številka 2, letnik 2, oktober 2010 14 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek 1 Uvod Komuniciranje se v organizacijski in managementski znanosti celoviteje obravnava od konca štiridesetih l e t p r e j š n je ga s t o l e t j a d a l je ( C h a n d l e r , 1 9 9 6 ; C o o p e r i n A r g y r i s , 2 0 0 0 ; W r e n , 2 0 0 4 ) . Vlogo in pomen komunikacije v organizaciji lahko o p r e d e l i m o z r a z l i č n i h v i d i k o v i n n a r a z l i č n e n a č i n e ( A m s t r on g , 2 0 06 ; H i t t e t a l . , 2 0 0 8 ; P o t o c a n , 2 0 09 ) . V v e č i n i p o s l o v n e l i t e r a t u r e s e k o m u n i k a c i j a o b r a v n a v a k o t p o d r o č je d e l o v a n j a m a n a g e m e n t a i n v t e m o k v i r u k o t p o d r o č je m a n a g e m e n t s k e f u n k c i je v o d e n j a ( D a f t , 2 0 0 1 ; M u l l i n s , 2 0 0 7 ; D a f t , 2 0 09 ) . D r u ga s k u p i n a a v t o r jev ( p r e d v s e m s p o d r o č j a m a n a g e m e n t a ) p r i o p r e d e l i t v i pomena in vloge komuniciranja izhaja iz opredelitve n a m e n a i n c i l jev d e l o v a n j a m a n a g e m e n t a i n z n a č i l n o s t i njegovega delovanja opredeljuje z vlogami, ki jih opravlja ( C l a u d e , 1 9 5 2 , E t z i on i , 1 9 9 7 ; H a t c h , 1 9 9 7 ; C o l e , 2 0 0 4 ; C e r t o i n C e r t o , 2 0 09 ) . A v t o r j i m e d t e m e l jn e v l o g e m a n a g e m e n t a u v r š č a j o t u d i n je g o v o k o m u n i k a c i j s k o v l o g o . K o m u n i c i r a n je l a h k o , n e g l e d e n a n a č i n i n o b l i k o njegove obravnave, najsplošneje opredelimo kot proces p r e n o s a p o m e n a i d e je a l i i n f o r m a c i je m e d v e č l j u d i , z namenom motiviranja ali vplivanja na vedenje drugih ( F l y i n S t on e r , 2 0 0 0 ; D a f t , 2 0 0 5 ; R o b b i n s , 2 0 0 7 ) . Vsebinsko lahko komunikacijski proces opredelimo k o t c e l o t o š e s t i h t e m e l jn i h f a z , i n s i c e r ( J on e s , 2 0 0 4 ; M u l l i n s , 2 0 0 7 ; Q u c k i n N e l s on , 2 0 09 ) : 1 ) f a z o o b l i k o v a n j a i d e je , m i š l je n j a a l i o b č u t k a p o š i l j a t e l j a , 2 ) f a z o k o d i r a n j a a l i d r u ga č n e ga p r e o b l i k o v a n j a i d e je v i z b r a n o o b l i k o k o m u n i c i r a n j a , 3 ) f a z o p o s r e d o v a n j a i d e je ( t j . s p o r o č i l a ) prejemniku po komunikacijskem kanalu v obliki s i g n a l a , 4 ) f a z o s p r e je m a p o s r e d o v a n e ga s p o r o č i l a s s t r a n i p r e je m n i k a , 5 ) f a z o d e k o d i r a n j a s p o r o č i l a s s t r a n i p r e je m n i k a i n 6 ) f a z o p o s r e d o v a n j a p o v r a t n e i n f o r m a c i je prejemnika pošiljatelju. Komunikacija poteka v okviru verige komuniciranja, ki povezuje č l a n e v r a z l i č n i h e n o t a h o r ga n i z a c i je t e r n a r a z l i č n i h r a v n e h i n p o d r o č j i h d e l o v a n j a ( T s o u k a s i n K n u d s e n , 2 0 03 ; R o b b i n s , 2 0 0 7 ; S c h e r m e r h o r n , 2 0 09 ) . P o s a m e z n a v e r i ga l a h k o v k l j u č u je v e č je š t ev i l o r a z l i č n i h k o m u n i k a c i j s k i h k a n a l o v , p o k a te r i h p o te k a komuniciranje. P o s a m e z n i k o m u n i k a c i j s k i k a n a l i i m a j o r a z l i č n o z m o g l j i v o s t p r e n o s a s p o r o č i l , p o d a t k o v i n / a l i i n f o r m a c i j ( h i t r o s t , o b s e g , v s e b i n o , p r i m e r n o s t ) . N a j s p l o š n e je lahko komunikacijske kanale delimo glede na njihovo s p o s o bn o s t i s t o č a s n e ga k o m u n i c i r a n j a , h i t r o s t i n m o ž n o s t i osebne usmeritve. Temeljne komunikacijske kanale organizacije prikazuje slika 1. Organizacija lahko za svoje delovanje oblikuje r a z l i č n e v r s t e , o b l i k e i n n a č i n e k o m u n i c i r a n j a ( D a f t i n S t e e r s , 1 9 8 6 ; D a f t , 2 0 03 ; C o l e , 2 0 0 4 ; P o t o c a n , 2 0 0 5 ; M u l l i n s , Kako izboljšati komuniciranje v organizacijah: Primer slovenskih organizacij Zlatko Nedelko, Vojko Potočan Univerza v Mariboru, Ekonomsko-poslovna fakulteta e-pošta: zlatko.nedelko@uni-mb.si, vojko.potocan@uni-mb.si Povzetek L i te r a t u r a o k o m u n i k a c i j i o b r a v n a v a r a z l i č n a p o d r o č j a i n / a l i v i d i k e o r ga n i z a c i j s k e k o m u n i k a c i je . T o d a n i t i t e o r i j a n i t i p o s l o v n a p r a k s a n e n u d i t a r e š i t v e , k i b i p o s k u š a l a c e l o v i t e je p r e u č i t i k o m u n i c i r a n je v o r ga n i z a c i j a h . M a n a g e m e n t s k a teorija obravnava komuniciranje kot proces, v katerem se med u d e l e ž e n c i o r ga n i z a c i je izmenja informacija, z namenom m o t i v i r