Šolska knjižnica, Ljubljana, 23 (2013) 3/4, 169–177 169 stroka in praksa Prehod s segmenta COBISS2/izposoja na COBISS3/izposoja v knji`nici Šolskega centra Novo mesto Transition from segment COBISS2/Lending to COBISS3//Lending in libbrary at School centre Novo mesto > Marija Debevc Rakoše >> Mateja Šašek Izvleček V knjižnici Šolskega centra Novo mesto pri svojem delu uporabljamo sistem COBISS. V prispevku so predstavljene primerjava izposoje v segmentu COBISS2 in COBISS3 ter prednosti in slabosti, na katere naletimo pri delu ob izposoji v knjižnici Šolskega centra Novo mesto. Knjižnica je po številu uporabnikov in številu gradiva največja šolska knjižnica v Sloveniji, ki je skupna za vse šole in enote, združene v Šolski center Novo mesto. Prehod s segmenta COBISS2/zaloga na COBISS3/ zaloga ni bil problematičen in je potekal v redu. Podobno smo pričakovali tudi za segment izpo- soja. Zaradi velikega števila uporabnikov in zelo frekventne izposoje je bilo treba korak prehoda skrbno načrtovati in razmisliti o vseh morebitnih zapletih, ki bi se lahko pojavili ob prehodu. Kljub predhodnemu razmisleku in tudi ob vseh možnih usklajevanjih pa so se pojavile nekatere težave, na katere opozarjamo v članku. Ključne besede Šolski center Novo mesto, šolske knjižnice, izposoja, programska oprema COBISS3/izposoja UDK 024.6:004.42:027.8(497.4Šolski center Novo mesto) Abstract In the library of School centre Novo mesto we use COBISS software. The paper presents a compa- rison of segment COBISS2 and COBISS3, and the strengths and weaknesses which were identified by librarians during the use of this software in lending. The library is the biggest school library in the country by the number of users and library materials, since it serves all schools and units of School centre Novo mesto. The transition from the segment COBISS2/Holdings to COBISS3/ Holdings was not complicated, therefore we had similar expectations for the lending segment. Due to a larger number of users and hgh frequency of lending, we needed to carefully plan the transition and try to predict all possible complications. In spite of careful consideration and many coordinating measures, we still has some problems which are highlited in the paper. Keywords School centre Novo mesto, school libraries, lending, software COBISS3/Lending Uvod Ker smo bili s funkcionalnostmi in preglednejšim načinom dela v programski opre- mi COBISS3/zaloga zelo zadovoljni, smo se odločili, da preidemo tudi na segment COBISS3/izposoja. Posebnost večjih šolskih centrov in nekaj večjih srednješolskih knjižnic je, da imamo na isti lokaciji v knjižnici dva oddelka izposoje, in sicer oddelek knjižnice in oddelek učbeniški sklad. Pri delu v COBISS3/izposoja smo naleteli na ogromno težav, ki nam zelo otežujejo delo.Predstavljene so večje pomanjkljivosti, ki smo jih opazili pri konkretnem delu v izposoji. Nekaj težav smo s pomočjo IZUM-a uspeli odpraviti že sproti, nekaj jih je še ostalo evidentiranih za izboljšave v novejših različicah, nekaj pomanjkljivosti (ki to morda za manjše knjižnice niso) pa bo ostalo. 