152 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 Dne 26. in 27. septembra 2012 je v Ljubljani, na sedežu Slovenske zdravniške hiše Domus Medica, potekalo posvetovanje Smartdoc – pametno upravljanje z dokumenti. Posvetovanje, ki je temeljilo na dvajsetletnih izkušnjah mednarodnega strokovnega posvetovanja DOK_SIS, je organiziralo društvo Media.doc v sodelovanju z Ministrstvom za pravosodje in javno upravo Republike Slovenije (MPJU) in Arhivom Republike Slovenije. Pri pripravi posvetovanja sta sodelovala tudi Urad informacijskega pooblaščenca in Zdravniška zbornica Slovenije.1 Udeležence posvetovanja sta pozdravila Marjan Antončič, predsednik društva Media.doc, in Gordana Živčec Kalan, predsednica Zdravniške zbornice Slovenije (ZZS). [1] UvOdNA PREdAvANjA Nataša Pirc Musar, informacijska pooblaščenka, je v prispevku "Za zasebnost se preprosto splača boriti" predstavila nekaj primerov neutemeljenega nadzora zasebnosti državljanov. Poudarila je, da so smernice zakonodaje glede varstva osebnih podatkov in računalništva v oblaku v pripravi in da bo nova uredba skladna z zakonodajo v drugih evropskih državah. Po vzoru direktive o zasebnosti in elektronskih komunikacijah je v novo uredbo vpeljana obveznost obveščanja posameznikov o resnejših vdorih v baze podatkov. Spremembe se obetajo tudi zaradi uvedbe nove pravice posameznikov, to je pravice posameznikov do pozabe na internetu. Poseben poudarek je namenjen podajanju soglasja posameznikov za obdelavo njihovih osebnih podatkov. Za dokaz, ali soglasje obstaja, bodo odgovorni upravljavci osebnih podatkov. Novost je tudi vpeljava pravice do prenosljivosti osebnih podatkov iz enega informacijskega sistema v drugega, kar je še posebej pomembno pri računalništvu v oblakih. Te smernice so objavljene v dokumentu Varstvo osebnih podatkov in računalništvo v oblaku na portalu Informacijski pooblaščenec. [2] Gordana Živčec Kalan, predsednica ZZS, je predstavila prispevek "Kako zobo/zdravnik predstavi svoje profesionalne dosežke? (E-list specializanta, začetek osebnega portfolija)". Pojavile so se potrebe po spremljanju strokovnega delovanja zobozdravnika ali zdravnika v času specializacije, kar je treba dokumentirati. Zdravniška zbornica je s pomočjo zunanjih sodelavcev zasnovala aplikacijo E-list, ki daje možnosti spremljanja posegov specializanta, preizkusov njegovega znanja, tečajev, konferenc, člankov, izobraževanja, raziskovanja, dežurstva, mnenj mentorja … Aplikacijo uporabljajo tako specializanti kot njihovi mentorji, koordinatorji in zaposleni na zdravniški zbornici in v ustanovah, kjer specializanti opravljajo specializacijo. Z evidenco opravljenih posegov in obvladanih veščin, kar preverjata neposredni in glavni mentor, je mogoče ugotoviti, kaj specializant že obvlada in katera področja svojega specialističnega usposabljanja mora še opraviti. [3] Matevž Košir, Arhiv Republike Slovenije, je predstavil temo "Od 'občutljivih' arhivov do projekta dolgoročne hrambe". Predstavil je nekaj kategorij občutljivega arhivskega gradiva, npr.: gradivo, pomembno za državno varnost, gradivo z osebnimi podatki o zdravstvenem stanju državljanov (specialistična zdravniška in druga mnenja), kazenske ali prekrškovne evidence ter biometrične evidence. Dolgoročno hrambo arhivskega gradiva in nadzor nad izvajanjem pravil opredeljujejo enotne tehnološke zahteve (ETZ). Redno spremljanje delovanja v skladu z notranjimi pravili zagotavlja pravočasno odkrivanje morebitnih pomanjkljivosti in napak pri postopkih zagotavljanja dolgoročne hrambe. Zaradi prevelike kompleksnosti takšnega gradiva in težav pri ekonomičnosti shranjevanja se iščejo možnosti za ustrezno elektronsko hrambo, ki bo v obvladovanem formatu in bo zagotavljala dolgoročno dostopnost. [4] Dušan Kričej, Direktorat za informatiko in e-storitve pri MPJU, je predstavil "Uresničevanje strategije