralski arhiv potrebuje dctinicijo doku meuta (ali imeli njegov koncept), saj imajo vodilno vlogo pri načinu upravljanja vneh doku menlov držav Commonvvc.il t ha, nc glede na format, in še posebej pri arhivskih dokumentih (identificiranje, ohranjanje in dostopnorl).11 Kol sem žc dejal, pa skrb arhivislov n dokument, ampak arhivski dokument, ali še belje, cclola dokumentov, k> jim jc hila dana arhivska vrednost. V to jc vključena ludi informacija o institucionalnem kontekstu.'2 Najboljši način za pridobivanje ustreznih ar hivski i dokumentov jc ločilno) preko konteksta, v katerem dokument1 nastijajo, na primer za- "! OShcE. Managing cleelronie rteords, C(imni:inwtallh »f Auslralia 19"5. ' Na Niziizcmskcm upravljanje dokujricninv ni n ali tja arhivi tv. tiinpak ¡ulmi nisi raci jc. Pn pfilicbi p. ji pri leni puma-ga/lMirdinira delo nolranjc mirislrslvn. Vendar arhivi upravljanje diikuincniiiv vladnih orgmi/aeij nadzorujejo in jim seveda svelujeji) Kicharil Cnx v uvodniku revije Amerinn Arehivisl (jesen 19i l . pr;iujc Kaj jc arhivski dokumenta in zakaj nas lo sploh ranima?' Zanimivi) vprašanje, ksjli '«kuj naj bi sc ki >t irhr isif sploh ukvarjali s icm? Con sc nsrcdoliiC? na okelje, v kslercni dnkumcnl na: aja, kjer kil irdi, moram« knlikor itki riv' nalar.čni. vedeli', kaj je arhivski dokumenl. Sclc naid h«im< Uhkn usivarili in nt/vili usire/cn in pravilen sisicm hranjenja dnkumcnloi . O ix zaklju ri, da s lega slaliiča ni usleznih alf duvolj naiancnih definicij. Večina ivlorjcv ("tankov omenjene izdaje revije American Arehivisl pesku i a hcilj natančno detinirali kaj je arhivski dnkunicnl Ci.i pa ^ovnri it znaCilnosiih arhivskega (Inkumcnla. 94 Članki in r >.pravc ARHIVI XIX 19V6 htcve poslovnega procesa ali odgovornost i. Tako misli tudi Richard Cox, ko pravi: "pc mojem mnenju bomo arhivi sli vse bolj povdarjali aam ■ nistraeijo in pri lem usm;ri'i pozornost n?, odgovornost, dokaze in skupen ipomin. Zanesli se bomo na dokumente, ki so bili ohranjeni zaradi teh razlogov (in lakšnih dokumentov bc dovolj), da bi Uiko nudili usluge drugim raziskovalcem, na primer zgodovinarjem. 13 Siri ^jam se! 4, Uporabnost starih konccptov v krasnem novem svetu Ali obstoječi konccpti arhivistike še zmeraj držijo m kako jih lahko uporabimo v novem okolju moderne informacijske tehnologije? Al če povem drugače, kakšne spremembe povzroča rova informucij'ka tehnologija v arhivisticni teoriji0 Elektronski dokumenti niso več fizični in oprijemljivi predmeti, ampak neke vrste navidezni fenomeni, ki Dbslaiajo le pc zaslugi strejne in programske opreme Strukture niso več določene, s psdalki lazje delamo in jih lahko predstavimo na mnoge načinov Elektronski jckumen; je razpadel na več elementov, ki jih lahko -sestavimo le z. uporabniškim programom in iih nato p red s ta' imo na zaslonu. No,ilcc dokumenta je lorej zaslon Dokument fizično obstaja le na zaslonu, in sicer na kateremkoli zaslonu. Dokument peslaja navidezen. Uporabil sem besedo nosilec, za razlikovanje z besedo medij, ki jo običajno uporabljamo v povezavi s papirjem Pr dokumentih, pisanih na papir, je medij nujno povezan z dokumentom, v elektronskem okolju pa ne. Tu je zaslon le za časni nosilec in ne del dokumcnla. Elektronski dokument seveda lahko liskamo na pamr ali mikroiilm, vendar le, kadar je dokument enostaven tekstovni dokument, ne pa sestavljen dokument. Vendar se moramo luoi v tem primeru vprašati, ali je izpis na papir ori gjflal ali le kopija. Še več, s pomočjo nove tehnologije lahko ustvarjamo neve ob'ike dokumentov. N? primer z napredkom večpreds ta vnesti (angl. multimedia; sestavljen dokument) dokument ni več linearen, amnak