OBČINA LJUBUANA-ŠIŠKA SEKRETARIAT ZA OBČO UPRAVO Štev.: 6/1-1-62/87 Datum: 24. 3. 1987 POROČILO O STANJU IN POJAVIH PRI REŠEVANJU UPRAVNIH ZADEV V OBČINI LJUBLJANA-ŠISKA ZA LETO 1986 I. SPLOŠNO Z republiškim zakonom o sistemu državne uprave in o izvršnem svetu Skupščine SR Slovenije ter o republiških upravnih organih je predpisano, da so upravni organi dolžni svoje delo organizirati tako, da lahko stranke učinkovito uresničujejo svoje pravice in pravne koristi ter izvršujejo obveznosti v upravnem postopku, hkrati pa so dolžni s svojim delom zagotoviti zakonito in pravo-časno odločanje v upravnih stvareh. Sekretariat za občo upravo je po republiškem zakonu o državni upravi in odloku o ustanovitvi, organizaciji in delovnem področju upravnih organov in strokovnih služb občine Ljubljana-Šiška, zadolžen za nadzor nad pravilno uporabo predpisov o upravnem postopku in predpisov o pisarniškem poslovanju. Pri tem mora skrbeti zlasti za to, da stranke v postopku lahko hitro, učinkovito s čim manjšimi stroški in na enostaven način uresničujejo svoje pravice, pravne koristi in obveznosti. Nadzoruje, ali upravni organi ter samoupravne organizacije in skupnosti, ki odločajo o upravnih stvareh, dajejo strankam pravno pomoč pri uresničeva-nju njihovih pravic oz. obveznosti v upravnem postopku. Zagotav-Ija strokovno pomoč upravnim organom in organizacijam ter nji-hovim delavcem pri strokovnem usposabljanju za opravljanje upravnih zadev in strokovno pomoč pri organizaciji in racionaliza-ciji dela pri reševanju upravnih zadev. Če ugotovi, da upravni organ, ali državni organ ali organizacija ali skupnost, ki so ji poverjena javna pooblastila, krši predpise o upravnem postopku, mora na to opozoriti funkcionarja, ki vodi upravni organ, oz. odgovorno osebo organizacije ali skupnosti in mu predlagati ukrepe za odpravo nezakonitosti oz. nepravilnosti oz. ukrepe za odpravo nezakonitosto oz. nepravilnosti oz. ukrepati v skladu s pooblastili, ki jih ima po zakonu. Če organ oz. organizacija ali skupnost ne ravna v skladu z opozorili, mora sekretariat za občo upravo o ugotavljenem stanju obvestili izvršni svet in mu predla-gati ustrezne ukrepe. Sekretariat za občo upravo mora letno poročati izvršnemu svetu in skupščini o stanju in pojavih pri reševanju upravnih zadcv. Poročilo pripravi na podlagi poročil in analiz, ki mu jih posredujejo upravni organi ter organizacije in skupnosti, ki odločajo v uprav-nem postopku. Poleg sekretariata za občo upravo, pa opravljajo v občinah inštruktažne preglede zadev in opravil, ki sodijo v delovno področje posameznih upravnih organov tudi pristojni republiški upravni organi. Tak pregled upravnih zadev za leto 1986 je bil opravljen v Upravi za družbene prihodke s strani Republiške uprave za družbene prihodke ter v Komiteju za urejanje prostora s strani Republiškega sekretariata za pravosodje in upravo. Ugotov-ljene so bile nekatere pomanjkljivosti pri izvajanju predpisov in podani nckateri predlogi za izboljšanje deia upravnih organov, kar bodo upravni organi upoštevali pri svojem nadaljnem delu. II. REŠEVANJE ZADEV V UPRAVNEM POSTOPKU Odločanje v upravnih stvareh je ena najpomembnejših nalog občinskih upravnih organov, saj prihaja do najbolj neposrednih in najpogostejših stikov z delovnimi Ijudmi in občani. Ti svoj položaj v družbi in zagotavijanje pravne varnosti ocenjujejo tudi po načinu