ARHIVI XXV (2002), št. 2
Iz prakse za prakso
85
UDK 004.42:930.25
Novi arhivski računalniški program ?!! - Kaj pa zdaj?
JOŽE ŠKOFUANEC
Odločitev za razvijanje oziroma nakup ter uvajanje posebnih računalniških programov za spremljanje in pomoč pri strokovnih opravilih ali proti le-temu je vselej pomembna strateška poteza. Njene posledice so namreč dolgotrajne in bistveno vplivajo na razvoj stroke v kateri do tovrstnih sprememb prihaja. Te so največje ob uvajanju računalnikov v delo zaposlenih, vendar tudi spremembe programov, s katerimi je podprt delovni proces, ne zaostajajo mnogo za tem, mnogokrat pa se zdijo še večje. Upoštevati je namreč potrebno težave, ki jih povzročajo spremembe in uvajanje novitet, pogosto tudi slab-šalno označenih kot "novotarij", v vseh okoljih. Snovalci novosti morajo biti zato vselej v prvi vrsti pozorni na potrebe in zahteve ter sposobnosti sprejemanja novosti prihodnjih uporabnikov računalniškega programa, ki jih s skupnim izrazom lahko imenujemo tudi uporabniške zahteve.
Uporabniške zahteve tako predstavljajo temelj oblikovanja vsakega uporabnega izdelka, zato velja to pravilo tudi za računalniške programe. Pri tem pa je nujno zagotoviti popolno sporazumevanje in razumevanje med prihodnjimi uporabniki in ustvarjalci programa, to je programerji. Ob mislih na ta dejstva je potekal tudi začetek projekta prenove programa InfoArha in izdelave njegove verzije št. 2.
Odločitev o prenovi programa InfoArh je bila v Arhivu Republike Slovenije sprejeta pomladi leta 2001 in je bila posledica testiranja in uvajanja prve verzije omenjenega programa, ki ji ni uspelo nadomestiti ARMIDE.1 InfoArh je v svoji prvi verziji tehnično omogočal popisovanje in vodenje registra fondov in zbirk, vendar seje pri popisovanju, predvsem pa pri izpisih na papir
Pričujoči prispevek je sad skupnega dela Članov Skupine za pripravo natančne specifikacije delovnih postopkov v slovenskih arhivih za potrebe razvoja aplikacije InfoArh, ki je od oktobra 200 Ido maja 2002 delovala v okviru projekta prenove InfoArha. Člani skupine (gl. op. št. 2) so prispevek sooblikovali s predlogi obravnavanih tem in vprašanj, pred objavo pa so ga tudi vsebinsko pregledali.
ARMIDA je bil prvi specialni računalniški program, namenjen strokovni obdelavi arhivskega gradiva, ki je bil sprejet v širšo uporabo v Arhivu Republike Slovenije in večini drugih slovenskih javnih arhivov. V letih 1989-1991 ga je razvilo podjetje Armida d.o.o. Program je bil v prvi vrsti namenjen popisovanju arhivskega pradiva, omogočal pa je tudi vodenje registra fondov in drugih evidenc. (Prim. Vladimir Zumer, Standardizacija popisovanja in evidenc arhivskega gradiva, 18. posvetovanje Arhivskega društva Slovenije - Arhivi in računalništvo, Gozd Martuljek 1998, posebno str. 30, 31.)
