Leonor CALVÄO BORGES* " Arquivo Historico Parlamentar Lisbona Novas tecnologias de registo de informagäo: reflexos nos arquivos, direito de acesso e direito da reserva da vida privada. Estado da questäo em Portugal CALVÄO BORGES Leonof, New Technologies of Information Register: Consequences in the Archives, Right of Access and Right of the Reserve of the Private Life. State of the Question in Portugal. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 147155. Original in Portuguese, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English Each time more we are collated with registers of information in only possible supports with the development of the new technologies of communication and information. To the digital citizenship, we can also add an almost universal citizenship, where our data are supplied outrem it, in a logic of allotment of resources in net, that the current threat of terrorism harnesses and justifies. Before this exponential increase of registers and exchanges of information in a global scale, it is essential that the legislator actue and not only regulates its existence, as well as the access right, safeguarding since soon the reserve of the privacy of the private life of each one. It is on this balance enters the necessity of registar and filing, the right of access and it safeguards of the individual rights of that we intend to analyze the legislation produced to this respect in Portugal, in the period that it measured between 1. Mais concretamente no seu n° 3 "todos os cidadaos tem o direito de ser esclarecidos objec-tivamente sobre actos do Estado (^) acerca da gestao dos assuntos publicos". A 2 de Abril de 1976, e aprovada em Portugal, pela Assemble-ia Constituinte, a Constitui^ao da Republica Portuguesa, saida apos a revolu^ao de 25 de Abril de 1974, pondo fim a um regime ditato-rial, que durou 48 anos. Resultado dessa altera^ao politica, a nova Constitui^ao recon-hece e confere direitos de participa^äo na vida publica1 (art. 48°), li-berdade de expressao e informa^ao (art. 37°), preocupando-se tam-bem com o direito a identidade, ao bom nome e a intimidade (art. 33°), bem como ao direito de tomar conhecimento do que sobre si constar em registos (na altura) mecanograficos (art. 35°). O Estado, pelo seu lado, assegura tambem aos seus cidadaos, direitos e deveres economicos, sociais e culturais, proclamando a democratiza^ao da cultura, bem como o acesso de todos os cidadaos a frui^ao cultural (art, 73°). Esta assim a dar o mote que norteara a rela^ao cidadao / Estado, a qual evoluira exponencialmente devido nao so as novas tecno-logias de informa^ao, como tambem a democratiza^ao do acesso a documenta^ao estatal e estabelecimento do e-governement, que tran-sforma os registos oficiais em bases de dados ou mesmo desmateriali-za a sua produ^ao, encontrando-se, em muitos casos, on line. O tecido empresarial tambem se moderniza, criando formas de divulga^ao da informa^ao aos seus clientes que passam por um acu-mular de dados pessoais nas suas listas de mailing. Por outro lado, as possibilidades criadas pelas novas tecnolo-gias de registo de informa^ao, transformam o dia a dia de qualquer cidadao numa sucessiva capta^ao de dados, pertencentes a diferentes entidades, e certo, e com objectivos diferenciados. Quantas vezes por dia somos filmados (em bancos, comercio, centros comerciais, areas publicas, transportes publicos, etc.), registado o movimento infor-matico dos nossos cartoes de pagamento ou qualquer outro tipo de cartao - o que ira acontecer com a entrada em vigor do cartao do ci-dadao, por exemplo - registada a nossa movimenta^ao em eventos publicos, por exemplo, com recurso a tecnologia RFID, e sem que seja necessario o aviso sobre essa capta^ao de informa^ao, ou mesmo a disponibiliza^ao dos nossos registos medicos na intranet de qualquer institui^ao medica? O desenvolvimento da sociedade da informa^äo e do conheci-mento, trouxe ainda problemas relativos a privacidade dos dados pes-soais numa logica que transcende a actua^äo do Estado, sendo espe-cialmente visiveis no comercio electronico, nas redes sociais e nos grandes motores de busca, amea^as essas para as quais ainda näo se avista qualquer solu^äo. Para näo referir que esse desenvolvimento expos, de uma forma gritante, o problema da utiliza^äo desses meios por crian^as. E se nos detivermos com a escala