208 ORGANIZACIJA ZNANJA 2006, LETN. 11, ZV. 4 Izvleček V prispevku je predstavljen način zagotavljanja kakovosti bibliografskih informacij v okviru si- stema vzajemne katalogizacije COBISS.SI. Poudarek je na aktivnostih, povezanih z izvajanjem določil Pravilnika o izdaji dovoljenja za vzajemno katalogizacijo. Podani so nekateri faktografski podatki, ki ponazarjajo te aktivnosti v obdobju po sprejetju Pravilnika, ter pogoji, ki jih je bilo treba zagotoviti v okviru evidenc sistema COBISS. Ključne besede sistem vzajemne katalogizacije COBISS, zagotavljanje kakovosti bibliografskih baz podatkov, do- voljenje (licenca) za vzajemno katalogizacijo, pravilnik Abstract The article presents the way in which bibliographic information quality is assured within the COBISS.SI shared cataloguing. A special emphasis has been given on the activities related to the implementation of the provisions of the Rules on Issuing the Permission for Shared Cataloguing. The paper provides factual data illustrating these activities after the adoption of the Rules, and the terms and conditions to be met in relation to the registers within COBISS. Keywords COBISS shared cataloguing, quality control of bibliographic databases, shared cataloguing permis- sion, rules UVOD Ob vzpostavitvi sistema vzajemne katalogizacije COBISS leta 1987 je bil pogoj za sodelovanje knjižničarjev v sistemu vzajemne katalogizacije oziroma za pridobitev dovoljenja (v nadaljevanju licenca) za kreiranje zapisov v vzajemni bazi podatkov (v nadaljevanju COBIB) opravljen petdnevni tečaj, ki ga je izvajal IZUM v sodelovanju s strokovnjaki na- cionalnih knjižnic v republikah nekdanje Jugoslavije. Leta 1993 je bil v Sloveniji postopek vključevanja kata- logizatorjev v sistem vzajemne katalogizacije COBISS.SI dopolnjen na osnovi dogovora med NUK-om in IZUM-om. Licenco za kreiranje zapisov v COBIB-u je pridobil kata- logizator z udeležbo na tečajih, ki sta jih organizirala NUK in IZUM. Po zaključenem izobraževanju je kandidat kreiral testne zapise, na osnovi katerih sta obe instituciji, vsaka za svoje področje, ugotovili usposobljenost kandidata ter mu skupaj podelili licenco. V dvanajstih letih od 1993 do 2005 je na ta način pridobilo licenco za vzajemno katalogizacijo 528 katalogizatorjev. IZVAJANJE DOLO^IL PRAVILNIKA O IZDAJI DOVOLJENJA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO V SISTEMU COBISS.SI Marta Seljak Institut informacijskih znanosti, Maribor Kontaktni naslov: marta.seljak€izum.si Leta 2001 so bili pogoji za pridobitev licence za vzajemno katalogizacijo določeni z Zakonom o knjižničarstvu [1]. Sled- nji določa tri osnovne pogoje za pridobitev licence: opravljen bibliotekarski izpit, dodatno usposabljanje s področja vza- jemne katalogizacije in opravljen preizkus znanja. Še po- drobneje določa pogoje in postopke za pridobitev in odvzem licence ter način vodenja evidence o izdanih, veljavnih in odvzetih licencah Pravilnik o izdaji dovoljenja za vzajemno katalogizacijo [2], ki ga je konec leta 2004 sprejel minister, pristojen za znanost, v soglasju z ministrom, pristojnim za kulturo, izvajati pa se je začel v začetku leta 2005. Skladno s 17. členom tega pravilnika je licenčno listino prejelo 711 katalogizatorjev, ki so imeli na dan sprejetja Pravilnika uporabniško ime in geslo s pooblastilom za kreiranje bibliografskih zapisov. SISTEM VZAJEMNE KATALOGIZACIJE COBISS Sistem vzajemne katalogizacije COBISS podpira izgrad- njo vzajemne bibliografsko-kataložne baze podatkov M 209ORGANIZACIJA ZNANJA 2006, LETN. 11, ZV. 4 COBIB in lokalnih baz podatkov, normativne baze poda- tkov CONOR ter baze podatkov CORES z retrospektivni- mi podatki o uredništvu serijskih publikacij [3]. Na začetku vidik kakovosti bibliografskih podatkov ni bil med najpomembnejšimi, z rastjo in razvojem sistema pa postaja vedno odločilnejši in je zato deležen tudi vedno večje pozornosti. Pogoj za aplikacije, ki temeljijo na podatkih COBIB-a, kot je npr. aplikacija bibliografij raz- iskovalcev, so kakovostni in konsistentni bibliografski podatki. Na bibliografske baze podatkov se navezujejo