15 Letnik 45 (2022), št. 1 Ključne besede: spisovne evidence, delovodnik, kartotečno kazalo, arhivski znak, notranje organizacijske enote, klasifikacijski načrt Key-words: file lists, records register, file index, archival code, internal organizational units, classification system 1.02 Pregledni znanstveni članek UDK 005.912:930.25(497.4Celje)"1955/1965" Prejeto: 29. 3. 2022 Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje v letih 1955–1965 HEDVIKA ZDOVC mag. zgodovinskih znanosti, arhivska svetnica Zgodovinski arhiv Celje, Teharska cesta 1, SI–3000 Celje e-pošta: hedvika.zdovc@zac.si Izvleček V prispevku se je avtorica osredotočila na proučevanje upravljanja spisov na občinskih ljudskih odborih, ki so delovali na območju Zgodovinskega arhiva Celje med leti 1955 in 1965. Problematika je aktualna za arhiviste, ki na eni strani popisujejo gradivo v Vzajemno podatkovno zbirko slovenskih javnih arhivov, in na drugi strani tudi zaradi reševanja vlog v upravne namene, kjer je potrebno dobro poznavanje prvotne ureditve arhivskega gradiva. Za pripravo prispevka je bilo treba proučiti veljavno zakonodajo za obdobje 1955–1964, arhivsko gradivo (delovodnike, odločbe in pravila o pisarniškem poslovanju, preglede klasifikacijskih načrtov/arhivskih znakov) pri posame- znih občinskih ljudskih odborih v pristojnosti Zgodovinskega arhiva Celje in poročila o izvajanju pisarniškega poslovanja na posameznih občinah. Pri proučevanju tematike je bila uporabljena metoda analize in metoda deskrip- cije. Abstract RECORDS MANAGEMENT AT THE COMMUNAL PEOPLE’S COMMITTEES UNDER THE AUTHORITY OF THE HISTORICAL ARCHIVES CELJE FROM 1955 TO 1965 In the article, the author focuses on the study of records management at com- munal people’s committees under the authority of the Historical Archives Celje from 1955 and 1965. The topic is interesting for archivists describing the archival materials in the joint database of Slovene Public Archives as well as processing administrative applications, where a good knowledge of the original arrangement of archival materials is required. To prepare the article, it was necessary to study the legislation from the pe- riod 1955 to 1964, archives (records registers, decisions and rules on re- cords management, reviews of classification systems/archival codes) of indi- vidual communal people’s committees under the authority of the Historical Archives Celje and reports of records management in individual communes. Methods of analysis and description were used in the study of the topic. UPRAVA ADMINISTRATION 16 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 1. Uvod Pisarniško poslovanje upravnih organov je sprva obvladoval zelo zapleten sistem. Priložnost za urejanje pisarniškega poslovanja se je ponudila ob začetku dela novih upravnih oblasti po ustavnih spremembah leta 1848. Namestništvo za Kranjsko je leta 1850 sporočilo, da želi doseči bistveno olajšanje poslovanja s tem, da se pri namestništvu in okrajnih glavarstvih vpeljejo enoten registratur- ni načrt in enake obrazce za poslovanje.1 Uradna instrukcija za mešane in upravne okrajne urade iz leta 1855 je predpisala vodenje vložnega ali opravilnega vpisnika. Opravilne številke so se vodile po aritmetičnem zaporedju in se vsako upravno leto začele z ena. Sistem odlaganja spisov v registraturo je temeljil na dvanajstih vsebinskih skupinah, označenih z velikimi latinskimi črkami: A – Zakoni in predpisi, B – Uradne in personalne zadeve, C – Vojaške zadeve, D – Cerkvene zadeve in šolske zadeve, E – Zdravstvene zadeve, pomoči revnim, dobrodelne ustanove, F – Kmetijstvo, rudarstvo, gozdarstvo, lov, G – Trgovina in obrt, H – Ceste, stavbe (ali pod D, E, F, G), I – Policijske zadeve (če niso v E, F, G, H), L – Občinske zadeve, M – Davčne, finančne zadeve, N – Razno …. S posebnim dovoljenjem so lahko uradi število skupin prilagodili svojim potrebam.2 Vodenje opravilnih vpisnikov za evidentiranje dokumentov in zadev so uporabljale tudi občine do leta 1941. Kot pripomoček za iskanje dokumentov v registraturi so izdelale indekse (imenike) k opravilnim zapisnikom. Z novimi predpisi se je sistem pisarniškega poslovanja z uporabo delo- vodnikov za evidentiranje dokumentov in zadev obdržal pri upravnih organih tudi po drugi svetovni vojni. Leta 1952 je bil za vodenje zadev in dokumentov določen samo en, kombinirani opravilni vpisnik s temeljno številko.3 Kljub temu je bilo pisarniško poslovanje sprva neurejeno, pomanjkljivo, neenotno. O neurejenem pisarniškem poslovanju je leta 1953 poročal tudi in- špektor ob opravljanju inšpekcijskega nadzora na Občinskem ljudskem odboru Strmec. Med drugim je zapisal, da je poslovanje potekalo brez pravega sistema in reda, zaznati je bilo nenavadno domačnost v uradu, delovodnik se je vodil zelo površno, precejšen del spisov je bil vložen v arhiv brez vpisa v delovodnik, ni se vodil imenik k delovodniku …4 Leta 1955 je bila odpravljena delitev občin na navadne in mestne obči- ne ter uveden enotni sistem občin in občinskih ljudskih odborov. Prišlo je do komasacij manjših občin v večje občine ali komune, s tem se je povečal tudi ob- seg dela. Obdobje delovanja občinskih ljudskih odborov je bilo zaključeno leta 1963, ko so bili slednji z novo ustavo ukinjeni (Uradni list SRS, št. 10/1963), medtem ko so se oblikovale skupščine občin. Spremembo na področju upravnega poslovanja je prinesla na eni strani v letu 1957 sprejeta nova Uredba o pisarniškem poslovanju in navodilo za njegovo izvrševanje (Uradni list FLRJ,5 št. 50/1957) in na drugi strani spo- znanje, da pisarniško poslovanje ne služi samemu sebi, ampak predvsem osnov- nim upravnim dejavnostim. Uredba je določala splošna načela o organizaciji in načinu pisarniškega poslovanja v zveznih in republiških upravnih organih avtonomnih enot in ljud- skih odborov ter samostojnih zavodih in organizacijah, ki so opravljale javno 1 Žontar: Razvoj sistemov poslovanja s spisi, str. 36. 2 Berkopec, Zajc Cizelj, Zdovc: Okrajni uradi 1854–1868, str. 14–15. 3 Žontar: Razvoj sistemov poslovanja s spisi, str. 43. 4 Zdovc: Upravni organi kot ustvarjalci arhivskega gradiva, str. 48. 5 FLRJ, kratica za Federativno ljudsko republiko Jugoslavijo. Naziv za državo Jugoslavijo med 29. novembrom 1945 in 7. aprilom 1963, ko se je preimenovala v Socialistično federativno republiko Jugoslavijo. 17 Letnik 45 (2022), št. 1 službo. V njej so določili obseg pisarniškega poslovanja (sprejemanje pošte, vpi- sovanje spisov, dodeljevanje spisov v reševanje, administrativno tehnično ob- delovanje spisov, odpravljanje pošte, izpisovanje spisov in njihovo odlaganje v arhiv in hrambo). Upravni organi so morali do 1. januarja 1958 izvršiti vse potrebne pri- prave za prehod na nov način pisarniškega poslovanja. Novi način pisarniškega poslovanja so morali prilagoditi tudi v administraciji predstavniških organov ter v njihovih politično izvršilnih in izvršilno-upravnih organih. Sekretariati republiških izvršilnih svetov za občo upravo nekdanje FLRJ so lahko sestavili v soglasju z zveznim sekretariatom za občo upravo pregled arhivskih znakov po vsebini zadev in dokumentov brez označb notranjih organizacijskih enot za upravne organe na območju republike. 2. Spisovne evidence za evidentiranje zadev in dokumentov Na občini Videm – Krško so uvedli novo pisarniško poslovanje že 1. ja- nuarja 1956. Vsa prejeta pošta se je oddajala oddelkom tako, da je moral imeti vsak spis svoj ovoj z delovno številko in vpisan naslov zadeve. Po obravnavi so se spisi v ovojih vračali v vložišča, od koder je šla tudi njihova odprema. Uvede- na je bila nova enotna oblika dopisov, medtem ko so se nepravilno opremljeni dopisi (brez arhivskih šifer ali kakih drugih označb) vračali posameznim refe- rentom. Za evidentiranje spisov so morali uporabljati delovodnike in razvrščati spise po vsebini na temelju določenih arhivskih šifer.6 2. 1 Vpisovanje spisov v delovodnike in druge evidenčne knjige Delovodnik se je vodil v nevezanih zvezkih, sestavljenih iz petih do dese- tih pol. Do leta 1960 so se spisi vpisovali po aritmetičnem zaporedju. V obrazec delovodnika je bilo treba navesti temeljno številko zadeve, naslov zadeve, da- tum prejema, pošiljatelja, delovno enoto in arhivsko šifro. Zadeve je bilo treba odlagati v fascikle po arhivskih šifrah. 