ARHIVI XVI 1993 R^fi-ptj y 7,b. rovanja v Novi Uonci 55 Primeri pisarr ,rkega puslovanja ob'??n in okra iev od 1956 dalje LOJZ FRŠAN Pisarniško poslovanj ; vse do najnižj ¡h upravnih in samoupravnih teritorialnih enot tud po letu 1045 predpisovala država, kije s svoj'mi inšpektorji m InŠtruktoi skrbela za pravilno iz-vaianic lc-tega. In prav iz poročil o pregledu po slovan i a s spisi v okrajili jij občinah ic najbolj raz'"dni raven usposobljenosti uprave na namižj stopnji, na t sti: ki je bila najbližja, paradi raznovrstnih napak pa lahko turi najbolj oddi ljcnu ljudem. Pri frikazu te de-avnosti sem se or.ici 1 na obdobje po letu 1955, ko so nastale občine, ki jih lahko vsaj delno, ta ko po obsegu kot po p -stcjnosti , primerjamo z današnjimi. Po preoblikovan i u okrajev in občin v Sloveniji 955. ko so združevali po več ukinlenih kra|c"nih Ijudskji odborom, velja tu- smeniti, da so nove službe prevzemale tuc arhive, inventarje .i nepremični.ie dotedanjih ljudskih od-boiov. Leto kasneje so uradnik sekretanata izvršnega sveta za ob to upravo pregledovali tud pisarniško poslovanje v novih okra li in občinah. Namen teh inšpekcij 'e bilo ugotav anje upoštevanja Dopoln "«h navodil za ure lev pisarniškega poslovanja z dne I5.dccembra 1954, predvsem voisovanjii in izknuževaniL spisov v delovudiiik:jI, uvedbe arhivskih šner m nove oblike dopisov kot tudi zaradi "potrebe morebiti h posebv h pojasnil, ki bi jii bilo zaradi enotnos poslovanja potrebno sporocin vsem ljudskim odbirom." V Logatcu so med dnig-m ugotovili, da so vlagali spije po poLameznt!: miipah po cektoriih del? z ustreznimi arhivsk j. Šiframi. Pirančanom, kjer sn razne nepravilnosti ugotovljali že prejšnja leta, je mšpekc jp predlagala, na' odprav o vse Šifre " razno" in 1 plošne zadeve", ker nndoloČcncst povzroča nepreglednost. Nada e so p poročili združevanje razdeli enih spisov nn uporabo internih dostavnh knii£. V oo> \ ,-dem v mursko.soboškem okr iu it imela mšpek-ciii pr pombo k deksu, v katerem so vodi' vse zadeve skupa V Rušah referent /cckrat mso izročal spisov, tako rečeni k t nerešenih, glavi ! pisarn ;n so jih zadrževal5 pri seb Poleg tega pa v delovodn^ niso vpi ova, datuma knjižbe. V Beltinc;h sc ugotov 'i, da nimajo interne dostavne knjige, ' i so 3 nnnst"1 i. V t -činah Loška Dolina in CJoiri ?ctrcvi , niso imeli pripomb na pisarni, ko poslovanic. V občini Sevnica so imeli nekatere ipaine vpire stvarnih zadev v indeks. V lelti: _jh rešenih spisov niso vladali po ari: ^skih Sifirah, pač pa po dclovodnih Stcv IkaJi, zaradi četar im jc inšpckcija p.,iporočila, naj ,,h preuredc po aih-.vsl.ih šifrah. K-zalo so vodi'i v dveh vezanih kn igaJi, ločeno za imenske in stvarne zadeve Ni pa b.io urejeno po L.amoglasniK lh, ker jc bilo vezano Na omenjeni oblini niso vodili evi-den* >ih spisov, ¡knjiga prejete poite n interne dostavne kriigc. Zaradi zadi .e niso ,.ncli n:ta-krfinih potrail o dcstav kr.jizcijih spisov referentom ter vračanju le-teli glavni pisarni. Uvedli pa so arhivsko knjigo Na oočirii Murska Sobota |e mšpekc