učinkovite državne informatike". Številne analize so pokazale, da sedanje razpršeno stanje informatizacije državne uprave ni učinkovito in ni poceni. POSvETOvANjE SMARTDOc – pAMETNO upRAVLjANjE Z DOKuMENTI doi:10.3359/oz1203152 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI M T 153ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 Na podlagi številnih predpisov obstaja izjemno veliko število različnih registrov, seznamov, razvidov in drugih javnih evidenc različnih poslovnih subjektov. Zato je treba vse evidence, razvide, registre in druge baze podatkov o poslovnih subjektih združiti v Poslovni register Slovenije. Na področju varnega e-poslovanja in identifikacije bodo pri ponudbi višjega nivoja storitev omogočili izdajanje potrdil na pametnih karticah in ključkih. V prihodnosti pa bo aktualna tudi podpora digitalnim potrdilom na mobilnih napravah in pametnih telefonih. Zato je treba uvesti sistem elektronske izmenjave dokumentov, uporabo e-računov in e-vročanje. Pri tem ni treba vzpostavljati novih obsežnih sistemov, temveč se lahko uporabijo že obstoječi sistemi, ki se v poslovnem sektorju že uporabljajo za izmenjavo elektronskih dokumentov. Računalništvo v oblaku ponuja uporabnikom, da dobijo storitve na zahtevo in da tudi plačujejo glede na porabljene računalniške kapacitete. Pričakovanja uporabnikov so visoka, zato tudi v javni upravi ne morejo več pristajati na dolg razvojni cikel in slabo delovanje sistemov ob relativno visoki ceni. [5] PANEL Pametno upravljanje e-dokumentov Dare Korač, PIA, d. o. o., je imel prispevek z naslovom "Upravni postopek, nabavni proces, likvidacija, odsotnosti, potni nalogi, e-hramba … Kako vse procese voditi v enem sistemu?". V podjetju PIA so razvili ODOS, informacijski in dokumentni sistem za sodobno pisarniško poslovanje. Ta proizvod ponuja celovito rešitev, omogoča enostaven zajem, obdelavo, skupno rabo, elektronsko podpisovanje in hrambo dokumentov preko interneta. Zasnovan je tako, da deluje v povezavi z obstoječimi orodji in načini dela, kar skrajša čas uvajanja uporabnikov ter zmanjša potrebe po intenzivni tehnični podpori. [6] Bine Žerko, Imaging system, informacijski sistemi, d. o. o., je v prispevku "Imaging & archiving v državni upravi: 1995–2012 in naprej?" predstavil arhitekturo in statistične podatke sistema, ki v državni upravi omogoča skeniranje in arhiviranje dokumentov v aplikacijah SPIS in MFERAC. Predstavil je razvoj v obdobju 1995–2012 ter utemeljil nujnost uvedbe elektronskega poslovanja v državni upravi (skeniranje dokumentov, paketno skeniranje, avtomatično razvrščanje dokumentov, iskanje po besedilu, elektronska podpora poslovnim procesom, arhiviranje). Dotaknil se je tudi zakonskih določil in predstavil tehnološke zahteve za akreditacijo po ZVDAGA, ki jih podjetje izpolnjuje, in opisal še začrtane smernice nadaljnjega razvoja na osnovi standardov in trendov. O računalništvu v oblakih ima zanimivo stališče. Meni namreč, da so to funkcijo nekoč že opravljali centralni računalniki (angl. mainframe). [7] Peter Pavel Klasinc, Mednarodni inštitut arhivskih znanosti Univerze v Mariboru (CIMRS), je predstavil "Študij arhivistike in dokumentologije na drugi stopnji po Bolognji". Predstavil je nov program študija II. stopnje Arhivistika in dokumentologija. Študij poteka na Evropskem središču Maribor – Alma Mater Evropaea (ESM), ki je neprofitna, nedržavna ustanova, registrirana za izvrševanje visokošolskega izobraževanja ter izvajanja raziskovalnih projektov. Študij je namenjen pridobivanju znanja s področja arhivistike, arhivske teorije in prakse, informatike, dokumentologije (poslovanja z dokumenti). Temeljni cilji študijskega programa so usposobljenost za vodenje arhivov in podobnih ustanov, usposobljenost za delo in celovito obvladovanje problemov v zvezi z arhivistiko in dokumentologijo. Podiplomski študijski