204
O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia 
Seminar Arhivskega društva Slovenije o novostih Zakona 
o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2)1 za arhivsko 
dejavnost
Na	pobudo	članov	društva	je	Arhivsko	društvo	Slovenije	15.	marca	2023	
v	prostorih	Zgodovinskega	arhiva	Ljubljana	pripravilo	seminar	o	novostih,	ki	jih	
uvaja	Zakon	o	varstvu	osebnih	podatkov	(dalje	ZVOP-2)	–	ta	je	začel	veljati	26.	
januarja	2023.	Na	seminarju	so	sodelovali	mag.	Urban	Brulc,	samostojni	sveto-
valec	Informacijskega	pooblaščenca,	ki	je	predstavil	novosti,	ki	jih	na	področju	
arhivske	dejavnosti	prinaša	ZVOP-2,	mag.	Nada	Čibej,	direktorica	Pokrajinskega	
arhiva	Koper,	in	Luka	Zupanc,	podsekretar	v	Arhivu	Republike	Slovenije.	
Dogodka,	podprtega	s	strani	arhivov,	ki	opravljajo	javno	arhivsko	službo,	
se	je	udeležilo	približno	sto	posameznikov,	kar	kaže	na	velik	interes	arhivskih	
delavcev	po	dodatnih	izobraževanjih	–	tokrat	s	področja	varstva	osebnih	podat-
kov.	Udeleženci	so	se	dejavno	vključili	v	izvedbo	seminarja.	Vprašanja	o	ZVOP-2	
so	lahko	pripravili	vnaprej,	precej	so	jih	zastavili	tudi	neposredno	na	seminarju.	
Vprašanja	so	se	nanašala	predvsem	na	področja,	kjer	se	ZVOP-2	prepleta	z	arhi-
vskima	Zakonom	o	varstvu	dokumentarnega	in	arhivskega	gradiva	ter	arhivih	
(dalje	ZVDAGA)	in	Zakonom	o	arhivskem	gradivu,	ki	vsebuje	osebne	podatke	o	
zdravljenju	pacienta	(dalje	ZAGOPP).
V	 uvodu	 je	 mag.	 Brulc	 pojasnil	 splošno	 zakonodajno	 ureditev	 varstva	
osebnih	podatkov.	Na	evropski	ravni	v	celoti	velja	Splošna	uredba	(EU)	o	var-
stvu	podatkov	(dalje	GDPR),	ki	zavezuje	vse;	na	državni	ravni	velja	ZVOP-2,	ki	
prav	 tako	zavezuje	vse;	medtem	ko	v	arhivski	dejavnosti	velja	 tudi	področna	
zakonodaja,	in	sicer	ZVDAGA,	ZAGOPP	ter	Uredba	o	varstvu	dokumentarnega	in	
arhivskega	gradiva	(UVDAG).
V	želji	po	poenotenju	dejavnosti	slovenske	arhivske	stroke	so	v	nadaljeva-
nju	prispevka	povzeti	ključni	poudarki	seminarja	o	novostih	ZVOP-2,	ki	vplivajo	
na	izvajanje	arhivske	dejavnosti,	predvsem	na	dokumentarno	gradivo	arhivov,	
pojasnjeno	 je	 tudi	 izvajanje	določb	novega	zakona	v	 razmerju	do	ZVDAGA	 in	
ZAGOPP.	V	prvem	delu	so	povzeti	poudarki	ZVOP-2,	ki	so	po	mnenju	mag.	Brulca	
pomembni	za	arhivsko	dejavnost,	nato	sledijo	odgovori	na	vprašanja,	zastavlje-
na	na	seminarju.