lokalne aplikacije COBISS-a, zato je kakovost tudi s tega vidika pomembna. Nadalje so kakovostne bibliograf- ske informacije pomembne za knjižnice, ki se na novo vključujejo v sistem. To so predvsem šolske knjižnice, ki bibliografske zapise iz COBIB-a v glavnem prevzemajo. Prav tako postaja vidik kakovosti vedno bolj kritičen pri izmenjavi podatkov z drugimi sistemi v okviru mreže COBISS.Net, pri povezovanju s tujimi bazami podatkov in servisi, kot so npr. baze citiranosti (Web of Science), ter pri sodelovanju knjižnic z raznimi tujimi sistemi in servisi preko protokola Z39.50. Z razvojem različnih spletnih tehnologij se namreč tehnične možnosti za po- vezovanje sistemov poenostavljajo, ostajajo pa vsebinski problemi na ravni strukture in kakovosti podatkov. Prirast novo kreiranih bibliografskih zapisov v sistemu COBISS.SI je dokaj enakomeren in obsega okoli 200.000 zapisov na leto. V sistemu COBISS.SI trenutno sodeluje 310 knjižnic, licenco za kreiranje novih bibliografskih zapisov pa ima 752 katalogizatorjev iz 203 knjižnic (no- vember 2006). Povprečno število kreiranih zapisov na katalogizatorja na leto je nizko in znaša okoli 300 biblio- grafskih zapisov. To dodatno ponazarja podatek, da je kar 45 odstotkov katalogizatorjev v letu 2003 kreiralo manj kot 100 bibliografskih zapisov [4]. Ob razpršenosti katalogizacijskega dela je eden večjih problemov predvsem neskladnost bibliografskih zapisov v COBIB-u in lokalnih bibliografskih bazah podatkov. Mnogi katalogizatorji namreč poskrbijo za kakovost bibliografskih zapisov le v lokalni bazi podatkov, medtem ko jih stanje zapisov v COBIB-u ne zanima. Problem predstavlja tudi 810.000 bibliografskih zapi- sov v lokalnih bazah podatkov (stanje 30. 6. 2006), ki niso povezani s COBIB-om. Ti zapisi so nastali bodisi s konverzijami iz sistemov, ki so jih knjižnice uporabljale pred vključitvijo v COBISS, bodisi z retrospektivnimi konverzijami listkovnih katalogov. Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe [5] v 57. členu sicer predvideva, da se v šestih letih (do leta 2009) vsi katalogi uredijo, vendar pa je glede na doseda- njo dinamiko reševanja problema težko pričakovati, da bo cilj uresničen. ZAGOTAVLJANJE KAKOVOSTI BIBLIO- GRAFSKEGA SISTEMA Izgradnja kooperativnega sistema s kakovostno ponudbo bibliografskih informacij je zelo zahtevna naloga, ki jo je možno doseči le s sistematičnim delom na daljši rok. Najpomembnejši mehanizmi za doseganje tega cilja so kakovostna in uporabniku prijazna programska oprema, normativne baze podatkov, konsistentna katalogizacijska pravila in ustrezni postopki usposabljanja katalogizator- jev za sodelovanje v sistemu vzajemne katalogizacije. Vsi našteti elementi so med seboj tesno povezani in odvisni drug od drugega, zato je za doseganje kakovosti potreben usklajen in sistematičen razvoj na vseh omenjenih po- dročjih. H kakovosti bibliografskih informacij lahko v veliki meri prispeva programska oprema, če vsebuje normativno kontrolo elementov za dostop, kontrolne algoritme za potencialne podvojene zapise, programske kontrole za format MARC, kontrolirane globalne in lokalne šifrante, kontrole enoličnih identifikacijskih številk, kontrole štev- cev itd. Med razvojem sistema vzajemne katalogizacije COBISS so bile v programsko opremo uvedene številne izboljša- ve. Med njimi je še posebej pomembna uvedba možnosti prevzemanja zapisov iz tujih baz podatkov, kot npr. ISSN, WorldCat, LC Names [6]. Velik kakovosten preskok predstavljata uvedba normativne kontrole osebnih imen avtorjev v sistem COBISS.SI leta 2003 [7] in ločitev vzdrževanja podatkov lokalnega značaja od vzdrževanja bibliografskih podatkov z uvedbo programske opreme COBISS3, V3.0, leta 2005 [8]. Tudi v prihodnosti nas čaka na področju programske opreme za vzajemno katalogizacijo še veliko dela. Pred- viden je razvoj novega grafičnega vmesnika COBISS3/ Katalogizacija in izločitev vseh podatkov lokalnega zna- čaja iz bibliografskega zapisa. Od leta 2000 poteka razvoj Splošnega geslovnika COBISS.SI [9], poteka pa tudi raz- voj normativne kontrole imen korporacij