53 Za boljšo prakso VODENJE EVIDENC O PROCESU IZOBRAŽEVANJA Primer podjetja SRCS1 Nataša Kegelj Kovačič, SRC.SI, d.o.o. POVZETEK V prispevku je prikazan sodoben in učinkovit pristop k obvladovanja vseh aktivnosti in podatkov za podporo procesu izobraževanju. Gre za elektronsko podporo, katere cilj je pridobivanje relevantnih informacij za podporo odločat tj it vodstva ter za vodenje in planiranje podatkov o izobraževanju (vodenje evidence o izobraŽevanju) za vsakega zaposlenega posebej ter za r.ve zaposlene po enotah oz- na ravni cele organizacije. Tako lahko kdorkoli in kadarkoli pridobi v najkrajšem možnem čas it točne podatke o izobraževanju {plani, stroški, izvedba, ure in dnevi izobraževanja, proces aktivnosti, poročila, ocene in ankete) za različna področja izobraževanja (spiošno-funkcionalno izobraževanje, usposabljanje (pripravništvo, poskusno delo, prerazporeditev), ciljno usposabljanje in študij ob delu). Ključne besede: izobraževanje, podatki, informacije, elektronski procesi Številnih potreb zaposlenih in vodstva v sodobno organiziranih podjetjih ni mogoče več reševati sproti, z individualnim iskanjem in pridobivanjem potrebnih informacij ter podatkov. Še posebej to velja za podjetja, katerih temeljna dejavnost so informacijski in/ali komunikacijski sistemi, in za katera je znano, da bodo uspešna le ob zagotavljanju znanja in njegovem učinkovitem obvladovanju, Tako je nujno potrebno iskati nove rešitve za podporo procesu izobraževanja, saj s konveneionalnimi pristopi/postopki ne moremo učinkovito odgovoriti na zahteve, ki prihajajo iz poslovnega sveta in jih narekujejo nova ekonomija, novi organizacijski pristopi ter čas, za katerega v poslovnem svetu Še zmeraj in vedno bolj velja, da je denar. SODOBNA POLITIKA MENEDŽMENTA IZOBRAŽEVANJA ZAPOSLENIH IN PRISTOP K OBVLADOVANJU AKTIVNOSTI IN PODATKOV O IZOBRAŽEVANJU V PODJETJU SRC.SI Uspešnost menedžmcnta bo zaradi vplivov globalizacije vse bolj odvisna od konkurenčnosti delovanja na mikro ravni, na katero izrazito vpliva kadrovski kapital, na celostni ravni pa vse bolj od izobraževanja kadrov kot osnovnega nosilca razvoja na področju kadrovskih virov (1). Danes tako več ne zadostuje izobraževanje glede na trenutne potrebe in Želje, zato moramo znati (skušati) predvideti prihodnje spremembe in tudi prihodnje izobraževalne potrebe. Zaradi potrebe po razvoju konkurenčnosti se je treba lotiti 54 Za boljšo prakso Globalna konkurenčnost zahteva izobraževanje za prihodnje potrebe. Organ izacije želijo imeti pregled nad intelektualnim kapitalom. načrtnega razvoja kadrov z opredelitvijo strategije in njenega izvajanja. Tako je interes tistih podjetij, ki v izobraževanje veliko in načrtno vlagajo, predvsem hitrejši povratni učinek izobraževanja na ekonomsko uspešnost podjetja. V okviru sodobne politike menedžmenta izobraževanja kadrov govorimo predvsem o permanentnem izobraževanju, izpopolnjevanju in usposabljanju, zato je potrebno opredeliti razliko in povezanost med temi pojmi1. Elektronsko obvladovanje izobraževanja je povezano Še z ostalimi pomembnimi in ključnimi področji in predstavlja del aplikacije eHRM (a p 1 i k a c i j a /e 1 e k t r o n s k a podpora upravljanju kadrov-virov), torej eHRM sistema, Ko goo elektronski podpori upravljanju skih vorimo kadrovskih virov v podjetju, govorimo o procesih, aktivnostih, podatkih in informacijah, ki smo jih podprli oz. realizirali v elektronski obliki. Naša osnovna pričakovanja, ko smo se odloČili za elektronsko podporo upravljanju kadrovskih virov, so bila povezana z ažurnostjo podatkov, informacijami, na osnovi katerih se lahko odločamo, upravljanjem procesa in povezovanjem z ostalimi procesi v podjetju. Sistem eHRM nam omogoča pretvoriti