***
Videonadzor
(ZVOP-2, 76.– 80. člen)
Izvajanje	 videonadzora	 v	 javnih	 in	 zasebnih	 ustanovah	 določata	 tako	
GDPR	(splošna	načela	in	splošne	podlage)	kot	ZVOP-2	(specialne	določbe).	Usta-
nova,	ki	opravlja	videonadzor,	mora	posameznika	seznaniti	z	več	informacijami,	
kot	jih	je	predpisoval	ZVOP-1.	Navesti	mora	podatke	o	upravljavcu	sistema,	po-
datke	o	izvajanju	nadzora	(telefon	ali	e-pošta	ali	www),	podatke	o	pooblaščeni	
osebi	za	varstvo	osebnih	podatkov	(telefon	ali	e-pošta),	zapisati	namen	izvaja-
nja	videonadzora	(npr.	nadzor	vstopa	in	izstopa	zaradi	varovanja	ljudi	in	pre-
moženja),	pravno	podlago	(npr.	77.	člen	ZVOP-2),	navesti	uporabnike	videonad-
zora	(npr.	policija,	pogodbeni	obdelovalec	...),	pooblaščeno	osebo	(oseba,	ki	je	
pooblaščena	za	dostop	do	video	posnetkov,	telefon	ali	e-pošta),	posebne	vplive	
obdelave	(to	sicer	za	arhivske	ustanove	praviloma	ne	pride	v	poštev,	zato	lahko	
1	 Zakon	o	varstvu	osebnih	podatkov.	V:	Uradni list RS,	št.	163/2022.
205
Letnik 46 (2023), št. 1
zapišejo,	da	slednjega	ni)	in	neobičajne	nadaljnje	obdelave	(prenos	v	tretje	dr-
žave/spremljanje	žive	slike/zvočna	 intervencija/pametna	analitika).	V	skladu	
z	GDPR	je	treba	navesti	še	obdobje	hrambe,	pravice	posameznika	in	obveznost	
zagotovitve	podatkov,	česar	ZVOP-2	ni	predvidel.	ZVOP-2	omogoča	za	te	določbe	
skrajšano	obvestilo,	za	katero	je	dovolj,	da	se	navedejo	podatki	o	upravljavcu,	
pooblaščeni	osebi	(kontakt)	in	namen	izvajanja	videonadzora,	medtem	ko	se	za	
ostale	informacije	zabeleži	povezava	na	spletno	stran,	kjer	lahko	zainteresirana	
oseba	sama	poišče	informacije.
Obvestilo	o	 izvajanju	videonadzora	mora	biti	po	ZVOP-2	nameščeno,	še	
preden	ga	doseže	nadzorna	naprava	(če	objektivne	okoliščine	to	dopuščajo).	Če	
to	ni	mogoče,	 lahko	institucija	pripravi	večje	obvestilo	 in	na	temelju	velikosti	
argumentira,	da	je	takšno	obvestilo	vidno	z	večje	razdalje.	Najdaljši	možni	rok	
hrambe	posnetkov	videonadzora	je	leto	dni.	Vodena	mora	biti	evidenca	o	spre-
mljanju	oziroma	dostopu	do	teh	posnetkov	s	podatki	o	času,	razlogu	oziroma	
podlagi,	 subjektu,	 ki	 je	 to	 izvedel,	 in	predmetu	dostopa.	Nov	zakon	dovoljuje	
tudi	spremljanje	»žive	slike«	na	posamezni	nadzorni	enoti,	toda	to	lahko	izva-
ja	 le	pooblaščena	oseba,	ne	vodstvo	za	spremljanje	zaposlenih.	V	primeru,	da	
se	snemajo	zaposleni	na	delovnih	mestih,	se	je	treba	predhodno	posvetovati	s	
sindikatom	ali	z	delavskim	svetom	ali	delavskim	zaupnikom.	ZVOP-2	omogoča	
snemanje	javnih	površin,	ki	sicer	niso	v	lasti	ustanove,	ampak	ima	tam	najete	
prostore	ali	tam	opravlja	zakonito	dejavnost.	Za	snemanje	zunanjih	javnih	po-
vršin	po	ZVOP-2	veljajo	novi,	strožji	pogoji,	ki	jih	je	treba	dobro	utemeljiti,	rok	
hrambe	posnetkov	je	šest	mesecev.	Za	ostale	vrste	videonadzora	so	pogoji	za	
njegovo	uvedbo	podobni	kot	po	ZVOP-1,	kar	pomeni,	da	če	je	bil	videonadzor,	ki	
se	še	izvaja,	zakonit	po	starem,	bo	verjetno	tudi	po	novem.	
Javna objava kontaktnih podatkov in vpogled v osebni dokument
(ZVOP-2, 92. in 94. člen)
Javna	ustanova	(arhiv)	se	lahko	odloči	za	objavo	osebnih	imen	zaposlenih.	