reševanja zadev v upravnem postopku. V upravnih stvareh na I. stopnji praviloma odločajo občinski upravni organi, le v najzahtevnejših zadevah, ki jih določa zakon, pa republiški upravni organi. Predpisi o spiošnem upravnem postopku ter o drugih upravnih organih, se v občini Ljubljana-Siška uporabljajo v naslednjih upravnih organih: — v Romiteju za urejanje prostora - v Upravi za družbene prihodke - v Komiteju za družbeno planiranje in gospodarstvo — v Komiteju za družbene dejavnosti Izven upravnih organov določbe zakona o splošnem upravnem postopku uporablja tudi center za socialno delo občine Ljubljana-Siška na podlagi javnega pooblastila. Veliko zadev s področja upravnega postopka,,je občina Ljub-Ijana-Šiška poverila mestu Ljubljani in se tako določene upravne zadeve opravljajo enotno za vse Ijubljanske občine (notranje zadeve. inšpekcijske zadeve, geodetske zadeve itd.). Pripad zadcv, uvedenih na zahtevo strank, ki so jih reševali upravni organi občine Ljubljana-Šiška. je od leta 1983 dalje v postopnemnaraščanju. Leta 1983 soreševali 4025 zadev.leta 1984 - 4226 zadev, leta 1985 - 4308 zadev, leta 1986 - 4617 zadev. Razen zadev, uvedenih na zahtevo strank, so občinski upravni organi reševali še številne upravne zadeve po uradni dolžnosti. Vletu 1986jebilo v predpisanih rokih rešeno 3328zadev; 3246 zahtevkom je bilo ugodeno. 66 zahtevkov je bilo zavrnjenih, 16 pa zavrženih. Po izteku predpisanih rokov je bilo v letu 1986 rešeno 628 zadev. Konec leta 1986 je ostalo nerešenih 491 zadev, ki so jim že potekii predpisani roki rešitve. V letu 1986 so stranke zoper odločbe upravnih organov vložile 99 pritožb. Pritožb zaradi molka organov ni bilo. Številčni podatki o reševanju upravnih zadev ter o številu pritožb kažejo na zadovoljivo delo upravnih organov v letu 1986. Večina zadev je bila rešena v predpisanih rokih tcr ugodno za stranke, Sorazmerno malo je zahtevkov. ki so bili zavrnjeni, ker jim zaradi pomanjkanja dokazov o obstoju predpisanih dejstev ni bilo mogoče ugoditi in zahtevkov, ki so bili zavrženi. ker so ostali zaradi formalnih napak, nerazumljivosti ali nepopolosti nerešljivi, kljub posredovanju upravnega organa. da bi te pomanjkljivosti odpravil. Število zavrnjenih oz. zavrženih zahtevkov kaže na pri-meren odnos do strank že v samem začetku postopka, saj upravni organi strankam pomagajo pri sestavi in vlaganju zahtevkov, tako da stranke nc vlagajo nerazumljivih, nerešljivih in tako pomanjklji-vih zahtevkov, ki jih ni mogoče vzeti v delo in med postopkom strokovno dopolnjevati. Sorazmerno malo je tudi število zadev. ki so bile rešene po izteku predpisanega roka. Trajanje upravnih postopkov preko predpisanih eno oz. dvomesečnih rokov povzročajo zlasti stranke same. ker ne predložijo pravočasno dokazil. ki so potrebna za dokončanje upravne zadeve in jih upravni organ ne more pribaviti pouradni dolžnosti. 111. PRIKAZ REŠEVANJA ZADEV PO POSAMEZNIH UPRAVNIH ORGANIH Komite /a družbeno planiranje in gospodarstvo Komite jc pristojen za reševanje upravnih zadev s področja gospodarstva in sicer so to predvsem upravne zadeve po obrtnem zakonu ter v zvezi z urejanjem poslovnega časa v občini. V letu 1986 je upravni organ prejel v reševanjc 5S2 zadev. iz prejšnjega lcta je bilo prenešeno v rcševanje šc 57 zadcv. V predpisanem roku je bilo ugodno rešenih 473 zadev. v 4 primerih pa je bil zahtcvek strank zavrnjcn. Po izteku predpisanega roka je bilo rešenih 72 zadev. Nerešenih jc ostalo 90 zadev, od tega 71 zadevam še ni potekcl prodpisani rok rešitve (stanje na dan 31. 