in normativne kontrole predmetnih oznak. Sledile bodo izboljšave po- stopkov redigiranja COBIB-a z novo arhitekturo vzajem- ne katalogizacije na platformi COBISS3. Sedanji sistem vzajemne katalogizacije namreč dopušča, da knjižnice poskrbijo samo za kakovost podatkov v svojih lokalnih bazah podatkov, medtem ko ostajajo podatki v COBIB-u pogosto pomanjkljivi ali celo napačni. Na področju bibliografskih standardov in katalogizacij- skih pravil smo v zadnjih letih priča izredno intenzivne- mu razvoju novih pristopov v okviru mednarodnih stro- kovnih združenj in institucij. Med pomembnejše projekte sodi posodobitev pariških načel z novimi funkcijami, Marta Seljak: IZVAJANJE DOLOČIL PRAVILNIKA O IZDAJI DOVOLJENJA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO V SISTEMU COBISS.SI 210 ORGANIZACIJA ZNANJA 2006, LETN. 11, ZV. 4 ki naj bi jih zagotavljal katalog oziroma zapisi, razvoj Mednarodnih katalogizacijskih pravil – IME ICC [10] in razvoj katalogizacijskih pravil RDA: Opis virov in dostop (Resource Description and Access) [11], ki bodo nadome- stila AACR2. Zelo pomemben mehanizem za zagotavljanje kakovosti bibliografskih informacij je tudi ustrezen sistem izobra- ževanja za vzajemno katalogizacijo ter spremljanje dela katalogizatorjev, kar je podrobneje predstavljeno v na- daljevanju. LICENCA ZA VZAJEMNO KATALOGIZA- CIJO Usposabljanje knjižničarjev za delo v sistemu vzajemne katalogizacije COBISS.SI izvajata NUK in IZUM. Teča- je, povezane s poznavanjem katalogizacijskih pravil in drugih bibliografskih standardov, izvaja predvsem NUK, tečaje, povezane z uporabo formata COMARC in pro- gramske opreme, pa IZUM. V programih izobraževanja za leto 2007 je predviden štiridnevni tečaj Uporaba programske opreme COBISS2/ Katalogizacija – kreiranje zapisov v IZUM-u in petdnev- ni tečaj Katalogizacija monografskih publikacij: tečaj za bodoče aktivne udeležence sistema COBISS.SI v NUK-u. Knjižničarji iz knjižnic, ki se na novo vključujejo v si- stem COBISS.SI, morajo predhodno opraviti tudi tridnev- ni tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/ Prevzemanje zapisov in zaloga. Ker pa so to pretežno manjše knjižnice, ki zapise iz COBIB-a le prevzemajo, izobraževanje za vzajemno katalogizacijo ni nujno. Postopek za pridobitev licence za vzajemno katalogizaci- jo sproži kandidat po opravljenem bibliotekarskem izpitu, usposabljanju s področja vzajemne katalogizacije po pro- gramih izobraževanja NUK-a in IZUM-a ter najmanj 30 samostojno kreiranih bibliografskih zapisih s pripadajo- čimi normativnimi zapisi za različne vrste monografskih publikacij v testnem okolju. Ko kandidat z dokazili utemelji izpolnitev formalnih pogojev, IZUM in NUK preverita testne zapise. IZUM preveri skladnost testnih zapisov s formatom COMARC, NUK pa skladnost zapisov z veljavnimi katalogizacijski- mi pravili. Če so zapisi skladni s formatom in katalogiza- cijskimi pravili, sme kandidat opravljati preizkus znanja. V nasprotnem primeru IZUM ali NUK obvestita kandida- ta o neustreznosti zapisov in obvestilu priložita še seznam napak v zapisih. Postopek popravljanja in preverjanja zapisov se lahko ponovi največ trikrat, potem pa se mora kandidat ponovno udeležiti izobraževanja in ponovno kreirati testne zapise. V obdobju od sprejetja Pravilnika do 20. novembra 2006 je bilo v IZUM-u opravljenih 113 pregledov testnih zapi- sov za 64 kandidatov, skupaj 3.390 zapisov (gl. tabelo 1). Pregledi zapisov za kandidate En- krat Dva- krat Tri- krat Skupno število kandi- datov Skupno število pregledov 2005 13 14 7 34 62 2006 10 19 1 30 51 Skupaj 23 33 8 64 113 Tabela 1: Pregledi testnih zapisov Preizkusi znanja so predvideni šestkrat na leto. Komisijo za preizkus znanja sestavljata po en pooblaščeni delavec NUK-a in IZUM-a. Pri preizkusu znanja kandidat kreira štiri zapise za primere monografskih publikacij, ki jih pri- pravi komisija. Le-ta preveri njihovo ustreznost in kan- didata po potrebi pokliče še k ustnemu zagovoru. Uspeh kandidata oceni z “opravil” ali “ni opravil”. Kandidat lahko preizkus znanja ponavlja trikrat. Če ga tudi v tretje ne