77 Letnik 40 (2017), št. 1 Ključne besede: Televizija Slovenija, avdiovizualni arhivi, televizijski arhivi Key-words: TV Slovenia, audio-visual archives, television archives IZ ARHIVSKIH FONDOV IN ZBIRK FROM THE ARCHIVAL FILES AND COLLECTIONS 1.04 Strokovni članek UDK 930.253:654.197(497.4) Prejeto: 28. 4. 2017 Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija ALEKSANDER LAVRENČIČ arhivski svetovalec, dokumentalist raziskovalec Oddelek za arhiviranje in dokumentacijo Televizije Slovenija, Kolodvorska 2, SI-1550 Ljubljana e-pošta: aleksander.lavrencic@rtvslo.si Izvleček Avtor v prispevku opisuje postopek evidentiranja besedil neobjavljenih od- daj v Arhivu TV Slovenija. Vsa oddana besedila oddaj, ki še niso bile objavlje- ne, so pregledali in napravili popis v novi zbirki. Popis omogoča lažje iskanje oddaj in njihovo objavo. Po končanem popisu oziroma evidentiranju oddaj čaka zaposlene v arhivu naslednji korak – digitalizacija evidentiranih neo- bjavljenih oddaj in varna hramba izvirnikov v skladišču. Abstract INVENTORY OF THE UNRELEASED BROADCASTS FOLDERS IN THE TV SLOVENIA ARCHIVE In the contribution, the author describes texts recording procedure of un- released broadcasts in the TV Slovenia Archive. All submitted texts of un- released broadcasts were examined and inventoried in the new database. Inventory facilitates broadcasts search and their release. Upon completing the broadcasts inventory, archive employees will have to face the next step – digitalisation of unreleased broadcasts and safe-keeping of originals in stor- age. 78 Aleksander Lavrenčič: Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija, str. 77–90 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Uvod Naš namen je bil poiskati stara besedila (srajčke, tekste)1 oddaj TV Slovenija, ki so bile napravljene na zalogo. To pomeni, da so srajčko oddali v arhiv, ko je bila oddaja dokončana (fina- lizirana), ni pa še bila predvajana. Srajčke so tako čakale na popis, ki smo ga opravili po predvaja- nju oddaje. Zato je bilo treba večkrat pregledati zalogo srajčk in preveriti, ali so bile oddaje že predvajane. Prvi cilj je bil evidentirati srajčke neobja- vljenih oddaj in jih popisati v novi zbirki. Drugi cilj je bil zagotoviti preglednost srajčk neobja- vljenih oddaj, ki omogoča boljše sodelovanje z uredništvi. Izboljšano sodelovanje bo omogočilo objavljanje pozabljenih oddaj. Drugi namen je bil pregled postopkov pri arhiviranju v preteklosti. Cilj pregleda postopkov je bil poiskati dobre prakse in napake v preteklo- sti. Dobre prakse moramo nadaljevati tudi pri di- gitalnem arhiviranju, s pomočjo prepoznavanja preteklih napak pa se bomo lažje izognili napa- kam v prihodnosti. Znanje moramo prenesti tudi na nove generacije. Vodenje evidence oddaj in postopki pri arhiviranju v Arhivu TV Slovenija Osnova za vodenje evidence vseh obja- vljenih oddaj TV Slovenija je vsakodnevno po- polnoporočilo realizatorja dnevnega sporeda o dejanskem predvajanem programu. To zagota- vlja TV arhivu Oddelek za koordinacijo in pred- vajanje TV-programov (Navodila za arhiviranje, 12. člen). Na oddelku nato podatke iz poročila o predvajanem programu prenesejo v register od- daj oziroma zbirko Oddaje v programu za iskanje arhivskega gradiva Eva. V skladu z Navodili za ar- hiviranje (13. člen) je tajnica oddaje dolžna spro- ti, najpozneje pa tri dni po prvem predvajanju oddaje, arhivirati programsko gradivo o oddaji. Oddajo, ki je finalizirana najmanj štirinajst dni 1 V nadaljnjem besedilu bomo uporabljali splošno uvelja- vljeni izraz, ki ga uporabljajo na TV Slovenija, to je srajč- ka. Tako se bomo izognili zamenjavi pojmov. Ne smemo pa zamenjati pomena srajčk, kot bi se lahko pred dav- nimi leti zgodilo na Radiu Ljubljana. Napovedovalec v studiu je nujno potreboval besedilo, tekst oddaje, zato je poklical tajnico in ji rekel: »Hitro daj dol srajčko, hitro daj dol srajčko!