170 Marija Debevc Rakoše, Mateja Šašek: Prehod s segmenta COBISS2/izposoja na COBISS3/izposoja v knjižnici Šolskega centra Novo mesto stroka in praksa O knjižnici Šolskega centra Novo mesto Na Šolskem centru Novo mesto, ki je največji šolski center pri nas, je združenih se- dem enot: Srednja elektro šola in tehniška gimnazija, Srednja zdravstvena in kemij- ska šola, Srednja strojna šola, Srednja gradbena in lesarska šola, Srednja šola Met- lika, Višja strokovna šola, Medpodjetniški center in Enota za izobraževanje odraslih. Povprečno je v vsakem šolskem letu na Šolski center Novo mesto poleg približno 310 redno zaposlenih vpisanih približno 3000 dijakov, 1000 študentov Višje strokovne šole, 1000 udeležencev Enote za izobraževanje odraslih. Na Fakulteti za informacij- ski inženiring je vpisanih 144 študentov. Na naši šoli imamo samo sodelavcev toliko, kot je na marsikateri šoli uporabnikov. Skupno število naših uporabnikov presega število 10.000, se pa vse leto v knjižnico na novo vpisujejo predvsem študenti in udeleženci izobraževanja odraslih. Član šolske knjižnice postane vsak udeleženec izobraževanja na Šolskem centru Novo mesto z vpisom v šolsko knjižnico. Tako je naša šolska knjižnica, ki po številu enot gradiva in številu uporabnikov ne presega samo vseh preostalih šolskih, ampak tudi marsikatero splošno knjižnico, največja šolska knjižnica v državi. Knjižnični fond šteje več kot 96.000 enot knjižnič- nega gradiva in približno 75 naslov periodičnega tiska. Uporabniki naše knjižnice so poleg dijakov in zaposlenih tudi študenti naše Višje strokovne šole in udeleženci izobraževanja odraslih ter študenti visokošolskega zavoda Fakulteta za industrijski inženiring. Tudi naša knjižnica je, tako kot vse preostale šolske knjižnice v Sloveniji, informacijsko središče šole, ki se s svojim delovanjem vključuje v program šole in pomaga zadostiti informacijskim potrebam posameznikov in interesnih skupin ter pomaga razreševati informacijske probleme pedagoškega procesa. Svoje naloge uresničuje z gradnjo vsebinsko ustrezne in strokovno urejene knjižnične zbirke in z izobraževanjem uporabnikov za učinkovito izrabo razpoložljivih virov. Sistem COBISS3 COBISS3 je ime za tretjo generacijo programske opreme, ki jo je IZUM razvil za potre- be delovanja sistema COBISS. Ena od arhitekturnih značilnosti programske opreme COBISS3 je njena tridelna zasnova: uporabniški vmesnik, poslovna logika in baza podatkov. Vse troje povezuje objektni model RMI (RemoteMethodInvocation), za baze podatkov pa se uporablja Oracle. Programska oprema COBISS3 je razvita v javi, ki je več kot samo programski jezik, saj omogoča, da omenjena programska oprema deluje v različnih okoljih. Programska oprema COBISS3 vsebuje osem segmentov: – COBISS3/katalogizacija, – COBISS3/nabava, – COBISS3/serijske publikacije, – COBISS3/zaloga, – COBISS3/izposoja, – COBISS3/medknjižnična izposoja, – COBISS3/izpisi, – COBISS3/upravljanje aplikacij. COBISS3/izposoja je segment, ki omogoča knjižnicam avtomatizacijo naslednjih po- stopkov: vpis in spremembo podatkov o članih, brisanje podatkov o članu, spremem- bo številke izkaznice, izpis nalepke za člansko izkaznico, izposojo gradiva na dom ali v čitalnico, podaljšanje roka izposoje, spremembo datuma poteka, vračanje gradiva z možnostjo, da člana izberemo ali ne izberemo, rezervacije prostega in neprostega gradiva ter izpis zadolžnice za člana.Pri posameznih izvodih gradiva je za potrebe izposoje možen vpis opombe o izvodu, pri izposojenem gradivu pa še vpis začasne opombe. V lokalnem