PROJEKT IZBOLJŠEVANJA SODELOVANJA MED BOLNIŠNIČNIMI ODDELKI IN LEKARNO: IZ MALEGA RASTE VELIKO
Katarina Lokar, Monika Sonc Onkološki inštitut Ljubljana
Povzetek
V	septembru 2008 je bila zaradi potreb po sprotnem reševanju problematike med oddelki in lekarno imenovana posebna skupina. Eno izmed izhodišč delovanja skupine je bilo Poročilo o opravljeni 1. fazi notranje revizije Onkološkega inštituta Ljubljana v letu 2008. Za odpravo nepravilnosti ugotovitev notranje revizije smo pripravili in izvedli ukrepe na področju naročanja in prevzema zdravstvenega materiala in zdravil. Določili smo postopek uvajanja novih materialov, ki je vključeval kakovost, namen, zahtevnost uporabe, poznavanje materiala, mnenje bolnika. Ustanovljena skupina se je intenzivno vključevala tudi v delo na področju javnih naročil, spremljanja kakovosti in varnosti zdravstvenega materiala, zdravil in zaščitnih sredstev ter izobraževanja zaposlenih. Vzpostavitev novega načina sodelovanja je prispevala k uvedbi številnih izboljšav v vsakdanjo prakso tako na področju varnosti in kakovosti uporabe medicinskotehničnih pripomočkov in zdravil kot na področju boljše organizacije dela in stroškovne učinkovitosti.
Uvod
V	septembru 2008 smo zaradi potrebe po sprotnem dogovarjanju o dnevnih aktivnostih med oddelki in lekarno imenovali posebno skupino. Namen posebne skupine je bil predvsem izboljšati obstoječe skupne delovne procese, prenos informacij in komunikacijo. Skupina se je odločila za tedenska srečanja. O dogovorih vodimo zapisnike.
Med vzpostavitvijo delovanja posebne skupine smo prejeli Poročilo o opravljeni 1. fazi notranje revizije Onkološkega inštituta Ljubljana v letu 2008, ki je obravnavala tudi naročanje zdravil in zdravstvenega materiala. Zato smo si za izhodišče delovanja skupine najprej postavili predloge revizije za odpravo nepravilnosti, ki smo jih lahko izvedli sami.
29
Naročanje in prevzem zdravil
Ugotovitve notranje revizije so bile, da oddajnice materiala in zdravil niso pripravljene sproti ob oddaji materiala iz lekarne na oddelke, na oddelkih pa prejem materiala in zdravil ni potrjen. Ni zanesljive kontrole, s katero bi zagotavljali, da je bil material res oddan na oddelkih. Če bi se posamezna pošiljka materiala med potjo od lekarne do oddelka izgubila, bi to lahko ugotovili le izjemoma. Za odpravo nepravilnosti smo pripravili in izvedli naslednje ukrepe:
•	Priprava seznama odgovornih medicinskih sester, ki bodo prevzemale zdravila in narkotike (seznam vsebuje ime in priimek, paraf ter podpis).
•	Zdravila naročamo ob ponedeljkih, sredah in petkih, ko mora biti naročilnica najkasneje do 9.00 ure v lekarni. Odgovorna medicinska sestra v lekarni osebno preveri izpolnitev naročila, podpiše prevzem zdravil in oddajnico na oddelku shranjuje šest mesecev.
•	Vse narkotike prevzema odgovorna oz. pooblaščena medicinska sestra. Narkotikov na oddelke ne prenašamo prek transportne službe, ampak prek prevzemnika.
•	Obrazec za naročanje posebnih zdravil in narkotikov podpisuje izključno zdravnik. Če je na njem oznaka NUJNO, zdravilo pošljemo na oddelek po kurirju, sicer pa v transportu lekarne.
Revizija je ugotovila tudi, da obstoječi ročni način naročanja in evidentiranja porabe zdravstvenega materiala predstavlja nesorazmerno veliko dela. Predlog je bil menjava obstoječega informacijskega sistema. Skupina je pristopila k pripravi programskega paketa za interno naročanje (naročanje zdravil, infuzij, parenteralne prehrane, narkotikov, zdravstvenega materiala). Proces naročanja naj bi potekal tako, da oddelek sestavi naročilnico in jo pošlje prek spleta v lekarno. Po prejemu naročilnice v lekarni se naročena zdravila pripravijo. Oddajnica je sestavljena na podlagi naročilnice. Pri tem je upoštevana razpoložljiva količina. Trenutno je v zaključku delo na področju naročanja infuzij in parenteralne prehrane.