podatke v smiselne informacije, pretvoriti informacijo v znanje in ga povezati z <1 Vprašanje, ali biti "učeče se podjetje", danes sploh ni več vprašanje, ampak nuja, pogoj za uspešnost in konkurenčnost podjetij. Podjetja se vsega tega zelo dobro zavedajo in v večini primerov tako tudi delujejo, nimajo pa urejene sistematične podpore oz. obvladovanja aktivnosti in podatkov, ki jih procesi in aktivnosti na področju izobraževanja nujno zahtevajo. vsebino procesa ter izmenjevati znanje z ostalimi udeleženci v procesu, Z razvojem in uvedbo eHRM sistema smo zajeli vsa področja upravljanja kadrovskih virov: organizacijo podjetja, sistemizacijo delovnih mest, kadrovsko evidenco, razvoj kadrov, izobraževanje zaposlenih, letne pogovore, pridobivanje kadrov, načrtovanje odsotnosti, stroške dela in osebne strani zaposlenih. Tako smo dosegli popolno obvladovanje vseh potrebnih in pomembnih podatkov o podjetju, zaposlenih, delovnih mestih, izobraževanjih, odsotnostih, napredovanjih, dogodkih itd, Z možnostjo dodajanja alarmov in s tem obveščanja ob različnih pomembnih aktivnostih in kreiranjem pregledov, poročil ter analiz je sistem postal najpomembnejši člen v verigi upravljanja podjetja. ELEKTRONSKA PODPORA PROCESU IZOBRAŽEVANJA -VSEBINA TER PREDNOSTI IN CILJI UVEDBE APLIKACIJE Aktivnosti v zvezi z izobraževanjem, tako planiranjem kot izvedbo, so ponavadi zelo različne. Pojavlja se več različnih akterjev v različnih časovnih obdobjih. Pojavlja se nešteto informacij in podatkov, kar je vse lahko obvladljivo le, če jih sistematično uredimo v celoten cikel aktivnosti in obvladovanja podatkov. Se posebej smo to zaznali, ko se jc Število zaposlenih začelo mesečno spreminjati - povečevati. Tako smo v elektronski podpori izobraževanju (v nadaljevanju: modul izobraževanje) vsebinsko oblikovali Štiri različna področja izobraževanja, ki obstajajo v podjetju. Modul podpira vse postopke, povezane z načrtovanjem in obvladovanjem teh področij izobraževanja. Omenjena področja izobraževanja so: ' splošno (funkcionalno) izobraževanje, * usposabljanje (pripravništvo, poskusno delo, prerazporeditev)2 55 Za boljšo prakso * ciljno usposabljanje - in * študij ob delu. Modu! izobraževanje nam omogoča: * ustvarjanje letni h planov za izobraževanje -načrtovanje sredstev in vsebine (strateška, ključna in podporna znanja) glede na enote, delovna področja ter posamezne zaposlene, * spremljanje izvajanja plana in porabe namenskih sredstev, * prijavo na izobraževanje, * odobritev izobraževanja, * izvedbo izobraževanja, * zbiranje odzivov in učinkovitosti izobraževalnih programov (ankete, ocene, poročila), ■ posredovanje pridobljenih informacij in znanj med zaposlenimi (učeče se podjetje), ' arhiviranje potrdil o udeležbi (certifikati). Najpomembnejši cilj, ki smo ga z uvedbo aplikacije dosegli, je pregled nad vsemi znanji v podjetju - imamo pregled nad intelektualnim kapitalom v podjetju. Splošno izobraŽevanje Opis primera -postopek prijave na izobraževanje Postopek, ki je v podjetjih ponavadi dolg in zajema veliko papirja ter podatkov, je postopek prijave na izobraževanje in izvedbe izobraževanja. Ta postopek smo sistematično uredili z modulom, poimenovanim Prijavnica na izobraževanje, ki omogoča vse zapise o aktivnostih v zvezi z določenim izobraževanjem zaposlenega, torej od načrtovanja, prijave, spremljanja udeležbe na izobraževanju do obračuna stroškov. Faze postopka prijave so vidne s prehodi med statusi: v pripravi, prijava odobrena, prijava izvršena, prijava ne izvršena, zaključeno ali neudeležba. Pri prijavi, ki je lahko izdelana že v letnem planu ali pa jo zaposleni (n ep lan i ran o) izdela med letom, je v prijavnici za izobraževanje potrebno izpolniti podatke o zaposlenem