POROČ1I.A Strateško planiranje razvoja ali prenove informacijskih sistemov v državnih organih Republike Slovenije Marko Čolnar, Center Vlade za informatiko, Langusova 4, 1000 Ljubljana marko.colnar@gov.si Če je na začetku priprave Metodologije strateškega planiranja razvoja informacijskih sistemov državnih organov kazalo, da bo to samo še en poskus "teoretičnega« urejanja zadev na področju informatike v državni upravi, pa je danes jasno, da se strateško planiranje spreminja v sistematičen način deta, ki je prvi korak pri informatizaciji organov državne uprave RS. Zato so v nadaljevanju opisane vse do sedaj izvedene naloge s tega področja in razloženi nekateri osnovni koncepti ter spoznanja. Prispevek naj bi spodbudil bralce k razmišljanju o pomenu prikazanega sistematičnega in celovitega planiranja (tudi spremljanja) projektov in nalog s področja Informatizacije. 1. Uvod Projekt priprave strateškega plana razvoja ali prenove konkretnega informacijskega sistema (IS) je zahtevna in kompleksna naloga, ki zahteva vključevanje različnih strokovnjakov in uporabo raznih tehnik ter orodij. Med izdelavo se prepletajo organizacijski, vsebinski in metodološki elementi, nemalokrat podprti še s tehnološko komponento. Praksa je pokazala, da vse drugačne rešitve, ki se Običajno začnejo /. delnimi informacijskimi rešitvami, kasneje neizogibno potrebujejo integracijo v urejeno in celovito informacijsko podporo konkretnemu organizacijskemu sistemu. Za take druge pristope potrebujemo tudi bistveno več virov, kot če bi integracijo pričeli že na nivoju Strateškega plana in kasneje njegovo implementacijo urejeno koordinirali preko izvajanja projektov, t.j. izdelave ali prenove teh delnih IS. Tako je, na predlog Centra Vlade RS za informatiko (CVI), Vlada RS februarja leta 1996 sprejela sklep, da morajo vsi državni organi (DO) pripraviti strateške plane razvoja ali prenove IS na podlagi enotne metodološke osnove do 30.4.1996. V ta namen je CVI /. zunanjimi sodelavci pripravil Metodologijo strateškega planiranja razvoja IS DO (MSP) in Metodologijo vodenja projektov v DO (MVP) za področje informacijske tehnologije (MVPDU-IT). Takoj po pripravi metodologij seje pričelo z nalogami, ki danes tvorijo urejen pristop - program izdelave strateških planov, v obliki projektov in rednih nalog sodelavcev CVI, kot je opisano v nadaljevanju. 2. Ozadje, namen in cilji izdelave strateških planov razvoja ali prenove IS DO Reorganizacija državne uprave (DU) in lokalne samouprave (LS), skupaj javne uprave (JU) zahteva preučitev strateških in operativnih vidikov vsakega državnega organa posebej in celote. Hkrati pa je to priložnost, da se ovrednotijo in prenovijo tudi vsebinske funkcije organov s stališča racionalnosti in učinkovitosti. Pri tem ima ključno vlogo tudi informacijska podpora. Do sedaj je bila priprava strateških planov informatizacije posameznih DO žal bolj izjema kot pravilo. Tako pripravljeni plani so imeli tudi omejene učinke: ■ izkazovali so potrebe po informatizaciji posameznega organa, niso pa upoštevali medresorskih povezav in skupnih projektov; ■ plani so se pripravljali brez enotne metodološke in tehnološke podpore, zaradi česar je bilo njihovo usklajevanje praktično nemogoče; ■ četudi so bile predlagane tehnološke rešitve sprejemljive, so bile običajno v nasprotju s tehnološkimi standardi, ki jih narekuje CVI in naj bi veljali za vse državne Organe. Cilji izdelave metodološko, strokovno in vsebinsko korektnega strateškega plana informatizacije posameznega organa so: ■ pridobiti kakovostne podatke o obstoječem stanju informatike in informacijske tehnologije v organu, ■ pokazati na organizacijske in druge probleme organa in tudi na probleme pri uvajanju same informacijske podpore, ■ predlagati organizacijske rešitve, ki bi imele za posledico racionalnejšo uporabo informacijske podpore, ■ pridobiti verificiran pregled nadaljnjih potreb po informatizaciji, ki bodo usklajene z vsebinskimi in informacijsko tehnološkimi usmeritvami uprave, za slednje je pristojen CVI, ■ definirati informacijsko podporo za horizontalne in vertikalne povezave med organi, ■ določiti najbolj kritična področja in delovna postopke organa, v katere bo mogoče v naslednjem srednjeročnem obdobju usmeriti razpoložljive vire -prioritete, in s tem: ■ pripraviti seznam teh prioritetnih projektov informatizacije in potrebnih virov za izvedbo projektov. Poleg naštetih ciljev je še mnogo manjših ■ »stranskih učinkov«. ufxmih ml NFOR M ATIKA 2000 številka 1 - jetnik VIII Marko Čolnar: .Strateško planiranje razvoja ali prenove informacijskih sistemov v državnih organih 2.1 Predstavitev koncepta in kategorij (vrst) »skupnih funkcij« Zaradi skupnih funkcij in dejavnosti organov DU, katerih prenova in informatizacija bi prinesli največje prihranke, je bila sprejeta odločitev, da se najprej izdela strateški plan razvoja skupnega dela informacijskih sistemov DU, kasneje pa se pristopi k izdelavi strateških planov posameznih organov. Strateški plan skupnih funkcij predlaga standarde za enotne tehnološke rešitve v DO, ki bodo omogočale poenostavitev postopkov v teh DO, hkrati pa predstavlja enoten sistem informatizacije skupnih funkcij - enotno skupno jedro upravnega informacijskega organa (seznam aplikacij za podporo skupnim funkcijam v celotnem spektru DO). Pojem skupnih funkcij je generične narave, zato je v nadaljevanju podrobneje opredeljen. Delovanje DU je možno razčleniti na delovna področja in funkcije, pri čemer velja: ■ Delovno področje pokriva po vsebini sorodne zadeve, za posamezno delovno področje pa je zadolžen organ oziroma njegova organizacijska enota. ■ Funkcije opredeljujejo delitev nalog na posamezne kategorije, ki so načeloma neodvisne od delovnega področja. Glede na pristojnosti se funkcije na najvišjem nivoju delijo na funkcije vlade in funkcije uprave. iz funkcij uprave in funkcij vlade izhajajo: K.itagorijo (vrsto} funkcij drža vri j h organov Funkcije vlado \ i ** 1 Funkcijski? Sptiimljajpr.n povezave dejavnosti t _/ v Z Funkcije upravo r S premij a jedo conlriilijlr.mn dejavnosti Spremljajoi® decentralizirane dejavnosti Cfpom«. PMimiin .1' ? J vi" ;.!]>->_• tu l" .Ig H» tihrtllil ->« potu*"!, J " pfBprswip ' * ' 'Vi * ji';. . Bp trhorfliii» :.>| kcunpbl, ■ r». ■ Funkcijska povezava, kot splošen naziv za tiste funkcije organov DU, s katerimi se urejajo zadeve za več organov DU. Funkcijske povezave so v izvirni pristojnosti posameznih organov DU, ki pri njihovem izvajanju sodelujejo tudi z drugimi organi DU. m Spremljajoča dejavnost obsega dela, s katerimi se zagotavljajo splošni, tehnični in drugi pogoji za opravljanje funkcij organov DU in se delijo na; ■ Spremljajočo centralizirano dejavnost, to je naziv za tista dela, ki se opravljajo v enem organu za vse organe DU, razen za izjeme, ki jih s svojim aktom določi vlada ■ Spremljajočo decentralizirano dejavnost, to je naziv za tista dela, ki se opravljajo v vsakem organu DU. V vseh primerih spremljajoče decentralizirane dejavnosti gre za dela z enako vsebino, ki jih v vsakem organu opravljajo zase. Funkcije organa (ministrstva ali vladne službe) razdelimo na; ■ izvirne funkcije - funkcije, ki so lastne samo enemu organu (ministrstvu ali vladni službi) in se bodo kot takšne razlikovale po organih, ■ splošne funkcije - funkcije in dejavnosti, ki bodo podobne pri različnih organih, posledica česar bo tudi podobnost dreves po različnih organih. Pri izvirnih funkcijah ministrstev in izvirnih funkcijah vladnih služb obstaja pomembna razlika, ki vpliva ha oblikovanje ene ali druge organizacijske oblike. Ministrstva in njihovi organi v sestavi se ustanavljajo za opravljanje upravnih nalog na določenem področju družbenega življenja, vladne službe pa se ustanovijo za izvajanje nalog za neposredno podporo pri odločanju vlade in drugih strokovnih nalog, ki so praviloma skupne celotnemu upravnemu sistemu in so namenjene njegovemu vzdrževanju in obnavljanju. Slika 1 tako prikazuje koncept kategorije funkcij in odnose med njimi v organih DU. 3. Izvajanje aktivnosti izdelave strateških planov skupna r*v«n raven posameznih organov ( > ' SV.it > Izvirne funkcija službe vlado V Splošne funkcije službo vtaric v r UN.F > f UH.ST > Izvirne Splošne funkcije funkcijo ministrstva ministrstva t v > Slika 1: Metamodel funkcij ministrstev in vladnih služI) 3.1 Prehod s strateškega nivoja planiranja na operativno izvajanje projektov Izdelava strateškega plana je projekt, kjer je končni izdelek Strateški plan, kot temeljni dokument, na podlagi katerega se izvajajo vse nadaljnje aktivnosti pri razvoju ali prenovi posameznega konkretnega informacijskega sistema organa DU. 2000-Številka i -letnik VIII irpernbnd NFORMATI KA ^ Marko Čolnar: .Strateško planiranje razvoja ali prenove informacijskih sistemov v državnih organih Strateški plan sestavljajo: ■ strateški elementi organizacijskega modela - cilji, problemi in ključni dejavniki uspeha organizacijskega sistema; ■ pregledni model organizacijskega sistema, ki je sestavljen iz organizacijske sheme, funkcionalne de-kompozicije, globalnega entitetnega modela, povezovalnih matrik in dodatnih opisov objektov; ■ obstoječe stanje informacijskega sistema - pregled aplikacij, pregled sistemskih platform, pregled kadrov; ■ vpliv informacijske tehnologije - področja priložnosti, elementi informacijske tehnologije, smernice varnosti in zaščite; ■ seznam aplikativnih projektov po prioritetah -seznam predlaganih aplikativnih projektov, opisi aplikativnih projektov, groba definicija razvojnih prioritet; m načrt informacijske infrastrukture -tehnološke smernice in standardi, grafične in opisne predstavitve okvirnih predlogov rešitev; ■ naložbe in stroški informacijskega sisfema - predvidene naložbe v informacijski sistem, predvideni stroški obratovanja informacijskega sistema; ■ operativni plan razvoja. 3.2 Organizacija izdelave strateških planov liden izmed problemov je bil vzpostavitev ustrezne organizacije, ki bi omogočala nemoteno izvajanje opisanih aktivnosti. Rešitev sta pogojevali dejstvi, da ima CVI že projektno organizirana Sektor za razvoj informacijski sistemov organov DU in Službo za Sistem kakovosti, katere informacijsko podporo pomeni programsko -projektna pisarna. Pri izdelavi posameznega strateškega plana pa se izvedejo naslednje aktivnosti: ■ najprej .se analizira velikost, kompleksnost in prioriteto posameznega organa DU, ■ potem se vzpostavi projektno skupino in projekt, m projektni skupini se zagotovi metodološko in informacijsko - tehnološko podporo, ■ potem se projekt izvaja v skladu z