katalogu je možno poiskati gradivo ali posamezne izvode, po- gledati bibliografske podatke in podatke o stanju zaloge ter dobiti informacijo, pri Šolska knjižnica, Ljubljana, 23 (2013) 3/4, 169–177 171 stroka in praksa kom je gradivo izposojeno, če ni prosto. Podatke o vpisanih članih je možno iskati po različnih kriterijih in jih nato v obliki seznama izpisati tudi na tiskalnik. V knjižnicah, ki svojim članom zaračunavajo določene storitve, so možni postopki: vzdrževanje cenika, evidentiranje in poravnava terjatev, izpis terjatev, izpis računa, brisanje terjatev, storniranje poravnave terjatev, zaključitev blagajne in pregled blagajniških transakcij. Za člane, ki zamujajo z vračilom gradiva, je možno pripraviti in izpisati opomine. Knjižnici je omogočeno spreminjanje časovnih parametrov izposoje, spre- minjanje koledarja, kdaj je knjižnica odprta, spreminjanje nastavitev za elektronsko obveščanje članov, obdobja veljavnosti članstva za posamezne kategorije članov, spreminjanje naslova spletne strani s kontaktnimi podatki in obvestili v zvezi s ser- visom Moja knjižnica v COBISS/OPAC-u. Šolska knjižnica Šolskega centra Novo mesto je postala polnopravna članica sistema COBISS leta 1997, smo pa zaradi velikega števila gradiva med rednim delom ročno vnašali staro zalogo v COBISS, novo zalogo pa dvojno obdelovali v starem sistemu šolska knjižnica in COBISS-u. Ker konverzija podatkov ni bila možna, se je obdelava starega gradiva zavlekla do leta 2006, ko smo začeli z izposojo v COBISS-u. Odločili smo se za dva oddelka, in sicer oddelek 01 – knjižnica in oddelek 02 – učbeniški sklad. Dokler smo delali s COBISS2/izposojo, razen manjših zapletov, ki smo jih lah- ko reševali sproti, nismo imeli večjih težav, ko pa smo prešli na COBISS3/izposojo, pa so se začele velike težave, ki so nam zelo otežile že tako frekventno izposojo. Prehod s COBISS2 na COBISS3 Ker smo s prehodom s COBISS2 na COBISS3 v segmentu Zaloga odlašali do zadnje- ga, smo bili v to primorani v zadnjem trenutku pred »ukinitvijo« COBISS2/zaloga v mesecu juniju, ko je v šolskih knjižnicah največ dela. Toda čeprav je bil neprimeren čas glede na aktivnosti v zvezi z zaključkom šolskega leta, se je segment COBISS3/ zaloga izkazal za zelo dobrega in še danes smo z njegovim delovanjem zadovoljni. Ker iste napake s časom prehoda na COBISS3 nismo želeli ponoviti še pri segmentu izposoja, smo se v začetku marca 2012 odločili, da vpeljemo izposojo v COBISS3 med prvimi oz. si sami določimo najugodnejši čas prehoda glede na šolsko leto in delo, povezano s tem. Edini pogoj, ki smo ga zahtevali pred prehodom na segment COBISS3/izposoja, je bil, da se omogoči možnost dela v več oknih, ki so odprta sočasno. Pri naši izposoji je namreč nemogoče, da bi kar naprej zapirali in odpirali zapise v segmentu Zaloga, kar je bilo mišljeno kot popolnoma ustrezna rešitev. To je morda res v knjižnicah, kjer imajo na uro enega ali dva uporabnika, pri nas pa je to popolnoma nemogoče. IZUM je potem to na našo zahtevo rešil tako, da je uredil možnost dvokratne prijave z enim uporabniškim imenom. Formalni prvi pogoji so bili torej po izobraževanju izpolnjeni in kot smo že omenili v uvodu, so bili za nas pripravljeni tudi pogoji za prehod na segment COBISS3/ izposoja. Vendar je bila odločitev prehitra. To se je takoj izkazalo, saj