31. decembra vsakega leta je bil delovodnik zaključen z uradnim zaznam- kom, v katerem sta bila navedena skupno število vseh vpisanih zadev in datum zaključka. Ta zaznamek je bil overjen z uradnim pečatom upravnega organa. Po koncu upravnega leta je bil delovodnik vezan v eno ali več knjig. Skupaj je bil v knjigo delovodnika zvezan tudi po en izvod pregleda arhivskih znakov in pri nekaterih občinskih ljudskih odborih tudi navodilo za vodenje delovodnika za zadevno leto, in sicer na začetku knjige. Ker so bili delovodniki z več kot 300 zadevami na leto za iskanje spisov zelo nepregledni in neuporabni, je bilo treba na koncu upravnega leta izdelati še kazala k delovodnikom (vodenje abecednega stvarnega, krajevnega in imen- skega kazala fizičnih in pravnih oseb). Kateri upravni organi in zavodi so morali voditi evidence dokumentarnega gradiva, lahko razberemo iz odločbe o vodenju evidenc in v navodilu za vodenje delovodnika, ki ju je izdal Občinski ljudski odbor Brežice na začetku leta 1960. 1. »Za vse upravne organe, finančno samostojne in proračunske zavode v občini Brežice se mora voditi evidenca o vseh prejetih in lastnih spisih po enotnem načinu in na enotnem obrazcu delovodnika. Za lažje in hitrejše ravnanje s spisi so bile dovoljene tudi pomožne evidenčne knjige. 6 SI_ZAC/1038, t. e. 135, Delovodnik za leto 1956, Navodilo za pisarniško poslovanje, 31. 12. 1955. 18 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 2. Za upravne organe na sedežu občine se vodi en sam centralni delovodnik in sicer ločeno za imenske zadeve in ločeno za stvarne in lastne zadeve po vnaprej določenih skupinah zadev. 3. Matična služba in odsek za narodno obrambo na sedežu občine vodita svoj delovodnik in potrebno število spisovnih seznamov; odsek za zdravstvo in socialno varstvo vodi s posebnimi predpisi vpisnike SK,7 Rsk8 in Rs9 ter po- trebne pomožne evidence; sodnik za prekrške vodi svoj delovodnik in druge evidence po posebnih predpisih. 4. Za zaupne in strogo zaupne zadeve se vodi zaupni delovodnik v tajništvu ObLO-ja10 za vse upravne organe razen za zadeve s področja odseka za na- rodno obrambo. 5. Krajevni uradi vodijo vsak svoj delovodnik za vse zadeve iz svoje pristojnosti in sicer za imenske zadeve po abecednih črkah in ločeno za stvarne zadeve in lastne zadeve po vsebinskih skupinah. 6. Finančno samostojni zavodi, proračunski zavodi in organizacije, ki opra- vljajo javno službo vodijo enoten delovodnik za zadeve iz svojega delokroga. 7. Organi in zavodi vodijo poleg delovodnikov še sezname spisov za spise, ki so jih množično sprejemali in reševali na enak način (npr. razna potrdila)«.11 S 1. januarjem 1960 je prišlo pri vodenju delovodnika do sprememb. Ka- zalo k delovodnikom je bilo odpravljeno in združeno z delovodnikom. Skupine zadev so bile praviloma poenostavljeni (dvomestni ali enomestni) enotni arhi- vski znaki (npr. 00 – splošno, 01 – Organizacija oblasti in uprava, 05 – Statistika, 1 – Delovna in delovna razmerja, 2 – Notranja uprava …). Imenske zadeve so bile vpisane po abecednih črkah priimkov in nazivov, medtem ko so bile stvarne zadeve (ki se niso nanašale na osebe) vpisane po arhivskih znakih. Zadeve, ki so bile rešene, so se morale vlagati v ustrezne fascikle po eno- tnih arhivskih znakih, in sicer tako, da so bile zgoraj vsebinske zadeve po temelj- nih številkah in pod njimi imenske zadeve po prvih črkah, ne glede na vrstni red temeljnih številk, če so bili na ovojih napisani priimki oziroma nazivi. Za leto 1961 niso bile predvidene večje novosti glede vodenja evidenc o spisih. Delovodniki so se vodili praviloma enako kot v letu 1960. Organi, ki so evidentirali veliko število zadev, so lahko uporabljali za posamezne vsebinske vrste zadev poljubne enotne ali interne razčlenitve arhivskih znakov in ne le tistih, ki so bile določene v okrožnici iz leta 1959. V zavodih in organih, ki so obravnavali le majhno število zadev, so se lahko vpisovale zadeve po časovnem zaporedju, medtem ko so se v arhiv vlagale po okrajšanih arhivskih znakih. De- lovodnik, ki je bil razdeljen po črkah in arhivskih znakih, se je vezal brez praznih listov tako, da je knjiga obsegala najprej pregled arhivskih znakov, ki so se upo- rabljali med letom, nato pole za stvarne zadeve in sezname spisov, za temi pole z abecednimi črkami in zaključkom (uradnim zaznamkom). Na listu, nalepljenem na notranji strani prve platnice delovodnika ali na listu, vezanim pred arhivski- mi znaki, je bilo treba na kratko opisati način vodenja delovodnika z naslednjim besedilom: »Delovodnik za leto 1960 se je vodil brez kazala kot posebne pomožne knjige. Imenske zadeve so vpisane po abecednih črkah priimkov in nazivov, stvar- ne zadeve pa so vpisane po arhivskih znakih, ki so razvidni iz zaključka delovodni- ka in iz pregleda arhivskih znakov.«12 7 SK–vpisnik so uporabljali za vpisovanje skrbstvenih spisov. 8 Rsk–vpisnik so uporabljali za vpisovanje zadev postavitve skrbnikov za obdobje 1955–1961. 9 Rs–vpisnik so uporabljali za vpisovanje zadev s področja skrbstvenih zadev (urejanje očeto- vstva, kazniva dejanja, skrbništvo …) leta 1961. 10 ObLO – kratica za Občinski ljudski odbor. 11 SI_ZAC/1035/010/001/00001, Odločba o vodenju evidence o spisih v letu 1960, 6. januar 1960. 12 SI_ZAC/0177, t. e. 111, Navodilo Sekretariata izvršnega sveta za občo upravo v Ljubljani za 19 Letnik 45 (2022), št. 1 Kljub napredku je bilo konec šestdesetih let 20. stoletja še vedno predpi- sanih preveč evidenc (delovodnik, kazalo, interna dostavna knjiga, knjiga preje- te pošte, knjiga odposlane pošte, kurirska knjiga, arhivska knjiga, reverzi), a tudi upravljanje s spisi ni bilo dovolj sodobno. Zato je Sekretariat za občo upravo Ljudske Republike Slovenije v sodelovanju z upravnimi organi in v soglasju s sekretariatom zveznega izvršnega sveta za občo upravo leta 1961 izdelal nov, sodobnejši sistem evidentiranja spisov in upravljanja z njimi s pomočjo karto- tečnih kazal.13 2. 2. Kartotečna kazala za evidentiranje zadev in dokumentov Glavne značilnosti tega sistema so bile naslednje: 1. Vsa evidenca o spisih in arhiviranje le-teh sta temeljila na enotnih klasi- fikacijskih znakih, ki sistematično uvrščajo vse spise po njihovi vsebini. Izbran je bil decimalni sistem (10 glavnih skupin, v vsaki izmed njih do 10 skupin …). 2. Glavni evidenčni pripomoček je bila kartoteka, le v državnih organih, za- vodih in organizacijah z manj kot 3.000 zadevami letno se je lahko vodil delovodnik na novem poenostavljenem obrazcu. Kartice so se izpolnje- vale za vsako posamezno zadevo in vlagale po klasifikacijskih znakih ter strogi abecedi, če so bile zadeve osebne. Delovodnik in kazalo ter tudi po- sebna pomožna knjiga so bili odpravljeni. 3. Obvezna pomožna evidenčna pripomočka sta bila še kontrolnik poštnine in arhivska knjiga. 4. Knjiga prejete in knjiga odposlane pošte sta se kot nepotrebni odpravili. 5. Interna dostavna knjiga, kurirska knjiga in seznami spisov niso bili več obvezni. Tak sistem je omogočal minimalno porabo časa za evidentiranje, odlaga- nje in iskanje spisov. Kartice so se izpolnjevale ne glede na leta, prenosi zadev (ponovno vpisovanje zadev zaradi nadaljevanja postopka v novem letu) so od- padli, olajšani sta bili iskanje in povezovanje zadev, izboljšan je bil pregled nere- šenih zadev, večja možnost statistične obdelave podatkov o zadevah … Zato je sekretariat zveznega izvršnega sveta za občo upravo s pismom, št. 05–18334/1–1961 z dne 20. 11. 1961 soglašal, da vsi upravni organi na ob- močju Slovenije uvedejo s 1. januarjem 1962 nov sistem evidence o spisih na temelju enotnih klasifikacijskih znakov in kartoteke po navodilih, ki so bila ob- javljena v letu 1962. Podrobnejša navodila o vodenju kartotečnega kazala, vzorec enotne obli- ke uradnega dopisa, veljavne prepise o hrambi in izločanju gradiva ter pregled enotnih klasifikacijskih znakov so bila izdana tudi v priročniku z dne 20. decem- bra 1963. Navedena navodila so bila obvezna za vse upravne organe v Republiki Sloveniji.14 2. 3 Urejanje in hramba zadev v arhivu15 Notranje organizacijske enote, ki so vodile svoje delovodnike, so lahko pisarniško poslovanje in pregled arhivskih znakov za upravne organe v Ljudski Republiki Slo- veniji za leto 1961, 28. 12. 1960. 13 Pisarniško poslovanje v državnih organih, zavodih in organizacijah, str. 5. 14 Prav tam, str. 5–6. 15 Navodilo o izvrševanju uredbe o pisarniškem poslovanju. V: Uradni list FLRJ, št. 50/1957. 