Grazia TATO* ' Direttore dell'Archivio di Stato di Trieste La valorizzazione dei beni archivistici TATO, Gfazia, La valorizzazione dei beni archivistici, Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 195-215. Original in Italian, Ensglish and Slovenian TATO, Grazia, The Valorisation of the Archival Goods, Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 195-215. TATO, Grazia, Vrednotenje arhivske dediščine, Atlanti, Zv. 18, Trst 2008, str. 195-215. Valorizzare gli archivi, richiede di rispondere a due domande: come? e perche? Spesso mi capita di ripetere, quando devo introdurre il discor-so "archivi" ad un uditorio di non addetti ai lavori (ma non e certo questo il caso!), che gli archivi sono un bene culturale difficile che richiede conoscenze specifiche, tempo e pazienza per essere fruito seriamente e non sempre gli studiosi e gli utenti in generale ne sono sufficientemente provvisti. Dopo, pero, se si riesce a superare queste difficolta, i documenti aprono un mondo affascinante e magico che consente di viaggiare nel tempo e nello spazio in modo diretto e personale. I piloti, spesso invisibili, di questo viaggio sono gli archivisti, senza il loro faticoso, laborioso, severo impegno, infatti, trovare le chiavi che costituiscono gli strumenti indispensabili alla ricerca e im-possibile. Cosi, mi pare, che parlare di come valorizzare il bene culturale documentario voglia dire, in prima istanza, parlare di archivisti. Queste figure professionali sono l'indispensabile tramite tra il documento e il ricercatore, sia egli un togato docente universitario o un semplice cittadino che cerca i suoi bisnonni. L'archivista che ha lavorato sui fondi, riordinando, schedando e inventariando e l'archivista che in sala di studio accoglie e suggerisce al fruitore come procedere nella ricerca, sono le facce di un stesso percorso di valorizzazione dell'ar-chivio che, senza queste figure, resterebbe muto, inaccessibile e, di fatto, inutilizzabile. Valorizzare, dunque, mi pare voglia dire, prima di tutto, ren-dere consultabile. Naturalmente questo lavoro non si inventa ne si impara semplicemente facendolo, richiede infatti una formazione scientifica e culturale solida e articolata, oltre ad una particolare ca-pacita di affrontare sempre il diverso e il nuovo ed al spaziare dalle pergamene ai files con la stessa coerenza arc D'altra parte questo e uno degli aspetti di maggiore fascino di questo lavoro, il non essere mai ripetitivo, ma sempre nuovo e rinnovato. Dunque, da questo punto di vista, il come, si puo affermare che l'ela-borazione di guide, censimenti, inventari, data base sia la prima e piu valida forma di valorizzazione, condizione per far seguire tutte le al-tre. Tra queste altre, vorrei soffermarmi, nell'ordine, sulle mostre e i convegni, le pubblicazioni a stampa e su web e la carta dei servizi. la capacita di hivistica. Le mostre documentarie, dunque. Momento di promozione forte che cerca di catturare, attorno ad un tema o con la scusa di un tema, l'attenzione dell'utenza sul bene culturale archivio e le possibi-lita di ricerca che offre. Allestire una mostra documentaria non e semplice e, ancora una volta, il documento si rivela difficile da trattare e da proporre. Si dovra in primo luogo operare una scelta documentaria tra gli atti piu "belli", godibili, leggibili e accattivanti. Infatti, e poco si-gnificativo esporre un documento dall'aspetto sciatto e dalla scrittura illeggibile, anche se di contenuto interessante e, se si ritiene di dover-lo comunque proporre, dovra essere accompagnato da una scheda che ne renda comprensibile il contenuto; saranno da privilegiare i documenti che si risolvono in una o due pagine al massimo, non es-sendo la mostra il luogo giusto per leggere lunghe relazioni; dovran-no essere atti che si concludono in se senza la necessita di legarsi al resto del fascicolo per essere compresi; se si tratta di un registro o un volume sara essenziale scegliere la pagina "giusta" non potendo con-sentire ai visitatori di sfogliare le altre. In ogni caso e fondamentale creare un percorso chiaro, ragionato, auto-illustrante e senza equivo-ci, oltre a predisporre schede sintetiche, ma non ermetiche, nelle quali sia ben indicato anche il fondo, la serie, la classifica, i numeri per il reperimento e naturalmente la data. Capita spesso, infatti che a distanza di tempo qualcuno torni a chiedere il documento visto in mostra, voglia affrontare una ricerca partendo da quanto visto, ma senza riferimenti precisi diventa tutto piu complesso! Certo e fondamentale riuscire a pubblicare un catalogo, senza di questo tutto il lavoro fatto diventa troppo effimero e scompare nel nulla! Il catalogo e quello che resta della mostra una volta che questa sara stata chiusa e sara utile strumento per gli approfondimenti suc-cessivi. La tendenza verso la quale si sta andando e sempre piu quella di allestire mostre nelle quali vengono proposti beni culturali diversi. Documenti affiancati da opere d'arte, libri, modellini, oltre alle piu ovvie fotografie, medaglie, giornali, ecc. che spesso sono presenti nei fascicoli archivistici come allegati. Spesso le mostre sono affiancate da convegni che, peraltro, vi-vono anche autonomamente. Due sembrano essere, per quanto riguarda gli archivi, le possi-bili tipologie di queste manifestazioni: i convegni di natura squisita-mente archivistica, come XInternational Archival Day, e quelli che cavalcano temi storici, sociali, economici, architettonici, ecc. presen-tando le fonti documentarie relative. Personalmente devo confessare che non amo gli archivisti che giocano a fare gli storici ne gli storici che giocano a fare gli archivisti, ritenendo che la serieta professionale debba essere rispettata sempre. Detto questo, pero, nel rispetto dei ruoli scientifici di ciascuno, questi convegni possono essere piu che positivi momenti di incontro/confronto tra le due figure professiona-i offrendo agli archivisti una migliore conoscenza del contesto stori-co-istituzionale e degli orientamenti di ricerca e agli storici suggestio-ni sulle concrete possibilita di ricerca documentaria. Anche in questo caso, la predisposizione di atti