Projektna mreža Slovenije marec 2007 23 Projektno vodenje javnih razpisov za sofinanciranje športa in ljubiteljske kulture iz proračuna občine Vrhnika dr. Edvard Kolar Zavod Ivana Cankarja Vrhnika, Tržaška 12, 1360 Vrhnika e-pošta: edikolar@siol.net Povzetek Prispevek obravnava proces izvajanja javnih razpisov za sofinanciranje družbenih dejavnosti (ljubiteljska kultura in šport) iz sredstev lokalnega proračuna. V prispevku je proces izvajanja javnih razpisov opredeljen kot projekt. Projektni sistem, objektni in namenski cilji projekta, terminski načrt projekta in glavna tveganja pri izvajanju projekta javnih razpisov so opredeljeni na konkretnem primeru izvajanja javnih razpisov za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in programov športa iz proračuna občine Vrhnika. V prispevku so predstavljene osnovne organizacijske funkcije in razmerja med udeleženci projekta ter sta predlagana optimalno zaporedje in soodvisnost dejavnosti pri izvajanju projekta. Uvedba projektnega vodenja pri izvajanju javnih razpisov omogoča skrajšanje postopka izvedbe, kar pa vpliva na boljšo kakovost izvedbe javnih razpisov, predvsem z vidika uporabnikov (društev) javnofinančnih sredstev. Ključne besede: lokalne skupnosti, proces javnih razpisov, sofinanciranje družbenih dejavnosti, šport, kultura, projektni management 1. Uvod Zavod Ivana Cankarja za kulturo, šport in turizem Vrhnika (v nadaljevanju Zavod), ki je bil ustanovljen z odlokom Občine Vrhnika 22. 4. 2005, je javni zavod za opravljanje storitev na področjih kulture, športa in turizma za potrebe Občine Vrhnika kot njenega ustanovitelja ter tudi za širšo družbeno skupnost prebivalcev Občine Vrhnika. Razlogi za ustanovitev Zavoda so povezani predvsem z reševanjem problemov z organizacijskih, kadrovskih, materialnih in pravnih vidikov ravnanja z družbenimi in gospodarskimi dejavnostmi, zajetih v portfelj Zavoda. Skupno delovno nalogo Zavoda lahko razumemo kot zagotavljanje možnosti za razvoj kulture, športa in turizma na lokalni ravni ter s tem omogočanje kakovostnejšega življenja prebivalcev občine Vrhnika. Za območja, ki so zajeta v Zavod, sta značilna družbena naravnanost in njihova dejavnost na interesno- društveni ravni združevanja ljudi na območju, na katerem živi približno 15 tisoč ljudi. Na tej ravni ljudje zadovoljujejo svoje interese (ali motive), povezane z družbeno vpetostjo, ohranjanjem zdravja, zabavo, tekmovalnostjo, duhovno rastjo, in druge motive, ki jim jih lahko kot pasivnim ali aktivnim udeležencem ponudijo kultura, šport in turizem. Za ta področja je na različnih ravneh pojavljanja značilna tudi vsebinska in programska povezanost, ki ob pravilnem načrtovanju in vodenju omogoča suprasumativnost pri izkoriščanju njihovih možnosti. Odlok o ustanovitvi Zavoda (2005) v 7. členu opredeljuje dejavnosti in naloge. Tako Zavod skladno z opredelitvijo vodi tudi postopke javnega razpisa za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in javnega razpisa za izvajanje letnega programa športa v občini Vrhnika, ki tako kot lokalna skupnost posega na področji kulture in športa s pravnimi, finančnimi, informacijskimi, kadrovskimi in organizacijskimi instrumenti v okviru svojih zakonsko določenih pristojnosti. S sofinanciranjem programov ljubiteljske kulturne dejavnosti in civilne plasti v športu občina Vrhnika spodbuja razvoj obeh omenjenih področij, ki imata zaradi pozitivnih zunanjih učinkov (eksternalij) na družbo kot celoto status javnih dobrin. Za javne dobrine je