196 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia dnega gledališča Maribor o nacionalnem projektu Ohranjanje in obnova najbolj ogrožene in najpomembnejše slovenske glasbene, baletne in plesne dediščine. Temu gledališču je Ministrstvo za kulturo RS namreč dodelilo izvajanje večle- tnega nacionalnega projekta, ki je bil uvrščen med nujne programe na področju kulture. Ena izmed osrednjih ciljev sta vzpostaviti osrednjo digitalno nacionalno zbirko na področju glasbene, baletne in plesne umetnosti ter vzpostaviti enotno informacijsko okno. Za vzpostavitev zveze z vodjo projekta Darjo Koter je sku- pina pooblastila Gordano Šövegeš Lipovšek. V letu 2022 se v okviru projekta po njenih informacijah ni dogajalo nič: niso začeli evidentiranja ali skeniranja gra- diva, niti še niso stopili v stik s Pokrajinskim arhivom Maribor. Ta arhiv je sicer ves čas v stiku s Katarino Kraševac, zunanjo sodelavko pri projektu. Ukvarjali smo se še z eno zadevo, ki se je začela v letu 2020. Tedaj smo se seznanili z dopisom nekdanjega ministra za kulturo, ki je januarja tega leta poslal vsem gledališčem dopis, s katerim jim je določil, naj gradivo, ki nastaja pri njihovi umetniški produkciji, predajajo Slovenskemu gledališkemu inštitutu. A to je gradivo, za katerega so pristojni javni arhivi. Tedaj je skupina podprla dopis z zavrnitvijo navedenega, ki so ga pripravili na ARS. Vendar so stiki z enim od gledališč pokazali, da z ministrstva še niso prejeli preklica navedenega navodila iz leta 2020, kar je od članic in člana skupine zahtevalo pojasnjevanje gledali- ščem. Mateja Jeraj nas je seznanila glede možnosti predstavitve postopka pri- prave notranjih pravil, vendar zaradi zasedenosti predavatelja ta v letu 2022 ni bila izvedena. Seznanili smo se tudi s SPDM – Službo za premično dediščino in muzeje, ki je bila ustanovljena z namenom doseči dolgoročne in kakovostne strategije razvoja slovenskih muzejev, da bi svojim obiskovalcem lahko ponu- dili najboljšo javno kakovost in evropske dimenzije svojega delovanja. Služba je strokovni vezni člen med financerjem in izvajalci javne službe v slovenskih muzejih. Sedež ima v Narodnem muzeju Slovenije in jo financira Ministrstvo za kulturo RS. Ker ima SPDM velikokrat večji vpliv na muzeje kot arhivi, bi se morda v prihodnosti lahko tudi naša skupina bolj povezala z njimi v zvezi z var- stvom arhivskega in dokumentarnega gradiva. Ob navedenem je seveda v skupini potekalo reševanje sprotnih manjših vprašanj in zagat glede posameznih ustvarjalcev, udeležbe na izobraževanjih zanje, njihovega odnosa do arhivov, vrst gradiva … c. Načrt dela MDS za leto 2023: • izvedba predavanja glede priprave NP za ustanove s področja kulture, • spremljanje projekta/sodelovanje z Jožetom Škofljancem pri pripravi VNP za muzeje, • pregled uporabe klasifikacijskih načrtov v zavodih s področja kulture, • pisanje člankov za načrtovano tematsko številko Arhivov v prvi polovici leta 2023, • sprotno sodelovanje članov ob vprašanjih, ki se pojavljajo ob delu. vodja MDS Bojan Himmelreich 8. Poročilo o delu Medarhivske delovne skupine za zdravstvo in socialno varstvo (MZSV) a. Za leto 2021 Medarhivska delovna skupina za zdravstvo in socialno varstvo je v letu 2021 delovala v nespremenjeni sestavi. Restrikcije zaradi širjenja koronavirusne bolezni covid-19 so še zmeraj bistveno omejile delovanje članov skupine in zmanjšale realizacijo zastavljenih načrtov v letu 2021. Na lokaciji Arhiva Republike Slovenije (Zemljemerska 12) smo