20 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration hranile končane zadeve v svoji pisarni, vendar največ dve leti. Po tem času so jih morale skupaj z delovodniki in drugimi pomožnimi knjigami izročiti v nadaljnjo hrambo arhivu glavne pisarne. Končane zadeve so se uredile v arhivu po arhivskih znakih. Za vsak arhi- vski znak je bilo treba predvideti v arhivu praviloma poseben fascikel, v katere- ga so se odložile zadeve po delovodnih številkah ali po začetnih črkah nazivov strank. Za notranje organizacijske enote, ki niso imele veliko zadev, se je lahko uporabil samo en skupen fascikel. Na vsakem fasciklu so morali biti napisani na- slednji podatki: naziv upravnega organa oziroma, če je šlo za posebno pisarno, tudi naziv notranje organizacijske enote, letnica in arhivski znak. Zaupne zadeve so se uredile in hranile bodisi po delovodnih številkah ali po arhivskih znakih. Vendar so se morale hraniti ločeno tako, da je bila zavaro- vana njihova zaupnost, če je bilo mogoče v železni omari ali blagajni. Za ravnanje z zadevami v arhivu je bil določen pisarniški uslužbenec. Za- deve iz arhiva so se lahko izdajale samo na temelju reverza. Pisarne upravnih organov so morale voditi arhivsko knjigo, in sicer kot splošen inventarni pregled vsega arhivskega gradiva iz predhodnih let. Končane zadeve, delovodnike in druge evidence ter drugo dokumentacijo je bilo treba ustrezno hraniti v arhivu, dokler se arhivsko gradivo ni izročilo pristojnemu državnemu arhivu oziroma dokler se niso uničile. 3. Klasifikacijski načrti upravnih organov 1957–1964 Upravni organi so morali za evidentiranje dokumentov in zadev upora- bljati delovodnike in razvrščati spise po vsebini na temelju določenih klasifi- kacijskih/arhivskih znakov. Preglede arhivskih znakov16 so izdajali občinski ljudski odbori v obliki odločbe. Pregled arhivskih znakov je obsegal vse zadeve z delovnega področja upravnega organa. Zadeve s področja posameznih notra- njih organizacijskih enot so se delile po sorodnosti v skupine in skupine dalje na posamezne vrste. Arhivski znak sta v letih 1956 in 1957 sestavljali označba notranje or- ganizacijske enote upravnega organa (npr. 02 – Tajništvo za občo upravo) in označba vrste zadev, v katero je spadala zadeva po svoji vsebini, označenih z dvoštevilčnimi arabskimi številkami, začenši od 01 do 99 (npr. 0201 – Predpisi in navodila). Pri okrajnem ljudskem odboru so bile označene notranje organizacijske enote z naslednjimi znaki: 01 – Tajnik; 02 – Tajništvo za občo upravo; 03 – Taj- ništvo za finance, 04 – Tajništvo za gospodarstvo; 05 – Tajništvo za komunalne zadeve in urbanizem … Kateri arhivski znaki so bili uporabljeni za evidentiranje zadev in dokumentov v okviru organizacijske enote tajništva za občo upravo, si lahko ogledate v tabeli 1. Tabela 1: Pregled arhivskih znakov pri okrajnem ljudskem odboru za organizacijsko enoto Tajništvo za občo upravo. 02 Tajništvo za občo upravo Organizacija občinskih ljudskih odborov 0201 Predpisi in navodila 0202 Statuti in poslovniki 0203 Seje občinskih ljudskih odborov 0204 Seje svetov občinskih ljudskih odborov 16 Do leta 1962 so za klasifikacijske načrte uporabljali izraz pregled arhivskih šifer/arhivskih znakov. 21 Letnik 45 (2022), št. 1 Personalne zadeve 0211 Predpisi in navodila 0212 Imenovanja, napredovanja, premestitve, odpovedi, razrešitve 0213 Plače, nagrade, honorarji 0214 Letni in izredni dopusti 0215 Strokovno izobraževanje in strokovni izpiti 0216 Službena potovanja in selitveni stroški 0217 Disciplinske nerednosti in prestopki 0218 Socialno zavarovanje Pravne zadeve 0221 Predpisi in navodila0222 Seje svetov Organizacijske in inšpekcijske zadeve 0231 Predpisi in navodila 0232 Organizacija upravnih organov in služb 0233 Sistemizacija 0234 Pisarniško poslovanje 0235 Ekonomske zadeve 0236 Izročitev in prevzem poslov 0237 Administrativna inšpekcija 0238 Sestanki, seje in konference Pri okrajnih in občinskih ljudskih odborih se je sestavil pregled arhivskih znakov za vse upravne organe ljudskega odbora. Arhivski znaki se med letom niso smeli spreminjati, vendar so se lahko dodali novi, če so to terjale spremem- be v organizaciji ali pristojnosti upravnega organa. Pregled arhivskih znakov je določil na začetku vsakega leta starešina upravnega organa.17 Zaradi različnega obsega delokroga občin in s tem posledično različnega števila notranje-organizacijskih enot ni bilo mogoče pripraviti enotnega pregle- da arhivskih šifer/arhivskih znakov za vse občine. 3. 1 Pregled arhivskih šifer med ObLO Žalec in ObLO Videm – Krško za leto 1957 Kot primer uporabe različnih arhivskih šifer/znakov za istovrstne zadeve v letu 1957 navajam pregled arhivskih šifer za ObLO Žalec in ObLO Videm – Kr- ško. Na občini Žalec je bilo sistemiziranih šest delovnih enot z oznakami: 01 – Urad tajnika, 02 – Oddelek za splošno upravo in notranje zadeve, 03 – Oddelek za gospodarstvo in komunalne zadeve, 04 – Oddelek za zdravstvo, 05 – Oddelek za finance in 06 – Odsek za narodno obrambo.18 Pri občini Videm – Krško so imeli enake oznake za oddelke do skupine 05, sprememba je bila pri oznaki 06 – Sodnik za prekrške in dodana še skupina 07 – Odsek za prosveto.19 K tem posameznim skupinam so se določile arhivske šifre sorodnih zadev. 17 Navodilo o izvrševanju uredbe o pisarniškem poslovanju. V: Uradni list FLRJ, št. 50/1957. 18 SI_ZAC/0194/001/010/00002, Delovodnik za leto 1957. 19 SI_ZAC/1038, t. e. 135, Delovodnik ObLO Videm – Krško za leto 1957. 22 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration Tabela 2: Pregled arhivskih šifer pri ObLO Žalec20 in ObLO Videm – Krško21 za leto 1957. Pregled arhivskih šifer ObLO Žalec Pregled arhivskih šifer ObLO Videm – Krško 01 Urad tajnika 01 Urad tajnika 0101 Organizacija ljudskih odborov 0102 Zadeve odbornikov (seznami, verifikacije mandatov, zaprisege …) 0103 Volitve in imenovanja (odbornikov, članov, svetov) 0104 Sestanki, seje, konference odbornikov, članov … 0105 Zapisniki sej, konferenc, sestankov ljudskega obora, svetov, odborniških komisij, zborov volivcev, krajevnih odborov 0106 Zbori volivcev, krajevni odbori, referendum (vabila, organizacija) 0107 Poročila 0108 Pravno zastopstvo 0111 Organizacija, sistemizacija, predpisi, navodila, statistika, poročila 0112 Sestanki, seje, konference 0121 Pravni predpisi ljudskega odbora 0122 Pogodbe ljudskega odbora in drugih organov 0123 Nadzor nad zakonitostjo 0131 Predpisi in navodila, statistika, poročila 0132 Namestitve, napredovanja, razrešitve … 0133 Prejemki, nagrajevanje 0134 Dopusti in odsotnosti, bolovanja 0135 Strokovna izobrazba in izpiti 0136 Uradna potovanja in selitveni stroški 0137 Disciplinske zadeve 0138 Personalni dokumenti 0101 Organizacija občine (statut, poslovniki, sistemizacija …) 0102 Zapisniki sej ljudskega odbora z materialom 0103 Zapisniki sej svetov in komisij z materialom 0104 Zapisniki sej krajevnih odborov z materialom 0105 Zapisniki zborov volivcev z materialom 0106 Organizacija administrativnih zadev 0107 Pošta, naslovljena na predsednika 0108 Razno 02 Splošne upravne zadeve 02 Splošne zadeve, personalna služna Splošne upravne zadeve 0201 Predpisi in navodila 0202 Javni red in mir, javni promet 0203 Požarna varnost 0204 Finančno-samostojni zavodi – registracija 0205 Pravna pomoč 0206 Cenitev nepremičnin in zapuščinskega premoženja 0207 Potrdila Matična služba 0221 Prepisi, navodila, organizacija 0222 Statistika in poročila 0221 Predpisi in navadila 0222 Delovna razmerja delavcev in služb, napredovanja, premestitve, prejemki 0223 Dopusti, bolezni in socialno zavarovanje 0224 Statistična poročila 0230 Predpisi in navodila 0231 Razna potrdila (o skupnem gospodinjstvu, ločeno življenje , vzdrževalna dela) 0234 Pooblastila za zakonsko zvezo 0235 Poizvedbe in podatki za dodeljevanje pokojnine 20 SI_ZAC/0194/001/010/00002, Delovodnik za leto 1957. 21 SI_ZAC/1038, t. e. 135, Delovodnik ObLO Videm – Krško za leto 1957. 23 Letnik 45 (2022), št. 1 0223 Zakonske zveze in botrovanja 0224 Volilni imeniki, volitve 0225 Protiletalska zaščita 0226 Potrdila Ekonomske hišne zadeve 0231 Nabava in izdaja materiala – inventura 0232 Storitve za vzdrževanje 0233 Zavarovanje Šolstvo 0241 Predpisi, navodila – organizacija 0242 Statistika – poročila 0243 Nižje gimnazije in osnovne šole 0244 Strokovno šolstvo 0245 Predšolska vzgoja 0246 Glasbene šole 0247 Predvojaška vzgoja in izven armadna vzgoja 0248 Dijaški domovi in internati 0249 Materialne zadeve 0250 Prosvetni delavci 0251 Štipendije 0236 Poizvedbe in podatki za otroški dodatek 0237 Razglasi 0238 Volitve z volilnim materialom 0239 Finančno samostojni zavodi 0240 Razne splošne zadeve 03 Oddelek za gospodarstvo in komunalne zadeve 03 Oddelek za gospodarstvo in komunalne zadeve Splošne gospodarske upravno-pravne zadeve 0301 Predpisi, navodila 0302 Plani, načrti, statistika, poročila 0303 Ustanavljanje in prenehanje podjetij 0304 Gospodarska združenja, zbornice 0305 Cene in preskrba 0306 Produktivnost 0307 Družbeno upravljanje in samoupravljanje Gostinstvo, turizem, obrt 0321 Predpisi, navodila – poročila 0322 Ustanavljanje in prenehanje obratov – registracija 0323 Razna dovoljenja, inšpekcija – pregledi 0324 Vajeniške zadeve Gradbene, komunalne in stanovanjske zadeve 0331 Predpisi, navodila 0332 Statistika in poročila – zapisniki podjetij 0333 Urbanizem – zazidljivost 0334 Gradbena dovoljenja 0335 Vodovodi 0336 Elektrifikacije 0337 Kanalizacija 0301 Predpisi in navodila 0305 Pristojnosti do gospodarskih podjetij 0310 Obrt 0311 Gostinstvo in turizem 0312 Trgovina 0315 Investicije 0316 Plan 0320 Tržna inšpekcija 0321 Gradbene zadeve 0322 Komunalne zadeve 0325 Stanovanjske zadeve 0330 Kmetijstvo 0335 Veterinarstvo 0340 Statistika in evidenca 0341 Delovna razmerja 24 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 0338 Ceste in mostovi 0339 Promet 0340 Dimnikarske službe 0341 Inšpekcije – pregledi 0342 Pokopališča 0343 Razna potrdila 0344 Stanovanjske zadeve 0345 Stanovanjske upravne zadeve 0346 Stanovanjski sklad Kmetijstvo, gozdarstvo, veterina 0351 Predpisi, navodila 0352 Statistika, poročila, zapisniki podjetij in kmetijskih zadrug 0353 Poljedelstvo in hmeljarstvo 0354 Sadjarstvo 0355 Živinoreja, čebelarstvo 0356 Zaščitna služba 0357 Melioracije 0358 Zadružništvo 0359 Gozdarske zadeve 0360 Veterinarske zadeve 0361 Zaščitna služba 0362 Pregledi 0363 Potrdila Delovna razmerja 0371 Predpisi, navodila – organizacija 0372 Statistika – poročila 0373 Oskrbnine 0374 Posredovanje dela 0375 Delovne knjižice – delovna doba 0376 Zaposlitev tujih državljanov 0377 Vajeniške zadeve 0378 Potrdila 04 Oddelek za zdravstvo in socialno varstvo 04 Oddelek za zdravstvo in socialno varstvo Zdravstvo 0401 Predpisi, navodila – organizacija 0402 Statistika – poročila 0403 Zdravstveni zavodi 0404 Zdravstveno varstvo (zdravstvena zaščita) 0405 Zdravstveno osebje 0406 Mrliško-pregledna služba 0407 Babiška služba 0408 Potrdila Socialno varstvo 0411 Predpisi, navodila – organizacija 0412 Statistika – poročila 0413 Socialni zavodi 0414 Socialni delavci 0415 Socialne zadeve 0416 Potrdila Zdravstvo 0401 Predpisi in navodila 0402 Sanitarna inšpekcija 0403 Zdravstveni zavodi Socialna politika 0411 Predpisi in navodila 0413 Splošno skrbstvo za odrasle 0414 Splošno skrbstvo za mladino 0415 Zaščita vojaških vojnih invalidov 0416 Zdravstvena zaščita po uredbi in nepremičnin po odloku ObLO 25 Letnik 45 (2022), št. 1 Invalidske zadeve 0421 Predpisi, navodila – organizacija 0422 Poizvedbe 0423 Pomoč invalidom (NOB in mirnodobni invalidi) 0424 Potrdila Sanitarna inšpekcija 0431 Predpisi, navodila – organizacija 0432 Statistika – poročila 0433 Higienska služba 0434 Sanitarni inšpekcijski pregledi 05 Oddelek za finance 05 Oddelek za finance Splošne zadeve 0501 Predpisi, navodila – organizacija 0502 Statistika – poročila 0503 Premoženjsko-pravne zadeve (razlastitve, zaplembe, nacionalizacija, arondacija, agrarna reforma, kmetijski zemljiški sklad) 0504 Evidenca splošnega ljudskega premoženja 0505 Pogodbe Računovodstvo, proračun 0511 Predpisi, navodila, statistika, poročila 0512 Proračun 0513 Skladi – predpisi 0514 Pogodbe – pravice in obveznosti 0515 Računovodstvo Dohodki iz gospodarstva 0521 Predpisi, navodila, statistika, poročila 0522 Zaključni račun gospodarskih organizacij 0523 Regresi gospodarskih organizacij in kmetijskih zadrug 0524 Finančni prestopki in prekrški – kazni 0525 Predpis dajatev /odmera, pritožbe, prošnja/ 0526 Razna potrdila 0527 Pregledi Dohodki od prebivalstva 0531 Predpisi, navodila, statistika, poročila 0532 Dohodnina kmečkim gospodarstvom (odmere, pritožba, prošnja, olajšava, oprostitve) Uprava za dohodke 0501 Predpisi in navodila 0502 Davek na promet proizvodov 0503 Ostali prihodki 0505 Dohodnina od kmetijstva (dohodki privatni sektor) 0506 Dohodnina po ostalih oblikah (dohodki privatni sektor) 0507 Davek na promet proizvodov (dohodki privatni sektor) 0508 Ostali dohodki (dohodki privatni sektor) 0509 Takse in davek od dediščin in daril 0510 Davčno knjigovodstvo 0511 Potrdila 0512 Zaključni računi 0513 Registracija računov 0514 Prisilna izterjava Proračun in zadeve računovodstva 0520 Predpisi in navodila 0521 Proračun 0522 Zadeve računovodstva 0523 Skladi 0524 Ekonomski posli Finančna inšpekcija 0525 Predpisi in navodila 0526 Pregledi, ugotovitve in ukrepi Imovinske pravne zadeve 0530 Evidenca SLP,22 0531 Zemljiško-pravna razmerja SLP in premoženjsko-pravna razmerja, 0532 Imovinsko-pravne zadeve in obveze občine 0535 Predpisi in navodila, ki se tičejo oddelka za finance kot celote 22 SLP – kratica za splošno ljudsko premoženje. 26 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 0533 Dohodnina ostalih poklicev (odmere, pritožbe, prošnje) 0534 Predpis takse (prošnje, pritožbe) 0535 Kontrola proizvajalcev alkoholnih pijač (prijava, popisi) 0536 Zemljarina (prijave, prošnje, pritožbe) 0537 Razna potrdila (v zvezi z otroškim dodatkom, o premoženjskem stanju, štipendijah) 0538 Predpis lokalnih taks 0539 Prometni davek od kupoprodajnih pogodb 0540 Potrdila 06 Odsek za narodno obrambo 06 Sodnik za prekrške 0601 Predpisi in navodila 0602 Kazenski spisi 07 Odsek za prosveto 0701 Predpisi in navodila 0702 Šolstvo 0703 Kulturno-umetniška dejavnost 0704 Tečaji in predavanja 0705 Poročila 0706 Domovi 0707 Materialno stanje šol 0708 Predvojaška vzgoja 0709 Personalne zadeve ObLO Videm – Krško se je odločil za nekoliko manj podrobno razčlenitev vsebin, medtem ko je iz tabele razvidno tudi, da je istovrstno gradivo odloženo pod različne arhivske šifre (npr. gradbene zadeve pri ObLO Videm Krško pod 0321 in pri ObLO Žalec pod 0334). 3. 2 Enotni arhivski znaki za upravne organe za leto 1958 Do uporabe enotnih arhivskih znakov za evidentiranje in razvrščanje gra- diva po vsebini je prišlo leta 1958, ko je republiški sekretariat izvršnega sveta za občo upravo v soglasju z zveznim sekretariatom za občo upravo pripravil pregled arhivskih znakov samo po gradivu (po vrstah zadev), brez označb no- tranje-organizacijskih enot za vse ali samo za posamezne upravne organe v Ljudski republiki Sloveniji. To je bilo ugodnejše, ker ob morebitnih reorganiza- cijah oddelkov ni bilo treba več spreminjati ali dopolnjevati obstoječega pregle- da arhivskih šifer/znakov. Enotnost arhivskih šifer je na drugi strani omogočila tudi enotno urejenost dokumentarnega gradiva. Da uporabljanje enotnih arhivskih šifer ne bi povzročalo težav, je sekre- tariat organiziral seminarje po okrajih, ki so se jih morali udeležiti uslužbenci, odgovorni za pisarniško poslovanje (tajnik ali šef odseka za splošne zadeve) in vodja pisarne.23 Evidenčni sistem zadev/spisov temelji na decimalni razdelitvi vsebin z delovnega področja organov. Načrt arhivskih znakov je imel 10 glavnih skupin (od 0 do 9) z razdelitvijo na drugo, tretjo ali četrto raven, in sicer: 23 SI_ZAC/01835, t. e. 45, Obvestilo republiškega sekretariata izvršnega sveta za občo upravo v zvezi z uvedbo enotnih arhivskih šifer, 1957. 27 Letnik 45 (2022), št. 1 • 0 – Splošno, • 1 – Delo in delovna razmerja, • 2 – Notranja uprava, • 3 – Gospodarstvo, • 4 – Zdravstvo, • 5 – Socialno varstvo, • 6 – Šolstvo, prosveta in kultura, • 7 – Sodstvo, • 8 – Zunanje zadeve, • 9 – Vojaške zadeve. Arhivski znaki so številčni, medtem ko je pri skupinah 32 in 33 lahko bila uporabljena dodatna interna črkovna razčlenitev zaradi večje preglednosti pri evidentiranju gradiva. Tabela 3: Pregled enotnih arhivskih znakov za upravne organe za leto 1958.24 0 SPLOŠNO 00 Splošno 02 Organizacija uprave 000 Splošno 020 Splošno 001 Državna in družbena ureditev 021 Zvezni upravni organi 002 Upravno-teritorialne razdelitve 022 Republiški upravni organi 003 Zbori volivcev 023 Pokrajinski in oblastni upravni organi 004 Referendumi 024 Okrajni upravni organi 005 Odlikovanja 025 Občinski upravni organi 006 Naselja / preimenovanja, numeracije 026 Krajevni uradi 01 Organizacija oblasti 03 Upravno poslovanje 010 Splošno 030 Splošno 011 Zvezna ljudska skupščina 031 Splošni upravni postopek 012 Izvršni svet zvezne ljudske skupščine 032 Pisarniško poslovanje 013 Republiška ljudska skupščina 033 Napisne table, pečati in štampiljke 014 Republiški izvršni svet 034 Obrazci (sestava, odobritev, evidenca) 015 Organi oblasti avtonomnih enot 035 Strokovna knjižnica (naročilo in evidenca uradnih listov, knjig, brošur, časopisov …) 016 Okrajni ljudski odbori, sveti in odborniške komisije 035 Strokovna knjižnica (naročilo in evidenca uradnih listov, knjig, brošur, časopisov …) 0160 Splošno 036 Izročitev in prevzem poslov 0161 Seznami odbornikov, verifikacija mandatov, zaprisege 037 Razni sestanki, seje, konference (razen tistih v okviru skupine 01) 0162 Seje OLO 038 Razna potrdila 0163 Seje svetov 039 Upravna inšpekcija 0164 Seje odbornikih komisij 04 Splošne upravne zadeve 0165 Razne seje 05 Statistika 017 Občinski ljudski odbori, seje, sveti, odborniške komisije 06 Kataster 0170 Splošno 07 Hidrometeorološke službe 0171 Seznami odbornikov, verifikacija mandatov, zaprisege 08 Volitve in volilni imeniki 0172 Seje ObLO 09 Verske in cerkvene zadeve 24 SI_ZAC/1038, t. e. 165, Delovodnik, Načrt arhivskih znakov za 1958. 28 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 0173 Seje svetov 0174 Seje odborniških in posebnih komisij 0175 Razne seje 018 Mestni sveti 019 Krajevni odbori 1 DELO IN DELOVNA RAZMERJA 10 Splošno 13 Centralne evidence personalnih odločb 101 Arbitražni spori 14 Vajenci (razen vajenskih šol) 11 Posredovanje dela in skrb za nezaposlene 15 Strokovna izobrazba in strokovni izpiti 110 Splošno 16 Delovni čas, dopusti, bolezni … 111 Usmerjanje mladine v poklice 17 Disciplinske zadeve 112 Prošnje in pritožbe v zvezi z zaposlitvijo 18 Inšpekcija dela 113 Oskrbnine 19 Socialno zavarovanje 12 Delovna razmerja in prejemki 190 Splošno 120 Splošno 191 Zavodi 121 Komisije za uslužbenska vprašanja in druge personalne komisije 192 Zdravstveno zavarovanje (zdravstveno varstvo, podpore za opremo otroka, pogrebnine in posmrtnine) 122 Namestitve, napredovanja, premestitve, odpovedi, razrešitve 193 Pokojninsko zavarovanje 123 Razvrstitve in prevedbe 194 Invalidsko zavarovanje 124 Redni prejemki (temeljne plače, dopolnilne plače, položajni dodatek) 195 Otroški dodatki 125 Izredni dodatki (za kurjavo, conski, resorni …) 196 Financiranje socialnega zavarovanja 126 Potni in selitveni stroški, dodatki za ločeno življenje 127 Nadurno delo, nagrade, honorarji 128 Pravilnik o plačah 129 Tarifni pravilnik 2 NOTRANJA UPRAVA 20 Splošno 25 Državna varnost 21 Državljanske zadeve (osebne izkaznice, državljanske in matične knjige, prijavljanje in odjavljanje prebivališča, razen volitev in volilnih imenikov) 26 Kriminal 22 Družbene organizacije 27 Upravno–kazenske zadeve 23 Varstvo osebnih, premoženjskih in političnih pravic državljanov 28 Kazenski in varnostni ter vzgojno- poboljševalni ukrepi, kazenski zavodi, amnestije 24 Javna varnost (tudi požari in civilno varstvo, orožje, strelivo, razstreliva, vnetljiva sredstva) 29 Obmejne zadeve, potni listi, kontrola potniškega prometa čez državno mejo, prebivanje in gibanje tujcev 3 GOSPODARSTVO 30 Splošno 32 Dohodki od gospodarstva in prebivalstva ter carine 300 Splošno 320 Splošno 301 Družbeni plan 321 Dohodki od gospodarstva 302 Gospodarsko planiranje 322 Dohodki od prebivalstva 303 Investicije (splošne zadeve) 3220 Davki, splošno 304 Denarni zavodi, zavarovalnice, borze, loterija 3221 Odmera davkov 29 Letnik 45 (2022), št. 1 305 Gospodarska združenja 3222 Potrdila o davčnih zadevah A Potrdila o plačanih davkih B Potrdila o premoženju C Potrdila o oprostitvi prometnega davka od vina in žganja 306 Pravila gospodarskih organizacij 323 Izterjava davkov 307 Sejmi in gospodarske razstave 324 Takse 31 Finance in finančno ter materialno poslovanje 325 Regresi 310 Splošno 326 Davek od dediščin, daril, kupne in izročilne pogodbe (po posebnem vpisniku) 311 Proračuni in zaključni računi 327 Davčno knjigovodstvo 312 Računovodstvo 328 Carine 313 Upravljanje in oskrba premoženja 318 Devizna inšpekcija 33 Premoženjsko-pravne zadeve A Evidence SPL B Ostale premoženjsko-pravne zadeve 319 Finančna inšpekcija 34 Rudarstvo, industrija, obrt 35 Kmetijstvo, gozdarstvo, veterinarstvo, lov, ribištvo 340 Splošno 350 Splošno 341 Rudarstvo in industrija 351 Kmetijstvo 342 Obrt 3519 Kmetijska inšpekcija 343 Rudarsko-metalurška inšpekcija 352 Gozdarstvo 344 Elektroenergetska inspekcija 3520 Splošno 345 Inšpekcija parnih kotlov 3521 Gozdno-gospodarske organizacije 3522 Urejanje gozdov (gozdni kataster) 3523 Gojitev in varstvo gozdov 3524 Izkoriščanje gozdov 3529 Gozdarska inšpekcija 353 Veterinarstvo 3530 Veterinarska inšpekcija 354 Lov in ribištvo 36 Trgovina, cene, odkupi in preskrba ter gostinstvo in turizem 37 Zadružništvo 360 Splošno 38 Promet 361 Trgovina 380 Splošno 362 Cene 381 Železniški promet (tudi direkcije, železniška podjetja) 363 Odkupi 382 Pomorki promet 364 Preskrba 383 Rečni in jezerski promet 365 Gostinstvo in turizem 384 Letalski promet 369 Tržna inšpekcija 385 Cestni promet 386 Pošta, telegraf, telefon 39 Gradbene, komunalne in stanovanjske zadeve 390 Splošno 391 Gradbena in stanovanjska podjetja ter zavodi (organizacija in delo) 392 Urbanizem in gradnje 393 Geodetske zadeve 394 Stanovanjske zadeve (upravljanje stanovanjskih hiš, stanovanjske skupnosti) 30 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 4 ZDRAVSTVO 40 Splošno 45 Lekarniška služba 401 Splošne zdravstvene-organizacijske zadeve 46 Reševalna služba 402 Odpisi bolniških stroškov 47 Zobozdravstvena služba 41 Zdravstveni zavodi (organizacija, delo, splošno in strokovno nadzorstvo) 48 Specialne zdravstvene službe (transfuzija, preventivna služba, dispanzerska služba, rehabilitacija) 42 Ambulantno-poliklinična služba 49 Sanitarna inšpekcija 43 Bolnišnična služba 44 Higienska služba 5 SOCIALNO VARSTVO 50 Splošno 54 Skrb za družino (razveze zakonov, družine kadrovcev) 51 Zavodi 55 Socialne podpore 52 Skrb za mladino (rejništvo, posvojitve, vzgoja zanemarjene mladine, defektna mladina, mlečne kuhinje) 56 Skrbništvo 53 Skrb za odrasle 57 Vojaški vojni invalidi 6 ŠOLSTVO, PROSVETA, KULTURA 60 Splošno 65 Knjižnice, muzeji, znanstveni arhivi, galerije, spomeniško varstvo 61 Predšolska vzgoja 66 Gledališča, kinematografi, radio, televizija, filharmonija, zabavišča 62 Šolstvo 67 Tisk, književnost, likovna umetnost, glasba 63 Štipendije 68 Telesna vzgoja, šport in šah 64 Pošolska izobrazba in ljudsko prosvetno delo (izobraževalni tečaji, predavanja) 69 Inšpekcija 7 SODSTVO 70 Splošno 74 Zemljiškoknjižna služba 71 Organizacija sodišč 78 Tožilstvo 72 Sodno poslovanje 79 Pravobranilstvo 73 Sodno-pravne zadeve 8 ZUNANJE ZADEVE 9 VOJAŠKE ZADEVE 90 Splošno 92 Industrija in energetika 91 Organizacijsko mobilizacijske zadeve 93 Predvojaška vzgoja Zaradi boljše preglednosti evidentiranja gradiva pri pisarniškem poslo- vanju upravnih organov in zavodov s samostojnim financiranjem je Republiški sekretariat izvršnega sveta za občo upravo tudi za leto 1959 predpisal uporabo enotnih arhivskih znakov iz leta 1958 z možnostjo, da se lahko pri razčlenitvi arhivskih znakov upoštevajo tudi interne potrebe. To možnost je izkoristil tudi Občinski ljudski odbor Žalec, ki je razčlenil arhivske znake skupine 33 z doda- tnimi črkovnimi oznakami. 31 Letnik 45 (2022), št. 1 Tabela 4: Pregled razčlenjenih arhivskih znakov skupine 33 pri ObLO Žalec za leto 1959.25 33 Premoženjsko–pravne zadeve 33/A Agrarna reforma33/B Nacionalizacija, zaplembe in razlastitve 33/C Kmetijski zemljiški sklad 33/Č Kupne pogodbe (hiše in zemljišča) 33/D Evidence SLP 33/E Cenitev premičnega in nepremičnega zapuščinskega premoženja V letu 1960 so upravni organi uporabljali enake klasifikacijske znake kot v letu 1959. S tem, da je Sekretariat za občo upravo določil, da se za premoženj- sko-pravno službo skupina 33 podrobneje vsebinsko razčleni z dodatno črkovno oznako: 33/A – Agrarna reforma; 33/B – Zaplemba; 33/7 Cd – Nacionalizacija do leta 1948; 33/Čd – Nacionalizacija najemnih zgradb; 33/Dd – Nacionalizacija gradbenih zemljišč; 33/Ed – Kmetijski zemljiški sklad; 33/Gd – razlastitve; 33/ Hd – Prilastitve; 33/Id – Agrarne skupnosti; 33/Jd – Agrarni interesenti; 33/Kd – Dodelitev zemljišč za gradnjo hiš delavcev in uslužbencev; 33/Ld – Dodelitev zemljišč in stavb v upravo ali služenje; 33/Md – Prodaja hiš splošnega ljudskega premoženja; 33/N/d – Prodaja zemljišč splošnega ljudskega premoženja; 33/ Od – Nakup nepremičnin; 33/Pd – Menjava nepremičnin; 33/Rd – Odobritev prodaje ali menjave nepremičnin splošnega ljudskega premoženja; 33/Sd – Zakupi zemljišč; 33/Šd – Evidenca splošnega ljudskega premoženja; 33/Td – Arondacije in komasacije zemljišč; 33/Ud – Vključitve in izločitve nepremičnin in splošnega ljudskega premoženja po uredbi o vknjižbi lastninske pravice na državnih nepremičninah, po predpisih o zadrugah, telesnovzgojnih in gasilskih društvih, za razdružitve solastnin ter za izročilne in darilne pogodbe, dediščine; 33/Vd – Opustitev lastnine; 33/Zd Splošna navodila in pojasnila v zvezi z zade- vami v okviru arhivskih znakov 33A/d do 33/Zd. Vse ostale službe so za te vrste zadeve uporabljale samo arhivski znak 33 brez dopolnitev.26 Za upravno leto 1961 je želel Sekretariat izvršnega sveta za občo upravo LRS pripraviti nov načrt enotnih klasifikacijskih znakov. Ker do novembra 1960 ni prejel mnenj glede predlaganega osnutka novega načrta od vseh organov in za- vodov, so upravni organi tudi v letu 1961 uporabljali enotne arhivske znake iz leta 1960 z nekaterimi spremembami pri skupinah 00, 04, 30, 31, 32, 36, 4, 8 in 9.27 Tabela 5: Pregled sprememb klasifikacijskih znakov v letu 1961. 