12. 1986). Proti odločbam I. stopnjc sta bili vloženi dve protožbi. ki sla še v postopku rešcvanja na II. stopnji pripristojnem republiškem upravncm organu. Vzrok. da komitc ni v predpisanih rokih rešil vseh prejetih zadev jc v tem. da vloge niso popolne. Zlasti se zavleče pridobitev dokazil o ustreznosti poslovnih prostorov, saj strankc ob vložitvi-zahteve za izdajo obrtnega dovoljenja, pogosto še nimajo ureje-nega poslovnega prostora. Tudi preizkusa znanja za opravljanje obrtne dejavnosti stranke običajno ne opravijo hitro. Ustrezni potrdili Mestne uprave inšpekcijskih služb o ustreznosti poslov-nega prosora ter Zveze obrtnih združenj Slovenije o strokovni usposobljenosti stranke za opravljanje želene obrtne dejavnosti. pa sta potrebni za rešitev zadeve s strani upravnega organa. Komitc za dnižbene dejavnosti V komiteju se vodi upravni postopek v zadevah borcev NOB in drugih vojn ter vojaških invalidov. V letu 1986 je komite prejel v reševanje 1200 zadev, 1 zadeva pa je bila prenešena v reševanje iz prejšnjega leta. V predpisanem roku je bilo reienih 1189 zadev, od tega 1156 ugodno za stranke. v 19 primerih je bil zahtevek stranke zavrnjen, v 14 pa zavržen. Po izteku predpisanega roka je bilo rešenih le 5 zadev. Ob koncu leta 1986jeostalo7 nerešenihzadev, kijim pa še ni potekel rok rešitve. Proti odločbam kotniteja je bilo vloženih 13 pritožb. V 8 prime-rih strankam v pritožbi ni bilo ugodeno, v 4 pa so uspele in sicer jim je bil priznan višji odstotek invalidnosti. V letu 1986 je bil tudi 1 upravni spor, v katerem stranka ni uspela. Pri vodenju upravnega postopka so največje težave z zbiranjem dokazov. Stranke so zaradi starosti in bolezni večkrat nemočne, zato jim strokovni delavci skušajo pomagati in sami zbirajo razno dokumentacijo. Uprava za drutžbene prihodke V Upravi za družbene prihodke se vodi upravni postopek za odmero davkov in prispevkov ter prisilno izterjavo davčnih obvez-nosti. Vletu 1986jeupravaprejela vreševanje 1131 zahtevkov.od tega je bilo 1008 zahtevkom ugodeno, 36 zahtevkov je bilozavrnje-nih, 69 zadev je bilo rešenih po izteku predpisanega roka, ob koncu leta je ostalo nerešenih 18 zadev. Proti odločbam uprave je bilo v letu 1986 vloženih 99 pritožb. večina v zadevah s področja gospodarske dejavnosti. Z izvajanjem upravnega postopka uprava glede rokov nima večjih problemov. Zadeve se v glavnem rešujejo v predpisanih rokih. Zadeve, rešene po predpisanih rokih, se v glavnem nana-šajo na zahtevriejše davčne odmere na področju gospodarske dejavnosti in prometa nepremičnin in sicer zaradi nepopolnih vlog ter zahtevnejših ugotovitvenih postopkov (delo z izvedenci). Komite za urejanje prostora V komiteju se vodijo upravni postopki za izdajo lokacijskih dovoljenj za družbeni in individualni sektor. upravni postopki za izdajo gradbenih ter uporabnih dovoljenj. za izdajo potrdil, skle-pov, odločb za tekoča vzdrževalna dela na že obstoječih napravah in objektih, za razlastitev nepremičnin. za prisilni prenos pravice uporabe na nepremičninah, za prenos poslovriih prostorov in stavb, za izdajo odločb o izpraznitvi, izselitvi in dodelitvi nado-mestnih stanovanj ter upravni postopki s področja kmetijstva, gozdarstva, lovstva, ribištva ter varstva rastlin. V letu 1986 je komite prejel v reševanje 1646 zadev. od tega 597 zadev prenešenih iz prejšnjega leta. V predpisanem roku je bilo rešenih 618 zadev, od tega 609 ugodno za stranke. 