Objavijo	se	lahko	imena	in	priimki	ter	funkcije	vseh	zaposlenih,	saj	gre	za	javne	
uslužbence.	Javna	ustanova	sme	z	namenom	identifikacije	zahtevati	vpogled	v	
identifikacijske	dokumente	osebe	in	jih	evidentirati.	
Posebna uporaba osebnih podatkov 
(ZVOP-2, 93. člen)
Javna	ustanova	(arhiv)	lahko	uporabi	kontaktne	podatke	posameznikov,	
ki	 jih	 je	zbrala	 iz	 javno	dostopnih	virov	ali	v	okviru	 izvrševanja	svojih	 javnih	
nalog	ali	so	dali	privolitev,	za	namene	organiziranja	uradnih	srečanj,	izobraže-
vanj,	usposabljanj	ipd.	Uporabi	kontaktnih	podatkov	za	zgornje	namene	skupaj	
s	trženjem	brez	privolitve	posameznika	se	je	treba	izogibati.
V	primeru,	da	javna	ustanova	pripravi	javni	dogodek,	na	katerem	se	fo-
tografira,	 se	 lahko	 fotografije	 obiskovalcev	objavijo	na	 spletni	 strani	 arhiva	 z	
namenom	obveščanja	javnosti,	prav	tako	se	lahko	pripišejo	funkcije	oseb	na	fo-
tografijah.	Enako	velja	 za	 videoposnetke.	Možna	 je	 celo	objava	osebnih	 imen	
udeležencev.	Nič	od	tega	ni	dovoljeno,	če	vpletena	oseba	izrecno	prepove	ob-
javo,	kar	lahko	stori	pred	ali	po	objavi.	Če	posameznik	izreče	prepoved	šele	po	
javni	objavi	fotografije,	se	mora	le-ta	anonimizirati	oziroma	odstraniti.
Posredovanje podatkov zunanjim uporabnikom 
(ZVOP-2, 39. – 41. člen)
ZVOP-2	predpisuje,	da	mora	javnopravna	oseba	utemeljiti	zahtevo	po	iz-
daji	določenega	dokumenta.	Navesti	mora	zlasti	zakonsko	podlago	zahtevka,	v	
kakšen	namen	 in	 v	 kateri	 konkretni	 zadevi	 pravna	oseba	potrebuje	 ta	 doku-
ment.	Če	pravne	podlage	ni,	 se	 lahko	 zahteva	 zavrne	 z	odločbo.	To	velja	 le	 v	
primerih,	če	se	zahtevani	podatki	ne	nanašajo	na	arhivsko	gradivo,	ampak	na	
dokumentarno	gradivo	arhiva	(npr.	videoposnetki,	kadrovske	evidence,	eviden-
206
O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia 
ca	uporabnikov),	pri	čemer	je	treba	upoštevati	določbe	ZVOP-2.	Za	zahtevke	po	
arhivskem	 gradivu	 se	 upoštevajo	 določbe	 ZVDAGA	 in	 ZAGOPP.	 Pravne	 osebe	
pravni	interes	najlažje	izkažejo	z	ustrezno	listino	oziroma	dokumentom,	med-
tem	ko	za	fizične	osebe	ni	nujno,	da	bodo	na	takšen	način	utemeljile	pravni	in-
teres.	ZVDAGA	namreč	ne	zahteva	predložitve	stoodstotnega	dokaza	o	pravnem	
interesu	za	pridobitev	arhivskih	dokumentov,	dovolj	je	že,	da	se	pravni	interes	
izkaže	z	obrazložitvijo.	Vendar	UVDAG	v	86.	členu	določa,	da	mora	oseba,	ki	želi	
vpogledati	v	arhivsko	gradivo,	ki	vsebuje	varovane	podatke,	zaradi	uvedbe	ali	
udeležbe	v	uradnih	postopkih	izkazati	pravni	interes	z	ustrezno	listino.
