198 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia Omare, v katerih je bila shranjena publikacija, so sedaj odpečatene in izvodi na voljo javnosti. Žal so mandat zaznamovali tudi manj prijetni in predvsem žalostni tre- nutki. Med letoma 2020 in 2021 smo se poslovili od številnih kolegic in kolegov, katerih odhod je pustil veliko praznino v naših vrstah. Številni od nas smo tako izgubili znance, sodelavce in prijatelje, ki jih nismo spoštovali le kot pomembne strokovnjake, tvorce slovenske arhivistike, ampak tudi kot vzornike in zaupni- ke, od katerih smo se tudi po osebni plati lahko veliko naučili. Pravzaprav bi moral na tem mestu omeniti preveč oseb, ki jih ni več med nami. Gotovo ima vsak izmed nas še posebej pred očmi koga izmed pokojnih kolegov in kolegic. Tako je tudi prav, saj naš spomin nanje tvori kopica toplih utrinkov iz strokovne- ga in zasebnega življenja dragih oseb, ki jih niti z dolgim naštevanjem številnih dosežkov in zaslug ne moremo zaobjeti. A naj nam bodo ti spomini tako znak hvaležnosti kot tudi navdihnjenje, da pogumno stopamo po poti, ki so jo pono- sno trasirali naši dragi preminuli člani. Novim ciljem naproti … Ob izteku svojega, z epidemijo in vsemi spremljajočimi težavami zazna- movanega predsedniškega mandata, se želim zahvaliti vsem, ki so na kakršen koli način pripomogli k uresničitvi zastavljenih ciljev. Za nami sta dve izrazito nepredvidljivi leti, v katerih se je Društvo spoprijelo z novimi izzivi, pri čemer sta iznajdljivost in potrpežljivost postali ključni vrlini vsakega izmed nas. To je bil temelj našega vsakdanjega delovanja, medtem ko je za uresničevanje vizi- je in poslanstva Društva bilo v teh spremenjenih okoliščinah treba domisliti in narediti še marsikaj drugega. Pri tem so se posebej izkazali posamezni orga- ni društva, zato moja zahvala za njihovo strokovno delo in tvorno sodelovanje. Spregledana ne bo ostala niti prisrčna podpora ostalih članov, ki sem je bil de- ležen ves čas svojega predsedovanja. Naj ob tem tudi prihodnjemu predsedniku zaželim veliko mero vztrajnosti in potrpežljivosti; prepričan sem, da mu bodo kolegice in kolegi iz vodstvenih organov društva nudili tako nesebično podporo, kot sem je bil deležen sam. To pomoč pooseblja vselej iznajdljiva tajnica društva Tanja Žohar; zaradi vseh njenih koristnih in utemeljenih nasvetov bom še dol- go ostal njen dolžnik. Matej Muženič, predsednik Arhivskega društva Slovenije Okrogla miza – Nedostopnost arhivskega gradiva zaradi varstva občutljivih podatkov 30. zborovanje ADS, Rimske Toplice, 1. oktober 2021 Na 30. zborovanju Arhivskega društva Slovenije v Rimskih Toplicah je 1. oktobra 2021 potekala okrogla miza na temo nedostopnosti arhivskega gradi- va zaradi varstva občutljivih podatkov. Okrogla miza je nadaljevanje kolokvi- ja o razlagi arhivske zakonodaje, ki ga je društvo pripravilo 5. februarja 2020, vendar je nadaljnjo obravnavo zamaknila epidemija koronavirusne bolezni co- vid-19. V nadaljevanju sledi zapis razgovora okrogle mize, na kateri so mag. Ur- ban Brulc, Tadej Cankar, dr. Bojan Cvelfar in mag. Nada Čibej (njihove predstavi- tve najdete na koncu tega prispevka) odgovarjali na vprašanja, ki so jih zaposle- ni v slovenskih arhivih v ta namen posredovali društvu v obdobju 2019–2020. 199 Letnik 45 (2022), št. 1 Mnenje govorcev na okrogli mizi je neobvezno in je oblikovano glede na razpoložljive informacije. Vprašanja se večinoma navezujejo na ne- kaj členov v arhivski zakonodaji, ki obravnavajo dostopnost gradiva. Da bralcu olajšamo razume- vanje vsebine okrogle mize, v uvodu navajamo vsebino teh členov. * * * Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006 in 51/2014). 40. člen (izročitev arhivskega gradiva arhivu) (1) Javnopravne osebe morajo izročiti jav- no arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva, in sicer tudi gradivo: • ki vsebuje osebne podatke v skladu s pred- pisi, ki urejajo področje osebnih podatkov; • ki vsebuje tajne podatke v skladu s predpi- si, ki urejajo področje tajnih podatkov; • ki je posebej varovano kot zaupno, če tako določa zakon ali poslovnik državnega or- gana ali organa samoupravne lokalne sku- pnosti. (2) Kot javno arhivsko gradivo, ki ga je javnopravna oseba dolžna izročiti v roku iz prej- šnjega odstavka, se lahko štejejo tudi spletne objave in izvod internih, službenih in poslovnih publikacij, letakov, reklamnih objav in podobne- ga gradiva, ki ga je objavila javnopravna oseba. (3) Kadar je gradivo iz prvega in druge- ga odstavka tega člena pri ustvarjalcu še vedno v uporabi in je neobhodno potrebno za njegovo poslovanje, se tridesetletni rok izročitve javne- ga arhivskega gradiva za posamezno gradivo iz prvega in drugega odstavka tega člena izjemo- ma lahko podaljša za največ deset let na podlagi odločbe arhiva. Vlogi za izdajo navedene odločbe mora javnopravna oseba obvezno priložiti popis arhivskega gradiva, v zvezi s katerim prosi za iz- jemno podaljšanje roka. (4) Javnopravna oseba je dolžna izroči- ti javno arhivsko gradivo pristojnemu arhivu v izvirniku, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno po navodilih pristojnega arhiva. Pogled na udeležence 30. zborovanja Arhivskega društva Slovenije v Rimskih Toplicah. 