OBČINA UUBUANA ŠIŠKA SEKRETARIAT ZA OBČO UPRAVO INFORMACIJA O STANJU IN AKTIVNOSTIH PRI URESNIČEVANJU SKUPŠČINSKIH SKLEPOV GLEDE REŠEVANJA UPRAVNIH ZADEV V UPRAVNIH ORGANIH IN POOBLAŠČENIH ORGANIZACIJAH OBČINE LJUBLJANA-ŠIŠKA 1. Uvod 1.1. Izmed vseh nalog, ki jih opravljajo organi državne uprave, je odločanje o upravnih stvareh gotovo ena izmed najpomembnej-ših. Pri izvrševanju te funkcije morajo upravni organi zagotavljati, da se pravice, obveznosti in pravne koristi strank v upravnem postopku uresničujejo in izpolnjujejo zakonito in učinkovito, hitro in na enostaven način ter s čtm manjšimi stroški. Prav tako morajo upravni organi delovnim Ijudem in občanom omogočiti, da čicn lažje zavarujejo svoje pravice in pravne koristi in da se v primerih, ko se jim nalagajo obveznosti, uporabijo ukrepi, ki so zanje ugodnejši. Med upravnim organom in stranko prihaja do nepo-srednega stika, vzpostavi se nek odnos in preko tega odnosa latiko delovni ljudje in občani ocenjujejo svoj položaj v družbi ter pravno varnost, zato ni nepomembno, na kakšen način in kako hitro upravni organi rešujejo njihove zahtevke. 1.2. V občini Ljubljana-Šiška se upravne zadeve rešujejo v naslednjih upravnih organih in pooblaščenih organizacijah: - Komiteju za urejanje prostora (premoženjsko pravne zadeve, lokacijske in gradbene zadeve, stanovanjske zadeve, zadeve s področja kmetijstva, gozdarstva, lovstva in ribištva), - Komiteju za družbeno planiranje in gospodarstvo (obrtne zadeve), - Komiteju za družbene dejavnosti (zadeve varstva borcev in vojaških invalidov), - Upravi za družbene prihodke (odmera davkov in prispevkov, prisilna izterjava davčnih obveznosti), - Centru za socialno delo na podlagi javnega pooblastila (zadeve v zvezi z zakonsko zvezo in družinskimi razmerji). V okviru Sekretariata za občo upravo je organizirana sprejemna pisarna, kjer prihaja do prvega kontakta stranke z občino in kjer ji nudijo vse potrebne informacije glede rešitve svojih upravnih zadev. V sprejemni pisarni izdajajo tudi delovne knjižice, ter opravljajo overovitve pogodb. V okviru Sekretariata za občo upravo sta organizirana tudi krajevna urada Medvode in Vodice, kjer se opravljajo zadeve v zvezi z matičnimi in državljanskimi knjigami ter izdajajo razna potrdila za občane izvenmestnih krajev-nih skupnosti. Občina Ljubljana-Šiška je veliko zadev s področja upravtiega postopka poverila mestu Ljubljana in tako so določene upravne zadeve opravljajo enotno za vse ljubljanske občine (notranje zadeve, inšpekcije, ljudska obramba, geodetske zadeve itd.). 1.3. Skupščina občine Ljubljana-Šiška je doslej dvakrat obravna-vala poročila o stanju in pojavih pri reševanju upravnih zadev v občini Ljubljana-Šiška in sicer poročilo za leto 1986 (maja 1987) ter poročilo za leto 1987 (marca 1988). Pri obravnavi poročila za leto 1986 je skupščina kritično ocenila stanje in pojave na področju reševanja upravnih zadev in pri tem ugotovila, da kljub na splošno ugodnemu stanju glede rokov in kvalitete reševanja upravnih zadev v občini kot celoti, stanje v posameznih upravnih organih in na posameznih področjih upravnega delovnja ni zadovoljivo, saj se preveč upravnih zadev rešuje izven rokov ali pa ostaja dalj Časa nerešenih, kar negativno vpliva na ugled občinske uprave kot celote. Za odpravo tega stanja so bili sprcjeti naslednji sklepi: - predstojniki upravnih organov morajo sprejeti akcijske pro-grame, s katerimi bodo zagotovili zaključitev posameznih nereše-nih starih upravnih zadev in ažurno zaključevanje tekočih upravnih postopkov, - Sekretariat za občo upravo mora v skladu z zakonom učinkovi-teje organizirati potreben upravni nadzor nad izvajanjem predpi-sov o upravnem postopku in pisarniškem poslovanju v vseh uprav-nih organih in pooblaščenih organizacijah. Pri izvajanju upravnega nadzora naj posebno pozornost posveti ažurnosti in kvaliteti reše-vanja posameznih upravnih zadev, odnosu upravnih delavcev do strank in varovanju zakonitosti. O ugotovljenem stanju in o svojih aktivnostib za njegovo izboljšanje naj tromesečno poroča izvrš-nemu svetu, - Kadrovska služba naj v cilju izboljšanja strokovnosti pri izvaja-nju upravnih postopkov čimprej pripravi in prične z izvajanjem permanentnega opolnilnega strokovnega izobraževanja in prever-janja znanja delavcev, ki vodijo upravne postopke. V mesecu marcu 1988 je skupščina obravnavala poročilo o stanju pri reševanju upravnih zadev za leto 1987 in takoj ugotovila, da kljub napredku, ki je bil dosežen za leto 1986 na posameznih področjih upravnega delovanja, stanje še ni zadovoJjivo, kajti premalo je bilo zagotovljeno, da lahko stranke na enostaven in učinkovit način uresničujejo svoje pravice in pravne koristi. Spre-jeti so bili naslednji sklepi: - upravni organi raorajo še dosledneje spoštovati vsa temeljna načela upravnega postopka, Sekretariat za občo upravo pa poo-striti upravni nadzor, - predstojniki upravnih organov in