OBClNA LJUBLJANA-ŠIŠKA                           .    .      '
Sekretariat za občo upravo
Št.: 6/1-1-42/84 Datum: 9.4.1984
Poročilo o izvajanju akcijskega programa potrebnih aktivnosti
za odpravo problemov
in pomanjkljivosti v organiziranosti
in delovanju upravnih organov
in skupne strokovne službe
občine Ljubljana-Šiška
1. Uvodna pojasnila
1.1.  Skupščina občine je na sejah vseh treh zborov koncem meseca decembra 1982 obravnavala gradivo o organiziranosti in delovanju občinskih upravnih organov in strokovnih služb, ki ga je pripravil izvršni svet skupščine občine in ob tem sprejela sklep, da izvršni svet skupščine občine, na osnovi pismenih pripomb delegacij in razprave v vseh treh zborih občinske skupščine, sprejme akcijski program za odpravo v gradivu izpostavljenih problemov in pomanjkljivosti.
1.2.  Na predlog sekretariata za občo upravo je izvršni svet skupščine na svoji 5O.seji dne 21.marca 1983 sprejel akcijski program, v katerem so opredeljene konkretne naloge z nosilci in  roki  izvedbe za  odpravo  pomanjkljivosti  in problemov na področju notranje organiziranosti in sistemizacije del in nalog, izboljšanje kadrovske strukture in usposabljanja delavcev, samo-upravne organiziranosti delavccv in delitve osebnih dohodkov po delu, sprejemanje samoupravnih aktov na področju poslova-nja z občani, organizacijami združenega dela in drugimi struktu-rami.
1.3.  Sekretariat za občo upravo je sprotno spremljal izvajanje posameznih nalog \z akcijskega programa in o tem poročal izvršne-mu svetu skupščine občine. Izvršni svet skupščine občine je o izvajanju  akcijskega  programa  posebej  razpravljal  v mesecu juniju in novembru 1983 ter v mesecu januarju in marcu 1984. Poleg ocene stanja je ob tem sprejemal ludi konkretne ukrepe za izvedbo posameznih nalog iz akcijskega programa.
1.4.  Pri izvajanju akcijskega programa je nastopil daljši časovni zamik zaradi dolgotrajnega usklajevanja stališč okrog oblikovanja delovnih skupnosti upravnih organov in skupne strokovne službe
Rokovna izvedba večine nalog iz akcijskega programa pa je ve-zana na ustrezno samoupravno organiziranost delavcev upravnih organov in skupne strokovne službe.
2.  Notranja organizacija ter sistemizacija del in nalog upravnih organov in skupne strokovne službe
2.1.  Izvršni svet skupščine je na svoji 65. seji dne 7. junija 1983 sprejel odredbo o skupnih načelih in notranjo organizacijo in sistemizacijo del in nalog ter o enotni nomenklaturi nazivov za skupine istovrstnih del' in nalog, o enotnih zadevah glede stro-kovne izobrazbe in drugih pogojev za opravljanje posameznih del in nalog v upravnih organih in skupni strokovni službi občine Ljubljana-Siška. Z njenim sprejemom so bila dana skupna načela in enotne osnove za izdelavo in sprejem pravilnikov o organiza-ciji in delu ter pravilnikov o sistemizaciji del in nalog v posa-meznih upravnih organih in v skupni strokovni službi.
2.2.  Vsi funkcionarji, ki vodijo upravne organe in vodja skupne strokovne službe so po predpisanem postopku pripravili in spre-jeli pravilnike o organizaciji in delu upravnega organa oz. skupne strokovne službe. Na vse pravilnike je dal soglasje izvršni svet skupščine občine.
2.3.  Po predpisanem postopku so bili sprejeti pravilniki o siste-mizaciji del in nalog štirih upravnih organov, pravilnik enega ttprav-nega organa je v fazi priprave predloga, pravilniki dveh upravnih organov in skupne strokovne službe pa v fazi priprave osnutka.
