369 Letnik 44 (2021), št. 2 Ključne besede: inšpekcijski nadzor, materialno varstvo, arhivska javna služba, inšpektor, arhivist, ustvarjalec Key-words: Inspection, preservation, archival public service, inspector, archivist, creator ČLANKI IN RAZPRAVE ARTICLES AND PAPERS 1.04 Strokovni članek UDK 351.852:7.025:930.25(497.4) Prejeto: 19. 10. 2021 Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v inšpekcijskih postopkih MAJA GOMBAČ dr. zgodovinskih znanosti, inšpektorica višja svetnica Inšpektorat RS za kulturo in medije, Metelkova 4, SI-1000 Ljubljana e-pošta: maja.gombac@gov.si Izvleček Prispevek obravnava problematiko materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva pri inšpekcijskih zavezancih ter poudarja s tem pove- zane kršitve določb ZVDAGA. Opisuje tudi razmerja med izvajalci javne arhi- vske službe, izvajalci inšpekcijskega nadzora na področju arhivov in arhivske dejavnosti ter ustvarjalci, njihovimi pravnimi nasledniki, imetniki arhivske- ga gradiva. Podlaga za ta razmerja je zapisana v zakonodaji, ki je predstavlje- na v prispevku in se artikulira tudi skozi prakso, na katero vplivajo različni dejavniki. Abstract PROBLEMS OF ARCHIVES AND RECORDS PRESERVATION IN INSPECTION PROCEDURES The article deals with problems of archives and records preservation at in- spected parties and points out infringements of the archival law. It describes relationships among the providers of the public archival service, inspectors in the field of archives and archival activity and creators, their legal succes- sors, owners of archival records. Legislation, the foundation of these rela- tionships, is presented in the article and also articulates through practice which is influenced by many factors. 370 Maja Gombač: Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ..., str. 369–383 Članki in razprave || Articles and Papers UVOD Eno izmed temeljnih poslanstev institucij, kot so arhivi, je ohranjanje kul- turne dediščine. Nujen predpogoj za to so ustrezni depoji, kjer se le-ta hrani. Vendar se skrb za materialno varstvo arhivskega gradiva, ki nastaja pri različnih ustvarjalcih, začne že pri njegovem nastanku in ne šele s prevzemom v pristojni arhiv. Prispevek se zato osredotoča na problematiko materialnega varstva do- kumentarnega in arhivskega gradiva pri inšpekcijskih zavezancih v luči razmerij med izvajalci inšpekcijskega nadzora na področju arhivov in arhivske dejavno- sti, izvajalci javne arhivske službe ter ustvarjalci, njihovimi pravnimi nasledniki, imetniki arhivskega gradiva. Inšpekcijski nadzor na področju arhivov in arhivske dejavnosti v Republiki Sloveniji Inšpekcijski nadzor je nadzor nad izvajanjem oziroma spoštovanjem za- konov in drugih predpisov. Izvajajo ga inšpektorji kot uradne osebe s posebnimi pooblastili in odgovornostmi, ki delujejo v okviru inšpekcij. V slovenskem prostoru so inšpekcije leta 1995 doživele temeljito reorga- nizacijo. Naloge inšpekcijskega nadzora so bile takrat prenesene z republiških inšpekcij na državni ravni in občinskih upravnih organov na ministrstva oziro- ma njihove organe v sestavi. Inšpekcijski nadzor je bil takrat sistemsko urejen v določbah 83. do 98. člena Zakona o upravi,1 medtem ko so bila posamezna področja inšpekcijskega nadzora urejena v vrsti področnih zakonov.2 Inšpek- cijski nadzor za arhivsko dejavnost je bil s predpisom na pristojnem resornem ministrstvu vpeljan leta 1997. Prvi Zakon o arhivskem gradivu in arhivih3 (v nadaljevanju: ZAGA), ki je začel veljati leta 1997, namreč že vsebuje določbe, kdo izvaja nadzor nad zakonitostjo dela arhivov ter kdo inšpekcijski nadzor za izvajanje določil zakona in izvršilnih predpisov (Inšpektorat RS za področje kul- turne dediščine), kdo opravlja inšpekcijski nadzor (inšpektor za področje arhi- vske dejavnosti) in pogoje, ki jih mora izpolnjevati. Posebni Zakon o inšpekcijskem nadzoru smo dobili leta 2002,4 ki se je nato spremenil leta 20075 (v nadaljevanju: ZIN). ZIN od takrat dalje sistemsko ureja področje inšpekcijskega nadzora v slovenskem prostoru: organizacijo in- špekcij, položaj, pooblastila in ukrepe inšpektorjev ter osnove inšpekcijskega postopka pri opravljanju nalog inšpekcijskega nadzora. V zvezi z organizacijo inšpekcij ZIN določa, da »inšpektorji delujejo v okviru inšpekcij, ki se organizirajo za posamezno upravno področje«6 ter da »inšpekcije delujejo v inšpektoratih, ki imajo status organa v sestavi ministrstva«.7 Leta 2006 je začel veljati tudi nov Zakon o varstvu dokumentarnega in ar- hivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju: ZVDAGA), ki je bil dopolnjen v letu 2014.8 Le-ta v 75. členu določa, da inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določb ZVDAGA in na njegovi osnovi izdanih podzakonskih predpisov glede dokumen- tarnega in arhivskega gradiva ter arhivske javne službe izvaja »inšpektorat, pri- 1 Zakon o upravi. V: Uradni list RS, št. 67/1994. 2 Bizjak: Zakon o inšpekcijskem nadzoru, str. 10. 3 Zakon o arhivskem gradivu in arhivih. V: Uradni list RS, št. 20/1997 in 32/1997 – popravek. 4 Zakon o inšpekcijskem nadzoru. V: Uradni list RS, št. 56/2002. 5 Zakon o inšpekcijskem nadzoru. V: Uradni list RS, št. 43/2007 – uradno prečiščeno besedilo in 40/2014. 6 Prav tam, 8. člen, 1. odstavek. 7 Prav tam, 8. člen, 2. odstavek. 8 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. V: Uradni list RS, št. 30/2006, 51/2014. 