program omogoča pridobitev naziva magister oz. magistra arhivistike in dokumentacije. [8] Boštjan Gaberc iz Mikrografije, d. o. o., je v prispevku "Obvladovanje poslovnih procesov in e-hramba z mDocs produkti" povedal, da je zaradi vedno večje konkurenčnosti in centralizacije poslovanja uvedba dokumentnega sistema na ravni celotne organizacije danes že skoraj nuja. Zato so v njihovem podjetju v sklopu dokumentnega sistema mDocs razvili module, med katerimi je predstavil najpomembnejše: mRačun, mPošta in mPogodbe. Z modulom mRačuni je podprt proces potrjevanja prejetih računov. Postopek je časovno in organizacijsko nadzorovan ter povezan z obstoječim informacijskim sistemom. Vzpostavljen delovni tok je skladen z internimi notranjimi pravili podjetja. Modul mPošta v celoti podpira vhodno, izhodno in interno pošto podjetja, od pošiljanja prejete in izdane pošte po elektronski pošti, do razdeljevanja glede na lokacijo prejemnika ter posredovanja drugemu uporabniku, souporabniku ali zavrnitve dosedanje pošte. Z modulom mPogodbe imamo vedno ažuren register pogodb. Podprt je celoten proces priprave, pregleda in potrjevanja pogodb ter preglednost atributov pogodbe (podpisniki, cena, čas veljavnosti ipd.). [9] Stane Štefančič, Genis, d. o. o., je predstavil "Učinkovit nabavni proces z e-Računi Cloud". POROČILO 154 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 Povedal je, da se z vpeljavo njihove informacijske rešitve v poslovanje podjetja ni več treba ukvarjati s tehnologijami in je model financiranja zelo transparenten. S tem se ustvarijo veliki prihranki v nabavnem procesu. Skrajša se čas, ki je potreben za posnetek stanja in izdelavo predloga izboljšav procesa ter prenosa tega v uporabo. Njihova rešitev je povezljiva s standardnimi poslovnimi informacijskimi sistemi, kot so SAP, Infor in Microsoft Dynamics. Če ga povežemo z elektronsko hrambo ZZI eHramba, lahko preidemo na popolno brezpapirno poslovanje z uporabo akreditirane storitve varne hrambe. [10] Damjan Florjančič, IBM, je v prispevku IBM "Connections – najhitrejši način za deljenje vsebin v povezanih skupinah" govoril o današnji mladi generaciji, ki se zaposluje in uporablja družbeno računalništvo (angl. social networking/computing) za izmenjavo znanja in mnenj v zasebne namene, pričakujejo, da bodo to uporabljali tudi na poslovnem področju. Zato je nujno, da se razmišlja o vpeljavi takšnega modela tudi v poslovno okolje. V IBM ponujajo IBM Connections kot najhitrejši način za deljenje vsebin v povezanih skupinah. Demonstriral je, kako ta rešitev zaposlenim, strankam in poslovnim partnerjem zagotavlja okolje za izmenjavo mnenj, znanja in izkušenj ter s tem daje občutek pripadnosti skupnosti ter sodelovanja in lojalnosti. Rešitev omogoča hitro iskanje ljudi s ključnim znanjem, omogoča enostavno delo na projektih in povezavo različnih skupin ljudi, ki so kakor koli razpršeni. [11] Smiljan Švarc, Pošta Slovenije, d. o. o., je v prispevku "Kakšen oblak si želite?" govoril o tem, da se tehnologija oblakov hitro razvija, da pa so mnenja o uporabnosti in prihodnosti na tem področju zelo različna. Poleg finančnih prednosti obstaja tudi tveganje na informacijsko- varnostnem področju najetih storitev v oblaku, predvsem v povezavi z obstoječim informacijskim okoljem. Ponudnikov na tržišču je vedno več, vendar je premalo govora o varnosti (SecaaS). Pri Pošti Slovenije ponujajo celovito rešitev računalništva v oblaku, ki se najbolj približa potrebam naročnikov, saj se zanje oblikuje privatni ali hibridni oblak. Naročnik lahko najame strojno opremo po zelo ugodni ceni, programsko in uslužnostno okolje pa dobi s paketom digitalne pisarne iz nabora klasičnega uporabniškega delovnega mesta. Digitalna pisarna je fleksibilno okolje, prilagojeno potrebam naročnika. Naročnik uporablja najsodobnejše programske rešitve in jih plačuje po mesečni