3.  Zaposlovanje in izboljšanje kadrovske strukture
3.1.  Kljub nenehnemu večanju obsega dela zaradi nalog, ki izhajajo iz novih predpisov in nalog, ki izhajajo \z zahtev posa-meznih organov po dodatnih informacijah, analizah in drugih gra-divih za urejanje stanja na posameznih področjih, se število za-poslenih v upravnih organih glede nastanje leta 1981 ni povečalo. V skladu s sklepi skupščine občine je izvršni svet soglašal le za dodatno zaposlitev enega delavca v komiteju za družbeno plani-ranje in gospodarstvo za področje kmetijstva, v komiteju za družbene dejavnosti za področje proučevanja delavskega in revo-lucionarnega gibanja v občini in v komiteju za urejanje prostora za področje izvajanja upravnih postopkov. Vsa druga dodatna dela in naloge pa so razdeljena že zaposlenim delavcem v posa-meznih upravnih organih in skupni strokovni službi. Večje odsot-nosti, razen odsotnosti zaradi porodniškega dopusta se več ne nadomestuje z novimi delavci. Pogodbenega in nadurnega dela praktično več ni. Nadumo delo se občasno v manjšem obsegu pojavlja le pri vratarjih in v razmnoževalnici zaradi narave sa-mega dela.
3.2.  Z vsemi delavci, ki so izpolnili pogoje za osebno upokoji-tev smo prekinili delovno razmerje. Na prosta dela in naloge smo sprejemali le delavce, ki izpolnjujejo predpisane pogoje glede strokovne izobrazbe in druge pogoje za zasedbo posameznih del in nalog. Manjše odstopanje je nastopilo le pri zasedbi neka-terih strojepisnih in knjigovodskih del in nalog, kjerkljub večkratnim objavam ni bilo prijavljenih delavcev s predpisanimi pogoji. Pred vsako odločitvijo o zasedbi posameznih del in nalog, je izvršni svet skupščine občine, posebej ocenjeval nujnost zasedbe glede na sprejete aktivnosti za zmanjšanje dmžbene režije. Posebna skrb je biia posvečena zasedbi del in nalog, ki zahtevajo visoko stro-kovno izobrazbo. Na novo srno sprejeli na prosta dela in naloge 9 diplomiranih pravnikov, nismo pa uspeli pri zasedbi del in nalog z diplomiranimi ekonomisti, zaradi prenizkih osebnih dohodkov v primerjavi z osebnimi dohodki v gospodarstvu in tudi zaradi same narave dela.
3.3.  V vseh štirih upravnih organih, ki so že sprejeli nove pra-vilnike o sistemizaciji del in nalog, so bili delavci na novo razpore-jeni na opravljanje posameznih del in nalog. Za nedoločen čas so bili razporejeni le tisti delavci, ki izpolnjujejo vse predpisane pogoje za zasedbo posameznih del in nalog. Delavcem, ki se izo-bražujejo ob delu na rednih šolah je določen rok, v katerem mo-rajo izobraževanje dokončati, a delavcem, ki izpolnjujejo pogoje po družbenem dogovoru za priznanje pridobljenih delovnih zmož-nosti pa rok v katerem morajo s preizkusom znanja pred posebno strokovno komisijo dokazati pridobljene delovne zmožnosti. De-lavcem, ki nimajo predpisanega strokovnega izpita iz upravnega postopka je prav tako določen rok v katerem ga morajo opraviti. Rok za dokončanje izobraževanja ob delu v rednih šolah je dolo-čen v dvakratnem trajanju rednega šolanja, za preizkus znanja na podlagi pridobljenih delovnih zmožnosti in za preizkus znanja iz upravnega postopka pa 6 mesecev. Šele po dokončanju šo-lanja iz delovnega razmerja oziroma po opravljenem preizkusu znanja bodo lahko ti delavci sklenili delovno razmerje za nedolo-čen čas.