segment ni bil dodelan za knjižnice s tako veliko izposojo. COBISS3 naj bi bil prijaznejši, eno- stavnejši, hitrejši in boljši od stare različice. Tudi mi smo bili navdušeni, ko smo obravnavali »zgledne šolske primere« na izobraževanju COBISS3/izposoja, ko imajo knjižnice po statistiki izposoje na mesec takšno izposojo, kot jo imamo mi dnevno. Postopki izposoje v COBISS3 so tekli nemoteno tudi v večini osnovnošolskih knjižnic, ki so se še pred nami vključile v COBISS3 zaradi neposrednega prehoda s programa WinKnj. Pri nas pa so se takoj na začetku dela v izposoji v COBISS3 začele težave. Zelo moteče pri izposoji je, ker imamo veliko sodelavcev, ki imajo število izposo- jenega gradiva po več kot 50, 100 ali več kot 150 enot gradiva, izposoja pri takih članih pa se neverjetno upočasni. Odgovor iz IZUM-a je bil, da je število takšnih 172 Marija Debevc Rakoše, Mateja Šašek: Prehod s segmenta COBISS2/izposoja na COBISS3/izposoja v knjižnici Šolskega centra Novo mesto stroka in praksa članov samo 40 in da je to v primerjavi z številom članov zanemarljivo. Ko pa moraš vsako uro izposojati po 10 oz. 20 enot tem članom, ki si glede na veliko število izposojenega gradiva verjetno v knjižnici zelo pogosto izposojajo gradivo, to ni več za- nemarljivo. Zgodi se, da med odmorom, ko samo za pultom stoji 30 dijakov, ki čakajo na izposojo, podaljšanje oz. vračilo, in jih med policami čaka še 50, za pultom pa izposojamo 20 učbenikov sodelavki, ki zaradi števila izposojenega gradiva za IZUM sicer ne »predstavlja« težav, mi pa smo čakali na odziv programa na vsak učbenik tudi po 30–60 sekund, da ga je program »zaznal« in izposodil, potem je očitno, da COBISS3/izposoja (vsaj na začetku) ni bila predvidena za večje število uporabnikov. Zgoraj omenjeni primer nam otežujejo tudi vzporedni zapisi. Ker imamo v knjižnici po tudi 400 in več enot enakih naslovov učbenikov, moramo delati vzporedne zapise. Pri vsakem učbeniku, ki je vnesen oz. ‚obešen‘ na vzporedni zapis, pa se izpiše posebno obvestilo, ki ga je treba potrditi, da izposoja teče dalje. Enako se ponovi tudi pri vračilu gradiva. To okno je možno sicer zapreti tudi s pritiskom na tipko Esc, vendar je tudi za to potreben dodaten čas pri vsaki posamezni enoti gradiva, da lahko gradivo evidetiramo kot izposojeno oz. vrnjeno. Čeprav je bil odgovor IZUM-a da se je treba na vsak nov sistem prilagoditi, je prav posebej za našo knjižnico to popolnoma neumestna in neutemeljena pripomba. Če ima knjižnica v vsem mesecu po statistiki izposoje 100, 200 ali »celo« 300 izposoj, ne more biti mnenje takega uporabnika sistema izenačeno z našim, kjer je povpreč- na dnevna izposoja v šolskem letu približno med 250 in 300. Program preprosto »fizično« ni sledil zahtevam uporabnikov naše knjižnice. Uporabnik za pultom stoji tudi petkrat daljši čas kot je v primeru podobnega števila uporabnikov in gradiva čakal za izposojo v COBISS2. Pogosto se nam je zgodilo, da nam je program preprosto zmrznil in smo morali inventarne številke pisati na papir in potem ročno vnašati v računalnik. Bilo je že tako naporno, da smo se odločili, da naredimo »korak nazaj« (za nas naprej) in začnemo ponovno uporabljati COBISS2/ izposojo. Ko so nas v tistem času klicale kolegice iz preostalih šolskih centrov, smo vsem po vrsti absolutno odsvetovali prehod na COBISS3/izposojo