opravi, se mora ponovno udeležiti izobraževanja in ponovno kreirati testne zapise. V obdobju od sprejetja Pravilnika je opravilo preizkus znanja in pridobilo licenco 41 kandidatov (gl. tabelo 2). Opravljeni preizkusi znanja Prvič Drugič Tretjič Skupaj 2005 16 5 1 22 2006 13 5 1 19 Skupaj 29 10 2 41 Tabela 2: Opravljeni preizkusi znanja NUK in IZUM sta izvedla 55 posameznih preizkusov znanja za 41 kandidatov, ki so pridobili licenco in 13 po- sameznih preizkusov znanja za 9 kandidatov, ki jim to ni uspelo. Eden od kandidatov je bil na preizkusu neuspešen trikrat, trije dvakrat in pet kandidatov enkrat. Po uspešno opravljenem preizkusu znanja se kandidatu podeli licenca za vzajemno katalogizacijo, na osnovi katere dobi uporabniško ime in geslo za kreiranje bibliografskih zapisov za monografske publikacije. Pogoj za pridobitev pooblastil za kreiranje zapisov za druge vrste gradiva je uspešno opravljeno izobraževanje na ustreznih tečajih, predpisanih v programih izobraževanja NUK-a in IZUM-a. Pravilnik predvideva tudi prenehanje in odvzem licence, in sicer: Marta Seljak: IZVAJANJE DOLOČIL PRAVILNIKA O IZDAJI DOVOLJENJA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO V SISTEMU COBISS.SI M 211ORGANIZACIJA ZNANJA 2006, LETN. 11, ZV. 4 1. Če katalogizator več kot tri leta ne kreira novih bi- bliografskih zapisov ali ne dopolnjuje obstoječih, mu licenca preneha. 2. Če redaktorji tudi po tretjem opozorilu ugotovijo neskladnost zapisov s katalogizacijskimi pravili ali formatom COMARC, lahko predlagajo, da se katalo- gizatorju odvzame licenca. 3. Če katalogizator uporabniško ime in geslo s poob- lastili za kreiranje novih zapisov razkrije drugi osebi ali pri ažuriranju bibliografskih zapisov zlorabi poob- lastila, se mu lahko licenca odvzame za dobo 3 let. Sklep o odvzemu licence sprejme IZUM v soglasju z NUK-om. Zoper izdajo ali odvzem licence je na podlagi Zakona o knjižničarstvu možna pritožba na pristojno mi- nistrstvo. Zaenkrat primera odvzema licence iz razlogov, navedenih v prvih dveh točkah, še ni bilo, saj je Pravilnik v veljavi šele dve leti, postopek preverjanja naključno izbranih za- pisov pa se je doslej izvedel dvakrat. Pri urejanju evidenc uporabnikov programske opreme COBISS2 smo ugotovili, da nekateri katalogizatorji poso- jajo uporabniška imena in gesla svojim sodelavcem. Za- enkrat smo takšne katalogizatorje in tudi vse odgovorne osebe za COBISS pisno opozorili na 13. člen Pravilnika, ki predvideva za takšno dejanje odvzem licence za tri leta. Obravnavali smo tudi primer, na katerega nas je opo- zoril knjižničar, ki je pri naročanju članka za uporabnika ugotovil, da članek, evidentiran v COBISS.SI, sploh ne obstaja. O primeru smo obvestili knjižnico, v kateri so bili zapisi kreirani, NUK in Agencijo za raziskovalno de- javnost Republike Slovenije (ARRS). Od vodje knjižnice smo dobili pojasnilo, da je raziskovalka katalogizatorju predala v obdelavo tri članke, ki še niso bili objavljeni. Uredniški odbor revije Traditiones je kasneje objavo člankov zavrnil, avtorica katalogizatorja o tem ni obvesti- la, katalogizator pa tudi od avtorice ni zahteval podatka o tem, kje so bili članki objavljeni. Zapisi so namreč vsebovali tudi tipologijo dokumenta/dela, ki je osnova za točkovanje po metodologiji ARRS. V knjižnici so na intervencijo IZUM-a zapise za neobjavljene članke takoj zbrisali. Postopka za odvzem licence nismo sprožili, ker je katalogizator medtem zamenjal službo in ne sodeluje več v sistemu vzajemne katalogizacije COBISS.SI. REORGANIZACIJA EVIDENC IMETNIKOV LICENC IN UPORABNIKOV PROGRAMSKE OPREME COBISS Pravilnik nalaga IZUM-u vodenje evidence izdanih, ve- ljavnih in odvzetih licenc ter zagotavljanje vpogleda v te evidence pod pogoji in na način, skladen z Zakonom o varovanju osebnih podatkov. Da bi lahko v IZUM-u začeli izvajati določila Pravilnika, je bilo treba najprej vzpostaviti konsistentno evidenco uporabnikov programske opreme COBISS in jo dopolniti s podatki, ki omogočajo enolično identifikacijo imetnikov licenc, kot je predpisano tudi s Pravilnikom. V ta namen je bilo treba reorganizirati