« Nerodno je bilo le to, da je bil mikrofon vklopljen, poslušalci pa niso vedeli, da v studiu hranijo besedila v ovojih, ki jih imenujejo srajčke, te pa hranijo na polici nad mizo. Pohar: Smeh in nasmeh za kamero in mikrofonom. Cilji in namen 79 Letnik 40 (2017), št. 1 pred prvim predvajanjem, tajnica oddaj arhivira takoj, ko je končana. Omeniti moramo, da televi- zijski arhiv srajčk s programskimi dokumenti na papirju ne sprejema več od leta 2013. Podatke o oddajah pošiljajo v arhiv v elektronski obliki, nekateri podatki prihajajo v arhiv avtomatsko iz programa za predvajanje oddaj »Provys« (po- datki, ki so bili prej zajeti v Poročilu za predvaja- nje oddaje). Za sprotno in dosledno arhiviranje oddaj ter nadzor nad tem delom so odgovorni urednik in tajnica oddaje ter odgovorni urednik uredništva (Navodila o arhiviranju, 14. člen). Po- drobnosti glede arhiviranja oddaj predpisujejo Navodila za arhiviranje v 15. členu: • Za vsako oddajo morajo biti arhivirani tudi programski dokumenti o oddaji z besedi- lom oddaje oziroma sinopsisom, scena- rijem, dialog listo in poročilom o posneti oddaji. • Programski dokumenti morajo vsebovati tudi podatke o morebitnih omejitvah pri uporabi ali izposoji arhivskega gradiva. • Pisno gradivo mora biti vloženo v papir- nato mapo (srajčko). Posamezni listi ne smejo biti speti s kovinskimi sponkami in drugimi kovinskimi predmeti ter ne smejo biti vloženi v plastificirane mape. • Videogradivo mora biti opremljeno z vse- mi potrebnimi podatki za arhivsko in do- kumentacijsko obdelavo v skladu s Pravil- nikom o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva in mednarodno prizna- nimi strokovnimi pravili in normativi (Mi- nimum data list – MDL). • Podatke so dolžni zagotoviti tajnici oddaje avtorji oddaje.2 Po spremembah v načinu arhiviranja, to je po prehodu na arhiviranje digitalnih datotek in programskih dokumentov v elektronski obliki v novem programu Adam, so srajčke neobjavljenih oddaj, ki smo jih v arhivu hranili poleg srajčk ob- javljenih oddaj, ostale nekako pozabljene. Arhi- viranje v starem programu Eva smo zaključili in tako je bila tudi zbirka MGS zaklenjena in odprta le izjemoma. Še vedno so namreč v arhiv prinaša- li posamezne kasete, ki so jih našli po omarah in predalih pisalnih miz. Zato smo se odločili ustva- riti novo zbirko XMGS, v katero smo pospravili srajčke neobjavljenih oddaj na kasetah, in napra- vili podatke o neobjavljenih oddajah dostopne za iskanje.3 2 Navodila za arhiviranje oddaj v Arhivu TV Slovenija. 3 Arhiv je vodil tudi zbirko XKF, v kateri so bile zbrane Evidentiranje, urejanje in popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija 80 Aleksander Lavrenčič: Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija, str. 77–90 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Postopek smo izpeljali po uveljavljenih pravilih dela v televizijskem arhivu. Ustvarili smo novo zbirko XMGS, zbirko neobjavljenih od- daj na kasetah, ki zagotavlja pregled nad srajč- kami, oddanimi na zalogo – takoj po finalizaciji oddaje. Po finalizaciji oddaje je preteklo veliko časa pred predvajanjem oddaje, zato je ostalo veliko oddaj pozabljenih v arhivu. Če hočemo te oddaje obuditi oziroma jih predvajati, moramo najprej poskrbeti za ustrezno evidentiranje, ki omogoča preglednost zbirke. Preglednost pri is- kanju neobjavljenih oddaj nam omogoča njihovo objavo. Nova zbirka nam torej omogoča učinko- vito obveščanje uredništev o oddajah, ki čakajo na objavo. Ob nastajanju nove zbirke smo lahko be- ležili tudi vse svoje postopke. To je še posebej pomembno, ker trenutno zapiramo določeno poglavje v zgodovini televizijskega arhiviranja in opuščamo postopke, ki so bili v veljavi od leta 1990 do 2013. Ob opuščanju dela v programu »Eva« smo se torej odločili, da zapišemo svoje postopke in navodila za arhiviranje in s tem pre- nesemo znanje o nekdanjem načinu arhiviranja na naslednje generacije. Pri tem moramo opozo- riti tako na dobro prakso, ki jo moramo nadalje- vati tudi v digitalnem okolju, kot tudi na napake, ki so se pojavljale v procesu in jih ne smemo več ponavljati. Na ta način smo pomagali tudi novi disciplini, ki se je v zadnjem času zelo razvila, to je medijski arheologiji. srajčke o neobjavljenih filmih. Podatki so se vodili v knjigi. Po zbirki XKF smo prevzeli tudi ime za zbirko neobjavljenih oddaj na kasetah. Pogled v zgodovino televizijskega arhiva nam na kratko razloži nastanek posameznih zbirk. Na začetku so obstajale samo zbir- ke filmov (KF), fotografij (FNF in FNF6), tekstov (T) in telopov (FT). Leta 1969 so razdelili zbirko filmov v tri zbirke: 0KF (neobjavljeni filmski prispevki – agencijski prispevki in delovno gradivo), KFD (prispevki dnevno- informativnih oddaj) in KF (oddaje). V zbirki XKF so bile vpisane oddaje, katerih vsebina je bila zapisana na filmskem traku, oddaje pa še niso bile predvajane. Ob objavi so oddaje v zbirki prečrtali, nove številke v zbirki KF pa so dobili tudi filmski trakovi (zbirke XKF ne smemo zamenjevati z zbirko 0KF – iz te zbirke so bili posnetki lahko objavljeni v drugih prispevkih, vendar ne v celoti). Ob začetku uporabe videokaset so nastale nove zbirke, ki so logično sledile načinu poimenovanja zbirk filmskega