direktor Centra za socialno delo so zadolženi, da tekoče analizirajo delo in stanje pri reševanju upravnih stvari ter ravnanje delavcev uprave do strank, zlasti pa spoštovanje rokov za reševanje posameznih upravnih zadev, - kadrovska služba mora do konca meseca marca 1988 pripraviti in predložiti izvršnemu svetu program permanentnega dopolnil-nega izobraževnja in sistem preverjanja znanja iz materialnih in procesnih predpisov za vse delavce, ki izvajajo upravne postopke. Istočasno je skupšdna dala pobudo na republiško skupščino, da se čimprej uresniči naloga, ki je bila zapisana tudi v republiški resoluciji, t. j. racionalizacija predpisov, tako, da se upravni postopki za pridobitev raznih dovoljenj in soglasij s področja urejanja prostora, odpiranja obrti itd. čimbolj poenostavijo in s tem v zvezi tudi skrajšajo. 1.4. V pričujoči informaciji bomo skušali prikazati, kako so se sprejeti sklepi in stališča skupščine v zadnjih dveh letih ter v prvi polovici tega leta uresničevali, aktivnosti, ki so bile v tej smeri podvzete, uspehe, ki so se ob tem dosegli ter nadaljnje usmeritve pri delu za realizacijo temeljnega cilja, to je učinkovitejši ter kvalitetnejši odnos občinske upravc do strank. 2. Komite za urejanjc prostora 2.1. V koraiteju za urejanje prostora se z upravnimi postopki ukvarjata dve službi, t. j. služba za lokacijske in gradbene zadeve ter premoženjsko pravna služba. V službi za lokacijske in gradbene zadeve se opravljajo in izvajajo upravni postopki, ki se nanašajo na izdajo lokacijskih, gradbenih ter uporabnih dovoljenj, odločb o tehničnih pregledih, na lzdajo potrdil, sklepov, odločb za tekoča vzdrževalna dela na že obstoječih napravah in objektih, na izdajo odločb o izpraznitvi, vselitvi in dodelitvi nadomestnih stanovanj ter upravni postopki s področja kmetijstva, gozdarstva, lovstva, ribištva in varstva rastlin. Ta dela in naloge opravlja 8 delavcev, od katerih imata le 2 ustrezno strokovno izobrazbo, 5 delavcev ima za eno stopnjo nižjo, 1 delavec pa kar za dve stopnji nižjo izobrazbo kot je predpisana. Vsi delavci imajo strokovni izpit in pooblastilo. V premoženjsko pravni službi se opravljajo postopki za razlasti-tev nepremičnin, za izročitev nacionaliziranih zemljišč, za prizna-nje prednostne pravice do gradnje in do uporabe, za ugotovitev splošnega interesa, za ponudbe kmetijskih ter stavbnih zemljišč itd. Ta dela opravljajo 3 delavke, vse z ustrezno strokovno izo-brazbo, s strokovnim izpitom in pooblastilom. 2.2. Statistični podatki o rešenih zadevah, ki so eno izmed najpomembnejših meril za ugotavljanje učinkovitosti upravnega organa, so se v letih 1986 ter 1987 vodili enotno za ves komite, medtem ko so se z letom 1988 začeli voditi ločeno. Tako je zabeleženo, da je v letu 1986 imel celotni komite 1646 zadev v reševanju, od tega je bilo 618 zadev rešeno v roku. Po izteku roka je bilo rešenih 482 zadev. Ob koncu leta je ostalo nerešenih 546 zadev, od tega 92 zadevam še ni potekel rok rešitve. Stanje se je v letu 1987 popravilo. Ob nekoliko večjem pripadu novih zadev, je bilo rešeno za 162 več zadev, po izteku predpisanih rokov je bilo rešeno kar 734 zadev, to je za 252 več kot v letu 1986, zato je tudi konec leta ostalo nerešnih tovrstnih zadev znatno manj in sicer 233. V prvi polovici 1988 je bil pripad zadev v službi za lokacijske in gradbene zadeve 636, od tega je bilo 153 nerešenih zadev, ki jim je rok potekel. Izmed 233 zadev, ki jih je imela premoženjsko pravna služba v tem času v reševanju, je 176 rešenih, nerešenih je še vedno 57, vendar nobeni upravni zadevi še ni potekel rok rešitve. 2.3. Do prekoračitve rokov pri reševanju posameznih upravnih zadev prihaja a) pomanjkanje oz. nesprejetje prostorskih dokumentov, kajti le na njihovi podlagi se lokacijska odločba lahko izda; zadeve so se začele reševati na ta način, da so se na seje komiteja posredovale vloge strank, kjer so člani presojali upravičenost rešitve zadev. Ta način je sicer pospešil reševanje zadev, ni bil pa zakonit. V juliju letos je bila na primer 1 lokacijska odločba na drugi stopnji odpravljena iz razloga, ker ni imela za podlago prostorskega dokumenta; b) nepopolne vloge strank in pridobivanja samih soglasij in mnenj drugih pristojnih organov; Stranka mora npr. vlogi za odločbo o lokacijskem dovoljenju priložiti 5 izvodov lokacijske dokumentacije, zemljiško-knjižni izpisek, mapno kopijo z zemljiščem ter soglasja sosedov. Večkrat se zgodi, da stranka vseh teh potrebnih dokumentov ob vložitvi vloge nima, čeprav je v obrazcu vloge za izdajo odločbe natančno navedeno, kaj mora stranka priložiti in kje se take dokumente dobi. Še posebno veliko nekvalitetnega dela je komite opazil s strani LUZ-a - TOZD Urbanizem, ki izdaja lokacijsko doku-mentacijo, katero je bilo treba večkrat zaradi nepopolnosti ali nepravilnosti vračati v popravek. Take nepopolne vloge je komite sprejemal, vendar je čakal, da stranka vlogo dopolni. V