mundial produ^äo e partilha de informa^äo, cada vez mais exigida, facto a que a actual amea^a terrorista potenciou, podemos constatar que, a questäo do direito de registo, do direito de acesso a informa^äo, bem como o direito de reserva da intimidade da vida privada, pode nem sempre coincidir. A titulo de exemplo, leia-se Patriot Act (http://epic.org/privacy/terrori-sm/hr3l62.pdf), promulgado pelos Estados Unidos em resposta ao ataque de 11 de Setembro, ou veja-se as questoes que os scanners corporais utilizados actualmente em alguns aeroportos, para termos uma no^äo esclarecedora desta questäo. Se o mundo actual atras descrito pode parecer um pouco a la esenvolvi- Bourne Identity, tambem a legisla^äo sofreu um forte mento no que diz respeito as formas de registo de informa^äo, pro-tec^äo de dados pessoais e fiscaliza^äo desses registos. Esta situa^äo traz, naturalmente, implica^oes ao nivel dos ar-quivos, quer na sua componente administrativa ou corrente, quer na sua componente historica, sendo necessario legislar e regulamentar essas situa^oes. A legisla^äo portuguesa reflecte, naturalmente, toda esta evo-lu^äo tecnologica, tendo regulamentado tanto as formas de acesso a informa^äo como a protec^äo de dados pessoais Se näo vejamos: 1. Dados pessoais em documenta^ao historica A Constitui^äo da Republica Portuguesa previu desde o inicio o acesso a cultura, o que incluia, naturalmente, os arquivos histori-cos. Contudo, e ainda antes de regulamentar o patrimonio cultural (1985) ou, mais especificamente, o patrimonio arquivistico (1993), desde cedo surge legisla^äo relativa a determinados arquivos, cuja conserva^äo, organiza^äo e acesso levantavam questoes politicas, de-vidas ao processo de democratiza^äo em curso. Foram assim precavidos os arquivos de Marcelo Caetano e Antonio de Oliveira Salazar, antigos Presidentes do Conselho de Mini-stros (decreto-lei 77/81 e, mais tarde decreto-lei 279/91), o arquivo do Conselho da Revolu^äo (decreto-lei 286/83), organiza^äo politica composta por militares, existente entre 1975 e 1982, e criada com o objectivo de democratizar, com a rapidez possivel, o pais. Mais tarde, e objecto de alguma controversia nacional, a incor-pora^äo no Arquivo Nacional do arquivo da PIDE/DGS (antiga po-icia secreta) e Legiäo Portuguesa, levantara bastantes questoes ao acesso e, simultaneamente, protec^äo da vida privada (lei 4/91). Em todos estes arquivos havia e ha, como e natural, documen- 1994 and the actualidade. Still concrete examples of order of right of access to this type of documentation will be analyzed, and the arquivistica reply to the same ones. That's a question, in our point of view, essencial for the future of the archives. CALVÄO BORGES Leonor, Nuove tec-nologie del registro d'informazioni; con-seguenze per gli archivi, diritto all'acces-so e diritto alla privacy. La situazione in Portogallo. Atlanti, Vol. 20, Trieste 2010, pp. 147-155. Siamo semprepiu alleprese con registri di in-formazioni, dato lo sviluppo delle nuove tec-nologie di comunicazione ed informazione. Alla cittadinanza digitale, possiamo aggiun-gerne anche una universale, dove i nostri dati sono forniti in una logica di distribuzione delle risorse in rete, che l'attuale paura del terro-rismo imbriglia e giustifica. Prima di questa crescita esponenziale di registri e scambio di informazioni su scala globale, e essenziale che il legislatore regolamenti la sua esistenza, cosi come il diritto all'accesso, salvaguardando al tempo stesso la privacy di ognuno. E' sopra questo equilibrio fra la necessita di registrare ed archiviare, il diritto di accesso e la privacy personale che vogliamo analizzare la legisla-zione prodotta al riguardo in Portogallo nel periodo dal 1994 adoggi. Verranno analizza-ti esempi concreti di diritto all'accesso e la ri-sposta dell'archivistica a cid. Questione, a no-stro modo di vedere, essenziale per il futuro degli archivi. CALVÄO BORGES Leonor, Nove tehnologije v informacijskem katalogu: posledice v arhivih, za pravice do dostopa do arhivskih dokumentov in do privatnega življneja: stopnja in vprašanja glede tega na Potrugalskem. Atlanti, Zv. 20, Trst 2010, str. 147-155. Vedno bolj se moramo poglabljati v procese , ki nam jih postavljajo informacijski katalogi, ki nam sicer zastavljajo možnost zaščite v razvoju novih tehnologij, ki nam jih prinašata medsebojna komunikacija