opravili 197 Letnik 46 (2023), št. 1 dva sestanka, 23. junija in 13. decembra 2021 (pri slednjem je zaradi obravnave EKN CSD sodelovala tudi Hedvika Zdovc iz ZAC). Obravnavane problematike so bile naslednje: 1. Osrednja tema na obeh sestankih je bila skrb za dokumentarno in arhi- vsko gradivo centrov za socialno delo (CSD). Centri so se namreč po letu 2018 reorganizirali, število se je zmanjšalo z 62 na 16, medtem ko je nov Družinski zakonik njihove posamezne pristojnosti prenesel na sodišče. Ugotovljeno je bilo naslednje: • Pristojnosti nad CSD Cerknica in CSD Idrija glede varstva dokumentar- nega in arhivskega gradiva, zlasti glede prevzema arhivskega gradiva, na- stalega pred reorganizacijo, so v pristojnosti ZAL, potem v skladu z do- govorom izvajalcev skrbi (Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Pokrajinskega arhiva Koper in Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici) po ogledu gradiva na licu mesta in upoštevanja reorganizacije – gradivo CSD Cerknica prevze- ma PAK, in gradivo CSD Idrija PANG. • Evidentirana je uporaba arhivskega gradiva CSD na strani raziskovalcev in drugih uporabnikov. Raziskovalci uporabljajo dovoljenje na strani Ar- hivske komisije, ki jim ob upoštevanju zakonske omejitve uporabe zdra- vstvene dokumentacije raziskovanje omogoči. Vpogled v občutljivo doku- mentacijo o očetovstvu, rejništvu in posvojitvah je možen ob upoštevanju člena 222 veljavnega Družinskega zakonika (Vpis in dostop do osebnih podatkov bioloških staršev in posvojenega otroka) in ob upoštevanju mnenja Informacijskega pooblaščenca, objavljenega na njegovi spletni strani (št. 07120-1/2021/153 z dne 1. aprila 2021 – Stik med posvojen- cem in biološkimi sorodniki po posvojitvi). • Posodobitev EKN za CSD je bila zaradi omenjenih sprememb nujna. Arhiv Republike Slovenije je dne 16. decembra 2021 izdal Dopolnitev enotne- ga skupnega strokovnega pisnega navodila za odbiranje arhivskega gra- diva iz dokumentarnega gradiva za centre za socialno delo in Skupnost CSD. Gordana Šövegeš Lipovšek (PAM) in mag. Hedvika Zdovc (ZAC) sta pred tem sodelovali v posebni strokovni skupini (predstavniki resornega ministrstva, Ministrstva za javno upravo RS, predstavniki Skupnosti CSD Slovenije) za pripravo tretje različice EKN. Medarhivska delovna skupi- na je spremembe dopolnila in določila arhivsko gradivo. Odločila se je za ohranitev gradiva o priznanju očetovstva, kljub morebitnemu podvajanju z gradivom na sodiščih. Gradivo centrov o tovrstni problematiki je obse- žnejše in daje celovitejšo sliko posameznih primerov. 2. Izvajanje varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva koncesionarjev – izvajalcev dejavnosti na področju zdravstva in sociale, ki bi se izrazi- lo z izdajo sklepa o vpisu v RegUst, je pomanjkljivo. Vzroki so deloma v omejenem izvajanju zunanje službe zaradi epidemije koronavirusne bo- lezni covid-19, a še bolj v njihovi številčnosti (samo zobozdravnikov na območju Ljubljane je več 100). Pobuda je zatorej na njihovi strani, med- tem ko arhivi pri tem nudimo vso podporo (primer: problematika varstva digitalnega gradiva – NP, certificirana oprema in storitev, predstavljena Fitlab – zavodu za celostno zdravstveno in kineziološko obravnavo Lo- gatec, sestanek 8. marca 2021, J. Škofljanec, M. Čipić Rehar; sestanek na Zdravniški zbornici glede digitalizacije zdravniške dokumentacije zaseb- nih zobozdravnikov in koncesionarjev, 15. decembra 2021, J. Škofljanec). 