a n j a a l i v p l i v a n j a n a n j i h o v o v e d e n je . M a n a g e r j i l a h k o z a i z v a j a n je k o m u n i c i r a n j a i z b i r a j o m e d r a z l i č n i m i kanali, prek katerih komunicirajo z drugimi u d e l e ž e n c i o r ga n i z a c i je . Za našo obravnavo lahko komunikacijske kanale v o r ga n i z a c i j i o p r e d e l i m o k o t f o r m a l n e i n / a l i n ef o r m a l n e . F o r m a l n i k a n a l i s o o p r e d e l je n i v o k v i r u v e r i g e u k a z o v a n j a , n ef o r m a l n i k o m u n i k a c i j s k i k a n a l i p a o b s t a j a j o z u n a j v e r i g e u k a z o v a n j a , n e o d v i s n o o d h i e r a r h i č n i h o d n o s o v v o r ga n i z a c i j i . V m o d e r n e m p o s l o v n e m o k o l j u s e o r ga n i z a c i je s t a l n o s o o č a j o z z a h t ev a m i , d a i z b o l j š a j o k o m u n i k a c i j o n a v s e h r a v n e h i n n a v s e h p o d r o č j i h s v o je ga d e l o v a n j a i n v e d e n j a . Pr i s p ev e k o b r a v n a v a d v e t e z i : ( 1 ) k a k o b o l j c e l o v i t o r a z u m e t i k o m u n i k a c i j o v o r ga n i z a c i j i i n ( 2 ) k a k š n a je v l o ga i z b r a n i h z n a č i l n o s t i o r ga n i z a c i je v o b l i k o v a n j u o r ga n i z a c i j s k e ga k o m u n i c i r a n j a . Ključne besede: komunikacija, komunikacijski kanal, formalna komunikacija, neformalna komunikacija, organizacija. številka 2, letnik 2, oktober 2010 15 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek 2 0 0 7 ) . Z n j i h o v i m i z b o r o m o r ga n i z a c i j a o b l i k u je s i s te m komuniciranja kot celote vsebinskega, metodološkega in t e h n i č n e ga v i d i k a i z v a j a n j a k o m u n i k a c i j s k e ga p r o c e s a . V managementski literaturi se kot pomembni ( s u b je kt i v n i i n o b je kt i v n i ) d e j a v n i k i z a s p o z n a n je , opredelitev in oblikovanje sistema komuniciranja o m e n j a j o p r e d v s e m ( C o l e , 2 0 0 4 ; A m s t r on g , 2 0 06 ; D a f t , 2 0 0 7 ; H a r t l e y , 2 0 0 7 ; P o t o c a n , 2 0 09 ) : d e j a v n o s t organizacije, sistem organiziranosti delovanja ter raven r a z v i t o s t i o r ga n i z a c i je , k i d o l o č a r a v e n m o ž n i h o v i r z a komuniciranje. Celovita obravnava sistema komuniciranja presega izbrane okvire naše obravnave, zato se bomo v n a d a l jev a n j u o m e j i l i n a o b r a v n a v o ( v l o g e , p o m e n a i n z n a č i l n o s t i ) f o r m a l n e ga k o m u n i c i r a n j a i n i z b r a n i h z n a č i l n o s t i k o m u n i c i r a n j a v s l o v e n s k i h o r ga n i z a c i j a h . 2 Vloga in pomen formalnega komuniciranja v organizaciji Celotno komuniciranje v organizaciji lahko na osnovi r a v n i n je g o v e f o r m a l n e ( v s e b i n s k e i n / a l i i z v e d b e n e ) d o l o č e n o s t i n a j s p l o š n e je o p r e d e l i m o k o t f o r m a l n o i n / a l i n ef o r m a l n o ( T s o u k a s i n K n u d s e n , 2 0 03 ; P o t o c a n , 2 0 06 ; D a f t , 2 0 0 7 ; M u l l i n s , 2 0 0 7 ; Q u i c k i n N e l s on , 2 0 09 ) . V managementski literaturi se formalno komuniciranje p o g o s t o o p r e d e l j u je t u d i k o t k o m u n i c i r a n je , k i : 1 ) p o te k a v o k v i r u k o m a n d n e v e r i g e i n / a l i p o d r o č i j o d g o v o r n o s t i z a d e l o a l i 2 ) je v n a p r e j d o l o č e n o i n p o te k a p o d o l o č e n i h formalnih kanalih. F o r m a l n o k o m u n i c i r a n je l a h k o g l e d e n a t e m e l jn o s m e r n je g o v e ga p o te k a o p r e d e l i m o k o t ( C h a n d l e r , 1 9 9 6 ; E t z i on i , 1 9 9 7 ; A m s t r on g , 2 0 06 ; C e r t o i n C e r t o , 2 0 09 ; P o t o c a n , 2 0 09 ) : k o m u n i c i r a n je o d s p o d a j n a v z g o r ( a n g . u p w a r d ) , • k i p o t e k a z n i ž j i h r a v n i d e l o v a n j a n a v i š je m a n a g e m e n t s k e r a v n i d e l o v a n j a ; v o d s t v o u p o r a b l j a to vrsto komuniciranja za pridobivanje povratnih i n f o r m a c i j o d č l a n o v n a n i ž j i h r a v n e h o r ga n i z a c i je ; k o m u n i c i r a n je o d z g o r a j n a v z d o l ( a n g . d o w n w a r d ) , • ki sledi formalni komandni strukturi od vrha proti d n u ; z n j i m p o s k u š a m o p r e s t a v i t i o b s t o je č e o d n o s e a v t o r i te t e i n o d g o v o r n o s t i v o r ga n i z a c i j s k i s t r u kt u r i ; h o r i z on t a l n o k o m u n i c i r a n je ( a n g . l a t e r a l ) , k i v k l j u č u je • komuniciranje med ljudmi v okviru delovne skupine in komuniciranje med deli organizacije na isti ravni delovanja. Sistem formalnega komuniciranja prikazuje slika 2. Organizacija za svoje delovanje potrebuje