200 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia (5) Javnopravna oseba, ki izroči javno arhivsko gradivo pristojnemu ar- hivu, je dolžna v zapisniku o izročitvi in prevzemu navesti morebitne omejitve dostopnosti in razloge v skladu s 65. členom tega zakona, v popisu gradiva pa konkretno navesti roke nedostopnosti za posamezne popisne enote gradiva. […] 65. člen (roki nedostopnosti arhivskega gradiva) (1) Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje tajne podatke po zakonu, ki ureja tajne podatke, ali davčne skrivnosti in katerih razkritje nepo- klicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice za varnost države in drugih oseb ali za njihove pravne interese, postane dostopno za uporabo praviloma 40 let po nastanku, če je s strani izročitelja označeno kot nedostopno v skladu s 40. členom tega zakona. (2) Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje osebne podatke, ki se nanašajo na: • zdravstveno stanje, • spolno življenje, • žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, druži- no in otroke, • storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanje- mu enopartijskemu režimu, • versko prepričanje in • etnično pripadnost, postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. (3) Javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, je dostopno brez omejitev, razen z omejitvami iz prejšnjega odstavka. (4) Pri dostopu do javnega arhivskega gradiva po prvem ali drugem od- stavku tega člena se kot nedostopni oddvojijo le posamezni dokumenti, ki vse- bujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, in ne širše enote gradiva. Ka- dar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, se za dostop pri- pravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti, prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen. (5) Če se uporabnik ne strinja z omejitvijo dostopa, lahko vloži ugovor, o katerem odloči arhivska komisija v upravnem postopku oziroma v primerih iz prvega odstavka tega člena Vlada Republike Slovenije v upravnem postopku. (6) Do izročitve javnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu se glede dostopa in uporabe arhivskega gradiva, ne glede na čas nastanka gradiva, upo- rabljajo predpisi, ki urejajo dostop do informacij javnega značaja, varstvo tajnih podatkov, varstvo osebnih podatkov, poslovnih in davčnih skrivnosti in drugi predpisi, razen za arhivsko gradivo javnopravnih oseb, ki v skladu z 62. členom tega zakona same zagotavljajo lastno varstvo arhivskega gradiva. 201 Letnik 45 (2022), št. 1 66. člen (izjeme rokov nedostopnosti) (1) Vlada Republike Slovenije lahko znanstveno-raziskovalni organizaciji, raziskovalcu ali novinarju na podlagi mnenja arhivske komisije odobri izjemni dostop, če je uporaba javnega arhivskega gradiva, ki vsebuje nedostopne podat- ke, v skladu s prvim odstavkom 65. člena tega zakona ali davčne tajnosti neizo- gibno potrebna za dosego predvidenega znanstvenega cilja ter javni interes za razkritje prevladuje nad javnim interesom za nedostopnost teh podatkov. Če gradivo, o katerem odloča Vlada Republike Slovenije, vsebuje tudi osebne po- datke iz drugega odstavka prejšnjega člena, o izjemnem dostopu do celotnega gradiva odloči Vlada Republike Slovenije na podlagi predhodnega mnenja arhi- vske komisije. (2) Arhivska komisija lahko znanstveno-raziskovalni organizaciji, raz- iskovalcu ali novinarju z upravno odločbo odobri izjemni dostop do javnega arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke iz drugega odstavka prejšnjega člena, če ta izkaže, da učinkovite ocene gradiva ali izvedbe raziskave oziroma njenega namena ni mogoče doseči brez obdelave podatkov iz drugega odstavka prejšnjega člena ali bi bilo to povezano z nesorazmernim naporom ali stroški. (3) Uporabnik iz prvega ali drugega odstavka tega člena arhivski komisiji predloži predstavitveni elaborat raziskave, ki mora vsebovati: • naslov raziskave, • nosilca raziskave (pravna oseba ali raziskovalec), • neposredne izvajalce raziskave (osebno ime, naziv, prebivališče, razmerje do nosilca raziskave in morebitni mentor), • raziskovalno področje (opisno), • namen oziroma cilj raziskave in • strokovno utemeljitev o izpolnjevanju pogojev iz prvega ali drugega od- stavka tega člena. (4) Uporabnik, ki mu je po prvem in drugem odstavku tega člena odobren izjemni dostop, podatkov do izteka rokov nedostopnosti po tem zakonu ne sme uporabiti v namene izven raziskave ali jih razkriti osebam, ki niso izvajalci raz- iskave v skladu s predstavitvenim elaboratom. To dolžnost uporabnik potrdi v pisni obliki pred seznanitvijo s podatki. 66.a člen (izjemno podaljšanje roka nedostopnosti) (1) Roki nedostopnosti arhivskega gradiva, določeni v prvem in drugem odstavku 65. člena tega zakona, se na predlog javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, lahko izjemoma podaljša, vendar ne več kot za deset let. Javnopravna oseba, ki predlaga podaljšanje roka nedostopnosti, mora k predlo- gu priložiti pisno oceno škodljivih posledic, ki bi lahko nastale, če bi bilo gradivo dostopno javnosti. (2) O izjemnem podaljšanju roka nedostopnosti iz prvega in drugega od- stavka 65. člena tega zakona odloča Vlada Republike Slovenije na podlagi mne- nja arhivske komisije. 202 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia 68. člen (dostopnost zaradi potreb uradnih postopkov) (1) Osebe, ki nastopajo kot stranke v postopkih ali izkažejo svoj pravni in- teres za uvedbo ali udeležbo v postopkih, imajo pravico do vpogleda v arhivsko gradivo. (2) Omejitve dostopnosti arhivskega gradiva iz 65. člena tega zakona ne veljajo za uporabo posamičnih dokumentov in zadev, če gre za postopke, ki jih vodijo državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil in druge osebe javnega prava. (3) Vpogled obsega pregled, izpis, prepis ali kopiranje gradiva ter uporabo tako pridobljenih podatkov v uradnih postopkih oziroma za drugo uveljavljanje pravic oseb. Osebe, ki se jim omogoči vpogled, so dolžne pri uporabi varovati podatke iz prvega in drugega odstavka 65. člena tega zakona. (4) Če arhiv ugotovi, da niso izpolnjeni pogoji iz prejšnjega odstavka, do- stop z odločbo zavrne. (5) Originalno arhivsko gradivo, ki bi se zaradi uporabe lahko poškodova- lo oziroma uničilo, se daje v uporabo v obliki kopije. (6) Dokumente, ki so v arhivu in jih državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil potrebujejo za svoje delo oziro- ma jih osebe potrebujejo za uveljavitev svojih pravic, izroči arhiv v uporabo pra- viloma v obliki overjene kopije, ki se šteje za izvirnik. (7) V izjemnih primerih, kadar je za razrešitev zadeve nujno potrebna uporaba izvirnika, se lahko organu za določen čas in na podlagi pisne pogodbe posodi izvirno arhivsko gradivo, s tem, da se na stroške organa izdela varnostna kopija. 