takih primerih je šlo za kršitev določb ZUP-a, saj bi moral komite vlogo zavrniti in izdati negativno odločbo, če bi stranka v določenem roku vloge ne dopolnila. Vendar se takih inštitutov komite ni posluževal, ker je hotel stranki pomagati, čeprav je zaradi tega prišlo do prekoračitve roka za odločanje; c) stranka mora v večiru premoženjsko pravnih zadev sama zbrati vsa potrebna dokazila in priJpge za uveijavljanje svojih zahtevkov. Največkrat mora predložiti delilni načrt, vendar nje- gova izdelava pri Geodetskem biroju in nato še potrditev pri Geodetski upravi pa traja nekaj mesecev. S tem v zvezi bi bilo primerno, da bi bila dana možnost 02. dopustitev meritev zemljišč in izdelava delilnih načrtov tudi drugim strokovnim organizacijam ali pa, da bi Geodetski biro povečal šlevilo zaposlenih. d) delavcem. ki rešujcjo upravnc zadcvc. ogromno težav pov-zročajo zakonska določila s področja urejanja prostora. zakona o stanovanjskih razmerjih. zakonu o pogojih za prodajo stanovanj-skih hiš in stanovanj v družbeni lasti. zakona o posluvnih stavbah in puslovnih prostorih itd. Ti zakoni vsa ruzmcrju komplicirajo. zuhtcvajo dolgotrajnc postopke in vsa mogoča prcverjanja. Zaplcli sc pojavljujo zaradi njihovc ncjasnosti in različnosti tolmačenja posamcznih členov. kar pogojujc dojstvo. da se podobne zadcvc v posamezni občini različno rcšujejo. 2.4. V smeri izboljšanja stanja na tem področju. zmanjševanja števila zadev rcšcnih po preteku roka ter doslednejšega upoštcva-nja vsch temcljnih načel upravnega postopka. so bili podvzeti , naslcdnji ukrepi. a) delavci. ki so reševali upravne zadcve. so morali. ob trome-sečju podati predstojniku natančno specifikacijo in obrazložitev za vsako zadcvo. v katcri je bil rok za reševanje prekoračen. V pri-meru. da so bile zadeve iz neopravičenih razlogov ncrešcne, ali pa so bilc nekvalitetnc. so bili dclavci ocenjeni podpovprečno in so s tem dobili manjši osebni dohodek; b) ker je komite po odloku zadolžen tudi za pripravo prostor-skih izvedbenih aktov. se je v tem času začela akcija njihovega pospešenega sprejemanja. Tako so bili v [etu 1987 sprejeti 3 pro-storski izvedbeni akti (v letu 1986 ni bilo nobenega. v letu 1985 pa le 1), v prvi polovici letošnjega leta pa so bili sprejeti že trije; c) k boljšemu odnosu do strank je vsekakor pripomoglo locira-nje premoženjsko pravne službc v isto nadstropje kot je lokacijska služba (do avgusta 1987 je bila ta služba v 5.. lokacijska pa v 3. nadstropju občinske zgradbe). zaradi informacij, ki so tesno pove-zanc z lokacijskim postopkom in lastniškim stanjem zemljišča. 3. Komite za družbeno planiranje in gospodarstvo 3.1. V okviru tega komiteja se opravljajo zadeve v zvezi s samo-slojnim osebnim delom ter delovnimi razmerji med delavci in nosilci samostojnega osebnega dela, pa tudi zadeve v zvezi z ureja-njem poslovncga časa v občini. Ta deia opravljata dve referenta. od katerih ima le 1 ustrezno strokovno izobrazbo, oba pastrokovni izpit in pooblastilo. 3.2 Pripad upravnih zadev je v naraščanju: tako je imel komite v letu 1986 639 zadev. v letu 1987 674 zadev, v prvi poloviti tega leta pa celo 429. Zaradi večjega števila zadev je bilo v letu 1987 napram letu 1986 večje število nerešenih zadev. ki jim je rok potekel (lcta 1986 - 19 zadev. leta 1987 - 23 zadev). Ob koncu prvega polletja 1988. ko je imel komite kar 429 zadevv reševanju, ni bilo zabeležene nobene nerešene zadeve, ki bi ji rok potekel. Prav tako ni bila vložena nobena pritožba (v letu 1986 sta bili 2, v letu 1987 pa 5). i.i. Kazlogi prekoračitve rokov so naslednji a) Stranke morajo k vlogi priložiti različne dokumente in doka-zila, ki jih pridobijo na drugih inštitucijah. Pogosto pa stranke teh prilog niso takoj predložile upravnemu organu, tako da so morale naknadno dopolniti vlogo. Na drugi strani rnora komite po uradni dolžnosti pridobiti potrdila o ustreznosti poslovnega prostora s strani inšpekcijskih služb, kajti brez njihovega mnenja ne more odločati. Velikokrat se je zgodilo, da se je na izdajo potrdila moralo čakati po več mesecev, zlasti pa v primerih, ko stranka ni imela ustreznega poslovnega prostora, inšpekcijske službe pa so ji naročile, da ga mora v določenem roku prilagoditi zahtevam. b) Problemi so se pojavljali tudi v primerih, ko se je pojavil dvom. ali je določena dejavnost. ki jo je hotela stranka opravljati dovoljena. v zakonu pa komite ni našel opore, ali v primeru ustreznosti strokovne izobrazbe. V takih primerih komite zaprosi za pismeno mnenje republiški inštančni organ, vendar le-ti mnenja včasih pošljcjo šcle po 2-3 mesecih, zato se cel postopek zavleče. istočasno pa to stanje kaže na to. da je sodelovanje med občinskimi in republiškimi upravnimi organi dokaj slabo. Republiški upravni organ pristojen za drobno gospodarstvo bi moral \ prilogi obrtnega zakona oz. v pojasnilih le-tega taksativno navesti dejavnosli, katere se ne smejo opravljati kot samostojna obrtna dejavnost za navedbo zakonov. ki to opredeljujejo. S tem bi odpadlo zamudno pridobivanjc raznih mnenj. Komile poudarja, da jc le pripombe posrcdoval že na osnutck sprememb in dopolnitev obrtnega zakona. vendar jih predlagatelj ni upoštcval, niti ni nanje odgovo-ril. Prav tako komitc predlaga skupščini mesta Ljubljana, da cclovito prouči vsc svojc normativne akte. s katerimi se prepove-dujc opravljanjc posamcznih dejavnosli s samostojnim osebnim dciom (npr. dimnikurstvo - po odhku o komunaiaih dejuvnostih na območju Ijubljanskih občin). kajti le zakon lahko prepovedujc opravljanje take dejavnosli. 