e momento ineludibile per consentire di fissare lo stato dell'arte, riflettere poi e proseguire con consapevolezza dei risultati gia acquisiti. L'Istituto internazionale di scienze archivistiche, per tradizione, ha sempre pre-disposto gli atti prima del convegno. E' una scelta con risvolti positi-vi e negativi. Da un lato il testo e subito in circolazione, anche fra coloro che non avessero potuto essere presenti, e piu agevole seguire gli interventi e rifletterci subito per eventuali interventi nel dibattito, dall'altra il convegno resta ingessato in un testo che non comprende-ra proprio il momento del dibattito. Per contro, gli atti che escono in un momento successivo alla manifestazione rischiano di essere pub-blicati con molto ritardo e, a volte, anche mancati degli interventi dei relatori piu pigri. La scelta deve tener conto del tipo di convegno, privilegiando la prima soluzione nel caso di argomenti in divenire e che rischiano di invecchiare perdendo interesse, la seconda soluzione nel caso di temi che possono sopportare un certo tempo di decanta-zione. Altro tema centrale e quello della pubblicazione di strumenti di ricerca, quali inventari, censimenti, guide, regesti, ecc., o di manuali, dizionari specialistici, trattati, saggi, ecc. Su questo tema il discorso deve necessariamente ulteriormente disgiungersi tra pubblicazioni a stampa e su internet. Gia da qualche anno, infatti, si sta imponendo la tendenza a pubblicare in web, con l'evidente vantaggio dei minori costi, maggiore rapidita, possibilita di aggiornamento continuo e facilitazione nella ricerca di specifici oggetti. Generalmente e cosi, ma per gli archivi certo si pongono pro-blematiche particolari e complesse. E' proprio tanto vero, ad esempio, che le ricerca da parte del-l'utente sia facilitata? Certo una risposta tipo Google immediata e sovrabbondante, ma magari sbagliata e incompleta, arriva. Non e la stessa risposta che arriverebbe quale frutto di una ricerca archivistica seria, ma solo il reperimento di "qualcosa" pescato qua e la. Proviamo a confrontare anche la differenza tra una guida archi-vistica a stampa ed una su web. Stampa tradizionale Stampa su web Svantaggi Vantaggi Svantaggi Vantaggi Non aggiornabile se non con un altro volume Aggiornabile continuamente Tempi di realizzazione lunghi Tempi di realizzazione lunghi Tempi di distribuzione lunghi e costosi Tempi di distribuzione immediati Costi generalmente elevati Costi contenuti Necessita di essere consultato fisicamente nei luoghi delegati Facilita a raggiungere anche un'utenza non identificata Possibilita di svolgere una ricerca completa, rendendosi conto della struttura e del contesto archivistico e storico-istituzionale di riferimento Si ricevono risposte limitate a quanto compare nel testo, senza avere la visione globale; rischio di risposte parziali o falsamente negative L'utente trova supporto nel lavoro dell'archivista L'utente e solo e non ricevere supporto archivistico nella ricerca Bene, come appare chiaramente i pro sono molto superiori ai contro, ma i contro sono "pesanti" e vanno attentamente va utati! Le due vie non possono sostituire la ricerca in sala di studio, a meno che non si offra, questa volta si solo su web, anche I'immagine di ogni singolo documento, ma questa via e estremamente onerosa, lunga e richiede risorse umane ed economiche impraticabili. Puo, pertanto, essere realizzata solo per fondi archivistici di particolarissimo interesse e grande richiesta di consultazione da parte di un'utenza distribui-ta su un'area geografica estesa, magari internazionale. Si potra cosi evitare sia di porre a rischio di conservazione documentazione che viene consultata in modo continuo, sia evitare lunghi viaggi agli studiosi. E il caso del fondo del catasto franceschino, conservato presso l'Archivo di Stato di Trieste, ma che interessa aree ora appartenenti alle Repubbliche di Slovenia e Croazia, per il quale si sta da tempo lavorando per riuscire a mettere tutto a disposizione di tutti in internet. Sempre a proposito di valorizzazione, si ritiene utile parlare anche di Carta dei servizi. All'origine della stesura della carta dei servizi c'e I'esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che ero-gano servizi e i cittadini che ne usufruiscono. Essa costituisce un vero e proprio "patto" con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalita e gli standard promessi, di ve-rificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le pro-prie valutazioni anche attraverso forme di reclamo. L'adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i Beni e le Attivita Culturali in Italia si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una piu ampia valorizzazione del patri-monio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibi-le, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l'organizza-zione delle attivita alle aspettative degli utenti. La Carta viene aggiornata periodicamente per consolidare i li-velli di qualita raggiunti e registrare i cambiamenti positivi interve-nuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell'opinione degli utenti. La sua stesura si ispira ai "principi fondamentali" contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gen-naio 1994: • eguaglianza e imparzialita i servizi sono resi sulla base del principio dell'uguaglianza, ga-rantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalita, sesso, lingua, religione, opinione politica, l'Archivio si adoperera per rimuovere eventuali inefficienze e promuovere iniziative volte a facilitare l'accesso e la fruizione alle persone diversamente abili, agli stranieri e agli individui svantaggiati dal punto di vista so-ciale e culturale; gli strumenti e le attivita di informazione, comuni-cazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazio-ne e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettivita, giustizia e imparzialita; • continuita la struttura garantisce continuita e regolarita nell'erogazione dei servizi; in caso di difficolta e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti neces-sari per ridurre al minimo i disagi; • partecipazione l'Archivio promuove l'informazione