Prednosti in slabosti elektronsko vodene dokumentacije v šolstvu mag. Davor Mandič, profesor, Ekonomska šola Ljubljana Skoraj ni več šole, ki bi v današnjem času vodila šolsko dokumentacijo v pisni obliki. Digitalizacija podatkov, ki se je najprej začela v gospodarskih družbah, se je hitro razširila v javni sektor. Šole so kot avtonomni javni zavodi novo tehnologijo različno hitro vključevale v lastno šolsko okolje. Shranjevanje podatkov v elektronski obliki ima veliko prednosti na področjih, kot so varnost shranjenih podatkov, dostopnost, organizacija, uporaba podatkov in nenazadnje ekološka osveščenost. Seveda pa so se z uvedbo nove tehnologije pojavila vprašanja glede osebnega stika med učitelji in starši, pravice do vpogleda in nekatera druga, na katera bomo opozorili v prispevku. PREDNOSTI IN SLABOSTI ELEKTRONSKO VODENE DOKUMENTACIJE Shranjevanje podatkov v elektronski obliki ima veliko prednosti na področjih, kot so varnost shranjenih podatkov, dostopnost, organizacija, uporaba podatkov in nenazadnje ekološka osveščenost. Seveda pa so se z uvedbo nove tehnologije pojavila vprašanja glede osebnega stika med učitelji in starši, pravice do vpogleda in nekatera druga, na katera bomo opozorili v prispevku. DOSTOPNOST PODATKOV Ena izmed velikih prednosti elektronske evidence je dostopnost podatkov. Dostop do podatkov je enostavnejši, predvsem pa hitrejši, tako da učitelji porabijo manj časa za iskanje. Učitelji in drugi strokovni delavci lahko dostopajo do podatkov s katerega koli mesta, ki omogoča vključitev na svetovni splet. S tem se učitelju omogoča, da lahko administrativno delo, ki ga je sedaj moral opraviti v šoli, opravi doma. Poklic učitelja je eden redkih, ki že desetletja omogoča, da učitelji del svojih delovnih nalog opravijo doma. V podjetjih se vedno bolj eksperimentira uvedba skrajšanega delovnika in dela na domu. Revolucijo, ki je povečala zanimanje za opravljanje dela na domu, je omogočila uvedba novih tehnologij, ki uvajajo enostavno medsebojno komunikacijo in vse ostale pogoje, ki so nujno potrebni za nemoten delovni proces. K razmisleku o opravljanju dela na domu je prispevala tudi možnost racionalizacije stroškov, povezanih s prevozom delavcev ter zmanjšanjem obremenjenosti okolja. Prometne konice povzročajo izgubo delovnih ur, hkrati pa v velikem deležu prispevajo k onesnaženosti okolja. PRAVICA DO VPOGLEDA V PODATKE Administrator, ki je zadolžen za upravljanje podatkovne baze, zelo enostavno določi pravice do vpogleda v posamezne podatke. Zagotovljena je sledljivost, ki omogoči, da se vsak vpogled in sprememba v bazi podatkov ustrezno zabeležita. Tako ni mogoče, da bi dijaki oceno v redovalnico vpisali sami, kar se je v preteklosti že dogajalo, ko je raztresen profesor pozabil redovalnico na šolskem katedru. Prav tako sta zabeležena vsak vpogled in sprememba v podatkovni zbirki podatkov. Veliko vprašanj se pojavlja v zvezi z določitvijo po­ oblastil za vpogled v podatke. Pri tem imajo ravnatelji različne kriterije in različno omejujejo dostop do podatkov. Če je imel učitelj do uvedbe elektronske 63 Didakta UVOD Skoraj ni več šole, ki bi danes vodila šolsko dokumentacijo v pisni obliki. Digitalizacija podatkov, ki se je najprej začela v gospodarskih družbah, se je hitro razširila v javni sektor. Šole so kot avtonomni javni zavodi novo tehnologijo različno hitro vključevale v lastno šolsko okolje. Opuščanje vodenja dokumentacije v pisni obliki je predvidelo tudi ministrstvo, ki je s Pravilnikom o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (UL št. 59, 3. 8. 2012) šolam omogočilo, da se šolska dokumentacija vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Šole, ki so se odločile za vodenje dokumentacije v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, so si morale z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi. Če je veljalo, da se evidence vodijo na obrazcih, ki jih predpiše minister, pristojen za srednješolsko izobraževanje, je sprememba pravilnika v letu 2012 z dikcijo, »da se šolska dokumentacija praviloma vodi v elektronski obliki«, šolam sporočila, da bo potrebno dokumentacijo, ki se je do sedaj vodila na tradicionalni način v pisni obliki, postopoma preoblikovati in voditi v elektronski obliki. ŠOLSKA TEORIJA Didakta 64 dokumentacije dostop do vseh ocen dijaka, sedaj nekateri ravnatelji tega ne omogočajo več. Svojo odločitev argumentirajo tako, da so to osebni podatki, ki jih učitelji ne potrebujejo pri svojem delu. V ozadju njihove argumentacije se skriva strah, da bi učitelj z vpogledom v ocene dijaka pri drugih predmetih le-tega ocenil neobjektivno. Predpostavka, da bi takšen vpogled povzročil neobjektivno ocenjevanje, je odveč. Učitelj je strokovnjak, čigar interes je doseganje čim boljših rezultatov, ki mu dajo povratno informacijo o uspešnosti njegovega dela. Že nekaj preprostih situacij pokaže, da učitelj potrebuje podatke, na podlagi katerih dobi informacije, ki pomembno vplivajo na doseganje rezultatov dijakov. Tako lahko učitelj, ki ima dostop do vseh ocen učenca, pravočasno ukrepa in z njim opravi razgovor, če opazi, da pri njegovem predmetu dosega slabše rezultate. Vpogled omogoča učitelju dostop do pomembnih informacij, ki lahko bistveno prispevajo k izboljšanju pedagoškega dela. Strah, da bi učitelj z vpogledom v ocene dijaka pri ocenjevanju ravnal subjektivno, je odveč. Zakonodaja natančno predpisuje načine ocenjevanja, določanje mej in točkovnika pri pisnem ocenjevanju in javnost ustnega ocenjevanja, s čimer je popolnoma zadoščeno potrebi po objektivnosti ocenjevanja. Učitelja se ne sme obravnavati kot osebo, ki bi lahko zlorabila podatke. V njegovem interesu je, da vse informacije, ki jih dobi o učencu, uporabi v njegovo korist, da bo učenec uspešen in da bo pravočasno dosegel učne cilje. Učitelja je potrebno obravnavati kot profesionalca, ki mora imeti pravico do vseh informacij, ki so relevantne in prispevajo k izboljšanju njegovega dela in uspešnosti učencev. Seznanjen mora biti z vsemi posebnostmi učencev, da lahko v morebitnih konfliktnih situacijah primerno odreagira na mogoče nepredvidene odzive. Prav tako mu morajo biti na voljo vse informacije, da lahko sprejme relevantne odločitve. Tudi Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) v 4. točki uvoda določa, da bi morala biti obdelava osebnih podatkov oblikovana tako, da služi ljudem. Pravica do varstva osebnih podatkov ni absolutna pravica. V skladu z načelom sorazmernosti jo je treba obravnavati glede na vlogo, ki jo ima v družbi, in jo uravnotežiti z drugimi temeljnimi pravicami. Učitelji so moralno in pravno zavezani, da osebnih podatkov o učencih ne posredujejo naprej in da jih uporabljajo samo za pedagoški proces. Prav tako se zavedajo, da je posredovanje posebno občutljivih informacij tretjim osebam huda malomarnost, ki ima za posledico izredno odpoved delovnega razmerja. kumentacije v šolski arhiv in sprotno arhiviranje, v skladu z obstoječo zakonodajo sedaj za večino šolske dokumentacije to ni več potrebno. Rešena je bila težava, povezana z iskanjem in vzpostavljanjem vedno novih arhivov. Šole so zaradi prostorske stiske arhive velikokrat vzpostavljale v vlažnih in neprimernih prostorih, kar je dolgoročno povzročalo izgubo podatkov. Seveda je vedno obstajala možnost, da se pri klasičnem arhivu dokument izgubi. Elektronske evidence so shranjene na dveh različnih podatkovnih diskih, ki se nahajata na dveh različnih lokacijah, zaradi česar je izguba podatkov zelo malo verjetna. Nenazadnje je potrebno omeniti še pomemben prihranek v porabi papirja in obremenitvi tiskalnikov, ki so morali vse zakonsko predpisane evidence dnevno izpisovati. PREDNOSTI ELEKTRONSKEGA ARHIVA V PRIMERJAVI S FIZIČNIM Šole, ki jim zakonodaja nalaga shranjevanje dokumentacije, nekatere tudi trajno, so si z uvedbo elektronskih podatkovnih baz olajšale delo in zmanjšale stroške. Če je bilo potrebno vsakoletno nošenje do- ZAKLJUČEK Če tehtamo vse prednosti in slabosti uvedbe elektronskih evidenc, se tehtnica zagotovo prevesi v pozitivno. Potrebno se je zavedati, da ima digitalizacija tudi nekatere neželene posledice, a ne odtehtajo vseh prednosti, ki jih prinaša. IZGUBA OSEBNEGA STIKA MED UČITELJI IN STARŠI Ena izmed negativnih posledic uvedbe elektronskih evidenc je izguba osebnega stika učitelja in staršev. Uvedba elektronskih evidenc je statistično pomembno zmanjšala obiske staršev na govorilnih urah. Elektronske evidence omogočajo staršem dostop do ocen in vseh drugih relevantnih podatkov, kot so opravljanje domačih nalog, neprimerno obnašanje … Seveda je seznanitev staršev z vsem šolskim dogajanjem v realnem času prednost, ki jim omogoča, da pravočasno odreagirajo in opravijo razgovor s svojimi otroki. Vendar pa je potrebno opozoriti, da učitelji pri svojem delu opazijo tudi druge pomembne okoliščine, kot so funkcioniranje razreda, medsebojno sodelovanje učencev, navezovanje stikov itd., ki nudijo staršem pomembne informacije o zadovoljstvu otroka, njegovi interakciji s sovrstniki itd. Takšne informacije, ki jih starši praviloma dobijo na govorilnih urah, lahko zmanjšajo stiske mnogih mladostnikov, ki o tovrstnih težavah neradi ali sploh ne govorijo. ANALIZA PODATKOV – VELIKA PREDNOST ELEKTRONSKIH EVIDENC Seveda elektronske evidence prinašajo še mnogo drugih pozitivnih posledic. Ena izmed najpomembnejših je zagotovo analiza podatkov. Če je bila analiza podatkov pred uvedbo elektronskih baz podatkov zelo omejena in je pridobitev že enostavnih informacij zahtevala relativno velik vložek, je z uvedbo le-teh to popolnoma spremenjeno. Učitelji in drugi strokovni delavci lahko sedaj opravljajo raznovrstne analize – od ugotavljanja vpliva obiskovanja pouka na učni uspeh, primerjave uspeha dijakov različnih oddelkov …. Skoraj ni več informacije, ki je z vzpostavljeno elektronsko evidenco ne bi mogli dobiti. Potrebno se je zavedati, da je evalvacija eden najpomembnejših dejavnikov, ki lahko prispeva k boljšemu delu učiteljev in boljšemu uspehu učencev.