značilno načelo netekmovalnosti v porabi, kar pomeni, da če porablja neko blago posameznik, s tem ne ovira drugih pri porabi istega blaga, ter načelo neizločljivosti, ki pravi, da se porabe te dobrine ne da onemogočiti ali prepovedati, da torej ni mogoče, da bi bili dobri učinki te dobrine omejeni zgolj na izbrano skupino posameznikov (Tajnikar, 1993). Problem neizločljivosti rešuje država ali lokalna skupnost, in sicer tako, da z davki zbere zadostno količino denarja za sofinanciranje optimalne količine javne dobrine (Kolar, 2005). Zato je financiranje javnih dobrin opredeljeno s pravnimi določili, ki omogočajo upoštevanje njihovih osnovnih značilnosti. Namen članka je predstaviti problematiko javnih razpisov za sofinanciranje družbenih dejavnosti, ki jih izvajajo lokalne skupnosti in drugi nosilci javnih pooblastil (npr. javni zavodi, agencije), hkrati pa izdelati koncept projektnega vodenja na konkretnih primerih javnih razpisov za sofinanciranje izvajalcev ljubiteljske kulture (14 društev v letu 2006) in letnega programa športa (41 društev v letu 2006) v občini Vrhnika (skupna višina sofinanciranja v letu 2006 približno 230.000 €). Cilj članka je izdelati zagonski elaborat projekta vodenja javnih razpisov, ki jih bo izvajal Zavod Ivana Cankarja za kulturo, šport in turizem Vrhnika. Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije marec 2007 24 2. Opredelitev problema 2.1 Opis načrtovanega procesa javnih razpisov Proces izvedbe javnih razpisov in izbire izvajalcev programov ljubiteljske kulture v občini Vrhnika ter izvajalcev letnega programa športa v občini Vrhnika (slika 1) opredeljujejo Zakon o upravnem postopku - ZUP (ZUP- UPB2; UL RS št. 24/06), Odlok o izvrševanju proračuna občine Vrhnika za leto 2007, Pravilnik o sofinanciranju ljubiteljske kulture v občini Vrhnika (2005) in Pravilnik o sofinanciranju športa v občini Vrhnika (2005). Sestavni del obeh pravilnikov so tudi merila, ki opredeljujejo način za izračun višine sofinanciranja posamezne vsebine, programa, projekta in delovanja posameznega izvajalca. Začetek procesa javnih razpisov je opredeljen s sprejemom Letnega programa ljubiteljske kulturne dejavnosti v občini Vrhnika in Letnega programa športa v občini Vrhnika. Oba letna programa pripravijo strokovne službe Zavoda v sodelovanju z najvišjimi predstavniki civilne plasti prebivalstva (uporabnikov) na področjih kulture in športa v občini Vrhnika. Sprejemanje letnih programov poteka skladno z določili 81. člena Poslovnika o delu občinskega sveta občine Vrhnika (2005), in sicer tako, da osnutka letnih programov potrdi matični odbor Občinskega sveta Vrhnika (Odbor za družbene dejavnosti), ju prekvalificira v predlog ter ju posreduje v obravnavo in sprejem na Občinski svet občine Vrhnika. Na podlagi sklepa Občinskega sveta se pripravi razpisno dokumentacijo in objavo javnih razpisov v občinskem glasilu Naš časopis. Brezplačen izvod mesečnika (občinskega glasila) prejme vsako gospodinjstvo v občini Vrhnika. V razpisih so navedeni naročnik, predmet sofinanciranja, pogoji, ki jih morajo kandidati izpolnjevati, okvirna višina sredstev, merila za vrednotenje, določitev roka za porabo sredstev, razpisni rok, datum odpiranja vlog, način dostave predlogov, skrbnik pogodb s strani izvajalca in rok, v katerem bodo vlagatelji obveščeni o izidu javnega razpisa. Po pretečenem roku za prijave na javna razpisa posebne komisije (imenuje jih župan s sklepom) za odpiranje vlog prispele vloge odprejo, preverijo njihovo