109 ATLANTI • 28 • 2018 • n. 1 Odnos privatnih i javnih arhiva: teorija i praksa Mirjana BOGOSAVLJEVIĆ, MScE Senior Archivist, Archives of Serbia, Karnegijeva 2, Belgrade, Serbia e-mail: bogosavljevicmirјаna@yahoo.com The Relationship Between Private and Public Archive: Theory and Practice ABSTRACT Clearly and precisely defined laws represent the basis for a good attitude towards the arhival materials, legal regu- lations determine the procedures and to a large extent make it possible to achieve a high level of protection and security of documents both in public archives and in private ones. The key problem is the issue of the normative arrangement of archival documents in private ownership. How is the document stored with the owner, how does the archive come to a contact, and if there is any legal regulation regarding the acquiring of documents from a pri- vate archive? The fact is that documents are archive treasures whether they are in the public archives or in private ownership. It is therefore important to establish a normative framework that encompasses a series of laws that are dealing with the profession, but above all taking care of the protection of documents and their preservation. The basis of work is the question of the relationship between state and private archives and their linkage as well as the usefulness of existing laws in the direction of taking over and keeping private property in possession of state archi- ves. Key words: state archives, private archives, documents, laws Le relazioni tra archivio privato e pubblico: teoria e pratica SINTESI Leggi definite in modo chiaro e preciso rappresentano la base per una buona attitudine verso i materiali archivisti- cii, le normative legali determinano le procedure e in larga misura consentono di raggiungere un alto livello di protezione e sicurezza dei documenti sia negli archivi pubblici che in quelli privati. Il problema chiave è la questio- ne della disposizione normativa dei documenti d’archivio nell’ambito della proprietà privata. Come viene memo- rizzato il documento con il proprietario, in che modo l’archivio arriva ad un contatto, ed esiste una regolamenta- zione legale riguardante l’acquisizione di documenti da un archivio privato? Il fatto è che i documenti sono tesori di archivio, siano essi negli archivi pubblici o in quelli di proprietà privata. È quindi importante stabilire un quadro normativo che comprenda una serie di leggi che si occupano della professione, ma soprattutto che si prendano cura della protezione dei documenti e della loro conservazione. La base del lavoro è la questione del rapporto tra archivi statali e privati ed il loro collegamento, nonché l’utilità delle leggi esistenti nella direzione di rilevare e mantenere la proprietà privata nel possesso degli archivi statali. Parole chiave: archivi statali, archivi privati, documenti, leggi Odnosi med javnimi in zasebnimi arhivi: teorija in praksa IZVLEČEK Jasno i precizno definisani zakoni predstavljaju osnovu za dobar odnos prema gradji, zakonske regulative odredjuju postupke i u velikoj meri čine da se postigne visoki nivo zaštite i sigurnosti dokumenata kako u javnim arhivima tako i u privatnim. Ključni problem je pitanje normativnog uređenja arhivskih dokumenata u privatnom vla- sništvu. Kako se čuva dokument kod vlasnika, kako dolazi do arhiva i da li uopste postoji zakonska regulativa u vezi predaje dokumenata iz privatnog vlasništa arhivu? Činjenica je da su dokumenta arhivska blaga bez obzira da li su u arhivu ili u privatnom vlasništvu. Zato je važno utvrditi normativni okvir koji obuhvata niz zakona, podzakona i propisa koji se odnose na struku, ali pre svega na zaštitu dokumenata i njihovo očuvanje. Okosnicu rada čini pitanje odnosa između državnih i privatnih arhiva i njihovog povezivanja kao iupotrebljivosti postojećih zakona u pravcu preuzimanja i čuvanja gradje iz privatnog vlasništva u posed državnih arhiva. Ključne reči: državna arhiva, privatna arhiva, dokumenta, zakoni ATLANTI • 28 • 2018 • n. 1 110 Mirjana BOGOSAVLJEVIĆ: Odnos privatnih i javnih arhiva: teorija i praksan, 109-113 Uvod Članak se bavi pitanjem privatne arhive, njegovim odnosom prema javnim arhivama i primenljivo- sti njihovog odnosa autentičnosti, dokaza i vrednosti na privatne arhive. Da li dokumenta u privatnom vlasništvu imaju arhivski status i da li se uopste zakoni i status javnih arhiva mogu primeniti i na privatne arhive. Ključno pitnje je koliko dokumenata u privatnim arhivama zadržava svoju vrednost ako ostane unutar pirvatnog vlasništva s obzirom na činjenicu da pristup i mogućnost korišćenja tih dokumenata je svakako moguća samo ako iz privante predju u državnu arhivu. U teoriji važno je da dokumenta iz priva- tnih arhiva dobiju isti status kao u javnim arhivama, da podležu zaštiti i da budu dokumenta od nacional- nog interesa ali da li je zaista tako i u praksi. Rešenje bi morali da potražimo u činjenici da je neophodno pronaći način kako bi se pre svega evidentirala sva gradja izvan javnih arhiva a onda i zaštitila i prenela iz privatnog vlasništa u javnearhive. U stručnoj literaturi a i u praksi postoji potpuno zanemarivanje procene privatnih rukopisnih dokumenata. Izgleda da je suviše jaka i izražena granica i podela izmedju javnih i privatnih arhiva. U pra- ksi svakako postoji duboko razdvajanje izmedju privatnih i javnih arhiva što je očigledno vidljivo kroz brigu sa kojom se definišu arhivi i činjenice da su sami arhivisti često govorili kako se nigde ne spominje pitanje brige za gradju izvan javnih institucija. Suštinsko pitanje je promena “starateljstva” i vlasništva dokumenata iz privatnih arhiva u javne a to je moguće sprovesti samo uz dobre zakone koji bi omogućili prenošenje dokumenata iz privatnog vla- sništva javnim institucijama tj. arhivima. Razlika između javnih i privatnih arhiva Privatni arhivi generalno se definišu kao evidencije koje su stvorile fizička lica, privredna društva, društvene i druge neprofitne organizacije. Ovi arhivi uključuju i fondove osoba, porodica, privatne ruko- pise, istorijske rukopise ili kolekcije. Privatni arhiv je dakle opšta oznaka za arhive pojedinaca, porodica, udruženja, organizacija koja je nastala ili nastaje delovanjem ili radom pravnih i fizičkih lica a pod uslo- vom da nije nastala obavljanjem javne službe i da nije u javnom vlasništvu. U Srbiji javne arhive čine pored Državnog Arhiva Srbije i Arhiv Jugoslavije kao i pokrajinski arhivi, medjuopštinski i arhivi jedinica lokalne samouprave. Tako javne arhive u Srbiji čine fondovi, gradja insti- tucija, državnih organa kao i arhivska gradja od značaja za istoriju Srbije i sprkog naroda, gradja nastala radom centralnih državnih organa i organizacija jugoslovenske države, arhivska gradja i dokumentacioni materijal nastao u radu pokrajinskih organa i organizacija, arhivska gradja za teritotriju više jedinica lokal- ne samouprave kao i arhivska gradja za teritoriju jedinica lokalne samouprave . 1 Dok javne arhive rastu iz nekih redovnih aktivnosti, dokumenta privatnih arhiva obično predsta- vljaju proizvod ili redovne delatnosti ili spontanog izraza misli i osecanja. U pitanju su papiri, dnevnici, pisma, fotografije i drugi dokumenti stvoreni i akumulirani spontano tokom postojanja pravnog ili fi- zičkog lica. Problem takvih dokumenata je da često ne postoji povezanosti izmedju njih i da retko pose- duju organski odnos prema drugim rukopisima unutar fonda. Pojedinci, porodice ili neformalne grupe nezvanično ili slučajno stvaraju privatne arhive. Razlika između javnih i privatnih arhiva po Schellenbergu zavisi od prirode njihovog stvaranja ili provenijencije i dodeljivanja vrednosti samim dokumentima. Istorijska dokumenta u javnih arhivama su povezana u fondove i poseduju dokazni karakter dok privatne arhive sadrže dokumenta pre svega istraživ- ačke ili informativne vrednosti. Javne arhive dokumenta čuvaju u smislu dokaza, funkcije strukture i od- govornosti dok privatne arhive drže dokumenta u smislu pamćenja, nasleđa, istraživačke i kulturne vred- nosti. Schellenberg je definisao tri osnovne karakteristike privatne arhive 2 : 1. T. R. Schellenberg, Modern Archives – Principles and Techniques. 