200 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia uporabo klasifikacijskega načrta. Združenje zdravstvenih zavodov Slove- nije je anketna vprašanja, ki jih je dopolnil ARS, posredovalo vsem zdra- vstvenim zavodom na primarni, sekundarni in terciarni ravni. c. Načrti delovanja Medarhivske delovne skupine v letu 2023 so na- slednji: • sodelovanje z Zdravniško zbornico Slovenije glede priprave klasifikacij- skega načrta za zobozdravstvene ustanove, • reševanje aktualne problematike glede arhivskega gradiva v zdravstvenih in socialnih zavodih, • priprava navodil glede vzorčnega odbiranja zdravstvenih kartonov paci- entov in posredovanje zdravstvenim ustanovam. vodja MDS Marija Grabnar 9. Poročilo o delu Medarhivske delovne skupine za področje informatike a. Za leto 2021 Letno Poročilo o delu Medarhivske delovne skupine za področje informa- tike; v letu 2021. Skupina ima sedem članov. Sestanki v letu 2021 – 28. maja 2021 – Ustanovni sestanek skupine in izvolitev vodje Medarhivske delovne skupine za področje informatike. V skladu s četrto alinejo 4. člena Pravilnika o delu medarhivskih delovnih skupin vodjo izmed sebe izvolijo člani posamezne delovne skupine. • Za vodjo je bila izbrana Ivančica Sabadin iz Pokrajinskega arhiva Koper. • Poslovnik Medarhivske delovne skupine za področje informatike. V skla- du s 7. členom Pravilnika o delu medarhivskih delovnih skupin način de- lovanja posamezne medarhivske delovne skupine ureja poslovnik, ki ga sprejme delovna skupina z večino glasov svojih članov. • Sprejet Poslovnik Medarhivske delovne skupine za področje informatike. • Razno. 14. september 2021 – Drugi sestanek MDSI Pregled zapisnika z dne 25. maja 2021: • Zapisnik sestanka Medarhivske delovne skupine za področje informatike z dne 25. maja 2021 je soglasno sprejet. • Hramba datotek v eArh.si. • Uvajanje XL-strežnika. • Izobraževanje za osnovne uporabnike in administratorje orodja scopeAr- chiv. • Uporabniki orodja scopeArchiv imajo pomanjkljiva znanja, kar lahko ne- gativno vpliva na uporabo scopeArchiva. Člani Medarhivske delovne skupine za področje informatike so voljni iz- vesti izobraževanje za uporabnike in administratorje. Končna odločitev je na direktorjih arhivov. Sestanek zaključi točka razno. b. Za leto 2022 Medarhivska delovna skupina za področje informatike (MDSI) šteje se- dem rednih članov iz arhivov Slovenske javne arhivske službe. Za vodjo skupine je bila dne 28. maja 2021 imenovana Ivančica Sabadin iz Pokrajinskega arhiva Koper. Sestankov skupine se redno udeležujejo tudi strokovnjaki s področja in- formatike iz Arhiva Republike Slovenije: 201 Letnik 46 (2023), št. 1 • dr. Tatjana Hajtnik, vodja Sektorja za elektronske arhive in računalniško podporo, • mag. Boris Domajnko, sekretar, • Klavdija Krivec, višja svetovalka. Skupina se je v letu 2022 srečala šestkrat s pomočjo aplikacije Zoom: 25. januarja 2022, 9. marca 2022, 16. maja 2022, 4. oktobra 2022, 9. novembra 2022 in 7. decembra 2022. O informacijski varnosti je skupina razpravljala na vsakem sestanku. Ra- zlog za to je bil v letu 2021 opravljen varnostni pregled po arhivih. V tem konte- kstu so v letu 2022 posamezni arhivi odvisno od finančnih možnosti samostoj- no ali s pomočjo zunanjih izvajalcev odpravljali ugotovljene ranljivosti. Skupina je posebno pozornost posvečala morebitnim neposrednim ki- bernetskim napadom na infrastrukturo posameznih arhivov in s tem tudi na skupno infrastrukturo e-Arh.si. Damjan Lindental iz Zgodovinskega arhiva na Ptuju je v ta namen redno spremljal stanje na požarni pregradi in sproti poročal o ugotovitvah. V okviru skupine smo posvečali poseben poudarek obrambi pred kripto virusi in se pogovarjali o nevarnostih pošiljanja nenadzorovanih vsebin po ele- ktronski pošti ali po drugih kanalih iz in v arhive. Posebej smo poudarili pomen dobre protivirusne zaščite in informiranost vseh svojih sodelavcev. Skupina spodbuja, da vse varnostne incidente prijavljamo centru SI-CERT na e-naslov cert@cert.si. Na zadnjem sestanku v letu 2022 je dr. Tatjana Hajtnik poudarila pomen Zakona o informacijski varnosti tudi za SJAS. Ta ureja področje informacijske varnosti in ukrepe za doseganje visoke ravni varnosti omrežij in informacijskih sistemov v Republiki Sloveniji, ki so bistvenega pomena za nemoteno delovanje države v vseh varnostnih razmerah ter zagotavljajo bistvene storitve za ohra- nitev ključnih družbenih in gospodarskih dejavnosti v Republiki Sloveniji. Po- drobneje se bo skupina s temi problematikami ukvarjala v letu 2023. Na področju neposredne implementacije programskih rešitev v segmen- tu izgradnje vzajemne podatkovne zbirke SJAS že več kot desetletje uporablja- mo