popolnost ter popolne in nepopolne vloge izročijo strokovni službi Zavoda. Poslovodstvo Zavoda skladno z določili 67. člena ZUP-a kandidate z nepopolnimi vlogami obvesti, da lahko vloge v osmih dneh ustrezno dopolnijo. Nepopolne vloge, ki jih v razpoložljivem roku ne dopolnijo, so zavržene (67. člen ZUP-a). Strokovna služba Zavoda opravi vrednotenje vlog na podlagi meril za vrednotenje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa v občini Vrhnika, pripravi ustrezne sklepe o višini in namenu sofinanciranja ter rezultate vrednotenja in predloge sklepov izroči strokovnim komisijam v pregled in potrditev. Na podlagi potrditve sklepov o višini in namenu sofinanciranja so pripravljene pogodbe z izvajalci in določen rok za pritožbe (258. člen ZUP-a). Po tem roku sledi izvajanje programov, ki jih strokovne službe (skrbniki pogodb s strani Zavoda) spremljajo s preverjanjem izvedbene dokumentacije, finančnih poročil in ugotavljanjem namenske rabe sredstev. Po končanem razpisnem obdobju strokovne službe ovrednotijo izvajanje ter pripravijo ustrezno poročilo o sofinanciranju programov ljubiteljske kulture in športa v občini Vrhnika za Občinski svet občine Vrhnika, ki je objavljeno tudi v občinskem glasilu. Slika 1: Proces javnega razpisa in izbire izvajalcev letnega programa ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa 2.2 Identifikacija problemov pri dosedanjem vodenju javnih razpisov Do ustanovitve Zavoda je postopek vodila Občinska uprava. Postopki so zaradi neusklajenosti med predstavniki civilne plasti, strokovnimi komisijami in predstavniki Občinske uprave ter zaradi nepoznavanja določil meril za vrednotenje vsebin, programov, projektov in delovanja trajali od objave javnega razpisa do začetka sofinanciranja izvajalcev tudi do šest mesecev, kar je povzročalo veliko praktičnih težav pri izvajanju dejavnosti kulturnih in športnih društev v občini Vrhnika na eni strani ter načina sofinanciranja in nadzora nad porabo namenskih sredstev na drugi. Navedeno pa je pri uporabnikih povzročalo veliko nezadovoljstva. S podobnimi težavami se je srečeval tudi Zavod pri vodenju razpisov v svojem prvem letu delovanja (leta 2006). Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije marec 2007 25 3. Opredelitev procesa javnega razpisa kot projekt Priprava in izvedba javnega razpisa sofinanciranja iz lokalnega proračuna sta dejavnost ali proces, ki ima vse značilnosti projekta. Javni razpis je enkraten, ciljno usmerjen in časovno omejen proces (Hauc, 2002). Za izvedbo ciljev projekta potrebujemo specifično projektno organizacijo (Semolič, 1999). Sofinanciranje kulturnih in športnih dejavnosti ima tako neposredne kakor tudi posredne ekonomske učinke (Hauc, 2002). Med posredne učinke štejemo povečanje prihodkov za upravljavca športnih in kulturnih objektov ter za neposredne povečanje števila športno in kulturno dejavnih prebivalcev občine Vrhnika, kar vpliva na boljše zdravje in delovno storilnost občanov, preprečevanje slabih vplivov okolja (mamila, kriminal), preprečevanje vplivov sodobnega načina življenja (pomanjkanje gibanja, alkohol, kajenje) (Kolar, 2005) ter duhovno rast in razvoj občanov ter zavedanje o pomenu kulturne in zgodovinske dediščine kraja. Z izdelavo projektnega sistema in zagonskega načrta (Hauc, 2002) vodenja javnih razpisov želimo: ■ predstaviti osnovne organizacijske funkcije in razmerja med udeleženci projekta, ■ uvesti projektno vodenje pri javnih razpisih, ki jih bo izvajal Zavod (uporabno tudi za druge izvajalce javnih razpisov), ■ doseči poenoten pristop pri izvajanju javnih razpisov, ■ predlagati čim boljše zaporedje in soodvisnost korakov izvajanja javnih razpisov, ■ vplivati na krajšanje izvedbe javnega razpisa, njihovo kakovost izvedbe ter racionalizacijo kadrov in finančnih sredstev pri izvedbi javnih razpisov. 