3.4. Aktivnosti za izboljšanje stanja in skrajšcvanja upravnih postopkov: a) V letu 1987 so bili spremenjcni ubrazci za vloge. ki piso ncpumcmbni pri posredovanju podatkov stranki o njeni zahtevi, tako. da so bili le-ti dopolnjcni z natančnimi navodili in pojasnili, kje se nek dokumenl dobi (npr. potrdilo stalnega prcbivališča - SM Ljubljana). b) V postopku so vse strankc obvcščcne. da vlogo z dokazili princsejo refcrentu. kaleri prcveri ustrcznosl in pravilnost vloge in dokazil. preden le-to vložijo. S tem odpadcjo vabila in dopisi strankam za dopolnitev vloge oz. dokazil, kar bi dodatno podalj-šalo reševanje upravne zadeve. c) Še bolj je bila poudarjena pomoč neuki stranki. Tako refc-rent stranko seznani s celotnim postopkom za pridobitev obrtnega dovoljenja, jo informira o tem. kakšna dokazila in priloge potre-buje ter svetuje kje in kako jih lahko najlažjc pridobi. Prav tako svetuje strankam. kam naj se najprej obrnejo. da .bodo kar najhi-trcje opravilc preizkus izpita iz varstva pri delu. oziroma opravili preizkus znanja za strokovni izpit. Kadar prosilec za izdajo obrt-nega dovoljenja ne izpolnjuje vseh pogojcv o poslovnem prostoru ali o strokovni izobrazbi in ni drugih zakonskih ovir, se stranki svetuje, da zaprosi za začasno obrtno dovoljenje. d) Z večjo ažurnostjo delavcev je komite uspel skrajšati zakon-ski rok za izdajo potrdil (8 oziroma 15 dni) tako, da stranke dobijo potrdila še isti dan, najkasneje pa v treh dneh. e) V letošnjem letu ali v prihodnjem letu bo potrebno za vse zadeve iz področja vodenja upravnih postopkov in ostalih obrtnih zadev ter delovnih razmerij uvesti računalniško obdelavo podat-kov v povezavi z Upravo za družbene prihodke, kar bo omogočilo še hitrejše reševanje upravnih zadev. 4. Komite za družbene dejavnosti 4.1. V komiteju za družbene dejavnosti se opravljajo zadeve, ki se nanašajo na varstvo borcev NOV in drugih vojn ter vojaških invalidov. Po svoji naravi je specifično, saj zajema populacijo starejše generacije in kategorije vojaških. vojnih in mirnodobnih vojaških invalidov, družinskih članov padlih borcev in umrlih vojaških invalidov ter civilnih invalidov vojn (žrtev vojnega materi-ala, civilnih žrtev vojne, žrtev fašističnega nasilja in žrtev teroristič-nega napada na SFRJ). Ta dela opravljala dva strokovna delav-ca.ki imata predpisano strokovno izobrazbo, opravljen strokovni izpit in pooblastilo. 4.2. V letu 1986 je imel komite v reševanju 1201 zadevo. od katcrih je bilo 1189 zadev rešeno v predpisanem roku, 5 zadev pa po preteku le-tega. Ob koncu leta je ostalo nerešeno 7 zadev, katerim pa rok za rešitev še ni potekel. V letu 1987 je bil pripad zadev večji in sicer je komite itnžl vreševanju 1437, rešenojebilo 1376upravnihzadev,odkaterihje 12 že potekel predpisani rok rešitve. V prvi polovici 1988 je imel komite za družbene dejavnosti v reševanju 580 zadev (289 zadev na zahtevo stranke ter 291 zadev po uradni dolžnosti). 6 zadev ni bilo še rešenih, vendar jim rok šc ni potekel. Bilo pa je 11 zadev, ki so bile rešene po preteku zakonitega roka. 4.3. Do prekoračitve rokov pri reševanju posameznih zadev prihaja zaradi: a) pridobivanja mnenj in potrdil ter soglasij različnih organov (odborov, komisij), ki se ne sestajajo za vsak primer posebej; b) nenehnega spreminjanja zakonskih in podzakonskih predpi-sov, ki zahtevajo spremembe in dopolnitve že sprejetih odločitev. 4.4. V smeri izboljšanja stanja na tem področju, stremljenja k hitrejšemu reševanju upravnih zadev ter doslednejšega upošteva-nja vseh temeljnih načel upravnega postopka, lahko podamo naslednje ugotovitve; a) Glede na spremenjeno zakonodajo je izredno povečano daja-nje informacij strankam v postopkih. Strokovna delavca še inten-zivneje skušata pomagati strankam tako, da vodita individualne predhodne osebne razgovore in pogosto sprejemata vloge in zah-teve na zapisnik. Strankam nudita strokovno pomoč pri kompleti-ranju zahtev in vlog, ker so zaradi zdravstvene prizadetosti in visoke starostne dobe (povprečna starost je 68 let) pretežne večine te populacije nemočne. Čestokrat sama strokovna delavca priba-vita dokumentacijo, čeprav bi jo po odloku morala stranka sama. Na ta način omogočata strankam najbolj neposreden. enostaven in najhitrejši način uveljavljanja pravic. b) Premiki se v komiteju