3. Uporaba Enotnega klasifikacijskega načrta za zdravstvene zavode je ote- žena. Ministrstvo za javno upravo RS ni potrdilo EKN (18. aprila 2017 ga je potrdilo le Ministrstvo za zdravje RS), zato ni popolnoma zakonit. Mini- strstvo za zdravje RS zanj ne skrbi, ga ne posodablja. Kljub temu ga zavodi uporabljajo, medtem o arhivi na njegovi osnovi določajo arhivsko gradivo. 4. Dopolnitev Zakona o dolgotrajni oskrbi (Ur. l. RS št. 196/2021) je bila na strani ARS minimalna. V 102. členu 2. alineje – Arhiv Republike Slovenije 198 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia – se je nadomestil z besedno zvezo pristojni arhivi. 7. junija 2021 je bila posredovana predlagateljem. 5. Dopolnilna izobraževanja za zdravstvene zavode tudi v letu 2021 zaradi epidemije koronavirusne bolezni covid-19 niso bila realizirana. 6. Raziskava vpisov rojstev in smrti v arhivskem gradivu slovenskih arhivov (Hedvika Zdovc, Bojana Aristovnik, Ivanka Uršič, Marija Grabnar) je bila zaradi bolniške odsotnosti posameznih raziskovalk opravljena delno in se bo nadaljevala v letu 2023. b. Za leto 2022 Članstvo je ostalo nespremenjeno, z omembo, da je konec leta Marija Grabnar, predstavnica Arhiva Republike Slovenije, z odhodom v pokoj zaključila vodenje skupine vse od leta 2007. Nova predstavnica Arhiva Republike Sloveni- je je od leta 2023 dalje Anja Paulič. Skupina se je sestala dvakrat: dne 20. aprila 2022 na lokaciji Arhiva Re- publike Slovenije na Zemljemerski 12 in 26. oktobra 2022 v novih prostorih Zgodovinskega arhiva Ljubljana na Trdinovi 4. Na isti lokaciji je 8. decembra 2022 izpeljala tudi načrtovan enodnevni seminar o poslovanju z dokumenti za centre za socialno delo. Obravnavano problematiko lahko strnemo po naslednjih vsebinskih sklo- pih: 1. Organizacija dopolnilnega izobraževanja za centre za socialno delo: 8. decembra 2022 smo organizirali enodnevni seminar za uslužbence centrov za socialno delo, ki upravljajo dokumentarno gradivo in so v skla- du z 10. členom Pravilnika o strokovni usposobljenosti za delo z doku- mentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 66/2016) znanja dolžni dopol- njevati in obnavljati. Z njim smo skušali, podobno kot vsa prejšnja leta, predstaviti najnovejše spremembe enotnega klasifikacijskega načrta za centre za socialno delo, tokrat sprejetega leta 2021. Tehnično podporo – prostor, komunikacijo z udeleženci, izstavitev potrdil o udeležbi je za- radi sorazmerno velikega števila centrov v njegovi pristojnosti nudil Zgo- dovinski arhiv Ljubljana, vsebino in referente smo izbrali člani Medarhi- vske delovne skupine. Pregled poslovanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom centrov za socialno delo skozi zgodovino je predstavila mag. Hedvika Zdovc iz Zgodovinskega arhiva Celje, ki zanje že vseskozi skrbi. Upravljanje sprememb in izzive pri varstvu e-gradiva centrov za socialno delo je osvetlil dr. Jože Škofljanec iz Arhiva Republike Slovenije, uporabo enotnega klasifikacijskega načrta (EKN) za centre za socialno delo je na praktičnih primerih pokazala Darja Naglič, vodja glavne pisarne Ministr- stva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti RS. Udeleženci so opozorili na zagate pri uporabi dopolnjenega, v marsičem spremenje- nega EKN, zlasti pri ravnanju s spremenjenimi roki hranjenja pomembnih zvrsti gradiva. Komunikacija s strokovnjaki pristojnega ministrstva je bila otežena tudi zaradi njihovih menjav v preteklem letu in posledično dis- kontinuitete del na tem področju. Izobraževanja