vse tri oblike formalnega komuniciranja, vendar sta pomen in obseg posameznih oblik komuniciranja v posameznih o r ga n i z a c i j a h r a z l i č n a ( P o t o c a n , 2 0 06 ; H a r t l e y , 2 0 0 7 ; Q u i c k i n N e l s on , 2 0 09 ) . P o s a m e z n e o b l i k e f o r m a l n e ga k o m u n i c i r a n j a r a z l i č n o v p l i v a j o n a d e l o v a n je o r ga n i z a c i je , i n s i c e r ( P o t o c a n , 2 0 06 ; H a r t l e y , 2 0 0 7 ; Q u i c k i n N e l s on , 2 0 09 ) : Sistem komuniciranja od zgoraj navzdol in od spodaj • navzgor podpira in krepi vertikalne informacijske t o k o v e i n i n f o r m a c i j s k e p o v e z a v e , k i j i h v k l j u č u je j o . S takšno komunikacijo lahko organizacija vpliva predvsem na usklajevanje dela zaposlenih s cilji ( v o d s t v a ) o r ga n i z a c i je i n z a g o t a v l j a v r h o v n e m u v o d s t v u p o t r e bn e i n f o r m a c i je o d e l o v a n j u n a n i ž j i h ravneh organizacije. S horizontalnim komuniciranjem lahko organizacija • motivira in podpira horizontalne informacijske t o k o v e i n i n f o r m a c i j s k e p o v e z a v e , k i j i h v k l j u č u je j o . S takšno komunikacijo lahko organizacija vpliva p r e d v s e m n a z a g o t a v l j a n je c e l o v i t e ( i n e n o t n e ) koordinacije delovanja zaposlenih pri doseganju ciljev in odpravljanju ovir pri sodelovanju med deli celote. Slabosti: • neosebni • enostranski • počasen odziv Prednosti: • zagotavlja zapise • vnaprej pripravljeni • hitro razširjenje Prednosti: • osebni • dvostranski • hiter odziv Slabosti: • ni zapisov • spontanost • problem razširjenja Uradna poročila, zapiski, materiali Elektronska pošta Telefonski pogovori Pogovor iz oči v oči Zapiski, pisma Reven kom. kanal Bogat kom. kanal Slika 1: Komunikacijski kanali organizacije (Vir: Prirejeno po Daft, 2000). številka 2, letnik 2, oktober 2010 16 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek V n a d a l jev a n j u s e o s r e d o t o č a m o n a o b r a v n a v o i z b r a n i h z n a č i l n o s t i k o m u n i c i r a n j a v s l o v e n s k i h organizacijah. 3 Obravnava značilnosti komuniciranja v slovenskih organizacijah N a p o d l a g i t e o r e t i č n i h s p o z n a n j ( g l . n p r . C o l e , 2 0 0 4 ; A m s t r on g , 2 0 06 ; D a f t , 2 0 0 7 ; H a r t l e y , 2 0 0 7 ; P o t o c a n , 2 0 09 ) i n p r e d h o d n o p r e d s t a v l je n i h u g o t o v i t ev ( v p o g l a v j i h 1 i n 2 ) l a h k o s k l e p a m o , d a n a s i s te m k o m u n i c i r a n j a v o r ga n i z a c i j i v p l i v a n i z r a z l i č n i h s u b je kt i v n i h i n objektivnih organizacijskih dejavnikov. V e č i n a organizacijskih aplikativnih raziskav f o r m a l n e ga k o m u n i c i r a n j a je u s m e r je n a n a p r e u č ev a n je razmerja med dejavnostjo posamezne organizacije, sistemom organiziranosti njenega delovanja ter ravnijo n je n e r a z v i t o s t i ( v e č o t e m g l . n p r . v C e r t o i n C e r t o , 2 0 09 ; Q u c k i n N e l s on , 2 0 09 i t d . ) . Pr i t e m v e č i n a a v t o r jev povezuje razvitost sistema komuniciranja z razvitostjo organizacije. Tako ugotavljajo, da nizka razvitost organizacije pogojuje tudi nizko razvitost sistema komuniciranja, visoka razvitost organizacije pa vpliva na v i s o k o r a z v i t o s t s i s te m a k o m u n i c i r a n j a ( v e č o t e m g l . n p r . v T s o u k a s i n K n u d s e n , 2 0 03 ; C o l e , 2 0 0 4 ; R o b b i n s , 2 0 0 7 ; P o t o c a n , 2 0 09 ) . V t e m o k v i r u b o m o v n a š i r a z i s k a v i p r e u č i l i r a z m e r je m e d i z b r a n i m i z n a č i l n o s t m i o r ga n i z a c i je i n komuniciranjem v njej. Za potrebe našega dela smo razvitost organizacije opredelili z intervalom, ki ga na eni strani omejuje mehanski koncept organizacije, na drugi strani pa njen organski koncept. Razvitost sistema komuniciranja smo opredelili z intervalom, ki ga na eni strani omejuje sistem komuniciranja v mehanskem sistemu organizacije, na drugi strani pa komunikacijski s i s te m v o r ga n s k e m s i s te m u o r ga n i z a c i je ( v e č o t e m g l . n p r . v P o t o č a n , 2 0 0 5 ; P o t o č a n , 2 0 06 ; P o t o č a n , 2 0 09 ) . Z a ž e l e n o o b r a v n a v o s m o i z v e d l i t e r e n s k o r a z i s k a v o managementa v slovenskih organizacijah. V raziskavo je b i l o v k l j u č e n i h 2 6 0 m a n a g e r jev i z s r e d n j i h i n velikih organizacij v Sloveniji. Vzorec managementa je reprezentativen glede na zastopanost srednjih in velikih organizacij v Sloveniji ter glede na temeljno dejavnost, s katero se posamezna organizacija ukvarja. Raziskava je b i l a i z v e d e n a v z a č e t k u l e t a 2 0 1 0 . V e č p o d a t k o v o raziskavi