nakazujejo z uvedbo delne računalni-ške obdelave področij invalidskega dodatka (izdelava prevedbenih odločb za odmero invalidskega dodatka, dodatka za postrežbo in tujo porooč in dodatka za samohranilce, ter izdelava sklepa o med- letni uskladitvi navedenih prejemkov po republiškem zakonu), na področju civilnih invalidov vojne (izdelava prevedbenih odločb denarne pomoči, medletne uskladitve civilnih invalidov, denarnih pomoči in dodatkov za postrežbo in tujo pomoč) ter na področju varstva borcev (izdelava prevedbenih odločb o priznavalninah in njihove medletne uskladitve). Zaenkrat komite ugotavlja, da se delo v službi zaradi delnega izvajanja računalniške obdelave še ni zmanjšalo, vendar pričakujejo, da bo v nalsednjem letu računalni-ških obdelava močno pripomogla k hitrejšemu reševanju upravnih zadev. 5. Uprava za družbene prihodke 5.1. V upravi za družbene prihodke se upravni postopek veči-noma vodi po uradni dolžnosti (odmera davkov in prispevkov, prisilna izterjava davčnih obveznosti itd.), veliko manj je zadev na zahtevo stranke. Izmed 29 delavcev, ki rešujejo upravne zadeve, jih ima le 14 potrebno strokovno izobrazbo, od tega le 7 s strokov-nim izpitom in pooblastilom. 5.2. Roka za rešitev zadeve po uradni dolžnosti zakon o sploš-nem upravnem postopku ne doioča, zato naj ponazorimo številne podatke zadev, ki so se začele na zahtevo stranke. Če je bilo v letu 1986 takih zadev 1131, je bilo v letu 1987 le-teh za 173 več ali 1304 zadev. V prvi polovici leta 1988 je bilo takih zadev 625. Zadeve so bile v glavnetn rešene v predpisanih rokih, le izjemoma so bile rešene po poteku roka, to pa zaradi zahtevnejših ugotovitvenih postopkov odmere. 5.3 Aktivnosti v smislu izboljšanja stanja: a) Poglobljeno je sodelovanje z mestom, predvsem z Mestno upravo inšpekcijskih služb, ki povratno pošilja informacije in podatke o delu, ugotovljenih nepravilnostih, novih osnovnih sred-stvih obrtnikov itd. tako, da so odmcrni referenti natančneje seznanjeni z delom v obratovalnicah davčnih zavezancev. b) Za pospešitev postopkov se vse več zadev v upravi vodi preko računalnikov (davčno knjigovodstvo, evidentiranje računov, od-mera). 6. Center » socialno delo 6.1. Center za socialno delo se ukvarja z upravnim delovanjem v zvezi z izvajanjem zakona o zakonski zvezi in družinskih ražmer-jih. Upravne postopke v Centru vodi 18 delavcev, od tega ima 16 delavcev strokovno izobrazbo, strokovni izpit in pooblastilo, 2 delavca imata strokovno izobrazbo, vendar brez strokovnega izpita in pooblastila, sta pa prijavljena na Višji upravni šoli in bosta v kratkem opravila strokovni izpit. 6.2. Glede na statistično prikazovanje podatkov lahko rečemo, da se je stanje, čeprav ni bilo nikoli zaskrbljujoče, v letu 1987 napram letu 1986 izboijšalo. Tako je izmed vseh 710 zadev v letu 1987 (v letu 1986 je bilo le-teh 723) le dvem zadevam, ki niso bile rešene, potekel rok za rešitev (v letu 1986 je bilo takih zadev 5). V prvem polletju 1988, ko je bilo 151 zadev v reševanju, pa ni nobene zadeve, ki ne bi bila rešena in bi ji rok za odločitev potekel. 6.3. V letu 1987 je bil v Centru strokovni pregled dela s strani Republiškega komiteja za zdravstveno in socialno varstvo, pri katerem so bili pregledani tudi nekateri spisi. Ugotovljeno je bilo nekaj nepravilnosti oziroma kršitev tako materialnih kot procesnih predpisov. 9 delavcev ni imelo opravljenih strokovnih izpitov, pooblastila za vodenje upravnega postopka pa ni imel nihče. 6.4. Aktivnosti v zvezi z odpravo nepravilnosti: a) Imenovane so bile posebne komisije po posameznih področ-jih, ki so dodatno pregledale in ocenile dosedanje delo in predla-gale usmeritve in predloge za odpravo pomanjkljivosti. Konec leta 1987, še bolj pa v letu 1988 so bile opravljene pozitivne spre-membe, tako s kadrovskega vidika, kakor z urejanjem notranjih odnosov. 7 delavcev je opravilo strokovni izpit, pooblastilo je bilo dano vsem (16) delavcem, ki so izpolnjevali pogoje. b) V izvrševanju naloge permanentnega izobraževanja sta bili v letošnjem letu pripravljeni dve predavanji in sicer pravnomoč-nost, dokončnost odločb, izvršba ter vračanje upravnih aktov v smislu ustreznih določb ZUP. Vsi delavci, ki opravljajo dejanja v postopku, so se teh predavanj udeležili. c) Poglobljeno je sodelovanje, tako med delavci znotraj Centra, kakor med Centrom in občinskimi upravnimi organi. 7. Sprejemna pisarna 7.1. V sprejemni pisarni se v smislu hitrega, učinkovitega in enostavnega poslovanja z občani dajejo strankam vse potrebne informacije v zvezi z uveljavitvijo svojih pravic v upravnem postopku. V primeru, da se stranki ne morejo dati natančnejši strokovni podatki. se stranko napoti na referenta, ki bo reševal strankino v)">™ " -leVivca, ki opravlja upravni nadzor. Da bi delovanje sprejemne pisarne čimbolj približali občanu in mu olajšali postopek, se stranki nudi pomoč pri izdelavi vloge. Glede olajševanja pri plačilu upravnih taks je v sprejemni pisarni uvedena prodaja kolekov. 