Iz prakse za prakso
1.01 Izvirni znanstveni članek	UDK 343.45:930.25(497.4)
Prejeto: 18. 7. 2011
Uporaba arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov
JANEZ KOPAČ
mag. arhivistike, arhivski svetnik Zgodovinski arhiv Ljubljana, Enota za Gorenjsko Kranj, Savska cesta 8, SI—4000 Kranj
e-pošta: janež.kopac@guest.arnes.si
izvleček
Prispevek opozarja na potrebo po izjemni previdnosti pri posredovanju in obdelavi arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke. Predstavljena je slovenska zakonodaja, kije sicer dokaj zapletena, včasih tudi neusklajena. Poudaijena je zahteva po podpisu izjave, j katero se uporabnik arhivskega gradiva zaveže, da osebnih, se plasti t. i. občutljivih osebnih podatkov, ki so v arhivskem gradivu, z obdelavo ne bo zlorabil, saj bo v nasprotnem primeru kazensko odgovoren. Zakonodaja Zlorabo preprečuje z upoštevanjem načela anonimizadje. Ker je pri posredovanju arhivskega gradiva za raziskovalne in publicistične namene to načelo nemogoče upoštevati, saj bi to pomenilo ponarejanje arhivskega gradiva, morajo biti
J	O	J	J	J	J	J J	O O	J
anonimizirani rezultati raziskav. Predstavljenih je tudi nekaj primerov težav, j katerimi se pri posredovanju arhivskega gradiva, ki vključuje osebne podatke, srečujejo slovenski arhivi.
Kf j J h-j BLStlDtl : osebni podati, občutljivi osebni podatki, informacije javnega značaja, posredovanje, obdelava arhivskega gradiva, roki za dostopnost, zloraba osebnih podatkov, sankcije, načelo anonimizadje, zakonodaja
abstract
USE OF ARCHI VES AND PERSONAL DATA PROTECIION
The article points out the need for extreme caution when processing and providing access to archives that contain personal
j	j	J	o	J	o	J
data. The author presents the Slovenian legislation for this field which tends to be rather complicated and at times also unhamonized. He stresses the need for the signing of the statement by which the users agree not to misuse personal data
\>	J	O O J	-v7	O	J
included in the archives, especially sensitive personal data, or else be held criminally responsible. The legislation prevents such misuse by implementing the principle of data anonymization. Since it is impossible to follow this principle when providing archives for research and publishing as this would entail the forging of the archives, it is necessary to anonymize research
j	J	o	J o o J	\>
results. Also described in the article are so7ne of the issues that the Slovenian archives are faced with when providing access to archives that contain personal data.
KE Y IVORDS: personal data, sensitive personal data, public information, providing access to archives, processing of archives, periods of restricted access, misuse ofpersonal data, sanctions, principle of anonymization, legislation
Uvod
V arhivih poznamo dve vrsti uporabe arhivskega gradiva:
-	uporaba za znanstvenoraziskovalne, statistične, kulturne in publicistične namene,
-	uporaba za urejanje upravnih, pravnih in drugih zadev državljanov ali kot je zapisano v 68. členu arhivskega zakona, »dostopnost paradi potreb uradnih postopkom..
Pri obeh oblikah posredovanja arhivskega gradiva se srečamo tudi s problematiko posredovanja običajnih in občutljivih osebnih podatkov. Normativno to urejajo kar trije zakoni in dve uredbi, to pa v praksi povzroča kar precej zmešnjav. Ti predpisi so: Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih,1 Zakon o varstvu osebnih podatkov (uradno prečiščeno besedilo),2 Zakon o splošnem upravnem postopku (uradno prečiščeno besedilo),3 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva4 in Uredba o upravnem poslovanju.5 Za posredovanje arhivskega gradiva za uporabo pa ne velja Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (uradno prečiščeno besedilo).6 Ta zakon v drugi točki 4. člena določa, da »Arhivsko gradivo, ki ga hrani v okviru javne arhivske službe pristojni arhiv v skladu z zakonom, ki ureja arhive, ni informacija javnega značaja po tem zakonu.« Kljub temu pa se Zakon o dostopu do informacij javnega značaja vtika v določila arhivske zakonodaje iz leta 19977 in s tem tudi v določila prvega odstavka 68. člena veljavnega arhivskega zakona ter 121. člena veljavne arhivske uredbe. Za posredovanje arhivskega gradiva, ki je že v arhivih, namreč odpravlja načelo pravnega interesa. Ta del informacijskega zakona nikoli ni bil preklican, tako da še velja, čeprav velja tudi arhivska zakonodaja, ki izkazovanje pravnega interesa pri posredovanju arhivskega gradiva eksplicitno zahteva. Prav izkazovanje pravnega interesa je po nekdanji in sedanji arhivski zakonodaji osnovni pogoj za odobritev uporabe arhivskega gradiva. Te očitne neusklajenosti ni odpravila nobena sprememba in dopolnitev Zakona o dostopu do informacij javnega značaja. Sklepati torej smemo, da določila tega zakona veljajo za posredovanje dokumentarnega gradiva toliko časa,