pokazalo, da je bila pri načrtovanju InfoArha preveč zapostavljena prilagodljivost programa različnim potrebam njegovih končnih uporabnikov. Ti so imeli izkušnje ne le z ARMIDO, temveč tudi s programi v okolju Windows. Odločitev o prenovi je bila tako logična posledica, ki pa so jo tehnično omogočila predvsem nova orodja, namenjena računalniškim programerjem. Po osnovnem oblikovanju uporabniških zahtev, zaključenem maja leta 2001, je bil jeseni istega leta pripravljen in izpeljan javni razpis na katerem je bilo za izvajalca prenove InfoArha izbrano podjetje Hermes Plus, obenem pa tudi sklenjena pogodba o prenovi. V njej je bila kot del prve faze prenove določena izdelava natančnih uporabniških specifikacij. Arhiv Republike Slovenije je še pred objavo javnega razpisa povabil k sodelovanju pri projektu prenove InfoArha druge slovenske javne arhive, v katerem je bilo predlagano oblikovanje strokovne skupine za pripravo natančnih specifikacij uporabniških zahtev. Omenjena skupina se je prvič sestala 26. oktobra 2001, njena sestava2 pa je omogočila vključitev različnih znanj, ki so bila pridobljena pri razvoju in uporabi drugih računalniških programov, s katerimi so v slovenskih regionalnih arhivih izvajali strokovno obdelavo arhivskega gradiva.
Temeljna naloga, ki je bila postavljena pred skupino, je bila ravno oblikovanje že omenjenih uporabniških zahtev, torej strokovnih temeljev prihodnje verzije InfoArha. V prizadevanju, da bi zahtevno nalogo opravili čim bolje, smo se že na samem začetku dogovorili za stalno komuniciranje. V ta namen je bila na strežniku ZAL postavljena posebna elektronska dopisna lista, prek nje smo izmenjali več kot štiristo sporočil. Pozneje se je dopisni listi pridružil tudi forum, ki ga je na svojem strežniku gostil izvajalec prenove InfoArha Hermes Plus. Vseh problemov in vprašanj pa ni bilo mogoče rešiti na ta način, zato se je skupina sestala na kar petindvajsetih sestankih. Nanje je občasno povabila tudi arhiviste, specialiste za področja, ki v skupini niso bila zastopana v zadostni meri. Rezultate svojega dela
Člani skupine za pripravo natančne specifikacije delovnih postopkov v slovenskih arhivih za potrebe razvoja aplikacije InfoArh so bili na predlog direktorjev posameznih arhivov tile: Žarko Bizjak (ZAL), Nada Čibej (PAK), Vladimir Drobnjak (PAK), Damjan Lidental (ZAP), Miroslav Novak (PAM), Branko Oblak (ZAP), Darija Plevel (ARS), Jože Škofljanec (ARS), Drago Trpin (PANG), Ivanka Zajc-Cizelj (7AC\ Hedvika Zdovc (ZAC), Žiga Železnik (ZAL).
86
Iz prakse za prakso
ARHIVI XXV (2002), št. 2
pa je predstavila svetu direktorjev, predvsem pa skupini za presojo kakovosti, katere naloga je bila preveriti ustreznost in pravilnost uporabniških zahtev ter morebiti zahtevati popravke in dopolnitve.
Strateške smernice prihodnjega razvoja informatizacije v slovenskih javnih arhivih, ali krajše, strategija informatizacije je okvir, v katerega je bilo treba umestiti tudi prenovo InfoArha oziroma razvoj njegove druge verzije. Ob odsotnosti takega dokumenta so člani skupine sami oblikovali njegov predlog in ga predstavili direktorjem, pa tudi članom prej omenjene skupine za presojo kakovosti. Pomembnejših dopolnitev, a tudi formalne potrditve predlog doslej še ni doživel. Najpomembnejša usmeritev predloga strategije pa je zagotovo izgradnja enotnega slovenskega arhivskega informacijskega sistema (AERISS3). Ta naj bi predstavljal arhivsko različico bibliotekarskega COBISS.4 Z razširjenostjo Interneta, ki predstavlja za raziskovalce podobno tehnično prelomnico, kot je bila