KRITERIJI ZA IZLOČANJE NEKNJIŽNEGA GRADIVA Mateja Ločniškar-Fidler Oddano: 06.01.2001 – Sprejeto: 01.03.2001 Strokovni članek UDK 027.022:025.855 Izvleček V splošnoizobraževalnih knjižnicah so poleg tradicionalnih tiskanih zbirk gradiv najbolj pogosti zapisi na zvočnih kasetah, videokasetah, zgoščenkah (CD) in CD-ROM-ih. V prispevku so opisane poškodbe, kriteriji in postopki pri izločanju navedenih medijev ter osnovni pogoji za vzdrževanje zbirk. Ključne besede: splošnoizobraževalne knjižnice, neknjižno gradivo, izločanje gradiva Professional article UDC 027.022:025.855 Abstract In public libraries non-book materials such as sound recordings, video recordings, compact discs and CD-ROMs are now numerous, outnumbered only by printed materials. In the article various instances of damages of the above mentioned media are described, as well as the criteria and procedures for eliminating non-book materials and the basic conditions for their maintenance. Key words: public libraries, non book materials, withdrawals LOČNIŠKAR-FIDLER, Mateja: Criteria for eliminating non-book materials. Knjižnica, Ljubljana, 45(2001)1-2, xx-xx 1 Uvod V splošnoizobraževalnih knjižnicah imajo ob tiskanem gradivu, ki je še vedno najpomembnejše sredstvo pri posredovanju znanja, idej in informacij, že nekaj časa velik pomen druge oblike zapisov, med njimi zvočne kasete, videokasete in zgoščenke s posnetimi govornimi, govorno-glasbenimi, glasbenimi in filmskimi deli, ki so po vsebini namenjeni otrokom, mladini in odraslim. Knjižnice z navedenimi zbirkami izboljšujejo svoje storitve, razširjajo ponudbo »starim« uporabnikom in privabljajo nove, med katerimi so tudi taki, ki sprva niso dovzetni za tiskano besedo. Zbirke med uporabniki živijo, če je pravilno usmerjena nabavna politika, ustrezna strokovna obdelava, primerna postavitev gradiv in dobra svetovalna služba. Če so navedena neknjižna gradiva in elektronski mediji del knjižničnih zbirk, jih enako kot tiskano gradivo strokovno obdelamo, inventariziramo, katalogiziramo, klasificiramo, opremimo in postavimo na primerne police in v primerne prostore. V strokovno obdelavo sodita tudi postopka popravilo in izločanje, ki imata pomembne naloge pri obnavljanju, ohranjanju in dopolnjevanju obravnavanih zbirk gradiv. V prispevku so predstavljene vrste poškodb, postopki popravil in merila za izločanje neknjižnih zbirk ter elektronskih medijev. 2 Poškodbe gradiva Mediji se lahko poškodujejo že ob samem nastanku in/ali transportu, zato moramo vsak medij v času nakupa in obdelave pregledati in če je le mogoče poslušati in pogledati (Fothergill in Butchar, 1985). V nasprotnem primeru lahko pride do izločanja gradiva že ob prvi izposoji, če nas seveda uporabnik ob vračanju dela na poškodbo opozori. Taki pogumneži so redki, kajti strah o morebitni krivdi in posledično denarni kazni je močnejši. S pregledovanjem novih gradiv lahko naletimo na naslednje pomanjkljivosti in poškodbe: - pri zvočnih kasetah slab posnetek in napačen ovitek v kasetni škatli; - pri videofilmih slaba slika in/ali ton, zamaknjeni podnapisi ter napačen ovitek ali celo nalepka na videoškatli; - lahko se zgodi, da kupimo film, pa trak v kaseti ni posnet; - zaradi površinskih napak pri izdelavi zgoščenke obstaja nevarnost poškodb pogona; - tiste zgoščenke, ki niso originalno zaprte, imajo lahko praske, ki povzročijo motnje pri predvajanju. Če dobavitelje pravočasno opozorimo na navedene poškodbe gradiv, nam jih zamenjajo. Drugače se lahko zgodi, da moramo zaradi pravilnega postopka vodenja nabave poškodovano gradivo obdelati in istočasno izločiti. Če so ti mediji v knjižnici del knjižničnih gradiv, se lahko poškodujejo zaradi: - neprimerenga okolja hranjenja (temperatura, vlaga, prah, bližina magnetnega polja), - neprimernih polic za postavitev gradiva, - nepravilnega ravnanja in - zaradi obrabe, ki nastane s prekomerno izposojo gradiva. Od navedenih poškodb so najpogostejše tiste, ki nastanejo zaradi nepravilne uporabe, zaradi obrabe, ki nastane z večkratno izposojo gradiva in zaradi neprimernega okolja hranjenja. Posledice so naslednje: 1. pri zvočnih kasetah: - zasukan, zmečkan in/ali strgan trak, - kljub predhodni odstranitvi tako imenovanih »čepkov« zbrisan in/ali presnet zapis, - odtrgana blazinica, iztaknjen, zvit in/ali zlomljen kovinski del, na katerem je prilepljena blazinica, -poškodovan zapis zaradi vpliva tujega magnetnega polja, -odtrgana ali kako drugače uničena etiketa in ovoj z osnovnimi podatki o zapisu, - polita kaseta in - zaradi vročine zvita kaseta. 