in podatke o izobraževanju, ki se izbere iz šifranta. Tako izdelana prijavnica mora v "odobritev" k nadrejenemu, ki ga zaposleni izbere s seznama. Vodja ima v prijavnici možnost, da vidi vse podatke o določenem izobraževanju: ali je bilo planirano, stroške, datum udeležbe, tip in vsebino izobraževanja, kraj izobraževanja, izvajalca, določi mu lahko tudi pogodbeno obveznost itd. Odobritev je možna na dveh vodstvenih ravneh - neposredni vodja in direktor oz. predsednik podjetja. Tako zagotovimo vodstvu hiter in lahek pregled nad planiranimi in izvedenimi izobraževanji. Vse aktivnosti, ki se zgodijo, .se v prijavnici tudi samodejno zapisujejo. Ko se status na prijavnici spremeni v "prijava izvršena", je na prijavnici možno obračunali stroške. Na tak način smo pridobili natančen in ažuren pregled nad porabo planiranih in porabo neplaniranih stroškov (možen je ločen pregled). Preden se prijavnica zaključi (torej se status spremeni v "zaključeno" in se izobraževanje upošteva kot "izvedeno"), mora zaposleni izdelati dodatne zapise na prijavnici, in sicer poročilo, preprost zapis, ki od uporabnika zahteva opis V tekstni obliki ali v obliki pripete datoteke ter anketo, ki je popolnoma nastavljiv zapis, na katerem si naročnik aplikacije po svoji lastni presoji oblikuje anketni list, ki je lahko sestavljen iz 10-ih zaprtih in 5-ih odprtih vprašanj. Na ta način smo zagotovili način za spremljanje učinkovitosti izobraževanja in evidentiranje vseh predlogov, ki jih zaposleni podajo po končani udeležbi. Namreč sistemi vodenja kakovosti, kolje na primer standard ISO 9001: 2000, vse bolj priporočajo, da se za vsako izvedeno izobraževanje preveri, ali je bilo učinkovito ali ne. Tako lahko vsak ehlRM aplikacija omogoča vodstvu preded nad izobraževanjem zaposlenih. 50 Za boljšo prakso Pripravništvo se spremlja s pomočjo ra čun a l-niskega program a Vodja za izobraževanje svojih podrejenih na posameznih prijavnicah v seznamu, prirejenem za to funkcionalnost, označi, ali je bilo izobraževanje zelo učinkovito, učinkovito ali neučinkovito. Kot pogoj za spremembo statusa v "zaključeno" je tudi arhiviranje in skeniranje potrdila o udeležbi oz. certifikata, ki je zelo pomemben dokument, še posebej v storitvenih podjetjih, kjer je potrebno dokazovali usposobljenost sodelavcev (reference). Z lahkim ukazom izbire in tiskanja lahko tako vsakdo kadarkoli kar najhitreje dobi dokument o usposobljenosti za kateregakoli zaposlenega (certifikat). Ostala omenjena področja izobraževanja, ki jih ločujemo v SRC.Si - usposabljanje, ciljno usposabljanje in študij ob delu -, zajemajo druge aktivnosti in postopke ter so namenjena obvladovanju drugih postopkov in podatkov. Usposabljanje Je namenjeno obvladovanju vseh aktivnosti in informacij v zvezi z usposabljanjem na posameznem delovnem mestu ali skupini delovnih mest za področja pripravništva, poskusnega dela ali prerazporeditve. V teh aktivnostih sodelujeta zaposleni in nadrejeni, ko na osnovi pripravljenega programa usposabljanja spremljata opravljene aktivnosti znotraj plana. Za sam program je zadolžen mentor, zaposleni (ali pripravnik) na usposabljanju ga samo pregleduje. Zaposleni oz, pripravnik je dolžan v opredeljenih obdobjih (dnevna, tedenska, mesečna ...) izdelovati posamezna poročila, mentorjeva naloga pa je, da ta poročila pregleduje in jih odobri, Za vsakega zaposlenega, ki bo v procesu uvajanja, se pripravi/izpolni tako imenovana "napotnica", ki vsebuje vse podatke, potrebne za spremljanje in preglede, ter ocene, torej podatke o zaposlenem, ki se bo usposabljal, o vrsti usposabljanja (pripravništvo, poskusno delo ali prerazporeditev), o delovnem mestu, za katerega se bo usposabljanje izvajalo, o mentorju, terminu