in njenem poteku je na voljo pri obeh avtorjih prispevka. Razvitost organizacije obravnavamo na temelju šestih t i p i č n i h z n a č i l n o s t i o r ga n i z a c i je , z a k a te r e s m o o b l i k o v a l i niz trditev. Pri vsaki trditvi se levi del intervala nanaša na m e h a n s k e z n a č i l n o s t i d e l o v a n j a i n v e d e n j a o r ga n i z a c i je , d e s n i d e l i n te r v a l a p a n a o r ga n s k e z n a č i l n o s t i n je n e ga delovanja in vedenja. Interval je bil osemstopenjski. U d e l e ž e n c i so izbrali tisto vrednost na intervalu, ki je n a j b o l j u s t r e z a l a o p i s u p o s a m e z n i h z n a č i l n o s t i n a n je m . Z a r a z i s k o v a n je i z b r a n i h z n a č i l n o s t i o r ga n i z a c i je s m o z n a m e n o m u g o t a v l j a n j a z n a č i l n o s t i k o m u n i c i r a n j a v posamezni organizaciji opredelili njene naslednje z n ač i l no s t i : Organizacijska struktura organizacije je … • ( 1 – t r a d i c i on a l n a , 8 – s o d o bn a ) , Š t ev i l o r a v n i d e l o v a n j a v o r ga n i z a c i j i je … ( 1 – v e č je , • 8 – m a n j š e ) , Koordinacija dela v organizaciji temelji predvsem • n a u p o r a b i … ( 1 – f o r m a l n i h p r a v i l , 8 – f o r m a l n i h i n n ef o r m a l n i h p r a v i l ) , D e l o v a n je o r ga n i z a c i je je … ( 1 – c e n t r a l i z i r a n o , • 8 – d e c e n t r a l i z i r a n o ) , Sodelovanje med managementom in zaposlenimi je • … ( 1 – š i b k o , 8 – m o č n o ) , Sodelovanje med managementom in zaposlenimi • je p r e d v s e m … ( 1 – f o r m a l n o , 8 – f o r m a l n o i n n ef o r m a l n o ) , Za obdelavo podatkov smo uporabili izbrane metode osnovne statistike. Za obravnavo vrednosti posameznih z n a č i l n o s t i s m o o p r e d e l i l i i n o b l i k o v a l i t r i r a n g e , i n s i c e r : r a n g 1 v k l j u č u je v r e d n o s t i , k i n a k a z u je j o m e h a n s k e • z n a č i l n o s t i o r ga n i z a c i je ( t j . v r e d n o s t i o d 1 d o 3 , 3 3 ) , - Uresničevanje ciljev, strategij, - oblikovanje navodil za delo, - oblikovanje procedur in urjenje, - oblikovanje povratnih informacij, - izvajanje šolanja (izobraževanja). - Opredelitev problemov in pričakovanj, - oblikovanje predlogov za izboljšave, - oblikovanje poročil o o izvajanju - opredelitev ovir in omejitev, - oblikovanje finančnih in računovodskih informacij. Vpliv Inter- preta- cija Koordinacija: managament izvaja horizontalno komuniciranje: reševanje problemov med oddelki, koordinacija dela med oddelki ter preoblikovanje sprememb v razvoj Komuniciranje od spodaj navzgor Komuni- ciranje od zgoraj navzdol Slika 2: Sistem formalnega komuniciranja v organizaciji. številka 2, letnik 2, oktober 2010 17 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek r a n g 2 v k l j u č u je v r e d n o s t i , k i n a k a z u je j o r a z v i t o • o r ga n i z a c i j o n a p r e h o d u i z m e h a n s k e v o r ga n s k o ( t j . v r e d n o s t i o d 3 , 3 3 d o 5 , 6 6 ) i n r a n g 3 v k l j u č u je v r e d n o s t i , k i n a k a z u je j o o r ga n s k o • o r ga n i z a c i j o ( t j . v r e d n o s t i o d 5 , 6 7 d o 8 , 0 0 ) . O b r a v n a v a p o d a t k o v i z a n k e t e z a i z b r a n e z n a č i l n o s t i o r ga n i z a c i je o m o g o č a u g o t o v i t v e , p r e d s t a v l je n e v nadaljevanju. O b r a v n a v o p o d a t k o v i z a n k e t e o p r ev l a d u j o č i o b l i k i o r ga n i z a c i j s k e s t r u kt u r e v p r e u č ev a n i h o r ga n i z a c i j a h prikazuje tabela 1. V e č i n a a n k e t i r a n i h o c e n j u je , d a v n j i h o v i o r ga n i z a c i j i p r ev l a d u je s o d o bn a o r ga n i z a c i j s k a s t r u kt u r a ( t j . 4 5 , 0 0 % ) . Sledi skupina organizacij s tradicionalno organizacijsko s t r u kt u r o ( t j . 2 8 , 8 0 % ) , n a j m a n j p a je o r ga n i z a c i j z r a z v i t o o r ga n i z a c i j s k o s t r u kt u r o ( t j . 2 6 , 2 0 % ) . N a t e m e l j u p r e d s t a v l je n i h r e z u l t a t o v l a h k o s k l e p a m o , d a p r ev l a d u j o č a o r ga n i z a c i j s k a s t r u kt u r a s l o v e n s k i h o r ga n i z a c i j p o d p i r a / nakazuje razviti sistem komuniciranja v njih. Obravnavo podatkov o številu ravni delovanja v p r e u č ev a n i h o r ga n i z a c i j a h p r i k a z u je t a b e l a 2 . V e č i n a a n k e t i r a n i h o c e n j u je , d a i m a j o n j i h o v e o r ga n i z a c i je m a n j š e š t ev i l o r a v n i d e l o v a n j a ( t j . 4 1 , 5 0 % ) . S l e d i s k u p i n a o r ga n i z a c i j , k i i m a p o v p r e č n o š t ev i l o r a v n i d e l o v a n j a ( t j . 3 0 , 4 0 % ) , n a j m a n j p a je o r ga n i z a c i j z v e č j i m š t ev i l o m r a v n i d e l o v a n j a ( t j . 