Sledljivost posredovanja osebnih podatkov zunanjim uporabnikom 
(ZVOP-2, 22. člen in šesti odstavek 41. člena; ZVDAGA, 63. – 64. člen)
Osebni	podatki	iz	evidence	uporabnikov	arhivskega	gradiva,	ki	jo	morajo	
voditi	 arhivi,	 se	 lahko	na	 temelju	poizvedbe	posredujejo	 zunanjim	uporabni-
kom	in	jih	ni	treba	dopolnjevati	ali	spreminjati,	saj	je	ZVDAGA	v	tem	segmentu	
skladen	z	ZVOP-2.	Zakona	se	dopolnjujeta	(zagotovljena	je	sledljivost,	vpisuje	
se	namen	uporabe).	Stranka	ima	pravico	do	seznanitve	z	lastnimi	osebnimi	po-
datki	 in	sme	 izvedeti,	kdo	vse	 je	pregledoval	arhivsko	gradivo,	ki	se	navezuje	
nanjo	(GDPR,	15.	člen),	vendar	te	pravice	nima,	če	jo	zanimajo	splošne	zadeve,	
ki	nje	osebno	ne	vključujejo.	Če	sta	za	takšno	poizvedbo	potrebna	nesorazme-
ren	napor	in	čas,	ki	bi	od	arhiva	zahtevala	veliko	kadrovskih	in	finančnih	virov,	
se	lahko	takšna	vloga	zavrne.	Enako	velja,	če	bi	posameznik	zahteval	določeno	
ali	celotno	arhivsko	gradivo,	ki	vsebuje	njegove	osebne	podatke,	in	bi	se	pri	tem	
izrecno	skliceval	na	pravico	do	seznanitve	z	lastnimi	osebnimi	podatki	in	ne	na	
ZVDAGA.	
Uporaba podatkov za znanstvenoraziskovalno delo
(ZVOP-2, 68. do 70. člen in prvi odstavek 69. člena)
ZVOP-2	dovoljuje	 obdelavo	osebnih	podatkov	 za	 znanstvenoraziskoval-
no	delo	organizacijam	in	posameznikom,	ki	pri	svojem	delovanju	uporabljajo	
etična	načela	in	metodologijo	s	področja	raziskovanja	ter	pravila	glede	varstva	
osebnih	podatkov	iz	tega	poglavja.	V	primeru,	da	se	raziskovalec	v	arhivu	skli-
cuje	na	to	določbo	ZVOP-2	in	želi	dostop	do	javnih	arhivskih	podatkov,	se	obrav-
nava	kot	redni	uporabnik	ter	zanj	veljata	ZVDAGA	in	ZAGOPP.	Prav	tako	se	ravna	
po	ZVDAGA	in	ZAGOPP,	če	želi	raziskovalec	ali	raziskovalna	institucija	dostopati	
do	varovanih	arhivskih	podatkov.	
V	praksi	to	lahko	pomeni,	da	so	na	primer	zdravstveni	podatki,	ki	so	po-
trebni	za	raziskovalno	dejavnost,	dostopnejši	v	hrambi	pri	ustvarjalcu	arhivske-
ga	gradiva,	pri	čemer	za	dostop	do	osebnih	podatkov	velja	Zakon	o	pacientovih	
pravicah	(ZPacP),	kot	v	hrambi	v	arhivu,	kjer	so	varovani	po	ZVDAGA	in	ZAGOPP.
Obdelava podatkov za namene arhivskega delovanja
(ZVOP-2, 71. člen)
Posameznik	lahko	dostopa	do	svojih	osebnih	podatkov	v	arhivskem	gra-
divu,	razen	v	primeru,	če	bi	dajanje	informacij	ali	kopij	osebnih	podatkov	zahte-
valo	nesorazmeren	napor	s	strani	arhiva.	Ker	ZVDAGA	tega	področja	ne	predpi-
suje,	se	subsidiarno	uporabljata	ZVOP-2	in	Splošna	uredba	EU	(12.	in	15.	člen).	