obstoječe evidence uporabni- ških imen imetnikov licenc in vseh drugih uporabnikov programske opreme COBISS, sistem pooblastil za delo v sistemu vzajemne katalogizacije in sistem za spremljanje izobraževalnih procesov. Prav tako je bilo treba dopolniti orodja za upravljanje s pooblastili in programsko opremo COBISS2, zlasti segment COBISS2/Katalogizacija. Takoj po sprejetju Pravilnika smo začeli izvajati projekt Reorganizacija postopkov dodeljevanja in upravljanja pooblastil s ciljem, da se reorganizirajo postopki dode- ljevanja pooblastil in vzpostavi centralna evidenca upo- rabnikov programske opreme COBISS, v okviru katere ima lahko knjižničar samo eno uporabniško ime za eno lokalno bibliografsko bazo podatkov. Vzporedno smo začeli izvajati tudi projekt Prenova sistema upravljanja izobraževalnih procesov ter pripravljati specifikacije za najnujnejše dopolnitve programske opreme COBISS2. Na osnovi obstoječih evidenc uporabnikov aplikacij CO- BISS2 smo najprej pripravili seznam katalogizatorjev, ki so bili upravičeni do prejema licenčne listine na dan spre- jetja Pravilnika. Zbiranje podatkov, ki je potekalo v več iteracijah, se je začelo decembra 2004. Po uskladitvi po- datkov v elektronski obliki smo knjižnicam poslali izpol- njene tiskane obrazce vlog za pridobitev licence z vsemi dotlej zbranimi podatki. V knjižnicah so podatke ponovno verificirali in s podpisom odgovorne osebe in upravičenca do licence jamčili za njihovo pravilnost. Licenčna listina je bila 28. aprila 2005 izdana 702 katalogizatorjema. Kas- neje je bilo izdanih še 9 licenčnih listin katalogizatorjem, ki so naknadno utemeljili upravičenost do licence skladno s 17. členom Pravilnika. Sledilo je zbiranje osebnih podatkov za vse uporabnike programske opreme COBISS2. Ob tem je bilo treba zbrati tudi podatke o tem, do katerih lokalnih bibliografskih in drugih baz podatkov ima posamezni uporabnik dostop. Tudi to zbiranje je potekalo v več iteracijah. Največ člo- veških virov je zahtevala programska in ročna priprava podatkov, ki so bili kasneje poslani knjižnicam v verifi- kacijo in dopolnjevanje. Septembra 2005 je bilo namreč v evidencah vseh lokalnih baz podatkov kar 4.766 razli- čnih uporabniških imen za dostop do programske opreme COBISS2. Po izločitvi uporabniških imen z enakim ko- renom, npr. ANA, ANA1, ter drugih dvojnikov, pri čemer je bilo ohranjeno uporabniško ime z višjimi privilegiji, se Marta Seljak: IZVAJANJE DOLOČIL PRAVILNIKA O IZDAJI DOVOLJENJA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO V SISTEMU COBISS.SI 212 ORGANIZACIJA ZNANJA 2006, LETN. 11, ZV. 4 je število uporabniških imen zmanjšalo na 3.624. Z izlo- čitvijo uporabniških imen, ki ne označujejo fizične osebe, npr. SYSTEM, se je število nadalje zmanjšalo na 2.399. Z izločitvijo vseh uporabniških imen, za katera po 1. januarju 2004 nismo zabeležili prijave v sistem, ter upo- rabniških imen uporabnikov z licenco, za katere so bili podatki že zbrani, je na koncu ostalo 1.034 uporabniških imen. Pred pošiljanjem podatkov knjižnicam so sodelavci IZUM-a podatke še ročno preverili in, če je bilo mož- no, tudi dopolnili. Na ta način smo uredili podatke za 1.719 uporabnikov programske opreme COBISS2, ki smo jih konec novembra 2005 dostavili knjižnicam v elektronski obliki. Po uskladitvi podatkov v elektron- ski obliki, smo knjižnicam poslali še izpolnjene tiskane obrazce z vsemi dotlej zbranimi podatki. V knjižnicah so podatke ponovno verificirali in s podpisom odgo- vorne osebe in uporabnika programske opreme jamčili za njihovo pravilnost. Vzpostavitev centralne evidence za 1.747 uporabnikov programske opreme COBISS2 je bila izvedena v začetku avgusta 2006. Naknadno je bilo v centralno evidenco vpisanih še okoli 30 upo- rabnikov, ki so potrebne podatke verificirali in do- stavili kasneje. Skupaj z novimi uporabniki je bilo 21. novembra 2006 v evidenci zajetih 1.800 uporabnikov programske opreme COBISS2. Vzporedno z reorganizacijo evidence uporabnikov pro- gramske opreme je potekala tudi reorganizacija sistema pooblastil. Nekatera pooblastila so bila ukinjena, eno