69. člen (dolžnosti uporabnikov) (1) Uporabnik mora z arhivskim gradivom, ki ga je dobil v uporabo, rav- nati s skrbnostjo dobrega gospodarja. Če je gradivo zaščiteno s pravicami inte- lektualne lastnine, mora uporabnik pred uporabo pridobiti ustrezne pravice. (2) Pri vsaki objavi ali predstavitvi arhivskega gradiva je treba z imenom ali signaturo navesti arhiv ter arhivski fond oziroma zbirko, iz katere je obrav- navano arhivsko gradivo. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/2017) 86. člen (dostopnost do varovanih podatkov in njihova uporaba) (1) Zaradi uvedbe ali udeležbe v uradnih postopkih mora oseba, ki želi vpogledati v arhivsko gradivo, ki vsebuje varovane podatke, izkazati pravni in- teres z ustrezno listino. 203 Letnik 45 (2022), št. 1 (2) Pravni interes se mora nanašati neposredno na vlagatelja, pri čemer se mu omogoči le vpogled v tiste dele gradiva z varovanimi podatki, ki so po- trebni za uveljavljanje njegovega pravnega interesa. (3) Oseba mora v vlogi konkretno navesti, v katere dele arhivskega gra- diva, ki vsebuje varovane podatke, želi vpogledati in obrazložiti razloge, zaradi katerih sta vpogled in uporaba takšnega gradiva pomembna za odločitev v kon- kretnem uradnem postopku. (4) V okviru že uvedenih upravnih in pravnih postopkov je za državne organe, organe samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilce javnih pooblastil ali druge osebe javnega prava, ki vodijo postopek, arhivsko gradivo, ki vsebuje va- rovane podatke, na podlagi zahtevka dostopno brez omejitev. (5) Zakoniti zastopnik ali pooblaščenec uporabnika, ki prosi za uporabo gradiva iz tega člena, se mora o tem izkazati oziroma predložiti pooblastilo o zastopanju. Odvetnik uporabnika dostopa do varovanih osebnih podatkov iz drugega odstavka 65. člena zakona v skladu s predpisi, ki urejajo odvetništvo. Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (Uradni list RS, št. 85/2016) 1. člen (predmet zakona) Ta zakon določa posebno ureditev varstva arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta. Ta zakon določa tudi pogoje in postopek, v katerem je izjemoma mogoče pridobiti dostop do tega arhivskega gradiva. 4. člen (subsidiarna uporaba) Če s tem zakonom ni določeno drugače, se uporabljajo določbe zakona, ki ureja varstvo arhivskega gradiva, razen določb, ki omogočajo, da se s pogodbo določijo posebni pogoji glede dostopnosti in določb, ki urejajo uporabo zaseb- nega arhivskega gradiva. 5. člen (rok za izročitev arhivu) Ne glede na določbe zakona, ki ureja varstvo arhivskega gradiva, morajo izvajalci zdravstvene dejavnosti v okviru mreže javne zdravstvene službe in NIJZ arhivsko gradivo izročiti pristojnemu arhivu najkasneje 150 let po nastanku. 6. člen (dostop do arhivskega gradiva) (1) Arhivsko gradivo javnosti ni dostopno. (2) Arhivsko gradivo je dostopno: • pacientu, na katerega se nanaša; • osebam, ki imajo pravico do seznanitve z zdravstveno dokumentacijo pa- cienta po njegovi smrti v skladu z določbami zakona, ki ureja pacientove pravice in zakona, ki ureja zdravstveno dejavnost. 204 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia (3) Arhivsko gradivo, ki se nahaja v javnih arhivih, je za namene znan- stvenega raziskovanja raziskovalcem, registriranim v evidenci izvajalcev razi- skovalne in razvojne dejavnosti pri agenciji, pristojni za raziskovalno dejavnost, dostopno: • na podlagi pisnega soglasja pacienta, na katerega se gradivo nanaša; • po smrti pacienta in če pisnega soglasja pacienta iz prejšnje alineje ni, na podlagi pisnega soglasja zakonitih dedičev pacienta do drugega dednega reda, razen če je pacient to izrecno pisno prepovedal; • če gre za zbirke podatkov, iz katerih ni mogoče razbrati identitete posa- meznega pacienta niti ob nesorazmerno velikih naporih, stroških ali po- rabi časa. (4) Arhivsko gradivo, ki se nahaja v javnih arhivih, je za namene znan- stvenega raziskovanja raziskovalcem, registriranim v evidenci izvajalcev razi- skovalne in razvojne dejavnosti pri agenciji, pristojni za raziskovalno dejavnost, dostopno po smrti pacienta, če ni pisnega soglasja pacienta iz prve alineje prej- šnjega odstavka ali če pacient tega ni prepovedal in njegovi zakoniti dediči temu ne nasprotujejo, na podlagi obrazložene odločitve arhivske komisije v skladu z zakonom, ki ureja varstvo arhivskega gradiva, h kateri je izdano obrazloženo soglasje komisije, pristojne za medicinsko-etična vprašanja v skladu z zakonom, ki ureja zdravstveno dejavnost, ki ga izda v roku 60 dni od prejema zahteve arhivske komisije. Komisiji lahko dostop omogočita le, če je utemeljen z vidika javnega interesa na področju napredka znanosti, ki prevladuje nad interesom za nedostopnost in če bi se lahko z dostopom dosegel predviden znanstveni cilj, ki ga ni mogoče doseči na drug način. (5) Dostop do gradiva iz tretjega in četrtega odstavka tega člena mora biti ustrezen in po obsegu primeren glede na namen in obseg izvedene raziskave. 7. člen (uporaba gradiva) Posameznik, ki je dostopal do arhivskega gradiva po tretjem in četrtem odstavku prejšnjega člena, sme uporabiti arhivsko gradivo samo za namen, za katerega mu je bil dostop omogočen. * * * Obravnavana vprašanja 65. člen (roki nedostopnosti arhivskega gradiva) Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA / Uradni list RS, št. 30/2006 in 51/2014) 1. Razjasnitev 2. odstavka 2. točke 65. člena ZVDAGA Drugi odstavek 2. točke 65. člena pravi: »... postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno.« »Če ni z drugimi predpisi drugače določeno« – ali se navedeno nanaša na področno zakonodajo, kot npr. zakon o osebnih podatkih itd.? 205 Letnik 45 (2022), št. 1 • Brulc: Klavzula »če ni z drugimi predpisi drugače določeno« je v predpisih zelo običajna. ZVDAGA v razmerju do drugih zakonov ni na višji ali nižji ravni. Kateri koli zakon lahko določi režim nedostopnosti gradiva druga- če; kar ne pomeni, da lahko drugi zakon povsem razveljavi to določbo 65. člena ali ga predrugači, temveč je mišljeno, da se lahko za določeno vr- sto gradiva uredi drugačen režim. Npr. Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP) nima posebnih določb glede rokov nedostopnosti, tudi v Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR) ni nobenih posebnosti v razmerju do ZVDAGA, prav tako dostopnosti arhivskega gradiva v Sloveniji ne določajo mednarodne pogodbe. • Čibej: ZVDAGA je specialni zakon (lex specialis), medtem ko v odno- su do ZAGOPP postane splošni zakon, saj ureja širšo tematiko, medtem ko ZAGOPP postane specialni zakon, ki ureja del tematike, ki je zajeta v splošnem zakonu, torej v ZVDAGA. ZAGOPP torej podrobneje ureja po- samezne splošne zadeve, ki so zajete v ZVDAGA. Npr. Zakon o osnovnem šolstvu (ZOŠ) v določeni točki določi, kaj se zgodi z dokumentacijo s po- dročja šolstva, ki nastane pri tovrstnem ustvarjalcu – v tem segmentu je ZVDAGA v odnosu do ZOŠ splošni zakon. V primeru nasprotovanja dveh zakonov prevlada tisti, ki je nastal kasneje (lex posterior). Takšnih kolizij predpisov enake ravni je sicer v praksi zelo malo. • Cvelfar: Navedemo lahko še en primer razmerja splošnega in specialnega zakona v arhivih – Zakon o matičnih knjigah (ZMK) govori o tem, da se matične knjige arhivom izročajo 100 let po zadnjem vpisu, medtem ko ZVDAGA določa rok za izročitev 30 let od nastanka, pri čemer ZMK pre- vlada nad ZVDAGA. 2. Roki dostopnosti Prvi odstavek 40. člena ZVDAGA govori o izročitvi arhivskega gradiva ar- hivu, po katerem se mora najkasneje v 30-ih letih od nastanka gradiva pristoj- nemu arhivu izročiti tudi gradivo, ki vsebuje osebne, tajne in zaupne podatke (in postane ob prevzemu v arhiv dostopno uporabnikom), razen če javnopravna oseba v zapisniku o izročitvi ne navede morebitne omejitve dostopnosti. Je pra- vilno razmišljanje, da gradivo glede na 1. točko 65. člena postane dosto- pno 40 let po nastanku? • Cankar: Takšno razmišljanje je pravilno, pri čemer je treba opozoriti še na nekaj. Da bo gradivo po prevzemu v arhiv še deset let nedostopno, lahko izhaja le iz prevzemnega zapisnika, v katerem je jasno navedeno, da pred- stavnik javnopravne osebe oziroma izročitelj to zahteva. Na tem mestu velja omeniti še možnost izjemnega podaljšanja nedostopnosti gradiva s tovrstnimi podatki, pri čemer velja 66.a člen ZVDAGA. Po tem lahko Vlada RS še za deset let podaljša nedostopnost gradiva. (Za enkrat takšnega pri- mera še ni bilo.) 3. Določanje rokov nedostopnosti arhivskemu gradivu Ali lahko (glede na določbe 5. odstavka 40. člena in 2. odstavka 65. člena ZVDAGA) javnopravna oseba določi roke nedostopnosti gradivu, ki ga 65. člen ZVDAGA ne varuje (omejitev dostopa zaradi načela etičnosti, npr. priznanje očetovstva, knjiga vzgojnih opominov, značilnosti učencev ali socialno stanje njihove družine)? 206 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia Ali lahko zaposleni v arhivu omejimo oziroma prekrijemo del podat- kov v dokumentaciji, ki jo posredujemo uporabniku arhivskega gradiva? Ali imamo za to zakonsko osnovo, ali smo s tem dejanjem pravzaprav v prekršku? • Brulc: Za kakršno koli samostojno odločanje arhivskega uslužbenca ali ustvarjalca ni pravne podlage. Zakon ne omogoča samoiniciativnega pri- krivanja informacij, ki bi po ZVDAGA morale biti javne. To lahko vodi v arbitrarno, celo neenako odločanje s strani ustvarjalca ali arhiva, v kakšni obliki bodo dostopni istovrstni dokumenti. • Čibej: Vsako neenakopravno odločanje oziroma odločanje po lastni pre- soji lahko privede do diskriminacije. Uporabnik pred uporabo arhivskega gradiva podpiše izjavo o ravnanju z le–tem. Za področje, ki ga ne ureja specialni zakon, velja, kar je zapisano v splošnem zakonu. Člen 66.a ZVDAGA govori o izjemnem podaljšanju roka nedostopnosti, vendar se nanaša le na 65. člen, ki navaja občutljive osebne podatke ter davčne in poslovne tajnosti. Ali je vse ostalo gradivo, ki ne spada v okvir 65. člena, prepuščeno javnemu dostopu? • Da. Za arhivsko gradivo, ki je še vedno pri ustvarjalcu (6. odstavek 65. člena ZVDAGA), velja področna zakonodaja (ZVOP, ZDIJZ …), vse do tre- nutka, ko je predano pristojnemu arhivu. Od takrat naprej velja ZVDAGA, ZAGOPP in UVDAG, kajne? • Brulc: Da, tako je. Prav tako velja ZVDAGA za gradivo, ki je pri ustvarjal- cih v lastni hrambi. Ko le–ti izvedejo postopek odbiranja in razglasitve arhivskega gradiva oziroma se pripravi zapisnik o tem, od takrat naprej (datum zapisnika) za to gradivo velja ZVDAGA. 4. Naknadno označevanje rokov nedostopnosti oziroma omejevanje do- stopnosti do arhivskega gradiva Ali lahko javnopravna oseba po predaji arhivskega gradiva pristoj- nemu arhivu in objavi prevzemnega popisa zahteva, da se v popisu gradi- va označijo roki nedostopnosti za posamezne popisne enote oziroma da se omeji dostop do gradiva? • Čibej: Obveza javnopravne osebe je, da ob predaji označi nedostopnost gradiva v skladu s 65. členom ZVDAGA. Če tega ne stori in uporabnik dobi v roke dokumentacijo, ki vsebuje osebne podatke, je odgovornost uporab- nika, da tega ne razkrije. • Cvelfar: Po 5. odstavku 40. člena ZVDAGA mora javnopravna oseba, ki iz- roča arhivsko gradivo pristojnemu arhivu, v prevzemnem zapisniku do- ločiti roke nedostopnosti (velja za tajne ter davčne in osebne podatke) in razloge zanje ter jih označiti. Kasnejših popravkov ni. Če javnopravna oseba tega ne napravi, naknadno ne more omejiti dostopa do arhivskega gradiva. • Jože Škofljanec (ARS): Pri tajnih podatkih temelji zaprtje arhivskega gradi- va na osnovi ocene tveganj oziroma učinkov, če bi prišlo do razkritja – pri- stojnost upravljalca gradiva je, da to odpre ali zapre. Pri davčni skrivnosti 207 Letnik 45 (2022), št. 1 ni samo pristojnost1 upravljavca gradiva, ali gre za davčno skrivnost ali ne, temveč se lahko morebiti naknadno označi nedostopnost na temelju zakona. 