3.4.  Izdelani so programi potrebnih znanj za opravljanje preiz-kusa pridobljenih delovnih zmožnosti in preizkusa iz upravnega postopka. V celoti pa še niso izdelani programi permanentnega
dopolnilnegastrokovnega izobraževanja za delo in samoupravlja-nje vseh zaposlenih v upravnih organih in skupni strokovni službi. 3.5. Na aktivnosti za izboljšanje kadrovske strukture vplivajo ne-gativno nizki osebni dohodki v primerjavi z osebnimi dohodki v gospodarstvu, delavcem neustrezen delovni čas in splošna klima v zvezi z državno upravo. Ne samo. da težko dobimo nove delavce z ustrezno izobrazbo, tudi strokovno sposobni že zaposleni si iščejo ustrezno delo izven upravnih organov
4.  Samoupravna organiziranost delavcev upravnih organov in skupne strokovne službe
4.1.  V aprilu 1978 je bil sprejet zakon o temeljih sistema državne uprave in o zveznem izvršnem svetu ter o zveznih upravnih orga-nih, na podlagi katerega so se bili dolžni delavci posameznih upravnih organov samoupravno organizirati v delovne skupnosti. Izvedba zakona je zamujala zaradi predvidene reorganizacije ob-činsih upravnih organov in pričakovanj, da se s spremembami zakonskih določil omogoči oblikovanje enotne delovne skupnosti za vse občinske upravne organe. Izvršni svet skupščine občine je na osnovi stališč mestnega sveta ZSS Ljubljana, na svoji 72. seji, dne 27. junija 1983, sprejel sklep, da se delavci upravnih organov in skupne strokovne službe organizirajo v štiri delovne skupnosti.
4.2.  Na referendumu, ki je bil izveden 15.decembra 1983, so delavci komileja za družbeno planiranje in gospodarstvo, komi-teja za družbene dejavnosti in komiteja za urejanje prostora sprejeli samoupravni sporazum o oblikovanju delovne skupnosti kolegijskih upravnih organov, a delavci sekretariata za Ijudsko obrambo, sekretariata za finance in proračun in skupne stro-kovne službe pa samoupravni sporazum o oblikovanju delovne skupnosti individualnih upravnih organov  Istega dne so z refe-rendumom bili sprejeti tudi statuti delovne skupnosti kolegijskih upravnih organov, delovne skupnosti individualnih upravnih orga-nov, delovne skupnosti uprave za družbene prihodke in delovne skupnosti sekretariata za občo upravo. V mesecu januarju so delavci vseh štirih delovnih skupnosti sprejeli tudi samoupravni sporazum o ustanovitvi enotne disciplinske komisije.
4.3.  Na volitvah, ki so bile izvedene 15februarja 1984, so de-lavci vseh štirih delovnih skupnosti izvolili svete delovnih skupnosti. komisije samoupravne delavske kontrole, delegacije za delegiranje delegatov v skupščine družbenopolitične skupnosti, delegacije za delegiranje delegatov v skupščine samoupravnih interesnih skup-nosti in skupno disciplinsko komisijo.
4.4.  Konstituiranje organov upravljanja in delegacij vseh štirih delovnih skupnosti je bilo izvedeno 21. februarja 1984 S tem so bile zaključene vse načrtovane aktivnosti za samoupravno orga-niziranje delavcev upravnih organov in skupne strokovne službe
5.  Svobodna menjava dela in delitev osebnih dohodkov po delu
5.1.  Vsi upravni organi in skupna strokovna služba so določili programe svojega dela za leto 1983 in 1984. Izdelani so bili tudi trimesečni delovni načrti. Sprejeta so bila poročila o delu vseh upravnih organov in skupne strokovne službe. Na podlagi tro-mesečnih poročil o uresničevanju letnih programov dela izvršni svet skupščine občine redno ocenjuje delo upravnih organov.
5.2.  Izvedena je obravnava osnutkov samoupravnih sporazu-mov o medsebojnih pravicah, obveznostih, in odgovornostih za opravljanje del in nalog po načelih svobodne menjave dela v vseh štirih delovnih skupnostih. Izdelani so predlogi samouprav-nih sporazumov za obravnavo in odločanje o sprejemu na zborih delavcev vseh štirih delovnih skupnosti, izvršnem odboru sindi-kata in na izvršnem svetu skupščine občine. Tudi po zaključitvi samoupravnih sporazumov, ki bo predvidoma do 15maja 1984, bodo načela svobodne menjave težko zaživela zaradi sistema indeksiranja sredstev za osebne dohodke delavcev upravnih or-ganov in skupne strokovne službe na porabljena sredstva v letu 1983.
