86
iz prakse /aprakro
ARHIVI XVIII 1995
Arh.vskj informacijski potenciali - ekonomska vrednost arhivskih i lformaci »
MIROSLAV NOVAK
UVOD
K pisanju tega prispevka so me vzpodbudile aoi,cdaujc izkušnje t. i. on line proizvedovanja po nekaterih potlatkovnin zbirkah, £c posebej pa po danes mjboli popularnem svetovnem računal niškom omrežju INTERNET Veliko ponudnikov iniormacij na tem omrežju generira t.i. "ja,jno dostopne iniormacijeV za druge pa je potrebno odšteti vnaprej določene vsote denaria. Podobno kot v svetu poznamo tudi v Slcven 'i oba načina izkoriščanja informacij na elektronskih medijih.
/nano je, da v arhivskih skladiščih hranimo -arhiviramo - tekocc ki'ometrc arhivskega gradiva, k« ga na podlagi splošno sprejetih metod in oblik cla v arh vskih strokovnih institucijah popisujemo in tehnično opicmljamo. Pr tem pa lahko z informacijskega vdiica rečemo, da v lamcm postopku arhiviranja arhi vski delavci ne posredno oblikujejo t. i primarni7 in sekundarni arhivski podatkovni potencial posreano pa Še tercLalnega4 Tntcrakcija vseh teh potencialov daje celotni ali skupni arhivski pt/dalko/ni potencial. Ugotavljamo, da se količina Ic-tega v arhivih povečuje linearno, obseg dokumentarnega gradiva pn ustvarjalcih pa se povečuje eksponentno. To pa arhivske delavcc vodi do mnogih strokovnih dilem Čc pa k .emu dndamo še uperabnike arhivskega n dokumentarnega gra diva, tahke govorimo o arh:vsk:m informacij skem ootcncialu določene strokovne institucije.
Z metodološkega vidika vrednotenja celotnega arhivskega podatkovnega potenciala je-potrebne p aort j ugotoviti stroške primarnega in sekundarnega, nato pa še tercialncga arhivskega
S pojmnm "javne dostopne informacije", ki jih velikokrat na pačtic imenujemo ludi "brezplačne", o/na 7:ujeni n lisic informat je. ki so na voljo javnosti, ne da bi bilo potrebno za njihovi i upDLdbo karkoli pl čati bod .i lastniku o/iroma servisu, ki v/.dm/ujc nodatkuvne /bir^e. To pa ne pomeni, da ni po-'rebno plačati sirtiškov v /ve¿i z komunikacijski, infrastrukturi).
S pojmom primarni arhivski podit kovn' potenc.al o/., prinarnt informacije n/naiujenm informa cijc i/, arhivski.¿a gradiva, ki je ohranjeni) bodisi v originalu ali m/ličnih kopijah. K slednjemu spadajo tudi objave arhivskega gradiva v obliki viruv.
S pejnion sekundarni arhivski poJaiku vni pu;encial oz. sekundarne informacije označujemo vsa arhivska pomagala kol so inventarji, popisi, indeksi, kulkonknine tabele kart"teke itd. Sem ipada/o ludi različni vodi i k' po fondih in /.birkah-S pojmom le.-cialn. podatkovni poteucial o/i roma in farmacije o/iračujeMo sumami- podatke ali informacije o arhivski instituciii. načinu delovanja, dosiopnist do gladiva in zelo pov/ete informacije o a th i vskih /ondih in zbirkah.