5. Dostopnost arhivskega gradiva za rodoslovne raziskave »Amaterski« rodoslovci po navadi raziskujejo zapuščinske spise svojih prednikov, pri čemer naročajo gradivo daljnih družinskih vezi – če so sploh vezi. Tako ima lahko (na primer) neka tretja oseba vpogled v zapuščinski spis mo- jega očeta. Načeloma so osebe v zapuščinskih spisih mrtve več kot 10 let, spisi pa vsebujejo tudi versko pripadnost (65. členu ZVDAGA). Zanima me, kako je z dostopnostjo tega gradiva? Ali lahko na temelju arhivske ali druge za- konodaje utemeljimo, da stranka zapuščinskega spisa ne more dobiti v uporabo? • Cankar: Ker je v tem primeru oseba, na katero se navezujejo podatki, po- kojna že 10 let ali več, je arhivsko gradivo po ZVDAGA javno dostopno (razen gradiva, ki je nedostopno po ZAGOPP). • Čibej: Ni pristojnost arhivista, da moralno presoja o dostopnosti arhivske- ga gradiva. 6. Vpogled v nedostopno arhivsko gradivo, ki vsebuje že predhodno obja- vljene osebne podatke, in njihova objava v javnosti Primer: Oseba X je bila leta 1949 obsojena na procesu zaradi medvojne- ga sodelovanja z okupatorjem. Dobila je večletno zaporno kazen, bila pozneje predčasno izpuščena in umrla 1959. Glede na 2. odstavek 65. člena ZVDAGA, ki določa, da je gradivo (sodba sodišča) dostopno 75 let po nastanku (ta pogoj še ni izpolnjen, ker je od leta 1949 minilo šele 71 let) oziroma 10 let po smrti posameznika, na katerega se gradivo nanaša (ta pogoj je izpolnjen), lahko raz- iskovalec dobi vpogled v dokument (sodbo sodišča). Če prav razumem, ome- njeni odstavek dovoljuje vpogled v dotično gradivo in s tem tudi morebi- tno objavo, v npr. (strokovnem) članku? • Cankar: Raziskovalec lahko objavi ta podatek. • Čibej: Velja tisti pogoj, ki je dopolnjen prej: 75 let od nastanka ali 10 let po smrti – v zakonu piše »ali« in ne »in«, sicer bi veljal kumulativni pogoj. Navezujoče vprašanje – ali lahko raziskovalec objavi osebne podatke (npr. datum rojstva, šolanje in OOP2) o določeni osebi (pri čemer je izpol- njen rok dostopnosti 75 let), brez sankcij? Oziroma ali je pri tem treba upo- števati ZVOP, ne glede na to, koliko so stari podatki (200 ali 75 let)? Ali lahko oseba, na katero se ti podatki navezujejo (ali njeni nasledniki), toži razi- skovalca? Na kakšni pravni podlagi? • Brulc: Vsak raziskovalec mora sam ugotoviti, od kod bo črpal pravno podlago za objavo podatkov, ki jih je pridobil iz arhivskega gradiva (npr. privolitev svojcev oziroma predhodno privolitev umrle osebe, predho- dna objava s strani umrle osebe). Če nekdo dokument pridobi od javno- pravne osebe na temelju Zakona o dostopu do informacij javnega značaja 1 Pri razpravi je bil uporabljen izraz ingerenca. 2 Občutljive osebne podatke (op. zapis.). 208 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia (ZDIJZ), lahko z dokumentom počne kar koli, ker je dokument absolutno javen – lahko ga ponovno objavi kjer koli. Ali velja enako načelo za ar- hivsko gradivo? Za dopustnost objave osebnega podatka potrebujemo pravno podlago. Pri ZDIJZ je »pravna podlaga« ravno v tem, da je ne po- trebujemo, ker je podatek javen per se. Medtem ko arhivski zakon govo- ri, da ima vsak dostop do arhivskega gradiva – da ga lahko uporabnik pridobi na vpogled – vendar zakon nikjer ne govori o povsem svobodni nadaljnji uporabi tega podatka. Za vsako objavo podatkov iz arhivskega gradiva potrebujemo samostojno pravno podlago, ki je ZVDAGA ne daje, vsaj ne za vse podatke in vse načine nadaljnje objave (npr. objava mo- ralno ali zdravstveno spornih informacij o osebi, katere svojci so še živi; objava napačnih podatkov; objava podatkov z nestrokovnimi ali žaljivimi komentarji; objava nejavnih podatkov, ker so bili posamezniku dostopni po pomoti s strani arhiva). Posamično dostopanje do javnega arhivske- ga gradiva ni nujno enakovrstna obdelava osebnih podatkov, kot če je to gradivo kasneje javno dostopno vsem prek spleta. Zato bi nekatera (vendar ne vsa) nadaljnja uporaba podatkov, čeprav so ti javni, lahko bila sporna. Na tem področju vlada pravna praznina, saj to področje ni ureje- no, vendar je predvideno, da bo to razrešil ZVOP–2. • Čibej: 69. člen ZVDAGA določa obveznosti uporabnika (intelektualne pra- vice). Če se stranki omogočita vpogled in izpis podatkov iz arhivskega gradiva, to ne pomeni, da arhiv daje pristanek k objavi teh podatkov. Tudi čitalniški redi morajo imeti pravno podlago v arhivski zakonodaji. • Brulc: Odgovornost arhiva preneha, ko je arhivsko gradivo uporabniku ar- hivskega gradiva zakonito predano v uporabo. Uporabnik odgovarja prav- no-formalno za uporabo gradiva. 7. Smiselnost izvajanja anonimizacije na arhivskem gradivu Primer: uporabnik pride v arhiv s časopisnim člankom izpred 40 let, v ka- terem so s polnim imenom navedeni obsojeni za neko kaznivo dejanje, in poda naročilo za vpogled v dotični sodni spis. ZVDAGA navaja, da je identiteta sto- rilcev kaznivega dejanja občutljiv osebni podatek, ki ga je treba varovati 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti storilca, torej bi bilo v konkretnem primeru treba na gradivu izvesti t. i. anonimizacijo. Ali je smiselno izvajati anonimizacijo, če uporabnik na temelju časopisnega članka že pozna ime- na obsojenih? • Brulc: Po mnenju Evropskega odbora za varstvo podatkov (EDPB) o me- todah anonimizacije je le-ta v številnih primerih nemogoča oziroma jo je težko uspešno izvesti. Prekritje identifikacijskih podatkov samo oteži razkritje identitete osebe, na katero se dokument nanaša. Npr. s kombina- cijo zdravstvenih podatkov, ki je zelo individualna in unikatna za vsakega pacienta posebej, je možno razkriti osebo, na katero se dokument nanaša. To je huda težava uspešnosti anonimizacije in se zdi, da jo je pogosto ne- mogoče izvesti. • Brulc: V zgoraj navedenem primeru je smiselno, da se uporabniku izda anonimizirana kopija arhivskega gradiva; raziskovalec se lahko še vedno sklicuje na časopis, kjer je zadeva objavljena v celoti. V nadaljevanju se je razvila razprava o dostopnosti gradbenih dovoljenj s strani nepremičninskih agencij, ki želijo dostopati in uporabljati gradbena dovoljenja. Pojasnjeno je bilo, da so v skladu z ZVDAGA upravičeni do dostopa do javnega arhivskega gradiva (za dostop ne velja 65. člen), pri čemer lahko za lastno uporabo pridobijo kopije gradiva. Vendar morajo za izdajo javnopravno 209 Letnik 45 (2022), št. 1 veljavne listine s strani arhiva (overjena kopija/izpis/prepis) izkazati pravni in- teres po 68. členu ZVDAGA. 