porabi. Lahko tudi najame prostor in sistemsko opremo v podatkovnih centrih (fizične ali virtualne strežnike) ter diskovna polja. Svoje podatke lahko varno hrani v akreditiranem in zakonsko skladnem e-arhivu ter uporablja kvalificirana digitalna potrdila in časovno žigosanje. Na nivoju B2B lahko varno izmenjuje e-pošiljke s storitvijo moja.posta.si. [12] Pavel Reberc, EIUS, d. o. o, je predstavil "VEP.SI – storitev zanesljive in varne izmenjave elektronskih dokumentov". Razvili so sistem za varno elektronsko vročanje vep.si, sprva namenjen vročanju sodnih in upravnih odločb, kasneje pa uporabljen za medsebojno izmenjavo elektronskih dokumentov v vizualizirani ali strukturirani obliki med uporabniki. Danes ta sistem uporablja večina notarskih in odvetniških pisarn, bank, zavarovalnic in nepremičninskih podjetij. Poleg sledljivosti in samodejnega obveščanja uporabnikov ob oddaji in prejetju pošiljke (podpisane s povratnico), so vključili tudi možnost dodatne kriptografske zaščite vsebin, za katero je uporabljeno kvalificirano digitalno potrdilo iz javnega in zasebnega ključa. Do varnega predala vep.si dostopamo s standardnim spletnim brskalnikom v okolju Windows, OSX in Linux. Storitev, ki v celoti nadomešča papirno poslovanje in s tem znižuje stroške poslovanja, je varna in zanesljiva, saj so dokazi o vročitvi pravno veljavni. [13] Mag. Erih Skočir iz RESIS, d. o. o, je predstavil "Upravljanje dokumentov poslovnega analitika". Poslovni analitik (ena oseba ali več oseb) mora biti strateg in "arhitekt", ki dobro pozna procese v podjetju in stanje projektov ter skrbi za zmanjševanje stroškov in izboljšanje odnosov s strankami. Pri svojem delu se ukvarja z dokumentacijo, nad katero mora imeti popolni pregled in nadzor. Od leta 2003 so poslovni analitiki združeni v IIBA2 (https://www.iiba.org/), od leta 2009 je podružnica tudi v Sloveniji (http://slovenia.theiiba.org/). Združenje IIBA je leta 2006 izdalo BABOK3 (http://slovenia.theiiba.org/ index.php/izobrazevanja/babok), ki je vir informacij in najboljših praks na področju poslovne analitike. V njem je čez 30 nalog, ducat skupin deležnikov, čez 60 različnih vhodnih in izhodnih dokumentov in skoraj 50 predlaganih tehnik. Pri takšnem obsegu zelo različnih dokumentov po vsebini in obsegu in pri tako obsežnem naboru nalog poslovnega analitika je nujno potrebna ustrezna programska oprema, ki poslovnemu analitiku omogoča interaktivnost, izobraževanje, dostopnost, mobilnost, varnost, spremljanje aktivnosti in uporabniško prijaznost. POROČILO M T 155ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 Aplikacija, ki poslovnemu analitiku omogoča izvajanje omenjenih nalog in aktivnosti, je BBAAPP4 (http://www. bbaapp.com/). Z njeno uporabo je delo poslovnega analitika uspešnejše in bolj učinkovito, saj dela "prave stvari ob pravem času". S tem pripomore k optimizaciji stroškov in poslovnih rezultatov v podjetju ter k dvigu kvalitete dela. [14] Opombe 1 Avtorici poročila sta se udeležili posvetovanja samo prvi dan (26. 9. 2012). 2 International Institute of Business Analysis 3 Business Analysis Body of Knowledge 4 Best Business Analytics Applications Reference [1] Spletni naslov: http://www.media-doc.si/ [2] Spletni naslov: https://www.ip-rs.si/ [3] Spletni naslov: http://www.zdravniskazbornica.si/ [4] Spletni naslov: http://www.arhiv.gov.si/ [5] Spletni naslov: http://www.mpju.gov.si/ [6] Spletni naslov: http://www.pia.si/ [7] Spletni naslov: http://www.imis.si/ [8] Spletni naslov: http://www.iias-trieste-maribor.eu/index. php?id=72&L=2 [9] Spletni naslov: http://www.mikrografija.si [10] Spletni naslov: http://www.genis.si/genisweb/ [11] Spletni naslov: http://www.ibm.com/si/sl/ [12] Spletni naslov: http://www.posta.si/ [13] Spletni naslov: http://www.eius.si/ [14] Spletni naslov: http://www.resis.si/ Metka Bakan Toplak, Breda Emeršič POROČILO