371 Letnik 44 (2021), št. 2 stojen za področje varstva arhivskega gradiva«.9 To je Inšpektorat RS za kulturo in medije (v nadaljevanju: IRSKM), ki je podobno kot Arhiv RS postal organ v sestavi Ministrstva za kulturo RS. S tem, ko je inšpekcija organizirana v organu v sestavi, ji je zagotovljena višja stopnja avtonomije, ki se izraža v treh vidikih: kot finančna (lastni prora- čun), kadrovska (kot predstojnik zaposlenih deluje glavni inšpektor) in strokov- na avtonomija (preprečuje ministru poseg v odločitve v konkretnih primerih).10 Ministrstvo za kulturo se s konkretnimi inšpekcijskimi zadevami srečuje for- malno, šele ko kot drugostopenjski organ rešuje pritožbe na upravne odločbe IRSKM. Na splošni ravni ministrstvo daje splošna navodila in smernice za delo v obeh organih v sestavi (ARS in IRSKM) ter izvaja nad njima nadzor, saj je mini- ster odgovoren za stanje na področju svojega resorja. V ZIN so zapisani splošni pogoji za opravljanje nalog inšpekcijskega nad- zora. 12. člen 12 npr. narekuje, da je lahko za inšpektorja imenovana oseba, ki ima: »predpisano izobrazbo […], ustrezne delovne izkušnje, […] strokovni izpit za inšpektorja« itd. Na drug strani ZVDAGA, podobno kot drugi posebni zakoni, določa oziroma dodaja še dva posebna pogoja pri imenovanju inšpektorjev za področje arhivske dejavnosti: opravljen strokovni izpit iz arhivistike in najmanj deset let delovnih izkušenj ter tudi, da mora inšpektor »varovati osebne, tajne in druge zaupne podatke« in da mora »biti ustrezno varnostno preverjen«.11 Posebna so tudi inšpekcijska pooblastila, saj ima inšpektor poleg poobla- stil, ki urejajo inšpekcijsko nadzorstvo oziroma jih določa ZIN, z ZVDAGA do- ločena še naslednja pooblastila: »1. pregledovati objekte, prostore in opremo, v katerih se hrani dokumentarno in arhivsko gradivo v skladu s 36. členom ZVDAGA; 2. nadzirati izpolnjevanje obveznosti varstva dokumentarnega in arhivskega gra- diva javnopravnih oseb iz 39. člena tega zakona in zasebnih arhivov; 3. zahteva- ti pisna pojasnila in izjave od odgovornih oseb zavezancev v zvezi s predmetom nadzorstva; 4. pregledovati in zahtevati vpogled v dokumentacijo, ki se nanaša na ravnanje z arhivskim gradivom in dokumentarnim gradivom«.12 Inšpektor mora pri inšpekcijskem nadzoru nadalje upoštevati temeljna načela, ki jih ureja ZIN v 4., 5., 6. in 7. členu (načelo samostojnosti, načelo var- stva javnega interesa in varstva zasebnih interesov, načelo javnosti in načelo sorazmernosti), načela, ki jih določa Zakon o državni upravi (načelo zakonito- sti; načelo pravne varnosti in predvidljivosti; načelo strokovnosti in strokov- ne samostojnosti; načelo politične nevtralnosti; načelo javne etike in javne odgovornosti; načelo rabe uradnega jezika) ter načela sodobne uprave (načelo usmerjenosti k stranki javnih storitev; načelo odprtosti in preglednosti; načelo kakovosti v javni upravi in načelo učinkovitosti v javni upravi). Vsa načela so pomembna, med seboj povezana, vendar se bom na kratko ustavila le pri jav- nem interesu. Javni interes je širša družbena korist, ki je izražena v področnih zakonih in drugih predpisih. Konkretizaciji tega načela služijo preventivni ukre- pi inšpektorjev. Zakon narekuje, da »inšpektorji opravljajo naloge inšpekcijskega nadzora z namenom varovanja javnega interesa ter interesov pravnih in fizičnih koristi«.13 Varstvo javne koristi ali javnega interesa je hkrati tudi osnovna značil- nost javnega sektorja, kamor organizacijsko spadajo inšpekcijske službe.14 Javni interes je zatorej interes, ki mu inšpektorji sledimo pri svojem delu, oziroma in- teres, na katerega se pri svojih odločitvah pogosto sklicujemo. Varstvo kulturne 9 Prav tam, 75. člen, 1. odstavek. 10 Bizjak: Zakon o inšpekcijskem nadzoru, str. 12. 11 76. člen, drugi odstavek, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. V: Uradni list RS, št. 30/2006, 51/2014. 12 Prav tam, 77. člen. 13 Bizjak: Zakon o inšpekcijskem nadzoru, str. 6–7. 14 Prav tam, str. 8. 372 Maja Gombač: Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ..., str. 369–383 Članki in razprave || Articles and Papers dediščine, katere pomembni del je tudi arhivsko gradivo, je zagotovo v javnem interesu slovenske družbe. Delo inšpektorja je potemtakem v prvi vrsti urejeno z inšpekcijskim za- konom (ZIN) in posebnim (arhivskim) zakonom (ZVDAGA). Glede vseh postop- kovnih vprašanj, ki niso urejena z ZIN ali ZVDAGA, se uporablja zakon, ki ureja splošni upravni postopek (ZUP). A ker inšpektorji poleg inšpekcijskih postop- kov od leta 2005 vodijo tudi prekrškovne, pri svojem delu uporabljajo tudi Za- kon o prekrških. Javna arhivska služba Inšpekcijski nadzor je po svojem bistvu upravni nadzor kot ključni ele- ment državne uprave. Po eni strani zagotavlja nadzor nad izvrševanjem spre- jetih predpisov, po drugi strani daje povratne informacije, ki omogočajo upravi, da se seznani z učinki sprejetih predpisov. Javna služba, kot del javne uprave, predstavlja neoblastno funkcijo z zagotavljanjem javnih dobrin. Na področju arhivske dejavnosti so ustanovljeni javni zavodi kot pravne osebe javnega pra- va. Kot ustanoviteljica v tem primeru nastopa država ali samoupravna lokalna skupnost. Kljub temu, da je javna služba zaradi svoje neoblastne in neprisilne značilnosti organizirana zunaj državne uprave, ZVDAGA za izvajalca arhivske javne službe določa tudi Arhiv RS, organ v sestavi Ministrstva za kulturo.15 Naloge arhivske dejavnosti, kot javne službe, so posebej določene v 53. členu ZVDAGA. Prav tako tudi delovno področje državnega arhiva, regionalnih arhivov in arhivov lokalnih samoupravnih skupnosti, ki opravljajo javno arhi- vsko službo. Arhivisti slovenske javne arhivske službe v skladu z ZVDAGA in podza- konskimi predpisi sodelujejo z ustvarjalci16 arhivskega gradiva predvsem v dveh segmentih. Prvega predstavljajo načini in oblike ugotavljanja stanja ustvarje- nega in ohranjenega arhivskega gradiva pri ustvarjalcu. Drugi