gradiva: 0VKA – neobjavljeno gradivo na kasetah, VKA D – dnevnoinformativne oddaje, VKA – oddaje na kasetah. Za posnetke na magnetoskopskih trakovih in kasetah, ki jih je upravljala Planska služba RTV, so ustvarili zbirko MGS. Prenos podatkov iz poročil o predvajanem programu in srajčk 81 Letnik 40 (2017), št. 1 Priprave Srajčke so bile zložene v treh arhivskih škatlah. Najprej smo morali pregledati vse srajč- ke in ugotoviti, katere oddaje so bile v tem času že objavljene in katere ne. Podatke o oddajah smo preverjali v iskalniku Eva in zbirkah Oddaje in MGS. Ključni podatki so bili številke nosilcev (kaset) in naslovi oddaj. Po pregledu smo vse srajčke objavljenih oddaj pripravili za vpis v zbirko MGS. Na zgornji desni rob smo vpisali zaporedno številko teksta (npr. T: 119064). V registru smo z zvezdico (aste- risk *) označili, da je bila srajčka sprejeta v arhivu. Srajčke so bile tako pripravljene za popis v zbirki MGS, dodati smo jim morali samo še zaporedne številke zbirke MGS. Tako smo opremili 19 srajčk in jih pripravili za popis. Ponovni pregled nam je omogočil tudi, da smo razvozlali, zakaj smo pri prejšnjih pregledih spregledali, katere oddaje so bile že objavljene. Pri nekaterih oddajah so se posamezni podatki razlikovali in potrebno je bilo dodatno preverjanje. Včasih se je naslov oddaje razlikoval od delovnega naslova na srajčki, druga- čen pa je lahko bil tudi nosilec oddaje. Kot primer lahko navedemo kratki igrani film Samota v dvoje ali Večer/Evening. Kratki film je bil objavljen v se- riji oddaj Sto let slovenskega filma z naslovom Sto let slovenskega filma – Večer.4 Bil je predvajan tudi z drugega nosilca (digitalna beta BC39793/1 na- mesto beta kasete BC27939). Ujemanje smo lah- ko preverili s podatkom o dolžini, ki je pri obeh oddajah znašala natanko 10 minut in 49 sekund. Pomembno je, da smo s srajčko shranili tudi po- datke o številki kasete BC5148 z angleškimi pod- napisi (tega podatka v registru oddaj ni bilo), v srajčki smo arhivirali tudi scenarija v obeh jezi- kih, dialog listo, iz katere je razvidna vsa ekipa oziroma sodelujoči s svojimi funkcijami, in izvod poročila o posneti oddaji. Na srajčki je zabeležena tudi opomba, ki smo jo vnesli v popis: ves preo- stali filmski material in perfo trakovi so v Arhivu Republike Slovenije.5 Srajčke v zbirki XMGS Preostalih 125 srajčk smo uvrstili v zbirko 4 V zbirki oddaj najdemo 2700 naslovov, ki vsebujejo be- sedo Večer. Množica zadetkov raziskovalcu prej oteži is- kanje kot ga olajša. 5 Zelo pomembno, zlasti pri koprodukcijah, je, da vemo, kje so spravljeni vsi trakovi, tako magnetoskopski kot filmski. Za predvajanje v visoki razločljivosti bomo mo- rali digitalizirati vsebino s filmskih trakov. Srajčka koncerta Simfoničnega orkestra RTV Ljubljana 82 Aleksander Lavrenčič: Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija, str. 77–90 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections XMGS« – zbirko neobjavljenih oddaj na kasetah. Nekatere srajčke so bile že raz- vrščene po posebnih skupinah in spravljene v ovoj, na katerem so bili označe- ni datumi preverjanja. Srajčkam neobjavljenih oddaj smo zapisali zaporednimi številkami zbirke XMGS od identifikacijske številke XMGS 1 naprej. Tako smo zaporedno oštevilčili 125 besedil oddaj. Tako pripravljene srajčke smo položili v arhivske škatle in jih pripravili za popis v zbirki XMGS. Med srajčkami smo odkrili tudi posamezne zanimive primere. Pri nekaterih oddajah se nam je po- srečilo ugotoviti, zakaj oddaja ni bila predvajana. Takšen primer je bil koncert Simfoničnega orkestra RTV Slovenija, ko je prišlo do tehničnih napak pri snema- nju skladb finskega skladatelja Sibeliusa. Na srajčko in v Poročilo o predvajani oddaji so pripisali pripombo: Sibelius – slabo posnet. Nova zbirka XMGS v Evi Naslednji korak pri ustvarjanju nove zbirke v računalniškem programu Eva je bil popis prve oddaje v zbirki. Dokument smo shranili kot delovno datote- ko na disku »C« osebnega računalnika. Datoteko smo poimenovali »XMGS1« in v njej popisali oddaje po zaporednih številkah. Delo na disku »C« nam omogoča izdelovanje varnostnih kopij, ki jih prikličemo, ko se zgodi v delovnem pote- ku kaj nepredvidenega. Ko smo delo zaključili, smo shranili eno kopijo dato- teke »XMGS1« na disk »C«, delovno datoteko pa smo preimenovali v datoteko »XMGS« in jo shranili na disk »C«. Drugo kopijo smo shranili na strežnik arhiva (strežnik DokTV//aplpodatkistr/aplikacije, ki ga bomo poimenovali »R«). Da- toteka je tako dostopna za delo vsem dokumentalistom. Datoteka »XMGS« na strežniku »R« je še vedno delovna datoteka, v katero dokumentalisti vnašajo nove popise.6 Tako so podatki dostopni vsem dokumentalistom. Za izdelavo var- nostnih kopij datoteke vsakodnevno skrbi Služba za informatiko RTV Slovenija. Popis neobjavljenih oddaj v zbirki XMGS Popis neobjavljenih oddaj v zbirki XMGS opravimo na enak način kot po- pis oddaj v zbirki MGS. Bistveni razliki sta pri: • datumu predvajanja oddaje in • statusu oddaje. Datuma predvajanja oddaje pri neobjavljenih oddajah seveda ni. Vpiše- mo samo datum produkcije, če je ta znan. Pri statusu oddaje pa napišemo, da je oddaja še neobjavljena, torej je ne smemo izdajati za objavo niti za uporabo posameznih odlomkov. V dokument vstavimo masko s pripravljenimi polji za elemente popisa. Uporabimo enako masko kot pri popisu gradiva v zbirki MGS, ki jo prikličemo s funkcijsko tipko »F1«. Maska za zbirko vsebuje naslednje elemente popisa: • nosilec, • format, • začetek, • dolžina, • vrsta tona, • datum objave, • uredništvo, 6 Delovne datoteke zbirk so v preteklosti zaradi velikega obsega ločili po letih (npr. MGS90, MGS91, MGS92 …). Seveda so bile to zelo obsežne datoteke, mi smo za našo zbirko pripravili samo eno delovno datoteko. 83 Letnik 40 (2017), št. 1 • naslov, • šifre, • avtorji, • režija, • status, • vsebina. V polje »nosilec« vpišemo zaporedno številko v zbirki, vrsto in številko nosilca ter zaporedno številko nosilca na nosilcu. V drugo vrstico polja vpišemo tudi številko nosilca kopije, če ta obstaja, in morebitne opombe o stanju nosilca oziroma posnetka: • Primer za analogno beto: Nosilec: XMGS 122/beta BC19886/60 2. p. • Primer za digitalno beto: Nosilec: XMGS 117/digi beta BC36361/64 1. p. • Primer za kaseto IMX: Nosilec: XMGS 125/imx BC42767/64 1. p. • Primer za dva nosilca: Nosilec: XMGS 123/beta BC38931/90 1. p. BC38778/90 1. p. Format slike je razmerje med širino in višino slike. Osnovna televizijska formata sta 4 : 3 in 16 : 9. Zaradi pretvorbe slike iz starega osnovnega formata slike 4 : 3 v novi format za predvajanje so bile nekatere oddaje po pretvorbi presnete na nove nosilce. V polje »začetek« vpišemo začetno osnovno kodo posnetka. V polje »dolžina« vpisujemo podatke v urah, minutah in sekundah (npr. 1,08› 15››). Dolžino digitalnih datotek vpisujemo v urah, minutah, sekundah in fremih, to je posameznih slikah. Včasih je bilo veliko posnetkov arhiviranih brez zvoka in v polje »vrsta tona« so vpisali podatek »nemo«. Novejše oddaje so opremljene z zvokom, vpi- sujejo pa se tudi podatki, ali je zvok v stereo obliki in tudi podatki, na katerih kanalih je zvok, če so ti podatki napisani v srajčki. Datum predvajanja oddaje prilagodimo za popis v zbirki XMGS. Vrine- mo vrstico, v katero vpišemo datum produkcije oddaje. V polje za vpis datuma oddaje vpišemo oznako »na zalogo«. Ta podatek bomo ob morebitni objavi v prihodnosti dopolnili z dejanskim datumom objave. V Evi vpisujemo datume na naslednji način: (d)d.(m)m.llll – kar pomeni: dan, mesec, leto (npr. 1.1.1999, 14.12.2000). V iskalni Evi sicer iščemo datum po iskalni kodi ll.mm.dd (lahko krajšamo z zvezdico), vendar je sistem nastavljen tako, da prve številke prepo- zna kot dneve, druge kot pike in tretje kot leta. Ker gre za program, ki je nastal pred letom 2000 (še ni bilo strahu pred milenijskim hroščem), uporablja Eva za iskanje zapis zadnjih dveh števk pri zapisu letnice. Kadar ne vemo točnega datuma produkcije oddaje (poznamo samo leto ali leto in mesec – npr. 1999 ali marec 1999), vpišemo podatek, ki smo ga dobi- li v srajčki, in poleg njega tudi najstarejši mogoči datum produkcije (1.1.1999, 1.3.1999), kar omogoča računalniško razvrščanje datumov. V polje »uredništvo« vpišemo, katero uredništvo je odgovorno za nasta- nek oddaje. Imena uredništev so se desetletja spreminjala ali pa so posamezna uredništva združevali in prestavljali v druge programe. Zato vpišemo ime ure- dništva, kakršno je bilo takrat, ko je srajčka nastala in bila oddana v arhiv. Naslov oddaje napišemo z velikimi tiskanimi črkami. Prav tako v isto po- lje vpišemo tudi podnaslov oddaje. Včasih dobimo med podatki v srajčki samo delovni naslov oddaje, zato moramo dopolniti naslov s podatki, ki jih dobimo v registru oddaj. V polje »naslov« vpišemo tudi naslov serije, če ta obstaja. V polje »šifre« vpišemo klasifikacijsko kodo oddaje. Arhiv Televizije Slove- 84 Aleksander Lavrenčič: Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija, str. 77–90 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections nija uporablja za razvrščanje gradiva po vsebini klasifikacijski