sulle attivita svolte e, nel-l'operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associa-ta; • efficienza ed efficacia il direttore e lo staff dell'Archivio perseguono l'obiettivo del continuo miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia del servizio, adottando le soluzioni tecnologiche, organizzative e procedurali piu funzionali allo scopo. Si propongono qui di seguito le linee guida per la stesura della carta dei servizi degli Archivi, come elaborate dal Ministero per i Beni e le attivita cu turali, gia nel 2005. Linee guida per Archivi Caratteristiche del Livello di servizio servizio pro^esso1 (presenza o range) Accesso Regolarita e continuita Orario di apertura Accoglienza Informazione e orientamento: - esistenza di un punto informativo di accoglienza/ orientamento - disponibilita di materiale informativo gratuito - disponibilita di Informazioni on line sui servizi - presenza di segnaletica Accesso facilitato per utenti con ridotta capacita motoria Fascia oraria (dalle ore alle ore Giorni di apertura / chiusura (festivi, riposo settimanale) Indicare ogni informazione utile, in particolare: localizzazione tipologia del materiale Indirizzo web esistenza di mappe, indicazioni di percorsi e servizi, ecc. Fruizione Ampiezza Disponibilita del materiale - Ciomunicazione delle serie o fondi non disponibili per la consultazione - Capacita ricettiva - unita archivistiche fornite/ richiedibili al giorno - unita archivistiche fornite/ richiedibili per ciascuna richiesta - prese al giorno - esistenza servizio di prenotazione - attesa nel caso di presa continua - attesa nel caso di orari fissi Numero posti di consultazione e numero prese elettriche perpc portatili Numero unita Numero unita Numero e orari Riferimenti (numero telefonico e orari) Tempo di attesa Tempo di attesa dall'inizio della presa 1. Nella stesura del modello specificare l'esisten-za del servizio e/o qual e lo standard promesso, seguendo le indicazioni presenti in questa co-lonna. Indicare inoltre, per ciascuna voce, ogni altra informazione utile ad un agevole accesso al servizio. Efficacia della mediazione Assistenza di personale qualificato alla ricerca Disponibilita di strumenti e sussidi alla ricerca e al godimento dei beni: - fondi/serie archivistici dotati di strumenti analitici - fondi/serie archivistici dotati di strumenti non analitici - fondi/serie archivistici dotati di banche dati - disponibilita di accesso in rete in sede % tempo sull'orario di apertura Indicare quali Indicare quali (p.es. elenchi di consistenza) Caratteristiche del servizio Livello di servizio pro^esso (presenza o range) Riproduzione2 Regolarita e continuita Orario de, Orario de Orario de le richieste ritiro la cassa Ampiezza Disponibilita degli strumenti: possibilita di effettuare: - fotocopie - microfilm - copie digitali - fotografie - altre riproduzioni Prenotazione a distanza Modalita e tempi di attesa per ciascuna tipologia Fedelta Conformita alle caratteristiche dell'originale Specificare orari Indicare la presenza e ogni altra informazione utile (per es. tempi di attesa) Tipologia (telefonica, on-line, con fax o lettera) % reclami rispetto al totale delle richieste RiCERCA DOCUMENTARIA A DISTANZA Ampiezza Informazione qualificata Strumenti di ricerca fruibili a distanza Accesso ai documenti on line Efficacia della mediazione Indicazione dei referenti Tempi di risposta Esistenza e riferimenti Indicare quali Indirizzo Web Nominativo e recapito dei referenti Numero giorni 2. La riproduzione e consentita nel rispetto del-la normativa di tutela del Diritto d'autore. Un'altra riflessione sulla valorizzazione deve essere fatta sul tema della selezione. Per valorizzare il materiale documentario destinato alla conser- vazione permanente e, infatti, necessario procedere a quel lavoro de-licato, complesso e irreversibile che e la selezione della documenta-zione. Molte amministrazione archivistiche stanno lavorando all'elaborazione dipiani di conservazione da contrapporre ai massima-ri di scarto di tipo tradizionale. Il passaggio tra i due concetti e fondamentale: da un lato, infatti, si indica che cosa deve essere conservato, dall'altro si individuava che cosa poteva essere scartato; il piano di conservazione induce a cercare la documentazione necessaria a com-pensare eventuali vuoti, il massimario induceva ad eliminare in modo acritico e senza valutare i singoli e specifici contesti, i pieni. Infine, un'ultima riflessione sul perche, cioe sulle motivazioni che inducono o dovrebbero indurre gli archivisti a valorizzare gli ar-chivi. Si diceva all'inizio di questo intervento che il bene culturale archivistico e di difficile fruizione, anche per il ricercatore esperto, e spesso del tutto sconosciuto da parte dell'utente occasionale. A quale archivista non e capitato, trovandosi in ambienti non professionali, di sentirsi fare le fatidiche domande: che cosa fate? che cos'e I'Archivio? cosa conservate? Alle quali segue l'altra: ah! Ma e tutto informatizzato, vero? E naturalmente cadere nello sconforto! Allora, considerato che noi siamo i custodi di un patrimonio culturale ineguagliabile per possibilita di ricerca per poter aprire e far aprire gli occhi sulla vera storia politica, sociale, economica, demo-grafica, artistica, ecc. senza che si continuino a scrivere libri che ri-propongono sempre quanto detto da altri prima (e nessuno verifica!), credo sia nostro preciso dovere di deontologia professionale, fare va-lorizzazione, oltre che conservazione e tutela. Infatti, senza valorizza-zione, la conservazione diventa azione fine a se stessa e la tutela di-venta efficace solo se unita alla valorizzazione che sola dara consapevolezza ai detentori di archivi e agli studiosi dell'entita del patrimonio archivistico. Gli archivisti contemporanei non vogliono e non possono es-sere solo i guardiani di una cassaforte chiusa, ma operatori culturali competenti e attivi di un settore scientifico rigoroso, aperto e vitale. The valorisation of the archives needs an answer to two different questions: how? and why? When introducing the topic "archives" to a non-professional audience (but this is not the