a opozarjala na nepravilno vpisovanje z?dcv, ker so npr. pi "Sprejemanie novih uslužbencev" zapisali "sprciemanje" n ne "uslužbenci". Ravno tako p;!io imeli '«zala tuj h delovod ¡h številk in knjige predete pošte Zaradi nepripravljenih prostorov tudi niso imeli urejenega a/hiva V sprcjcmn pisarni p^ /e bila Šc telefonska central? irr s trr ^prsnica, zarfdi Česar : hilo moteno delo glavne pisarne Do prihoda inčpckciic tuui m lulo napihne tabie oziroma razporeda uradnih prostorov ob vhodu. Na ob-Činj Ljutomer ¡c inšpekt ja ugotav h \la napačno označevanje z arhivski trii >itrami. V Gornji Radgoni so 5c vedno uporabljali vezane delo-vodni*kc kriigc, ker niso mogl: pr^oeasno na-bai it tsko^in. Tudi v V Imn ob ^Čavnici niso mcl kazala, tako kot pri večini dnigih abčin, urejenega po samoglasniki'). Nekatci ih zadev nLo knj.:il v delovodnik, posameznih pa ne obr?vnav£ili ločeno, kot t jih morali. V Seiani ic ulo vse v redu, le da so kazalo Jujejali po prtjšn' ,ii navod*1 'li, to jc kazalo za zadeve fizič-n .i oseb in stvarno kazalo. Na Okrijncm hud-skem odboru Novo mesto so opustil, datum vpisa prejete pošte, kar je bilo nepravilno, ker so spise pogosto iskali prav po tem, nc pa ^arno po dclovodnih številkah ali oznakah zadev. Vodil so osebne in stvarne indekse, nc pa šc za pravne osebe Na občim Murska Sobota so Šli p določevanju arhivskih Šifer "preveč na Široko" in zato so bili v nekaterih ovojih le po en, dva ali na | več i i': spisi. Enako so postopali tu^: v občini i larjc pri Jelšah. V Rogaški Slatini na mesti' stajh niso pisali novh šifer, tako kot jc bilo nivedeno v okrožnici sekretariata za občo upravo. V Kobaridu so za vpisovanje uporabljali prav uio veden trivrstičn inmbin* ai delovodnik kot tud; vse ostale pisarniške kr"igc, zlasti kazalo in otvoruvci. vpisnik ter spisrvni seznam. Ene stavni del o v o lik za zaupne pošto pa j« vodil le referent za obrambo za ostale pa bi morali nastaviti novega. Tud referentskL. knjige so b:"; vzorno vodene, tako da si* iahki, iz n1 h v na Krajem Časn ugotovili: kolike spisov so referenti prejeli in koiiko jih Še mso reŠu . Za 5b Referalt £ zborovali a v Novi Gonci. ARHIVI XVI J993 evidenco spisov, ki so bili "dani v rok" so vodili posebno knj go, a inšpekei a je svetoval? opustitev ]e-te n vjdt.ije v dclovodniioi. Uvesti pa bi morali še arhivsko kr uro, ker je oilo gradivo, vkliučno s prevzetim gradivom bivših, ukinjcnin kra ¡vnth 'judskth odborov, že pripravljeno za vpis. Tudi v La-ikem so upoštevali vsa navodila tn vodili pisarniško poslovanje vzorno. V Vipavi je inšpekcija zahtevala uvedbo kurirske knjige, da bi ime pregled nad vročeno poŠto strankam ter ccntralno rokovno cvidcneo v vložišču. V sosednji Ajdovščin, so imeli skupno rc-ferentske knjige, vendnr se iz niili n dalo ugotoviti števila rešenih oziroma nerešenih zadev. Zato jc inšpckcija predlagala ločene knjige.1 V Poljčanah je poŠto ">pr-"emal n odpiral tajnik, po pregledu i signiraniu pa ji je oddal vložišču l.jer so jo vpisa v dciovodnik ter *p ■ salt v rcfeicntskc kn gc. Do tu