segment obsega pripravo in implementacijo arhivskih strokovnih navodil, vključno s seznamom arhivskega gradiva za ustvarjalce.17 Čeprav je vloga inšpekcijskega nadzora predvsem regulatorna in vloga arhivske javne službe pretežno servisna, so cilji enaki.18 Vsi se moramo v stiku z dokumentarnim gradivom ravnati v skladu s temeljnimi načeli arhivskega za- kona: načelom ohranjanja dokumentarnega gradiva, načelom trajnosti, načelom celovitosti in načelom dostopnosti (3., 4., 5. in 6. člen ZVDAGA). Vsem je skupno to, da s pooblastili, ki jih imamo, skrbimo, da se arhivsko gradivo, ki ima po za- konu v Republiki Sloveniji status kulturnega spomenika, varuje kot tako (7. člen ZVDAGA).19 Materialno varstvo gradiva – pravna podlaga in priporočila stroke Poleg omenjenih temeljnih načel, ki so zapisana v ZVDAGA, arhivski zakon neposredno o materialnem varstvu gradivu govori še v dveh zakonskih določ- 15 Javornik: Inšpekcijski nadzor in arhivska javna služba – različna pooblastila, enaki cilji, str. 28. 16 »Ustvarjalci« so v UVDAG določeni kot »pravna oseba, njena organizacijska enota ali fizična oseba oziroma skupina oseb, pri kateri nastaja dokumentarno gradivo, iz katerega se odbira ar- hivsko gradivo, ki se v skladu z zakonom izroča pristojnim arhivom« (10. točka prvega odstavka 2. člena UVDAG). 17 Več o tem glej: Klasinc: Problemi zunanje službe v Sloveniji in nekateri tehnični vidiki, str. 342–343. 18 Javornik: Inšpekcijski nadzor in arhivska javna služba – različna pooblastila, enaki cilji, str. 27. 19 Več o tem: Gombač: Arhivist, inšpektor in ustvarjalec, str. 121–129. 373 Letnik 44 (2021), št. 2 bah. V 36. členu ZVDAGA, ki se nanaša na hrambo gradiva v pristojnih arhivih, in v 39. členu ZVDAGA, ki je vezan na dolžnosti javnopravnih oseb. 36. člen ZVDAGA v drugem odstavku določa, da se arhivsko gradivo v fi- zični obliki trajno in strokovno neoporečno hrani v ustreznih prostorih in opre- mi, v ustreznih klimatskih pogojih, zavarovano pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi (materialno var- stvo). Tretji odstavek 36. člena tudi določa, da je hramba arhivskega gradiva v digitalni obliki dovoljena samo kot dolgoročna hramba zajetega gradiva v skla- du z notranjimi pravili. 39. člen ZVDAGA v prvem odstavku določa, da morajo javnopravne osebe skrbeti za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentar- nega gradiva, medtem ko je s sedmim odstavkom določena obveznost zagota- vljanja ustreznih materialnih, kadrovskih in finančnih pogojev za izvajanje na- vedenih obveznosti ter obveznost določitve osebe, odgovorne za izvajanje teh obveznosti. Podrobnejše pogoje hrambe dokumentarnega gradiva določa Uredba o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju: UVDAG/ uredba).20 V členih 39.–54. je posebej določeno materialno varstvo gradiva, ki med drugim obsega določitev pogojev za ustreznost prostorov in opreme za hrambo gradiva ter določitev ukrepov za zavarovanje gradiva pred tatvino, vlo- mom, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, vdorom ultravijoličnih žarkov ter drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikal- nimi vplivi. 27. člen UVDAG v zvezi z izvajalci storitev za ustvarjalce določa tudi na- slednje: »Kadar ustvarjalec oziroma imetnik za opravljanje storitev urejanja, od- biranja, popisovanja in zagotavljanja varnih prostorov v skladu s to uredbo za arhivsko gradivo v fizični obliki pred izročitvijo v pristojni arhiv izbere zunanjega izvajalca, mora izvajalec izpolnjevati enake pogoje glede strokovne usposobljeno- sti in materialnega varstva kot ustvarjalec.« Določbe UVDAG se pri zagotavljanju varstva arhivskega in dokumentar- nega gradiva razlagajo v skladu z ustreznimi, v uredbi navedenimi, veljavnimi standardi ISO,21 britanskim standardom BS 5454 ter drugimi ustreznimi stan- dardi za področje filma, fotografij in drugih novejših nosilcev zapisa, ter tudi v skladu z drugimi ustreznimi standardi ISO in ANSI (drugi odstavek 1. člena Uredbe). Poleg navedenih predpisov je za razumevanje problematike materialne- ga varstva na voljo tudi precej strokovne literature. Leta 2005 je npr. Slovenski inštitut za standardizacijo natisnil knjižico »Slovenski standardi: Informatika in dokumentacija. Zahteve za shranjevanje dokumentov za arhivsko in knjižnično gradivo.« Osnovna izhodišča za hrambo gradiva in za ravnanje z njim so zbrana tudi v publikaciji z naslovom »IFLA22 načela za hrambo knjižničnega gradiva in za ravnanje z njim,« ki je izšla v Ljubljani leta 2000.23 Gre za prevod istoimenske- ga priročnika, ki je bil že večkrat ponatisnjen v angleškem jeziku. Pri njegovem nastanku so sodelovali mednarodno priznani strokovnjaki za različna podro- čja, ki delajo v številnih ustanovah in organizacijah. Le-tem je skupna skrb za trajno hrambo in za dostop do dediščine. Ker področje materialnega varovanja 20 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. V: Uradni list RS, št. 42/2017. 21 ISO je kratica za Mednarodno organizacijo za standardizacijo (International Organisation for Standardization), ki opravlja svojo dejavnost prek tehničnih odborov, ki pokrivajo posamezne materiale, metode, sisteme, terminologijo in tehnologijo. 22 IFLA je kratica za Mednarodno zvezo bibliotekarskih združenj in ustanov (International Fede- ration of Library Associations and Institutions), ki je prevzela odgovornost, da pospeši spre- jemanje strokovnih načel za materialno varovanje gradiva in s svojimi članicami poskrbi za njihovo širjenje. 