00 Splošno 001 Ustavni predpisi in predpisi z več različnih področij organizacije oblasti in uprave (tudi splošno o družbenem upravljanju) 002 Upravno-teritorialna razdelitev (tudi naselja, ulice in hišne številke) 003 Predlogi, prošnje in pritožbe državljanov izven upravnega postopka 005 Odlikovanja 006 Protokolarne zadeve 007 Tisk in informacije 008 Tehnična pomoč 25 SI_ZAC/0194/001/013/00001, Odločba o uporabi arhivskih znakov z dne 1. januarja 1959. 26 SI_ZAC/0194/001/013/00001, Delovodnik za leto 1960. 27 SI_ZAC/1035/010/001/00001, Odločba o vodenju evidence o spisih v letu 1960, 6. januar 1960. 32 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 04 Organizacija, metode in tehnika (služba OMT) 30 Splošno 301 Gospodarsko planiranje in družbeni plan 302 Jugoslovanski standardi 303 Iznajdbe in tehnične izpopolnitve 304 Banke, hranilnice, zavarovalnice, loterije 305 Gospodarska združenja (gospodarske zbornice, strokovna in poslovna združenja, skupnosti gospodarskih organizacij, razen zadružnih) 306 Pravila gospodarskih organizacij 307 Sejmi in gospodarske razstave 308 Kontrola meril in plemenitih kovin 31 Finance, finančno in materialno poslovanje 310 Splošno o financah, finančnem in materialnem poslovanju 311 Proračuni, predračuni, finančni načrti, skladi, investicije, poroštva, zaključni računi 3110 Splošno o proračunih, predračunih, finančnih načrtih, zaključnih računih 3111 Proračuni, predračuni, finančni načrti samostojnih zavodov in skladov 3112 Investicije 3113 Poroštva 3114 Zaključni računi 312 Računovodstvo in materialno poslovanje 3120 Splošno o računovodstvu in materialnem poslovanju 3121 Izvrševanje predračunov, finančnih načrtov samostojnih zavodov in skladov 3122 Izvrševanje investicij 3123 Depozitno poslovanje 3124 Pogodbe o nabavah, delih in storitvah 3125 Upravljanje in oskrbovanje premoženja 318 Devizno poslovanje 319 Finančna inšpekcija 32 Dohodki 320 Splošno o dohodkih 321 Dohodki iz gospodarstva 3210 Splošno o dohodkih iz gospodarstva 3211 Prometni davek 3212 Prispevki iz osebnega dohodka 3213 Periodična poročila 322 Dohodki od prebivalstva 3220 Splošno o dohodkih od prebivalstva 3221 Davki od kmetijstva 3222 Davki od stavb 3223 Davki od samostojnih poklicev in drugega premoženja 3224 Davki od osebnega dohodka 3225 Davki od avtorskih honorarjev 3226 Proračunski prispevek 3227 Davek na dediščine in darila, kupne in izročilne pogodbe28 323 Izterjava davkov 324 Takse 325 Regresi 327 Davčno knjigovodstvo 325 Carine 28 Za ta klasifikacijski znak se je uporabljal poseben vpisnik. 33 Letnik 45 (2022), št. 1 Nov sistem evidence o spisih na temelju enotnih klasifikacijskih znakov in kartotečnega kazala je bil uveden na področju upravnih organov na začetku leta 1962. Gradivo se je razvrščalo po vsebini. Pri razvrščanju je bilo treba naj- prej ugotoviti glavno skupino klasifikacijskih znakov, v okviru te – skupino, nato morebitno podskupino in nadaljnjo razčlenitev zanka. Klasifikacijski načrt je imel prav tako kot leta 1958 10 glavnih skupin z nekaterimi spremembami pri vsebinski razvrstitvi (pri glavnih skupinah 4 in 5 ter 8 in 9). • 0 Organizacija družbe in države • 1 Delo in delovna razmerja (tudi prejemki delavcev in uslužbencev) ter socialno zavarovanje • 2 Državljanske zadeve ter javna uprava in državna varnost • 3 Gospodarstvo • 4 Finance (tudi premoženjsko-pravne zadeve in geodetsko-katastrske za- deve) • 5 Ljudsko zdravstvo in socialno varstvo • 6 Šolstvo, prosveta, kultura in znanost • 7 Sodstvo, tožilstvo in pravobranilstvo • 8 Vojaške zadeve • 9 Zadeve izven glavnih skupin 0–8 (zunanje zadeve, tehnična in druga mednarodna pomoč, hidrometeorološke zadeve). Enotni klasifikacijski znaki so se lahko dopolnjevali z internimi razčleni- tvami, če zaradi obsežnosti gradiva pri posameznem organu enoten klasifikacij- ski znak ni omogočal zadostne preglednosti gradiva. Za interne znake so se lah- ko uporabljale številčne označbe po decimalnem sistemu (032/0, 032/1, 032/2 …), če je bilo potrebno več kot deset internih razčlenitev (032/00, 032/01, 032/02 …) ali abecedne črke (velike, male) po vrstne redu slovenske abecede brez č, š, ž (1/A, 1/B, 1/C …). Velike črke so se praviloma uporabljale za interne znake dosjejev. V pregledu klasifikacijskih znakov so morale biti v oklepaju navedene vse spremembe in dopolnitve, ki so vplivale na spremembo (npr. do leta 1963 se je uporabljal znak 90).29 Tabela 6: Klasifikacijski znaki od leta 1964.30 0 ORGANIZACIJA DRUŽBE IN DRŽAVE (splošno) 00 Splošno o družbi (razvoj družbe, proizvajalna sredstva, proizvodni odnosi, druga vprašanja politične ekonomije, splošno o družbeni lastnini) 02 Organizacija državnih organov, delovnih in družbenih organizacij ter krajevnih skupnosti (Splošno) 01 Splošno o državni ureditvi 020 Predstavniški in politično izvršilni organi družbeno političnih skupnosti (zvezne, republiške skupščine, skupščine okrajev in občin, komiteji, sveti) 010 Sprejemanje in objavljanje predpisov 021 Upravni, pravosodni organi 011 Ustavni predpisi in statuti družbeno političnih skupnosti 022 Samostojni zavodi in drugi samostojni organi 012 Gradivo z raznih področij dela (npr. zbirke strokovnih revij 023 Gospodarske organizacije 013 Splošno o volitvah 024 Družbene organizacije in društva 29 Pisarniško poslovanje v državnih organih, zavodih in organizacijah, str. 48–51. 30 Prav tam, str. 52–80. 34 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 014 Referendumi 025 Krajevne skupnosti 015 Teritorialne razdelitve 029 Splošno o organizaciji, metodah in tehniki (OMT) 016 Splošno o javni upravi, javnih službah in družbenem samoupravljanju 017 Splošno o družbenem nadzorstvu (nov znak od 1. 1. 1964 018 Narodne manjšine (do 1963 pod 90) 03 Organizacija upravnega poslovanja 030 Splošno o upravnem postopku 035 Delo v zvezi s tiskom oziroma razmnoževanjem 031 Splošno o upravnem delu 036 Overovitve in splošno o potrdilih 032 Pisarniško poslovanje 037 Izročitev in prevzem opravil 033 Dokumentacija in strokovna knjižnica 038 Sprejemanje strank in splošno o upravni pomoči 034 Splošno o obrazcih 039 Upravna inšpekcija in splošno o inšpekcijskih službah 04 Splošno o pravni pomoči 06 Sestanki, seje, konference in zborovanja (občni zbori, zbori volivcev, zasedanja, plenumi, kongresi, politične in gospodarske manifestacije) 05 Statistika 07 Splošno o prošnjah in pritožbah izven upravnega postopka 050 Splošne statistične zadeve 08 Verske zadeve 051 Tehnična statistična služba 052 Družbena statistika 053 Gospodarska statistika 054 Druge statistike (tudi hidrometeorološka in seizmološka statistika 1 DELO, DELOVNA RAZMERJA IN SOCIALNO ZAVAROVANJE (splošno o delovnih akcijah, personalni kartoni) 10 Zavarovanje in skrb za nezaposlene 12 Vajenci (razen vajenskih šol) 100 Usmerjanje mladine v poklice 13 Strokovna izobrazba in strokovni izpiti 101 Prošnje in pritožbe v zvezi z zaposlitvijo 130 Strokovni izpopolnjevalni tečaji in seminarji 11 Delo in delovna razmerja 131 Študijska potovanja in specializacije 110 Razpisi delovnih mest 132 Strokovni izpiti 111 Imenovanja, napredovanja, odpovedi, premestitve … 133 Strojepisna tekmovanja 112 Priznanje delovne dobe, razvrstitve, prevedbe 134 Akademski nazivi (nov znak od 1. 1. 1964) 113 Osebni dohodki 14 Delovni čas, dopusti, bolezni, odsotnosti 114 Potni in selitveni stroški, dodatki za ločeno življenje 15 Delovni spori 115 Pravila, pravilniki o delovnih razmerjih in delitvi dohodka 16 Disciplinska in materialna odgovornost 116 Posebno varstvo žena, mladine, invalidov v delovnem razmerju 17 Odlikovanja 117 Splošna kadrovska vprašanja in evidenca 18 Inšpekcija dela 19 Socialno zavarovanje 190 Zdravstveno zavarovanje 35 Letnik 45 (2022), št. 1 191 Pokojninsko zavarovanje 192 Invalidsko zavarovane 193 Otroški dodatki 2 DRŽAVLJANSKE ZADEVE IN JAVNA TER DRŽAVNA ZBIRANJA (splošno) 20 Evidenca državljanov (splošno, osebna imena) 21 Varstvo političnih in premoženjskih pravic 200 Rojstva 22 Javna varnost 201 Poroke 23 Državna varnost 202 Razveze 24 Kriminal 203 Smrti 25 Izvrševanje kazni in vzgojno- poboljševalni ukrepi (tudi pomilostitve) 204 Register prebivalstva in prijavljanje ter odjavljanje bivališča 26 Pravni položaj in prebivanje tujcev v državi 205 Popisi prebivalstva 27 Izdajanje potnih listov 206 Osebne izkaznice 28 Kontrola potniškega prometa čez državno mejo 207 Državljanstvo 3 GOSPODARSTVO (splošno) 30 Gospodarsko planiranje, družbeni plani in družbeni bruto proizvod 32 Kmetijstvo, gozdarstvo, veterinarstvo, lov, ribištvo, vodno gospodarstvo 31 