2 8 , 1 0 % ) . N a t e m e l j u predstavljenih rezultatov lahko sklepamo, da med anketiranimi organizacijami prevladujejo organizacije z m a n j š i m š t ev i l o m r a v n i d e l o v a n j a , k a r p o d p i r a / n a k a z u je razviti sistem komuniciranja v njih. Obravnavo podatkov o obliki pravil za koordinacijo dela v organizaciji prikazuje tabela 3. M a n a g e r j i v a n k e t i v e č i n o m a o c e n j u je j o , d a v njihovih organizacijah prevladuje kombinacija formalnih i n n ef o r m a l n i h p r a v i l z a k o o r d i n a c i j o d e l a ( t j . 6 5 , 4 0 % ) . M a n j š i je d e l e ž o r ga n i z a c i j , v k a te r i h je v e č j i d e l e ž f o r m a l n i h p r a v i l ( t j . 2 5 , 4 0 % ) . N a j m a n j m a n a g e r jev ocenjuje, da v njihovi organizaciji prevladujejo predvsem f o r m a l n a p r a v i l a ( t j . 9 , 2 0 % ) . N a t e m e l j u p r e d s t a v l je n i h rezultatov lahko sklepamo, da anketirane organizacije u p o r a b l j a j o p r e t e ž n o n ef o r m a l n a p r a v i l a z a k o o r d i n a c i j o d e l a , k a r p o d p i r a / n a k a z u je r a z v i t i s i s te m k o m u n i c i r a n j a v njih. Obravnavo podatkov o stopnji centralizacije delovanja prikazuje tabela 4. V e č i n a m a n a g e r jev v a n k e t i o c e n j u je , d a je z a n j i h o v e o r ga n i z a c i je z n a č i l n o c e n t r a l i z i r a n o d e l o v a n je ( t j . 4 1 , 9 0 % ) . S l e d i s k u p i n a m a n a g e r jev , k i o c e n j u je j o , d a je z a n j i h o v e o r ga n i z a c i je z n a č i l n o d e c e n t r a l i z i r a n o d e l o v a n je ( t j . 3 3 , 5 0 % ) . N a j m a n j m a n a g e r jev m e n i , d a v d e l o v a n j u n j i h o v i h o r ga n i z a c i j p r ev l a d u je u r a v n o t e ž e n o d e l o v a n je , tj. kombinacija centraliziranega in decentraliziranega d e l o v a n j a ( t j . 2 4 , 6 0 % ) . N a t e m e l j u p r e d s t a v l je n i h r e z u l t a t o v n e m o r e m o s k l e p a t i , k a k o ( a l i v k a k š n i m e r i ) stopnja centralizacije vpliva na sistem komuniciranja. I z r a z i t a p o l a r n o s t r e z u l t a t o v n a m r e č n e o m o g o č a e n o t n e o p r e d e l i t v e n a č i n a v p l i v a c e n t r a l i z a c i je n a k o m u n i k a c i j o . Tabela 1: Tradicionalna organizacijska struktura proti sodobni Organizacijska struktura organizacije je ... Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Rang 1 75 28,8 28,8 28,8 Rang 2 68 26,2 26,2 55,0 Rang 3 117 45,0 45,0 100,0 Total 260 100,0 100,0 Tabela 2: Večje vs. manjše število ravni delovanja v organizaciji Število ravni delovanja v organizaciji je ... Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Rang 1 73 28,1 28,1 28,1 Rang 2 79 30,4 30,4 58,5 Rang 3 108 41,5 41,5 100,0 Total 260 100,0 100,0 Tabela 3: Formalna pravila za koordinacijo dela v organizaciji proti formalnim in neformalnim pravilom Koordinacija dela v organizaciji temelji predvsem na uporabi ... Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Rang 1 24 9,2 9,2 9,2 Rang 2 66 25,4 25,4 34,6 Rang 3 170 65,4 65,4 100,0 Total 260 100,0 100,0 Tabela 4: Centralizirano delovanje organizacije proti decentraliziranemu Delovanje organizacije je ... Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Rang 1 109 41,9 41,9 41,9 Rang 2 64 24,6 24,6 66,5 Rang 3 87 33,5 33,5 100,0 Total 260 100,0 100,0 številka 2, letnik 2, oktober 2010 18 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek O b r a v n a v o p o d a t k o v o m o č i s o d e l o v a n j a m e d managementom in zaposlenimi prikazuje tabela 5. V e č i n a a n k e t i r a n i h m a n a g e r jev o c e n j u je , d a v n j i h o v i o r ga n i z a c i j i p r ev l a d u je m o č n o s o d e l o v a n je m e d m a n a g e m e n t o m i n z a p o s l e n i m i ( t j . 6 9 , 6 0 % ) . S l e d i skupina managerjev, ki sodelovanje ocenjuje kot srednje ( t j . 2 4 , 2 0 % ) . S o d e l o v a n je k o t š i b k o o c e n j u je s a m o 6 , 2 0 % managerjev. Na temelju predstavljenih rezultatov lahko sklepamo, da v anketiranih organizacijah prevladuje m o č n o s o d e l o v a n je m e d m a n a g e m e n t o m i n z a p o s l e n i m i , k a r p o d p i r a / n a k a z u je r a z v i t i s i s te m k o m u n i c i r a n j a v njih. Obravnavo podatkov o stopnji formalizacije sodelovanja med managementom in zaposlenimi p r i k a z u je t a b e l a 6 . A n k e t i r a n i m a n a g e r j i v e č i n s k o o c e n j u je j o , d a v njihovi organizaciji prevladuje neformalno sodelovanje m e d m a n a g e m e n t o m i n z a p o s l e n i m i ( t j . 6 8 , 5 0 % ) . S l e d i skupina managerjev, ki menijo, da v organizaciji prevladuje k o m b i n a c i j a f o r m a l n e ga i n n ef o r m a l n e ga s o d e l o v a n j a ( t j . 2 2 , 7 0 % ) . N a j m a n j m a n a g e r jev o c e n j u je , d a v o r ga n i z a c i j i p r ev l a d u je p r e d v s e m f o r m a l n o s o d e l o v a n je ( t j . 8 , 8 0 % ) . Na temelju predstavljenih rezultatov lahko sklepamo, da v anketiranih organizacijah prevladuje neformalno sodelovanje med managementom in zaposlenimi, kar p o d p i r a / n a k a z u je r a z v i t i s i s t e m k o m u n i c i r a n j a v n j i h . Z a o b r a v n a v a n e z n a č i l n o s t i s m o i z r a č u n a l i t u d i srednje vrednosti na temelju prej predstavljenih vrednosti njihovih rangov, kar prikazuje tabela 7. Na temelju predstavljenih srednjih vrednosti r a n g o v z n a č i l n o s t i o r ga n i z a c i je / n j i h o v e ga v p l i v a n a komuniciranje lahko najsplošneje ugotovimo naslednje: V a n k e t i p r ev l a d u je j o z n a č i l n o s t i , k i n a k a z u je j o relativno visoko razvitost anketiranih organizacij. To potrjujejo tudi predstavljene srednje vrednosti o b r a v n a v n i h z n a č i l n o s t i , m e d k a te r i m i s o t r i s r e d n je vrednosti višje od 2,50. Organski koncept delovanja slovenskih organizacij najbolj izrazito podpirajo predvsem: p r ev l a d u j o č e m o č n o s o d e l o v a n je m e d m a n a g e m e n t o m • in zaposlenimi, p r ev l a d u j o č e n ef o r m a l n o s o d e l o v a n je m e d • managementom in zaposlenimi, p r ev l a d u j o č a u p o r a b a n ef o r m a l n i h p r a v i l z a • koordinacijo dela. V r a n g 3 s p a d a j o t u d i z n a č i l n o s t i , p o v e z a n e z z a s n o v o organizacijske strukture in števila ravni delovanja. Toda njihove srednje vrednost so zelo blizu ranga 2, kar pomeni, d a s t a m o ž n o s t z a n j i h o v r a z v o j i n p o t r e b a p o n je m v e l i k i ; r a z v o j b i n a m r e č l a h k o š e v v e č j i m e r i p o d p i r a l o r ga n s k o zasnovo delovanja organizacij. Pr i s o t n o s t z n a č i l n o s t i m e h a n s k e z a s n o v e a n k e t i r a n i h o r ga n i z a c i j n e p o s r e d n o n a k a z u je p r e d v s e m v e l i k d e l e ž centraliziranih organizacij. K a k o s e p r e d s t a v l je n a s p o z n a n j a o d r a ž a j o v stanju sistema komuniciranja anketiranih slovenskih o r ga n i z a c i j ? Z a o r ga n i z a c i je v v z o r c u je z n a č i l n o , d a je n j i h o v o d e l o v a n je š e v e d n o p r e c e j c e n t r a l i z i r a n o ( t j . 4 1 , 9 0 % ) , k a r p o s l e d i č n o p o m e n i š e v e d n o r e l a t i v n o v e l i k d e l e ž o r ga n i z a c i j z v e l i k i m a l i v e č j i m š t ev i l o m r a v n i d e l o v a n j a ( t j . 5 8 , 5 0 % ) i n o r ga n i z a c i j s t r a d i c i on a l n o i n r a z v i t o o r ga n i z a c i j s k o s t r u kt u r o ( t j . 5 5 , 0 0 % ) . G l e d a n o z v i d i k a z n a č i l n o s t i k o m u n i c i r a n j a v o r ga n i z a c i j i , t o p o m e n i predvsem naslednje: Tabela 5: Šibko sodelovanje med managementom in zaposlenimi proti močnemu Sodelovanje med managementom in zaposlenimi je ... Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Rang 1 16 6,2 6,2 6,2 Rang 2 63 24,2 24,2 30,4 Rang 3 181 69,6 69,6 100,0 Total 260 100,0 100,0 Tabela 6: Formalno sodelovanje med managementom in zaposlenimi proti formalnemu in neformalnemu sodelovanju Sodelovanje med managementom in zaposlenimi je predvsem ... Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Rang 1 23 8,8 8,8 8,8 Rang 2 59 22,7 22,7 31,5 Rang 3 178 68,5 68,5 100,0 Total 260 100,0 100,0 Tabela 7: Srednje vrednosti preučevanih značilnosti organizacije Statistics Organizacijska struktura organizacije je ... Število ravni delovanja v organizaciji je ... Koordinacija dela v organizaciji temelji predvsem na uporabi .... Delovanje organizacije je ... Sodelovanje med managementom in zaposlenimi je ... Sodelovanje med managementom in zaposlenimi je predvsem ... N Valid 260 260 260 260 260 260 Missing 0 0 0 0 0 0 Mean 2,16 2,13 2,56 1,92 2,63 2,60 številka 2, letnik 2, oktober 2010 19 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek potek komunikacijskih kanalov in procesov • komuniciranja predvsem v skladu s formalno o p r e d e l je n o v e r i g o u k a z o v a n j a , m a n j š i p a je d e l e ž komunikacijskih procesov, ki bi enakomerneje p o te k a l i v v s e s m e r i d e l o v a n j a ; centralizacija delovanja pogojuje tudi centralizacijo • s i s te m a k o m u n i c i r a n j a ; t o je o v i r a z a p o t r e bn o decentralizacijo managementa komuniciranja in nujne participacije vseh zaposlenih v organizaciji za p o t r e b e p o o b l a š č a n j a v k o m u n i c i r a n j u ; p r ev l a d u je j o n a v p i č n i k o m u n i k a