3.1 Projektni sistem »Projektni sistem zajema projekt in vse sisteme, ki so vključeni v faze določitve, priprave zagona projekta, zagona izvajanja, izvajanje, vodenje in končanje projekta do zagotovitve njegove eksploatacije ne glede na to, ali gre za projekte rasti in razvoja podjetja ali drugih organizacij ali za projekte iz multiprojektnega poslovanja projektno usmerjenih podjetij ali drugih organizacij« (Hauc, 2002). Pri oblikovanju projektnega sistema za vodenje javnih razpisov, ki jih bo izvajal Zavod, bomo ves projektni sistem razdelili na tri podsisteme, in sicer (Hauc, 2002): ■ Glavni sistem, ki bo potrdil začetno strategijo projekta, naročil pripravo zagona projekta in njegovo izvajanje, opredelitev namenskih in objektnih ciljev projekta, izvedbo ekonomskih in drugih učinkov projekta, financiranje projekta, organizacijo vodenja projekta ter končanje projekta in začetek eksploatacije. ■ Sistem skrbništva, ki vodi in nadzira izvajanje projekta in njegovo eksploatacijo. ■ Sistem izvajanja, ki bo izvajal projekt (posamezne podprojekte, stopnje in dejavnosti). Eksploatacijo pri projektu javnih razpisov za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa v občini Vrhnika razumemo kot namensko porabo sredstev, namenjenih vsebinam, programom ter projektom kulturnih in športnih društev. Namenska raba bo namreč zagotovila predvidene neposredne in posredne ekonomske učinke projekta. Projektni sistem za pripravo in izvedbo javnega razpisa za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa v občini Vrhnika je predstavljen na sliki 2. Na sliki 2 vidimo projektni sistem za pripravo, izvedbo in nadzor izvajanja javnih razpisov za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa v občini Vrhnika. Glavni sistem predstavljata Občinski svet občine Vrhnika kot naročnik projekta in Direktor Zavoda kot glavni manager projekta. Občinski svet občine Vrhnika naroča izvedbo javnih razpisov in potrjuje njegovo vsebino, višino namenskih sredstev in način razdelitve sredstev javnih razpisov med posamezne vsebine, programe, projekte in za delovanje društev. Direktor Zavoda kot management projekta opredeli namenske in objektne cilje projekta, organizacijo projekta, pripravi načrt zagona, izvajanja in nadzora projekta ter predvidi tveganja pri njegovem izvajanju. V sistem skrbništva in izvajanja projekta javnih razpisov so zajeti poslovodno-administrativni in strokovni delavci Zavoda, ki delujejo na področjih, pokritih z javnimi razpisi. V vlogi izvajalcev izvedejo vse potrebne dejavnosti za izvedbo javnih razpisov, v vlogi skrbnikov pa nadzirajo vsebinsko in formalno namensko rabo javnih sredstev, pridobljenih na javnih razpisih (nadzor izvajanja pogodbenih določil). 