Rudarstvo, industrija, elektrifikacija, obrt 320 Kmetijstvo 310 Rudarstvo 321 Gozdarstvo 311 Industrija 322 Veterinarstvo 312 Elektrifikacija 323 Lov in ribištvo 313 Obrt 324 Vodno gospodarstvo 314 Inšpekcija parnih kotlov 33 Trgovina, odkupi in preskrba, gostinstvo, turizem ter gospodinjstvo 34 Promet in zveze 330 Trgovina 35 Urbanizem, gradbene in komunalne zadeve 331 Odkupi in preskrba 350 Urbanizem 332 Gostinstvo in turizem 351 Gradbene zadeve (tudi gradbena inšpekcija) 333 Gospodinjstvo 352 Komunalne zadeve 334 Tržna inšpekcija 36 Stanovanjske zadeve 37 Zadružništvo 38 Cene in življenjski standard 39 Sejmi, gospodarske razstave, iznajdbe, standardi, kontrola meril 390 Sejni in gospodarske razstave 391 Iznajdbe in tehnične izpopolnitve 392 Standardi 393 Kontrola meril in plemenitih kovin 4 FINANCE (splošno) 40 Računovodstvo in depozitno poslovanje 41 Upravljanje in oskrbovanje premoženja 400 Proračuni, predračuni, finančni načrti, zaključni računi, bruto bilance in periodični obračuni 401 Knjigovodsko in računovodstveno tehnično poslovanje 402 Financiranje in kreditiranje 403 Depozitno poslovanje 42 Dohodki 43 Devizno poslovanje 36 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration 420 Obresti od gospodarskih skladov in prispevki 44 Bančništvo, hranilništvo, zavarovalništvo, borzna dejavnost ter denarni in kreditni sistem 421 Prometni davek 422 Drugi davki (kmetijstva, stavb, samostojnih poklicev, osebnega dohodka, avtorskih honorarjev, dediščine in darila, kupne in izročilne pogodbe, poročevalska odmerna služba) 45 Geodetsko-katastrske zadeve 423 Takse (upravne, sodne …) 46 Premoženjsko-pravne zadeve 424 Carine 460 Evidenca družbenega premoženja 425 Splošno o izterjavi dohodkov 461 Zaplembe 426 Regresi in premije 462 Agrarne operacije 427 Davčno knjigovodstvo 463 Nacionalizacija 428 Dohodki delovnih in drugih samoupravnih organizacij 464 Razlastitve, prenos pravic upravljanja, prilastitev in priposestvovanja družbene lastnine ter opustitve zasebnih nepremičnin 465 Pogodbeni promet z zemljišči in stavbami 47 Loterija in druge igre na srečo 48 Nadzorstvo finančnega poslovanja 5 LJUDSKO ZDRAVSTVO IN SOCIALNO VARSTVO (splošno) 50 Splošno o ljudskem zdravstvu 52 Proučevanje na področju ljudskega zdravstva in dejavnost zdravstvenih centrov 51 Preventivna in kurativna zdravstvena dejavnost 53 Sanitarna inšpekcija in druge oblike zdravstvenega nadzorstva 510 Ambulantno-poliklinična in dispanzerska dejavnost 54 Stroški zdravstvenih storitev 511 Stacionarna zdravstvena dejavnost (bolnišnice, materinski domovi, dečji domovi) 55 Splošno o socialnem varstvu 512 Higiensko-epidemiološka dejavnost in mrliško pregledniška služba 550 Organizacija socialnih služb 513 Dejavnost specialnih zavodov in inštitutov 551 Centri za socialno delo 514 Dejavnost naravnih zdravilišč in okrevališč 515 Problemi proizvodnje in prometa zdravil in medicinskih pripomočkov 552 Stanovanjske in krajevne skupnosti 516 Dejavnost transfuzijske službe 553 Habilitacija in rehabilitacija 554 Družbene denarne in druge pomoči 56 Varstvo mladine in družine (rejništvo, posvojitve, zavodsko varstvo, družbeno neprilagojeni otroci, otroci z motnjami, razveze zakonov, nezakonski otroci, mlečne kuhinje, letovanja in taborjenje mladine, oskrbnine) 57 Varstvo odraslih (zavodsko varstvo, izseljenci, odpuščeni obsojenci, oskrbnine) 58 Skrbništvo 59 Varstvo borcev NOV in VVI (splošno, skrb za grobove padlih borcev NOV, inštruktorska kontrolna služba 58/A Osebni dosjeji stalnih skrbništev 59/A Invalidski dosjeji (zadeve v zvezi s pravicami, zdravstveno varstvo, klimatsko in zdraviliško zdravljenje …) 58/B Osebni dosjeji začasnih skrbništev 37 Letnik 45 (2022), št. 1 6 ŠOLSTVO, PROSVETA, KULTURA IN ZNANOST (splošno) 60 Predšolska vzgoja 64 Gledališča, kinematografi, radio, televizija, filharmonija in zabavišča (organizacija zavodov pod 022, finance pod 4 in razčlenitve) 61 Šolstvo (osemletke, gimnazije, strokovne šole, umetniške šole, višje in visoke šole) 65 Tisk, književnost, likovna umetnost in glasba, druga kulturno-umetniška dejavnost 62 Ljudsko prosvetno delo (javni tečaji in predavanja, proslave – politične in gospodarske pod 06) 66 Telesna vzgoja, šport 63 Knjižnice, muzeji, znanstveni arhivi, galerije in spomeniško varstvo ter druga kulturno-znanstvena dejavnost (splošno o znanstvenem in raziskovalnem delu; organizacija zavodov pod 022, finance pod 4 in razčlenitve) 67 Štipendije 68 Sodelovanje s tujino na področju šolstva, prosvete, kulture in znanosti 7 SODSTVO, TOŽILSTVO IN PRAVOBRANILSTVO (splošno) 70 Sodno poslovanje 72 Registri (splošno) 71 Pravdne, nepravdne, izvršilne, kazenske in zemljiškoknjižne zadeve (splošno) 720 Register gospodarskih organizacij 710 Pravdne zadeve 721 Zadružni register 711 Nepravdne zadeve (zapuščine, odvzem poslovne sposobnosti, razveljavitev listin, poprava in obnova meje, ženitna dovoljenja za mladoletnike …) 73 Ustavni in upravni spori, zadeve poravnalnih svetov in arbitražne zadeve 712 Izvršilne zadeve (prisilna prodaja nepremičnin in premičnin, izvršba na denarne dajatve …) 730 Ustavni spori 713 Kazenske zadeve 731 Upravni spori 714 Zemljiškoknjižne zadeve 732 Zadeve poravnalnih svetov 733 Arbitražne zadeve 74 Sodniki porotniki, občinski sodniki, sodni izvedenci in tolmači 75 Odvetništvo 76 Sodelovanje s tujino na področju pravne pomoči 77 Nadzorstvo nad poslovanjem sodišč 8 VOJAŠKE ZADEVE 9 ZADEVE IZVEN GLAVNIH SKUPIN OD 0 DO 8 (splošno) 90 Zunanje zadeve 91 Tehnična in druga mednarodna pomoč 92 Hidrometeorološke zadeve (hidrologija, meteorologija, sinoptično- prognostična služba, agrometeorologija) Ta pregled klasifikacijskih znakov so pri evidentiranju zadev in dokumen- tov s prilagoditvami zaradi internih potreb uporabljali upravni organi do spre- jetja novega Pravilnika o pisarniškem poslovanju decembra 1988 (Uradni list SRS, št. 44/1988), kjer je bil objavljen nov klasifikacijski načrt za razvrščanje dokumentnega gradiva v upravnih organih občin in posebnih družbeno-politič- 38 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration nih skupnostih ter republiških upravnih organih in upravnih organizacijah. V 43. členu pravilnika so bili že določeni tudi okvirni roki hrambe za posamezne vrste gradiva. Veliko spremembo glede uporabe klasifikacijskih načrtov za upravne or- gane je prinesla Uredba o upravnem poslovanju iz leta 2005, kjer je bil v prilogi objavljen predpisani okvirni načrt klasifikacijskih znakov za razvrščanje doku- mentarnega in arhivskega gradiva organov državne uprave, uprav samouprav- nih lokalnih skupnosti ter pravnih in fizičnih oseb, kadar so na temelju javnih pooblastil opravljali upravne naloge. 4. Analiza dela ljudskih odborov v okraju Celje Poleg evidentiranja zadev in dokumentov, razvrščanja dokumentov, agre- gacije, odlaganja dokumentov sta pri upravnih organih pomembna tudi način poslovanja s strankami in trajanje upravnih postopkov. Zato je v okraju Celje v poletnih mesecih 1962 potekala akcija »Državljan – uprava«. Prva od nalog vsakega ljudskega odbora v akciji »Državljan in uprava« je bila ugotovitev stanja odnosov med upravnimi organi in državljani, ugotovitev problemov in pripra- va ukrepov za njihovo reševanje. Konkreten izkaz teh odnosov je bila tudi eks- peditivnost upravnih organov pri reševanju zadev. Zato so junija in julija 1962 pregledali pisarniško poslovanje vseh občinskih ljudskih odborov na območju okraja Celj, ter tudi samega okrajnega ljudskega odbora. Prvi pregledi v juniju 1962 so dali slabe rezultate. Za obdobje od leta 1959 do leta 1961 je bilo v celotni upravi ljudskih odborov okraja Celje vključno z okrajem nerešenih 4.898 zadev. Samo od januarja do maja 1962 je bilo nere- šenih 5.427 zadev, ki so prekoračile dvomesečni rok za rešitev oziroma so bili prekoračeni vsi dopustni roki za izdajo odločb. Pri pregledu nerešenih zadev se je izkazalo, da je bilo zelo malo takih, pri katerih so obstajali opravičljivi razlogi. Ta ugotovitev je temeljila na tem, da se je že po preteku enega meseca število nerešenih zadev zmanjšalo. Tabela 7: Pregled števila nerešenih zadev po stanju 31. maja in 31. junija 1962. Ljudski odbori Skupno število nerešenih zadev po stanju 31. 5. 1962 Skupno število nerešenih zadev po stanju 31. 7. 1962 Odstotek nerešenih zadev po stanju 31. 7. 