se je udeležilo 43 oseb. 2. Valorizacija in hramba medicinske dokumentacije psihiatričnih bolnišnic – določitev arhivskega gradiva: Arhivisti smo se v preteklem letu srečali s posebnostjo gradiva psihiatrič- nih bolnišnic, z dilemo, v koliki meri preseči odstotek arhivskega gradiva, ki ga določa Enotni klasifikacijski načrt za zdravstvene ustanove, kako upoštevati posebnosti tovrstnih zdravljenj oziroma teh bolnišničnih usta- nov. Mag. Marija Čipić Rehar je opozorila na prostorsko stisko Psihiatrične bolnišnice v Idriji, na potrebo po izdaji navodil za odbiranje gradiva, na 199 Letnik 46 (2023), št. 1 težavno prepoznavanje arhivskega gradiva med množico dokumentov, na primer: je možno temperaturni list pacienta smatrati za arhivsko gradivo, četudi EKN za zdravstvene ustanove predvideva krajši rok hranjenja. Ma- rija Grabnar je opisala izkušnje ob pripravi Pisnega strokovnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega Univerzitetne psihi- atrične klinike Ljubljana leta 2010, ko je zaradi mnenja uglednih strokov- njakov, zlasti psihiatra dr. Matjaža Lunačka, nekdanjega vodje Kliničnega oddelka za mentalno zdravje Psihiatrične klinike Ljubljana, vso zdravstve- no dokumentacija označila za arhivsko. Sicer je Klinika že nekajkrat izra- zila željo skrbeti za lastno arhivsko gradivo v skladu z zakonskimi pred- pisi, a se zanjo doslej še ni odločila. Nataša Majerič Kekec je predstavila ključna dejavnika, ki sta vplivala na prevzem gradiva Psihiatrične bolni- šnice Ormož leta 2022. Prevzela je 30 % nastalega iz obdobja 1966–2013, kar je znašalo 150 arhivskih škatel, več – želela je prevzeti vse gradivo, a ji skladiščne kapacitete tega niso omogočile. Medicinski strokovnjaki niso nakazali smeri vrednotenja, zato se je odločila za naključni izbor. 3. Ravnanje z arhivskim in dokumentarnim gradivom izvajalcev institucio- nalnega varstva starejših in posebnih skupin: Medarhivska delovna skupina je leta 2015 na podlagi EKN za domove za starejše, posebne socialno varstvene zavode, varstveno delovne centre in socialno varstvene zavode za usposabljanje izdala Pisno strokovno navo- dilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega. Zaradi nove za- konodaje (Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi. Uradni list RS, št. 49/2019) je bila posodobitev EKN nujna in prav v ta namen so v letih 2020–2022 potekale pisne komunikacije med Arhivom Republike Slovenije in Skupnostjo socialnih zavodov, a žal brez vidnih sadov. Morda je temu pripomoglo pomanjkljivo poznavanje problematike na strani novega sekretarja. Člani Medarhivske delovne skupine (Bojana Aristovnik s pomočjo pisne ankete maja 2022) so pri pregledu poslovanja teh zavodov, tako domov za starejše osebe kakor tudi varstveno delovnih centrih zaznali precej- šnjo raznolikost v kvalitativnem pomenu. Zavodi so dokumente redko klasificirali po predpisanem EKN oziroma delno (na primer kadrovsko in računovodsko dokumentacijo), le posamični so uporabljali informacijski sistem za upravljanje dokumentov. Srečevali so se s težavami pri ravnanju z zdravstveno dokumentacijo, njenim vrednotenjem in s skladiščenjem. Celostna obravnava varstva arhivskega in dokumentarnega gradiva teh zavodov je v prihodnosti nujna, tudi zaradi naraščanja števila koncesio- narjev med njimi. 