uveljavitev elektrostatičnega načina razmnoževanja (Xerox), so bili postavljeni novi standardi dostopnosti informacij, tudi tistih, povezanih s knjižničnim gradivom. Kot slovenska primerjava nam lahko še enkrat rabi COBISS, pri katerem lahko uporabniki ne le poiščejo informacije o želeni bibliografski enoti, marveč tudi preverijo pogoje njene dostopnosti, "rezervirajo" njeno uporabo, ali pa jo preprosto podaljšajo. Gotovo si podobnih uslug želijo tudi uporabniki arhivskega gradiva, na kar kažejo pozitivni odmevi na objave registrov fondov in zbirk slovenskih arhivov na njihovih spletnih straneh. AERISS bi imel v slovenski arhivski stroki tudi pomembno vlogo, to je skrb za nenehen razvoj in prilagajanje InfoArha tako potrebam arhivske stroke kot tudi uporabnikov, ter izobraževanje za delo z njim ob pomoči uvajanja novih orodij in pristopov v delo arhivov. Tako bi se izognili zastaranju programov, zgled zadnjega je ARMIDA. Izgradnja AERISS, katerega osnova naj bi bil torej InfoArh, bi uporabnikom arhivskega gradiva omogočila pot do kakovostnejših informacij o arhivskem gradivu. Te bi bilo namreč mogoče iskati v vseh slovenskih javnih arhivih hkrati. Sodobna arhivska pomagala, njihovi izdelavi je v arhivih namenjeno precej časa, so namreč v prvi vrsti namenjena prav uporabnikom,5 zato je tudi potreben korak v smeri večje dostopnosti le-teh.
Dostopnost pa ni zadosten pogoj za dosego
AERISS - Arhivski enotni računalniški informacijski sistem Slovenije.
COBISS — Co-operative Online Bibliographic System & Services (Kooperativni online bibliografski sistem in servisi). Prim. Razmišljanje P, Horsmana o arhivskih pomagalih v: Jože Škofljanec, Digitalna kulturna dediščina III - pomagala in pripomočki v arhivih in ustanovah, ki varujejo kulturno dediščino, Maastricht 11. - 14. 7. 2001, Arhivi 24 (2001), št. 2, str. 169.
želenega uspeha, potrebna je tudi kakovost pomagal. To pa je mogoče zagotoviti z upoštevanjem več dejavnikov. Prvi izmed njih je enostavnost orodja, ki arhivistom pomaga pri pripravi omenjenih pomagal. Osnovno delo z novo verzijo InfoArha naj bi po uporabniških zahtevah ne bilo nič zahtevnejše, kot je uporaba najbolj razširjenega urejevalca besedil to je Microsoftovega programa Word. Enostavnost pri morebitnih zapletenej ših postopkih pa bodo zagotavljali tako imenovani čarovniki, ki uporabnika programa usmerjajo in vodijo skozi omenjene postopke.
Naslednja lastnost prihodnjega programa je prilagodljivost. Pomanjkanje le-te se je pokazalo za pomemben primanjkljaj pri Armidi in prvi verziji InfoArha. Opazna je zlasti zaradi različnosti dosedanjih praks, pa tudi zaradi različnosti arhivskega gradiva. Snovalci uporabniških zahtev za InfoArh namreč nismo želeli, da bi nov program nasilno poenotil slovensko arhivsko prakso, marveč bi to poenotenje le dopuščal ali kvečjemu vzpodbujal. Seveda pa tudi rokopisnega kodeksa in koluta filmskega traku s slikovnim zapisom ni mogoče kakovostno strokovno obdelati na popolnoma enakih obrazcih. Nova verzija InfoArha naj zato omogoči tudi izdelavo arhivskih pomagal, ki bi bila po svoji podobi enaka tistim, ki nastajajo danes ob pomoči drugih programov.6 Večina arhivistov si pri nas še vedno laže predstavlja popisovanje na listu papirja, kot pa vnašanje podatkov v podatkovno zbirko - "računalniško bazo", a ravno tako vsi vemo, da je kakršnokoli kazalo ali indeks v natisnjenem pomagalu koristno. In prav vnašanje podatkov v podatkovno zbirko pomeni samodejno izdelavo takšnih kazal in indeksov, mnogo lažje iskanje in preurejanje ter s tem kakovosten premik.
Kakršnokoli združevanje podatkov (o arhivskem gradivu iz več fondov, več arhivov, ali celo držav) pa zahteva naslednji dejavnik kakovosti, primerljivost. Primerljivost zagotavljajo v prvi vrsti različni dogovori, obvezni in manj obvezni. Pri oblikovanju uporabniških zahtev za prenovljeni InfoArh smo se v prvi vrsti opirali na slovensko arhivsko zakonodajo7 (ZAGA in pravilniki), skladno z osmim členom Pravilnika o strokovni obdelavi in evidenci arhivskega gradiva8 pa smo upoštevali tudi mednarodne arhiv-
6	Po podatkih, ki so bila na voljo članom skupine za pripravo natančnih specifikacij za InfoArh v slovenskih arhivih, uporablja danes za strokovno obdelavo arhivskega gradiva, vodenje evidenc in druga opravila naslednje programe: Armidi-Asksam 5.1, Easy Archive, MS Word, MS Excel, MS Access, ob njih pa so v uporabi tudi pisalni stroji, nalivniki in sorodna pisala.
7	Prim, Natalija Glažar ur,, Predpisi s področja arhivske dejavnosti v Sloveniji, Ljubljana 2001.
o
Pravilnik o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva (PSOAG), Ur. list RS, št. 59/1999.
ARHIVI XXV (2002), št. 2
Iz prakse za prakso
87
ske standarde ISAD/G9 in ISAAR/CPF10 ter tudi doslej objavljena besedila, povezana z informatizacijo v slovenskih arhivih.11 Ob tem se je pokazalo, da je slovenska arhivska zakonodaja z manjšo izjemo12 skladna z mednarodnimi standardi, prav tako pa se od njih ne oddaljuje mnogo tudi slovenska arhivska praksa. Kljub temu pa smo imeli mnogo težav v prvi vrsti s terminologijo. Prevoda obeh omenjenih standardov namreč nista rešila vseh tovrstnih zagat. Zaradi potreb definiranja, ki jih izdelava računalniškega programa zahteva, je bila skupina občasno primorana k interpretaciji standardov in tudi k oblikovanju nekaterih terminoloških rešitev, ki pa bi jih bilo dobro preveriti tudi v strokovni razpravi.
" ISAD(G) — General international standard archivai description. Prim. Olga Pivk, Vladimir Žumer, Splošni mednarodni standardi za arhivsko popisovanje, Mednarodni standardi za arhivski zapis o ustvarjalcih arhivskega gradiva, pravnih osebah, fizičnih osebah in družinah, Ljubljana 1998. Olga Pivk, Druga izdaja splošnih mednarodnih standardov za arhivsko popisovanje, Arhivi XXni (2000), št. 2. str. 117 128.
10	ISAAR(CPF) International standard archivai authority record for corporative bodies, persons and families. Prim. Olga Pivk, Vladimir Žumer, Splošni mednarodni standardi za arhivsko popisovanje, Mednarodni standardi za arhivski zapis o ustv&r jalcih arhivskega gradiva, pravnih osebah, fizičnih osebah in družinah, Ljubljana, 1998.