načrt s črkovno- -številčno kombinacijo. Ta klasifikacijski načrt so ob ustanovitvi arhiva prevzeli od tiskovne agencije TANJUG in ga leta prilagajali novim potrebam. Klasifika- cijske kode imajo v programu Eva tudi dodatno funkcijo razbijanja predolgih popisov na posamezne vesti v dnevnoinformativnih oddajah ali na posamezne prispevke v mozaičnih oddajah. Pri iskanju s klasifikacijskimi kodami lahko hi- tro najdemo vse prispevke o določeni temi ali področju (vse o vladi, Državnem zboru, šolstvu, zdravstvu, glasbi, književnosti itd.). Do dva tisoč prispevkov v posamezni zbirki lahko hitro posredujemo uporabniku: označimo vse zadetke, jih prekopiramo in pošljemo po elektronski pošti. Oglejmo si primere klasifikacijskih kod za glasbo, književnost, gledališče, opero, balet in televizijske drame (klasifikacijske kode, ki se največkrat pojavlja- jo v zbirki »XMGS«): N 30 GLASBA – splošno, MUZIKOLOGIJA N 30/1 Društva glasbenikov N 30/2 Resna glasba. Narodna glasba. Etnoglasba. N 30/2/1 Resna vokalna glasba N 30/2/2 Resna instrumentalna glasba N 30/3 Zabavna glasba N 30/3/1 Zabavna vokalna glasba N 30/3/2 Zabavna instrumentalna glasba (disco, rock, punk, jazz) N 30/4 Narodno-zabavna glasba N 30/4/1 Narodno-zabavna vokalna glasba N 30/4/2 Narodno-zabavna instrumentalna glasba N 31 LITERARNE VEDE IN LEPOSLOVJE – SPLOŠNO, LITERARNE NAGRADE, PEN KLUB, DRUŠTVO SLOVENSKIH PISATELJEV (v kartotekah tudi po abecedi avtorjev) N 31/1 Književnost za odrasle N 31/2 Književnost za otroke, N 31/2 tudi slikanice z literarnim tekstom (glej tudi N 29/4) N 32 GLEDALIŠČE – splošno, GLEDALIŠKA MASKA IN TV-MASKA, KOSTUMOGRAFIJA IN SCENOGRAFIJA N 32/1 Društva gledaliških umetnikov N 32/2 Dramska gledališča, TV-drame (v kartoteki po abecedi avtorjev) N 32/2 TV-podlistki, pantomima, monodrama, Borštnikovo srečanje N 32/3 Opera, opereta, musical (po abecedi avtorjev – komponistov – N 32/3 v kartoteki) N 32/4 Lutkovni oder (po abecedi avtorjev – piscev – v kartoteki) N 32/5 Balet, ples, revije N 32/6 Cirkus N 32/7 Kabaret, variete, mažoretke, disco, satira N 32/8 Mladinsko in otroško gledališče (po abecedi piscev – v kartoteki). Avtorje vpisujemo z imenom (velika začetnica in male tiskane črke) in priimkom (velike tiskane črke). Vpišemo avtorje, ki so navedeni v srajčki. Po- datki o avtorjih so pomembni za iskanje oddaj po ključu oseb, odgovornih za nastanek oddaje. Podatki o avtorjih oddaje so pomembni tudi za razreševanje vprašanja imetnikov avtorske pravice in sorodnih pravic na posnetku, zato pri vnosu podatkov o avtorjih pazimo, da vnesemo vse podatke o ključnih osebah za nastanek avdiovizualnega dela in nosilcih avtorskih pravic na avdiovizualnem delu. Po Zakonu o avtorski in sorodnih pravicah veljajo za soavtorje avdiovizu- alnega dela: avtor priredbe, pisec scenarija, avtor dialogov, direktor fotografije, glavni režiser in skladatelj filmske glasbe, ki je posebej ustvarjena za uporabo v tem delu. Pri avdiovizualnem delu, pri katerem je animacija bistven element, 85 Letnik 40 (2017), št. 1 velja za soavtorja tudi glavni animator (ZASP, 105. člen). K avdiovizualnemu delu vpišemo tudi avtorje prispevkov: animator in skladatelj glas- be (kadar ne veljata za soavtorja po 105. členu), scenograf, kostumograf, slikar mask in montažer (ZASP, 106. člen). Režiserju oddaje je namenjeno posebno polje. V polje »status« vpišemo, pod kakšnimi pogoji je oddaja dostopna za predvajanje oziro- ma kako pridobimo dovoljenje za uporabo od- lomkov oddaje v novem avdiovizualnem delu. Avtorje oziroma imetnike avtorskih pravic smo evidentirali že v zgornjih poljih, zato v polje »sta- tus« vpišemo podatke, ki jih najdemo v srajčki: dovoljenje uredništva, dovoljenje avtorja, ome- jena uporaba, prepovedana uporaba, koproduk- cija, tuja oddaja, dovoljeno za potrebe RTV Slo- venija itd. Ko na srajčki ni nobenega podatka o statusu oddaje, vpišemo, da je potrebno dovolje- nje uredništva in to upoštevamo tudi pri izdaja- nju posnetkov uporabnikom. Dolžnost arhiva je, da uporabnike gradiva opozarja na avtorske pra- vice, imetnikom avtorskih pravic pa mora arhiv na njihovo zahtevo predložiti dokumentacijo o uporabi oziroma izposoji gradiva. Nikakor pa ni naloga arhiva urejanje plačevanja avtorskih pra- vic oziroma opravljanje službe varovanja avtor- skih pravic.7 V zadnje polje vnesemo podatke o vsebini. Povzetek vsebine strnemo v čim manj stavkih, tako da zajamemo bistveno. Osebe, ki nastopa- jo v oddaji, naštejemo z njihovimi prepoznavni- mi funkcijami. Imena in priimke oseb pišemo v imenovalniku, priimke oseb z velikimi tiskanimi črkami. Pri igranih oddajah opišemo, kaj se doga- ja v oddaji, pri koncertih vpišemo kraj in datum koncerta, izvajalce, naslove skladb in njihove av- torje. Opis vsebine se lahko ravna po vrsti odda- je, zato za nekatere oddaje podrobneje opišemo. Za vnos vseh podatkov je pomembno, da uredništva ob nosilcih gradiva posredujejo v arhiv tudi vse potrebne podatke za arhivsko in dokumentacijsko obdelavo. Arhiv TV Slovenija oddaje popisuje v skladu s Pravilnikom o stro- kovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva in v skladu z mednarodno priznanimi strokovni- mi pravili in normativi. 