2. pri videokasetah: - zmečkan in/ali strgan trak, - sprijet trak, ker že dalj časa (vsaj dve leti) ni bil prevrten ali je bil nepravilno skladiščen, - zlomljen »zatič«, - kljub predhodni odstranitvi »čepka« zbrisan in/ali presnet zapis, -poškodovan zapis zaradi vpliva tujega magnetnega polja, -odtrgana ali kako drugače uničena etiketa z osnovnimi podatki o zapisu, - polita ali počena kaseta in - zaradi vročine zvita kaseta. 3. pri diskih: - praske, zareze, ki povzročajo trajne motnje pri predvajanju dela in -uničen ovoj. Večina opisanih poškodb, ki so slikovno prikazane tudi na sliki 1, povzroči take okvare, da medija ne moremo več popraviti in izposojati, zato ga pripravimo za odpis. Na zunanje, vidne poškodbe so lahko pozorni knjižničarji, ki izposojajo in sprejemajo vrnjena gradiva. Na poškodbe, ki nastanejo na zapisih in so s prostim očesom nevidne, prej ali slej opozorijo uporabniki sami. Gradivo pregledajo še knjižničarji, kajti praksa je pokazala, da je velikokrat opozorilo o slabem zapisu netočno. Ker za pregledovanje gradiva potrebujemo kar nekaj časa, gradivo umaknemo iz izposoje in v računalniških zapisih označimo, da je v pregledu. Te vrste opravil lahko opravi knjižničar med zavijanjem knjižnega gradiva ali knjižničar pri izposojevalnem pultu v času, ko ni veliko uporabnikov. Zunanje poškodbe, kot so izgubljen ali močno poškodovan ovoj v škatli kasete ali zgoščenke, počena ali kako drugače poškodovana škatla, v kateri je shranjena kaseta ali zgoščenka, lahko nadomestimo in ne smejo biti razlog za izločanje gradiva. 3 Kriteriji za izločanje gradiva Kriteriji in merila za izločanje obravnavanih neknjižnih in elektronskih medijev so naslednji: -poškodovano oziroma uničeno gradivo, -izgubljeno gradivo, -neizterljivo (izposojeno) gradivo, -izraba oziroma obraba zaradi prekomerne izposoje, -ukradeno gradivo, -zastarela vsebina in -odvečni izvodi. Poleg že opisanih poškodb, ki so lahko na obravnavanih medijih, moramo opozoriti še na problem neizterljivega gradiva, na poškodbe aparatur, ki naj bi nastale z uporabo izposojenih knjižničnih medijev, na zastarele vsebine in na odvečne izvode. Neizterljivo gradivo je lahko povezano z zlorabo izgubljene izkaznice, zato je dobro, da se knjižnica pred takimi primeri zaščiti v pravilniku o poslovanju knjižnice, kjer je pojasnjeno, da je član dolžan uničenje ali izgubo izkaznice sporočiti knjižnici v roku 24 ur. V tem času je knjižnica še pripravljena kriti morebitne stroške, ki nastanejo z zlorabo izkaznice, drugače ne. Uporabnik lahko poškoduje izposojeno gradivo zaradi nepravilne uporabe aparatur za predvajanje (Driessen in Smyth, 1995). Pri takem početju lahko poškoduje tudi svoje aparature, in sicer pri kasetofonu in videorekorderju glavo in pri računalniku pogon. Zato tudi v takem primeru lahko v pravilnik o poslovanju dodamo še naslednje: »Knjižnica ne prevzema odgovornosti za kakršnokoli škodo, ki bi nastala kot posledica uporabe video, avdio, CD in DVD medijev«. O zastarelosti vsebin na zvočnih kasetah še težko govorimo. Določeni zapisi trenutno niso aktualni, vendar imajo neko vsebinsko vrednost, zato priporočamo le zmanjšanje izvodov in primerno skladiščenje. Filmi z leti postajajo kinotečna zbirka in o zastarelosti ne moremo govoriti. Prej bo zastarel medij, vsebina ne. Lahko pa izločimo filme, ki nimajo ne vsebinske ne igralske ali kakršne koli druge kvalitete. Dobro je na to paziti že pri nakupu. O večjem izločanju filmov bomo po vsej verjetnosti razmišljali šele takrat, ko bo DVD medij splošno razširjen in video praktično ne bo več obstajal. O zastarelosti zapisov lahko govorimo predvsem pri vsebinah na CD-ROM-ih, saj se glede na tehnologijo stalno spreminjajo in posodabljajo. So primeri, ki jih lahko ravno zaradi zastarele vsebine izločimo že po letu dni, na primer nekateri CD-ROM-i, ki jih izdajajo računalniške revije (PC & mediji, Win.ini, stari Amebisovi slovarji, predhodne različice računalniških programov in drugo). Če so obravnavani mediji po vsebini sestavni del drugega medija, najpogosteje tiskanega gradiva, se bibliotekar glede na primarnost dokumenta odloči ali bomo izločili celoten komplet ali samo poškodovano gradivo. 