Ustvarjalec	arhivskega	gradiva	mora	pri	svojem	poslovanju	in	hrambi	gradiva	
upoštevati	 določbe	 ZVOP-2,	 vse	 dokler	 niso	 izdana	 pisna	 strokovna	 navodila	
(tudi	če	obstaja	domneva,	da	bo	gradivo	razglašeno	za	arhivsko),	s	katerimi	se	
razglasi	arhivsko	gradivo.	Šele	ko	je	arhivsko	gradivo	predano	arhivu,	postane	
dostopno	po	ZVDAGA	 in	ZAGOPP.	Vse	do	 tega	 trenutka,	 tudi	 če	 je	ustvarjalec	
odbral	arhivsko	gradivo	in	ga	hrani	v	svoji	stalni	zbirki,	veljajo	določbe	ZVOP-2	
in	druge	področne	nearhivske	zakonodaje	(npr.	s	področja	delovanja	policije,	
upravnih	organov	in	sodišč).	Medtem	ko	pri	ustanovah,	ki	imajo	dovoljenje	za	
lastno	hrambo	arhivskega	 gradiva,	 veljavnost	 ZVOP-2	preneha,	 ko	 se	 gradivo	
207
Letnik 46 (2023), št. 1
prenese	v	arhivsko	zbirko	in	preide	pod	določbe	ZVDAGA	in	ZAGOPP.	Ko	je	gra-
divo	izročeno	v	arhiv,	je	javno	dostopno;	izjema	sta	gradivo,	ki	vsebuje	občutlji-
ve	osebne	podatke	po	65.	členu	ZVDAGA,	in	gradivo,	ki	vsebuje	osebne	podatke	
o	zdravljenju	pacienta	(ZAGOPP).	
V	primeru,	da	je	ustvarjalec	zbiral	in	obdeloval	osebne	podatke	na	neza-
konit	način,	jih	mora	uničiti,	saj	takšni	podatki	ne	bi	smeli	obstajati.	(Na	primer,	
če	je	šola	zbirala	podatke	o	izobrazbi	ali	zaposlitvi	staršev	svojih	učencev,	česar	
ne	predpisuje	nobena	zakonska	podlaga,	 jih	mora	uničiti,	 saj	 so	zbrani	neza-
konito.)	Če	je	takšno	gradivo	že	pridobilo	status	arhivskega,	se	ne	sme	uničiti	
zaradi	siceršnjega	poteka	roka	hrambe	oziroma	se	lahko	izjemoma	uniči,	če	so	
izpolnjeni	strogi	pogoji	za	uničenje	zaradi	dokazane	nezakonitosti	podatkov.	
***
Vprašanja o ZVOP-2 v arhivski dejavnosti
Kako dolgo se morajo hraniti vloge o izdaji dokumentov za tiste stran-
ke, ki so za dostop do arhivskega gradiva izrazile pravni interes? V našem 
arhivu jih v elektronski obliki hranimo 10 let, medtem ko jim imamo v ana-
logni obliki že od leta 2012, saj je včasih za katero stranko treba za več let 
nazal preveriti, katero gradivo je bilo izdano. Je tu kaj spornega?
ZVDAGA	v	63.	členu	določi	nabor	podatkov,	ki	jih	arhivi	hranijo,	in	pogoje	
uporabe.	Za	pravne	osebe	in	za	zagotavljanje	pravne	varnosti	se	takšne	vloge	
hranijo	10	let	in	ni	potrebe,	da	bi	se	hranile	dlje.
Večkrat se na naš arhiv obrnejo nekdanji učenci osnovnih ali srednjih 
šol, ki organizirajo obletnice valete/mature. Zaprosijo za ime, priimek in 
Na seminarju Arhivskega društva Slovenije o novostih Zakona o varstvu osebnih 
podatkov (ZVOP-2) mag. Urban Brulc odgovarja na vprašanja arhivistov 
(Foto: Tina Arh)
208
O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia 
naslov svojih sošolcev. Takšno vlogo večinoma rešimo tako, da naredimo 
prepis iz arhivskega gradiva (predvsem osebnih/matičnih listov učencev). 
Ali lahko izpis vsebuje vse prej omenjene podatke, torej imena, priimke in 
naslove sošolcev, ali s tovrstnim izpisom kar koli kršimo? Včasih zaprosijo 
samo za seznam sošolcev, torej samo ime in priimek.
ZVDAGA	v	65.	členu	jasno	pove,	kateri	podatki	so	občutljivi	in	za	katere	
velja	poseben	režim	dostopnosti.	Če	med	naborom	podatkov	iz	zgornjega	pri-
mera	obstajajo	tudi	občutljivi	osebni	podatki	(po	65.	členu	ZVDAGA),	moramo	
sami	pripraviti	izpis	in	ne	moremo	dovoliti	prostega	dostopa	do	arhivskega	gra-
diva	s	strani	uporabnikov.