case, of course!), I often repeat that it is difficult to manage archives as a cultural good, since they require specific knowledge, time and patience to take full advantage of, and scholars and users do not always have plenty of them. But if one can overcame these difficulties, the documents open up a fascinating and magic world that let the user travel in time and space in direct and personal way. The often invisible pilots of this journey are the archivists, and without their laborious, industrious and severe commitment finding the keys that the necessary tools for the retrieval is nearly impossible. So it seems to me that speaking about how valorising the documentary good means first of alla speaking about the archivists. These professionals are the essential link between the document and the retriever, be she/he am academic dressed university teacher or an ordinary citizen looking for her/his great-grandparents. The archivist who managed the fonds, restored the original order, indexed and inventoried, and the archivist who welcomes and suggests the user how to proceed for her/his retrieval in the study hall, are the two sides of the same coin, the same way of valorising the archive, that without these two professionals would stand silent, inaccessible and in practice unusable. Under this point of view, I think that valorising is first of all making usable. You can not simply invent or learn this kind of work by simply working at it, of course: it demands a solid and well-constructed scientific and cultural training, and a special attitude of facing the changes and the differences and the attitude of ranging from parchments to digital files with the same archival consistency. But this is one of the most fascinating aspects of this work, the fact that it is never iterative, but always new and renewed. From the point of view of how?, then, we can say that making guides, censuses, inventories, databases, is the first and better way of valorising, the first condition to be established for the other to follow. Between these last, I would like to dwell on the exhibitions, the meetings, the paper and online publications, and the charter of commitments. The papers exhibitions, then. A strong opportunity of promoting, trying to catch the attention of the audience, by means of a topic, on the archive as a cultural good and on the opportunities of retrieval that it can offer. Setting up a papers exhibition is not so easy, and, once more, the document proves itself difficult to be managed and given to an audience. First of all, one should make a choice of the "nicest" documents, the most legible and charming ones. It is really not so meaningful to exhibit a slovenly and unreadable document, even if its content is interesting; and if one thinks it is really worth, it should be accompanied by a card explaining its content. The one or two pages long documents should be preferred, since an exhibition is not the proper place to read a longer document, and the documents should be self-ending and with no need of a link to their file to be understood. In case of a register or a book, one should choose the "right" page, since visitors can not leaf through the book. It is always fundamental to create a clear, reasonable, self-showing and no equivocal course, and to arrange synthetic cards where the fond, the series, the classification, the retrieval signature and the dates should be given. In fact, it happens frequently that a user comes back asking for the document he saw at the exhibition, wanting to make a retrieval starting from that document, but without a precise reference everything gets more and more difficult. Publishing a catalogue is also fundamental, because the whole work done is absolutely ephemeral and vanishes! The catalogue is what remains at the moment the exhibition is closed, and will be a useful tool for future in-depth examinations. The tendency is mounting exhibitions where different kinds of cultural goods are exhibited. Documents together with paintings, books, models, photographs, medals, newspapers, and so on, often attached to the archival files. Exhibitions are often supported by meetings, that of course can also be self-sufficient. With regard to the archives, two may be the typologies of such events: the archival meetings, as the International Archival Day, and those about historical, social, economic, architectural (and so on_) matters, exhibiting the concerning documentary sources. I must confess I don't like very much the archivists playing historians, or historians playing archivists, because I'm sure that professionalism should always be honoured. But, anyway, these conferences can be a meeting-point for both the professional roles, offering to the archivists a better knowledge of the historic-institutional context and to the historians tangible suggestions for their retrievals. In this instance too the preparation of the documents is the topic moment to check the existing situation, think about it and then restart with a complete knowledge of the results already achieved. The IIAS has always been issuing the proceedings before the meeting. This choice has both positive and negative aspects. On the one hand the txt is immediately circulating, also among those who couldn't attend the meeting, and it is easier following the lectures and thinking about to be ready to intervene in the debate. On the other hand the meeting is fixed in a text that will miss the very moment of the debate. From another point of view, the proceedings issued after the meeting might be very late in issuing and sometimes some lectures are missing. The choice must consider the sort of the meeting, choosing the first solution in case of ongoing topics and the other solution in case of topics needing a certain time to be settled. Another important topic is the issuing of finding aids as inventories, censuses, guides, handbooks, dictionaries, essays, etc. With regards to this, one should tell apart paper issuing and web issuing. The trend is issuing on the web, because of less expenses, more speed, possibility of updating, easiness in the retrieval of specific