23 IFLA načela za hrambo knjižničnega gradiva in ravnanje z njim. 374 Maja Gombač: Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ..., str. 369–383 Članki in razprave || Articles and Papers in konserviranja ne ločuje gradiv po vsebini, ampak le po materialu in obliki, veljajo stališča (oziroma načela), zapisna v zgoraj omenjeni publikaciji, tako za arhivsko gradivo kot za knjižnično gradivo. Med strokovnjaki na področju materialnega varstva bi v slovenskem pro- storu veljalo izpostaviti dr. Jedert Vodopivec Tomažič, vodjo Centra za restavri- ranje in konserviranje v Arhivu Republike Slovenije24 v obdobju od leta 1990 do leta 2019, ki med drugim zastopa stališče, da so priporočila IFLA povsem prenosljiva tudi v slovenski prostor, saj se zahteve in priporočila na področju materialnega varovanja uporabljajo v vseh deželah s podobnimi podnebnimi razmerami. Dr. Vodopivec je v letih 2007–2009 vodila obsežen projekt o stanju ar- hivskih depojev v Sloveniji,25 ki mu je sledila poglobljena analiza.26 Rezultat projekta je tudi posebna publikacija, ki jo je leta 2009 izdal Arhiv Republike Slovenije, v kateri so objavljeni prispevki, ki naj bi bili v pomoč pri zagotavljanju in uresničevanju ustrezne dolgoročne hrambe arhivskega gradiva. Prispevki se nanašajo na: analizo stanja v arhivskih depojih; klimatske pogoje v arhivskih depojih; vpliv arhitekturnega oblikovanja na klimo v arhivskih depojih; požarno varnost arhivskih depojev; oporne točke v premislek pred adaptacijo ali novo- gradnjo prostorov za arhivski depo.27 Z omenjenim projektom se je potrdila izhodiščna hipoteza, da so arhivski depoji temelj arhiva. Arhitektka dr. Živa Deu je v posebnem prispevku podala normative in vrednostna določila za potrebe projektiranja in prenovo objektov ter analizo arhitekture, prenove in novogradenj, ki so v slovenskem prostoru namenjena varstvu kulturne dediščine. V okviru problematike materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva obstoječih depojev je dr. Deu v slovenskem prostoru poudarila več kategorij objektov,28 od katerih ima vsa- ka določene pomanjkljivosti in prednosti. Prednost arhivskih depojev v starih objektih z masivnimi ostenji in sorazmerno majhnimi okenskimi odprtinami je npr. dobra mikroklima. Masivna gradnja deluje kot toplotni izolator, medtem ko pravilno osvetlitev prostorov omogočajo ravno prav velike okenske odprtine. Te stavbe so arhitekture, ki praviloma ne potrebujejo dragih klimatskih naprav in njihovega delovanja vse dni v letu. Slabost arhivskih depojev pod strešnim »kro- vom« sta zamakanje in pregrevanje. Slabost arhivskih depojev v kleti je stalna prisotnost previsoke vlage, ker so zidovi ostenja v kleteh slabo ali celo povsem nezaščiteni pred vdorom talne vlage. Običajno obstaja v kletnih depojih tudi velika nevarnost vdora meteorne vode.29 Dr. Vodopivec se je v prispevku osredotočila na klimatske pogoje v arhi- vskih depojih, katerih vpliv je pri hrambi in uporabi gradiva pogosto najmanj razumljen. Idealne stopnje relativne vlage in temperature, ki bi veljala za vse gradivo enako, po mnenju dr. Vodopivec ni. Določene so le vrednosti in razpo- 24 Vodopivec: Materialno varovanje arhivskega gradiva v Sloveniji v obdobju od 1956–2016, str. 331–341. 25 Vodopivec: Projekt Arhivski depoji 2007–2009, str. 14–21. 26 Vodopivec: Analiza stanja v slovenskih javnih arhivskih depojih, str. 9–32. 27 Vodopivec: Projekt Arhivski depoji 2007–2009, str. 14–21. 28 Kategorije objektov: • depoji v kleti, v starih objektih z masivnimi ostenji in sorazmerno majhnimi okenskimi odpr- tinami; • depoji pod strešnim »krovom«, v starih objektih z masivnimi ostenji in sorazmerno majhnimi okenskimi odprtinami; • depoji v prenovljenih objektih z masivnim opečnim ali kamnitim ostenjem; • depoji v starih objektih z masivnimi ostenji in sorazmerno majhnimi okenskimi odprtinami; • depoji v objektih, ki so zgrajeni v času visoko razvite tehnike in sodobnih stavbnih gradiv; • depoji v sodobnih arhitekturah. 29 Deu: K arhitekturi arhivov, str. 40−50. 375 Letnik 44 (2021), št. 2 ni, ki minimizirajo svojevrstne tipe sprememb na gradivu. Pomembno je, da se gradivo hrani v prostorih s čim bolj nespremenljivimi pogoji, ki niso prevroči (T maks. 20 °C), kjer zrak ni preveč suh (RV pod 30 %) ali preveč vlažen (RV nad 60 %). Trajna RV nad 55–65 % npr. povzroči, da se lepila v tradicionalnih in moder- nih materialih zmehčajo, s čimer se zmanjša njihova vezivna sposobnost. Če RV presega 70 %, obstaja resna nevarnost za razvoj plesni, četudi je temperatura nizka. Na drugi strani toplota, ki jo spremlja nizka RV, v končni fazi povzroči iz- sušitev in krhkost določenih materialov, med katere spada tudi papir.30 Poleg dragocenih priporočil stroke bi veljalo omeniti tudi pravne akte EU o arhivskem gradivu in arhivih, ki se nanašajo na materialno varstvo, sprejete resolucije (npr. Resolucija Sveta 25. junija 2002 o zaščiti jutrišnjega spomina) in priporočila,31 ki so, tako kot že omenjena IFLA-načela, pravno neobvezujoča. Priporočilo je zgolj predlog za izvajanje dobre prakse ter kot tak apelira na zrelo in odgovorno obnašanje vseh vpletenih. V postopkih inšpekcijskega nadzora se inšpektorji lahko sklicujejo le na zakonske in podzakonske določbe, ki jih nad- zirajo. Pri tem je treba pojasniti, da se inšpektor na področju arhivske dejavno- sti pri nadzoru materialnega varstva gradiva srečuje s številnimi izzivi. Npr. pri ugotavljanju mikroklimatskih razmer v arhivskih depojih zavezancev, o čemer je pisal že Dragan Matić, prvi inšpektor za arhivsko dejavnost, ki se je zaposlil na IRSKM.32 V okviru preventivne dejavnosti zato inšpektorji, po zaključenih postopkih ali ob koncu poročevalnega obdobja, pripravimo tudi predloge za spremembo zakonskih določb. Obravnava kršitev materialnega varstva gradiva na IRSKM Danes, ko je minilo več