7.2. Ob prejemu vloge se takoj preveri, ali je vloga pravilno sestavljena, ali ima potrebno število prilog, določi se taksa. Če je vloga nepopolna. se stranko opozori, da je le popolnost vloge pogoj za rešitev njene zadeve. Tako vlogo se praviloma ne' sprejme. Sočasno se stranki svetuje, kje naj manjkajočo dokumen-tacijo najhitreje dobi. Nepopolne vloge se sprejemajo le v primeru, da stranka izrecno zahteva, da se njena vloga, čeprav nepopolna, sprejme, pa tudi v primeru, ko se taka vloga prejme po pošti. V zadnjem primeru se stranki pošlje taksni opomin z navedbo višine takse in opozorilom, da se vloga brez plačane takse ne bo reševala. 7.3. V sprejemni pisarni se opravlja tudi izdajanje deiovnih knjižic in overovitve podpisov kupoprodajnih pogodb za premič-nine, ter overovitve drugih dokumentov (pooblastil, izjav, fotoko-pij, prepisov itd.). Le-to se opravi takoj, čim ima stranka pri sebi vse potrebne listine. Za vsako tako dejanje sprejemne pisarne se plačuje upravna taksa, ki je lahko različna. glede na vsebino zadeve in znesek pogodbe. Do določene višine 800 din se upravna taksa plačuje s koleki, ki jih stranka lahko dobi v sprejemni pisarni. Znesek nad navedeno višino pa mora stranka plačati s položnico na pošti, SDK ali banki. V teku so prizadevanja, da bi se v sprejemni pisarni opravljala tudi plačila upravne takse nad navedenim zneskom. 7.4. Predvidoma v začetku leta 1989 bo uveden računalniško vodeni informacijski sistem sprejemne pisarne. Na ta način bo 'zagotovljena boljša in enotna pisarniška evidenca, večja pregled-nost in tekoča kontrola stanja pri reševanju posameznih upravnih zadev. 8. Pisarniško poslovanje 8.1. Eden izmed momentov, ki vplivajo na ažurno in učinkovito reševanje upravnih zadev, je tudi urejeno pisarniško poslovanje. V sprejemni pisarni se vodi kartotečna evidenca vseh upravnih zadev, posamezni upravni organi pa vodijo tudi svojo evidenco. Evidence zadev vodene po posameznih upravnih organih se v glav-nem ujemajo s kartotečno evidenco. 8.2. Do napačne evidence zadev v sprejemni pisarni prihaja zlasti zaradi nearhiviranja zadev. Še vedno se dogaja, da strokovni delavci rešene zadeve zadržujejo pri sebi tudi več let, predno jih arhivirajo. Stanje se je sicer v letu 1987 izboljšalo, vendar moramo povedati, da izključni motiv za tako stanje ni le na strani samih delavcev in ne moremo pričakovati, da se bo ta problem dokončno uredil, dokler bo prostorska stiska v zvezi z arhivom tako pereča. S tem problemom se sicer srečujemo že vrsto let, ker pa ima ta problem tudi Zgodovinski arhiv Slovenije, ki zato arhivskih spisov občine ne more prevzeti, je problem arhiviranja še toliko večji. 8.3. V teh zadnjih letih je opaziti doslednejše izvajanje pisarni-škega poslovanja glede odstopa zadeve drugemu upravemu organu. Ko nek upravni organ ugotovi, da je za rešitev določene zadeve nepristojen, mora preko sprejemne pisarne, ki zadevo preknjiži na drug upravni organ, zadevo odstopiti pristojnemu organu. S tem je zagotovljena točna evidenca, tako da se v spre-jemni pisarni takoj ugotovi, kje se nek spis nahaja. Doslej so se tega načina odstopa zadeve drugemu upravnemu organu bolj redko posluževali in so zadevo neposredno odstopili pristojnemu organu, v zadnjih letih pa se tak način odstopa zadeve dosledno pravilno izvaja. 8.4. Z letom 1988 se je zaradi enotnega spremljanja podatkov o številu rešenih zadev v SRS in SFRJ vpeljal nov način evidentira-nja upravnih zadev in sicer tako, da se morajo republiškim uprav-nim organom posredovati natančni podatki o upravni zadevi. Tako se mora npr. navesti, koliko zadev je rešeno v enem, dveh mese-cih, ali po preteku roka, koliko zadev je rešeno ugodno za stranko, v kolikih zadevah je bil postopek ustavljen, koliko pritožb je biio, v kolikih primerih je biia odločba nadomeščena, vse v zvezi z uporabo izrednih pravnih sredstev itd. Da bi bili ti zahtevani podatki kar najbolj verodostojni, jih morajo sami delavci izpolnje-vati in to za vsak primer posebej. 9. Upravno nadzorslvo 9. 1. Po republiškem zakonu o sistemu državne uprave in odloku o ustanovitvi, organizaciji in delovnem področju upravnih organov in strokovnih služb občine Ljubljana-Šiška je Sekretariat za občo upravo zadolžen za nadzor nad pravilno uporabo predpisov o upravnem poštopku in rptsaroiškem poslovaju. Pri tem mora skrbeti zlasliza to,x)3,straake;V ROHopH4.la{iko hitro, učinkovito, s čim manjšimi stroški inna. eBOStayoDr;način uresničujejo svoje pravice, pravne koristi in obveznosti. Nadalje nadzoruje. ali upravni organi ter Center za socialno delo, ki odločajo o upravnih stvareh, dajejo strankam pravno pomoč pri uresničevanju njihovih pravic bz. obveznosti v upravnem postopku. Sekretariat ima pra-vico sprejeti tudi določene ukrcpe in sicer v primeru, da ugotovi. da upravni organ oz. Center za socialno delo krii predpise o uprav-nem postopku. opozori na to lunkcionarja. ki vodi upravni organ oz. direktorja Centra za socialno delo in predlaga ali podvzame ukrepe za odpravo nepravilnosti oz. nezakonitosti. Če upravni organ ali Center za socialno delo ne ravna v skladu z opozorili, mora Sekretariat za občo upravo obvestiti izvršni svet o ugotovlje-nem stanju tcr predlagati ustrczne ukrepe. Vendar ta nadzor Sekretariata za občo upravo nad delovanjem upravnih organov in Centra za socialno delo ni zasnovn kot klasično inšpekcijsko nadzorstvo, temveč bolj kot svetovalna služba. ki izvrševanje procesnih predpisov zagotavlja predvsem z opozarjanjem na nepravilnosti, strokovno pomočjo in predlaga-njem ukrepov. 