7 Žumer: Elementi popisovanja arhivskega gradiva, str. 137–159. Popis v zbirki XMGS 86 Aleksander Lavrenčič: Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija, str. 77–90 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Vnos v iskalno Evo Popise iz delovne datoteke v zaokroženih celotah prenesemo v iskalno Evo. Označimo bloke, ki jih bomo prenesli, in v orodjih preverimo črkovno stati- stiko. Iskalno orodje nam pomaga pri iskanju spornih ali sumljivih znakov, ki jih popravimo ali izbrišemo iz popisa. Dokument je tako pripravljen za dodajanje. Zdaj pripravimo datoteko za prenos v mapo zbirke: • z ukazom »home« se pomaknemo na začetek datoteke; • s funkcijsko tipko »F7« povečamo masko za vnos podatkov; • s pritiskom na tipki »Alt + 2« dobimo prazen ekran, v katerega vnesemo svojo datoteko z zaporedjem ukazov »disk, izbira, beri datoteko«; • izberemo zadnji člen zbirke, v katero hočemo dodajati podatke (npr. »XMGS.02«); • premaknemo se na konec člena, dodamo dve vrstici in pritisnemo funkcij- sko tipko »F3«; • datoteko shranimo na disk z zaporedjem ukazov »disk, izbira, shrani jo na disk« (z enakim imenom – datoteka je shranjena na disku, vendar je še vedno delovna datoteka); • označimo blok in izbrišemo stare podatke, ki so že v iskalni »Evi« (da se podatki ne bi podvajali); • z ukazom »Alt + 1« se premaknemo v mapo TVdok_zbirke; • z zaporedjem ukazov »disk, izbira, beri datoteko« preberemo zadnji člen v mapi »zbirke« in si ga zapomnimo, vzamemo naslednjo številko (npr. 002 sledi 003); • s pritiskom na tipko »Esc« se vrnemo v osnovno delovno datoteko; • pritisnemo funkcijsko tipko »F4« in s kazalcem miške izberemo polje »zbirke« v meniju; • v meniju izberemo zaporedje ukazov »7 – verižni dodatki – razno – zapiši verigo iz pomnilnika – ciljna veriga (npr. MGS.003) – Enter«. S postopkom smo ustvarili nove datoteke v zbirki. Datoteke moramo še indeksirati: • označimo vse datoteke posamezne zbirke in jih prenesemo na drugi disk, kjer se nahaja direktorij za izdelavo indeksov (varnostni korak, da ne bi prišlo do napak na strežniku); • poženemo postopek z ukazom »EVA.exe«; • indeksiranje izvedemo z nizom ukazov: data – 7. chained utilities, indexed data base routine – build ZNN index chain; • označimo zbirko, za katero hočemo napraviti indekse, potrdimo z Enter; • počakamo, da so členi narejeni in kopiramo indekse nazaj na strežnik »R«; • izbrišemo dva člena »ZZ1« in »ZZ2« in poženemo iskalno »Evo«; • preverimo, če so bili podatki preneseni pravilno in nato prenesemo nove indekse še na strežnik, ki podpira intranetno »Evo«. Po končanem postopku so popisi na voljo delavcem v arhivu kot tudi vsem uporabnikom na RTV. Podatki so sodelavcem izven arhiva dostopni na in- tranetu. Zaključek Neobjavljene oddaje smo na ta način popisali in omogočili dostop do po- datkov o oddajah. Glavna vprašanja, ki si jih lahko postavimo ob katalogiziranju televizijskih oddaj, so: zakaj popisujemo oddaje, kako popisujemo oddaje, zakaj jih popisujemo na takšen način. Odgovor na prvo vprašanje je, da vse gradivo 87 Letnik 40 (2017), št. 1 popisujemo zaradi njegove ponovne uporabe. Na drugi vprašanji pa je mogočih več odgovorov: • da vemo, o čem pripoveduje oddaja; • da vemo, kaj v oddaji vidimo in slišimo; • da vemo, kdo so osebe, ki so odgovorne za nastanek, produkcijo in distribucijo odda- je; • da vemo, kdo so osebe, ki v oddaji nastopa- jo ali pa jih oddaja vsebinsko obravnava; • da vemo, na kakšnem nosilcu je zapisana vsebina oddaje; • da vemo, kje poiskati ta nosilec.8 Evidentirali smo srajčke neobjavljenih od- daj in jih pripravili za popis v novi zbirki. Popis smo izvedli v programu Eva, ki omogoča hitro iskanje s pomočjo računalnika. Srajčke smo ar- hivirali v arhivskem skladišču in jih hranimo v zahtevanih klimatskih pogojih za dolgoročno hrambo papirja. Srajčke smo uredili po zapore- dnih številkah. Oddaje, za katere smo pri pregle- du ugotovili, da so bile v tem času že objavljene, smo opremili s številko teksta in popisali v zbirki objavljenih oddaj MGS. Oddaje, ki smo jih uvrstili v zbirko neobjavljenih oddaj, bomo redno pre- verjali. Popis objavljene oddaje bomo prenesli v zbirko MGS, srajčkam pa dodali številko teksta iz registra oddaj. V zbirki MGS bomo dodali opom- bo pri datumu objave, pri statusu pa zapisali, da je bila oddaja prenesena v zbirko MGS. Dosegli smo vse tri zastavljene cilje: 1. Evidentirali smo oddaje, kar nam omogoča preglednost in lažje delo pri iskanju oddaj. 