Univerza v Ljubljani ima na temelju odločbe ministra, pristojnega za 
arhive, dovoljenje za zagotavljanje varstva lastnega javnega arhivskega 
gradiva in arhivskega gradiva, za katerega opravljamo naloge varstva ar-
hivskega gradiva. Ali Univerza v Ljubljani v razmerju do Arhiva RS nastopa 
kot upravljavec ali obdelovalec osebnih podatkov oziroma katera organiza-
cija je dolžna skladno z določbo iz prvega odstavka 71. člena ZVOP-2 določiti 
ukrepe in kateri ukrepi konkretno naj bi to bili?
ZVDAGA	v	65.	členu	(6.	odstavek)	določa	dostop	in	uporabo	gradiva	do	
izročitve	v	arhiv,	medtem	ko	pogoje	za	javnopravne	osebe	z	lastnim	varstvom	in	
hrambo	arhivskega	gradiva	določa	62.	člen	ZVDAGA.	Glede	na	71.	člen	ZVOP-2	
Univerza	v	Ljubljani	nastopa	kot	samostojni	upravljavec	arhivskega	gradiva	z	
lastnim	varstvom	in	predstavlja	javni	arhiv;	arhiv	univerze	je	torej	javni	arhiv	
in	zanj	veljajo	enaki	predpisi	kot	za	druge	arhive.	To	pomeni,	da	ZVOP-2	velja	
do	trenutka,	ko	univerza	prenese	gradivo	v	svoj	arhiv	oziroma	do	takrat,	ko	je	
dokumentarno	gradivo	razglašeno	za	arhivsko.	Do	predaje	pa	velja	ZVOP-2.	
V drugem odstavku 65. člena ZVDAGA zadnji stavek določa, da arhi-
vsko gradivo postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku ali 10 
let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum 
smrti znan oziroma če ni z drugimi predpisi drugače določeno. V zvezi s tem 
prosim za mnenje, kateri rok je pravilen v primeru posredovanja arhivske-
ga gradiva, ki vsebuje podatke, naštete v drugem odstavku 65. člena ZVDA-
GA. V povezavi s tem me zanima tudi korelacija šestega odstavka 9. člena 
ZVOP-2 in drugega odstavka 65. člena ZVDAGA glede posredovanja osebnih 
podatkov umrlih oziroma kateri rok je pravilen z vidika dostopnosti oseb-
nih podatkov umrlih.
V	vseh	naštetih	primerih	se	mora	upoštevati	ZVDAGA,	saj	kot	specialni	
zakon »preglasi«	splošnega.	
Na rektoratu Univerze v Ljubljani in članicah imamo stalne zbirke 
dokumentarnega gradiva, ki jih upravljajo glavna pisarna na rektoratu in 
članice, ter ločeno zbirko arhivskega gradiva rektorata in članic, s katero 
upravlja Arhivsko muzejska služba Univerze v Ljubljani. 65. člen ZVDAGA, ki 
obravnava roke nedostopnosti arhivskega gradiva, v šestem odstavku pra-
vi, da »se do izročitve javnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu glede 
dostopa in uporabe arhivskega gradiva, ne glede na čas nastanka gradi-
va, uporabljajo predpisi, ki urejajo dostop do informacij javnega značaja, 
varstvo tajnih podatkov, varstvo osebnih podatkov, poslovnih in davčnih 
skrivnosti in drugi predpisi, razen za arhivsko gradivo javnopravnih oseb, 
ki v skladu z 62. členom tega zakona same zagotavljajo lastno varstvo arhi-
vskega gradiva«. Vljudno prosimo za tolmačenje te izjeme za javnopravne 
osebe, ki zagotavljajo lastno varstvo arhivskega gradiva.
Če	ima	pravna	oseba	pravico	do	lastne	hrambe,	jo	zavezujejo	enaka	dolo-
čila	kot	druge	javnopravne	osebe	z	izjemo	tistega	dela	zakonodaje,	ki	se	nanaša	
na	izročitev.	Dokler	se	gradivo	ne	prenese	v	stalno	zbirko	za	dolgoročno	hram-
209
Letnik 46 (2023), št. 1
bo	(arhiv),	se	uporablja	ZVOP-2,	vendar	ko	je	gradivo	uradno	preneseno,	začne	
veljati	ZVDAGA.	Do	predaje	arhivskega	gradiva	bo	ustvarjalec	z	njim	deloval	po	
področni	zakonodaji.	