8. Napotitev na arhivsko komisijo ali anonimizacija V katerih primerih napotimo stranko na arhivsko komisijo in v kate- rih se odločimo za anonimizacijo arhivskega gradiva? • Cankar: To je odločitev arhivista. Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP) določa, da stranke ne smemo siliti v upravni postopek, če tega ne želi. Stranka mora tudi izpolnjevati pogoje za vstop v upravni postopek – to je pomembno pri četrtem odstavku 6. člena ZAGOPP, kjer je določeno, da so lahko stranke le raziskovalci, registrirani pri ARRS. Za dostop po 2. odstavku 65. člena ZVDAGA so lahko stranke v postopku raziskovalci, no- vinarji ali znanstveno-raziskovalne institucije. Če nekdo ne izpolnjuje teh pogojev, ga je nesmiselno napotiti na arhivsko komisijo. Težavo predsta- vlja, kako opredeliti raziskovalca. V pomoč je 66. člen ZVDAGA, ki določa, da raziskovalec arhivski komisiji predloži predstavitveni elaborat razi- skave, ki mora vsebovati naslov in cilj raziskave, utemeljitev o izpolnjeva- nju pogojev itd. To velja tudi, kadar bi anonimizacija arhivskega gradiva predstavljala nesorazmerne stroške in napor za arhiv (anonimizirati bi bilo treba velike količine gradiva). Stranka, ki raziskuje ozko določeno po- dročje (npr. stranka za lastni interes išče podatek o svojem starem očetu, ki je bil udeležen v sodnem postopku), a ne izpolnjuje omenjenih pogojev, dobi v uporabo anonimizirano arhivsko gradivo. Kako ravnamo v primeru raziskovalca, ki ima odločbo arhivske ko- misije, medtem ko za potrebe svoje raziskave želi reprodukcije arhivske- ga gradiva? Kako ravnamo v primeru, ko želi gradivo objaviti (npr. na raz- stavi, objava dokumenta v članku …)? • Cankar: Primerno ravnanje s kopijami arhivskega gradiva (in zakonsko varovanimi osebnimi podatki, ki jih te vsebujejo) je v tem primeru od- govornost raziskovalca. Ta je že s četrtim odstavkom 66. člena ZVDAGA zavezan, da ustrezno obravnava arhivsko gradivo. Tudi arhivska komisija zapiše v odločbo, ki jo izda raziskovalcu, da sam odgovarja za nadaljnjo ustrezno uporabo in da kopije le-tega ostanejo nedostopne drugim ose- bam, ki niso izvajalci raziskave. Vendar je prav, da se stranko na to večkrat opozori (tako s strani arhivske komisije kot arhiva). Glede na to, da stroške anonimizacije nosi arhiv, medtem ko se anonimi- zacija opravi za točno določeno osebo, nas zanima, kaj se zgodi z anonimizira- nimi kopijami arhivskega gradiva, ko jih stranka ne potrebuje več oziroma koliko časa naj se (če sploh) še hranijo v arhivu. Lahko stranka anonimizi- rane fotokopije odkupi (plača anonimizirane fotokopije in jih odnese domov)? • Cankar: Odločitev o hrambi anonimiziranih kopij arhivskega gradiva mora sprejeti arhivist – smiselno jih je hraniti, za primer, da še kdo drug poda zahtevo za dostop do istega gradiva. Vendar ni smiselno anonimizirati gradiva vnaprej na zalogo, saj je anonimizacija odvisna od poteka časa in drugih okoliščin. Stranka lahko določene anonimizirane kopije odkupi in odnese domov, vendar ne moremo – vsaj po mojem mnenju – od nje zahtevati, da krije stroške anonimizacije za vse gradivo, ki je bilo anoni- mizirano za njene potrebe (tudi za tisto, za katero je ob pregledu gradiva ugotovila, da denimo ne vsebuje zanjo zanimivih vsebin. 210 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia • Brulc: Anonimiziranih kopij arhivskega gradiva z vidika varstva osebnih podatkov ni treba uničiti oziroma se lahko z njimi počne kar koli, ker so (naj bi bili) osebni podatki anonimizirani. Vredno je razmisliti, da bi se ob naslednji spremembi ZVDAGA namesto izraza »anonimizacija« uporabil izraz »depersonalizacija«. Ta postopek že uporablja policija, ki odstrani identifikatorje s podatkov, ki niso več potrebni za operativno uporabo. Kar ostane, so posredni osebni podatki. Vendar ni nujno, da je to primer- no za arhivski zakon. 9. Dostop do arhivskega gradiva po ZVDAGA oziroma ZAGOPP V ZAGOPP je določeno, da je gradivo, ki vsebuje osebne podatke o zdra- vljenju pacienta, javnosti nedostopno. Vendar nikjer ni naveden rok, do katere- ga traja nedostopnost. Primer: uporabnik/raziskovalec pregleduje dosjeje je- tnikov kaznilnice. V enem izmed dosjejev je bolniški list jetnika iz leta 1914, ki so ga neuspešno zdravili zaradi tuberkuloze; jetnik je zaradi nje umrl. Po 65. členu ZVDAGA je to podatek, ki je varovan 75 let oziroma 10 let po smrti ose- be, medtem ko je po ZAGOPP to gradivo brez odobritve arhivske komisije ne- dostopno za vse večne čase. Kateri od obeh zakonov je v tem konkretnem primeru v prednosti? • Čibej: Ustavna odločba3 je razveljavila vse točke ZVDAGA, ki se nanašajo na podatke o zdravljenju pacienta in naložilo sprejetje specialnega zako- na, ki to problematiko obravnava – ZAGOPP. V zgornjem primeru velja ZA- GOPP. Njegovo izvajanje pomeni, da je tudi npr. arhivsko gradivo ubožnice iz 16. stoletja lahko nedostopno – raziskovalec mora tako za dostop do tovrstnega gradiva pridobiti odobritev arhivske komisije in medicinsko- etične komisije, kar je z vidika izvedbe nesmiselno. • Cvelfar: Ustavno sodišče je pri sprejetju ustavne odločbe izhajalo iz mne- nja, da je zdravstvena dokumentacija nastala iz razloga zdravljenja in ne za potrebe raziskav. Razmisliti bi bilo treba o spremembi dikcije ZAGOPP. Arhivska stroka bi morala pristojne organe prepričati o ustreznosti spre- memb zakonodaje. Ali velja, da je vsebina gradiva organov Zdravniške zbornice Slove- nije – ZZS (tožilca, sodnika), ki ni izvajalec zdravstvenih storitev, temveč vodi nadzorne postopke in katere organi sprejemajo odločitve na temelju zdravstvene dokumentacije ter jo v konkretnih primerih pogosto tudi iz- črpno povzemajo, tudi varovana po ZAGOPP ali morda ne, ker javnopravna oseba ni izvajalec zdravstvenih storitev ali NIJZ? Vsebinsko podobno gradi- vo lahko srečamo tudi na sodiščih (izvedenska mnenja), verjetno tudi na ZZZS, SPIZ in še kje. (Vprašanje se ne nanaša na zdravstveno dokumentacijo oziroma kopije dokumentacije, ki jo prejme ZZS od izvajalcev zdravstvenih storitev.) • Cankar: Gre za težavo, ki se pojavlja pri več izvajalcih in vrstah gradiva (šolstvo, sodstvo, DPO, razni dosjeji, CSD …). Pogosto se pojavljajo pov- zetki zdravstvene dokumentacije, ki so – včasih skupaj s posredovano ori- ginalno zdravstveno dokumentacijo – del istih spisov/zadev/združenih dokumentov. V praksi velja, da se arhivsko gradivo, ki je nastalo pri iz- 3 Odločba o ugotovitvi, da je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih v neskladju z Ustavo, če med javno arhivsko gradivo uvršča tudi gradivo izvajalcev zdravstve- ne dejavnosti, ki so po tem zakonu opredeljeni kot javnopravne osebe, ki vsebuje osebne po- datke o zdravljenju pacientov (Uradni list RS, št. 24/2014). 211 Letnik 45 (2022), št. 1 vajalcih zdravstvene dejavnosti in vsebuje podatke o zdravljenju pacien- ta, varuje po ZAGOPP; medtem ko se arhivsko gradivo »nezdravstvenih« ustvarjalcev s podatki, ki so povzeti po originalni dokumentaciji o zdra- vljenju pacienta, varuje po ZVDAGA. • Jože Škofljanec (ARS): Pod kaj spada npr. izvedensko mnenje, ki je nasta- lo na temelju zdravstvene dokumentacije – odvisno, kdo ga ustvari, npr. zdravnik (oziroma izvajalec zdravstvene dejavnosti), ki je sodno zaprise- ženi izvedenec in v tem primeru ne gre za postopek zdravljenja pacienta, ampak mnenje, izdano na temelju zdravniške dokumentacije? • Čibej: To bi spadalo pod ZVDAGA, ker je ZAGOPP glede opredelitve »arhi- vsko gradivo« zelo ekspliciten. Vendar se postavlja vprašanje, ali ni ZAGO- PP pri tem diskriminatoren oziroma ali je skladen z ustavno določbo. • Škofljanec: Kaj, če izvedenec k izvedenskemu mnenju priloži kopije zdra- vstvene dokumentacije? Dokument je enovit in priloge so sestavni del do- kumenta – ali bi lahko v tem primeru za dokument v celoti veljal ZAGOPP? • Čibej: V tem je težava tega zakona, prav tako še ni sodne prakse, da bi lah- ko s tem nadomestili nejasnosti v zakonu. • Cvelfar: ZAGOPP opredeljuje arhivsko gradivo kot tisto, ki je nastalo pri iz- vajalcih zdravstvene dejavnosti ali nacionalnem inštitutu; ne gre za zdra- vljenje, temveč za gradivo, ki je nastalo pri izvajalcu. • Cankar: Vzemimo za primer zapisnike naborniške komisije, na katerih so zapisani zdravstveno stanje in diagnoze – te komisije sicer niso nikogar zdravile. Če je pregled izvajal izvajalec zdravstvene dejavnosti, bi lahko šlo za dostopnost do arhivskega gradiva po ZAGOPP, sicer je dokument dostopen po ZVDAGA. • Brulc: Vprašanje je, od kod je v zakonu izraz »podatki o zdravljenju paci- enta«. V ostali zakonodaji namreč ni tega izraza, pojavlja se pojem »po- datki o zdravstvenem stanju«. Izraz »podatki o zdravljenju pacienta« se lahko razume zelo ozko. Zaplete se že pri naslovu zakona. 10. Potreba po »prenovi prakse« pri izročanju oziroma prevzemanju gra- diva v arhive Z vsebino, ki jo ureja ZAGOPP, varstvom različnih vrst osebnih podatkov ter tudi ponovno uporabo in z njo povezanimi avtorskimi pravicami se arhivisti do nedavnega nismo intenzivno ukvarjali (tudi javnopravne osebe ne). Kaj bi, glede na določbe veljavnih predpisov, moralo biti s tega področja zapisano v zapisniku o izročitvi arhivskega gradiva pristojnemu arhivu? Kateri na- stavki za varovanje gradiva v arhivih morajo biti jasno opredeljeni v ome- njenem dokumentu? • Cankar: Menim, da bi se v prevzemnem zapisniku in popisu moralo opo- zoriti na gradivo, ki je nedostopno po ZAGOPP, čeprav ZVDAGA (kot za- kon, ki je predhoden ZAGOPP) tega seveda ne določa izrecno. Tega sicer izrecno ne določa niti ZAGOPP, a je po mojem mnenju tu potrebno smisel- no upoštevanje določil petega odstavka 40. člena ZVDAGA. 11. Uporaba in dostopnost zaradi potreb uradnih postopkov Če je oseba udeležena v uradnem postopku in želi vpogledati v arhivsko gradivo, ki vsebuje varovane podatke, mora izkazati pravni interes z ustrezno listino (86. člen UVDAG). Katera listina je ustrezna? 212 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia • Brulc: Pomemben je namen, na temelju katerega lahko ugotovimo, kaj je ustrezna listina. Npr. prijava za delovno mesto ali vabilo na razgovor je dovolj za pridobitev izpisa ocen. Če zakonodaja določa, da potrebujemo ustrezno listino, mora biti v ozadju neki dokaz. • Čibej: V arhivu uporabnik podpiše izjavo, v kateri označi, da potrebuje gradivo za pravni interes oziroma za uvedbo nekega postopka. Ta obrazec bi moral biti dovolj za izkaz pravnega interesa. • Brulc: Če ZVDAGA ni določil pogojev za izkaz pravnega interesa, med- tem ko je UVDAG to uvedla, to ni ustrezno. Izkazati pravni interes z ustrezno listino, je kvalificiran pravni interes. Bistvena razlika v primerja- vi z izkazom »navadnega« pravnega interesa je tam, kjer to naredimo zgolj z ustrezno obrazložitvijo. Če vztrajamo pri uredbeni dikciji, je v primeru, ko postopek še ne teče, ustrezna listina poziv sodišča za dopolnitev vloge, pooblastilo odvetniku za reševanje zadeve ali potrdilo sodišča o vložitvi tožbe. Izkaz pravnega interesa je nižji pravni standard kot pravni interes z ustrezno listino oziroma kvalificiran pravni interes. 