kot dvajset let od vpeljave inšpekcijskega nadzora za arhivsko dejavnost v slovenski prostor, lahko pri pregledu zadev iz prakse ugotovimo, da je obravnava domnevnih kršitev, ki se nanašajo na materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva, pogosta in znaša dobro četrtino vseh obravnavnih kršitev na področju arhivov in arhivske dejavnosti. Poleg že omenjenih neustreznih arhivskih depojev (mikroklima, oprema itd.), v katego- rijo neustreznega (materialnega) ravnanja z arhivskim gradivom sodijo tudi kr- šitve določb ZVDAGA, ki vodijo v izgubo, (namerno ali nenamerno) uničenje, od- tujitev ali iznos gradiva iz države, ki jih na IRSKM obravnavamo v manjši meri. Vsi postopki se vodijo po uradni dolžnosti, nekateri na temelju lastne za- znave inšpektorja, drugi na temelju prijave, sporočila ali druge vloge. Pri tem večina prijav za nadzor, v katerih se obravnava kršitev materialnega varstva gradiva, na IRSKM vložijo izvajalci javne arhivske službe, ki imajo o stanju var- stva gradiva pri ustvarjalcih gradiva praviloma tudi največ podatkov. V postopku ima zavezanec (subjekt, zoper katerega je inšpekcijski po- stopek uveden), v skladu s tretjim odstavkom 24. člena ZIN, položaj stranke. Vlagatelj pobude, prijave, sporočila ali druge vloge nima položaja stranke. V po- stopkih, pri katerih je IRSKM v obravnavanem obdobju ugotavljal kršitve mate- rialnega varstva gradiva, izstopata dve kategoriji inšpekcijskih zavezancev: ar- hivi (kršitev 36. člena ZVDAGA) in ustvarjalci – t. i. javnopravne osebe (kršitev 39. člena ZVDAGA). 30 Vodopivec: Analiza stanja v slovenskih javnih arhivskih depojih, str. 9–32. 31 Več o tem: Melik, Jeraj: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva, str. 125–126. 32 Matić: Nekatere težave pri varstvu arhivskega gradiva, str. 7–14. 376 Maja Gombač: Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ..., str. 369–383 Članki in razprave || Articles and Papers V letih 2000–200133 je IRSKM opravil inšpekcijski pregled stanja arhi- vskih depojev v slovenskih javnih arhivih. Pri tem je bilo ugotovljeno, da se tudi slovenski arhivi srečujejo s problematiko materialnega varstva arhivskega gra- diva in da skoraj noben arhiv nima depoja, ki bi povsem ustrezal standardom oziroma določbam, kot jih predpisujeta omenjeni zakon in uredba. Prav vsem regionalnim arhivom, z izjemo Pokrajinskega arhiva Nova Gorica, so bile takrat izdane odločbe o odpravi nepravilnosti oziroma ukinitvi neprimernih depojev in selitvi gradiva v ustreznejše prostore.34 V okviru že omenjenega projekta o stanju arhivskih depojev v Sloveni- ji35 je v letih 2007–2009, po enotni metodologiji, na temelju desetih dejavnikov tveganja,36 potekal popis stanja v depojskih enotah nacionalnega, vseh šestih regionalnih, treh javnih in treh cerkvenih arhivov v Sloveniji. Pri tem je bilo med drugim ugotovljeno, da so neustrezni klimatski pogoji in prenatrpanost z gradi- vom glavni skupna težava arhivov. Kot je bilo takrat ugotovljeno, so le tri stavbe oziroma deli stavb na novo namensko zgrajene kot arhivski depo, v dveh od še- stih regionalnih arhivov so bili depojski prostori za hrambo arhivskega gradiva ugotovljeni kot skrajno neprimerni.37 Od izvedbe projekta dalje so težavo neustreznih depojskih prostorov uredili le nekateri arhivi, predvsem z adaptacijo depojev v starih stavbah. Prav tako je ostala težava prenatrpanosti. Nekaj je tudi izjem. Primer dobre prakse obnove oziroma rekonstrukcije starejšega objekta v moderno stavbo, ki danes služi hrambi kulturne dediščine, kot jo narekuje področna zakonodaja, je danes mogoče najti na Ptuju. Gre za objekt, ki je lociran v kompleksu nekdanje voja- šnice Ptuj na Vičavi in je bil zgrajen leta 1924. V letu 2010 se je za potrebe novih uporabnikov, Zgodovinskega arhiva Ptuj in Zavoda za varstvo kulturne dedišči- ne Slovenije OE Maribor – izpostava Ptuj, začela temeljita prenova oziroma re- konstrukcija objekta, katere naročnik in investitor je bilo Ministrstvo za kultu- ro RS. Po prejeti prijavi se je inšpektorica odločila, da postopka inšpekcijskega nadzora ne bo uvedla, vendar je ogled kljub temu opravila in po opravljenem ogledu izdala mnenje, ki se je nanašalo na selitev gradiva v nove prostore. Pri ogledu objekta je bilo namreč ugotovljeno, da sta bila tako projektant kot izva- jalec del že od začetka rekonstrukcije objekta seznanjena s programom oziroma dejavnostjo prihodnjih uporabnikov objekta. Temu so bili prilagojeni arhitektu- ra, materiali, njihova obdelava, konstrukcijski elementi (nosilci, zidovi, kritina), tehnična oprema in pohištvo. Velika novost, ki jo rekonstrukcija objekta ponuja, so ogrevanje, prezračevanje in klimatizacija objekta, ki je računalniško vodena. Arhiv RS je v letu 2015 pridobil depo v nekdanji vojašnici ob Roški oziro- ma Poljanski cesti, s čimer je ustrezne prostore pridobil tudi Slovenski filmski arhiv. Pokrajinski arhiv Maribor je na selitev iz začasne najemne lokacije na Ja- dranski cesti v Mariboru, zasilno adaptirane industrijske stavbe, zgrajene leta 1962, moral počakati precej dlje. Nove depojske prostore, ki jih imajo v najemu, so pridobili v letu 2020, na Ulici Kraljeviča Marka. Selitev gradiva je bila zaklju- čena v letu 2021. 33 Matić: Nekatere težave pri varstvu arhivskega gradiva, str. 7–14; Matić: Arhivski depoji, str. 20–26. 34 Matić: Arhivski depoji, str. 20–21. 35 Vodopivec: Projekt Arhivski depoji 2007–2009, str. 14–21. 