2. Pregled nad neobjavljenimi oddajami nam je omogočil, da smo sporočili uredništvom, katere oddaje še niso bile predvajane. 3. Pregledali smo svoje postopke in preveri- li, katere napake smo storili v preteklosti. Največja napaka pri arhiviranju oddaj na kasetah je bila, da so v nasprotju z vode- njem knjige neobjavljenih filmov opustili evidenco oddaj v knjigah. Vzrok je bil naj- brž v tem, da so od leta 1990 vse podatke vpisovali v računalnik. Poleg tega je delo s kasetami na Televiziji Slovenija upravljala Planska služba in ne arhiv. Tako v arhivu niso uspeli voditi natančne evidence. Na- paka nas uči, da moramo tudi v arhiviranje v digitalnem okolju prenesti dobre izku- šnje in odpraviti pretekle napake. 8 Lavrenčič: We are on the road to nowhere..., str. 105– 115. Prenos podatkov iz poročil o predvajanem programu in srajčk 88 Aleksander Lavrenčič: Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija, str. 77–90 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections Na tem mestu so naloge arhiva zaključene. Zdaj lahko razmislimo, kako se bodo sadovi našega dela poznali v prihodnjih mesecih in letih. Z ureditvijo zbir- ke XMGS bomo uredništvom in avtorjem pomagali objaviti že pozabljene odda- je. Arhiv je tako omogočil gledalcem dostop do gradiva. Predpostavljamo torej, da bodo gledalci zadovoljni in da bodo zadovoljni tudi delavci v uredništvih, ki so objavila gledalcem do zdaj neznane oddaje. Zadovoljni bodo tudi avtorji, ki bodo za objavljene oddaje prejeli plačilo. Zadovoljni avtorji bodo z novimi sklenjenimi pogodbami poskrbeli, da bodo gledalcem omogočili ponoven ogled oddaj na internetu, kreativnim uporabnikom gradiva pa uporabo odlomkov za ustvarjanje novih oddaj. Uredništva bodo zadovoljna, ker bodo imela na raz- polago gradivo za ustvarjanje novih oddaj. V uredništvih bodo lahko ob prido- bivanju pravic za objavo oddaj na televiziji pridobili tudi pravice za objavo na internetu. Predvsem pa bo glavni rezultat našega dela urejeno gradivo, ki bo na preprost način dostopno uporabnikom (za ogled/kreativno uporabo/profesio- nalno uporabo/prodajo – komercialno uporabo). Popis v zbirki »XMGS« lahko v arhivu izkoristimo tudi za poizvedovanje o kakovosti svojih storitev. V uredni- štva lahko ob zaključku popisa pošljemo anketni list z naslednjimi vprašanji: • katere oddaje bodo najprej objavili, • zakaj imajo te oddaje prednost pri objavi, • zakaj oddaje niso bile objavljene, • ali so zadovoljni s takšnim načinom storitve, • ali so pripravljeni pridobiti od avtorjev pravice za predvajanje in uporabo odlomkov v novih kreativnih delih, • ali so pripravljeni od avtorjev pridobiti pravice za predvajanje na interne- tu in na novih medijih, • katere so največje težave pri pridobivanju pravic za objavo oddaje na in- ternetu in kreativno uporabo odlomkov oddaje. Po končanem popisu oziroma evidentiranju oddaj nas čaka naslednji ko- rak – digitalizacija evidentiranih neobjavljenih oddaj in varna hramba izvirni- kov v skladišču. LITERATURA FIAT/IFTA – Documentation Commission/Commission des echanges documen- taires, Minimum Data List (MDL) – Definition of terms/Liste de Minimum de Donnees – Definition des termes, 1997. Lavrenčič, Aleksander: Ustvarjanje računalniške baze podatkov o starem film- skem gradivu Televizije Slovenija. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elek- tronskega arhiviranja (ur. Tovšak, Slavica). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor, 2002, str. 290–294. Lavrenčič, Aleksander: Problematika arhiviranja športnih oddaj in prispevkov o športu ter delovnega gradiva športnega uredništva TV Slovenija. V: Tehnični in vsebinski problemi sodobnega arhiviranja, Zbornik referatov dopolnilnega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike, 2 (ur. Tovšak, Slavica). Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor, 2003, str. 70–74. Lavrenčič, Aleksander: Kako posodobiti klasifikacijo v televizijskem arhivu. V: Posvetovanje z mednarodno udeležbo (ex DOK_SIS) Pametno upravljanje z dokumenti (ur. Hartman, Marko ). Ljubljana: Media.doc, – Društvo informatikov, dokumentalistov in mikrofilmarjev, 2013, str. 115–124. Lavrenčič, Aleksander: We are on the road to nowhere – gremo vsak po svoji … Popisovanje gradiva v televizijskem arhivu. V: Standardizacija (p)opisov arhivskega VIRI IN LITERATURA 89 Letnik 40 (2017), št. 1 gradiva in uskladitev strokovnih praks v slovenskih javnih in cerkvenih arhivih: zbornik referatov: 26. zborovanje Arhivskega društva Slovenije (ur. Volčjak, Jure). Nova Gorica, 10. do 11. oktober 2013. Nova Gorica: Pokrajinski arhiv Nova Gorica in arhivsko društvo Slovenije, 2013, str. 105–115. Navodila za arhiviranje oddaj v Arhivu TV Slovenija. Ljubljana: Arhiv TV Slovenija. Smeh in nasmeh za kamero in mikrofonom. Ob 75-letnici radia in 45-letnici televi- zije v Sloveniji (ur. Pohar, Lado). Ljubljana: RTV Slovenija, 2003. Pravilnik o strokovni obdelavi in evidencah arhivskega gradiva. Uradni list RS, št. 59/1999. Udovič, Katarina, Omladič, Staša: TV Ljubljana – ustvarjalec novih nosilcev zapi- sov informacij, Sodobni arhivi 88 (1988), Maribor: Pokrajinski arhiv Maribor, 1988, str. 93–98. Zakon o avtorski in sorodnih pravicah. Uradni list RS, št. 21/1995. Zakon o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Uradni list RS, št. 30/2006. Žumer, Vladimir: Arhiviranje zapisov, Priročnik za ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom. Ljubljana: GV založba, 2001. Žumer, Vladimir: Elementi popisovanja arhivskega gradiva. V: Arhivi 20 (1997), št. 1–2, Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije, 1997, str. 137–159. INVENTORY OF THE UNRELEASED BROADCASTS FOLDERS IN THE TV SLOVENIA ARCHIVE Our objective was to record folders of unreleased broadcasts and com- pile a new collection. The second objective was to ensure transparency of unre- leased broadcast folders that enable better cooperation with editorial staff. The improved cooperation will allow the release of the forgotten broadcasts. We have also examined past archive processes. The main objective of the process overview was to find good practices and past mistakes. We were aware of the need to continue the good work also with digital preservation. Recognition of the past errors will help us avoid mistakes in the future. However, knowledge should be imparted to the new generations. After the changes of the archiving method, that is after the transition to the archiving of digital files and program- ming documents in electronic form in the new program »Adam«, the folders of unreleased broadcasts that were stored in the archives along with the folders of already published broadcasts stayed forgotten. We’ve stopped using the old archiving program »Eva« and, consequently, collection »MGS« was closed and available only in exceptional circumstances. Individual tapes found in closet cor- ners and desk drawers were still brought to the archive. We have therefore de- cided to create a new collection »XMGS« where we put the folders of unreleased shows on tapes thus making them accessible for searching. The procedure has been carried out according to established rules of work in television archive. We created a new collection »XMGS«, the collection of unreleased broadcasts on tapes which provides an overview of folders submitted in stock – immediately after the finalization of the broadcast. To awake or to show these broadcasts, proper inventory should be accomplished to provide transparency in the col- lection. The transparency in the searching unreleased broadcasts enables us to release them. Upon the formation of the new collection we recorded all our procedures. This is all the more necessary given the closing of a certain chapter in the history of television archiving. At the abandonment of work with pro- gram »Eva« we decided to record all our procedures and archiving instructions SUMMARY 90 Aleksander Lavrenčič: Popis srajčk neobjavljenih oddaj v Arhivu TV Slovenija, str. 77–90 Iz arhivskih fondov in zbirk || From the Archival Files and Collections and thus transfer the knowledge of the former method of archiving to the next generations. It should be pointed out in this respect that good practices must continue also in digital environment, however, past mistakes which occurred in the process should also be noted to avoid their repetition. In this way, we helped the media archaeology, a new discipline which has had strong development re- cently. The next step awaits after completing the inventory – the digitalisation of inventoried unreleased broadcasts and safe keeping of originals in the storage.