1	Ur. 1. RS, št 30-1229/2006.
2	Ur. 1. RS, št 94-4690/2007.
3	Ur. 1. RS, št 24-970/2006.
4	Ur.l. RS, št 86-3721/2006.
5	Ur. 1. RS, št 20-690/2005.
<•	Ur.l. RS, št 51-2180/2006.
7	Zakona o arhivskem gradivu in arhivih, Ur. 1. RS, št. 201140/1997, popravek, Ur. 1. RS, št. 32/1997.
dokler le-to po arhivski zakonodaji v celoti ali le delno ni razglašeno za arhivsko gradivo. Pri posredovanju arhivskega gradiva za uporabo je zato potrebno upoštevati arhivsko zakonodajo in zakonodajo o varstvu osebnih podatkov. S tem v zvezi je zanimiva ugotovitev, da ima večina slovenskih arhivov na svojih spletnih straneh izdelan dostop do Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, pri skoraj nobenem pa ni povezave z Zakonom o varstvu osebnih podatkov.
Osnovno vodilo vseh predpisov, ki opredeljujejo posredovanje arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke, to pa po definiciji v 6. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov predstavlja eno od oblik obdelave osebnih podatkov, je zavarovati integriteto oseb, na katere se podatki nanašajo.
Za vse vrste obdelav osebnih podatkov velja določilo 8. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov, nanj pa moramo biti še posebno pozorni. Zapisano je: »Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če obdelavo ... določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.« To je po štirinajsti točki 6. člena lahko ustna, pisna ah kakšna druga ustrezna privolitev. Kot »določeni osebni podatki«, za katere je potrebna osebna privolitev posameznika, so mišljeni t. i. »občutljivi osebni podatki«. Taki so podatki o rasnem in narodnostnem poreklu, političnem, filozofskem in verskem prepričanju, zdravstvenem stanju, spolnem življenju, pa tudi evidence o kazenskih in prekrškovnih zadevah ter biometrični podatki. Obdelava teh podatkov je opredeljena v 13. členu zakona. Razen za zakonsko predpisane in nujne medicinske potrebe ter izvrševanje javnega interesa, določenega z zakoni, je dovoljeno občutljive osebne podatke obdelovati, le »... če je posameznik zfl to podal izrecno osebno privolitev, kije praviloma pisna ...« Posredovanje in uporabo arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke, veljavni arhivski zakon varuje še z določilom pete točke 63. člena, ki zahteva, da mora »... uporabnik, ki uporablja arhivsko gradivo ... pred uporabo ... podpisati izjavo o seznanitvi, da je zloraba tajnih in osebnih podatkov sankcionirana v kazenskem pakoniku in drugih predpisih ...« ter da bo take podatke uporabljal samo za zakonite namene. Hkrati pa je pri črpanju podatkov iz arhivskega gradiva zavezan še k spoštovanju morebitnih avtorskih pravic. To je dopolnjeno še z izredno pomembnim določilom v 113. členu arhivske uredbe, da je potrebno uporabnika obvestiti, »... da za \lorabo podatkov o posebnosti posameznika odgovarja po določilih zakona o varstvu osebnih podatkov in drugih predpisov...« Nikjer pa v arhivskih predpisih za posredovanje arhivskega gradiva, katerega vsebina vsebuje tudi osebne ah občutljive osebne podatke,
ni mogoče najti zahteve po pisni privolitvi oseb, na katere se gradivo nanaša. Sklepati smemo, da pri posredovanju takega arhivskega gradiva za uporabo pisno privolitev prizadetih oseb nadomešča izjava iz 63. člena arhivskega zakona in 113. člena arhivske uredbe, ki jo podpiše uporabnik.