v tej fazi, dokler se stvari popolnoma ne dodelajo. Naslednji velik problem je absolutno preveliko število korakov pri postopkih izposoje oz. vračila gradiva. Tukaj so se postopki v primerjavi z vračilom gradiva v COBISS2/ izposoji po nepotrebnem zelo podaljšali in zavlekli. Zopet prihaja do težav zaradi zelo frekventne izposoje in razumljivo je, da večina knjižničarjev nima problema pri izposoji 1 enote na 15 minut ali celo uro. Spodaj je prikazan primer izposoje in vračanja gradiva različnih uporabnikov. Sledi opis korakov, ki so potrebni, da iz maske, ki je odprta na namizju, pripeljemo posto- pek do vračila gradiva. Od 1. slike do vračila gradiva v drugem oddelku je potrebno kar devet korakov, v COBISS2/izposoja pa je bilo teh korakov neprimerljivo manj: Opis potrebnih klikov: 1. prekliči 2. razred oddelek 3. desni klik, prehod v drug oddelek 4. izbereš oddelek 5. v redu 6. izposojeno gradivo 7. desni klik 8. vračanje, brisanje –s čitalnikom črtne kode odčitaš inventarno številko – ‚vrže‘ te v člana 9. klik vrni Šolska knjižnica, Ljubljana, 23 (2013) 3/4, 169–177 173 stroka in praksa Slika 1: Odprta maska od prejšnje izposoje (uporabnik 1 si je izposodil gradivo). Slika 2: Uporabnik vrača gradivo v drugem oddelku, razred oddelek, prehod v drug oddelek. 174 Marija Debevc Rakoše, Mateja Šašek: Prehod s segmenta COBISS2/izposoja na COBISS3/izposoja v knjižnici Šolskega centra Novo mesto stroka in praksa Slika 3: Izbor oddelka, potrditev z gumbom V redu. Slika 4: Izbor razreda neprosto gradivo, z desnim klikom na miški vračanje, brisanje. Šolska knjižnica, Ljubljana, 23 (2013) 3/4, 169–177 175 stroka in praksa Slika 5: S čitalnikom črtne kode odčitanje inventarne številke. Slika 6: ‚Vrže‘ te v uporabnika, ki ima izposojeno to gradivo, vendar je treba potrditi s klikom na gumb V redu, da se izposojeno gradivo zbriše. V primerjavi s tem postopkom je še bolj zamuden postopek vračanja gradiva v pri- meru, ko uporabnik vrača več enot gradiva, ki je izposojeno na različne uporabnike iz več različnih oddelkov. Za vsako posamezno enoto je potrebno naslednje število klikov z miško: stroka in praksa 176 Marija Debevc Rakoše, Mateja Šašek: Prehod s segmenta COBISS2/izposoja na COBISS3/izposoja v knjižnici Šolskega centra Novo mesto – v redu, da se zapre okno za člana – prekliči, da se zapre vračanje, brisanje – razred – oddelek – desni klik, prehod v drug oddelek – izbereš oddelek – v redu – izposojeno gradivo – vračanje, brisanje – v redu, da ‚greš‘ iz člana Če torej primerjamo iste operacije in število ukazov z izposojo COBISS2/izposoja, smo glede na to, da gre za nadgradnjo, upravičeno pričakovali, da bo s prehodom na izposojo v COBISS3 delo poenostavljeno, ne pa ravno obratno. Poleg tega je treba upoštevati, da je COBISS3/izposoja veliko počasnejša in da so zato postopki še bolj zamudni. Še enkrat želimo poudariti, da je morda delo nemoteče v manjših knjižnicah s samo enim oddelkom in morda v splošnih, kjer sicer imajo več oddelkov, vendar na eni enoti poteka izposoja samo v enem oddelku. Na IZUM-u so potem uredili, da je vračanje gradiva iz oddelka 02 (učbeniški sklad) možno tudi v oddelku 01. Delo bi zelo olajšal samo en ukaz, ki bi nudil možnost prehoda iz enega oddelka v drug oddelek oziroma da bi se prehod med oddelki avtomatsko nastavil na oddelke