pooblastilo je bilo uvedeno na novo, prav tako pa je bila uvedena tudi kontrola hierarhije pooblastil. Januarja 2006 je bila nameščena nova verzija programske opreme COBISS2, ki omogoča, da se lahko uporabnik z istim uporabniškim imenom hkrati prijavi v več segmen- tov COBISS2. S Programom izobraževanja IZUM za leto 2005 [12] je bilo ukinjeno dodeljevanje pooblastila za ažuriranje bibli- ografskih podatkov v COBIB-u in lokalni bazi podatkov za knjižničarje brez licence. Hkrati je bilo uvedeno novo pooblastilo za ažuriranje omejenega nabora podatkov v lokalni bazi podatkov (kode za namembnost, predmetne oznake, UDK in druge klasifikacije), namenjeno knjižni- čarjem manjših knjižnic, ki nimajo zaposlenega nobenega knjižničarja z licenco. Za knjižničarje, ki so se usposabljali pred letom 2005, smo ukinitev predhodno omenjenega pooblastila reševali ločeno. Opravili smo več analiz in ugotovili, da ima 400 knjižničarjev brez licence pooblastilo za ažuriranje bibli- ografskih podatkov. Analiza ažuriranja je za obdobje od 13. julija do 31. decembra 2005 pokazala, da je približno polovica teh knjižničarjev ažurirala večji nabor podatkov, kot ga dopušča novo pooblastilo. V dogovoru s knjiž- nicami smo vsem tem knjižničarjem ukinili pooblastilo za ažuriranje bibliografskih podatkov in jim dodelili po- oblastilo za ažuriranje omejenega nabora bibliografskih podatkov. Oba projekta (Reorganizacija postopkov dodeljevanja in upravljanja pooblastil in Prenova sistema upravljanja izobraževalnih procesov) se še izvajata, vzporedno pa po- teka tudi dopolnjevanje programske opreme COBISS2/ Katalogizacija. V okviru prvega projekta je treba central- no evidenco uporabniških imen dopolniti in poenotiti z uporabniškimi imeni za programske segmente COBISS3, zatem pa zagotoviti pogoje, da bodo tudi knjižnični in- formacijski servisi v drugih sistemih COBISS.Net lahko vzpostavili konsistentne evidence uporabnikov program- ske opreme COBISS. Cilj drugega projekta je med drugim tudi uvedba možno- sti spremljanja postopka za pridobitev licence za vzajem- no katalogizacijo in možnosti vpogleda v evidenco imet- nikov licenc preko spleta, ki ju predpisuje Pravilnik. S prenovo sistema upravljanja izobraževalnih procesov bo vzpostavljen tudi sistem programskega nastavljanja neka- terih pooblastil na osnovi opravljenih tečajev. Kljub temu da se bodo nekatera pooblastila nastavljala programsko, bo morala njihovo veljavnost za konkretno lokalno bazo podatkov potrditi še odgovorna oseba v knjižnici. Ne- katera pooblastila pa se bodo nastavljala ročno tudi v prihodnje. Vzporedno bodo potekale tudi dopolnitve programske opreme za vzajemno katalogizacijo. Ena od teh je dopol- nitev, ki bo katalogizatorjem omogočala enkratno prijavo v vzajemno katalogizacijo v okviru ene lokalne baze po- datkov. Dostop do posameznih baz podatkov v sistemu vzajemne katalogizacije (lokalna bibliografska baza po- datkov, COBIB, CONOR, CORES in morebitne druge baze podatkov) se bo izvajal programsko na osnovi poob- lastil posameznega uporabnika. SPREMLJANJE DELA KATALOGIZATOR- JEV Pravilnik o izdaji dovoljenja za vzajemno katalogizacijo nalaga katalogizatorjem stalno strokovno izpopolnjevanje po programu izobraževanja NUK-a in IZUM-a. Za kon- tinuirano spremljanje kakovosti bibliografskih in norma- tivnih zapisov je zadolžena skupina redaktorjev vzajemne baze podatkov, ki jih imenujeta NUK in IZUM. Dvakrat na leto je predvideno preverjanje 50 naključno program- sko izbranih bibliografskih in pripadajočih normativnih zapisov. O neskladnosti zapisov s katalogizacijskimi pravili in formatom COMARC je poleg kreatorja zapisov Marta Seljak: IZVAJANJE DOLOČIL PRAVILNIKA O IZDAJI DOVOLJENJA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO V SISTEMU COBISS.SI M 213ORGANIZACIJA ZNANJA 2006, LETN. 11, ZV. 4 treba obvestiti tudi organizacijo, v kateri je katalogizator zaposlen ali za katero kreira zapise. V obdobju od sprejetja Pravilnika je bilo najprej uvedeno preverjanje naključno programsko izbranih bibliografskih zapisov. Zapisi so bili prvič programsko izbrani decembra 