7 zahtevkov je bilo zavrnjenih ter 2 zavržena. Po izteku roka je bilo rešenih 482 zadev. Ob koncu leta je ostalo nerešenih 546 zadev. od tega 92 zadevam še ni potekel predpisani rok rcšitve (stanje na dan 31. 12. 1986). Zoper odločbe upravnega organa je bilo vloženih 9 pritožb, na II. stopnji je bilo 6 rešenih ugodno za stranke, 3 pa so še v postopku reševanja na II. stopnji. Vse zadeve so bile vrnjcnc prvostopnemu organu v ponovno odločanje. Ta tnora v večini primerov dopolniti postopek, kot na primer pridobiti ponovno soglasje sanitarne inšpekcije. počakati na dopoinitcv lokacijske dokumentacije s strani ZIL, TOZD Urbanizem in drugo. V 1 primeru tudi v ponovnem postopku komite zaenkrat odločbe še nc more izdati. ker je potrebno počakati na sprejetje prostorskih ureditvenih pogojev. V letu 1986 je bil sprožen tudi 1 upravni spor pri vrhovnem sodišču SRS, ki še ni rešen. Razlogi. da večje število zadev komite v letu 1986 ni rešil. so zlasti v ncpopolrrih vlogah strank tcr v neizdelanih prostorskih izvedbenih aktih. V premoženjskopravni službi jc največ nerešemh zadcv takih. ko zaradi nepopolnc dokumentacijc ni možno izdati razlastitvenih odločb. Pravni predpisi pogojujcjo izdajo odločb v določcni zadevi s potrebnimi listinami. ki so jih dolžne stranke prcdložiti. Od 35 poziva stranki na dopolnitev vloge pa do takrat, ko je vloga dopolnjena z ustrcznimi listinami, preteče vedno rok najmanj dveh mesecev, ki ga določa zakon o upravnem postopku kot rok, v katerem je upravni organ dolžan.izdati ustrezno odločbo. Iz nave-denega razloga pri organu zadevfe pogosto niso rešene v predpisa-nem roku. Zaostanki pri delu se pojavljajo tudi zaradi neažurnosti zemljiškoknjižnega stanja s stanjfem v naravi. neizvedenega dedo-vanja, neizvedenih pogodb s strani strank in podobno. Vzrok za največji zastoj pri delu premoženjskopravne službe vpretekiem obdobju, pa je bil neusklajen družbeni plan občinc Ljubljana-Šiška za obdobje 1981^85 z zakonom o varstvu kmetij-skih zemljič prcd spreminjanjem namembnosti (avtocesta Naklo--Ljubljana, daljnovod Beričevo), nadalje zamude pri sprejemanju prostorskih izvedbenih aktov in iudi odprava že sprejetih zazidal-nih načrtov v postopku pred Ustavnim sodiščem SRS, kar je imelo za posledico nedokončane postopke za določitev odškodnine za razlaščene objekte v soseski ŠS-1D7 Šentvid. Veliko oviro pri delu premoženjskopravne službe so predstavljali tudi potnanjkljivi zazi-dalni načrti. ki niso vsebovali vseh obveznih sestavin (na primer načrta parcelacije oz. načrta gradbenih parcel). V službi za gradbene in lokacijslke zadeve ter v službi za prostor-sko planiranje v letu 1986 ni bild možno rešiti večje število zadev zlasti zaradi nepopolne dokumentacije. ko manjkajo na primer različna soglasja, uporabna dovoljenja, pogodbe z ZIL-om glede prispevka k stroškom urejanja stavbnega zemljišča, strokovna mnenja in drugo. Veliko zadev je ostalo nerešenih tudi zaradi še neizdelanih prostorskih ureditvertih pogojev. Pridobitev ustreznih prostorsklh izvedbenih aktov ter dopolni-tev in sprememba družbenega plana občine Ljubljana-Šiška za obdobje 1986-1990, sta zato ključni nalogi komiteja v letu 