je republiška inšpekei i l>ccf ,la postopek kot dober. Vcidar pa so pešto po podpisovanju tajnika al ¿efa uprave skupaj s p odvisno mapo oddaii vložišču, kicrpajo tamkajšnji uslužbenec ni vpisal v refe-rentske knjige, ki so zaradi tega zgubil ; vjak pomen. Nato je romala vsa pošta do uslužbenca, zadolženega za delovodnik, ki jo je opremil z arhivspir ponovno prcg'edati. V Laikem so opozorili, da lahko v prirneriavi s prejšnjim, dclovodnlškim sistemom, k|er so vp-sovali ročno, lahko na kartice pijejo s pisalr.m stroiem. Tiko v Grcstiplj 2m kot v !iišk. so opozorili na sbbo k/ahteto Kartic. Zadnn so kartotečni sistem skora v celoti zavrnil i 11 menili, d: je predvsem za stvarne zadeve mnogo bcijši delovudnik ter daje iskanje spisov po karticah zamiidnr.se. v kar so b.h prepričan tudi Mozirčani iii Koprčani ker |e vsak sp.s vseboval drugačno zadevo. Vendar je večina ostalih menila drugače. Na okraju Celie so predlagali da b zaporedne številke kaitic tekle v zaporedju s stvarnin i 1 imenskimi karticami, to e brez vmesnega kartončka, k- bi ločeval oboic zideve. Oblina Celje pa je zagovaijuia zdnižitev obeh vrst kartic, zelcrih stvarnih 1 bcjili imenskih. po potrebi bi jih pa Še vedno lahko vodili ločeno. Najobsežnejše poročilo o novem sistemu s predlogi, za kalerc so mcni'i, da b jih lahko uvedli tudi drugje pc Slovcimi, pa so pripravili v občini I "nb'iana Center zaraai česar ga eitinm v celoti: " te ilko 11 zadnvo smo združili v kar moči kratek znak, pri čemer smo se okoristili z izkušnjam odseki, za premoženjskopravne zadeve ObLO K ran i v letu 1961. (Ta odsek i e to novost uvedel ob upoštevani j narvetov nslužbenca RSPU Stanctî Kranjca) Znak obstoji iz oznake orpanizaerske enote, ki vodi svojo evidenco o zadevah, po potreb u oznake referenta, \z klaf ifikaeiiskcga znaka, oznake letnice, (vendar na spis;h tudi oznak letnic ne pit>cmo, ker so na spi&ih datnn , razen tega pu oznaka lefniec pove le to, kdai se jt zadeva za čela, znak pa se ne spremen; čeprav se zideva, kot je npr. pri premoženjskopravni n zadevah pogosto obravnava več let, torej se nam oznake letnic ne zde posebno pomembne za razlikovanje znakov med sebo 1 eni ali ncki.j besed. Zaporednih številk Kartic nism1 uvedli, ker bi s tem naložili le nepotrebno dodatno skrb vodjem glavnih pisarn, kar sledi iz tegr, da ie že omenjeni odr,ek ObLO Krani brez takih številk povsem v redu posloval v letu -Sol. Prepričani smo, da se s n sanj cm teli številk ne obvaruje pred založitvij j ali izgubo prav nobena kirtica (razen tega pa računa novi sistem pisan škega poslovanja s tem, da se je tudi pn njjbolj rednem poslovar-iu k:>m"i mogoče izognit temu, da se ne bi založila kaka zadeva, torej tud' zalo-žitev kake kartcc ni Šteti za nepopravljivo zlo, sai j j je mogoče, če je oštev cena ali ne, v celoti r-Konstruirati, če ni založena tudi zadeva sama Mnenja smo celo, da je pisanic teh Številk ¡Škodljivo, ker mora vodja pljame pazit? le na to, kar 'c potrebno, ampnk £e na te nepohebne zaporedne številke kartic, ki mu pri iskaniu zade./ n kartic