matters. This is the general situation, but in case of archives some par- ticular problems arise. Is it really true, for example, that the user's retrieval is easier? One gets an immediate and overmuch answer however, like on Google, but the answer is often wrong and incomplete. It is not the same answer one could get after a professional archival retrieval, but only a something "caught" here and there. Let us compare the differences between a guide on paper and a guide on the web. On Paper On web Benefits Disadvantages Benefits Disadvantages Updatable only with another issue Always updatable Long time to be made Long time to be made Long time and great expenses to be distributed Immediate distribution Generally great expenses Low expenses To be read only in the proper places Reaching also unidentified users Possibility of making a complete retrieval, becoming aware of the archival and historic-institutional context Answers limited to the written text only, with no global view, and risk of incomplete answers The user is supported by the archivist The user is alone and cannot have any archival help in the retrieval It is quite evident that the benefits are much more, but they have to be carefully valued. The retrieval in the study hall can not be substituted, unless one is offered on the web also the picture of every single document; but this is surely a long and costly thing, need too much in human and economic resources. It can be made only for very particular, interesting and archival fonds to be viewed by users belonging to the widest geographical area. In this way one can avoid the risk linked to a constant consultation of the material and also long and costly journeys. This is the case of the "Franceschino Cadaster' fond in the State Archives of Trieste, concerning other countries too, such as Croatia and Slovenia. Talking about valorisation, it is useful talking also about the charter of commitments. It comes into being from the need of establishing principles and rules for the relationships between administrations and citizens. It is an out-and-out pact with the users, a communication and information tool allowing them to know the services given by the administration, the ways to give, and the standards, to verify that the commitments are fulfilled, and to grade the services also by com- plaints. The adoption of a charter of commitments in the Italian Ministry for Cultural Goods and Activities is one of the initiatives to valorise the cultural heritage and to adequate the organisation of the activities of the administration to the expectations of the users. The charter is updated periodically to consolidate the achieved quality levels and to monitor the positive changes obtained by the carrying out of improvement projects, that can also originate from a periodical monitoring of the users' opinions. Its drawing up is inspired to the fundamental principles of the Directive of the Head of Government of January 27th, 1994: - equality and impartiality all the services are given on a basis of equality, and the same treatment is granted to all the citizens, with no distinction of nationality, sex, language, religion, political opinion, and the archive will remove inefficiencies and will promote initiative to facilitate the access and the use to disabled persons, foreigners, and to socially and culturally disadvantaged people; the instruments and the activities of information, communication, documentation, scientific assistance to the research, education and didactics are in every case based on the principles of objectivity, justice and impartiality; - continuity the administration grants continuity and regularity in supplying a service; in any case of difficulties or obstacles it undertakes to inform pre-emptively the users and to adopt all the necessary solutions to reduce the inconveniences; - participation the archive promotes the information on the activities made and takes into account the suggestions given by the users, both as individuals or associated; - efficiency and effectiveness the director and the staff pursue the target of a constant improvement of the efficiency and effectiveness of the services, adopting the technological, organisational and procedural solutions more suitable to the goal. Below, the guidelines for the drawing up of the charter of commitments for the services in the archives made by the Italian Ministry for Cultural Goods and Activities in 2005. Guidelines for the Archives Characteristics of the service Committed Level of the Service Access Regularity and Continuity Opening hours From^to^ Opening/closing days (holidays, weekly day of 'rest) Reception Information and guidance: Indicate every useful information, and -Information desk Localisation -Free of charge information material Typology of the material -On line information Web address -Signals Maps, indications Disadvantaged people access Fruition Range Availability of the material -Communication of unavailable series or fonds -Receptiveness Number of 'places and plugs for laptops -Archival units at disposal daily Number of units - Archival units at disposal for every request Number of units -Daily drawings from the deposits Number and timing -Booking service Telephone number and time schedule -Waiting times in case of continuous drawings from the deposits Waiting time jrom the beginning of the drawing Effectiveness of the mediation Assistance of personnel expert in the research Time percent Availability of research tools: -Fonds/series with finding aids Indicate which -Availability of access to the web Characteristics of the service Committed Level of the Service Reproduction (as allowed by the law on copyright) Regularity and Continuity Time schedule of the requests Indicate time schedule Time schedule of the reclaim Indicate time schedule Time schedule of the cash desk Indicate time schedule Range Availability of the instruments Every useful information (ex.: waiting list) Possibility of: -photocopies -microfilms -digital copies -photographs -other Booking in the distance Kind of (telephone, online, fax, letter^) Waiting time for every kind of booking