36 Dejavniki tveganja: 1. neposredna fizična sila (potres, vibracije, udarci, obraba, raztrganine); 2. kraja in vandalizem (zunanji, zaposleni); 3. ogenj (kratki stik, ogenj od zunaj); 4. voda (stre- ha, reka, podtalnica, kapilarna vlaga, kondenz, cevi); 5. škodljivci in mrčes (miši, podgane, netopirji, insekti); 6. onesnaženost zraka (plini, prah); 7. sevanja (naravna in umetna svetloba, druga sevanja); 8. neustrezna temperatura (slaba ali odsotnost izolacije); 9. neustrezna vlaga (prevlažno ali presuho); 10. založitev ali izguba. Gl.: Vodopivec: Analiza stanja v slovenskih javnih arhivskih depojih, str. 9–10. 37 Prav tam, str. 11–31. 377 Letnik 44 (2021), št. 2 Problematika depojev je razširjena tudi pri ustvarjalcih dokumentarnega in arhivskega gradiva (t. i. javnopravnih osebah). IRSKM je v letih 2012 in 2017– 2018 v zvezi z materialnim varstvom gradiva sodišč, kjer arhivsko javno službo izvaja Zgodovinski arhiv v Celju, vodil več zadev. Pri tem je bilo ugotovljeno, da je težava hranjenja sodnega gradiva na sodiščih v Celju in okolici velika. Nepra- vilnosti je več in se kljub prizadevanju arhivske stroke niso reševale. Vsem sodi- ščem je IRSKM, v okviru preventive, izdal opozorila. V dveh primerih, kjer so se vodili postopki in so bile potrjene domnevne nepravilnosti, so bile izdane uredi- tvene odločbe, v katerih so bili določeni ustrezni ukrepi za zagotovitev materi- alnega varstva sodnega gradiva. Primer dobre prakse sodelovanja inšpekcijske in javne arhivske službe ter posluha vodstva zavezanca za problematiko mate- rialnega varstva gradiva je postopek inšpekcijskega nadzora, ki se je začel v letu Klet – medetažni depo K1 Zgodovinskega arhiva na Ptuju leta 2011 Depo na lokaciji Kraljeviča Marka Pokrajinskega arhiva Maribor leta 2020 Depo Okrajnega sodišča v Trbovljah leta 2011 Depo Okrajnega sodišča v Trbovljah leta 2021 378 Maja Gombač: Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ..., str. 369–383 Članki in razprave || Articles and Papers 2011 in zaradi številnih objektivnih okoliščin zaključil v letu 2021. Zavezanec je namreč po izdaji odločbe IRSKM celotno dokumentarno in arhivsko gradivo v roku preselil iz ene stavbe v drugo, prenehal uporabljati dva neustrezna depoja, ki sta bila umeščena v kleti, in tako začasno uredil varstvo gradiva. Po pripravi načrta in prejema ustreznih finančnih sredstev je začel s temeljito obnovo obeh depojev, ki je obsegala tudi poseg v objekt in njegovo okolico (sanacija in zaščita ostenja, ki je v stiku s tlemi, izolacija itd.). Po končanih gradbenih posegih sta se depojska prostora nekaj časa izsuševala, zato bo selitev gradiva z ene lokacije na drugo zaključena šele v letu 2021. V letih 2006–2007 in 2012–2015, po izvedbi največje reorganizacije or- ganov državne uprave od osamosvojitve Slovenije, je IRSKM izvedel sistemski pregled ministrstev, ki je potekal na pobudo in ob sodelovanju javne arhivske službe Arhiva RS. Zaradi ugotovljenih kršitev določb ZVDAGA, ki se nanašajo na Depo Okrajnega sodišča v Trbovljah leta 2011 Depo Okrajnega sodišča v Trbovljah leta 2021 Stalna zbirka Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport leta 2015 Stalna zbirka Ministrstva za notranje zadeve RS leta 2013 379 Letnik 44 (2021), št. 2 materialno varstvo gradiva, je bilo zavezancem naloženih več ukrepov, ki so bili večinoma izvršeni v obdobju 2014–2018. Nekateri zavezanci so zaradi neustre- znega materialnega varstva začasno selili gradivo iz stalnih zbirk v depoje, ki so imeli boljše pogoje, hkrati so iskali trajne rešitve (nov depo). Drugi zavezanci so v obstoječih arhivskih depojih izboljšali mikroklimo s pomočjo novega prezra- čevalnega sistema in drugih naprav. Spet tretji so pospešili postopke odbiranja in izročanja arhivskega gradiva v pristojni arhiv. Nadzor se je zaključil s strokov- nim posvetom38 v organizaciji Arhiva RS, IRSKM in MK.39 V sodelovanju in na pobudo javne arhivske službe, ki jo izvaja Zgodovin- ski arhiv Ljubljana, je IRSKM v letih 2014–2017 izvedel tudi obsežen sistemski pregled vzgojno-izobraževalnih ustanov v Ljubljani in okolici, v okviru katerega je bilo samo v letu 2015 v okviru preventive izdanih 105 opozoril. V postop- kih se je pregledovalo tudi materialno varstvo gradiva: prostori, kjer šole hra- nijo stalne zbirke, ohranjenost gradiva itd. Sistemska težava, ki se je pokazala v predmetnem nadzoru, je bila odsotnost enotnega načrta klasifikacijskih znakov za področje vzgoje in izobraževanja z roki hrambe, ki predstavlja pomembno podlago za urejenost poslovanja zavezancev in izdajo ustreznih navodil (za od- biranje, popisovanje itd.). Le-ta je bil v RS namreč sprejet šele na začetku leta 2015. Na temelju opravljenega nadzora lahko zato med drugim ugotovimo, da je njegova odsotnost posredno vplivala tudi na stanje ohranjenosti gradiva ustvar- jalcev s področja vzgoje in izobraževanja. Pomanjkanje prostora za hrambo gradiva je težava, s katero se srečujejo številni ustvarjalci, zaradi česar gradivo v fizični obliki pred izročitvijo v prisojni arhiv, skladno z določbo 27. člen UVDAG, hranijo tudi pri zunanjih izvajalcih. Pri tem mora izvajalec izpolnjevati enake pogoje glede strokovne usposobljenosti in materialnega varstva kot ustvarjalec. Ne glede na navedeno so ustvarjalci tisti, ki so dolžni, glede na določbo 1. odst. 39. člena ZVDAGA, poskrbeti, da je gradivo res varno shranjeno in pogoji materialnega varstva ves čas hrambe izpolnje- ni. Ustvarjalci so tudi zavezanci v inšpekcijskih postopkih, kot je pokazal v letu 2018 izveden nadzor IRSKM. Nadzor, ki je bil uveden zoper več različnih javno- pravnih oseb, zaradi domnevno neustrezne selitve gradiva različnih ustvarjal- cev z lokacije opuščenega depoja v Grosuplju na novo lokacijo v Ljubljani, je na 38 Skladno s sklepom, ki je bil sprejet na sestanku s takratno ministrico za kulturo dne 3. febru- arja 2015, so predstavniki Arhiva RS in IRSKM začeli s pripravami na t. i. strokovni posvet na temo varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ministrstev, ki je bil namenjen predstav- nikom na ministrstvih in je potekal v prostorih MK dne 22. maja 2015. 