in informacijska znanost. Zdi se, da moramo k digitalnim dosežkom v posamezni državi, dodati tudi univerzalnost, saj se naši podatki dopolnjujejo v univerzalnosti in v podatkih na spletu, kjer se lahko srečajo tudi s teroristično vprego in vsesplošnim preverjanjem pravilnosti podatkov. Tako se zdi, da predvsem v povpraševanje po katalogih in povpraševanje po informacijah postaja globalna razsežnost. Pri tem je potrebno postaviti na tehtnico potrebo, kaj dati iz arhivov na splet, a se pri tem ne sme zanemariti dostopnost do arhivskega gradiva in ne zavarovanje osebnih pravic. Pri tem moram poudariti, da bomo še posebej preverjali in analizirali pravico do dostopa do gradiva in odgovor arhivskih zakonodaje in znanosti do teh vprašanj. Ta problem bo zagotovo najbolj pomemben v prihodnjem delovanju arhivov. SUMMARY We are increasingly confronted with information records on media only possible with the development of new technologies of communication and information. At these digital citizenship, we can also add an almost universal citizenship, where our data are provided to others in a sharing resources net, which the current terrorism threat justifies. Faced with this exponential increase of records and information exchange on a global scale, it is essential to legislate and have regulation inspections not only of their existence but also of the right to access, immediately safeguarding the privacy of each others life, regarding image, voice, personal data and so on. It is this balance between the need to record and archive, the right to access and safeguard the rights of every individual that its analyzed the legislation produced in Portugal about these subjects, between 1974 and 2010. There will be given same examples of applications of the right of access to such documentation, and the corresponded archival response. This is an issue, essential to the future of the records management, and, in a larger scale, archives. tos sensiveis do ponto de vista polftico e social, uma vez que se tratava de documenta^äo secreta e susceptivel de abranger dados pessoais de um numero consideravel de pessoas favoraveis ou contra o regi- me. Apesar disso, e determinado que, para os arquivos dos antigos Presidentes do Conselho de Ministros, a sua consulta seria possivel passados 25 anos da morte dos titulares ou, antes de decorrido esse prazo, a titulo excepcional, mediante requerimento do interessado, "que demonstre interesse relevante na consulta, devendo o mesmo ser autorizado pelo membro do Governo responsavel pela area da cultura, apos parecer do director do Arquivo Nacional da Torre do Tombo" (n° 2, do art.° 3, do decreto-lei 279/91). Ja no que diz respeito as 3 institui^oes, seräo tomadas decisoes diferentes: para o Conselho da Revolu^äo, e determinada a sua aces-sibilidade decorridos 15 anos apos a sua extin^äo, enquanto que para os arquivos da PIDE/DGS e Legiäo Portuguesa se preve uma data de abertura a consulta publica a partir de 25 de Abril de 1994, ou seja, 19 anos passados da revolu^äo, sendo tambem neste caso previstas excep^oes, ao abrigo do n° 3 do art. 3° da Lei 4/91. Mas em 1993, aquando da publica^äo do Regime Geral dos Arquivos e Patrimonio Arquivistico, pelo decreto-lei 16/93, as datas de comunicabilidade de documentos que contenham dados pessoais determinadas no seu art. 17°, seräo bastante mais cautelosas: 50 anos apos a morte dos interessados ou, sendo esta desconhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos (n° 2 do art. 17°), estabe-lecendo para as pessoas colectivas as mesmas condi^oes, ou seja, decorridos 50 anos apos a sua extin^äo (n° 3, do art. 17°). Para alem disso, documenta^äo ao abrigo de outros diplomas, como sejam a da seguran^a interna, rela^oes externas ou abrangida pelo Segredo de Estado, näo seräo, naturalmente acessiveis. Tambem neste diploma havera o cuidado de determinar que tipos de documentos säo considerados näo comunicaveis, sendo refe-ridos os documentos nominativos de caracter judicial, policial ou clinico, ou os que contenham dados pessoais näo publicos, ou que possa afectar a seguran^a, honra, direito a intimidade da vida privada ou direito a imagem, salvo se esses dados poderem ser expurgados. Se a comunicabilidade e garantida, esta ultima formula^äo dei-xara de levantar serias questoes aos directores dos arquivos, sendo certo que a sua