Accordance Accordance to the original Percent of complains Research in the distance Range Quality information References Research tools to be used in the distance Kind of Online accessibility Web address Effectiveness of the mediation Responsible Name and address Answering timing Number days One more remark about the appraisal. To valorise the documentation it is necessary to make the delicate, complicated and irreversible work of appraisal. Many archival administrations are working to a preservation plan to be set against the traditional scheduling. The difference between these concepts I fundamental: on hand the stress is on what must be preserved, on the other hand the stress was on what can be thrown away, the preservation plan leads to look for the documentation to fill any possible voids, the scheduling leads to eliminate in an acritical way what is complete. Finally, a last remark about the reasons why lead or should lead the archivists to valorise their archives. As we said, it is difficult to manage archives as a cultural good, also for an expert researcher, and their often completely unknown to an occasional user. Many of us happened to be asked, in a non-professional context, the fateful questions: What do you exactly do? What is it an Archive? What do you preserve?, followed by the usual: Oh, then everything is digitalised^, isn't it indeed?, and of course getting disheartened! So, looking upon the fact that we have to take care of a cultural heritage incomparable for possibilities of research and to open the eyes on the true political, social, economic, demographic, artistic, etc., history, in order to have books that do not only repeat other books (with no check about!), I think it is our duty valorising, and not only preserving and protecting. In fact, without a valorisation the preservation becomes a sterile action, and the protection is effective only if done together with the valorisation that will give consciousness to the archives owners and to the scholars of the archival heritage. Modern archivists don't want and cannot be just mere watchmen of a closed up safe, but qualified and dynamic cultural operators in a rigorous, open-minded and vital scientific field. "preservation plans" and the "scheduling", and about the general reasons to cause the archivists to valorise the documentary ritage. he- Ovrednotenje arhivov terja odgovor na dve vprašanji: kako? in zakaj? Pogovor o "arhivih" z nepristojnim poslušalstvom (kar vsekakor ni ta primer!) pogosto začnem z mislimi, da so arhivi težka kulturna dobrina, ki zahteva specifično znanje, čas in potrpežljivost, da se jo lahko polno izkoristi, s čimer pa strokovnjaki in uporabniki često ne razpolagajo v zadostni meri. Če pa se uspe premagati to težavo, dokumenti odprejo vpogled v očarljiv in čaroben svet, ki omogoča potovanje skozi čas in prostor na neposreden in oseben način. Krmarii, pogosto nevidni, na tej poti so arhivarji, saj brez njihovega truda, prizadevnosti in napornega dela ne bi bilo mogoče najti ključev, ki so nepogrešljivo raziskovalno orodje. Tako se mi zdi, da je pri govoru o tem, kako ovrednotiti dokumentacijsko kulturno dobrino, v prvi vrsti govora o arhivarjih. Ti strokovnjaki so nepogrešl ivi posredniki med dokumentom in raziskovalcem, pa če je slednji univerzitetni profesor ali le preprosti občan, ki išče svoje pradede. Arhivar, zadolžen za ureditev, katalogizacijo in inventarizacijo gradiva in arhivar, ki v študijski knjižnici sprejme uporabnika in mu svetuje, kako iskati fonde, sta obraza iste poti vrednotenja arhiva, ki bi bil brez teh figur nem, nedostopen in dejansko neuporaben. Zdi se mi torej, da ovrednotiti pomeni, predvsem, napraviti dostopno za vpogled. Seveda si tega dela ni mogoče izmisliti in se ga ni mogoče priučiti preprosto z izvajanjem, temveč zahteva trdno in profilirano znanstveno in kulturno izobrazbo, poleg posebne sposobnosti za premagovanje drugačnega in novega in sposobnosti preskakovanja s pergamentov na datoteke z enako arhivsko koherenco. Po drugi strani pa je to, da se nikoli ne ponavlja, temveč je vedno novo in prenovljeno, eden od najprivlačnejših vidikov tega dela. Iz tega vidika, kako, se torej lahko zatrdi, da je izdelava vodnikov, popisov, inventarjev, podatkovnih baz prva in najprimernejša oblika vrednotenja, pogoj, kateremu sledijo vsi drugi. Med temi drugimi bi se rada, po vrstnem redu, pomudila pri razstavah in simpozijih, objavah v tiskovinah in na spletu ter pri listini storitev. Dokumentarne razstave, torej. Priložnost za izrazito promocijo, ki poskuša okrog določene tematike ali pod pretvezo določene tematike pritegniti pozornost uporabnikov na arhivsko kulturno dobrino in na možnosti raziskovanja, ki jih slednja nudi. Prireditev dokumentarne razstave ni preprosta in ponovno se izkaže, da je dokument težak tako za obravnavo kot za predstavitev. Najprej je potrebno med dokumentarnim gradivom izbrati "najlepše", najprijetnejše, najbolj čitljivo in najprivlačnejše. Povsem brez pomena je razstaviti neprivlačen in nečitljiv dokument, četudi je njegova vsebina zanimiva. Če pa se kljub njegovemu izgledu meni, da je vseeno vreden predstavitve, je treba priložiti list z razlago vsebine. Prednost se daje dokumentom, ki obsegajo eno ali največ dve strani, saj razstava ni primerna priložnost za branje dolgih poročil. Dokumenti morajo biti zaključene celote, katerih razumevanje ni vezano na preostali del brošure. Če gre za register ali za knjigo, je bistvenega pomena izbira "prave" strani, saj obiskovalci ne morejo prelistati celotne publikacije. Vsekakor je temeljnega pomena pripraviti jasen, logičen, samoponazorilen in nedvoumen potek, poleg tega pa pripraviti kratke, a razumljive povzetke, kjer so jasno navedeni tudi fond, serija, razvrstitev, številke, ki olajšajo iskanje in seveda datum. Pogosto se zgodi, da po določenem času kdo išče dokument, ki ga je videl na razstavi. Iskanje zgolj na podlagi videnega, brez točnih navedb, je zelo težavno. Bistveno je izdati katalog, saj je brez slednjega vse opravljeno delo kratkotrajno in se razblini v nič! Katalog je tisto, kar ostane od razstave, potem ko se slednja zapre, in je koristno