3.2 Objektni in namenski cilji Glede na opredelitev Hauca (2002) bi lahko oblikovanje cilja projekta javnega razpisa opredelili kot »namensko oblikovanje končnega cilja projekta, pri katerem se najprej oblikuje namenski končni cilj in šele nato objektni končni cilj projekta«. Tako je glavni namenski cilj izvedbe postopka javnih razpisov vpliv na rast in razvoj ljubiteljske kulturne in športne dejavnosti v občini Vrhnika. Na podlagi tako oblikovanega namenskega cilja pa lahko oblikujemo objektne cilje, kot so: vsa potrebna dokumentacija za izvedbo javnih razpisov; razdelitev sredstev lokalnega proračuna, namenjenih področjema, ki sta predmet javnih razpisov; organizacija izvedbe javnih razpisov Slika 2: Projektni sistem za pripravo, izvedbo in nadzor eksploatacije projekta izvedbe javnega razpisa za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa v občini Vrhnika Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije marec 2007 26 ipd. Tako opredeljeni namenski in objektni cilji pa opredeljujejo pripravo načrta in vodenja projekta ter nadzor eksploatacije projekta. 3.3 Zagon in vodenje projekta »Projektni management oz. vodstvo projekta skrbi za pripravo zagonskega elaborata in predvsem načrta projekta ter nato lansiranje projekta, kar pomeni začetek izvajanja. Izvajalcem posreduje vse potrebne načrte in druge podatke, da lahko začnejo izvajati projekt. Izvajalci pa bodo morali ob vnaprejšnjih predvidenih kontrolah pripraviti kontrolna poročila« (Hauc, 2002). Na podlagi zapisane opredelitve bomo v nadaljevanju izdelali osnovni načrt projekta, v katerem bomo opredelili Legenda k sliki 3: ■ LPŠ – letni program športa v občini Vrhnika. ■ LPLKD – letni program ljubiteljske kulturne dejavnosti v občini Vrhnika. ■ ZKDV – Zveza kulturnih društev Vrhnika. ■ ŠZV - Športna zveza Vrhnika. ■ Odbor za DD – Odbor za družbene dejavnosti pri Občinskem svetu. ■ SS kultura – strokovni sodelavec za kulturo v Zavodu. ■ SS šport – strokovni sodelavec za šport v Zavodu. ■ Komisija OS šport – strokovna komisija, ki jo je imenoval Občinski svet za vrednotenje LPŠ, sestavljena iz predstavnikov Občinskega sveta, občinske uprave in zainteresirane javnosti. ■ Komisija OS kultura - strokovna komisija, ki jo je imenoval Občinski svet za vrednotenje LPLKD, sestavljena iz predstavnikov Občinskega sveta, občinske uprave in zainteresirane javnosti. ■ Poslovni sekretar – poslovni sekretar na Zavodu. glavne faze projekta, dejavnosti za njegovo izvedbo, tehnologijo izvedbe projekta ali mrežni načrt, rokovni in terminski načrt, načrt izvajalcev, načrt mejnikov ter na njegovi podlagi načrt nadziranja. Spremljanje in obvladovanje dejavnosti in nalog v procesu projekta javnih razpisov bomo izvajali z računalniškim programom MS Project 2003. V prikazu 3 je predstavljen načrt projekta izvedbe javnega razpisa za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in javnega razpisa za sofinanciranje programov športa v občini Vrhnika. Iz retrogradne razčlenitve projekta na stopnje in dejavnosti za izvedbo projekta se jasno vidijo stopnje in glavne dejavnosti pri izvedbi projekta ter njihovo načrtovano trajanje. Vsaka stopnja projekta ima svoj objektni cilj, ki pomeni mejnik. Objektni cilj prve stopnje je pripravljen načrt (elaborat) izvedbe in zagona javnih razpisov, objektna cilja druge Slika 3: Načrt stopenj in dejavnosti izvedbe projekta javnega razpisa za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa v občini Vrhnika Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije marec 2007 27 stopnje sta objavljena javna razpisa v občinskem glasilu Naš časopis in razpisna dokumentacija, objektni cilj tretje stopnje so prijave in programi kandidatov za sredstva javnih razpisov, objektni cilj četrte stopnje so pritožbe na postopek javnih razpisov ali vrednotenje programov, objektni cilj pete stopnje je dodelitev finančnih sredstev neposrednim uporabnikom in objektni cilj šeste stopnje poročilo o izvedbi