2. Predlog Zakona o arhivskoj gradji i arhivskom poslovanju, R. Srbija. 111 ATLANTI • 28 • 2018 • n. 1 Mirjana BOGOSAVLJEVIĆ: Odnos privatnih i javnih arhiva: teorija i praksan, 109-113 1. Stvaranje. Privatni rukopisi se ne kreiraju tokom svrsishodne, organizovane aktivnosti, već u „spontanom, slučajnom ličnom izrazu“ ideje ili osećaja. Oni nemaju organski karakter u tome što odnos pojedinačnih dokumenata sa drugim dokumentima nije bitan za razumevanje njiho- vog značaja ili sadržaja. 2. Čuvanje ili vlasništvo. Privatne arhive se prikupljaju ili kupuju putem kupovine ili poklona umesto da se prikupljaju ili primaju putem transfera i depozita u toku redovne poslovne delat- nosti. 3. Motiv za preuzimanje od strane arhivske institucije. Dok javne arhive treba ceniti i sačuvati zbog njihove evidencione i informacionu vrijednost, privatni rukopisi nemaju evidencionu vrednost i čuvaju se samo zbog njihove informativne vrednosti ili njihovog potencijala za ko- rišćenje u istraživanju. Od ova tri elementa koje je Schellenberg naveo za arhiviste je ključni drugi koji se odnosi na vlasni- štvo. Organizacije, pojedinci, porodice ili neformalne grupe deluju nezvanično, slučajno ili spontano i na taj način stvarju privatne arhive. Privatni fondovi se prikupljaju dok se u državnim arhivima gradja čuva i prenosi. Prelomna tačka u razumevanju odnosa privatnih i javnih arhiva je svojina nad dokumentima i gra- djom. Tranzicija je tu odigrala ključnu ulogu i nametnula javnim arhivima da ozbiljno razmotre pitanje zaštite arhivske gradje privatnih ustanova kao i privatizovanih preduzeca. U tom pravcu ključni odnos je onaj koji nastaje izmedju stvaralaca, imalaca gradje i arhiva. Prvo važno je uspostaviti vezu izemdju stvaralaca arhivske gradje, onih koji je poseduju i arhiva kao krajnje ustanove gde bi gradja morala da se čuva. Svakako jedan od uslova je poštovanje propisa iz arhivske delatnosti, praćenje promena u odnosu stvaralac-imalac-arhiva, postojanje posebne brige novih vlasnika na zaštiti dokumenata i gradje ustanova i preduzeća kao i pitanje smeštajnih uslova. Činjenica je da je najbolje sačuvana građa ona u privatnim ustanovama koje su poštovale uputstva arhiva. Drugo pitanje je zaštita gradje nevladinih organizacija čiji broj u Srbiji nije mali i zanemarljiv. U nevladinom sektoru nastaje veliki broj dokumenata koja su važna za našu proslost pa se postavlja pitanje kako preciznije utvrditi zakonski okvir da se ova vrsta gradje tretira kao kulturno dobro. Činjenica je da dokumenta koja nastaju radom nevladinih organizacija nisu zakonski regulisana i na pravi način zaštićena. Tako arhivi kao javne institucije gotovo uopste nemaju uvid u gradju nevladinih organizacija i nevladinog sektora. Zakon o arhivskoj gradji i arhivskoj službi kao i Zakon o kutlurnim dobrima iz 1994 godine ne spominje eksplicitno nevladine organizacije, tako da je ceo taj sektor ostao van zakonskih okvira i regula- tive. Gradja ove vrste svakako zaslužuje da bude javno predstavljena, dostupna kao i adekvatno sačuvana jer ona predstavlja deo naše istorije i kulture. Treću grupu čine dokumenta u posedu privatnih lica. Jedan od načina da se dokumenta koja su u posedu privatnih lica sačuvajuje kroz donaciju državnom arhivu i tako postanu javno dobro. Arhiv Srbije je objavio javni poziv privatnim vlasnicima dokumenata da postanu darodavci. Time je Arhiv Srbije pra- ktično poslao molbu privatnim licima da poklone javnom arhivu sva dokumenta koja poseduju, a koja su po bilo kom osnovu važna za istoriju Srbije i srpskog naroda. Iz godine u godinu broj darodavaca se po- većava a posebno je važno da darodavci ne dolaze samo iz Srbije već iz celog sveta. Zakonska regulativa Odnos privatnih i javnih arhiva u našem zakonodavstvu samo je načelno regulisan, a u daljem tek- stu objasnicu pojedine tačke Predloga zakona o arhivskoj gradji i arhivskoj službi koji