aplica^äo gerou alguma polemica, a que a aprova^äo da Lei do Patrimonio Cultural (Lei 107/2001, de 8 de Setembro) tentara por cobro, referindo no seu artigo 73°, n° 4 que as "a re-stri^oes legais da comunicabilidade de documenta^äo integral do patrimonio cultural caducam decorridos 100 anos sobre a data de pro-du^äo do documento, a menos que a lei estabele^a prazos especiais mais reduzidos." Assim, caso subsistissem duvidas, determina-se que, apos 100 anos toda a documenta^äo e comunicavel. Para documentos com outros suportes (fotografia, audiovisual, informatico, etc.) a lei remete para legisla^äo propria, que acabara por entrar no ambito da acessibilidade a documentos de arquivos correntes, acessibilidade essa näo prevista neste diploma. 2. Documenta^ao administrativa, nominativa ou nao, indepen-dentemente do seu suporte fisico Mais uma vez e na Constitui^äo de 1976 que iremos encon-trar, nos seus artigos 268° e 269°, o principio de uma Administra^äo Publica aberta, prevendo ainda que ao cidadäo seja concedido direito de informa^äo sobre os tramites processuais que Ihe dizem respeito. Mas sera em 1991, com a aprova^äo do Codigo do Procedi-mento Administrativo (decreto-lei 442/91, de 15 de Novembro), Codigo esse que regula a actua^äo entre os orgäos da Administra^äo Publica e o seu relacionamento com os particulares, que e dado um passo determinante para que, a questäo do acesso a documenta^äo administrativa passe a ser considerada a regra e näo a excep^äo. Para o efeito, e dada a abrangencia da materia, que preve o acesso mesmo a näo interessados directamente no procedimento, e criada, junto da Assembleia da Republica, a Comissäo de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA), regulada pela Lei 65/93, de 26 de Agosto e, parcialmente alterada pela Lei 8/95, de 29 de Mar^o. No entanto, a propria lei vai prever uma excep^äo, ao diferen-ciar os documentos administrativos, dos documentos administrati-vos nominativos, ou seja, os que contenham dados pessoais e/ou sejam relativos a intimidade da sua vida privada, determinando que o seu acesso seja apenas facultado aos interessados ou terceiros que possuam interesse directo e pessoal. Aos registos de caracter medico e determinado serem apenas acessiveis atraves do medico. Para alem disso, e, apesar de tudo, considera-se que o acesso esta excepcionalmente vedados nos seguintes casos: - Documentos relativos a materias em segredo de justi^a (art° 6° da Lei n° 65/93); - Documentos cujo conhecimento possa causar risco ou dano a seguran^a interna ou externa do Estado - enquanto classifica-dos como tais, o acesso a estes documentos e vedado ou sujeito a autoriza^äo (art° 5° da Lei n° 65/93); - Documentos de processos ainda näo concluidos ou prepara-torios de uma decisäo - o acesso aos quais so e possivel apos a tomada de decisäo, o arquivamento do processo ou depois de decorrido um ano sobre a sua elabora^äo (art° 7° da Lei n° 65/93); - Documentos cuja comunica^äo ponha em risco segredos co-merciais, industriais ou sobre a vida interna das empresas (art° 10° da Lei n° 65/93). A CADA2 tendo como fim zelar, nos termos da Lei, pelo cum-primento das disposi^oes legais referentes ao acesso a informa^äo administrativa, recebe e da pareceres, embora näo vinculativos, sobre esta questäo. Um olhar pelos numeros relativos a essa actividade, apresenta-dos na tabela I, indica-nos um aumento de queixas a que näo e estranho a percep^äo por parte dos cidadäos dos seus direitos de acesso a informa^äo. 2. http://www.cada.pt/. Processos iniciados e findos e respectiva percentagem de acresci-mo/decrescimo anual desde o inicio da actividade da CADA3 Anos Processos iniciados Processos findos Registados % de aumen- Registados % de au- to anual m e n t o ■nnal 1994/95 72 - 51 - 1996 95 32% 92 80% 1997 142 49% 145 58% 1998 204 44% 203 40% 1999 305 49% 289 42% 2000 431 42% 403 46% 2001 514 19% 513 27% 2002 421 - 18% 418 - 19% 2003 542 29% 525 26% 2004 527 -3% 553 5% 2005 496 -9% 503 -9% 2006 595 20% 565 12% 2007 556 - 6,55% 559 - 1 Contudo, e face as novas tecnologias de re gisto de informagäo, em 1998, e criada uma nova Comissäo, apenas d edicada a protec^äo 3. http://www.cada.pt/modules/smartsection/ item.php?itemid=121. 