MSP in MVPDU-IT, ■ najpogosteje se izvede tudi dve presoji kakovosti postopkov in izdelkov, Slika 2 prikazuje postopek, ki naj bi bil izveden pri izdelavi strateških planov DO. V sredini so projekti, ki si sledijo. Številke pomenijo število projektov, ki jih je potrebno izvesti. Na desni strani so prikazani vhodni dokumenti, ki jih je potrebno upoštevati pri izvajanju posameznega projekta, in izdelki (dokumenti ali aplikacije), ki so rezultat projekta. Ta prispevek kaže tudi na dejstvo, da je DU največji poligon za izvajanje projektov informacijske tehnologije v Republiki Sloveniji. Tako vidimo, da pokg strateškega plana skupnih funkcij organov DU obstajajo še strateški plani informatizacije posameznih ministrstev in vladnih služb, kjer predstavljajo projekti uvajanja skupnih funkcij začetni okvir oz. del vseh projektov informatizacije Organa; drugi projekti informatizacije so specifični. Kompleksnost povezav med posameznimi strateškimi plani oz. kasneje projekti in dinamika njihovega razvijanja in skrbništva sta prikazani na sliki 3. VLOGA C VI -Sektor za razvoj -P/Projektna pisarna strokovnjaki DU zunanji izvajalci AKTIVNOST Izdelava strateškega plan | razvoja skupnega delo IS državne uprave DOKUMENT/IZDELEK Mislodologlin v wC,'.. l|0 pro;cktov (propra iriav) CVI ■Sektor za razvoj -P/Projoklna pisarna strokovnjaki DU zunanji izvajalci CVI -Sektor za razvol •PIP roje k tu a pisarna strokovnjaki DU zunanji Izvajalci program = m formalizacijo organa ProjflktJ raivoj.i pOjmMnlh IS \ \ Metodologija razvoji» informacijskih bislenioy Metodologija vodenju projektov (pfagtimov) v- 17 tiimeiftrtll Strateški plan Strateški plan posameznega »kupnih organa funkcij --S - -S Rezultati konkretnih projektov pri razvoju IS Opomb* m 70 pomeni, tfijo polrobno lidtiljtt 33 stratoiki planov, kolikor jo ministrsliiv in vladnih stuih. Slika 2: Prikaz prehoda s strateškega planiranja \Z nivoja "skupnih funkcij" na nivo posameznih organov 44 u/xvubt lijtNf ORM ATI KA 2000 ■ številka i - letnik VIII Marko Čolnar: .Strateško planiranje razvoja ali prenove informacijskih sistemov v državnih organih tdnnlilikflcija m dolin kija' programa —I plansko obdobja -p— II. plansko obdobjo ^ 111. plansko obdobja ->- Izvajanje program» Jnformalizacljo SKUPNIH FUNKCU- ^Strategija skupnih funkcij ]skrbniitvo nad strategijo^ Na sliki so vidi odvisnost mod programom skupnih funkcij in programom uf>i>* g j Umod organov, Komptoksrtoit usklitjovanj* nar.Hi a s itovilom organov, kijih tolimo informatblrati, Kot primer jo na slikiprikaran samo on organ. Navpična črta med dwma planskima obdobjima pa kato na itovilo aktivnosti. ki Jih}* potrebno usklajevati Istočasno. [Pfojakt 1 (razvoj) JVzdrtavanj« (projekt 2 (raxvoj) Jvjcdriovarjjo ~ (Projekt 3 (razvoj) j ^¡š O fProjekt i lrirvQ|)Tvnirio vinj«> I uvajanjo ptogrami ¡nrororulliaclj» dri.innoga organa 1 J>tr,iliK;i|i Drn.m.k 1 js«f'hr.lMv.-< nad irrntftgljO (Projekt 1 (bv>j»nj»)jvrtlr!e VI nj« (Pro ju ki : ■Janjo) ¡V. I.«.. »:■,!. (lhihi proj«l>l oraaru J Izvajanje programa informatizacija državnega organa 2 ^Strategija organa 2 Jshrbniitvo nad strategijo (ProJ a kt 2 (u vaja njaj j Vzdržavanje~^> (La»tnl projekt organa [projekt 1 (uvajanja) jJvidržavanja J Slika 3: v Odvisnost med programom informatizacije skupnih funkcij DU in med programom informatizacije posameznega DO ■ ves Čas pa se skrbi za integracijo in koordinacijo vseh identificiranih projektov organa; to aktivnost se izvaja neprestano, ■ poleg tega pa se po predaji Strateškega pl