ima karakter speci- jalnog propisa pa tako kompletno reguliše oblast zaštite arhivske gradje u zemlji. Šta donosi Predlog zakona o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti, da li zaista pruža osnov za za- konsku regulativu odnosa javnih i privatnih arhiva? Prema najnovijem Predlogu zakona o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti ne pravi se razlika izme- dju javne i privatno generisane arhivske gradje već se pod arhivskom gradjom smatra svaki izvorni a u nedostatku izvornog svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali bilo radom i delo- vanjem državnih organa i službi itd ili privatnih društava, verskih zajednica i drugih pravnih i fizičkih lica koji su od trajnog značaja za kulturu, umetnost, prosvetu i druge društvene oblasti bez obyira na to kada ATLANTI • 28 • 2018 • n. 1 112 Mirjana BOGOSAVLJEVIĆ: Odnos privatnih i javnih arhiva: teorija i praksan, 109-113 i gde su nastali, i da li se nalaye u ustanovama zastite kulturnih dobara ili van njih, I bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani. Za private arhive od posebne vaznosti je da se precizno utvrde i odvoje zapisi koji predstavljaju dokument od onih koji to nisu. To je i učinjeno u Predlogu zakona o arhivskoj gradji i arhivskoj delatno- sti. Dokument je definisan kao zapis bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade, koji sadržajem, kontekstom i strukturom pruža dokaz o aktivnosti koju pravno ili fizičko lice preduzima, obavlja ili zaključuje tokom svoje delatnosti ili lične aktivnosti. Da bi jedan zapis imao karakter dokumenta on mora da zadovolji četiri uslova: autentičnost, vero- dostojnost, celovitost i upotrebljivost. Autentičan je dokument za koji se može dokazati da jeste ono što se u njemu tvrdi da jeste, da ga je stvorilo ili poslalo fizičko ili pravno lice za koje se tvrdi da ga je stvorilo ili poslalo, i da je stvoren ili poslat u ono vreme u koje se tvrdi da je to učinjeno Verodostojan je onaj dokument čijem se sadržaju može verovati da potpuno i tačno predstavlja po- slovne aktivnosti ili činjenice koje potvrđuju i na koje se može osloniti tokomnarednih poslovnih aktiv- nosti Celovit je onaj dokument koji je potpun i neizmenjen, i na kraju Upotrebljiv je onaj dokument koji je moguće locirati, pretražiti, predstaviti i interpretirati Zaštita arhivske gradje je potpuno opisana u delu zakona o arhivskoj gradji gde jasno stoji da je arhi- vska građa zaštićena zakonom bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posedu, odnosno kod koga se nalazi. Pitanje predaje arhivske gradje nadležnom javnom arhivu u Predlogu zakona rešeno je članovm 21 gde se naglašava da se popisana i sređena arhivska gradja predaje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka. Sledećim članom su utvrđene obaveze stvaralaca i imalaca arhivske gra- dje prilikom predaje gradje nadležnom javnom arhivu dok tri člana zakona 23,24 i 25 se odnose na pre- daju arhivske građe nastale u radu stvaralaca i imalaca koji je prestao sa radom, ako neispunjava obaveze predaje arhivske građe, kao i pitanje mera zaštite ahrivske građe u slučaju vanredne situacije. U Zakonu o arhivskoj gradji i arhivskoj službi zakonom su utvrdjene obaveze stvaraoca i imaoca privatne arhivske gradje. U nekoliko tačaka pokrivena su najvažnja pitanja: evidencije privatne arhivske gradje; dužnosti imaoca privatne arhivske gradje; dostupnost privatne arhivske gradje predate arhivu; pravo preče kupovine i odobrenje za inošenje iz zemlje. Ipak ono što je jasno definisano i što potpuno opisuje odnos imaoca privatne arhivske gradje sa imaocima javne arhivske gradje je čl. 26 koji kaže: Na stvaraoce i imaoce privatne arhivkse građe i doku- mentarnog materijala primenjuju se odredbe ovog zakona koje se odnose na stvaraoce i imaoce javne arhivske građe, osim ako odredbama ovog ili drugog zakona nije drugačije određeno. Proces donošenja zakona je jako dugačak a činjenica je da još uvek nije usvojen zakon koji bi bio primenljiv i na javne i na privatne arhive. Sami