c i j s k i k a n a l i , k i • p o te k a j o č e z š t ev i l n e r a v n i d e l o v a n j a v o r ga n i z a c i j i ; p o s l e d i č n o je h i t r o s t p r e n o s a s p o r o č i l a p o č a s n e j š a i n t u d i u s t r e z n o s t / p r a v i l n o s t k o m u n i c i r a n j a v p r o c e s i h o d s p o d a j n a v z g o r ( b o t t o m - u p ) je m a n j š a . Rezultati obravnave pridobljenih podatkov v anketi po drugi strani dokazujejo, da managerji v anketiranih s l o v e n s k i h o r ga n i z a c i j a h ž e l i j o i n / a l i p o d p i r a j o u p o r a b o sodobnih sistemov komuniciranja. To še posebej podpirajo s p o z n a n j a o p r ev l a d u j o č i u p o r a b i k o m b i n a c i je f o r m a l n i h i n n ef o r m a l n i h p r a v i l z a k o o r d i n a c i j o d e l a , o m o č n e m sodelovanju med managementom in zaposlenimi t e r p r ev l a d u j o č e m c e l o v i t e j š e m s o d e l o v a n j u ( t j . o k o m b i n a c i j i f o r m a l n e ga i n n ef o r m a l n e ga s o d e l o v a n j a ) med managementom in zaposlenimi. Gledano z vidika z n a č i l n o s t i k o m u n i c i r a n j a v o r ga n i z a c i j i , t o p o m e n i predvsem naslednje: m a n a g e r j i ž e l i j o k o m u n i k a c i j o o b l i k o v a t i č i m b o l j • c e l o v i t o , i n t o n a n a č i n , k i b o o m o g o č a l u s t r e z n o c e l o v i t o ( t j . f o r m a l n o i n n ef o r m a l n o ) k o m u n i c i r a n je ; t o p o d p i r a p r e d v s e m i z r a z i t a u s m e r i t ev v e č i n e a n k e t i r a n i h m a n a g e r jev v m o č n o s o d e l o v a n je i n u p o r a b o r a z l i č n i h ( t j . f o r m a l n i h i n n ef o r m a l n i h ) o b l i k s o d e l o v a n j a i n p r a v i l z a i z v a j a n je d e l a ; i z r a z i t a t e ž n j a p o s p r e m e m b i p r ev l a d u j o č e • c e n t r a l i z a c i je d e l o v a n j a i n s t e m t u d i k o m u n i c i r a n j a ; t o p o d p i r a p r e d v s e m i z r a z i t a u s m e r i t ev v e č i n e a n k e t i r a n i h m a n a g e r jev v m o č n o s o d e l o v a n je i n u p o r a b o n i z a r a z l i č n i h ( t j . f o r m a l n i h i n n ef o r m a l n i h ) o b l i k s o d e l o v a n j a i n p r a v i l z a i z v a j a n je d e l a ; h k r a t i t e ž n j a p o s o d e l o v a n j u i n v e č j i u v e l j a v i t v i • neformalnega sodelovanja in pravil za delo jasno n a k a z u je u s m e r i t ev / ž e l j o m a n a g e m e n t a p o v e č je m horizontalnem komuniciranju, ki naj dopolni o b s t o je č o k o m u n i k a c i j o i n z a g o t o v i c e l o v i t e j š i s i s te m komunikacije. 4 Sklepi D e l o v a n je o r ga n i z a c i je je v v e d n o v e č j i m e r i o d v i s n o o d oblikovanja in uporabe ustreznega sistema komuniciranja. Organizacije za svoje potrebe oblikujejo komuniciranje, ki ustreza namenu in ciljem delovanja, dejavnosti, sistemu o r ga n i z i r a n o s t i i n r a v n i n j i h o v e ( v s e b i n s k e i n s t r u kt u r n e ) razvitosti. Vsebinsko lahko komuniciranje opredelimo kot p r o c e s p r e n o s a p o m e n a i d e je , p o d a t k a , s p o r o č i l a i n / a l i i n f o r m a c i je m e d v e č l j u d i z a r a d i ž e l je p o motiviranju ali vplivanju na vedenje drugih. Posamezna organizacija za svoje potrebe na temelju u p o š t ev a n j a z n a č i l n o s t i s v o je ga d e l o v a n j a o b l i k u je s p e c i fi č e n s i s te m k o m u n i c i r a n j a , k i v k l j u č u je i z b r a n e m e t o d o l o š k e , v s e b i n s k e i n i z v e d b e n o - te h n i č n e r e š i t v e . N a t e m e l j u r e z u l t a t o v s t a t i s t i č n e o b d e l a v e i z b r a n i h z n a č i l n o s t i o r ga n i z a c i j n a v z o r c u s l o v e n s k i h o r ga n i z a c i j lahko sklepamo, da je njihov sistem komuniciranja sicer z e l o r a z v i t , v e n d a r ga je m o g o č e š e i z b o l j š a t i . Pr i t e m je t r e b a g l a v n o p o z o r n o s t n a m e n i t i n a d a l jev a n j u z n i ž ev a n j a števila ravni, decentralizaciji delovanja organizacij in uvajanju sodobnih organizacijskih struktur. Rezultati obravnave podatkov iz ankete hkrati tudi potrjujejo, da managerji v anketiranih slovenskih o r ga n i z a c i j a h ž e l i j o i n / a l i p o d p i r a j o u p o r a b o s o d o bn i h sistemov komuniciranja in da njihovo delo temelji na n a č e l i h , p o t r e bn i h z a t a k š n o k o m u n i c i r a n je . Literatura A m s t r on g , M . ( 2 0 06 ) . A H a n d b o o k o f M a n a g e m e n t T e c h n i q u e s . L on d on : K o ga n P a g e . C e r t o , S . i n C e r t o , T . ( 2 0 09 ) . M o d e r n M a n a g e m e n t : C on c e p t s a n d S k i l l s . U p p e r S a d d l e R i v e r ; P