Ali se skupna vzajemna podatkovna baza (VAČ) obravnava po ZVOP-2 
ali ZVDAGA? 
Po	zakonu	se	mora	vzajemna	podatkovna	baza	obravnavati	po	ZVOP-2.	
Ustvarjeni	arhivski	popisi	niso	zakonsko	vprašljivi,	saj	so	bili	izdelani	na	temelju	
prevzetega	arhivskega	gradiva,	ki	je	javno	dostopno	v	skladu	z	ZVDAGA.	Vendar	
je	nekoliko	v	nasprotju	s	splošnimi	načeli	varstva	osebnih	podatkov,	če	omo-
gočimo	poenostavljen	dostop	do	osebnih	podatkov,	npr.	če	z	vpisom	osebnega	
imena	spletna	informacijska	rešitev	uporabniku	ponudi	vso	razpoložljivo	doku-
mentacijo	(identifikacijo	zbirke	ali	dokumenta	oziroma	njun	opis	ali	celo	samo	
vsebino	dokumenta),	ki	vsebuje	posameznikove	osebne	podatke,	ne	glede	na	
to,	da	so	dokumenti	javni.	Če	so	podatki	prosto	dostopni	po	ZVOP-2	in	ZVDAGA,	
jih	lahko	objavljamo,	težavo	predstavljajo	tisti	občutljivi	osebni	podatki,	ki	jih	je	
treba	varovati.	Težava	z	uporabo	ZVDAGA	nastopi	pri	zadevah,	ki	jih	specialni	
zakon	ne	obravnava,	kljub	temu	da	so	lahko	etično	sporne	(npr.	ZVDAGA	ne	pre-
poveduje	objave	gradiva	centrov	za	socialno	delo	o	zanemarjanju	otrok	 ipd.).	
V	takšnih	primerih	se	lahko	navežemo	na	ZVOP-2,	ki	to	področje	obravnava	in	
varuje.	Pomembno	je,	da	smo	pri	ustvarjanju	popisov,	ki	so	lahko	etično	sporni,	
pozorni	in	omejimo	navajanje	identifikatorjev	oziroma	lahko	samo	opozorimo	
na	obstoj	dokumentov	in	jih	ne	povežemo	z	osebnimi	podatki.	Generalno	bi	bila	
dobra	rešitev,	da	bi	moral	vsak,	ki	bi	želel	dostopati	do	virtualne	čitalnice,	izpol-
niti	matični	list	o	nadaljnji	uporabi	arhivskega	gradiva.	
Kako je z dostopnostjo do porodnih zapisnikov, ki se hranijo med ar-
hivskim gradivom?
Za	tovrstno	gradivo	velja	ZAGOPP	in	ni	dostopno.	Edina	izjema	je,	če	želi	
do	gradiva	dostopati	oseba,	na	katero	se	gradivo	nanaša	(v	primeru	porodnih	
zapisnikov	je	to	mati/porodnica).	Tudi	otrok	potrebuje	materino	dovoljenje	za	
dostop	do	gradiva,	če	je	mati	še	živa.	
***
V	zaključku	seminarja	so	prisotni	ugotovili,	da	ZVOP-2	ne	prinaša	bistve-
nih	 sprememb	v	 arhivsko	dejavnost,	 na	področje	dostopnosti	 in	uporabe	 ar-
hivskega	gradiva,	vendar	ga	je	smiselno	upoštevati	v	situacijah,	ko	ZVDAGA	ni	
dovolj	 jasen	oziroma	ne	pokriva	določenega	področja	dela.	V	večini	primerov	
(zlasti	glede	dostopa	do	arhivskega	gradiva)	se	priporoča,	da	se	arhivi	sklicujejo	
in	vztrajajo	pri	specialnosti	arhivske	zakonodaje	v	razmerju	do	ZVOP-2.	To	se-
veda	velja	le	za	tista	področja,	ki	se	prekrivajo,	vendar	ne	za	specialne	določbe,	
ki	jih	najdemo	le	v	ZVOP-2	in	v	Splošni	uredbi	EU	(npr.	videonadzor,	nadzorni	
postopki,	splošna	načela	varstva	osebnih	podatkov,	ocene	učinkov,	sporočanje	
pomembnih	varnostnih	dogodkov	Informacijskemu	pooblaščencu).	
Zapisala Aleš Jambrek in Tanja Žohar