podatKovnega potenciala, Na podlag . vsote stroškov lahko ob.upoštevanju codatnih parametrov oblikijcmo izhodišča vrednotenia posa meznih sestavnih delov arhivskega podatkovnega potenciala in s tem teoretično vrednost posameznega podntka ki ga hranimo v arhivskih skla diščih skupaj s poUebnim informacijskim oko ljcm
STROSKI PRIMARNEGA ARHIVSKEGA PODATKOVNEGA POTENCIALA
V .nadaljevanju-bomo skušali opredeliti os novne parametre za ovrednotenje primarnega arhivskega podatkovnega poten ,iala k-izhaiajc iz postopkov ohranjanja in.urejanja arhivskega gradiva. Pri tem pa predpostavimo, da ima celota od ustvarjalca prevzetega arh.vskega gradi ra enako mero možnosti, da bi bila uničena, oz: roma, da ostani ohranjena. S to predpostavko namreč abstarhiramc stroške varovai-ia in ohra njanja arhivskega in dokumentarnega gradiva pn ustvarjalcih in jih zato ne vključujemo y naš sistem vrednoten h
Stroške tehni nc opreme za ohranjanje pri marnega arhivskega podatkovnega poteuuaia lahko izračunamo na podlagi vsote stroškov prostorov, namenjenih ohranjanju arhivskega jradh^ ter stroškov njihovega rednega vzdr \ovanja K temu je potrebno prišteti. stroške tehnične opreme (poliec, škatle, srajčke, itd.). Ce pa k temu dodamo še celoto manipulativnih stroikov (čiščenje gradila, preseljevanje, i'd.), dobimo stroške ohranjanja in tehničnega urejanji, primarnega arhivskega podatkovnega poteneialr.:
Ta idealna shema vel,a smo pri dobro ohranjenem klasičnem arhiv:kem gradivu Fri poško do^arem arhivskem gradivu M je potrebno ob naštetih stroških dodati še stroške restavracije in konzerva cije ter dodatne mar-1 pult. «vne stroške.
Pn določanju stroškov primarnega arhivskega potenciala na novih nosilcih intormaeij je k vsem '.gornjim .stroškom potrebno prišteti še stroške. zagotavljanja njihove berljivosti in posebne manipulativne stroške.
Na podkgi prikazanega lahko ugotovjmo, da celotne stroške varovanja in ohranjanja primarnega arhivskega podatkovnega potenciala lahko relativno enostavno izračunamo. Pn tem pa se tako v teoretičnem in praktičnem smislu zaplete, če želimo izračunati vrednost posameznega podatka iz primarnega arhivskega podatkovnega potenciala.
ARhIVI XVIII 1995
1/. prakse za prakse
87
«TROSKI SEKUNDARNEGA ARHIVSKE GA PODATKOVNEGA POTENCI Al A
Pri sekundarnem arhivskem podatkovnem potencialu ugotavljamo druge pjudarke in s tem tuai druge ;.najilnosti njegovega vrednotenja v primerjavi s pnimmiir Metodologija ugotavljanja stroškov strokovno ohdelan h podatkov sekundarnega arhivskega potenciala je tako po dobna primarnemu, a sc njihovi parametri med seboj močne razlikujejo.
S,popisovanjem ,n strokovnim obdelovanjem arhivskega ]iva v arhivih generiramo podatke za potrebe raziskovalni,ga dc'a, rjpravnega postopka razstavne dejavnosti, publimranja itd. S tem v zvezi pa nastajajo relativno veliki stroški, ki sc odvisni predvsem od oh like in realizacije celotnega informacijskega sistema K stroškom opravljenega strokovnega dela je potrebno dodati šc celoto stroškov vzpostavitve •nformacijskega sistema, njegovega vzdrževanja ter obdelave, distribueijc in varovanja podatkov? Iz tega seveda izhaja zakonitost, da sc streški sekundarnega arhivskega podatkovnega potenciala večajo premosorazmerno z večanjem pri marnega arhivskega podatkovnega potenciala
STROŠKI TERCIALNEGA ARHIVSKEGA PODATKOVNEGA POTFNCIAI A