5.3.  Končana je razprava o osnutku samoupravnih aktov o de-litvi sredstev za osebne dohodke in skupno porabo. Predlog samo-upravnega sporazuma o skupnih osnovah in merilih za delitev za osebne dohodke in skupno porabo in predlogi pravilnikov o osno-vah in merilih za delitev sredstev za osebne dohodke in skupno porabo vseh štirih delovnih skupnosti bodo pripravljeni za pred-hodno obravnavo na zborih delavcev do sredine maja. Referen-dumi za sprejem teh samoupravnih aktov bodo koncem me-seca junija 1984.
6.  Sprejemanje ostalih samoupravnih aktov
6.1. Poleg temeljnih samoupravnih aktov, je bil sprejet pravilnik o osnovah za povračilo stroškov, ki so jih imeli delavci pri oprav-Ijanju določenih del in nalog v upravnih organih in skupni stro-kovni službi in pravilniki o delovnih razmerjih delavcev v vseh štirih delovnih skupnostih.
6.2.  Končana je obravnava osnutkov pravilnikov o delu samo-upravne delavske kontrole. Predlogi bodo izdelani in pravilniki sprejeti do konca meseca aprila 1984.
6.3.  Izdelani so delovni osnutki samoupravnih aktov s področja urejanja stanovanjskih zadev delavcev, o načinu sodelovanja delovnih skupnosti, o disciplinski in materialni odgovornosti de-lavcev, o uresničevanju splošne Ijudske obrambe in družbene samozaščite ter o izobraževanju, štipendiranju in pripravništvu. Navedeni samoupravni akii bodo po rokovniku sprejeti do konca meseca junija 1984.
7.  Izboljšanje prostorskih in drugih pogojev za delo
7.1.  Zamenjana je telefonska centrala in obnovljeni interni tele-fonski vodi, izvedena je rekonstrukcija dvigal, obnovljene elek-trične instalacije in okna ter izvedena potrebna pleskarska in daiga dela na obnovi posameznih poslovnih prostorov in poslovne zgrad-be. Pridobljeni so potrebni poslovni prostori za delo komiteja za družbene dejavnosti in urada za najdene predmete.
7.2.  Nabavljena je potrebna birotehnika za fotokopiranje in raz-množevanje ter opravljena zamenjava najbolj dotrajalih pisalnih strojev. Z nabavo nove pisarniške mehanizacije se v okviru raz-položljivih sredstev nadaljuje tudi v letošnjem letu
7.3.  Problema dislociranosti organizacijskih enot posameznih upravnih organov in prenatrpanosti posameznih pisarn v tem ob-dobju nismo uspeli rešiti.
8.  Izboljšanje dela s strankami
8.1.  V vseh upravnih organih so vlagani napori. da se omogoči delovnim Ijudem in občanom, organizacijam združenega dela, drugim pravnim osebam in ostalim strankam v postopku, da bi hitro, učinkovito, s čim manjšimi stroški in na enostaven način uresničevali svoje pravice in pravne koristi in izvrševali svoje obveznosti v upravnem postopku. V ta namen smo v vseh uprav-nih organih določili kot obveznost upravnih delavcev dajanje stro-kovne pomoči strankam pri opravljanju upravnih zadev, organizi-rali upravni nadzor nad delom upravnih organov, posvetili po-sebno pozomost obravnavi pritožb nad delom posameznih uprav-nih delavcev, organizirali prodajo kolekov v občinski upravni zgrad-bi in na sedežih krajevnih uradov, organizirali zamenjavo osebnih izkaznic na sedežih krajevnih skupnosti itd. V celoti še nismo zagotovili, da bi se vse vloge strank rešile v predpisanih rokih. saj za nepravočasno reševanje nosijo največ krivde stranke same, ker posameznim vlogam ne prilagajo potrebne dokumentacije.
8.2.  Izvedene niso v celoti naloge na področju izboljšanja siste-ma, metod in načina dela upravnih organov v cilju poenostavitve postopkov za reševanje posameznih upravnih zadev. To je naloga, ki je zastavljena dolgoročno, saj je njena izvedba povezana s spre-membami posameznih zakonskih in drugih predpisov. Doslej je napravljen le pregled postopkov, ki se izvajajo v posameznih upravnih organih in dokumentov, ki jih stranka potrebuje za ure-ditev posameznih zadev.
Sekretariat za občo upravo