računalniško aplikacijo scopeArchiv. Podatkovna baza vsebuje več milijonov različnih podatkov. Za uspešno upravljanje te celote se od implementacije apli- kacije uporabljajo različni vtičniki in druga programska orodja. Člani skupine si redno izmenjujejo informacije o posameznih rešitvah problemov. V letu 2022 smo v okviru sistema pridobili nove tovrstne rešitve, ki zelo olajšajo vsakodnevne rutine in povečajo funkcionalnost celotnega sistema sco- peArchiv. Posebna pozornost je bila posvečena rešitvi – vtičniku za samodejno preštevanje signatur popisnih enot in vtičniku za pravilno razvrščanje popisnih enot, ki imajo izdelane signature brez vodilnih ničel. Člani skupine so v letu 2022 določili novo in varnejšo politiko gesel za vse uporabnike sistema scopeArchiv in to tudi implementirali v praksi. Za potrebe pregledovanja in naročanja arhivskega gradiva je bila v sklo- pu projekta e-ARH.si: ESS 2016-2021 razvita Virtualna arhivska čitalnica. Člani skupine so obravnavali stanje in perspektive razvoja te rešitve glede na realne srednjeročne možnosti, ki jih ima SJAS. Na sestankih smo obravnavali še druge teme, ki se nanašajo na imple- mentacijo rešitev, potrebnih za varno in kakovostno opravljanje arhivskega strokovnega dela: • Za arhive v okviru SJAS je na voljo nadzorni sistem, ki še ni v popolnosti zaživel po arhivih, zato si skupina prizadeva za njegovo celovito imple- mentacijo. • Orodje za izdelavo ocene tveganja, ki je brezplačno na voljo ustvarjalcem arhivskega gradiva še glede na načrte, ni v celoti implementirano, skupina se je seznanila z rešitvami. 202 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia • Skupina se je na svojih sejah ukvarjala tudi s problematiko zajemanja e- -arhivskega gradiva in digitalizatov predvsem z vidika njihove dolgodob- ne hrambe in potrebnih praktičnih postopkov izvedbe zajema. • Skupina je obravnavala tudi problematiko v zvezi z orodjem za spremlja- nje poslovnih procesov, izdelave baze znanj ter za prijavo in vodenje na- pak. c. Načrt dela MDSI v letu 2023 • Permanentne dejavnosti na področju zagotavljanja informacijske varno- sti (varnostni incidenti, Zakon o informacijski varnosti); • sistemsko spremljanje implementacije programskih rešitev za potrebe delovanja podatkovne baze SJAS – napredna uporaba vtičnikov in drugih rešitev; • spremljanje implementacije vzajemnih orodij za podporo (Nadzorni sis- tem, Ocena tveganja …); • izmenjava informacij v zvezi z načrtovanimi rešitvami v letu 2023; • pridobivanje novih znanj s predmetnega področja; • obravnavanje strokovnih vprašanj s področja informacijske dejavnosti; • sodelovanje pri programih izobraževanja s področja informatike. vodja MDS Ivančica Sabadin 10. Poročilo o delu Medarhivske delovne skupine za gospodarstvo a. Za leto 2021 Strokovna skupina za fonde in ustvarjalce s področja gospodarstva je v letu 2021 korespondenčno reševala predvsem strokovna vprašanja, ki so se po- javila v praksi in so bila v veliki večini vezana na Register ustvarjalcev arhivske- ga gradiva, valorizacijo ustvarjalcev in sodelovanje z njimi. vodja MDS, mag. Nina Gostečnik b. Za leto 2022 Članska sestava skupine se ni spreminjala do redne seje skupine novem- bra 2022, ko je skupina sprejela sklep o predlogih glede sprememb članstva skupine in vodenja skupine. Monika Čuš (Zgodovinski arhiv na Ptuju), ki se je sej skupine udeleževala že v preteklosti, je postala nova članica skupine in je nadomestila članico skupine Katjo Zupanič (Zgodovinski arhiv na Ptuju). Nova članica in član skupine sta postala tudi Mojca Kosi (Pokrajinski arhiv Maribor) in Januš Jerončič (Pokrajinski arhiv v Novi Gorici). Prav tako na isti seji je po uspešnem večletnem vodenju skupine mag. Nina Gostenčnik (Pokrajinski arhiv Maribor) vodenje skupine predala Jožetu Kranjcu (Zgodovinski arhiv Celje), ki so ga člani skupine na seji izbrali za novega vodjo skupine. Vse sprejete spre- membe glede članstva in vodenja skupine je skupina po seji posredovala koor- dinatorju medarhivskih delovnih skupin. Skupina se je v letu 2022 redno sestala dvakrat (23. marca 2022 (video- konferenca) in 22. novembra 2022). Redno je potekala korespondenca skupine tudi po korespondenčni listi. Na seji dne 23. marca 2022 je skupina obravnavala pobudo Zbornice ste- čajnih upraviteljev po sodelovanju s predstavniki slovenskih javnih arhivov. Zbornica je zaprosila za pojasnila glede hrambe gradiva, ki nastaja v stečajnih postopkih. Prisotni so na seji sprejeli predlog zbornice, da se ob naslednjem srečanju članov zbornice tem podajo pojasnila glede hrambe gradiva, ki pri ste- čajnih upraviteljih nastaja ob stečajnih postopkih. Prisotni so na seji obenem