orodje za kasnejše temeljitejše preučevanje. Obstajajo čedalje večje težnje k pripravi razstav, ki postavljajo na ogled različne kulturne dobrine. Ob dokumentih se pojavljajo umetnine, knjige, modelčki, poleg najbolj logičnih fotografij, medalj, časopisov, itd., ki so pogoste priloge arhivskim delom. Razstave pogosto spremljajo simpoziji, ki sicer živijo tudi povsem samostojno. Kar zadeva arhive, sta možni dve vrsti takih prireditev: simpoziji povsem arhivske narave, kakršen je, na primer, International Archival Day, in tisti, ki obravnavajo zgodovinske, družbene, gospodarske, arhitekturne itd. tematike in predstavljajo dokumentarne vire o slednjih. Moram priznati, da se osebno ne navdušujem nad arhivarji, ki se igrajo zgodovinarje in prav tako ne nad zgodovinarji, ki se igrajo arhivarje, saj menim, da je treba vedno spoštovati profesionalnost vsake stroke. Kljub temu, pa, ob upoštevanju znanstvenih vlog vsakega od dveh, so ti simpoziji lahko več kot pozitivni trenutki srečanja/ primerjave med obema profesionalnima likoma, saj arhivarjem omogočajo podrobnejše seznanjenje z zgodovinsko-institucionalnim kontekstom in z raziskovalnimi usmeritvami, zgodovinarjem dajejo pa namige o konkretnih možnostih raziskovanja dokumentarnega gradiva. Tudi v tem primeru je priprava aktov nujna, saj omogoča določitev dejanskega stanja, sledeči razmislek in nadaljevanje z zavedanjem o že doseženih rezultatih. Mednarodni inštitut arhivskih znanosti, po ustaljeni navadi, vselej pripravi akte pred simpozijem. Ta izbira ima tako pozitivne kot negativne plati. Po eni strani se da besedilo takoj v obtok in je tako na voljo tudi tistim, ki se simpozija ne morejo udeležiti, nastopom je tako lažje slediti in se lahko takoj razmisli o njih, tako da se v sledeči razpravi lahko izpostavi morebitne dvome; po drugi strani pa je tako simpozij ukalupljen v določeno besedilo, ki ne predstavlja ravno trenutka razprave. Nasprotno, pa tvegajo akti, izdani po prireditvi, veliko zamudo pri objavi in včasih tudi neudeležbo bolj lenih govornikov. Pri izbiri je treba upoštevati vrsto simpozija, pri čemer je prva rešitev priporočljivejša v primeru tematik v nastajanju in tistih, ki tvegajo zastaranje z izgubo interesa, druga rešitev pa v primeru tematik, ki lahko prenašajo tudi določen čas razjasnjevanja. Druga osrednja tematika je objava raziskovalnih orodij, kakršna so inventarji, popisi, vodniki, registri itd. ali priročnikov, specialističnih slovarjev, traktatov, razprav, itd. Razprava o tej tematiki nujno zahteva dodatno členitev na tiskane in spletne objave. Že nekaj časa se namreč uveljavlja težnja k objavi na spletu, z očitno prednostjo nižjih stroškov, večje hitrosti, možnosti stalnega posodabljanja in lažjega iskanja posebnih zadev. Na splošno to drži, toda pri arhivih obstajajo posebne in kompleksne problematike. Pa je res, na primer, da je uporabnikom iskanje na ta način olajšano? Takojšen in številčen, toda morda napačen in nepopoln odgovor tipa Google seveda dobijo. Ni pa to enak odgovor, kot tisti, s katerim bi postregla resna arhivska raziskava, toda le zajemanje "nečesa" od tod in tam. Poskusimo primerjati tiskane in spletne arhivske vodnike. Klasični objave Spletne objave Slabosti Prednosti Slabosti Prednosti Ni jih mogoče posodobiti drugače kakor z izdajo nove publikacije Možnost stalnega posodabljanja Dolgi časi izdelave Kratki časi izdelave Dolgi časi in visoki stroški distribucije Takojšnja distribucija Običajno visoki stroški Nizki stroški Fizično branje v dodeljenih prostorih Preprosto doseganje tudi neidentificiranih uporabnikov Možnost izvedbe popolne raziskave, ob zavedanju strukture ter arhivskega in referenčnega zgodovin-sko-institucionalnega konteksta Prejemajo se omejeni odzivi na vsebino besedila, brez globalnega vpogleda; tveganje delnih ali lažno negativnih odgovorov Uporabniku pomaga arhivar Uporabnik je sam in pri iskanju nima pomoči arhivarja Kot je razvidno je prednosti veliko več od slabosti, toda slabosti so "pomembne" in jih je treba pozorno pretehtati! Ti dve poti ne moreta zamenjati raziskave v študijski knjižnici, razen če se ne ponudi, in tokrat samo na spletu, tudi slike vsakega posameznega dokumenta, toda ta pot je izredno težavna, dolga in zahteva nedosegljive človeške in ekonomske vire. Zato je izvedljiva le za arhivske fonde posebnega interesa in velikega zanimanja s strani uporabnikov, razporejenih po obsežnem geografskem območju, morda celo mednarodnem. Tako se lahko izogne ogrožanju ohranjenosti dokumentacije, ki se jo stalno pregleduje, obenem pa se raziskovalcem prepreči dolga potovanja. To je hrani Državni ar dajo Republiki S primer fonda iz frančiškanske zemljiške knjige, ki jo hiv v Trstu, toda zadeva območja, ki danes pripa-oveniji in Republiki Hrvaški, zato že dlje časa po- tekajo dela za spletno postavitev vsega gradiva, ki bo tako na razpola- go vsem. V zvezi z vrednotenjem je dobro omeniti tudi Listino storitev. Nastanku listine storitev je botrovala potreba po določitvi načel in pravil v odnosu med upravami, ki ponujajo storitve in občani, ki slednje koristijo. Ta listina predstavlja pravi pravcati "sporazum" z uporabniki, komunikacijsko in informacijsko orodje, s pomočjo katerega slednji spoznavajo ponujane storitve, obljubljene načine in standarde, preverjajo, ali se sprejete obveznosti spoštujejo, izražajo lastne presoje tudi v obliki reklamacij. Sprejem listine storitev v institucijah Ministrstva za kulturne dobrine in dejavnosti v Italiji se dopolnjuje z vrsto pobud, ki promo-virajo širše vrednotenje kulturne dediščine, ki je slednje vsebujejo in organizacijo dejavnosti kar se da prilagajajo pričakovanjem uporabnikov, v skladu z vsemi zahtevami varstva in raziskave. Listina se redno posodablja, da se utrdi dosežene nivoje kakovosti in zabeleži pozitivne spremembe, do katerih je prišlo z izvedbo projektov izboljšav, ki se lahko porodijo iz rednega spremljanja mnenja uporabnikov. Pri njeni sestavi so bila upoštevana "temeljna načela" iz Direktive predsednika ministrskega sveta z dne 27. januarja 1994: • enakost in pravičnost storitve se ponujajo na osnovi načela enakosti, z zagotavljanjem enake obravnave vsem občanom, brez