trajanja usposabljanja, o programu usposabljanja, zapis o tem, ali je zaposleni opravil usposabljanje ali ne, datum preskusa znanja (Če je potreben) itd. Vsako takšno napotnico je možno natisniti z namenom, da jo mentor in zaposleni podpišeta in s tem potrdita seznanitev in strinjanje z vsebino ter prevzemata odgovornosti za njeno izvedbo. Ciljno usposabljanje Modul je namenjen spremljanju usposabljanja zaposlenih za določeno delo, naloge in preverjanju znanja. Postopek je podoben kot pri usposabljanju, ie da gre v tem primeru za usposabljanje za točno določeno delo, ki je novo za zaposlenega, za usposabljanje posameznih dodatnih opravil (večopravilnost) ali za obnovo usposabljanja oz. izpita (recerti- 57 Za boljšo prakso ficiranje). Napotnico pripravi strokovni sodelavec v kadrovski službi, ki po predhodnem dogovoru določi mentorja (trenerja) in mu napotnico posreduje v elektronski obliki. Vodja v okviru napotnice pripravi program, ki se ponavadi za vsa delovna mesta in naloge nahaja v šifrantu, možno pa je dodati novega ali obstoječega spremenili oz. prilagoditi. Za celotni zapis je zadolžen mentor (trener), zaposleni ga pregleduje in spremlja. Napotnica ima vlogo zapisovanja vseh aktivnosli in spremljanja opravljenih aktivnosti znotraj pripravljenega programa. Zaposleni je dolžen izdelovati zapise, poročila o posameznih opravl jenih delih, ki jih je opravl jal v obdobju ciljnega usposabljanja. V kakšnih obdobjih jih mora izdelovati, je določeno in vidno na napotnici (določi mentor), mentorjeva naloga pa je, da ta poročila pregleduje in jih odobri, Ob zaključku usposabljanja mora mentor zapisati datum, od katerega naprej je zaposleni usposobljen za opravljanje opravila. Iz šifranta se izračuna datum naslednjega preverjanja znanja, ki služi kot pravočasno alarmiranje o ponovnem preverjanju znanja. Ob koncu usposabljanja se napotnica natisne, dajo mentor in zaposleni lahko podpišeta. Podoben postopek se opravi tudi v primeru preverjanja znanj (recertificiranja), ko se namesto programa usposabljanja vpiše le preverjanje znanja; to pomeni, da se posamezna usposabljanja glede na določeno obdobje preverjajo oz. recertificirajo. Tako se lahko samodejno izračuna datum preverjanja znanja za določeno delo. Po preteku določenega obdobja in v vsakem trenutku je možno s seznama recertificiranja dobiti seznam zaposlenih, ki jih je potrebno v posameznem mesecu recertificirati oz. nas na lo lahko opozarjajo alarmi, če so nastavljeni v modulu "Alarmi". Različni statusi napotnicc kadrovski službi in vodstvu podjetja sproti prikazujejo stanje o tem, kako posamezna ciljna usposabljanja napredujejo. Študij ob delu Je namenjen obvladovanju vseh aktivnosti in informacij v zvezi s strokovnim izobraževanjem - študijem določenega zaposlenega. Omogoča spremljanje vseh podatkov o zaposlenem, šolski organizaciji, smeri študija, datumu začelka študija, predvidenem datumu zaključka šludija, datumu podpisa pogodbe (če podjetje krije stroške šolnine), številu dni Študijskega dopusta, številu izpitov, tipu Šolanja, pridobljeni stopnji izobrazbe, pridobljenem poklicu itd. Aplikacija nam omogoča tudi spremljanje evidenc o študijskih dopustih (naziv izpita, datum od do, Število dni porabljenega dopusta), stroških študija (naziv stroška, tip stroška, datum stroška, znesek stroška) in opravljenih izpitih (zapis, v katerega se vpisuje vsak posamezni opravljeni izpit ali pa ob koncu šolskega obdobja zapišemo število vseh opravljenih izpitov). Da bi bile informacije o zaposlenih v celotnem sistemu eHRM čim popolnejše, predvsem o izobrazbi, se ob zaključku študija posameznega zaposlenega sproži funkcionalnost, ki strokovnega delavca (oz. osebo, ki vnaša podatke) vpraša, če želi, da