knjižnice, kjer je gradivo izposojeno. Naslednji problem je iskanje člana po imenu in priimku. V izposoji COBISS2 je na enostavno vnesen ukaz (ime ali priimek) oz. po katerem koli delu priimka ali imena izpisal člane, zdaj pa npr. vtipkaš drugi del priimka in člana sploh ne najde (npr. Novak Pavlin Pavle). Iskanje je sicer olajšano po iskanju po ključnih besedah, vendar je postopek izbire člana po imenu in priimku pretirano dolgotrajen in potrebnih je veliko klikov, da člana najdeš, izbereš in odpreš masko, ki je pripravljena na izposoji gradiva. V sodelovanju z IZUM-om smo razrešili kar nekaj nejasnosti in so kadar koli pri- pravljeni pomagati in svetovati. Začetni odgovori na naše pripombe in opažanja so sicer bili bolj usmerjeni v našo nesposobnost prilagajanja na nove programske zahteve kot pa v dejansko stanje in težave programa, ki je, kot se je izkazalo, res pomanjkljivo v več segmentih izposoje. Dodaten dokaz za to smo dobili junija 2013, ko nekaj dni izposoja sploh ni delovala – uporabnikom smo izposojeno gradivo lahko vračali, izposojali pa ne. Torej sploh nikomur nismo mogli izposoditi ničesar. IZUM nam je sicer zadevo hitro rešil. Njihovo pojasnilo za ta pojav pa je bilo, da smo prvi v Sloveniji, ki smo v programski opremi COBISS3/izposoja presegli določen limit pri programskem števcu izposojenega gradiva, kar je posledično povzročilo blokiranje izposoje. Tako smo prejeli svojevrstno dokazilo, da naše pripombe o velikem številu izposoj niso samo odraz naše nesposobnosti prilagajanja na spremembe in da so bile vse pripombe o težavah in oteženem delu pri izposoji v segmentu COBISS3/ izposoja utemeljene. Preostale odprte zahteve so evidentirane in jih bodo poskušali realizirati v eni od prihodnjih različic. Sklep Po besedah IZUM-a je večina uporabnikov s trenutnimi funkcionalnostmi v program- ski opremi COBISS3/izposoja zadovoljnih, predvsem s preglednejšim in prijaznejšim načinom dela, kot je bilo to v programski opremi COBISS2/izposoja, in splošno stroka in praksa Šolska knjižnica, Ljubljana, 23 (2013) 3/4, 169–177 177 znano je, da vsak prehod na novejši način dela predstavlja izziv in zahteva čas za prilagoditev. Tudi knjižnice, ki so prešle s programa WinKnj neposredno na COBISS3/ izposoja in niso delale v COBISS2/izposoja, ne vedo, da so postopki potekali ve- liko hitreje. Vendar se je pri našem delu izkazalo, da je za naše težave dejansko kriv program, ki nam z velikim številom korakov upočasnjuje izposojo in povzroča nezadovoljstvo tako pri uporabnikih kot pri nas. Upamo, da bodo naše izkušnje in pripombe pripomogle k izboljšanju segmenta COBISS3/izposoja in olajšale delo nam in vsem prihodnjim uporabnikom. Viri Informacijsko opismenjevanje : priročnik za delo z informacijskimi viri (2004). Ljubljana : Zavod Republike Slovenije za šolstvo. Osnovna navodila COBISS3 V5.2 03 : priročnik za uporabnike (2013). Maribor, Institut informacij- skih znanosti. > Marija Debevc Rakoše, univ. dipl. bibl., zaposlena kot šolska knjižničarka na Šolskem centru Novo mesto. Naslov: Šegova ul. 112, 8000 Novo mesto Naslov e-pošte: marija.debevc-rakose@guest.arnes.si > Mateja Šašek, univ. dipl. org. dela in bibl., zaposlena kot šolska knjižničarka na Šolskem centru Novo mesto. Naslov: Šegova ul. 112, 8000 Novo mesto Naslov e-pošte: mateja.sasek@guest.arnes.si