Posredovanje arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke za znanstvenoraziskovalne in publicistične namene, ter anonimizacija rezultatov preučevanja
Ne glede na namen zbiranja osebnih podatkov Zakon o varstvu osebnih podatkov z določili 17. člena omogoča obdelavo teh za zgodovinske, statistične in znanstvenoraziskovalne namene, pri tem pa je obvezno potrebno spoštovati načelo anonimi-zacije. Ločnica med dokumentarnim in arhivskim gradivom v teh primerih ni določena. Ker arhivska uredba v 108. členu uporabo arhivskega gradiva širi tudi na potrebe publiciranja, izobraževanja in kulture, je logično, da anonimizacija posredovanja podatkov velja tudi za ta področja. Določila citiranega člena tudi ne razlikujejo med osebnimi in občutljivimi osebnimi podatki, zato načelo anonimizi-ranja velja za vse vrste osebnih podatkov. Določeno je, da se »... osebni podatki posredujejo uporabniku osebnih podatkov... v anonimizirani obliki, če zflkon ne določa drugače ali če posameznik, na katerem se nanašajo
o	J	\>	o	J
podatki, ni predhodno podal pisne privolitve, da se lahko obdelujejo brez anonimiziranja.« To še dodatno zapleta določilo 23. člena istega zakona, ki opredeljuje obdelavo oziroma posredovanje podatkov o umrlih osebah. Te je dovoljeno uporabljati, če umrli še za življenja posredovanja teh podatkov za znanstveno raziskovalne, zgodovinske in statistične namene ni pisno prepovedal (seveda posredovanja tudi ni dovolil, a ker ga ni prepovedal, je te podatke dovoljeno znanstveno in publicistično obdelovati). Dopuščena je možnost, da zaporo uporabe pisno določijo tudi zakoniti dediči umrlega ali osebe, ki po zakonu urejajo dedovanja.
Pojavi se vprašanje, kako sicer razmeroma jasno določilo o anonimiziranosti, izpeljati pri posredovanju arhivskega gradiva za znanstvenoraziskovalne, publicistične in podobne namene. To je pri arhivskem gradivu tudi sicer nemogoče oziroma nedopustno, saj bi ta postopek pomenil ponarejanje. Očitno se je zakonodajalec zavedal tega problema, zato že drugi odstavek 21. člena Zakona o varovanju osebnih podatkov določa, da osebnih podatkov v arhivskem gradivu ni treba anonimi-zirati. Na splošno velja ugotovitev, da arhivi nimamo pisnih privolitev ali prepovedi posredovanja
osebnih podatkov, ki so v arhivskem gradivu. Arhivska zakonodaja posredovanje osebnih podatkov zavaruje tako, da določa, da uporabniki arhivskega gradiva za znanstvenoraziskovalne in publicistične namene s podpisom izjave o sankcioniranju zlorabe osebnih podatkov prevzamejo kazensko odgovornost in odgovornosti druge vrste, če zlorabijo (to je objavijo) kakršnekoli osebne podatke. V citiranem 17. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov namreč ni ločevanja med občutljivimi in preostalimi osebnimi podatki. Isti člen pa tudi zahteva, da morajo biti rezultati raziskav anonimizirani, »... razen če zakon določa drugače ali če je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, zfl objavo v neanonimizirani obliki podal pisno privolitev ali če je zfl takšno objavo podano pisno soglasje dedičev umrle osebe ...« Ce določila 17. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov niso upoštevana, je predvidena kazen od 4.170 do 12.500 €.
O anonimizaciji osebnih podatkov v arhivski zakonodaji ni nobenega določila, a je potrebno opozoriti, da arhivska uredba določa, da za ne-spoštovanje tega določila velja Zakon o varstvu osebnih podatkov. Očitno je, da je to dejstvo potrebno upoštevati tudi pri razumevanju 65. člena arhivskega zakona, ki posredovanje in obdelavo arhivskega gradiva, ki vključuje tudi navadne osebne podatke, dovoljuje »...praviloma najkasneje 40 let po nastanku ...«, če pa gre za občutijive osebne podatke, pa 75 let po nastanku oziroma 10 let po smrti osebe, na katero se podatki nanašajo, »... če je datum smrti znan in če ni z drugimi predpisi drugače
\>	\> o j J	o
določeno ...« Tudi kršenje teh določil je sankcionirano s kar visokimi kaznimi. Da pa je vse skupaj še bolj zapleteno, je tu še določilo veljavnega arhivskega zakona (šesta točka 40. člena), po katerem je javnopravna oseba, ki izroči javno arhivsko gradivo arhivu, »... dolina gradivo označiti z ustreznimi roki nedostopnosti ...«. Arhivi torej sami ne morejo skrajševati rokov za nedostopnost pri posredovanju arhivskega gradiva. Kadar se znajdejo v dvomih, imajo za pomoč arhivsko komisijo, ki jo je imenovala vlada. Ta mora odločati v spornih zadevah pri posredovanju arhivskega gradiva za raziskovalne in podobne namene.