1987. Center za socialno delo Center za socialno delo izdaja fazlične odločbe v zvezi z izvaja-'njem zakona o zakonski zvezi in družinskih razmerij. V letu 1986 je center imel v reševatiju 720 zadev. Po preteku zakonitega roka je bilo rešenih 25 zadev, konec leta je ostalo nerešenih 8 zadev, ki jim je že potekel rok rešitvc. Zahtevkom strank je bilo ugodeno v 675 zadevah, v 8 zadevah je bil zahtevek zavrnjen, v 3 pa zavržen. Zoper prvostopenjsko odločbo je bila 1 pritožba. v pritožbenem postopku je bilo stranki ugodeno, zadeva je bila vrnjena centru v dopolnitev in ponovno odločanje. Sekretariat za občo upravo dosedaj pri centru ni opravljal uprav-nega nadzorstva, razen pravne portioči v posamičnih primerih, pač pa republiški upravni inšpektbr, ki je opravil pregled v letu 1985. Sekretariat za občo uprav ougotavlja, da se zaradi posebnosti odločanja, ki posega v najosebnejšo človekovo sfero, včasih zadeve tudi dlje časa rešujejo (rejhištvo, posvojitve). IV. PISARMŠKO POSLOVAINJE Dosledno izvajanje predpisov o pisarniškem poslovanju omo-goča hitro reševanje zahtevkov stfank brez nepotrebnih zaslojev. V sprejemni pisarni se vodi kartbtečna evidenca vseh upravnih zadev, ki je urejena pregledno. Posamezni upravni organi pa vodijo tudi svojo evidenco upravnih zadev v referentskih knjigah. Evidence zadev vodene po posaheznih upravnih organih se v glavnem ujemajo s kartotečno cvidenco. Do napačne evidence zadev v sprejemni pisarni prihajd zlasti v primerih, ko upravni organi odstopijo upravne zadeve zaradi nepristojnosti drugim pri-stojnim upravnim organom oz. organizacijam in o tem ne obvestijo sprejemne pisarne. Tako se zadeva v sprejemni pisarni vodi kot nerešena. Sekretariat za občo upravo je že v letu 1984 izdal pravilnik o varstvu dokumentarnega gradiva in odbiranju arhivskega gradiva, ki se v praksi v celoti še ne izvaja. fco je upravna zadeva rešena, bi moral strokovni delavec spis izročiti sprejemni pisarni, od koder se po dveh letih arhiviranja v priročnfem arhivu izroči v glavni arhiv. Dogaja pa se še, da strokovni delavci spise rešenih zadev zadržu-jejo pri sebi tudi več let, kar ondmogoča izvedbo predpisanega postopka arhiviranja spisov. Problem predstavlja tudi pomanjkanje arhivskih prostorov. Zato je potrebno nemudoma pristopiti k odbiranju dokumentar-ncga gradiva. V sodelovanju z Zgodovinskim arhivom je potrebno izločiti obsežno gradivo, ki nima dokumentarne vrednosti, niti ni arhivsko gradivo. V. DELOVANJE SPREJEMNE PISARNE V sprejemni pisarni je strankam posredovana večina informacij, pojasnil in napotkov, ki so pomembna za uveljavljanje njihovih pravic in obveznosli v zvezi s sprejemom vlog. Stranke lahko dobijo informacije o pristojnosti posameznih upravnih organov za odločanje o konkretni zadevi, o listinah. ki jih morajo priložiti k vlpgi ter o rokih, v katerih lahko pridobijo ustrezno listino. da stranka ve, kdaj bo njena vloga rešena. V sprejemni pisarni je organizirana tudi prodaja kolekov, kar strankam omogoča enostavnejše delo v upravnem postopku. V sprejemni pisarni je strankam na voljo večina obrazcev za vloge v upravnih zadevah, v katerih se obračajo na upravne organc. Za upravne postopke, kjer obrazci doslej še niso vpeljani. si bo sekretariat za občo upravo prizadeval. da bodo pristojni upravni organi obrazce čimprej izdelali. Sprejemna pisarna opravlja tudi overovitve podpisnikov