11	Iz razmeroma bogate bibliografije na to temo želim opozoriti v prvi vrsti na zbornik 18. posvetovanja Arhivskega društva Slovenije (18. Posvetovanje Arhivskega društva Slovenije — Arhivi in računalništvo, Gozd Martuljek 1998) in v njem na bogat pregled domače in tuje bibliografije v prispevku Vladimira Žumra (Vladimir Žumer, Standardizacija popisovanja in evidenc arhivskega gradiva, prav tam, str. 24-38.) ter na pregled prispevkov s posvetovanj Sodobni arhivi v članku Petra Pavla Klasinca (Peter Pavel Klasinc, Perspektive razvoja kompjuteri-zaeije v sodobnih arhivih — elementi, prav tam, str. 15, 16). Projekt prenove InfoArha je bil predstavljen na dveh strokovnih srečanjih, Radenci 2002 in DOKJSIS 2002 (Miroslav Novak, Vladimir Drobnjak, Zasnova in strateške usmeritve slovenskega vzajemntga arhivskega informacijskega sistema, Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor 2002, str. 322-333. Darija Plevel, Jože Škofljanec, Zasnova InfoArh-a, prav tam, str. 334-340. Žarko Bizjak, Nada Čibej, Vesna Gotovina, Hedvika Zdovc: Uporaba InfoArh-a pri ustvarjalcih in imetnikih, Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Maribor 2002, str. 34f 347. Jože Škofljanec, Vladimir Drobnjak, Slovenski arhivski informacijski sistem "AERISS" in "InfoArh " kot orodje za njegovo podporo, Sistemi za upravljanje z dokumenti, Ljubljana 2002, str. 67-73). Vladimir Žumer pa je objavil elementa popisa, uporabe in statistike v Žontarjevem zborniku (Vladimir Žumer, Informatizacija Državnih arhivov v Sloveniji, Arhivi XXI (2002), št. 1, Zbornik ob sedemdesetletnici dr. Jožeta Žon-tarja, str. 292, 293).
I ?
Pravilnik o strokovni obdelavi arhivskega gradiva v svojem 5. členu uvršča zunanje značilnosti gradiva med Popisne elemente identifikacije standard ISAD/G pa jih uvršča med elemente s področja dostopnosti in uporabe (3.4.5).
Vse uporabniške zahteve oziroma specifikacije, ki jih je pripravila skupina za pripravo natančne specifikacije delovnih postopkov v slovenskih arhivih za potrebe razvoja aplikacije InfoArh, je v dveh ocenjevanjih preverila skupina za presojo kakovosti. Ta je po nekaterih spremembah in dopolnitvah pripravljene zahteve ocenila s pozitivno oceno, s čimer je bil izpolnjen pogoj za predajo zahtev izvajalcem, podjetju Hermes Plus, s tem pa se je končalo tudi delo Skupine za pripravo natančne specifikacije delovnih postopkov v slovenskih arhivih za potrebe razvoja aplikacije InfoArh. Na svetu direktorjev dne 28. maja 2002 je bilo sklenjeno, da se v okviru projekta prenove InfoArha ustanovi Skupina za podporo izdelave in uvajanja InfoArh, v enaki kadrovski zasedbi, kot je bila Skupina za pripravo natančne specifikacije delovnih postopkov v slovenskih arhivih za potrebe razvoja aplikacije InfoArh. V delu te skupine bo ena odgovornejših nalog priprava testiranja nove verzije InfoArha. Testiranje bo potekalo v treh fazah, pri katerih bodo imeli možnost sodelovanja vsi za to zainteresirani arhivi sti v slovenskih arhivih. Z oblikovanjem pripomb in predlogov bodo imeli možnost za aktivno sodelovanje pri razvoju in oblikovanju programa, s katerim naj bi delali v prihodnjih letih.
Naj ob koncu poskusim odgovoriti tudi na vprašanji iz naslova. Potreba po novem računalniškem programu, ki bi pomenil podporo in orodje za strokovno obdelavo arhivskega gradiva, vodenje evidenc ter spremljanje drugih strokovnih opravil, pa tudi uporabe arhivskega gradiva v slovenskih arhivih je nuja, v katero nas silijo potrebe uporabnikov javnega arhivskega gradiva, omogoča pa jih sodobna tehnologija. Zato je lahko odgovor na prvo zgolj pritrdilen. Posledice, ki jih prinaša uvajanje novega arhivskega računalniškega programa, predvsem pa njihova časovna razsežnost, pa od vseh sodelujočih pri nastajanju programa zahtevajo premišljenost, zavzetost in odgovornost. V ta namen je skupina, ki je pripravljala uporabniške zahteve za nov računalniški program, tudi želela privabiti k sodelovanju čim večje število arhivistov, ki bi s svojimi razmišljanji pripomogli k oblikovanju programa. Ob tem pa vabi tudi vse, da izrabijo naslednjo tako priložnost, to je testiranje.