9.2 Upravni nadzor je bil v Sekretariatu za občo upravo uveden že pred šestimi leti. vendar moramo povedati. da Se je do letoš-njega leta uresničeval le delno. Dela in naloge upravnega nadzora je namreč opravljala vodja pravne službe, ki pa je bila obreme-njena tudi z drugimi zadolžitvami. Upravni nadzor se je uresniče-va! z občasnim pregledom posamcznih spisov ter dajanjem mnenj, tolmačenj. sugestij in predlogov v zvezi z reševanjem upravnih zadev ter dajanjem navodil za njihovo hitrejše reševanje. V pri-meru ugotovljenih nepravilnosi so bili delavci opozorjeni. Delavci take oblike upravnega nadzora niso zavračali, še več. sprotno so prihajali po pomoč za skupno rešitev konfliktnih situacij ali pri reševanju primerov pravnih praznin. Izvršnemu svetu so bila od januarja 1987 dalje posredovana tromesečna poročila o reševanju upravnih zadev, bazirana na podatkih posredovanih s strani posa-mcznih upravnih organov. Prav tako sta bila za skupščino občine pripravljena dva letna poročila o tej problematki s predlogom aktivnosti za izboljšanje stanja. 9. 3. Zaradi potreb po poglobljenem in bolj sistematičnem pristopu k izboljšanju stanja glede reševanja upravnih zadev, je iunkcijo upravnega nadzora z aprilom 1988 prevzela delavka. ki se ukvarja izključno le s temi deli. Sprcjete so bile usmeritve pri delu upravnega nadzorstva in sicer naslednje: - proučitev pravilnosti posredovanih podatkov o reševanju upravnih zadev v tromesečjih s poudarkom, da morajo delavci, ki rešujejo zadeve v upravnem postopku. sami voditi evidenco o upravnih zadevah, - proučitev razlogov prekoračitve rokov pri izdaji odločb, - proučilev uresničevanja načela pomoč neuki stranki. - proučitev posameznih upravnih zadev in ukrepanje v primeru ugotovljenih napak, - preverjanje strokovne usposobljenosti delavcev, ki rešujejo zadeve v upravnem postopku. 9. 3. 1. Že takoj se je ugotovilo, da se doslej evidenca rešenih zadev ni vodila pravilno. Po zakonu se rok za izdajo odločbe šteje od dneva, ko je stranka vložila pravilno sestavljeno vlogo; če pa je vloga pomankljiva. nerazumljiva ali nepopolna, se računa rok za izdajo in vročitev odločbe šele od dneva, ko je stranka odpravila pomanjkljivosti v zahtevi. V vseh upravnih organih pa se je rok šte! koledarsko - torej od dneva vložitve zahteve. Res je sicer, da so se s pravilnim štetjem rokov vsi statistični podatki, razen v službi za lokacijske in gradbene zadeve v Komiteju za urejanje prostora, kjer so se roki šteli tako kot doslej. v 1. polletju tega lela močno popravili, res pa je tudi, da je takemu štetju rokov botrovalo nepoznavanje pravil zakona o splošnem upravnem postopku. Povedati je treba. da so take podatke posredovale samo admini-stratorke, ki na sam začetek postopka in morebitne prekinitve niso imele vpogleda, res pa je tudi, da delavci sami niso ničesar ukrenili. da bi se upoštevala zakonska določila. V bodoče bo moral vsak delavec za vsako tromesečje podati svoje podatke ozadevah, ki jih je reševal, ti podatki pa se bodo primerjali s podatki samega upravnega organa in sprejemne pisarne. Na ta način bo zagotov-Ijen natančnejši prenos informacij glede reševanja zadev v uprav-nem poslopku. 9. 3. 2. Nadalnja naloga upravnega nadzora je bila proučitev razlogov prekoračitve rokov. Naloga je bila močno povezana z ugotoviivami. ki smo jih v prejšnjem odsiavku naSteli, t. j. nepravilno računanjc rokov. Zato so bili razlogi, ki so jih sami upravni organi navedli do zakasnitve, upravičeni. Vcndar se pa zakonska duločila tu niso dosledno izvajala. V primeru namreč, ko jo vloga nepopolna in jo mora stranka dopolniti z raznimi prilo-gami. mora dclavcc. ki rešuje zadevp, na pomankljivosli v vlogi stranko opozoriti in ji določiti rok za odpravo nepfavilnosti. Obe-nem pa jo mora podučili na poslcdico. t. j. da še bo vloga zavrgia. čc v roku pomanjkljivosti ne bo odpravila. Takcga načina sc 10 delavci skoraj nikjer niso posluževali. Stranko so mogoče opozo-rili, da brez vseh dokumentov njene vloge niso mogli rcševati, niso pa ji postavili primernega roka (vsaj v spisih ni zaslediti, da bi bil narejen uradni zaznamek, ki bi dokazoval. da se je to resnično zgodilo) in so stranko čakali, da sama prinese, kadar pač prinese, vse potrebne priloge. Brez dvoma so stranki hoteli ustreči. da vlog ne bi zaradi nepopolnosti zavračali, na drugi strani pa so s takim načinom postopka brez potrebe zavlačevali. 