Po določilih 7. in 13. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov je tudi nekaj izjem, pri katerih anonimizacija posredovanega gradiva ni potrebna. To je dovoljeno za izvajanje upravnih, sodnih in medicinskih dolžnosti, pa tudi takrat, kadar jih po določilih 7. člena »... o svojih članih obdelujejo politične stranke, sindikati, društva ali verske skupnosti ...« oziroma po določilu 13. člena, ki velja za obdelavo občutljivih osebnih podatkov, »... če jih za namene zfl~
konitih dejavnosti obdelujejo ustanove, %dru$enja, društva, verske skupnosti, sindikati in drum nepridobitne ona-
j	o J	o
ni^acije j političnim, filozofskim, verskim ali sindikalnim dljem, vendar le če se obdelava nanaša na njihove člane ...«. Ne smejo pa biti tako pridobljene informacije brez pisne privolitve oseb, katerih podatki so na tak način obdelani, posredovane drugim pravnim subjektom. Ovir tudi ni, če je posameznik svoje občutljive osebne podatke objavil že kdaj prej.
Vsi slovenski arhivi so se pred zlorabo osebnih podatkov, ki so v arhivskem gradivu in so uporabljeni za raziskovalne, statistične, publicistične in podobne namene, zavarovali z izjavo, da so raziskovalci seznanjeni s tem, da je zloraba vsakršnih osebnih in tajnih podatkov ter avtorskih pravic pravno sankcionirana. Izjavo morajo podpisati, preden dobijo zahtevano arhivsko gradivo v uporabo. To pomeni, da lahko obdelujejo tudi vse vrste osebnih podatkov, a jih smejo v svojih študijah obdelati v anonimizirani obliki in tudi sicer poskrbeti, da taki njim znani podatki na noben način niso razkriti v javnosti. V svojih pravilnikih o uporabi gradiva so se arhivi zavarovali še z določilom, da arhivskega gradiva, ki vsebuje občutljive osebne podatke, ni dovoljeno reproducirati, oziroma ga je dovoljeno reproducirati le v anonimizirani obliki.
Slovenski arhivi se pri posredovanju arhivskega gradiva z osebnimi podatki razmeroma pogosto srečujejo s problemi. Dokaj zapletena je zadeva med Psihiatrično bolnišnico Idrija, uradom informacijske pooblaščenke in Zgodovinskim arhivom Ljubljana s svojo enoto v Idriji. Bolnišnica namreč na varnem hrani 24 vezanih knjig psihiatričnih mnenj, ki jih je med svojim službovanjem v bolnišnici za forenzične raziskave napisal že pokojni slovenski pisatelj, zdravnik, nevropsihiater in primarij dr. Jože Felc, ki je bil kar 32 let predstojnik bolnišnice. To dejstvo je znano tudi uradu informacijske pooblaščenke. Predstavnik urada je po pregledu knjig zahteval, da jih je potrebno takoj oziroma najkasneje v šestih mesecih anonimizirati ali uničiti. Pravna podlaga za to zahtevo je v 21. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov, po katerem se »... osebni podatki... lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno zfl dosego namena, paradi katerega so se \-hirali ...«. A v konkretnem primeru je potrebno upoštevati drugi odstavek istega člena, ki sicer zahteva izbris, uničenje, blokiranje ali anoni-miziranje osebnih podatkov po izpolnitvi namena obdelave, razen »... če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive opredeljeni kot arhivsko gradivo,
o	J	J	o
...«. Glede na znanstvenomedicinsko, pa tudi znan-stvenohistorično pomembnost forenzičnih zapisov dr. Felca je to gradivo potrebno razumeti kot
prvovrstno arhivsko gradivo. Zato ga je potrebno v kar najkrajšem času razglasiti za arhivsko gradivo in tako preprečiti uničenje. S tem za gradivo ne bo več pristojen urad informacijske pooblaščenke oziroma zanj ne bo veljal zakon o dostopu do informacij javnega značaja. Zaradi korektnosti je potrebno nastalo težavo rešiti v soglasju z uradom informacijske pooblaščenke. Po opravljenem postopku, ki ga opredeljuje arhivska zakonodaja, bo potrebno gradivo izročiti delovni enoti Zgodovinskega arhiva Ljubljana v Idriji, ta pa bo morala poskrbeti za varno hrambo in preprečiti vse možnosti za zlorabo vsebine tega gradiva.