nič ne korirtiio Zadeve in kartice se namreč zlagajo po vsebim in po abecedi besed v znakih, kar pn nas velia ne le za osebne, ampak tudi za stvarne zadeve. Zadeve smo jpustih zato, ker nam j» bilo iz prejšnjih let znano, da mnogi uslužbenc' na vsak spis (akt) napišejo nekoliko drugače zadevo v mnenju da : ircba na spiiii označiti zidevo (vsebb.io) spisa, ne pa vsebino zadeve kot celote; 10 ima včasih za posledico, di. se vlagaj c spisi v napačne zadeve. Seveda e treba pr naših znakih pTzit'. da n mata dve zadev enakega znaka. V ta namen ie pač treba kdai znak sestari.: tud \z več besed in dodatnih številk (npr. v znak za zadevo, k obravnava stavbo, lahko vpifemo Tine ceste 11 hišno štev 'ko te stavbe, v znak a ¿adevo, ki obravnava parcelo, pa lahko vpiiemo ime katastrske občine in parccino številko obravnavane parcele)." Večina ■ anííC' iranih občinskih n okrajnih 1udskin odborov ni ugotavljala večjih p->manj-kl'ivosti pri enotnlv klasifikacijskih znakih. So pa pričakovali razširjeno izda i o brošure P, ar-ntfko poslovanje, kjer so bin Ic-ti navedeni s podrobne] sim obi azložitvnmi 1 abecednim ka-zalbm. kar b' olajšalo n::'iovo razumevaijc n uporaDiiost. Na-več m tsnih zadev, 27, je navedel ccljski okraj, ostal pa od 1 do 1Ü. Koprčani ni kranjsk okraj so predlagali celo združevanje nekate 1I1 zadev, npr. pri sodstvu, tožilstvu i prav ob ran i hh u od petnajst na eno, druqc, kot npr. delo, delovna razmerja ter socialno zavarovanje pa naj bi razšii li. Zanim-va |e tudi pripomba goriškega okraja, ki o-ita republiškim organom, da na spirih navajajo samo glavno skupino namesto točnega ki as ifikacijskcga znaka, kot je bilo na predhodnih seminarjih i p posvetovanjih dome eno. Največ dclienih mnenj med sedemdesetim, vpra^aiiiirh pa |c 1 ilo o koristnosti interne dostavne kn'lgc, k nai bi jo z novim načinom poslovanja tiftiiiiP Da interna dostavna krjiga ni potrebna in da jo lahko nadomestijo bcV evidenčne karticc ah pa spi0I1 nič, se je strinjala le manjšina, sestindva^ ;et od seden csc.ih okrajnih oziroma občinskih liudskih odborov Večina štiiiinštiridesct, pa jih je men-'a, da bi bilo potrebno omenjeno knúgo pn glavi., p sarji ponovno uvesti, oziroma sc ;o nekateri uvedli kar sami, ali pa so jo, interno, za posamezne oddeh 58 Referati z ZDorovania v Novi Gorici ARHIVI XVI 1993 ke, Se ohranili, iri sicer kar orez rnpuoliškega blagoslova. Naippgostejri vzrok takšnega ukrc-pan e vodstev občin in okrajev so bili izgovori referentov, da spisov «ploh niso dobili, vodje organizac;jskih enot p? jim niso mog'i dokazat nasprotnega. Na občil.. Krar j so poamezni oddelki in referent celo val.li ; ,vd< za založeni spise na glavno pihamo. Posebe pa jr večina pogrešala interno dostavno knjigo zarad h t-rejšega sestavlja- a mesečnih poročil o rešenih in nerešenih zadevah. Generalno tfedano pa so bi. skorai vm vprašan z izjonp oiškarjev, mnenja, da je no /i sistem evidence o spisih boljši od prej-i.iiega n da spise lahko najdejo, o7iromi. da sleora. n bilo primera, da bi katerega hgubili oziroma založ: Ji. Vend?r pa meje ravne p, teh dveh ¿adn,m od-govo :h obšel rahel dvom, če ni temu botrovalo Je hotenje oziroma želja, da Lj rt":ji pn epub-liški upravi dokazal , da ie z njihov:-n pi^ar-niš*: m poslovanj m vse v redu.4 Nad adr. nistrativrim poslovan^m in izva-ianjem predpisov o upravnem postopku pri državnih organih ter delov nih i \ drugih orga-nizac. e bdel Republ ški sekretariat za pravosodje in občo upravo SRS v Ljubljani. Uslužbenci tega sekretariata so na občinah pregledoval' |udi prostorske, organizacij ;ke i kadrovske zmožnosi spremnih i glavnih >i;arn, v ok lru katerih so b'i tudi tri vi. V spn euinih p : amah ki so j'h začeli ustanavljat 1963. leta s povprečno enim zaposlenim, so lahko stranke dol le tudi ustrezne tis kovine oziroma jbr?7.ce, k so tudi v kasnejšem postopku omogočali hitrejše poslovar .. Glavno deb omer ;nega uslužbenca je bJ) sprejem vlog, tud tistih na sapi ¡nik. V glavnih piramah s povprečno dvema sapo£ler..ma pa so sprejemal vpisovali in odpravljali pošto, ob tem pa tuc i hra liU arhiv tekočega ir pr;teklrga leta, seveda s kartotečnim kaza in rokovnik za vsakih pet dni v mesecu. Arhiv preteki i let so hrai . v posebnih prostorih skupaj s karticarr rešenih zaaev. Kartice nerešenih oziroma tekočih zadev so bile prene-šene v kartotečno kazalo za naslednje leto InSpektorj pri pisarniškem poslovanju po letu 1962 v glavnem niso odk vali kakSr i večjih napak Ponekod, npr. v Idrij: spisi pred oddaji v arhiv niso bili kronološko urejeni. Za arh r v glavni p. jami so predlagali, naj se opremi s posebnim napisi, ki bodo vidni na pn pogled. V ]i rsk B jsl . so opazm, "da se občani še ne obrača > na spre .mno pi-sarnc z vso zaup-■ii,rost]o inpogosto iSčt 3 informae e neposredno p referentih, dasi bi iih lahko dob .i že v sprejemni pisarni" Spisov, ki so čikuli na rešitev pa reterentu, niro vlagi. v rokovnik, pač pa zadrževali pi sebi, zaradi česar je biio iz artotečneg? kazala razvidno mnORO več nere Šenih spisov, "daii ¿o bili v posiopmi in rešeni z gmesniml rešitvami." Drugod npr. v Cericnici, je bile ravno obratno, da so ;ih rešili, vendar tega ni: o vpisali v kartotečno kazalo. Večkrat sta bili tiko ko* v Kamniku, zamenjam tudi lokaciji obeh pisarn, srejemne n glavne, tako da so se stranke obraiale naiprei na zadnjo, kjer so Crodrjali tudi kolke n tisko nt irj ne na pr/o, ot je bilo načrtovano. Ponekod, tako kot v Šiški in za Bežigradom so imeli tud. neprimerne prostore za arhivirani siarejfega gradiva in neprimerno debelino svežnjev oziroma fascik-lov, ¿i e v mnogih primerih presegala 20 :en-imetrov.3 ZUSAMMENFASSUNG Bicspitic der Kon/1 c i geselle IV lulimng der (¡cmcindcn und bc/.irkc Seit drm lalirc ] 951 LOJZ IKSAN Die Abhandlung fußt ausgcwiiidtc und dianiktcrisUsdic Bc..spHe drr Kanzhigcschäfl^fülining der niedrigen Staat" - Sclbstvi :rwa]tung3urgnt, in Slowenien 'zusammen, ini bcsnn''crcr Uctonung auf der Binfulirung dc5 Kar tei^ystems in 1962. 4 AMP, ForoEiU inipekeij o po! lovjjiju abiin, it, 039 od U 11/66. S ívMP, lnlpekcja v ohtini, IL 039- 1/Ö8.