4 Postopki pri izločanju gradiva Gradivo, ki je pripravljeno za odpis, v inventarnih knjigah, na kataložnih listkih in/ali v računalniških zapisih odpišemo. Odpisanemu gradivu odstranimo črtne kode in na primernih mestih z ustreznim pečatom za izločanje gradiva ustrezno označimo, da je gradivo izločeno. Odpis naj poteka sproti. Ob polletju ali konec leta tiskamo seznam odpisanega neknjižnega gradiva in elektronskih medijev ter naredimo letno statistiko odpisov. Delo je timsko. Izločajo le strokovno usposobljeni knjižnični delavci. Zbrano izločeno gradivo enkrat na leto, po potrebi tudi dvakrat, odpeljemo na deponijo odpadkov, kjer se odpadni material razvršča glede na svojo sestavo, v našem primeru je to trda plastika (embalaža). 5 Zaključek Izognimo se poškodbam, ki lahko nastanejo zaradi neprimernih prostorov hranjenja, neprimerne temperature, ki odstopa od 18 do 24°C in relativne vlažnosti, ki se ne giblje v mejah pri zvočnih kasetah od 40 do 60% in pri videokasetah od 35 do 45% (Čučnik-Majcen, 1996). Enako škodljiv vpliv na trak ima tudi prostor, v katerem je veliko prahu in cigaretnega dima. Če je okolje presuho, se trak lahko naelektri s statično elektriko, pri povišanih temperaturah pa lahko pride do lepljenja plasti. Pri videokasetah mora biti trak previt na začetek in shranjen v pokončni legi tako, da je polni kolut traku spodaj (Driessen in Smyth, 1995). Na pogled so diski trpežnejši, vendar so v uporabi še premalo časa, da bi lahko ocenili življenjsko dobo in zanesljivost. V primerjavi z zvočnimi in videokasetami so manj občutljivi na temperaturne razlike. Za vzdrževanje zbirk, za sprotni pregled in nadzor nad kvaliteto in vsebino zapisov, za popravila in za izločanje pokvarjenih oziroma uničenih zapisov mora biti v knjižnici predvideno delovno mesto s primerno tehnično opremo. Pravilna presoja, kaj popraviti in kaj ne, ter ročne spretnosti delavca pri popravljanju in /ali obnavljanju poškodovanih gradiv pripomorejo k urejenosti zbirk. Če je to doseženo, lahko tudi od uporabnika pričakujemo, da bo pri izbiranju in izposoji z medijem primerno ravnal. V nasprotnem primeru se lahko zbirke hitro umaknejo s knjižnih polic. Uporabnike lahko ustno in pisno opozarjamo, kako naj ravnajo z opisanimi gradivi: - Prosimo Vas, da zvočne kasete prevrtite na začetek. - Prosimo Vas, da videokasete prevrtite na začetek. - Prosimo Vas, da ne odstranjujete etiket z ovitkov CD plošč in CD-ROM-ov. V primeru poškodbe boste morali plačati odškodnino. In nenazadnje morajo biti pogoji izposoje in obrabe knjižničnih gradiv pojasnjeni, odgovornost knjižnice in odgovornost uporabnika do gradiv natančno določeni, in to v pisni obliki, v pravilniku o poslovanju knjižnice, v publikaciji knjižnice, na vpisnem obrazcu ter na spletni strani knjižnice. Citirani viri 1. Čučnik-Majcen, N. (1996). Uporabniki in varovanje gradiva danes. Knjižnica, 40(3-4), 323-335. 2. Driessen, K. C., & Smyth, S. A. (1995). A library manager's guide to the physical processiong of nonprint materials. London: Greenwood Press. 3. Fothergill, R., & Butchar, I. (1985). Non-book materials in libraries. London: Bingley. 4. IFLA načela za hrambo knjižničnega gradiva in za ravnanje z njim (2000). Ljubljana: FF, Oddelek za bibliotekarstvo; Arhiv Republike Slovenije. (Bibliothecaria; 7. Prevodi; 2). 5. Klaus, G. L., & Glang-Süberkrüb, A. (1986). Video in der Öffentlichen Biblithek. Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut. 6. Strater, E., & Giese, A. (1997). Ist das jetz normal? Buch und Bibliothek, 49 (4-5), 320-324. Mateja Ločniškar-Fidler je zaposlena v Knjižnici Bežigrad kot vodja Oddelka za neknjižno gradivo. Naslov: Einspielerjeva 1, 1000 Ljubljana Naslov elektronske pošte: mateja.locniskar@guest.arnes.si Slika 1: Poškodbe zvočnih in videokaset