V Zgodovinskem arhivu Ljubljana se je pojavil tudi problem posredovanja arhivskega gradiva centrov za socialno delo. Pri prevzemih je bilo upoštevano določilo šestega odstavka 40. člena arhivskega zakona, po katerem je »... javnopravna oseba, ki izroči javno arhivsko gradivo arhivu ... dolina gradivo označiti z ustreznimi roki nedostopnosti ter v izročitvenem zapisniku posebej navesti morebitne roke nedostopnosti za posamezno javno arhivsko gradivo ...« Pri tem se ta člen sklicuje na 64. člen istega zakona, ki govori o obdelavi podatkov iz evidence uporabnikov arhivskega gradiva in ne o rokih dostopnosti, ki so opredeljeni v 65. in 66. členu. To je napaka v zakonu, ki bi jo kazalo pri spremembi zakona popraviti. Ker centri za socialno delo za uporabo izročenega arhivskega gradiva navajajo zelo različne roke nedostopnosti ali pa jih sploh ne navajajo, je delovna skupina Zgodovinskega arhiva Ljubljana za strokovna vprašanja Skupnost centrov za socialno delo Slovenije prek medarhivske skupine pri Arhivu Republike Slovenije prosila, da določi skupne roke nedostopnosti za istovrstno dokumentacijo za vse centre. Skupnost centrov za socialno delo je odgovorila, da v Sloveniji ni področne zakonodaje, ki bi določala omejitve uporabe arhivskega gradiva centrov za znanstvenoraziskovalne in publicistične namene. V dopisu se sklicuje na določila Zakona o varstvu osebnih podatkov in arhivske zakonodaje, to pa pomeni, da je gradivo centrov za socialno delo mogoče posredovati za uporabo najkasneje 40 let po nastanku, če pa gre za občutljive osebne podatke, pa 75 let po nastanku ali 10 let po smrti konkretnih oseb. Seveda pa je potrebno upoštevati določila, da morajo biti rezultati raziskav anonimizirani.
Na težave pri posredovanju arhivskega gradiva za raziskovalne in publicistične namene opozarjajo tudi v Pokrajinskem arhivu Nova Gorica. Sprašujejo se, ali je s stališča zakonodaje dovolj, da uporabnik, raziskovalec ali publicist podpiše izjavo, da je seznanjen s predpisi o varovanju osebnih podat-
kov in avtorskih pravic. Zlasti pri posredovanju pravosodnega gradiva se pojavlja vprašanje skrajševanja rokov za dostopnost z navajanjem prvega odstavka 66. člena arhivskega zakona, ki to izjemoma dopušča »... če je uporaba javnem arhivskem gradiva ne-
i.	J J	J	o	o o
izogibno potrebna m dosego predvidenega znanstvenega cilja
\> O	J	\>	O J	O \>	O	J
ter javni in teresi prevladujejo nad in teresi, ki jih je treba varovati zlasti glede varstva osebnega in družinskega živ-
\>	o	o	\>	o \>
Ijenjaposameznikov...«. Presoja prevladovanja javnega interesa nad zasebnim zagotovo ni v pristojnosti arhivov, ki hranijo gradivo z občudjivimi osebnimi podatki, ampak je to naloga posebne arhivske komisije, ki jo po določilih prvega odstavka 67. člena arhivskega zakona in 130. člena arhivske uredbe za pet let imenuje vlada Republike Slovenije. Ta na koncu na podlagi mnenja komisije tudi odloča o izjemnem skrajšanju rokov za nedostopnost.
Opozoriti je potrebno tudi na težko razumljivi tretji odstavek 65. člena arhivskega zakona. Le-ta odpira za obdelavo celotno arhivsko gradivo, nastalo pred 17. majem 1990 pri delovanju družbenopolitičnih organizacij, organov notranjih zadev, pravosodnih organov in obveščevalno-varnostnih služb. Regionalni arhivi hranijo arhivsko gradivo teh pravnih subjektov, razen gradiva varnostno-obveščevalnih služb. Izvzeto iz neomejenega posredovanja je le arhivsko gradivo naštetih ustanov, ki vsebuje občudjive osebne podatke, »... ki so bili pridobljeni j kršenjem človekovih pravic in temeljnih svoboščin in se nanašajo na osebe, ki niso bile nosilke javnih funkcij«, torej na osebe, ki tedaj niso bile funkcionarji. Če pa gre za osebe, ki so bile tedaj funkcionarji, torej velja, da je arhivsko gradivo z njihovimi osebnimi in občudjivimi osebnimi podatki po tej opredelitvi dostopno ne glede na njihovo privolitev ali prepoved in ne glede na to, ali je že preteklo 75 let od njegovega nastanka oziroma je minilo 10 let od smrti funkcionarjev. Le kako je potrebno v takih primerih razumeti osnovno pravno načelo enakosti pred zakonom? Videti je, da za take primere tudi ne velja določilo šeste točke 40. člena arhivskega zakona, po kateri je javnopravna oseba, ki izroča javno arhivsko gradivo, torej tudi javnopravni upravitelj odpravljenih organizacij, dolžan izročeno gradivo označiti z ustreznimi roki nedostopnosti. To je treba zapisati še v zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva. Dodati je potrebno le še opozorilo, da pri primerih, pri katerih ni jasno, ali je arhivsko gradivo nekdanjih družbenopolitičnih organizacij in naštetih represivnih organov dovoljeno posredovati za uporabo, odloča vlada Republike Slovenije na podlagi mnenja že omenjene arhivske komisije, ki jo imenuje vlada.