2005, postopek preverjanja je bil zaključen maja 2006. Drugič so bili izbrani maja 2006, preverjanje pa je bilo zaključeno oktobra 2006. Rezultati obeh preverjanj so predstavljeni v Tabeli 3. Izbor bibliografskih zapisov se izvaja programsko na osnovi algoritmov za naključni izbor, in sicer med bibli- ografskimi zapisi, predhodno izbranimi iz COBIB-a. V predhodni nabor so vključeni zapisi za vse vrste gradiva brez izvedenih del. Nadalje so upoštevani bibliografski zapisi, ki so bili kreirani v obdobju od devet do treh mesecev pred dnevom izbora, ter zapisi, ki še niso bili redigirani. Maja 2006 je bilo v predhodni nabor izbranih 71.000 bibliografskih zapisov, med katerimi je bilo na osnovi posebnega algoritma za naključni izbor izbranih 50 bibliografskih zapisov. V postopku preverjanja bibliografskih zapisov se upošte- vajo vnaprej določeni kriteriji za ocenjevanje, ki temeljijo na kategorizaciji tipa napak in kazenskih točkah za po- samezni tip napake, in sicer od 0,5 kazenske točke do 3,0 kazenske točke. Na osnovi seštevka kazenskih točk re- daktorji zapis ocenijo z ocenami: ustrezna kakovost, zapis z manjšimi napakami in zapis z večjimi napakami. Zapis z večjo napako je tisti, ki vsebuje napako za 3 kazenske točke ali ima v seštevku 6 ali več kazenskih točk. Če ima zapis v polju 001g Koda popolnosti zapisa vrednost “3 – nepopolni zapis”, ga redaktorji obravnavajo posebej. Raven kakovosti zapisov Ustrezna kakovost Manjše napake Večje napake Neocenje- ni zapisi Skupaj Prvo preverjanje 12 24 12 2 50 Drugo preverjanje 6 29 12 3 50 Število ali delež v % 18 53 24 5 100 Tabela 3: Naključno preverjanje bibliografskih zapisov Iz podatkov je razvidno, da je med doslej naključno pre- verjenimi zapisi kar 77 odstotkov zapisov vsebovalo na- pake, od tega 53 odstotkov zapisov z manjšimi napakami in 24 odstotkov zapisov z večjimi napakami. Le 18 od- stotkov zapisov je bilo ustrezne kakovosti, 5 odstotkov zapisov pa ni bilo ocenjenih. Zaenkrat v IZUM-u kontinuirano in načrtno spremljamo kakovost zapisov v COBIB-u predvsem z mesečnimi pro- gramskimi postopki za odkrivanje podvojenih zapisov in zapisov, ki ne vsebujejo podatka 675c – UKD za iskanje. Sezname pošiljamo knjižnicam s prošnjo, da pomanjklji- vosti čim prej odpravijo. Vsak mesec pripravljamo tudi sezname potencialnih podvojenih zapisov in drugih napak v normativni bazi podatkov, ki jih objavljamo na naslovu E-forumi COBISS.SI [13]. Izvajanje programskih postopkov odkrivanja napak v za- pisih je pogosto povezano tudi z uvajanjem novih ali opti- mizacijo obstoječih aplikacij COBISS-a na ravni sistema kot celote, npr. bibliografije raziskovalcev, knjižnično nadomestilo ipd. Ena od oblik kontinuiranega spremljanja kakovosti, ki se izvaja od uveljavitve Pravilnika, je spremljanje dela novincev v sistemu vzajemne katalogizacije. Redaktorji NUK-a in IZUM-a po opravljenem preizkusu znanja in pridobitvi licence novinca še nekaj časa spremljajo pri njegovem delu, tako da kontrolirajo bibliografske zapise, ki jih kreira, in ga obveščajo o morebitnih napakah. Kar pogosto dobimo sporočila o napakah v COBIB-u tudi od samih avtorjev objavljenih del, najpogosteje razisko- valcev ali pa avtorjev, ki so upravičenci za knjižnično na- domestilo. V teh primerih pozovemo knjižnico, v kateri je bil bibliografski zapis kreiran, da napako odpravi. Poseb- no vlogo pri nadzoru verodostojnosti podatka o tipologiji dokumenta/dela v bibliografskih zapisih, ki predstavlja osnovo za točkovanje po metodologiji ARRS v postopkih evalvacije rezultatov raziskovalnega dela, pa imajo tudi Osrednji specializirani informacijski centri. V okviru kontinuiranega spremljanja kakovosti zapisov v COBIB-u, ki ga predvideva Pravilnik, so predvidene tudi druge oblike spremljanja dela katalogizatorjev, vendar se o njih z NUK-om še usklajujemo in jih bo treba v prihod- nosti šele vpeljati. ZAKLJU^EK Namen Pravilnika o izdaji dovoljenja za vzajemno kata- logizacijo je uvedba evidenc in postopkov za doseganje višje kakovosti bibliografskega sistema COBISS.SI. V obdobju dveh let, odkar je Pravilnik v veljavi, je