javnih razpisov. Pri uskladitvi slik 1 in 3 vidimo, da je prva stopnja projekta uvrščena v proces načrtovanja, dejavnosti od druge do skupaj četrte stopnje projekta pa v proces izvajanja (uveljavljanja), peta stopnja spada v proces eksploatacije in šesta v proces končevanja projekta. Vsaka stopnja je razdeljena na dejavnosti, ki jih sestavlja večje ali manjše število delovnih nalog, potrebnih za izvedbo in dokončanje posamezne dejavnosti, stopnje ali celotnega projekta. Večina dejavnosti ima značilnost zaporedne medsebojne odvisnosti ali razmerja »finish- to-start«, kar pomeni, da je začetek naslednje dejavnosti nujno opredeljen s končanjem predhodne. Nekatere povezave med dejavnostmi imajo tudi značilnosti razmerja »start-to-start«, ki opredeljuje, da se predhodna dejavnost mora začeti, preden se začne dejavnost, ki ji sledi (Richman, 2002), vendar dejavnosti lahko potekajo vzporedno. Navedeno omogoča zmanjševanje skupnega časa, potrebnega za izvedbo celotnega projekta. Projekt predvideva sočasno izvajanje obeh javnih razpisov (šport in kultura), kar tudi dobro vpliva na krajšanje izvedbe javnih razpisov, saj se oba razpisa pojavljata na istih sejah Odbora za družbene dejavnosti pri Občinskem svetu in na sejah Občinskega sveta. Terminski načrt javnih razpisov je časovno obremenjen predvsem z različnimi zakonskimi roki, določenimi z ZUP-om (trajanje javnega razpisa, rok za dopolnitve vlog in rok za pritožbe) ter dejavnostmi, kot so: potrditev osnutka letnega programa športa in predloga letnega programa ljubiteljske kulturne dejavnosti na Odboru za družbene dejavnosti, potrditev predloga letnega programa športa in predloga letnega programa ljubiteljske kulturne dejavnosti na Občinskem svetu, potrditev predloga vrednotenih programov in razdelitve sredstev za sofinanciranje na Komisijah Občinskega sveta). Za formalni konec projekta štejemo začetek procesa eksploatacije (razdeljevanje sredstev sofinanciranja neposrednim uporabnikom, izvajalcem letnega programa športa in letnega programa ljubiteljske kulture), čeprav sistem skrbništva nadzoruje izvajanje programov, opredeljenih z javnima razpisoma, do konca razpisnega obdobja (proračunsko leto) ter konča projekt z oddajo poročila o izvedbi letnega programa športa in letnega programa ljubiteljske kulture občinski upravi za potrebe izdelave sklepnega poročila za proračunsko obdobje. Iz slike 3 vidimo, da celotni projekt traja 291 delovnih dni, medtem ko proces načrtovanja traja 5 delovnih dni, proces izvedbe (uveljavljanja) 135, proces eksploatacije 141 in zaključek 10 delovnih dni. Iz načrta projekta je razvidno, da smo z uveljavitvijo projektnega vodenja javnih razpisov kljub upoštevanju najdaljših mogočih zakonskih rokov (258. člen ZUP) skrajšali čas od objave javnih razpisov do začetka eksploatacije na 97 delovnih dni ali na skupaj 138 dni (z upoštevanjem tudi dela prostih dni). Posebnost javnih razpisov v letu 2007 je pozno sprejemanje občinskega proračuna, ki je časovno zamaknjen predvsem zaradi lokalnih volitev in priprave delitvene bilance med občino Vrhnika in novonastalo občino Log-Dragomer. Tako se mora predvideni podpis pogodb (dejavnost 34 in 35) ujemati s predvidenim datumom sprejema občinskega proračuna (31. 5. 