Ob koncu razmišljanja o posredovanju arhivskega gradiva za znanstvenoraziskovalne in publicistične namene je potrebno opozoriti še na 102. člen arhivskega zakona, na katerega smo skoraj pozabili, saj je čisto na koncu, že v prehodnih in končnih določbah. V njem piše, da smejo pravne osebe javnega prava posredovati »... osebne in druge podatke o odvzemih življenja posameznikom v obdobju od 1. septembra 1939 do 31. decembra 1953 uporabnikom v javnem sektorju, ki jih ti potrebujejo zfl pnanstvene raziskovalne in zgodovinske namene ...«. Podatki, ki so lahko objavljeni, so: osebno ime, ime očeta in matere, datum in kraj rojstva ter smrti, kraj prebivališča, državljanstvo, članstvo v političnih strankah in društvih, pripadnost vojaškim enotam, narodnost, spol, izobrazba in zaposlitev. Vsekakor bi bilo koristno, da bi bili tako kot v 102. členu arhivskega zakona v katerem izmed zakonov našteti vsaj temeljni osnovni osebni podatki, ki jih je dovoljeno na splošno vedno posredovati za obdelavo.
Posredovanje arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke za upravne, pravne in druge namene
Opozoriti je potrebno še na posredovanje arhivskega gradiva za upravne, pravne in druge, tudi družabne namene. Tudi na tem področju je potrebno upoštevati že opisana načela o pisnih privolitvah in anonimizaciji osebnih podatkov ter rokih za dostopnost iz 65. člena arhivske zakonodaje.
Po določilih 68. člena arhivskega zakona zaradi rokov za nedostopnost ne bi smelo biti težav, kadar arhivi uradno posredujejo arhivske dokumente z osebnimi podatki državnim organom, organom samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilcem javnih pooblastil in drugim osebam javnega prava, kadar ti take dokumente potrebujejo pri svojem delu. Praviloma jih dobijo v obliki overovljenih kopij. Spet pa moram opozoriti na še eno neskladje v zakonodaji, kajti Zakon o splošnem upravnem postopku v peti točki 139. člena v nasprotju z arhivsko zakonodajo, za pridobivanje osebnih podatkov predvideva možnost, da stranka v uradnem postopku pridobivanje takih podatkov lahko tudi prepove. Za podatke, ki predstavljajo davčno tajnost, in občudjive osebne podatke pa isti zakon še določa, da jih uradnik, ki vodi upravni ah pravni postopek, lahko pridobi, če tako določa zakon »... ali na podlagi izrecne pisne privolitve stranke oziroma druge
j	o \>	J	J	\>	o
osebe, na katero se ti podatki nanašajo ...«. Takoj se postavi vprašanje, ali je potrebno upoštevati določila arhivskega zakona ah Zakona o splošnem upravnem postopku. Ce je potrebno upoštevati Za-
kon o splošnem upravnem postopku, potem verjetno velja upoštevanje izrecne pisne privolitve prizadetih ljudi, ko za obdelavo takih podatkov ni zakonske podlage.
V tem sklopu posredovanja arhivskega gradiva je potrebno zlasti poudariti določila 68. člena arhivskega zakona in 121. člena arhivske uredbe. Po arhivskem zakonu smejo za uporabo arhivskega gradiva zaprositi osebe, ki jih zadeva vsebina gradiva. To lahko zahtevajo tudi njihovi sorodniki (navesti morajo sorodstvene vezi), pa tudi njihovi zakoniti zastopniki ali pooblaščenci, ti pa se morajo izkazati s pooblastilom. Le kako preveriti verodostojnost takega potrdila? Treba si je pomagati tudi z načelom dobre vere. Prav vsi prosilci, ki kot »osebe, ki nastopajo kot stranke v postopkih ali i\ka%ejo svoj pravni interes uvedbo ali udeležbo v postopkih, imajo pravico do vposleda v arhivsko gradivo.« Po prvem od-
j	J o	o	j.