e a r s on . C h a n d l e r , A . ( 1 9 9 6 ) . S t r a t e g y a n d S t r u c t u r e : C h a p t e r s i n t h e H i s t o r y o f t h e A m e r i c a n I n d u s t r i a l E n t e r p r i s e . Cambridge: MIT Press. C l a u d e , G . ( 1 9 5 2 ) . T h e H i s t o r y o f M a n a g e m e n t . N ew Y o r k : Pr e n t i c e H a l l . C o l e , G . ( 2 0 0 4 ) . M a n a g e m e n t : T h e o r y a n d Pr a c t i c e . London: Thomson. C o o p e r , C . i n A r g y r i s , C . ( 2 0 0 0 ) . E n c y l o p e d i a o f M a n a g e m e n t . B o s t on : B l a c k w e l l . D a f t , R . ( 2 0 0 1 ) . O r ga n i z a t i on T h e o r y a n d D e s i g n . M a s on : South-Western College Pub. D a f t , R . ( 2 0 03 ) . M a n a g e m e n t . M a s on : S o u t h - W e s te r n College Pub. D a f t , R . ( 2 0 0 5 ) . M a n a g e m e n t . M a s on : S o u t h - W e s t e r n . D a f t , R . ( 2 0 0 7 ) . O r ga n i z a t i on T h e o r y a n d D e s i g n . Cincinnati: South-Western College Pub. D a f t , R . ( 2 0 09 ) . T h e N ew E r a o f M a n a g e m e n t . C i n c i n n a t i : South-Western College Pub. D a f t , R . i n S t e e r s , R . ( 1 9 8 6 ) . O r ga n i z a t i on s : A m i c r o / m a c r o a p p r o a c h . G l e n v i ew : S c o t t , F o r e s m a n . E t z i on i , A . ( 1 9 9 7 ) . M o d e r n O r ga n i z a t i on s . N ew Y o r k : Pr e n t i c e - H a l l . F l y , F . i n S t on e r , C . ( 2 0 0 0 ) . B u s i n e s s : A n I n t e g r a t i v e A p p r o a c h . B o s t on : M c G r a w H i l l . H a r t l e y , R . ( 2 0 0 7 ) . M a n a g e m e n t M i s t a k e s a n d S u c c e s s e s . N ew Y o r k : W i l e y . H i t t , M . , B l a c k , S . i n P o r t e r , L . ( 2 0 0 8 ) . M a n a g e m e n t . N ew Y o r k : Pr e n t i c e H a l l . J on e s , G . ( 2 0 0 4 ) . O r ga n i z a t i on a l T h e o r y , D e s i g n , a n d C h a n g e . U p p e r S a d d l e R i v e r : P e a r s on E d u c a t i on . M u l l i n s , L . ( 2 0 0 7 ) . M a n a g e m e n t a n d O r ga n i s a t i on a l B e h a v i o u r . N ew Y o r k : Pr e n t i c e H a l l . P o t o č a n , V . ( 2 0 0 5 ) . O r ga n i z a t i on T h e o r y . B r e m e n : U n i v e r s i t y o f A p p l i e d S c i e n c e s . številka 2, letnik 2, oktober 2010 20 Izzivi managementu: www.sam-d.si Strokovno-raziskovalni prispevek P o t o č a n , V . ( 2 0 06 ) . P o s l o v n a o r ga n i z a c i j a . M a r i b o r : D O B A . P o t o c a n , V . ( 2 0 09 ) . W h a t c u l t u r e d o w e n e e d f o r e c on o m i c d ev e l o p m e n t ? T h e B u s i n e s s R ev i ew C a m b r i d g e , 1 2 ( 1 ) , 1 0 2 – 1 0 7 . Q u i c k , J . i n N e l s on , D . ( 2 0 09 ) . Pr i n c i p l e s o f O r ga n i z a t i on B e h a v i o r : R e a l i t i e s a n d C h a n g e s . C i n c i n n a t i : S o u t h - Western College Pub. R o b b i n s , S . ( 2 0 0 7 ) . O r ga n i z a t i on T h e o r y : S t r u c t u r e s , Designs, and Applications. New Delhi: Dorling K i n d e r s l e y . S c h e r m e r h o r n , J . ( 2 0 09 ) . M a n a g e m e n t . N ew Y o r k : W i l e y . T s o u k a s , H . i n K n u d s e n , C . ( u r . ) . ( 2 0 03 ) . T h e O x f o r d H a n d b o o k o f O r ga n i z a t i on T h e o r y . O x f o r d : O x f o r d U n i v e r s i t y Pr e s s . W r e n , D . ( 2 0 0 4 ) . T h e H i s t o r y o f M a n a g e m e n t T h o u g h t . N ew Y o r k : W i l e y . Z l a t k o N e d e l k o , je a s i s te n t n a K a t e d r i z a O r ga n i z a c i j o i n I n f o r m a t i k o , E k on o m s k o - p o s l o v n e f a k u l t e t e , U n i v e r z e v M a r i b o r u . S o d e l u je p r i i z v e d b i p r e d m e t o v n a d o d i p l o m s k e m p r o g r a m u . S s v o j i m i p r i s p ev k i je s o d e l o v a l n a v e č p o s v e t o v a n j i h d o m a i n v t u j i n i . J e t u d i č l a n z n a n s t v e n i h o d b o r o v r a z l i č n i h m e d n a r o d n i h k on f e r e n c v t u j i n i . T e m e l jn a p o d r o č j a n je g o v e ga r a z i s k o v a n j a s o o r ga n i z a c i j a , m a n a g e m e n t i n v r e d n o t e m a n a g e m e n t a . D r . V o j k o P o t o č a n , je r e d n i p r o f e s o r z a p o d r o č j i m a n a g e m e n t a i n o r ga n i z a c i je n a E k on o m s k o - p o s l o v n i f a k u l t e t i , U n i v e r z e v M a r i b o r u . S o d e l u je p r i i z v e d b i š t u d i j s k i h ( d o d i p l o m s k i h , p o d i p l o m s k i h i n d o kt o r s k i h ) p r o g r a m o v d o m a i n v t u j i n i . N je g o v a b i b l i o g r a fi j a t r e n u t n o v k l j u č u je + 4 5 0 t e k s t o v ( o d t e ga + 3 0 0 t e k s t o v v t u j i n i ) . T e m e l jn i p o d r o č j i n je g o v e ga raziskovanja sta Organizacija in management.