2007). Vendar pa sprejem proračuna ne omejuje izvajanja predhodnih postopkov (priprave letnih programov, objave javnega razpisa), ker se ti pripravljajo na podlagi določil pravilnikov in meril, ki predvidevajo odstotkovne vrednosti za posamezne vsebine in programe od skupne proračunske vrednosti sredstev, namenjenih ljubiteljski kulturi in športu. Prav tako je vrednotenje kandidatur in priprava sklepov izvajano na podlagi točkovnih vrednosti prijavljenih programov. Po sprejemu proračuna se točkovne vrednosti spremenijo v denarne na podlagi izračuna vrednosti posamezne točke. Kakovost izvajanja javnih razpisov je z vidika izvajalcev letnih programov merjena predvsem s terminom začetka procesa eksploatacije, ki pa je v letošnjem letu dokaj pozen, saj izvajalci programe izvajajo tudi v prvi polovici leta. Zato bi bilo treba v letu 2007 sprejeti sklep o začasnem financiranju izvajalcev, in sicer tistih, ki bodo s svojo kandidaturo izpolnjevali vse pogoje za uvrstitev v postopek vrednotenja. Omenjena rešitev bi omogočala začasno financiranje izvajalcev po 12. 3. 2007. Iz vseh navedenih omejitev v letu 2007 je razvidno, da je treba ob upoštevanju predstavljenega terminskega načrta, javnega razpisa za sofinanciranje ljubiteljske kulture in javnega razpisa za sofinanciranje programov športa za leto 2008 začeti že septembra 2007. Navedeno omogoča, ob predpostavki, da bi bil sprejet občinski proračun, začetek procesa eksploatacije že v marcu 2008. 3.4 Glavna tveganja pri izvedbi projekta Neposredna časovna tveganja, ki obstajajo pri izvedbi projekta v najugodnejšem časovnem roku, so povezana predvsem z možnostjo nepotrditve obeh ali enega od letnih programov na Odboru za družbene dejavnosti občine Vrhnika ali Občinskem svetu, zavrnitev predloga višine sofinanciranja posameznega izvajalca na komisijah za vrednotenje programov ali pritožba na postopek javnega razpisa. Navedena neposredna časovna tveganja, povezana z nepotrditvijo omenjenih dokumentov, bi vplivala na podaljšanje skupnega časa izvedbe javnega razpisa za čas, potreben za sklic nove seje Odboru za družbene dejavnosti občine Vrhnika, Občinskega sveta ali posamezne komisije. Opisana neposredna časovna tveganja bi imela za posledico pojavljanje posrednih tveganj kakovosti izvedbe javnega razpisa, ki bi se izražala v nezadovoljstvu neposrednih izvajalcev letnih programov. Ukrep, ki bi najmanj vplival na časovno podaljšanje izvedbe projekta, bi bil sklic izredne seje omenjenih organov, ki je v Poslovniku o delu Občinskega sveta občine Vrhnika (2005) opredeljen s precej krajšimi sklicnimi roki (3 dni namesto 14 ali 7 dni) ali potrditev dokumentov s sklicem korespondenčne seje. Da bi se izognili uresničitvi tega tveganja, smo v dejavnostih številka 4 in 5 predvideli uskladitev letnih programov z najvišjimi predstavniki neposrednih izvajalcev programov Strokovni Prispevek Projektna mreža Slovenije marec 2007 28 ljubiteljske kulturne dejavnosti in letnega programa športa v občini Vrhnika. Tveganje, da se kateri od izvajalcev upravičeno pritoži na postopek izvedbe javnega razpisa, bi pomenilo, da bi morali celoten postopek javnega razpisa ponoviti. Temu tveganju se je mogoče izogniti z doslednim upoštevanjem vse zakonodaje, ki opredeljuje postopke javnih razpisov za sofinanciranje iz lokalnih proračunov. Seveda bi bilo mogoče tudi tveganje, da se kdo od izvajalcev pritoži na višino sofinanciranja (vrednotenje programa). Ob opravičeni pritožbi o vrednotenju programov bi to ponovno izvedli, kar pa ne bi imelo neposrednega vpliva na začetek sofinanciranja, ker je izvedeno v četrtinah na podlagi predloženih dokazil o uresničevanju posameznega programa ali projekta, ki omogočajo sprotno poračunavanje višine sofinanciranja. Tudi uresničitev