1962 ObLO Celje 8598 5106 26,3 ObLO Laško 1047 253 5,7 ObLO Mozirje 1591 250 3,5 ObLO Slovenske Konjice 842 182 3,5 ObLO Šmarje 1044 808 11,8 ObLO Šentjur 513 282 7,9 ObLO Šoštanj 1994 536 6,9 ObLO Žalec 1184 1094 15,0 OLO Celje 884 517 11,9 Po ugotovitvah Okrajnega ljudskega odbora Celje naj bi bil glavni vzrok za takšno stanje v pomanjkljivi kontroli in nadzorstvu predstojnikov upravnih organov in šefov notranjih organizacijskih enot nad delom podrejenih usluž- bencev, še posebej tistega, kar se je nanašalo na reševanje posameznih zadev. Za odpravljanje zaostankov pri reševanju zadev so nekateri občinski ljud- ski odbori že julija in avgusta uslužbencem, ki so imeli veliko nerešenih zadev, izdali prepoved koriščenja dopustov ali jim niso izplačali gibljivega dela oseb- nega dohodka. V dogovoru z okrajem so sprejeli še naslednje ukrepe, in sicer, da se morajo vse zadeve, v katerih je bil prekoračen rok izdaje odločbe, rešiti do 39 Letnik 45 (2022), št. 1 1. septembra 1962, zadeve, kjer ni bil potreben ugotovitveni postopek ali seja kolegijskega organa, rešiti v 10 dneh in okrepiti nadzor vodilnih uslužbencev nad delom podrejenih in analitično spremljati potek reševanja zadev na posa- meznem področju s pomočjo mesečnih poročil, ki jih je bilo treba pošiljati tajni- kom ljudskih odborov in oddelku za splošne zadeve okraja Celje.31 Zaključne ugotovitve Pri opravljanju upravnih nalog organi dokumentirajo opravljeno delo in ga evidentirajo v evidenci dokumentarnega gradiva. Do leta 1957 je bilo pisar- niško poslovanje v državi urejeno večinoma pomanjkljivo, neenotno in s števil- nimi sestavinami raznih zastarelih sistemov. Spremembo na področju upravljanja z gradivom sta prinesla v letu 1957 sprejeta nova Uredba o pisarniškem poslovanju in navodilo za njegovo izvrše- vanje. V uredbi so določili obseg pisarniškega poslovanja (sprejemanje pošte, vpisovanje spisov, dodeljevanje spisov v reševanje, administrativno tehnično obdelovanje spisov, odpravljanje pošte, izpisovanje spisov ter njihovo hrambo v arhivu in pripravo pregleda arhivskih znakov po vrstah zadev brez označbe notranjih organizacijskih enot). Do leta 1962 so morali upravni organi za evidentiranje zadev in doku- mentov uporabljati delovodnike. V letu 1962 je bil vpeljan nov sodobnejši sis- tem evidentiranja spisov in upravljanja z njimi na temelju enotnih klasifikacij- skih znakov s pomočjo kartotečnih kazal. Med letoma 1956–1957 so se spisi v delovodnike vpisovali po aritme- tičnem zaporedju in zadeve odlagale v fascikle po arhivskih znakih. Arhivski znak je sestavljen iz označbe notranje organizacijske enote upravnega organa in označbe vrste zadev, v katero je spadala zadeva po svoji vsebini. Skupine za- dev so bile praviloma poenostavljeni (dvomestni ali enomestni) enotni arhivski znaki (npr. 00 – splošno). Vrste zadev s področja notranje organizacijske enote so se označevale z dvoštevilčnimi arabskimi številkami, začenši od 01 do 99 (npr. 0101 – Organizacija ljudskih odborov). Arhivski znaki se med letom niso smeli spreminjati, vendar so se lahko dodali novi, če so to terjale spremembe v organizaciji ali pristojnosti upravnega organa. Pregled arhivskih znakov je določil na začetku vsakega leta predstojnik upravnega organa. Do uporabe enotnih arhivskih znakov za evidentiranje in razvrščanje gra- diva po vsebini je prišlo leta 1958, ko je Republiški sekretariat izvršnega sveta za občo upravo v soglasju z zveznim sekretariatom za občo upravo pripravil pregled arhivskih znakov samo po gradivu (po vrstah zadev), brez označb no- tranje-organizacijskih enot. Načrt arhivskih znakov je imel 10 glavnih skupin od 0 do 9 z razčlenitvijo na drugo, tretjo ali četrto raven (npr. 01 – Organizacija oblasti, 016 – Okrajni ljudski odbori, sveti, odborniške komisije, 0160 – Splošno, 0161 – Seznami od- bornikov, verifikacija mandatov, zaprisege). Arhivski znaki so številčni, vendar je zaradi večje preglednosti pri evidentiranju gradiva obstajala možnost doda- tne črkovne oznake. Sistem razvrščanja gradiva po vsebini z uporabo 10 glavnih skupin od 0 do 9 in razčlenitvijo do četrte ravni je obdržal tudi nov klasifikacijski načrt iz leta 1962 z nekaterimi vsebinskimi spremembami. Pregled klasifikacijskih znakov, ki so predstavljeni v tabeli 6 in povzeti iz publikacije Pisarniško poslovanje v državnih organih, zavodih in organizacijah, 31 SI_ZAC/0118/015/013/00002, Analiza obremenitve in ekspeditivnosti upravnih organov ljudskih odborov v okraju Celje, 1962. 40 Hedvika Zdovc: Poslovanje s spisi na občinskih ljudskih odborih na območju Zgodovinskega arhiva Celje ..., str. 15–41 Uprava || Administration so pri evidentiranju zadev in dokumentov s prilagoditvami zaradi internih po- treb uporabljali upravni organi do sprejetja novega Pravilnika o pisarniškem poslovanju decembra 1988 (Uradni list SRS, št. 44/1988), kjer je bil objavljen nov klasifikacijski načrt za razvrščanje dokumentnega gradiva v upravnih orga- nih občin in posebnih družbenopolitičnih skupnostih ter republiških upravnih organih in upravnih organizacijah. V 43. členu pravilnika so bili že določeni tudi okvirni roki hrambe za posamezne vrste gradiva. ARHIVSKI VIRI Zgodovinski arhiv Celje • SI_ZAC/1035, Občinski ljudski odbor Brežice 1955–1961. • SI_ZAC/0118, Občinski ljudski odbor Celje 1955–1962. • SI_ZAC/1038, Občinski ljudski odbor Krško 1952–1965. • SI_ZAC/0177, Občinski ljudski odbor Šmarje pri Jelšah 1952–1963. • SI_ZAC/0183, Občinski ljudski odbor Trbovlje 1952–1962. • SI_ZAC/0194, Občinski ljudski odbor Žalec 1955–1962. LITERATURA Berkopec, Vida; Zajc Cizelj, Ivanka; Zdovc, Hedvika: Okrajni uradi 1854–1868. Ce- lje: Zgodovinski arhiv Celje, 1993, str. 14–15. Bukošek, Metka; Zajc Cizelj, Ivanka: Okrajna glavarstva in sreska načelstva Breži- ce, Celje, Laško. Celje: Zgodovinski arhiv Celje, 1997, str. 15–16. Gotovina, Vesna: Sistemi poslovanja v spisih v Sloveniji od leta 1955 dalje. V: Ar- hivi 16 (1993), št. 1, str. 45–54. Navodilo za izvrševanje Uredbe o pisarniškem poslovanju. V: Uradni list FLRJ, št. 50/1957. Pisarniško poslovanje v državnih organih, zavodih in organizacijah. Ljubljana, 1964. Tršan, Lojze: Primeri pisarniškega poslovanja občin in okrajev od 1956 dalje. V: Arhivi 16 (1993), št. 1, str. 55–58. Uredba o pisarniškem poslovanju. V: Uradni list FLRJ, št. št. 50/1957. Zdovc, Hedvika: Upravni organi kot ustvarjalci arhivskega gradiva. V: Hiša pisanih spominov: jubilejni zbornik ob 50. letnici Zgodovinskega arhiva Celje. Celje: Zgodovinski arhiv Celje, 2006. Žontar, Jože: Razvoj sistemov poslovanja s spisi pri upravnih oblasteh do reforme pisarniškega poslovanja leta 1956. V: Arhivi 16 (1993), št. 1, str. 30–44. VIRI IN LITERATURA 41 Letnik 45 (2022), št. 1 RECORDS MANAGEMENT AT THE COMMUNAL PEOPLE’S COMMITTEES UNDER THE AUTHORITY OF THE HISTORICAL ARCHIVES CELJE FROM 1955 TO 1965 In performing administrative tasks, the authorities document their work and record it in the records register. By 1957, the state’s records management was heavily flawed, inconsistent, and with many elements of various outdated systems. In 1957, occurred a change in the field of records management with the approval of the new Regulation on Administrative Operations and instructions for its implementation. Until 1962, administrative bodies had to use records registers to record files and records. In 1962, they introduced a new, modern sy- stem of registering and managing files based on uniform classification numbers with the help of file indexes. Between 1956 and 1957, files were organised into registers in arithmetic order and stored in folders according to archival codes. The archival code con- sisted of a number of the organization unit of the administrative body and the indication of the type of files based on their subject matter. As a rule, primaries were simple (two-digit or one-digit) unified archival codes (e.g. 00 - General). Types of files within organization units were assigned double-digit Arabic nu- merals, administrative tasks ranging from 01 to 99 (e.g. 0101 - Organization of People’s Committees). The use of uniform archival codes for registering and organising records by their content occurred in 1958. The Republic Secretariat of the Executive Council for General Administration, in agreement with the Federal Secretariat for General Administration, prepared an overview of archival codes based only on functions of files without indications of internal organizational units. The archival code system had ten subject headings, ranging from 0 to 9, with a bre- akdown to the second, third or fourth level. The classification was numerical, but due to greater clarity in classifying records, it was also possible to organise them alpha-numerically. The system of registering and classifying records and files by subject con- tent based on a single classification system within the ten subject headings is, with some content changes, still used today in the field of administrative bodies. SUMMARY