39 Gombač: Ugotovitve opravljenega inšpekcijskega nadzora o varstvu dokumentarnega in arhi- vskega gradiva na ministrstvih, str. 1–21. Naprave za merjenje temperature in vlage Vodenje evidence temperature in vlage 380 Maja Gombač: Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ..., str. 369–383 Članki in razprave || Articles and Papers primer pokazal na potencialne slabosti hrambe gradiva pri zunanjih izvajalcih storitev in na posledice, ki jih ima lahko za gradivo nenadni stečaj podjetja. Prav tako je nadzor pokazal, da ustvarjalci v vseh primerih ne obveščajo pristojnega arhiva o lokacijah gradiva oziroma o izbiri zunanjega izvajalca. IRSKM je materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva, na temelju preteklih izkušenj izvrševanja inšpekcijskega nadzora pri različnih za- vezancih, uvrstil v okvir vsakokratnih strateških usmeritev in prioritet dela.40 Z analizo omenjenih postopkov je bilo namreč ugotovljeno, da je v slovenskem prostoru mogoče najti bodisi neizolirane, premajhne, presvetle, slabo prezra- čene bodisi vlažne prostore, v katerih se trajno hrani dokumentarno gradivo. Prav tako je bilo ugotovljeno, da imajo preventivni ukrepi inšpektorja številne pozitivne učinke. Po opravljenih inšpekcijskih nadzorih in izvršenih ukrepih, ki so bili zaradi ugotovljenih nepravilnosti določenih v postopkih, sta v nadaljeva- nju pri ustvarjalcih vedno opažena večja skrb za varstvo gradiva in večji interes po sodelovanju z javno arhivsko službo. Pri tem je treba za konec tudi poudariti, da je za izvajanje inšpekcijskega nadzora na področju arhivske dejavnosti za celotno območje Slovenije na IRSKM pooblaščena le ena inšpektorica, ki zaradi majhne kadrovske zasedbe organa opravlja tudi druge nadzore in druge naloge, zaradi česar vse zadeve s področja arhivske dejavnosti v tekočem poročevalnem obdobju praviloma ne pridejo na vrsto v obravnavo oziroma nadzor, tudi na področju materialnega varstva, ni mogoče izvesti v celoti.41 Sklep Materialno varstvo gradiva se nanaša na ustreznost prostorov (depojev) in opreme za hrambo gradiva ter na ukrepe za zavarovanje gradiva pred tatvi- no, vlomom, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, vdorom ultravijoličnih žarkov ter drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikalnimi vplivi. Povezano je tako z varstvom gradiva v digitalni obliki kot z varstvom gradiva v fizični obliki ter tako z varstvom gradiva pri ustvarjalcih (t.i. javnopravnih osebah) kot z varstvom gradiva v arhivih. Če se arhivsko gradivo, ki je po opredelitvi »gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulture ali trajen pomen za pravni interes prav- nih in fizičnih oseb«, neustrezno hrani, izgubi, (namerno ali nenamerno) uniči, odtuji ali se ga iznosi iz države, to vpliva tako na posameznika, ki npr. zaradi neobstoja arhiva/dokumentacije ne more uveljavljati ali dokazovati določnih statusov (npr. žrtev vojnega nasilja), stopnje izobrazbe, lastninske pravice, kot tudi na državo in celotno družbo. Med zavezance ZVDAGA zato sodijo skoraj vsi, ki na neki način tvorijo in sooblikujejo slovensko državo, od zakonodajne do izvršilne oblasti, kulturnih, znanstvenih, izobraževalnih in drugih ustanov. Ustreznost ravnanja s kulturno dediščino narekuje področna zakonoda- ja, ki je opisana v prispevku, in priporočila strokovnjakov s področja materi- alnega varovanja. Za izvedbo predpisanih ukrepov za zavarovanje gradiva sta potrebni strokovno usposobljeno osebje in vodstvo, ki zna problematiki mate- rialnega varstva prisluhniti ter se ustrezno in pravočasno odzvati na težave, ki se pojavijo. Potrebna so tudi ustrezna finančna sredstva. Pomanjkanje le-teh je največkrat razlog, da zavezanci ukrepe, ki so zapisani v inšpekcijskih odločbah, izvajajo le s težavo in da tovrstni postopki praviloma trajajo dlje kot drugi po- 40 O tem glej npr.: Strateške usmeritve in prioritete dela Inšpektorata Republike Slovenije za kulturo in medije (IRSKM) za leto 2021. 41 Več o posebnostih arhivskega področja in inšpekcijskega nadzora IRSKM na področju arhi- vske dejavnosti glej: Poročilo o delu Inšpektorata RS za kulturo in medije v letu 2018, str. 14–17. 381 Letnik 44 (2021), št. 2 stopki inšpekcijskega nadzora. Ne glede na navedeno in kljub obstoječi kadro- vski zasedbi IRSKM lahko ugotovimo, da sta po opravljenih inšpekcijskih nadzo- rih in izvršenih ukrepih, ki so bili zaradi ugotovljenih nepravilnosti, določenih v postopkih, pri ustvarjalcih vedno opažena večja skrb za varstvo gradiva in večji interes po sodelovanju z javno arhivsko službo. LITERATURA Bizjak, Domen: Zakon o inšpekcijskem nadzoru. Učno gradivo za udeležence pri- prav na strokovni izpit za inšpektorja. Ljubljana: Ministrstvo za javno upravo, 2009. Deu, Živa: K arhitekturi arhivov. Vpliv arhitekturnega oblikovanja na klimo v ar- hivskih depojih. V: Arhivski depoji v Sloveniji (ur. Jedert Vodopivec). Ljubljana: Arhiv Re- publike Slovenije, 2009, str. 40−50. Gombač, Maja: Arhivist, inšpektor in ustvarjalec: med zakonodajo in prakso. V: Primeri različnih praks v slovenskih arhivih: zbornik referatov: 25. zborovanje (ur. Zden- ka Bonin, Marjan Vogrin). Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije, 2011. Gombač, Maja: Ugotovitve opravljenega inšpekcijskega nadzora o varstvu doku- mentarnega in arhivskega gradiva na ministrstvih. Ljubljana: IRSKM, 2015. IFLA načela za hrambo knjižničnega gradiva in ravnanje z njim (ur. Jedert Vodopi- vec in J. Urbanija). Ljubljana: Filozofska fakulteta v Ljubljani in Arhiv Republike Slove- nije, 2000 in 2005. Javornik, Tamara: Inšpekcijski nadzor in arhivska javna služba – različna poo- blastila, enaki cilji. V: Zbornik referatov 23. zborovanja ADS. Velenje, 10. do 12. oktober 2007. Ljubljana: ADS, 2007, str. 27–31. Klasinc, Peter Pavel: Problemi zunanje službe v Sloveniji in nekateri tehnični vi- diki. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Materialno varstvo arhivskega gradiva: zbornik mednarodne konference [Radenci, 15. - 17. april 2015]. Maribor: Pokrajinski arhiv, 2015, str. 341–352. Matić, Dragan: Nekatere težave pri varstvu arhivskega gradiva z vidika inšpekcij- skega nadzora. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja: 1. zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentali- stike in informatike v Radencih od 13. do 15. marca 2002. Maribor: Pokrajinski arhiv, 2002, str. 7–14. Matić, Dragan: Arhivski depoji – Odraz stanja mentalitete v arhivski javni službi. V: Zbornik referatov 23. zborovanja ADS, Velenje, 10. do 12. oktober 2007. Ljubljana: ADS, 2007, str. 20–26. Melik, Jelka, Jeraj, Mateja: Arhivsko pravo in ureditev varovanja dokumentarnega ter arhivskega gradiva. V: ATLANTI 25 (2015), št. 2, str. 121–127. Vodopivec, Jedert: Materialno varovanje arhivskega gradiva v Sloveniji v obdobju od 1956–2016. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhivira- nja. Popisovanje arhivskega gradiva: zbornik mednarodne konference, Radenci, 13.-15. april 2016. Maribor: Pokrajinski arhiv, 2016, str. 331–341. Vodopivec, Jedert: Analiza stanja v slovenskih javnih arhivskih depojih. V: Arhi- vski depoji v Sloveniji (ur. Jedert Vodopivec). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 2009, str. 9–32. Vodopivec, Jedert: Klimatski pogoji v arhivskih depojih. V: Arhivski depoji v Slove- niji (ur. Jedert Vodopivec). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 2009, str. 33–39. Vodopivec, Jedert: Projekt Arhivski depoji 2007–2009. V: Izobraževanje arhivskih delavcev in zaposlenih pri ustvarjalcih arhivskega gradiva. Arhivski depoji. Elektronsko arhiviranje in informatizacija v arhivih: zbornik referatov (ur. Maja Gombač). Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije, 2009, str. 14–21. VIRI IN LITERATURA 382 Maja Gombač: Problematika materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva ..., str. 369–383 Članki in razprave || Articles and Papers Vodopivec, Jedert, et al. Priporočila za varno osvetlitev premične kulturne dedi- ščine. V: Pol stoletja (ur. Jedert Vodopivec). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 2006, str. 149–161. INTERNETNI VIRI Trančar, Sonja: Poročilo o delu Inšpektorata Republike Slovenije za kulturo in medije v letu 2019. V: https://www.gov.si/assets/organi-v-sestavi/IRSKM/Dokumen- ti-IRSKM/Porocila-o-delu/Porocilo-o-delu-Inspektorata-za-kulturo-in-medije-v-le- tu-2019.pdf (dostop: 19. 10. 2021). Trančar, Sonja: Strateške usmeritve in prioritete dela Inšpektorata Republike Slo- venije za kulturo in medije (IRSKM) za leto 2021. V: https://www.gov.si/drzavni-orga- ni/organi-v-sestavi/inspektorat-za-kulturo-in-medije/o-inspektoratu/ (dostop: 19. 10. 2021). ZAKONODAJA Uredba Vlade RS o organih v sestavi ministrstev. V: Uradni list RS, št. 58/2003. Uredba o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva. V: Uradni list RS, št. 42/2017. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. V: Uradni list RS, št. 30/2006, 51/2014. Zakon o inšpekcijskem nadzoru. V: Uradni list RS, št. 43/2007 – uradno prečišče- no besedilo in 40/2014. PROBLEMS OF ARCHIVES AND RECORDS PRESERVATION IN INSPECTION PROCEDURES The article deals with problems of archives and records preservation at inspected parties and points out infringements of the archival law. Preservation of records refers to the suitability of storage rooms and equipment and measures taken for the protection from theft, burglary, usage, dust, fire, water, inappropriate temperature and humidity, ultraviolet radiation and other damaging biological, chemical and physical factors. It is connected to the protection of records in digital and in physical form and therefore to the protection of records at creators and in archival institutions. The article starts with an overview of relevant legislation and recommen- dations of the profession and continues with a short review of the competent inspectorate procedures; from the beginning of the inspection supervision on Slovene territory. The author finds that cases of violations connected to the preservation of records and archives are frequent and sum up to one quarter of all cases in the field of archives and archival activity of the Culture and media Inspectorate. The article also describes the relationships among the providers of the public archival service, inspectors in the field of archives and archival activ- ity and creators, their legal successors, owners of archival records. To execute measures for the protection of records, defined by the inspector, the coopera- tion of all parties is needed. The lack of financial means is most often the rea- son why inspected parties have difficulties with eliminating irregularities in the SUMMARY 383 Letnik 44 (2021), št. 2 field of preservation and thus such procedures are more time consuming than other inspection procedures. Nevertheless, even though there is an existent staff deficiency, the article explains that after inspection supervisions and taken measures, inspected par- ties pay more attention to the preservation of records and show a greater inter- est in cooperating with the public archival service.