tega tveganja bi imela za posledico pojav posrednega tveganja vpliva na kakovost izvedbe javnih razpisov, predvsem pri tistih izvajalcih, ki bi bili na podlagi ponovnih izračunov deležni nižjega sofinanciranja od prvotno potrjenega. Da bi se izognili uresničitvi tega tveganja, je treba v postopku vrednotenja delovanja, programov in projektov dosledno upoštevati merila za vrednotenje, ki so del obeh pravilnikov, ki urejata sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa. 4. Sklep V članku sem se ukvarjal s projektom načrtovanja in izvedbe javnih razpisov za sofinanciranje ljubiteljske kulturne dejavnosti in športa v občini Vrhnika, ki jih bo kot novi javni zavod v občini Vrhnika opravljal Zavod Ivana Cankarja za kulturo, šport in turizem Vrhnika. Oba javna razpisa je do sedaj vodila Občinska uprava, ki je zaradi neusklajenosti s civilno društveno plastjo v kulturi in športu ter zaradi slabega poznavanja določil pravilnikov in meril, ki določajo sofinanciranje omenjenih področij, neposrednim izvajalcem letnih programov povzročala veliko težav. V nalogi so za izvedbo projekta opredeljeni projektni sistem, terminski načrt, ki časovno skrajša izvajanje javnih razpisov za polovico, predvidena so tveganja ter ukrepi za zmanjševanje možnosti nastanka (preprečevanje) in za odpravljanje tveganj ob njihovem nastanku, z najmanjšimi vplivi na časovno in kakovostno izvedbo javnih razpisov. Dosledna izvedba projektov javnih razpisov, kot so opredeljeni v tem članku, lahko dobro vpliva na zadovoljstvo neposrednih uporabnikov sredstev lokalnega proračuna ter sočasno izvajalcev letnega programa ljubiteljske kulture in športa v občini Vrhnika. Vse to pa lahko vpliva na uresničevanje v nalogi postavljenega glavnega namenskega cilja projekta. Predstavljeni proces izvedbe projekta javnega razpisa je pa mogoče z modifikacijami posplošiti tudi na druge izvajalce javnih razpisov za sofinanciranje različnih dejavnosti iz proračunov lokalnih skupnosti, države ali drugih organizacij (fundacije, humanitarne organizacije). 5. Viri in literatura Hauc, A. (2002): Projektni management. Zbirka projektni management. GV Založba. Ljubljana. Kolar, E. (2005): Model vrednotenja športnih panog v Republiki Sloveniji iz vidika vrhunskega športnega rezultata. Doktorsko delo. Univerza v Ljubljani, Fakulteta za šport. Odlok o ustanovitvi javnega zavoda »Zavod Ivana Cankarja za kulturo, šport in turizem Vrhnika«. UL RS št. 48/05. Poslovnik o delu Občinskega sveta občine Vrhnika. (2005). Pravilnik o sofinanciranju ljubiteljske kulture v občini Vrhnika. Naš časopis; 31. 1. 2005; št. 311. Pravilnik o sofinanciranju športa v občini Vrhnika. Naš časopis; 31. 1. 2005; št. 311. Richman, L. (2002): Project management – step-by- step. AMACON American Management Association. New York. ZDA. Semolič, B. (1999): Strukture znanj projektnega managementa (SZPM). Slovensko združenje za projektni management. Ljubljana. Tajnikar, M. (1993): Mikroekonomija s poglavji teorije cen (druga dopolnjena izdaja). Ljubljana: Ekonomska fakulteta. Zakon o upravnem postopku. ZUP-UPB2; UL RS št. 24/06. dr. Edvard Kolar je doktoriral (2005) na Fakulteti za šport. Med leti 1996 in 1999 je bil zaposlen na Fakulteti za šport, do leta 2005 na Gimnastični zvezi Sloveniji kot generalni sekretar in od leta 2006 na Zavodu Ivana Cankarja Vrhnika kot direktor. Od leta 2000 se ukvarja z različnimi organizacijskimi, investicijskimi in raziskovalnimi projekti. Od leta 2005 je član ZPM. Strokovni Prispevek