bilo v njegovo izvajanje vloženega veliko dela. Prvi pozitivni rezultati so že vidni v obliki izboljšanih evidenc uporab- nikov programske opreme, izboljšanega spremljanja izob- raževanja uporabnikov in dodeljevanja pooblastil ter iz- boljšane programske opreme za vzajemno katalogizacijo. Višja kakovost bibliografskih zapisov pa se bo pokazala šele v daljšem časovnem obdobju. Pozitivne učinke priča- Marta Seljak: IZVAJANJE DOLOČIL PRAVILNIKA O IZDAJI DOVOLJENJA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO V SISTEMU COBISS.SI 214 ORGANIZACIJA ZNANJA 2006, LETN. 11, ZV. 4 kujemo od usklajenega delovanja NUK-a in IZUM-a pri interpretaciji katalogizacijskih pravil in pravil za format COMARC. Preverjanje kakovosti bibliografskih zapi- sov s strani pooblaščenih institucij in s tem preverjanje dela katalogizatorjev pa zagotovo vpliva tudi na odnos katalogizatorjev do kakovosti zapisov, ki jih kreirajo. V načrtu so tudi izboljšave pri objavljanju navodil za kata- logizatorje. Ugotovitve redaktorjev NUK-a in IZUM-a pri spremljanju kakovosti COBIB-a ter povratne informacije katalogizatorjev bodo osnova za pripravo dodatnih pojas- nil in obrazložitev za katalogizatorje, ki jih bomo tekoče objavljali v NUK-u in v IZUM-u. V IZUM-u bomo za objavljanje uporabili že obstoječi naslov E-forumi COBISS.SI. Večje novosti v programskem okolju sistema vzajemne katalogizacije z novim vmesnikom COBISS3, normativ- no kontrolo korporacij in normativno kontrolo predmet- nih oznak iz Splošnega geslovnika COBISS.SI so predvi- dene v prihodnosti. Veliko pričakujemo tudi od katalogi- zacijskih pravil RDA: Opis virov in dostop, katerih objava je predvidena za leto 2008. Reference [1] Zakon o knjižničarstvu (ZKnj-1). Uradni list Republike Slovenije, št. 87/2001. [2] Pravilnik o izdaji dovoljenja za vzajemno katalogizacijo. Uradni list Republike Slovenije, št. 127/2004. [3] Platforma COBISS spletni naslov: http://www.izum.si. [4] SELJAK, Marta. Usposabljanje knjižničarjev za delo v sistemu COBISS. Organ. znanja (Tisk. izd.). [Tiskana izd.], 2004, letn. 9, zv. 3, str. 121–129, ilustr., http://home. izum.si/cobiss/oz/2004_3/ html/clanek_07.html. [5] Pravilnik o pogojih za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe. Uradni list Republike Slovenije, št. 73/2003. [6] SELJAK, Marta. Prevzemanje zapisov iz tujih baz podatkov v COBISS. COBISS obv. (Tisk. izd.). [Tiskana izd.], 2000, let. 5, zv. 1, str. 18–23, tabele http://home.izum.si/cobiss/cobiss_obvestila/ 2000_1/Html/clanek_02. html. [7] SELJAK, Marta, BREŠAR, Tadeja, CURK, Lidija, ZALOKAR, Matjaž, TOMINAC, Andreja, POPOVIĆ-BOŠKOVIĆ, Gordana, ROGINA, Anka, URBAJS, Alojz. Vzpostavitev normativne kon- trole v knjižničnem informacijskem sistemu COBISS.SI, Slove- nija. Organ. znanja (Tisk. izd.). [Tiskana izd.], 2004, letn. 9, zv. 2, str. 37–46, graf. prikazi http://home. izum.si/cobiss/oz/2004_2/ html/clanek_01.html. [8] SELJAK, Marta. Uvodnik. Organ. znanja (Tisk. izd.). [Tiskana izd.], 2005, letn. 10, zv. 2, str. 57–58, http://home. izum.si/cobiss/ oz/2005_2/html/clanek_00.html. [9] ZALOKAR, Matjaž. Preparation of a general controlled vocabu- lary in Slovene and English for the COBISS.SI library informa- tion system, Slovenia. V: MCILWAINE, Ia (ur.). Knowledge Organization and the Global Information Society : proceedings of the Eight International ISKO Conference, 13–16 July 2004, Lon- don, UK, (Advances in knowledge organization, vol. 9). Würz- burg: Ergon Verlag, 2004, str. 323–329. [10] IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, 3th - IME ICC2 http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/. [11] Joint Steering Committee for Revision of Anglo-American Cata- loguing Rules. RDA: Resource Description and Access http:// www.collectionscanada.ca/jsc/rda.html. [12] Program izobraževanja IZUM. Maribor: IZUM (1994–2006) http://home.izum.si/izum/izobrazevanje/. [13] E-forumi COBISS.SI http://home.izum.si/cobiss/e-forumi/. Marta Seljak: IZVAJANJE DOLOČIL PRAVILNIKA O IZDAJI DOVOLJENJA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO V SISTEMU COBISS.SI