Otroški tcrcialnega arhivskega podatkovnega potenciala so sestavljeni iz opravljenega dela arhivskih strokovnih delavcev ter stroškov vzdrževanja icreialncga informacijskega sistema. Pri tem ugotavljamo., daje realizacija generiranja samega poteneiala relativno enostavna, saj je vloženega dela v primerjavi s sekundarnim arhivskim podatkovnim potencialom absolutno manj, pa tudi celotna količina podatkov m velika Stroški vzdrževanja posameznega podatka sc na tem nivoju celotnega sistema znižujejo v obratnem sorazmerju z večanjem primprnega in sekundarnega arhivskega podatkovnega potenciala
DISTRIBUCIJA ARHIVSKEGA PODATKOVNEGA POTENCIALA
V arhivski teoriji n praki poznamo vsaj dva osnovna načina in njihove različne izpeljanke distribucije arhivskih podatkov. Pu pasivni nadzorovani distribuciji arhivski dclavci pripravijajo vodnike in !n"cniarjc ali popise na katerem koli mediju icr enostavno čakajo, da pridejo uporah-niki v arhivske čitalnice in jih začnjjo uporah-liati. Na ta način je distribucija podatkov sicer zelo nadzorovana, a t ud omenjena na relativno majhen krog uporahnikov, kar pa ni v skladu z usmeritvami sodobna arhivske teorije in prakse. Prav zaradi tega je potrebno v arhivih uporabljati aKtivno nadzorovano distribucijo podatkov5. To
Poiem nadzorovane distributee podatkev vključuje ne samn
pa lahko realizirano na več načinov. Najbolj enostavne in razsincnc so klasične oblike ore-zentacijc kot so razstave arhivskega gradila, zunanja služba, objave virov, pjpLov, vodnikov m drugih pomiigal za raziskovanie arhivskega grr.diva, strokovna posvetovanja, ekskurzije Ud. K tem je potrebno dodati šc nekatere alternativne načine prc^cnt?cijc s pomočjo informacijske tehnologije (npr radio, telcvizria, kabclsk nfor m^eiiski sistemi računalniška omrežja), z arhiv skim raziskovalnimi tabori itd Pri tem seveda opažamo, da uporaba sodobc informacijske tehnologije odpravlja jasne ločnice med publikacijami in razstavami6 med pisano in govorjeno besedo; med grafike in tekstom in vse to v realnem času.
VREDNOST ARLIVSKIH INFORMACIJ
Arhivski podatki v interakciji z uporabnikom postanejo informacije Če pa ob tem upoštevamo šc spoznanje, da sc informacija v procesu arhiviranja trans formirajo tako, .a njihovi prvotni po-1 de rji izgubljajo na svojih izhodiščnih vrednostih, a istočasno pridobivajo na velikokrat vna prej nedoločljivih vrednostih, moramo defirirat določeno dodatno arhivsko informacijsko vred' nost
Vrednost celote arhivskih informacij je sestavljena iz eclotnc vrednosti arhivskega podatkovnega poteneiala (opravljeno delo mermo s Številom človek let-dela) in dodatne vrednosti informacije v določenem trenutku transformacije. Pri tem seveda izhajamo iz spoznanja, da je število posameznih podatkov v cclotncm arhivskem gradivu veliko, a nc neskončno • veliko. T?1 ko lanko izpostavimo posredno in neposredno metodo izračunavanja vrednosti por amen ih arhivskih podatkov oziroma mformacij.
S posredno metodo skušamo ugotavijat: di rektne ¿n indirektne vplive informacij iz arhiv skega gradiva na okolje in rezultate tega delovanji ovrednotimo na različne načine. Ob tem velja izpnsta/iti, daje vplivov zelo veliko, a ne neskončno veliko (Jc pa uooštcvamo še število interakcij, ki so povrh tega časovno nepredvidljive jn iuai izredno težko empirično meritve, pa nam ugotavljanje objektivnih rezultatov predstavlja resnično sizifovo delo.
Pri neposredni mefodi ugotavljamo stroške celotnega arhivskega informacijskega potenciala z dodano vrednostjo. Tudi tukaj sc zelo zaplete, saj sc v sekundarnem arhivskem pouatkovncm potencialu ohlikujc problem števila kombinacij, v katerih sc podatk. iahko pojavijo. Teh je lahko
evidentiranje uporabnikov ¡n dostopnost do deločen-ga gradiva, ampak ie men spekter aktivnosti nad/nrwania pretoka informacij, tako v samem arhivu kol tudi ¡/ven arhivskih institucij.