razlikovanja glede na narodnost, spol, jezik, vero ali politično prepričanje ljudi, arhiv si bo prizadeval za odpravo morebitnih neučinkovitosti in promocijo pobud, ki si prizadevajo za lažji dostop in koriščenje s strani invalidov, tujcev in oseb, ki so prikrajšane iz socialnega ali kulturnega vidika; orodja in dejavnosti informiranja, komunikacije, dokumentacije, znanstvene pomoči raziskavam, vzgoje in didaktike se zgledujejo pri načelih objektivnosti, pravičnosti in nepristranskosti; • stalnost struktura zagotavlja stalnost in rednost pri nudenju storitev; v primeru težav in ovir si prizadeva za predhodno obveščanje uporabnikov in sprejem vseh potrebnih ukrepov za zmanjšanje neprijetnosti na najnižjo možno stopnjo; • udelez^ba arhiv promovira obveščenost o izvedenih dejavnostih in pri sprejemanju odločitev o upravljanju upošteva potrebe in predloge, ki jih uporabniki izrazijo posamično ali skupaj; • uspešnost in učinkovitost direktor in zaposleni v arhivu zasledujejo cilj stalnega izboljševanja uspešnosti in učinkovitosti storitve, s sprejemom tehnoloških, organizacijskih in proceduralnih rešitev, ki so za ta namen najbolj funkcionalne. V nadaljevanju se predlagajo smernice za sestavo listine stori- tev arhivov, kakor jih je izdelalo Ministrstvo za kulturne dobrine in dejavnosti že leta 2005. Smernice za arhive Značil^nosti storitve Nivo obljubljene storitve1 Dostop Rednost in stalnost Urnik Poslovni čas (od ure ... do ure ...) Odprto/zaprto (prazniki, tedenski počitek) Sprejem Informacije in usmeritev: Navedite vse podatke, ki bi lahko bili koristni, in sicer: - obstoj informacijske točke za sprejem/ usmeritev lokacija - obstoj brezplačnega informativnega gradiva vrsta gradiva - obstoj spletnih informacij o storitvah Spl^etni naslov - obstoj znakov obstoj zemljevidov, navodil za poti in storitve, itd. Lažji dostop za gibalno ovirane osebe Koriščenje Obseg Razpoložljivost uporabnega materiala: - Obveščanje o serijah ali fondih, ki niso na voljo za ogled - Sprejemne zmogljivosti Število mest v čitalnici in število električnih vtičnic za prenosne osebne računalnike - arhivske enote, ki se jih lahko priskrbi/ naroči dnevno Število enot - arhivske enote, ki se jih lahko priskrbi/ naroči ob vsakem naročilu Število enot - prevzemi na dan Število in urniki - možnost rezervacije Podatki (telefonska številka in urniki) - čakanje v primeru prevzema brez točno določenega urnika Čakalna doba - čakanje v primeru fiksnih urnikov Čakalna doba od začetka prevzema Učinkovitost posredovanja Pomoč osebja, usposobljenega za iskanje % časa od odprtja Obstoj orodij in pripomočkov za iskanje in koriščenje dobrin: - arhivski fondi/serije z analitskim orodjem Navedite katero 1. Pri izpolnjevanju obrazca navedite obstoj storitve in/ali kakšen standard obljublja, pri tem pa sledite navodilom iz tega stolpca. Za vsako postavko navedite tudi vse druge podatke, ki bi lahko bili koristni za lažji dostop do storitve. - arhivski fondi/serije brez analitskega orodja Navedite katero (npr. kontrolni seznami) - arhivski fondi/serije s podatkovnimi bazami - možnost dostopa do spleta v ustanovi Značil^nosti storitve Obljubljeni nivo storitve Razmnoževanje2 Rednost in stalnost Urnik za naročila Navedite urnike Urnik prevzema u Urnik blagajne " Obseg Razpoložljivo orodje: Navedite prisotnost in vse druge koristne podatke (npr. čaka^lne dobe) možnost izdelave: - fotokopij - mikrofilmov - digitalnih kopij - fotografij - drugih oblik prepisov Rezervacija na daljavo Vrsta (telefonska, spletna, preko telefaksa ali v obliki pisma) Načini in čakalne dobe za vsako vrsto Zvestoba Skladnost z značilnostmi izvirnika % reklamacij napram naročilom Iskanje dokumentarnega gradiva na daljavo Obseg Ustrezni podatki Obstoj in navedbe Iskalno orodje, uporabno na daljavo Navedite katero Dostop do dokumentov prek spleta Spletni naslov Učinkovitost posredovanja Navedba referentov Ime in priimek ter naslov referentov Odzivni časi Število dni Glede vrednotenja je potreben še en razmislek, in sicer na temo iz^bire. Za vrednotenje dokumentarnega gradiva, namenjenega trajni ohranitvi, je potrebno tisto občutljivo, kompleksno in nepovratno delo, ki ga predstavlja izbira dokumentacije. Številne arhivske uprave si prizadevajo za izdelavo načrtov ohranitve, ki bodo priloženi klasičnim zbirkam izločenega gradiva. Prehajanje med tema dvema konceptoma je temeljnega pomena: po eni strani se namreč veleva, 2. Razmnoževanje je dovoljeno ob upoštevanju zakona o varstvu avtorskih pravic. kaj je treba ohraniti, po drugi se ugotavlja, kaj bi se lahko izločilo; načrt ohranitve navaja k iskanju dokumentacije, ki bi zapolnila morebitne praznine, zbirka izločenega gradiva je navajala k nekritični odstranitvi odvečnega, brez ocene posameznih in specifičnih kontekstov. Na koncu še zadnji razmislek o zakaju, torej o vzrokih, ki arhivarje navajajo ali bi jih morali navajati k ovrednotenju arhivov. Na začetku te diskusije je bilo rečeno, da se arhivsko kulturno dobrino težko izkorišča - tudi izkušeni raziskovalec ima s tem težave -, priložnostnemu uporabniku pa je pogosto povsem neznana. Ni ga arhivarja, ki v neprofesionalnih okoljih ne bi nikoli naletel na usodna vprašanja: s čim se ukvarjate? kaj je arhiv? kaj hranite? Katerim je sledilo: ah! Saj je vse informatizirano, kaj ne? In seveda obupal! Torej, glede na to, da smo varuhi kulturne dediščine, ki je neprimerljiva po možnosti raziskovanja, razumevanja in spregleda resnične politične, družbene, gospodarske, demografske, umetnostne, itd. zgodovine, ne da bi se nadaljevalo s pisanjem knjig, ki bi vedno znova ponavljale tisto, kar je že bilo rečeno (in kar nihče ne preverja!), menim, da je naša sveta dolžnost profesionalne deontolo-gije, poleg ohranjanja in zaščite, tudi vrednotenje. Brez vrednotenja postane ohranjanje dejanje, ki je samo sebi namen, zaščita pa je učinkovita le, če je združena z vrednotenjem, ki bo varuhom arhivov in strokovnjakom vrednosti arhivske dediščine samo postreglo z zavestjo. Sodobni arhivarji ne želijo in ne morejo biti samo varuhi zaprtega trezorja, temveč kompetentni in aktivni kulturni delavci doslednega, odprtega in vitalnega znanstvenega sektorja.