stavku 82. člena Zakona o splošnem upravnem postopku pravnega interesa ni potrebno izkazovati strankam v postopku. To sicer zahteva arhivska uredba, ki je v tem delu tudi v neskladju z arhivskim zakonom, pa tudi z Zakonom o splošnem upravnem postopku. Uredba namreč določa, da mora vsaka »... oseba, ki želi uporabiti arhivsko gradivo 65. člena zakona v prijavi uporabo arhivskega gradiva i^ka^ati svoj pravni interes...«, torej tudi stranke v postopku. Seveda pa po določilih Zakona o splošnem upravnem postopku (po drugem in tretjem odstavku 82. člena) tak spis lahko pregledujejo tudi vse druge osebe, ki verjetno izkažejo, da imajo od tega pravne koristi. Ce dodamo še zahtevke za dokumentacijo o že umrlih osebah, je zmeda popolna. Po 23. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov velja, da je dovoljeno osebne podatke o umrlih posredovati »... samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni \ \ukonom ...«, to je upravnim in sodnim organom. Za osebe, ki po umrlem urejajo dedovanje, in za dediče prvega in drugega dednega reda pa po istem členu velja določilo, da jim je dovoljeno osebne podatke posredovati, če izkažejo pravni interes, »... umrli posameznik pa ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov.«. Razume se, da je pisna prepoved morala nastati pred smrtjo. Arhivska uredba za posredovanje arhivskega gradiva po umrli osebi zahteva še navedbo »časa smrti te osebe«, to pa verjetno pomeni navedbo datuma ali vsaj letnice smrti. To je v očitni povezavi z določili 65. člena arhivskega zakona, ki določa zaporo uporabe arhivskega gradiva, ki vsebuje zlasti občutijive osebne podatke na 75 let od nastanka takega gradiva oziroma na 10 let po smrti osebe, če je datum smrti znan.
Se dobro, da zaradi zmešnjave v predpisih pri
posredovanju arhivskega gradiva ni sodnega preganjanja arhivov. Le po katerem zakonu bi se oziroma se bodo odločali sodniki ob morebitnih tožbah domnevno prizadetih strank? Za ilustracijo navajam nekaj konkretnih primerov iz arhivske prakse. Zgodilo se je, da je stranka, ki je bila v sodnem postopku v zvezi z dedovanjem, arhivu grozila s tožbo, ker je overovljeno kopijo dokumenta, katerega vsebina se je nanašala nanj, dobila sestra. Verbalni grožnji s sodnim pregonom se je odrekla, šele ko je v arhivu kasneje pridobila zase ugodne dokumente. Zgodilo pa se je tudi, da je oseba želela pridobiti načrte sosedove hiše, ker naj bi bila zgrajena tudi na delu njegove parcele. Pravni interes v obeh primerih je bil očitno obojestranski. Zgodilo se je tudi na primer, da je oseba arhivskemu uslužbencu in arhivu grozila s sodnim pregonom, ker so arhivski dokumenti o dedovanju prišli do domnevno neupravičene osebe s potrdilom izkazanega pooblaščenega odvetnika. Ali pa se zgodi, da stranke skupaj s pooblaščenimi odvetniki zahtevajo vpoglede in zahtevajo celo kopije sodnih spisov, tudi z delikatnimi vsebinami in občutijivimi podatki, ki jih potrebujejo pri obnovah sodnih procesov ali v novih sodnih procesih, pri tem pa gre spet za prepletanje pravnih interesov. Zlasti izstavljanje kopij takih dokumentov je lahko zelo kočljivo, saj vseh občutijivih podatkov preprosto ni mogoče anoni-mizirati. Bilo bi dobro dobiti odgovor, kako ravnati v takih primerih.
Se pa tudi zgodijo zahteve po posredovanju arhivskega gradiva za npr. zabavne namene. Zgodilo se je, da si je stranka želela sposoditi šolski dnevnik neke srednje šole. Bilo je obdobje praznovanja obletnic matur, pa so potrebovali šolski dnevnik skupaj z redovalnico, da bi ju po končani večerji brali in se zabavali. Seveda dnevnika in redovalnice arhiv ni posodil, saj bi se lahko hitro našel kdo, ki mu branje zapisov iz šolskega dnevnika in redovalnice ne bi bilo prijetno in bi lahko tožil arhiv zaradi kršenja zakonodaje, ki obravnava posredovanje in obdelavo osebnih podatkov.