za kupoprodajne pogodbe, overovitve listin, overovitve pooblastil ter opravlja različne postopke v zvezi z delovnimi knjižicami. VI. STROKOVNA IZOBRAZBA IN STROKOVNO IZPOPOLNJEVANJE Po določbi 88. člena Zakona o republiški upravi. lahko vodi upravni postopek in odloča o upravnih stvareh samo delavec, ki je v skladu z zakonom pooblaščen za.opravljanje teh zadev. Poobla-stilo se lahko da delavcu, ki ima najmanj višjo strokovno izo-brazbo, za dajanje v upravnem postopku na prvi stopnji iz občin-ske pristojnosti v enostavnih upravnih zadevah pa tudi delavcu. ki ima srednjo strokovno izobrazbo. Zakon o pripravništvu. strokov-nit) izpitih in izpopolnjevanju strokovne izobrazbe delavcev v državni upravi zahteva obvezen preizkus znanja, preden izda funkcionar pooblastilo za določanje v upravnih zadevah oz. za posamezna upravna dejanja. Preizkus znanja pa ne opravlja uradna oseba oz. inšpektor, ki je opravil slrokovni izpit za visoko ali višjo izobrazbo, katerega sestavni del je tudi upravni postopek. Zakon tudi določa, da funkcionar oprosti uradno osebo oz. inšpek-torjaopravljanjapreizkusa, čeje vzadnjih 3 letih uspešno opravljal dela in naloge pri reševanju upravnih zadev. Dela in naloge odločanja v upravnem postopku oz. posameznih upravnih dejanj v upravnih organih občine opravlja 47 delavcev. Od teh ima 8 delavcev visoko, 23 višjo, 13 srednjo in 3 osnovnošol-sko izobrazbo. 10 delavcev nima predpisane izobrazbe kot jo določajo pravilniki o sistemizaciji del in nalog upravnih organov in strokovnih služb občine Ljubljana-Šiška, od teh pa nekateri izpol-njujejo pogoje za pridobitev z delom pridobljene delovne zmožno-sti po družbenem dogovoru o skupnih osnovah za usklajeno ureja-nje splošnih načel za notranjo organizacijo in sistemizacijo dei in nalog ler o nomenklaturi enotnih nazivov za skupinc istovrstnih del in nalog. Preizkus znanja iz splošnega upravnega postopka ima 37 delavcev. Pooblastila funkcionarjev za odločanje v upravnih zadevah imajo vsi delavci upravnih organov, ki odločajo v uprav-nih postopkih, razen delavci uprave za družbene prihodke. kate-• rim doslej še niso bila izdana. V Centru za socialno delo, dela in naloge odločanja v upravnem postopku oz. posameznih upravnih dejanj. opravlja 16 strokovnih delavcev. vsi z višješolsko strokovno izobrazbo. 8 delavccv ima opravljen strokovni izpit, katerega sestavni dcl jc tudi upravni postopek, 4 delavci pa opravljen preizkus znanja iz splošnega upravnega postopka. VII. ZAKLJUČKI IN PREDLOGI 1. Podatki iz tega poročila kažejo, da je stanje pri uresničevanju pravic in interesov ter obveznosti deiovnih ljudi in občanov v upravnem postopku zadovoljivo, v bodoče pa je potrebno šc izboljšati kvaliteto dela upravnih organov in Centra za socialno delo občine Ljubljana-Šiška. 2. V zvezi s tem bo potrebno: a) Še naprej sprotno analizirati probleme, ki se pojavljajo pri reševanju upravnih stvari, ztasti vzroke, da se zadeve rešujejo po preteku predpisanih rokov. Prav tako pa bo potrebno zagotoviti materialno pravne pogoje, ki onemogočajo. da bi se upravne zadeve hitro reševale (na primer prostorska dokumentacija). b) Upravni organi bodo ttiorali še dosledneje upoštevati vsa temeljna načela upravnega postopka, zlasti pouka rteuki stranki, ekonomičnosti, varstva pravic občanov, učinkovitosti. c) Kljub zadovoljivemu delu sprejemne pisarne. bo potrebno njeno delo