4. http://www.cnpd.pt/. de dados pessoais4, regulamentada pela Lei de Protec^äo de Dados Pessoais (Lei n° 67/98, de 26 de Outubro), desta feita com capacida-de inspectiva. Sera essa Comissäo a responsavel pela aprova^äo de novos regi-stos de informa^äo contendo dados pessoais, bem como pela fiscali-za^äo da sua utiliza^äo. Entram assim, dentro do seu ambito, as co-munica^öes electronicas, incluindo a tecnologia RFID, a videovigilancia e todo e qualquer registo informatico com dados no-minativos, sendo dadas orienta^öes em areas täo diversas como as da saude, trabalho, acesso a dados de terceiros, fluxos internacionais de informa^äo, videovigilancia, marketing politico e eleitores, novas tecnologias, dados manuais e telecomunica^öes. Naturalmente, a legisla^äo passara a abranger esses casos, sen-do abundantemente publicada na area de protec^äo de dados pesso-ais pela Lei 2/94, que estabelece os mecanismos de controlo e fiscali-za^äo do Sistema de Informa^äo Schengen, pela Lei 68/98, que determina a entidade nacional na Instancia Comum de Controlo da EUROPOL, pela Lei 36/ 2003 - regula o estatuto e competencias do membro nacional da EUROJUST e pela nova regulamenta^äo da propria Comissäo Nacional de Protec^äo de Dados pessoais, atraves da Lei 43/ 2004. Quanto as areas abrangidas pelas fun^öes da CNPD, säo regu-lamentados os seguintes casos: - Informa^ao de saude (Lei 12/2005 - Informa^äo genetica pessoal de saude) - Comunica^öes electronicas (Lei 32/2008, que transpöe a Di- rectiva da Reten^äo de Dados, relativa a conserva^äo de dados das comunica^öes electronicas, Lei 41/2004, que regula a pro-tec^äo de dados pessoais no sector das Comunica^öes Electronicas, Decreto-Lei 7/2004, que transpöe a Directiva do Co-mercio Electronico e o artigo 13° da Directiva das Comunica^öes Electronicas e Decreto-Lei 62/2009, alterando o artigo 22° do Decreto-Lei 7/2004) - Videovigiläncia (Decreto-Lei 35/2004 relativo a utiliza^äo de sistemas de videovigilancia pelos servi^os de seguran^a privada e de autoprotec^äo, Lei 1/ 2005 que regula a videovigilancia pelas for^as de seguran^a em locais publicos de utiliza^äo co-mum, Decreto-Lei 207/ 2005 que regula os meios de vigilan-cia electronica rodoviaria utilizados pelas for^as de seguran^a, Lei 51/ 2006, que regula a utiliza^äo de sistemas de vigilancia rodoviaria pela EP e pelas concessionarias rodoviarias, Lei 33/ 2007, que regula a instala^äo e utiliza^äo de sistemas de videovigilancia em taxis e, finalmente, Portaria 1164-A/ 2007, apro-vando o modelo de aviso de videovigilancia em taxis - Trabalho (Lei 7/ 2009 - Aprova o Codigo do Trabalho e De-clara^äo de Rectifica^äo n° 21/2009, rectificando a anterior Lei 7/2009) - Cartäo do cidadao (Lei 7/ 2007 - cria o cartäo de cidadäo e rege a sua emissäo e utiliza^äo) - Cibercrime (Lei 109/ 2009 - Lei do cibercrime) Näo sem que, alguns deles tenham sido envolvidos em alguma polemica no que diz respeito a protec^äo de dados pessoais, mesmo em projectos de e-government. Podemos dar como exemplo o caso do cartäo do cidadäo, cuja interconexäo de dados e potencial risco de proporcionar a identifi-ca^äo de perfis dos cidadäos mereceu o parecer 29/2006, levantando algumas objec^öes a este diploma, ou mesmo a questäo da matricula electronica, diploma esse cuja possibilidade de aplica^äo relativa a dados pessoais ia muito alem da finalidade para a qual tinha sido criada. Ja no que diz respeito as actividades da CNPD, as percentagens que se apresentam nos proximos quadros, relativas a actividade de registo e fiscaliza^äo säo bastante reveladores quer do numero con-sideravel de conteudos existentes nos mais diferentes suportes e para as mais variadas finalidades, quer na inspec^äo que lhe e feita, numa base regular, e que e uma das fun^öes fulcrais daquela Comissäo. Ä laia de conclusäo, e, apesar de toda a legisla^äo, regulamen-ta^äo e entidades responsaveis pelo tratamento dos nossos dados pes-soais, uma breve passagem pelo Relatorio analitico relativo a Data Protection in the European Union: citizens' preceptions5, de 2008, realizado pelo Eurobarometer, revela-nos que Portugal ainda conti-nua a ser dos paises europeus que mais desconfian^a tem no tratamento e fiscaliza^äo dos seus dados pessoais, näo obstante estarmos, do ponto de vista de projectos de e-governement bem a frente da maioria europeia. Tratasse de um paradoxo interessante, cuja analise nos devera fazer reflectir sobre o assunto, na perspectiva da melhoria do relacio-namento entre o cidadäo e o Estado.