se končana izobrazba zapiše v modul "Kadrovska evidenca". Tako se lahko Lakoj zavede zapis o spremembi končane izobrazbe določenega zaposlenega v splošnem modulu "Kadrovska evidenca" in je z enim vnosom urejena in izvedena popolna ažurnost podatkov o zaposlenih. PREDNOSTI ELEKTRONSKE PODPORE PROCESU IZOBRAŽEVANJA Najpomembnejše prednosti elektronske pod- Nci obvezno (re)certificiranje znanja nas opozori računalnik, izobrazba in dosežena znanja se ažurno shranjujejo v računalniški 'evidenci posameznika. lih 58 Za boljšo prakso pore na področju izobraževanja, ki smo jih pridobili z uvedbo aplikacije v delovno okolje, so: • učinkovitejše načrtovanje izobraževalnih vsebin in razvoj kadrov, ■ hilrejše pridobivanje informacij in podatkov za načrtovanje, izvedbo in odločanje za izobraževanje, • ažurnost podatkov, • lahek in pregleden način spremljanja stanja na področju izobraževanja, ' možnosti za hiter vpogled in izdelovanje poročil in analiz (pomembno za vodstvo), • dostopnost podatkov vsem zaposlenim in neposrednim vodjem ter vodstvu, - hitrejša izvedba postopkov pred izvedbo izobraževanja in po izvedbi izobraževanja, • vodenje evidence o stanju dogodkov in arhiviranje vseh aktivnosti, • v proces so vključeni zaposleni in njihovi neposredni vodje - hitro in lahko komu niči ranje, • hitro iti lahko obvladovanje (z enim klikom spremenimo oz. uredimo cel cikel podatkov), ■ pomembna obvestila in potrjevanja potekajo samodejno preko e-pošte, • povečanje dinamike poslovanja, - povečanje zadovoljstva zaposlenih, ■ povečanje produktivnosti, • zmanjšanje količine "papirjev". SKLEPNE MISLI V času globalizacije je ključna sposobnost vsakega podjetja hitro prilagajanje spremembam. S tem je povezan tudi največji izziv za sistem upravljanja zaposlenih in mene dž me nt izobraževanja. Klasični, tradicionalni pristopi obvladovanja vseh aktivnosti, ki potekajo v procesu izobraževanja, so že pred leti zahtevali prenovo ali vsaj pre- oblikovanje, zato je danes samo Še vprašanje časa, kdaj bodo tudi tista podjetja, ki temu ne dajejo posebnega poudarka oz. to prelagajo na "nekoč, potem", spoznala nujnost tega in se začela prilagajati potrebam konkurenčnega okolja. VIRI IN LITERATURA Regvur, B. (2001). Management in globalizaeija. Zbornik posvetovanja l mednarodna udeležbo 2001. Kranj: Univerza v Mariboru, Fakulteta /_a organizacijske vede. sir. 3. Haial, H. Williams (1596). The New Management, Democracy and Enterprise ure Transforming Organizations, San FranciscO: Beretl-Koehler Publishers'. Jereb, J. (1OTB). Izobraževanje in usposabljanje kadrov. Management kadrovskih v i rov, Ljubljana: Fakultety /a družbene vede, Zafcrajiek, M. (2003). Upravljanje človeški h virov. Ljubljana: MoSRC.SI, 2003/35, sir. 7-8, hctpyfovw w.src.s i/poiiu d ba/ehrm. asp 1 tephražemrtje je dotgotmjen in načnen proces razvijanja posatnezJlH&vegCi znanja, Sposobnosti in navad. Izpopolnjevanje vključuje procese dopolnjevanju, spreminjanja in sistematiziranja že pridobljenega znanju, spretnosti, navad in navitih sposobnosti. Usposabljanje je proces razvijanja tistih posameznikovih sposobnosti, ki jih posameznik potrebuje pn i/p ni v/Janj i< konkretnega tlela r okviru določene dejavnosti, (def. Jereb, J.) * Razlika med usposabljanjem in ciljnim usposabljaj^ je v namenu. Namen usposabljanja je usposabljanje zaposlenega za opravljanje vseh del na delovnem mestu, ki ga zaseda. Običajno se zaposleni za eno delavno mesto usposablja f začetnem obdobju njegove razporeditve na to delovno mesto. Namen ciljnega usposabljanja pa je usposabljanje za točno določeno delo oz. naloga. Zato je skozi ciljno usposabljanje poleg Samega usposabljanju možjio spremljati tudi preverjanje znanja z.a posamezno opravilo.