dejansko tridimenzionalen. S podatki z lahkoto delamo in jih lahko znova uporabljamo za različne namene.14 Če po"zamcm, fizične značilnosti (elektron skih) dokumentov so se in se še spreminjajo. Le Richard J. Cox uvodnik revije American Archivist, vol. 57 (j i sen 1994), str. 593 >pomba 6. '4 Cavid B.arman je pret nek-j leti p-cds:avil tri pomembne Iren J v evoluciji novih oblik dokumentov ipreme.nbo \ liki komunikacije /. asinhnmo komunikacijo {na p.imcr rlek-iron ska pcita), nastanek dinamičnih dokumentov zaradi hitrosti. s katero lahko infonraeije popri> iitm, in nastanek vcfpi :d-stavnosti ',angl multimedia). Bi-arman, Diplimatics str. 171172. zam slimo si lahko, kaj vsc bo šc mogoče v prihodnosti. Zaradi sprememb fizičnih značilnosti doku meniov morami ohraniti proccs, s katerim smo dokument sestavili, kakor tudi dele, iz katerih je dokument sestavljen (i j. notranjo strukturo): po dalke, program in mclapodatke, Prav to je izziv obdohja sodobne tehnologije. Prihodnost V prihodnosti bomo poznali ogromno podatkovnih elementov ali mogoče sestavin infor rriacij, k; hodo povezani v hipcrprosioru Hipcr prostor nc bo v;č dvo-, ampak tri ali celo štiri-dimenz.tonalcn V tem ogromnem prostoru omre žij bodo nastajale nove oblike informacij z nevi mi omrežnimi strukturami in novimi podobami Te strukture bodo pravzaprav bolj ne.;tr\iklu rirane kot obstoječa elektronska okoljr., vendar bodo uporabnikom omogočale, da bodo informa ci|c iskali bolj 'človeško". Bolj bodo usmerjene na upurabn.ka .r, man -ia program. Ne homo več noznali sekvenlne ali lir.came pisave, ampak asociativno iil pri lem ustvarjali omrežje ali sledi krajev, k. smo jih obiskali tn informacij, ki smo jib uporahili. Nastanek omrežnih slruk'ur bo prinesel ludi drugo pomembno spremembo. Pomcmhna ne ho več organizacija, ki je odgovorna za določeno funkcijo, ampak proccs a'i funkcija, ki ga ho izvajalo več organizacij. Gre za drug vidik Kako bouo vse te spremembe vplivale na koneept dokumenta? Ker koncept dokumcnla ni odvisen od načina tehnološke predstavitve, am pnk, kot sem povedal, od namena (aH namenov), s katerim jt bil dokument ustvarjen, se sam konccpi dokumenta nc bo spremenil. Namene, s kaleii.ia \ bi) dokumeni ustvarjen, pa določa družba v kateri igrajo svojo vlogo, predstavami o odgovornosti, družbenem spominu jid. To lahko orimerjamo s tehnikami, ki jih upo rablja umetnin. V i 7 slolclju je umetnik m al, danes bo mogoče uporabljal fotografijo ali ccio navidezno resničnost, da bi ustvaril iluzijo. Ven dar se njegov c:lj ali namen ni spremenil, poskusa upodahljati resničnost in pri lem uporablja svojo kreativnost in čustva. Arh.v svoj odnos žc spreminjajo. V zadnjem desetletju so se dogodile tri po membnr spremembe v razmišljanju (poudarjam, v razmišljamu kaj'i nislim, da je uresničevanje šc v povojih) arhivistov, ki pravzaprav potrjujejo tradicionalne koncepte in pomagalo arhivjm. da bode znal t naj ti svoje mesto v modernih okoljih hranjenja listin 1. Spremenhi. iz odzivnega v aktivno razmišljanje (večinoma gre le za zavedanje, da hi morali uporabili taksne metodo); r.rhii vske dc-avnosH nišH ali bi nc smele biti le odzivne, moak aktivne; razširile so se na celoten življenjski cikcl dokumenfov, vse do slopnjo ARHIV] XIX 1996 Članici in ra/.pra"" 95 same zamisli. To pDmeni. da sc jc poudarek v dejavnosti arhivov premaknil od branji mja k vred noten lu/sclekaji Pomeni tudi, da arhivi skušajo vplival1 na ustvarjanje dokumentov (na primer na funkcionalne zahteve hranjenja dokumentov). 2. Sprcinemha v vzoren razmišljanja: Pred slo leti so bile osnove arhivisučne teorije večinoma fizični ostanki, ki so jih ustvarila podjetja ali vladne organizacije. Danes jc arhivi stična teorij t. osredotočena na namen, s katerim so hili dokumenti ustvarjeni in na kontekst, v katerem so hdi ustvaijcm. 3. Spicinemba organizacijskega vzorca Obstoječa organizacijska struktura arhivov ni več jasna. Funkcijo arhivov kol varuhov in iradzon likov arhivskih dok:imcniov lahko uresničimo z novimi strukturam, ni: drugačne načine; na primer, če arhivske dokumente hrani organizacija in jih arbiv le posredno nadzoruje Govorimo pa lahko šc o četrti pumeinhni spremembi - sprememba od organizacijsko strnk litre k funkcionalnemu konteksti). Pravila nizozemskega Manuala so temeljila predvsem na medsebojni povezavi med organizacijsko struk turo in neki m sistemom hranjenja dokumentov 15 Moderne tehnologije ima,o močan vpliv na organizacijske stiukturc Funkcije in dejavnosti ne omejujejo več organizacijske strukture, ki sc z veld o hitrostjo sprcr.iiniajc v omrežne strukiurc S pa imembn jc močna spodhuda za nove melodc. kot sla institucionalno raziskovanje in funkcionalno vrednotenje. Poslovni piocis, ki ga neka organizacija iz vršujc. da hi izpolnila svojo funk;ijo, določa meje dokumenta Deloma so vsi li razvojni d ose/.ki nastali za radi elektronskih dokumentov. Razvoj spodbuja tudi fnnkcijc arhivov ali holjc arhivsko funkcijo, ki poskusa ohranili dokumente z arhivsko vrednostjo i še posebej vladnih organizacij), da bi v bodočnosti omogočili zgodovinarjem raziskovanje. 5 Povzetek Zdi sc, da sc arhivi spreminjajt zelo l.ilro. Moderna informacijska tehnologija vpliva na predmet dejavnosti arhivov dokument Stare strukture izginjajo, nove nastajajo potrebujemo lorej nove melodr Smo v ohdohju irnnzieijV, ki ga lahko najholje označimo s procesom, pri katerem hierarhične stiukturc nadomeščajo omrežne strukture ali vrste omrežij Pr, tem zaporedne ohdclavc, ki prinašajo določene proizvode, zamenjujejo procesi, kjer stranka/kupce ;ama iz.de la svoj lasten izdelek p;> svoji met.. Taksne spremcmhe lahko opazimo na vseh ravneh: v 1 C(xtV, Aivhiv« in ihc Posl-Cusiodial Wcrld, sir. 5. vladnih organizacijah, informacijskih strukturah, poslovnih procesih Tudi arhivi moraj"» razm.sliti o organizacijsk strukturi svojih dejavnosti, o predmetu, s katerim sc ukvarjajo dolumentu, o vlogi, ki jo ?.c)ijo igrati na pudrocju "korporativnega spomina" iid V večno spreminjajočem sc svciu moramo iskati nove pristope, nove tehnike in nove mclodc- Kaj je sporočilo mojega članka, ki je prav zaprav dokument o procesu prenosa razprave, katerega nosilce sem? Naj povzamem. 1 Razlikovali maramo med dvema vidikoma med v dikoni poslovnega procesa in ustvarjanja dokumentov ter vidikom hlajenja arhivskih dokumentov (arhivska funkcija). Pri prvem vidiku potrebujemo koncept doku menta, ua hi podmli poslovni proce; in zagotovili odgovornost; kol tak je del arbivistične znanosti. Pri driig;m vidiKu pa arhivi za izvrševanje svoje funkcije koncepta dokumenta ne potre bujco. Saj dokumentov nc ustvarjamo z^irad artivov. Arbivisti sc osredotočajo na dokaz o delo vanju vladi i h organizacij- da bi v prihodnosti omogočil: raziskovanje. Ukvarjajo se z arhivskim dokumenti. Da hi arhivom zagotovili za dostne dokaze za zgodovino pcslovanja vladnih služIt v določenem obdobju, jc najbolje, da pnlpiiamo funkcionalne zahtevo dokumentov ali vsaj hranjenje dokumentov, kakršne potrebuje poslovni pioces ali odgovornost. Pravzaprav moramo razlikovati dva glavna v'dika: po d o "ni proces (z ustvarjanjem dokumentov ii sistemom hianjcnja dokumentov) in hranjenje arbivskin dokumenolv. 2. Moderna ichrologiia na obstoječe arh vi stične koncepte, kot so koncept dokumenta, kontekst iid., pravzaprav nt vpliva. A rhi vislic na tcori;a sc po.>vcča kontekstu dokumentov. okolju, v katerem jih ustvarjamo, kajti lc-lo nc obslaja več, čc 'udi organizacij ni več. To lahko podpremo z mislijo, da meje dokur.icma op toča funkcija, ki jo dokument ima, ali jo jc imel v okviru poslovnega procesa. Arhivi ne smc,o braniti le arhivskih doku mentov, ampak tudi melapodalke, ki so nastali oh upravljanju z dokumenti (ikupaj s sistemom hranjenja dokumentov in lunkeijo). Nizozemska arhivi stična sc osrcdoloča na povezavo med dokumenti in kontekstom, v katerem so hili le ti ust varjen i, in na celoto arhivsk1 h dokumentov Najpomcmhr ;jši cilj (arhivske funkcije) jc ohrani in skrheli za skupni spomin dn- ;be v kalen živimo. To je osnova naše identitete S lega stališča so slan artiivislieni koncepti še zm iaj veljavni in živi. t c sc vrnem k vprašanju, ki sem ga postavil na začetku članka: ali hi jabolko lahko hilo dok irrrenf? Čc ponovno pogledamo značilnosti dok umen 96 t ianK' in razprave ARHIVI XiX 1996 ta. kol smo jih določili. lahko odgovorimo: da, s stališča narave je lo mogoče. Vendar ima jabolko tudi drugo vrednost: lahko ga pojemo! Prevedla: Katarina Kobilica Liicralura: David Bcarman Diplomatics, Wcbcrian bureaucracy, and the management of electronic records in Europe and America, v: American Archivist 55 (1992): 168-180. D? vi d Beam; an, Electronic evidence: Strategics for Managing Records in Contemporary Organizations, Pittsburgh'. Archive.-; and Museum Informatics, 1994, David Bcarman in Peter Sigmund. Explorations of form of maleriai authorny Files by Dutch archivists, v: American Archivist 50 (1987): 249-253. Terry Cook, Archives in the Posl Custodial Worid: Interaction of Archival Theory and Practice Sinec the Publication of the Dutch Manual in 1898. Članek je pripravljen za X] 11 Mednarodni kongres o arhivih, Fcking 1996. Richard J. Co\, What is ar Arch val Rccoid. and Why should we care? Avtor je urednik, American Archivist 57, jeseni 1994, 592 -594. J L van der Gouw, H. Hardenberg, W. J. van Hnbokcn cn G W.A Panhuyscn, Ned-irlandsc Archie flcrminologtc, Zwo 11c 1962. H. Hardenberg, Some reflections on the p in-etplcs for the Arrangement of Archives, v; P Wal ne (ed.), Mooern Archives Administration and Records Management, A RAMP reader 'Pariz 1985) Het land van hcrkomst. Hen bundol van artikclcn rend het herkomslbcginscl, cd. P J Horsman cn J. P. Sigmond, s-Gravcnhagc 1984 Peter J Horsman, De wifn cn ue zakken. Onl-wikkelingcn in dc archivistick, v: Voor burger cn bestuur. Twin tig jaar Nolcrlandf: archicf ■ wezen, 1968 1988, Hilvcrsum ¡988, str. 205221 Peter J. Horsman, Eevvigc rocm. Dc VAN cn de archivistick, v: Paul Brood (cd.), Rcspcct voor de cudc ordc. Hondcrd jaar vcreniging van Archivarisscn in Ncdcrland 1891-1991, Hifvcrsum 1991, sir. 7.1-91. Eric Kclclaar, Archival Theory and the Dutch Manual, članek je bil predstavljen na letnem srečanju Zveze ameriških arhivislov, leta 1995, Washington D. C. Lexicon van Ncdcrlandsc arehieflermen, 's-Gra-venhage 1983 (uitgcgcvcn door dc Slichling Arehicfpublikatics r- opdracht van de Vcrcniging van Archivarisscn in Nedcrland). S. Mulicr F-z, J. A. Fcith cn R. Prüm Th. Az„ Handlciding voor het ordenen cn hcschrijven van arehieven, Gronigcn 1920 (aelo jc v angleščino prevedel A. Lcavitl in jc izšle pod naslovom Manual for the Arrangement and Description of Archives, New York 1940). Om ;lag in Opslag (Revolution in Records), 's Gravcnhagc 1991 (publikacija notranjega ministrstva). Greg O'Shea, Managing electronic records A shared re;porsibiluy, Commonwealth of Australia 1995. ZUSAMMENFASSUNG VERLOREN IM CYBERSPACE: WO IST DAS DOKUMENT" ALTE STRUKTUREN VERSCHWINDEN. NEUE KOMMEN AUF. ARCHIVKON^EPTe ABER LEBLN WEITER Archive vcriindem sich sehr sehn"11. Die mederne Informalinnstcchnoiogic libl Einfli,(i auf auf da., Dokument, das Objek: der Bemühungen der Archive, die bestehenden Archivkonzeptc bleiben jedoch davon unbe. tihn. Noch der Worten des Autors muß man 7wischen zwei Aspekten unterscheiden: zwischen dem Geschäft sprieß (mit der Schaffung von Dokumenten und dem System zu deren Aufbewahrung) und der Aufbewahrung von Archivdokumenten. Bei dein ersten Aspekt braucht man d-is Konzepi des- Dokument. um den Gesehäf sprozeß zu fördern und die Verantwortung sicherzustellen; als solch :r ist er Bcsrnndtcü der Arehivisl'k. Bei dem zw eilen Aspekt brauchen die Archive das Konzept des' Doxuncnts für die Ausübung ihre Funktion nicht. Archivistcn setzen iich mit Aräiivdokiimcn'cn auseinander Um den Archiven ausreichende Belege filr die Geschichte de Geschäftsführung von Regierungsstellen in einem bestimmten Zeitabschnitt sicherzustellen, ist es 7 weck müßig, sich für die funKtionalcn Fordeningen von Dokumenten einzusetzen oder wenigstens' für die A"(Bewahrung von Dokumenten, welche für die Geschäftsführung oder Verantwortung hendtißt werden. Die Archivlhcoric widmet sich dorn Kontext der Dokumente Archive sollen nicht nur Archivdokumcnte verwahren, sondern auch die Metadaten, die bei de Verwaltung der Dokumente (zusammen mit dem System der Aufbewahrung von DoKumcntcn und mit der Funktion) entstanden sind. Die nicdcritfndis'chc Archiv'radilion stellt die Vcrb.'.idnng zwischen Dokumenten und Entslclmngs ■ kontext sowie die Ganzheit der Archivdokumcnte in den Vordcrg. und. Pos vordergründigste Ziel dei nrchivi chcn Funktion besteht in de- Erhaltung der gemeinsamen Erinnerung de Gesellschaft, in der wir leben Oas bildet die Grundlage für unsere Identität. Von diesem Standpunkt sind die Arehivkonzeplc noch immer gültig und lebendig. ARHIVI XIX 1996 članki in razprave 114 Sl'MMARY LOST IN CYBERSPACE' WHERE IS THE RECORD' OLD STRUCTURES DIE, NEW ONES ARE BORN BUT ARCHIVAL CONCEPTS /\RE STILL ALIVE The world of archives is changing very fast M >dcm in-fonmition technology has its impj':! on the object of archival activities - the record, however, it doc« noi affect exist ing iirchival concepts As the author stresses, we ncc'J 10 distinguish two pei spectives: the business prjeess with the creation of record., and with the record keeping system, and the prcser a.ion of archival rccords In the first perspective a concept of a re cord is needed :o snppor1 the businc.s:. process and ensure accountability; as such H is part cf archival scicncc. In the sec and perspective archives however do not need such a concept to accomplish their function. The archivists arc dcal-ng with fire hi val records To ensure thai the archive:; will get adequate cvidcncc for the history of governmental acting in a certain period the best strategy will be to support functional retirements for re tords or at least fc* record keeping a1, required by the husi ncss process and arcountabiliiy. The focus of archival theory is on the conicxt of records. What archive? need to preserve are not only archival records, but also the metadata whhh are created by records manaccmcnt (including the re: ird keeping system air function). In général Dutch archival tradition is mainly aiehivistic, focusing more on the imciTclaiion be.ween records and the context in which they were crcatcd and looking at the whole of archival records, The ultimate goal of the archival function is lu prc.crve and maintain a common memory of the .soticty we arc liv ing in us a basis of our idcn