I/dtPa va t.i domačih strani nr WWW itreJniku je lahko razstava, a hkrati tudi nubliurano delo /. vsemi njenimi atributi
88
bjirakse /j_praki>u
ARHIVI XVIII 1995
veliko, a spet ne neskončno "cliko. Če pa k temu dodamo še določeno velike končno število različnih Dblik povpraševanj ob primarnih arhivskih nolcncialov, ugotavljamo, da sc gihijemo na mcj; spoznavnega in določljivega.	:
Pn obeh metodah se srečujemo s podobnimi problemi, ki sc rezu U t rajo v velikokrat realno nc-Dbjektivncm vrednotenju icr realno ncprimerlji-vot;tio rc/ullalov sbeh metod zaradi njihovih različnih izhodišč.
Vrednosti arhivskih informacij pa Kljub icmu nc moremo in nc smemo gledati v ekvivalentu katerekoli domače ali svetovne valute, ampr.k v smislu oblikovanja pozitivnega odnosa okolja do varovanja in ohranjanja arhivskega gradiva kot kutlurnc dediščine, zalo tu nc moremo govoriti o trdnem gospodarstvu v klasičnem pomenu bese dc,
ZAKLJUČEK
nosti obstoječe arhivske teorije in prakse.
Prav gotovo lahko zaključimo, da podatki oziroma in. >rmacjjc iz arhivskega gradiva tvor ¡o velik arhivski potencial kulturne dediščine,-ki je v principu unikaten. Prav la unikalnosl brez konkurcnec pa arhive postavlja v poseben, celo monopolističen položaj sodohne tržno naravnane družbe, ki pa ga arhivski delavci nekako ne moramo prav izkoristiti- Verjetno še ni prišel pravi trenutek za tovrstno trgovanje Brez dvoma so možnosti prodaje arhivskih podatkov velike, samo ponuditi jih je potrehno za "realno ceno".
Uporabniki arhivskega gradiva največkrat nc vede, kje in na kakšen način je mogoče pmi do želenih podatkov ko pa do njih pridejo,'pa po načelu "spoznano konzumjrano"* ne morejo oee niti niti opravljenega dela niti količine krpilala, ki je hil vložen v informacijski sislemt tehnično opremo in druge dciavnikc, ki so omogočili, da je iskani podncic iz arhivskega gradiva oslal ohranjen in ga je bilo mogoče brez večjih težav najti v neki celoti arhivskega gradiva.
V pričujočem pnspevku sem ''kušal opozorili na nekatere metodološke prohlcme ugotavljanja vrednosti arhivskih mfarmacij m Števila podal kov, kr jih hranimo v arhivskih skladiščih. Pn tem sem ugotovil, da bi bilo potrebno la izhodišča razvijati dalje predvsem na nivoju ugotavljanja metodologije vrednesti celotnega arhivskega podatkovnega" potenciala, saj izgleda, da obvladovanje vrednosti celotnega arhivskega iniormacijskega potcnciala presega realne moi
Literaiura
1 James Martin, Einfurung in die Daicn-banktcehnik, Dunaj 1981
2.	James Martin, Strategy for Distributed Data Processing, Prentice H?,ll l9h2.
3.	Janez Grad, Gortan Rcsinovič, Viljem Rup-nik, Ekonomika informacijskih sistema, Zagreb 1 386.
4.	Pater Pavel Klasmc, Materialne varovanje klasičnih in novjh nosilcev .nlormacij, Maribor 1992
5.-Frank	Lezaja. Cost Justifying a Document Image Processing System, Zbornik DOC SYS 93, Ljubljana ir Portorož 1993, str. 101 112.
6.	Miros lav Novak. Tipologija >n transformacija inlormaeij ler'njihova discminacija v arh 'ih in arhivskih službah, Zbornik DOC SYS 94, Ljuhljanain Portorož 1994, str. 147-154.
i