Zabavna, a hkrati zelo poučna je prigoda v enem od arhivov, ki bi se lahko končala zelo neprijetno, če uslužbenka, ki dela s strankami, ne bi bila previdna. V arhivu se je oglasil vnuk, ki je prosil za kopijo zaključnega gimnazijskega spričevala svojega dedka. Ponj naj bi ga poslal dedek, ker naj bi zaključno spričevalo potreboval, ker ni imel vsega urejenega glede izračuna pokojnine. Po pogovoru je deček odšel, uslužbenka arhiva pa je poiskala, prekopirala in overovila zahtevano spričevalo, a se je pravilno odločila, da mora dedek, preden dobi potrdilo o spričevalu in šolskem us-
pehu na zaključnem izpitu, uradno preklicati domnevno izgubljeno spričevalo. Tedaj je deček po pravici povedal, da si je izmislil, da spričevalo potrebuje dedek. Potreboval ga je on, da bi dedka ob praznovanju njegove šestdesetletnice presenetil z dokazom, da tako kot vnuk tudi dedek ni bil kaj prida dijak. Seveda fant overovljenega spričevala svojega dedka ni dobil, deležen pa je bil temeljitega poduka, da takih stvari ne sme početi.
Ob koncu šolskih let, ko se praznujejo obletnice konca šolanja na osnovnih in srednjih šolah, je treba še opozoriti na kočljivost posredovanja podatkov o sošolcih, Id jih organizatorji potrebujejo za dobro izvedbo praznovanja. Zakoni o posredovanju osebnih podatkov namreč določajo, da osebnih podatkov ni dovoljeno posredovati brez privolitve prizadetih oseb. Pri tem je pravno gledano vseeno, ali tak seznam iz šolske dokumentacije izdelajo nekdanji učenci sami ali pa jim ga naredimo v arhivu.
Opozoriti je potrebno še na zahtevo, da je tudi pri uničenju dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki hranjenja in nima lastnosti arhivskega gradiva, potrebno biti izjemno previden in paziti, da v procesu uničenja podatki »ne uidejo« in da ni zlorab teh podatkov.
Če se hočemo izogniti neprijetnostim pri posredovanju arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne in občutljive osebne podatke, je priporočljivo biti izjemno previden, včasih tudi strogo birokratski.
Viri
Zakon o arhivskem gradivu in arhivih, Ur. 1. RS, št. 20-1140/1997, popravek, Ur. 1. RS, št. 32/1997.
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Ur. 1. RS, št. 30-1229/2006.
Zakon o varstvu osebnih podatkov, uradno prečiščeno besedilo, Ur. 1. RS; št. 94-4690/2007.
Zakon o splošnem upravnem postopku, uradno prečiščeno besedilo, Ur. 1. RS, št. 24-970/2006.
Zakon o dostopu do informacij javnega značaja, uradno prečiščeno besedilo, Ur. 1. RS, št. 51-2180/ 2006.
Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva, Ur. 1. RS, št. 86-3721/2006.
Uredba o upravnem poslovanju, Ur. 1. RS, št. 20-690/2005.
Zusammenfassung
BENUTZUNG VON ARCHIVALIEN UND DATENSCHUTZ
So wie Archivalien im Allgemeinen werden auch Archivalien, die persönliche Daten enthalten, zur Benutzung für historische und sonstige wissenschaftliche Forschungs- und publizistische Zwecke, aber auch für amtliche Zivil- und Verwaltungsverfahren und sonstige Zwecke weitergegeben. Dabei müssen die Bestimmungen sowohl des Archivrechts als auch des Datenschutzgesetzes beachtet werden. Insbesondere ist der Grundsatz der Anonymisierung hervorzuheben, der bei der Weitergabe von Archivalien nicht berücksichtigt werden kann, da dies zu einer Verfälschung fuhren würde. Deshalb regelt das Archivrecht dies mit einer Erldärung, die den Benutzer darüber informiert, dass der Missbrauch persönlicher Daten, von denen er in den weitergegebenen Archivalien Kenntnis erhält, nach dem Strafrecht und dem Datenschutzgesetz sanktioniert wird. Der Grundsatz der Anonymisierung muss daher bei den Ergebnissen des Studiums solcher Archivalien erfüllt werden. Die wissenschaftlichen als auch publizistischen Forschungsergebnisse müssen so weitergeleitet werden, dass sich aus ihnen keine Schlüsse in Bezug auf bestimmte Personen ziehen lassen. Große Vorsicht muss auch bei der Weiterleitung von Archivalien, die persönliche, insbesondere Diskretion erfordernde persönliche Daten enthalten, an juristische und physische Personen geübt werden, die solche Dokumente zur Regelung von Rechts-, Verwaltungs- und sonstigen Angelegenheiten, möglicherweise auch Unterhaltungsbelangen benötigen.