arhivisti imaju puno dilema i nedoumica oko razgraničenja javnih i privatnih arhiva, njihove povezanosti, kao i uspostavljanja reda na polju evidencije o postojanju gradje i njenoj zaštiti. U Predlogu zakona utvrdjene su obaveze stvaraoca i primaoca privatne arhivske gradje ali sa druge strane jasno je naglašeno da se za imaoce privatne arhivske gradje primenjuju iste odre- dbe zakona koje se odnose i na stvaraoce i imaoce javne arhivske gradje. Na taj način se zapravo stavlja znak jednakosti izmedju javnih i privatnih. Pred arhiviste se postavlja važno pitanje koje su ingerencije javnih arhiva po pitanju gradje koja je u privatnom vlasništvu i kako rešiti to pitanje naročito ako nije zakonom propisano. Zato je jako važno doneti tačno definisane zakone koji ce biti od pomoći arhivistima da na pravi način preuzmu i zaštite privatnu arhivstku gradju. Za arhivsku gradju u privatnom vlasništvu najvažnije je da bude utvrdjen status privatnih arhiva. Sledeći korak je da gradja privatnih arhiva bude evidentirana, adekvatno zaštićena u okviru zakonodavno pravnog sistema a istovremeno važno je da bude utvrdjen i zakonski propisan postupak prava preče kupo- vine u slučaju njenog otuđenja. Svi privatni arhivi moraju da imaju podrsku od strane javnih arhiva. 113 ATLANTI • 28 • 2018 • n. 1 Mirjana BOGOSAVLJEVIĆ: Odnos privatnih i javnih arhiva: teorija i praksan, 109-113 U praksi najdalje se otislo u saradnji izmedju privatnih arhiva privrednih organizacija i javnih arhi- va. Zakonom su tačno utvrđene obaveze stvaraoca i imaoca privatne arhivske gradje, evidentiranje, roko- vi čuvanja, način i nadležnost u procesu izlučivanja i sl. Odnos privatnih arhiva društava, poput nevladi- nih organizacija i javnih arhiva je samo delimično uređen i praktično sveden na čuvanje evidencija. Najmanje je urađeno u domenu aktivne saradnje javnih arhiva i fizičkih lica ili porodica, tako da metod koji se najčešće sreće u praksi je preuzimanje ličnih fondova, kolekcija dokumenata i druge građe kroz proces donacije. SUMMARY The question of the relations between private and public archives in Serbia is not resolved neither in the legal regu- lation, nor in practice. The paper confirmed the initial thesis that the basic problem between public and private archives lies in the still unresolved issue of the normative framework and laws related to the connection between the private and public archives. The fact is that regardless of ownership, archival documents (private or public) are archival materials and documents of national importance that must be preserved and transferred to public archi- ves. Public archives are those that determine, record, determine the significance and value of documents of private archives, acquire and store archival material. The precision and accuracy of this procedure depends largely on a clear and precisely defined legal framework that provides enough opportunities to cover for all aspects of a private archive (from the archives of institutions and organizations, through the non-governmental sector and documents owned by private persons). Private archives are mainly treated as executors of orders issued by public archives. In the legal sense it is envisaged that everything related to the creators and holders of public archives can be applied to private archives. In this way, the specifics and special needs in the protection and preservation of the archive buil- ding of private archives are ignored. Determining the legal status and legal framework of private archives would greatly facilitate the comprehensive and accurate transfer of documents to public archives. This would ensure the best preservation of all those documents and works that are in the hands of private companies, societies and indi- viduals who have not yet seen the light of the day and have been given the opportunity to be treated in the same way as all other archival materials of the public archives. Typology: 1.04 Professional article Submission date: 30.07.2018 Acceptance date: 08.08.2018