9. 3. 3. Glede uresničevanja načela pomoč neuki stranki so vsi delavci po vrsti zatrjevali, da se (a pomoč strankam redno daje. Ne dvomimo v te njihove trditve, vendar je vprašljivo v kolikšnem obsegu in na na kakšen način se to uresničuje. Aroganien in vzvišen pristop do stranke sigurno povzroča več negodovanj, kakor mirno in prijazno svetovanje. Ne moremo pričakovati, da bodo delavci vedno in na vsakem koraku uslrežljivi in prijazni. saj tudi stranke včasih grobo nastopajo napram delavcem, vendar pa se mora vsem vtisniti v zavest. da se le s primernim načinom pomoči, svetovanja. prilagojenim vsaki stranki posebej. uresniči eno izmed temeljnih načel zakona o splošnem upravnem postopku, t. j. pomoč neuki stranki. 9. 3. 4. Pri izvajanju upravnega nadzorstva je bilo pregledanih nekaj spisov in to za davčne. stanovanjske, obrtne. lokacijske, krnetijske tematike ter s področja varstva borcev in vojaških invalidov. Le pri stanovanjski in kmetijski (arondacijski) zadevi je bilo ugotovljeno, da je bil postopek v redu speljan, v ostalih zadevah pa so bile ugotovljene nekatere kršitve materialnih in procesnih predpisov. na katere so bili vsi delavci. ki so reševali zadevo. opozorjeni, nepravilnosti pa so bile, kolikor je bilo mogoče, odpravljene. 9. 3. 5. V smislu preverjanja strokovne izobrazbe delavcev, ki rešujejo upravne zadeve. pa ni bilo veliko storjenega. razen v Cen-tru za socialno delo, kjer je stanje skoraj popolno. Ugotovljeno je bilo, da v upravnih organih izmed vseh 44 delavcev, jih le 25 izpolnjuje vse predpisane pogoje, 29 delavcev ima opravljene strokovne izpite. pooblastilo pa ima 28 delavcev. S strani uprav-nega nadzora so stekla razna dogovarjanja s kadrovsko službo ter z nekaterimi predstojniki. Vendar se tu srečujemo tudi s finanč-nimi problemi. Akcija tudi ni stekla v pričakovanju novih pravilni-kov o sistemizaciji, ki naj bi bili prilagojeni vsem zakonskim in podzakonskim spremembam v tem času. Vendar se zavedamo, da moramo takoj najti rešitev za izboljšanje izobrazbene strukture delavcev, saj le primerna izobrazba je pogoj za pravilno in učinko-vito vodenje upravnega postopka. 10. Ugotovitve in predlogi 10. 1. Kakor je razvidno izprikazanih podatkov, sose skupščin-ski sklepi. sprejeti ob obravnavi poročii o stanju in pojavih pri reševanju upravnih zadev za leto 1986 ter 1987 izvajali le delno. Akcijski programi za zaključitev posameznih starih zadev in ažurno zaključevanje tekočih, so se sprejeli le v Komiteju za urejanje prostora ter Komiteju za družbeno pluniranje in gospo-darstvc.Sprejeti programi so dali pozitivne rezultate: kljub soraz-merno večjemu prilivu novih zadev se je zmanjšalo število zadev rešenih po preteku roka. V Upravi za družbene prihodke, v Komi-teju za družbene dejavnosti ter v Centru za socialno delo, ta program ni bil sprejet, kajti s problematiko reševanja zadev po preteku roka niso imeli težav. Tu so se omejili na tekoče analizira-nje dela in stanja pri reševaju posameznih upravnih zadev ter ravnanje delavccv do strank. V vseh upravnih organih so se začela dosledneje spoštovati temeljna načela upravnega postopka, kar je najbolj razvidno v Komiteju za urejanje prostora. Sekretariat za občo upravoje učinkoviteje organiziral terpoostril upravni nadzor nad pravilnim izvajanjem zakona o splošnem upravnem postopku ter v primeru ugotovljenih nepravilnosti podvzel potrebne ukrepe. Tromesečno poročanje o ugotovljenem stanju izvršnemu svetu se je dosledno izvajalo. Glede permanentnega strokovnega dopolnilnega izobraževanja in preverjanja znanja delavcev. ki vodijo upravne postopke lahko povemo, da se je izvajalo le v Centru za socialno delo in to z organiziranjem predavanj o upravnem postopku ter z opravo strokovnih izpitov 7 delavcev. V upravnih organih pa se bo ta program začel izvajati v mesecu oktobru. 10. 2. Reševanje upravnih zadev je po obsegu sicer zadovoljivo, učinkovitost se je dvignila, vendar se moramo bolj usmeriti na odpravo nepravilnosi. kot da bi bi se zadovoljili z dosedanjimi dosežki. V bodoče bo potrebno — še naprej sprotno analizirati probleme, ki se pojavljajo pri reševaju upravnih zadev, zlasti vzroke njihovega nepravočasnega reševanja. ter ukrepati vse potrebno, da se le-(i odpravijo, - krepiti medsebojno sodelovanje upravnih organov ter zagoto-viti, da bodo s svojim delom olajšali izvrševanje pravic in obvezno- sti strank v postopku ob doslednem spoštovanju načela zakoni-tosti, - zagotoviti celovito in točno iniormiranje občanov o celotnem postopku pri uveljavljanju svojih pravic. - modernizirati delo v upravnih organih in skladno z razvojem informacijskega sistema prenesti na računalniško obdelavo čimveč množičnih zadev, ki se rešujejo po določilih zakona o splošnem upravnem postopku.