86. člen UVDAG določa, da se osebi, ki je udeležena v uradnem postopku, odobri vpogled le v tiste dele gradiva z varovanimi podatki, ki so potrebni za uveljavljanje njegovega pravnega interesa. Potemtakem damo takšni osebi na voljo gradivo brez anonimizacije? Čibej: Če se podatki nanašajo na prosilca, potem je arhivsko gradivo do- stopno brez anonimizacije. Če so v tej dokumentaciji podatki tretjih oseb, potem gradivo anonimiziramo v skladu z ZVDAGA. Izjava, ki jo podpiše uporabnik, med drugim pravi, da je ta seznanjen s svojimi obveznostmi in omejitvami glede uporabe podatkov iz 65. člena ZVDA- GA, na katere bi lahko naletel ob uporabi arhivskega gradiva, ki sicer s strani izročitelja ni bilo označeno kot nedostopno oziroma vsebuje varovane podatke ter da bo tako pridobljene podatke varoval v skladu z ZVDAGA in zakonodajo s področja varovanja osebnih podatkov, varovanja tajnih podatkov in davčne taj- nosti. Ponovno se ščitijo le podatki iz 65. člena. Kaj je z objavo neobčutljivih osebnih podatkov (kot so imena in priimki oseb ter mogoče njihove šol- ske ocene) v npr. diplomski nalogi? Se tukaj lahko zanesemo le na moralo uporabnika ali imamo zadaj zakonodajo, ki bi to ščitila? • Čibej: Za zlorabo podatkov, pridobljenih iz arhivskega gradiva, je kazen- sko odgovoren uporabnik. Kratka predstavitev gostov okrogle mize mag. Urban BRULC Urban BRULC je na Pravni fakulteti v Ljubljani leta 2004 pridobil na- ziv univerzitetni diplomirani pravnik in kasneje še magister pravnih znanosti (smer civilno pravo). Ima opravljen pravniški državni izpit ter 15 let delovnih izkušenj na področju varstva osebnih podatkov, informacij javnega značaja in varstva pacientovih pravic. Je avtor 25 strokovnih člankov s teh področij in treh strokovnih mono- grafij v soavtorstvu, izvedenih ima že več kot 200 predavanj na konferencah, seminarjih in podobnih izobraževalnih dogodkih. Trenutno je zaposlen kot sa- mostojni svetovalec Informacijskega pooblaščenca. 213 Letnik 45 (2022), št. 1 Tadej CANKAR Tadej CANKAR, univerzitetni diplomirani zgodovinar, je od leta 2003 za- poslen v Arhivu Republike Slovenije, in sicer v Sektorju za varstvo arhivskega gradiva posebnih arhivov. Od leta 2012 je član arhivske komisije, strokovnega in posvetovalnega telesa Vlade Republike Slovenije, ki odloča o izjemnem dostopu do javnega arhivskega gradiva iz drugega odstavka 66. člena ZVDAGA in do jav- nega arhivskega gradiva, katerega dostopnost ureja ZAGOPP; odloča v primeru dvoma o omejitvah dostopa iz petega odstavka 65. člena tega zakona; ter daje mnenja o izjemnem skrajšanju in podaljšanju roka nedostopnosti. Je skrbnik enega izmed najbolj obiskanih oziroma uporabljanih fondov v Arhivu Republike Slovenije – gre za arhivsko gradivo nekdanjega Republiške- ga sekretariata za notranje zadeve. Njegova bibliografija vključuje prispevke na temo arhivskega gradiva nekdanjih tajnih služb v Republiki Sloveniji. doc. dr. Bojan CVELFAR Bojan Cvelfar, rojen leta 1969 v Celju, je leta 1995 končal študij zgodovine in sociologije na Filozofski fakulteti Univerze v Ljubljani. Istega leta se je zapo- slil kot arhivist v Zgodovinskem arhivu Celje, v katerem je od leta 2001 do leta 2011 opravljal funkcijo direktorja. Na oddelku za zgodovino Filozofske fakulte- te v Ljubljani je leta 2005 zaključil podiplomski študij in pridobil naziv magister znanosti ter leta 2015 na isti fakulteti uspešno zagovarjal doktorsko disertacijo in pridobil še naziv doktor zgodovinskih znanosti. Med letoma 2011 in 2013 je opravljal naloge direktorja Zgodovinskega arhiva Ljubljana, od spomladi 2013 je direktor Arhiva Republike Slovenije. Leta 2016 je pridobil naziv arhivski svetnik. Od leta 2017 je tudi docent na oddelku za arhivistiko in dokumentologijo na Almi Mater Europaea – Evrop- ski center Maribor. Je avtor številnih znanstvenih in strokovnih člankov s podro- čja varstva arhivskega gradiva in zgodovinopisja. Deluje v več strokovnih skupinah in komisijah. Je predsednik sveta direk- torjev slovenskih javnih arhivov, predsednik komisije za podelitve strokovnih nazivov na področju varstva arhivskega gradiva, predsednik Odbora za arhive po prilogi D Sporazuma o nasledstvu, predsednik projektnega sveta e-ARH.si, član komisije za strokovne izpite v arhivistiki … Je tudi član uredniških odborov uglednih strokovnih revij Zgodovina za vse (Slovenija), Makedonski arhivist (Se- verna Makedonija), Arhivski Vjesnik (Hrvaška) in Zapisi (Srbija). mag. Nada ČIBEJ Nada ČIBEJ je diplomirala (1996) in magistrirala (2004) na Filozofski fa- kulteti Univerze v Ljubljani. V Pokrajinskem arhivu Koper je zaposlena od leta 1998, od leta 2006 kot direktorica arhiva. Od leta 2004 sodeluje pri oblikovanju slovenske arhivske zakonodaje. Med leti 2009 in 2011 je bila članica komisije pri Ministrstvu za kulturo za pri- pravo novele ZVDAGA in od leta 2013 predsednica komisije za pripravo novele ZVDAGA (objavljen v Uradnem listu RS, št. 54/2014). Med leti 2014 in 2017 je bila predsednica komisije pri Ministrstvu za kulturo za pripravo UVDAG (obja- vljen v Uradnem listu RS, št. 42/2017) ter v obdobju 2016 do 2017 predsednica komisije pri MK za pripravo Pravilnika o določitvi nadomestil stroškov upo- rabe, konserviranja in restavriranja arhivskega gradiva in hrambe zasebnega arhivskega gradiva v arhivih, ki opravljajo javno arhivsko službo (objavljen v Uradnem listu RS, št. 75/2017). Od leta 2017 je namestnica predsednice komisije za strokovne izpite za arhivsko dejavnost in pokriva splošni del izpita – arhivsko zakonodajo. Od leta 2005 je predstavnica arhivov in stalna članica Slovenskega insti- tuta za standardizacijo, tehničnega odbora (TC)/ Informatika, dokumentacija in splošna terminologija (IDT) ter od leta 2007 članica Strokovnega sveta SIST za področje elektrotehnike, informacijske tehnologije in telekomunikacij. 214 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia Od leta 2019 se posveča tudi doktorskemu študiju s področja prava na katedri za Upravno pravo Pravne fakultete Univerze v Ljubljani. Zapisali: mag. Hana Habjan (ZAL), Tanja Žohar (ARS). Udeleženci okrogle mize z leve proti desni: mag. Hana Habjan, predsednik ADS Matej Muženič, mag. Urban Brulc, Tadej Cankar, mag. Nada Čibej in doc. dr. Bojan Cvelfar (Foto: Jože Kranjec).