Določitev postopka uvajanja novih materialov (protokol)
Revizija je ugotovila, da na Onkološkem inštitutu Ljubljana (OIL) ni opredeljeno, kdo lahko izpolnjuje interne naročilnice in katere materiale sploh lahko naročajo posamezni oddelki. Preskušanje novih materialov na OIL je bilo dokaj enostavno. Nov artikel je bilo treba zgolj napisati na interno naročilnico. Pri takem načinu naročanja ni bilo zanesljive kontrole, ki bi zagotavljala, da bodo preskušani samo tisti novi materiali, ki jih na OIL res potrebujemo. Ko smo v skupini analizirali postopek naročanja novih materialov, smo ugotovili, da to naročanje močno sovpada z obiski predstavnikov različnih farmacevtskih podjetij na oddelkih in enotah ter da nimamo povratnih informacij o ustreznosti naročenih materialov. Sprejeli smo naslednje ukrepe:
30
•	Nov (nestandardni) zdravstveni material v Dejavnosti zdravstvene nege in oskrbe bo možno naročiti le prek te skupine.
•	Obiski predstavnikov farmacevtskih podjetij na oddelkih in enotah zato niso več dovoljeni oz. niso več potrebni. Vse potrebne predstavitve novih materialov potekajo v lekarni po vnaprejšnjem dogovoru s pooblaščeno osebo v času tedenskih sestankov skupine.
•	Pripravljen bo algoritem postopka uvajanja novih medicinskotehničnih pripomočkov:
1.	predstavitev materiala skupini in preverjanje, če material izpolnjuje vsa potrebna zakonska določila glede varnosti,
2.	sprejem odločitve o smiselnosti testiranja (namen, prednosti, cena),
3.	glede na vrsto materiala skupina določi, kje se bo material preizkušal,
4.	glede na vrsto materiala se določi obdobje testiranja, ki naj ne bo daljše od dveh mesecev,
5.	material je dostavljen v lekarno kot donacija po donacijski pogodbi (vrednost materiala, količina...) ter je označen kot vzorec,
6.	material je s spremno dobavnico dostavljen vodilni medicinski sestri, ki material testira,
7.	o ugotovitvah testiranja preizkuševalci napišejo poročilo (obrazec dostopen na intranetu),
8.	rezultati preskušanja so predstavljeni skupini,
9.	glede na poročilo skupina odloča o uvedbi materiala v prakso.
Pri vsakem novem materialu preskušamo kakovost in izpolnjevanje naših zahtev. Če se skupina odloči za uvedbo novega materiala, ki zahteva dodatno usposabljanje zaposlenih, to tudi organiziramo.
Postopek uvajanja novih materialov nenehno izboljšujemo. V začetku leta 2010 smo skupino uradno poimenovali Skupina za izboljšanje kakovosti in varnosti na področju medicinskotehničnih pripomočkov (»kiv mtp«). Ta pristop želimo uvesti tudi na drugih oddelkih. Zaradi močnega pritiska predstavnikov farmacevtskih podjetij glede predstavitev izdelkov smo se odločili za drugačen pristop. Ugotovili smo namreč, da so določene predstavitve nesmiselne in pomenijo izgubo časa. Od predstavnikov zato želimo pridobiti določene informacije pred samo predstavitvijo izdelkov, na podlagi katerih se bomo odločali, ali je za nas predstavitev sploh smiselna.
Ostala področja delovanja skupine
Ustanovljena skupina se intenzivno vključuje tudi v delo na področju:
•	javnih naročil (za standardne materiale),
31
•	sprotnega spremljanja kakovosti in varnosti zdravstvenega materiala in zdravil ter zaščitnih sredstev s takojšnjim ukrepanjem ob ugotovitvi odstopanj,
•	izobraževanja zaposlenih.
Skupina po potrebi sodeluje z različnimi strokovnjaki na OIL, skladno s problematiko, ki jo trenutno rešuje.
Zaključek
Na delovanje bolnišnic je javnost vedno bolj pozorna in pričakovanja bolnikov so vedno višja. Ob vedno višjih stroških zdravstvene oskrbe moramo zaposleni v bolnišnicah delovati transparentno ter izboljševati delovne procese tako, da bodo učinkovitejši in cenejši. Prav tako se od nas pričakuje, da bomo kljub vedno bolj kompleksni zdravstveni obravnavi bolnikov poskrbeli, da bo ta varna in kakovostna.
V prispevku smo želeli predstaviti, kako lahko vzpostavitev novega načina sodelovanja med vpletenimi v delovni proces prispeva k izboljšanju varnosti in kakovosti zdravstvene obravnave in k racionalni porabi javnega denarja. Ko smo ustanovili predstavljeno delovno skupino, smo imeli namen reševati predvsem sprotne probleme in nesoglasja ter izboljševati komunikacijo. A so nas potrebe prisilile, da smo začeli reševati tudi probleme sistemske narave. Kljub relativno kratkemu delovanju (18 mesecev) je skupina uspela uvesti veliko izboljšav v vsakdanjo prakso tako na področju varnosti in kakovosti uporabe medicinskotehničnih pripomočkov in zdravil kot na področju boljše organizacije dela in stroškovne učinkovitosti.
Literatura
1.	Health care at the crossroads: Guiding Principles for the Development of the Hospital of the Future. The Joint Commission, 2008.
2.	Poročilo o opravljeni 1. fazi notranje revizije Onkološkega inštituta Ljubljana v letu 2008: organizacija naročanja blaga in storitev. LM VERITAS, 2008.
32