4. Delovanje posebne delovne skupine pri Ministrstvu za zdravje RS: Pri Ministrstvu za zdravje RS se je v letu 2022 oblikovala posebna delovna skupina strokovnjakov, ki naj bi se ukvarjali s problematiko brezpapirne- ga poslovanja izvajalcev zdravstvene dejavnosti. Med njimi je imenovana tudi predstavnica Arhiva Republike Slovenije, Anja Paulič, nova članica Medarhivske delovne skupine, ki bo odslej skrbela za arhivsko in doku- mentarno gradivo zdravstvenih in socialnih zavodov v ARS. Delovna skupina želi vzpostaviti brezpapirno poslovanje na področju zdravstva, medtem ko želi v okviru projekta postaviti pravni, tehnični in izvedbeni okvir za postopno ukinitev vodenja zdravstvene dokumentacije v papirni obliki za čim več izvajalcev ter omogočiti digitalizacijo kliničnih podatkov v celoti. Marija Grabnar, ki je na željo Anje Paulič prisostvovala drugemu sestanku skupine, je svetovala analizo ravnanja z dokumenti v zdravstvenih zavodih s pomočjo ankete. Ta bi predstavila razmerje med elektronskim in papirnim poslovanjem, način klasificiranja dokumentov, 200 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia uporabo klasifikacijskega načrta. Združenje zdravstvenih zavodov Slove- nije je anketna vprašanja, ki jih je dopolnil ARS, posredovalo vsem zdra- vstvenim zavodom na primarni, sekundarni in terciarni ravni. c. Načrti delovanja Medarhivske delovne skupine v letu 2023 so na- slednji: • sodelovanje z Zdravniško zbornico Slovenije glede priprave klasifikacij- skega načrta za zobozdravstvene ustanove, • reševanje aktualne problematike glede arhivskega gradiva v zdravstvenih in socialnih zavodih, • priprava navodil glede vzorčnega odbiranja zdravstvenih kartonov paci- entov in posredovanje zdravstvenim ustanovam. vodja MDS Marija Grabnar 9. Poročilo o delu Medarhivske delovne skupine za področje informatike a. Za leto 2021 Letno Poročilo o delu Medarhivske delovne skupine za področje informa- tike; v letu 2021. Skupina ima sedem članov. Sestanki v letu 2021 – 28. maja 2021 – Ustanovni sestanek skupine in izvolitev vodje Medarhivske delovne skupine za področje informatike. V skladu s četrto alinejo 4. člena Pravilnika o delu medarhivskih delovnih skupin vodjo izmed sebe izvolijo člani posamezne delovne skupine. • Za vodjo je bila izbrana Ivančica Sabadin iz Pokrajinskega arhiva Koper. • Poslovnik Medarhivske delovne skupine za področje informatike. V skla- du s 7. členom Pravilnika o delu medarhivskih delovnih skupin način de- lovanja posamezne medarhivske delovne skupine ureja poslovnik, ki ga sprejme delovna skupina z večino glasov svojih članov. • Sprejet Poslovnik Medarhivske delovne skupine za področje informatike. • Razno. 14. september 2021 – Drugi sestanek MDSI Pregled zapisnika z dne 25. maja 2021: • Zapisnik sestanka Medarhivske delovne skupine za področje informatike z dne 25. maja 2021 je soglasno sprejet. • Hramba datotek v eArh.si. • Uvajanje XL-strežnika. • Izobraževanje za osnovne uporabnike in administratorje orodja scopeAr- chiv. • Uporabniki orodja scopeArchiv imajo pomanjkljiva znanja, kar lahko ne- gativno vpliva na uporabo scopeArchiva. Člani Medarhivske delovne skupine za področje informatike so voljni iz- vesti izobraževanje za uporabnike in administratorje. Končna odločitev je na direktorjih arhivov. Sestanek zaključi točka razno. b. Za leto 2022 Medarhivska delovna skupina za področje informatike (MDSI) šteje se- dem rednih članov iz arhivov Slovenske javne arhivske službe. Za vodjo skupine je bila dne 28. maja 2021 imenovana Ivančica Sabadin iz Pokrajinskega arhiva Koper. Sestankov skupine se redno udeležujejo tudi strokovnjaki s področja in- formatike iz Arhiva Republike Slovenije: