7 i)
nicru sc poveča možnost izgube gradivu na terenu, v drugem pa sc morajo uporabniki pač sprijaznili s tem, da bo gradivo dostopno šele čez leta.
Na koncu pa še nekaj o zahtevi o n cz I o rabi arhivskega gradiva, ki gotovo ni sporna. Sporno pa ■!ci kaj je zloraba in kaj ne, kajti na podlagi uporabe istega gradiva lahko pridejo različni uporabi ki do različnih ugotovitev, kdo pa je bližji rcsniei in ali je kdo zlorabil arhivsko gradivo, naj ugotovijo kritiki ■n piedvsem čas. Mi pa zlasti glejmo, da bomo vsakogar, ki ima znanje in voljo uporabljali arhivsko gradivo, v arhivih dobrodošlo sprejeli.
Uporaha arhivskega gradiva v arhivski čitalnici
Gašper šinid
V Arhivu Republike Slovenije smo pripravili 11 °v osnutek Poslovnika čitalnicc v skladu s Pravilnikom o pogojih za uporabo arhivskega gradiva (Ur, list S RS, št, 34/81) kije osnova tega prispevka, Vsebinsko sem ga razdelil na naslednje dele;
I,	naloge dežurnega delavca v čitalnic, in nicgovo ravnanje z arhivskim gradivom,
II,	določila, ki zadevajo uporabo arhivskega gru-uiva in uporabnike,
"I- r«produciránie arhivskega gradiva.
1.
Znano je, daje čitalnica Arhiva Republike Slovenije odprla od ponedeh'ka do četrtka od 8.00 do
I5-» ure, v pcleL pa od 8.00 do I 5.00 ure. V tem nadzorujeta uporabo dežurna delaven in sicer ^rv¡ od 8.00 do 12 00 ure in drugi od 11.45 do y 30, V vmesnem času si delavca posredu^-ta in-'Pnnacíjc o uporabnikih. Dopoldansko oziroma
Popoldansko dežurstvo poteka v tedenskin tnrnu-Slll,
H ž urni ddavce opravlja v času svojega dežur-51 va sledeče;
~ sprejema naročila uporabnikov n jim nudi ' -»kovno pomoč, pokaže jim pripomočke za uporabo arhivskega gradiva;
H pc potrebi napoti uporabnika k strokovnemu delavcu, zadolženemu za arhivsko gradivo, ki ga
¿anmia;
~ daje arhivsko gradivo uporabnikom; - obvešča in nadzira uporabnike, da se pri npo-rj 11 arhivskega gradiva ravnajo po Pravilniku o Pobojih za uporabo arhivskega gradiva in po tem
Poslovniku;
opozarja uporabnike na morebitne omejitve za ^Porabe arhivskega gradiva (če je to gradivo ozna-'-no zaupno, če gre za depozite, če gre za avtorje Pravice ali zaradi neurejenosti gradiva);
"" Po uporabi gradivo pregleda in ga po potrebi Ujinijjoo U
7 sPn i",ma naročila uporabnikov za reproducirle arhivskega gradiva.
Gradivo ki ga bo uporabnik potreboval nasled nji dan ali v krajšem časovnem obdobju (do "7 dni), pospravi v priročno skladišče. V nasprotnem primeru gradivo še isti dan obvezno vrne na ustrezno lokacijo v skladišče. Ko sc delovni čas čitalnice izteče in sejo zapre za uporabnike, ne sme bili v njej nobenega arhivskega gradiva.
Dežurni delavce v čitalnici mora vodili evidenco uporabnikov arhivskega gradiva, evidenco raziskovalnih tem (maličn lisi uporabnika), evidenco izposojenega arhivskega gradiva (naročilnico), evidenco obiskov uporabnikov (knjigo obiskov), poleg lega pa še evidenco za uporabnike izdelanih repro dukc;j arhivskega gradiva (fotokopij, negativov mikrolilmov). Uporabnik izpolni naročilnico v treh izvodil., od katerih en izvod ostane eilaniški službi, drugi izvod sc izroči referentu za materialno varstvo, tretji pa se priloži izposoj :ncmu gradivu.
II.
Uporabnik sme arhivsko gradivo uporabljali samo v čitalnici. Zunaj arhivske stavbe pa je uporaba mogoča le v okviru mcdnrhivske izposoje. Vsak obiskovalec arhiva in čitalnice se mora iden-lilici.ati - predložiti mora dokument s sliko (osebno izkazmeo, potni lisi, vozniško dovohenje) in sc evidentirali pri varnostniku kjer mora odložili ludi odvečno garderobo in vso prtljago. Ob prihodu v čitalnico uporabnik najprej izpolni matični lisi, kjer mora izpolnili naslednje rubrike; leto obiska ime in priimek, naslov stalnega bivališča, državljanstvo. poklic, zaposlitev, našteli vse raziskovalne teme (ki sc v roku enega leta lahko zamenjajo) in namen raziskovanja z, datumom in podpisom. Uporabnik ima na delovni mizi v čitalnici lahko le lisle potrebščine, ki jih nujno potrebuje (papir in pisalo, izjemoma naj bi bila dovoljena ¡ud: uporaba računalnika oz. diktafona). Kol pisale je najbolj za željen navaden svinčnik. Uporabnik mora naročili arhivsko gradivo naimani en dan prej in lahko dovi naslednii dan, ncgledc na obliko, 5 tehničnih enot arhivskega gradiva, s lem da kot tehnično enoto upoštevamo fasiekcl, ar^vsko škatlo, knjigo, mapo ali npr. kos za listino. Uporabnik sme imeli na mizi le eno tehnično enoto. Ko le-lo razišče, se la odnese v priročno skladišče in sc prinese nova enota.
Če uporabnik naroči arhivsko gradivo, ki je deponirano zunaj sedeža arhiva, ga bo dobil v uporabo v treh drch odroma cc |e gradivo v skladišču zuna Ljubljane, v sedmih dneh. V primeru, da uporabnik naroči ne ure eno gradivo, mora vodja č: ali ee od pristojnega arhivisla posredovali informacijo, kdaj bo določeno gradivo možno uporabljali. Cc pa je arhiv.;ko gradivo poškodovano in obstaja nevarnost večjih poškodbah celo uničenja, je treba grtdivo najprej konservirali ali reslavnralii vodja čilalmee pa mora posredoval' mnenje pristojnega i;onservaloria oz. reslavralorja, kdaj bo gradivo dostopno v originalu ali kopiji.
Kadar so žc izdelane kopije arhivskega gradiva sc praviloma dajejo v uporabo le, saj s tem zaščitimo ongi ale Uporabiiajo se lahko fotokopije mikrofilmski posiulki, fotografije, ozahli, liapozilivi negativ , računa I nišk zapisi, itd. Uporaba arhiv-
82
skega gradiva je otežkočena še pri uporabj zaupnega gradiva in gradiva z omejeno uporabo (kot npr. zarad; varstva osebnih podatkov, t.i. širšega družbenega interesa a-i zaradi pogojrv, ki uh je imetnik postavil oh izročitvi gradiva v arhi ')■ O uporabi tega arhivskega gradiva odloča direktor arhiva oziroma se gradivo uporablja v sk!adu s pogoji izroči-telja, ki so navedeni v prilogah k akeesijski knjigi ali v dosjeju fonda. V zvezi z osebnimi podatki bi omenil še, da je gradivo dostopno, če raziskavo dovoli prizadeta oseba, če je za raziskavo izražen pravni interes ali če je raziskava opravljena v znanstvene namene, vendar le s tem pogojem, da se spremenijo 'lent tikaeijski podatk. določene osebe (Obvestila VII'2, 1991). Uporabnik mora pri uporabi arhivskega gradiva ravnati tako, da ohrani prvotno urejenost gradiva in da gradiva ne poškoduie in hkrati upošteva navudila pristojnega delavca v čitalnici.
Pristojni delavec arhiva lahko prepove uporabo arhivskega gradiva. Če jporabnik kljub opozorilu uporablja arhivskoIradivo v nasprotju z njrgovimi navodili, na način, ki ogroža gradivo. O prepovedi uporabe naredi pristojni delavec arhiva uradni zaznamek in sproži ustrezni postopek. V primeru, da pi-de oo krivdi uporabnika do poškodbe arhivskega gradiva, je le-ta dolžan povrniti stroške konser-vaeije oz. restavracije. Tatvine, poškodbe ai! uničenje arhivskega gradiva pa :;o kazensko sankcionirane v Kazenskem zakonu SRQ oziroma bomo le te v bližnji prihodnosti določili v zakonu Republike Slovenije.
Uporabnik , ki so na podlagi arhivskega gradiva objavili publikacijo ali članek, izročijo arhivu izvod publikaciic ali separat.
111.
Arhivsko gradivo, ki ima izdelane kop"e za uporabo (npr. mikrofilmske posnetke, fotografije, fotokopije, diapozitive ...), se reproducirá za uporabnike samo s teh kopij in ne z origiMlov.
Gradivo, ki nim? izdelanih kopij za uporabo, se reproducirá za potrebe uporabnikov z originalov v obliki, ki jo želi uporabnik (fotografija, mikrofilmski posnetek, fotokopija, diapozitiv, negativ). Če arhiv tehnično ni spo^obcu reproduoi-ir uporabniKu kopfjc v takšni obliki, kot jo potrjuje, jo lahko uporabnik reproducirá v lastni režiji, vendar le, z dovoljenjem vodic oddelka in s spremstvom de lavea arhiva. Naročnik kopii mora na poseben formular natančno navesti: ime in priimek, signatura in ime fonda, številko tehnične enote, številko spisa in število posnetkov. Dežurni delavce v čitalnici izpolni naslednje rubrike* kdo je naročilo sprejel, kdaj so bile naročene, kdaj bodo izgotovljenc, kdo je originale pred kopiranjem pregledal n odobril (to odobri vodja oddelka, v okviru katerega je tudi čitalnica), kdo je kopiral in kdojc gradivo ponovno vložil v tehnične enote.
Dežurni delavec, ki je od uporabnika prevzel naročilo za reprodukcijo, je dolžan uporabnika obvestiti. kdaj bodo kopije izgotov";nc (v 7 dneh do lOC1 fotokopij oziroma v 30 dneh nad 100 fotokopij). Če pa gre za mikrofilmske posnetke, dobi uporabnik zaradi spceifike dela posnetke v roku do 20 dni.
Pred prevzemom reprodukcij pa mora naročnik poravnati stroške reproduciranja po ceniku arhiva. Dežurni delavec v čitalnici mora naročnika reprodukcij opozoriti na omejitve, s katerimi skuša vsak arhiv zavarovati svoje gradivo. V Arhivu Republike Slovenije se ne fotokopira:
-	katastrskih map (razen rcambularičnih kopij), vseh naertnv na pausu; kart n zemelievidov, veejili od formata A3, dovoljeno pa jc fotografiranje v fo-tolaboratc-iiu arhiva - pergamentruh listin s pečati ali brez in sploh vseh listin (dovoljeno jc mikrofil-manje ali fotografiranje),
-	vseh dokumentov z vtisnjenimi voščenimi pečati,
-	rokop;sov in urbariev (izjemo dovoljuje vodja oddelka, vendar le mikrofilmanjc),
-	kompletnih tehr^čnih enot (npr. fasciklov, knjig, ŠKatcl, map - izjeme dovoljuje vodja oddelka),
-	zaupnega arhivskega gradiva in gradi-a z omejeno uporabo (o izjemah odloča direktor arhiva v skladu s pogoji, ki jih je postavil imetnik ob predaji gradiva).
-	arhivskega gradiva I. stopnje poškodovanosti
Naštel pa bi še nekaj problemov, na katere sem
naletel pri svojem delu.
1.	Reproduciranje. Z, vsako kopijo se arhivskn gradivo, ki ga hrani arhiv, razvrednoti. Zato menim. da morajo biti ccne reprodukcij vsaj za 50% ali celo 10ft% višje kot na prostem trgu, saj menim, da se reprodukcije nc morejo prištevati k populari zacijski dejavnosti arhivov. Večja popularizacija se doseže z faksimiliranim: izdajami ali v obliki luk susnih zdai koledarjev, razglednic, izdelavi odlitkov pečatov ipd.
2.	Razstave. Vsak arhiv lahko na podlagi pogodbe o izposoji arhivskega gradiva posocu originalno arhivsko grad>vo za razstave, ki ga prej varnostno mikrofilma ali vsaj fotokopira. Vsak i z posojevalce se zavezuje, da bo ravnal z gradivom v skladu s
'ravilnikom o materialnem varstvu in ga za določeno vsoto zavaroval pri zavarovalnici. Tu že nastane problem, kako oceniti določeno gradivo in katere kriterije na; bi upoštevali (npr. material, starost, rokopis, tisk da pridemo do zavarJvalnc vsote, za katero jo bo izposojcvalec zavaroval. Še hu/ši problem pa hi nastal, Če bi se gradivo uničilo Ostanemo brez originala, le s kopijo, ki na je vprašljive kakovosti (pri listinah), saj naši arhivi še niso toliko opremljen:, da bi le-tc naredili dovolj kvalitetne. Zato sc zavzemamo, da bi sc arhivsko gradivo za razstave izposojalo samo v kopijah; stroške izcffiavc kopij pa naj bi nosil izposojevaicc
3.	Prohlcn uporabe ahrivskega gradiva pri osebah. ki še niso polnoletne. V primeru, da mladoletna oseba pc škoduje arhivsko gradivo, mora po Pravilniku o pobojih uporabe kriti stroške restavracije Vendar glede na to, da so mladoletne osebe v glav-rem brez lastnih dohodkov, arhiv nc bi moge^ zahtevati sredstev za rcstavriranjc. Zato se zavzemam, da oi morale mladoletne osebe imeti nekak-
sn< ^garantno pismo dokument staršev, skrbnikov' ali sole, ir katerega bi bilo razvidno, s kakšnim nan erom mladoletna oseba raziskuje in kdo bo poravnal morebitne nastale stroške poškodb arhivskega gradiva.